PROJECT MANAGEMENT

ICE 2010

CCC

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

Continut
de Ce? Ce? Cum? (CCC) Functiile managementului Buget Evaluare Concluzii

Ionut Sava, 12/2010

CCC De Ce?

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

de Ce Project Management?
Pentru ca eeStec este un BRAND Pentru ca eeStec trebuie sa creasca preluand tipare si inovandu-le continuu Tehnicile oferite de Project Management sunt:
- Concepute pentru materializarea ideilor, - Validate de si ani de experienta (NU REINVENTAM ROATA), - Aplicabile in orice proiect, indiferent de identitatea si dimensiunea lui.

Ionut Sava, 12/2010

CCC Ce?

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

Ce este Managementul proiectului?

Este procesul de organizare si supraveghere a proiectului pentru a asigura ca acesta se realizeaza conform programarii, in limitele bugetului si conform specificatiilor.

Ionut Sava, 12/2010

Cum? CCC

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

Funciile Managementului?
Din folclorul de specialitate:
planificare

control

coordonare

organizare

implementare

Ionut Sava, 12/2010

Cum? CCC

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

Planificarea
Procesul prin care se stabilesc: scopul obiectivele rezultatele asteptate activitatile resursele necesare (inclusiv bugetul) desfasurarea activitatilor in timp

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective Scop

Buget

Evaluare

eeStec

Scop
Scopul proiectului este ceea ce dorim sa realizam in urma implementarii. Pozitivarea unei probleme.
Unde vrem sa ajungem, Ce vrem sa realizam, Ce vrem sa schimbam? Observatie: Cand este vorba de IDENTITATEA unei institutii/ ONG/stat etc, termenul folosit este VIZIUNE ( Viziunea EESTEC)

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

Cum trebuie sa fie obiectivele?

Obiectivele trebuie sa fie

SMART:

Specifice (Ce schimbam? Pentru cine?) Masurabile (pentru cati, cat, gradul schimbarii) de Atins (rezultatul poate fi atins cu resursele
definite in Timp. (Este specificat intervalul de timp de care avem nevoie sa obtinem rezultatul?) propus)

Realiste

de care dispunem?)

(putem face in realitate ce ne-am

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective Activitati

Buget

Evaluare

eeStec

Activitatile
se includ toate activitatile necesare pentru atingerea obiectivelor si obtinerea rezultatelor, dar ... numai cele care se desfasoara in cadrul proiectului sub controlul managementului de proiect pe baza resurselor proiectului formulate ca procese, nu ca stari formulare care sa reflecte limitarea in timp

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective Activitati

Buget

Evaluare

eeStec

Activitatile
Pentru a elabora activitatile prin care se atinge un obiectiv, aveti in vedere:
Subactivitatile - ce sarcini trebuie indeplinite in cadrul fiecarei activitati? Resursele ce resurse sunt necesare pentru indeplinirea fiecarei sarcini? Secventele in timp care sunt datele de incepere si terminare a sarcinilor? Oamenii necesari cum se va selecta echipa de proiect?

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective Activitati

Buget

Evaluare

eeStec

Exemplu
Scop
Organizarea unui workshop pentru 150 de pers din care 20 de studenti straini pe tema Case inteligente in urmatoarele 9 luni.

Activitati:
1. Stabilirea structurii evenimentului (training-uri activitati, distractie) 2. Alegere coordonator si a echipei care se va ocupa de evniment. 3. Alegerea si pregatirea locatiei. 4. Stabilirea programului de training-uri 5. Asigurarea necasarului de materiale pentru training-uri, partyuri etc. 6. ETC.

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective Activitati

Buget

Evaluare

eeStec

Graficul Gantt
Timp
Activitate sau eveniment

10

15

20

25

30

35

40

45

START 111 112 113

FINAL

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective Activitati

Buget

Evaluare

eeStec

Exemplu - Gantt

Ionut Sava, 12/2010

CCC Ce?

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

Resurse

Pentru a realiza scopul propus, managerul de proiect va avea la dispozitie anumite resurse: resurse umane,
resurse materiale, resurse informationale, resurse financiare, resurse umane timp etc.

