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TopKontor Handbuch

Impressum
2000 - 2012 blue:solution software GmbH Mnsterstrae 57a D-48431 Rheine Tel. 05971-914486-0 Fax 05971-914486-90 Informationen ber unsere Produkte: info@bluesolution.de Internet: http://www.bluesolution.de Fragen zur Bedienung des Programms beantwortet Ihr Fachhndler. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfltigung dieser Dokumentation oder von Teilen daraus sind - in welcher Form und zu welchem Zweck auch immer - ohne die ausdrckliche schriftliche Genehmigung durch die blue:solution software GmbH ausdrcklich untersagt.

Willkommen in TopKontor

IMPRESSUM ..................................................................................................................................................... 2 WILLKOMMEN IN TOPKONTOR ........................................................................................................................ 6 HILFE, INTERNET UND INFORMATIONEN .......................................................................................................... 8 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN............................................................................................................................ 9 INSTALLATION ................................................................................................................................................ 11 EINZELNER ARBEITSPLATZ ........................................................................................................................................ 11 SERVERINSTALLATION.............................................................................................................................................. 16 ALLGEMEINE HINWEISE .................................................................................................................................. 19 HAUPTFENSTER...................................................................................................................................................... 19 BEDIENUNGSHINWEISE ............................................................................................................................................ 22 BENUTZERVERWALTUNG.......................................................................................................................................... 25 BENUTZER/ MANDANT WECHSELN ............................................................................................................................ 27 EINSTELLUNGEN ............................................................................................................................................. 28 PROGRAMMEINSTELLUNGEN .................................................................................................................................... 28 DATENREORGANISATION ......................................................................................................................................... 38 FORMULAREDITOR.................................................................................................................................................. 39 KONTAKTMANAGEMENT .......................................................................................................................................... 44 EXTERNE PROGRAMME ........................................................................................................................................... 46 STAMMDATEN ............................................................................................................................................... 48 KUNDEN/LIEFERANTEN/FREIE ADRESSEN .................................................................................................................... 48 MITARBEITERSTAMM .............................................................................................................................................. 57 LOHNGRUPPEN ...................................................................................................................................................... 60 ARTIKEL................................................................................................................................................................ 62 LEISTUNGEN .......................................................................................................................................................... 72 PREISFINDUNG....................................................................................................................................................... 77 TEXTBAUSTEINE ..................................................................................................................................................... 84 TABELLEN ............................................................................................................................................................. 86 GLOBALE TABELLEN ................................................................................................................................................ 88 TABELLENBERSICHT............................................................................................................................................... 88 TEXTVERARBEITUNG ...................................................................................................................................... 89 DATENSERVICE ............................................................................................................................................... 98 MANDANTENSICHERUNG ............................................................................................................................. 102 MANDANTENASSISTENT .............................................................................................................................. 107 DATENBERNAHME UND SCHNITTSTELLEN ................................................................................................. 110 DATANORM ........................................................................................................................................................ 110 DATANORM ONLINE ............................................................................................................................................. 116 SHK CONNECT DATANORM ................................................................................................................................... 118 ELDANORM ......................................................................................................................................................... 121 BRGERLE ZEITEN ................................................................................................................................................ 124 ELMER ............................................................................................................................................................... 124 ZVEH ................................................................................................................................................................ 125 GAEB IN LEISTUNGSSTAMM .................................................................................................................................. 126 LEISTUNGSTEXTE .................................................................................................................................................. 127 UNIVERSALSCHNITTSTELLE...................................................................................................................................... 127 FREMDDATENIMPORT ........................................................................................................................................... 129 EINLESEN VON GAEB-DATEN ................................................................................................................................. 129 OUTLOOK SCHNITTSTELLE ...................................................................................................................................... 131 MAREON 2.X ...................................................................................................................................................... 133 3

TopKontor Handbuch UGL SCHNITTSTELLE ............................................................................................................................................. 156 UGS SCHNITTSTELLE ............................................................................................................................................ 161 ONLINESHOPS IDS & OCI...................................................................................................................................... 164 ZEITERFASSUNG (ZUSATZMODUL)............................................................................................................................ 180 LEISTUNGSKATALOG DACH ..................................................................................................................................... 183 WWW.AUSSCHREIBEN.DE....................................................................................................................................... 184 DOKUMENTBEARBEITUNG ........................................................................................................................... 188 TITELZUSAMMENSTELLUNG .................................................................................................................................... 209 FREIER BELEG ...................................................................................................................................................... 214 DOKUMENTEXPLORER ........................................................................................................................................... 215 DOKUMENTASSISTENT........................................................................................................................................... 217 DOKUMENTE EIN- / AUSLAGERN .............................................................................................................................. 218 BRUTTO- NETTOABZGE ....................................................................................................................................... 219 DER RECHNUNGSABSCHLUSS IN KUMULATIVEN VORGNGEN ........................................................................................ 221 KALKULATIONSABGLEICH........................................................................................................................................ 225 KALKULATIONSSCHNELLERFASSUNG ......................................................................................................................... 228 AUSWERTUNGEN ......................................................................................................................................... 233 ARCHIVIERUNG ............................................................................................................................................ 235 AUFMASSCENTER ......................................................................................................................................... 237 PROJEKTVERWALTUNG ................................................................................................................................ 255 FUNKTIONEN ZUR PROJEKTVERWALTUNG .................................................................................................................. 255 REPARATURAUFTRGE ................................................................................................................................ 259 RECHNUNGSBERNAHME RECHNUNGSAUSGANGSBUCH............................................................................................... 268 RECHNUNGSAUSGANGSBUCH ................................................................................................................................. 270 RECHNUNGSEINGANGSBUCH .................................................................................................................................. 271 LAGERVERWALTUNG .................................................................................................................................... 272 SERIENNUMMERVERWALTUNG ............................................................................................................................... 277 ALLGEMEINE BEDIENHINWEISE................................................................................................................................ 280 SERIENNUMMERN IM DOKUMENT ........................................................................................................................... 280 INVENTURASSISTENT ............................................................................................................................................. 280 KALENDER .................................................................................................................................................... 284 INFOCENTER ................................................................................................................................................. 291 OFFENE POSTEN-VERWALTUNG (ZUSATZMODUL) ....................................................................................... 293 EINSTELLUNGEN ................................................................................................................................................... 293 BUCHUNGSERFASSUNG ......................................................................................................................................... 297 GUTSCHRIFTEN .................................................................................................................................................... 301 RECHNUNGSEINGANG ........................................................................................................................................... 303 KASSENBUCH....................................................................................................................................................... 306 CLEARING ........................................................................................................................................................... 309 MAHNWESEN ...................................................................................................................................................... 312 DATEV-BERGABE ............................................................................................................................................... 315 BUCHUNGSJOURNAL DRUCKEN................................................................................................................................ 316 AUSWERTUNG ..................................................................................................................................................... 317 BANKING ............................................................................................................................................................ 317 NACHKALKULATION (ZUSATZMODUL).......................................................................................................... 320 NACHKALKULATIONSKONTEN .................................................................................................................................. 320 NACHKALKULATION (LOHNERFASSUNG) .................................................................................................................... 324 NACHKALKULATION (RAPPORTERFASSUNG) ............................................................................................................... 326 WARTUNG & SERVICE (ZUSATZMODUL) ....................................................................................................... 329 4

Willkommen in TopKontor ANLAGENTYPEN ................................................................................................................................................... 331 VERTRAGSTYPEN .................................................................................................................................................. 331 ANLAGENVERWALTUNG......................................................................................................................................... 332 VERTRAGSVERWALTUNG........................................................................................................................................ 335 WARTUNG & SERVICE PROJEKTVERWALTUNG............................................................................................................ 337 WARTUNGS & SERVICEPROJEKTE ............................................................................................................................ 339 WARTUNGSVERTRAGSDOKUMENT ERSTELLEN ............................................................................................................ 340 WARTUNGSAUFGABEN .......................................................................................................................................... 340 STAPELVERARBEITUNG .......................................................................................................................................... 343 BARVERKAUFKASSE (ZUSATZMODUL) .......................................................................................................... 347 KASSENEINSTELLUNGEN ......................................................................................................................................... 347 BAREINLAGE........................................................................................................................................................ 350 BARENTNAHME ................................................................................................................................................... 350 BELEGERFASSUNG ................................................................................................................................................ 350 KASSENABSCHLUSS ............................................................................................................................................... 352 LISTE DER BONS ................................................................................................................................................... 353 LISTE DER ABSCHLSSE .......................................................................................................................................... 353 BESTELLCENTER (ZUSATZMODUL) ................................................................................................................ 354 BESTELLEN .......................................................................................................................................................... 354 WARENEINGANG ................................................................................................................................................. 356 LIEFERMAHNUNG ................................................................................................................................................. 357 RCKLIEFERUNG .................................................................................................................................................. 358 BESTELLCENTER EINSTELLUNGEN ............................................................................................................................. 358 WEITERE FUNKTIONEN .......................................................................................................................................... 359 MOBIL (ZUSATZMODUL) .............................................................................................................................. 360 ORGANIZER (EXPORT VON TERMINEN UND ADRESSEN)................................................................................................ 360 ALLGEMEINES ...................................................................................................................................................... 362 HILFE ZUR PC-SOFTWARE ...................................................................................................................................... 363 RAUMAUFMASS ................................................................................................................................................... 366 FREIES AUFMASS.................................................................................................................................................. 370 SPALTENAUFMASS ................................................................................................................................................ 371 TOPKONTOR MOBILE SERVICE................................................................................................................................. 372 KONTAKT ZU BLUE:SOLUTION ...................................................................................................................... 378 FAQ .............................................................................................................................................................. 379 INDEX ........................................................................................................................................................... 383

TopKontor Handbuch

Willkommen in TopKontor
Informationen zur Funktionsweise
Dieses Programm bietet Ihnen Informationen auf mehreren Wegen an: Gedruckte Handbcher Online-Hilfen

Handbcher
Das Handbuch, das Sie hier in Hnden halten, fhrt Sie anhand ausgesuchter Beispiele der Firma Sanitr Heizung Klima GmbH durch das Programm. Die Handbcher und die anderen Informationssysteme, die dem Programm beigegeben sind, ergnzen einander.

Online-Hilfen
Mit dem Programm liefern wir Ihnen "Online-Hilfen". Diese Hilfedateien bieten Ihnen am Bildschirm, whrend Sie mit dem Programm arbeiten, nhere Erluterungen, damit Sie in vielen Fllen gar nicht erst das Handbuch zu Rate ziehen brauchen. Sie knnen direkt aus dem Arbeitszusammenhang heraus die gewnschte Information abrufen.

So rufen Sie die Hilfe auf


Sie knnen die Hilfe kontextsensitiv oder ber das Men Hilfe aufrufen. Kontextsensitiv heit, dass Sie an einer bestimmten Stelle im Programm ber die Taste [F1] einen Hilfetext auf den Bildschirm holen, der exakt zu Ihrem jeweiligen Arbeitszusammenhang passt. Unabhngig davon, ob Sie , mit der Funktionstaste [F1] oder das Men ? aufgerufen haben, zeigt sie folgendie Hilfe ber den Aufbau:

Willkommen in TopKontor

So gehen Sie mit der Online-Hilfe um:


Benutzen Sie die Navigationsbuttons von Ihrem Internetbrowser, um in der Hilfe zu navigieren. Inhalt: Mit diesem Button ffnen Sie im linken Fenster die Explorer-Struktur und knnen die gewnschten Kapitel auswhlen. ffnen Sie einzelnen Kapitel mit Doppelklick. Index: Mit diesem Button ffnen Sie im linken Fenster den Index. Geben Sie ein Suchwort ein, um die Auswahl einzugrenzen. Suchen: Aktivieren Sie diesen Button, um die gesamte Hilfe nach bestimmen Begriffen zu durchsuchen.

Wenn Sie trotzdem nicht mehr weiter wissen...


Ansprechpartner in allen Zweifelsfllen und bei Problemen aller Art von der Installation der Software bis zu Fragen nach bestimmten Arbeitsgngen ist ausschlielich Ihr Fachhndler, bei dem Sie das jeweilige Produkt erworben haben. Fragen Sie bitte dort nach, wenn Sie weitergehende Hilfe bentigen.

Hilfe, Internet und Informationen


ber ? gelangen Sie zur Hilfe, ins Internet und erhalten nhere Informationen zu TopKontor. ber ?| Hilfe, bzw. [F1] ffnen Sie das Fenster der Programmhilfe. Die Benutzung der Hilfe verluft analog zu den Windows-Hilfen. Rufen Sie ber ?| Tipp-Box zeigen die TopKontor Tipp-Box fr Einsteiger auf. Sie enthlt neben ntzlichen Tipps zur Programmnutzung auch eine Liste der Tastaturkrzel (die so genannten Shortcuts). Whlen Sie ?| Internet, um direkt auf die blue:solution-Homepage zu gelangen. Programm-Informationen erhalten Sie ber ?| Programminformation. Angezeigt werden Ihnen die Produktversion, die Seriennummer, Lizenztrger-Adresse und Ihre Zusatz-Module. Nicht zuletzt knnen Sie bei Bedarf ber die Schaltflche die Lizenzdiskette einlesen.

Systemvoraussetzungen
Folgende Systemvoraussetzungen gelten fr den Betrieb und die Installation von TopKontor:

Netzwerk-Server
Min. Pentium Prozessor (oder kompatibel) mit 1 GHz Taktfrequenz 512 MB Arbeitsspeicher CD-ROM-Laufwerk 300 MB freier Festplattenspeicher

Hinweis: Zum effizienten und komfortablen Arbeiten empfehlen wir einen Pentium IV Prozessor (oder kompatibel) mit 2 GHz Taktfrequenz (oder hher) sowie mindestens 1024 MB Arbeitsspeicher. Weiterhin sollte bei einem Peer-to-Peer-Netzwerk ab drei Arbeitspltzen ein separater Server eingerichtet werden.

Netzwerk-Client
Min. Pentium Prozessor (oder kompatibel) mit 1 GHz Taktfrequenz 256 MB Arbeitsspeicher CD-ROM-Laufwerk Laserdrucker oder Tintenstrahldrucker oder Zugriff ber einen Netzwerkdrucker Min. 17 Monitor Bildschirmauflsung : Super VGA mit mind. 1024 x 768 Pixel

Hinweis: Wir empfehlen Ihnen einen Pentium IV Prozessor (oder kompatibel) mit 2 GHz Taktfrequenz (oder hher) sowie mindestens 512 MB Arbeitsspeicher.

Weitere Anforderungen an das Netzwerk


Ausschlielich nur 100 MBit-Netzwerkkarten-, -Kabel, -Hubs, etc. Achten Sie bitte darauf, dass diese Produkte Qualittsprodukte sind.

Einplatzrechner
Min. Pentium Prozessor (oder kompatibel) mit 1 GHz Taktfrequenz 256 MB Arbeitsspeicher CD-ROM-Laufwerk Laserdrucker oder Tintenstrahldrucker oder Zugriff ber einen Netzwerkdrucker Min. 17 Monitor Bildschirmauflsung : Super VGA mit mind. 1024 x 768 Pixel

Hinweis: Wir empfehlen Ihnen einen Pentium IV Prozessor (oder kompatibel) mit 2 GHz Taktfrequenz (oder hher) sowie mindestens 512 MB Arbeitsspeicher.

TopKontor Handbuch

Grundstzlich fr alle Installationsarten


Speicherplatz
Sie sollten min. 300 MB freien Speicherplatz auf der Festplatte zur Verfgung haben. Dieser Speicherplatz wird fr die Installation inkl. der Demomandanten bentigt. Abhngig von Ihrem Datenvolumen (Stammdaten und Bewegungsdaten) muss ggf. weiterer Speicherplatz zur Verfgung stehen. Bedenken Sie, dass auch das Betriebssystem Windows weiteren Speicherplatz (z.B. fr das Auslagern von Daten) bentigt.

Betriebssysteme (Server)
Windows 2000 (inkl. ServicePack 4) Windows 2000 Server (inkl. Service Pack 4) Windows XP Professional (inkl. Service Pack 3) Windows 2003 Server Windows 2008 Server Novell-NetWare ab Version 5.x Linux Server mit Samba Freigabe (Nur 'local mode') Windows 7

Betriebssysteme (Clients und Einplatz)


Windows 2000 (inkl. Service Pack 4) Windows XP Home Edition (inkl. Service Pack Einplatzinstallationen) Windows XP Professional Edition (inkl. Service Pack 2) Windows Vista Windows 7 3) (ausschlielich fr

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Installation
Bei der Installation folgen Sie bitte den Anweisungen des Installations-Assistenten. Hinweis: Bei Windows Vista & Windows 7 sollte die Setup.exe als Administrator gestartet werden. (rechte Maustaste auf die Datei und im Kontextmen "Als Administrator ausfhren" whlen).

Einzelner Arbeitsplatz
Sie legen dazu die CD des TopKontor - Programms in das CD-Rom-Laufwerk Ihres Rechners. Der Installations-Assistent wird automatisch gestartet. Sie erhalten folgendes Fenster:

Klicken Sie hier auf [Weiter]. Wenn Sie die Lizenzvereinbarung akzeptieren, markieren Sie die entsprechende Option. Klicken Sie dann auf [Weiter].

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TopKontor Handbuch

Whlen Sie in diesem Fenster den Installationstyp aus. Fr die Einplatzinstallation whlen Sie die Option "Programm- und Dateninstallation".ber [Weiter] gelangen Sie in das nchste Fenster.

Geben Sie hier den Zielordner an, in den das Programm und die Daten von TopKontor installiert werden sollen. Als Zielordner belegt der Assistent das Verzeichnis "C:\Program Files\blue solution\Handwerk5" automatisch vor. ber die Schaltflche Durchsuchen haben Sie die Mglichkeit, einen anderen Installationspfad auszuwhlen. Klicken Sie dann auf [Weiter]. 12

Allgemeine Hinweise

In diesem Fenster knnen Sie, falls gewnscht, ein abweichendes Datenverzeichnis auswhlen. Klicken Sie dann auf [Weiter].

