Pendahuluan

Microsoft Office Excel 2007 adalah sebuah program aplikasi lembar kerja (spreadsheet) yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk dipasangkan pada sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik. Dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini.

Mengenal Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel 2007 untuk selanjutnya disingkat Excel 2007 adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mempresentasikan data. Excel 2007 merupakan program pengolah lembar kerja atau spreadsheet yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Untuk membuka Excel 2007 ikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1. Klik tombol Start pada windows taksbar 2. Klik All Program > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007 3. Tunggu beberapa saat maka akan keluar tampilan area kerja Excel 2007

Komponen Microsoft Excel 2007

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 1

Office Button adalah tombol yang terdiri dari perintah-perintah standar seperti membuka workbook, menyimpan workbook, mencetak workbook dan sebagainya Quick Access Toolbars adalah toolbar yang berisi sejumlah penting yang dapat ditambahkan sesuai kelompoknya Tab adalah bagian yang berbentuk tabulasi yang berisi sejumlah perintah sesuai keperluan Formula Bar adalah baris rumus untuk menampilkan isi sel yang sedang aktif atau untuk menulis rumus perhitungan data Cells/sel adalah perpotongan antara baris dan kolom Baris mengacu pada posisi baris untuk sebuah sel atau range Kolom mengacu pada posisi kolom untuk sebuah sel atau range Tab Worksheet adalah tab halaman kerja (worksheet) View Shortcut adalah bagian fasilitas untuk mengatur penampilan workbook, seperti page break preview, page layout dan normal Zoom Slider adalah bagian fasilitas untuk mengatur media tampilan workbook (memperbesar atau memperkecil)

Membuka File Excel 2007

Untuk membuka file yang sudah tersimpan klik Office Button dan klik tombol Open, maka akan tampil kotak dialog Open Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu Klik pada nama file yang ingin dibuka Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh Excel 2007 Alternatif lain dengan tekan Ctrl-O maka kotak dialog Open akan terbuka

Membuat Dokumen Baru Excel 2007

Dokumen dalam Excel memiliki istilah Workbook, dan di dalam Workbook terdapat halaman-halaman yang disebut Worksheet Untuk membuat dokumen baru, klik Office Button, klik tombol New kemudian klik Create Klik 2 kali pada icon Blank Document untuk membuka dokumen baru Jendela siap untuk digunakan pengetikan Alternatif lain bisa langsung tekan Ctrl-N maka dokumen baru akan ditampilkan di layar anda

Menyimpan Dokumen Excel 2007

Segera setelah memulai pengetikan, sebisa mungkin dilakukan penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan kehilangan dokumen Klik Office Button klik tombol Save As Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save. Ketikkan nama file dokumen dan klik Save Alternatif lain bisa langsung tekan Ctrl-S maka kotak dialog Save akan terbuka

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 2

Jenis-jenis Data yang Dapat Dimasukkan

Data label (text) adalah data yang tidak dapat dioperasikan secara matematis, yaitu: huruf (abjad); notasi dan simbol; kombinasi angka dan huruf; tanda baca; serta angka yang penulisannya diawali oleh tanda petik. Contoh: nama, alamat, nama & kelas, d.l.l. Data value adalah data yang dapat dioperasikan secara matematis yang terdiri dari angka murni (numeric), rumus (formula) dan fungsi (function). Numeric (angka), berupa angka murni baik positif maupun negatif yang meliputi angka 0 sampai dengan 9 dan karakter: + - . , ( ) dan %. Juga yang diawali dengan karakter mata uang. Contoh: $5000 Formula (rumus), adalah sebuah aturan perhitungan yang ditentukan sendiri. Penulisan data formula diawali oleh tanda = (sama dengan) Contoh: =A1*B2 Function (fungsi), adalah rumus yang telah disediakan oleh Excel. Contoh: =SUM() Data tanggal (date) dan waktu (time) adalah data tanggal dengan bentuk penulisan =DATE(tahun,bulan,tanggal) dan data jam =TIME(JAM,MENIT,DETIK) Soal Latihan 15

1. Untuk menginput data pada Excel 2007, klik pada posisi sel yang diinginkan, lalu ketikkan data. Untuk mengedit data yang sudah pernah dibuat, klik 2 kali pada sel yang akan diedit atau tekan tombol F2. 2. Ketikkan tiga baris judul masing-masing pada sel B2, B3 dan B4. Untuk membuat judul rata tengah, blok pada teks sepanjang kolom yang akan dibuat (4 kolom, B2:E2) lalu pada tab Home pilih Icon Merge & Center dan klik. Lakukan hal yang sama pada baris selanjutnya.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 3

3. Lalu ketikkan data di bawah judul hingga hasilnya seperti di bawah ini

4. Untuk menambahkan border, sorot range yang akan diberi border. Misal B6:D9, lalu pada tab Home klik icon All Borders dan pilih border yang diinginkan

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 4

5. Untuk menambahkan shading, sorot range yang akan diberi shading. Misal B6:E6, lalu pada tab Home klik icon Fill Color dan pilih warna yang diinginkan.

