1

LAPORAN HASIL MAGANG

Sistem Administrasi Kepegawaian

: Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

Lokasi

Disusun Oleh : Nurlaila S. Maku Prasisca Eka Wahyuni Gobel NIM. 531307083 NIM. 531307085

PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN INFORMATIKA JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO APRIL 2010

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT

atas

rahmat dan hidayah-Nya karena penyusun dapat menyelesaikan Laporan ini dengan tepat waktu. Penyusun menyusun ini sebagai syarat kelulusan Diploma III Teknik Informatika Universitas Gorontalo Penyusun

menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Laporan ini tidak lepas dari bantuan semua pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini

menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya dan penghargaan setinggitingginya kepada : 1. .Prof. Dr.Ir. Hi.Nelson Pomalingo M.Pd., Rektor Universitas Negeri Gorontalo. 2. Ibu Ir. Rawiyah Husnan, MT, Dekan Fakultas Teknik Informatika Universitas Negeri Gorontalo. 3. Bapak Moh. Hidayat koniyo, S.T, M.Kom, Ketua Jurusan Fakultas Teknik Univrsitas Gorontalo 4. Mukhlisulfatih Latief, S.Kom, MT, Ketua Program Studi Teknik Informatika Universitas Gorontalo 5. Plt.Drs. Henry Abay, M.Si, Sekretaris Komisi Pemilihan Umum

6. L.Ningrayati Amili S.Kom, M.Kom, Pembimbing Utama yang telah memberikan bantuan, saran, bimbingan dan arahan yang bermanfaat dalam penyusunan Laporan ini. 7. Rampi Yusuf S.Kom, Pembimbing Pendamping yang telah memberikan bantuan, saran, bimbingan dan arahan yang bermanfaat dalam penyusunan Laporan ini 8. Orang Tua yang selalu memberikan semangat aku untuk melangkah lebih maju. 9. Teman-teman seperjuangan Fakultas Teknik memberikan dukungan moril. 10. Semua pihak yang belum sempat penulis sebutkan satu-persatu yang telah dengan ikhlas turut membantu dalam Penulisan Laporan ini. Semoga dengan semua jasa dan bantuan yang telah diberikan mendapat balasan dari Allah. Akhirnya penulis berharap semoga laporan Laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan. yang banyak

Gorontalo,

April 2010 Penyusun

DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL...................................................................................i LEMBAR PENGESAHAN ...........................................................................ii KATA PENGANTAR ..................................................................................iii DAFTAR ISI .................................................................................................v DAFTAR GAMBAR ....................................................................................vi DAFTAR TABEL ....................................................................................... vii

BAB I : PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Permasalahan ................................................. 1 1.2 Tujuan Magang ..........................................................................2 1.3 Manfaat Magang .......................................................................2 1.4 Lokasi Magang...........................................................................2 1.5 Waktu dan Jadual Pelaksanaan Magang .................................3 BAB II : PEMBAHASAN 2.1 Gambaran Umum Organisaasi................................................. 4 2.1.1 Sejarah Singkat Organisasi...............................................4 2.1.2 Struktur Organisasi .......................................................... 9 2.1.3 Deskripsi Tugas dan Fungsi Organisasi ....................... 11 2.1.4 Kegiatan Usaha ............................................................... 13 2.1.5 Kondisi Perangkat Sistem Komputer .......................... 14 2.2 Analisis Kinerja Sistem ........................................................... 16 2.2.1 Pokok Permasalahan....................................................... 18 2.2.2 Identifikasi Permasalahan .............................................. 18 2.2.3 Metode dan Analisis Permasalahan .............................. 19 2.2.3.1 Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian. 19 2.2.3.2 Bagan Alir Dokumen Sistem Administrasi Kepegawaian ....................................................... 20 2.2.3.3 Diagram Arus Data ............................................. 21 2.2.3.4 Kamus Data.......................................................... 28 2.2.4 Laporan Hasil Analisis ................................................... 44 2.3 Usulan Pengembangan Sistem .............................................. 45 BAB III : PENUTUP 3.1 Kesimpulan ............................................................................ 48 3.2 Saran ....................................................................................... 48 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1. Struktur organisasi Komisioner Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo ............................................................... 9 Gambar 2. Struktur organisasi Sekretariat Komisi Pemilihan .................... Umum Kota Gorontalo ............................................................. 10 Gambar 3. Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota ....................................... 19 Gambar 4. Bagan Alir Dokumen Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota ....................................... 20 Gambar 5. Diagram Konteks Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 22 Gambar 6. Diagram Berjenjang Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 23 Gambar 7. DAD Level 0 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 24 Gambar 8. DAD Level 1 Proses 1 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 25 Gambar 9. DAD Level 1 Proses 2 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo.................... 25 Gambar 10. DAD Level 1 Proses 3 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo................... 26 Gambar 11. DAD Level 1 Proses 4 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo .................. 27 Gambar 12. Usulan Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo ......................................... 47

DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1. Jadual Pelaksanaan Magang ........................................................... 3 Tabel 2. Eksternal Entity.............................................................................. 21

BAB I PENDAHULUAN

1. 1 LATAR BELAKANG Tahun 2009 merupakan momentum paling penting bagi Bangsa Indonesia karena perhelatan demokrasi terbesar lima tahunan kembali digelar. Memasuki 1998, mulai Pemilu 1999 Komisi Pemilihan Umum (KPU) merupakan lembaga yang memegang peranan penting dalam proses penyelanggaraan Pemilu yang bersifat tetap, nasional dan mandiri. Komisi Pemilihan Umum sebagai lembaga pemerintah memerlukan pengolahan administrasi yang efektif dan efisien yaitu berorientasi kepada tujuan, penggunaan sumber daya, dan mekanisme pengelolaan instansi pemerintah. Salah satu kegiatan administrasi instansi Komisi pemilihan Umum Kota Gorontalo adalah pengolahan data kepengawaian dalam pengolahannya KPU masih menggunakan sistem pemrosesan yang masih memiliki banyak kekurangan. Karena masih menggunakan Microsoft Excel. Berdasarkan Uraian diatas, Maka Penulis Mempelajari cara kerja Sistem yang berada pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo Khususnya pada Administrasi Kepegawaian.