Hier knnen Sie bestimmen, welche Demomandanten installiert werden sollen. Bei einer Neuinstallation ist mindestens ein Mandant notwendig. Klicken Sie dann auf [Weiter]. Es erscheint nachfolgendes Fenster:

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TopKontor Handbuch

Geben Sie hier die Bezeichnung des Programmordners ein. Dieser erscheint dann im WindowsStartmen im Bereich "Programme". ber die Schaltflche "Durchsuchen" knnen Sie auch einen schon vorhandenen Programmordner auswhlen. Klicken Sie auf [Weiter].

Hier knnen Sie bestimmen, ob Sie ein Symbol auf dem Desktop zum Starten von TopKontor anlegen wollen. Klicken Sie dann auf [Weiter].

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Allgemeine Hinweise

Nun erscheint ein Fenster, in dem die von Ihnen gemachten Eingaben zusammengefasst werden. Sollten Sie nun noch etwas ndern wollen, knnen Sie ber die Schaltflche [Zurck] die Eingaben korrigieren. Ist alles korrekt, klicken Sie auf [Installieren].

Das Setup wird nun durchgefhrt. Nach erfolgter Installation erhalten Sie eine Meldung, in der Ihnen besttigt wird, dass TopKontor erfolgreich installiert wurde. Klicken Sie dann auf [Fertigstellen], um die Installation abzuschlieen. Nachdem Sie TopKontor installiert haben, klicken Sie auf dem Desktop Ihres Rechners auf das TopKontor-Symbol, um das Programm zu starten. 15

TopKontor Handbuch

Serverinstallation
Peer to Peer Netz oder Client-Server
In einem Peer to Peer Netz sind alle Rechner gleichberechtigt und keiner der Rechner ist mit einem Serverbetriebssystem ausgestattet. Hier kann ein Rechner die Daten speichern und wird somit zum Hauptrechner, der das TopKontor Datenverzeichnis als Netzwerkfreigabe zu Verfgung stellt. Es knnen in diesem Fall nur weitere 2 PC's auf die Daten zugreifen! In einem Client-Server Netz gibt es mindestens einen Rechner, der mit einem Serverbetriebssystem wie Windows NT Server , Windows 2000 Server, Windows 2003 Server oder Linux Samba Server ausgestattet ist. Dieser Rechner stellt das TopKontor Datenverzeichnis als Netzwerkfreigabe zur Verfgung. Es knnen in diesem Fall max. bis zu 8 PCs gleichzeitig auf die Daten zugreifen.

Installationsvorgang
Der Installationsvorgang ist in beiden Fllen gleich. Es gibt lediglich Unterschiede in der Netzwerkfreigabe, da im Falle einer Client-Server-Installation mehr Optionen fr Zugriffsberechtigungen zu Verfgung stehen.

Installieren Sie zunchst auf dem Rechner, der die Daten zu Verfgung stellt
Verfahren Sie so, wie in Kapitel "Installation Einzelner Arbeitsplatz" beschrieben. Nachdem die Installation beendet wurde, knnen Sie auf dem Desktop Ihres Rechners auf das TopKontor-Symbol klicken bzw. whlen Sie Start| Programme| TopKontor| TopKontor, um das Programm zu starten. Das Programm wird mit einer Demolizenz installiert. Sie werden beim Starten darauf hingewiesen. Sie haben die Mglichkeit, bei Anzeige dieses Hinweises durch Klicken des Diskettensymbols eine gltige Lizenz von Diskette einzulesen. Geben Sie anschlieend das Datenverzeichnis fr das Netzwerk frei und achten Sie darauf, dass alle TopKontor-Benutzer Vollzugriff auf das Verzeichnis haben.

Installieren Sie nun die jeweiligen Rechner, die auf die Daten zugreifen
Wechseln Sie jetzt jeweils zu den einzelnen Arbeitsstationen, um das Programm zu installieren. Verfahren Sie hierbei wie zuvor beschrieben. Whlen Sie im folgendem Fenster die Option "Programminstallation", da die Daten schon im Netzwerk vorhanden sind.

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Allgemeine Hinweise

Es wird somit nur das Programm installiert. Klicken Sie dann auf [Weiter].

Geben Sie hier den Zielordner an, in welchem TopKontor installiert werden soll. Als Zielordner belegt der Assistent das Verzeichnis C:\Program Files\blue solution\Handwerk 5 automatisch vor. ber die Schaltflche Durchsuchen haben Sie die Mglichkeit, einen anderen Installationspfad auszuwhlen. Klicken Sie dann auf [Weiter].

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Whlen Sie nun das Datenverzeichnis der Arbeitsstation ("Hauptrechner" im Peer To Peer) oder des Servers (Client-Server) in Ihrem Netzwerk aus, welches die Daten zu TopKontor bereits enthlt. Hierfr verwenden Sie die Schaltflche [Durchsuchen]. Besttigen Sie anschlieend mit [Weiter].

Nach Festlegung des Programmordners klicken Sie auf [Weiter], um die Programmdateien zu kopieren. Nach erfolgter Installation erhalten Sie eine Meldung, in der Ihnen besttigt wird, dass TopKontor erfolgreich installiert wurde. Klicken Sie nun auf [Fertigstellen], um die Installation abzuschlieen. Whlen Sie dann Start| Programme| TopKontor| TopKontor, um das Programm zu starten. 18

Allgemeine Hinweise

Allgemeine Hinweise
Hauptfenster
Nach dem Start und der Anmeldung gelangen Sie in das Hauptfenster von TopKontor. ber die angezeigte Menleiste rufen Sie nach Anwahl der entsprechenden Menpunkte die gewnschte Programmfunktion auf. Durch Anklicken der Menpunkte Datei, Stammdaten, Auftragsbearbeitung, Extras, Tools, Ansicht, Fenster und Hilfe klappt jeweils ein Pull-Down-Men auf, das durch weitere Untermenpunkte genauere Auswahl- und Bearbeitungsmglichkeiten bietet. ber die nachfolgenden Schaltflchen gelangen Sie in die Dokumentenbearbeitung: Neues Dokument erstellen. Dokument ffnen.

Men Ansicht
Alternativ zum Men des Hauptfensters stehen Ihnen weitere Hilfen zur Verfgung, um die gewnschten Programmfunktionen schnell und einfach zu erreichen. ber den Menpunkt "Ansicht" stellen Sie ein, ob Sie diese Hilfen verwenden wollen:

Dokumentenassistent
Dieser Assistent wird am linken Rand des Fensters angezeigt, wenn Sie ein Dokument bearbeiten. Weitere Informationen erhalten Sie im Kapitel Dokumentenbearbeitung.

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TopKontor Handbuch

Schnellstart

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Allgemeine Hinweise

Das Schnellstart-Fenster wird an der linken Seite des Hauptfensters eingeblendet, sobald man den Mauszeiger an den linken Rand des Hauptfensters bewegt. Schnellstart ist eine Alternative zu dem Hauptmen des Programms. So finden Sie hier - nach Bereichen gruppiert - die wichtigsten Programmfunktionen, die durch einen einfachen Klick mit der Maus gestartet werden. Wenn Sie den Mauszeiger wieder in die Mitte des Hauptformulars bewegen, wird das Fenster ausgeblendet. knnen Sie das Fenster fixieren. Dann wird Schnellstart perDurch Klicken auf die Schaltflche manent angezeigt. Durch erneutes Klicken dieser Schaltflche wird die Fixierung wieder aufgehoben.

Favoriten

Das Favoriten-Fenster wird an der rechten Seite des Hauptfensters eingeblendet, sobald man den Mauszeiger an den rechten Rand des Hauptfensters bewegt. "Favoriten" sammelt die am hufigsten ausgefhrten Programmfunktionen und stellt sie als Icon dar. Mit einem Doppelklick auf diese Icons, knnen die Programmfunktionen direkt gestartet werden. "Favoriten" verwaltet sowohl automatische als auch manuelle Eintrge. Die automatischen Eintrge werden vom Programm selbst erstellt und sind die am hufigsten aufgerufenen Programmfunktionen. Die manuellen Eintrge erstellen Sie selbst, indem Sie einen Eintrag aus dem Schnellstart-Fenster mit der Maus in das Favoriten-Fenster ziehen (Bereich "manuelle Favoriten"). Solche manuellen Eintrge knnen Sie auch wieder lschen, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und die Funktion "Lschen" whlen. 21

TopKontor Handbuch Wenn Sie den Mauszeiger wieder in die Mitte des Hauptformulars bewegen, wird das Fenster ausgeblendet. Durch Klicken auf die Schaltflche knnen Sie das Fenster fixieren. Dann werden die Favoriten permanent angezeigt. Durch erneutes Klicken dieser Schaltflche wird die Fixierung wieder aufgehoben.

Favoriten im Men anzeigen


Wenn Sie diese Option im Men "Ansicht" aktivieren, werden die manuellen Favoriten zustzlich als Schaltflchen im Hauptfenster angezeigt.

Bedienungshinweise
Um Datenstze, insbesondere Stammdaten, aber auch Auftrge in TopKontor anzulegen bzw. zu verndern, verwenden Sie immer dieselben zur Verfgung stehenden Schaltflchen. Datensatz neu anlegen (Taste [F10]) Datensatz lschen (Taste [F3]) Datensatz bearbeiten (Taste [F4]) Datensatz speichern (Taste [F5]) Eintrag in Datensatz rckgngig machen (Taste [F8]) Wenn Felder gelb hinterlegt sind bzw. die Daten in grauer Farbe dargestellt sind, knnen sie so von Ihnen nicht bearbeitet werden. Erst durch Bettigen der entsprechenden Schaltflche ist es mglich, einen Datensatz neu anzulegen, zu ndern oder zu lschen. angebracht, so haben Sie die MglichIst bei verschiedenen Feldern zustzlich die Schaltflche keit, hierber in ein Auswahlfenster zu gelangen, um die gewnschten Daten auszuwhlen und zu bernehmen bzw. neu anzulegen.

Programmanpassungen
Tabelle / Spalten in Datenstzen
Die von Ihnen bereits angelegten Datenstze erscheinen automatisch im unteren Teil des Fensters und werden in Spalten aufgeteilt angezeigt. Hier haben Sie die Mglichkeit, Spalten hinzuzufgen, auszublenden und auch nach Ihren Wnschen zu benennen.

Spaltenberschrift ndern / hinzufgen


Mit Hilfe des Mauszeigers gehen Sie zu einer gewnschten Spaltenberschrift (Kd-Nr, Suchbegriff, Name 1 etc.) und bettigen die rechte Maustaste. Es erscheint ein Men, in dem Sie auswhlen knnen, ob die jeweilige Spalte angezeigt oder umbenannt werden soll. Auerdem haben Sie die Mglichkeit, die Spaltenbreite festzulegen.

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Allgemeine Hinweise

Titelbearbeitung: Whlen Sie diesen Menpunkt, so wird die jeweilige Spaltenberschrift aktiviert und kann direkt verndert bzw. berschrieben werden. Spalteneinstellungen: Mit Hilfe der Spalteneinstellung gelangen Sie in ein weiteres Fenster:

Hier knnen Sie den Spaltennamen ndern sowie die gewnschte Spaltenbreite festlegen. Aktivieren Sie das Kontrollfenster sichtbar nicht, so wird die entsprechende Spalte im Fenster nicht angezeigt. Unsichtbar setzen: ber diese Funktion knnen Sie auf schnelle Art eine bestimmte Spalte ausblenden. Spaltenreihenfolge: Haben Sie dieses Men ausgewhlt, so gelangen Sie in nachfolgendes Fenster: 23

TopKontor Handbuch

Hier legen Sie durch Aktivieren der Kontrollkstchen fest, welche verfgbaren Spalten im Fenster angezeigt werden sollen.

Datumsauswahl in einem Kalender


In einigen Feldern ist es notwendig, ein Datum einzutragen. Hier haben Sie die Mglichkeit, das Daaufzurufen. tum manuell einzutragen oder aber ber das Kalendersymbol

Das jeweils aktuelle Tagesdatum wird automatisch angezeigt. ber die Pfeile knnen Sie nun den gewnschten Monat auswhlen. Wollen Sie die Jahreszahl verndern, so klicken Sie einfach mit der Maus auf die oben aufgefhrte Jahreszahl. Die Zahl ist nun aktiv und ber Listenfeldpfeile kann das gewnschte Jahr ausgewhlt werden.

Rechtschreibprfung
Die neue Rechtschreibprfung steht Ihnen in allen Bereichen des Produktes zur Verfgung, in denen umfangreiche Texteingaben gemacht werden. In der Textverarbeitung, in Textbausteinen, in den Artikel- und Leistungstexten sowie in der Positionserfassung (in den Textfeldern von Artikeln, Leistungen, Textbausteinen) knnen Sie Ihre Eingaben berprfen lassen. Das Wrterbuch kann durch Ihre Eingaben individuell erweitert werden. Sie erreichen die Rechtschreibprfung bei geffnetem Dokument unter dem Menpunkt Bearbeiten - Rechtschreibprfung. Hier steht Ihnen die Auswahl zur Verfgung, das ganze Dokument, markierte Positionen oder nur die aktuelle Position, auf der Sie sich gerade befinden, berprfen zu lassen.

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Allgemeine Hinweise

ACHTUNG: Die Rechtschreibprfung berprft Worte auf richtige Schreibweise. Es wird jedoch keine Grammatik berprft.

Benutzerverwaltung
Nachdem Sie TopKontor erfolgreich installiert haben, ffnen Sie ber Datei| Benutzerverwaltung das Fenster zur Festlegung von Benutzerrechten.

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TopKontor Handbuch

Anlegen eines neuen Benutzers


Nachdem Sie auf geklickt haben, sind die Felder nicht mehr gelb hinterlegt und knnen nun von Ihnen bearbeitet werden. Geben Sie den Namen des neuen Benutzers an, sowie das gewnschte Passwort. Den Namen und sein Passwort hat der Benutzer dann bei der Anmeldung des Programms auszuwhlen, bzw. anzugeben. Soll der neue Benutzer alle uneingeschrnkten Rechte haben, so klicken Sie im Fenster "Verfgbare Rechte" auf "Administrator" und ziehen dies mit Hilfe der Maus in das linke Fenster "Zugewiesene Rechte". Mchten Sie dem neu angelegten Benutzer nur einzelne Rechte zuweisen, so whlen Sie diese im rechten Fenster aus und ziehen sie mit Hilfe der Maus in das Fenster "Zugewiesene Rechte". Markieren Sie hier das zugewiesene Recht "Stammdaten", so erscheint unterhalb des Fensters eine Auswahl, in der Sie zustzlich definieren knnen, ob der Benutzer nur Leserechte oder aber auch nderungsrechte besitzen soll. Haben Sie einem Benutzer einzelne Rechte zugewiesen, so sind nach dessen Anmeldung nur zugeordnete Menpunkte im Programm aktiv.

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Allgemeine Hinweise Zugewiesene Rechte machen Sie wieder rckgngig, indem Sie im linken Fenster mit der Maus das gewnschte Recht markieren und wieder zurck in das Fenster "Verfgbare Rechte" ziehen. Vorgabe-Mandant beim nchsten Login: Hier haben Sie die Mglichkeit, dem Benutzer einen vorgegebenen Mandanten zuzuweisen. Startet der Benutzer das Programm, so ist bei der Anmeldung der hier zugewiesene Mandant automatisch eingetragen. Der Mandant sollte dann unbedingt zugeordnet werden, wenn der Benutzer kein Recht zum Mandant wechseln besitzt. Zuordnung Benutzer zu Mitarbeiter: Whlen Sie als ersten Eintrag den Benutzer, als Mitarbeiter aus dem Mitarbeiterstamm aus. Optional knnen weitere Mitarbeiter zugewiesen werden. Im Kalender knnen Termine dieser Mitarbeiter dann eingeblendet werden.

Benutzer/ Mandant wechseln


Die Option Datei| Benutzer/Mandant wechseln ermglicht es Ihnen, zu jeder Zeit das AnmeldeFenster zu ffnen und dort den Benutzer und/ oder den Mandanten zu wechseln. Aus Sicherheitsgrnden wird TopKontor automatisch geschlossen, sobald die Schaltflche Abbrechen, bzw. Schlieen bettigt wird.

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Einstellungen
Programmeinstellungen
ber Datei| Einstellungen haben Sie nun die Mglichkeit, das Programm an seine Erfordernisse anzupassen. Im linken Teil des Fensters werden untereinander die Themen angezeigt, zu denen Sie Einstellungen vornehmen knnen. Diese werden jeweils im rechten Teil des Fensters detailliert abgebildet und knnen direkt verndert werden.

Betriebsdaten
Auftragsbearbeitung
Hier tragen Sie Ihre Mandantendaten ein. Unter Auftragsbearbeitung geben Sie Ihren Firmennamen, die Firmenanschrift, den Erstellungsort, sowie Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Faxnummer und In-

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Einstellungen ternet-Adresse Ihrer Firma an. Die Daten werden automatisch in die Auftragsbearbeitung bernommen. Mit diesen Angaben werden die Platzhalter in den Dokumenten gefllt.

Textverarbeitung
Unter Textverarbeitung geben Sie Ihren Firmennamen, sowie Ihre Anschrift an. Die Daten stehen dann automatisch als Platzhalter fr die Textverarbeitung zur Verfgung.

Finanzamt
Unter Finanzamt tragen Sie Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer, sowie Namen, die Anschrift und die Steuernummer Ihres Finanzamts ein. Ein Kontrollkstchen ermglicht Ihnen die Freistellung der Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer fr die Abzugssteuer auf Bauleistungen. Hinweis: Liegt keine Freistellung seitens des Bauleistenden vor, so wird zur Ausweisung des 15%igen Steuerabzugs gem 48-48d EstG Abschnitt VII fr Bauleistungen ber 5000 im Jahr ein Textbaustein mit den Angaben des Finanzamtes ins Dokument eingefgt. Der Textbaustein kann unter Stammdaten| Textbausteine| Endtext fr Abzugsteuer auf Bauleistungen bearbeitet werden.

