MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIN, LIQUIDACIN Y CONTABILIZACIN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL GERENCIA DIVISION FINANCIERA

DIRECCION FINANCIERO CONTABLE
DEPARTAMENTO CONTABILIDAD

Manual de Procedimientos para la Administracin, Liquidacin y Contabilizacin de Fondos de Caja Chica.

Mayo 2003

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIN, LIQUIDACIN Y CONTABILIZACIN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

INDICE INTRODUCCIN OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECFICOS CAPITULO I: DISPOSICIONES GENERALES ARTCULO 1: Generalidades ARTICULO 2: De la constitucin del Fondo de Caja Chica ARTCULO 3: De la adquisicin de un bien o servicio ARTCULO 4: Del mbito de accin ARTCULO 5: Del Marco Legal ARTCULO 6: De las Prohibiciones en la utilizacin del Fondo de Caja Chica ARTCULO 7: Prohibiciones de los Funcionarios del Fondo de Caja Chica ARTCULO 8: De los Pagos Improcedentes ARTCULO 9: De la Revisin Interna 4 5 5 6 6 6 7 7 7 8 8 9 9

CAPTULO II: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA 10 ARTCULO 10: De los requisitos de apertura del Fondo de Caja Chica ARTCULO 11: De la autorizacin del Fondo de Caja Chica ARTCULO 12: Del aumento o disminucin del Fondo de Caja Chica ARTCULO 13: Del Reintegro del Fondo de Caja Chica 10 10 10 11

CAPTULO III: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA 13 ARTCULO 14: Del Control Interno aplicable a los Fondos de Caja Chica ARTCULO 15: De los sobrantes y faltantes en el fondo de caja chica. ARTCULO 16: De los actos delictivos en perjuicio de los Fondos de Caja chica. 13 14 14

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CAPITULO IV: DE LA SOLICITUD, ENTREGA Y LIQUIDACIN DE VALES PROVISIONALES DE CAJA CHICA. 16

ARTCULO 17: Del documento Vale Provisional.

ARTICULO 18: De la solicitud del Vale Provisional ARTCULO 19: De la liquidacin del Vale Provisional ARTCULO 20: Del archivo del Vale Provisional ARTCULO 21: Del Control y Custodia del Vale Provisional ARTCULO 22: Del plazo para la liquidacin del Vale Provisional CAPTULO V: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO CONTABLE Y EL ARCHIVO DE LOS JUSTIFICANTES DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTCULO 23: De la Contabilizacin y control del Fondo de Caja Chica ARTCULO 24: Del archivo de los justificantes del Fondo de Caja Chica

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21 21 22

CAPTULO VI: PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS Y LIQUIDACIN POR MEDIO DE VALES DE CAJA CHICA EN LAS UNIDADES EJECUTORAS UBICADAS EN OFICINAS CENTRALES 23 ARTCULO 25: De las compras por Vale de Caja Chica. 23

CAPTULO VII: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA RETENCION DEL IMPUESTO DE RENTA EN LAS COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS REALIZADOS POR MEDIO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA O POR VALES DE CAJA CHICA 27 ARTICULO 26: Marco jurdico ARTCULO 27: De las consideraciones para retener el 2% de Impuesto sobre renta en compras por Caja Chica o Vales de Caja chica. ARTCULO 28: Del procedimiento para la retencin ARTICULO 29: De los reportes ante la Seccin Tramite de Pagos ARTICULO 30: De las responsabilidades DISPOSICIONES FINALES ARTCULO 31: Disposicin derogatoria 27

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INTRODUCCIN El proceso de desconcentracin de los servicios, las compras y los pagos que realiza la Caja Costarricense de Seguro Social en beneficio de los asegurados y clientes en general, ha provocado que ms Unidades Ejecutoras de la Institucin, requieran de un Fondo de Caja Chica para realizar compras y pagos, con el fin de agilizar y cumplir adecuadamente con los servicios y operaciones que stas realizan, para que los servicios sean adecuados, oportunos y eficaces. Uno de los mecanismos para realizar compras menores, es el que se realiza mediante la utilizacin de los Fondos de Caja Chica, los cuales permiten mejorar las operaciones, adquirir las mercaderas ms rpidamente y cumplir en forma inmediata, con los pagos y las obligaciones adquiridas por la Institucin, y al mismo tiempo reporten ventajas para la prestacin de servicios, en cumplimiento de las necesidades prioritarias de la poblacin. De acuerdo con el ordenamiento jurdico-administrativo de la Ley General de la Administracin Pblica, Ley de la Administracin Financiera y la Ley Constitutiva de la C.C.S.S. y las disposiciones de las Gerencias de Divisin, se establece el presente Manual, el cual constituye un instrumento de gran utilidad para regular, mediante el enunciado de las normas de aplicacin general y de los procedimientos bsicos, la adecuada administracin, liquidacin y contabilizacin de los fondos de las Cajas Chicas de la Institucin, y la unificacin de los procedimientos institucionales, que permitan realizar las metas y cumplir con los objetivos planteados.

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OBJETIVO GENERAL Establecer las normas y los procedimientos para la administracin, liquidacin y contabilizacin de los Fondos de Caja Chica de la Institucin, con el fin de propiciar un eficiente y eficaz control interno de los mismos.

