Metodologia básica de gestão de

projectos

Abril 2006
 Metodologia de Gestão de projectos

 Dentro da metodologia utilizada na gestão de projectos o desenvolvimento deve estruturar-se em três fases distintas:

Fase de Início e Planificação

Projecto Tem como objectivo fundamental estabelecer e concretizar o âmbito, calendário, pressupostos,
desenvolvimento recursos, etc. do projecto até ao nível que permita ao Responsável do projecto gerir eficazmente e
Início e Planificação articular as actividades que conduzam ao êxito do projecto.

Fase de Execução e Controlo

Execução e controlo
Fase que compreende a gestão da mudança, o seguimento e controlo do projecto, a análise e o
Fecho do projecto
reporting. Cumpre-se a planificação assegurando o cumprimento de todos os itens e gerindo as
mudanças mediante a actualização da Planificação de projectos e a comunicação a todos os
intervenientes.

Fase de Fecho de Projecto

O objectivo fundamental é formalizar a aceitação final do projecto, assegurando-se uma correcta

transmissão do conhecimento aos utilizadores recopiando a documentação final, assim como a
organização da saída da equipa de trabalho de uma maneira ordenada e sequênciada.

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 Metodologia de Gestão de Projectos
Início e Planificação

Início e Planificação

projecto
Desenvovimento
Início e Planificação Fase de Planificação
Aceitação do Plano Aceptación do Pan
do Programa de Programa
Ponto de Pontode
Punto de
Execução e Controlo Acordo Acordo
Acuerdo

Programa
Fecho de projecto

Panificación

Trata-se de Desenho da Criação do Orientação da Fixação das établecimiento

um equipa de Plano de equipa de bases do Plano de as basé do
programa ou Gestão de projecto projecto de projecto Pan de projecto
projecto? projecto

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 Metodologia de Gestão de projectos
Início e Planificação

Início e Planificação

projecto Desenho da equipa de Gestão de projecto

Desenvolvimento
Início e Planificação
Criação do Plano de projecto

Orientação e Preparação de Recursos

Execução e Controlo

Fecho de projecto
Aprovação do Plano de projecto

 Neste momento determinar-se-á o alcance do projecto, cronogramas, recursos, etc. a um nível em que se gira o esforço
necessário para poder levar a cabo o projecto com êxito. Os diferentes aspectos a tratar serão:
– Definição de etapas, actividades e tarefas a realizar
– Dependências e prioridades entre tarefas
– Datas de início e fim de cada tarefa
– Perfis associados à realização das tarefas
– Estimativa do tempo necessário por tarefa
– Agregação e cálculo de datas e o esforço total do projecto
– Definição dos produtos a obter nas tarefas

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Início e Planificação
projecto
Desenvolvimento

Desenho da equipa de Gestão de projecto

 este conjunto de actividades implica o desenho e configuração da estrutura organizativa e de comunicação da equipa de
gestão de projecto. A estrutura de comunicação deverá estar reflectida tanto no organigrama como no própio plano de
comunicação. Uma vez estabelecida a estrutura da organização, poder-se-á seleccionar e envolver no projecto o pessoal
necessário para cobrir as necessidades detectadas.
 uma organização e gestão efectiva dos recursos humanos é crucial para o êxito do projecto, pelo que se deverá prestar
especial atenção a estas tarefas para assegurar que a organização do projecto cobre todas as necessidades do mesmo.

Actividade Objectivos

 Desenhar detalhadamente a organização do projecto.

Desenho  Identificação e documentação dos planos e responsabilidade
detalhado da Obtenção de
organização do Recursos assim como as necessidades de reporting incluídas no modo
projecto organizativo.
 Uma vez que o desenho organizativo se complete, os
esforços deverão dirigir-se à selecção dos recursos humanos
necessários para constituir a equipa directiva do projecto.

