ADMINISTRASI PERBEKALAN

lsLllah perbekalan [uga blasa dlsebuL dengan beberapa lsLllah seperLl loglsLlk barang
maLerlal peralaLan perlengkapan dan sarana prasarana Cleh karena lLu mana[emen
perbekalan pun lazlm dlsebuL dengan beberapa lsLllah seperLl mana[emen loglsLlk admlnlsLrasl
perbekalan mana[emen barang admlnlsLrasl barang mana[emen maLerlal aLaupun
admlnlsLrasl maLerlal
8erdasarkan baLasan LersebuL dapaL dlnyaLakan bahwa mana[emen perbekalan
merupakan serangkalan keglaLan perencanaan pengorganlsaslan dan pengawasan Lerhadap
keglaLan pengadaan pencaLaLan pendlsLrlbuslan penylmpanan pemellharaan dan
penghapusan perbekalan guna mendukung efekLlvlLas dan eflslensl dalam upaya pencapalan
Lu[uan organlsasl
Leblh lan[uL beberapa keglaLan dalam mana[emen perbekalan dapaL dldeskrlpslkan
sebagal berlkuL
1 LkLNCANAAN
erencanaan merupakan keglaLan pemlklran penellLlan perhlLungan dan perumusan
LlndakanLlndakan yang akan dllakukan dl masa yang akan daLang balk berkalLan dengan
keglaLankeglaLan operaslonal dalam pengelolaan perbekalan penggunaan perbekalan
pengorganlsaslan maupun pengendallan perbekalan
a Iaktorfaktor Da|am Menentukan kebutuhan
ualam upaya menenLukan dan meneLapkan kebuLuhan perbekalan ada beberapa fakLor
yang harus senanLlasa dlperhaLlkan dan dlperLlmbangkan yalLu sebagal berlkuL
1) Iaktor Iungs|ona|
ualam penenLuan kebuLuhan perbekalan hendaknya dlperLlmbangkan bahwa dengan
keberadaan perbekalan LersebuL akan memperlancar proses pelaksanaan peker[aan dan akan
mempengaruhl hasll ker[a (ootpot) balk berkalLan dengan kuanLlLas maupun kuallLas ootpot
sesual dengan fungsl [enls perbekalan LersebuL
) Iaktor 8|aya dan Manfaat
ualam penenLuan kebuLuhan perbekalan hendaknya dlperLlmbangkan bahwa dengan
se[umlah pengeluaran blaya LerLenLu organlsasl haruslah pallng Lldak memperoleh manfaaL
yang sepadan dengan se[umlah blaya yang Lelah dlkeluarkan LersebuL Sehubungan dengan hal
lnl LenLu Lldak boleh mengabalkan kuallLas barang yang dlbuLuhkan sumber barang yang harus
dapaL dlperLanggung[awabkan dan [angka wakLu aLau umur pemakalan barang yang pallng
mengunLungkan
) Iaktor Anggaran
ualam pengadaan perbekalan harus senanLlasa memperLlmbangkan keLersedlaan
anggaran dalam organlsasl uengan memperhaLlkan fakLor lnl maka akan dapaL dlsusun skala
prlorlLas kebuLuhan perbekalan maupun berbagal macam alLernaLlf [enls dan speslflkasl barang
maupun caracara pengadaan loglsLlk dengan Lldak menlnggalkan perLlmbangan efekLlvlLas dan
eflslensl
) Iaktor keamanan dan kew|bawaan %9%
ualam penenLuan kebuLuhan perbekalan hendaknya dlperLlmbangkan pe[abaL pemakal
perbekalan LersebuL unLuk mendukung dan men[amln keamanan sesuaLu yang berkalLan
dengan [abaLannya dan kewlbawaan balk bagl pe[abaL yang bersangkuLan maupun bagl
lembaga balk dlllhaL darl publlk lnLernal maupun publlk eksLernal organlsasl
) Iaktor Standard|sas| dan Norma||sas|
ualam penenLuan kebuLuhan perbekalan hendaknya dlperLlmbangkan adanya
sLandardlsasl dan normallsasl yang dlLeLapkan organlsasl SLandardlsasl merupakan pembakuan
mengenal [enls ukuran dan muLu suaLu perlengkapan SemenLara normallsasl merupakan
pembuaLan ukuranukuran yang normal berdasarkan sLandar yang Lelah dlLeLapkan

LNGCkGANISASIAN
engorganlsaslan merupakan keglaLan merancang dan merumuskan sLrukLur formal
dalam upaya pengelolaan perbekalan dengan melakukan keglaLan mengelompokkan
mengaLur dan membagl akLlvlLas/Lugas sekallgus wewenang kepada seLlap unlL ker[a/anggoLa
organlsasl

LNGAWASAN
engawasan merupakan seLlap upaya unLuk men[aga pelaksanaan seLlap Llndakan dan
keglaLan dalam pengelolaan perbekalan sesual dengan rencana yang Lelah dlLeLapkan balk
berkalLan dengan pemakalan/penggunaan perbekalan proses maupun hasll/keluaran/ootpot
pengelolaan perbekalan


LNGADAAN
engadaan perbekalan merupakan serangkalan keglaLan unLuk menyedlakan perbekalan
sesual dengan kebuLuhan balk berkalLan dengan [enls speslflkasl [umlah wakLu maupun
LempaL dengan harga dan sumber yang dapaL dlperLanggung[awabkan
a. Caracara engadaan erbeka|an
Ada beberapa alLernaLlf cara dalam pengadaan perbekalan 8eberapa alLernaLlf cara
pengadaan perbekalan LersebuL adalah sebagal berlkuL
1) Membe||
Membell merupakan cara pemenuhan kebuLuhan perbekalan dengan [alan organlsasl
membayar se[umlah uang LerLenLu kepada pen[ual aLau oppllet unLuk mendapaLkan se[umlah
perbekalan sesual dengan kesepakaLan kedua belah plhak SeLelah Lransaksl [ual bell lnl selesal
barang/perbekalan yang Lelah dlbell men[adl hak mlllk organlsasl engadaan perbekalan
dengan cara pembellan lnl merupakan cara yang domlnan dllakukan oleh organlsasl
) Mem|n[am
Memln[am merupakan cara pemenuhan kebuLuhan perbekalan yang dlperoleh darl plhak
laln dengan Lanpa memberlkan konLrapresLasl (lmbalan) dalam benLuk apapun emenuhan
kebuLuhan dengan cara lnl hendaknya dllakukan hanya unLuk memenuhl kebuLuhan perbekalan
yang slfaLnya semenLara dan harus memperLlmbangkan clLra balk suaLu organlsasl
) Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebuLuhan perbekalan yang dlperoleh darl plhak
laln dengan memberlkan konLrapresLasl (lmbalan) sesual kesepakaLan kedua belah plhak
emenuhan kebuLuhan perbekalan dengan cara lnl hendaknya dllakukan apablla kebuLuhan
perbekalan berslfaL semenLara dan Lemporer serLa [uga harus dldasarkan aLas suaLu per[an[lan
LerLulls Cara seperLl lnl khususnya unLuk [enls mesln dlLln[au darl segl ekonoml perusahaan
mengunLungkan karena
a erusahaan Lldak dlslbukkan dengan pemellharaan mesln Lermasuk blayanya
b ualam wakLu LerLenLu mesln dapaL dlganLl yang leblh baru oleh plhak yang menyewakan
sehlngga dapaL dlharapkan peker[aan Lldak Lerganggu karena kemaceLankemaceLan mesln
c erbalkanperbalkan dllakukan oleh plhak yang menyewakan sehlngga dapaL dlharapkan
peker[aan Lldak Lerganggu karena kemaceLankemaceLan mesln
) Membuat Send|r|
MembuaL sendlrl merupakan cara pemenuhan kebuLuhan perbekalan dengan [alan
membuaL sendlrl yang dllakukan oleh pegawal aLau suaLu unlL ker[a LerLenLu emlllhan cara lnl
harus memperLlmbangkan LlngkaL efekLlvlLas dan eflslenslnya apablla dlbandlngkan dengan
cara pengadaan perbekalan yang laln
) Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebuLuhan perbekalan dengan [alan
menukarkan perbekalan yang dlmlllkl dengan perbekalan yang dlbuLuhkan organlsasl darl plhak
laln emlllhan cara pengadaan perbekalan lnl harus memperLlmbangkan adanya sallng
mengunLungkan dl anLara kedua belah plhak dan perbekalan yang dlLukarkan harus
merupakan perbekalan yang slfaLnya berleblhan aLau perbekalan yang dlpandang dan dlnllal
sudah Lldak berdaya guna maupun bernllal guna
) Subst|tus|
SubsLlLusl merupakan cara pemenuhan kebuLuhan perbekalan dengan cara mengganLl
maLerlal laln yang memlllkl fungsl sama unLuk memenuhl suaLu kebuLuhan LerLenLu
) ember|an]nad|ah
emberlan/hadlah merupakan cara pemenuhan kebuLuhan perbekalan dengan
menggunakan perbekalan yang merupakan pemberlan/hadlah darl plhak laln Cara pengadaan
lnl sebalknya harus dlserLal dengan suaLu per[an[lan serah Lerlma sebab hal lnl menyangkuL
pada pemlndahan hak dan perubahan mlllk balk bagl yang memberl maupun bagl yang
menerlma
) erba|kan]kekond|s|
erbalkan merupakan cara pemenuhan kebuLuhan perbekalan dengan [alan memperbalkl
perbekalan yang Lelah mengalaml kerusakan balk dengan perbalkan saLu unlL perbekalan
maupun dengan [alan penukaran lnsLrumen yang balk dl anLara lnsLrumen perbekalan yang
rusak sehlngga lnsLrumenlnsLrumen yang balk LersebuL dapaL dlsaLukan dalam saLu unlL aLau
beberapa unlL perbekalan dan pada aklrnya saLu aLau beberapa unlL perbekalan LersebuL dapaL
dloperaslkan dan kebuLuhan perbekalan dapaL dlpenuhl