OBJETIVOS ESPECFICOS 1. Proporcionar a la administracin y a los encargados directos e indirectos de los trmites de Caja Chica, una herramienta de apoyo que les permita ejecutar eficientemente sus labores. 2. Establecer, normas y estandarizar los trmites y procedimientos para el uso de las Cajas Chicas en las diferentes Unidades Ejecutoras, con el fin de lograr una apropiada y eficiente utilizacin de los recursos. 3. Regular los trmites, procedimientos y requisitos que debe cumplir una Unidad Ejecutora para la apertura de un Fondo de Caja Chica. 4. Detallar las responsabilidades de las distintas personas y unidades que participan en la administracin, liquidacin y contabilizacin de las Cajas Chicas.

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ALCANCE Y AMBITO DE APLICACIN

Este documento estipula la aplicacin obligatoria, que regulan la asignacin, operacin y el control de los fondos de cajas chicas, por medio de las unidades que cancelan las compras con Fondos de Caja chica o Vales de Caja, como tambin a travs de la Seccin Trmite de Pagos, Seccin Caja y Custodia de Valores y Sucursales. Procedimiento elaborado por la Sub Area Contabilidad Operativa.

CAPITULO I: DISPOSICIONES GENERALES

ARTCULO 1: Generalidades
El presente manual establece las disposiciones generales, de aplicacin obligatoria, que regulan la asignacin, operacin y el control de los fondos de cajas chicas en la Institucin.

ARTICULO 2: De la constitucin del Fondo de Caja Chica

El Fondo de Caja Chica est constituido por una suma de dinero asignada por el Area de Tesorera General, a una Unidad Ejecutora que as lo requiera, con el fin de satisfacer la adquisicin de bienes y servicios condiciones: De consumo inmediato, urgente e indispensable; cuya postergacin para adquirirlos por el procedimiento de contratacin ordinario causara perjuicio a los asegurados y usuarios, a la Institucin y en general a la eficiencia del servicio. Operacin normal de las unidades, donde el bajo monto del bien o servicio no amerita el trmite de pago mediante cheque por lo que se justifica el desembolso inmediato. que cumplan, al menos, una de las siguientes

Los fondos de caja chica asignados a las unidades, debern ser utilizados nica y exclusivamente para la adquisicin de artculos y servicios tan indispensables y de
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verdadera urgencia que se justifique su pago fuera de los trmites de compra que establece la ley. Su saldo debe ser deudor y representa el efectivo asignado para los gastos indicados anteriormente, operando bajo el sistema de fondo fijo para cada caja chica que se utilice y debe ser autorizado por el Area de Tesorera General de la Institucin.

ARTCULO 3: De la adquisicin de un bien o servicio

Con base en la normativa institucional vigente, para las compras o egresos mediante la utilizacin del Fondo de Caja Chica, se debe cumplir con lo siguiente: Las Unidades con fondo de caja chica asignado podrn efectuar compras de uno

o varios artculos hasta un 75% del monto de Caja Chica, siempre y cuando cumpla con lo especificado en los artculos No. 2 y No. 6 del presente Manual. Cada egreso deber corresponder a la adquisicin de un bien o servicio. La

Jefatura correspondiente plantear ante la administracin, la necesidad de la compra utilizando la frmula N 4-70-01-0660 Solicitud de compra por caja chica. El Administrador, o quien ste designe, calificar la condicin de la compra segn lo estipulado en el artculo 2. Quien califica la condicin de la compra, no puede ser el mismo que custodia el fondo.

ARTCULO 4: Del mbito de accin

Con el objeto de satisfacer los gastos Tesorera General, podr habilitar urgentes de bienes y servicios, el Area de

Cajas Chicas en las Unidades Ejecutoras de la

Institucin que as lo requieran, para lo cual la Unidad Ejecutora solicitante debe cumplir lo estipulado en el artculo 10 de este Manual.

ARTCULO 5: Del Marco Legal

Las normas y procedimientos para la administracin, liquidacin y contabilizacin del Fondo de Caja Chica, se regirn por la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y su Reglamento, as como la Normativa Institucional vigente: a) Ley General de Administracin Pblica
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b) c) d) e) f) g)

Ley de Administracin Financiera de la Repblica y Presupuestos Pblicos Cdigo de Trabajo Reglamento Interno de Trabajo de la C.C.S.S. Normas de Control Interno de la C.C.S.S. Manual de Normas Tcnicas de Auditora para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su Fiscalizacin. Otras Normas y Leyes conexas sobre la administracin del efectivo.

ARTCULO 6: De las Prohibiciones en la utilizacin del Fondo de Caja Chica

La ejecucin del gasto mediante cajas chicas es un procedimiento de excepcin limitado a casos de verdadera urgencia y necesidad, que justifica el sistema de pago fuera de los trmites ordinarios establecidos, por lo que no se deben cancelar por medio del fondo de la Caja Chica: Las compras que se hayan efectuado al crdito. Las compras que no califiquen en el artculo No.2 de este manual La compra de activos La compra de materiales y suministros de existencia en el Almacn General de la Institucin, salvo que estuvieran agotados y que sea indispensable su adquisicin inmediata. Las compras para incrementar existencias. Los gastos por servicios personales, honorarios y consultoras Facturas por servicios profesionales contratados por los procedimientos de contratacin administrativa. Gastos en partidas sin contenido presupuestario

ARTCULO 7: Prohibiciones de los Funcionarios del Fondo de Caja Chica

Con los Fondos de Caja Chica no es permitido que funcionarios de la Institucin o ajenos a la misma, realicen cambios monetarios, cambios de cheques u operaciones distintas a
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las que se destinan los fondos, tal y como lo establecen las normas 201.05 y 202.06 del Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social.

De igual manera, no est permitido mezclar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan relacin con el Fondo de Caja Chica. Tampoco se permite la compensacin de saldos, egresos e ingresos.