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

Elaborarea bugetului
Proces iterativ
Determinarea necesarului de fonduri

Efectuarea de rectificari

Alocarea fondurilor pe activitati

Verificarea acoperirii necesarului de fonduri

Ciclul se poate relua - uneori pana la finalizarea proiectului !

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

Costing si estimarea costurilor

Costing:
stabilirea costului total de sus in jos, prin insumarea directa a costurilor confirmate ale fiecarei componente a proiectului

Estimare:
stabilirea costului prin metode indirecte: experienta unor proiecte sau activitati anterioare, ipoteze de proportionalitate etc

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

COSTURI SI BUGETE - Costing

Tipuri de costuri Estimarea costurilor pe activitate Estimarea costului total al proiectului Trasarea curbei costurilor Realizarea si utilizarea bugetelor

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

Costuri (cheltuieli) neprevazute

capitol special in bugetul proiectului; de regula:

se refera numai la costuri suplimentare de acelasi tip cu cele planificate nu depasesc 7% din bugetul total administrarea lor se face intr-un regim special de confirmare cu managerul de nivel superior

parte a managementului riscurilor

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

Clasificarea costurilor dupa continut

costuri costuri costuri costuri costuri costuri etc cu munca - resursele umane cu materiale cu echipamente de transport preliminare si generale de subcontractare

Ionut Sava, 12/2010

Cum? CCC

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

Organizarea
divizarea muncii in sarcini in functie de specializare si de necesitatea motivarii oamenilor alocarea sarcinilor pe grupuri/echipe conceperea mecanismului de comunicare si coordonare conceperea mecanismului de control conceperea mecanismului de evaluare

Ionut Sava, 12/2010

Cum ? CCC

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

Implementarea
Procesul prin care se asigura realizarea in paralel a diferitelor sarcini de catre persoane si/sau grupuri, astfel incat sa se obtina rezultatele intermediare si finale la momentele si in parametrii asteptati. Punerea n practic a celor planificate

Ionut Sava, 12/2010

Cum? CCC

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

Controlul
Este procesul prin care conducatorul/managerul se asigura ca activitatile se realizeaza eficace si eficient. -Identificarea problemelor -Luarea deciziilor -Aplicarea deciziilor

Ionut Sava, 12/2010

Cum? CCC

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

Controlul
Un mod de a controla un proiect este acela ca fiecare membru al echipei sa detina controlul asupra propriiilor activitati ( manageri, team leaderi, responsabili de task) Pentru ca un manager sa detina controlul la nivel macro trebuie ca acest control sa fie detinut la nivel micro, fiecare este responsabil de ce are de facut.

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective

Buget

Evaluare

eeStec

Funciile Managementului

Atenie planificarea este inutil fr obiective clare un lucru neplanificat nu poate fi realizat implementarea devine o simpl execuie aleatorie fr planificare i organizare controlul execuiei, fr planificare i organizare, nu poate avea decat rezultate negative, iar conducerea devine doar o manifestare lipsit de obiect al puterii.

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective Activitati

Buget

Evaluare

eeStec

Activitatile
Capitolul de descriere a activitatilor trebuie sa cuprinda:
enuntarea fiecarei activitati in parte (doar cele esentiale); specificarea responsabilului activitatii respective; specificarea resurselor de care este nevoie (personal, echipament, timp); descrierea secventelor in timp si modul cum se interfereaza activitatile;

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective Activitati

Buget

Evaluare

eeStec

Recomandari
Resursele specificate trebuie sa corespunda cu resursele din buget! Aratati de ce metodele pe care le-ati ales implica o probabilitate mare de atingere a obiectivelor! Puneti doar activitatile relevante si realiste pentru indeplinirea obiectivelor! Tineti seama si de perioada in care va este virata prima transa de bani!

Ionut Sava, 12/2010

CCC

Analiza

Obiective

Check

Buget

Evaluare

eeStec

1. nelegerea conceptului de management al proiectelor 3. Dezvoltarea abilitilor de redactare a obiectivelor 4. Dezvoltarea abilitilor de redactare a activitatilor 5. Dezvoltarea abilitilor de redactare a metodologiei 6. Dezvoltarea abilitilor de redactare a bugetului 7. Dezvoltarea abilitilor de evaluare a proiectului

Ionut Sava, 12/2010