MENYUSUN PRESENTASI BISNIS YANG EFEKTIF

Semarang, 24 Maret 2010

Coba perhatikan gambar berikut ini

Perhatikan foto di samping

PricewaterhouseCoopers

Jika anda ingin menunjukkan kesan cuaca yang sangat buruk, mana foto yang paling mewakili?

PricewaterhouseCoopers

Pelajaran yang dapat dipetik

Sebagaimana mata, otak juga memproses informasi

berdasarkan struktur dan isinya. Semakin terstruktur informasi, semakin mudah dicerna oleh si penerima.
Penyampaian informasi yang terstruktur juga mencerminkan

cara berpikir yang terstruktur.

Presentasi yang efektif tidak hanya berkaitan dengan isi pesan

(content) namun juga bagaimana pesan tersebut disampaikan.

PricewaterhouseCoopers

Bagaimana membangun struktur presentasi yang baik?

Bagaimana proses komunikasi bekerja

Pesan

Pengirim pesan Lingkungan

Penerima pesan

PricewaterhouseCoopers

Presentasi adalah membangun argumen. Apa saja unsur yang perlu dipertimbangkan?
Pesan Model presentasi

Data

Argumen
Situasi

Audiens
PricewaterhouseCoopers

Pesan Model presentasi

Data

Argumen
Situasi

Audiens
PricewaterhouseCoopers

Analisis terhadap situasi

Elicit Yeses: Ambil posisi tidak kontroversial Mengingatkan: Bukan menginformasikan, membujuk atau memprovokasi

Situasi

Relevan kontekstual atau informasi historis (yang telah terjadi)

PricewaterhouseCoopers

Analisis terhadap situasi

Indeks kepercayaan

konsumen meningkat
Pemerintah mengeluarkan

regulasi-regulasi yang mendukung UKM

Situasi

Daya beli masyarakat

membaik
Nilai tukar rupiah terhadap

mata uang asing relatif stabil

Permintaan ekspor terhadap

barang/jasa x meningkat

PricewaterhouseCoopers

Pesan Model presentasi

Data

Argumen
Situasi

Audiens
PricewaterhouseCoopers

Tidak semua data diperlukan

Kumpulkan Data

Saring data yang diperlukan

Pilih Fokus atau Penekanan

Semakin lengkap data semakin baik Meskipun demikian, singkirkan data yang tidak

relevan
Gunakan hanya data yang mendukung gagasan

anda

PricewaterhouseCoopers

Pesan Model presentasi

Data

Argumen
Situasi

Audiens
PricewaterhouseCoopers

Presenter harus memahami karakteristik audiens

Profil Psikologis
Pilih Fokus atau Penekanan

Profil Demografis

Profil Pengetahuan

Profil Penerimaan

PricewaterhouseCoopers

Profil psikologis audiens

Profil Psikologis
Pandangan, nilai-nilai yang

Profil Demografis

dianut, dan sikap berkaitan dengan topik yang dibahas

Profil psikologis audiens

Profil Pengetahuan

mempengaruhi ketertarikan mereka terhadap topik presentasi

Profil Penerimaan

PricewaterhouseCoopers

Audiens dapat berasal dari berbagai latar belakang

Profil Psikologis
Etnis, agama, jenis

Profil Demografis

kelamin, umur, latar belakang sosial ekonomi, dsb.

Pertimbangkan faktor-

Profil Pengetahuan

faktor tsb dalam presentasi

Meskipun demikian,

hindarkan stereotifikasi

Profil Penerimaan

PricewaterhouseCoopers

Tingkat pemahaman di antara audiens dapat berbeda

Profil Psikologis
Seberapa jauh tingkat

Profil Demografis

pemahaman audiens baik secara umum maupun berkaitan dengan topik yang disajikan
Pemahaman audiens

