Agentes de retencin

Quienes son y cuales son sus responsabilidades.

El estado colombiano, como una medida para recaudar anticipadamente un impuesto, ha recurrido a la figura de la Retencin en la fuente. Esta figura consiste en que cada vez que se efecte una operacin sujeta a un impuesto, se retenga un valor por concepto de dicho impuesto. Por regla general, la retencin debe practicarla la persona que realice el pago, siempre y cuando la persona retenida sea sujeto pasivo del impuesto que origina la retencin, y que adems, el concepto por el cual se va a retener, efectivamente sea un concepto sujeto a retencin. Las personas encargadas de practicar la reatencin se denominan Agentes de retencin, y la norma seala expresamente quienes son estos agentes.

Agentes de Retencin en Renta

Sobre el respecto el Artculo 368 del Estatuto Tributario contempla: Son agentes de retencin o de percepcin, las entidades de derecho pblico, los fondos de inversin, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilacin e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, las uniones temporales y las dems personas naturales o jurdicas, sucesiones ilquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposicin legal, efectuar la retencin o percepcin del tributo correspondiente. Como bien se puede concluir de la norma transcrita, toda Persona jurdica es agente de retencin. Respecto a la Persona natural, esta es agente de retencin solo si cumple las condiciones establecidas en el Artculo 368-2 del Estatuto Tributario: Ser comerciantes y que en el ao inmediatamente anterior tuvieren un patrimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a 30.000 UVT.

Agentes de Retencin en Iva

Estos estn definidos en el artculo 437-2 del Estatuto tributario: Agentes de retencin en el impuesto sobre las ventas. Actuarn como agentes retenedores del impuesto sobre las ventas en la adquisicin de bienes y servicios gravados: 1. Las siguientes entidades estatales: La Nacin, los departamentos, el distrito capital, y los distritos especiales, las reas metropolitanas, las asociaciones de municipios y los municipios; los establecimientos pblicos, las

empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economa mixta en las que el Estado tenga participacin superior al cincuenta por ciento (50%), as como las exista dicha participacin pblica mayoritaria cualquiera sea la denominacin que ellas adopten, en todos los rdenes y niveles y en general los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos. 2. Quienes se encuentren catalogados como Grandes Contribuyentes por la DIAN, sean o no responsables del IVA, y los que mediante resolucin de la DIAN se designen como Agentes de Retencin en el Impuesto sobre las ventas. 3. Quienes contraten con personas o entidades sin residencia o domicilio en el pas la prestacin de servicios gravados en el territorio Nacional, con relacin a los mismos. 4. Los responsables del rgimen comn, cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados, de personas que pertenezcan al rgimen simplificado. 5. Las entidades emisoras de tarjetas crdito y dbito y sus asociaciones, en el momento del correspondiente pago o abono en cuenta a las personas o establecimientos afiliados. El valor del impuesto no har parte de la base para determinar las comisiones percibidas por la utilizacin de las tarjetas dbito y crdito. Cuando los pagos o abonos en cuenta en favor de las personas o establecimientos afiliados a los sistemas de tarjetas de crdito o dbito, se realicen por intermedio de las entidades adquirentes o pagadoras, la retencin en la fuente deber ser practicada por dichas entidades. 6. La Unidad Administrativa de Aeronutica Civil, por el 100% del impuesto sobre las ventas que se cause en la venta de aerodinos. Pargrafo 1. La venta de bienes o prestacin de servicios que se realicen entre agentes de retencin del impuesto sobre las ventas de que tratan los numerales 1, 2 y 5 de este artculo no se regir por lo previsto en este artculo. Pargrafo 2o. La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales podr mediante resolucin retirar la calidad de agente de retencin del impuesto sobre las ventas a los Grandes Contribuyentes que se encuentren en concordato, liquidacin obligatoria, toma de posesin o en negociacin de acuerdo de reestructuracin, sin afectar por ello su calidad de gran contribuyente. Las personas naturales que pertenezcan al Rgimen comn en el Impuesto a las ventas, y as no cumplan las condiciones del Artculo 368-2 del Estatuto Tributario, tambin son Agentes de Retencin por concepto de Iva asumido al Rgimen simplificado. Siempre que adquiera productos o servicios gravados a una persona perteneciente al rgimen simplificado deber asumir el Iva correspondiente, lo cual se hace mediante el mecanismo de retencin. La retencin en la fuente por Iva no opera cuando la operacin sucede entre personas o empresas pertenecientes al Rgimen comn, entre Grandes contribuyentes o entre entidades estatales, en otras palabras, solo existe retencin cuando las entidades estatales o los grandes contribuyentes adquieren productos gravados al rgimen comn o al rgimen simplificado, o, cuando el rgimen comn adquiere productos o servicios al rgimen simplificado o a no domiciliados. Cuando la operacin se da entre grandes contribuyentes, o entre estos y entidades estatales o viceversa, no hay lugar a la retencin en la fuente por Iva, tampoco cuando el rgimen comn le compra a un gran contribuyente o a una entidad estatal.