ARTCULO 8: De los Pagos Improcedentes

Si se incurre en pagos improcedentes, de conformidad con las normas insertas en la Ley General de Administracin Pblica, Ley de Administracin Financiera de la Repblica y Presupuestos Pblicos y otras normas aplicables, los responsables sern sancionados de acuerdo con lo indicado en el Reglamento Interior de Trabajo.

ARTCULO 9: De la Revisin Interna

El monto asignado ser registrado a nombre del Administrador o Jefe de la Unidad Ejecutora, quien a su vez podr designar por un perodo determinado, a un funcionario responsable, para que administre, custodie y opere el Fondo de Caja Chica, conforme lo establece la norma 202.02 del Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social. Al finalizar el da, el funcionario responsable de la administracin, custodia y operacin del fondo, deber realizar un cierre de caja, el cual debe ser revisado y firmado por el Administrador o Jefe respectivo. Corresponde a la Jefatura inmediata, supervisar la administracin del Fondo de Caja Chica, as como realizar arqueos sorpresivos, dejando evidencia escrita de lo actuado, conforme lo establece la norma 201.04 del Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social. Los Fondos de Caja Chica, sern sujetos de revisin, recuentos o arqueos, sin previo aviso, por parte de los Asistentes de Auditora, estando en la obligatoriedad el
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responsable o encargado del manejo de los fondos, de ofrecer todas las facilidades, para que el trabajo se realice en su presencia.

CAPTULO II: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA

ARTCULO 10: De los requisitos de apertura del Fondo de Caja Chica

La autorizacin para la apertura de un Fondo de Caja Chica estar a cargo del Area de Tesorera General, a solicitud de la parte interesada, la que deber cumplir con los siguientes requisitos: a) Justificacin respectiva de la necesidad del Fondo de Caja Chica, en funcin de la actividad que realiza la Unidad Ejecutora de la Institucin, indicando el monto requerido de caja chica. b) c) Presentacin del presupuesto asignado a la Unidad Ejecutora. Cualquier otro estudio o requisito que conveniente. el Area de Tesorera General estime

ARTCULO 11: De la autorizacin del Fondo de Caja Chica

Con base en la solicitud presentada por la Unidad que requiera la apertura de un Fondo de Caja Chica, el Area de Tesorera General, resolver en el trmino de ocho das hbiles, si procede o no la apertura del fondo, y posteriormente lo comunicar a la Unidad correspondiente.

ARTCULO 12: Del aumento o disminucin del Fondo de Caja Chica

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Las Unidades a las que se les haya asignado un Fondo de Caja Chica, podrn solicitar al Area Tesorera General un aumento del monto, de acuerdo con las necesidades, para lo cual debern proceder de la siguiente manera: Justificacin respectiva del aumento del Fondo de Caja Chica, en funcin de la actividad que realiza la Unidad Ejecutora de la Institucin, indicando el monto requerido. Enviar un detalle de todas las liquidaciones de caja de los ltimos tres meses, el cual debe contener: nmero de comprobante de caja chica, fecha y monto de la liquidacin. Cualquier otro documento o estudio pertinente, a criterio del Area de Tesorera General. Una vez evaluada por el Area Tesorera General, la solicitud de aumento y de autorizarse el mismo, se confeccionar un Comprobante de Egreso por el monto autorizado afectando las cuentas correspondientes. De no autorizarse el aumento, el Area de Tesorera General, en forma razonada y justificada, informar a la Unidad Ejecutora la denegatoria del aumento. El Area Tesorera General, podr nombrar una comisin para realizar una evaluacin a nivel general de los Fondos de Cajas Chicas instalados en las diferentes Unidades Ejecutoras, por lo menos una vez al ao o en forma selectiva si es de su consideracin o necesidad, esto con el fin de mantener actualizada la informacin, para la toma de decisiones en cuanto a aumentar o disminuir el monto de los respectivos fondos asignados.

ARTCULO 13: Del Reintegro del Fondo de Caja Chica

Para realizar los reintegros, se debern utilizar las siguientes frmulas: No.4-70-02-0220 Comprobantes
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de

Caja

Chica,

para

Unidades

Administrativas y Produccin.

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No. 4-70-02-0200 Comprobantes de Caja Chica, para Hospitales, Clnicas y Sedes de reas de Salud.

Ambos formularios debern contener los datos solicitados y el monto a reintegrar, el cual debe coincidir con las facturas presentadas. Los encargados del Fondo de Caja Chica, o los funcionarios previamente autorizados, solicitarn el reintegro del fondo, en la Unidad de Caja correspondiente, (Oficinas Centrales o Sucursal correspondiente), presentando el o los comprobantes de Caja Chica correspondientes a la liquidacin, en original y dos copias, y los justificantes agrupados en el mismo orden que aparecen en la liquidacin. Para realizar las operaciones de reintegro, se deber presentar al cajero, la cdula de identidad y el gafete del autorizado y del autorizante, segn sea el caso. En toda liquidacin de Caja Chica, debe anotarse el nombre completo y la firma del funcionario encargado del Fondo de Caja Chica, as como del Jefe de la Unidad, quienes en ltima instancia, sern los responsables del acto de reintegro. El reintegro del Fondo de Caja Chica deber llevarse a cabo cuando ste se haya disminuido hasta en un 75% de su monto asignado, o antes si se considera necesario, todo con el propsito de no entorpecer el funcionamiento del mismo.