b. S|stem engadaan erbeka|an
Ada beberapa alLernaLlf bagl suaLu organlsasl unLuk memlllh dan menenLukan slsLem
pengadaan perbekalan SlsLem pengadaan perbekalan LersebuL mellpuLl slsLem senLrallsasl
slsLem desenLrallsasl dan slsLem campuran
1) S|stem Sentras|sas|
SlsLem senLrallsasl dalam pengadaan perbekalan merupakan cara pengadaan perbekalan
dlmana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagl seluruh unlL ker[a dalam organlsasl
dlberlkan pada saLu unlL ker[a LerLenLu sehlngga segala macam pengadaan perbekalan dalam
organlsasl hanya dllayanl oleh saLu unlL ker[a/baglan LerLenLu LersebuL
engadaan perbekalan dengan menggunakan slsLem lnl memlllkl beberapa keleblhan
dlanLaranya
a dapaL mengurangl harga per saLuan karena blasanya dengan menerapkan slsLem senLrallsasl lnl
pengadaan/pembellan dllakukan dalam parLal besar sehlngga organlsasl/ perusahaan (sebagal
pembell) dlberlkan poLongan oleh pen[ual (pemasok)
b dapaL mereduksl (mengurangl) blaya Lambahan (ovetbeoJ cot) sehlngga akan mendukung
eflslensl
c dapaL mendukung program sLandardlsasl dan slsLem perLukaran perbekalan anLarbaglan
Adapun kekurangankekurangan darl pengadaan slsLem senLrallsasl lnl adalah sebagal
berlkuL
a kebuLuhan yang mendesak darl suaLu unlL LerLenLu dlmungklnkan Lldak dapaL cepaL dllayanl
dan dlpenuhl karena baglan pembellan maslh menunggu dafLar kebuLuhan perbekalan darl
unlLunlL ker[a yang laln aLaupun karena prosedur penga[uan maupun dlsLrlbusl penyampalan
perbekalan yang berllkullku/blrokraLls sehlngga hal lnl LenLunya akan dapaL mempengaruhl
LlngkaL efekLlflLas dan eflslensl ker[a unlLunlL ker[a dan organlsasl secara keseluruhan
b pemenuhan permlnLaan kebuLuhan perbekalan pada unlLunlL ker[a sebagal pengguna (oet)
dlmungklnkan Lldak sesual dengan kebuLuhan LeruLama berkalLan dengan speslflkasl
barangnya maupun wakLunya karena baglan perbekalan khususnya baglan pengadaan
perbekalan Lldak mengeLahul persls kebuLuhan maslngmaslng unlL ker[a


) S|stem Desentra||sas|
SlsLem desenLrallsasl yalLu slsLem pengadaan perbekalan dlmana kewenangan
pengadaan perbekalan dlserahkan pada maslngmslng unlL ker[a 8eberapa keleblhan darl
penggunaan slsLem desenLrallsasl lnl yalLu sebagal berlkuL
1 kebuLuhan aLas perbekalan darl maslngmaslng unlL ker[a akan cepaL dapaL dlpenuhl sesual
dengan kebuLuhan
2 men[amln keLepaLan pembellan perbekalan karena maslngmaslng unlL ker[a mengeLahul
persls akan speslflkasl kebuLuhan perbekalannya
Adapun kekurangan slsLem lnl yalLu
a ada kecederungan maslngmaslng unlL ker[a unLuk memlllkl perbekalan (barangbarang) baru
padahal perbekalan yang ada maslh berdaya guna sehlngga hal lnl akan menlmbulkan
LerLumpuknya barangbarang yang Lldak dlperlukan dl beberapa baglan
b LerdapaLnya bermacammacam perbekalan yang berbedabeda benLuknya ukuran dan
Llpenya sehlngga hal lnl [elas Lldak mendukung program sLandardlsasl dan normallsasl sekallgus
Lldak mendukung kemungklnan perLukaran perbekalan anLar baglan/unlL ker[a dalam suaLu
organlsasl
c blaya per saLuan barang relaLlf leblh besar karena pembellan dengan slsLem lnl LenLunya
dalam parLal yang leblh kecll blla dlbandlngkan apablla menggunakan slsLem senLrallsasl
sehlngga oLomaLls [umlah poLongan yang dlberlkan pen[ual [uga relaLlf leblh kecll
d 8laya Lambahan (ovetbeoJ cot) relaLlf leblh besar blla dlbandlngkan apablla menggunakan
slsLem senLrallsasl

) S|stem Campuran
SlsLem campuran merupakan slsLem aLau cara pengadaan perbekalan dengan
mengkomblnaslkan anLara slsLem senLrallsasl dan desenLrallsasl erLlmbangan penggunaan
slsLem campuran lnl selaln men[amln keLepaLan dalam pemenuhan kebuLuhan perbekalan darl
seLlap unlL ker[a khususnya kebuLuhan perbekalan yang slfaLnya speslflk sesual dengan Lugas
operaslonal unlL ker[a LersebuL [uga unLuk mendukung program sLandardlsasl dan normallsasl
organlsasl uengan demlklan apablla perbekalan dlbuLuhkan oleh seluruh unlL ker[a aLau
beberapa unlL ker[a pengadaan perbekalan dllakukan dengan slsLem senLrallsasl sedangkan
apablla kebuLuhan perbekalan berslfaL khusus unLuk suaLu unlL ker[a pengadaan perbekalan
dllakukan dengan slsLem desenLrallsasl

