Gua prctica de la Ley 11/2007, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos (LAECSP)

Comisin de Modernizacin y Calidad de la FEMP

COORDINACIN Y REDACCIN
Da. Virginia Moreno Bonilla Directora Sistemas de Informacin Ayuntamiento de Legans D. Valentn Prez Amarza Director Organizacin, Informacin y Calidad Ayuntamiento de Legans

COLABORACIN AGE
Da. Blanca Rodrguez-Antigedad.

D. Lus Prieto Cuerdo

COLABORADORES DE LA ADMINISTRACIN LOCAL

D. Trinidad Yera Cuesta(Ayuntamiento Villanueva de la Caada) D. Jos Nuo Riesgo(Ayuntamiento de Madrid) D. Manuel Serrano Canon (Ayuntamiento. Mlaga) D. Pablo Barcenas Gutirrez (FEMP)

ENTIDADES COLABORADORAS
Ayuntamiento de Madrid Ayuntamiento de Villanueva de la Caada Diputacin Provincial de Almera Generalitat Valenciana Diputacin Provincial de Badajoz Ayuntamiento de Castelln de la Plana Ayuntamiento de Catarroja Ayuntamiento de Elche Ayuntamiento de Irn Ayuntamiento de Mlaga Ayuntamiento de Palma de Mallorca

La edicin impresa de esta gua ha sido posible gracias al Convenio firmado entre el Ministerio de Industria, Tursmo y Comercio y la Federacin Espaola de Municipios, dentro de las actuaciones del Plan Avanza 2.

INDICE
AGRADECIMIENTOS _________________________________________________________________________ 5 PRESENTACIN _____________________________________________________________________________ 6 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 8. 9. 10. 11. 12. INTRODUCCIN ________________________________________________________________________ 9 OBJETIVO DE LA GUA ________________________________________________________________ 10 LEY 11/2007. DESGLOSE DE LA LEY _____________________________________________________ 11 REGLAMENTO. REAL DECRETO, DE 27 DE ENERO DE 2009 _______________________________ 13 DERECHOS O DEBERES? ______________________________________________________________ 15 DERECHOS DE LOS CIUDADANOS ______________________________________________________ 16 OBLIGACIONES DE LOS AYUNTAMIENTOS _____________________________________________ 19 ADAPTACIN DE LOS CANALES DE COMUNICACIN _____________________________________________ ADAPTACIN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ___________________________________________ ADAPTACIN DE LA TECNOLOGA DEL FRONT OFFICE _________________________________________ ADAPTACIN DE LA TECNOLOGA DEL BACK OFFICE __________________________________________ ADAPTACIN ORGANIZATIVA ______________________________________________________________ ADAPTACIN NORMATIVA ________________________________________________________________ 23 24 25 31 32 32

EL CIUDADANO Y LA LEY______________________________________________________________ 34 CMO PUEDE O DEBE INTERPRETAR UN AYUNTAMIENTO LA LEY ______________________ 36 ANTECEDENTES_______________________________________________________________________ 37 AFECTA LA LEY 11/2007 A LA GESTIN DE EMPRESAS MUNICIPALES? __________________ 46 CONEXIN ENTRE LEY 11/2007 Y LEY DE PROTECCIN DE DATOS _______________________ 48

13. COOPERACIN ENTRE ADMINISTRACIONES PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA _____________________________________________________________________________ 51 14. 15. 15.1. 15.2. 15.3. 15.4. 15.5. 15.6. 16. 16.1. 16.2. 16.3. 17. 18. ESCENARIOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY _____________________________________ 54 EXPERIENCIAS GUA EN LA ADMINITRACIN LOCAL___________________________________ 56 AYUNTAMIENTO DE MADRID ______________________________________________________________ AYUNTAMIENTO DE LEGANS ______________________________________________________________ AYUNTAMIENTO DE VILLANUEVA DE LA CAADA ______________________________________________ DIPUTACIN DE ALMERA _________________________________________________________________ GENERALITAT VALENCIANA _______________________________________________________________ OTRAS REFERENCIAS A TENER EN CUENTA ____________________________________________________ 56 61 69 73 78 85

HERRAMIENTAS DE SOPORTE PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY ___________________ 108 HERRAMIENTAS DE LA SECRETARA DE ESTADO PARA LA FUNCIN PBLICA ________________________ 108 HERRAMIENTAS DEL MINISTERIO DE INDUSTRIA, TURISMO Y COMERCIO____________________________ 115 HERRAMIENTAS ALTERNATIVAS EN EL MERCADO ______________________________________________ 130 SUMARIO ____________________________________________________________________________ 131 REFERENCIAS________________________________________________________________________ 133

INDICE DE IMGENES
Imagen 1. Inventario pblico y actualizado de los procedimientos que ofrece por Internet el Ayto. de Legans............ 24 Imagen 2. Web oficial del Excmo. Ayuntamiento de Legans .......................................................................................... 25 Imagen 3. Opciones que ofrece el Ayuntamiento de Legans para la acreditacin de usuario ....................................... 27 Imagen 4. Validacin de documentos online .................................................................................................................... 27 Imagen 5. Pago electrnico.............................................................................................................................................. 28 Imagen 6. Servicio electrnico del Ayto. Legans de informacin del estado de tramitacin de un procedimiento........ 29 Imagen 7. Sistema de Notificaciones Telemticas Seguras de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica y Correos ............................................................................................................................................................................. 30 Imagen 8. Proyecto de modernizacin de la Administracin Local (eModel).................................................................. 51 Imagen 9. Portal Web del Centro de Transferencia de Tecnologa (CTT)....................................................................... 52 Imagen 10. Portal del proyecto PISTAlocal+ .................................................................................................................. 53 Imagen 11. Programa Avanza Local Soluciones. ............................................................................................................. 53 Imagen 12. Web red 060................................................................................................................................................. 110 Imagen 13. Esquema de funcionamiento de la plataforma de validacin ...................................................................... 112 Imagen 14. Plataformas software ofrecidas por la iniciativa Avanza Local Soluciones del Mityc............................... 116 Imagen 15. Ejemplo de generacin de un portal con LOCALWEB............................................................................... 117 Imagen 16. LOCALWEB, plataforma para la generacin y gestin de portales municipales....................................... 118 Imagen 17. LOCALWEB2 ampliacin de la aplicacin LOCALWEB........................................................................... 119 Imagen 18. SIGEM, plataforma para la gestin del procedimiento administrativo de un expediente .......................... 121 Imagen 19. LOCALGIS, Sistema de Informacin Territorial. ....................................................................................... 126 Imagen 20. Sistema de informacin para la recepcin y tramitacin de facturas electrnicas en formato factura-e y para la constitucin telemtica de empresas.................................................................................................................. 128

Agradecimientos
Quiero expresar mi gratitud; A las personas y organizaciones que aparecen en estas pginas cuyas experiencias y aportaciones han sido para m una fuente de conocimiento y un slido apoyo en mi labor de coordinacin y realizacin de esta gua prctica. Mi reconocimiento profundo tambin a quienes, aunque no aparecen aqu, siempre tendrn mi respeto y sern un referente en mi trabajo ya que me han permitido aprender cada da mediante su buen hacer, su disposicin, su profesionalidad y su implicacin para la mejora de la gestin en la Administracin Local. A mis responsables por permitirme crecer como profesional y dejar hacer y plasmar nuevas ideas, permitindonos conseguir un objetivo comn que es mejorar nuestra gestin para ofrecer servicios de calidad a nuestros ciudadanos dentro del marco de la legalidad y con nuestros sentimientos ms nobles. A los mos, por el tiempo que les he robado. Y por supuesto a todas las personas que han depositado su confianza en m para el desarrollo de este trabajo y adems lo han elogiado. A todos, como siempre, gracias.

Virginia Moreno Bonilla Directora de Sistemas de Informacin Ayuntamiento de Legans.

PRESENTACIN
Nuestra sociedad, experimenta continuos cambios sociales, econmicos, polticos y tecnolgicos, que requieren de un permanente esfuerzo de adaptacin y evolucin por parte de los Poderes Pblicos. Por ello, hemos de construir el futuro a travs de la difusin, el desarrollo y el empleo de las ms avanzadas tcnicas, herramientas y metodologas de gestin. Porque lo pblico, ha ser accesible, para responder de una manera eficaz y eficiente a las necesidades y a las demandas de los ciudadanos y ciudadanas. Una Administracin gil, moderna, eficaz y de calidad, es una Administracin electrnica, resolutiva y capaz de interactuar con los ciudadanos sin esperas, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Una Administracin Digital, que permitir a Los Gobiernos Locales, desempear mejor y ms eficazmente sus competencias y ofrecer, al conjunto de la ciudadana, mayor calidad en la prestacin de Servicios y en la ejecucin de Polticas Pblicas. As lo entendemos desde la Federacin Espaola de Municipios y Provincias. Y, en el esfuerzo por contribuir a este objetivo, es para m motivo de satisfaccin presentarles hoy esta Gua, que nace en el seno de la Comisin de Modernizacin y Calidad de la FEMP, con vocacin de ser una herramienta til. Que acompae y gue a los Ayuntamientos espaoles en el proceso de adaptacin de sus procedimientos, en tiempo y forma, a las disposiciones de la Ley de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos. Soy consciente de que, el recorrido por la autopista Administracin electrnica no estar exento de dificultades. Pero al tiempo, confi en la buena acogida de este excelente trabajo, en el que hemos contado con la inestimable colaboracin del Ayuntamiento de Legans, as como del Ministerio de Poltica Territorial y del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Y estoy convencido de que su utilidad, contribuir a facilitar a los Gobiernos Locales su buen hacer, hacia el camino de la excelencia local.

Pedro Castro Presidente de la FEMP Alcalde de Getafe.

La implantacin de la Sociedad de la Informacin y del Conocimiento ha puesto en el primer plano la necesidad de desarrollar las infraestructuras sociales y administrativas que permitan prestar los servicios pblicos, tanto en cantidad como en calidad, que demanda el ciudadano. Precisamente, el fundamento de las reformas administrativas que se estn produciendo en Espaa reside en alcanzar la excelencia del servicio y mejorar la calidad de vida del ciudadano. Conseguirlo supone configurar una Administracin moderna que haga del principio de eficacia y eficiencia su eje vertebrador. La descentralizacin poltica del Estado persegua, entre sus consecuencias finalistas, acercar las instituciones y los servicios que presta a la ciudadana. La realizacin de muchos trmites empieza por la necesidad de un primer desplazamiento para recibir informacin. Y en la mayora de las veces, no es el nico. Estas barreras temporales y espaciales pueden y deben ser superadas. Hoy las tecnologas de la informacin permiten relacionarse con la Administracin sin colas ni esperas. Articular herramientas para potenciar esa utilizacin de los medios electrnicos en la actividad administrativa constituye un deber para todos los que trabajamos en las instituciones polticas. La Ley 11/2007 de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos reconoce a los ciudadanos su derecho a relacionarse electrnicamente con las administraciones pblicas, as como la obligacin de stas a garantizar ese derecho. Desde la Comisin de Modernizacin y Calidad, la cual me honro en presidir, hemos elaborado este documento que, a modo de Gua prctica, aspira a facilitar la comprensin e interpretacin para que cualquier Ayuntamiento pueda planificar su adaptacin a esta Ley que cambia radicalmente el panorama de la Administracin Electrnica y coloca a Espaa en una situacin de preferencia tecnolgica, para mejorar su productividad econmica y el bienestar de todos los ciudadanos espaoles. Su contenido, estructurado de manera concisa, aborda todos los puntos de inters para la adaptacin organizativa, normativa y tecnolgica, de cualquier Administracin local. Es evidente la necesidad de arbitrar herramientas selectivas que permitan realizar una efectiva adecuacin a la ley. A modo de ejemplo, mostramos tres experiencias practicadas en ayuntamientos de diferente tamao, pequeo, mediano y grande, y una experiencia de Diputacin, para que sirvan de referentes a cualquier entidad pblica identificada con el modelo. Deseo que este instrumento que ponemos a su disposicin satisfaga sus expectativas y resulte de utilidad en sus organizaciones. Con esa intencin han trabajado todos los tcnicos que han participado en su elaboracin y a los que agradezco su esfuerzo y dedicacin.

D. Lus Manuel Partida Brunete Alcalde-Presidente de Villanueva de la Caada Presidente de la Comisin de Modernizacin y Calidad de la FEMP

La tecnologa ya es realidad, ha cambiado la concepcin de tiempo, causalidad, privacidad y ya no es slo un aspecto de consolidarse o no como una ciudad digital, sino saber relacionarse, sabiendo que el uso de las nuevas tecnologas va a ser el nuevo modelo de comunicacin estrella, entre la Administracin Local y sus ciudadanos y viceversa. La finalidad principal del presente trabajo, es proporcionar a los ayuntamientos una gua prctica para la gestin de la tramitacin electrnica capaz de responder a los nuevos retos de la Administracin Electrnica y que permita a todos los ayuntamientos avanzar de una manera significativa hacia la tramitacin 100% digital. Nuestra inquietud como grupo tcnico de Modernizacin y Calidad es que este trabajo nos permita entender mejor y poder establecer las medidas necesarias para el completo cumplimiento de la Ley 11/2007. Da. Virginia Moreno Bonilla Directora de Sistemas de Informacin del Ayto. de Legans Tcnico de la Comisin de Modernizacin y Calidad de la FEMP (Representacin del grupo tcnico de la Comisin de Modernizacin y Calidad de la FEMP)

1. INTRODUCCIN

1. INTRODUCCIN
El 23 de Junio del ao 2007 se public en el Boletn Oficial del Estado y un da despus entr en vigor la Ley 11/2007, de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios pblicos, en adelante LAECSP, cuya finalidad es promover el uso de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en las relaciones entre la Administracin Pblica y los ciudadanos y entre las diferentes Administraciones Pblicas. En virtud de esta Ley, los ciudadanos podrn realizar todas sus gestiones administrativas por medios electrnicos. De esta forma, las Administraciones Pblicas quedan obligadas a ofrecer sus servicios por Internet, dispositivos mviles, TDT o cualquier medio electrnico futuro. Anteriormente a la LAECSP, la Ley 30/1992, de 26 de Noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn (LRJAP-PAC) ya recoga en algunos de sus artculos el impulso por parte de la Administracin al empleo y aplicacin de las tcnicas y medios electrnicos, informticos y telemticos al objeto de desarrollar su actividad y el ejercicio de sus competencias as como habilitaba la posibilidad de que los ciudadanos pudieran relacionarse con las Administraciones Pblicas para ejercer sus derechos a travs de tcnicas y medios electrnicos, informticos o telemticas cuando esto fuera compatible con los medios tcnicos de que dispusieran stas. Las avanzadas, para el momento, pero por otra parte prudentes, previsiones legales, muy vlidas en 1992, hoy han quedado desfasadas, ante una realidad en la que el grado de penetracin de ordenadores y el nmero de personas y entidades con acceso en banda ancha a Internet, con las posibilidades abiertas a otras tecnologas y plataformas, no se corresponden ya con los servicios meramente facultativos que la citada Ley permita y estimulaba a establecer a las distintas Administraciones. Como se ha dicho, este desarrollo de la administracin electrnica era todava insuficiente, en buena medida debido a que las previsiones indicadas en la ley eran facultativas. Es decir, dejaban en manos de las propias Administraciones determinar si los ciudadanos iban a poder de modo efectivo, o no, relacionarse por medios electrnicos con ellas, segn que stas quisieran poner en pie los instrumentos necesarios para esa comunicacin. Por esta razn la ley 11/2007 pretendi dar el paso del podrn al debern es decir, lo que en la ley 30/1992 se planteaba como algo opcional y recomendable en la ley 11/2007 pasa a ser una obligacin. En resumen, la Ley 30/1992 se limit a abrir la posibilidad de establecer relaciones telemticas con la Administracin, pero la hora actual demanda otra regulacin que garantice, pero ahora de modo efectivo, el derecho a establecer relaciones electrnicas con todas las Administraciones Pblicas. Las nuevas realidades, exigencias y experiencias que se han ido poniendo de manifiesto, el propio desarrollo de la sociedad de la informacin, la importancia que una regulacin clara, precisa y comn de los derechos de los ciudadanos y el cambio de circunstancias tecnolgicas y sociales exige actualizar el contenido, muy diferente al de 1992, de la regulacin bsica que est hoy a la altura de las nuevas exigencias. Esta regulacin comn exige, reconocer el derecho de los ciudadanos y no slo la posibilidad- de acceder mediante comunicaciones electrnicas a la Administracin.

2. OBJETIVO DE LA GUA

2. OBJETIVO DE LA GUA
El presente documento tiene por objeto presentar una Gua de introduccin y adaptacin a la LAECSP para Administraciones locales, realizando una descripcin de los contenidos de la misma, con el objetivo de facilitar su mejor comprensin e interpretacin, as como subrayar los aspectos de especial relevancia, para que cualquier Ayuntamiento o diputacin utilizando esta gua pueda, segn sus caractersticas, adaptarse a la Ley 11/2007 o realizar una planificacin acorde a la misma. Segn el apartado 4 de la Disposicin final tercera, adaptacin de las Administraciones Pblicas para el ejercicio de derechos, en relacin a la Administracin Local, los ciudadanos podrn ejercer los derechos que se les reconoce en el artculo 6 de la LAECSP a partir del 31 de diciembre de 2009 siempre que lo permitan sus disponibilidades presupuestarias. Esto viene recogido en la Ley 11/2007 de la siguiente manera: En el mbito de las Entidades que integran la Administracin Local, los derechos reconocidos en el artculo 6 de la presente ley podrn ser ejercidos en relacin con la totalidad de los procedimientos y actuaciones de su competencia a partir del 31 de diciembre de 2009 siempre que lo permitan sus disponibilidades presupuestarias. A estos efectos las Diputaciones Provinciales, o en su caso los Cabildos y Consejos Insulares u otros organismos supramunicipales, podrn prestar los servicios precisos para garantizar tal efectividad en el mbito de los municipios que no dispongan de los medios tcnicos y organizativos necesarios para prestarlos. Segn la disposicin final octava, desarrollo y entrada en vigor de la Ley, corresponde al Gobierno y a las Comunidades Autnomas, en el mbito de sus respectivas competencias, dictar las disposiciones necesarias para el desarrollo y aplicacin de la presente Ley. El texto ntegro de la Ley 11/2007 puede consultarse en la pgina Web del Ministerio de la Presidencia, http://www.boe.es/g/es/bases_datos/doc.php?coleccion=iberlex&id=2007/12352. Es importante resaltar: Lo presupuestario es una limitacin, no una exencin de la obligacin de prestar el servicio,, ya que los Ayuntamientos deberan intentar cumplir la ley en la medida de sus posibilidades o aprovechando los medios que las restantes administraciones pongan a su disposicin.

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3. LEY 11/2007. DESGLOSE DE LA LEY 5.

3. LEY 11/2007. DESGLOSE DE LA LEY

La Ley 11/2007 de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos consta de 5 Ttulos, 46 artculos, 6 disposiciones adicionales, 1 disposicin transitoria, 1 disposicin derogatoria y 8 disposiciones finales, adems de un anexo con definiciones, distribuidos en la siguiente estructura:

Exposicin de motivos. Ttulo preliminar. Del mbito de aplicacin y los principios generales. Ttulo primero. Derechos de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones
Pblicas por medios electrnicos. Ttulo segundo. Rgimen jurdico de la administracin electrnica. o Captulo I. De la sede electrnica. o Captulo II. De la identificacin y autenticacin. Seccin 1. Disposiciones comunes. Seccin 2. Identificacin de los ciudadanos y autenticacin de su actuacin. Seccin 3. Identificacin electrnica de las Administraciones Pblicas y autenticacin del ejercicio de su competencia. Seccin 4. De la interoperabilidad y de la acreditacin y representacin de los ciudadanos. o Captulo III. De los registros, las comunicaciones y las notificaciones electrnicas. Seccin 1. De los registros. Seccin 2. De las comunicaciones y las notificaciones electrnicas. o Captulo IV. De los documentos y los archivos electrnicos. Ttulo tercero. De la gestin electrnica de los procedimientos. o Captulo I. Disposiciones comunes. o Captulo II. Utilizacin de medios electrnicos en la tramitacin del procedimiento. Ttulo cuarto. Cooperacin entre administraciones para el impulso de la administracin electrnica. o Captulo I. Marco institucional de cooperacin en materia de administracin electrnica. o Captulo II. Cooperacin en materia de interoperabilidad de sistemas y aplicaciones. o Captulo III. Reutilizacin de aplicaciones y transferencia de tecnologas. Disposiciones Adicionales. o Disposicin adicional primera. Reunin de rganos Colegiados por medios electrnicos. o Disposicin adicional segunda. Formacin de empleados pblicos. o Disposicin adicional tercera. Plan de Medios en la Administracin General del Estado. o Disposicin adicional cuarta. Procedimientos Especiales. o Disposicin adicional quinta. Funcin Estadstica. o Disposicin adicional sexta. Uso de Lenguas Oficiales. Disposicin transitoria nica. Rgimen transitorio. Disposicin derogatoria nica. Disposiciones finales. o Disposicin final primera. Carcter bsico de la Ley. o Disposicin final segunda. Publicacin electrnica del Boletn Oficial del Estado.

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o Disposicin final tercera. Adaptacin de las Administraciones Pblicas para el ejercicio de derechos. o Disposicin final cuarta. Modificacin de la Ley 84/1978, de 28 de diciembre, por la que se regula la tasa por expedicin del Documento Nacional de Identidad. o Disposicin final quinta. Modificacin de la Ley 16/1979, de 2 de octubre, sobre Tasas de la Jefatura Central de Trfico. o Disposicin final sexta. Habilitacin para la regulacin del teletrabajo en la Administracin General del Estado. o Disposicin final sptima. Desarrollo reglamentario del artculo 4 c). o Disposicin final octava. Desarrollo y Entrada en vigor de la Ley.

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4. REGLAMENTO. REAL DECRETO, DE 27 DE ENERO DE 2009

4. REGLAMENTO. REAL DECRETO, DE 27 DE ENERO DE 2009

El Real Decreto pretende ser el complemento necesario en la Administracin General del Estado para conseguir la efectiva realizacin de los derechos reconocidos en la Ley de Acceso Electrnico, facilitndolos en la medida que lo permiten las nuevas tecnologas y garantizando que no resulten afectados otros derechos constitucionales, como la proteccin de datos, los derechos de acceso a la informacin administrativa o la preservacin de intereses de terceros. El Real Decreto establece tambin un marco muy flexible para la implantacin de las vas de comunicacin de las administraciones con los ciudadanos, cuidando los niveles de seguridad y proteccin de derechos e intereses previstos tanto en la propia Ley 11/2007 como en la legislacin administrativa en general. Asimismo, desarrolla la identificacin y firma electrnica, los registros, notificaciones y comunicaciones electrnicas y la regulacin detallada de los documentos y expedientes administrativos electrnicos, as como los elementos necesarios para evitar la solicitud a los ciudadanos de documentos que ya obran en poder de las administraciones pblicas, entre otros aspectos. El Real Decreto que desarrolla parcialmente la Ley de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblico consta de 6 Ttulos, 52 artculos, 5 disposiciones adicionales, 5 disposiciones transitorias, 1 disposicin derogatoria y 4 disposiciones finales, distribuidos en la siguiente estructura:

Ttulo I. Disposiciones Generales. Ttulo II. Sedes electrnicas y punto de acceso general a la Administracin General del
Estado.

Ttulo III. Identificacin y autenticacin.

o Captulo I. Identificacin y autenticacin en el acceso electrnico de los ciudadanos a la Administracin General de Estado y sus organismos pblicos vinculados o dependientes. o Captulo II. Identificacin y autenticacin de sedes electrnicas y de las comunicaciones que realicen los rganos de la Administracin General del Estado u organismos pblicos vinculados o dependientes de aqulla. o Captulo III. Disposiciones comunes a la identificacin y autenticacin y condiciones de interoperabilidad. Ttulo IV. Registros Electrnicos. Ttulo V. De las comunicaciones y las notificaciones. o Captulo I. Comunicaciones electrnicas. o Captulo II. Notificaciones electrnicas. Ttulo VI. Los documentos electrnicos y sus copias. o Captulo I. Disposiciones comunes sobre los documentos electrnicos. o Captulo II. Normas especficas relativas a los documentos administrativos electrnicos. o Captulo III. Normas especficas relativas a los documentos electrnicos emitidos por los ciudadanos. o Captulo IV. Normas relativas a la obtencin de copias electrnicas por los ciudadanos. o Captulo V. Archivo electrnico de documentos.

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o Captulo VI. Expediente electrnico.

Disposiciones adicionales
o Disposicin adicional primera. Habilitacin para actuar electrnicamente en nombre de tercero en el mbito de las Administraciones Tributarias. o Disposicin adicional segunda. Procedimientos especiales. o Disposicin adicional tercera. Funcin estadstica. o Disposicin adicional cuarta. Plataformas de validacin de certificados. o Disposicin adicional quinta. Sedes electrnicas.

Disposiciones transitorias.
o Disposicin transitoria primera. Sistemas de firma electrnica. o Disposicin transitoria segunda. Condiciones de seguridad de las plataformas de verificacin. o Disposicin transitoria tercera. Sistema de notificacin electrnica regulado en el artculo 38.3. o Disposicin transitoria cuarta. Adaptacin de sedes electrnicas. o Disposicin transitoria quinta. Registros electrnicos.

Disposicin derogatoria nica. Disposiciones finales. Derogacin nica.

o Disposicin final primera. Sistema de notificacin electrnica regulado en el artculo 38.3. o Disposicin final segunda. Punto de acceso comn. o Disposicin final tercera. Habilitacin para el desarrollo reglamentario. o Disposicin final cuarta. Entrada en vigor.

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5. DERECHOS O DEBERES?
Espaa es uno de los pocos pases de nuestro entorno que ha reconocido por ley el derecho de los ciudadanos a poder relacionarse electrnicamente con las Administraciones Pblicas. La ley 11/2007 est articulada entorno a este derecho, declarado en el primer articulo de la Ley Articulo 1. Se reconoce a los ciudadanos el derecho a relacionarse con las Administraciones Pblicas utilizando medios electrnicos para el ejercicio de los derechos previstos en el artculo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, as como para obtener informaciones, realizar consultas y alegaciones, formular solicitudes, manifestar consentimiento, entablar pretensiones, efectuar pagos, realizar transacciones y oponerse a las resoluciones y actos administrativos. Los 8 restantes artculos del Ttulo I de la Ley, de Derechos de los Ciudadanos, desarrollan ms en detalle este primer articulo, que supone un cambio sustancial en la forma de entender la relacin entre las Administraciones y los ciudadanos, porque pone en manos de stos la posibilidad de exigir a las Administraciones Pblicas como debe suministrarle los servicios. Este reconocimiento explcito de nuevos derechos ciudadanos, se transforma, del lado de los Ayuntamientos y Administraciones Pblicas en una declaracin de deberes: stas tienen la obligacin de hacer efectivo este derecho. Las Administraciones Pblicas son, a su vez, tambin sujetos de derechos. Estn obligadas a cooperar entre si, y tienen derecho a que las otras administraciones cooperen. En este sentido destaca el derecho de los ciudadanos a no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Pblicas, las cuales utilizarn medios electrnicos para recabar dicha informacin (...). Este artculo garantiza el derecho de las administraciones a exigir entre si el suministro electrnico de dicha informacin. La obligacin de cooperar de todas las administraciones pblicas es uno de los grandes impulsores para el desarrollo de la Administracin electrnica en nuestro pas: sin esta cooperacin sera muy difcil lograr la plena aplicacin de la ley y permitir que los ciudadanos pudieran relacionarse electrnicamente con las administraciones en igualdad de condiciones de acceso.

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6. DERECHOS DE LOS CIUDADANOS

6. DERECHOS DE LOS CIUDADANOS

En la Exposicin de motivos VI de la Ley de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos se presentan brevemente los derechos que reconoce la ley a los ciudadanos: En el Ttulo Primero de la LAECSP estn recogidos los derechos de los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones Pblicas a travs de medios electrnicos. Para garantizar el pleno ejercicio de estos derechos, se establece la obligacin de las Administraciones de habilitar diferentes canales o medios para la prestacin de los servicios electrnicos. Asimismo, se establece la obligacin de cada Administracin de facilitar a las otras Administraciones los datos de los interesados que se le requieran y obren en su poder, en la tramitacin de un procedimiento, siempre que el interesado preste su consentimiento expreso, el cual podr emitirse y recabarse por medios electrnicos, al objeto de que los ciudadanos no deban aportar datos y documentos que estn en poder de las Administraciones Pblicas. De este ttulo primero, Derechos fundamentales de los ciudadanos a relacionarse con las administraciones pblicas por medios electrnicos, el artculo en el que se reconocen los derechos de los ciudadanos es el artculo 6. En el apartado 1 de este artculo de la LAECSP se hace referencia al artculo 35 de la Ley 30/1992 por lo que a continuacin detallamos su contenido para que en este punto queden recogidos todos los derechos que la Ley 11/2007 reconoce a los ciudadanos, vengan incluidos en esta misma ley o en otras, como es el caso de los derechos enumerados en el artculo 6.1 al cual hacemos aqu mencin. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, Artculo 35. Derechos de los ciudadanos. Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Pblicas, tienen los siguientes derechos: a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitacin de los procedimientos en los que tengan la condicin de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos. b) A identificar a las autoridades y al personal al servicio de las Administraciones Pblicas bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos. c) A obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportndola junto con los originales, as como a la devolucin de stos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento. d) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autnoma, de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del Ordenamiento Jurdico. e) A formular alegaciones y a aportar documentos en cualquier fase del procedimiento anterior al trmite de audiencia, que debern ser tenidos en cuenta por el rgano competente al redactar la propuesta de resolucin. f) A no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administracin actuante. g) A obtener informacin y orientacin acerca de los requisitos jurdicos o tcnicos que las disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar. h) Al acceso a los registros y archivos de las Administraciones Pblicas en los trminos previstos en la Constitucin y en sta u otras Leyes. i) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y funcionarios, que habrn de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.

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j) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Pblicas y del personal a su servicio, cuando as corresponda legalmente. k) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucin y las Leyes. A continuacin, presentamos el artculo 6 de la LAECSP: Artculo 6. Derechos de los ciudadanos. 1. Se reconoce a los ciudadanos el derecho a relacionarse con las Administraciones Pblicas utilizando medios electrnicos para el ejercicio de los derechos previstos en el artculo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, as como para obtener informaciones, realizar consultas y alegaciones, formular solicitudes, manifestar consentimiento, entablar pretensiones, efectuar pagos, realizar transacciones y oponerse a las resoluciones y actos administrativos. 2. Adems, los ciudadanos tienen en relacin con la utilizacin de los medios electrnicos en la actividad administrativa, y en los trminos previstos en la presente Ley, los siguientes derechos: a) A elegir, entre aquellos que en cada momento se encuentren disponibles, el canal a travs del cual relacionarse por medios electrnicos con las Administraciones Pblicas. b) A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Pblicas, las cuales utilizarn medios electrnicos para recabar dicha informacin siempre que, en el caso de datos de carcter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los trminos establecidos por la Ley Orgnica 15/1999, de Proteccin de Datos de Carcter Personal, o una norma con rango de Ley as lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicacin a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podr emitirse y recabarse por medios electrnicos. c) A la igualdad en el acceso electrnico a los servicios de las Administraciones Pblicas. d) A conocer por medios electrnicos el estado de tramitacin de los procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la normativa de aplicacin establezca restricciones al acceso a la informacin sobre aqullos. e) A obtener copias electrnicas de los documentos electrnicos que formen parte de procedimientos en los que tengan la condicin de interesado. f) A la conservacin en formato electrnico por las Administraciones Pblicas de los documentos electrnicos que formen parte de un expediente. g) A obtener los medios de identificacin electrnica necesarios, pudiendo las personas fsicas utilizar en todo caso los sistemas de firma electrnica del Documento Nacional de Identidad para cualquier trmite electrnico con cualquier Administracin Pblica. h) A la utilizacin de otros sistemas de firma electrnica admitidos en el mbito de las Administraciones Pblicas. i) A la garanta de la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de las Administraciones Pblicas. j) A la calidad de los servicios pblicos prestados por medios electrnicos. k) A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las Administraciones Pblicas siempre y cuando utilicen estndares abiertos o, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos. 3. En particular, en los procedimientos relativos al establecimiento de actividades de servicios, los ciudadanos tienen derecho a obtener la siguiente informacin a travs de medios electrnicos:

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a) Los procedimientos y trmites necesarios para acceder a las actividades de servicio y para su ejercicio. b) Los datos de las autoridades competentes en las materias relacionadas con las actividades de servicios, as como de las asociaciones y organizaciones profesionales relacionadas con las mismas. c) Los medios y condiciones de acceso a los registros y bases de datos pblicos relativos a prestadores de actividades de servicios y las vas de recurso en caso de litigio entre cualesquiera autoridades competentes, prestadores y destinatarios.