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CAPTULO III: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA

ARTCULO 14: Del Control Interno aplicable a los Fondos de Caja Chica
Para efectos del Control Interno y conforme a lo establecido en el Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social, con relacin a los Fondos de Caja Chica, se aplicarn las siguientes normas y procedimientos: Todas las Cajas Chicas existentes en la Institucin, deben funcionar en apego a lo

establecido en el presente Manual de Normas y Procedimientos para la Administracin, Liquidacin y Contabilizacin de los Fondos de Caja Chica y la normativa institucional vigente. Para una adecuada separacin de funciones, la persona responsable de

administrar y operar el fondo debe ser diferente de quien solicita la compra y de la que realiza el registro contable. Todas las Cajas Chicas estarn sujetas a una revisin interna y de arqueos

sorpresivos por parte de los supervisores directos o la Auditora, segn se indic en el artculo No.9 de este Manual. Para un mejor funcionamiento y control de las Cajas Chicas de la Institucin se

deben aplicar todas las prohibiciones mencionadas en los artculos No. 6 y 7 del presente Manual. Con relacin a los egresos de caja chica, la persona que maneje el fondo debe ser

diferente de quin solicita la compra y deber respaldarse en la factura original del proveedor, la cual debe confeccionarse a nombre de la Caja Costarricense de Seguro Social, timbrada o con la nota de autorizacin por parte de Tributacin Directa. Este
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documento para ser admitido como vlido, debe estar exento de tachones, roturas, borrones o cualquier otra condicin que ponga en duda su integridad y autenticidad, adems deber contener el nombre completo y firma del funcionario que efectu o que recibi de conformidad la compra realizada, as como el nmero de liquidacin de caja chica en el cual se incluir. Los documentos que respaldan el reintegro o liquidacin deben ser originales,

ntegros, autnticos y debern ser marcados y sellados por el responsable de la Caja Chica, para evitar que puedan ser utilizados posteriormente. Las solicitudes de compra de caja chica debern archivarse en estricto orden numrico y debern contener los comprobantes del reintegro

consecutivo

correspondiente.

ARTCULO 15: De los sobrantes y faltantes en el fondo de caja chica.

En el caso de producirse un sobrante en el Fondo de Caja Chica, debe emitirse de inmediato, un comprobante de ingreso por la suma correspondiente, afectando la cuenta N 850-50-8 Diferencias de Cajas. Los comprobantes de ingreso deben archivarse en forma consecutiva, anotando el nmero de liquidacin donde se dio el sobrante de caja. Los faltantes que resulten de las operaciones ordinarias de la caja chica y que sean debidamente comprobados al efectuar un arqueo, deben ser cubiertos en el acto por el responsable del manejo y custodia de los fondos e indicar el hecho en la hoja de cierre diario, el cual debe ser firmado por la Jefatura superior, previa comprobacin del hecho suscitado.

ARTCULO 16: De los actos delictivos en perjuicio de los Fondos de Caja chica.
Ante la presencia de actos delictivos en perjuicio de los fondos de caja chica y sobre los cuales no exista una recuperacin inmediata del monto sustrado, se debe plantear la denuncia a la Seccin Tcnica de Investigaciones de Oficinas Centrales y al Ministerio Pblico (OIJ). Lo anterior a efecto de determinar los responsables del acto delictivo para
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proceder con

las gestiones de recuperacin de los montos sustrados y tomar las

medidas disciplinarias y correctivas del caso. En el caso de que la recuperacin de las sumas sustradas no sea inmediata, para la reposicin de las mismas, debe plantearse la solicitud formal al Area Tesorera General, adjuntando copia de las denuncias y el nombre y nmero de cdula del funcionario al que se abrir la cuenta por cobrar. Si transcurrido un ao, las investigaciones determinan la imposibilidad de sealar responsables, la Administracin de la Unidad Ejecutora solicitar a la Subrea Contabilidad Operativa la eliminacin de la cuenta por cobrar, para lo cual debe adjuntar la documentacin donde se indica que no se encontraron responsables.

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CAPITULO IV: DE LA SOLICITUD, ENTREGA Y LIQUIDACIN DE VALES PROVISIONALES DE CAJA CHICA.

Para un adecuado control y administracin del efectivo de Caja Chica, a continuacin se detalla la normativa y el procedimiento vigente, con relacin a la utilizacin del Vale Provisional para retiros de efectivo por medio del fondo de Caja Chica.

ARTCULO 17: Del documento Vale Provisional. El vale provisional (frmula 4-70-02-0960) se podr solicitar cuando por circunstancias especiales exista la imposibilidad de concretar o determinar el monto exacto del valor de los artculos o materiales que se desean adquirir, o bien, cuando en determinada unidad no se cuenta con fondo de caja chica. En este sentido, se actuar de la siguiente manera: a) El personal autorizado para tramitar retiros de efectivo por medio de Vales Provisionales corresponde a: Encargado de Compras, o en su defecto, un funcionario designado por la Administracin. b) La suma que se puede entregar al funcionario autorizado por la Administracin, ser un por un monto aproximado al precio total de los artculos por adquirir. c) Es prohibida la renovacin de las fechas del vale provisional extendido. Si la compra no pudo realizarse debe devolverse, el mismo da o a ms tardar en las primeras horas del da siguiente, el total del dinero en efectivo que se entreg. d) La entrega de Vales Provisionales de Caja Chica queda supeditada a que no existan otros vales pendientes de liquidar.

