SISTEM APLIKASI PENGURUSAN ONLINE: SATU KEKUATAN

DALAM PENGURUSAN PUSAT KEGIATAN GURU BUKIT BESAR

Ahmad Suhaimi Said

Pegawai Teknologi Pendidikan
Pusat Kegiatan Guru Bukit Besar
Kuala Terengganu

pkg_bukit_besar@moe.edu.my

ABSTRAK

Sistem Aplikasi secara online semakin popular dipraktikkan dalam

pengurusan sesebuah jabatan dan agensi kerajaan. Terdapat pelbagai
kelebihan pengamalan sistem online berbanding sistem secara tradisional
dalam pengurusan dan pentadbiran. Kerana itulah PKG Bukit Besar telah
membangun serta menggunakan beberapa sistem online bagi membantu
perjalanan pentadbiran Pusat Kegiatan Guru (PKG) . Tujuan asal
pembangunan sistem-sistem online ini adalah untuk memudahkan
pengurusan hal-hal pentadbiran PKG serta menyelesaikan masalah
kekurangan pegawai. Kebelakangan ini juga, Bahagian Teknologi
Pendidikan, Kementerian Pelajaran Malaysia telah membangunkan
beberapa sistem online – smartpen, sistem pemantauan ict dan pusat
akses. Kertas kerja ini diharap dapat member inspirasi kepada
pembangunan sistem online bagi digunakan dalam pentadbiran PKG.

1
PENGENALAN

Kepesatan dan ledakan era teknologi maklumat, World Wide Web (WWW)
telah menjadikan internet sebagai satu keperluan asas. Kemudahan ini
boleh didapati dimana-mana. Faktor ini telah menjadikan ianya sebagai
sesuatu yang amat penting. Talian internet ini dapat diakses dimana-mana
serta proses mendapatkan sesuatu maklumat amat mudah, dengan hanya
mengklik di hujung jari. Di samping itu organisasi dan individu boleh
membangunkan laman web secara bebas dan mudah. Terdapat pelbagai
syarikat penyedia tapak laman web yang menyediakan kemudahan secara
percuma. Pelbagai pakej yang disediakan termasuk variasi os tapak yang
pelbagai memungkinkan pelbagai versi aplikasi ini dibangunkan secara
mudah dan murah.

Sistem Pengurusan secara atas talian in semakin penting kepada

organisasi dan individu. Dan perlu mengambil kira penggunaan kos-
efektifnya (Adeoti-Adekeye, 1997: Whitten. J, Bentley et al., 2000).
Kepentingan sistem ini kepada penggurusan ditegaskan lagi oleh Best, 1988
‘ melalui tulisannya

‘ To improve the performance of the organization, information

must be economic, efficient and effective’

PKG Bukit Besar mempunyai sebanyak 34 buah sekolah. 19 buah sekolah

menengah dan 15 buah sekolah rendah. PKG Bukit Besar merupakan PKG
Terengganu yang mempunyai paling banyak ahli di negeri Terengganu.
Kesemua sekolah ini telah dirangkaikan dengan talian schoolnet.

BIL NAMA SEKOLAH CATATAN

1 SK. CHENDERING
2 SK. GONG KAPAS
3 SK. GONG TOK NASEK
4 SK. KG BUKIT
5 SK. PENDIDIKAN KHAS
6 SK. KUBANG IKAN
7 SK. LADANG
8 SK. PASIR PANJANG
9 SK. PAYA BUNGA
10 SK. PUSAT BUKIT BESAR
11 SK. PUSAT KUALA IBAI
12 SK. SERI BUDIMAN
13 SK. SERI BUDIMAN 11
14 SK. BUKIT BAYAS
SEKOLAH RENDAH BIASA
PUSAT AKSES SEKOLAH
PROJEK KDP
SEKOLAH RENDAH BIASA
SEKOLAH RENDAH BIASA
SEKOLAH RENDAH BIASA
SEKOLAH RENDAH BIASA
SEKOLAH RENDAH BIASA
SEKOLAH RENDAH BIASA
SEKOLAH RENDAH BIASA
SEKOLAH RENDAH BIASA
SEKOLAH RENDAH BIASA
SEKOLAH RENDAH BIASA
SEKOLAH RENDAH BIASA