En resumen, los ciudadanos tienen en relacin con la utilizacin de los medios electrnicos en la actividad administrativa, y en los trminos previstos por la Ley, un conjunto de derechos complementarios tales como:

Acceso electrnico a las Administraciones Pblicas. Elegir, entre aquellos que en cada momento se encuentren disponibles, el canal a
travs del cual relacionarse por medios electrnicos con las Administraciones Pblicas. No aportar documentacin que obren en poder de las Administraciones Pblicas. La igualdad en el acceso electrnico a los servicios de las Administraciones Pblicas. Acceder por medios electrnicos a la informacin de los expedientes.
Obtener copias

electrnicas. La conservacin en formato electrnico, por parte de las Administraciones

Pblicas, de los documentos electrnicos que formen parte de un expediente. Usar la firma electrnica como medio de identificacin y presentacin de documentacin. La garanta de la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de las Administraciones Pblicas. Calidad de los servicios pblicos prestados por medios electrnicos. Utilizar estndares abiertos para comunicarse con las Administraciones Pblicas.

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7. OBLIGACIONES DE LOS AYUNTAMIENTOS

7. OBLIGACIONES DE LOS AYUNTAMIENTOS

Atendiendo a los derechos indicados que la Ley reconoce a los ciudadanos y resto de los articulados en la LAECSP, se pueden inferir una serie de requisitos mnimos y otros opcionales que los Ayuntamientos deben cumplir para su adecuacin a la Ley. Este documento pretende desmenuzar la LAECSP en requisitos concretos que todos los Ayuntamientos deben cumplir para adaptarse a la Ley y categorizarlos de una forma sistemtica en reas de actuacin. Es importante volver a indicar en este punto lo ya mencionado en la presentacin de esta gua, en la actualidad, los ayuntamientos que no dispongan de recursos econmicos suficientes no estarn obligados a ofrecer los servicios a los que hace mencin la Ley 11/2007 puesto que segn el apartado 4 de la Disposicin final tercera, adaptacin de las Administraciones Pblicas para el ejercicio de derechos, en relacin a la Administracin Local, los ciudadanos podrn ejercer los derechos que se les reconoce en el artculo 6 de la LAECSP a partir del 31 de diciembre de 2009 siempre que lo permitan sus disponibilidades presupuestarias (vase el apartado OBJETIVO DE LA GUA). Del ttulo primero, Derechos fundamentales de los ciudadanos a relacionarse con las administraciones pblicas por medios electrnicos, los artculos de la LAECSP en los que se indican algunas de las obligaciones que las Administraciones Pblicas debern cumplir son: Artculo 8. Garanta de prestacin de servicios y disposicin de medios e instrumentos electrnicos. 1. Las Administraciones Pblicas debern habilitar diferentes canales o medios para la prestacin de los servicios electrnicos, garantizando en todo caso el acceso a los mismos a todos los ciudadanos, con independencia de sus circunstancias personales, medios o conocimientos, en la forma que estimen adecuada. 2. La Administracin General del Estado garantizar el acceso de todos los ciudadanos a los servicios electrnicos proporcionados en su mbito a travs de un sistema de varios canales que cuente, al menos, con los siguientes medios: a) Las oficinas de atencin presencial que se determinen, las cuales pondrn a disposicin de los ciudadanos de forma libre y gratuita los medios e instrumentos precisos para ejercer los derechos reconocidos en el artculo 6 de esta Ley, debiendo contar con asistencia y orientacin sobre su utilizacin, bien a cargo del personal de las oficinas en que se ubiquen o bien por sistemas incorporados al propio medio o instrumento. b) Puntos de acceso electrnico, consistentes en sedes electrnicas creadas y gestionadas por los departamentos y organismos pblicos y disponibles para los ciudadanos a travs de redes de comunicacin. En particular se crear un Punto de acceso general a travs del cual los ciudadanos puedan, en sus relaciones con la Administracin General del Estado y sus Organismos Pblicos, acceder a toda la informacin y a los servicios disponibles. Este Punto de acceso general contendr la relacin de servicios a disposicin de los ciudadanos y el acceso a los mismos, debiendo mantenerse coordinado, al menos, con los restantes puntos de acceso electrnico de la Administracin General del Estado y sus Organismos Pblicos. c) Servicios de atencin telefnica que, en la medida en que los criterios de seguridad y las posibilidades tcnicas lo permitan, faciliten a los ciudadanos el acceso a las informaciones y servicios electrnicos a los que se refieren los apartados anteriores.

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Artculo 9. Transmisiones de datos entre Administraciones Pblicas. 1. Para un eficaz ejercicio del derecho reconocido en el apartado 6.2.b), cada Administracin deber facilitar el acceso de las restantes Administraciones Pblicas a los datos relativos a los interesados que obren en su poder y se encuentren en soporte electrnico, especificando las condiciones, protocolos y criterios funcionales o tcnicos necesarios para acceder a dichos datos con las mximas garantas de seguridad, integridad y disponibilidad, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal y su normativa de desarrollo. 2. La disponibilidad de tales datos estar limitada estrictamente a aquellos que son requeridos a los ciudadanos por las restantes Administraciones para la tramitacin y resolucin de los procedimientos y actuaciones de su competencia de acuerdo con la normativa reguladora de los mismos. El acceso a los datos de carcter personal estar, adems, condicionado al cumplimiento de las condiciones establecidas en el artculo 6.2.b) de la presente Ley.

Del ttulo segundo, Rgimen jurdico de la administracin electrnica, los artculos en los que se indican algunas de las obligaciones que las Administraciones Pblicas debern cumplir son: Artculo 10. La sede electrnica. 1. La sede electrnica es aquella direccin electrnica disponible para los ciudadanos a travs de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestin y administracin corresponde a una Administracin Pblica, rgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias. 2. El establecimiento de una sede electrnica conlleva la responsabilidad del titular respecto de la integridad, veracidad y actualizacin de la informacin y los servicios a los que pueda accederse a travs de la misma. 3. Cada Administracin Pblica determinar las condiciones e instrumentos de creacin de las sedes electrnicas, con sujecin a los principios de publicidad oficial, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. En todo caso deber garantizarse la identificacin del titular de la sede, as como los medios disponibles para la formulacin de sugerencias y quejas. Artculo 12. Publicacin electrnica del tabln de anuncios o edictos. La publicacin de actos y comunicaciones que, por disposicin legal o reglamentaria deban publicarse en tabln de anuncios o edictos podr ser sustituida o complementada por su publicacin en la sede electrnica del organismo correspondiente. Artculo 13. Formas de identificacin y autenticacin. 1. Las Administraciones Pblicas admitirn, en sus relaciones por medios electrnicos, sistemas de firma electrnica que sean conformes a lo establecido en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrnica y resulten adecuados para garantizar la identificacin de los participantes y, en su caso, la autenticidad e integridad de los documentos electrnicos. 2. Los ciudadanos podrn utilizar los siguientes sistemas de firma electrnica para relacionarse con las Administraciones Pblicas, de acuerdo con lo que cada Administracin determine: a) En todo caso, los sistemas de firma electrnica incorporados al Documento Nacional de Identidad, para personas fsicas. b) Sistemas de firma electrnica avanzada, incluyendo los basados en certificado electrnico reconocido, admitidos por las Administraciones Pblicas.

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c) Otros sistemas de firma electrnica, como la utilizacin de claves concertadas en un

registro previo como usuario, la aportacin de informacin conocida por ambas partes u otros sistemas no criptogrficos, en los trminos y condiciones que en cada caso se determinen. Artculo 22. Identificacin y autenticacin de los ciudadanos por funcionario pblico. 1. En los supuestos en que para la realizacin de cualquier operacin por medios electrnicos se requiera la identificacin o autenticacin del ciudadano mediante algn instrumento de los previstos en el artculo 13 de los que aquel no disponga, tal identificacin o autenticacin podr ser validamente realizada por funcionarios pblicos mediante el uso del sistema de firma electrnica del que estn dotados. 2. Para la eficacia de lo dispuesto en el apartado anterior, el ciudadano deber identificarse y prestar su consentimiento expreso, debiendo quedar constancia de ello para los casos de discrepancia o litigio. 3. Cada Administracin Pblica mantendr actualizado un registro de los funcionarios habilitados para la identificacin o autenticacin regulada en este artculo. Artculo 24. Registros electrnicos. 1. Las Administraciones Pblicas crearn registros electrnicos para la recepcin y remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones. 2. Los registros electrnicos podrn admitir: a) Documentos electrnicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trmites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creacin del registro, cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos. b) Cualquier solicitud, escrito o comunicacin distinta de los mencionados en el apartado anterior dirigido a cualquier rgano o entidad del mbito de la administracin titular del registro. 3. En cada Administracin Pblica existir, al menos, un sistema de registros electrnicos suficiente para recibir todo tipo de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a dicha Administracin Pblica. Las Administraciones Pblicas podrn, mediante convenios de colaboracin, habilitar a sus respectivos registros para la recepcin de las solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otra Administracin que se determinen en el correspondiente convenio. Artculo 31. Archivo electrnico de documentos. 1. Podrn almacenarse por medios electrnicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. 2. Los documentos electrnicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares debern conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se origin el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la informacin necesaria para reproducirlo. Se asegurar en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. 3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, debern contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, proteccin y conservacin de los documentos almacenados. En particular, asegurarn la identificacin de los usuarios y el control de accesos, as como el cumplimiento de las garantas previstas en la legislacin de proteccin de datos.

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Del ttulo tercero, De la gestin electrnica de los procedimientos, los artculos en los que se indican algunas de las obligaciones que las Administraciones Pblicas debern cumplir son: Artculo 33. Utilizacin de medios electrnicos. 1. La gestin electrnica de la actividad administrativa respetar la titularidad y el ejercicio de la competencia por la Administracin Pblica, rgano o entidad que la tenga atribuida y el cumplimiento de los requisitos formales y materiales establecidos en las normas que regulen la correspondiente actividad. A estos efectos, y en todo caso bajo criterios de simplificacin administrativa, se impulsar la aplicacin de medios electrnicos a los procesos de trabajo y la gestin de los procedimientos y de la actuacin administrativa. Artculo 37. Acceso de los interesados a la informacin sobre el estado de tramitacin. 1. En los procedimientos administrativos gestionados en su totalidad electrnicamente, el rgano que tramita el procedimiento pondr a disposicin del interesado un servicio electrnico de acceso restringido donde ste pueda consultar, previa identificacin, al menos la informacin sobre el estado de tramitacin del procedimiento, salvo que la normativa aplicable establezca restricciones a dicha informacin. La informacin sobre el estado de tramitacin del procedimiento comprender la relacin de los actos de trmite realizados, con indicacin sobre su contenido, as como la fecha en la que fueron dictados. 2. En el resto de los procedimientos se habilitarn igualmente servicios electrnicos de informacin del estado de la tramitacin que comprendan, al menos, la fase en la que se encuentra el procedimiento y el rgano o unidad responsable.

De las Disposiciones finales, la disposicin en la que se indican algunas obligaciones que las Administraciones Pblicas debern cumplir son: Disposicin Final tercera. Adaptacin de las Administraciones Pblicas para el ejercicio de derechos. 1. ...cada Administracin Pblica har pblica y mantendr actualizada la relacin de dichos procedimientos y actuaciones.

En resumen, las administraciones pblicas tienen en relacin con la utilizacin de los medios electrnicos en la actividad administrativa, y en los trminos previstos por la Ley, las siguientes obligaciones:

Fomentar mltiples canales de acceso a la informacin. Asegurar la interoperabilidad organizativa, semntica y tcnica. Validez documental y de gestin de la copia electrnica. Herramientas de consulta del expediente electrnico. Admitir el DNI-e y dems sistemas de firma electrnica. Estrategia documental y repositorio unificado de documentos. Cumplimiento de la LOPD. Medir la calidad de los servicios prestados. Disponibilidad 24x7. Compatibilidad con los diferentes navegadores y formatos.

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La LAECSP cambia radicalmente el panorama de la Administracin Electrnica, ya que pasa de ser una iniciativa a instancias de la Administracin Pblica, que definan, implantaban, gestionaban y ponan a disposicin del ciudadano los servicios en funcin de criterios propios, a constituirse como un derecho del ciudadano a comunicarse con las Administraciones por medios electrnicos y por tanto como una obligacin para stas. Esta nueva concepcin obliga a definir unas reas de actuacin sobre las que la LAECSP acta directamente y sobre las que se defina un plan de actuacin al que debe dar respuesta cada Ayuntamiento, al igual que el resto de Administraciones Pblicas.

Para el cumplimiento de la LAECSP, se han definido en esta gua diferentes reas de actuacin sobre las que se deben poner en marcha las medidas para adaptarse a la Ley:

Adaptacin de los Canales de comunicacin: habilitando los medios

necesarios para la prestacin de Servicios Pblicos Digitales a los ciudadanos (Art. 8.1).

Adaptacin de procedimientos administrativos a la tramitacin electrnica: adaptacin de los trmites de los procedimientos administrativos
que se inician a instancia de parte, y que deben ser transformados en Servicios Pblicos Electrnicos y facilitarse por medios telemticos a los ciudadanos (Artculo 9, Art. 10 y Disposicin Final tercera). Adaptacin de la Tecnologa de Front-Office: entendido como la tecnologa especfica de soporte a la Administracin Electrnica y que deber permitir la comunicacin entre ciudadanos y Administracin (Artculo 10).

Adaptacin de la Tecnologa de Back-Office o Sistema de Gestin Integral (SGI): adaptando la tecnologa de soporte a los procesos internos de la
Administracin y su integracin con el Front-Office.

Adaptacin organizativa: en este punto se incluirn aquellas medidas

reflejadas en la Ley que afectan a la estructura organizativa de las Entidades Locales, las cuales necesitan ser adaptadas a la hora de prestar servicios de Administracin Electrnica a la ciudadana (Art. 22.3). Adaptacin normativa: las Entidades Locales debern instrumentar actuaciones de carcter reglamentario, normando las condiciones, las garantas y los efectos jurdicos de los Servicios Pblicos Electrnicos en las relaciones con los ciudadanos, danto de esta manera plena seguridad jurdica a estos Servicios (Art. 10.3)
A continuacin, desarrollaremos cada uno de los apartados indicados:

7.1. Adaptacin de los canales de comunicacin

La LAECSP en su Artculo 8.1 establece que las Administraciones Pblicas debern habilitar diferentes canales o medios para la prestacin de los servicios electrnicos, garantizando en todo caso el acceso a los mismos a todos los ciudadanos,, por lo tanto, se puede inferir que ser obligatorio que cada Entidad establezca ms de un canal de relacin con los ciudadanos para la prestacin de servicios electrnicos, dejando libertad al Ayuntamiento para decidir cules 23

deben ser dichos canales adicionales adems del canal de Internet, puesto que el canal telemtico, establecido como Sede Electrnica, est definido en el Artculo 10 de la Ley como canal obligatorio.

7.2. Adaptacin de procedimientos administrativos

Con la Administracin Electrnica, las Entidades Locales podrn ofrecer servicios administrativos a los ciudadanos por medios electrnicos. Estos servicios se traducen en procedimientos administrativos que normalmente no estn adaptados a la Administracin Electrnica. Para la correcta gestin electrnica de los mismos es necesaria una herramienta de gestin de expedientes que los automatice y permita a los ciudadanos la iniciacin, consulta y resolucin telemtica de los mismos. Es necesario, por lo tanto, que los Ayuntamientos realicen una simplificacin y racionalizacin de los procedimientos no slo para su posterior integracin en la Administracin Electrnica, sino tambin para una gestin ms eficiente de la actuacin administrativa y mejora de la calidad de los Servicios Pblicos ofrecidos a los ciudadanos (Artculo 33.1). Igualmente, para que el ciudadano pueda conocer y acceder a los servicios administrativos que la Entidad Local est ofreciendo a travs de Internet, es necesario que exista un inventario actualizado de estos procedimientos pblicos, y que el ciudadano pueda consultar para conocer toda la informacin relativa al procedimiento de su inters as como su frmula telemtica de tramitacin (Disposicin Final Tercera). Otro de los derechos del ciudadano reconocido en la LAECSP, es el de no aportar datos que ya obren en poder de las Administraciones. Esto implica que cada Administracin Pblica deber poner a disposicin del resto de Administraciones los datos en formato electrnico que disponga de los ciudadanos. Para que el resto de Administraciones conozcan los datos y documentos que dispone esa Administracin, sta debera contar con un inventario de estos datos, junto con su forma de acceso a los mismos desde otras Administraciones (Artculo 9.1).

Imagen 1. Inventario pblico y actualizado de los procedimientos que ofrece por Internet el Ayto. de Legans

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7.3. Adaptacin de la tecnologa del FRONT OFFICE

Para ofrecer los servicios electrnicos a los ciudadanos a los que obliga la LAECSP, es necesaria una actualizacin de la Tecnologa de Front-Office de las Entidades Locales. Por Tecnologa de Front-Office se entiende aquellos sistemas informticos que dan soporte a servicios electrnicos de cara al ciudadano (sistemas informticos para el soporte de pginas Web, registro telemtico, consulta de expedientes, pago telemtico, etc.). Las medidas obligatorias que un Ayuntamiento debe realizar para cumplir la LAECSP en relacin con este apartado son las siguientes: portal Web, poner a disposicin de los ciudadanos formularios electrnicos de solicitud, identificacin digital del ciudadano, identificacin digital de la Sede Electrnica, registro electrnico, pago electrnico, comunicaciones electrnicas, notificaciones electrnicas y un sistema electrnico de consulta de estado de la tramitacin de un procedimiento. La publicacin electrnica del tabln de anuncios y edictos es una medida opcional. El portal Web de una Entidad Local es el soporte tecnolgico para los servicios de la Sede Electrnica y la informacin administrativa de la Entidad. A travs del portal Web se acceder a la oficina virtual de la Entidad Pblica, su Sede Electrnica, definida en el Artculo 10 de la LAECSP como una direccin electrnica disponible para los ciudadanos a travs de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestin y administracin corresponde a una Administracin Pblica, rgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias.

Imagen 2. Web oficial del Excmo. Ayuntamiento de Legans

El Captulo II del Ttulo II, de la identificacin y autenticacin, est dedicado a describir los sistemas de firma electrnica, que sean conformes a lo establecido en la Ley 59/2003 de Firma Electrnica, que las Administraciones Pblicas deben admitir en sus relaciones por medios electrnicos, tanto con ciudadanos como con otras Administraciones Pblicas, para garantizar la identificacin de los participantes en las comunicaciones, y, en su caso, la autenticidad e integridad de los documentos electrnicos intercambiados. Los ciudadanos para su identificacin y la autenticacin de sus actuaciones podrn utilizar en las comunicaciones con las Administraciones Pblicas, segn los artculos 13.2, 14, 15 y

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16 de la LAECSP y lo que determine cada Administracin, los siguientes sistemas de firma electrnica: Los incorporados al Documento Nacional de Identidad Electrnico. En todo caso, y con carcter universal las personas fsicas podrn utilizar este sistema de firma electrnica en su relacin por medios electrnicos con cualquier Administracin Pblica. Es decir, el empleo del DNI electrnico se regula como un derecho de uso del ciudadano, artculo 6.2.g), y por lo tanto como una obligacin de los Ayuntamientos, y del resto de Administraciones, de admitirlo (artculo 13.2.a) y art. 14). Sistemas de firma electrnica avanzada. Los ciudadanos podrn utilizar este tipo de sistemas de firma electrnica para identificarse y autenticar sus documentos y actuaciones, siempre que haya sido admitido previamente por la Administracin correspondiente (Artculo 13.2.b) y art. 15). Debido a esto, la ley en su artculo 15.2, obliga a las Administraciones a hacer pblica, por medios electrnicos, la relacin de sistemas de firma electrnica avanzada admitidos. Dicha relacin deber incluir, al menos, informacin sobre los elementos de identificacin utilizados, las caractersticas de los certificados electrnicos admitidos, los prestadores que los expiden y las especificaciones de la firma electrnica que puede realizarse con dichos certificados. Otros sistemas de firma electrnica: utilizacin de claves concertadas en un registro previo como usuario, aportacin de informacin conocida por ambas partes u otros sistemas no criptogrficos. Identificacin y autenticacin de los ciudadanos por funcionario pblico: En los supuesto en que para la realizacin de cualquier operacin por medios electrnicos se requiera la identificacin o autenticacin del ciudadano mediante alguno de los medios descritos anteriormente y que ste no disponga de ellos, tal identificacin o autenticacin podr ser realizada por funcionarios pblicos mediante el sistema de firma electrnica del que estn dotados. Por este motivo, el Ayuntamiento deber construir y tener actualizado un registro de los funcionarios habilitados para dicha actuacin (Artculo 22). Representacin de los ciudadanos: Las Administraciones Pblicas podrn habilitar con carcter general o especfico a personas fsicas o jurdicas autorizadas para actuar como representantes de los interesados en determinadas relaciones electrnicas (Artculo 23).

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A continuacin presentamos en la siguiente figura las distintas opciones que ofrece el Ayuntamiento de Legans a los ciudadanos de su municipio para identificarse en su acceso a los servicios electrnicos.

Imagen 3. Opciones que ofrece el Ayuntamiento de Legans para la acreditacin de usuario

Por otro lado, las Administraciones Pblicas podrn utilizar los siguientes sistemas para su identificacin electrnica y para la autenticacin de los documentos electrnicos que produzcan en el ejercicio de su competencia segn sus distintas reas de actuacin (artculo 13.3): Sistemas de firma electrnica basados en la utilizacin de certificados de dispositivo seguro o medio equivalente que permita identificar la sede electrnica y el establecimiento con ella de comunicaciones seguras (artculo 17). Sistemas de firma electrnica para la actuacin administrativa automatizada (artculo 18). Firma electrnica del personal al servicio de las Administraciones Pblicas (artculo 19), para poder realizar la identificacin y autenticacin de los ciudadanos a la cual se hizo mencin anteriormente. Intercambio electrnico de datos en entornos cerrados de comunicacin, conforme a lo especficamente acordado entre las partes (artculo 20).

Imagen 4. Validacin de documentos online

El Registro Electrnico es el elemento esencial para interactuar electrnicamente con la Administracin Pblica, de forma que se puedan iniciar trmites administrativos, permitiendo la entrada de solicitudes, escritos y comunicaciones, con las mismas implicaciones que el Registro convencional. Se trata, por tanto, de un servicio ubicado en el Front-Office de la Sede Electrnica 27

de la Entidad Local, que hace las funciones de registro de entrada y salida de documentos, incluyendo la emisin de certificaciones, copias autnticas, etc. La creacin de un Registro Electrnico es considerada como una actuacin obligatoria, puesto que adems de que el Artculo 6 de la Ley establece, como uno de los derechos de los ciudadanos, la posibilidad de relacionarse con las Administraciones por medios electrnicos, el Artculo 24 establece la creacin de registros electrnicos, obligando a que cada Administracin Pblica disponga de, al menos, un Sistema de Registro Electrnico. El Pago Electrnico no se encuentra explcitamente regulado en ningn artculo de la Ley, aunque s lo reconoce en el Artculo 6.1 como un derecho del ciudadano en su relacin con las Administraciones Pblicas, y, por lo tanto, se considera que es una actuacin de carcter obligatorio para las Entidades Locales. En las Administraciones Pblicas existen numerosos procedimientos administrativos que requieren, tanto para su inicio como para su tramitacin, el pago de impuestos, tributos y tasas. La utilizacin de un Sistema de Pago Telemtico permitir que los contribuyentes no tengan que desplazarse para realizar el pago de tributos, precios pblicos y otros ingresos de derecho pblico, pudiendo realizar estos pagos fuera del horario normal de atencin al pblico.

Imagen 5. Pago electrnico

Para la publicacin electrnica del tabln de anuncios o edictos la Ley en su artculo 12 permite su sustitucin o complementariedad en la sede electrnica del organismo correspondiente. El objetivo de la publicacin electrnica es facilitar el acceso y mejorar la consulta de informacin a los ciudadanos y empresas. Segn el artculo 35 de la LAECSP se deber incluir en las sedes electrnicas de los Ayuntamientos modelos o sistemas electrnicos de solicitud para posibilitar a los ciudadanos la iniciacin de un procedimiento administrativo por medios electrnicos. Los interesados podrn aportar al expediente copias digitalizadas de los documentos, cuya fidelidad con el original garantizarn mediante la utilizacin de firma electrnica avanzada (artculo 35.2). Las Administraciones Pblicas para facilitar y promover el uso de los sistemas o modelos electrnicos de solicitud de iniciacin de un procedimiento podrn incluir comprobaciones automticas de la informacin aportada respecto a los datos que ya tengan almacenados dicha Administracin o cualquier otra, e incluso, ofrecer el formulario cumplimentado con los datos que se posean, a fin, de que el ciudadano tan solo tenga que verificar los datos que se le aporten y, en su caso, completar aquellos datos que faltaran y modificar aquellos que no fueran correctos (artculo 35.3). En cuanto a la consulta de expedientes, la LAECSP en el artculo 37 reconoce el derecho de acceso a los interesados a la informacin sobre el estado de tramitacin del procedimiento mediante un servicio electrnico. En los procedimientos gestionados en su totalidad electrnicamente, en el apartado 1 del artculo 37 se establece la obligacin para los 28

ayuntamientos de poner a disposicin de los ciudadanos un servicio electrnico de acceso restringido donde ste pueda consultar, previa identificacin, al menos el estado de tramitacin del procedimiento. En este caso, la informacin sobre el estado de tramitacin debe comprender la relacin de los actos de trmite realizados, indicando su contenido y la fecha en la que fueron dictados. En los procedimientos no gestionados electrnicamente, segn el apartado 2 del artculo 37, se deber habilitar un servicio electrnico de informacin del estado de tramitacin que indique, al menos, la fase en la que se encuentra el procedimiento y el rgano o unidad responsable.

Imagen 6. Servicio electrnico del Ayto. Legans de informacin del estado de tramitacin de un procedimiento

Las notificaciones son un tipo de comunicaciones cuyo emisor (Administracin Pblica) pretenda dar a conocer una decisin administrativa al receptor (ciudadano). Las notificaciones electrnicas debern estar soportadas por un sistema de notificacin que permita acreditar la fecha y hora en que se produzca la puesta a disposicin del interesado del acto objeto de la notificacin, as como la de acceso a su contenido. La LAECSP en su artculo 28 regula las notificaciones por medios electrnicos y establece: La libertad de eleccin del mecanismo de notificacin por parte del ciudadano, as como la posibilidad de optar por uno diferente en cualquier momento (apartados 1 y 2 del artculo 28). La necesidad de que los ciudadanos manifiesten su preferencia o consientan el empleo de medios electrnicos para la recepcin de sus notificaciones que les tengan que realizar. (Artculo 28.2). Las condiciones de validez de las notificaciones electrnicas, que en el artculo 28.5 las equipara las notificaciones por comparecencia al acceso electrnico al contenido de las actuaciones administrativas por parte de los interesados. Mecanismos de control de la fecha y hora en la que se produzcan la puesta a disposicin y el acceso al contenido de las notificaciones por parte de los interesados. (artculo 28, apartado 2).

En la actualidad, y como respuesta a la necesidad generada a las Administraciones Pblicas por la ley 11/2007, en relacin a las notificaciones electrnicas, existen algunas entidades que ofrecen servicios de notificaciones electrnicas fehacientes. Este es el caso de la Plataforma de Notificaciones Electrnicas de la Secretara de Estado para la Funcin Publica en colaboracin con Correos, SNTS (Sistema de Notificaciones Telemticas Seguras).

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Imagen 7. Sistema de Notificaciones Telemticas Seguras de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica y Correos

Puede encontrar informacin de la plataforma SNTS en la pgina Web siguiente: http://notificaciones.administracion.es/PortalCiudadano/Paginas/DEU/quees.aspx. Entre los organismos pblicos que han habilitado procedimientos para el envo de notificaciones administrativas por va telemtica con la plataforma SNTS, se encuentran: AEAT, AEPD, Direccin General de Trfico, varios ministerios, un par de ayuntamientos,etc. Las comunicaciones electrnicas vienen reguladas en el artculo 27 de la LAECSP. Estas comunicaciones sern vlidas cuando cumplan las siguientes condiciones: Existencia de constancia de la transmisin y recepcin de la comunicacin electrnica, de las fechas en las que se realizaron, as como del contenido ntegro de las mismas (Artculo 27.3). Identificacin fidedigna del remitente y destinatario de la comunicacin (Artculo 27.3). Los requisitos de seguridad e integridad de las comunicaciones se debern establecer en cada caso atendiendo al carcter de los datos objeto de aquellas, de acuerdo a criterios de proporcionalidad y conforme a lo establecido en la legislacin vigente en materia de proteccin de datos de carcter personal (Artculo 27.5). En los distintos apartados de este artculo se distinguen los siguientes tipos de comunicaciones: Comunicaciones entre Administraciones Pblicas: Cuando en una comunicacin participen nicamente Administraciones Pblicas, se utilizarn preferentemente medios electrnicos, es decir, la ley no impone obligacin de que este tipo de comunicacin se realice electrnicamente de manera exclusiva. En cuanto a las condiciones que regirn, stas se determinarn entre las Administraciones Pblicas participantes (Artculo 27.7). Comunicaciones de las Administraciones Pblicas hacia los ciudadanos: Las Administraciones Pblicas estn obligadas a utilizar medios electrnicos en sus comunicaciones con los ciudadanos, siempre que stos lo hayan solicitado o consentido

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expresamente. La solicitud y el consentimiento podrn emitirse y recabarse por medios electrnicos (Artculo 27.2). Comunicaciones de los ciudadanos hacia las Administraciones Pblicas: Los ciudadanos podrn elegir en todo momento la manera de comunicarse con las distintas Administraciones, sea o no por medios electrnicos, excepto en aquellos casos en los que de una norma con rango de Ley se establezca o infiera la utilizacin de un medio no electrnico. Los ciudadanos podrn, en cualquier momento, optar por un medio distinto al inicialmente elegido (Artculo 27.1). Las Administraciones Pblicas podrn establecer reglamentariamente la obligatoriedad de que ciertos colectivos, en concreto las personas jurdicas o colectivos de personas fsicas que por razn de su capacidad econmica o tcnica, dedicacin profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de medios tecnolgicos precisos, se comuniquen con estas Administraciones empleando nicamente medios electrnicos (Artculo 27.6). Aquellos medios electrnicos que los ciudadanos puedan utilizar en cada supuesto para comunicarse con las Administraciones Pblicas, se debern publicar en el correspondiente Diario Oficial y en la propia sede electrnica (Artculo 27.4).

7.4. Adaptacin de la tecnologa del BACK OFFICE

En este apartado se procede a valorar aquellos aspectos de la Ley 11/2007 que hacen referencia a la Tecnologa Back Office. Por Back-Office se entienden todos aquellos sistemas internos que permitan la gestin informatizada de la actuacin administrativa (sistemas de gestin de expedientes, contabilidad, bases de datos de padrn, etc.). Segn el artculo 9 de la LAECSP, transmisiones de datos entre Administraciones Pblicas, cada Administracin deber facilitar los datos del ciudadano disponibles en soporte electrnico al resto de Administraciones. En el apartado 1 de este artculo se indica que para un eficaz ejercicio del derecho de los ciudadanos a no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Pblicas, artculo 6.2.b), cada Administracin est obligada a facilitar el acceso al resto de Administraciones a los datos relativos a los interesados que obren en su poder y se encuentren en soporte electrnico. Los Ayuntamientos debern, segn se recoge tambin en este apartado del artculo 9, especificar las condiciones, protocolos y criterios funcionales o tcnicos necesarios para acceder a dichos datos, proporcionando las mximas garantas de seguridad, integridad y disponibilidad de los mismos, de conformidad con la Ley Orgnica de Proteccin de Datos de Carcter personal y su normativa de desarrollo. En el artculo 31.1 de la Ley 11/2007, archivo electrnico de documentos, se dice que se podrn almacenar por medios electrnicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. En este sentido, la utilizacin de un archivo electrnico es opcional para los Ayuntamientos, aunque hay que tener tambin en cuenta que uno de los derechos que la LAECSP reconoce a los ciudadanos, en el artculo 6.2.f), es el de la conservacin en formato electrnico por parte de las Administraciones Pblicas de los documentos electrnicos que formen parte de un expediente, por lo que, en cierta medida, se puede interpretar que es obligatorio que los ayuntamientos posean un archivo electrnico. Se debe asegurar la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones (apartado 2, artculo 31). Por ltimo, en el apartado 3 de este artculo 31, se enumeran las medidas de seguridad y de conservacin con las que debern contar los medios o soportes en los que se almacenarn los documentos electrnicos, para garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad y proteccin de los mismos. Se deber asegurar, en particular, la 31

identificacin de los usuarios, el control de accesos, y el cumplimiento de las garantas previstas en la legislacin de proteccin de datos. El sistema de gestin de expedientes permitir dar a conocer a los ciudadanos que lo demanden, el camino administrativo que ha seguido su procedimiento y la situacin en la que se encuentra en un momento determinado. En el artculo 32 de la presente Ley se define el expediente electrnico como el conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan.