1.2.

TUJUAN MAGANG Tujuan dilaksanakan magang adalah : a. Mengetahui dan mempelajari sistem administrasi kepegawaian pada Komisi pemilihan Umum Kota Gorontalo b. Mengajukan Usulan Pengembangan sistem Administrasi pada KPU Kota Gorontalo Khususnya dalam Penyusunan Penyajian Informasi Data Pegawai dan

1.3.

MANFAAT MAGANG Manfaat dilaksanakan Magang adalah : a. Memperoleh Wawasan serta Pengetahuan tentang sistem

penyajian informasi mengenai Data pegawai pada KPU Kota Gorontalo. b. Terbinanya Kerja sama mutualisme antara pihak KPU Kota Gorontalo dengan Universitas Negri Gorontalo (UNG)

khususnya jurusan Teknik Informatika 1.4. Lokasi Magang Lokasi pelaksanaan magang yakni di Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo Jalan Djamaludin Malik No 52 A .Kota Gorontalo Telpon (0435)826207

1.5.

Waktu Dan Jadual Pelaksanaan Magang Waktu Pelaksanaan Magang dilaksanakan selama 1 (satu) bulan dibulai Tanggal 1 Maret sampai dengan tanggal 31 Maret 2010. Adapun jadwal pelaksanaan magang adalah sebagai berikut : Tabel 1 : Jadwal Pelaksanaan Magang
NO URAIAN KEGIATAN FEB 1 2010 MARET 2 3 4 APRIL 1 2

1 PERS IAPAN 2 PENGUMPULAN DATA 3 PENGOLAHAN DATA 4 PENYUS UNAN LAPORAN

10

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Gambaran Umum Organisasi 2.1.1 Sejarah Singkat Organisasi Sesuai pasal 15 UU Nomor 12 Tahun 2003, Pemilu diselenggarakan oleh KPU yang bersifat nasional, tetap dan mandiri. Struktur organisasi penyelenggara Pemilu sebagai mana dinyatakan dalam pasal 17 terdiri atas KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota, Jumlah anggota KPU Kota Gorontalo adalah 5 orang, sedangkan masa jabatan keanggotaan KPU adalah 5 (lima) tahun terhitung sejak pengucapan sumpah/janji anggota KPU yang bersangkutan. KPU Kota Gorontalo adalah pelaksana Pemilu di Kota Gorontalo. Penetapan anggota KPU Kota Gorontalo diusulkan oleh Walikota setelah melalui proses seleksi yang ketat serta memenuhi persyaratan

sebagaimana tersebut pada pasal 18 UU Nomor 12 Tahun 2003. Untuk melaksanakan tugas, wewenang dan kewajibannya, KPU Kota Gorontalo dalam penyelenggaraan Pemilu mempunyai sekretariat yang dipimpin oleh seorang sekretaris. Kelembagaan penyelenggaraan Pemilihan Umum di Kota Gorontalo dibentuk berdasarkan : Undang-Undang No. 12 Tahun 2003 tentang Pemilihan Umum KEPRES No. 70 Tahun 2001 tentang Pembentukan Komisi Pemilihan Umum

11

KEPRES No. 67 Tahun 2002 tentang Perubahan atas Keputusan Presiden No. 16 Tahun 1999 tentang pembentukan Komisi Pemilihan Umum dan Penetapan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Umum Komisi Pemilihan Umum sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Presiden No. 81 Tahun 2000. Pembentukan Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

diawali dengan dilantiknya Sekretariat Perwakilan Sekretariat Umum Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo Rudi Iriawan, S.Sos berdasarkan Surat Keputusan Gubernur Gorontalo No. 821.2/BKD-

DIKLAT/SK/280/2003. Setelah terbentuknya Sekretariat Perwakilan Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo maka Sekretariat Perwakilan mengusulkan kepada Walikota Gorontalo untuk membentuk Tim Seleksi Anggota Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo. Walikota Gorontalo dengan Surat Keputusannya No. 431 Tahun 2003 telah membentuk Tim Seleksi dengan komposisi sebagai berikut : Ketua merangkap anggota : Prof. Drs. Tahir Musa

Wakil Ketua merangkap anggota : Drs. M. Nadjamuddin Anggota Anggota Anggota Sekretaris, Bukan Anggota : Drs. Benyamin Mahdang : Drs. Hamzah Yunus, M.Pd : Drs.Hi.Azhari BahariawanThalib : Rudi Iriawan, S.Sos

12

Dalam rangka penyelenggaraan Pemilu Legislatif 2009, telah dibentuk Komisioner Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Gorontalo yang juga sama prosnya dengan pembentukan KPU Provinsi Gorontalo melalui surat Keputusan atas Usulan walikota Gorontalo. Anggota KPU Kota Gorontalo ditetapkan dan disahkan oleh KTU KPU Provinsi Gorontalo melalui Surat Keputusan. Adapun kelima anggota Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Gorontalo tersebut adalah sebagai berikut : 1. Prof. Drs. Tahir Musa 2. Drs. M. Nadjamuddin 3. Drs. Benyamin Mahdang 4. Drs. Hamzah Yunus, M.Pd (Ketua) (Anggota) (Anggota) (Anggota)

5. Drs.Hi.Azhari Bahariawan Thalib (Anggota) Untuk mendukung kerja KPU,maka dibentuk Sekretariat KPU yang merupakan Lembaga Pemerintahan. Sekretariat KPU berfungsi untuk memfasilitasi semua kegiatan Ketua dan Anggota KPU. Sekretariat Umum ini dipimpin oleh Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum dan dilengkapi dengan Kepala Bagian dan Sub Bagian serta Staf Pemerintahan yang bekerja sesuai dengan tugas dan fungsinya masingmasing.Sekretariat KPU memiliki Visi dan Misi sebagai berikut :

13

a. VISI Adapun Visi Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu terwujudnya Komisi Pemilihan Umum sebagai penyelenggara pemilihan umum yang memiliki integritas, profesional, mandiri, transparan dan akuntabel demi terciptanya demokrasi Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan UUD 1945 dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia. b. MISI Adapun Misi Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu : 1. Membangun lembaga penyelenggara pemilihan umum yang memiliki kompetensi, kredibilitas dan kapasitas dalam

menyelenggarakan pemilihan umum. 2. Menyelenggarakan pemilihan umum untuk memilih Anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Presiden dan Wakil Presiden serta Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah secara langsung, umum, bebas, rahasia, jujur, adil, akuntabel, edukatif dan beradab. 3. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pemilihan umum yang bersih, efisien dan efektif.