Anschriftsfeld Auftragsbearbeitung
Hierber bestimmen Sie den Inhalt der zwei Anschriftenfelder: Der Hauptanschrift, die durch das Briefumschlagfenster sichtbar ist, und einer zweiten Anschrift (z.B. abweichende Lieferadresse). Je nachdem, was Sie hier per Mausklick aktiviert haben, wird ein Beispiel in das Feld eingetragen und angezeigt. ber die Zusatzfelder 1-10 werden zustzliche Daten, welche Sie im Kunden/Lieferantenstamm im Register Weiteres hinterlegt haben, eingelesen. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Zeilen angezeigt werden, wenn eine zu groe Schriftart ausgewhlt bzw. eine zu geringe Hhe des Anschriftfeldes in dem jeweils benutzten Formular eingestellt wurde. Falls Sie in einem Formular die Eintragungen im Adressfeld in unterschiedlichen Schriftarten oder Schriftgren formatieren mchten, mssen Sie die Anschrift im Formulareditor aus formatierbaren Einzelfeldern zusammensetzen.

Oberflche
Hintergrundeigenschaften Hier stellen Sie die Hintergrundfarbe des Hauptformulars ein.

Vorschlagswerte
Stammdaten
Unter Stammdaten knnen Sie bestimmen, ob die Tip-Box beim Start von TopKontor angezeigt werden soll. Die Tip-Box ist ein Fenster, welches mit interessanten Tipps fr Einsteiger aufwartet und jederzeit ber ?| Tip-Box zeigen... aufgerufen werden kann. Zudem haben Sie die Mglichkeit, die Soforthilfen zu de-/ oder aktivieren. Soforthilfen sind kurze Erklrungen, die automatisch am Mauszeiger erscheinen, sobald sich dieser ber entsprechenden Stellen im Programm befindet. Ferner knnen die Namen der Zusatzinformationsfelder in den Stammdaten von Ihnen belegt werden. Die hier angelegten Bezeichnungen sind im Kunden-/Lieferantenstamm unter Zusatzfelder abruf-

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TopKontor Handbuch bar. Mit einem Klick auf das Listenfeld-Symbol definieren Sie die Auswahlkriterien des jeweiligen Adressmerkmals. Unter Funktion beim Klick auf den Telefonknopf im Adressstamm knnen Sie ein TapiWhlprogramm einstellen, das beim Bettigen des Telefonanwahlknopfes im Adressenstamm eine Telefonverbindung herstellt. Bei Vorgaben im Adressstamm whlen Sie eine Briefvorlage fr die interne Textverarbeitung aus. Wird im Adressstamm die Funktion "Neues Textdokument..." aufgerufen, ffnet sich die Briefvorlage mit den bereits eingefgten Adressdaten.

Zahlungskonditionen
Unter Zahlungskonditionen lassen sich Angaben zu Skonto, Nachlass, Zahlungserinnerung und noch flligen Rechnungen machen. Diese finden automatisch bei der Neuanlage einer Adresse im Kundenstamm als Vorschlag Verwendung. Bei Erstellung eines Dokuments bzw. eines Projektes werden dann aber die Werte aus den Stammdaten bernommen.

Dokument
Im Gruppenfeld Stammdatenbernahme ins Dokument stehen Ihnen folgende Auswahlmglichkeiten zur Verfgung: Aktivieren Sie "Artikel-Mehrfachbernahme", so wird die bernahme von Positionen mehrmals nacheinander ohne automatisches Schlieen des Auswahlfensters erfolgen. Die Optionen "Leistungs-Mehrfachbernahme", "Textbaustein-Mehrfachbernahme", "Lohngruppen-Mehrfachbernahme", "Gerte-Mehrfachbernahme", "FremdleistungsMehrfachbernahme" und "Sonstiges-Mehrfachbernahme" bewirken dasselbe Verhalten wie unter Punkt 1 beschrieben. "Nur bernahme der Kurztexte". Ist diese Eigenschaft eingeschaltet, werden nur die PositionsKurztexte in das Dokument bernommen. Die TopKontor-Stammdaten bieten die Mglichkeit, die Langtexte zu formatieren und gegebenenfalls sogar mit Bildern zu ergnzen. Schalten Sie die Einstellung "Langtexte formatiert bernehmen" aus, um nur den reinen unformatierten Text aus dem Langtext zu bernehmen. Wnschen Sie, dass bei Neuanlage oder Einlesen von Stammdaten die Stcklistenpositionen nicht mit angezeigt werden, so aktivieren Sie das Kontrollfeld "Stcklistenpositionen verstecken".

Es wird im TopKontor automatisch im Hintergrund eine Dokumentsicherung vorgenommen. Bestimmen Sie im Gruppenfeld Automatische Dokumentsicherung wie oft diese ausgefhrt werden soll. Auf Wunsch deaktivieren Sie diese Eigenschaft ber das Feld keine Sicherung. Sicherheitseinbehalt: Bestimmen Sie hier den prozentualen Anteil und wie viele Tage nach Datum des Dokuments dieser gltig sein soll. Legen Sie fest, von welchem Betrag der Sicherheitseinbehalt berechnet werden soll. Zur Ermittlung des Sicherheitseinbehaltes in einem Dokument stehen mehrere Mglichkeiten zur Auswahl. Auswahl Nettobetrag In den Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen wird der Sicherheitseinbehalt immer anhand des Nettogesamtbetrages ermittelt. Auswahl Nettorestbetrag In den Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen wird der Sicherheitseinbehalt immer anhand des Nettorestbetrages ermittelt. Ausgenommen es wird die Option Bei Schlussrechnung ist der Sicherheitseinbehalt vom Netto- oder Bruttogesamtbetrag zu berechnen gesetzt. Dann wird der Sicherheitseinbehalt in den Abschlags- und Teilrechnungen vom Nettorestbetrag und in der Schlussrechnung vom Nettogesamtbetrag ermittelt. 30

Einstellungen

Auswahl Bruttobetrag In den Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen wird der SEB immer anhand des Bruttogesamtbetrages ermittelt. Auswahl Bruttorestbetrag In den Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen wird der SEB immer anhand des Bruttorestbetrages ermittelt. Hinweis: Ausgenommen es wird die Option Bei Schlussrechnung ist der Sicherheitseinbehalt vom Netto- oder Bruttogesamtbetrag zu berechnen gesetzt. Dann wird der Sicherheitseinbehalt in den Abschlags- und Teilrechnungen vom Bruttorestbetrag und in der Schlussrechnung vom Bruttogesamtbetrag ermittelt. Teilrechnungen: Hiermit knnen Sie bestimmen, wie in kumulierten Teilrechnungen vorangegangene Teil- und Abschlagsrechnungen im Summenblock mit angezeigt werden sollen. Unter Abzug der vorangegangenen Teil-/Abschlagsrechnung in legen Sie fest, ob diese bei kumulativen Vorgngen in Netto oder Brutto abgezogen werden sollen. Feld Bezugsdokument: Bei abgeleiteten Dokumenten (z.B. Angebot oder Rechnung) kann in einem Feld des Formulars Typ und Nummer des vorangegangenen Dokumentes angezeigt werden. Legen Sie hier fest, ob nur die Nummer und der Typ dieses Dokumentes dargestellt werden soll.

Sonstiges
Stellen Sie hier die Schriftart und gre ein, die bei Neuanlage oder Einlesen z.B. von Artikel bercksichtigt wird. Mengeneinheiten fr neu angelegte Stammdaten: Whlen Sie die gewnschte Einheit aus dem jeweiligen Listenfeld aus. Diese fungieren bei Neuanlage lediglich als Vorschlagswerte und knnen jederzeit verndert werden. Anzeige der Lohnzeiten in Lohnposition und in Leistungsstcklisten: Stellen Sie hier ein, ob die Lohnzeiten in Minuten oder in Industriestunden im Dokument bzw. in den Stammdaten angezeigt werden sollen. Mengeneinheiten der Lohnpositionen und der Leistungsstcklisten: Tragen Sie hier die entsprechenden Zeiteinheiten ein. Artikelstamm, Artikelgruppenbaum anzeigen: Wenn Sie diese Option aktivieren, werden im Dialog zur Pflege des Artikelstamms links neben der Tabellenansicht der Artikel, die Artikelgruppen angezeigt. Wenn Sie eine Artikelgruppe auswhlen/markieren werden nur Artikel der ausgewhlten Artikelgruppe angezeigt. Inventurassistent: Hier stellen Sie ein, welcher Report fr die Diffenrenzzhlliste standardmig geffnet werden soll. Projektzuordnung: Hier knnen Sie festlegen, in welchem Projekt zuknftig Dokumente gespeichert werden, die nicht in einem speziellen Projekt gespeichert werden sollen. Lagerverwaltung, Einkaufspreis bei Lagerbuchung in Artikelstamm bernehmen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie bei der Lagerbuchung die Einkaufspreise aktualisieren mchten.

Umsatzsteuer
Hierber definieren Sie neue Steuerstze bzw. verndern bestehende.

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TopKontor Handbuch Sie drfen die Bezeichnung eines Steuersatzes dann nicht mehr ndern, wenn dieser bereits in einem Dokument verwendet wurde. Ist eine nderung erforderlich, legen Sie bitte einen neuen Datensatz mit dem aktualisierten Steuersatz an. Jedem Steuersatz knnen Sie hier ein Erls- und ein Steuerkonto zuweisen. Neue Erlskonten legen Sie unter Stammdaten| Tabellen| Register Konten an.

Umsatzsteuerkategorien
Hier finden Sie vordefinierte Umsatzsteuerkategorien: Steuerpflichtig Inland Steuerpflichtig EU mit UStIDNr. Steuerpflichtig EU ohne UStIDNr. Steuerpflichtig nicht EU Ausland Steuerschuldumkehr 13 UStG Steuerfrei

Eine Umsatzsteuerkategorie (z. B. "Steuerpflichtig Inland") ist eine Gruppe von Umsatzsteuerklassen. ber die Umsatzsteuerklasse wird die Zuordnung der Umsatzsteuerstze fr die einzelnen Umsatzknnen Sie die Steuerstze einer Klasse fr den steuerkategorien geregelt. ber die Schaltflche Einkauf / Verkauf ndern. Zur Ermittlung der jeweils gltigen Umsatzsteuerstze wird, ausgehend von den in dem Artikel hinterlegten Umsatzsteuerschlssel und der in den Adressen hinterlegten Umsatzsteurkategorie, in der Zuordnungstabelle der Steuersatz gesucht. Die Umsatzsteuerklassen, die Sie jeweils in einer Umsatzsteuerkategorie verwalten, knnen Sie im oberen Teil des Fensters definieren:

Auerdem knnen Sie den Mindestbetrag fr die Steuerlastumkehr (13 b) hinterlegen. Wird zu einem Kunden, welcher der Steuerschuldumkehr unterliegt, ein Dokument erzeugt, so wird abhngig von diesem Mindestbetrag das Dokument Netto bzw. Brutto erstellt.

Dokumente
Dokumenttitel
In diesen Textfeldern bestimmen Sie, wie die vorhandenen Dokument-Arten im Einzelnen benannt werden sollen. Whlen Sie hier standardmig die Bezeichnungen, die dem jeweiligen Typ entspre32

Einstellungen chen, z.B. "Lieferschein" fr Lieferscheine. Der Titel des Dokumentes ergibt sich dann aus der gewhlten Bezeichnung und der Dokumentennummer (z.B. Angebot 12345/98).

Nummernkreise
Diese Option ermglicht es Ihnen, die Formatierung der Nummernkreise fr Projekte und Dokumente zu vergeben, d.h. Sie bestimmen hier die Form der Projekt-, bzw. Dokumentennummern. Sie knnen die Formatierung beliebig gestalten, z.B. mit einer fortlaufenden Dokumentennummer und der zugehrigen Monats- und Jahreszahl oder ausschlielich einer selbst gewhlten Dokumentennummer (mindestens 4-stellig, hchstens 6-stellig). Des Weiteren tragen Sie in den Feldern nchste freie Nummer die gewnschte Dokumentennummer ein. TopKontor aktualisiert diese Nummern automatisch gem dem jeweiligen Programmstand. Hinweis: Nummernkreis nicht zu hoch whlen. Empfohlen wird, die vorgegebenen Einstellungen beizubehalten!

Formulare / Vor- und Nachtexte


ber die Listenfelder bestimmen Sie, welches Formular bei dem jeweiligen Dokument-Typ als Vorlage dienen soll. Die Formulare haben Sie zuvor ber Tools| Formulareditor definiert und erstellt. ber die Schaltflchen in den Spalten Vortext und Nachtext haben Sie die Mglichkeit, den DokumentTypen Vor- und Nachtexte zuzuweisen, die dann automatisch bei der Belegerstellung eingefgt werden knnen. Haben Sie hier auf eine der Schaltflchen geklickt, so ffnet sich automatisch das Fenster zur Festlegung der Textbausteine. Hier legen Sie neue Textbausteine an oder ndern diese. Textbausteine haben Sie zuvor unter Stammdaten| Textbausteine definiert. Weiterhin hinterlegen Sie hier, ob zu den jeweiligen Dokumentarten auch der Sicherheitseinbehalt automatisch mit angezeigt werden soll.

Standardtexte Positionen
ndern Sie hier gegebenenfalls den Text vor: Bezugsdokument-Feld (bei abgeleiteten Dokumenten) Der Betreff-Zeile Alternativ-Zeilen Bedarfs-Zeilen Leistungs-Positionslisten (die Zeichenfolge {ME} wird dabei durch die entsprechende Mengeneinheit ersetzt)

Standardtexte Summenfu
Sie knnen bei Bedarf den Wortlaut der Standardtexte im Summenfu der Dokumente verndern. Mchten Sie, dass anstatt des Begriffes "Gesamtsumme" der Begriff "total" verwendet wird, so tragen Sie diesen in das entsprechende Feld ein.

Freie Felder fr Formulareditor


Mit Hilfe des Formulareditors knnen auf dem ersten Blatt eines Formulars bis zu 10 Felder zur freien Verwendung angeordnet werden. Die Feldinhalte sind im Dokument frei nderbar. Mgliche Anwendungen knnen hier sein: "Ihr Zeichen", "Unser Zeichen" oder der "Name des Sachbearbeiters" etc.. Sie legen hier also die bei neuen Dokumenten einzutragenden Texte fr diese freien Formularfelder fest. Feld 1 und 2 knnen dabei bis zu 80 Zeichen, die brigen Felder bis zu 15 Zeichen enthalten. Zustzlich haben Sie hier die Mglichkeit, Ihre Projektbemerkung einem beliebigen freien Feld zuzuordnen. Whlen Sie dazu aus dem Listenfeld ein freies Feld aus. Eventuelle Eintrge dieses Feldes werden sodann bei dessen Verwendung mit den Projektinformationen berschrieben.

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TopKontor Handbuch

Einstellungen fr Dokumentlisten
TopKontor bietet Ihnen ber Einstellungen fr Dokumentlisten nun die Mglichkeit, individuelle Einstellungen fr die Umwandlung von Sonderlisten vorzunehmen. Listen, wie z.B. Artikellisten, Arbeitszeitlisten etc. werden zusammengefasst als Sonderlisten bezeichnet. Je nach Auswahl der Listenart ndert sich das Fenster entsprechend, d.h. Kontrollfelder werden je nach Liste angezeigt. Whlen Sie hier nun also nach und nach die Listenarten aus, die Sie bentigen. ber das Listenfeld "Formular" legen Sie den Formulartyp fest, der fr die gewhlte Liste verwendet werden soll. Bildung des Titels der Dokumentliste: Hier bestimmen Sie, wie der Gesamt-Titel der jeweiligen Sonderlisten aussehen soll. In den Feldern Vortext und Nachtext tragen Sie unter Bercksichtigung der Bildungsvorschrift Vorschrift + Titel des Originaldokuments + Nachtext den gewnschten Text ein. Unterhalb des Feldes Nachtext wird ein Beispiel angezeigt. Bitte beachten Sie, dass Sie in das Feld Nachtext nur dann einen Text hinterlegen knnen, wenn unter "Vorschlagswerte| Dokument" die Option "auch Typ des Bezugsdok. zeigen" aktiviert ist.

Darstellungseinstellungen
Gruppenfeld Darstellungseinstellungen: Aktivieren Sie hier die Kontrollfelder, so bestimmen Sie, welche Funktionsleisten bei der Dokumentenbearbeitung mit angezeigt werden sollen. Die Felder sind selbsterklrend. Aktivieren Sie das Feld Tabulatoren in Texten einfgen, so haben Sie die Mglichkeit, in Textfeldern Tabulatoren, z.B. zur Formatierung des Textes, zu setzen. Sie knnen diese Funktion jedoch innerhalb des Dokuments wieder zurcksetzen. Klicken Sie dazu auf das Tabulator-Symbol unten links innerhalb des Dokuments. Wenn die Eigenschaft Bruttoausweisung beim Druck in Titelsummen eingeschaltet ist, wird beim Druck von Dokumenten in den Titelsummen Netto, Mehrwertsteuer und Brutto separat ausgewiesen. Farbeinstellungen fr Positionsrahmen und Texte:

Legen Sie hier ber die Schaltflche die Farbe des in der Dokumentenbearbeitung angezeigten Positionsrahmens fest. Auerdem knnen Sie die Hintergrundfarbe fr Kurz- und Langtexte, Aufmass, Texte (Textbausteine, freie Texte) kundenspezifische Preise und Fixpreise einstellen. Alternativ- und Bedarfspositionen: Mittels dieser Option legen Sie fest, wie der Gesamtpreis dargestellt werden soll. Zur Auswahl stehen: Korrekter Wert in kursiver Schrift Fester Text (frei whlbar)

Darstellungsgre: 34

Einstellungen Sie legen hier die Gre der angezeigten Dokumente auf dem Bildschirm fest. Zur Auswahl stehen: Entsprechend der Fensterbreite (Fenster wird eingepasst) Feste Vergrerung (frei whlbar zwischen 50 und 250 %)

Mengen-Darstellung: In diesem Bereich legen Sie fest, mit wie viel Nach-Komma-Stellen die Mengenwerte dargestellt werden sollen (maximal 5). ber "zeige Dezimalstellen in Mengenfeldern" bewirken Sie, dass immer die oben angegebene Anzahl an Dezimalstellen angezeigt wird. ber "Mengeneinheiten sind immer nderbar" legen Sie fest, ob auch Mengeneinheiten im Dokument verndert werden knnen, obwohl diese aus den Stammdaten abgeleitet werden. Positionsnummerierung: Hier stellen Sie ein, welche Stellenanzahl und Schrittweite der Positionsnummerierung fr Titel und Position im Dokument gesetzt werden sollen.