2
 15 SK. TG AMPUAN MARIAM PUSAT AKSES SEKOLAH
16 SK. TENGKU BARIAH PUSAT AKSES SEKOLAH
SEKOLAH KLUSTER /
17 SK. SULTAN SULAIMAN 1 PUSAT AKSES
18 SK.SULTAN SULAIMAN 11 PUSAT AKSES SEKOLAH
19 SRJK© C.HWA WEI SIN PUSAT AKSES SEKOLAH
SEKOLAH MENENGAH
20 SMK. BANDAR BIASA
SEKOLAH BESTARI
21 SMK.(A) S ABD MALIK CONTOH / P AKSES
SEKOLAH MENENGAH
22 SMK. BUKIT BESAR BIASA
SEKOLAH MENENGAH
23 SMK. CHENDERING BIASA
24 SM.CHUNG HWA WEI SIN PUSAT AKSES SEKOLAH
25 SMK. PANJI ALAM PUSAT AKSES SEKOLAH
PROJEK KPM-INTEL / P
26 SMK. PADANG MIDIN AKSES
SEKOLAH MENENGAH
27 SMK. SERI BUDIMAN BIASA
SEKOLAH MENENGAH
28 SMK. SULTAN AHMAD BIASA
SEKOLAH MENENGAH
29 SMK. SULTAN MANSOR BIASA
SEKOLAH KLUSTER / P
30 SMK. SULTAN SULAIMAN AKSES
TERENGGANU CYBER
31 SMK. TENGKU BARIAH SCHOOL
32 SMK. SAINS PUSAT AKSES SEKOLAH
TERENGGANU CYBER
33 SMK SERI NILAM SCHOOL
34 SMK PADANG NEGARA PUSAT AKSES SEKOLAH

Sekolah Ahli Pusat Kegiatan Guru Bukit Besar

SISTEM APLIKASI ATAS TALIAN DALAM PENGURUSAN PKG

Bermula 2002, PKG Bukit Besar telah membangunkan beberapa aplikasi

pentadbiran. Pada peringkat awal sistem yang dibangunkan adalah
berfungsi secara onffline – menggunakan aplikasi Microsoft Access 2000.
Perlaksanaan sistem offline ini amat membantu kerja-kerja pentadbiran PKG
seperti pengurusan aktiviti, pengurusan kewangan, maklumat sekolah ahli,
maklumat peserta kursus dan lain-lain lagi.

3
Sistem ini dirangkaikan dengan sistem EMIS yang menggunakan data
kutipan dari sekolah ahli. Walaubagaimanapun terdapat beberapa
kelemahan sistem offline yang digunakan di PKG. Antaranya ialah
- Data maklumat bersifat 1 hala sahaja
- Manipulasi data kutipan adalah terhad, tiada data media teknopen
- Birokrasi PPD dan JPN dalam penggunaan data EMIS oleh PKG
- Tidak dapat memenuhi keperluaan Pentadbiran PKG secara
sepenuhnya

Bagi memenuhi keperluaan pentadbiran dan sasaran kerja tahunan PKG

maka PKG membangunakan beberapa atas talian. Kebanyakan sistem ini
dibangunkan menggunakan platform ASP (Active Server Page) yang
memerlukan server tapak host windows. Sistem ini memerlukan aplikasi
Microsoft IIS sebagai webserver sistem tersebut. Pada peringkat awal PKG
menggunakan host yang percuma. Perkembangan dan peluasaan sistem ini
menyebabkan terdapat pelbagai masalah seperti ruangan yang disediakan
kecil serta sekatan bandwith yang menghadkan bilangan pengguna untuk
mengekses sistem tersebut.

Dalam menyelesaikan masalah tersebut, Pihak BTMK telah menawarkan

tapak host server window KPMNetmy kepada PKG bagi menampung
keperluaan sistem itu. PKG Bukit Besar merupakan satu-satunya PKG yang
diberi peluang untuk meletakkkan sistem di server berkenaan. Antara sistem
online yang dibangunkan ialah:-

- Sistem Kutipan Data Online Sekolah Ahli

- Sistem E-Khidmat Bantu PKG
- Sistem Pendaftaran Aktiviti Peserta
- Sistem OPAC PKG Bukit Besar
- Sistem Intergrasi Perpustakaan Online Sekolah Ahli

4
Sistem Kutipan Data Online Sekolah Ahli

Kutipan Data Profil Asas Sekolah adalah satu sistem yang berfungsi sebagai
sistem kutipan data secara atas talian. Data ini sebenarnya merupakan data
profail sekolah yang meliputi maklumat pentadbiran, enrolmen guru dan
murid serta data teknopen dan juga PSS yang tiada dalam sistem EMIS.
Setiap sekolah diberikan Kata pengguna serta katalaluan bagi mengakses
sistem ini. Pihak sekolah boleh mengakses sistem ini bila-bila masa dan
dimana sahaja bagi mengemaskini data berkaitan. Sebagai Admin kepada
Sistem ini, Pihak PKG boleh memuaturun data sistem untuk digunakan pada
sistem PKG yang lain. Melaui Laman admin juga pihak PKG dapat
memantau status data sekolah serta menyelenggara akaun sekolah ahli.