7.5. Adaptacin organizativa

Como es obvio, la implantacin de la Administracin Electrnica supone un importante cambio organizativo y cultural dentro de las Administraciones Pblicas, y de los Ayuntamientos en particular. La LAECSP marca algunas obligaciones que deben asumir las Administraciones para afrontar este cambio organizativo, aunque esta adaptacin es inherente al nuevo modelo de gestin y al paradigma de calidad del servicio. En primer lugar es conveniente realizar una nueva definicin de la organizacin, es decir, del ayuntamiento. El objetivo es estructurar el ayuntamiento de forma que se garanticen a todos los ciudadanos todos los derechos que la ley 11/2007 les otorga y que estos derechos se presten mediante servicios electrnicos de calidad. (Artculo 6 apartado 2.j). Adems, en relacin con lo dicho, en el apartado 5 del artculo 3 de la LAECSP se recoge, como una de las finalidades que persigue esta ley, la contribucin a la mejora del funcionamiento interno de las Administraciones Pblicas, incrementando as la eficacia y eficiencia de las mismas. Entre las medidas obligatorias que un Ayuntamiento debe realizar para cumplir la LAECSP en esta rea de actuacin se encuentra la institucin de un Registro de Funcionarios pblicos habilitados para que, dichos funcionarios puedan realizar vlidamente mediante el uso del sistema de firma electrnica del que hayan sido dotados la identificacin y autenticacin de los ciudadanos que no dispongan de alguno de los instrumentos previstos en el artculo 13 de esta ley, para la realizacin de cualquier operacin por medios electrnicos. Para que dicha actuacin pueda llevarse a cabo por parte de un funcionario pblico, el ciudadano deber identificarse y prestar su consentimiento expreso, del que deber quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio. (Artculo 22, Identificacin y autenticacin de los ciudadanos por funcionario pblico).

7.6. Adaptacin normativa

A continuacin se exponen aquellos aspectos de la LAECSP que hacen referencia a la normativa, y que, por su carcter regulador, son el fundamento de todas las actuaciones y desarrollos de la misma, encaminados a establecer las pautas en la relacin electrnica de las Entidades Locales y el ciudadano. El proceso de desarrollo de la Administracin Electrnica supone la implantacin de diferentes sistemas tecnolgicos (Registro electrnico, trmites online, pgina Web, etc.), que deben estar normados jurdicamente para asegurar las mismas garantas legales que la tramitacin tradicional.

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Segn la LAECSP es necesario que los Ayuntamientos reglamenten diferentes aspectos especficos incorporados en la misma, unos vinculados al rgimen jurdico asociado a la tramitacin electrnica y otros asociados a la estructuracin de las competencias y los procedimientos relativos a los nuevos servicios puestos a disposicin de los usuarios.

Como resumen, se puede decir que las medidas obligatorias que un Ayuntamiento debe realizar para cumplir la LAECSP en esta rea de actuacin son las siguientes: Cumplimiento ntegro de la LOPD (Artculo 4, apartado a) Regulacin de la Sede Electrnica (Artculo 10). Regulacin del Registro Electrnico (Artculo 25). Regulacin de las Comunicaciones Electrnicas (Artculo 27). Regulacin del Tabln de Anuncios (Artculo 12)

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8. EL CIUDADANO Y LA LEY

8. EL CIUDADANO Y LA LEY
El uso de la Administracin electrnica en Espaa ha ido creciendo estos aos lentamente, sin haber alcanzado todava un pleno desarrollo. Segn Eurostat el nmero de ciudadanos espaoles que en el ao 2008 haban interactuado con las administraciones pblicas va Internet era del 27,8%, un porcentaje ligeramente por encima de la media europea de los 27 pases, que se sito en el 25,5%. Slo un 9,1 de los espaoles lo hizo para enviar formularios cumplimentados a estas Administraciones, una cifra por debajo de la media europea (11,7 %) y de pases como Holanda (32,2%) o Dinamarca (27,4%). En el caso de las empresas, la media europea de uso de la administracin electrnica para el envo de formularios cumplimentados fue del 50% para ese mismo ao, y Espaa se situ 5 puntos por debajo, en un 45%. Finlandia fue el pas que encabez el ranking con un 81%. El crecimiento de este uso para ciudadanos y empresas no ha sido todava muy alto. Sin embargo si hemos visto crecer de forma rpida el uso del comercio electrnico en nuestro pas. Segn el Observatorio de Telecomunicaciones y Sociedad de La Informacin de Red.es el nmero de ciudadanos que compr por Internet y en el ao 2007 creci casi un 50% con respecto al ao anterior. Todo parece indicar que en los prximos aos, quizs pocos meses, en que la oferta de servicios pblicos electrnicos va a incrementarse sustancialmente, y en que se va a ir asentando la cultura de Internet, el uso de la administracin electrnica y la demanda de la misma puede crecer rpidamente, ya que, adems, todava, a la vista de las cifras europeas a Espaa le queda todava recorrido en el uso de la administracin electrnica. Junto a este gran potencial de crecimiento de la demanda y uso de los servicios pblicos electrnicos, se suma el hecho de que los ciudadanos van a tener el derecho a demandarlos y a usarlos. La Ley 11/2007 reconoce este derecho, de relacin electrnica, y lo establece de forma individual, es decir, cualquier ciudadano tiene derecho a reclamarlo. Adems la ley reconoce como uno de sus principios bsicos el principio de igualdad. No es por tanto suficiente con ofrecer este servicio a una gran mayora de posibles demandantes de servicios pblicos electrnicos, sino que stos tienen que estar disponibles para todos, con independencia de caractersticas individuales, como lugar de residencia, problemas visuales o incluso eleccin tecnolgica. Este acceso a todos, sin discriminacin, se traduce en la obligacin de las Administraciones de poner en funcionamiento todos los medios a los que tenga acceso para lograr esta igualdad de trato en su relacin electrnica con los ciudadanos. Entre otras destacamos los siguientes aspectos: Los servicios pblicos para ciudadanos y empresas deben ser ofrecidos todos a travs de un canal electrnico. Es muy probable que el no cumplimiento de este deber por parte de las administraciones pueda dar lugar a demandas ciudadanas. Sin embargo el ciudadano slo puede reclamar que la relacin de la administracin sea electrnica, no que la tramitacin de su servicios tambin lo sea. Ello va a permitir que la informatizacin de los procesos internos, el back office, se haga de forma menos urgente. Indudablemente la automatizacin interna de los procesos administrativos va a reducir considerablemente el trabajo de las administraciones y evitar la duplicidad de los procedimientos. 34

Los servicios pblicos electrnicos deben ser accesibles y cumplir con los estndares WAIAA para personas con discapacidades. Se trata de una obligacin legal previa ya a la Ley 11/2007, que sin embargo se renueva con sta. Adems, las administraciones deben buscar los medios para llegar al mayor nmero de ciudadanos, mejorando la usabilidad de los servicios electrnicos y la comprensin de stos. Ello enlaza con los planes de inclusin en administracin electrnica que ya estn desarrollando algunas administraciones de nuestro pas. La eleccin tecnolgica de los ciudadanos no puede verse afectada por la forma en que la administracin facilita los servicios electrnicos. Estos deben poder ser accedidos con todas las funcionalidades desde cualquier plataforma tecnolgica (sistema operativo., navegador de Internet, etc.) Es indudable que el incumplimiento de algunos de estos o de otros elementos que supongan la discriminacin de los ciudadanos en el acceso a los servicios pblicos electrnicos puede ser contestado socialmente. Gran parte de los colectivos de personas con discapacidad, o de promotores e impulsores de determinadas opciones tecnolgicas son ya muy vigilantes sobre la forma en que la administracin se relaciona con ellos. Cuando la ley 11/2007 sea de plena aplicacin sern mucho ms activos en la defensa del derecho a la igualdad en el acceso a los servicios pblicos electrnicos.

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9. CMO PUEDE O DEBE INTERPRETAR UN AYUNTAMIENTO LA LEY

Es obligatoria y/o necesaria la tramitacin electrnica? La LAECSP reconoce el derecho del ciudadano a conocer por medios electrnicos el estado de tramitacin de los procedimientos en los que sean interesados. La Ley, no obliga a tramitar electrnicamente, sino slo a recibir y trasladar la consulta sobre el estado del expediente por medios electrnicos. En los expedientes no tramitados electrnicamente, debemos mostrar nicamente al menos, la fase en la que se encuentra el procedimiento y el rgano o unidad responsable. Lo anteriormente expuesto obligara a mantener, en el caso de una tramitacin no electrnica, una aplicacin en la que se reflejara al menos la fase de tramitacin en que se encontrara el expediente y el rgano o unidad responsable, y que necesariamente habra de mantenerse de forma paralela e independiente de la tramitacin no electrnica. Esto, que desde el punto de vista de la implantacin de nuevas tecnologas resultara irrelevante, organizativamente supone aadir a la carga de trabajo propia de la tramitacin la del mantenimiento del registro de los cambios de fase. La experiencia nos ensea que las aplicaciones de mero seguimiento del estado de los expedientes, al no aadir valor al trabajo del tramitador, acaban retrasndose en su mantenimiento. Por otra parte, la informacin que se da al ciudadano es tan genrica que poco puede aportarle. El derecho del ciudadano a relacionarse con las Administraciones Pblicas por medios electrnicos supone que estos pueden presentar y recibir documentos electrnicos y que se les asegure la conservacin de los mismos. Esto, sumado a la obligacin de no aportar datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Pblicas, requiere la implantacin de un sistema de gestin documental como soporte de la documentacin aportada. An as, slo controlaramos los documentos ya aportados electrnicamente, pero no los que nosotros mismo emitiramos (que obran en nuestro poder), a no ser que asumiramos la tarea de clasificar individualmente en el sistema de gestin documental todos los documentos producidos, labor ingente y que requiere no slo un esfuerzo y un tiempo adicional a la tramitacin, si no tambin una cierta especializacin como documentalista del tramitador. La convivencia en un sistema de tramitacin de documentos electrnicos y no electrnicos dentro de un mismo expediente, no hara sino aumentar la complejidad de la tramitacin al ser necesaria la disponibilidad simultnea de ambos soportes para conocer el conjunto del expediente. No aportara nada a la Administracin y obligara al ciudadano a una doble personacin, electrnica y fsica para conocer el expediente. Este mbito de tramitacin semi-electrnica (recepcin y envo de documentacin electrnico y produccin de expedientes en papel), slo se puede justificar como estado intermedio en la implantacin de una tramitacin electrnica completa.

9. CMO PUEDE O DEBE INTERPRETAR UN AYUNTAMIENTO LA LEY

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10. ANTECEDENTES
Marcaremos primero los antecedentes dando una visin cronolgica de la informacin de los ayuntamientos. A finales de los aos 70, los ayuntamientos comenzaron a plantearse la informatizacin de sus datos ms importantes y de las operaciones crticas para su funcionamiento. El tratamiento manual de datos y operaciones requera cada vez ms personal y la obtencin de informacin agregada para apoyar la toma de decisiones era especialmente costosa. En una primera fase de informatizacin, que llegara hasta finales de los 80, se automatizaron los datos y operaciones directamente relacionados con la obtencin de ingresos o con el control de los gastos. En este perodo, las aplicaciones estrella fueron las destinadas a gestionar el padrn municipal, la recaudacin, la contabilidad y las nminas. Tambin aparecieron las primeras aplicaciones de registro general de entrada y salida. En el mercado no existan proveedores especializados en el sector de la administracin local, y los ayuntamientos optaron en un primer momento por el desarrollo propio en entornos centralizados. Al final de esta primera fase, y a pesar del control que cada una de las aplicaciones daba sobre sus datos, y a los importantes ahorros obtenidos respecto a su tratamiento manual, la informatizacin afectaba nicamente algunas reas y dentro de estas a unos pocos puestos de trabajo, y la mayor parte del trabajo administrativo segua realizndose manualmente. Los departamentos de informtica que haban optado por el desarrollo propio, o crecan desmesuradamente o se paralizaban debido al efecto estela provocado por el mantenimiento de las aplicaciones desarrolladas. Al mismo tiempo, aparecan en el mercado proveedores y aplicaciones especializadas. Estudios realizados en aquel momento, estimaban que la informatizacin realizada afectaba aproximadamente a un 15% del trabajo administrativo de los ayuntamientos, mientras que el restante 85% corresponda principalmente al trmite de expedientes administrativos, que se segua realizando de forma manual. Como consecuencia, a finales de los 80, se empezaron a manejar conceptos de ofimtica o burtica, buscando la informatizacin del trasiego de papel sobre el que no se tenan ni datos ni control. Igualmente, y de forma independiente, se comenzaron a desarrollar aplicaciones para gestionar los fondos documentales de los archivos municipales. Los intentos de implantacin de soluciones ofimticas con las aplicaciones desarrolladas hasta entonces, presentaban dos dificultades principales. Por una parte, los tratamientos de textos que ofrecan los sistemas sobre los que se haban implementado las primeras aplicaciones, eran complejos de utilizar y poco funcionales. Por otra, las aplicaciones haban nacido de forma

10. ANTECEDENTES

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desagregada, sobre bases de datos no relacionales, y pertenecan a proveedores distintos o corran bajo diferentes sistemas. Slo unos pocos ayuntamientos afrontaron la informatizacin de la gestin de los expedientes administrativos en las condiciones descritas. Adems de las dificultades citadas, otras de tipo tcnico, relacionadas con el espacio ocupado por los textos, o la inadecuada arquitectura de los sistemas existentes, convirtieron estas experiencias en anecdticas o las limitaron a mbitos muy reducidos de las organizaciones. A finales de la dcada de los 90, la introduccin masiva de ordenadores personales con tratamientos de textos sencillos y completos, la aparicin de la arquitectura cliente-servidor, la tendencia a la integracin de las distintas aplicaciones y la posibilidad de utilizar herramientas de work-flow, permitieron la posibilidad de afrontar con xito la informatizacin de los distintos procedimientos administrativos. Desde el ao 2000, un nuevo inters llev a los ayuntamientos a acelerar la informatizacin de sus procedimientos administrativos. La utilizacin cada da mayor de Internet por parte de los ciudadanos, haca necesario que la informacin sobre la tramitacin de los expedientes estuviera disponible online. La nica forma de lograrlo de forma eficiente era la tramitacin electrnica. Aunque se haya logrado un gran avance en el tratamiento electrnico de los expedientes administrativos, tanto en cuanto a las herramientas de productividad que han incorporado como por la posibilidad que abren a su consulta online, en general no se han incorporado herramientas de firma electrnica, y los documentos generados deben imprimirse en papel, firmarse, sellarse, numerarse y foliarse para su plena validez administrativa. Conviven documentos electrnicos sin plena validez jurdica con sus copias validadas en papel. A este inconveniente debemos aadir que las dems aplicaciones del sistema central de gestin municipal (Poblacin, Gestin Tributaria, Contabilidad, RRHH...) generan cada vez ms documentos electrnicos que, a su vez, deben imprimirse para su posterior firma. Por otra parte, han surgido en algunos ayuntamientos registros de entrada que permiten la presentacin de documentacin en formato electrnico. Normalmente supone un mero de registro de la documentacin, desvinculada de la posterior tramitacin, que limita la gestin de los documentos presentados a la propia aplicacin de registro. Esta era la situacin de los ayuntamientos que ms haban avanzado en tramitacin electrnica antes de la publicacin de la Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos. La mayor parte de los ayuntamientos ni siquiera han pasado de la mera tramitacin en papel, y su informatizacin se limita en el mejor de los casos a la informatizacin de las aplicaciones del sistema central de gestin municipal (Poblacin, Gestin Tributaria, Contabilidad, RRHH...), con soluciones departamentales no integradas, y al uso de tratamientos de texto para la mera generacin de los documentos administrativos. La tramitacin electrnica Cul es la mayor dificultad al implantar la tramitacin electrnica? La mayor dificultad para la implantacin de un sistema de tramitacin electrnica no es el diseo de las aplicaciones de soporte. El mercado ofrece distintas aplicaciones de gestin documental y de work-flow que pueden cubrir las necesidades bsicas.

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El problema es organizativo: el tiempo necesario y los recursos a aportar para afrontar el anlisis y definicin de los procedimientos, la normalizacin de la documentacin emitida, la formacin del personal y el seguimiento y apoyo a los usuarios en la implantacin. En un ayuntamiento pueden identificarse cientos de los posibles procedimientos reglados diferentes. Algunos quizs no se tramiten nunca, (un cambio en el escudo municipal) o raramente (una modificacin de los lmites del trmino). Como en todo problema el 20% de las causas origina el 80% de las consecuencias (Pareto). Identificando los procedimientos reglados que ms expedientes generan, podemos afirmar que en unos 130 procedimientos se concentra aproximadamente entre un 80 y un 85% de la produccin administrativa. Describir, analizar e implementar en la herramienta de gestin este nmero de procedimientos requiere un esfuerzo ingente. Como ejemplo: en el caso del Ayuntamiento de Legans, en el sistema de gestin actual se han definido de forma exhaustiva (contemplando todas las posibilidades de ocurrencia en cada expediente) ms de 130 procedimientos diferentes. Para preparar los documentos de cruce con los datos se han tenido que preparar 1.800 plantillas distintas. En la posterior implantacin, la formacin del personal, unas 500 personas, es una tarea que tambin ha consumido una cantidad importante de tiempo y recursos. Estos trabajos se realizaron casi en su mayor parte a lo largo de cuatro aos, teniendo un equipo dedicado. Los primeros 30 procedimientos se comenzaron a tramitar a los 9 meses de la compra de la herramienta. Estos datos pueden dar una idea de la tarea a asumir y de los tiempos requeridos. Pero para cumplir la LAECSP es necesario tratar todos los procedimientos, no una parte, por lo que es necesario dar un soporte no slo a los procedimientos que generan la mayor parte de la produccin administrativa, sino que cualquier procedimiento, por imprevista y casual que sea su tramitacin debe tener disponible un soporte para ser tramitado. Implantacin a corto y medio plazo de la tramitacin electrnica Una solucin posible podra ser definir procedimientos genricos, en los que se hubieran definido previamente cualquier tipo de trmites posibles (una propuesta, una resolucin de Alcalda, un acuerdo de Junta de Gobierno, un requerimiento de documentacin...) a los que habramos asociado plantillas abiertas de documentos tambin de tipo genrico, en los que la seguridad general del expediente venga ligada por defecto a la unidad de impulso del expediente y en los que se determine por sucesivos encargos de tareas la intervencin de cada funcionario en la tramitacin posterior. Esto quizs exigira una mayor colaboracin de los tramitadores en la confeccin final de los documentos y un mayor conocimiento por su parte de los procedimientos que el necesario en los expedientes reglados, pero permitira utilizar las herramientas de productividad del sistema, tener disponibles para la consulta electrnica la hoja de ruta, el estado y los documentos del expediente y acceder a la firma electrnica, los registros y las notificaciones telemticas de la misma forma que en los procedimientos reglados. Asimismo permitira automatizar la clasificacin de toda la documentacin producida, mediante la integracin del work-flow y la aplicacin de gestin documental. Segn esto, podran implantarse tres tipos de procedimientos: Procedimientos en los que se ha procedido al anlisis y definicin de los procedimientos y a la normalizacin de la documentacin emitida, que seran implementados de forma singularizada. 39

Procedimientos inventariados, sin analizar ni definir, implementados individualmente pero de forma genrica, distinguindose entre si nicamente por su denominacin especfica. Procedimientos definidos e implementados de forma genrica al no estar reflejados previamente ni siquiera en un inventario general de procedimientos. Para facilitar una cierta clasificacin, pueden definirse genricos por reas: procedimiento genrico de Industrias, de Obras...

Una solucin de este tipo podra permitir una implantacin global rpida y en toda la organizacin de un sistema de tramitacin electrnica que, aportando herramientas de productividad y control, soportara el cumplimiento de las obligaciones legales y que gradualmente se ira perfeccionando con la posterior definicin individualizada de cada procedimiento. Recursos mnimos necesarios No podemos pensar que la implantacin de la tramitacin electrnica puede llevarse a cabo sin recursos extraordinarios. Como ya se ha indicado, lo ms costoso es el inventario, anlisis y descripcin de los procesos, las labores de mejora y, en su caso, de reingeniera, la normalizacin de y confeccin de las plantillas de los documentos electrnicos, con todo el trabajo de campo, de gabinete y de implementacin que supone. Es imposible que estas tareas puedan realizarse sin unos equipos dedicados expresamente a ellas. Pretender que pueden llevarse a cabo por trabajadores municipales simultanendolas con sus tareas habituales es un error, no por habitual menos cierto. Encargarlas a equipos de consultores externos puede darnos una gran potencia de actuacin a corto plazo sin comprometer recursos a futuro, pero puede quitarnos gran parte del control sobre la implantacin y sobre todo nos crea una dependencia a futuro en un entorno que va a exigir intervenciones continuas por su naturaleza cambiante. Lo ideal sera crear ex novo, pero a ser posible con trabajadores con experiencia y profundo conocimiento de la organizacin, un equipo de trabajo dedicado exclusivamente a la implantacin y mantenimiento del sistema de tramitacin, dimensionado ms para el mantenimiento futuro que para el arranque del sistema, y paralelamente y bajo su control un apoyo de consultora externa durante la fase inicial. Hay que considerar adems la formacin en las nuevas herramientas: tramitador de expedientes, registros telemticos, notificacin electrnica, portafirmas... Hay que pensar en que esta formacin debe llegar a todos los tramitadores y que puede llevar meses su imparticin a todos los tramitadores de la organizacin. La formacin en estas herramientas ser ya algo permanente en nuestras organizaciones, y el asumirla con recursos propios, los mismos equipos implantadores, puede significar importantes ahorros respecto a su realizacin por consultores externos.

Necesidad de un sistema de gestin integral de los documentos El derecho del ciudadano a relacionarse con las Administraciones Pblicas por medios electrnicos supone que estos pueden presentar y recibir documentos electrnicos y que se les asegure la conservacin de los mismos. La posibilidad tcnica y legal de generar documentos

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electrnicos con plena validez, es decir documentos electrnicos de archivo, como soporte administrativo (tanto si se genera por el Ayuntamiento como por los ciudadanos u otras administraciones), hace que evolucionemos hacia un entorno en el que convivirn documentos en papel con documentos electrnicos. El soporte del trabajo administrativo siguen siendo los documentos en papel, aunque generada cada vez ms en un entorno electrnico, conformando un entorno mixto en el que conviven documentos en formato papel, con documentos en formato electrnico, sin que tenga demasiado sentido tratarlos de manera distinta slo por su diferente soporte fsico o formato. En cuanto a los documentos generados por las distintas aplicaciones de gestin especializadas, presentan adems en la mayora de los casos, una seria limitacin: slo pueden ser consultados y gestionados desde cada una de las aplicaciones desde las que se generan imposibilitando adems con ello su reutilizacin en otros entornos (la Web por ejemplo). Hasta ahora, las distintas aplicaciones nos permitan controlar quin, cuando y como se generaban o modificaban los documentos generados. La proteccin de los datos personales incluidos en los documentos nos exige ir an ms lejos y asegurar la trazabilidad de las actuaciones sobre los mismos, incluso las de mera consulta. Otra consideracin a tener en cuenta es la obligacin de dar cobertura al derecho de los ciudadanos a no aportar datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Pblicas, cmo controlar de forma eficiente la existencia de dichos documentos y conseguir que estn disponibles para el nuevo expediente? Haba que buscar una lnea de actuacin integral para gestionar los documentos desde su entrada en la institucin hasta su archivo definitivo, utilizando parmetros de clasificacin y descripcin comunes en la vida de los mimos. Para posibilitar la gestin del nuevo entorno, necesitamos implantar un Sistema de Gestin Documental, entendiendo como tal a un Sistema responsable del eficiente y sistemtico control de la creacin, captura, mantenimiento, uso y distribucin de documentos, incluyendo la trazabilidad de todas las actividades y transacciones realizadas con ellos (ISO 15489), siguiendo las normas y recomendaciones internacionales al respecto (Moreq e ISO 15489). La base del Sistema de Gestin Documental, ser un repositorio nico o archivo digital centralizado donde gestionar y almacenar todos los documentos del Ayuntamiento y al que accedern mediante unos servicios documentales todos los aplicativos o personas que precisen acceder a los documentos. Este sistema gestionar tanto los documentos en formato papel como los documentos en formato electrnico. Este sistema debe ser: Integral: tratando documentos papel y electrnicos durante todo su ciclo de vida.(Desde su creacin en un procedimiento administrativo o su captura en registro, hasta su destruccin controlada o conservacin a largo plazo en Archivo) Integrado: relacionando los documentos con los procesos que los producen y utilizan, pero iindependizndolos de los programas de gestin que los crean y/o utilizan, y ponindolos bajo el control de un gestor documental:

Para la gestin independiente de los documentos es necesario que estos se indexen, es decir, que se les asocien una serie de datos (metadatos) que les cataloguen y permitan su identificacin e

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incluso predeterminen su ciclo de vida. Es necesario automatizar esta catalogacin, para que no suponga un trabajo aadido para los tramitadores, de forma que la propia aplicacin de produccin del documento genere automticamente los datos de catalogacin (o precatalogacin), evitando en lo posible la intervencin de los tramitadores. Por otra parte, debe permitirse la clasificacin e incorporacin al sistema de cualquier documento generado en otras aplicaciones o por otras administraciones o interesados, tanto en formato electrnico como en soporte papel, de una forma sencilla, contemplando opciones de digitalizacin simultanea a su inclusin en las aplicaciones corporativas y de escaneado masivo offline de los documentos de entrada y de la documentacin histrica del Ayuntamiento. La digitalizacin del papel, necesaria mientras los documentos aportados lo sean en este soporte, supone una de las tareas clave en cualquier proyecto que aborde la gestin documental de un Ayuntamiento. La funcin de digitalizar involucra a personas o unidades que por un lado no son normalmente los destinatarios finales de los documentos y por otro su trabajo, realizado en la mayora de los casos de cara al cliente (ciudadano) no les permite asumir determinados trabajos adicionales. Por tanto, deben siempre estudiarse estrategias tcnico-organizativas que minimicen el impacto de estas nuevas labores, permitiendo de este modo que la organizacin las asuma. Adems de la gestin mediante la explotacin de los metadatos, el sistema debera contemplar la localizacin de la informacin mediante bsquedas por texto libre o la utilizacin de lenguajes controlados como el Tesauro.

Integracin del sistema de gestin documental La integracin debe permitir incorporar a la gestin documental los documentos electrnicos asociados a las aplicaciones del sistema central de gestin: Expedientes, Registro de Entrada/Salida, Contabilidad, Tributos, Padrn de Habitantes... integrndose de forma natural dentro de los aplicativos las funciones de gestin documental. Es importante recalcar la integracin natural. Un factor clave del xito de este tipo de proyectos reside en no querer cambiar o imponer determinados modos de funcionamiento que pueden sobrecargar la operativa de la organizacin. Debemos disear un sistema que trabaje para la organizacin, ms que la organizacin trabaje para un sistema. Por lo tanto el sistema de gestin documental debe ser lo ms transparente posible para sus usuarios finales, que deben limitarse a realizar su trabajo utilizando las herramientas de gestin necesarias y adecuadas (gestin de expedientes, tributaria, etc.). Es el sistema el que debe ir trabajando por debajo de las aplicaciones de gestin para que el modelo funcione sin un esfuerzo adicional para el usuario.

Soluciones de digitalizacin Existen diferentes soluciones para digitalizar todos los documentos disponibles en formato papel, tanto la que va llegando en el da a da como los documentos ya archivados. Digitalizacin simultnea: es la que se efecta en el mismo momento de realizar un acto administrativo, ya sea en el momento de realizar la anotacin en el libro de registro de un documento aportado, ya sea dentro de un procedimiento administrativo.

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Tanto los aplicativos de Registro de E/S como el de Gestor de Expedientes debern incorporar la posibilidad de digitalizar documentos y archivarlos automtica y transparentemente en el repositorio. No obstante, en muchos casos sucede que la dinmica de trabajo en las oficinas de atencin al ciudadano, hace que no sea posible este tipo de digitalizacin. En estos casos se aconseja la utilizacin de sistemas de digitalizacin o captura de documentacin especializados en la captura offline de informacin. Digitalizacin offline: la digitalizacin offline permite digitalizar lotes de documentos con posterioridad a su Registro de Entrada. El tratamiento dado al documento en este caso es el siguiente: Los documentos son identificados en Registro mediante un cdigo de barras que se genera en el momento de realizar la anotacin. Este cdigo contiene toda la informacin del sello de registro, es decir: libro, nmero de anotacin, fecha y hora. Una vez se dispone de un determinado volumen de estos documentos se pasan a una estacin centralizada de digitalizacin. Esta estacin digitaliza los documentos, generando ficheros pdf, extrae los metadatos existentes en el cdigo de barras con los que clasifica e indexa el documento en el gestor documental (Repositorio) y vincula el documento a su correspondiente anotacin en el libro de entrada, con lo que el documento electrnico es accesible tanto desde el gestor documental como desde Registro. La firma electrnica Para avanzar en la tramitacin electrnica, ser necesario implantar los procedimientos que sustituyan la firma manuscrita por la revisin / firma electrnica, contemplando tanto la firma integrada en las propias aplicaciones de gestin, como los servicios de portafirmas que soporten las firmas de los no usuarios de dichas aplicaciones y de los documentos electrnicos generados fuera de aquellas. La herramienta de portafirmas deber incluir un catlogo de circuitos de revisin / firma de documentos que cubran todas las casusticas posibles. En el momento de lanzar un documento a un circuito de firma se indicar que persona, grupo o rol deber encargarse de cada paso y anexar toda aquella documentacin que el firmante pueda necesitar para decidir el sentido de su firma. (Recordemos que en este entorno la documentacin ya no viaja fsicamente). La firma deber contemplar la administracin de los portafirmas por auxiliares del usuario as como la firma masiva La firma electrnica proporciona servicios de revisin y firma de documentos electrnicos en entorno heterogneos. Componentes: Motor de transformacin de formatos Catlogo de circuitos Portafirmas electrnico

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Motor de transformacin de formatos Los documentos a firmar debern estar siempre en formato pdf. Este formato ofrece numerosas ventajas respecto a los dems que lo hacen un formato muy adecuado para su distribucin y conservacin. Algunas de estas ventajas son: La firma electrnica est almacenada dentro del mismo archivo pdf. Esto hace que este archivo sea vlido incluso fuera del entorno informtico controlado de la institucin. De ese modo se garantiza que los receptores externos de este documento puedan comprobar su autenticidad. Adicionalmente tambin garantiza la integridad del documento, ya que cualquier manipulacin del documento har que se invalide la firma, teniendo esto incluso una visibilidad grfica en el documento. La ISO 19005-1 pdf-a (13 de Septiembre de 2.005) define a este formato como un formato vlido para la conservacin a largo trmino, lo que lo hace adecuado para ser el formato definitivo de archivo una vez el documento est finalizado y es inmutable. Adicionalmente pdf permite la manifestacin de firma, es decir poder visualizar en el documento la firma manuscrita as como aquella informacin del certificado digital utilizado que se crea conveniente. Esto posibilita obtener documentos electrnicos con una apariencia idntica a los documentos papel utilizados hasta el momento. Pdf es estndar de facto ya que posiblemente es el formato que ms usuarios pueden reproducir en el mundo gracias a Acrobat Reader su visor de distribucin gratuita. El mdulo de firma dispondr de un motor de conversin de los documentos encargado de: Convertir los documentos originales (en formato word, excel, html y tiff) a formato pdf Almacenar el documento pdf como documento principal manteniendo el original como anexo previendo posibles reutilizaciones. Catlogo de circuitos Proporciona un completo catlogo de circuitos de revisin / firma de documentos que cubren una gran parte de las casusticas posibles. Los circuitos marcan los pasos a realizar para la cumplimentacin del proceso. Es en el momento de lanzar un documento a un circuito de firma cuando se indica de forma dinmica que persona, grupo o rol debe encargarse de cada paso. Las acciones posibles en cada tarea / paso del circuito son: Revisar el documento (Visar o no visar) Firmar el documento (Firmar / rechazar) En cualquiera de los dos casos el usuario deber identificarse mediante su certificado digital y la accin quedar registrada en el sistema. Portafirmas electrnico El usuario acceder al portafirmas identificndose previamente mediante su certificado digital. Le aparecern los documentos que este usuario tiene pendientes de firmar. Junto con el documento a firmar aparecern aquellos documentos de soporte que se hayan adjuntado al mandarlo a firmar.