Aktualisierungseinstellungen
Whlen Sie zunchst, womit Leistungsstcklistenpositionen aktualisiert werden sollen. Zur Auswahl stehen: Mit Werten aus den Stammdaten Mit Werten aus dem Leistungsstamm Nach Methode fragen (bewirkt Einzel-Abfrage)

Stellen Sie ein, wann das Lager aktualisiert werden soll. Zur Auswahl stehen: Manuell buchen Beim Druck der Rechnung Beim Druck des Lieferscheins

Beim Ausdruck einer zum Lieferschein gehrigen Rechnung werden entsprechende Differenzmengen gebucht. Wird kein Lieferschein erstellt, so erfolgt die Aktualisierung beim Druck der Rechnung. Whlen Sie, wann die Positionsstatistik gepflegt werden soll. Zur Auswahl stehen: Druck Rechnungsausgangsbuch Druck der Rechnung

Haben Sie nach Druck der Rechnung ausgewhlt, wird die Positionshistorie sofort beim Rechnungsdruck gepflegt. Bei der Auswahl Druck Rechnungsausgangsbuch, wird die Verkaufshistorie erst beim Druck des RA-Buchs aktualisiert.

Druckereinstellungen
ber die Schaltflche [Drucker-Setup] richten Sie zunchst Ihren Drucker ein. Hierzu whlen Sie den gewnschten Drucker aus der Liste aus und legen ber Eigenschaften die Details fest. Sie bestimmen auerdem das Papierformat, sowie die Papierquelle (Einzugfach des Druckers).

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TopKontor Handbuch

Ist der Drucker eingerichtet, knnen Sie berdies jedem Dokumenttypen, sowie jeder Seite (erste/ letzte/ sonstige/ Kopie) die gewnschte Ausgabeform zuweisen, d.h. Sie entscheiden, auf welches Papier-Einzugs-Fach Ihr Drucker jeweils zugreifen soll. Sie knnen den Zugriff auch automatisch auswhlen lassen. Ferner bestimmen Sie im unteren Teil des Fensters die Anzahl der zu druckenden Exemplare und geben gegebenenfalls einen Text als Platzhalter der Exemplare an, beispielsweise Original, Kundenakte, Buchhaltung oder hnliches.

Kalkulation
Lohn
Kalkulation Standardlohnverrechnungssatz: Diese Vorgaben fr Lohnverrechnungsstze und Preisaufschlge fr Artikel und Gerte werden bei der Neuanlage von Artikel und Leistungen automatisch gem Ihren Vorgaben in den jeweiligen Stammdaten herangezogen und vorbelegt, sind aber jederzeit nderbar. Geben Sie im Feld Mittellohn den gemittelten Stundenlohn ein. Im Feld Lohnnebenkosten tragen Sie den prozentualen Aufschlag der lohngebundenen Kosten und Lohnnebenkosten ein. Der Selbstkosten-Lohnsatz wird vom Programm gem Ihren Angaben automatisch ermittelt. In den darunter liegenden Feldern tragen Sie die prozentualen Auf-/ Abschlge fr Wagnis und Gewinn der einzelnen Preisgruppen (1-10) des Lohnverrechnungssatzes, sowie des Preisaufschlages fr Artikel und Gerte, ein. Ihre Angaben zum Lohn, sowie der Lohnverrechnungssatz fr Preis 1 werden automatisch in die Lohngruppe 000 als Standard bernommen bzw. umgekehrt beim ndern im Lohngruppenstamm hierher bertragen.

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Einstellungen

Kalkulation Artikel / Gerte / Fremd:


Unter Kalkulation Artikel bestimmen Sie fr die Preise 1 bis 10 den prozentualen Aufschlag, der dann beim Anlegen neuer Artikel bercksichtigt wird. In gleicher Weise legen Sie ber die entsprechenden Register die prozentualen Aufschlge fr Gerte, Fremdleistungen und Sonstiges fest.

Einstellung / Tagesnotierung:
Tragen Sie die Tageskupfernotierung ein. Sie knnen auch bestimmen, dass fr die Kupferberechnung immer die Tagesnotierung genommen wird. Hierzu aktivieren Sie die Option Tagesnotierung immer bernehmen. Kalkulationseinstellung: "Gewichtete Einzelpreis-Kalkulation" bedeutet, dass bei direkter nderung des Einzelpreises die bisherigen Anteile von Lohn, Artikel und Gerten prozentual beibehalten werden; sonst werden die Anteile mit dem sich ergebenden durchschnittlichen prozentualen Aufschlag versehen. "Kalkulativen %-Satz 'Aufschlag' in allen Positionen bernehmen": Bei der Kalkulation von Summen und Leistungen werden genderte Lohnstze und prozentuale Aufschlge auf Artikel und Gerte in alle Stcklistenpositionen bernommen. "%-Satz "Aufschlag beibehalten": Ist diese Einstellung eingeschaltet, bewirkt die nderung eines Einkaufspreises eine entsprechende nderung des Verkaufspreises unter Beibehaltung des bisherigen prozentualen Aufschlags. Diese Einstellung ist wichtig bei der KupferKalkulation! "Kupfer-Gewicht anzeigen": In einigen Gewerken enthalten Artikeldaten Angaben zum Gewicht und zur Kennzahl des Kupferanteils. Aktivieren Sie hier die Anzeige, wenn Sie mit Kupfer arbeiten.

Preisfindung (Rabattmatrix)
In dieser Matrix knnen Sie Verkaufsrabatte in % hinterlegen. Die Rabatte sind jeweils abhngig aus der Kombination von der im Kundenstamm eingestellten Preisgruppe und der im Artikel hinterlegten Artikelrabattgruppe. Weitere Informationen zur erweiterten Preisermittlung finden Sie in dem Kapitel Stammdaten - Preisfindung.

Whrung
Unter Voreinstellung fr neue Dokumente knnen Sie einstellen, ob das Whrungszeichen in Positionspreisen erscheinen soll, bzw. ob die entsprechende Zweitwhrung auf den Dokumenten nur in den Endsummen erscheinen soll. Fr den Fall, dass Sie anstatt des Euro-Symbols die Whrungsbezeichnung EUR bevorzugen, knnen Sie unter Anzeige des Whrungszeichens Ihre Auswahl fr den Dokumentbereich, sowie fr den Stammdatenbereich treffen. Unter Kassenbuch knnen Sie durch Aktivierung des Kontrollkstchens die Mglichkeit schaffen, ein ggf. vorhandenes altes DMKassenbuch im Men noch anzeigen zu lassen.

Schnittstellen
Hier werden Ihnen alle verfgbaren Schnittstellen angezeigt. Whlen Sie die gewnschte Schnittstelle aus, deren Eigenschaften Sie verndern mchten. Unter Status der Schnittstelle knnen Sie per Mausklick entscheiden, ob die von Ihnen ausgewhlte Schnittstelle nicht aktiviert fr Benutzer mit Administratorstatus aktiviert fr alle Benutzer aktiviert 37

TopKontor Handbuch werden soll. Sie bestimmen somit, welche Anwender Zugriff auf diese Schnittstelle haben sollen. Haben Sie beispielsweise eine ausgewhlte Schnittstelle auf nicht aktiviert gesetzt, so wird diese unter Tools| Datenimport|... nicht angezeigt. Unter Vorgabewert fr Datenimport legen Sie fest, auf welches Laufwerk bzw. Verzeichnis die Schnittstelle beim Datenimport automatisch zugreifen soll. Bentigt die Schnittstelle z.B. einen Pfad zum Einlesen, so knnen Sie diesen hier eintragen. Machen Sie keine Angabe, so wird beim Datenimport automatisch auf das Diskettenlaufwerk zugegriffen.

Firmenkalender
In dem Gruppenfeld Einstellungen des Firmenkalenders legen Sie das Raster der UhrzeitAnzeigeleiste im Kalender fest. Dazu whlen Sie aus dem Listenfeld den Zeitabschnitt. Zur Auswahl stehen 10, 15 und 30 Minuten, sowie eine Stunde. Bestimmen Sie berdies die Arbeitszeit Ihres Betriebes, indem Sie diese in die jeweiligen Felder eintragen. Weitere Optionen: Nur Arbeitszeit anzeigen Es wird nur die reine Arbeitszeit im Kalender angezeigt. Bereiche auerhalb der Arbeitszeit werden ausgeblendet. Sobald Sie die Programmeinstellungen ber die Schaltflche [OK] schlieen, erscheint eine Besttigungsabfrage. Bejahen Sie diese, so werden die genderten Einstellungen gltig.

Kontaktmanagement
Siehe separates Kapitel "Kontaktmanagement"

Externe Programme
Siehe separates Kapitel "Externe Programme"

Einstellungen der Zusatzmodule


Wenn Zusatzmodule installiert sind, knnen Sie ber die Schaltflche oberen Teil des Fensters die Einstellungen fr die Zusatzmodule bearbeiten. im

Datenreorganisation
ber Werkzeuge | Datenreorganisation... Tools | Datenreorganisation... haben Sie die Mglichkeit, Index-Dateien im Programm neu aufzubauen. Index-Dateien sind Verzeichnis-Dateien, die dazu dienen, auf schnelle Art und Weise Programmdaten, wie z.B. Artikel-Nummern zu finden. Eine Reorganisation fhren Sie z.B. immer durch, wenn Sie viele Datenstze gelscht haben. Eine Reorganisation kann fr folgende Daten durchgefhrt werden: 38 Adressen

Einstellungen Textbausteine/ Stammdaten-Tabellen Artikel/ Lieferanten Leistung/ Gewerke Konten Lager Dokumente/ Rechnungsausgang Rechnungseingangsbuch Kassenbuch Reparaturauftrge Aufmasserfassung Nachkalkulation Reporte Kalender Wartung&Service Mareon-Schnittstelle Bestellcenter

Markieren Sie die gewnschten Programmbereiche. Anschlieend drcken Sie die Taste [Start]. Mit der rechten Maustaste (Kontextmen) erhalten Sie weitere Hilfestellung fr die Selektion. Nach Bettigung der Schaltflche [Start] beginnt die Datenreorganisation automatisch. Nach erfolgter Datenreorganisation bettigen Sie [Abbrechen].

Formulareditor
Im TopKontor ist ein Formulareditor integriert, mit dem Sie eigene Formulare erstellen bzw. die bereits vorhandenen nach Ihren Bedrfnissen anpassen knnen. Diese Formulare dienen als Grundlage fr Ihre Dokumente wie Angebote, Auftragsbesttigungen, Lieferscheine und Rechnungen etc.. Sie ffnen den Formulareditor im Hauptfenster ber Werkzeuge | Formulareditor Tools | Formulareditor und erhalten folgendes Fenster:

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TopKontor Handbuch

Formular bearbeiten
ber Datei | ffnen bzw. ffnen Sie einen Dialog zur Auswahl bereits bestehender Formulare.

Der Dateiname vor der Endung .frm darf max. 8 Stellen beinhalten. Hier whlen Sie das gewnschte Formular (Standard.frm) aus und bernehmen dieses mittels der Schaltflche [ffnen] in den Formulareditor.

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Einstellungen

Sie sehen schwarze Rahmen um die einzelnen Elemente, wissen aber, dass diese hier ausschlielich der Positionierhilfe dienen und beim Ausdruck nicht sichtbar sind. Dieses Standardformular enthlt alle wichtigen Elemente, die Sie fr Ihre Standarddokumente bentigen.

Neues Textfeld einfgen


Sie wollen nun im Dokumentenkopf Ihren individuellen Schriftzug mit Logo einbringen. Sie gehen wie folgt vor: Sie ziehen an der Stelle, an der Sie den Schriftzug einfgen mchten mit gedrckter linker Maustaste einen Rahmen. Ist der Rahmen gro genug, lassen Sie die Maustaste los. Der neue Rahmen wird nun gelb dargestellt und der Cursor blinkt, d.h. Sie knnen ab sofort nach Belieben Text einfgen.

Sie rufen nun mit der rechten Maustaste das Kontextmen auf und whlen daraus Feldtyp ndern. Sie erhalten folgenden Dialog: 41

TopKontor Handbuch

Sie whlen die Option Festes Textfeld, da es sich um ein nicht vernderbares Feld handelt. ber [OK] kehren Sie wieder in den Formulareditor zurck. In dem zuvor geschaffenen Feld (Rahmen) tragen Sie nun Ihren Firmenschriftzug ein. ber die Formatsymbolleiste whlen Sie ber die Listenfelder die gewnschte Schriftart und Schriftgre, um Ihre Eingabe nach Ihren Wnschen zu formatieren.

Bestehendes Textfeld verschieben/Gre ndern


Wollen Sie ein bestehendes Textfeld verschieben oder die Gre verndern, halten Sie bitte die ALT + Linke Maustaste gedrck um das Feld entsprechend anzupassen.

Bestehendes Textfeld ndern


Wollen Sie ein bereits bestehendes Textfeld ndern, so klicken Sie mit der Maus in das zu ndernde Feld und whlen wiederum ber das Kontextmen (rechte Maustaste) Feldtyp ndern aus. Sie whlen nun eine Option, die Ihren Wnschen entspricht, z.B. Erstellungsort oder Projektnummer. Sie besttigen mit [OK] und hinterlegen nun den gewnschten Eintrag in diesem Feld.

Freies Formularfeld definieren


Sie haben auch die Mglichkeit, freie Formularfelder zu definieren. Hierfr ziehen Sie wie gehabt einen Rahmen und weisen ber das Kontextmen Feldtyp ndern die Option freies Formularfeld zu. Die Vorbelegung dieser Felder erfolgt in den Einstellungen unter Datei | Einstellungen | freie Felder fr Formulareditor.

Grafik einfgen
In das zu bearbeitende Formular knnen Sie jetzt nach Ihren Wnschen Bilder und Grafiken, wie z.B. Ihr Firmenlogo einfgen. Hierfr ziehen Sie mit der Maus einen Rahmen, in den die Grafik positioniert

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Einstellungen

werden soll. Whlen Sie das Men Einfgen | Grafik oder bettigen Sie , so gelangen Sie in einen Dialog zur Auswahl des Verzeichnisses, in dem sich die Grafik befindet. ber das Kontrollfeld Vorschau anzeigen knnen Sie sich die ausgewhlte Grafik vorab ansehen. Klicken Sie nun auf [OK], so wird die Grafik automatisch in Ihr Formular bernommen.

Grafikgre verndern
Klicken Sie die eben eingefgte Grafik doppelt an, so erhalten Sie ein weiteres Fenster zur Festlegung der Bildgre.

Sie tragen hier die gewnschte Gre in Millimetern ein bzw. geben die Bildgre in Prozent an. Haben Sie das Kontrollfeld Bildproportionen beibehalten aktiviert, so wird der zweite Prozentwert automatisch dem anderen angeglichen.

Darstellung Textfelder
ber das Men Optionen | Einstellungen oder ber gelangen Sie in einen Dialog zur Festlegung der Hintergrundfarben in Textfeldern, sowie der Datenfeld-Farbe und der Standardschriftart.

ber die Kontrollfelder haben Sie die Mglichkeit, die Feld- und Druckrnder auszublenden. Diese Einstellungen dienen Ihnen nur fr die Arbeit im Formulareditor.

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TopKontor Handbuch

Kontaktmanagement
Ab Version 5.1 wird vom TopKontor Handwerk eine Anruferkennung/ Wahlhilfe ber TAPI untersttzt. Es werden alle TAPI fhigen Endgerte ab TAPI 2.1 untersttzt. TopKontor Handwerk bietet lediglich die Schnittstelle zur TAPI. Wir empfehlen, bevor Sie die TAPI Untersttzung im Handwerk aktivieren, die Wahlhilfe von Windows zu konfigurieren. Nur wenn Sie mit der Wahlhilfe von Windows Ihr Telefon bedienen knnen, ist die Nutzung mit dem TopKontor Handwerk mglich. Wenn alle Telefonate signalisiert werden sollen, aktivieren Sie die Option Anruferkennung mit Handwerk starten. Um die TAPI-Untersttzung zu aktivieren, rufen Sie unter den Einstellungen den Punkt Telefonie auf.

Whlen Sie den TAPI-Treiber, der Ihr Telefon untersttzt, aus. Legen Sie zustzlich fest, welche Funktion beim Klick auf den Telefon-Button ausgefhrt werden soll. Whlen Sie in diesem Fall Mit TAPI whlen. Wenn eine Nebenstellenanlage verwendet wird, ist es meistens notwendig, dass eine 0 vorgewhlt wird. Wenn das notwendig ist, tragen Sie dieses bei der Amtskennziffer ein. Wenn eine CallByCall-Vorwahl gewhlt werden soll, knnen Sie diese ebenfalls bei Call By Call eintragen. Diese Nummern werden bei einem Telefonat automatisch vorgewhlt. Starten Sie das Handwerk nach Durchfhrung der Konfiguration neu. Die Anruferkennung luft in der Taskleiste mit dem Symbol. Die Anruferkennung signalisiert alle ausgehenden und eingehenden Anrufe. Wenn die Rufnummer in der Datenbank gefunden wird, wird der Name des Anrufers eingeblendet. Wenn die Rufnummer nicht erkannt wird, wird nur die Rufnummer angezeigt. Bei aktivierter Rckwrtssuche wird versucht, die Kontaktdaten ber GoYellow zu ermitteln. Ist das erfolgreich, werden die Kontaktdaten aus GoYellow eingeblendet. Bei einem GoYellow Kontakt kann zustzlich ber Karte anzeigen ein Kartenausschnitt im Internet angezeigt werden. 44

Einstellungen

Wenn auf das Fenster mit der linken Maustaste geklickt wird, wird bei bekannter Rufnummer das Stammdatenfenster geffnet. Es wird der Reiter Kontakt geffnet und ein neuer Eintrag mit den Informationen zum Anruf erstellt. Diese knnen bearbeitet und gespeichert werden. Bei einem nicht erkannten Anruf werden Sie gefragt, ob der Datensatz angelegt werden soll. Wird die Abfrage mit Ja beantwortet, wird der Datensatz als freie Adresse angelegt. Alle bekannten Informationen werden dabei vorbelegt. In dem Reiter Kontakte kann eine Wiedervorlage angelegt werden. Bei Nutzung dieser Funktion wird automatisch eine Aufgabe im Kalender angelegt. kann die Rufliste, Anruf simulieren und Beenden ber einen Rechtsklick auf das Symbol aufgerufen werden. Die Rufliste protokolliert alle eingehenden und ausgehenden Anrufe.