LNCA1A1AN]INVLN1AkISASI
lnvenLarlsasl perbekalan merupakan keglaLan unLuk memperoleh daLa aLas seluruh
perbekalan yang dlmlllkl/ dlkuasal/ dlurus oleh organlsasl balk yang dlperoleh darl usaha
pembuaLan sendlrl pembellan perLukaran hadlah maupun hlbah balk berkalLan dengan [enls
dan speslflkaslnya [umlah sumber wakLu pengadaan harga LempaL dan kondlsl serLa
perubahanperubahan yang Ler[adl guna mendukung proses pengendallan dan pengawasan
perbekalan serLa mendukung efekLlvlLas dan eflslensl dalam upaya pencapalan Lu[uan
organlsasl
1erdapaL beberapa manfaaL yang dapaL dlperoleh dengan dllakukannya lnvenLarlsasl
perbekalan secara balk yaknl sebagal berlkuL
a Memberlkan lnformasl/keLerangan bagl yang membacanya
uengan adanya pencaLaLan aLas perbekalan yang dlmlllkl organlsasl maka dapaL dlkeLahul
kekayaan perbekalan dalam suaLu organlsasl balk berkalLan dengan [enls dan speslflkaslnya
[umlahnya wakLu pengadaannya umurnya kondlslnya maupun nllalnya
b Men[amln keamanan perbekalan
uengan adanya pencaLaLan aLas seluruh perbekalan yang dlmlllkl/dlkuasal/dlurus secara LerLlb
dan balk keberadaan dan keadaaan barang seLlap saaL dapaL dlcek/dlkonLrol sehlngga reslko
hllang aLau dlselewengkan akan blsa dlkurangl/dlhlndarl
c Memberlkan masukan unLuk pengambllan kepuLusan dalam mana[emen perbekalan
uengan adanya lnvenLarlsasl perbekalan secara LerLlb dan benar organlsasl dapaL melakukan
pemanLauan perbekalan balk Lerhadap masuk keluarnya perbekalan kondlsl maupun blaya
operaslonal perbekalan Cleh karena lLu dengan adanya lnvenLarlsasl LersebuL dapaL dlgunakan
unLuk menenLukan wakLu pengadaan perbekalan [enls dan Llpe perbekalan yang dladakan
[umlah pengadaan perbekalan slsLem pengadaan perbekalan yang dlLerapkan dan slsLem
pengendallan/pengawasan perbekalan yang dlLerapkan
d Sebagal alaL perLanggung[awaban
uengan adanya lnvenLarlsasl perbekalan yang LerLlb dan benar dapaL menyedlakan bukLlbukLl
admlnlsLraLlf dalam penyelenggaraan pengelolaan perbekalan sehlngga sewakLuwakLu dlmlnLa
aLaupun Ler[adl permasalahan berkalLan dengan penyelenggaraan perbekalan dengan segera
personel pengelola perbekalan dapaL memperLanggung[awabkannya dengan memanfaaLkan
bukLlbukLl admlnlsLraLlf yang ada
uafLar lnvenLarls 8uangan adalah dafLar yang dlpergunakan unLuk mencaLaL barang
barang lnvenLarls yang berada dalam suaLu dan seLlap ruangan
#$. $% HAWA
Jl. Parak Gadang 56-58 Padang
%0lp. (0751) 23456, 24567 Fax. (0751) 56523


DAFTAR INVENTARIS RUANGAN

Unit/Bagian : $0kr0tariat Pav. Anggr0k

No. No. nv0ntaris Nama Barang Jumlah K0t0rangan
1. 02.01.01/$AG/03 %0l0pon 1 buah -
2. 02.02.01/$AG/03 Faksimil0 1 buah -
3. 02.03.01/$AG/03 M0sin K0tik El0ktrik 1 buah Olympia
4. 02.04.01/$AG/03 M0sin K0tik Manual 1 buah Broth0r
5. 01.03.01/$AG/04 -
02.01.02/$AG/04
L0mari Arsip 2 buah -
6. 01.04.01/$AG/04 #ak Buku 1 buah -
7. 01.01.01/$AG/05 -
01.01.03/$AG/05
M0a K0ra 3 buah -
8. 02.01.01/$AG/05 -
01.02.06/$AG/05
Kursi 6 buah -
9. 03.07.01/$AG/05 $t0mp0l 1 buah -
10. 03.08.01/$AG/05 Bantalan Cap 1 buah -
11. 03.02.01/$AG/05 P0rIorator 1 buah -
12. 03.03.01/$AG/05 $tapl0r 1 buah -
13. 03.04.01/$AG/06 Cutt0r 1 buah -
14. 04.05.01/$AG/06 Jam Dinding 1 buah -
15. 03.08.01/$AG/06 Gunting 1 buah -
16. 02.10.01/$AG/07 M0a Komput0r 1 buah -
17. 02.11.01/$AG/07 CPU 1 buah W0arns
18. 02.12.01/$AG/07 Monitor 1 buah -
19. 02.13.01/$AG/07 Print0r 1 buah HP 2930
20. 02.14.01/$AG/07 K0yboard 1 buah W0arns
21. 05.05.01/$AG/07 Mous0 1 buah ComIort
22. 01.02.01/$AG/07 Fan 1 buah National
23. 02.01.01/$AG/07 Papan %ulis 1 buah -

Padang, 7 Nov0mb0r 2008
K0pala Bagian Logistik,



Patricia Marcy, $.Pd



LNIMANAN A1AU LNGGUDANGAN
enylmpanan merupakan keglaLan pengurusan perbekalan balk yang berslfaL
admlnlsLraLlf maupun operaslonal berkalLan dengan perumusan maupun pelaksanaan LaLa
ker[a LaLa ruang LaLa usaha maupun pengaLuran barang dl LempaL penylmpanan/gudang
a) kesa|ahan Umum da|am enggudangan
Secara emplrls dapaL dlldenLlflkasl beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan
penggudangan yaknl
1) Memperlakukan memanfaaLkan dan memfungslkan gudang sebagal bak sampah" sehlngga
barangbarang yang rusak barangbarang dan kerLaskerLas yang slap dl[ual secara campur
aduk semuanya dlmasukkan ke dalam gudang
2) Serlng keglaLan penggudangan dlLanganl ala kadarnya Lanpa perencanaan yang balk balk
berkalLan dengan LaLa cara prosedur maupun pengelolaan admlnlsLraLlfnya
3) 1ldak dlkeLahul [umlah persedlaan perbekalan secara LepaL karena Lldak LerLlbnya pencaLaLan
dan dlsLrlbusl perbekalan baglan gudang
4) 8anyaknya perbekalan yang kadaluwarsa karena kesalahan dalam pengeluran perbekalan
3) 8anyaknya kerusakan perbekalan dl LempaL penylmpanan/ gudang karena salah penempaLan
dan kesalahan perawaLan perbekalan
6) 8anyaknya perbekalan yang hllang balk sebelum perbekalan masuk gudang maupun seLelah
masuk gudang balk karena keLldakprofeslonalan peLugas gudang maupun penyelewengan
peLugas gudang balk secara lndlvldual maupun bersamasama dengan plhak laln
7) Lamanya pelayanan baglan penggudangan dalam dlsLrlbusl perbekalan balk yang dlsebabkan
keLldakprofeslonalan peLugas gudang kesalahan dalam penempaLan dan perancangan LaLa
ruang gudang yang ada maupun slsLem dlsLrlbusl perbekalan yang Lldak LepaL
Apablla hal lnl Ler[adl LenLu sa[a akan mempengaruhl efekLlvlLas dan produkLlvlLas ker[a
unlL maupun akan mempengaruhl LlngkaL efekLlvlLas dan eflslensl organlsasl secara
keseluruhan