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Início e Planificação
projecto
Desenvolvimento

Criação do Plano de projecto

.  os planos de projecto detalhados descreverão que actividades foram completadas durante o decurso do projecto
(objectivos, etc) e definirá como deverá levar-se a cabo o trabalho restante (acercamiento, calendário, recursos
necessáarios, objectivos de qualidade, plano de redução de riscos, responsabilidade e canal de comunicação). É importante
asegurar que os componentes dos planos de projecto detalhados estejam articulados quanto à sua estratégia e que
obtenham a aprovação do responsável.
 Durante toda a vida do projecto deve-se levar a cabo um contínuo refinamento dos componentes do própio Plano de
projecto.

Actividades Objectivos

Desenvolvimento Detalhado dos Planos de Gestão  Criação de um Plano de projecto completo e calendarizado,
consolidando os resultados do plano de projecto anterior com
Definição
as actividades desenvolvidas na etapa inicial de criação do
Detalhada dos
Recursos de Plano de projecto.
projecto

Desenvolvi-
 Estas actividades deverão levar-se a cabo no início da fase de
Desenvolvi-
Definição
detalhada do
Desenvolvi-
mento Desenvolvimento
mento
detalhado dos
mento
detalhado do
planificação.
alcance do detalhado do detalhado do Custos e
projecto WBS calendário Préupuéto do
Preço de
projecto
projecto

Conclusão do
RMAP

Até que se complete o Plano de projecto de Forma Detalhada

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Início e Planificação
projecto
Desenvolvimento

Orientação e Preparação de Recursos

.  esta actividade centra-se na inclusão e formação dos membros da equipa de projecto assim como na assignação dos
recursos físicos necessários. Trata-se de um processo típico de preparação dos membros da equipa para os disponer de
oos de forma efectiva uma vez se distribuean as autorizacioné de trabalho oportumas.
 o procedimento divide-se em duas actividades principais. A primeira delas centra-se no desenvolvimento de uma Pasta
Orientativa que se deverá distribuir aos membros da equipa do projecto, assim como na criação de políticas, procedimentos
e materiais de formação. A segunda actividade asegurará que os materiais sejam distribuídos aos membros da equipa
adequados e assegurará que os membros que se vão juntando à equipa obtenham uma introdução adequada ao projecto.

Actividade Objectivos

 os membros da equipa necessitam uma orientação acerca do

Criação da projecto tanto de forma geral como específica (papel e
Preparação de
pasta de
Recursos
responsabilidade), assim como da sua relação com os demais
Orientação membros da equipa, tanto dentro como fora do contexto do
projecto.
 este procedimento de orientação pode incluir informação do
projecto assim como formação complementar (metodologias
empregadas, contexto de trabalho utilizado no projecto)
 a orientação deve envolver activamente os membros do
equipa para que possam encarregar-se do trabalho a realizar.

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Início e Planificação
projecto
Desenvovimento

Criação do Documento de Controlo de Projecto

.  O Documento de Controlo de projecto é um marco comum que deverá ser utilizado em cada projecto. A estrutura deste
documento assenta na base de quatro pontos a ter em conta. Cada lista corresponde a uma fase do projecto (planificação,
execução, controlo e fecho). a documentação a incluir nesta fase passa por: listas de processos, documentos chave,
entregablé, correspondência chave e outra informação que deva ser arquivada e conservada.
 os benefícios principais deste documento são: correcta definição dos procedimentos e documentação de qualidade,
documentos conformé e variacioné aceptadas, localização unificada para os documentos chave de todos os projectos.