14

4. Melayani dan memperlakukan setiap peserta pemilihan umum secara adil dan setara, serta menegakkan peraturan pemilihan umum secara konsisten sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. 5. Meningkatkan kesadaran politik rakyat untuk berpartisipasi aktif dalam pemilihan umum demi terwujudnya cita-cita masyarakat Indonesia yang demokratis.

15

2.1.2 STRUKTUR ORGANISASI

Ketua H. RIZAN ADAM, S.Pd, M.HI

(Divisi Hukum Dan Pengawasan)

Anggota HADI SUTRISNO, S.IP

(Divisi Teknis Penyelenggara Hubungan Masyarakat, Hubungan Antar Lembaga)

Anggota Djarnawi Datau, S.ag

(Divisi Umum, Organisasi, Rumah Tangga dan Perencanaa Keuangan, Logistik)

Anggota La Aba, S.pd M.pd

(Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih, Pengembangan SDM)

Anggota AROMAN BOBIHOE, SH

(Divisi Hukum dan Pengawasan)

Gambar 1 . Struktur organisasi Komisioner KPU

16

PERATURAN KOMISI PEMILIHAN UMUM Nomor : 6 Tahun 2008 Tanggal : 16 Juli 2008

STRUKTUR ORGANISASI SEKERTARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM KOTA GORONTALO Plt. SEKERTARIS KPU KOTA GORONTALO Drs.Henry.Abay,M.Si

SUB BAGIAN PROGRAM DAN DATA 1. Sukardi Hamzah,S.sos

SUB BAGIAN TEKNIS PEMILU DAN HUPMAS 1. Surajudin Tuli,S.kom 2. Dwi Feby Hariati

SUB BAGIAN HUKUM 1. Sri Susanti A.Nasaru,SH

SUB BAGIAN UMUM 1. Chandra Yos Sapii,SE 2. Muchin Polin,S.kom 3. Dian Andriyani Sabihi

Gambar 2 . Struktur organisasi Sekretariat KPU

19

2.1.3

Deskripsi Tugas dan Fungsi Struktur Organisasi Adapun tugas dan fungsi masing-masing bagian pada Komisi

Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu A. Lembaga Non Pemerintah: 1. Ketua KPU Kota Gorontalo Menyelesaikan sengketa hukum, melaksanakan pengawasan rencana dan program pemilu, peningkatan partisipasi masyarakat dan melakukan koordinasi dengan semua lembaga. 2. Divisi Teknis Penyelenggara Pemilu Menyiapkan penyusunan rencana dan program, pengumpulan dan pengolahan data kegiatan penyelenggaraan pemilihan umum di Kota Gorontalo dan teknis penyelenggaraan pemilihan umum serta proses ferifikasi dan administrasi penggantian antar waktu. 3. Divisi Umum, Organisasi, Rumah Tangga dan Perencanaa Keuangan, Logistik Memahami pengelolaan urusan rumah tangga, perlengkapan, keamanan, tata usaha, mengkoordinir pengadaan dan pelaksanaan inventarisasi kebutuhan logistik, kebutuhan dana dan distribusi pemilu.

4. Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih, Pengembangan SDM Menyiapkan bahan informasi, sosialisasi peraturan perundangundangan yang berkaitan dengan Pemilu, peningkatan pendidikan dan pengetahuan masyarakat tentang Pemilu serta pengembangan

20

sumber daya manusia dalam rangka peningkatan pelayanan informasi. 5. Divisi Hubungan Masyarakat, Pengolah Data dan Informasi Melakukan pengumpulan Hubungan dan Antar Lembaga, mengenai

data

informasi

kegiatan penyelenggaraan Pemilu serta melaksanakan pelayanan publik tentang Pemilu dan hubungan antar lembaga Pemerintah dan non Pemerintah serta masyarakat. B. Pembagian Tugas Sekretariat KPU Kota Gorontalo terdiri dari : 1. SUB BAGIAN PROGRAM Sub Bagian Program mempunyai tugas menyiapkan penyusunan rencana, program, anggaran bersama Sub Bagian Umum, pengumpulan dan pengolahan data pemilihan umum 2. SUB BAGIAN TEKNIS PENYELENGGARA Sub Bagian Teknis Penyelenggara mempunya tugas menyiapkan pelaksanaan teknis 3. SUB BAGIAN HUKUM DAN HUBUNGAN MASYARAKAT Sub Bagian Hukum dan hubungan masyarakat

mempunyai tugas melaksanakan inventarisasi, pengkajian, dan penyelesaian sengketa hukum, penyuluhan peraturan yang berkaitan dengan pemilu, dan penyiapan verifikasi faktual peserta Pemilu serta administrasi keuangan dan dana

kampanye. 4. SUB BAGIAN UMUM DAN LOGISTIK

21

Sub Bagian Umum mempunyai tugas mengumpulkan dan mengolah bahan pelaksanaan anggaran, perbendaharaan, verifikasi, dan pembukuan pelaksanaan anggaran, urusan rumah tangga, perlengkapan keamanan dalam, tata usaha, pengadaan logistik Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah, distribusi logistik Pemilu Anggota DPR, DPD, dan DPRD Presiden dan Wakil Presiden 2.1.4 Kegiatan Usaha Adapun kegiatan usaha yang dilakukan pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu untuk membantu pemerintah ,Provinsi dan daerah dalam mewujudkan Demokrasi Pusat

Kedaulatan

rakyat berupa pelaksanaan Pemilihan Umum, Pemilihan Kepala Daerah, serta pemilihan Presiden dan Wakil Presiden. Dalam kegiatan utamanya sebagai penyelenggara pemilu, maka Komisi Pemilihan Umum melakukan beberapa kegiatan mulai dari Pencatatan Daftar Pemilih Tetap sampai dengan Pendistribusian Logistik hingga akhir pengumuman dan pelantikan anggota terpilih hasil Pemilu.. 2.1.5 Kondisi Perangkat Sistem Komputer Sebagian besar kegiatan yang dilakukan pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo,khususnya pengelolaan data pegawai sudah menggunakan komputer, Bagian Kepegawaian yang merupakan sentral dari kegiatan yang berkaitan dengan tugas serta fungsi