Profil Pengetahuan

menentukan tingkat kedalaman dan pemilihan strategi presentasi

Profil Penerimaan

PricewaterhouseCoopers

Pandangan audiens terhadap topik yang disajikan berbeda

Profil Psikologis

Bersahabat (friendly), tidak

Profil Demografis

bersahabat (hostile), netral, apatis, dan campuran

Setiap jenis audiens

memerlukan strategi yang berbeda-beda

Profil Pengetahuan

Orientasi audiens dapat

berubah selama presentasi berlangsung

Profil Penerimaan

PricewaterhouseCoopers

Pesan Model presentasi

Data

Argumen
Situasi

Audiens
PricewaterhouseCoopers

Mulailah dengan menentukan tujuan presentasi anda

Tujuan Umum Digunakan ketika
Menjelaskan, menguraikan, atau memperkenalkan kepada audiens topik yang dipresentasikan

Menginformasikan

Mempengaruhi

Mendorong dan meyakinkan audiens untuk menerima suatu gagasan

Lain-lain

Menghibur atau merayakan sesuatu

PricewaterhouseCoopers

Dan hasil akhir apa yang anda inginkan dari presentasi

Tujuan Khusus Pengaruh

Efek kognitif

Mempengaruhi pemikiran, pandangan dan pemahaman audiens

Efek afektif

Mempengaruhi perasaan dan emosi audiens

Efek perilaku

Mendorong audiens untuk melakukan sesuatu

PricewaterhouseCoopers

Pesan Model presentasi

Data

Argumen
Situasi

Audiens
PricewaterhouseCoopers

Struktur presentasi harus mengalir

Situasi saat ini

Tantangan/ Tujuan

Pertanyaan Kunci

Solusi

Tindakan yang diperlukan

PricewaterhouseCoopers

Mulailah dengan mengidentifikasi situasi obyektif yang ada

Situasi saat ini

Tantangan/ Tujuan

Pertanyaan Kunci

Solusi

Tindakan yang diperlukan

Identifikasi situasi saat ini Situasi adalah latar belakang atau keadaan yang

tidak akan dibantah oleh audiens anda

PricewaterhouseCoopers

Apa tantangan yang diidentifikasi dari situasi tersebut

Situasi saat ini

Tantangan/ Tujuan

Pertanyaan Kunci

Solusi

Tindakan yang diperlukan

Identifikasi tantangan, tujuan, atau masalah yang

akan didiskusikan
Bagian ini akan menentukan topik presentasi

anda

PricewaterhouseCoopers

Contoh-contoh tantangan dalam dunia usaha

Pasar kita digerogoti pesaing

SDM kita tidak terlatih untuk ini

Perusahaan perlu melakukan investasi

Pertumbuhan bisnis kita melambat

?
Bank meminta kita menyusun business plan yang komprehensif

Pemerintah sudah menyepakati pemberlakuan ACFTA

Waktu yang tersedia sangat terbatas

Strategi kita tahun ini ternyata tidak berjalan baik

PricewaterhouseCoopers

Ajukan pertanyaan kunci yang akan dijawab dalam presentasi

Situasi saat ini

Tantangan/ Tujuan

Pertanyaan Kunci

Solusi

Tindakan yang diperlukan

Pertanyaan kunci adalah pertanyaan yang berada

di dalam benak audiens, setelah memahami tantangan yang muncul

Tujuan presentasi adalah menjawab pertanyaan

kunci
PricewaterhouseCoopers

Contoh-contoh pertanyaan kunci

Bagaimana merebut pangsa pasar?

Bagaimana meningkatkan kapasitas SDM?

Bagaimana memperoleh dana untuk investasi?

Bagaimana mempercepat pertumbuhan usaha?

?
Apa format terbaik untuk mengajukan bisnis plan kepada bank?

Apa yang harus dilakukan utk mengantisipasi ACFTA?

Bagaimana menyelesaikan proyek secara tepat waktu?

PricewaterhouseCoopers

Perlukan kita merevisi strategi kita?

