MANAJEMEN DAN ORGANISASI PERKANTORAN Oleh: Drs. Rudy Eko Pramono, M.

Si

1. Manajemen dan Administrasi Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang bidang lainnya. Pengertian menurut para ahli:

administrasi yang diperlukan untuk

melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada

George R. Terry perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan

Manajemen

pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

William Leffingwell & Edwin Robinson Perkantoran dan dapat didefinisikan sebagai perencanaan, serta pengorganisasian pekerjaan perkantoran,

Manajemen pengendalian,

penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

Millis Geoffrey kantor adalah seni membimbing personil kantor dalam

Manajemen

menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan. Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya: mengetik (typing), menghitung (calculating), memeriksa (checking), menyimpan warkat/arsip (filing), menelepon (telephoning), menggandakan (duplicating), mengirim surat (mailing), dan kegiatan lain.

2. Aspek-aspek manajemen perkantoran Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain: Manajemen dan pengarahan, Tata laksana/penyelenggaraan, Pelaksana secara efisien, Manajemen, Pengawasan, Pengendalian dan pengawasan, Pengarahan dan pengawasan, Pengarahan, Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan : pegawai, Material perlengkapan, Persayaratan, dan Metode Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu : Kepegawaian perkantoran (office personel), Metode perkantoran (office methods), Perlengkapan perkantoran (office equipment), Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor), Biaya perkantoran (office costs, Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies) Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi : ruang perkantoran (office space), komunikasi (communications), kepegawaian kantor (office personnel), perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment), peralatan dan mesin (appliance and machine), perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery), metode (methods), tata warkat (records), kontrol pejabat pimpinan (executive controls) 3. Tujuan Administrasi Perkantoran Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu[1]:
a)

Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien

b)

Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendahrendahnya. Membantu perusahaan memelihara persaingan. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat Membuat catatan dengan biaya minimal

c) d) e)

4. Office Support Functions Menurut Quible (2001), ada 5 jenis office support functions: 1. Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan, penggandaan, dan lain-lain. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari; 2. Fungsi Teknis, yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan beberapa software. Fungsi ini biasam-a dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen TI suatu organisasi; 3. Fungsi Analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat oleh atasanm-a; 4. Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi; 5. Fungsi Manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pembuatan pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian, seperti

anggaran, staffing, dan mengevaluasi karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem da 5. Manajer Administrasi Perkantoran Luasnya rentang wewenang manajer administrasi perkantoran menciptakan banyak posisi yang berbeda, walaupun tugas-tugasnya masih berada dalam area administrasi perkantoran, misalnya Manajer Administrasi Kantor, Manajer Administrasi, Manajer Kantor, Administrator Kantor, Manajer Layanan Kantor, dan lain-lain. Menurut Odgers (2005), Manajer Administrasi bertanggung jawab mengelola informasi, sistem informasi, teknologi maupun SDM yang ada untuk

memaksimalkan produktivitas bagian administrasi yang dipimpinnya. Quible (2001) memberikan panduan mengenai tanggung jawab yang menyertai posisi ini sesuai dengan fungsi manajemen: Perencanaan a. Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi serta layanan kantor, termasuk layout, lingkungan, telekomunikasi, arsip, clan lainlain; b. Selalu mengikuti perkembangan terbaru dalam bidang perkantoran dengan melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan untuk menciptakan layanan dan fungsi kantor yang efektif dan efisien; c. Menganalisis kebutuhan guna mendesain serta mengimplementasikan secara total fungsi dan layanan kantor yang baru; d. Mengembangkan kebijakan yang menjamin tercapainya tujuan clan sasaran perusahaan; e. Menjelaskan apa yang dimaksud kantor yang efektif dengan mengimplementasikan perubahan yang dianggap perlu pada sistem kantor; f. Merencanakan anggaran bagi pelaksanaan layanan kantor; g. Menjelaskan kebutuhan akan personel yang tepat; h. Menjelaskan kebutuhan akan ruang dan peralatan yang diperlukan; i. Mendesain sistem dan prosedur administrasi baru. Pengorganisasian a. Mendeskripsikan hal yang dianggap efektif sehubungan dengan pemanfaatan sumber daya perusahaan guna mencapai tujuan dan sasaran perusahaan; b. Menjelaskan cara yang paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan tugasnya; c. Mendesain metode clan prosedur kerja yang efisien; d. Menjamin pemanfaatan yang optimal dari peralatan yang dimiliki oleh perusahaan;