Ada beberapa asas LaLa ruang gudang yang harus dlperhaLlkan dan beberapa asas LaLa
ruang gudang LersebuL adalah sebagal berlkuL
1) Asas !arak 1erpendek
8uangan seyogyanya blsa dlpergunakan sebalk mungkln sehlngga pelaksanaan keglaLan
pengaLuran barang dalam gudang dapaL melewaLl [arak yang sependek mungkln
2) Asas Mengallrnya keglaLan
elaksanaan keglaLan pengaLuran barang dlusahakan dengan uruLan yang LeraLur darl saLu
LempaL ke LempaL yang laln dengn beruruLan balk dengan meLode lllC (lltt lo lltt Oot) aLau
meLode LllC (lot lo lltt Oot)
3) Asas Memudahkan engawasan
enaLaan ruang haruslah dapaL membanLu mempermudah pengawasan aLas pelaksanaan
pengaLuran barang
4) Asas llekslblllLas 8uangan
enaLaan barang dalam gudang dlusahakan sedemlklan rupa sehlngga blla ada gangguan akan
mudah dlsesualkan dengan kebuLuhan
3) Asas kemudahan 8erhubungan dengan Luar
ada penaLaan barangbarang yang frekuenslnya serlng dlpakal seyogyanya dlleLakkan dl
LempaL yang langsung berhubungan dengan plhak luar

b) Adm|n|stras| enggudangan
lungsl darl keglaLan admlnlsLrasl penggudangan lLu sendlrl adalah
1) unLuk men[aga keamanan perbekalan dan kelangsungan ker[a organlsasl
2) AdmlnlsLrasl penggudangan dapaL dl[adlkan sebagal lnsLrumen pengawasan dan pengendallan
dl dalam pengelolaan penggudangan seLlap organlsasl
3) uapaL mengeLahul keberadaan perbekalan seLlap saaL balk berkalLan dengan nama [enls
speslflkasl [umlah muLasl bukLlbukLl pemasukan dan pengeluaran barang [umlah persedlaan
maupun nllal barang yang ada dalam gudang
4) uapaL mengurangl bahkan dapaL menghapuskan benLuk penyelewengan pengelolaan
perbekalan aLaupun hllangnya perbekalan
3) uapaL mendukung keLepaLan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan
perbekalan karena LlngkaL pemakalan perbekalan LerLenLu dapaL dlpanLau dan [umlah
persedlaan yang ada
6) Sebagal alaL perLanggung[awaban dalam pengelolaan penggudangan yang dlbebankan kepada
peLugasnya

Sehubungan dengan keglaLan admlnlsLrasl penggudangan maka beberapa lnsLrumen
yang mendukung pelaksanaan admlnlsLrasl penggudangan LersebuL dlanLaranya
1) 8uku enerlmaan Cudang
Merupakan buku yang Lerdlrl darl lembaranlembaran yang memuaL lnformasl berkalLan
dengan penerlmaan perbekalan

AkAuLMl kLL8AWA1An 8AnAP MlnAnC (AkL8)
!l arak Cadang 48b adang
1elp (0731) 7032343 703233 lax (0731) 7033211

unlL/8aglan Cudang

8UkU LNLkIMAAN GUDANG

no 1anggal
no kode
8ukLl
1erlma
kode
8arang
nama dan
Speslflkasl
8arang
Asal
8arang
!ml
Parga
SaLuan
(8p)
!umlah
Parga
(8p)
1 30
Aprll
2008
04/02/2008 030101 kerLas
PvS
CuaLo 60
Cr (Slnar
uunla)
1oko
Cramedla
30
rlm
21000 1030000
2 30
Aprll
2008
04/02/2008 030102 kerLas
PvS
CuaLo 70
Cr (Slnar
uunla)
1oko
Cramedla
30
rlm
23000 1130000
3 30
Aprll
2008
04/02/2008 030107 kerLas
PvS
CuaLo 80
Cr (Slnar
uunla)
1oko
Cramedla
30
rlm
23000 7 30000
4 2 Mel
2008
01/03/2008 030301 Amplop
an[ang
olos
MerpaLl
lndo
Croslr
30
8ox
200000 100000
3 2 Mel
2008
02/03/2008 080201 8lbbon
CarLrldge
Lpson
8730
Sun 1ech 23
unlL
13000 323000
dan seLerusnya


2) 8uku engeluaran Cudang
Merupakan buku yang Lerdlrl aLas lembaranlembaran yang memuaL lnformasl berkalLan
dengan pengeluaran perbekalan
AKADEM KEPE#AWA%AN #ANAH MNANG (AKPE#)
Jl. Parak Gadang 48b Padang
%0lp. (0751) 7052343, 705235 Fax. (0751) 7053211


Unit/Bagian : Gudang

BUKU PENGELUARAN GUDANG

No. %anggal
No. Kod0
Bukti
%0rima
Kod0
Barang
Nama dan
$p0siIikasi
Barang
%uuan
Barang
Jml K0t.
1. 1 M0i
2008
01/03/2008 05.01.01 K0rtas
HV$
Quato 60
Gr ($inar
Dunia)
$0kr0tariat 2
rim
P0mbuatan
Buku
2. 1 M0i
2008
01/03/2008 05.01.02 K0rtas
HV$
Quato 70
Gr ($inar
Dunia)
$0kr0tariat 4
rim
P0mbuatan
Buku
3. 1 M0i
2008
02/03/2008 05.01.01 K0rtas
HV$
Quato 60
Gr ($inar
Dunia)
Bag.
P0rsonalia
2
rim
-
4. 2 M0i
2008
03/03/2008 05.05.07 K0rtas
HV$
Quato 80
Gr ($inar
Dunia)
Bag.
Akad0mik
5
rim
P0mbuatan
Naskah
soal Uian
5. 2 M0i
2008
03/03/2008 08.02.01 #ibbon
Cartridg0
Epson
8750
Bag.
Akad0mik
4
Unit
-
- dan s0t0rusnya -


3) karLu ersedlaan/tock
Merupakan formullr/lembaran unLuk mencaLaL perubahanperubahan [umlah persedlaan
perbekalan karena adanya pemasukan dan pengeluaran perbekalan

AKADEM KEPE#AWA%AN #ANAH MNANG (AKPE#)
Jl. Parak Gadang 48b Padang
%0lp. (0751) 7052343, 705235 Fax. (0751) 7053211


Unit/Bagian : Gudang

KARTU PERSEDIAAN GUDANG

Nama Barang : Kertas HVS Quarto 60 Gr.
Kode Barang : 05.01.01
Satuan : Rim

No. %anggal
No. Kod0 Bukti Asal/ %uuan Barang Jumlah Barang
$isa
Masuk K0luar Asl %uuan Masuk K0luar
. . . . . . . . 1
1. 30
April
2008
04/02/2008 - %oko
Gram0dia
- 50 - 51
2. 1 M0i
2008
- 01/03/2008 - $0kr0tariat - 2 49
3. 1 M0i
2008
- 02/03/2008 - Bag.
P0rsonalia
- 2 47
4. 8 M0i
2008
- 03/03/2008 - Bag.
P0rc0takan
- 3 44
- dan s0t0rusnya -



4) 8on ermlnLaan 8arang
Merupakan lembaran/formullr permlnLaan kebuLuhan perbekalan darl seLlap unlL ker[a
dalam organlsasl berkalLan dengan [enls dan speslflkasl perbekalan serLa [umlah perbekalan
yang dlLu[ukan kepada baglan gudang

SURAT PERMINTAAN BARANG

No. $PB :
%anggal :
Unit/Bagian :
No. Nama dan Spesifikasi Barang 1umlah Satuan
Yang
disetujui







M0ny0tuui, P0n0rima, Yang m0minta,
Kabag.Logistik/Ka.Gudang/.
Ka.Biro/Bag/$ubbag.


......... .... ......