Pihak BTPNT, JPN dan PPD boleh mendapatkan maklumat tersebut dengan
mengklik pada pautan nama sekolah dibahagian depan laman bantuan
PKG. Bagi kemudahan ini, data yang melibatkan status harta modal tidak
dipaparkan bagi tujuan keselelamatan. Data yang dimuaturun boleh
diproses secara automatik oleh Sistem SisOFFLine PKG bagi tujuan
pentadbiran PKG.

5
 Contoh borang online kemasukan data

Contoh report data yang boleh diakses melalui bahagian depan Laman
Aplikasi PKG

6
Sistem E-Khidmat Bantu PKG

Aplikasi Dalam Talian bertujuan memberi kemudahan kepada sekolah ahli

bagi memohon khidmat Bantu Perkhidmatan PKG. Melalui sistem ini,
kaedah ini akan menjadi salah satu cara sekolah ahli membuat permohonan

7
kepada PKG yang lebih efektif dan cepat.

Semakan bagi memproses permohonan dari sekolah akan dibuat secara

harian. Data permohonan khidmat bantu akan dimuaturun dan diproses oleh
N17 sebelum sesuatu tindakan / khidmat bantu diberikan oleh Pasukan
Khidmat Bantu PKG.

Sistem Pendaftaran Aktiviti Peserta

Sistem Pendaftaran Peserta Secara ONLINE mula digunakan pada tahun

2004. Objektif utama sistem ini digunakan ialah menyediakan kemudahaan
pendaftaran secara terus dan diintergrasikan dengan kemudahan pensijilan
serta data latihan PKG. Sistem ini lebih praktikal sekiranya latihan diadakan
luar dari kawasan PKG. Antara kelebihan sistem ini ialah pendaftaran boleh
dibuat secara terus dan outputnya boleh dijanakan bagi tujuan pensijilan dan
pengurusan aktiviti PKG berbanding kaedah lama iaitu secara borang yang
lazimnya pihak penganjur terpaksa menaip semula senarai nama bagi
tujuan dokumentasi dan laporan.

Melalui sistem ini, pihak PKG sebagai Admin akan memasukkan butiran
kursus atau latihan bagi memudahkan para peserta aktiviti mengisi borang
tersebut. Terdapat ‘combo box’ pada setengah ruangan dalam borang
tersebut. Ini memberi kemudahan kepada peserta dalam mengisi borang
tersebut.

8
Sistem OPAC PKG Bukit Besar

Bermula 2002, PKG Bukit Besar telah menggunakan Sistem Automasi bagi
bahan perpustakaan PKG. Pengautomasian bukan sahaja tertumpu kepada
bahan buku tetapi meliputi bahan bukan buku seperti Kajian Tindakan,
Journal, CD Audio, CD Interaktif ETEMS, Smart School & BTP serta VCD
dan CD Audio. Guru sekolah boleh mengakses OPAC Perpustakaan PKG
bila-bila masa serta membuat tempahan awal melalui sistem tempahan
bahan.

Sebelum ini, pihak PKG terpaksa membangunakan sistem OPAC berdisket

dan diedarkan kepada sekolah ahli bagi usaha mempromosikan bahan buku
dan bukan buku kepada sekolah kelompok. Pihak PKG juga perlu
menghantar sistem berdisket itu melalui pos. Bagi tujuan penggunaan
OPAC Pusat Sumber PKG, pihak sekolah perlu membuat beberapa instalasi
pada komputer sekolah.

Terdapat beberapa kelebihan sistem OPAC online, iaitu pihak PKG hanya
perlu upload satu database automasi ke laman web PKG. Proses ini akan
dibuat secara 3 kali setahun bagi mengemaskini data ONLINE..

9
Sistem Intergrasi Perpustakaan Online Sekolah Ahli

Sistem ini merupakan satu projek rintis bagi mengabungkan 10 PSS sekolah
ahli dalam satu sistem. Intergrasi dan gabungan 10 Opac bagi 10 buah
sekolah membentuk satu PSS maya. Objektif utama projek ini adalah
membanyakkan bahan Perpustakaan di dalam kelompok PKG yang boleh
digunapakai bersama serta dipinjam oleh murid-murid sekolah berkaitan.
Setiap murid sekolah projek boleh mengakseskan Sistem OPAC 10 buah
sekolah dan membuat pinjaman terus ke sekolah berkenaan. Dianggarkan
terdapat 70 ribu lebih bahan yang boleh digunapakai bersama melalui projek
ini.