e. Meningkatkan produktivitas organisasi maupun perusahaan; f. Mengembangkan metode dan teknik yang efektif dalam mengimplementasikan perubahan yang diharapkan; g. Mengembangkan prosedur yang efektif dalam mengevaluasi peralatan yang akan dibeli. Pengalokasian Staf 1. Menjamin efisiensi dan efektivitas perekrutan pegawai baru melalui penempatan pegawai yang tepat pada posisi yang tepat; 2. 3. Menyediakan peluang karier dan pengalaman yang dapat Menyediakan training yang tepat; memuaskan pegawai; 4. Menyediakan sistem penilaian kinerja pegawai yang efektif; 5. Mendeskripsikan pekerjaan yang akan dilakukan pegawai secara realistis. Pengarahan 1. Menggunakan teknik yang efektif dalam mengawasi pegawai; 2. Menggunakan teknik yang efektif dalam memotivasi pegawai; 3. Mendesain sistem komunikasi yang efektif antarunit; 4. Menjamin terpenuhinya pegawai dengan kebijakan dan prosedur organisasi; 5. Menjamin tercapainya kinerja pegawai yang telah direncanakan; 6. Mendampingi pegawai dalam memecahkan masalah yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan; 7. Menggunakan sistem rewards yang fair dan objektif dalam menentukan gaji pegawai. Pengawasan a) Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas dan kualitas pekerjaan yang dilakukan pegawai; b) Mengembangkan prosedur yang efisien dalam m:enjadwalkan kerja;

c)

Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mendeskripsikan pekerjaan yang tidak terselesaikan;

d) Mengelola unit anggaran;

e) Menjamin terlaksananya metode d.an prosedur pengawasan secara efektif

dan efiisien;
f)

Memotivasi pegawai akan perlunya kesadaran akan biaya yang ditimbulkan;

g) Mengembangkan penilaian kinerja yang efektif dan efisien dalam menjelaskan hasil pekerjaan aktual dengan harapan yang direncanakan; h) Mengembangkan strategi yang efektif dalam melakukan (kapan dan di mana) tindakan koreksi diperlukan.

Tantangan Dari semua paparan di atas, hal terpenting yang perlu disadari oleh Manajer Administrasi adalah peran barunya sebagai agen perubahan. Di antara tanggung jawab penting yang diembannya adalah selalu mengembangkan sistem perkantoran baru agar organisasi selalu bisa beradaptasi dengan perubahan yang terjadi. Kualifikasi Seorang Manajer Administrasi harus memahami dasar-dasar bisnis yang dilakukan perusahaan, apakah yang berkaitan dengan proses mendesain produk bagaimana proses produksi berjalan, sistem akuntansi apa yang digunakan, bagaimana penilaian kinerja pegawai, strategi pemasaran apa yang dipakai maupun bagaimana departemen hubungan masyarakat menjalankan tugasnya. Kiat menjadi Pegawai Administrasi Profesional Menurut Burton dkk. (2000), ada beberapa hal yang bisa dilakukan agar menjadi pegawai administrasi yang profesional: a) Jadilah orang yang efisien-mengorganisasi pekerjaan, mengelola waktu, mengelola sikap yang diinginkan, dan menyusun prioritas pekerjaan yang harus dilakukan;

b) Mengetahui penggunaan software yang dibutuhkan di kantor;

c) Mengetahui prosedur dalam menyiapkan dan memroses komunikasi tertulismembuat surat, memroses surat masuk dan keluar serta menyiapkan laporan;
d) Memahami konsep dari prosedur equipment oriented - mengirim dan

menerima e-mail, menggunakan kalender elektronik voice mail, Local Area Network (LAN), online database, dan mengerti penggunaan multimedia;
e) Mengetahui