Obligaciones de los Agentes de Retencin.

Es obligacin del agente retenedor practicar la retencin siempre que haya lugar a ello. Para esto se debe tener en cuenta tanto el sujeto de retencin, como el concepto a retener. Respecto a los sujetos de retencin, hay que tener en cuenta que algunas empresas no estn sujetas a retencin en la fuente por renta, como es el caso de las empresas pertenecientes al Rgimen especial, a las entidades no contribuyentes, al estado y sus diferentes unidades administrativas, y cuando la operacin sujeta a retencin no supere los topes establecidos por la ley (4 UVT en servicios y 27 UVT en compras). Si un agente de retencin, estando obligado a practicar la retencin y no lo hiciere, deber responder ante el estado por el valor dejado de retener. En este caso, el agente de retencin puede solicitar al sujeto de retencin el reembolso del valor no retenido. Igualmente de la interpretacin del artculo 177 en concordancia con el 632, numeral 3 del E. T, se puede concluir, que si el agente de retencin no cumple con su obligacin de retener, no se le aceptaran como costo o deduccin los valores sobre los cuales no practic la retencin, o habindola practicado no las hubiere consignado. As como el agente retenedor por equivocacin puede no retener un valor debiendo hacerlo (Y debe responder por ese hecho), puede tambin suceder que por error practique indebidamente una retencin, caso en el cual puede ser objeto de una reclamacin por parte del afectado. Todo agente de retencin esta en la obligacin de presentar su respectiva declaracin mensualmente. Esta declaracin debe presentarse as en el respectivo periodo no se hayan practicado retenciones. Con la ley 1111 de 2006, solo las Juntas de accin comunal, estn exoneradas de presentar la declaracin de retencin en ceros (0.00), es decir, si en el respectivo mes no practicaron retencin alguna. Las declaraciones se deben presentar con todas las formalidades exigidas por la norma, de lo contrario se pueden considerar cono no presentadas y eso significa presentarlas nuevamente y en tal caso se debe calcular y pagar la respectiva sancin por extemporaneidad. El artculo 580 del Estatuto Tributario establece cuando una declaracin se tiene como no presentada: No se entender cumplido el deber de presentar la declaracin tributaria, en los siguientes casos: a. Cuando la declaracin no se presente en los lugares sealados para tal efecto. b. Cuando no se suministre la identificacin del declarante, o se haga en forma equivocada. c. Cuando no contenga los factores necesarios para identificar las bases gravables. d. Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar, o cuando se omita la firma del contador pblico o revisor fiscal existiendo la obligacin legal. e. Cuando la declaracin de retencin en la fuente se presente sin pago

