Gestin de compras

La Divisin de Construccin, a fin de optimizar sus el procesos de compras, dispone en los pases en los que est trabajando de procedimientos de compras y seguimiento de la calidad de proveedores unificados a nivel global, que tienen unos principios y mtodos de trabajo comunes que permiten un tratamiento unificado en los aspectos sustanciales comn a nivel de Empresa, pero adaptados a las particularidades de cada pas. Esto permite gestionar las compras de forma globalizada, conociendo las compras ms importantes en cada pas y sumando necesidades a nivel mundial, asegurando en todo caso que las compras se realizan en las mejores condiciones de precio posibles y a proveedores que pueden asumir los requisitos tcnicos, de calidad, sociales, medioambientales, etc. exigibles, garantizando la igualdad de oportunidades en el proceso de contratacin. Los procedimientos se aplican a todas las compras (o alquileres) de productos y servicios que estn incluidos en los Planes de Control de Procesos de lasobras/Planes de Calidad, que exigen requisitos medioambientales especficos, o que tienen una incidencia econmica relevante. En todos los casos se garantiza: Amplia concurrencia de ofertantes. Igualdad de informacin y trato justo a los proveedores. Decisin de adjudicacin justificada, con niveles de aprobacin establecidos, y basada en la competitividad. Mantenimiento de una relacin estrictamente profesional con los proveedores. El procedimiento regula el proceso completo desde la identificacin de necesidades de compras, planificacin de las compras, la peticin de las ofertas, su el estudio de las ofertas, el proceso de negociacin, la seleccin del proveedor y su proceso de aprobacin, la elaboracin del pedido/contrato, la recepcin de los productos y servicios y la evaluacin de la calidad del suministro o servicio. La gestin de compras comprende tres categoras: Compras de gestin centralizadas. Las que correspondan a productos o servicios homogneos y de compra frecuente, en la que se pueda obtener mejores condiciones por la negociacin de grandes volmenes. Las que correspondan a productos o servicios homogneos, con reducido nmero de proveedores en el mercado y elevado volumen de compra frecuente: en la que Se pueden obtener mejores condiciones por la negociacin de grandes volmenes. Compras de gestin conjunta entre la Direccin de Aprovisionamiento y las obras. Las que correspondan a productos o servicios no homogneos (diferentes para cada obra), con reducido nmero de proveedores en el

mercado y elevado volumen de compra: Se pueden obtener mejores condiciones por la negociacin coordinada con las obras. Compras de gestin descentralizada. El resto de compras gestionadas desde las obras, con el apoyo requerido desde la Direccin de Aprovisionamiento. En todo caso, el sistema de compras debe garantizar que los productos o servicios cumplen los requisitos de calidad, precio, comportamiento medioambiental y salud y seguridad. El proceso de compras en obra es el siguiente: Identificacin de las necesidades de compra y planificacin de compras El Jefe de Obra identifica las necesidades de compra y las incluye en una Planificacin de Compras, que se mantiene actualizada de acuerdo al programa y al avance de la obra. El Jefe de Obra elabora las especificaciones de compra que se incluyen en los pedidos y contratos. Cuenta como ayuda para ello con las mediante el uso de aplicaciones informticas de Aprovisionamiento, el Sistema Integrado de Calidad (SIC) y bases de datos de especificaciones tipo. Solicitud de Ofertas El Jefe de Obra o la Direccin de Aprovisionamiento segn el tipo de compra o lo acordado con la obra, realiza la peticin de ofertas por medio de Internet o mtodos tradicionales, aportando la documentacin necesaria para garantizar al proveedor el conocimiento de la calidad y especificaciones requeridas. Recepcin de ofertas, elaboracin del cuadro comparativo, negociacin y seleccin de la mejor oferta El nmero de proveedores debe ser amplio para garantizar la competitividad en el proceso. Las ofertas se incluyen en un cuadro comparativo, que sirve para analizar las ofertas recibidas y preparar la negociacin. En caso de que el nmero de proveedores sea menor de tres, la persona que elabora el cuadro deber justificarlo por escrito. El proceso de negociacin con los proveedores no debe finalizar hasta que el Jefe de Obra o persona que gestione no est razonablemente segura de que ha obtenido las mejores condiciones posibles, requiriendo la ayuda de sus superiores o de la Direccin de Aprovisionamiento cuando lo estime oportuno. Para potenciar la transparencia en el proceso de compras y la concurrencia de nuevos proveedores, Ferrovial dispone de una opcin especfica en la web corporativa, donde publica las principales compras gestionadas en cada momento. Las ofertas han de ser homogneas para que la seleccin del proveedor sea objetiva. Adjudicacin de la compra y aprobacin y visados La Direccin de Aprovisionamiento o el Jefe de Obra, dependiendo de quin gestione lacompra, seleccionan la mejor oferta. Si la oferta seleccionada no es la ms competitiva, se deber justificar la decisin adoptada. Antes de realizar la propuesta de adjudicacin, es obligatorio comprobar que el proveedor no figura como rechazado en el Catlogo de Proveedores. Las propuestas de adjudicacin deben ser aprobadas por escrito al menos por el inmediato superior, y dependiendo del volumen de la compra, por niveles superiores adicionales. Elaboracin del pedido o contrato Las compras deben formalizarse mediante pedidos o contratos siguiendo los modelos de la Empresa, y deben ser firmados por personas con poderes tanto del proveedor como de nuestra empresa.

Recepcin de materiales y trabajos realizados por subcontratistas El control de recepcin sobre los materiales y equipos y el control de ejecucin de los trabajos realizados por los subcontratistas, permiten garantizar que la calidad recibida coincide con las especificaciones tcnicas de lo contratado. Facturacin y pagos Las facturas se reciben y controlan en la obra o centro de produccin correspondiente, comprobando que lo facturado coincide con lo recibido. Para evitar que lo facturado y consiguientemente los pagos a proveedores, sobrepasen lo contratado, disponemos de un sistema informtico de control de facturacin y pagos. Evaluacin de proveedores: seguimiento de la calidad de proveedores Desde cada obra se realiza una evaluacin de los proveedores ms relevantes, lo que permite realizar un control y un seguimiento del cumplimiento de plazos, calidad, capacidad tcnica, precios, adems de comportamiento medioambiental, seguridad y salud que tienen un peso relativo mayor al resto de factores. Cualquier proveedor con tres incidencias en un ao o con incumplimientos muy graves, pasa a la situacin de "rechazado", lo que le inhabilita para trabajar con nuestra Empresa durante un perodo mnimo de 3 aos.