prosedur dan langkah kerja untuk bernegosiasi dengan

pelanggan maupun pegawai, baik face to face di kantor, dalam rapat, menjawab telepon; membuat janji, dan membuat perencanaan perjalanan;
f) Menggunakan otomatisasi kantor - fotokopi, scanner, facsimile; g) Menggunakan sumber data yang kredibel, database maupun Internet guna

mencari informasi;
h) Memahami filing dan records control - prosedur-prosedur filing, aturan,

sistem, peralatan, hambatan, penyimpanan; i) Memahami jasa layanan bank yang berhubungan dengan prosedur kantor;
j) Mengetahui pentingnya job campaign dan cara mengumumkannya;

k) Menyadari akan adanya peluang karier dan mobilitas pekerjaan dalam kantor; l) Sikap yang terpenting adalah selalu berinvestasi dalam pengetahuan dan keterampilan baru guna menghadapi tantangan yang akan dihadapi perusahaan di masa datang.

PRINSIP ORGANISASI Menurut Roobins (2003), Gitlow (2001), dan Cortada (2001), ada 6 prinsip penting yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi: 1. Spesialisasi Pekerjaan Hal ini didefinisikan sebagai derajat di mana tugas dalam organisasi dibagi menjadi beberapa pekerjaan. Melalui pembagian tugas yang spesifik dan berulang-ulang efisiensi dapat dicapai, sehingga Ford dapat menawarkan harga mobil jauh lebih murah dibandingkan produsen mobil lain. Seorang manajer administrasi harus dapat menentukan pekerjaan mana yang perlu dispesialisasi dalam rentang waktu yang ditetapkan, untuk menghindari dampak negatif dari penerapan spesialisasi pekerjaan. 2. Departernentaiisasi

Unsur ini merupakan dampak dari penerapan spesialisasi pekerjaan, dengan mengelompokkan pekerjaan yang serupa dalam satu departemen. Misalnya, fungsi administrasi yang berhubungan dengan keuangan dapat dikelompokkan pada divisi keuangan ataupun semua pekerjaan yang berkaitan dengan penjualan dapat digabungkan pada departemen pemasaran. Kategori ini sangat sering digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan kesamaan fungsi yang dijalankan. 3. Rantai Komando Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas (pekerjaan) akan dilaporkan. Hal ini juga dapat diperluas dengan pertanyaan "Kepada siapa saya harus bertanggung jawab dan kepada siapa saya harus berkonsultasi, jika terdapat masalah dalam pekerjaan?". Ada dua unsur penting dalam menjelaskan konsep rantai komando, yaitu otoritas dan kesatuan perintah. 4. Rentang Pengawasan Unsur ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat dikelola secara efisien dan efektif oleh seorang manajer. Ada dua isu strategis yang berkaitan dengan unsur ini, yaitu apakah menggunakan rentang pengawasan yang besar (dalam struktur organisasi vertikal) atau lebar (dalam struktur organisasi horizontal). 5. Sentralisasi dan Desentralisasi Unsur ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil keputusan dalam organisasi. Jika pengambilan keputusan dilakukan oleh pimpinan atau kantor pusat, dapat dikatakan bahwa organisasi yang bersangkutan menggunakan sentralisasi dan jika sebaliknya disebut dengan desentralisasi. 6. Formalisasi Unsur ini didefinisikan oleh Gomez-Mejia dkk (2004) sebagai dokumen tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah pekerjaan. Jika pekerjaan yang ada telah diformalisasi, akan diketahui pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, kapan harus diselesaikan, dan bagaimana cara menyelesaikannya. ANALISIS ALUR KERJA