Durch Klick auf die entsprechende Spalte kann die Sortierung der Liste gendert werden. Wenn Sie einen Eintrag per Doppelklick anwhlen, wird das Stammdatenfenster aufgerufen. Bei nicht bekannten erneut aufgerufen werden. Diese RufRufnummern kann die Rckwrtssuche ber den Button nummern knnen per Doppelklick nach Abfrage als freie Adresse auch nachtrglich angelegt werden. 45

TopKontor Handbuch ber den Button kann ein Anruf erneut ausgefhrt werden. Dabei wird die Rufnummer des ausfiltern. Es ffnet sich das

gewhlten Eintrages verwendet. Sie knnen die Liste ber den Button Fenster fr den Filter. Ist der Filter aktiv, wird dies ber den Button

kenntlich gemacht.

Sie knnen ber den Button Rufliste entfernen.

oder ber das Kontextmen einzelne oder alle Eintrge aus der

Externe Programme
ber den Menpunkt [Datei/Einstellungen] haben Sie die Mglichkeit externe Programme einzubinden. Bitte gehen Sie dazu wie folgt vor:

In den Einstellungen whlen Sie ganz unten den Menpunkt "Externe Programme" aus.

Nun haben Sie auf der rechten Seite die Mglichkeit bis zu drei externe Programmverknpfungen festzulegen. Folgende Dateiendungen werden bercksichtigt: Ausfhrbare Dateien *.exe Windows Batch Dateien *.bat Windows Verknpfungen *.lnk Durch die Mglichkeit *.lnk Verknpfungen einzubinden, knnen Sie theoretisch smtliche unter Windows registrierten Dateien aus dem Programm heraus aufrufen. In dem Beispiel unten z.B. ein verknpftes Word Dokument. Wenn Sie eine Verknpfung einer beliebigen Datei auf dem Desktop ablegen mchten, halten sie die linke ALT Taste gedrckt und ziehen Sie mit gedrckter linker Maustaste die "Datei" auf Ihren Desktop. Die daraus resultierende Verknpfung hat die Endung *.lnk und lsst sich ins Programm bei den "Externen Programmen" einbinden. 46

Einstellungen

Diese Dateien knnen Sie dann direkt aus dem Menpunk "Tools" aufrufen. Bitte beachten Sie, dass die Beschriftungen in den [Einstellungsdialog/Externe Programme] in den Menpunkt "Tools" bernommen werden.

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Stammdaten
Regelmig bentigte Informationen werden in den verschiedenen Stammdatenbereichen abgelegt. Um diese zu bearbeiten, starten Sie TopKontor und klicken auf das Men Stammdaten. Sie knnen nun ber die hier aufgefhrten Menpunkte Ihre Adressen - Kunden Adressen - Lieferanten Adressen - Mitarbeiter Adressen - freie Adressen Artikel Leistungen Textbausteine Kostenarten - Lohngruppen Kostenarten - Gert Kostenarten - Fremdleistungen Kostenarten - Sonstiges Tabellen Globale Tabellen

anlegen und auch pflegen. Weitere Stammdaten finden Sie im Men Datei: Tabellen Globale Tabellen Alle Stammdaten knnen natrlich von Ihnen auch whrend der Arbeit in Dokumenten angelegt bzw. gendert werden. Fr eine Vielzahl von Gewerken ist es mglich, Lieferanten- oder Grohndlerdaten ber die Schnittstellen (z.B. DATANORM) einzulesen. Diese bernahme wird im Kapitel "Datenimport" beschrieben.

Kunden/Lieferanten/freie Adressen
Bei allen Stammdatenstzen erfolgt das Bearbeiten wie Neuanlage, nderung oder Lschen ber die am oberen Fensterrand befindlichen Schaltflchen gleich. Wird ein Datensatz ausgewhlt, so erscheinen die dazugehrigen Informationen in den entsprechenden Feldern der verschiedenen Register immer im oberen Fenster.

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Textverarbeitung

Die Daten werden in grauer Farbe angezeigt und knnen so von Ihnen nicht bearbeitet werden. Erst durch Bettigen der entsprechenden Schaltflche ist es mglich, einen Datensatz neu anzulegen, zu ndern oder zu lschen. angebracht, so haben Sie die MglichIst bei verschiedenen Feldern zustzlich die Schaltflche keit, hierber in weitere Auswahlfenster zu gelangen. Zudem ist bei manchen Feldern zustzlich die Schaltflche angebracht, die es Ihnen erlaubt, Nummern in die Zwischenablage zu speichern, um diese mittels rechter Maustaste (Einfgen) an anderer Stelle zu platzieren. Klicken Sie die Schaltflim rechten oberen Teil des Fensters, so erhalten Sie ausschlielich Datenstze in che Tabellenform angezeigt und die oberen Informations-Register entfallen. Sie knnen die Adressen auch auf mobilen Computern zur Verfgung stellen. Nutzen Sie Mobil Organizer, um Adressen und Termine immer zur Verfgung zu haben. Die Dialoge zur Bearbeitung von Kunden, Lieferanten und freien Adressen sind nahezu gleich, daher werden sie hier gemeinsam beschrieben. Sie whlen ber das Men Stammdaten den entsprechenden Adressbereich, den sie pflegen wollen, aus. . In den Stammdaten- Fenstern bekommen Sie im unteren Teil die von Ihnen bereits angelegten/ eingelesenen Daten Ihrer Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter angezeigt. ber die Bildlaufleiste haben Sie die Mglichkeit, einen gewnschten Datensatz auszusuchen und durch Anklicken der Position zu markieren. Die dazugehrigen Daten erscheinen sogleich im oberen Teil des Fensters. ber die einzelnen Register erhalten Sie weitere Informationen angezeigt. Sie erhalten folgendes Bildschirmfenster:

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TopKontor Handbuch

ber die Felder Sortierung und Wortsuche haben Sie auf einfache Art die Mglichkeit, die Wortsuche nach einer bereits angelegten Adresse zu starten. Sortierung Hier whlen Sie aus dem Listenfeld das Kriterium aus, nach welchem die Suchliste in der Ansicht geordnet werden soll. Zur Verfgung stehen Ihnen: Adressnummer Suchbegriff Firma Name Postleitzahl Ort Rufnummer Datev-Nummer

Je nach Auswahl des Sortierungsbegriffes zeigt die Liste die zugehrigen Daten entsprechend sortiert an. Wortsuche In diesem Feld geben Sie ein Suchwort ein. Nach Besttigung mit [Return] bzw. Mausklick auf die Schaltflche [Suchen] startet das Programm den Suchvorgang und zeigt Ihnen alle Adressen an, in denen dieses Suchwort enthalten ist. Auswahl festlegen ber die Schaltflche "Weiteres..." knnen Sie die Funktion "Auswahl festlegen" aufrufen. Diese Funktion dient dazu, die anzuzeigende Auswahl von Datenstzen nach Ihren Wnschen einzuschrnken und anzuzeigen.

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Textverarbeitung

Kunden-Nr.: Die Kundennummer wird in diesem Fenster vom Programm laufend mitgefhrt. Diese Nummer ist der eindeutige Schlssel des Stammsatzes. Suchbegriff Der hier eingegebene Suchbegriff wird in diesem Fenster ebenfalls vom Programm laufend mitgefhrt. Der Eintrag in diesem Feld erscheint in der unteren Tabelle innerhalb der Spalte "Suchbegriff". Falls die Spalte Suchbegriff (oder eine beliebige andere) nicht angezeigt wird, kann sie schnell und benutzerfreundlich eingefgt werden.

Register Anschrift
Dieses Register enthlt alle wichtigen Daten Ihrer Lieferanten, Ihrer Kunden und Ihrer Mitarbeiter. Branche Hier weisen Sie Ihren Kunden und Lieferanten eine Branche zu. Weisen Sie hier die Branche zu, so haben Sie ber die Schaltflche [Auswahl festlegen] die Mglichkeit, sich Adressen nach bestimmten Branchen anzeigen zu lassen. Entfernung Hier tragen Sie die Entfernung zum Kunden (Lieferanten oder auch Mitarbeiter) in Kilometern ein. Geburtstag Das Geburtsdatum eines Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiters kann manuell oder ber das Kalenangegeben werden. Diese Geburtstage erscheinen im Firmen-Kalender und knnen der-Symbol mittels Serienbrief ausgegeben werden.

Register Ansprechpartner
In diesem Register knnen Sie sich Informationen zum jeweiligen Ansprechpartner in der bersicht anzeigen lassen. Es steht Ihnen zudem frei, eventuelle Bemerkungen zum jeweiligen Ansprechpartner zu hinterlegen. Letzteres geschieht ber die Schaltflche Bemerkung direkt ber der Tabelle der Ansprechpartner bzw. ber die Tastenkombination [Alt+M]. TopKontor erlaubt es also, jederzeit zwischen der bersicht und den Bemerkungen hin und her zu schalten.

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TopKontor Handbuch Sie knnen hier im Feld E-Mail die E-MailAdresse des Ansprechpartners eintragen. Durch Mausklick auf die Schaltflche gelangen Sie direkt in Ihr E-Mail-Programm. Die entsprechende Adresse wird automatisch als Anschrift eingetragen. Voraussetzung hierfr ist jedoch das Vorhandensein eines eingerichteten Mail-Programms wie z.B. Microsoft Outlook Express . Sie knnen je Ansprechpartner fnf Zusatzfelder definieren.

Register Bank
In diesem Register werden Informationen zur Bankverbindung wie Bankleitzahl, Konto-Nummer und haben Sie Zugriff auf den Bankenstamm und knnen Bankder Name der Bank eingetragen. ber leitzahl und Bankname heraussuchen und in die Adresse bernehmen. Legen Sie hier auch die Zahlungsart des Kunden fest: berweisung Bankeinzug Lastschrift Nachnahme Barzahler

Register Konditionen
Bei der Neuanlage einer Adresse werden die in den Einstellungen hinterlegten Angaben zu den Zahlungskonditionen bernommen. Diese Angaben knnen hier kundenspezifisch angepasst werden. Sie legen hier unter Konditionen fest, welche Bedingungen fr Skonto, Skontotage, Nachlass, Flligkeitstage fr den jeweiligen Kunden gelten sollen. Klicken Sie das Kontrollfeld Kunde nie mahnen an, so veranlassen Sie, dass dieser Kunde bei einem automatischen Mahnlauf nicht gemahnt wird. Unter Sperrinformationen lsst sich das Kreditlimit eines Kunden auf eine bestimmte Summe festlegen. Darber hinaus lsst sich durch Aktivierung des entsprechenden Kontrollkstchens eine Liefersperre fr den Kunden verhngen. Bei gesetzter Liefersperre erscheint ein Hinweisfenster bei Neuanlage von Dokumenten bei diesem Kunden. Unter Provision knnen Sie einem Kunden einen Vertreter zuweisen. Unter Preisbildung ordnen Sie einem Kunden die gewnschte Preisgruppe (Preisbasis 1-10) zu. Auerdem setzen Sie hier die Kennzeichen: Festpreis: Falls im Artikelstamm ein Festpreis hinterlegt ist, wird dieser berechnet. Sonderpreis: Bei gesetztem Kennzeichen sind fr diesen Kunden die Sonderpreise im Artikelstamm gltig. Brutto: Ist dieses Kennzeichen gesetzt, werden auf den Dokumenten fr diesen Kunden nur Bruttopreise ausgewiesen.

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Preisfindung. Unter Angaben zur Steuerpflicht knnen sie den Umsatzsteuerschlssel zuordnen. Dieser ist abhngig davon, ob der Kunde/Lieferant im In- oder Ausland bzw. in der europischen Union ansssig ist. Unterliegt der Kunde der Steuerschuldumkehr gem 13 UStG, so whlen Sie den entsprechenden Umsatzsteuerschlssel. An dieser Stelle knnen Sie auch die Umsatzsteueridentnummer des Kunden/ Lieferanten hinterlegen.

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Textverarbeitung Unternehmer oder eine juristische Person des ffentlichen Rechtes: Fr den Fall, dass Sie nicht ber eine Freistellung fr die Abzugssteuer auf Bauleistungen verfgen und es sich bei dem jeweiligen Kunden um einen Unternehmer oder eine juristische Person des ffentlichen Rechtes handelt, aktivieren Sie das Kontrollkstchen und ein entsprechender Textbaustein wird bei Neuanlage in das Dokument eingefgt. Textbausteine knnen Sie unter Extras| Textbausteine einsehen, verndern und lschen. In dem Feld abweichende Anschriften knnen Sie dauerhaft Liefer- und Rechnungsanschriften hinterlegen, die von der in den Adressdaten angegebenen Anschrift abweichen. Diese werden dann beim Erstellen von Lieferscheinen und Rechnungen bercksichtigt.

Register Hinweistext (nur Kunden)


Dieser Hinweistext erscheint bei verschiedenen Verarbeitungsschritten (Erstellen von neuen Dokumenten wie Angebot, Auftragsbesttigung, Lieferschein und Rechnung) und kann dort auch direkt ergnzt werden. Wird zu einer Adresse ein Hinweistext angelegt, so wird in dem Register Hinweistext optisch darauf hingewiesen. Sobald Sie eine Bemerkung hinterlegt haben, erscheint das Symbol neben der Registerbezeichnung, das Sie auch knftig darauf aufmerksam macht, dass zu diesem Kunden Bemerkungen vorliegen.

Register Bilder
Hier knnen Sie Bilder fr diesen Datensatz hinterlegen. Durch Klicken auf die Schaltflche ffnet sich ein Datei-Auswahldialog, mit dem Sie eine Bilddatei auf der Festplatte auswhlen knnen. Mit der knnen Sie Bilder entfernen. (Anmerkung: Dabei wird das Bild nicht von der FestplatSchaltflche te gelscht.)

Register Umsatz
Unter Umsatzinformationen in Brutto erhalten Sie die Kunden-Information ber wahlweise den Umsatz der letzten 12 Monate, des aktuellen Jahres oder insgesamt. Zustzlich angezeigt wird die letzte Rechnung mit Datumsangabe, sowie der Umsatz und noch offene Summen. In einem Balkendiagramm erhalten Sie eine bersicht zu den monatlichen Umstzen der letzten 12 Monate.

Register Historie
Hierber knnen Sie sich die bisher angelegten Dokumente sortiert nach Datum, Dokumentnummer oder Projektnummer anzeigen lassen. Wenn Sie ein Dokument markieren, erscheint im unteren Teil des Fensters die Information, wann und vom wem das Dokument zuletzt gendert wurde. Es werden auerdem die Reparaturauftrge und Lieferantenrechnungen angezeigt. Mit der Schaltflche [Setzen] im Feld Filter haben Sie die Mglichkeit, weitere Anzeigefilter zu aktivieren. Es ffnet sich ein Dialog, in dem Sie spezifischere Angaben machen knnen, nach denen der Filter ausgerichtet werden soll. So ist es mglich, sich die Projekte nach Dokumentdatum und/ oder nach Dokumenttypen sortiert anzeigen zu lassen. Hierzu aktivieren Sie je nach Wunsch die Kontrollfelder und geben die gewnschte Datumsspanne bzw. den gewnschten Dokumenttypen an. Sie besttigen Ihre Angaben mit [OK]. Sobald Sie einen Filter gesetzt haben, erscheint im Feld Filter anstatt [Setzen] die Schaltflche [Zurcksetzen], mit der Sie den Filter wieder ausschalten knnen.

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TopKontor Handbuch

Register Bemerkung
Sie tragen hier bei Bedarf einen Text beliebiger Lnge ein. Dies knnen weitere wichtige Hinweise zu einem Kunden sein. Sobald Sie eine Bemerkung hinterlegt haben, erscheint das Symbol neben der Registerbezeichnung, das Sie auch knftig darauf aufmerksam macht, dass zu diesem Kunden Bemerkungen vorliegen.

Register Zusatzfelder
Wie schon unter Datei| Einstellungen| Programmeinstellungen knnen Sie hier die Zusatzfelder 1 bis 20 mit eigenem Text belegen.

Register Weiteres (nur Lieferanten)


In diesem Register knnen Sie Ihre Kundennummer beim Lieferanten, sowie die mit dem Lieferanten vereinbarte Versandart hinterlegen. Auerdem knnen Sie hier die durchschnittliche Lieferzeit des Lieferanten in Tagen angeben.

Allgemeines zu den Stammdaten


Speziell im Adressstamm haben Sie ber die am oberen Fensterrand befindliche Schaltflche [Weiteres...] folgende ergnzende Bearbeitungsmglichkeiten:

Adressassistent Startet den Adressassistenten, mit dem Sie eine Adresse kopieren knnen. Adresse drucken Die aktuelle Adresse mit allen Ansprechpartnern wird als Report bereitgestellt. Neues externes Dokument Hierber gelangen Sie in folgendes Fenster.