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ARTICULO 18: De la solicitud del Vale Provisional

Sin excepcin, cuando se requiera un vale provisional de caja chica, se proceder a llenar el formulario 4 70 02 0960 en original y copia. Fecha de solicitud Nombre y nmero de cdula del funcionario autorizado para retirar el dinero, puesto que desempea y servicio donde labora Monto en cifras y letras Motivo y concepto de la solicitud detallado ampliamente Nombre y firma de dos funcionarios debidamente autorizados en el registro de firmas Nombre, nmero cdula y firma del funcionario que entrega el dinero Nombre, nmero de cdula y firma del funcionario que recibe el dinero Sello de la Unidad Ejecutora El documento debe llenarse totalmente, estar prenumerado y contener la siguiente informacin:

En las unidades con caja chica asignada, el original quedar en poder del encargado del fondo como justificante del egreso. En las unidades que no cuentan con fondo, el original quedar en poder de la Sucursal correspondiente o en la Subrea Caja y Custodia de Valores para las unidades de Oficinas Centrales.

ARTCULO 19: De la liquidacin del Vale Provisional

Una vez realizada la compra, debe liquidarse el vale provisional presentando ante el encargado del Fondo de Caja chica, la copia del vale junto con los justificantes (facturas) del gasto. Cuando se liquide el Vale Provisional, el Encargado del Fondo de Caja chica, sellar como cancelado el original y la copia. El funcionario que retir el Vale Provisional, entregar la copia del Vale con los documentos justificantes originales del gasto. Si hubiere un sobrante o cobro adicional del dinero entregado, ste se incorporar a los
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fondos generales, en este caso deber registrarse al dorso del original y la copia del Vale Provisional, el detalle que sigue:

1) Liquidacin completa: Fecha (fecha de la liquidacin del Vale Provisional) Monto del Vale Provisional Menos: Total documentos justificantes de gasto Suma a Devolver xxx ------------ -0------------ -0 xxx

Firma del funcionario autorizado:____________________________

2)

Liquidacin parcial y dinero a devolver: xxx xxx ------------ xxx

Fecha (fecha de la liquidacin del Vale Provisional) Monto del Vale Provisional Menos: Total documentos justificantes de gastos Suma a Devolver ---------------

Firma del funcionario autorizado:_____________________________

3) Liquidacin parcial y dinero a cobrar: Fecha (fecha de la liquidacin del Vale Provisional) Monto del Vale Provisional Menos: Total documentos justificantes de gastos Suma a Cobrar xxx -----------( xxx ) ---------- xxx

Firma del funcionario autorizado: _____________________________ El documento original del Vale Provisional con su detalle al dorso y los documentos originales justificantes del gasto, todos cancelados, se adjuntarn a la liquidacin que se presente a la Sucursal local para solicitar el reintegro de los fondos de Caja Chica. En
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caso de que la cantidad de documentos y cuentas contables a utilizar requieran formular varios documentos liquidacin de Caja Chica, el Encargado del Fondo, deber obtener, si ello se amerita, tantas fotocopias del Vale Provisional como liquidaciones realice. El documento copia del Vale Provisional quedar archivado en la Unidad. Para la liquidacin de los vales provisionales en la Subrea Caja y Custodia de Valores, las dependencias de Oficinas Centrales que hayan solicitado estos vales, deben liquidarlos por medio del Vale de Caja Chica (frmula 4-70-02-0880) de conformidad con lo estipulado en el artculo 23 de este Manual en cuanto a los requisitos que deben cumplirse para la presentacin de estos vales en la Subrea de Cajas.

ARTCULO 20: Del archivo del Vale Provisional

El documento copia de la frmula F-4-70-02-960 Vale Provisional, deber archivarse en forma numrica secuencial pre-impreso, por espacio de un ao, pasado el cual, se proceder a su destruccin. Para estos efectos, se levantar el Acta de Destruccin correspondiente, con la presencia de un representante de la Administracin y del Servicio de Proveedura.

ARTCULO 21: Del Control y Custodia del Vale Provisional

Los documentos Vale Provisional F-4-70-02-0960, debern custodiarse adecuadamente, para lo cual deben seguirse los siguientes pasos: Controlar su numeracin y el total de unidades que componen el talonario

pre-impreso. Custodiar de manera segura, bajo llave, los talonarios que se utilizan. Aquel que

est en uso debe ser administrado nicamente por el Encargado del Fondo. 20.
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En caso de dao a su integridad o errores en su emisin que ameritan su

anulacin, el original con su copia, quedarn en el archivo temporal, que cita el artculo

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ARTCULO 22: Del plazo para la liquidacin del Vale Provisional

El dinero del Vale Provisional que se entreg, deber liquidarse contra los documentos originales justificantes del gasto, el mismo da o a ms tardar, en las primeras horas hbiles del da siguiente de la fecha de emisin. En caso de que la liquidacin no ocurra dentro de los plazos antes sealados, el Encargado del Fondo de Caja Chica o Cajero de la Subrea de Caja y Custodia , deben reportar inmediatamente tal irregularidad a la Administracin, dejando constancia de lo actuado. Deber otorgarse especial atencin a aquellos Vales Provisionales que se requieren los das viernes, y que por la distancia entre la Unidad usuaria y el rea de compra, obliguen al funcionario comprador a efectuar las liquidaciones en las primeras horas del da lunes.