DAPATAN PENGGUNAAN SISTEM-SISTEM ONLINE BAGI

PENTADBIRAN PKG

Objektif awal penggunaan sistem aplikasi atas talian ini adalah untuk
memudahkan serta mempercepatkan proses kutipan dan manipulasi data.
Berikut adalah dapatan penggunaan sistem aplikasi atas talian kepada
sistem pentadbiran diPKG:-

- budaya pengamalan ICT berlaku secara langsung dalam pengurusan

dan pentadbiran PKG.
- masa yang digunakan bagi menghantar dan mengemaskini data
adalah sangat sedikit
- mempertingkatkan keupayaan memberi khidmat bantu serta
kemudahan kepada sekolah ahli serta agensi pendidikan yang terlibat
dengan PKG
- mempromosikan Pusat Sumber serta bahan yang ada secara lebih

10
 meluas dan terkini
- menjadi role model penggunaan dan pengamalan ICT dalam
pentadbiran dan pengurusan pejabat
- pemangkin perkembangan ICT setempat

Cara Biasa bagi kutipan data di PKG

Cara Biasa bagi kutipan data di PKG

Penggunaan Sistem Aplikasi Atas Talian : Cepat dan mudah

Permasalahan

Terdapat beberapa masalah yang didapati semasa perlaksanaan sistem

aplikasi atas talian ini digunakan. Walaupun begitu pihak PKG telah cuba
menyelesaikan beberapa masalah bagi melancarkan perjalanan operasi
aplikasi ini dan dapat digunakan sepenuhnya oleh guru-guru dan pegawai
pendidikan secara sempurna. Antara kekangan dan pemasalahan dalam
melaksanakan penggunaan sistem aplikasi atas talian kepada sistem
pentadbiran diPKG:-

- tapak laman aplikasi yang tidak stabil dan mempunyai sekatan-

sekatan tertentu seperti security, had bandwith dan ruang host yang
terhad.

11
 - masalah talian schoolnet disekolah tidak stabil dan selalu mengalami
masalah dan memakan masa yang agak lama (2-3 hari)
- budaya sesetengah pihak pentadbir yang agak kurang berminat pada
teknologi dan penggunaan ICT
- pengetahuan dan kemahiran ICT khususnya kepada pembinaan
sistem dinamik (atas talian) sangat sedikit kerana tiada latihan
seumpama ini diberikan kepada Pegawai Teknologi Pendidikan.

Kesimpulan

Dalam usaha kutipan data dan penggunaan sistem aplikasi ini, terdapat
berbagai pemasalahan seperti data bertindan dan kerja memproses data
yang rumit. Hal ini berpadanan dengan pandangan Kroenke, 1995

‘ In oder to overcome these limitations, database technology was

developed. ‘

Pihak PKG merasakan sistem atas talian ini merupakan satu mekanisma
yang amat penting dan setanding dengan kepesatan globalisasi dan era
ledakan maklumat. Keupayaan menghasilkan inovasi yang berkualiti
adalah amat disarankan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia dalam usaha
memartabatkan kualiti pendidikan. Usaha-usaha sebegini akan menjadi satu
langkah kecil kepada penghasilan inovasi-inovasi besar yang akan turut
menyumbang kepada pendidikan bertaraf dunia.

Setelah beberapa tahun dalam melaksanakan dan menggunakan sistem ini,

PKG merasakan perlunya sistem ini berada dalam keadaan yang ‘up to
date’. Ini membolehkan data yang dikumpulkan atau khidmat yang
ditawarkan oleh sistem tersebut benar-benar memenuhi keperluan
pelanggan.

Perancangan masa hadapan PKG adalah

- menukarkan persekitaran dan platform ASP kepada PHP supaya
lebih efektif dan stabil
- membina sistem aplikasi yang lain seperti rekod tempahan PKG atas
talian, sistem laporan Jawatankuasa Pengurusan Aktiviti PKG oleh
Pengerusi Jawatankuasa kerja dilaman web PKG
- pemantapan dan pengemaskinian sistem aplikasi dan bantuan online
supaya memenuhi keperluaan dan perkhidmatan PKG
- mewujudkan sistem aplikasi atas talian bagi sekolah ahli melaporkan
prestasi pelajar kepada ibubapa.

Selain dari itu PKG berharap agar sistem ini akan menjadi pencetus minat
dan penggunaan ICT akan menjadi budaya kerja guru-guru bukan sahaja
dikelompok PKG khususnya tapi di peringkat kebangsaan amnya.

12
Rujukan

Adeoti-Adekeye, WB.(1997) The importance of manangment information systems, Library

Review 46(5), 318-327

Best, D.P. (1998) The future of information management. International Journal of

Information Management, 8(1), March, 13-24

Cook, K.C. 2000. Online Professional Communication:Pedagogy, Instructional Design,and

Student Preference in Internet-Based Distance Education.Business Communication
Quarterly 63:12- 106.

Epstein, M. 1999. Distance Education: when Distance Is an Issue. Technology Update Eric
Abstract Digest:ED428292

Kroenke, D.M (1995) Database Processing: Faundamental, Design and Implementation ,

Prenite Hall, New Jersey

13