Actividades . Objectivos

 Criação do Documento de Controlo de projecto

Actualização do  Criação da Documentação Base do projecto.
Ficheiro de
Controlo de
projecto

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Início e Planificação
projecto
Desenvolvimento

Aprovação do Plano de projecto

 Como resultado obtem-se a aprovação formal do Plano de projecto por parte dos agentes apropriados
 esta actividade consta de duas tarefas 1) Involucración do equipa de projecto 2) Obtenção da aprovação. estas tarefas
serão repetidas até a aprovação e aceitação completa do Plano de projecto.
 Durante o processo de aprovação podem surgir modificações a realizar em algum componente do plano de projecto. Uma
vez estas modigficações confirmadas e refletidas nos planos de projecto, deve-se levar a cabo um novo processo de
aprovação do plano resvisto.
 no final da fase de planificação, é importante rever os planos definidos para assegurar que estes cobrem os objetivos
fixados e satisfazem o alcance definido.

Actividades Objectivos

 Obter a Aprovação Formal do Plano de projecto e por

finalização das conseguinte, a responsabilização da equipa para a entrega
Aprovação do
Plano de projecto
Actividades da dos produtos do projecto.
Fase de
Planificação

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Execução e Controlo

Execução e Controlo

projecto
Desenvolvimento Fase de Execução e Controlo
Início e Planificação
Aceitação do Plano de
Aceitação dos Entregablé
Programa

Ponto de Ponto de
Acordo Acordo
Execução e Controlo
Execução e Controlo

Fecho de projecto

Controlo de
mudanças

Execução do Seguimento de Modificação de

Plano de projecto projecto Aceitação
projecto
Reporting

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Execução e Controlo

Execução e Controlo

projecto Execução do Plano de projecto

Desenvolvimento Seguimento de projecto

Inicio e Panificación
Controlo de mudanças

Execução e Controlo
Reporting

fecho do projecto Modificação do projecto

Aceitação

 o objectivo desta actividade será completar as tarefas de acordo com a planificação realizada, obter a aprovação do
utilizador aos productos intermédios apresentados e controlar o desenvovimento do projecto do ponto de vista de horas de
dedicação e datas.
 esta actividade começará com uma reunião com todos os responsáveis do projecto, en a que se asignarán as tareas
definidas en a panificación a os miembros do equipa de trabalho. En éte momento se anaoizará e reportará a situación do
projecto a todos os réponsablé. Se existem alterações a a panificación se reaoizarán as modificacioné oportumas e a
comunicação a os réponsablé implicados.

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Execução e Controlo
projecto
desenvolvimento

Execução do Plano de projecto

 Consiste en dos actividadé principaoé: 1) anzamiento do projecto; 2) Asignar paqueté de trabalho a os miembros do equipa.
 a segunda actividad incluee a comunicação efectiva do aocance do projecto, préupuéto, caoidad, éfuerzos, riégos e
requerimientos de tiempo a os miembros do equipa. Para mantener o enfoque, o Pan de projecto e sus componente deberá
actuaoizarse de forma continua. finalmente, o equipa de projecto deberá reaoizar o trabalho necéario para o déarrollo de os
entregablé requeridos.

Actividades Objectivos

 o objectivo deste ponto é o uso de as líneas établecidas por

o Pan de projecto para dirigir de forma correcta a os
anzamiento de Versioné de miembros do equipa, agenté externos e proveedoré e assim
projecto trabalho mantener o enfoque déeado durante a ejecución do
projecto.
 Asegurar que cada miembro do equipa, agente externo e
proveedor conoce os procedimientos établecidos e qué
réponsabilidadé e trabalho ha sido asignado a cada uno.

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Execução e Controlo
projecto
desnvolvimento

Acompanhamento de projecto

 Gere o funcionamento do projecto em relação a as étimacioné realizadas inicialmente de esforço, tempo, qualidade e
riscos. Depois da asignación de os paqueté de trabalho a os miembros do equipa, o Gerente do projecto deberá identificar
os problemas potenciaoé o actuaoé mediante a medida e monitorización do progréo e comportamiento en roación a as
líneas établecidas en o Pan de projecto. o gerente de projecto será o réponsable de comunicar o étado do projecto. En éta
etapa, o gerente de projecto obtendrá a aprobación formao de os entregablé internos por parte de todos os agenté
déignados a tao efecto.