22

kesekertariatan dalam hal menunjang kelengkapan administrasi pemilu sudah menggunakan komputer yang memenuhi standar, antara lain : 1. Hardware ( Perangkat Keras) Perangkat keras yang di gunakan yaitu Komputer yang dilengkapi dengan perangkat lainnya yang mendukung kinerja dengan menggunakan spesifikasi yang sama yaitu :

Motherboard MSI P9658 neo-F-socket I.GA 775 Prosessor Intel Core 2 Duo 2.8 G.Hz V-Gen memory DDR 3 .1 Gb Hardisck Segeate Barakuda 180 Gb DVD-RW Samsung. Casing Simbada Monitor LCD Keyboard dan Mouse Optic Printer HP Laser Jet Scaner Canon dan Speaker Active

2. Software ( Perangkat Lunak) Dengan menggunakan perangkat lunak orginal sebagai berikut : Sistem Operasi : Windows XP Service Pack 2. Microsoft Office 2007 Corel Draw

23

Photoshoop CS

3. Brainware ( Operator) Untuk operator sendiri Komisi Pemilihan Umum Kota

Gorontalo memiliki 2 orang pegawai yang bertugas sebagai operator yang masing-masing berpendidikan S1, Sistem Informasi dan D3 Sistem Informasi. 2.2 ANALISIS KINERJA SISTEM Sistem pengelolaan Administrasi pegawai di Bagian Kepegawaian KPU Kota Gorontalo adalah sebagai berikut : 1. Pegawai Baru Memasukkan Surat Perintah Tugas dan SK, bagi PNS 2. Bagian Kepegawaian menerima Berkas Pegawai dang

Menginputnya dan

menghasilkan data KP4 ( Keluarga

Penerima Pembayaran Penghasilan Pegawai ) 3. Bagian Kepegawaian menerima data KP4 dan data pegawai Kontrak yang kemudian menginput data kepegawaian. 4. Bagian Kepegawaian Memasukkan Data Pegawai, Rekapitulasi Absen kebendahara untuk menentukan pembayaran Gaji, Uang Lembur,dan Uang Makan.

24

5. Berdasarkan data Pegawai dan Rekapitulasi absen bendahara melakukan Pembayaran Gaji dan Pembayaran Uang makan dan uang lembur.ke pegawai. 6. Bagian Tata Usaha Menerima Dokumen Data Pegawai dari kepegawaian 7. Berdasarkan data pegawai Bagian Tata Usaha Membuat struktur organisasi dan Tupoksi, beserta dokumen arsipnya 8. Bagian Tata Usaha Membuat rekapitulasi absen bulanan yang dokumennya diberikan ke bagian kepegawaian. 9. Bagian Kepegawaian Menerima Sturktur Organisasi sebagai bahan untuk pembuatan daftar tugas pokok yang kemudian di berikan kepada pegawai dan membuat arsip 10. Bagian Kepegawaian Menyusun laporan Bulanan berupa - Laporan Status Pegawai - DUK (Daftar Urut Kepangkatan) - Struktur Organisasi - Rekapitulasi Absen Pegawai - Laporan Pembayaran Gaji - Laporan Pembayaran Uang Lembur - Laporan Pembayaran Uang Makan

2.2.1 POKOK PERMASALAHAN

25

Pokok Permasalahan yang terjadi pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo khususnya di bidang Administrasi

Kepegawaian adalah : 1. Proses pengolahan dokumen khususnya kepegawaian masih menggunakan aplikasi umum ( Ms.Word dan Ms.Excel) 2. Pencarian Data Pegawai di lakukan dengan manual sehingga memerlukan waktu relatif lama untuk menemukannya. 2.2.2 IDENTIFIKASI PERMASALAHAN Permasalahan sebagai berikut : 1. Pengelolaan dokumen masih menggunakan aplikasi umum disebabkan belum ada sistem yang khusus mengelola data kepegawaian 2. Penumpukan Berkas dan dokumen pegawai yang masih di simpan dalam map, sehingga sering terjadi kesulitan dalam mencari data pegawai yang di butuhkan yang terjadi di atas di sebabkan oleh hal-hal

26

2.2.3

METODE DAN ANALISIS PERMASALAHAN

2.2.3.1 Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian

Mulai

Menginput Data Pegawai

Menginput Struktur Organisasi, Tupoksi & DUK

Menginput Status Pegawai

Membuat Struktur Organisasi &Tupoksi Menginput absen Pegawai &Tupoksi

Membuat Laporan

1 Laporan : Data status Pegawai DUK Struktur Organisasi Rekapitulasi Absen Lap.Pembayaran Gaji Lap.Pembayaran UAng Lembur Lap.PEmbayaran Uang Makan

Selesai

Gambar 3 . Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota

27

2.2.3.2 Bagan Alir Dokumen Administrasi Kepegawaian Pada KPU Kota Gorontalo
PEGAWAI
Mulai

TATA USAHA
Surat Perintah Tugas / SK

KEPEGAWAIAN
A

BENDAHARA
B

PIMPINAN
D

Surat Perintah Tugas / SK

Menginput Data Pegawai

Data Kp4 Data Kp4 Data Pegawai Data Pegawai

Rekapitulasi Absen / Bulan

2

Data Kp4 Data Pegawai

2

Data Kp4 1 Data Kp4Pegawai Data Data Pegawai

Menginput Status Data Pegawai

Menginput Data Pegawai, Rekapitulasi Absen / Bln

Laporan : Data status Pegawai DUK Struktur Organisasi Rekapitulasi Absen Pembayaran Ganji Pembayaran Uang Lembur Pembayaran Uang Makan

Membuat Struktur Organisasi &Tupoksi

C

Selesai
1
2

A Struktur 3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi Organisasi

2

Struktur Organisasi

Pembayaran Gaji 1 Pembayaran Gaji Uang Pembayaran Pembayaran Uang Makan Makan Pembayaran uang Pembayaran uang Lembur
C Lembur C