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Textverarbeitung

Whlen Sie aus, was Sie tun wollen. Es stehen drei Mglichkeiten zur Wahl: ein Worddokument erstellen ein Exceldokument erstellen eine Datei-Verknpfung erstellen

Bei dem Auswahlfeld Projekt legen Sie fest, in welches Projekt das Dokument bzw. die DateiVerknpfung gespeichert werden soll. Klicken Sie auf [Weiter] und Sie gelangen in folgenden Dialog:

Unter Vorlage whlen Sie aus Ihren Vorlagen (*.xlt oder *.dot) die Vorlage aus, die Sie bentigen. Geben Sie im Feld Betreff einen Betreff ein, um spter das Dokument einfacher zu finden. Neues Textdokument Es ffnet sich die interne Textverarbeitung mit der Briefvorlage, die Sie unter Datei | Einstellungen | Stammdaten | Vorgaben im Adressenstamm eingestellt haben. Kalender fr diese Adresse Hierber ffnen Sie den Firmenkalender fr diesen Kunden. Verkaufshistorie ffnet ein Informationsfenster, dem Sie entnehmen knnen, wann Sie diesem Kunden welcheArtikel und welche Leistung zu welchen Konditionen berechnet haben. Kundenpreise: Hier knnen zum Kunden Artikel und Lhne mit dem jeweiligen kundenspezifischen Preis hinterlegt werden. Bei Einfgen von Lohn oder eines Artikels in ein Dokument, wird dieser mit dem kundenspezi55

TopKontor Handbuch fischen Preis eingefgt. Die kundenspezifischen Preise werden mit einem gelben Hintergrund angezeigt. Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Preisfindung. Objektadressen: Zu jedem Kunden knnen beliebig viele Objektadressen angelegt werden. Ist zu einer Adresse eine Objektadresse vorhanden, knnen Sie mit einem Klick in den Objektadressstamm verzweigen. In Reparaturauftrgen, Angeboten, Auftragsbesttigungen und Rechnungen kann auf diese Objektadressen zurckgegriffen werden. Sie knnen ebenfalls nach Objektadressen suchen und anschlieend die damit verbundene Kundenadresse per Mausklick anwhlen. Das kann sehr hilfreich sein, wenn zum Beispiel Mieter von greren Objekten bei Ihnen direkt anrufen, jedoch der Rechnungsempfnger Ihr Kunde ist. Damit die Objektadresse in einen Auftrag oder eine Rechnung angezeigt wird, ist hier ein weiterer Platzhalter im verwendeten Formular einzubinden. Seriennummern Startet die Seriennummernverwaltung. Preisauskunft Hierber knnen Sie sich die Preise auf 'Preisbasis der Kundeneinstellung' anzeigen lassen.

Kunde neu anlegen


Um einen neuen Datensatz anlegen zu knnen, bettigen Sie die am oberen Teil des Fensters ange. Mchten Sie eine bereits erfasste Adresse kopieren, starten Sie ber die brachte Schaltflche Schaltflche [Weiteres...] den Adressassistenten:

Haben Sie eine Adresse ausgewhlt, deren Datensatz als Basis fr weitere Datenstze dienen soll, so klicken Sie auf [Weiter...]. Sie 56

Textverarbeitung haben somit die Mglichkeit, viele gleichartige Adressen auf schnelle Art zu erfassen. Sie brauchen dann nur noch die Unterschiede zum bereits ausgewhlten "Basisdatensatz" einzutragen. Die Adressnummer wird vom Programm vergeben, ist hier aber auch nderbar. Je nachdem, mit welchem Nummernkreis Sie den ersten Datensatz angelegt haben (10000 fr Kunden), vergibt das Programm bei Neuanlage die neue Nummer automatisch um jeweils einen Zhler. Zum Anlegen eines neuen Kunden tragen Sie nun in die Felder der Register Ihre Angaben ein. AbIhren neuen Datensatz ab. schlieend speichern Sie ber

Kundendaten ndern
Falls Sie jedoch bei diesem Kunden eine nderung vornehmen mchten, klicken Sie auf die auf . Die Felder sind dann wei hinterlegt und knnen nun von Ihnen bearbeitet werden. ab. Mit machen Sie Ihre gettigten EingaIhre nderungen speichern Sie ber die Schaltflche ben rckgngig.

Kundendaten lschen
Whlen Sie den entsprechenden Kunden aus und klicken Sie auf . Nach einer Sicherheitsabfrage, die Sie mit [Ja] besttigen, wird der ausgesuchte Kunde nun gelscht. Sie knnen keinen Kundenstammsatz lschen, fr den bereits Belege erstellt wurden.

Mitarbeiterstamm
ber Stammdaten | Mitarbeiter gelangen Sie in den Adressenstamm fr Mitarbeiter. Hier legen Sie neue Mitarbeiter an und pflegen die entsprechenden Daten. Die fr einen Mitarbeiter spezifischen Daten finden Sie im Register "betriebliche Angaben":

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TopKontor Handbuch

In diesem Fenster erhalten Sie - wie schon im Kundencenter im unteren Teil die von ihnen bereits angelegten Datenstze angezeigt. ber die Bildlaufleiste haben Sie nun die Mglichkeit, einen gewnschten Mitarbeiter zu suchen und durch Anklicken der Position auszuwhlen. Die dazugehrigen Daten erscheinen sogleich im oberen Teil des Fensters.

Register betriebliche Angaben


Lohn-EK / h In diesem Feld tragen Sie den Selbstkostenlohnsatz des jeweiligen Mitarbeiters pro Stunde ein. Arbeitszeitschema Hier weisen Sie die zuvor vereinbarten und festgelegten Arbeitszeiten des jeweiligen Mitarbeiters zu. gelangen Sie direkt in ein Fenster zur Anlage von Arbeitszeit-Schemata ber die Schaltflche (siehe folgenden Abschnitt: Erfassung Arbeitszeitschema). Lohngruppe Weisen Sie ber dieses Listenfeld dem ausgewhlten Mitarbeiter eine Lohngruppe zu. Lohngruppen bestimmen und verndern Sie ber Stammdaten | Kostenarten | Lohngruppen. Personalgruppe Jeder Mitarbeiter kann einer Personalgruppe zugewiesen werden. Im Terminkalender knnen die gelangen Termine nach den jeweiligen Personalgruppen gefiltert werden. ber die Schaltflche Sie direkt in ein Fenster zur Anlage von Personalgruppen. Kontrollfeld Monteur Aktivieren Sie das Kontrollfeld, so wird dieser Mitarbeiter als Monteur ausgewiesen. Diese Einstellung findet u.a. bei der Auftragserstellung, Wartung/ Service und im Kalender Bercksichtigung. Kontrollfeld Vertreter Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld, so wird der Mitarbeiter als Vertreter definiert und kann im Kundencenter als Vertreter eingetragen werden. Fr diesen Mitarbeiter knnen Provisionsabrechnungen erstellt werden.

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Textverarbeitung Urlaub Tragen Sie hier den Urlaubsanspruch des jeweiligen Mitarbeiters ein. Firmenzugehrigkeit Erfassen Sie hier das Datum der Firmenzugehrigkeit. Hier knnen Sie das jeweilige Datum direkt eingeben oder ber die nebenstehende Schaltflche aus dem Kalender auswhlen.

Register Provisionen (bei aktiviertem Vertreterkennzeichen)


Dieses Register enthlt eine Tabelle, in der Sie die Provisionsstze fr den Vertreter erfassen knnen. ber die Schaltflche ffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine Provisionsgruppe auswhlen knnen, die dann der Tabelle hinzugefgt wird. Sie erfassen pro Provisionsgruppe die %-Stze jeweils fr Artikel und Lohn. Bei der Positionserfassung in Dokumenten ist jeweils die Provisionsgruppe relevant, die im Artikelstamm hinterlegt ist. Mit der Schaltflche in der Tabelle markiert haben. entfernen Sie Provisionsdefinition, die Sie

Register Bemerkungen
Hier hinterlegen Sie weitere fr Sie wichtige Daten oder Bemerkungen, wie z.B. Beurteilungen oder Abmahnungen zum jeweiligen Mitarbeiter. Sobald Sie eine Bemerkung eingetragen und gespeichert haben, erscheint das Symbol neben der Registerbezeichnung, welches Ihnen zuknftig als Hinweis auf eine Bemerkung dient.

Erfassung Arbeitszeitschema
ber die Schaltflche neben dem Feld Arbeitszeitschema gelangen Sie in ein weiteres Fenster zur Festlegung der Arbeitszeiten.

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TopKontor Handbuch Wie von der Neuanlage von Datenstzen bekannt, klicken Sie auf die Schaltflche . Danach vergeben Sie die gewnschte Bezeichnung fr das Schema. ber die Kontrollfelder aktivieren Sie die Arbeitstage und geben die gewnschte Arbeitszeit mit von...bis, sowie die Gesamtdauer der Pause an. TopKontor ermittelt die nach Ihren Vorgaben entstehende Wochenarbeitszeit und zeigt diese im darunter liegenden Feld an. Speichern Sie das Schema ber Verndern Sie ein Schema ber Lschen Sie ein Schema ber

Erfassung Personalgruppen
ber die Schaltflche neben dem Feld Personalgruppe gelangen Sie in ein weiteres Fenster zur Pflege der Personalgruppen bzw. Mitarbeitergruppen. Hier knnen Sie weitere Gruppen anlegen, indem Sie eine Bezeichnung hinterlegen. Die hier angelegten Gruppen werden automatisch als weitere Filter-Kriterien im Firmenkalender zur Verfgung gestellt.

Mitarbeiter neu anlegen


In diesem Fenster erhalten Sie im unteren Teil die von Ihnen bereits angelegten Datenstze angezeigt. ber die Bildlaufleiste haben Sie nun die Mglichkeit, einen gewnschten Mitarbeiter zu suchen und durch Anklicken der Position auszuwhlen. Die dazugehrigen Daten erscheinen sogleich im oberen Teil des Fensters. Die Felder sind zunchst gelb hinterlegt und knnen so nicht von Ihnen bearbeitet werden. Um einen neuen Mitarbeiterdatensatz anzulegen, bettigen Sie die Schaltflche . Der Datensatz wird nun vllig neu angelegt. Die Adressnummer wird vom Programm vergeben, ist hier aber auch nderbar. Zum Anlegen eines neuen Mitarbeiters tragen Sie nun in die Felder der ReIhren neuen Datensatz ab. gister Ihre Angaben ein. Abschlieend speichern Sie ber

Mitarbeiter ndern
Falls Sie jedoch bei einem Mitarbeiter eine nderung vornehmen mchten, klicken Sie auf . Die machen Sie Felder sind dann wei hinterlegt und knnen nun von Ihnen bearbeitet werden. Mit ab. gettigte Eingaben rckgngig. Ihre nderungen speichern Sie ber die Schaltflche

Mitarbeiter lschen
Sie whlen hierzu den Mitarbeiter aus und klicken auf . Nach einer Sicherheitsabfrage, die Sie mit [Ja] besttigen, wird der ausgesuchte Mitarbeiter gelscht.

Allgemeines zum Mitarbeiterstamm


ber die Schaltflche "Weiteres..." ffnen Sie ein Drop-Down-Men. Der Eintrag "Kalender fr diese Adresse..." ffnet den Firmenkalender fr diesen Mitarbeiter.

Lohngruppen
ber Stammdaten| Kostenarten| Lohngruppen, bzw. die Tastenkombination [Strg] + [R] gelangen Sie zur Lohngruppen-bersicht. Hier legen Sie neue Lohngruppen an und/ oder verndern bereits bestehende.

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Textverarbeitung Die hier aufgelisteten Lohngruppen stehen Ihnen dann im Mitarbeiterstamm zur Auswahl zur Verfgung.

Lohngruppe anlegen
Um einen neuen Lohnverrechnungssatz anzulegen, bettigen Sie die Schaltflche bzw. die Tastenkombination [F10]. Sofort sind die Datenfelder wei hinterlegt und knnen nun von Ihnen bearbeitet werden. Die Lohngruppen-Nummer wird vom Programm fortlaufend vergeben, kann aber hier jederzeit auch von Ihnen gendert werden. Vergeben Sie im Feld Lohngruppe eine Bezeichnung, beispielsweise Lohnverrechnungssatz MEISTER o... Danach bestimmen Sie den Mittellohn fr diese Lohngruppe pro Stunde und geben den prozentualen Aufschlag der lohngebundenen Kosten und damit die Lohnnebenkosten inklusive der Gemeinkosten an. Es ergibt sich daraus der Selbstkosten-Lohnsatz pro Stunde. Daraufhin legen Sie fr die Preise 1 bis 10 den Lohnverrechnungssatz pro Stunde zuzglich der prozentualen Wagnis/Gewinn-Angaben fest. ber das Listenfeld Konto whlen Sie ein gewnschtes Erlskonto aus. Neue Erlskonten legen Sie ber Stammdaten | Tabellen im Register Konten an. An dieser Stelle weisen Sie der Lohngruppe einen Steuerschlssel zu. In dem Register "Bemerkungen" knnen Sie einen beliebig langen Text als Bemerkung hinterlegen. Haben Sie alle Angaben ab. gemacht, speichern Sie Ihren neu angelegten Datensatz mittels der Schaltflche

Lohngruppe ndern
Um eine Lohngruppe zu ndern, bettigen Sie die Schaltflche . Sogleich sind die Felder wei hinterlegt und knnen so von Ihnen bearbeitet werden. Haben Sie alle Angaben gemacht, speichern Sie ab. Ihren genderten Datensatz mittels der Schaltflche Der Standard-Lohnverrechnungssatz 001 wird unter Datei| Einstellungen unter Kalkulation| Lohn eingerichtet. Eventuelle nderungen wir61

TopKontor Handbuch ken sich somit auf die Kalkulation aus!

Lohngruppe lschen
Mchten Sie eine Lohngruppe lschen, so markieren sie diese in der untenstehenden Tabelle und . Nach einer Sicherheitsabfrage, die Sie mit [Ja] besttigen, wird die bettigen Sie die Schaltflche ausgesuchte Lohngruppe gelscht.

Artikel
ber Stammdaten | Artikel, bzw. die Tastenkombination [Strg]+[A] gelangen Sie zum Artikelstamm. Hier legen Sie Artikel, die Sie bentigen, an.

Lieferant ber dieses Listenfeld weisen Sie dem Artikel den gewnschten Lieferanten zu. Daraufhin werden Ihnen in der unteren Tabelle alle Artikel, die Sie von diesem Lieferanten beziehen, angezeigt. Siehe dazu auch im Folgenden: Lieferanten zuweisen. Artikel-Nr. Hier sehen Sie die Artikelnummer (alphanumerisch bis max. 18 Stellen) zum jeweiligen Artikel. Geben Sie eine bestimmte Nummer ein und der zugehrige Artikel wird Ihnen in der untenstehenden Tabelle angezeigt. Suchbegriff Hier geben Sie einen eindeutigen Suchbegriff ein, um den jeweiligen Artikel schneller zu finden. Der Suchbegriff erscheint auch in der untenstehenden Tabelle. Sortierung Hier whlen Sie aus dem Listenfeld das Kriterium aus, nach dem die Tabelle sortiert werden soll. Wortsuche

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Textverarbeitung In der Wortsuche geben Sie nun ein Suchwort ein. Nach Besttigung mit [Return] bzw. Mausklick auf die Schaltflche [Suchen] startet das Programm den Suchvorgang und zeigt Ihnen die gefundenen Artikel an. Bei Eingabe von mehreren Suchwrtern sind die einzelnen Begriffe mit der Leertaste voneinander zu trennen.

Suchbaum nach Artikelgruppen


Im Artikelstamm knnen Sie einzelne Artikel in Artikelgruppen zusammenfassen. So knnen Sie zum Beispiel Preisvergleiche durchfhren oder Artikel von verschiedenen Lieferanten vergleichen. Aktivieren Sie dazu unter Datei - Einstellungen - Vorschlagswerte - Sonstiges die Funktion Artikelgruppen aktivieren. Durch diese Einstellung wird in den Stammdaten der Artikelgruppen-Baum angezeigt. Jetzt knnen Sie im Artikelstamm unter Weiteres den Eintrag Suchbaum anzeigen aktivieren.

Im linken unteren Bereich der Artikelstammdaten sehen Sie nun das Anzeigefenster fr Artikelgruppen.

Zur Anlage der Artikelgruppe gibt es zwei Wege. Unter Stammdaten Tabellen gibt es den Tabreiter Artikelgruppen. Hier knnen Sie ber den Button Neu Artikelgruppen anlegen, die Ihnen dann im Artikelstamm zur Verfgung stehen. Alternativ knnen Sie im Artikelstamm ber den Tabreiter Eigenschaften direkt in den Artikelgruppenstamm zur Anlage neuer Artikelgruppen verzweigen und den Artikel der neu angelegten Artikelgruppe direkt zuordnen. TIPP: Zuordnungen oder Lschungen von Artikeln zu bestimmten Gruppen knnen im Artikelstamm direkt per "Drag and Drop (durch ziehen mit der Maus) vorgenommen werden. Unter Weiteres im Artikelstamm knnen Sie in einer Artikelgruppe einen Favoriten bestimmen. Dieser Favorit wird besonders Gekennzeichnet. Durch Anklicken einer Artikelgruppe werden Ihnen die in der Gruppe zugeordneten Artikel angezeigt. Diese Funktion steht Ihnen auch in der Dokumenterfassung beim Suchen von Artikeln zur Verfgung.

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TopKontor Handbuch

Lieferanten zuweisen
Haben Sie ber Stammdaten | Artikel den Artikelstamm geffnet, die Mglichkeit, Lieferanten feld Lieferant ber die Schaltflche tenfeld zur Auswahl zu haben und dem Artikel zuordnen zu knnen. Adress-Nr. gelangen Sie zur Auswahl des Lieferanten. Der Name im Feld Name eingetragen. so haben Sie neben dem Listenfestzulegen, um sie dann im Lisim Feld ber die Schaltflche des Lieferanten wird automatisch

Register Bezeichnung
Kurztext Hier sehen Sie den spezifischen Artikel-Kurztext zum jeweiligen Artikel (alphanumerisch, max. 256 Zeichen). Einheit In diesem Listenfeld wird Ihnen die entsprechende Mengeneinheit (Stck, Meter, etc.) des Artikels angezeigt. nur Lager-Artikel anzeigen Haben Sie dieses Kontrollfeld aktiviert, so werden Ihnen nur die Artikel angezeigt, die Sie im Lager fhren.

Register Preise
In diesem Register finden Sie sowohl die Einkaufs- als auch die Verkaufspreise.