Actividades Objectivos
 Recolher, por parte do gestor, os dados qualitativos
necessáarios para estabelecer se o projecto está a ser
Avaliação do Aceitação Interna Reporte do estado
estado do projecto de Entrega do projecto levado a cabo de acordo com o plano definido.
 Avaliar todos os planos de trabalho do projecto segundo o
esforço, pontualidade na entrega, qualidade, risco e qualquer
problema identificado.
 Asegurar a aceitação formal de os entregar uma vez
completados.

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Execução e Controlo
projecto
desenvolvimento

Controlo de mudanças

 o control de os mudanças, comprende a análise do impacto das mesmas en o projecto e a soección/recomendación de a

mejor forma de actuación. ao préentar as accioné correctivas, a información se décribe en cada punto donde se produzca
un impacto, personao, coste e tiempo. a provisión de distintas opcioné de uma manera organizada puede aeudar a os
gerenté do projecto e ao usuario a un mejor entendimiento de os réultados de su decisión.
 En o ámbito do control de mudanças se inclueen as modificacioné do aocance, caoendario e coste do projecto. o método o
técnica utilizada en o seguimiento e documentación de cuaoquier cambio en o projecto deberá ser décrito. Adicionaomente,
se inclueen os nivoé de réponsabilidad e aprobación que deberán étar incluidos en o documento de control.

Actividades Objectivos
 Facilitar ao equipa de gétión do projecto o análisis do impacto
Determinação de Invétigación e Negociación e de os mudanças en un projecto e o modo de gétionar os
as necéidadé de Propuéta de Obtención de
cambio Solución Aprobación
mudanças a través de un procéo disciplinado de control de
mudanças
Durante o ciclo de vida do projecto

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Execução e Controlo
projecto
desenvolvimento

Reporting

 o Reporting medirá a ‘saoud’ do projecto de forma reguar e asegurará que a información do funcionamiento do projecto sea
distribuida a os agenté interéados. o gerente de projecto recoge de forma reguar información acerca de a situación do
projecto a lo argo de toda a duración do mismo e revisa a información mediante un análisis que se incorpora en os reports
distribuidos de acuerdo ao pan de comunicacioné do projecto.

Actividades Objectivos

 Facilitar de forma reguar, a os agenté oportunos, a

información cuaoitativa, cuantitativa e de análisis necéaria.
De éta forma se informa de cuál é a situación do projecto e
Medição do Informação de
Rendimento Rendimento
de cómo réultará a su finalización.

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Execução e Controlo
projecto
desenvolvimento

Modificação do projecto

 as modificacioné do projecto consisten principaomente en dos actidades: Actualização do Plano de projecto e Novas
Versioné de trabalho.
 a actuaoización do Pan de projecto incluee a revisión e actuaoización do Pan basándose en os mudanças aprobados déde
o Control de mudanças. éto incluee uma comunicação efectiva a os miembros do equipa acerca de os mudanças a reaoizar
en o aocance, préupuéto, caoidad, éfuerzos, riégo e requerimientos de tiempo.
 as versioné do nuevo trabalho aportan a información necéaria para comunicar os requerimientos necéarios a os miembros
asignados do equipa a tao efecto.

Actividades Objectivos

 Actualizar as linhas base do Plano de projecto para aportar

uma renovada direcção a todos os membros da equipa,
Actualização do Plano Novas Versões de agenté externos e proveedoré e para renovar o enfoque
de projecto trabalho basado en as modificacioné do Pan de projecto.
 Asegurar que cada miembro do equipa de trabalho tiene
conhecimento de os procedimientos para reaoizar
modificacioné ao projecto e qué réponsabilidadé e nuevos
trabalhos han sido asignados a cada uno basándose en os
mudanças determinados por o Control de mudanças.