Menginput Struktur Organisasi & Tupoksi

1

Menginput absen Pegawai

Daftar Tugas Pokok & Fungsi

Daftar Tugas 2 Pokok & Fungsi Daftar Tugas Pokok & Fungsi

3
2 Relapitulasi Absen / Rekapitulasi Absen Bulan 1 Rekapitulasi Absen / Bulan / Bulan

c
1

Pembayaran Gaji Pembayaran Uang

Makan

Pembayaran uang
Lembur

Laporan : Laporan : status Pegawai 1 Data DUK Data status Pegawai Struktur Organisasi DUK Rekapitulasi Absen Struktur Organisasi Rekapitulasi Absen Pembayaran Ganji Pembayaran Uang Lembur Pembayaran Uang Makan

Keterangan : KP4 : Keluarga Penerima Pembayaran Penghasilan Pegawai DUK : Daftar Urut Kepangkatan

C
D

Gambar 4 . Bagan Alir Dokumen Sistem Administrasi Kepegawaian

pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

28

2.2.3.3 Diagram Arus Data 1. Eksternal Entity Tabel : Eksternal Entity Sistem Informasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Gorontalo

Tabel 2 : Eksternal Entity Eksternal Pegawai Tata Usaha Input - Data Pegawai PNS - Struktur Organisasi - Tugas Pokok dan Fungsi - Rekapitulasi Absen - DUK (Daftar Urut Kepangkatan) - Daftar Pegawai - Rekapitulasi Absen Output - Tupoksi - Daftar Pegawai - Data Pegawai

Bendahara

Pimpinan

- Daftar pembayaran gaji - Daftar pembayaran Uang Lembur - Daftar Pembayaran Uang Makan - Lap.Data status Pegawai - Lap.DUK (Daftar Urut Kepangkatan) - Lap.Struktur Organisasi - Lap.Rekapitulasi Absen - Lap. Pembayaran Gaji - Lap. Pembayaran Uang Lembur - Lap. Pembayaran Makan

29

2. Diagram Konteks

Pegawai

Tugas Pokok dan fungsi

Daftar Pegawai

Tata Usaha

Data Pegawai

Sistem Informasi kepegawaian

Struktur Organisasi Pembagian Tugas Rekapitulasi Absen DUK (Daftar Urut Kepangkatan)

Daftar pembayaran Gaji Daftar pembayaran Uang Lembur Daftar Pembayaran Uang Makan

Lap. Data status Pegawai Lap. DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Lap.Struktur Organisasi Lap.Rekapitulasi Aben
Lap. Pembayaran gaji Lap. Pembayaran Uang Lembur Lap. Pembayaran Uang Makan

c.

d.

Bendahara

Daftar Pegawai Rekapitulasi Absen

Pimpinan

Gambar 5 . Diagram Konteks Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

30

3. Diagram Berjenjang

0
Sistem Informasi Kepegawaian Pada KPU Kota Gorontalo

Level 1
1
Proses Pendataan

2
Proses Pengolahan Kepeg

3
Proses Pengolahan Gaji

4
Proses Pembuatan Laporan

Level 2
1.1p Input Data CPNS 1.2p Input Data PNS 1.3p Input Data
Peg. Kontrak

2.1p Struktur Organisasi

2.2p TUPOKSI

2.3p DUK

2.4p Rekapitula si Absen

3.1p Pembayar an Gaji

3.2p Uang Lembur

3.2p Uang Makan

4.1p Lap. Status Peg

4.2p Laporan DUK

4.3p Lap. Struktur Organisasi

4.4p Lap. Rekap Absen

4.5p Lap.Pemb Gaji

4.6p Lap.Uang Lembur

4.7p Lap. Uang Makan

Gambar 6 . Diagram Berjenjang Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

31

4. Data Flow Diagram (Diagram Arus Data) 1) Diagram Arus Data Level 0
1
Proses Pendataan
Kp4 Pegawai Pusat KP4 PNS Daerah Peg. Kontrak /Honor

Data Pegawai

Pegawai
Tugas Pokok & Fungsi

F1 Data KP4 Pegawai Pusat 1 F2 Data KP4 Peg. Daerah 1 F3 Data Peg. Kontrak / Honor 1

Daftar Pegawai

2
Proses Pengolahan Kepegawaian

Peg. Kontrak /Honor KP4 PNS Daerah Kp4 Pegawai Pusat

Tata Usaha
Struktur Organisasi Pembagian Tugas Rekapitulasi Absen DUK (Daftar Urut Kepangkatan)

Bendahara

Rekapitulasi Absen Daftar Pegawai

Struktur Organisasi

F4 Struktur Organisasi
Tugas Pokok & Fungsi

F5 Tugas Pokok & Fungsi

Daftar Urut Kepangkatan

F6 Daftar Urut Kepangkatan

Rekapitulasi Absen Daftar pembayaran Gaji Daftar pembayaran Uang Lembur Daftar Pembayaran Uang Makan Data Gaji Pegawai

F7 Rekapitulasi Absen

3
Proses Pengolahan Gaji

F8 F9

Data Gaji Pegawai

Data Uang Lembur

Data Uang Lembur

Data Uang Makan

Data Uang Makan

F10

Data Uang MAkan

4
Proses Pembuatan Laporan

Data Uang Lembur Data Gaji Pegawai Rekapitulasi Absen Daftar Urut Kepangkatan Tugas Pokok & Fungsi Data Gaji Pegawai

Lap Data status Pegawai Lap DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Lap Struktur Organisasi Lap. Pembayaran Gaji Lap. Pembayaran Uang Lembur Lap. Pembayaran Uang Makan

Pimpinan

Gambar 7 . DAD Level 0 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

32

2) DAD Level 1 Proses 1

Data Pegawai Pusat

1.1p Input Data Peg. Pusat

Kp4 Pegawai Pusat

Kp4 Pegawai Pusat

F1 KP4 Pegawai Pusat 1

Data Pegawai Daerah

Pegawai

1.2p Input Data Peg. Daerah 1.3p Input Data Peg. Kontrak

Kp4 Pegawai Daerah

Kp4 Pegawai Daerah

F2 KP4 Pegawai Daerah 1

Data Pegawai Kontrak

Data Pegawai Kontrak

Data Pegawai Kontrak

F3 Data Pegawai Kontrak/homor 1

Gambar 8 . DAD Level 1 Proses 1 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum 3) DAD Level 1 Proses 2
F1 Data KP4 Pegawai Pusat 1 F2 Data KP4 Peg. Daerah 1 F3 Data Peg. Kontrak / Honor 1 Struktur Organisasi
Kp4 Pegawai Pusat KP4 PNS Daerah Peg. Kontrak /Honor