Einkaufspreise
Auf der linken Seite finden Sie folgende Tabelle:

Hier haben Sie die Mglichkeit, den Einkaufspreis und einen Lohnkostenanteil zu hinterlegen. Listenpreis Hier sehen Sie den Listenpreis, der Ihnen z.B. ber eine Datenschnittstelle zur Verfgung gestellt wurde. Rabatt % Dieses Feld wird mit dem Wert der zugeordneten Rabattgruppe vorbelegt. Dieser dient zur Berechnung des tatschlichen Einkaufspreises. Die Rabattgruppe weisen Sie im Register "Sonstiges" zu. Zustzlicher Rabatt % Hier haben Sie die Mglichkeit, einen zustzlichen Rabatt anzugeben, der sich automatisch mit dem Einkaufspreis verrechnet. 64

Textverarbeitung

Zur Berechnung der Preise wird wie folgt verfahren: Listenpreis./.Rabatt = tatschlicher Einkaufspreis Tatschlicher Einkaufspreis + Aufschlag = Verkaufspreis. Artikel EK Hier tragen Sie den Einkaufspreis des Artikels ein. Lohn Tragen Sie hier den Lohnkostenanteil in EUR ein. %-Satz "Aufschlag" beibehalten Die Aktivierung dieser Option bewirkt, dass die Angabe im Feld "zus. Rabatt" gleichbleiben, also nicht mehr automatisch den Eingaben im Feld "Listenpreis" oder "Einkauf" anpassen.

Verkaufs-Preise

Hier haben Sie die Mglichkeit, Preiskalkulationen fr den jeweiligen Artikel durchzufhren und zu hinterlegen. Sie knnen hier die Preiskalkulationen fr bis zu zehn Verkaufspreise durchfhren. Die Felder zum Eintrag der Lohndaten sind gelb hinterlegt und knnen hier in diesem Register nur bei der Lohngruppe "berechnet" bearbeitet werden. Ansonsten werden die Felder vom Programm gem Ihren Angaben zur Lohngruppe automatisch belegt! Aufschlag% Gem Ihren Angaben unter Datei| Einstellungen| Kalkulation| Artikel / Gerte / Fremd wird nun der dort hinterlegte Aufschlag in Prozent automatisch vom Programm eingetragen. Sie knnen den prozentualen Aufschlag hier jedoch jederzeit nach Ihren Wnschen manuell verndern. Artikel VK Der Endverkaufspreis wird automatisch gem Ihren Angaben vom Programm ermittelt und eingetragen. Auch hier haben Sie die Mglichkeit, den Verkaufspreis zu ndern. Hierdurch wird der prozentuale Aufschlag ebenfalls vom Programm ermittelt und gendert. Preiseinheit Die Preiseinheit: gibt die Menge an, auf die sich der hinterlegte Einkaufs- und Verkaufspreis beziehen soll. 65

TopKontor Handbuch

Hinweis Beim Import von Artikeldaten ber Datanorm, Eldanorm, etc. werden die Preise bezogen auf die Preiseinheit und die Preiseinheit bernommen. Beispiel: Bei einer Packung Ngel (Einkaufspreis 14,99 + 30% Aufschlag = 19,49 Verkaufspreis, Einheit STCK:, Preiseinheit 1.000) wird der Preis beim Fakturieren in einem Dokument, bezogen auf die Preiseinheit (1.000) umgerechnet. Es ergibt sich ein Einkaufspreis von 0,01499 + 30% Aufschlag = Verkaufspreis 0,02 . Hinweis Bitte beachten Sie, dass in den Kalkulationsdialogen die Nachkommastellen angezeigt werden. Im Dokument selber alle Preise nur mit zwei Nachkommastellen ausgewiesen werden. Festpreis Hier knnen Sie pauschal einen Festpreis eingeben. Dieser Preis wird bei allen Kunden berechnet, bei denen das Kennzeichen Festpreis gesetzt ist (im Kundencenter im Register Konditionen). Sonderpreis Hier knnen Sie einen Sonderpreis eingeben. Dieser Sonderpreis wird fr diesen Artikel bei allen Kunden berechnet, bei denen das Kennzeichen Sonderpreis gesetzt ist (im Kundencenter im Register Konditionen). Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Preisfindung.

Register Lohn

Zur Ermittlung des Lohnkostenanteils tragen Sie die erforderliche Arbeitszeit in Minuten ein. Im nebenstehenden Feld errechnet das Programm automatisch die Zeit in Stunden. Sie haben natrlich auch die Mglichkeit, im rechten Feld die Arbeitszeit in Stunden einzugeben. Lohnsatz GK/h (Selbstkosten-Lohnsatz/h) Bei Neuanlage ist dieses Feld gem Ihren Angaben unter "Datei | Einstellungen | Kalkulation" vom Programm vorbelegt, kann hier aber jederzeit fr den jeweiligen Fall verndert werden. Weisen Sie hierzu die von Ihnen definierten Lohngruppen ber das Listenfeld "Lohngruppe" zu. Verrechnungssatz VK/h Die Lohnverrechnungsstze pro Stunde werden aus den Stammdaten der Lohngruppe bernommen und knnen falls gewnscht fr den Artikel speziell angepasst werden. Lohngruppen haben Sie zuvor unter "Stammdaten | Kostenarten| Lohngruppen" definiert. Whlen Sie die Lohngruppe "Berechnet" aus, so haben Sie die Mglichkeit den SelbstkostensatzLohnsatz manuell zu ndern. Ihre Eingaben haben keine Auswirkungen auf die Angaben in den zuvor gemachten Einstellungen unter "Stammdaten | Kostenarten| Lohngruppen".

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Textverarbeitung

Register Staffelpreise
Dieses Register ist nur sichtbar, wenn Sie die erweiterte Preisermittlung in den Programmeinstellungen aktiviert haben. Zustzliche Informationen finden Sie in dem Kapitel Preisfindung.

Hier haben Sie die Mglichkeit, Staffelpreise fr einen Artikel zu hinterlegen. Whlen Sie zunchst, ob Sie Kunden- oder Lieferantenstaffelpreise erfassen wollen, also ob sich die Preise auf den Verkauf oder Einkauf auswirken. Die Mengenstaffel kann beliebig viele Stufen haben. Erfassen Sie je Stufe die Menge, den Rabattsatz, den Preis und den Zeitraum fr die Gltigkeit. Fgen Sie dann die Daten mit der Staffel hinzu. Mit der Schaltflche knnen Sie bereits erfasste Zeilen wieder Schaltflche der lschen.

Register Alternativ
Hier haben Sie die Mglichkeit, dem jeweiligen Artikel bis zu zwei Alternativ-Artikel zuzuweisen. Tragen Sie in das linke Feld die Lieferanten-Nummer und rechts die Artikel-Nummer ein. ber die Schaltflchen gelangen Sie fr beide Alternativ-Positionen in die bersicht des Artikelstamms. Hier whlen Sie per Mausklick die Alternativ- oder Ersatzartikel aus. Die Lieferantennummer, sowie die Artikelnummer werden dann in die entsprechenden Felder eingetragen. Unterhalb der Felder zeigt das Programm den Artikel-Kurztext an.

Register Eigenschaften
Hier finden Sie diverse Kennzeichen, die den Artikel weiter klassifizieren: Steuerschlssel ber den Steuerschlssel definieren Sie, welcher Umsatzsteuersatz fr den Artikel gilt. Erlskonto Hier weisen Sie das Erlskonto zu, auf dem der Umsatz mit diesem Artikel gebucht wird. Erlskonten haben Sie bereits ber Stammdaten | Tabellen| Register Konten festgelegt. Provisionsgruppe Weisen Sie hier die Provisionsgruppe zu. Damit wird der entsprechende Provisionssatz ermittelt, der in den Vertreterstammdaten (Mitarbeiter mit Vertreterkennzeichen) fr die Provisionsgruppe hinterlegt ist. Artikelgruppe Legen Sie hier fest, zu welcher Artikelgruppe der Artikel gehrt. Artikelrabattgruppe 67

TopKontor Handbuch Haben Sie in den Programmeinstellungen eine Rabattmatrix hinterlegt, knnen Sie hier bestimmen, welche Zeile der Matrix bei diesem Artikel verwendet werden soll. Bestellartikel Dieses Kontrollfeld weist einen Artikel als Bestellartikel aus. Seriennummern verwalten Wenn sie fr diesen Artikel Seriennummern verwalten mchten, muss diese Option aktiviert sein. Provisionsartikel Diese Option bestimmt, ob fr diesen Artikel eine Provision ermittelt wird. Skontierfhig Ist diese Option gesetzt, kann fr diesen Artikel Skonto gewhrt werden. Lagerfhig Diese Option bestimmt, ob der Artikel im Lager gefhrt werden kann.

Register Sonstiges
In diesem Register hinterlegen Sie folgende Daten: EAN-Nr. Sie haben hier die Mglichkeit, dem jeweiligen Artikel eine EAN-Nummer zuzuordnen. Die EAN ist eine genormte Artikelnummer, welche die eindeutige Identifizierung von Artikeln im nationalen und internationalen Warenverkehr gestattet. Sie kann als Balkencode in maschinenlesbarer Form auf die Artikel, bzw. Verpackungen aufgedruckt werden. Die EAN umfasst 13 Ziffern, von denen die letzte als Prfziffer dient.

Bestellnummer Tragen Sie hier die Bestellnummer ein, unter der Sie diesen Artikel bei Ihrem Lieferanten bestellen. Katalogseite Referenz auf den Katalog eines Lieferanten. Diese Angabe wird auch bei einigen StandardSchnittstellen mit bergeben. Cu-Kennzahl Da Sie bei der Berechnung von Artikeln, welche Kupfer enthalten, mit Kupferzuschlgen rechnen, tragen Sie hier den aktuellen Kupferpreis laut DEL-Notiz ein. Cu-Gewicht Hier tragen Sie den Kupferanteil in kg am ausgewhlten Artikel ein. Hauptwarengruppe Hier hinterlegen Sie die Hauptwarengruppe. Hauptwarengruppen haben Sie zuvor unter Stammdaten | Tabellen| Register Hauptwarengruppen festgelegt. Warengruppe Sie whlen hier aus diesem Listenfeld die gewnschte Warengruppe aus. 68

Textverarbeitung

Warengruppen haben Sie zuvor unter Stammdaten| Tabellen| Register Warengruppen angelegt. Rabattgruppe Sie weisen ber das Listenfeld die gewnschte Rabattgruppe zu. Rabattgruppen haben Sie zuvor unter Stammdaten| Tabellen| Register Rabattgruppen festgelegt. Der zugehrige Rabattsatz wird Ihnen im Feld Rabatt % angezeigt. Menge je Verp.-Einh. Sie geben hier die Menge der zuvor angegebenen Verpackungseinheit an. Verpackungseinheit Hier geben Sie die entsprechende Verpackungseinheit (Packung, Dose, Stck, etc.) des Artikels an.

Register Lager (nicht im nderungsmodus sichtbar)


Hier sehen Sie zu dem jeweils ausgewhlten Artikel die entsprechenden Lagerdaten.

Es wird angezeigt, in welchem Lager sich der Artikel befindet, sowie der aktuelle Bestand, der Mindestbestand, der letzte Einkaufspreis und der letzte Zugang (Wareneingang), bzw. Abgang (Warenausgang) des Artikels. ber die Schaltflche [Weiteres...] gelangen Sie in weitere Fenster: Lagerbuchung zu diesem Artikel Klicken Sie diesen Menpunkt an, so gelangen Sie in das Fenster Lagerverwaltung/ Zu- und Abgnge buchen. Sie knnen hier manuell die Zu- und Abgnge Ihres Lagers erfassen und den Mindestbestand des Artikels festlegen. Information Sie sehen hier auf einen Blick die einzelnen Lagerbewegungen, bersichtlich dargestellt in Tabellenform. Dieses Fenster dient Ihnen nur zur Information. Sie knnen hier nichts bearbeiten. Statistik ffnet Ihnen die bersichts-Statistik der letzten 12 Monate zu einem Artikel. Die Artikelnummer wird Ihnen oberhalb der Statistik angezeigt. ber Anzeige legen Sie fest, welche Merkmale fr den Einkauf und den Verkauf in die Statistik jeweils einflieen sollen. Zur Auswahl stehen: Summe Menge Durchschnitt

Je nach Ihren gewhlten Optionen ndert sich nun die Darstellung der Statistik, sowie die Legende auf der rechten Seite. 69

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Register Langtext
Sie vergeben hier bei Bedarf einen Beschreibungstext beliebiger Lnge, sowie ein Artikelbild Ihrer Wahl. Dieser Text bzw. diese Grafik kann dann automatisch in der Belegbearbeitung bei Auswahl des jeweiligen Artikels in die Position mit eingefgt werden. Klicken Sie hier mit der rechten Maustaste, so erhalten Sie ein Kontextmen zur weiteren Auswahl.

ber Bearbeiten haben Sie die Mglichkeit, Texte und Grafiken einzufgen, auszuschneiden, zu kopieren oder zu lschen. Whlen Sie Kurztext einfgen, so wird der Text, den Sie im Register Bezeichnung im Feld Kurztext hinterlegt haben, eingefgt. Haben Sie die Option Text-Datei einfgen angeklickt, so gelangen Sie automatisch zur Auswahl der gewnschten Textdatei (.txt). ber Grafik einfgen haben Sie die Mglichkeit, ein entsprechendes Artikel-, bzw. Leistungsbild in den Formaten *.bmp, *.tif, *.wmf oder *.jpg einzufgen. Sie knnen somit den jeweilig ausgesuchten Artikel unter diesem Register anhand der Grafik auf dem Bildschirm ansehen. Sobald Sie einen bestehenden Artikel ndern oder neu anlegen, ndert sich das Fenster im Register Langtext. Sie erhalten ein Lineal angezeigt, sowie zahlreiche Listenfelder und Schaltflchen zur Formatierung (Schriftart, Schriftgre, linksbndig, zentriert, etc.) des Textes.

Register Bilder
Hier knnen Sie Bilder fr diesen Datensatz hinterlegen. Durch Klicken auf die Schaltflche ffnet sich ein Datei-Auswahldialog, mit dem Sie eine Bilddatei auf der Festplatte auswhlen knnen. Mit der knnen Sie Bilder entfernen. Dabei wird das Bild nicht von der Festplatte gelscht, Schaltflche sondern nur der Verweis darauf!

Artikel anlegen
Um einen neuen Datensatz anlegen zu knnen, bettigen Sie die am oberen Teil des Fensters angebrachte Schaltflche . Sie erhalten danach folgende Abfrage:

Haben Sie einen Artikel ausgewhlt, dessen Datensatz als Basis fr weitere dienen soll, so klicken Sie auf [Ja]. Sie haben somit die Mglichkeit, viele gleichartige Artikel auf schnelle Art zu erfassen. Sie brauchen dann nur noch die Unterschiede zum bereits ausgewhlten 70

Textverarbeitung Basisdatensatz einzutragen. Klicken Sie auf [Nein], so wird der Datensatz nun vllig neu angelegt. In den Feldern der verschiedenen Register tragen Sie nun Ihre Angaben ein. Abschlieend speichern Ihren neuen Datensatz ab. Sie ber

Artikeldaten ndern
Wenn Sie bei einem ausgewhlten Artikel eine nderung vornehmen mchten, klicken Sie auf , um den Datensatz ndern zu knnen. Die Felder sind sogleich wei hinterlegt und knnen nun von Ihnen ab. Mit machen Sie bearbeitet werden. Ihre nderungen speichern Sie ber die Schaltflche gettigte Eingaben rckgngig.

Artikeldaten lschen
Sie whlen hier den entsprechenden Artikel aus und klicken auf die Sie mit [Ja] besttigen, wird der ausgesuchte Artikel gelscht. . Nach einer Sicherheitsabfrage,

Allgemeines zum Artikelstamm


ber die Schaltflche [Weiteres...] am oberen Rand des Fensters haben Sie die Mglichkeit, noch weitere Funktionen aufzurufen: Auswahl festlegen Diese Funktion dient dazu, die anzuzeigende Auswahl von Datenstzen nach Ihren Wnschen einzuschrnken und anzuzeigen.

Verkaufshistorie anzeigen ffnet ein Informationsfenster, dem Sie entnehmen knnen, welchem Kunden Sie diesen Artikel wann und zu welchen Konditionen verkauft haben. Bestellhistorie anzeigen ffnet ein Informationsfenster, dem Sie entnehmen knnen, von welchem Lieferanten Sie diesen Artikel wann und zu welchen Konditionen gekauft haben. Kundenpreise Hierber knnen Sie sich die Kunden anzeigen lassen, die zu diesem Artikel kundenspezifische Preise haben. Sie knnen die kundenspezifischen Preise bearbeiten und weiteren Kunden zu diesem Artikel kundenspezifische Preise zuweisen.

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Leistungen
ber Stammdaten | Leistungen bzw. die Tastenkombination [Strg]+[L] gelangen Sie zum Leistungsstamm. Hier erfassen und verwalten Sie die gesamten Leistungen.

Gewerk ber dieses Listenfeld weisen Sie den Leistungen das entsprechende Gewerk zu. Daraufhin werden Ihnen in der unteren Tabelle alle Leistungen, die diesem Gewerk bereits zugeordnet sind, angezeigt. ber die nebenstehende Schaltflche legen Sie neue Gewerke an, die Sie dann fr die Zuordnung ber das Listenfeld Gewerk auswhlen knnen, bzw. lschen bestehende. Siehe dazu auch im Folgenden: Gewerk. Leistungs-Nr. Hier vergeben Sie eine eindeutige Leistungsnummer (alphanumerisch bis max. 18 Stellen) zur jeweiligen Leistung. Suchbegriff Hier hinterlegen Sie einen eindeutigen Suchbegriff, um die jeweilige Leistung schneller zu finden. Der Suchbegriff erscheint dann auch in der untenstehenden Tabelle, sofern Sie diese Spalte aktiviert haben. Sortierung Hier whlen Sie aus dem Listenfeld das Kriterium aus, nach dem die Suchliste sortiert werden soll. Zur Auswahl stehen: Leistungs-Nummer Suchbegriff Bezeichnung Leistungsnummer unabhngig vom Gewerk

Wortsuche

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Textverarbeitung In diesem Feld geben Sie das Suchwort ein. Nach Besttigung mit [Return] bzw. Mausklick auf die Schaltflche Suchen startet das Programm den Suchvorgang und zeigt Ihnen die gewnschte(n) Leistung(en) an. Sie knnen natrlich auch ber die Felder Leistungs-Nr. und Suchbegriff suchen.