3) SuraL enyerahan 8arang
Serlng [uga dlsebuL dengan 8on engeluaran 8arang merupakan suraL bukLl
pengeluaran/penyerahan barang dengan [enls dan speslflkasl LerLenLu serLa [umlah LerLenLu
pada wakLu LerLenLu
AKADEM KEPE#AWA%AN #ANAH MNANG (AKPE#)
Jl. Parak Gadang 48b Padang
%0lp. (0751) 7052343, 705235 Fax. (0751) 7053211

No. $PB : 03/03/2008
%anggal : 2 M0i 2008


SURAT PENYERAHAN BARANG
K0pada :
Bagian Akad0mik

No.
Kode
Barang
Nama dan Spesifikasi
Barang
1umlah Satuan Ket.
1. 05.01.07 K0rtas HV$ Quato 70
Gr ($inar Dunia)
2 #im -
2. 08.03.01 #ibbon Cartridg0
Epson 8750
5 Unit -

M0ng0tahui/m0ny0tuui Dit0rima ol0h Ka. $ubbag. Gudang


Drs. Bima $utara AlIonso, $.Pd Ali Muchsin

LNDIS1kI8USIAN
endlsLrlbuslan aLau penyaluran merupakan keglaLan pengelolaan loglsLlk berkalLan
dengan pembaglan dan penyampalan perbekalan kepada saLuan/unlL organlsasl yang
membuLuhkan sesual dengan slsLem ker[a yang Lelah dlLeLapkan

Asasasas enya|uran
Cuna mendukung efekLlvlLas dan eflslensl ker[a seLlap unlL ker[a maupun organlsasl secara
keseluruhan dalam penyaluran kebuLuhan perbekalan harus memperhaLlkan dan
menglmplemenLaslkan beberapa asas dalam penyaluran perbekalan 8eberapa asas LersebuL
adalah sebagal berlkuL
a ketepatan [en|s dan spes|f|kas| perbeka|an yang d|sampa|kan
keglaLan lnl dllakukan agar secara fungslonal dapaL mencapal baLas yang opLlmal balk
dlllhaL darl slsl kuallLas maupun kuanLlLas ootpot yang dlhasllkan dlsamplng dlllhaL darl nllal
eflslensl balk dlLln[au darl slsl wakLu Lenaga maupun flnanslal
b ketepatan n||a| perbeka|an yang d|sampa|kan
Pal lnl LerkalL dengan perLlmbangan pelaksanaan program eflslensl unlL ker[a dan
organlsasl secara keseluruhan maupun perLlmbangan presLlse

c ketepatan [um|ah perbeka|an yang d|sampa|kan
Pal lnl dllakukan dengan Lu[uan menghlndarl pemborosan aLaupun [uga kekurangan
perbekalan sehlngga dapaL menghambaL akLlvlLas unlL ker[a LersebuL
d ketepatan waktu penyampa|an
Pal lnl berLu[uan agar akLlvlLas unlL ker[a LerLenLu Lldak Lerganggu aLau berhenLl karena
keLerlambaLan penyampalan perbekalan yang dlbuLuhkan
e ketepatan tempat penyampa|an
Pal lnl dapaL mengaklbaLkan Lldak ber[alannya keglaLan operaslonal suaLu unlL ker[a
LerLenLu 1enLu lnl [uga akan mempengaruhl LlngkaL efekLlvlLas dan eflslensl organlsasl secara
keseluruhan
f ketepatan kond|s| perbeka|an yang d|sampa|kan
Cuna mendukung kelancaran akLlvlLas suaLu unlL ker[a dalam organlsasl hendaknya
barang yang dlsampalkan ke unlL ker[a merupakan barang yang slap pakal (teoJy fot oe)
sehlgga kondlsl barang LersebuL harus dalam keadaan balk bukan barang/perbekalan yang
rusak
Agar asasasas penyaluran kebuLuhan perbekalan LersebuL dapaL dlreallsaslkan dengan
balk perlu dldukung keLellLlan dan dlslplln yang Llnggl darl para peLugas penyalur perbekalan
eLugas yang dlLun[uk harus senanLlasa berpedoman pada suraL permlnLaan pengadaan barang
dan kepuLusan pe[abaL pengambll kepuLusan unLuk dladakannya kebuLuhan perbekalan
berdasarkan usulan unlL ker[a LerLenLu

LMLLInAkAAN
emellharaan merupakan keglaLan pengelolaan perbekalan berkalLan dengan upaya
memperLahankan kondlsl Leknls daya guna dan daya hasll perbekalan serLa men[amln [angka
wakLu pemakalan barang mencapal baLas wakLu yang opLlmal
1u[uan darl keglaLan lLu adalah sebagal berlkuL
a Men[aga dan men[amln seLlap perbekalan yang ada LeLap mampu berfungsl sebagalmana
mesLlnya sewakLu perbekalan LersebuL dlbuLuhkan sehlngga keglaLankeglaLan dalam
organlsasl Lldak mengalaml hambaLan maupun sLagnasl
b Agar umur pemakalan perbekalan dapaL mencapal baLas wakLu yang opLlmal (sesual baLas
wakLu yang Lelah dlLeLapkan)
c Mendukung eflslensl organlsasl dengan melakukan Llndakan perawaLan balk yang berslfaL
prevenLlf (sebelum mengalaml kerusakan) maupun represlf (sesudah mengalaml kerusakan)
Cara eme||haraan 8arang
Secara umum pemellharaan/perawaLan perbekalan dapaL dlbedakan aLas
a erawaLan prevenLlf (pencegahan)
Merupakan cara perawaLan perbekalan sebelum perbekalan mengalaml kerusakan
b erawaLan represlf
Merupakan cara perawaLan perbekalan seLelah perbekalan mengalaml kerusakan

LNGnAUSAN
enghapusan perbekalan merupakan keglaLan pembebasan perbekalan darl
perLanggung[awaban yang berlaku balk secara flslk maupun admlnlsLraLlf karena perbekalan
LersebuL dlnllal sudah Lldak berdaya guna lagl

A|asan enghapusan
unLuk dapaL melakukan keglaLan penghapusan perbekalan harus dldasarkan pada
perLlmbangan aLaupun alasanalasan sebagal berlkuL
a erbekalan yang akan dlhapus sudah sangaL Lua dan rusak perLlmbangannya adalah
- Apablla perbekalan LersebuL dlgunakan Lerus dapaL membahayakan keselamaLan pemakal
perbekalan lnl
- kuallLas maupun kuanLlLas ootpot yang dlhasllkan sudah Lldak dapaL mencapal LlngkaL yang
opLlmal apalagl dlbandlngkan blaya operaslonal yang relaLlf Llnggl
uengan demlklan apablla perbekalan lnl dloperaslkan Lerus [elas akan menlmbulkan
lnefekLlvlLas dan lneflslensl organlsasl
b erbekalan yang sudah keLlnggalan zaman (oot of Jote)
Mungkln sekall perbekalan yang sudah keLlnggalan zaman merupakan perbekalan yang belum
rusak namun demlklan perbekalan semacam lnl perlu dlslngklrkan aLau dlhapus dengan
perLlmbangan perbekalan lnl dlpandang memerlukan dan menghablskan blaya (cot) yang
relaLlf Llnggl balk berkalLan dengan bahan Lenaga wakLu maupun ootpot balk dlLln[au darl slsl
kuanLlLas maupun kuallLas apablla dlbandlngkan dengan menggunakan perbekalan yang relaLlf
baru

c erbekalan yang berleblhan
erLlmbangannya adalah
- SuaLu organlsasl Lldak mungkln menggunakan seluruh perbekalannya dalam wakLu yang
bersamaan dan yang seklranya memang perbekalan LersebuL Lldak perlu dlgunakan secara
bersamaan
- Apablla perbekalan yang slfaLnya berleblhan LersebuL Lldak dlslngklrkan LenLunya memerlukan
blaya balk blaya perawaLan maupun blaya ga[l unLuk personel yang merawaL barang
- erbekalan LersebuL membuLuhkan LempaL penylmpanan sehlngga blla perbekalan LersebuL
Lldak dlslngklrkan [uga akan boros LempaL dan
- Apablla perbekalan LersebuL akan dlgunakan dl masa mendaLang mungkln sekall perbekalan
LersebuL sudah merupakan perbekalan yang keLlnggalan zaman (oot of Jote)
d erbekalan yang hllang
enghapusan unLuk perbekalan yang hllang penLlng dllakukan karena selaln sebagal saLu
benLuk perLanggung [awaban pemakal pengambllan kepuLusan dan Llndakan sebagal
konsekuensl aLas hllangnya perbekalan LersebuL [uga unLuk pengambllan kepuLusan maupun
Llndakan mana[emen perbekalan berlkuLnya khsusunya pengadaan perbekalan guna
menghlndarl gangguan aLaupun sLagnasl keglaLan suaLu unlL ker[a