2.1p
Struktur Organisasi

Struktur Organisasi

F4 Struktur Organisasi Struktur Organisasi 1

Tugas Pokok & Fungsi F1 Data KP4 Pegawai Pusat 1 F2 Data KP4 Peg. Daerah 1 F3 Data Peg. Kontrak / Honor 1
Kp4 Pegawai Pusat KP4 PNS Daerah Peg. Kontrak /Honor

2.2p
Tugas Pokok dan Fungsi

Tugas Pokok& Fungsi

F5 Tugas Pokok & Fungsi 1 Tugas Pokok & Fungsi

4
Tugas Pokok & Fungsi

Tata Usaha
Daftar Urut Kepangkatan F1 Data KP4 Pegawai Pusat 1 F2 Data KP4 Peg. Daerah 1 F3 Data Peg. Kontrak / Honor 1 Rekapitulasi Absen
Kp4 Pegawai Pusat KP4 PNS Daerah Peg. Kontrak /Honor

Pegawai

2.3p
Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
Daftar Urut Kepangkatan

Daftar Urut Kepangkatan F6 Daftar Urut Kepangkatan 1

F1 Data KP4 Pegawai Pusat 1 KP4 PNS Daerah F2 Data KP4 Peg. Daerah Peg. Kontrak /Honor 1 F3 Data Peg. Kontrak / Honor 1 Rekapitulasi Absen

Kp4 Pegawai Pusat

2.4p
Rekapitulasi Absen
Rekapitulasi Absen

Rekapitulasi Absen F7 Rekapitulasi Absen

Bendahara

Daftar Pegawai

Gambar 9. DAD Level 1 Proses 2 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota

33

4) DAD Level 1 Proses 3

3.1p
Data Gaji Pegawai

Data Gaji Pegawai F8

Data Gaji Pegawai

Pembayar an Gaji

data Data Gaji Pegawai

3.2p

Data Uang Lembur

Data Uang Lembur F9

Data Uang Lembur

Bendahara

Uang Lembur

Data Uang Lembur

3.3p
Data Uang Makan

Data Uang Makan

F10

Data Uang Makan

Uang Makan

Data Uang Makan

Gambar 10. DAD Level 1 Proses 3 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota

34

5) DAD Level 1 Proses 4

Kp4 Pegawai Pusat

F1 Data KP4 Pegawai Pusat 1 F2 Data KP4 Peg. Daerah 1 F3 Data Peg. Kontrak / Honor 1

KP4 PNS Daerah Peg. Kontrak /Honor

4.1p Laporan Status Pegawai 4.2p Laporan Struktur Organisasi 4.3p Laporan DUK

Laporan Data Status Pegawai

F4 Struktur Organisasi 1

Data Struktur Organisasi

Laporan Struktur Organisasi

Data DUK

Laporan DUK

F6 Daftar Urut Kepangkatan 1

F7 Rekapitulasi Absen

Data Rekapitulasi Absen

4.4p Laporan Rekapitula si Absen

Laporan Rekapitulasi Absen

d.

Pimpinan

F8

Data Pembayaran Gaji

4.5p Lap.Pemb Gaji

Lap. Pembayaran Gaji

Data Pembayaran Gaji

Data Uang Lembur F9 Data Uang Lembur

4.6p
Laporan Uang Lembur

Lap.Uang Lembur

Data Uang Makan

F10

4.7p Lap. Uang Makan

Data Uang Makan

Laporan Uang Makan

Gambar 11 . DAD Level 1 Proses 4 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota

35

2.2.3.4 Kamus Data

1. Nama arus Data : Data Pegawai Pusat Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Dokumen dasar : a 1.1p - 2 : Berisi Data Pegawai Pusat : :

Field NIP Nama Tempat / Tgl Lahir Jenis Kelamin Agama No SK Tanggal SK Tanggal SPMT Alamat

Type Numeric Teks Teks Teks Teks Teks Teks Teks Teks

Size 18 21 14 8 9 12 12 12 21

2. Nama arus Data : Data Pegawai Daerah Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode :: Dokumen Dasar : a 1.2p : Berisi Data Pegawai Daerah :

36

Struktur Data

Field NIP Nama Tempat / Tgl Lahir Jenis Kelamin Agama No SK Tanggal SK Tanggal SPMT Alamat

Type Numeric Teks Teks Teks Teks Teks Teks Teks Teks

Size 18 21 14 8 9 12 12 12 21

3. Nama arus Data : Data Pegawai Daerah Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Variable / Field : 1.2p F2 - 2 : Berisi Data Pegawai Daerah : : Field NIP Nama Tempat / Tgl Lahir Jenis Kelamin Agama Type Numeric Teks Teks Teks Teks Size 18 21 14 8 9

37

No SK Tanggal SK Tanggal SPMT Alamat

Teks Teks Teks Teks

12 12 12 21

4. Nama arus Data : Data Pegawai Kontrak Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Dokumen Dasar : a 1.3p : Berisi Data Pegawai Kontrak : :

Field No SK Nama Tempat / Tgl Lahir Jenis Kelamin Agama Tanggal SK Tanggal SPMT Alamat

Type Teks Teks Teks Teks Teks Teks Teks Teks

Size 12 21 14 8 9 12 12 21

5. Nama arus Data : Data Pegawai Kontrak Alias Bentuk data Arus Data :: Variable / Field : 1.3p F3 - 2

38

Penjelasan Periode Struktur Data

: Berisi Data Pegawai Kontrak : :

Field NIP Nama Tempat / Tgl Lahir Jenis Kelamin Agama No SK Tanggal SK Tanggal SPMT Alamat