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Firma de documentos desde los aplicativos Cuando el firmante de un documento es el mismo que lo ha redactado, la operativa de firma debe permitir realizar operaciones de firma electrnica desde los mismos aplicativos. Estas operaciones podrn realizarse desde las pantallas de detalle del documento o desde cualquier lista de documentos, seleccionando el documento o documentos y pulsando el botn de firma. La firma podr ser realizada por el mismo redactor o bien podr lanzarse el documento a un circuito de firmas. Podrn mandarse a firmar grupos de documentos. En el momento de mandar a firmar uno o varios documentos el usuario deber escoger el circuito de firma adecuado. Cuando se mande un documento a firma ser posible adjuntar documentos de soporte que pueda necesitar ver el firmante para decidir el sentido de su firma. Estos documentos debern formar parte del expediente al que pertenece el documento a firmar. El usuario que ha mandado un documento a firmar, sabe en todo momento en que situacin se encuentra ese circuito de firma mediante la pestaa de hoja de firmas que muestra por quien a sido firmado el documento y en que fecha y hora, pudiendo adems cancelar ese circuito en caso de error. Una vez se ha completado el circuito de firma el documento quedar marcado como firmado y no va ya a poder ser eliminado salvo en casos de excepcin. La firma del documento se realizar siempre mediante certificado digital en soporte de tarjeta criptogrfica, siendo el mtodo de firma idntico independientemente del sistema que haya generado la peticin de firma (contabilidad, registro, gestin de expedientes, etc.)

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11. AFECTA LA LEY 11/2007 A LA GESTIN DE EMPRESAS MUNICIPALES?

11. AFECTA LA LEY 11/2007 A LA GESTIN DE EMPRESAS MUNICIPALES?

La Ley 11/2007, de 22 de Junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, LAECSP, incide plenamente tanto sobre las Empresas Municipales como sobre cualquier Entidad Local a la que va dirigida esta Gua. Adems, tambin es de aplicacin sobre cualquier otro ente privado cuando ste ejerza potestades administrativas en el ejercicio de sus competencias. As, el Artculo 2.a de la LAECSP establece de una forma bien clara, y sin lugar a interpretaciones, el hecho de que las entidades de derecho pblico vinculadas o dependientes, en nuestro caso, a la Administracin Local en general, se encuentran dentro del mbito de aplicacin de la misma. Artculo 2. mbito de aplicacin. 1. La presente Ley, en los trminos expresados en su disposicin final primera, ser de aplicacin: a) A las Administraciones Pblicas, entendiendo por tales la Administracin General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autnomas y las Entidades que integran la Administracin Local, as como las entidades de derecho pblico vinculadas o dependientes de las mismas. b) A los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones Pblicas. c) A las relaciones entre las distintas Administraciones Pblicas. 2. La presente Ley no ser de aplicacin a las Administraciones Pblicas en las actividades que desarrollen en rgimen de derecho privado.

En este sentido, si repasamos el concepto de Entidad de Derecho Pblico comprenderemos con ms nitidez el por qu es necesario que, con la intensidad que sea posible en cada caso, todos/as aquellos/as patronatos, gerencias, sociedades annimas, agencias, fundaciones, etc, directamente relacionadas con la Administracin Local, deben intervenir en el proceso de modernizacin, esta vez casi obligatorio (Disposicin Final Tercera de la LAECSP) y siempre aconsejable, al que nos dirige la propia LAECSP. Una Entidad de Derecho Pblico (en adelante, EDP) ser toda aquella entidad creada para satisfacer necesidades de inters general, excluidas aquellas de carcter mercantil o industrial, que tenga personalidad jurdica propia, que su actividad se financie con fondos pblicos o que su gestin est sometida al control pblico o bien que ms de la mitad de su rgano de administracin o gobierno, sean designados desde el mbito pblico. Igualmente, lo sern aquellas entidades privadas que hayan recibido la potestad administrativa sobre alguna materia o servicio concreto. En este sentido, debemos remitirnos a la norma o resolucin de su creacin para comprobar que stas entidades que citbamos con anterioridad, responden a esta figura y que, por tanto, se obligan a los trminos legales a los que se debe la Administracin Pblica de la que dependen; en nuestro caso, los especificados por la LAECSP, en torno a sus Principios Generales y a los derechos que protege sobre la ciudadana. En la mayora de los casos, estas entidades tienen como objeto la gestin y desarrollo de algn servicio pblico e, independientemente de su forma jurdica, cuentan con rganos de gobierno y administracin con un rgimen de funcionamiento, en cuanto al procedimiento y adopcin de acuerdos, determinado por la legislacin de Rgimen Local, as como, por lo previsto expresamente en sus Estatutos.

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Un ejemplo bien claro del compromiso reciente de todas estas EDP con la prestacin de servicios telemticos, es el hecho de que stas han sabido adoptar con celeridad los requerimientos que el artculo 42 de la Ley 30/2007, de 30 de Octubre, de Contratos del Sector Pblico, con respecto al ya ms que establecido Perfil del Contratante, en sus espacios Web corporativos y que hoy en da ultiman como servicio de mximo valor en sus respectivas sedes electrnicas, ya en los trminos que establece la LAECSP. Esta ltima ha sido una constatacin ms de su orientacin, ms sealada, al menos hasta hace pocos aos, que en las propias Entidades Locales, hacia la prestacin de servicios plenamente centrados en la ciudadana. En sus modelos de atencin ciudadana o en sus apuestas tecnolgicas siempre han sido vanguardistas, como demostraron, ya hace aos, en la definicin e implantacin de las primeras Oficinas de Atencin (al Cliente) o sus modernos servicios de atencin telefnica o presencial. El nuevo modelo de administracin que impulsa la LAECSP, lejos de pretender simplemente una administracin electrnica, representa una oportunidad para el cambio real que muchos esperamos. En l, las EDP tienen una ocasin ms para aadir valor en el gran proceso que representa la prestacin de servicios pblicos. Y es, en este sentido, en el que nos atrevemos a sealar dos aspectos que nos parecen vitales para la consecucin de este objetivo, independientemente de la adopcin y cumplimiento integro de la misma: Una sola estrategia en cada Administracin Municipal Por un lado, es necesario que las Entidades Locales en su conjunto tengan en consideracin dentro de sus Planes de Calidad y Modernizacin en trminos similares a los que se requiere a la Administracin General del Estado en la Disposicin Adicional Tercera de la LAECSP a todas las EDP que de ellas dependen, de forma que sea posible, a travs de la participacin de todos, facilitar la prestacin de servicios pblicos electrnicos de una forma coherente y til, desde la ptica de la ciudadana y otros agentes de inters, y no slo bajo el prisma estrictamente interno. Se trata de promover una visin nica y uniforme de la Administracin Municipal y no un complicado puzzle en el que se mezclen diferentes modelos tecnolgicos, de relacin con la ciudadana, de normalizacin y racionalizacin administrativa, etc. La Interoperabilidad comienza en el mbito ms cercano En segundo lugar, queremos destacar el papel tan destacado que las EDP han de jugar a la hora de alcanzar un Modelo de Interoperabilidad y Cooperacin Administrativa haciendo valer el Principio de Cooperacin (Artculo 4 de la LAECSP) en el entorno ms local: el propio municipio. Todo ello, independientemente de las metas que, en este sentido y con otros niveles de la Administracin, pueden alcanzarse; en muchos casos olvidamos que la mayor parte de las necesidades de la ciudadana se centran en el mbito local en el que se desarrolla su actividad diaria. As, el momento actual es nico para retomar la integracin e interconexin, y no es necesaria la unificacin en todos los casos, de los Sistemas de Informacin (ERPs) de empresas y entidades locales, por ejemplo, mediante la puesta en escena de elementos software como son los tramitadores nicos o gestores de expedientes (Artculos 32 y 36 de la LAECSP) que harn posible, entre otras, la horizontalidad de la Administracin Municipal. Por lo dems, y con el nimo de no ser reiterativos con el contenido de esta Gua, nos remitimos a los diferentes apartados que en ella se detallan para la correcta intervencin en los aspectos que seala la LAECSP.

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12. CONEXIN ENTRE LEY 11/2007 Y LEY DE PROTECCIN DE DATOS

12. CONEXIN ENTRE LEY 11/2007 Y LEY DE PROTECCIN DE DATOS

Merece un particular espacio en esta gua, responder a cmo podramos hacer compatible el acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos, con el respeto y defensa del derecho fundamental a la proteccin de datos. La proteccin de datos es un derecho fundamental y constituye uno de los pilares ms importantes para la defensa de los derechos fundamentales de los ciudadanos en la sociedad de la informacin. La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios Pblicos (Ley 11/2007), se plantea como el reto ms complejo y fascinante para las administraciones en los prximos aos. Garantizar el acceso y la tramitacin electrnica de los procedimientos, certificar la sede electrnica e identificar y notificar a los administrados que accedan a ella, obtener remotamente cualquier documento, son acciones directamente relacionadas con el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgnica de Proteccin de Datos (RDLOPD). Por otro lado, garantizar la seguridad, facilitar la consulta y el derecho de acceso, asegurar la adecuacin y veracidad de los registros electrnicos o comunicar datos slo en los casos previstos por la ley o con el consentimiento del titular son objetivos de la proteccin de datos absolutamente necesarios para dar cauce a lo dispuesto en la Ley 11/2007. Existen en general distintos mbitos jurdicos tratados en el RDLOPD, los cuales conviene tenerlos en cuenta a la hora de poner en marcha en nuestros ayuntamientos los requisitos de la Ley 11/2007: La carga de la prueba de haber informado debidamente con todos los requisitos y haber obtenido el debido consentimiento de un usuario para tratar sus datos, recae en el responsable del fichero. Se incorporan nuevos requerimientos para llevar a cabo el deber de informacin correctamente, especificaciones para la obtencin del consentimiento, cmo obtener de forma vlida un consentimiento tcito. Se establece la obligacin de ofrecer a un cliente en un proceso de contratacin la posibilidad de negarse a que se utilicen sus datos para finalidades que no sean estrictamente el cumplimiento del objeto contractual. Se determinan las obligaciones del encargado del tratamiento para poder subcontratar todo o parte de sus servicios con las debidas garantas para el responsable del fichero, obligaciones de conservacin de datos, contenido de su documento de seguridad, remisin de las peticiones de acceso, rectificacin, cancelacin y oposicin al responsable del fichero, etc. Se exponen diversas formas de atender los derechos de acceso, rectificacin y cancelacin, delimitacin de plazos legales para contestar, necesidades de concienciacin y difusin del procedimiento en la compaa, la regulacin del contenido del derecho de oposicin, etc.

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En general, el mbito y contenido del RDLOPD es muy amplio y obliga a todas las entidades pblicas y privadas, a revisar sus procedimientos, polticas, clusulas, documentos de seguridad y medidas de seguridad para lograr la adaptacin a la norma. Entre los aspectos fundamentales recogidos en el articulado de la Ley 11/2007 en relacin con la proteccin de datos y su tratamiento estn: La garanta de que los datos obtenidos por medio de las comunicaciones electrnicas sean utilizadas para el fin preciso para el que fueron solicitadas y/o remitidas. La obligacin de cada Administracin de proporcionar, a otras, aquellos datos sobre el ciudadano que obren en su poder, siempre que el interesado haya dado su aprobacin previa.

Para la puesta en prctica de estos y otros contenidos de la Ley 11/2007, habr que tener en cuenta las especificaciones recogidas en el RDLOPD. Pero un aspecto que resulta de vital importancia es que, en el diseo de los procesos administrativos que se definan (o redefinan) para cumplir lo establecido en la Ley 11/2007, habr que tener en cuenta aquellos requisitos exigidos con carcter general en la RDLOPD, alguno de os cuales hemos mencionado. Existen distintos documentos de referencia que pueden ser tiles al lector y de los cuales haremos mencin a continuacin. Seria interesante, adems, que el interesado buscara recomendaciones de las Agencias de Proteccin de Datos de sus mbitos Territoriales (en caso de existir), que pudieran completar a las que presentamos. En cualquier caso, las aqu mencionadas, pueden ser tiles para el conjunto de Gobiernos Locales.

Recomendacin 2/2008, de 25 de abril, de la Agencia de Proteccin de Datos de la Comunidad de Madrid, sobre publicacin de datos personales en boletines y diarios oficiales en Internet, en sitios Web institucionales y en otros medios electrnicos y telemticos. Se trata de un documento programtico cuyo objetivo es regular la publicacin de datos de carcter personal que se realice en esos medios, por parte de las Administraciones Pblicas y los rganos administrativos, para adecuarla al derecho fundamental a la proteccin de datos de carcter personal. La recomendacin pretende descender al detalle de los problemas reales derivados, en cada caso, de la utilizacin de medios de publicidad electrnica por parte de los agentes administrativos a los que la misma se dirige. Se abordan, entre otros, temas tales como la publicacin de datos relativos a procedimientos de concurrencia competitiva: procesos selectivos de acceso a la funcin pblica, datos sobre la provisin de puestos de trabajo, publicacin de subvenciones, Datos sobre obtencin de plazas en colegio, etc. Tambin se contemplan procedimientos de concurrencia no competitiva, como la publicacin de resultados de procesos de evaluacin de la actividad docente, publicacin de ayudas a empleados pblicos, etc. Otras materias tratadas son los listados de colegiados, la publicacin de directorios y de censos electorales. Se ofrece respuesta a otros supuestos de publicidad de la actividad administrativa, tales como los derivados de la publicacin de sesiones y acuerdos del Pleno de las Corporaciones 49

Locales y de otros organismos de la Administracin Local, la publicacin de retribuciones de los empleados pblicos, publicacin de ponencias y presentaciones, la publicidad del Registro de Intereses de las Corporaciones Locales, y de la publicacin de notificaciones y resoluciones administrativas. En cuanto a la publicacin de actas y acuerdos del resto de rganos de la Administracin local en sitios Web institucionales, la recomendacin es no publicar datos personales de los ciudadanos que afecten a su derecho al honor, a la intimidad personal o familiar y a la propia imagen.

Recomendacin 3/2008, de 30 de abril, de la Agencia de Proteccin de Datos de la Comunidad de Madrid, sobre tratamiento de datos de carcter personal en servicios de administracin electrnica. Son recomendaciones que con carcter general intentan hacer compatible el acceso de los ciudadanos a los servicios pblicos con el respeto y defensa del derecho fundamental a la proteccin de datos. Se intentan regular cuestiones tales como el concepto de encargado del tratamiento de los datos y responsable de fichero, el derecho de informacin en la recogida de los datos, el consentimiento del interesado, las medidas de seguridad a implantar, el ejercicio de los derechos de rectificacin y cancelacin, y dems cuestiones establecidas en el RDLOPD. Contempla adems los llamados CAPI (Centros de Acceso Pblico a Internet) al amparo de los dispuesto en la Ley 11/2007, que reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Pblicas por medios electrnicos, previendo unos puntos de acceso pblico, cubriendo as este derecho para el conjunto de la poblacin, eliminando las barreras que limitan el acceso.

Se observan tambin otras cuestiones ligadas a la Ley 11/2007, como la suscripcin a servicios de noticias y servicios de alerta SMS, a las bolsas de empleo, los chats institucionales, y los foros de opinin. Otra documentacin de referencia, que puede ser consultada, es la elaborada por la Agencia Catalana de proteccin de datos (recomendacin 1/2008, de 15 de abril), que aborda aproximadamente las mismas cuestiones, en mayor o menor profundidad, pero con pautas sencillas para las Administraciones Pblicas. Como sntesis de este captulo, concluimos que la puesta en marcha de la Ley 11/2008, exige que en todos y cada uno de los procesos que se vayan a implementar o redefinir, habr que tener en cuenta la legislacin sobre Proteccin de datos de Carcter Personal regulada en el RDLOPD.

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13. COOPERACIN ENTRE ADMINISTRACIONES PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA

13. COOPERACIN ENTRE ADMINISTRACIONES PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA

La ley 11/2007 dedica un ttulo completo, el ttulo cuarto, para tratar distintos aspectos que sienten las bases para una adecuada cooperacin entre las distintas Administraciones Pblicas y con el objetivo de impulsar la Administracin Electrnica. Los aspectos que se tratan en este ttulo son: el marco institucional de cooperacin en materia de administracin electrnica (Captulo I), la cooperacin en materia de interoperabilidad de sistemas y aplicaciones (Captulo II), y, por ltimo, la reutilizacin de aplicaciones y transferencia de tecnologas (Captulo III). A continuacin presentamos algunas de las iniciativas que se estn llevando a cabo en relacin a la cooperacin entre administraciones pblicas para el impulso de la Administracin Electrnica:

Proyectos de Modernizacin de la Administracin Local (eModel): En la

pgina Web del Consejo Superior de Administracin Electrnica (rgano colegiado adscrito a la Secretara de Estado para la Funcin Publica, encargado de la preparacin, la elaboracin, el desarrollo y la aplicacin de la poltica y estrategia del Gobierno en materia de tecnologas de la informacin, as como del impulso e implantacin de la Administracin electrnica en la Administracin General del Estado), podemos encontrar informacin sobre los planes para el desarrollo de la Administracin Electrnica en la Administracin Espaola, as como para el desarrollo de la Administracin Electrnica en la Unin Europea, http://www.csae.map.es/csi/nuevo/administracion_electronica.htm, y en concreto sobre el plan de ayudas para la modernizacin de la Administracin Local, Proyecto eModel, http://www.csae.map.es/csi/eModel/.

Imagen 8. Proyecto de modernizacin de la Administracin Local (eModel)

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Centro de Transferencia de Tecnologa (CTT): El CTT se constituye como un

portal (http://www.ctt.map.es) que publica un directorio general de aplicaciones cuyo objetivo es favorecer la difusin y reutilizacin de soluciones por todas las Administraciones Pblicas. Este portal informa de los proyectos, actividades, iniciativas, servicios, normativa y soluciones que se estn desarrollando en materia de Administracin Electrnica. El CTT cumple el mandato del artculo 46, transferencia de tecnologa entre Administraciones, de la LAECSP. Este portal va dirigido a cualquier administracin pblica: AGE, CCAA, Ayuntamientos, Universidades, etc.

Imagen 9. Portal Web del Centro de Transferencia de Tecnologa (CTT)

PISTAlocal+: Es un instrumento que permite que los pequeos y medianos municipios, a

travs de las Diputaciones, Cabildos, Consejos Insulares y Comunidades Autnomas Uniprovinciales, puedan disponer de herramientas para ofrecer servicios pblicos por medios electrnicos a los ciudadanos. PISTAlocal+ es uno de los proyectos punteros en el campo de la Administracin Electrnica en Entidades Locales en Espaa, avalado por ms de 2000 instalaciones en municipios espaoles, all donde ms se necesita, al entorno local, siendo un proyecto con espritu puramente libre y abierto y avalado por una comunidad de usuarios formada por numerosas AAPP, tanto supramunicipales como municipales y contando con el respaldo de dos empresas lderes en el sector, net2u y Pariver. Desde un punto de vista general el proyecto est formado por los siguientes subproyectos: generador de portales, portal de contenidos, registro electrnico, notificacin electrnica, registro de entrada y salida Web, plataforma de firma y gestor de expedientes. La distribucin es gratuita para las Entidades Locales que lo soliciten (http://www.pistalocal.es/). Es justo aclarar que esta aplicacin no hubiera sido posible sin la aportacin realizada por la Diputacin Provincial de Huesca quien cedi, gracias a un Convenio firmado con la FEMP, el software de sus plataformas.

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Imagen 10. Portal del proyecto PISTAlocal+

Avanza Local Soluciones: Avanza Local (http://www.planavanza.es/AvanzaLocal) es una iniciativa del Ministerio de Industria Turismo y Comercio para el impulso de la Administracin electrnica con el objetivo de que las Entidades Locales hagan frente a su gestin, mejorando sus procedimientos y sus resultados. Est formado por una serie de plataformas software que constituyen la oferta del MITYC. La estrategia del Programa Avanza Local Soluciones, como parte de Avanza, asume los objetivos generales marcados por dicho Plan en cuanto se refiere al desarrollo de los Servicios Pblicos Digitales en el conjunto de las Administraciones Pblicas Espaolas: garantizar el derecho de ciudadanos y empresas a relacionarse electrnicamente con las AA.PP., mantener una oferta de servicios en lnea que se corresponda con la demanda existente, garantizar la existencia de canales adecuados con los ciudadanos y empresas, modernizar las administraciones pblicas espaolas promoviendo el uso intensivo de las TIC y crear estructuras de cooperacin entre las distintas Administraciones Pblicas. De lo que se trata es de intentar superar dos de los problemas ms graves de los servicios electrnicos por las AA.PP. espaolas: su desigual grado de desarrollo y calidad y la falta de integracin de los servicios ofrecidos por diferentes organismos y administraciones. Las plataformas desarrolladas en Avanza Local estn dirigidas a las Entidades Locales (diputaciones, cabildos, mancomunidades, municipios, CC.AA. uniprovinciales, etc).

Imagen 11. Programa Avanza Local Soluciones.

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14. ESCENARIOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY

En este apartado vamos a abordar los posibles estadios en los que se pueden encontrar los ayuntamientos en relacin al objetivo del cumplimiento de la ley. Teniendo en cuenta, por un lado, si un Ayuntamiento posee o no un Sistema de Gestin Integral (SGI) o Back-Office para su tramitacin administrativa, y por otro lado, la adaptacin de la tecnologa de Front-Office y Back-Office o SGI, respectivamente, los ayuntamientos podrn clasificarse segn el estadio en el que se encuentren de entre los siguientes: 1. Ayuntamientos que no tienen desarrollados ninguno de los tres aspectos mencionados. 2. Ayuntamientos que nicamente poseen un Sistema de Gestin Integral o Back-Office. 3. Ayuntamientos que tienen un SGI y que adems han realizado la adaptacin de la tecnologa de Front-Office. 4. Ayuntamientos que poseen un SGI, adems de haber realizado la adaptacin de las tecnologas de Front-Office y Back-Office o SGI para poder realizar la tramitacin electrnica de cualquier expediente administrativo.

14. ESCENARIOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY

1 Estado
Ayuntamientos que: NO tienen SGI NO Front-Office

2 Estado
Ayuntamientos que: SI tienen SGI NO Front-Office

4 Estado (Cumplimiento de la LAECSP)

Ayuntamientos que: SI tienen SGI SI Front-Office SI adaptacin del SGI o Back-Office a la tramitacin electrnica.

3 Estado
Ayuntamientos que: SI tienen SGI SI Front-Office

El objetivo final de todo ayuntamiento para adecuarse a la Ley 11/2007 ser el conseguir llegar al 4 estado indicado en la clasificacin anterior, lo que no significa que los ayuntamientos en 2 o 3 estado puedan establecer mecanismos intermedios telemticos de comunicacin e interactuacin con sus ciudadanos que les permitan un cumplimiento parcial de la ley. Eso si, estoy tiene que significar un momento previo hasta llegar al 4 estado y debe quedar referido as en su planificacin estratgica y sus presupuestos. En cualquiera de los casos es necesario el establecimiento de una sede electrnica a travs de la cual, los ciudadanos puedan acceder a toda la informacin y a los servicios disponibles. Contendr la relacin de los servicios a disposicin de los ciudadanos y el acceso a los mismos, respetando los principios de accesibilidad y usabilidad y basndose en sistemas que permitan las comunicaciones seguras. 54

La disposicin derogatoria nica de la Ley 11/2007, deroga entre otras el punto 4 del artculo 45 de la Ley 30/1992, que exiga la previa aprobacin por parte de los rganos competentes de los programas y aplicaciones electrnicas, informticas o telemticas que fueran a ser utilizados por las Administraciones Pblicas en el ejercicio de las potestades.

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15. EXPERIENCIAS LOCAL

GUA EN

LA ADMINITRACIN

15. EXPERIENCIAS GUA EN LA ADMINITRACIN LOCAL

15.1. Ayuntamiento de Madrid

LA EXPERIENCIA DEL AYUNTAMIENTO DE MADRID

Nombre Organizacin Ubicacin Comunidad o Diputacin N Habitantes N Empleados N Empresas Municipales

Ayuntamiento de Madrid Zona central de la Pennsula. Las coordenadas de la ciudad son 4026 N 341 O Comunidad Autnoma de Madrid 3.187.062 (01.01.07) * 27.669 ** 10

* Datos publicados. En consulta a los datos de estadsticas, sin confirmar, a fecha 1.01.2009 la cifra es de 3.287.328 hab. ** Dato facilitado por la Coordinacin de Recursos Humanos a finales de 2008

El Ayuntamiento de Madrid viene desarrollando estrategias de modernizacin incorporando nuevos servicios y gestiones, y simplificando y normalizando la gestin administrativa como base para la tramitacin electrnica, todo ello acompaado de la transformacin y modernizacin de los sistemas de gestin interna. 1. MEDIDAS GENERALES DE DESARROLLO DE ELECTRNICA EN EL AYUNTAMIENTO DE MADRID LA ADMINISTRACIN

Entre las principales actuaciones que se han realizado destacan: Creacin de la Comisin de Coordinacin de las Nuevas Tecnologas de la Informacin y de las Comunicaciones, para coordinar las actuaciones que en materia de sistemas de

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informacin y comunicaciones adopten los rganos que integran la Administracin municipal y establecer las directrices e iniciativas en relacin con las polticas y estrategias de actuacin para la modernizacin de la Organizacin en este sentido. Definicin, desarrollo e implantacin de una plataforma de servicios bsicos para dar soporte al desarrollo de la tramitacin electrnica y otras actuaciones en materia de la Administracin Electrnica. Se han llevado a cabo dos estrategias: la actualizacin y mejora de aquellos servicios que ya estaban disponibles o en fase de desarrollo e implantacin, y la definicin, diseo e implantacin de aqullos que todava no se hubieran abordado, pero que eran significativos para el desarrollo de la administracin electrnica. Estas actuaciones se han concretado en el diseo de soluciones para los servicios bsicos de administracin electrnica: Firma digital, diseo y gestin de formularios, registro electrnico, consulta de tramitacin, informacin centralizada al ciudadano, custodia documental, interoperabilidad externa y notificaciones telemticas. Implantacin de una plataforma corporativa para la gestin de contenidos y portales Internet e Intranet y un modelo de gestin integral de contenidos desconcentrado y coordinado para ambos entornos. Puesta en marcha de un nuevo portal Internet (www.munimadrid.es) y una nueva Intranet (ayre) sobre la plataforma corporativa de gestin de contenidos y portales. Realizacin de un estudio de todos los procedimientos tramitados por el Ayuntamiento de Madrid, y agrupacin de los mismos en familias definidas en funcin del contenido y la tramitacin de dichos procedimientos. Se trata de sistematizar la identificacin y propuesta de medidas de administracin electrnica aplicables a todos los procedimientos incluidos en cada familia. Elaboracin de una hoja de ruta para la implantacin de la Administracin electrnica, con un horizonte de medio plazo y considerando especialmente el hito del 31 de diciembre de 2009, que marca la Ley 11/2007.

Entre los servicios actualmente disponibles en la Web municipal, accesibles con y sin certificado digital, se encuentran los siguientes: Cita previa para la realizacin de diversas gestiones. Padrn: Solicitud de volante, modificacin datos, consulta del censo. Tributos municipales: Pago, domiciliacin bancaria, sistema especial de pago IBI, autoliquidacin. Autoliquidacin, pago, domiciliacin de tasas. Multas de circulacin: pago en periodo voluntario, consulta. Servicios Sociales: Programa de ayuda a domicilio para recin nacidos.

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Madrid Salud: Adopcin animales domsticos. Solicitud de servicios de la unidad tcnica de control de vectores (plagas). Direccin General de Deportes: Reserva pistas de tenis. Resultados y clasificaciones de competiciones deportivas municipales. Bibliotecas Pblicas adquisiciones. Municipales: renovacin de prstamos, solicitud nuevas

Incidencias de Medio Ambiente: solicitud cubos, papeleras, contenedores. Retirada muebles y enseres, vehculos abandonados. Limpieza de la va pblica.

2. MEDIDAS CONCRETAS DE ADMINISTRACIN ELECTRNICA: 2.1. INFORMACIN CENTRALIZADA Y MULTICANAL AL CIUDADANO El objetivo ha sido facilitar al ciudadano informacin sobre los servicios municipales, incluyendo los formularios normalizados y las fichas informativas de los procedimientos, de manera que se mejoren las vas de informacin y la prestacin de servicio, as como la agilidad en la tramitacin de los procedimientos administrativos. Desarrollo de la oficina virtual de consultas, Trmites y gestiones, con y sin certificacin electrnica. Coordinacin de los diferentes medios de atencin al ciudadano a travs del proyecto Lnea Madrid que engloba los tres canales de atencin bajo unos mismos criterios de calidad: oficinas de atencin presencial, telfono 010 y Web municipal. Elaboracin y publicacin de un inventario de procedimientos y trmites administrativos y realizacin de fichas explicativas de descripcin de los distintos procedimientos contenidos en el catlogo. Impresos y formularios: o Normalizacin y mecanizacin o Puesta a disposicin de los impresos y formularios en la Web y dotacin a los mismos de funcionalidades de cumplimentacin. o Redaccin de un Manual de estilo para la normalizacin y elaboracin de impresos. Establecimiento de convenios de colaboracin con otras administraciones o entidades para el intercambio seguro de informacin. Publicacin electrnica del Boletn Oficial del Ayuntamiento de Madrid. Desarrollo del Tabln de Edictos Electrnico para facilitar la consulta de la informacin de actos y comunicaciones por ciudadanos y empresas mediante su publicacin electrnica en la Web municipal.

2.2. INICIO ELECTRNICO Proyectos realizados:

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Seccin en munimadrid.es de trmites y gestiones. Revisin de la informacin, normalizacin y mecanizacin de los impresos disponibles para su cumplimentacin y descarga en la Web municipal.

Proyectos en marcha: Implantacin del Registro electrnico. Estudio de la documentacin que est siendo solicitada en los procedimientos administrativos, para determinar si es susceptible de simplificacin. Ello facilita la implantacin de los procedimientos por medios electrnicos desde el punto de vista del anexado de documentacin a la solicitud electrnica, y tambin es la base para el establecimiento de medidas de interoperabilidad con otras Administraciones. Desarrollo de un portal especfico de trmites y gestiones.

2.3. MEDIOS DE PAGO ELECTRNICOS Proyectos realizados: o Mediante tarjeta de crdito o dbito de cualquier banco. o Por Banca Electrnica, si se es cliente de este servicio de alguna de las entidades colaboradoras. o Con certificado digital de clase 2CA (F.N.M.T.), si se dispone de l y adems se es cliente de una Entidad colaboradora. 2.4. FIRMA ELECTRNICA Creacin de Oficinas de Acreditacin: Se han creado 23 oficinas de acreditacin que dan servicio a los ciudadanos as como una oficina central de acreditacin interna dependiente de la Subdireccin General de Administracin Electrnica encargada de planificar la acreditacin del personal directivo y de los trabajadores municipales y de coordinar las actuaciones con el resto de las oficinas de acreditacin y con la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda. Recientemente se ha creado una red de oficinas de acreditacin interna en todas las reas de Gobierno y Organismos Autnomos, adems de en otras unidades especficas. Implantacin de Procedimientos Administrativos Municipales. Se han incorporado progresivamente procedimientos administrativos en los que interviene la firma electrnica al servicio de los ciudadanos a travs de la Oficina Virtual de la pgina Web munimadrid (padrn volante y consulta de censo-, multas consulta y pago-tributos), e internos para los funcionarios municipales tales como la incorporacin al Proyecto de Remisin Electrnica de Documentos (RED) de la Seguridad Social, Acceso al Registro Sanitario de la Comunidad de Madrid, Tramitacin de la Contratacin electrnica (PLYCA), Servicio de Asesoramiento Empresarial (PAIT), y Consulta de Datos Catastrales (Punto de Informacin Catastral). Pago por Internet. El Ayuntamiento de Madrid tiene habilitados medios de pago por Internet para tributos y multas:

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Implantacin de la Tarjeta Criptogrfica que se ha extendido a todo el conjunto de los trabajadores municipales con diversas utilidades y especialmente para la incorporacin de la firma electrnica para su uso en los diversos procedimientos.