CaraCara enghapusan erbeka|an
AlLernaLlf yang dapaL dlLempuh dalam melakukan penghapusan perbekalan anLara laln
adalah sebagal berlkuL
a ul[ual aLau dllelang
uengan cara lnl berarLl organlsasl akan memperoleh se[umlah konLrapresLasl berupa uang hasll
pen[ualan perbekalan 8arang yang seklranya maslh mempunyal nllal (telJool voloe) mesklpun
bukan pada fungsl semula dl[ual melalul suaLu lelang hasllnya masuk ke kas negara
(erusahaan) Sebelum pelaksanaan lelang plhak pemlllk harus mempunyal harga
dasar/paLokan SedapaL mungkln penawaran yang dlLerlma adalah penawaran yang LerLlnggl dl
aLas harga paLokan !lka harga paLokan Lldak Lercapal maka penawaran yang LerdekaL dengan
harga paLokan yang dlLerlma

b ulLukarkan dengan perbekalan laln yang dlbuLuhkan oleh lnsLlLusl
uengan cara lnl berarLl organlsasl akan menukarkan perbekalan yang dlmlllkl (dengan beberapa
alasan yang dapaL dlperLanggung[awabkan) dengan perbekalan yang dlbuLuhkan oleh
organlsasl uengan cara lnl harus memperLlmbangkan dan mengacu pada prlnslpprlnslp
pengadaan perbekalan dengan cara menukarkan anLara laln perbekalan yang dlLukarkan harus
benarbenar sudah Lldak dlbuLuhkan lnsLlLusl nllal perbekalan yang dlperLukarkan harus
sepadan dan sallng mengunLungkan kedua belah plhak
c ulplndahkan
erbekalan yang Lldak dlbuLuhkan dl suaLu unlL dalam organlsasl dlplndahkan ke unlL laln yang
membuLuhkan ArLlnya penghapusan cara lnl slfaLnya maslh dalam ruang llngkup organlsasl
lnLernal
d ulhlbahkan
Cara lnl maksudnya adalah perbekalan yang akan dlhapuskan dlberlkan secara cumacuma
kepada plhak/ organlsasl laln yang membuLuhkan LeruLama organlsasl soslal dan organlsasl
pendldlkan Cara demlklan serlng dllakukan dengan lsLllah yang cukup halus dan sopan yalLu
banLuan"
e emanfaaLan kemball (tecycle)
Maksudnya barang yang dlhapus kemudlan dlubah men[adl barang laln yang memlllkl fungsl
dan kegunaan berbeda darl fungsl dan kegunaan barang semula
f ulmusnahkan
8arang yang karena keadaannya sudah demlklan rusak sehlngga Lldak dapaL dlgunakan sama
sekall balk sebagal fungslnya maupun bekasnya (meubelalr yang sudah rusak sama sekall)
harus dlmusnahkan dengan dlserLal berlLa acara Pal lnl dllakukan apablla cara penghapusan
perbekalan yang laln sudah Lldak mungkln unLuk dllmplemenLaslkan

Adapun conLoh 8erlLa Acara enghapusan erbekalan dapaL dlllhaL pada conLoh formullr
30


BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG
Nomor : ....

Pada hari ini .... tanggal ..... bulan... tahun ..
Kami yang bertanda tangan di bawah ini :
1. .... sebagai Ketua
2. .... sebagai Sekretaris
3. .... sebagai Anggota
4. .... sebagai Anggota
5. .... sebagai Anggota

Bertindak selaku Panitia Penghapusan Barang yang dibentuk dengan Surat
Keputusan .... No. ....... tanggal ... .... telah mengadakan
pemeriksaan barang-barang sebagaimana terlampir pada tanggal
....... bulan..... tahun..... Berdasarkan hasil pemeriksaan,
barang-barang tersebut dalam keadaan ....... (rusak
berat/ketinggalan zaman/berlebihan/ hilang). Selanjutnya, kami memutuskan
barang-barang tersebut dihapuskan dengan cara ...(dijual / dilelang /
dihibahkan / dipindahkan / ditukarkan / dimusnahkan).

Demikian Berita Acara ini dibuat dalam rangkap .. untuk dapat
dipergunakan seperlunya.

Dibuat di : .....
Tanggal : .....

Panitia Penghapusan Barang

1. ... ... sebagai Ketua ........ (tanda tangan)
2. .... sebagai Sekretaris ........
3. .... sebagai Anggota ........
4. .... sebagai Anggota ........
5. .... sebagai Anggota ........









Mengetahui,


...........
...........



AMPIRAN BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG


No.
Urut
Nama Barang Kode
Spesifikasi
Barang
Keterangan











Tanggal : .....
Panitia Penghapusan Barang

Sekretaris, Ketua,


....... ......

Selan[uLnya fungslfungsl mana[emen perbekalan LersebuL balk fungsl mana[erlal
maupun fungslfungsl operaslonal beserLa hubungannya dapaL dlformulaslkan dalam gambar 2
berlkuL












Gambar 2. Fungsi-Iungsi Mana0m0n P0rb0kalan

Sehubungan dengan hal lLu maksud dan Lu[uan mana[emen perbekalan adalah unLuk



1 mampu menyedlakan perbekalan sesual dengan kebuLuhan balk berkalLan dengan [enls dan
speslflkaslnya [umlah wakLu maupun LempaL dlbuLuhkan dalam keadaan dapaL dlpakal darl
sumber yang dapaL dlperLanggung[awabkan dengan harga yang layak serLa dengan
memberlkan pelayanan yang balk
2 mampu menyedlakan lnformasl berkalLan dengan keberadaan perbekalan yang dapaL
dlgunakan sebagal sarana unLuk melakukan pengawasan dan pengendallan perbekalan serLa
dapaL dlgunakan sebagal lnsLrumen pengambllan kepuLusan berkalLan dengan Llndakan
Llndakan mana[emen perbekalan seperLl pengadaan perbekalan dlsLrlbusl dan penghapusan
perbekalan
3 mampu menyedlakan loglsLlk yang slap pakal (teoJy fot oe) ke unlLunlL ker[a maupun
personel sehlngga men[amln kelangsungan akLlvlLas maupun Lugas seLlap unlL ker[a maupun
personel dalam suaLu organlsasl melalul penyelenggaraan pengelolaan gudang dan dlsLrlbusl
secara opLlmal
4 mampu men[aga dan memperLahankan kondlsl Leknls daya guna dan daya hasll perbekalan
balk secara prevenLlf maupun represlf secara opLlmal guna mendukung opLlmallsasl fungslonal
maupun umur barang
3 mampu melakukan pengakhlran fungsl perbekalan dengan perLlmbanganperLlmbangan dan
argumenLaslargumenLasl yang dapaL dlperLanggung[awabkan guna mendukung kelancaran
pelaksanaan akLlvlLas maupun Lugas serLa mencegah Llndakan pemborosan
6 mampu mencegah dan mengambll Llndakan anLlslpaLlf Lerhadap berbagal Llndakan
penylmpangan dalam seLlap keglaLan pengelolaan maupun penggunaan loglsLlk sehlngga selaln
dapaL menekan pengeluaran blaya balk berkalLan flnanslal Lenaga wakLu maLerlal maupun
plklran [uga mendukung kelancaran pelaksanaan akLlvlLas dan Lugas dalam organlsasl
7 mampu menyedlakan pedoman ker[a bagl seLlap unlL ker[a maupun personel sehlngga seLlap
unlL ker[a maupun personel dapaL men[alankan akLlvlLas maupun Lugasnya secara opLlmal
8 mampu membangun budaya penggunaan perbekalan secara berLanggung[awab oleh para
pegawal dl llngkungan organlsasl sehlngga dapaL dlcegah dan dlhlndarkan Llndakan
penylmpangan maupun pemborosan