El agente retenedor esta en la obligacin de consignar oportunamente los valores retenidos. Si no lo hace, la declaracin se considera como no presentada. La ley 1111 de 2006, permite al agente retenedor presentar la declaracin sin pago, solo, y solo si dispone de un saldo a favor que pueda ser objeto compensacin, y que ese saldo a favor se haya originado antes de la presentacin de la declaracin de retencin sin pago. Adems, el contribuyente debe solicitar la compensacin dentro de los seis meses siguientes, de lo contrario la declaracin de retencin se considerara como no presentada. Adicionalmente, la ley 599 de 2000, en su artculo 402, contempla prisin de 3 a 6 aos para los agentes de retencin (o sus representantes legales), si dentro de los dos meses siguientes a las fechas establecidas para su declaracin y pago, no se consignan las retenciones practicadas. Contempla tambin una multa equivalente al doble de los valores no consignados sin que esta supere los 50.000 Salarios mnimos mensuales vigentes. Los agentes de retencin estn obligados a expedir los respectivos certificados de retencin, a los sujetos pasivos a quienes se les haya retenido. Los certificados deben contener los siguientes aspectos o requisitos: Articulo 379. Contenido del certificado de ingresos y retenciones. El Certificado de Ingresos y Retenciones contendr los siguientes datos: a. El formulario debidamente diligenciado. b. Ao gravable y ciudad donde se consign la retencin. c. Apellidos y nombres del asalariado. d. Cdula o NIT del asalariado. e. Apellidos y nombre o razn social del agente retenedor. f. Cdula o NIT del agente retenedor. g. Direccin del agente retenedor. h. Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas. i. Firma del pagador o agente retenedor, quien certificar que los datos consignados son verdaderos, que no existe ningn otro pago o compensacin a favor del trabajador por el perodo a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes. Articulo 381. Certificados por otros conceptos. Cuando se trate de conceptos de retencin diferentes de los originados en la relacin laboral, o legal y reglamentaria, los agentes retenedores debern expedir anualmente un certificado de retenciones que contendr: a. Ao gravable y ciudad donde se consign la retencin. b. Apellidos y nombre o razn social y NIT del retenedor. c .Direccin del agente retenedor. d. Apellidos y nombre o razn social y NIT de la persona o entidad a quien se le practic la retencin. e. Monto total y concepto del pago sujeto a retencin.

f. Concepto y cuanta de la retencin efectuada. g. La firma del pagador o agente retenedor. A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedir un certificado por cada retencin efectuada, el cual deber contener las mismas especificaciones del certificado anual. El artculo 667 del Estatuto Tributario contempla sanciones para quien se niegue a expedir los certificados: Los retenedores que, dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional, no cumplan con la obligacin de expedir los certificados de retencin en la fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones, incurrirn en una multa hasta del cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos. La misma sancin ser aplicable a las entidades que no expidan el certificado de la parte no gravable de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores. Cuando la sancin a que se refiere el presente artculo, se imponga mediante resolucin independiente, previamente, se dar traslado de cargos a la persona o entidad sancionada, quien tendr un trmino de un (1) mes para responder. La sancin a que se refiere este artculo, se reducir al diez por ciento (10%) de la suma inicialmente propuesta, si la omisin es subsanada antes de que se notifique la resolucin de sancin; o al veinte por ciento (20%) de tal suma, si la omisin es subsanada dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se notifique la sancin. Para tal efecto, en uno y otro caso, se deber presentar, ante la oficina que est conociendo de la investigacin, un memorial de aceptacin de la sancin reducida, en el cual se acredite que la omisin fue subsanada, as como el pago o acuerdo de pago de la misma. Los agentes de retencin deben conservar los respectivos soportes donde conste que se han practicado las retenciones, que se han declarado y consignado. No debemos olvidar, que si en un momento dado no se puede probar que se cumpli con la obligacin de retener, y segn los artculos 177 y 632, numeral 3 del E. T, no se reconocern los costos y deducciones sobre las cuales no se haya practicado la retencin estando obligado a hacerlo.

DOCUMENTO ELABORADO POR JUAN FERNANDO CASTAEDA SEPULVEDA