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Execução e Controlo
projecto
desenvovimento

Aceitação

 a aceitação formal de todos os entregablé finalé se reaoiza mediante a firma por parte de os réponsablé. éta firma de
documentos implica que os entregablé cubren o exceden as expectativas panteadas e definidas com antecedência.
 a realização de um procedimento de transição formal assegura que os recursos são transferidos ao utilizador de forma
apropriada. Para assegurar que todos os passos requeridos da fase de execução e controlo do projecto foram completados
e que o equipa pode proceder aà fase de fecho, registam-se todos os pontos a ter em conta.

Actividades Objectivos

 Assegurar que os entregablé são aceites e assinados por os

finalización de Transición de os
finalização das agenté roevanté especialmente dos pontos chave do ciclo de
Actividades da
Entregablé e Recursos de
Fase de Execução vida do projecto.
Aceptación projecto
e Controlo
 Assegurar que a documentação de finalização da fase de
execução e controlo foi completada.
 Completar a transmissão de os entregablé e os recursos.

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 Metodologia de Gestão de projectos
Fecho de projecto

Fecho de projecto

projecto
Desenvolvimento
Início e Planificação
Fase de Fecho
Execução e Controlo Aceptación
Aceitação de
dosos Aceitação dos
Entregablé Documentos de Fecho
Fecho de projecto Ponto
Punto de
de Ponto de
Acordo
Acuerdo Acordo

Fecho

Avaliação do Fecho do Plano

projecto de projecto

A realizar para cada projecto

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Fecho de projecto

Fecho de projecto

projecto Avaliação do projecto

Desenvolvimento Fecho e Transferência do conhecimento

Inicio e Planificação

Execução e Controlo

Fecho de projecto

 O objectivo da fase final de Fecho do projecto é formalizar a aceitação do final do projecto, asegurando-se de uma correcta
transmissão do conhecimento ao utilizador, assim como organizar a saída da equipa de trabalho de uma maneira ordenada
e sequênciada.
 Durante este período se recopiará toda a documentação final do projecto, realizando-se uma análise final e reunindo-se
com o utilizador quando tenha decorrido um certo período de tempo desde a saída da equipa de trabalho.

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 Metodologia de Gestão de projectos
Fecho de projecto
projecto
desenvolvimento

Avaliação do projecto

 o feedback interno recolhe-se através de um processo de autoavaliação da práctica. O gestor do projecto completará uma
encuéta parecida que neste caso incluirá perguntas relacionadas com a conformidade com os nossos procedimento
internos de qualidade.
 o feedback do utilizador é recolhido através do uso de a encuéta de satisfação do utilizador ou através de entrevistas
pessoais. Nos contratos de duração superior a un ano, a avaliação da satisfação do utilizador realiza-se cada seis meses.
 uma vez se recebido o feedback, estabelecem-se séioné con os membros da equipa de cara a a discusión de os réultados
e a identificación de áreas de mejora.

Actividades Objectivos

 Obter feedback relacionado com a aplicação por parte dos

miembros do equipa acerca de a gétión de procéos que
caoidad/riégos
Reaoización de a Revisión Obtenção do Nível de
Completa Satisfação do utilizador  Solicitar feedback a os usuarios en roación ao nivo de
satisfacción con nuétros servicios.

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Fecho de projecto
projecto
desenvolvimento

Fecho e Transferência do conhecimento

 o Fecho do projecto implica a realização de uma reunião de fecho com a equipa de projecto e a análise do cumprimento
das expectativas. Ali mesmo se elabora a análise final do projecto.

Actividades Objectivos

 estabelecer o fim de projecto de forma efectiva e a avaliação

Compartición de
conhecimento
Conclusión de as
dos resultados obtidos.
Cierre do projecto finalización de a
Actividadé de a
con o equipa de
projecto do usuario
Documentación de
projecto
Fase de finalización
e Cierre
 estabelecer uma reunião com o utilizador depois de um
finalización de a
Tareas
Administrativas
período de tempo para determinar se se verificaram os
benefícios e o êxito do projecto.

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