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CAPTULO V: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO CONTABLE Y EL ARCHIVO DE LOS JUSTIFICANTES DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

ARTCULO 23: De la Contabilizacin y control del Fondo de Caja Chica

Su definicin contable se refiere a una cuenta que expresa en trminos monetarios y a una fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales y otros justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica. Las cuentas contables que se incluyen en este grupo de caja chica a nivel institucional, son las siguientes: 102-01-6 Cajas Chicas Seguro de Enfermedad y Maternidad 102-02-4 Cajas Chicas Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte 102-03-2 Cajas Chicas de Proyectos Las cuentas contables mencionadas en el punto anterior, estarn compuestas de la siguiente forma: Los 3 primeros dgitos identifican la cuenta de Mayor: Cajas Chicas Los siguientes 2 dgitos identifican la cuenta como tal El ltimo dgito identifica el dgito verificador de la cuenta El primer dgito identifica el grupo que le corresponde en el Balance: Activo Circulante La cuenta contable 102-xx-x de la Caja Chica se debita por cheque o comprobante de egreso al momento de crear una nueva caja chica en alguna dependencia de la Institucin, esta debe llevar la cuenta individual, que es la Unidad Ejecutora del lugar. Tambin se debita por este mecanismo para efectuar ampliaciones al fondo fijo de caja chica, ambos casos con autorizacin del Area Tesorera General de la Institucin.
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Por otra parte, Se acredita por asiento de diario para realizar ajustes y por comprobante de ingreso, cuando haya que liquidar parcial o totalmente alguna caja chica, esto por indicaciones del Area Tesorera General de la Institucin.

ARTCULO 24: Del archivo de los justificantes del Fondo de Caja Chica
Las Unidades de Caja que efecten reintegros de Caja Chica, archivarn los justificantes correspondientes a cada fondo, en forma separada del resto de los documentos justificantes del Estado de Caja, de manera que sean fcilmente identificables. En Oficinas Centrales, la Subrea de Caja y Custodia de Valores, remitir una vez cerrado el Estado de Caja, los comprobantes a la Subrea de Contabilidad Operativa para lo que corresponda. La Subrea Caja y Custodia de Valores, enviar conforme con el cierre mensual, los justificantes originales de Caja Chica, con la copia del comprobante de liquidacin a la Subrea Archivo Financiero Contable de la Institucin, para lo que corresponda.

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CAPTULO VI: PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS Y LIQUIDACIN POR MEDIO DE VALES DE CAJA CHICA EN LAS UNIDADES EJECUTORAS UBICADAS EN OFICINAS CENTRALES

ARTCULO 25: De las compras por Vale de Caja Chica.

Con el fin de reforzar el proceso de desconcentracin en lo que a compras se refiere, mediante la utilizacin de la frmula No. 4-70-02-0880 Vale de Caja Chica, seguidamente se detalla el procedimiento que deben seguir las Unidades de Sede de Oficinas Centrales, para el pago por medio de vale de caja, en la Subrea Caja y Custodia de Valores: a) Los vales de caja, debern ser aprobados de acuerdo con su monto, conforme la siguiente distribucin: Hasta 300.000 (trescientos mil colones) por el Jefe de Departamento solicitante. De 300.000 (trescientos mil colones) a 500.000 (quinientos mil colones) por el Director de Sede respectivo. De 500.000 (quinientos mil colones) a 800.000 (ochocientos mil colones) por el Gerente respectivo. Los montos anteriores podrn ser revisados y ajustados peridicamente por la Direccin Financiero Contable con base en el ndice de Precios al Consumidor.

b)

Para utilizar este procedimiento cada Gerencia, Direccin, reas y Subreas de Oficinas Centrales debern enviar a la Subrea Caja y Custodia de Valores, un registro de firmas de las personas autorizadas para solicitar el pago por medio del vale de caja.

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c)

La Unidad correspondiente ser la encargada de realizar todo el proceso de compra seleccionando los bienes o servicios que beneficien el inters institucional en precio y calidad, y velar porque el mismo cumpla con todas las normas y procedimientos internos establecidos.

d)

La Unidad que realiza la compra ser la responsable del recibo del bien o servicio, de acuerdo con las especificaciones que fueron solicitadas y proceder a confeccionar el Vale de Caja Chica, el cual deber contener la siguiente informacin:

e)

Especificacin clara del bien o servicio a adquirir Unidad Ejecutora, Servicio, Actividad Lugar y fecha Certificacin de contenido en la partida presupuestaria correspondiente Nombre y cdula del proveedor al que se le realiz la compra Monto en nmeros y letras Retencin del 2% de Impuesto de Renta cuando corresponda Debe ser firmado por dos personas debidamente autorizadas en el registro de firmas, segn el punto b) Sello de la Unidad que compra Para hacer efectivo el Vale de Caja chica en la Subrea Cajas y Custodia de Valores, debe adjuntarse al mismo el original de la factura comercial del proveedor, la cual debe ser timbrada por la Direccin General de Tributacin Directa o en su defecto nota de exoneracin del timbraje. La factura debe contener los siguientes requisitos: Fecha Nmero de cdula jurdica o de identidad Cantidad y descripcin bien o servicio brindado Precio unitario Exenta del impuesto de ventas Monto total Nombre y firma del proveedor Nombre y firma del funcionario que recibe la compra realizada
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f)

Una vez que el bien o servicio haya sido recibido a satisfaccin de la unidad solicitante, el encargado de la compra ser el responsable de entregar al Proveedor, previa identificacin del mismo, la frmula 4-70-020880 debidamente llena junto con la factura comercial original para que pueda hacer efectivo el pago en la Subrea Caja y Custodia. El cajero respectivo verificar, por el medio correspondiente, que la persona que se presenta a realizar la gestin es la misma a quien se est ordenando el pago.

g)

Las Unidades de Oficinas Centrales que cuenten con un Fondo de Caja Chica, podrn utilizar este procedimiento, nicamente cuando la compra a realizar sobrepase el 75% del monto de la Caja chica.

h)

El horario de liquidacin del vale de caja chica, ser el establecido por la Subrea Caja y Custodia de Valores.

i)

El procedimiento para la compras por medio de vales de caja chica en las Unidades Ejecutoras ubicadas en Oficinas Centrales, no es aplicable para:

Las compras que se hayan efectuado al crdito. La compra de activos La compra de materiales y suministros de existencia en el Almacn General de la Institucin, salvo que estuvieren agotados y que sea indispensable su adquisicin inmediata.