2.5. PLATAFORMAS DE TRAMITACIN DE EXPEDIENTES El Ayuntamiento de Madrid cuenta con varias plataformas de tramitacin de expedientes para diferentes reas de actuacin: sistemas integrados de gestin econmico-financiero y de recursos humanos (basado en la herramienta SAP), PLYCA (programa de licitacin y contratacin administrativa), +til (gestin de ingresos municipales), SIGSA como gestor de procedimientos administrativos. Se est desarrollando un nuevo tramitador de expedientes general para procedimientos que no dispongan de los especficos citados anteriormente para que, adems de mecanizar y organizar la gestin administrativa, aporte las funcionalidades que se requieren para el cumplimiento de las obligaciones que derivan de la Ley 11/2007, tales como la posibilidad de inicio electrnico de los procedimientos, la aportacin de documentacin por los mismos medios, la notificacin telemtica, o la informacin al interesado del estado de tramitacin de los expedientes. Por otro lado, tambin se est desarrollando un mdulo especfico en SAP para la tramitacin de los expedientes de subvenciones.

2.6. GESTIN DE REPRESENTANTES Se ha desarrollado la aplicacin de Gestin de la Representacin. Dicho sistema se integra en la plataforma horizontal de servicios bsicos del Ayuntamiento de Madrid y permite la gestin de representantes, representados y representaciones y la consulta al sistema desde servicios de usuario final. Como proyectos piloto se han desarrollado: o La consulta a travs de la Web de los datos relativos a pagos a acreedores del Ayuntamiento de Madrid gestionados por la Tesorera Municipal, que puede hacerse por representantes de los acreedores debidamente autorizados y cuya representacin se haya comunicado al Ayuntamiento de Madrid. o La identificacin del conductor responsable de la infraccin por Internet, mediante el uso de certificado digital. Se trata de que el titular del vehculo, a quien se dirige en primer lugar la notificacin de la infraccin, pueda realizar el trmite de identificar al conductor del vehculo de forma electrnica, al igual que su representante como en el caso de las empresas de alquiler de Vehculos sin conductor.

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15.2. Ayuntamiento de Legans

LA EXPERIENCIA DEL AYUNTAMIENTO DE LEGANS

Ayuntamiento de Legans Madrid Comunidad Autnoma de Madrid 189.424 1.750 2

Nombre Organizacin Ubicacin Comunidad o Diputacin N Habitantes N Empleados N Empresas Municipales

Presentacin

Como alcalde de Legans, comparto las ilusiones, inquietudes y retos que la nueva legislacin sobre acceso electrnico a los servicios pblicos nos plantea a quienes en virtud de nuestras responsabilidades polticas y de gobierno, nos vemos encomendados a integrar estas nuevas tecnologas de las comunicaciones en las gestiones e interacciones que a diario mantenemos con nuestros vecinos y vecinas. (ciudadanos) Este deseo de servir mejor a los ciudadanos y ciudadanas nos ha conducido a participar en la elaboracin de la presente Gua prctica de la Ley 11/2007, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos (LAECSP), una publicacin que juzgo especialmente idnea para todas las Entidades Locales enfrascadas en la tarea de compaginar ambos modos de relacin con el administrado o administrada: por un lado han de mantenerse vigente y operativo el modo de gestin personal/presencial y, de otro lado, es imprescindible ofrecer a nuestro vecinos y vecinas la opcin de una tramitacin o relacin electrnica/telemtica. La gua que aqu se ofrece pretende ser un documento que rene los conocimientos y anlisis tcnicos que sobre esta materia han sido realzados por el equipo de expertos que componen la Comisin de Modernizacin y Calidad de la FEMP y, entre los que se encuentra representado el Ayuntamiento de Legans, junto con los de Villanueva de la Caada, Madrid, Girona, junto con el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, y la propia Federacin Espaola de Municipios y Provincias. El presente documento trata de poner a disposicin de cualquier Entidad Local un compendio ordenado de los recursos, normas y procesos que faciliten el cumplimiento de la Ley 11/1997 y al exponer sus requerimientos de modo un sencillo y comprensible, faciliten el desarrollo de planes de trabajo adaptados a las diferentes realidades municipales. 61

Espero, por lo tanto, que este instrumento de trabajo que surge desde la cooperacin institucional no se agote en esta primera entrega, y que puedan proseguir a corto y medio plazo otras investigaciones, estudios y anlisis que nos ayuden a profundizar en esta materia. La utilidad de tales aportaciones es evidente por cuanto nos ilustra acerca de las oportunidades y posibilidades que el desarrollo de la Sociedad de la Informacin brinda a las Administraciones Pblicas en su cometido fundamental de servir mejor al conjunto de la ciudadana. EL ALCALDE-PRESIDENTE Ayuntamiento de Legans Rafael Gmez Montoya Experiencia Ayuntamiento de Legans Situacin actual El Ayuntamiento de Legans tiene implementada una herramienta de gestin de expedientes administrativos con la que realiza la tramitacin de aproximadamente un 85% de la carga de trabajo administrativo de la institucin. La herramienta almacena datos relacionados con cada expediente, emite documentos cruzando estos datos con plantillas predeterminadas, almacena documentos producidos externamente, genera los correspondientes registros de entrada y salida y los relaciona con el expediente, y puede integrar los procedimientos con la aplicacin de recaudacin para la emisin y seguimiento de liquidaciones y recibos y con la de Contabilidad para permitir la realizacin de los apuntes contables y el seguimiento y gestin de las facturas. La tramitacin genera informacin exhaustiva sobre las operaciones realizadas y la documentacin tratada, pudiendo consultarse tanto los trmites y documentos de cada expediente como los datos de su tramitacin desde cualquier puesto autorizado de la organizacin. Tambin se obtiene informacin agregada dirigida a dar soporte a la toma de decisiones o a la emisin de informes o memorias. La herramienta de gestin de expedientes est en fase de integracin con un sistema de gestin documental que preclasifica de forma automtica los documentos captados o generados a partir de su registro o de su tratamiento en el correspondiente expediente. Esta aplicacin permite la posterior gestin independiente de los documentos sin emplear las aplicaciones que los generan o utilizan y es la base de un repositorio documental nico para toda la documentacin gestionada en la organizacin. El ciudadano tiene acceso, con certificado electrnico, al Servicio Legans 24 horas Online, donde puede consultar parte de la informacin de los expedientes en los que figura como interesado o representante: hoja de ruta de trmites administrativos realizados, estado del expediente, relacin de la documentacin presentada y registros generados. Hasta hace un ao, se acceda al servicio mediante una clave que se obtena por Internet, en los telecentros municipales o presencialmente, siendo precisa la personacin del interesado al menos una vez en las oficinas del Servicio de Atencin del Ciudadano para la comprobacin de su identidad y la firma de un contrato de adhesin al servicio El Servicio Legans 24 horas Online permite ofrecer algunos otros servicios por Internet: descargarse documentos de padrn (volantes), de recaudacin (cartas y justificantes de pago),

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domiciliar recibos y pagar los recibos pendientes. La aplicacin que soporta estos servicios adicionales, en entorno Web, resuelve de forma eficaz la emisin automtica de algunos documentos y la tramitacin de procedimientos sencillos, pero no es una herramienta adecuada para la realizacin de trmites ms complejos. El servidor Web est certificado como servidor seguro y ya se han realizado con xito pruebas de acceso al servicio Legans 24 horas Online con certificado digital. La implantacin de la herramienta de gestin de expedientes ha supuesto un gran avance en cuanto a la productividad conseguida a la hora de tramitar, al control que permite del seguimiento de los expedientes y a la informacin que se posee de los mismos. Limitaciones de las herramientas implantadas Las principales limitaciones de las aplicaciones actualmente implantadas podran concretarse en los siguientes puntos: 1. Aunque los documentos generados electrnicamente se guardan como un objeto no modificable y los recibidos se escanean y guardan con la misma seguridad, no incorporan las firmas correspondientes y no pueden considerarse un documento seguro en sentido estricto. Durante la tramitacin de los expedientes es necesario imprimir la documentacin en papel y firmarla, siendo el expediente fsico el nico que tiene valor administrativo. 2. La informacin a la que el ciudadano puede acceder por Internet es parcial. Slo ve los trmites realizados, no ve los documentos. Esta limitacin tendra fcil solucin tcnica, pero deberamos mostrar un documento no seguro? 3. La tramitacin electrnica es exclusivamente interna, ya que el ciudadano, aunque puede consultar sus expedientes, no puede interaccionar con la institucin realizando solicitudes, aportando documentos o recibiendo notificaciones o requerimientos. La superacin de estas limitaciones despejara el camino para el cumplimiento de la LAECSP. Actuaciones bsicas necesarias La solucin de estos problemas requiere las siguientes acciones: 1. Implantacin definitiva de la herramienta de gestin documental que gestione todos los documentos producidos por la gestin de expedientes, los recibidos electrnicamente, los provenientes del escaneado masivo de documentos de entrada en la organizacin y en general cualquier documento gestionado o producido por las distintas aplicaciones del Ayuntamiento. La clasificacin de los documentos deber automatizarse en lo posible e ir unida a la produccin o captacin de los mismos en las correspondientes aplicaciones. 2. Implantacin de una herramienta de firma electrnica y validacin de originales electrnicos de terceros integrada con la gestin documental y con las distintas aplicaciones, que permita la firma individual o masiva de la documentacin en el momento de su produccin o la incorporacin de los documentos a un sistema de portafirmas electrnico que incluya los distintos circuitos de firma, en los casos en que el firmante del documento sea distinto del productor o que exista ms de un firmante para el documento.

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3. Implantacin de un registro telemtico que incluya un sistema de notificacin electrnica y que se integre con la aplicacin de gestin documental y con las aplicaciones actuales de registro y gestin de expedientes. Otras actuaciones de cara al cumplimiento de otros requerimientos de la LAECSP, seran: 1. Integrar funcionalidades que permitan la interoperabilidad con otras administraciones. 2. Disear una plataforma multicanal en entorno Web para la gestin de los expedientes administrativos que contemple la comunicacin con el ciudadano va correo electrnico, SMS y MMS y asegure la accesibilidad de los ciudadanos con discapacidad. Migracin a un entorno Web Actualmente est prevista la migracin gradual de todas las aplicaciones del sistema central de gestin municipal, diseadas en entorno cliente servidor, a aplicaciones en entorno Web. Sustituir la actual aplicacin de gestin de expedientes por una aplicacin en entorno Web posibilitar la tramitacin va Web, tanto a tramitadores internos no conectados en red como a los ciudadanos, permitiendo que estos ltimos reciban la consideracin de un tramitador ms del expediente. Esta migracin no resolver por si misma los problemas anteriormente expuestos, si no que los trasladar a otro entorno, si no se implantan las acciones a las que se ha hecho referencia anteriormente. Al haberse afrontado en primer lugar, se dar un desfase entre la disponibilidad de esta herramienta de gestin de expedientes en entorno Web y la disponibilidad de las futuras herramientas Web que en su actual versin cliente-servidor estn integradas con la herramienta a la que sustituye, con lo que se perderan parte de las ventajas de la herramienta actual si no se contemplara la integracin provisional de la nueva herramienta con las restantes aplicaciones en entorno cliente-servidor del actual sistema central de gestin municipal. Por otra parte, la migracin a la nueva herramienta de gestin de la definicin de los procedimientos actualmente implantados no ser inmediata, ni mucho menos, y habr que pensar en una convivencia en el tiempo de la aplicacin en ambos entornos. Habra que actuar con la siguiente secuencia: 1.Implantar de forma inmediata las aplicaciones de gestin documental, firma electrnica y registro telemtico, integrndolas con la actual herramienta de gestin de expedientes en entorno cliente servidor, buscando as el cumplimiento de la LAECSP en el plazo ms breve de tiempo posible y sin perder las ventajas de la actual integracin. 2.Desarrollar la nueva herramienta de gestin de expedientes en entorno Web, asegurando su integracin con las restantes aplicaciones del sistema central de gestin municipal, sean estas las actuales (en cliente servidor) o las que las vayan sustituyendo (en entorno Web).

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Proyecto de colaboracin Legans - Gijn El Ayuntamiento de Gijn tiene implantadas en su sistema central de gestin algunas de las herramientas descritas en el caso del Ayuntamiento de Legans. El Ayuntamiento de Legans y el Ayuntamiento de Gijn, han colaborado en el anlisis de los requerimientos funcionales de una aplicacin de gestin de expedientes en entorno Web, logrando un alto grado de acuerdo en su descripcin. El Ayuntamiento de Legans y el Ayuntamiento de Gijn han diseado un proyecto de actuacin para cuyo desarrollo conjunto han solicitado y obtenido una subvencin acogindose a las acciones correspondientes a la actuacin Ayuntamientos digitales dentro del Plan Avanza. Las actuaciones contempladas dentro del proyecto son: 1. Disear una plataforma multicanal de gestin de expedientes administrativos. - Entorno Web - Comunicacin con el ciudadano va correo electrnico, SMS y MMS. - Accesibilidad doble A - Tramitaciones portables a decodificadores TDT (lenguaje PHP) 2. Integrar la herramienta con un sistema de gestin documental. - Desarrollo del modelo de gestin documental. - Implantar una aplicacin de gestin del Archivo Municipal. - Implantar una herramienta de escaneado masivo. 3. Integrar la herramienta con un sistema de firma electrnica y validacin de originales electrnicos de terceros. 4. Desarrollar un servicio de notificacin y registro telemticos integrado con esta plataforma. 5. Integrar las funcionalidades de Interoperabilidad definidas por la Secretara de Estado para la Funcin Publica. - Oficinas 060, AEAT, TGSS, DGT, cambio de domicilio, notificacin electrnica... - Sistema registral intercomunicado Con la realizacin de estas actuaciones, ambos Ayuntamientos estaran en condiciones de cumplir los requerimientos de la LAECSP.

El cambio cultural, formacin y comunicacin. La tramitacin electrnica exige a los tramitadores un cambio radical en su forma de actuar. El problema no es la utilizacin de los medios electrnicos para producir los documentos. El problema es la desaparicin del papel como soporte fsico de la firma y los sellos que dan plena validez al documento. En breve, estaremos en disposicin de recibir documentos electrnicos en diferentes formatos y de escanear y validar todo documento en papel que se presente en nuestros registros. Los documentos en papel sern archivados y tras la operacin de registro y sustituidos en el trmite por sus copias electrnicas validas. La produccin de los documentos posteriores y su firma ser electrnica, y nicamente si el ciudadano prefiere la notificacin en papel volver a aparecer un documento no electrnico. En todo caso cualquier documento no electrnico tendr su correspondiente documento electrnico vlido en el expediente que ser el utilizado para la tramitacin. 65

Cmo van a reaccionar los funcionarios ante unos archivadores vacos en un entorno en el que incluso la ubicacin fsica de los documentos electrnicos puede estar fuera del organismo? Los tramitadores no son conscientes del cambio radical que se avecina y no se ha comunicado suficientemente ni la urgencia ni el alcance de las modificaciones a introducir. Mediante la formacin podemos implicar a los funcionarios en el cambio, siguiendo dos lneas bsicas: Formacin respecto al cumplimiento de la normativa. Formacin que familiarice a los funcionarios con el nuevo entorno y disipe la desconfianza en la consistencia y validez de las nuevas herramientas.

La comunicacin interna, sobre todo la que transmita a los empleados municipales la implicacin de los puestos directivos con el cambio, puede ser determinante en la formacin de la opinin respecto al nuevo entorno y en su aceptacin. Un plan de comunicacin de la adaptacin a la LAECSP facilitara el proceso.

Necesidad de mantenimiento 24 horas 365 das al ao. Es evidente que con la nueva Ley los horarios de los servicios administrativos de los Ayuntamientos pasan a prestarse en un horario de 24 horas todos los das del ao. Ya no hay das hbiles o inhbiles a efectos de informacin y registro. Como mantener el servicio con horarios de 8:00 a 15:00? Cmo asegurar el mantenimiento de los sistemas y prevenir las cadas del servicio? Cul es nuestra capacidad de reaccin? Cmo reponer el derecho de los ciudadanos ante la finalizacin de un plazo? En el mercado existen servicios que ofrecen la supervisin continua de nuestra Web e incluso son capaces de ofrecer a los usuarios la visualizacin de nuestras pginas en caso de cada de nuestros sistemas. Pero, Pueden emular nuestros sistemas de cobro de tributos? Y nuestros Registros de Entrada? En los casos en que la interaccin con el ciudadano exija el funcionamiento del sistema de gestin, slo la restauracin inmediata de los sistemas y/o del servidor Web puede restablecer el servicio. Hay acciones de restauracin que pueden realizarse online, pero no es posible en todos los casos, dependiendo del origen fsico o lgico del problema. Siempre puede pensarse en una duplicacin de al menos una parte de los sistemas con lo que esto supone de aumento de los costes de mantenimiento y operacin La posicin del Archivo en el nuevo entorno de gestin En que afecta la implantacin de una herramienta de gestin documental a los responsables de los archivos municipales? Las herramientas de gestin documental, al basar la gestin de todos los documentos en la creacin de un repositorio nico, independientemente del ciclo de vida en que se encuentren los documentos tratados, permiten extender a toda la organizacin los procedimientos de gestin que hasta ahora estaban limitados a la parte del ciclo de vida correspondiente al archivo definitivo.

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Como destinatario final de todos los documentos, el responsable del archivo debe ser un elemento clave en la implantacin de este tipo de herramientas. Adems, en la mayor parte de los ayuntamientos, slo los responsables del Archivo poseen los conocimientos tcnicos y experiencia profesional suficientes para implantar, y en su caso administrar, un sistema de gestin documental integrado. A continuacin se hace una representacin grfica de los sistemas de gestin integrados en el Ayuntamiento de Legans y la interoperabilidad con otros servios para conseguir una tramitacin electrnica completa.

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PBLICO OBJETIVO

OTRAS ADMINISTRACIONES (AGE, CCAA,)

ORGANISMOS COLABORADORES

EMPRESAS

TRABAJADORES PBLICOS

CIUDADANOS

NO APORTACIN DE DOCUMENTOS EN PODER DE LAS AAPP G2G B2G/G2B

ACCESO SIN BARRERAS DE ESPACIO Y TIEMPO PRESENCIAL

MODOS DE RELACIN

CORREOS [e-NOTIFICACION] RED 060 + @FIRMA DGT [MULTAS] INE [SVDR] DGP [e-DNI] CATASTRO [OVC] CATASTRO [OVC] RED.ES [PASARELA DE PAGOS] ENTIDADES FINANCIERAS GESTORAS Y NOTARAS COLEGIOS PROFESIONALES OAC INTEGRAL

TELEMTICO (G2C/C2G)

TELEFNICO

PORTAL FOROS CHAT CORREO

SMS VOICE CALL 010

INTEROPERABILIDAD

ATENCIN MULTICANAL Y PORTALES TRAMITACIN

SEGURIDAD Y REGISTRO

SERVICIOS TELMTICOS

AUTENTICACIN Y AUTORIZACIN REGISTRO PRESENCIAL Y TELEMTICO CONSULTAS VISTA EXPEDIENTE RECIBOS FICHA URBANSTICA CALENDARIOS HOJA PADRONAL DATOS FISCALES TRANSACCIONES PAGOS AVISOS NOTIFICACIONES AUTOLIQUIDACIONES CAMBIOS DOMICILIO INICIO EXPEDIENTE

CONECTIVIDAD CON BACK OFFICE SERVICIOS TRANSVERSALES GESTIN EXPEDIENTES

SOLUCIONES DE NEGOCIO

GESTIN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO INDICADORES Y CUADROS DE MANDO SERVICIOS INTEGRADOS DE GESTIN TRIBUTARIA ECONMICO FINANCIERO RRHH PADRN DE HABITANTES URBANISMO VIA PBLICA OTROS SISTEMAS SECTORIALES (MEDIO AMBIENTE, PROMOCIN ECONMICA,)

CONECTIVIDAD CON NCLEO INFORMACIN TERRITORIO PERSONAS DOCUMENTOS ARCHIVO SERVICIOS COMUNES AUDITORIA REPRESENTACIN CALENDARIO UTILIDADES SEGURIDAD PLANIFICACIN ORGANIZACIN ESCANEADO INFORMES ROLES LOCALIZACIN FIRMA

NCLEO FUNCIONAL

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15.3. Ayuntamiento de Villanueva de la Caada

Agrupacin de Municipios. Plataforma E- Administracin.

Nombre Organizacin Ubicacin Comunidad o Diputacin N Habitantes N Empleados N Empresas Municipales

Ayuntamiento de Villanueva de la Caada Plaza de Espaa n1 Comunidad Autnoma de Madrid 17.095 196 ---------------------------

1.- CREACIN DE UNA AGRUPACIN DE MUNICIPIOS Los Ayuntamientos de Las Rozas, Villaviciosa, Villanueva del Pardillo, Villanueva de la Caada, Brunete, Torrelodones, Quijorna, Navalcarnero, El lamo, Pozuelo de Alarcn y Majadahonda, suscribieron un Convenio de Cooperacin y se constituyeron el Agrupacin de municipios, de conformidad con el artculo 11.3, de la Ley 38/2003 General de Subvenciones. Estos municipios encuadrados en la zona noroeste de la Comunidad de Madrid acuerdan su agrupacin para afrontar un proyecto comn basado en la e-Administracin y una atencin integrada tanto al ciudadano como a la empresa 100% accesible. La dificultad de acceder de manera individualizada y la posibilidad de obtener los fondos por tramos de poblacin fueron los desencadenantes de esta idea. El objeto del Convenio es obtener la condicin de beneficiarios de las ayudas destinadas a las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid, encaminadas a desarrollar, en el marco del Plan Avanza, la iniciativa Madrid Regin Digital. A estos efectos presentan solicitud de ayudas con el Proyecto comn Plataforma e-administracin y e-procedimientos. Desarrollo en implantacin. La instalacin se realizar de forma adecuada para todas las Entidades participantes en el proyecto disponiendo de un servidor para la tramitacin electrnica al que accedern todas las Entidades participantes. Cada Ayuntamiento decidir, para cada procedimiento, si implementa la pasarela o el procedimiento completo.

Dichos Ayuntamientos (en adelante Agrupacin Tecnolgica del Noroeste) quieren responder de forma eficaz a las demandas de informacin y servicios que los ciudadanos y 69

empresas les hacen llegar y a su vez prepararse para los nuevos retos de futuro del municipio, que sin duda vienen marcados por: Aumento de poblacin ndice elevado de acceso a banda ancha (cercano al 90% de la poblacin)

La Agrupacin Tecnolgica del Noroeste quiere tener especial atencin con todos aquellos colectivos que tienen mayor dificultad para acceder a servicios pblicos mediante el uso de las nuevas tecnologas. La accesibilidad que se desea aadir en este proyecto est basada tambin en la ley 11/2007 en la que dicha accesibilidad se acepta conceptualmente el contexto de la obtencin sencilla y gil de todo tipo de informacin as como de una tramitacin clara, transparente y eficiente. El acceso Web es el entorno ms ampliamente extendido y es en el que se centra este proyecto, pero no desde luego la nica; las comunicaciones va SMS pueden ser otra forma de actuacin en la que ya los operadores disponen, algunos y otros dispondrn en breve, de plataforma de firma y certificacin electrnicas.

2.- DESARROLO DEL PROYECTO. En el mbito de la Agrupacin Tecnolgica del Noroeste la puesta en marcha de un nuevo Portal del Ciudadano y de un Gestor de Expedientes tiene una clara importancia estratgica en la futura evolucin de la gestin municipal por la interrelacin existente entre el mismo y las ventajas y beneficios que aportar a los ciudadanos y a la propia organizacin. Las empresas son tambin un colectivo que debe potenciarse especialmente desde la Administracin Local. En este proyecto, adems de un canal equivalente al del ciudadano (persona fsica) se desea potenciar una canal expresamente dedicado a la empresa como tal (persona jurdica) estableciendo y potenciando reas de inters de estas tanto con el Ayuntamiento como con el ciudadano. Otra clave del proyecto propuesto es la implementacin o el acceso a la plataforma de firma electrnica y autenticacin de documentos que posibilite de forma real y sin excepciones la culminacin exitosa del procedimiento administrativo electrnico. Una ambicin de este proyecto es tambin eliminar la distincin entre el proceso externo (en el que interviene ciudadano o empresa) y el proceso interno (nicamente interviene personal del Ayuntamiento), de tal forma que todo procedimiento se desarrolle mediante el mecanismo de paperless. Para la implementacin de la fase de produccin de la plataforma de work-flow se requiere la definicin previa de todos los procesos, tarea ardua clave de la que depende el xito del proyecto. Posteriormente deber realizarse la fase de simplificacin previa a la de automatizacin. La plataforma de servicios administrativos es el ncleo de la automatizacin de procesos y servicios administrativos. Su definicin orientada a SOA hace posible que se integre con otras administraciones por lo tanto hace posible ofrecer servicios inter-administrativos a todos los ciudadanos. El planteamiento de una plataforma comn asegura fehacientemente la transferencia tecnolgica entre los diferentes municipios de la agrupacin as como las diferentes adhesiones que pudiesen surgir en un futuro prximo.

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La firma electrnica integrada en el portal y en la plataforma de servicios garantiza la posibilidad de efectuar trmites administrativos a travs del portal. Se podr entregar, por parte del ciudadano, cualquier tipo de documento firmado necesario para la ejecucin de procesos administrativos. La identificacin digital es el requisito necesario para poder identificar al ciudadano de forma segura. Una vez realizada la identificacin se podr personalizar todo tipo de informacin y servicios de forma que el ciudadano perciba la utilidad y valor el portal. Un nmero importante de trmites administrativos requieren, para su completa eficacia, el establecimiento de mecanismos automatizados entre diferentes administraciones. Es por ello que el proyecto pretende implementar todas las acciones al alcance encauzadas a la obtencin de estos resultados siendo conscientes de las altas limitaciones que existen actualmente al respecto pero que sin embargo irn facilitndose paulatinamente.

3. CANAL EMPRESA: Las empresas son tambin un colectivo que debe potenciarse especialmente desde la Administracin Local. En este proyecto, adems de un canal equivalente al del ciudadano (persona fsica) se desea potenciar una canal expresamente dedicado a la empresa como tal (persona jurdica) estableciendo y potenciando reas de inters de stas tanto con el Ayuntamiento como con el ciudadano: Estableciendo un canal de publicidad, formacin y de actividades de promocin Posibilitando la facturacin electrnica de las empresas con el Ayuntamiento Habilitar un portal de comercio electrnico beneficioso tanto para la empresa como para el cliente-ciudadano Encuentros virtuales de empresarios Encuentros virtuales del emprendimiento

El sistema permitir la posibilidad de, por parte del usuario con permiso adecuado, crear nuevos procedimientos, modificacin de los existentes y la importacin y exportacin.

4. CONTINUIDAD. El portal de informacin de la Agrupacin Tecnolgica del Noroeste ser un portal de servicios al ciudadano con informacin unificada de todas las administraciones y que nace con la idea de extenderse en red, es decir, otros municipios mas alejados de la zona podrn irse integrando en la agrupacin a travs de cualquiera de los ayuntamientos componentes de la agrupacin que, a su vez, se dotar del servidor principal situado en Majadahonda.

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Modeloes tratg ic o: P lataformaE A dminis trac in

L ac lavedel xito: L a ag rupac in tec nolg ic a c omo opc in.

Mejores s ervic ios paratodos amenorc os teparac adauno A g rupac inT ec nolg ic adelNoroes te.

P untodepartida: 11munic ipios

E lliderazg odeunmunic ipio referente:Majadahonda.

D es cripcindelas olucin.

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15.4. Diputacin de Almera

Las actuaciones que la Diputacin de Almera viene desarrollando para el cumplimiento de la Ley 11/2007, siguen las directrices que al respecto les marca la Asamblea General y la Comisin Permanente del Convenio Marco para la Implantacin y Mantenimiento de la Red Provincial de Comunicaciones y Servicios de Teleadministracin que en esta provincia agrupa a diversos entes locales para la bsqueda conjunta de soluciones eficientes en la aplicacin de las tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. En concreto a las siguientes: Entidad Gestora: Diputacin de Almera. Entidades Adheridas: con voz y voto en la Asamblea General y C. Permanente: o 101 Ayuntamientos o 2 Entidades Locales Autnomas o 6 Consorcios o 4 Mancomunidades o 7 Organismos Autnomos o 3 Empresas Pblicas Entidades Beneficiarias: sin voto: o 11 Asociaciones sin Fines de Lucro Si bien el sistema es flexible, abierto y participado pudiendo incorporarse en cualquier momento otros entes locales de la provincia que no lo hayan hecho aun.

ACTUACIONES: Adaptacin de Procedimientos Administrativos:

Se ha aprobado un sistema basado en la transparencia de actuaciones y el compartir entre todos los entes adheridos al convenio marco, y otros de otras provincias que as lo han solicitado, la informacin referente a : Inventario y Clasificacin de Procedimientos e Inventario de Documentos y Datos, en un proceso de revisin continua. http://www.dipalme.org/Servicios/Informacion/Informacion.nsf/referencia/Diputacion+Prov incial+de+Almeria+RPC+RPC-IF-EX-001 Y de conformidad con lo previsto en el artculo 34 de la Ley, en lo que respecta a Diputacin, se ha creado una Comisin que lidere el Proceso de Racionalizacin de Procedimientos, como paso previo a su implantacin en el tramitador electrnico.

Adaptacin Normativa:
Con objeto de regular todos los aspectos que afectan a la Administracin Electrnica, de forma coordinada entre todos los Entes Locales que comparten soluciones y sistemas en la Red

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Provincial, se ha elaborado, siguiendo un proceso participado con informacin electrnica de los sucesivos borradores, un Reglamento Regulador de la Administracin Electrnica, aprobado inicialmente por el Pleno de Diputacin el 28 de enero y aprobado y publicado el 6 de Abril de 2009. Reglamento que si bien solo es de aplicacin directa a la Diputacin, est redactado pensando en su aplicacin a todos los Entes Locales adheridos al Convenio Marco que expresamente aprueben hacerlo propio y publiquen el anexo en el mismo previsto con las particularidades que libremente acuerden. http://www.dipalme.org/Servicios/Boletin/bop.nsf/resumen/2009_002693/$file/0902693.pdf

Adaptacin Organizativa:
La necesidad que la Ley plantea de redefinir la organizacin e instituir un registro de funcionarios habilitados para representar a los ciudadanos en actuaciones concretas, as como la posibilidad de establecer un sistema de adopcin de Acuerdos de rganos Colegiados por medios electrnicos, pasa por la definicin de un Plan de Modernizacin y Calidad de los Servicios y el establecimiento de Planes de Formacin acordes con los instrumentos y objetivos. Pero en cualquier caso estas actuaciones parten de la premisa de que no se trata de crear una organizacin paralela para los servicios de administracin electrnica, sino de redefinir las funciones y organizacin actuales partiendo de la nueva realidad de tener que atender al ciudadano, adems de por el canal tradicional, por el canal electrnico, pues se constata que las dificultades no son tecnolgicas sino el tratar de conseguir: El cambio en la forma de trabajar Hacer una vez pensando en Multicanal Conseguir el apoyo de TODOS Hacer del cambio la rutina Trabajar en Equipo, en Red Poner la Informacin y el Conocimiento a disposicin de la Comunidad Formacin y Participacin CONTINUAS

Adaptacin de los Canales de Comunicacin

La Ley 11/2007 obliga a las Entidades Locales a poner a disposicin de los ciudadanos ms de un canal de comunicacin y que uno sea electrnico. Por ello, se hace necesario habilitar al menos, junto al canal tradicional de atencin presencial, el canal telemtico. Pero sin perder de vista que se trata de distintos canales para el acceso a la misma informacin, por lo que se hace imprescindible organizarla atendiendo a los siguientes criterios: Toda la informacin debe estar en Bases de Datos: Pero solo una vez, para que esta sea consistente. Organizada por Naturaleza, con distintos clasificadores que faciliten su localizacin. Control de cambios que pudieran producirse Autores responsables las mismas personas y rganos que la generan actualmente en la Administracin. Cambiar el modo de hacer, pensar en multicanal. Sistema de Informacin General basado la creacin de bases de datos multientidad que faciliten el acceso a la informacin por su naturaleza, con independencia de la Entidad que la ofrece: empleo pblico, perfil del contratante, etc...

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Se aconseja que las entidades se integren en la Red 060 y por ello se est elaborando un nuevo sistema de Registro E/S multientidad adaptado a la Red 060 y a las formas de recepcin de documentos previstas en el art. 38 de la Ley 30/1992. Y aunque no sean obligatorios inicialmente, la Red Provincial est preparando la incorporacin de nuevos canales: Plataforma SMS en pruebas, TDT, etc.