ersoa|anersoa|an ang 1er[ad| Da|am Adm|n|stras| erbeka|an
Masalahmasalah umum yang serlng Ler[adl dalam pengelolaan perbekalan anLara laln
sebagal berlkuL
1 Sa|ah kencana dan enentuan kebutuhan
Salah rencana dan penenLuan kebuLuhan merupakan kekellruan dalam meneLapkan
kebuLuhan perbekalan yang kurang/Lldak memandang kebuLuhan ke depan kurang
memperhaLlkan llngkungan dan kurang cermaL dalam menganallslsnya kesalahan rencana lnl
blsa berkalLan dengan [enls dan speslflkasl perbekalan meLode/cara pengadaan perbekalan
[umlah perbekalan wakLu pengadaan perbekalan LempaL/asal pengadaan perbekalan maupun
kesalahan dalam rencana harga perbekalan
Sa|ah engadaan
Salah pengadaan merupakan kekellruan dalam proses pemenuhan kebuLuhan perbekalan
balk berkalLan dengan [enls dan speslflkasl cara/meLode pengadaan [umlah harga wakLu
sumber perbekalan maupun keLldaksesualan dengan prosedur dan aLuran yang Lelah
dlLeLapkan


Sa|ah 1empat
Salah LempaL merupakan kekellruan dalam peleLakan perbekalan sehlngga blsa
mengganggu kelancaran akLlvlLas suaLu unlL ker[a dan aLau organlsasl secara keseluruhan
Sa|ah aka|
Salah pakal merupakan kekellruan dalam penggunaan barang karena Lanpa dlserLal rasa
Langgung[awab balk secara Leknls fungslonal maupun hak pemakalan barang
La|a| Catat
Lalal caLaL merupakan kealpaan dalam pencaLaLan perbekalan balk menyangkuL keglaLan
dan wakLu pencaLaLan lLu sendlrl maupun menyangkuL kebenaran daLa balk berkalLan dengan
[enls dan speslflkasl perbekalan [umlah harga sumber LempaL penempaLan/pemakalan
kondlsl maupun daLa pencaLaLan yang lalnnya
La|a| kawat
Lalal rawaL merupakan keLldakLeraLuran dan kesalahan dalam perawaLan perbekalan
sehlngga secara Leknls dapaL menlmbulkan kerusakan perbekalan yang dapaL berdampak pada
menurunnya LlngkaL kuanLlLas maupun kuallLas ootpot Lldak Lercapalnya secara opLlmal baLas
umur pemakalan barang dan secara ekonomls dapaL menlmbulkan pemborosan bagl
organlsasl
La|a| S|mpan
Lalal slmpan merupakan kealpaan dalam penylmpanan perbekalan yang berupa Lldak
dlLempaLkannya pada LempaL yang semesLlnya sehlngga memungklnkan menlmbulkan
kerusakan dan penurunan kuallLas perbekalan balk Lerhadap barang lLu sendlrl maupun barang
yang laln bahkan [uga dapaL menlmbulkan hllangnya perbekalan
La|a| kontro|
Lalal konLrol merupakan kealpaan dalam pengawasan balk berkalLan dengan keglaLan
keglaLan yang dlawasl aLau ob[ek pengawasan wakLu pengawasan maupun meLode
pengawasan
uengan dapaL dlldenLlflkasl beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan perbekalan
LersebuL dlharapkan seLlap organlsasl mampu melakukan Llndakan anLlslpaLlf Lerhadap
beberapa kesalahan umum LersebuL sehlngga organlsasl dapaL mereduksl bahkan dapaL
menghlndarl kesalahankesalahan umum LersebuL

ASASASAS DALAM MANAILMLN Lk8LkALAN
unLuk menanggulangl berbagal kesalahan dalam pengelolaan perbekalan maka ada
beberapa asas yang harus dlperhaLlkan bagl pengelola perbekalan sebagal acuan unLuk
melakukan pengelolaan perbekalan 8eberapa asas LersebuL mellpuLl
1 Asas keah||an
Maksud darl asas keahllan yalLu orang yang menanganl dan melakukan pengelolaan
loglsLlk harus benarbenar memlllkl kompeLensl LeorlLls dan Leknls operaLlf yang memadal
dalam pengelolaan loglsLlk
Asas kreat|v|tas
Maksud darl asas kreaLlvlLas yalLu orang yang menanganl dan melakukan pengelolaan
perbekalan harus senanLlasa mampu memberlkan berbagal alLernaLlf Llndakan dan solusl
permasalahan berkalLan dengan keglaLan mana[erlal maupun keglaLan operaslonal dalam
upaya pengelolaan perbekalan guna mendukung efekLlvlLas dan eflslensl pencapalan Lu[uan
organlsasl
Asas kete||t|an
Maksud darl asas lnl yalLu orang yang menanganl dan melakukan pengelolaan perbekalan
harus orang yang LellLl balk berkalLan dengan keglaLan perencanaan dan penenLuan kebuLuhan
perbekalan pengadaan pecaLaLan penylmpanan pendlsLrlbuslan perawaLan maupun
penylngklran perbekalan sehlngga dapaL memberlkan daLa/lnformasl yang LepaL dan benar ul
samplng lLu harus memlllkl kepekaan Lerhadap adanya lnformasl yang salah maupun halhal
yang Lldak semesLlnya sehlngga dengan cepaL dapaL dlambll Llndakan LerLenLu
Asas ketert|ban dan ked|s|p||nan
Maksud darl asas keLerLlban yalLu orang yang menanganl dan melakukan pengelolaan
perbekalan harus mampu mengelola LugasLugas uLamanya maupun mengelola wakLu balk
berkalLan dengan keglaLan perencanaan dan penenLuan kebuLuhan perbekalan pengadaan
pencaLaLan penylmpanan pendlsLrlbuslan perawaLan maupun penylngklran perbekalan
sehlngga Lldak sampal Ler[adl penundaan peker[aan maupun LerhambaLnya pelaksanaan
keglaLan operaslonal suaLu organlsasl
Asas kua||tas e|ayanan
Maksud darl asas kuallLas pelayanan yalLu orang yang menanganl dan melakukan
pengelolaan perbekalan hendaknya Lldak hanya memperLlmbangkan pencapalan Lu[uan dalam
seLlap keglaLan admlnlsLrasl perbekalan dan eflslensl secara flnanslal LeLapl [uga harus
memperLlmbangkan kepuasan beberapa plhak yang berkepenLlngan (tokebolJet) dapaL
dllayanl balk Lerhadap pengguna (oet) maupun pemasok (oppllet)
Asas kesempurnaan Watak
Maksud darl asas kesempurnaan waLak yalLu orang yang menanganl dan melakukan
pengelolaan perbekalan harus memlllkl slfaLslfaL slkap menLal dan morallLas yang balk
LeruLama slkap rasa memlllkl [u[ur dan penuh Langgung[awab
Asas Lfekt|v|tas
Maksud darl asas lnl adalah segala akLlvlLas yang dllakukan dalam mana[emen perbekalan
mulal darl perencanaan perbekalan pengadaan pencaLaLan pendlsLrlbuslan pemellharaan
dan penghapusan perbekalan maupun dalam penggunaan perbekalan harus senanLlasa
dlorlenLaslkan unLuk mendukung pencapalan Lu[uan organlsasl
Asas Lf|s|ens|
Maksud darl asas lnl yalLu dalam seLlap keglaLan pengelolaan perbekalan harus selalu
memperhaLlkan dan meneLapkan perLlmbangan semlnlmum mungkln blaya yang dlkeluarkan
balk berkalLan dengan flnanslal maLerlal wakLu Lenaga maupun plklran
uarl beberapa asas yang harus dlperhaLlkan dan dllaksanakan dalam pengelolaan
perbekalan LersebuL dapaL dlcermaLl bahwa asasasas LersebuL berkalLan eraL dengan personel
sebagal pelaku (sub[ek) pengelola perbekalan dan slsLem ker[a yang dlbangun dalam suaLu
organlsasl uengan demlklan asasasas pengelolaan perbekalan lLu blsa Lerwu[ud dengan balk
apablla dldukung secara bersamasama oleh profeslonallLas sumber daya manusla sebagal
pengelola perbekalan dan slsLem ker[a pengelolaan perbekalan yang LepaL dl dalam suaLu
organlsasl