Las compras para incrementar existencias. Los gastos por servicios personales, honorarios y consultoras. Facturas por servicios profesionales contratados por alguno de los procedimientos de contratacin administrativa. Gastos en partidas sin contenido presupuestario

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j)

Los distintos niveles de autorizacin descritos en el punto a) de este captulo, para la aprobacin de las compras por medio de vale de caja, implica la responsabilidad de velar por el adecuado uso de los recursos, la agilizacin de los procesos de pago y el cumplimiento del control interno y de la normativa institucional vigente.

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CAPTULO VII: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA RETENCION DEL IMPUESTO DE RENTA EN LAS COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS REALIZADOS POR MEDIO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA O POR VALES DE CAJA CHICA

ARTICULO 26: Marco jurdico

El artculo No. 23 de la Ley del Impuesto sobre la Renta N 7092, establece literalmente que: Toda empresa pblica o privada, sujeta o no al pago de este impuesto, incluidos el Estado, los bancos del Sistema Bancario Nacin, el Instituto Nacional de Seguros y las dems instituciones autnomas o semiautnomas, las municipalidades y las asociaciones e instituciones a que se refiere el artculo 3 de esta Ley, est obligado a actuar como agente de retencin o de percepcin del impuesto, cuando pague o acredite rentas afectadas al impuesto establecido en esta ley. Para estos fines, los indicados sujetos debern retener y enterar al Fisco, por cuenta de los beneficiarios de las rentas que a continuacin se mencionan, los importes que en cada caso se sealan: (...) g) El Estado o sus instituciones, autnomas o semiautnomas, las municipalidades, las empresas pblicas y otros entes pblicos, en los casos de licitaciones pblicas o privadas, contrataciones, negocios u otras operaciones realizadas por ellas, que paguen o acrediten rentas a personas fsicas o jurdicas con domicilio en el pas, deben retener el dos por ciento (2%) del producto bruto sobre las cantidades mencionadas, aun cuando se trate de pagos a cuenta o adelanto de esas operaciones (...) Se entiende que la retencin se genera en cada pago o acreditacin de renta sin que estos sean acumulativos en el perodo fiscal respectivo. Se excepta de esta aplicacin los pagos por concepto de servicios profesionales (...) Esas retenciones deben practicarse en las fechas en que se efecten los pagos o los crditos que las originen. (Incluye modificacin a la Ley segn Decreto Ejecutivo N 29952H 2001, publicado en La Gaceta N 220, del 15-11-01).

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ARTCULO 27: De las consideraciones para retener el 2% de Impuesto sobre renta en compras por Caja Chica o Vales de Caja chica.
a) De acuerdo con lo establecido en la aparte a) del inciso g) del Artculo 23 de la Ley del Impuesto sobre la renta modificado por Decreto Ejecutivo N29952-H, publicado en La

Gaceta N19 del 28 de enero del 2008, sern objeto de aplicacin de retencin del 2% del impuesto sobre la renta, todas aquellas facturas por compra de bienes y servicios cuyo monto sea igual o mayor al establecido en este artculo. Para el ao 2008, este monto asciende a 227.000.oo,. Las modificaciones al monto citado, sern comunicadas oportunamente por La Gerencia Financiera mediante circular a todas las Unidades Ejecutoras del pas. b) Aquellos proveedores que se acojan a las exoneraciones descritas en la Ley de Simplificacin Tributaria, debern presentar ante la Unidad correspondiente la constancia emitida por la Direccin General de Tributacin Directa.

ARTCULO 28: Del procedimiento para la retencin

Unidades Ejecutoras con Caja Chica asignada a. La unidad solicitante del bien o servicio confeccionar, como normalmente lo realiza, la frmula N 4-70-01-06-00, denominada Solicitud de Compra por Caja Chica. b. Esta frmula es traslada al encargado de presupuesto para que le autorice el contenido presupuestario respectivo. c. Una vez recibida la factura del proveedor, corresponder al encargado del Fondo de Caja Chica, estampar el sello anteriormente mencionado sobre dicha factura. d. Una copia de la frmula Solicitud de Compra por Caja Chica y de la factura, debern ser entregadas al proveedor como comprobante de la exoneracin del pago de impuestos de venta y selectivo de consumo y de la retencin del impuesto de renta realizado. e. Para los efectos del reintegro, la unidad solicitante deber confeccionar el formulario N 4-7002-0220, denominado Comprobante Caja Chica, por el monto total de las facturas y se adicionar un comprobante de ingreso por el monto de las retenciones, afectando la cuenta contable 300-09-4. 28

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d. Cada Unidad es responsable de llevar el control de los montos retenidos (por mes, proveedor, nmero de factura, cdula fsica o jurdica, monto bruto, monto retenido), de tal forma que la sumatoria de todos los comprobantes de ingreso mencionados anteriormente, debe servir como base para realizar el reporte anual que se enva la Subrea Gestin de Pagos y sta a su vez a la Direccin General de Tributacin Directa.