Adaptacin de la Tecnologa Front Office

La Red Provincial cuenta con un sistema de publicacin de contenidos Web, basado en un gestor de contenidos de las sedes electrnicas, basado en bases de datos de informacin general multientidad y, en su caso acceso a bases de datos de gestin de la entidad. Accesos que, siempre que sean libres se realizan mediante un sistema de urls parametrizables. Estilos de Pginas, Bases de Datos y urls parametrizables en constante revisin y evolucin puesto que lo que se hace para uno sirve para todos. DNS del tipo topnimo.es para todos los entes locales territoriales, con identidad digital de la sede certificada https por la FNMT en virtud del Convenio suscrito por la Junta de Andaluca. http://www.rpc.almeria.es Sistema de acceso ciudadano a la oficina virtual, basado en el Concepto de Carpeta Ciudadana o posibilidad de acceder a los formularios electrnicos de solicitud y a toda la informacin particular a la que tenga acceso un DNI concreto, bien de forma directa o bien en representacin de otro que as previamente lo haya autorizado y conste en el fichero de terceros de la Entidad. Posibilitando que el ciudadano para acceder pueda utilizar cualquier certificado de Identidad Digital reconocido por @firma v.5 de la Secretara de Estado para la Funcin Publica que se ha instalado en la Red Provincial. Utilizacin de la tecnologa TiProceeding (software libre del repositorio de la Consejera de Innovacin de la Junta de Andaluca) como interface de relacin con el ciudadano, para iniciar procedimientos, consultar los que le afecten, y recibir notificaciones y comunicaciones electrnicas. http://www.dipalme.org/Servicios/Informacion/Informacion.nsf/referencia/Diputacion+Prov incial+de+Almeria+Diputacion+DP-URLS-CC Sistema de Registro Telemtico E/S integrado en el Registro General de la Entidad, y posibilidad de entregar cualquier documento utilizando el Formulario de Solicitud General que permite aadir documentos binarios al expuesto y/o solicita de la misma. Implantacin en la Red Provincial de una pasarela de pago telemtica basada en el C-60, lo que posibilita que los Entes Locales de la provincia, no tengan gastos financieros por operaciones de cobro, tan slo una demora de unos das en la fecha valor de la operacin. Regulacin del Boletn Oficial de la Provincia en Formato Electrnico, as como de los respectivos Tablones de Anuncios.

Adaptacin de la Tecnologa Back Office

En el proceso continuo de adaptacin de los sistemas de gestin de la Red Provincial, podemos destacar: 75

Respecto a la necesidad de Facilitar los datos del ciudadano disponibles en soporte electrnico al resto de AAPP. La Red Provincial est abierta a la firma de los convenios necesarios y participa activamente en distintos foros de normalizacin. Pues ello slo ser posible cuando las Administraciones definan el modelo de datos y los Web Service necesarios: DGT (Conductores, Vehculos, Seguros) Secretara de Estado para la Funcin Publica (Notificacin de Domicilio) FEMP (Comisin de NN.TT.) Comunidad Autnoma Red Provincial: Registro de Contratistas Terceros Respecto al establecimiento de Firma Electrnica para el personal al servicio de las EELL, todo el personal de la misma cuenta con un certificado X.509 de firma electrnica acordado (ID de la Red Provincial basado en un sistema de registro personal) con plena validez jurdica para las relaciones internas, no slo en la propia entidad, sino con cualquiera de la Red Provincial o dominios declarados de confianza. ID que tambin se utiliza para controlar el acceso a las aplicaciones basado en claves. Asimismo, todos los sistemas que se estn desarrollando en la actualidad posibilitan el uso alternativo de certificados personales reconocidos por @firma (DNI-e, C2 FNMT, etc.) ya que en el ID de la Red Provincial se incluye el DNI de su titular y por tanto tambin puede acreditarlo en virtud de que vaya incluido en un certificado reconocido. Los sistemas de la Red Provincial, tambin utilizan certificados de dispositivo de la FNMT, como sistema de Firma Electrnica para la actuacin administrativa automatizada, agilizando as las respuestas ya que no tienen que pasar por el portafirmas de ninguna persona fsica. Garantizar la seguridad en Entornos cerrados de comunicacin. La Red Provincial, como entorno cerrado de comunicacin entre las oficinas de los entes adheridos, est dotada de dispositivos procedimentales, lgicos y fsicos de seguridad. Dispositivos que estn en permanente revisin para hacer frente a los nuevos problemas que se vayan presentados. Integracin en la Red de Comunicaciones de las AAPP. La Red Provincial est interconectada con la Red NEREA de la Junta de Andaluca y sta a su vez lo est con la Red SARA de la Administracin General del Estado, lo que posibilita las relaciones entre los entes de la Red Provincial y cualquier otro conectado a dichas redes. Emisin de Documentos Administrativos en formato electrnico. La plataforma @firma instalada en la Red Provincial posibilita la utilizacin del Portafirmas @firma tambin instalado para la firma de cualquier fichero binario utilizando certificados reconocidos como el DNI-e o el C2 de la FNMT no solo para los ciudadanos que quieran presentarlos, sino tambin para todo el personal de las Administraciones Locales. Archivo electrnico. El Reglamento de Administracin Electrnica, regula el establecimiento de una comisin encargada de establecer las condiciones en que ste deba realizarse, en especial cuando pudiera implicar la destruccin de otros soportes. La Red Provincial cuenta en la actualidad con los sistemas TiDoc de la plataforma TiProceeding, as como de Alfresco. Implantacin de un Sistema de Tramitacin de Expedientes electrnico, basado como se ha indicado en TiProceding (con motor de workflow TiFlows) que permite usar cualquier proceso definido en el estndar XPDL, que pude definirse con cualquier herramienta de definicin de 76

modelado y flujos de trabajo que cumpla el estndar XPDL, como sera el caso de Jawe. Sistema Multientidad que puede integrarse mediante tool o WS con cualquier base de datos de gestin existente o accesible por la Red (no slo Provincial, sino tambin de NEREA Y SARA). Y, finalmente, indicar que, con objeto de poder sacar un mayor rendimiento a todos los flujos que se vayan definiendo, se est revisando el modelo de datos corporativo de la Red Provincial (debera hacerse a nivel nacional como una nueva versin actualizada del modelo INDALO), as como dotando a las aplicaciones de gestin de Web Services con objeto de que puedan interconectarse con el tramitador de expedientes o con otras aplicaciones que respondan al modelo SOA. Tales como: Tablas Comunes Registro General de Entrada con Oficina Telemtica. Nueva Hacienda Local y Recaudacin Nuevo Padrn de Habitantes (pruebas) Nuevo Sistema de Gestin de Policas (proyecto) Etc. Todo ello en un proceso de revisin contina sin fin que no acaba el 31 de diciembre de 2009, pero que exige empezar cuanto antes a quien an no lo haya iniciado.

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15.5. Generalitat Valenciana

Plataforma Administracin Electrnica para Entidades Locales de la Comunitat Valenciana

INTRODUCCION
La Ley de Acceso Electrnico a los Servicios Pblicos obliga a las Entidades Locales a iniciar un proceso de transformacin que permita dar respuesta a un entorno de crecientes demandas ciudadanas, afrontando el desafo de la modernizacin para ofrecer servicios de valor de forma igualitaria y personalizada a ciudadanos y empresas. Para esta transformacin, la Ley 11/2007 define unos plazos ambiciosos. La fecha lmite del 31 de diciembre de 2009 para su total cumplimiento constituye un autntico reto.

La Generalitat Valenciana, las Diputaciones de Alicante, Castelln y Valencia, junto con la Federacin Valenciana de Municipios y Provincias son conscientes del esfuerzo necesario para que las Entidades Locales de la Comunitat Valenciana alcancen el cumplimiento de la Ley 11/2007, y en este sentido firmaron el 24 de julio de 2008 un convenio marco de colaboracin en materia de Administracin Electrnica. El primer resultado de este convenio es el proyecto Plataforma de Administracin Electrnica para Entidades Locales, que ofrecer a lo largo de 2009 diferentes soluciones que permitirn a las Entidades Locales cumplir con los nuevos requerimientos legales en cuanto a administracin electrnica.

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La Plataforma de Tramitacin Electrnica se basa en un modelo con cinco directrices: Integrador, la plataforma es el resultado de la suma de diferentes componentes que se ponen al servicio de las Entidades Locales de forma integral. Flexible, permitiendo concebir implantaciones personalizadas en funcin de la evolucin tecnolgica y organizativa de cada Entidad Local. Reutilizable, los componentes de la plataforma se compartirn entre las Entidades Locales y otras Administraciones Pblicas. No intrusiva, permite convivir con la arquitectura de componentes preexistentes de las Entidades Locales. Sostenible, cualquier evolucin de la plataforma estar disponible para todos los adheridos, lo que permite incorporar evoluciones con menor impacto presupuestario.

Integrador

Sostenible

Flexible

Plataforma Administracin Electrnica

No intrusivo

Reutilizable

No se trata de empezar de cero, sino de analizar en qu punto se encuentra cada Entidad Local y complementar los servicios que ya ofrece. En este sentido, la Plataforma de Administracin Electrnica se presenta como una solucin comn y global que mediante la colaboracin de las distintas Entidades Locales, permitir alcanzar el objetivo comn en el plazo indicado.

PLATAFORMA DE ADMINISTRACIN ELECTRNICA

La Plataforma de Tramitacin Electrnica proporciona una base tecnolgica fiable, moderna y segura, que sirve como base para el desarrollo eficiente de servicios para los ciudadanos: Solucin integral en el mbito de la Administracin Electrnica, con un enfoque global aunque con componentes unitarios reutilizables e intercambiables. Tcnicamente innovador, aunque fruto de la experiencia acumulada en mltiples proyectos realizados en el mbito de la Administracin Electrnica. Arquitectura tecnolgica de ltima generacin. Utilizacin de estndares: para el desarrollo de la plataforma se han incorporado los ms importantes estndares del mercado. Arquitectura orientada a servicios.

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Solucin no intrusiva gracias a una arquitectura de conectores, que facilitan la integracin con sistemas ya implantados en las Entidades Locales (herramientas de backoffice como padrn, gestin tributaria, contabilidad, etc.). El diseo de la plataforma ha buscado en todo momento la integracin no disruptiva en los entornos tecnolgicos de las Entidades Locales. Entendemos que se han realizado inversiones previas para dotarse de sistemas y servicios electrnicos, que no necesariamente deben amortizarse y sustituirse por los correspondientes de la plataforma. El conveniente anlisis de cada organizacin nos llevar a decidir cul es la estrategia ptima de incorporacin de los componentes de la Plataforma de Administracin Electrnica. La plataforma est compuesta por varios componentes principales:
SISTEMAINTEGRALDEGESTINDETRAMITACINELECTRNICA

CARPETA CIUDADANO

PERFILCONTRATANTE

CARPETADELEMPLEADOPBLICO

COMPONENTESCOMUNES GESTOR EXPEDIENTES ELECTRNICOS BUSDEINTEGRACIN

FirmaElectrnica RegistroElectrnico PasareladePagos <otros>

REPOSITORIO DOCUMENTAL

REPOSITORIO INFORMACIN CIUDADANO

APLICACIONESDEBACKOFFICE
PADRN GESTIN INGRESOS POLICA LOCAL GESTIN RRHH URBANISMO SECRETARA GENERAL GESTIN EXPEDIENTES <otros>

Sistema Integral de Gestin de Tramitacin Electrnica

En la plataforma, los procesos de negocio trascienden las fronteras de la Entidad Local para llegar hasta ciudadanos y empresas. El ciudadano se convierte en un usuario ms de la plataforma, constituyendo el origen y el fin de los procedimientos administrativos. Dentro de las actividades que conforman un trmite administrativo encontramos varias que son desempeadas por los ciudadanos: registro electrnico, firma electrnica, solicitudes, subsanaciones, etc. En la plataforma, ciudadanos y empleados pblicos trabajan en un mismo entorno, facilitando el acercamiento y la transparencia objeto de la Ley 11/2007. El objetivo principal de la plataforma es ofrecer telemticamente a los ciudadanos los mismos servicios que tradicionalmente se prestan de forma presencial, manteniendo las mismas garantas (calidad del servicio, garanta jurdica, etc.) Y es precisamente este componente el que ofrece la Carpeta del Ciudadano, como el espacio privado donde los ciudadanos y empresas podrn interactuar telemticamente con las Entidades Locales.

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Los servicios de las Entidades Locales tambin son empleados por las empresas y por ello la plataforma incluye un servicio como el Perfil del Contratante que cumple al 100% con lo exigido por la Ley de Contratos del Sector Pblico permitiendo la publicacin electrnica de toda la informacin contractual (pliegos de condiciones, adjudicaciones, etc.). Los empleados de las Entidades Locales tendrn a su disposicin una Carpeta del Empleado Pblico donde podrn desempear su labor y disponer de una completa trazabilidad del estado de los diferentes trmites a su cargo.

Gestor Expedientes Electrnicos

La tramitacin de los diferentes servicios que ofrecen las Entidades Locales puede ser compleja, en el gestor de expedientes electrnicos se definen los diferentes circuitos de tramitacin aplicables a cada servicio con la visibilidad que el ciudadano tendr de ellos. Los circuitos de tramitacin incluyen opciones como: notificaciones, secuencias de aprobacin, generacin de documentos, firmado digital, etc.

Repositorio Documental
La tramitacin electrnica contina teniendo una fuerte dependencia documental, pero en este caso ms all de la frontera del papel y del archivo fsico, sustituyndolos por los documentos electrnicos y el repositorio documental centralizado. Los documentos estarn siempre disponibles desde cualquier ubicacin y con las mismas garantas jurdicas y de seguridad.

Repositorio de informacin del ciudadano (RIC)

Los diferentes servicios electrnicos se sustentan sobre las herramientas de backoffice de las Entidades Locales, por lo que para garantizar un servicio con disponibilidad 24 horas al da y 7 das a la semana se construye un repositorio con un resumen de la informacin de inters del ciudadano. Completando esta informacin, bsicamente, la que se muestra en la Carpeta del Ciudadano (datos personales bsicos, histrico de trmites, situacin de los trmites en curso, etc.). La plataforma asegura una disponibilidad completa de esta informacin abstrayendo de cara al ciudadano posibles paradas de servicio de las herramientas de backoffice de las EE.LL. por labores de mantenimiento, copias de datos, etc.

Componentes Comunes
Los componentes descritos hasta el momento hacen uso de toda una serie de herramientas comunes necesarias para el desempeo de sus funciones. El ejemplo ms claro puede ser el de Registro Electrnico de Entrada/Salida o las funcionalidades de Firma Digital y Pasarela de Pagos. Los componentes nativos de la plataforma emplean estas herramientas, pero la ventaja es que han sido diseadas para poder emplearse por cualquier sistema de informacin ya operativo en las Entidades Locales. Autentificacin y Firma Electrnica. Permiten la identificacin del ciudadano de forma electrnica. Dan validez legal a los acuerdos y documentos aportados, mediante el uso de certificados electrnicos acreditados por Entidades Certificadoras. Sistema de Avisos/Notificaciones. Se encarga de la gestin de avisos, alertas y notificacin de resoluciones. Abarca tanto las notificaciones fehacientes como los avisos no fehacientes. Se

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identificarn los canales para efectuar las comunicaciones fehacientes y las no fehacientes (SMS, Correo Electrnico). Registro de E/S. Realiza el registro de toda la documentacin que entra o sale de la Administracin, bien sea por mtodos electrnicos o mediante mtodos presenciales. Directorio de la Organizacin. Permite la autentificacin de los empleados pblicos en el resto de componentes de la plataforma. Pasarela de Pagos. Es el componente encargado de la interaccin y el pago de servicios de forma electrnica. Los pagos electrnicos podrn tratarse de forma puntual (licencias de obra), o de forma peridica (recibos de IBI). Sellado de Tiempos. Se encarga de certificar la fecha y hora para el registro electrnico, los procesos de firma y el sistema de notificaciones entre otros. Gestin de la Representacin de Terceros. Se encarga de gestionar las representaciones de unos ciudadanos por otros.

Bus de Integracin
El Bus de Integracin es un componente interno de todo el sistema, que se encarga de coordinar las comunicaciones entre todos los componentes, actuando como garante de la interoperabilidad. Esto posibilita integrar cualquier sistema de informacin dentro de la plataforma simplemente con conectarlo al bus de integracin, como es el caso de las herramientas de backoffice en uso actualmente en la Entidades Locales.

PREGUNTAS FRECUENTES
Por qu se ha diseado de este modo la plataforma? Para permitir la integracin de soluciones ya existentes Para conseguir la no intrusin y permitir la sustitucin de componentes sin que afecte a la plataforma. Permite la incorporacin gradual de componentes a medida que se van desarrollando. Puedo reutilizar los componentes de acceso electrnico que he realizado? Por supuesto, la modularizacin de la plataforma permite el uso de los componentes ofrecidos por la misma, pero tambin se pueden utilizar otros componentes siempre que se creen los conectores adecuados a los contratos de integracin definidos. Tenemos que tirar todo el trabajo realizado? NO, el diseo en componentes de la plataforma y la definicin de los contratos de integracin permiten el desarrollo de conectores entre la plataforma y los sistemas/componentes existentes en la Entidad Local, consiguiendo de este modo la reutilizacin de componentes. Qu ventajas me otorga la plataforma en la conexin con otras Administraciones?

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Los conectores de interoperabilidad permitirn a la plataforma conectarse con los sistemas de otras Administraciones de forma sencilla. Si no me adhiero a la plataforma, Tendr que desarrollar mis integraciones con Otras Administraciones? S. As lo exige la Ley 11/2007. En qu mquinas se ubicar la plataforma? La plataforma diseada permitir la centralizacin de servicios en un nico parque de mquinas fuera de la Entidad Local, o bien para aquellas entidades que dispongan de sus propios recursos informticos, la plataforma tambin permitir la implantacin en las propias instalaciones de los Entidades Locales. Cmo implantar la plataforma en mi Entidad Local? Si no tengo solucin de Administracin Electrnica: Nos proporciona una solucin completa y los conectores para integrar las herramientas de backoffice con la plataforma. Si estoy desarrollando o voy a desarrollar proyectos de Administracin Electrnica: Reutilizar los componentes de la plataforma y reaprovechar recursos para otras acciones, como la definicin de nuevos servicios electrnicos o la creacin de conectores con las herramientas backoffice. Si tengo componentes de Administracin Electrnica: Adhesin a la plataforma sin descartar las soluciones adoptadas, simplemente desarrollando los conectores que permitan a esos componentes preexistentes relacionarse con la plataforma.

CONCLUSIONES

Administracin General Estado

Generalitat Valenciana

AYUNTAMIENTOS

Diputaciones Provinciales

FVMP

Invertir lo justo, conseguir mucho..grandes resultados

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No hay opcin. La Ley es clara y marca una direccin que es ineludible para dar un salto cualitativo muy importante en la relacin con los ciudadanos. Las Entidades Locales tienen que transformarse, cambiar, organizarse de manera distinta para funcionar de manera distinta. La sociedad lo demanda y quien no se prepare quedar postergado en la carrera modernizadora que se ha iniciado. Si bien la forma de abordar la adecuacin a la Ley 11/2007 ser particular para cada Entidad Local, la Plataforma de Administracin Electrnica supone un importante refuerzo resultado de la colaboracin de las Administraciones Pblicas de la Comunitat Valenciana. Sea cual sea la situacin de cada Entidad Local, la Plataforma de Administracin Electrnica puede adaptarse para contribuir a la modernizacin de la organizacin y a cumplir los objetivos de la Ley 11/2007.

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15.6. Otras referencias a tener en cuenta

Adems de las experiencias ya presentadas en los apartados anteriores, incluimos en este punto distintas referencias relacionadas con los diversos aspectos a tener en cuenta a la hora de abordar la implantacin de las tecnologas y plataformas necesarias para el cumplimiento de los deberes que la Ley de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios pblicos establece a las Administraciones Pblicas. A continuacin, citamos algunas de las organizaciones pblicas que han desarrollado y estn desarrollando iniciativas de referencia para la modernizacin de sus respectivas administraciones con el objetivo de lograr el cumplimiento de la citada Ley 11/2007: Diputacin de Badajoz Ayuntamiento de Castelln de la Plana Ayuntamiento de Catarroja Ayuntamiento de Elche Ayuntamiento de Irn Ayuntamiento de Mlaga Ayuntamiento de Palma de Mallorca

Experiencias

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Cmo va a hacer frente al reto de prestar los servicios electrnicamente la Diputacin de Badajoz?
Desde la Diputacin de Badajoz se decidi desde el primer momento acometer este reto y actuar con especial intensidad en las EE. LL. y se puede decir que la Administracin Electrnica o eAdministracin es ya una realidad. Hasta el momento se han acometido las siguientes actuaciones: - Prcticamente la totalidad de las EE. LL. de la provincia han aprobado la Ordenanza y creado el Registro Telemtico, que es la base necesaria para poder prestar los servicios electrnicos. - Todas las EE. LL. disponen de conexin a travs de la Red Provincial de Comunicaciones Seguras, lo que les permite acceder a la Diputacin, a la Junta de Extremadura y a la Administracin General del Estado. - Se est impartiendo la formacin necesaria para poner en funcionamiento la Administracin Electrnica. Ya se ha formado ms del 50% de las EE.LL. y en marzo/abril se habr formado todo el personal de las mismas. - Todas las EE.LL de la provincia disponen como mnimo de 2 pginas webs desde las que se puede tener acceso a su Sede Electrnica. Se identifican con el logo que se ve en su recuadro superior.

Qu servicios se pueden prestar ya a los ciudadanos?

Todas las EE.LL de la provincia pueden prestar ya los siguientes servicios: - Padrn de Habitantes: o Volante de Empadronamiento o Certificado de Empadronamiento o Cambio de Datos Personales o Alta de Habitantes o Cambio de Domicilio o Consulta de Hoja Patronal o Consulta de Datos Personales - Registro de Entrada. Registro Telemtico: o Aviso de Ciudadanos o Reclamaciones, Quejas y Sugerencias o Placa de Vado Permanente o Alegaciones o Pliego de Descargo de Multas o Solicitud General En los prximos meses se incluir la tramitacin completa de los siguientes procedimientos: - Licencias de obras - Cdulas de habitabilidad y primera ocupacin - Acometidas de agua, alcantarillado y saneamiento - Ocupacin de la Va Pblica 86

Actividades clasificadas Contratacin Electrnica .

Cuntas EE.LL estn trabajando ya electrnicamente?

En este momento ya hay 20 EE.LL. que comienzan a prestar servicios de Administracin Electrnica: Alange, Alburquerque, Almendral, Arroyo de San Servn, Bancarrota, Cabeza la Vaca, Calzadilla de los Barros, Campillo de Llerena, Capilla, Casas de Don Pedro, Don lvaro, Esparragalejo, La Albuela, La Codosera, La Zarza, Mirandilla, Oliva de Mrida, Olivenza, Torremayor y Valencia del Ventoso. Progresivamente se irn incorporando el resto. La intencin es que en el mes de abril estn todos los ayuntamientos totalmente operativos en la tramitacin del Padrn de Habitantes y el Registro Telemtico. Han comenzado una nueva etapa de formacin que se extender a lo largo de este mes de marzo en diferentes localidades de la provincia con lo que se cubrir la formacin en la utilizacin del Portal del Ciudadano y la tramitacin electrnica de la prctica totalidad de ayuntamientos. La planificacin prevista de la formacin de este mes es la siguiente: Badajoz, 3 de marzo de 2009 (Alconchel, Cheles, Corte de Peleas, Entrn Bajo, Guadiana del Caudillo, Nogales) Castuera, 4 de marzo de 2009 (Acedera, Esparragosa de Lares, Fuenlabrada de los Montes, Garbayuela, Helechosa de los Montes) Badajoz, 10 de marzo de 2009 (Pueblonuevo del Guadiana, Santa Marta, Solana de los Barros, Talavera, Tliga, Torre de Miguel Sesmero) Mrida, 11 de marzo de 2009 (Calamonte, El Carrasacalejo, Guadajira, Guarea, La Garrovilla, Manchita) Badajoz, 17 de marzo de 2009 (Valencia del Mombuey, Valverde de Legans, Villalba de los Barros, Villanueva del Fresno, Villar del Rey) Castuera, 18 de marzo de 2009 (Herrera del Duque, Higuera de la Serena, Malpartida de la Serena, Peraleda del Zaucejo, Sancti-Spiritus) Zafra, 19 de marzo de 2009 (Higuera de Llerena, Hornachos, La Lapa, La Parra, Maguilla, Malcocinado) Castuera, 24 de marzo de 2009 (Tamurejo, Valdecaballeros, Valle de la Serena, Villarta de los Montes, Zalamea de la Serena) Mrida, 25 de marzo de 2009 (Mengabril, Cristina, Santa Amalia, Puebla del Prior, Valdetorres) Zafra, 26 de marzo de 2009 (Montemoln, Oliva de la Frontera, Puebla de Sancho Prez, Puebla del Maestre, Reina, Salvalen) Zafra, 31 de marzo de 2009 (Valle de Matamoros, Valle de Santa Ana, Valverde de Burguillos, Valverde de Llerena, Villagarca de la Torre, Zahnos) Zafra, 2 de abril de 2009 (Ahillones, Halconera, Atalaya, Azuaya, Bienvenida, Bodonal de la Sierra)

Algunos temas que son importantes y necesarios para poner en marcha la Administracin Electrnica
Los trmites, o mejor, los pasos que lleva la puesta en marcha de la Administracin Electrnica son los siguientes: 1. Aprobacin inicial y definitiva de la creacin y ordenanza del Registro Telemtico y Sede Electrnica de la Entidad.

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2. Realizar los cursos de formacin necesarios para la utilizacin del Portal ciudadano. 3. Creacin por parte de la Diputacin de Badajoz del Portal Ciudadano de la EE.LL. 4. La Diputacin enva un trptico al Ayuntamiento con los datos de la entidad para que sean revisados. 5. Se imprimen 1.000 ejemplares del trptico para difusin entre la poblacin y destinatarios. 6. Se pone en marcha el Portal Ciudadano, el Registro Electrnico y el Padrn de Habitantes Telemtico.

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Uso de la firma electrnica para la emisin de certificados.

Nombre Organizacin Ubicacin Comunidad o Diputacin N Habitantes N Empleados N Empresas Municipales
Ayuntamiento de Castelln de la Plana Castelln de la Plana Castelln 176.000 1.300 2

Hemos seleccionado, por su impacto en el ciudadano, el uso que de la firma electrnica estamos haciendo en el Ayuntamiento de Castelln para la emisin de certificados. Seleccionamos el certificado de empadronamiento en el ao 2007 y el certificado de bienes en el ao 2008 como documentos estrella y ms conocidos por los ciudadanos de los que se generan en el ayuntamiento. Durante el ao 2006 el Ayuntamiento expidi 6.387 certificados de empadronamiento. Los motivos de solicitud son en un 50% para Solicitud de ayudas para vivienda, un 30% para el juzgado por bodas, otro 15% para el juzgado por temas de nacionalidad. Finalmente queda un 5% de varios (reagrupaciones familiares, adopciones, herencias, etc.). Desde que un ciudadano solicitaba un certificado hasta que lo poda recoger en el Ayuntamiento pasaba de media unos 7 das con las molestias que esto ocasionaba al ciudadano por llamadas telefnicas para comprobar si ya estaba disponible su certificado y en ese caso acercarse de nuevo a una oficina del ayuntamiento a recogerlo. Implantar la firma electrnica en este documento nos permita trabajar en la divulgacin interna (a los funcionarios) y externa (a los ciudadanos) de la utilizacin de la firma electrnica, y evitbamos al ciudadano molestias innecesarias para su obtencin, ya que , de solicitarlo presencialmente solo tiene que desplazarse una vez al ayuntamiento y se lo lleva puesto. Tambin puede solicitarlo a travs de la carpeta del ciudadano, en funcionamiento desde Mayo de 2006 y con cerca de 2.000 usuarios, una vez debidamente identificado mediante su certificado electrnico. Cuando lo solicita a travs de la carpeta del ciudadano lo puede recoger directamente en su buzn personalizado de documentos, una zona privada donde estn todos los documentos generados electrnicamente para el ciudadano. A continuacin se detalla el funcionamiento del certificado de empadronamiento siendo el de bienes similar. Expedicin automtica del certificado de empadronamiento mediante: 4 Firma Electrnica atendida del Funcionario que da el cotejo y conforme 4 Firma Electrnica automtica de la Oficial Mayor y el Concejal en el servidor 4 Impresin del certificado generado con los cdigos de barras PDF417 identificativos: 3 firmas electrnicas realizadas Identificador nico del documento

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4 Sistema de validacin de documentos

Cmo funciona? La caracterstica ms importante de este sistema es que NO se ha cambiado la forma de trabajar de los funcionarios en la aplicacin de Gestin del Padrn actualmente en uso en el Ayuntamiento. S ha sido necesario formar estos funcionarios en el manejo de los certificados en hardware (llavero USB) que se les ha suministrado para lo cual hemos contado con la colaboracin de la Cmara de Comercio de Castelln. Decidimos utilizar un certificado electrnico de atributos, de forma que al firmar electrnicamente el documento se acredite tanto la identificacin del funcionario como el puesto de trabajo que ocupa dentro del Ayuntamiento y que le permite firmar este tipo de documento. Pues bien, el funcionario simplemente utiliza su aplicacin como vena haciendo, solo que en el momento de imprimir el certificado para drselo al ciudadano se genera un PDF sobre el que el funcionario aplica su firma electrnica. Una vez ha firmado el funcionario y mediante Web Services en un Ubuntu Virtual Aerver se aplican las firmas desatendidas de la oficial mayor y concejal. Estas firma han sido introducidas en el servidor por sus propietarios de forma segura y solo pueden utilizarse para este fin. La copia que en papel que obtiene el ciudadano tiene por tanto: 4 Impresin del certificado generado con los cdigos de barras PDF417 identificativos: 3 firmas electrnicas realizadas Identificador nico del documento Se ha incluido la posibilidad de verificacin de la autenticidad e integridad del documento por parte de la entidad receptora del mismo. A travs de la pgina Web del ayuntamiento e introduciendo el NIF del solicitante y el identificador del documento se accede en consulta al original electrnico.

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Durante el ao 2007 se expidieron ms de 2.000 certificados de empadronamiento electrnicos, durante el 2008 ms de 5.000 y en lo que llevamos de 2009 llevamos 570.

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Nombre Organizacin Ubicacin Comunidad o Diputacin N Habitantes N Empleados N Empresas Municipales

Ayuntamiento de Catarroja Avda. Cam Real, 22 Comunidad Valenciana 27.737 259 0

CAVI: Catarroja Ayuntamiento Virtual

CAVI, que nace en el seno del Plan de Mejora Continua de 1997, es la apuesta del gobierno electrnico del Ayuntamiento de Catarroja y se puede definir como un conjunto de servicios de calidad que permiten al ciudadano conocer, consultar y actuar sobre los datos de gestin municipal que sobre l tiene el Ayuntamiento, actuando online sobre las mismas bases de datos de gestin municipal Los servicios de gobierno electrnico de CAVI, que estn disponibles a travs de la URL http://www.catarroja.es a travs del enlace de CAVI y a los que el ciudadano/empresa puede acceder mediante certificado digital de la FNMT o de la ACCV y tambin a travs del DNI electrnico son los siguientes:

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Esbozamos a continuacin el detalle funcional de dichos servicios. De los ciudadanos hacia el Ayuntamiento: Los procesos del CAVI de envo de mensajes al Ayuntamiento pretenden facilitar a los ciudadanos el envo de informacin al Ayuntamiento. - Alcalda, lnea directa donde se diferencia entres las distintas reas polticas de gestin - Envo de comentarios al Ayuntamiento, sin necesidad de validez jurdica: - Presentacin telemtica de instancias en el Registro General de Entrada y Salida del Ayuntamiento. Presentacin telemtica de autoliquidaciones del Impuesto de Vehculos de Traccin Mecnica (IVTM) por parte de empresas y ciudadanos que permite la Del Ayuntamiento hacia los ciudadanos: Los procesos CAVI de consulta de datos pretenden facilitar el acceso de los ciudadanos a la informacin que sobre ellos mismos figura en la base de datos de gestin municipal, ofrecindoles transparencia, claridad y accesibilidad. Datos personales: Padrn de Habitantes, Censo Electoral, Domicilio Fiscal, Contabilidad, Nminas (si es empleado municipal). Padrn de Habitantes: Consultas individuales. Datos actualizados del Padrn de Habitantes. Histrico de modificaciones al Padrn. Obtencin de certificados de empadronamiento y de convivencia: para el que se precisa estar en posesin de un certificado X.509.v3. Validacin online de certificados Envo de comentarios, peticiones, etc. Censo Electoral: Consultas individuales. Datos actualizados del Censo electoral. Impuestos municipales: Consultas individuales. Objetos tributarios de alta y/o de baja. Recibos pendientes y/o no pendientes. Relacin de recibos con Informacin resumida. Consulta individual detallada. Histrico de movimientos recaudatorios. Solicitud de cambio de domiciliacin bancaria. Obtencin online de duplicado del recibo con cdigo de barras segn norma AEB 60 y 64 para su pago en entidad financiera o a travs de cajeros automticos. Pago de impuestos por Internet (Web del Banco Espaol de Crdito) Contabilidad. Operaciones contables. rdenes de pago, pendientes y/o realizadas. Solicitud de cambio de domiciliacin bancaria. Facturas. Estado de tramitacin de las facturas. Solicitud de cambio de domiciliacin bancaria. 93

 Presentacin telemtica de facturas

Registro de E/S. Asientos registrales relacionados con el ciudadano. Nmina: Slo para empleados municipales. Datos personales en la nmina del Ayuntamiento. Nmina mensual. Solicitud de cambio de domiciliacin bancaria.