Type Numeric Teks Teks Teks Teks Teks Teks Teks Teks

Size 18 21 14 8 9 12 12 12 21

6. Nama arus Data : Struktur Organisasi Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Dokumen Dasar : b 2.1p : Berisi Struktur Organisasi : : Field Ketua KPU Anggota KPU 1 Anggota KPU 2 Anggota KPU 3 Anggota KPU 4 Type Teks Teks Teks Teks Teks Size 12 12 12 12 12

39

Sekretaris Kasubag Program Kasubag Teknis Penyelenggara Kasubag Hukmas Kasubag Umum dan Logistik

Teks Teks Teks

12 12 12

Teks Teks

12 12

7. Nama arus Data : Struktur Organisasi Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Variable/ field : 2.1p F4 - 4 : Berisi Struktur Organisasi : : Field Ketua KPU Anggota KPU 1 Anggota KPU 2 Anggota KPU 3 Anggota KPU 4 Sekretaris Kasubag Program Kasubag Teknis Penyelenggara Type Teks Teks Teks Teks Teks Teks Teks Teks Size 12 12 12 12 12 12 12 12

40

Kasubag Hukmas Kasubag Umum dan Logistik

Teks Teks

12 12

8. Nama arus Data : Tugas Pokok dan Fungsi Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Dokumen Dasar : b 2.2p : Berisi Data Tugas Pokok dan Fungsi : :

Field NIP Nama Pangkat Golongan

Type Numeric Teks Chart Chart

Size 18 21 6 6

9. Nama arus Data : Tugas Pokok dan Fungsi Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Variable / Field : 2.2p F5 4, 2.2p - a : Tugas Pokok dan Fungsi : : Field Type Size

41

NIP Nama Pangkat Golongan

Numeric Teks Chart Chart

18 21 6 6

10. Nama arus Data : Daftar Urut Kepangkatan Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Dokumen Dasar : b 2.3p : Beirsi Data Daftar Urut Kepangkatan : : Field No NIP Nama Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Umur Jabatan Asal Pendidikan Tingkat Pendidikan Tahun Lulus Pangkat Golongan TMT Kenaikan Type Numeric Char Teks Char Date Teks Chart Chart Teks Teks Numeric Chart Chart Date Teks Size 3 18 12 4 4 9 2 9 9 9 4 6 6 4 5

42

11. Nama arus Data : Daftar Urut Kepangkatan Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Variable/ Field : 2.3p F6 : Beirsi Data Daftar Urut Kepangkatan : : Field No NIP Nama Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Umur Jabatan Asal Pendidikan Tingkat Pendidikan Tahun Lulus Pangkat Golongan TMT Kenaikan Type Numeric Char Teks Char Date Teks Chart Chart Teks Teks Numeric Chart Chart Date Teks Size 3 18 12 4 4 9 2 9 9 9 4 6 6 4 5

12. Nama arus Data : Rekapitulasi Absen Alias Bentuk data :: Dokumen Dasar

43

Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data

: b 2.4p : Berisi Data rekapitulasi Absen : : Field Type Numeric Teks Char Char Size 2 12 4 4

No_Urut Nama Jam_ Masuk Jam_Pulang

13. Nama arus Data : Rekapitulasi Absen Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Variable / Field : 2.4p F7, 2.4p - c : Berisi Data rekapitulasi Absen : :

Field No_Urut Nama Jam_ Masuk Jam_Pulang

Type Numeric Teks Char Char

Size 2 12 4 4

14. Nama arus Data : Data Gaji Pegawai Alias Bentuk data :: Dokumen Dasar

44

Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data

: c 3.1p : Berisi Data Gaji Pegawai : : Field Type Numeric Char Teks Teks Chart Chart Numeric Size 3 18 12 10 6 4 7

No NIP Nama Jabatan Pangkat Golongan Jumlah

15. Nama arus Data : Data Gaji Pegawai Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Variable / Field : 3.1p F8 - 4 : Berisi Data Gaji Pegawai : :

Field No NIP Nama Jabatan Pangkat Golongan

Type Numeric Char Teks Teks Chart Chart

Size 3 18 12 10 6 4

45

Jumlah

Numeric

16. Nama arus Data : Data Uang Lembur Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Dokumen Dasar : c 3.2p : Berisi Data Uang Lembur : :

Field NIP Nama Jabatan Tanggal Kegiatan

Type Numeric Teks Chart Date Teks

Size 18 12 6 4 12

17. Nama arus Data : Data Uang Lembur Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Variable / Field : 3.2p F9 - 4 : Berisi Data Uang Lembur : : Field NIP Nama Jabatan Type Numeric Teks Chart Size 18 12 6

46

Tanggal Kegiatan

Date Teks

4 12

18. Nama arus Data : Data Uang Makan Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Dokumen Dasar : c 3.3p : Berisi Data Uang Makan : : Field No Nama Jumlah Hari Jumlah Bulan Total Hadir Jumlah Dibayar Type Numeric Teks Chart Chart Numeric Numeric Size 3 12 6 11 6 7

19. Nama arus Data : Data Uang Makan Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Variable / Field : 3.3p F10 - 4 : Berisi Data Uang Makan : : Field No Type Numeric Size 3

47

Nama Jumlah Hari Jumlah Bulan Total Hadir Jumlah Dibayar

Teks Chart Chart Numeric Numeric

12 6 11 6 7

20. Nama arus Data : Laporan Status Pegawai Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Variable / Field : 4.1p - d : Berisi Laporan Stutus Pegawai : : Field No_Urut Nama Jabatan Jumlah Pegawai Type Numeric Teks Teks Char Size 3 18 10 3

21. Nama arus Data : Laporan Struktur Organisasi Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Variable / Field : 4.2p - d : Berisi Laporan Struktu Organisasi : :

48

Field Ketua KPU Anggota KPU 1 Anggota KPU 2 Anggota KPU 3 Anggota KPU 4 Sekretaris Kasubag Program Kasubag Teknis Penyelenggara Kasubag Hukmas Kasubag Umum dan Logistik

Type Teks Teks Teks Teks Teks Teks Teks Teks

Size 12 12 12 12 12 12 12 12

Teks Teks

12 12

22. Nama arus Data : Laporan DUK Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Variable / Field : 4.3p - d : Berisi Laporan DUK : : Field No NIP Nama Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Umur Type Numeric Char Teks Char Date Teks Chart Size 3 18 12 19 8 9 7