Paparkan solusi untuk menjawab pertanyaan kunci

Situasi saat ini

Tantangan/ Tujuan

Pertanyaan Kunci

Solusi

Tindakan yang diperlukan

Memuat opsi-opsi pemecahan masalah, dan pilihan terbaik yang diusulkan oleh presenter

PricewaterhouseCoopers

Contoh-contoh opsi untuk solusi

Diferensiasi, cost leadership, segmentasi

Rekrut, training, reward/ punishment

Pinjaman, investor baru, dana internal Penerapan SNI, reposisi usaha, restrukturisasi

Ekspansi pasar, intensifikasi, pengembangan produk Mengidentifikasi critical path, memperbaiki manajemen proyek
PricewaterhouseCoopers

?
Strategi perusahaan, kinerja keuangan, kondisi pasar, target usaha

Merombak strategi, penyesuaian, dsb

Dan sampaikan apa yang diharapkan oleh presenter dari audiens

Situasi saat ini

Tantangan/ Tujuan

Pertanyaan Kunci

Solusi

Tindakan yang diperlukan

Memuat hal-hal yang diharapkan oleh presenter dari audiens

PricewaterhouseCoopers

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan

Penekanan, penekanan dan penekanan

Dalam presentasi atau diskusi, perhatikan urutan ini: - Sampaikan apa yang akan anda sampaikan (tell them what youre going to tell them) - Sampaikan (tell them) - Sampaikan apa yang baru saja anda sampaikan (tell them what you just told)

PricewaterhouseCoopers

Lakukan pengujian atas struktur presentasi

Lakukan elevator test, presentasikan argumen anda kepada

seseorang yang obyektif dalam waktu 2-3 menit. Lihat apakah dia mengerti
Bila dia mengerti, berarti struktur dan penalaran presentasi

anda masuk akal

Bila tidak, ada yang salah dengan struktur presentasi (atau

struktur berpikir?) anda

PricewaterhouseCoopers

Strukturkan jawaban anda atas pertanyaan audiens

Dalam presentasi anda mungkin akan menerima pertanyaan

tak terduga, dan harus dijawab dalam waktu yang sangat singkat.
Pastikan anda menjawab pertanyaan secara terstruktur,

dengan menggunakan parameter-parameter berikut:

Waktu Geografis Perspektif masalah Cost vs benefit Pendulum plan

PricewaterhouseCoopers

Pastikan 5 menit pertama presentasi anda menarik

The first 5 minutes may make or break your presentation Berikan sinyal di awal presentasi bahwa anda akan segera memegang kendali Pastikan pembukaan anda menarik. Anda dapat memilih pendekatan langsung (Statistik menunjukkan 2 dari 3 laki-laki ternyata selingkuh) atau tidak langsung (Seberapa yakinkah anda terhadap kesetiaan pasangan anda?)

Jenis-jenis pembuka
Statistik yang

mengejutkan
Pertanyaan retoris Peribahasa/kutipan Anekdot Kilas balik, atau

ramalan

PricewaterhouseCoopers

Selain itu, perlu dipertimbangkan juga hal-hal berikut

Berikan penekanan pada kesepahaman Pilih judul yang mencerminkan tantangan yang akan dijawab Visual, visual, visual Tetaplah jujur. Ungkapkan buktibukti yang saling bertentangan Hindari ekspose yang berlebihan pada satu sisi

Gunakan contoh, kasus atau cerita

Gunakan data dan statistik

One slide for one story

PricewaterhouseCoopers

Selamat Mencoba!

DISCLAIMER: Presentasi ini dibuat sebagai petunjuk umum dari topik yang dibawakan dan bukan merupakan nasihat profesional. Tidak ada keterwakilan atau jaminan (baik secara jelas maupun tersirat) terhadap keakuratan atau kelengkapan informasi yang terkandung dalam presentasi ini, dan sejauh yang diperbolehkan oleh undang-undang, KAP Tanudiredja, Wibisana & Rekan, PT Prima Wahana Caraka dan PT PricewaterhouseCoopers FAS (PricewaterhouseCoopers Indonesia), anggotanya, para karyawannya dan para agennya tidak mempunyai kewajiban, dan menolak semua tanggung jawab atas akibat perbuatan yang Anda atau orang lain lakukan atau tidak lagi dilakukan, terkait dengan informasi yang terkandung dalam presentasi ini atau pada setiap keputusan yang diambil berdasarkan presentasi ini.

2010 PricewaterhouseCoopers. All rights reserved. PricewaterhouseCoopers refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited, each of which is a separate and independent legal entity. *connectedthinking is a trademark of PricewaterhouseCoopers LLP (US).