SEDE ELECTRNICA DEL AYUNTAMIENTO DE CATARROJA

El Ayuntamiento de Catarroja dentro del proyecto e-tramita, Impulso a la innovacin administrativa y a los derechos digitales de los ciudadanos ha ampliado los servicios que se ofrecan en CAVI mediante la publicacin y difusin de la nueva Sede Electrnica del Ayuntamiento de Catarroja creada al amparo de la Ley 11/2007. Desde esta Sede Electrnica del Ayuntamiento de Catarroja ahora el ciudadano/empresa puede tambin: - Disponer de una relacin de procedimientos administrativos actualizada en la que se recoge toda la informacin asociada a cada trmite (plazos, rgano resolutor, formas y canales de iniciacin, requisitos de documentacin necesarios para iniciar el trmite, legislacin aplicable, etc.). - Iniciar y posteriormente realizar la tramitacin electrnica de los expedientes administrativos independientemente del canal por el que el ciudadano haya iniciado el expediente. - Conocer en todo momento la situacin de todos los trmites en los que el ciudadano es parte interesada o propietario

OTROS PROYECTOS
El Ayuntamiento de Catarroja ha implantado recientemente la aplicacin de LocalGIS que permite la automatizacin de determinados procesos que constituyen una parte fundamental de la gestin municipal, como pueden ser los procesos urbansticos (licencias de obra, ocupacin de la va pblica, planes de ordenacin urbana, redes de saneamiento y abastecimiento) permitiendo georreferenciar este tipo de informacin. Esta implantacin reporta beneficios no solamente para la Administracin puesto que permite la simplificacin de trmites y disponer de una informacin homognea y actualizada, sino tambin para los ciudadanos, en cuanto a que aumenta la percepcin ciudadana sobre el servicio que se recibe por parte de la administracin municipal, bsqueda ilimitada de informacin y facilidad en el acceso a la misma a travs de la Gua Urbana, el Callejero, el Mapa de Servicios y Actividades Econmicas, el Mapa de Planeamiento, etc.

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Nombre Organizacin Ubicacin Comunidad o Diputacin N Habitantes N Empleados N Empresas Municipales

Ajuntament dElx Plaa de Baix, 1 ---230.000 1.700 4 + 2 Institutos Municipales

El Ajuntament dElx est comprometido con la mejora continua de sus servicios, en busca de optimizar sus recursos y, sobre todo, ofrecer un servicio de calidad al ciudadano. Para ello, ha puesto en marcha una serie de medidas encaminadas a dar un servicio ms transparente, cercano y participativo. Ya en el ao 2002, se cre la pgina Web municipal. Inicialmente, contena diferentes impresos necesarios para los trmites municipales, informacin sobre ellos y la documentacin necesaria a aportar de los servicios ms demandados, as como diversa informacin municipal. Poco a poco, se han ido incrementando los servicios que ofrece, el nmero de aplicaciones Web y pginas con contenidos especficos de diferentes departamentos e instituciones municipales. www.elche.es Dentro del proceso de mejora continua, el aprovechamiento de las ventajas que aportan las nuevas tecnologas para la prestacin de servicios de calidad y con el fin de estar a disposicin de los ilicitanos, las 24 horas del da, los siete das de la semana, algunos de los proyectos que ya estn funcionando son: Webs municipales: - OMAC (Oficina Municipal de Atencin al Ciudadano). - Turismo. - Cultura. - PIMESA (Empresa Municipal de Vivienda Protegida y Suelo Industrial). - OMIC (Oficina Municipal de Informacin al Consumidor). - Plan Estratgico de Elche (Futurelx). - Juventud. - Polica Local. - Cooperacin e Inmigracin. - Solicitud de prstamo de libros. - Alta del impuesto de vehculos de traccin mecnica. - Seleccin/empleo municipal. - Tramitar Ahora: descarga de una gran cantidad de impresos y trmites municipales. - Autoliquidacin del Impuesto sobre el incremento de valor de los terrenos de naturaleza urbana. - Tarjeta Bus Lliure (bus gratuito para estudiantes menores de 26 aos). - Sistema de Informacin Geogrfica. - Portal del Empleado.

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- Consulta al archivo histrico municipal a travs de la Web. Comunicacin a proveedores por correo electrnico de la situacin de sus expedientes de cobro. Pagos a travs de Internet. Comunicacin mediante envo de SMS. Proyecto El ayuntamiento en la calle: el personal de departamentos como la Polica Local, inspectores de va pblica, obras, limpieza, mantenimiento, etc. tendrn acceso mediante PDAs a las bases de datos municipales y no municipales: seguros, ITV, DGT, elaboracin, notificacin y pago de multas etc., segn funciones del usuario, en tiempo real, consiguiendo con ello una mayor agilidad en la comunicacin de la informacin y, por tanto, en la resolucin de incidencias y tramitacin de los expedientes, as como una atencin al ciudadano, personalizada y rpida en la calle.

Por otro lado, se ha iniciado la implantacin del denominado 2 Proyecto de Modernizacin de la Administracin Local de Elche, financiado al 50 % entre la Secretara de Estado para la Funcin Publica y el Ayuntamiento de Elche, con una duracin de un ao y con las siguientes lneas estratgicas:

1. Reingeniera de procesos (ej.): - Acceso a pruebas selectivas de empleo. - Cdulas de habitabilidad. - Licencia de obras. - Volante y certificado de empadronamiento. - Licencias va pblica. - Contratacin: presentacin ofertas concurso pblico. - Otros certificados: distancia, bodas, etc. - Solicitud uso de instalaciones municipales. - Ayudas servicios sociales. 2. Instalacin del Hardware necesario para el soporte del servicio: servidores, mejora de la red informtica, etc. 3. Productos dirigidos a los ciudadanos. - Aplicaciones Web Municipales: Gestor de Expedientes y Registro Telemtico. La interaccin telemtica total con el Ayuntamiento se consigue tras la implementacin del Registro Telemtico. Esta ser la herramienta para que los ciudadanos se comuniquen con el Ayuntamiento cmodamente desde Internet, consiguiendo un acceso por parte del ciudadano a un entorno personalizado a travs de la Web municipal, la presentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones con plena validez jurdica (uso de certificados digitales y firma electrnica) y la consulta de su 96

informacin personal: datos de empadronamiento, instancias y documentos presentados en registro, notificaciones que se le han remitido, autoliquidaciones, expedientes en trmite o histricos, direcciones de notificacin, recibos, datos de domiciliacin, etc. Red de cabinas y kioscos electrnicos. - Tarjeta municipal. Incorporacin de los dispositivos seguros de identificacin y autentificacin: DNI electrnico, firma electrnica del ciudadano y del funcionario... Para facilitar el uso por parte de los ciudadanos de los servicios electrnicos que ofrecer cada ayuntamiento, y en paralelo a la implantacin del DNI-e, se desarrollar un sistema de tarjetas criptogrficas que permitir a los ciudadanos identificarse como usuarios de estos servicios. - Correo ciudadano. A todo ello, hay que sumar los proyectos provenientes de organismos pblicos que afectan a cualquier fase de tramitacin de expedientes municipales (ejemplo: envo de documentos al BOP va Web, expedientes de contratacin, comunicaciones a la Seguridad Social, Padrn...), as como la incorporacin del software libre proveniente del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio (SIGEM, Localweb, Localgis,).

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w w w. i r un. o r g

Nombre Organizacin Ubicacin Comunidad o Diputacin N Habitantes N Empleados N Empresas Municipales

Ayuntamiento de Irn Irn Guipzcoa 61.300 395 7

Del SAC al S@C: un camino hacia la e-Administracin desde la orientacin a la ciudadana

https://sac.irun.org S@C: Un proyecto construido sobre 7 pilares bsicos: 0. La base, la experiencia, el conocimiento, la informacin, la metodologa, la calidad del SAC (Servicio de Atencin a la Ciudadana) del Ayuntamiento de Irn, para construir un servicio sobre el canal telemtico plenamente integrado y coherente con los canales tradicionales. 1. Un sistema de acceso a los servicios electrnicos con plena validez jurdica, haciendo uso de la Tarjeta ONA y del e-DNI y preparado para ampliarse a cualquier otra identificacin cumplidora de los estndares europeos de certificacin digital. 2. Una plataforma de tramitacin por pasos, guiada, integrada plenamente con la gestin interna (aplicacin de Expedientes) y desarrollada de forma que resulta fcil la incorporacin de nuevos trmites. 3. Registro telemtico con sellado de tiempo, completamente integrado en el Registro General de Entrada y plenamente operativo. 4. Pago electrnico con plenas garantas jurdicas y de seguridad, que explota al mximo las posibilidades de gestin y de control de la Pasarela Electrnica de Pagos desarrollada por Gobierno Vasco y puesta a disposicin de toda la Administracin Pblica de la CAV. 5. Un sistema de notificacin con validez jurdica plena, basado en un buzn privado de comunicaciones con cada ciudadano, apoyado en un sistema de aviso previo multicanal, que en este momento aprovecha el e-mail y la mensajera corta SMS. 6. Una solucin de representacin, que permite a un ciudadano tramitar en los servicios S@C en representacin de otro, lo que facilita el uso de este canal a gremios, personas mayores que se apoyan en sus hijos, etc.

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Proceso seguido: 1. Apuesta por la TARJETA CIUDADANA de uso mltiple: Certificado Digital de IZENPE + chip mifare para servicios de acceso = Tarjeta ONA que integra los servicios sanitarios y ciudadanos. Por supuesto, se contempla el eDNI y otros certificados oficialmente reconocidos. 2. Construccin de la infraestructura de sistemas, comunicaciones y PKI. 3. Desarrollo propio de la plataforma de servicio, apoyndonos en la infraestructura de gestin existente, tambin propia (.Net). Se concibe como una plataforma de tramitacin colaborativa ciudadano funcionarios. 4. Mximo aprovechamiento de las infraestructuras de instituciones superiores (G.Vasco y Secretara de Estado para la Funcin Publica) para garantizar interoperabilidad y simplificar el desarrollo. 5. Elaboracin de sistemticas para la solicitud y entrega de la Tarjeta Ciudadana, y para el soporte al usuario, con apoyo fundamental del SAC. 6. Determinacin con las reas municipales del paquete de servicios inicial, sobre criterios de utilidad y viabilidad. 7. Realizacin de un proyecto piloto de Participacin Ciudadana, entregando las 500 primeras tarjetas a ciudadanos y empresas dispuestos a colaborar en el test del sistema. 3 meses. 8. Elaboracin de la Ordenanza Municipal reguladora de la Administracin Electrnica. 9. Apertura del servicio a toda la ciudadana, empresas y profesionales. Desarrollos realizados: Portal sac.irun.org: Portal de tramitacin. S@C Manager: Herramienta de gestin del sistema, definicin mens y textos explicativos multilinges, Pdf Server: Servidor de Pdfs desarrollado expresamente para el proyecto File Server seguro: Servicio encargado de transferir ficheros entre la Red interna y el Servidor Web Plataforma de comunicaciones (pre-notificacin), para mensajera SMS y E-mail. Sistema de Gestin de Solicitudes de la Tarjeta Ciudadana. Registro de Entrada/Salida: Adaptacin para soporte de documentos asociados, campos para sellado de tiempo, Representacin, Gestin de Expedientes: Adaptacin para bloqueo de informacin, Firma de Pdfs, envo de SMSs, Notificaciones, Unificacin de Terceros de aplicaciones externas: Gestin Policial, Gestin de Polideportivos,

Equipo de trabajo: 1 Experto en desarrollo Web 2 Expertos en Procedimiento Administrativo 1 Experto en Soluciones informticas para la Administracin Local 1 Experto en Terceros y Territorio 1 Responsable de Proyecto Apoyos puntuales de otras figuras del Servicio de Informtica (jefatura, tcnicos de sistemas), del gabinete jurdico, Urbanismo,

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TRAMITACIN TELEMTICA EN EL AYUNTAMIENTO DE IRUN: Qu tramitaciones permiten realizar actualmente los servicios S@C?
CONSULTAS PERSONALES: Consulta de datos identificativos. Consulta de expedientes en los que se consta como interesado. Consulta de avisos, quejas y sugerencias comunicadas. Consulta de anotaciones entradas y salidas en las que figure como interesado. PADRN MUNICIPAL DE HABITANTES: Obtencin de volantes de residencia / convivencia. Solicitud de certificados especiales de padrn Consulta de datos personales que obran en el Padrn Municipal de Habitantes Solicitud de modificacin de latos personales que obran en el Padrn Municipal de Habitantes. ASOCIACIN Y PARTICIPACIN: Solicitud de cesin de local municipal (Sala de Conferencias) Solicitud de matrimonio civil en el Ayuntamiento. OCUPACIN DE LA VA PBLICA: Colocacin de expositores de productos en la va pblica. Colocacin de mesas velador: nuevas autorizaciones, bajas, renovaciones y cambio de datos (perodo, nmero de mesas instaladas...) Instalacin de vados: nuevas autorizaciones y bajas Solicitud de habilitacin de plaza de estacionamiento GENRICA para discapacitados Solicitud de habilitacin de plaza de estacionamiento NOMINAL para discapacitados Permiso de ocupacin de la va pblica para la realizacin e determinadas actividades URBANISMO: Solicitud de permiso para la realizacin de obras Solicitud de documento acreditativo de distancia kilomtrica (volante) VIVIENDA: CONTRATACIN ADMINISTRATIVA: Solicitud de devolucin de garantas definitivas de contratos administrativos Consulta de datos personales que constan en la base de datos de IRUNVI, as como de la situacin de las promociones en curso.

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Solicitud de prrrogas de contratos administrativos Solicitud de revisiones de previos en contratos administrativos. HACIENDA MUNICIPAL:

PREINSCRIPCIONES: Preinscripciones en diversas actividades ofertadas: SolasJolas, Colonias y actividades de verano, rboles recin nacidos, Patronato Municipal de Deportes. SOLICITUDES COMPLEMENTARIAS: Aportacin de documentacin / informacin en relacin a un expediente TRAMITACIONES CON OTRAS ADMINISTRACIONES: Tramitaciones con la Hacienda Foral (consulta datos fiscales, presentacin declaraciones tributarias) Tramitaciones con la Seguridad Social (consulta de la vida laboral, cotizaciones) Tramitaciones con la Direccin General de Trfico (consulta de saldo de puntos del permiso de conduccin) Tramitaciones con Osakidetza (cambio de mdico, reserva de cita mdica) Etc.

Consulta de pagos pendientes (licencias, denuncias...) Pago electrnico Domiciliaciones bancarias Cambio de domicilio fiscal a efectos de notificaciones Solicitud de devolucin de ingresos indebidos Solicitud de informaciones tributarias. TRFICO Y SEGURIDAD CIUDADANA:

Presentacin de alegaciones a denuncias de trfico Solicitud de autorizacin para carga/descarga o mudanzas Identificacin de conductor responsable de la infraccin Solicitud de copia de atestado policial Solicitud de copia de informe policial

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Intervencin en el Ayuntamiento de Mlaga para la aplicacin de la ley 11/2007

Nombre Organizacin Ubicacin Comunidad o Diputacin N Habitantes N Empleados N Empresas Municipales
Ayuntamiento de Mlaga Andaluca Mlaga 566.447 3200 (consistorio) +3000 (empresas y organismo autnomos) 12 (100%) + 3 (Mixtas) + 9 (OO.AA.)

El Ayuntamiento de Mlaga ha concebido el despliegue de la e-Administracin en general y, por tanto, de todas y cada una de las obligaciones y otras actuaciones opcionales que prescribe la Ley 11/2007, de 22 de Junio, de Acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos (en adelante, LAECSP), precisamente, en torno al Plan de Accin en Calidad para la Modernizacin, Innovacin y Desarrollo Organizativo 2008-2009 (en adelante, PAC-MIDO). Un Plan, el PAC-MIDO, que entre sus mbitos de intervencin planificaba el Programa Tramita, para la administracin electrnica, y que ya, en la actualidad, se ha sustanciado en PRO@ (Procedimientos, en Red) que desde el plano ms TIC establece las lneas estratgicas y actuaciones necesarias para alcanzar la meta sealada con anterioridad. stas son: Lnea Estratgica 1 Esquema nico de Tramitacin Municipal o A1: Catlogo Normalizado de Procedimientos o A2: Modelo de Tramitacin y Simplificacin Administrativa o A3: Tramitador nico Municipal o A4: Portal Interno o A5: Cooperacin Interadministrativa Lnea Estratgica 2 Espacio de Relacin con la Ciudadana o A1: Central de Informacin y Tramitacin Administrativa o A2: Red 060 o A3: Portal de Participacin Ciudadana Lnea Estratgica 3 Pro@ es Ms o A1: Difusin y Sensibilizacin o A2: Desarrollo de Habilidades o A3: Observatorio TIC y de la e-Administracin o A4: Desarrollo Normativo o A5: Adecuacin TIC de puestos de trabajo o A6: Registro de Funcionarios Habilitados o A7: Comit Director

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Todas estas actuaciones dan respuesta a los requisitos que determina la LAECSP y que giran, como indica esta Gua Prctica, fundamentalmente en torno a: Adaptacin de Procedimientos Administrativos: Previa a su racionalizacin, para la telematizacin de los mismos, se ha revisado y adaptado el Catlogo actual. Y a travs del Modelo de Tramitacin y Simplificacin Administrativa desarrollado en colaboracin con el Programa AGILIZA (PAC-MIDO) cada rea municipal dispone de un protocolo que le permite abordar la adaptacin de los procedimientos de los que es competente. Si bien, no es obligatoria la revisin formal de los procedimientos, el Ayuntamiento ya inici en 2008 este proceso, como poco, muy necesario para alcanzar el nivel de innovacin y modernizacin deseado en Pro@. Adaptacin Normativa: Pro@ ha previsto la revisin y adaptacin de la actual Ordenanza Reguladora de la Prestacin Telemtica de Servicios Pblicos y el Registro Telemtico del Excmo. Ayuntamiento de Mlaga con el objeto de alcanzar las obligaciones que indica la LAECSP. Todo ello, independientemente de continuar y fomentar otras normativas como es el caso de la LOPD. Adaptacin Organizativa: Sin duda cabe destacar la definicin del Registro de Funcionarios Habilitados que permita identificar y gestionar el modo de representacin de aquellos ciudadanos que as lo requieran para realizar cualquier servicio telemtico. En este sentido, el Ayuntamiento ya cuenta con los procedimientos electrnicos- para su gestin. Sin embargo, el cambio de cultura necesario que se ha de producir es, sin duda, el reto ms importante. La diversidad de la naturaleza de los mbitos de actuacin del PAC-MIDO nos garantizar que esta necesidad no pase aun segundo plano. Adaptacin del Back-Office: En este sentido, los avances experimentados por el Ayuntamiento de Mlaga se han centrado en la implantacin del Tramitador nico Municipal, fundamentalmente basado en la arquitectura W@nda que promueve la Junta de Andaluca desde su Repositorio de Software Libre. Este Tramitador facilita un entorno completo de tramitacin electrnica (firma, expedientes y documentos electrnicos) plenamente integrado (progresivamente) con el Sistema de Informacin Municipal (ERP) y, desde luego, preparado para integrarse con la Red Nerea de la Junta de Andaluca, puente de acceso a la Red interadministrativa- SARA de la Administracin General del Estado. Adaptacin de Canales de Atencin y del Front-Office: Junto con las directrices establecidas en el seno del Programa ATIENDE (PAC-MIDO), se ha proyectado un esquema de Atencin Multicanal estableciendo, por un lado, la Sede Electrnica municipal a partir de la experiencia de proyectos previos de xito como era el caso de SAIC o MALAGA24 y, en segundo lugar, mejorando las capacidades de la atencin presencial y telefnica, integrando tambin las soluciones actuales con las facilidades de servicio del Tramitador nico Municipal. Todo ello conforma lo que se ha venido a denominar la Central de Informacin y Tramitacin Administrativa y desde la que el Ayuntamiento ofrecer, de forma multicanal, servicios de informacin y tramitacin electrnica plena (Esquema ID-e y Firma-e, Registro y Notificacin Telemtica, etc) en torno a diferentes niveles y formas de acceso: carpeta ciudadana, hechos vitales, reas temticas, perfiles de la ciudadana, etc. Es destacable el hecho de que en Junio de 2009 el Ayuntamiento estar en disposicin de ofrecer ms de 30 servicios electrnicos en torno a diferentes reas de Gobierno relacionadas con la dinamizacin de la economa y el empleo en la ciudad de Mlaga. stos, se sumarn al amplio nivel de servicio, fundamentalmente informacional, pero en el que

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tambin existe una decena de servicios electrnicos con certificado digital, que actualmente prestan el Portal MLAGA24H, el telfono 010 y las diez OMAC del Ayuntamiento. Todas estas actuaciones (y adaptaciones) se vienen sucediendo desde 2008 y parten de una base slida, tanto en el plano de los Sistemas de Gestin, como en los aspectos ms tecnolgicos. No en vano se trata de la evolucin del Plan de Accin en Calidad 2002-2007 liderado por el rea de Personal, Organizacin y Calidad, en todo aquello que respecta a la intervencin en procesos para la calidad y la mejora continua de los mismos y a lo que representan hoy, ms de 25 aos, de apuesta decidida por la innovacin tecnolgica desde el Centro Municipal de Informtica.

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ESTADO DE ADAPTACIN a la Ley 11/2007 del AJUNTAMENT DE PALMA, a fecha 23/02/2009.

Nombre Organizacin Ubicacin Comunidad o Diputacin N Habitantes N Empleados N Empresas Municipales

Canales de Comunicacin Oficinas de atencin 8 Unitats integrades presencial: datenci al pblic (UIAP) Servicios de atencin telefnica Puntos de acceso electrnico Servicio de Atencin Telefnica(SAT-010) Sede electrnica Punto de acceso general con la AGE

Ajuntament de Palma Plaa de Cort, 1 Illes Balears 396.570 2.455 5 a 01/01/2008

Prestan servicios de Registro General, Informacin Fiscal, Tarjeta Ciudadana, Certficados de residencia, etc 7 x 24 www.palmademallorca.es Convenio con la CAIB para acceder a la red SARA y posterior enlace con el 060.

Adaptacin de la tecnologa del FRONT OFFICE. Procedimientos administrativos Nmero proced. nivel 2 . Descarga del documento de solicitud. 174 nivel 3. Iniciacin mediante formulario electrnico. 1 nivel 4. Procedimiento con gestin 1 electrnicamente. Identificacin digital de la sede Disponible. electrnica Formulacin de quejas y Disponible. Va telefnica con el 010 y va Web. sugerencias.

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Identificacin del ciudadano.

Prximo convenio con la Comunitat Autnoma de les Illes Balears (CAIB).

Registro electrnico Consulta de expedientes Pago electrnico.

Pendiente de TAO-2 Pendiente de TAO-2 Disponible en 6 procedimientos. IBI, Plusvala, Multas, Obra Menor Simple, TRS, Vehculos. Pendiente de TAO-2 Disponible.

Comunicaciones y notificaciones electrnicas. Publicacin electrnica del tabln de anuncios o edictos.

Adaptacin de la tecnologa del BACK OFFICE Archivo Digital documental. Actualmente con Natural Image. Pendiente TAO-2 Sistema de gestin de Expedientes Actualmente en S/390, Base de Datos Adabas, Aplicaciones en Natural. Pendiente de aplicacin e-PAC de TAO-2.

Interoperabilidad entre distintas Administraciones Pblicas. Obtencin de volantes de Juzgados empadronamiento. Institut Balear dAfers Socials (IBAS) Cajeros de la Caixa. Comunitat Autnoma Illes Balears (CAIB) (Pendiende de firma de convenio) Obtencin de certificados para viajes Cajeros de entidades financieras, Sa Nostra y la Caixa. Agencias de Viajes de Baleares (AVIBA). Consultas al Padrn de Habitantes Tesorera General de la Seguridad Social. Consultas datos de la Renta Convenio con la Agencia Tributaria. Acceso a la red SARA Convenio con la CAIB. Informacin grfica y alfanumrica. Convenio con el Consorci Platja de Palma. Registros de la Propiedad. Convenio con SITIBSA (CAIB) (Solo informacin grfica). Convenio con la Empresa Municipal de Aguas y Alcantarillado (EMAYA). (Solo informacin grfica). Datos de Catastro Convenio de colaboracin con la Direccin General del Catastro, a travs de SARA. Prximo convenio con todas las competencias posibles en gestin catastral. Datos de Trfico Direccin General de Trfico (DGT) a travs de SARA.

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Adaptacin de procedimientos administrativos Inventario de procedimientos Actualmente en curso. El rea de Urbanismo, se dispone del inventario completo de procedimientos. Sistemas electrnicos para la gestin Estn informatizadas las reas de mayor volumen de procedimientos. de tramitacin del Ajuntament de Palma: Poblacin, Registro General, Expedientes, Fiscal, Catastro,. Pendientes de integrar con el Front Office.

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16. HERRAMIENTAS DE SOPORTE PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY

16. HERRAMIENTAS DE SOPORTE PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY

16.1. Herramientas de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica
Presentacin

Centro de Transferencia de Tecnologa (CTT)

El CTT se constituye como un portal (http://www.ctt.map.es) que publica un directorio general de aplicaciones cuyo objetivo es favorecer la difusin y reutilizacin de soluciones por todas las Administraciones Pblicas. Este portal informa de los proyectos, actividades, iniciativas, servicios, normativa y soluciones que se estn desarrollando en materia de Administracin Electrnica. El CTT cumple el mandato del artculo 46, transferencia de tecnologa entre Administraciones, de la LAECSP. Este portal va dirigido a cualquier administracin pblica: AGE, CCAA, Ayuntamientos, Universidades, etc. En el CTT se han ido incorporando proyectos de inters comn para todas las Administraciones. Entre otros se encuentran disponibles los proyectos desarrollados por la Secretara de Estado para la Funcin Publica como servicios horizontales para todas las Administraciones y un buen nmero de proyectos de Administracin Local que han sido ejecutados con financiacin e-Model y que pueden ser reutilizados o servir como referentes para otras Entidades Locales. Secretara de Estado para la Funcin Publica

La Secretara de Estado para la Funcin Publica ha desarrollado un conjunto de servicios puestos a disposicin de las Administraciones por la Secretara de Estado para la Funcin Publica como servicios horizontales, y de los cuales se puede encontrar informacin en el CTT. Estos servicios tienen como objetivo ayudar en el proceso de implantacin de la Administracin Electrnica y, entre ellos, se encuentran los siguientes: Red 060: La Red 060 define un nuevo modelo de atencin al ciudadano en el que participa Estado, Comunidades Autnomas y Entidades Locales articulando una oferta conjunta de servicios que trasciende las barreras competenciales. Red SARA: La red SARA es una red propia de comunicaciones electrnicas segura, que interconecta las Administraciones Pblicas espaolas. A su vez esta red se interconecta con la red europea Testa, conectando as con las administraciones europeas. Plataforma de validacin de firma electrnica @firma: La plataforma de servicios de validacin y firma electrnica multi-PKI (MPVP) permite implementar la autenticacin y firma electrnica avanzada de una forma rpida y efectiva, sobre mltiples tipos de certificados electrnicos de distintos proveedores. Valide: Este servicio online de validacin de certificados, y verificacin y generacin de firmas electrnicas tambin proporciona un demostrador de la plataforma @firma para que los integradores prueben de forma dinmica los servicios Web que sta publica.

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Verificacin datos de identidad/residencia: Permite verificar online los datos de identidad y residencia de un ciudadano que ha iniciado un trmite con la entidad. Sustitucin de certificados en soporte papel: El sistema de SCSP evita que el ciudadano presente en sus trmites, certificados de datos que la Administracin conoce. En estos momentos permite el acceso a los datos de identidad y residencia de los ciudadanos pero se estn desarrollando conectores para la validacin de la mayor parte de los certificados utilizados por los distintos organismos de la AGE, como Agencia Tributaria o Seguridad Social. Notificaciones telemticas seguras: El Servicio proporciona a cada ciudadano o empresa una Direccin Segura (DEU), en la cual recibir las comunicaciones y notificaciones de los procedimientos a los que voluntariamente se suscriba. Pasarela de pagos de la Secretara de Estado para la Funcin Publica: Esta plataforma facilita la implantacin del pago telemtico de tasas, en las aplicaciones que gestionan el trmite correspondiente los Organismos de la AGE. Herramienta de rediseo y simulacin: Herramienta de simulacin para el anlisis y rediseo de procedimientos administrativos. Sistema de interconexin de registros: Este sistema permitir la transmisin de informacin registral desde un registro de entrada hasta el registro destino, interconectando los registros de las administraciones espaolas. Observatorio Administracin Electrnica: Centro de informacin, de documentacin con planes, noticias, agenda, informes, legislacin, etc, de administracin electrnica de todos los mbitos de las Administraciones Pblicas. Centro de transferencia tecnolgica: Portal para la difusin y reutilizacin de soluciones tcnicas (servicios, desarrollos, infraestructuras, normativa, etc) de inters para el desarrollo de la Administracin. Electrnica. Constituye una base de conocimiento de informacin tcnica en el rea.

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A continuacin describiremos ms detalladamente algunos de los proyectos mencionados:

Red 060: En el ao 2006, se introdujo el concepto de red de servicios integrados 060 construyndose por primera vez un modelo de prestacin de servicios multicanal y multiadministracin, que incluye una red de oficinas de atencin presencial, un nmero de telfono unificado (el telfono 060) y un sitio Web (www.060.es). Desde todos estos puntos se accede al mismo sistema de informacin que permite la realizacin de un nmero creciente de servicios administrativos.

Imagen 12. Web red 060.

Es una red Multiadministracin que persigue la integracin de los servicios pblicos en un nico punto de acceso, de forma que el ciudadano no tenga que conocer que administracin es la prestataria del servicio que desea realizar ni moverse de una oficina a otra para realizar trmites que involucren a ms de una administracin. Es una red Multicanal, que actualmente ofrece los siguientes canales: Canal Web (www.060.es): La Web 060 es un portal que aglutina la informacin procedente de otros los departamentos ministeriales y otras administraciones tanto autonmicas como locales, organizando los mismos desde distintas taxonomas y con un buscador comn. Canal Telefnico. El telfono 060 ofrece servicios de atencin directa sobre las materias de empleo pblico, ayudas y subvenciones de todas las Administraciones, localizacin de unidades, normativa de referencia sobre la actividad administrativa etc. y por otra parte, servicios de transferencia automtica de llamadas a otros servicios de atencin telefnica. Los servicios del canal telefnico 060 se ven completados por una plataforma de mensajera SMS/MMS que permite la remisin de mensajes cortos con alertas e informaciones a usuarios previamente registrados en el servicio. El canal presencial: las Oficinas 060. Las oficinas 060 son las actualmente dedicadas por las Administraciones y Departamentos a la atencin a los ciudadanos. Desde ella se prestan servicios de registro interadministrativo, de informacin sobre trmites y de tramitacin

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En el ltimo caso, los trmites de otras administraciones que se pueden prestar desde una oficina sern un subconjunto del total de trmites de la administracin correspondiente, si bien esta lista puede ir creciendo y ser diferente entre distintas oficinas de la red. Para que una administracin pueda prestar servicios de otras administraciones, es necesario que se firme un convenio entre ambas administraciones. El modelo seguido para la firma de los convenios, es la firma de un convenio marco entre la AGE y la CCAA correspondiente, convenio al que se pueden adherir posteriormente los ayuntamientos que as lo deseen, en el nivel de oficinas que estos elijan.