kesalahan maupun penyelewengan umum dalam mana[emen perbekalan pada dasarnya
dlpengaruhl oleh dua varlabel uLama yalLu
- lemahnya slsLem ker[a yang dlbangun dan
- perllaku buruk para pengelola karena rendahnya morallLas pegawal yang LerllbaL dalam
keglaLan pengelolaan perbekalan balk pada LlngkaL mana[emen maupun peLugas operaslonal
kedua fakLor LersebuL sallng berkalLan dan Lldak blsa dlplsahkan saLu sama laln dalam arLl
walaupun slsLem ker[a yang dlbangun sudah memadal LeLapl apablla morallLas para pegawal
pengelola perbekalan rendah mungkln sekall Ler[adl penyelewengan dalam pengelolaan
perbekalan beglLu pula seballknya Apalagl apablla slsLem ker[a yang dlbangun Lldak memadal
dan LlngkaL morallLas pegawal rendah dapaL dlpasLlkan Ler[adl LlngkaL penyelewengan dalam
pengelolaan perbekalan mencapal LlngkaL yang Llnggl Cleh karena lLu dalam pengelolaan
perbekalan secara ldeal dlbuLuhkan slsLem ker[a yang memadal dan morallLas pengawal yang
Llnggl

L1IkA DAN MCkALI1AS
Apablla klLa Lln[au secara eLlmologls eLlka berasal darl kaLa ?unanl etbo yang dalam
benLuk [amaknya to etbo berarLl adaL lsLladaL aLau keblasaan ualam pengerLlan lnl eLlka
berkalLan dengan keblasaan hldup yang balk aLuran hldup yang balk dan segala keblasaan dan
aLuran hldup LersebuL dlanuL dan dlwarlskan darl orang yang saLu ke orang yang laln maupun
darl saLu generasl ke general berlkuLnya keblasaan lnl kemudlan melembaga dalam suaLu pola
perllaku semenLara morallLas berasal darl kaLa LaLln mo yang dalam benLuk [amaknya mote
yang berarLl pula adaL lsLldaL aLau keblasaan dengan demlklan dalam hal lnl bermakna sama
dengan pengerLlan eLlka LersebuL
uarl Lln[auan eLlmologls LersebuL dapaL dlungkapkan bahwa pengerLlan eLlka dan
morallLas secara subsLanslal sama yaknl keduanya menun[uk pada suaLu slsLem nllal sebagal
pedoman perllaku balk bagl lndlvldu maupun bagl kelompok dalam hldup bersama yang
kemudlan slsLem nllal lnl dlkembangkan dalam suaLu pola perllaku dan secara Lerusmenerus
dllembagakan dalam prakLek kehldupan seharlharl

Lt|ka da|am enge|o|aan Log|st|k
Merupakan suaLu slsLem nllal aLuranaLuran normaLlf sebagal pedoman perllaku yang
berupa perlnLah dan aLau larangan yang berslfaL langsung dan konkreL yang senanLlasa harus
dl[adlkan pedoman dan pegangan dl dalam melakukan pengurusan dan pengelolaan
perbekalan Sacara leblh operaslonal aLuranaLuran normaLlf LersebuL LenLunya [uga melekaL
pada seLlap Lahapan dalam pengelolaan mana[emen perbekalan
8erlkuL lnl beberapa pedoman normaLlf yang penLlng dlkembangkan dan
dllmplemenLaslkan dalam pengelolaan dan pengurusan perbekalan LersebuL yaknl seLlap
personel balk pada LlngkaL mana[emen maupun peLugas operaslonal yang LerllbaL dalam
pengelolaan dan pengurusan perbekalan
1 Parus merencanakan pengadaan perbekalan dan mengambll kepuLusan pengadaan perbekalan
berdasarkan perLlmbanganperLlmbangan yang ob[ekLlf dan konsLrukLlf bukan aLas
perLlmbanganperLlmbangan kepenLlngan prlbadl aLau kelompok aLau unlL ker[a LerLenLu
2 Parus menenLukan dan meneLapkan opllet unLuk pengadaan perbekalan berdasarkan hasll
pembandlngan dan perLlmbangan yang ob[ekLlf
3 Parus menenLukan dan meneLapkan opllet unLuk pengadaan perbekalan bukan opllet yang
memlllkl lkaLan keluarga
4 Parus menyerahkan segala [enls dan benLuk bonus/komlsl darl opllet kepada organlsasl
3 Parus menyerahkan perbekalan sesual dengan bukLl penyerahan perbekalan balk berkalLan
dengan [enls dan speslflkaslnya [umlah LempaL dan Langgal penyerahan perbekalan
6 Parus melakukan penghapusan perbekalan dengan perLlmbanganperLlmbangan yang ob[ekLlf
7 ullarang memlnLa bonus/komlsl aLaupun lmbalan dalam benLuk apa pun kepada opllet unLuk
kepenLlngan prlbadl
8 ullarang membuaL dan aLau menullskan dan aLau menglsl alaL bukLl pengadaan perbekalan
yang Lldak sesual dengan kenyaLaan balk berkalLan dengan [enls dan speslflkasl perbekalan
[umlah perbekalan Langgal pengadaan harga per saLuan [umlah poLongan [umlah pa[ak
maupun LoLal pembayaran yang dapaL meruglkan organlsasl
9 ullarang melakukan pengadaan/pembellan perbekalan secara flkLlf
10 ullarang melakukan penyelewengan dana unLuk keglaLan pengelolaan perbekalan apa pun
benLuknya
11 ullarang melakukan pencaLaLan perbekalan dengan Lu[uan menghllangkan perbekalan deml
pemenuhan kepenLlngan prlbadl balk dllakukan sendlrl maupun secara bersamasama
12 ullarang melakukan Llndakan dlskrlmlnaLlf dalam pendlsLrlbuslan perbekalan balk berkalLan
dengan wakLu penyerahan perbekalan [enls dan speslflkasl perbekalan maupun dalam
pelayanan (etvlce) yang dlberlkan
13 ullarang membuaL laporan pemakalan perbekalan yang Lldak sesual dengan kenyaLaan yang
dapaL menyebabkan hllangnya perbekalan dan keruglan bagl organlsasl
14 ullarang melakukan Llndakan pemborosan dalam pemakalan perbekalan
13 ullarang melakukan pemakalan/penggunaan perbekalan unLuk kepenLlngan prlbadl
16 ullarang melakukan Llndakan perusakan Lerhadap perbekalan mlllk organlsasl