Analisis alur kerja (workflow analysis) yang mendeskripsikan bagaimana pekerjaan sebagai input menambah nilai terhadap sebuah pekerjaan, yang nantinya akan dilanjutkan oleh pekerjaan lainnya. Yang kedua adalah strategi bisnis yang diambil dan bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi tersebut. Ada 5 pendekatan yang dapat digunakan dalam merancang pekerjaan (Gomez-Mejia, dkk, 2004): 1) Penyederhanaan pekerjaan. Pendekatan ini didasari oleh asumsi bahwa pekerjaan dapat diuraikan menjadi lebih sederhana, berupa tugas yang selalu berulang-ulang untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas pekerjaan administrasi. 2) Pemekaran pekerjaan. Pendekatan ini menurut Szilagyi dan Wallace (1980) dilakukan dengan memekarkan sebuah pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya. Misalnya, jika seorang pekerja bagian persuratan mulanya hanya bertanggung jawab pada pengiriman surat, namun sekarang diberikan tanggung jawab untuk melakukan pendokumentasian surat. 3) Perotasian pekerjaan. Pendekatan ini dimungkinkan dengan merotasi karyawan di antara pekerjaan yang ada tanpa mengubah alur pekerjaan. Misalnya, jika seorang staf dari bagian persuratan dirotasi ke bagian administrasi keuangan. 4) Pemerkaya pekerjaan. Pendekatan ini dilakukan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih menarik dan menantang bagi seorang karyawan. Hal ini dilakukan dengan menetapkan beberapa tugas khusus untuk dilakukan satu orang yang bertanggung jawab hingga selesainya proses pekerjaan yang dimaksud (Lawler, 1986). Misalnya, seorang karyawan bagian duplikasi (fotokopi) dokumen perusahaan juga bertanggung jawab terhadap pendistribusian di lingkungan internal perusahaan. 5) Desain pekerjaan berdasarkan tim. Pendekatan ini dilakukan dengan memberikan wewenang bagaimana menyelesaikan pekerjaan yang diberikan (Campion dan Higgs, 1995). Pendekatan ini dapat dicontohkan dengan pembentukan tim administrasi sebuah proyek baru yang melibatkan karyawan dari bidang keuangan, pemasaran, R&D, dan sumber daya manusia. Menurut Gomez-Mejia (2004), ada dua jenis deskripsi pekerjaan:

1. Deskripsi pekerjaan secara khusus, yang merupakan ringkasan dari tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan. Hal ini biasanya mengatur hingga hal-hal detail dari sebuah pekerjaan. Biasanya ini disediakan pada organisasi birokrasi, seperti organisasi pemerintahan atau layanan publik yang mengedepankan efisiensi dan kontrol untuk mencapai tujuannya. 2. Deskripsi pekerjaan secara umum yang mencakup hal-hal dasar mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari sebuah pekerjaan (Johnson, 2001). Deskripsi ini tepat digunakan pada organisasi yang mengedepankan inovasi dan fleksibilitas dalam pencapaian tujuannya.

Menurut Jones (1984), deskripsi pekerjaan mempunyai 4 elemen penting, yaitu: o Identifikasi informasi, dengan mengidentifikasi nama pekerjaan, lokasi dan sumber dari informasi analisis pekerjaan, siapa yang berwenang mendeskripsikan pekerjaan, dan semua hal yang menyediakan informasi mengenai deskripsi pekerjaan.
o Ringkasan pekerjaan, adalah pernyataan pendek yang meringkas kewajiban,

tanggung jawab, dan lokasi pekerjaan dalam struktur organisasi. oKewajiban dan tanggung jawab pekerjaan, yang menjelaskan apa yang telah dilakukan pada pekerjaan, bagaimana pekerjaan tersebut diselesaikan, dan mengapa harus diselesaikan (Fierman, 1994). o Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum. Spesifikasi pekerjaan merupakan karakteristik karyawan yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan secara baik. Misalnya, untuk staf bagian dokumentasi atau pustakawan dibutuhkan orang yang memiliki karakteristik teliti dan tekun dalam mengorganisasi file-file sejarah sebuah organisasi serta tahan pada situasi pekerjaan yang menjemukan.

DAFTAR PUSTAKA

Gie, T.L., 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Edisis Ketujuh, Liberty Offset Jogyakarta. Sukoco, Badri Munir, 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga, Jakarta. Warsidi, Adi, 1999, Adminitrasi Perkantoran, Universitas Perkantoran