Red SARA: El artculo 43 de la ley 11/2007 establece la obligacin de crear una red de comunicaciones que interconecte las Administraciones Pblicas espaolas entre si y con otras redes de las Instituciones Europeas y de otros Estados miembros, para el intercambio de informacin y servicios entre ellas. La Red SARA permite la interconexin de las administraciones pblicas, facilitando el intercambio de informacin y servicios entre ellas. A travs de la Red SARA los Ministerios, las Comunidades Autnomas, los Entes Locales y otros organismos pblicos pueden interconectar sus redes de una manera fiable, segura, capaz y flexible.
Caractersticas de la red SARA: Fiabilidad: La red SARA est diseada con tecnologa de ltima generacin VPLS (Virtual Private LAN Services) que la dota de gran capacidad de transmisin de datos. Adems, su diseo y tecnologa le permiten ofrecer una muy alta disponibilidad para garantizar en todo momento la continuidad del servicio, lo cual se complementa con la existencia de un Centro de Soporte 24 x 7 con uno exigentes acuerdos de nivel de servicio (SLAs). Seguridad: SARA implementa medidas de seguridad entre las que destaca el establecimiento de VPNs. Es una red extremadamente segura en la que todo el trfico circula cifrado por la Troncal. De esta manera queda asegurada la confidencialidad de la informacin que viaja a travs de la red SARA. Capacidad: Esta red cuenta con un ancho de banda de 1 Gbps en Ministerios y CPDs (10 veces ms que su predecesora), y 100 Mbps en cada Comunidad Autnoma (50 veces ms caudal) lo que permite asegurar la capacidad para absorber las exigentes demandas tanto de las aplicaciones existentes como de los nuevos servicios de administracin electrnica. Calidad de Servicio (QoS): La tecnologa VPLS utilizada en el diseo de la red SARA permite dotarla de mecanismos de calidad de servicio para tratar cada dato transmitido de acuerdo a su naturaleza (voz, video, datos), lo cual establece un nuevo abanico de servicios multimedia a incorporar. Punto-multipunto: La red SARA est diseada con un modelo de conexin puntomultipunto (todos con todos) mediante el cual no existe un nodo central en el que convergen todas las conexiones y por tanto se eliminan posibles puntos nicos de fallo. Esta topologa se complementa perfectamente con la arquitectura de seguridad existente, en la cual los mecanismos de seguridad estn distribuidos en cada nodo, si bien la poltica es homognea y con gestin centralizada. Flexibilidad: En el diseo de la red SARA se ha tenido en cuenta la posibilidad de que esta red pueda evolucionar y crecer a medida que lo hagan las necesidades de la administracin.

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La red SARA es un instrumento fundamental para seguir avanzando en el desarrollo de la administracin electrnica, lo que en definitiva supone mejorar el servicio prestado a los ciudadanos.

Plataforma de validacin de firma electrnica @firma: @firma es la solucin tecnolgica en la que se basa la implementacin de la Plataforma de validacin y firma electrnica de la Secretara de Estado para la Funcin Publica. La versin actual de @firma es la 5.0 y constituye una evolucin de la versin 4.0 a partir de la aportacin de mltiples Organismos Pblicos cooperantes. @firma es un producto robusto e integral, desarrollada inicialmente por la Junta de Andaluca, cedida al resto de las Administraciones Pblicas con el objeto de fomentar y extender el desarrollo de la Administracin Electrnica y la Sociedad de la Informacin. Es una solucin basada en software libre, estndares abiertos y en java: servidores Web Apache, JBOSS, Sistema Operativo Solaris/Linux, AXIS, etc.

Imagen 13. Esquema de funcionamiento de la plataforma de validacin

La plataforma @firma ofrece los siguientes servicios: Validacin de certificados X.509 segn la RFC 3280, de las Autoridades de Certificacin incluidas en la plataforma. Funcionalidades de firma: La plataforma permite varias modalidades de firma. Validacin de la firma de un elemento firmado. Proporciona un cliente de firma que permite a los ciudadanos que accedan a los servicios de Administracin Electrnica, firmar electrnicamente los documentos. Sellado de Tiempo (TSA) segn el estndar RFC 3161 para certificar temporalmente todas las operaciones de validacin y firma que se realizan a travs de la plataforma. Gestin y administracin de los Prestadores de Servicios de Certificacin adheridos. Todas las operaciones realizadas en la plataforma son registradas para la auditoria y trazabilidad del sistema.

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La plataforma @firma es una solucin de referencia para cumplir con las medidas de identificacin y autentificacin descritas en el Captulo II de la Ley 11/2007. Para acceder a los servicios indicados es necesario disponer de accesibilidad a la Plataforma @firma desde los sistemas de informacin del Organismo en cuestin a travs de la red SARA (Sistema de Aplicaciones y Redes para las Administraciones), que ofrece servicios de intranet entre las Administraciones Pblicas.

Servicio de Sustitucin de certificados papel: El Servicio de verificacin de datos de

identidad y datos de residencia, permite que cualquier organismo de la Administracin, pueda verificar dichos datos, sin necesidad de solicitar la aportacin de los correspondientes documentos acreditativos, permitiendo as hacer efectiva esta supresin. En principio este servicio est dirigido a los organismos de la AGE. Las consultas a los servicios de verificacin de datos de identidad y de verificacin de datos de residencia, se pueden realizar de dos maneras: de forma automatizada desde una aplicacin de gestin de un trmite, adaptadas para invocar los Webservice proporcionados por el servicio, o bien por un empleado pblico autorizado mediante un cliente Web. Desde el CAID recomendamos que las peticiones desde organismos se realicen mediante Webservice. Solo bajo ciertas condiciones se les habilitar el acceso a travs del formulario Web. Otras Administraciones pueden utilizar el servicio mediante la firma de convenios especficos. Actualmente en SVD se pueden verificar dos tipos de datos, los de identidad y los de lugar de residencia de un ciudadano: El Servicio de Verificacin de Datos de Identidad (SVDI) permite consultar o verificar los datos de identidad de un ciudadano. La validacin de dichos datos se realiza contra las Bases de Datos del organismo que los custodia: Direccin General de Polica (DGP). o La verificacin de datos de identidad, permite confirmar o verificar que un determinado conjunto de datos corresponden al nmero de identificacin introducido por el usuario. o El servicio de consulta de datos de identidad, permite obtener los datos de un determinado documento de identidad a partir del nmero de identificacin del mismo (DNI/NIE o Nmero de Soporte). En ambos casos, la peticin que recibe el sistema, debe venir firmada por el organismo que realiza la consulta. El Servicio de Verificacin de Datos de Residencia (SVDR) permite consultar los datos de residencia de un determinado ciudadano. La validacin de dichos datos se realiza contra las Bases de Datos del organismo competente para la consolidacin de los datos de empadronamiento de todo el territorio nacional: Instituto Nacional de Estadstica (INE). Para realizar una consulta a SVDR, el organismo tramitador, debe generar una peticin firmada electrnicamente. SVDR tramita esta peticin, comprobando primero la validez de la firma, y a continuacin que el organismo peticionario tiene la correspondiente autorizacin para realizar la consulta. Si todo es correcto, SVDR tramita la peticin, a travs de los sistemas del INE, y devuelve la respuesta, tambin firmada, al organismo tramitador.

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En los dos tipos de peticin de datos se valida y adems con ella se comprueba si la aplicacin solicitante est autorizada para realizar dicha consulta. Si todo es correcto, SVD, tramitar dicha consulta, garantizando la integridad y seguridad de la misma, y responder al organismo peticionario con la verificacin de los datos consultados. SVD adems registra todas las operaciones realizadas, firmndolas y sellndolas en tiempo para garantizar tanto la integridad del mensaje, como el momento en el que dicha peticin se ha realizado.

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16.2. Herramientas del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio

Presentacin El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio est llevando a cabo proyectos y acciones para el desarrollo de un conjunto de herramientas que acerquen la administracin electrnica a las Entidades Locales: Soluciones tecnolgicas para la modernizacin de la gestin local. Implantacin de las aplicaciones desarrolladas en Avanza Local Soluciones y formacin del personal. Adaptacin de los sistemas de gestin al formato facturae. Aplicaciones e interfaces que faciliten y promuevan la interoperabilidad entre la plataforma Avanza Local y las diferentes plataformas ya implantadas en las Entidades Locales. Simplificacin de proyectos y mejora de servicios.

Estas herramientas pretenden mejorar la prestacin de los servicios pblicos a los ciudadanos y a las empresas, desde Entidades Locales y Entidades Sin Fines Lucrativos, como la teleasistencia y Servicios Sociales, servicios culturales de turismo y ocio, la contratacin administrativa mediante sistemas telemticos, el e-DNI mediante aplicaciones que fomenten su uso y la facturacin electrnica. A 19 de febrero de 2009 estos son los datos obtenidos a travs de la contabilizacin de los proyectos aprobados en convocatoria:

MITYC

La implantacin de Avanza Local Soluciones, iniciativa ya mencionada en el apartado anterior de esta gua COOPERACIN ENTRE ADMINISTRACIONES PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA-, del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio (en adelante Mityc), supone la incorporacin de un conjunto de servicios y aplicaciones que permitir a los municipios la prestacin de funciones segn la administracin electrnica. Entre estas plataformas se encuentran ya disponibles para las Entidades Locales LOCALWEB, SIGEM y LOCALGIS, adems de otras aplicaciones como Avanza Local Padrn y e-fcil.

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Imagen 14. Plataformas software ofrecidas por la iniciativa Avanza Local Soluciones del Mityc

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LOCALWEB es la plataforma para la generacin y gestin de portales municipales. Los portales creados con LOCALWEB sern el acceso de los ciudadanos a la Administracin
Electrnica Local. Funcionalidades: Permite al ciudadano acceder a Informacin pblica (turismo, equipamientos, agenda, etc.), realizar tramitaciones telemticas y consultar expedientes administrativos personales, entre otros. Usabilidad y diseo centrado en el ciudadano. Identificacin de ciudadanos nica: los portales permiten al ciudadano identificarse de forma nica. Accesibilidad: en su vertiente de informacin hacia el ciudadano, empresas, o entre las Administraciones participantes en el proyecto cumple con la normativa existente en materia de Accesibilidad del W3C. Integracin con aplicaciones de Avanza Local Soluciones.

Imagen 15. Ejemplo de generacin de un portal con LOCALWEB

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Los mdulos que constituyen LOCALWEB son los siguientes: Gestor de contenidos: posibilita la administracin y organizacin de la informacin. Portal: ser la entrada, desde Internet, de los ciudadanos. Carta de servicios: permite, previa autenticacin e identificacin, acceder a tramitaciones telemticas, informacin personalizada, documentos administrativos a disposicin de otras AAPP, etc. Lanzadera de aplicaciones: interfaz nica de usuario que permite a ste el acceso a todas las aplicaciones de Avanza Local Soluciones u otras aplicaciones de la entidad. Generador de formularios: posibilita la creacin de formularios que se integran automticamente con los servicios de tramitacin. Proceso de migracin: LOCALWEB dispone de un proceso de migracin de los portales creados desde PAL (Pista Administracin Local) o PL+ (Pista Local+), sin prdida de datos o funcionalidad.

Imagen 16. LOCALWEB, plataforma para la generacin y gestin de portales municipales

Una de las principales novedades de LOCALWEB consiste en la adopcin de la arquitectura SOA para su integracin con terceros sistemas. La interoperabilidad con el resto de

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plataformas de Avanza Local Soluciones, SIGEM y LOCALGIS, constituye una caracterstica intrnseca implementada en su desarrollo.

Imagen 17. LOCALWEB2 ampliacin de la aplicacin LOCALWEB

El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio est desarrollando una ampliacin de la aplicacin LOCALWEB, LOCALWEB 2, que se llevar a cabo a lo largo del ao 2009. Nuevas Funcionalidades: Mejoras en el Gestor de Contenidos Mejoras en el Generador de Formularios Mejoras en la Carta de Servicios Mejoras en el Generador de Avisos Editor de plantilla

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Nuevos mdulos Perfil del contratante Portal Multicanal (MOVIL/TDT) Aplicacin y servicios e-learning Intranet Editor de plantilla

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SIGEM realiza la gestin del procedimiento administrativo de un expediente. Permite que el ciudadano pueda solicitar telemticamente desde su domicilio una subvencin, una ayuda, una licencia, o realizar un pago; recibir noticias del estado de su peticin, informacin sobre la falta de algn documento e indicaciones de cmo anexarlo, para recibir, finalmente, una notificacin del resultado de sus gestiones.
Es un proyecto de modernizacin y actualizacin de las administraciones locales, dotndolas de un sistema, que pueda reunir en formato electrnico, toda la documentacin de un expediente, integrando los tradicionales subsistemas de Registro, Expedientes y Archivo. En esta relacin con su Ayuntamiento, el ciudadano podr identificarse utilizando e-DNI, firma electrnica, o claves concertadas, garantizndose la confidencialidad y privacidad de sus datos.

Imagen 18. SIGEM, plataforma para la gestin del procedimiento administrativo de un expediente

A continuacin detallamos brevemente los subsistemas incluidos en SIGEM: Registro: Aplicacin de registro de documentos de entrada/salida, basada en la normativa SICRES v3 (para obtener informacin sobre esta normativa, consultar http://www.csi.map.es/csi/pg5s40.htm), que permite las siguientes funcionalidades: Anexin de documentos en formato electrnico. Sellado electrnico de documentos. Bsqueda/recuperacin y almacenamiento de registros. Impresin de justificantes o certificados de registro. 121

Emisin de listados e informes. Mecanismos de cotejo y compulsa electrnica de documentos. El sistema est dotado de los mecanismos necesarios de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos almacenados.

Tramitacin Electrnica: Conjunto de servicios a disposicin del ciudadano que permiten su comunicacin con su Ayuntamiento va Web: Registro Telemtico: permite registrar, para diferentes procedimientos, las solicitudes de entrada de informacin del ciudadano, como parte del Registro, al que se vuelcan los apuntes vlidos. Pago Electrnico: permite el pago de tributos, tasas, etc., a travs de un canal telemtico, sin necesidad de desplazarse ni a las oficinas del Ayuntamiento, ni a una oficina de una entidad financiera. SIGEM est integrado con la plataforma de pago de red.es, y su desarrollo basado en Servicios Web le permite integrarse con otras plataformas de pago. Testigos Digitales: permite el intercambio de certificados acreditativos de alguna circunstancia referente al administrado y entre diferentes organismos pblicos Notificacin Telemtica: permite al ciudadano recibir este tipo de notificacin como alternativa a la notificacin postal tradicional. SIGEM se integra, por defecto, con el servicio SNTS de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, y los Servicios Web permiten que se integre con otros servicios de notificacin telemtica.

Gestin de Expedientes: Aplicacin que permite la simplificacin de los procedimientos administrativos que se tramitan en las Entidades Locales. La Gestin de Expedientes en SIGEM incorpora: Catlogo de Procedimientos: herramienta que permite el modelado de Procedimientos, as como el diseo de Fases y Trmites. A su vez, cada trmite se descompone en actividades, que tienen una documentacin asociada (normalizada y reutilizable), que ha podido ser entregada por el ciudadano o generada por la propia administracin. Motor de WORKFLOW: sistema BPM (Business Process Management) que da soporte a los flujos de datos y documentos de la organizacin. Es el encargado de mantener las bandejas de entrada de los usuarios (tramitadores) del sistema (work queues), canalizar cada caso al participante que corresponda, notificar la expiracin de plazos, etc. Entorno de Tramitacin: la aplicacin de tramitacin es la cara visible de la gestin de expedientes para los usuarios, y el entorno que les permite realizar las tareas necesarias para realizar su trabajo, mediante la implementacin de las siguientes funcionalidades: 1. Muestra a los usuarios los expedientes de cuya gestin se encargan, y les permite su organizacin. 2. Proporciona un sistema de bsqueda. 3. Permite consultar los datos y documentos de cada expediente. Proporciona un listado de expedientes abiertos y pendientes, responsabilidad de un determinado usuario o departamento. Proporciona un sistema de avisos.

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Entorno de Publicacin: creacin de un modelo de datos especfico, alimentado automticamente por el sistema de Gestin de Expedientes, cuyos requisitos y objetivos son: 1. Informar al ciudadano del estado actual de sus expedientes y fases que le quedan para finalizarlo. 2. Proporcionar seguridad en la informacin que se publique de la tramitacin, cumpliendo los requisitos de confidencialidad y exactitud.

Archivo: Aplicacin para el archivo electrnico de la documentacin del organismo, de acuerdo a las normas de descripcin y categorizacin definidas para los archivos. Esta aplicacin Provee al gestor de archivos de una herramienta para realizar las funciones de: 1. Descripcin o Ficha del Expediente, conteniendo los datos ms significativos del mismo: Ttulo, Contenido y Fechas. 2. Gestin de series, prstamos, transferencias, fondos y depsitos. 3. Gestin de expurgos y custodia. 4. Gestin de usuarios, rganos, roles, grupos y listas de acceso. Facilita informacin y servicios a los usuarios del Archivo, y a los interesados que requieran informacin de antecedentes. Permite la impresin de listados de los resultados de consultas y bsquedas. Permite la trazabilidad y auditora de actuaciones. Garantiza la integridad y autenticidad de los documentos electrnicos gestionados por la aplicacin. Se adecua a las siguientes especificaciones: 1. Norma ISO 15489, de Sistemas de gestin de documentos. 2. Norma ISO 14721, de Sistemas de gestin de documentos electrnicos de Archivo. 3. MoReq, (Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestin de documentos electrnicos de Archivo). 4. Normas internacionales de descripcin archivstica ISAD (G) y, en su caso, ISAAR-CPF.

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El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio est desarrollando una ampliacin de la aplicacin SIGEM, SIGEM2 que se llevar a cabo a lo largo del ao 2009. Dicha ampliacin dotar a la aplicacin de las siguientes funcionalidades nuevas: Ampliacin funcional SIGEM2, incluyendo mejoras en los mdulos de Archivo, Registro Presencial, Tramitacin Electrnica y Gestin de Expedientes, incorporando un diseador grfico de procedimientos. Nuevas CERTIFICACIONES del producto sobre Oracle, DB2, WebSphere y Jboss. Implementacin de 15 nuevos procedimientos de Gestin de Expedientes. Desarrollo de interfases con RIA

SIGEM2, ampliacin de la aplicacin SIGEM

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LOCALGIS es un sistema de Informacin Territorial basado en soluciones OpenSource, diseado especialmente para el entorno de la Administracin Pblica y dirigido a las EE.LL. (Ayuntamientos, Mancomunidades, Diputaciones provinciales, Cabildos, Comunidades Autnomas uniprovinciales, etc.).
Las funcionalidades que aporta LOCALGIS son las siguientes: Facilita la gestin municipal favoreciendo la accesibilidad a la informacin de manera rpida y efectiva y a un menor coste, aumentando con ello la eficiencia y la efectividad de los Servicios Municipales. Suministra una plataforma de trabajo idnea que permite la actualizacin de la informacin propia del municipio y su gestin. Esta informacin es susceptible de ser intercambiada con otras instituciones. Permite la georreferenciacin de tipos de informaciones que hasta ahora slo se referenciaban textualmente a una direccin postal.

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Imagen 19. LOCALGIS, Sistema de Informacin Territorial.

Este sistema dispone de las funcionalidades necesarias para la gestin territorial dentro del mbito municipal: Planificacin Urbanstica, Catastro, Padrn, Actividades Contaminantes, Patrimonio, Infraestructuras, Licencias de Obra, Gua Urbana, etc. Para ello combina la tecnologa de los SIG (Sistemas de Informacin Geogrfica) con funcionalidades administrativas y Web Services. La normativa aplicada sigue las Indicaciones de la Directiva INSPIRE (INfraestructura for SPatial InfoRmation in Europe), la IDE (Infraestructura de Datos Espaciales) y la IDEE (Infraestructura de Datos Espaciales de Espaa).

LOCALGIS presenta una estructura modular integrada por los siguientes componentes:
Mdulos Bsicos: 1. 2. 3. 4. 5. Editor de cartografa. Administrados de cartografa. Servidor de mapas. Extensin de Aplicaciones Comerciales. Herramientas de Administracin: Seguridad, Metadatos.

Servicios al ciudadano: 1. Gua urbana. Mdulos de gestin municipal: 1. Planeamiento urbanstico. 126

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Catastro. Patrimonio. Infraestructuras. Licencias de Obra Mayor y Menor. Concesiones y autorizaciones. Actividades contaminantes. Informacin bsica de referencia.

El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio est desarrollando una ampliacin de la aplicacin LOCALGIS, LOCALGIS2 que se llevar a cabo a lo largo del ao 2009. Dicha ampliacin dotar a la aplicacin de las siguientes funcionalidades nuevas: Espacio y Obras Pblicas. Mdulo de Movilidad. Enrutamiento. Gestin de Informacin Supramunicipal. Herramientas para el versionado histrico de la informacin. Herramientas para la Gestin de Datos Externos. Herramienta para la transformacin de coordenadas al sistema de coordenadas geodsicas. Herramienta para exportar ficheros XML correspondientes a estilos SLD. Generacin de permisos individualizados para cada capa.

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La aplicacin e-Fcil, cuyo desarrollo ha comenzado en 2009, tiene como objetivo desarrollar una plataforma de adaptacin de los sistemas de gestin de las entidades locales a la recepcin y tramitacin de facturas electrnicas y a la constitucin de empresas. La plataforma permitir la recepcin, validacin y tramitacin de facturas electrnicas en formato Facturae.

Imagen 20. Sistema de informacin para la recepcin y tramitacin de facturas electrnicas en formato facturae y para la constitucin telemtica de empresas.

La lnea de desarrollo de este proyecto completar los sistemas de procesos administrativos de las Administraciones Locales con la plataforma CIRCE que actualmente se encuentra operativa en la AGE y que posibilita el proceso electrnico que sustenta la constitucin de una nueva empresa.

e-Fcil permitir al empresario emprendedor realizar desde la Web municipal las

siguientes acciones: Iniciar en el sistema de gestin de expedientes el procedimiento para la constitucin de una nueva empresa. Consultar los datos de la tramitacin. Iniciar otros trmites relacionados con su nueva empresa.

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El portal CITA, cuyo desarrollo ha comenzado en 2009, es un catlogo desarrollado para el Intercambio y Transferencia de Aplicaciones cofinanciadas por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, y las Entidades Locales. Su objetivo es fomentar la coordinacin, la transferencia y el intercambio de herramientas entre Entidades Locales de todo el territorio nacional a travs del MITYC.

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16.3. Herramientas alternativas en el mercado

Adems de las herramientas antes sealadas, cabe mencionar la existencia de mltiples herramientas en el mercado, que en virtud del presupuesto de que se disponga, la inversin previamente realizada y los recursos humanos disponibles, son alternativas que pueden adoptarse y solucionar por otra va, no exenta de costes, la implantacin de la Ley 11/2007 en nuestros Gobiernos Locales. Se trata de herramientas, cuyas compaas desarrolladoras, pueden adaptar a cada caso particular, y que normalmente su contratacin viene acompaada de la Asesora Tcnica que facilita su puesta en funcionamiento. Son empresas especializadas en la gestin de la administracin pblica y que permiten tambin implementar soluciones o productos ajustados a las necesidades de cada ayuntamiento o diputacin y hacerlo extensible a otros. No es objeto de esta gua dar publicidad a dichas empresas, nicamente, mostrar esta alternativa que, ofrece ventajas tales como el acompaamiento en todo el proceso de implantacin. Es importante resaltar que cualquiera de las soluciones escogidas no esta exentas de costes, en el caso de herramientas estndares de los ministerios porque aunque no hay licenciamiento es necesario labores de optimizacin de procesos, parametrizacin, adaptacin de versiones y formacin al personal municipal y en el caso de herramientas de mercado ( muchas veces sus proyectos apoyados es estas herramientas estndar) porque su servicio son proyectos completos que te ayudan a su implementacin y parametrizacin segn necesidades. Es personal la decisin pero se aconseja cotejar resultados en organismos o ayuntamientos ya iniciados, ya que esto permitir conocer el alcance de los problemas y las ventajas de cada implantacin. Para el conocimiento de ms herramientas se recomienda consultar o chequear con los ayuntamientos o diputaciones que exponen su experiencia real en esta gua.

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17. SUMARIO
A continuacin presentamos un pequeo ndice de trminos en el que se incluyen las definiciones del anexo de la Ley 11/2007 as como otros trminos que hemos credo podran resultar de inters. Actuacin administrativa automatizada: Actuacin administrativa producida por un sistema de informacin adecuadamente programado sin necesidad de intervencin de una persona fsica en cada caso singular. Incluye la produccin de actos de trmite o resolutorios de procedimientos, as como de meros actos de comunicacin. Aplicacin: Programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolucin de un problema mediante el uso de informtica. Aplicacin de fuentes abiertas: Aquella que se distribuye con una licencia que permite la libertad de ejecutarla, de conocer el cdigo fuente, de modificarla o mejorarla y de redistribuir copias a otros usuarios. Autenticacin: Acreditacin por medios electrnicos de la identidad de una persona o ente, del contenido de la voluntad expresada en sus operaciones, transacciones y documentos, y de la integridad y autora de estos ltimos. Canales: Estructuras o medios de difusin de los contenidos y servicios; incluyendo el canal presencial, el telefnico y el electrnico, as como otros que existan en la actualidad o puedan existir en el futuro (dispositivos mviles, TDT, etc.). Certificado electrnico: Segn el artculo 6 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrnica, Documento firmado electrnicamente por un prestador de servicios de certificacin que vincula unos datos de verificacin de firma a un firmante y confirma su identidad. Certificado electrnico reconocido: Segn el artculo 11 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrnica: Son certificados reconocidos los certificados electrnicos expedidos por un prestador de servicios de certificacin que cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto a la comprobacin de la identidad y dems circunstancias de los solicitantes y a la fiabilidad y las garantas de los servicios de certificacin que presten. Ciudadano: Cualesquiera personas fsicas, personas jurdicas y entes sin personalidad que se relacionen, o sean susceptibles de relacionarse, con las Administraciones Pblicas. Direccin electrnica: Identificador de un equipo o sistema electrnico desde el que se provee de informacin o servicios en una red de comunicaciones. Documento electrnico: Informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica, archivada en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado. Estndar abierto: Aquel que rena las siguientes condiciones: o sea pblico y su utilizacin sea disponible de manera gratuita o a un coste que no suponga una dificultad de acceso, o su uso y aplicacin no est condicionado al pago de un derecho de propiedad intelectual o industrial. Firma electrnica: Segn el artculo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrnica, conjunto de datos en forma electrnica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificacin del firmante. Firma electrnica avanzada: Segn el artculo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrnica, firma electrnica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que est vinculada al firmante de manera nica y a los 131

17. SUMARIO

datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control. Firma electrnica reconocida: Segn el artculo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrnica, firma electrnica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creacin de firma. Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de informacin, y por ende de los procedimientos a los que stos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de informacin y conocimiento entre ellos. Medio electrnico: Mecanismo, instalacin, equipo o sistema que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones; incluyendo cualesquiera redes de comunicacin abiertas o restringidas como Internet, telefona fija y mvil u otras. Punto de acceso electrnico: Conjunto de pginas Web agrupadas en un dominio de Internet cuyo objetivo es ofrecer al usuario, de forma fcil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios dirigidos a resolver necesidades especficas de un grupo de personas o el acceso a la informacin y servicios de a una institucin pblica. Sistema de firma electrnica: Conjunto de elementos intervinientes en la creacin de una firma electrnica. En el caso de la firma electrnica basada en certificado electrnico, componen el sistema, al menos, el certificado electrnico, el soporte, el lector, la aplicacin de firma utilizada y el sistema de interpretacin y verificacin utilizado por el receptor del documento firmado. Sellado de tiempo: Acreditacin a cargo de un tercero de confianza de la fecha y hora de realizacin de cualquier operacin o transaccin por medios electrnicos. Espacios comunes o ventanillas nicas: Modos o canales (oficinas integradas, atencin telefnica, pginas en Internet y otros) a los que los ciudadanos pueden dirigirse para acceder a las informaciones, trmites y servicios pblicos determinados por acuerdo entre varias Administraciones. Actividad de servicio: Cualquier actividad econmica por cuenta propia, prestada normalmente a cambio de una remuneracin. Prestador de actividad de servicio: Cualquier persona fsica o jurdica que ofrezca o preste una actividad de servicio.

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18. REFERENCIAS
Sociedad de la informacin: http://www.socinfo.info/seminarios/leyAE.htm Principios de la Ley de una Ley de Administracin Electrnica:: http://www.map.es/documentacion/iniciativas/mejora_de_la_administracion_general_del_estad o/moderniza/Administracion_Electronica/parrafo/01/document_es/Principios%20LAE%20v1.0. pdf Plan moderniza: http://www.map.es/documentacion/iniciativas/mejora_de_la_administracion_general_del_estad o/moderniza.html (Proceso de desarrollo de LAECSP: http://www.map.es/iniciativas/mejora_de_la_administracion_general_del_estado/moderniza/Ad ministracion_Electronica.html http://www.map.es/documentacion/iniciativas/mejora_de_la_administracion_general_del_estad o/moderniza/Administracion_Electronica.html Ley 11/2007 de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos, una necesidad de seguridad: Plan Director de Seguridad del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales: http://www.tecnimap.es/documentos/Departamentos/Coordinacion/Tecnimap/Comunicaciones %20definitivas/TCO-243-2007OL/Comunicaci%F3n%20TCO-243-2007OL.pdf Administracin Pblica Electrnica: http://www.certicamara.com.co/proyectos/foro_tram_pub/certicamara.pdf Informacin Plan Avanza: http://www.planavanza.es/ Consejo superior de administracin electrnica http://www.csae.map.es/ Desarrollo de la Administracin Electrnica: http://www.map.es/documentacion/consejo_superior_de_administracion_electronica/administra cion-electronica.html Servicios Comunes de la AGE a disposicin de las EELL: http://www.csae.map.es/csi/eModel/servicios.htm Red.es: http://www.red.es/index.action Observatorio de la Administracin Electrnica: http://www.obsae.map.es/jahia/ Proyectos: http://www.csi.map.es/csi/pg5i10.htm Documento Propuesta de recomendaciones a la Administracin General del Estado sobre utilizacin del Software libre y de fuentes abiertas: http://www.csae.map.es/csi/pdf/Recomendaciones_swl_200505_final.pdf Pgina 060, zona de descarga del plan de desarrollo de la LAECSP: http://www.060.es/guia_del_estado/programas_de_la_administracion/administracion_electronic a/LAECSP_11_2007/zona_descarga-ides-idweb.html Oficina de Proyectos de la Generalitat Valenciana: Correo electrnico: proyectoeell@gva.es Ayuntamiento de Castelln. Servicios a la ciudadana: http://www.castello.es/seccion.php?cod1=383 Gua Urbana del Ayuntamiento de Catarroja: http://www.catarroja.es/ilive/srv.vivirCatarroja.localgis MITYC, informacin sobre cada uno de los mdulos que integran la plataforma LOCALWEB: http://www.planavanza.es/AvanzaLocal/Aplicaciones/LOCALWEB/LOCALWEB.htm MITYC, url para ver la hoja tcnica del proyecto LOCALWEB o realizar la solicitud de descarga : http://www.mityc.es/Colabora/LocalWeb/Descargas/ MITYC, Avanza Local Soluciones: http://www.planavanza.es/AvanzaLocal

18. REFERENCIAS

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Ms informacin sobre la Red SARA: - http://www.csae.map.es/csi/pg5r12.htm - http://www.ctt.map.es/web/proyectos/redsara Informacin relacionada con @firma: - http://www.csi.map.es/csi/pg5a12.htm - http://www.ctt.map.es/web/cache/offonce/proyectos/afirma - http://www.dnielectronico.es/seccion_aapp/platform.html Ayuntamiento de Madrid: http://www.munimadrid.es Ayuntamiento de Legans: http://www.leganes.org Ayuntamiento de Villanueva de la Caada: http://www.ayto-villacanada.es Diputacin de Almera: http://www.dipalme.org/ Generalitat Valenciana: http://www.gva.es Diputacin de Badajoz: http://www.dip-badajoz.es Ayuntamiento de Castelln de la Plana: http://www.castello.es Ayuntamiento de Catarroja: http://www.catarroja.es Ayuntamiento de Elche: http://www.elche.es Ayuntamiento de Irn: http://www.irun.org Ayuntamiento de Mlaga: http://www.malaga.eu Ayuntamiento de Palma de Mallorca: http://www.palmademallorca.es Federacin Espaola de Municipios y Provincias: http://www.femp.es

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