49

Jabatan Asal Pendidikan Tingkat Pendidikan Tahun Lulus Pangkat Golongan TMT Kenaikan

Chart Teks Teks Numeric Chart Chart Date Teks

9 12 9 4 6 4 6 6

23. Nama arus Data : Laporan Rekapitulasi Absen Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Variable / Field : 4.4p - d : Berisi Laporan Rekapitulasi Absen : : Field Bulan No_Urut Nama Tanggal Jumlah_Hadir Type Teks Char Teks Char Numeric Size 9 3 12 4 3

24. Nama arus Data : Laporan Pembayaran Gaji Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan :: Variable / Field : 4.5p - d : Berisi Lpaoran Pembayaran Gaji

50

Periode Struktur Data

: : Field Type Numeric Char Teks Teks Chart Chart Numeric Size 3 18 12 10 6 4 7

No NIP Nama Jabatan Pangkat Golongan Jumlah

25. Nama arus Data : Laporan Uang Lembur Alias Bentuk data Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data :: Variable / Field : 4.6p - d : Berisi Laporan Uang Lembur : : Field NIP Nama Jabatan Tanggal Kegiatan Type Numeric Teks Chart Date Teks Size

26. Nama arus Data : Laporan Uang Makan Alias Bentuk data :: Variable / Field

51

Arus Data Penjelasan Periode Struktur Data

: 4.7p - d : Berisi Laporan Uang Makan : : Field Type Numeric Char Teks Teks Chart Chart Numeric Size 3 18 12 10 6 4 7

No NIP Nama Jabatan Pangkat Golongan Jumlah

52

2.2.4

APORAN HASIL ANALISIS Hasil analisis Sistem Pengelolaan data Kepegawaian di KPU Kota Gorontalo yaitu : a. Analisis Distribusi Pekerjaan Secara keseluruhan distribusi dan pembagian pekerjaan telah dilaksanakan secara merata berdasarkan tugas dan fungsi serta tanggung jawab pegawai sesuai dengan struktur organisasi b. Analisis Pengukuran Pekerjaan Masih ada pekerjaan manual yang di lakukan dalam pengelolaan data pegawai,yaitu pencarian data-pegawai yang di perlukan. c. Analisis Kendala Dilihat dari kendala yang di hadapi yaitu alokasi waktu yang di butuhkan dalam hal pencarian dan pengelolaan data kepegawaian relatif lama. d. Analisis Dokumen Dokumen yang di analisis hanyalah kelengkapan data ke pegawaian dan laporan rekapitulasi absen perbulannya e. Analisis Laporan

53

Pembuatan Laporan dalam Pengelolaan data kepegawaian sudah menggunakan (Daftar komputer,Laporan Urut status

Pegawai,DUK

Kepangkatan),Struktur

organisasi, dan rekapitulasi absen. f. Analisis Teknologi Dalam hal pelaksanaan Pengelolaan data pegawai memang sudah hampir seluruhnya di lakukan dengan menggunakan komputer tetapi dalam hal ini masih Ms.Word dan Ms.Exsel belum terdapat satu sistem yang di khususkan untuk itu.

2.3 USULAN PENGEMBANGAN SISTEM Berdasarkan Hasil penelitian penyusun selama berada di KPU Kota Gorontalo, beberapa kendala yang di hadapi yakni dalam hal pencarian dan pendokumentasian data kepegawaian masih manual,sehingga di saat data di butuhkan memerlukan waktu yang lama untuk menemukannya,sehingga efektifitas pekerjaan terhambat.

Oleh karena itu penyusun memberikan saran berupa usulan kepada pihak KPU Kota Gorontalo untuk membuat sebuah sistem Informasi kepegawaian berbasis database, yang bertujuan untuk

54

memaksimalkan khususnya di

serta bagian

kelancaran

dan

efektifitas

pekerjaan hal

kepegawaian

itu

sendiri.dalam

pengelolaan data pegawai. Usulan Sistem Administrasi Kepegawaian Pada KPU Kota Gorontalo dapat di gambarkan dalam bagan alir sistem sebagai berikut:

55

MULAI

Input data Pegawai

Input Rekapitulasi Absen Pegawai / bulan

Data Pegawai

Data KP4
Rekapitulasi Absen / Bulan

Input Status Pegawai

Data status Pegawai DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Struktur Organisasi Daftar pembayaran Gaji

Pembayaran Uang Makan Pembayaran uang Lembur

Daftar Uang Makan Daftar U ang Lembur Data status Pegawai DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Struktur Organisasi Daftar pembayaran Gaji

MEMBUAT LAPORAN

Lap.Data status Pegawai Lap. DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Lap. Struktur Organisasi Lap. Rekapitulasi Absen Lap. Daftar Uang Makan Lap. Daftar Uang Lembur Lap.Daftar Gaji

SELESAI

Gambar 12. Usulan Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

56

BAB III PENUTUP 3.1 KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian yang di lakukan selama melaksanakan magang di KPU Kota Gorontalo khususnya di bagian Administrasi Kepegawaian maka dapat di simpulkan bahwa pengelolaan administrasi kepegawaian masih menggunakan sistem manual, dan masih menyimpan data dalam bentuk dokumen sehingga terjadi penumpukan dan kesulitan dalam pencarian data. Dan belum adanya satu sistem khusus dalam hal pengelolaan administrasi Kepegawaian. 3.2 SARAN Berdasarkan hasil penelitian maka penyusun memberikan saran pada proses pengelolaan data administrasi kepegawaian yang tadinya masih di lakukan dengan cara manual dapat dimaksimalkan dengan menggunakan satu sistem yang khusus di gunakan untuk mengelola Administrasi Kepegawaian.

57

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Jogiyanto,1999.Analisis & Desain Sistem Informasi :Pendekatan Teori dan Prsaktek Bisnis. Yogyakarta.Andi Jurusan Teknik Informatika. 2009 Panduan Magang .Universitas Gorontalo. Gorontalo Taha, Iyen Oktaviany & Tuty Sylvia Pieters. 2009. Laporan Hasil Magang : Sistem Pengadaan Alat Kesehatan (Alkes). Jurusan Teknik Informatika. Universitas Gorontalo. Gorontalo