6. Hasil:

7. Untuk mengatur posisi teks dalam sel, sorot range yang akan diatur posisi teksnya. Misal B7:C9, lalu pada tab Home klik icon Center

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 5

8. Untuk memformat angka dengan format mata uang, sorot range yang diubah format mata uangnya. Misal D7:E9, lalu klik kanan dan pilih Format Cells

9. Akan muncul kotak dialog Format Cells seperti di bawah ini, pilih format yang diinginkan lalu klik OK

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 6

10. Hasil:

11. Untuk menambahkan data tanggal, perhatikan format jam pojok kanan bawah layar komputer anda. Untuk penanggalan dengan format AM PM, maka masukkan data dengan format mm/dd/yyyy. Contoh: 12/08/2008

12. Untuk penanggalan dengan format 24 hours, maka masukkan data dengan format dd/mm/yyyy. Contoh: 08/12/2008. Kesalahan memasukkan data tanggal dapat mengakibatkan data tidak bisa diolah.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 7

13. Untuk mengubah format tanggal, klik pada sel yang ingin diubah. Misal C11, lalu klik kanan dan pilih Format Cells

14. Akan muncul kotak dialog Format Cells, lalu pilih format yang diinginkan. Contoh seperti di bawah ini. Lalu klik OK

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 8

15. Untuk memperbesar kolom, drag bagian sisi kanan kolom yang ingin diperbesar kekanan. Perhatikan kursor yang digunakan

16. Hasil:

17. Untuk mengubah nama worksheet, klik 2 kali pada nama worksheet yang ada di bagian bawah window Excel 2007, lalu ubah dengan nama yang diinginkan

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 9

Soal Latihan 16 Akan dibuat tampilan seperti dibawah ini, kosongkan isi kolom Total, Total Gaji, Gaji Rata-rata, Gaji Terbesar, Gaji Terkecil dan Jumlah Karyawan. Sel tersebut akan diisi dengan menggunakan Fungsi

1. Untuk menghitung total gunakan fungsi SUM. Setelah mengisi formula di sel F7, copy formula atau drag hingga sel F13 Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan data numerik (angka/bilangan) yang terdapat pada beberapa sel atau range. Bentuk penulisannya =SUM(number1,number2,...). Number berisi sel/range berisi angka/bilangan, nilai logika atau teks yang mewakili bilangan.

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 10

2. Gunakan fungsi SUM juga untuk TOTAL GAJI di sel C15

3. Untuk menghitung gaji rata-rata gunakan fungsi AVERAGE pada sel C16 Fungsi AVERAGE digunakan untuk mencari nilai rata-rata arithmetic mean atau mean dari sekumpulan data (dapat berupa sel atau range) yang dimasukkan dalam argumen ini. Bentuk penulisannya =AVERAGE(number1, number2,...). Number dapat berupa angka/bilangan, sel atau range yang berisi angka atau nilai logika

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 11

4. Untuk menghitung gaji terbesar gunakan fungsi MAX pada sel C17 Fungsi MAX digunakan untuk menampilkan nilai atau angka maksimum (terbesar) yang terdapat dalam suatu sel/range atau beberapa sel/range data. Bentuk penulisannya =MAX(number1, number2,...). Number dapat berupa angka/bilangan, sel/range yang berisi angka atau nilai logika. Keterangan ini juga berlaku untuk fungsi MIN

5. Untuk menghitung gaji terkecil gunakan fungsi MIN di sel F15. Fungsi MIN digunakan untuk menampilkan nilai atau angka minumum (terkecil) yang terdapat dalam suatu sel/range atau beberapa sel/range data. Bentuk penulisannya =MIN(number1, number2,...)

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 12

6. Untuk menghitung jumlah karyawan gunakan fungsi COUNT/COUNTA di F16. Fungsi COUNT digunakan untuk menghitung jumlah data tipe numerik yang akan terdapat dalam suatu range data. Bentuk penulisannya =COUNT(value1, value2,...). Value dapat berupa angka/bilangan, sel atau range yang berisi angka/bilangan atau nilai logika. Keterangan ini juga berlaku untuk fungsi COUNTA Fungsi COUNTA digunakan untuk menghitung jumlah data (semua tipe) yang terdapat dalam suatu range data kecuali sel kosong. Bentuk penulisannya =COUNTA(value1, value2,...)

7. Selesai

Otomasi Perkantoran Dyah Retno Utari 19.01.10

Page 13