Unidades de Oficinas Centrales sin Fondos de Caja Chica a. Son todas aquellas unidades de Oficinas Centrales que no disponen de un Fondo de Caja Chica asignado, por lo cual tramitan la cancelacin de sus compras de bienes y servicios segn el procedimiento establecido en el Captulo VI de este Manual. b. La unidad que ejecuta la compra, deber confeccionar el Vale de Caja Chica por el monto bruto del total de la factura presentada a cobro. c. Si el monto por cobrar es objeto de la retencin del 2% de Impuesto de Renta, se deber estampar al Vale de Caja Chica, un sello con la siguiente leyenda: Monto Factura N___________ Menos 2% Imp.S/Renta Neto a Pagar ___________ ___________ ___________

Este sello funcionar como control de los montos retenidos en cada factura, para efectos del encargado de realizar las compras en cada Unidad. Es importante considerar que el encargado de compras debe emitir un original y dos copias del Vale de Caja Chica, ya que el original queda como comprobante del pago realizado, una copia es para la Unidad y la siguiente para el proveedor, el cual la utilizar como un comprobante de la retencin de que fue objeto, para los efectos tributarios que consideren convenientes. d. Para efectos del cierre del estado de caja, la Seccin Caja y Custodia de Valores (Oficinas Centrales) y las Sucursales debern emitir un comprobante de egresos por el monto total de las facturas canceladas diariamente, por medio del fondo de caja chica o vales de caja, afectando las cuentas contables de gastos correspondientes (905-XX-X y 910-XX-X) y simultneamente elaborarn un comprobante de ingreso por el monto total retenido (2% del Impuesto sobre la Renta), afectando la cuenta contable 300-09-4. El comprobante de egresos deber indicar el nmero y fechas del o los comprobantes de ingresos en que se registraron las respectivas retenciones y a su vez, el o los comprobantes de ingresos debern referirse al comprobante de egresos en que se registro por el monto bruto total de las facturas canceladas, con el propsito de que exista un control cruzado entre ambos tipos de documentos. 29

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e. Las Unidades de Oficinas Centrales que cuentan con Fondos de Caja Chica y que utilicen el Vale de Caja Chica debern cumplir con los puntos b y c mencionados en este Captulo. f. Por su parte, cada Sucursal as como la Seccin Caja y Custodia de Valores es responsable de llevar el control de los montos retenidos (por mes, proveedor, nmero de factura, cdula fsica o jurdica, monto bruto, monto retenido y monto neto), de tal forma que la sumatoria de todos los comprobantes de ingreso mencionados anteriormente, debe servir como base para realizar el reporte anual que se enva la Seccin Trmite de Pagos y sta a su vez a la Direccin General de Tributacin Directa.

ARTICULO 29: De los reportes ante la Seccin Tramite de Pagos

Oficinas Centrales: La Seccin Caja y Custodia de Valores procesar todas las facturas canceladas por medio de vales de caja y/o reintegros de caja chica, en las cuales existan facturas en las que se haya retenido el 2% por concepto del impuesto de renta, de acuerdo con el formato que se describe en el Anexo N1. Dicha informacin deber ser remitida a la Seccin Trmite de Pagos, durante los 3 primeros das hbiles del mes siguiente en que se efectuaron las retenciones. Sucursales: Las Sucursales debern remitir durante los 5 primeros das hbiles del mes siguiente, la sumatoria total de las retenciones aplicadas en el mes anterior por concepto de cancelaciones realizadas por compras realizadas con Fondos de Caja Chica. Es decir, las Sucursales procesarn todas las facturas canceladas por medio de vales de caja y/o reintegros de caja chica, en las cuales existan facturas en las que se haya retenido el 2% por concepto del impuesto de renta, de acuerdo con el formato que se describe en el Anexo N1. Al finalizar el periodo fiscal, las Sucursales debern remitir en el formato establecido y por medio magntico; la informacin sobre las retenciones aplicadas durante el periodo fiscal correspondiente. Dicha informacin debe estar consolidada con la suministrada para efectos de la retencin que se aplica a nivel de los pagos que se realizan por medio del Fondo Rotatorio de Operaciones (FRO).

ARTICULO 30: De las responsabilidades

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Cada Unidad que cancele compras por medio de Fondos de Caja chica o Vales de Caja, debern asignar un responsable para que lleve el control de los montos retenidos (por mes, proveedor, nmero de factura, cdula fsica o jurdica, monto bruto, monto retenido). Todas las Unidades debern mantener un respaldo del perodo fiscal en ejecucin (medios magnticos) La Seccin Caja y Custodia de Valores y las Sucursales debern remitir los informes correspondientes a la Seccin Trmite de Pagos en los tiempos estipulados en el artculo 29. Sern aplicables las sanciones que define la Ley General de Administracin Pblica, Cdigo de Normas y Procedimientos Tributarios y la Ley de Impuesto sobre la Renta en todos aquellos casos que por omisin se deje de retener, registrar y reportar la retencin del 2% en las facturas que corresponde hacer la retencin, sin perjuicio de los procedimientos internos que establece la Institucin en materia de faltas y sanciones.

DISPOSICIONES FINALES

ARTCULO 31: Disposicin derogatoria

Quedan sin efecto las circulares N 21.883 del 15 de octubre de 1993, N 19.402 del 31

de octubre de 1996, N 26.605 del 9 de diciembre de 1996, N 10.336 del 27 de marzo del 2002 y N 11.820 del 3 de mayo del 2002, todas de la Gerencia Divisin Financiera, toda vez que el contenido de dichas circulares quedan incorporados en este manual.

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