Gewerk
In den Stammdaten| Leistungen ber die Schaltflche haben Sie die Mglichkeit, neue Gewerke anzulegen, die Ihnen dann im nebenstehenden Listenfeld im Leistungsstamm zur Auswahl stehen. Um Gewerke neu anlegen bzw. bearbeiten oder lschen zu knnen, benutzen Sie die am oberen Fensterrand befindlichen Schaltflchen. Gewerke neu anlegen Gewerke lschen Gewerke ndern Sie vergeben in den Feldern Nummer und Bezeichnung eine eindeutige Gewerk-Nummer und eine Bezeichnung, um die korrekte Zuordnung im Leistungsstamm zu gewhrleisten.

Register Bezeichnung
Im linken Teil des Registers legen Sie Leistungspakete an, indem Sie Artikel und Einzelleistungen zuweisen. ber die Schaltflche [Hinzufgen...] weisen Sie nun Artikel, Einzelleistungen und Lohngruppen zu:

Nach Auswahl des jeweiligen Menpunktes gelangen Sie automatisch zur Auswahl der gewnschten Positionen in den Artikelstamm, in ein Fenster zur bernahme von Einzelleistungen oder in ein Fenster zur bernahme von Lohngruppen. Die Preise und Lhne fr Artikel und Leistungen werden automatisch in die Register Preise und Lhne bernommen, knnen dort aber auch jederzeit gendert werden. Text in Leistungskopf bernehmen ber diesen Menpunkt haben Sie die Mglichkeit, eine Artikel- oder Leistungsposition in den Leistungskopf zu bernehmen, d.h. sie dort als berschrift zu platzieren. Hierbei werden jedoch nur die Bezeichnungen bernommen. ber die nachfolgenden Schaltflchen knnen Sie Positionen wieder lschen oder die Reihenfolge durch verschieben nach unten/ oben verndern. Position lschen Position nach oben verschieben

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TopKontor Handbuch

Position nach unten verschieben Die Preise und Lhne fr die jeweilige Leistung werden automatisch aus den angehngten Positionen errechnet. Auch hier knnen Sie die Preise und Lhne der einzelnen Positionen, aber auch fr die gesamte Leistung ber die jeweiligen Register jederzeit ndern. Im rechten Teil des Registers knnen Sie folgende Leistungskopfdaten erfassen: Kurztext Hier tragen Sie den spezifischen Leistungs-Kurztext in beliebiger Form zur jeweiligen Leistung ein (alphanumerisch, max. 256 Zeichen). Mengeneinheit In diesem Listenfeld whlen Sie die entsprechende Mengeneinheit (Stck, Meter, etc.) aus. Cu-Kennzahl/Cu-Gewicht Arbeiten Sie mit Kupferzuschlgen, so tragen Sie hier den aktuellen Kupferpreis laut DEL-Notiz, sowie das Gewicht des Kupfers ein. Steuerschlssel Weisen Sie hier den Steuerschlssel zu, mit dem die Leistung abgerechnet wird. Erlskonto Whlen Sie aus diesem Listenfeld das gewnschte Erlskonto aus. Erlskonten haben Sie zuvor unter Stammdaten | Tabellen | Konten angelegt. Zudem ffnet sich ber ein Fenster zur Kontenbearbeitung.

Register Preis
ber Stammdaten| Leistungen| Register Preis haben Sie die Mglichkeit, Preiskalkulationen fr die jeweiligen Leistungen durchzufhren und zu hinterlegen. Kalkulation fr Preis ber dieses Listenfeld whlen Sie aus, fr welchen Preis (1 bis 10) Sie die Kalkulation durchfhren wollen. Lohn Die Felder zum Eintrag der Lohndaten sind gelb hinterlegt und knnen hier in diesem Register nicht bearbeitet werden. Diese Felder werden vom Programm gem Ihren Angaben im Register Lhne automatisch belegt! Artikel Hier tragen Sie nun den Preis fr den Artikel-Einkauf ein. Das Feld Aufschlag wird hier gem Ihren Angaben unter Datei| Einstellungen| Kalkulation automatisch vom Programm vorbelegt, kann jedoch jederzeit manuell gendert werden. Im nebenstehenden Feld wird Ihnen der vom Programm berechnete Aufschlagsbetrag angezeigt. Unter Verkauf sehen Sie dann den Artikel-Verkaufspreis. Gerte/ Fremdleistung/ Sonstiges Kommen bei den Leistungen Gerte, Fremdleistungen oder Sonstiges zum Einsatz, so knnen Sie hier die entsprechenden Preise kalkulieren. Sie tragen nun den Preis fr den Gerte-/ Fremdleistungs/ Sonstges-Einkauf ein. Das Feld Aufschlag wird hier gem Ihren Angaben unter Datei| Einstellungen| Kalkulation automatisch vom Programm vorbelegt, kann jedoch jederzeit manuell gendert 74

Textverarbeitung werden. Im nebenstehenden Feld wird Ihnen der vom Programm berechnete Aufschlagsbetrag angezeigt. Unter Verkauf sehen Sie dann den Gerte-/ Fremdleistungs-/ Sonstiges-Verkaufspreis. %-SatzAufschlag beibehalten Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld, so wird bei nderung des Einkaufspreises der Verkaufspreis automatisch mit verndert, wobei der prozentuale Aufschlag beibehalten wird.

Register Lhne
Hier kalkulieren Sie den jeweiligen Lohnsatz, der dann automatisch vom Programm in das Register Preise im Leistungsstamm bernommen wird und mit dem Artikel- und Gertepreis den GesamtVerkaufspreis bildet. Zeit Sie tragen hier die erforderliche Arbeitszeit in Minuten ein, im nebenstehenden Feld errechnet das Programm automatisch die Zeit in Stunden. Sie haben natrlich auch die Mglichkeit, im rechten Feld gleich die Arbeitszeit in Stunden einzutragen. Lohnsatz Selbstkosten-Lohnsatz/h / Lohnverrechnungssatz / Lohngruppe: Bei Neuanlage einer Leistung sind diese Felder gem Ihren Angaben unter Datei| Einstellungen| Kalkulation vom Programm vorbelegt, knnen aber jederzeit fr den jeweiligen Fall verndert werden. Weisen Sie hierzu die gewnschte Lohngruppe ber das Listenfeld Lohngruppe zu. Lohngruppen haben Sie zuvor unter Stammdaten | Lohngruppen definiert. Whlen Sie die Lohngruppe "Berechnet" aus, so haben Sie die Mglichkeit, den SelbstkostenLohnsatz und den Lohnverrechnungssatz manuell zu ndern. Ihre Eingaben hier haben keine Auswirkung auf die Angaben in den Einstellungen der Stammdaten. In den darunter liegenden Feldern Selbstkosten-Lohnsatz / Gesamt, Wagnis / Gewinn und Lohnverrechnungssatz / Gesamt werden Ihnen die einzelnen Betrge der Lohnkalkulation angezeigt. In diesen Feldern knnen Sie nichts verndern! Die hier durchgefhrte Lohnkalkulation wird nun automatisch in das Register Preis im Leistungsstamm bernommen.

Register Langtext
ber Stammdaten | Leistung | Register Langtext haben Sie die Mglichkeit, einen Beschreibungstext beliebiger Lnge, sowie ein oder mehrere Bilder zu hinterlegen. Dieser Text bzw. diese Grafik kann in der Belegbearbeitung bei Auswahl der jeweiligen Leistung in die Position mit eingefgt werden. Sie geben einen beliebigen Text ein, welcher die jeweilige Leistung genauer beschreibt. Klicken Sie auf die rechte Maustaste, so erhalten Sie ein Kontextmen zur weiteren Auswahl.

ber die Auswahl Bearbeiten im Kontextmen haben Sie die Mglichkeit, in diesem Fenster Texte und Grafiken auszuschneiden, zu kopieren oder zu lschen. Whlen Sie Kurztext einfgen, so wird der Text, den Sie im Register Bezeichnung im Feld Kurztext hinterlegt haben, automatisch eingefgt. Haben Sie die Option Text-Datei einfgen angeklickt, so gelangen Sie automatisch in den Explorer zur Auswahl der gewnschten Textdatei (*.txt). ber Grafik einfgen knnen Sie einen entsprechenden Artikel- bzw. ein Leistungsbild in den Formaten *.bmp, *.tif, *.wmf und *.jpg einfgen.

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TopKontor Handbuch

Leistung anlegen
Um einen neuen Datensatz anlegen zu knnen, bettigen Sie die am oberen Teil des Fensters angebrachte Schaltflche . Sie erhalten danach folgende Abfrage:

Haben Sie eine Leistung ausgewhlt, deren Datensatz als Basis fr weitere dienen soll, so klicken Sie auf [Ja]. Sie haben somit die Mglichkeit, viele gleichartige Leistungen auf schnelle Art zu erfassen. Sie brauchen dann nur noch die Unterschiede zum bereits ausgewhlten "Basisdatensatz" einzutragen. Klicken Sie auf [Nein], so wird der Datensatz nun vllig neu angelegt. In den Feldern der verschiedenen Register tragen Sie nun Ihre Angaben ein. Abschlieend speichern Ihren neuen Datensatz ab. Sie ber

Leistungsdaten ndern
Falls Sie bei der ausgewhlten Leistung eine nderung vornehmen mchten, klicken Sie auf . Die verwerfen Sie Felder sind dann wei hinterlegt und knnen nun von Ihnen bearbeitet werden. Mit ab. gettigte Eingaben. Ihre nderungen speichern Sie ber die Schaltflche

Leistungsdaten lschen
Sie whlen die gewnschte Leistung aus und klicken auf . Nach einer Sicherheitsabfrage, die Sie mit [Ja] besttigen, wird die ausgesuchte Leistung gelscht.

Allgemeines zum Leistungsstamm


ber die Schaltflche [Weiteres...] knnen Sie folgende Programmfunktion aufrufen: Verkaufshistorie ffnet ein Informationsfenster, dem Sie entnehmen knnen, wann Sie welchem Kunden welche Leistung zu welchen Konditionen verkauft haben. Auswahl festlegen Diese Funktion dient dazu, die anzuzeigende Auswahl von Datenstzen nach Ihren Wnschen einzuschrnken und anzuzeigen.

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Textverarbeitung

Rechtschreibprfung Hierber starten Sie die Rechtschreibprfung.

Preisfindung
Die Einstellungsmglichkeiten fr die Preisfindung in den Stammdaten sind sehr vielfltig. Es empfiehlt sich darum zwingend, sich mit den Regeln fr die Preisfindung vertraut zu machen, bevor Sie Umstellungen vornehmen. Versuchen Sie mglichst zu Beginn Ihrer Arbeit eine fr Sie einfach zu pflegende Preisfindung zu whlen. So ist es z.B. mhsam fr Artikel hufig wechselnde Sonderpreise zu pflegen.

Einleitung zur Preisfindung


Die Preise von Artikeln in einem Angebot oder Auftrag (sonstige Dokumenttypen) werden in zwei Schritten festgelegt: Auf der Grundlage von Einstellungen in den Stammdaten und Einstellungen in den Grundlagen (beide werden im nachfolgenden Abschnitt beschrieben) schlgt TopKontor in der Positionserfassung einen Preis vor. Dieser Preis kann in der Positionserfassung gendert werden.

Einstellungen in den Grundlagen


Unter Datei | Einstellungen | Preisfindung, knnen Sie die erweiterte Preisfindung aktivieren.

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TopKontor Handbuch

Mit der Aktivierung der erweiterten Preisfindung werden im Artikelstamm zustzliche Felder zur Preisgestaltung angezeigt. Es besteht dann die Mglichkeit zu einem Artikel folgende Preise zu hinterlegen: Festpreis Sonderpreis Staffelpreis Artikelrabattgruppe (ARG1-10)

Rabattmatrix
In der Rabattmatrix knnen fr die 10 Preisgruppen (entspricht der Preisbasis zum Kunden im Adressenstamm) und 10 Artikelrabattgruppen ARG1-10 hinterlegt werden. Der gltige Rabatt wird ber den Schnittpunkt in der Rabattmatrix ermittelt. Zustzlich mssen Sie im Artikelstamm bei dem rabattfhigen Artikel eine Artikelrabattgruppe zuweisen.

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Textverarbeitung

Haben Sie in der Rabattmatrix z.B. bei KPG1 und ARG1 10% Rabatt eingeben, wird dieser Wert beim Einfgen des Artikels in ein Dokument als Rabatt automatisch an den Artikel angefgt. Vorausgesetzt zum Kunden wurde die Preisbasis 1 eingestellt.

Hinweis: Beachten Sie, das der Rabatt nachtrglich im Dokument entfernt werden kann. Wird jedoch die Menge zu dem Artikel gendert, wird der Preis neu ermittelt und der Rabatt erneut gesetzt.

Festpreis
Soll fr einen Kunden ein Festpreis zu einem oder mehreren Artikeln gelten, muss zu dem Kunde unter Adressen | Kunden | Konditionen die Option Festpreis gesetzt werden. 79

TopKontor Handbuch

Festpreise zu den Artikeln erfassen Sie zum jeweiligen Artikel unter Stammdaten | Artikel | Preise.

Sonderpreise
Bei den Sonderpreisen knnen Sie - abweichend zu den Festpreisen - einen Zeitraum eingeben, in dem der Sonderpreis Gltigkeit hat. Soll der Kunde sonderpreisberechtigt werden, muss zu dem Kunde unter Stammdaten | Adressen | Kunden | Konditionen die Option Sonderpreis gesetzt werden. Sonderpreise zu denn Artikel erfassen Sie zum jeweiligen Artikel unter Stammdaten | Artikel | Preise. Hier geben Sie auch den gltigen Zeitraum der Sonderpreisaktion ein.

Staffelpreise
Staffelpreise knnen - bezogen auf die Menge - einen und/oder mehrere Verkaufspreise und/oder einen und/oder mehrere Rabattstze haben. Der Staffelpreis kann zustzlich mit einem Gltigkeitszeitraum versehen werden in dem die Aktion zu diesem Artikel laufen soll. Einen Staffelpreis zu einem Artikel erfassen Sie unter Stammdaten | Artikel | Register Staffelpreise. Whlen Sie im Vorfeld den Artikel aus, zu dem Sie einen Staffelpreis hinterlegen mchten. Klicken Sie . Markieren Sie die Option Kundenstaffelpreise, fgen Sie dann ber [Hinzufgen] dann auf einen neuen Staffelpreis hinzu. Erfassen Sie jetzt die Menge, den Verkaufspreis und/oder den Rabatt mit oder ohne Gltigkeitszeitraum. Sie knnen anhand der Mengen weitere Verkaufspreise, Rabatte und Gltigkeitszeitrume hinterlegen. Nachdem Sie die Staffelpreise erfasst haben, speichern Sie die nderungen.

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Textverarbeitung

Hinweis: Ist zu dem Artikel ein Staffelpreis oder Staffelrabatt hinterlegt, wird immer der jeweilige Wert genommen wenn dieser <> 0 ist, zur Menge und dem Gltigkeitsdatum passt. Auf diese Weise ist es mglich wahlweise zum Artikel Staffelrabatt und Staffelpreis, Staffelrabatt oder einen Staffelpreis zu hinterlegen. Sind mehrere Eintrge mit den gleichen Mengen in der Staffeltabelle vorhanden wird der erste Datensatz genommen der vom Gltigkeitsdatum und der Menge passt.

Kundenspezifischer Preis
Sie knnen zu jedem Kunden fr Artikel und Lohngruppen kundenspezifische Preise einstellen. Um einen kundenspezifischen Preis zu einem Kunden zu erfassen, gehen Sie unter Stammdaten | Adressen | Kunden. Whlen Sie den Kunden aus. Klicken Sie dann auf [Weiteres] | Kundenpreise. Es ffnet sich der Stamm der kundenspezifischen Preise zu dem gewhlten Kunden. [Hinzufgen] erhalten Sie die Auswahl Preis zu Lohngruppen oder Preis zu Artikel. Je ber nach Auswahl ffnet sich der Artikel- oder Lohngruppenstamm. Whlen Sie dann die bentigte Lohngruppe oder den Artikel aus.

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TopKontor Handbuch

Im Feld Kundenpreis geben Sie den gewhrten Kundenpreis ein. In der Anzeige sehen Sie was der Kunde regulr bezahlen msste unter Bercksichtigung der eingestellten Preisbasis des Kunden. Nachdem Sie die kundenspezifischen Preise zu dem Kunden erfasst haben, besttigen Sie die nde. rungen mit Hinweis: Die Erfassung von kundenspezifischen Preisen knnen Sie auch ber Stammdaten | Artikel | Weiteres | Kundenpreise und Stammdaten | Kostenarten | Weiteres | Kundenpreis mglich. Beachten sie jedoch, dass der Filter nicht auf den Kunden gesetzt ist sondern auf die Lohngruppe oder den Artikel. Das heit, Sie sehen alle kundenspezifischen Preise die zu dem Artikel oder der Lohnart gewhrt sind.

Preisfindung beim Erfassen von Artikeln im Dokument


Im Dokument wird beim Einfgen von Artikeln oder Lohngruppen der Preis ermittelt. Bei den Lohngruppen wird ausschlielich geprft, ob ein kundenspezifischer Preis vorhanden ist oder nicht. Ist ein Kundenspezifischer Preis vorhanden, wird dieser anstatt des normalen Verkaufspreises und der Preisbasis des Kunden gesetzt. Die Preisfindung bei den Artikel ist komplexer. Beachten Sie zum besseren Verstndnis das Schaubild.

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Textverarbeitung

Die Preisermittlung erfolgt im ersten Schritt beim Einfgen eines Artikels in ein Dokument. Hierbei wird in folgen Abfolge der Preis ermittelt: Kundenspezifischer Preis Ist ein kundenspezifischer Preis zum Artikel hinterlegt, werden alle anderen Preise mit dem kundenspezifischen Preis bersteuert. Es gilt ausschlielich der kundenspezifische Preis. Sonderpreis Ist ein Sonderpreis zum Artikel hinterlegt und der Kunde ist sonderpreisberechtigt, werden alle anderen Preise mit dem Sonderpreis bersteuert. Ausgenommen kundenspezifischer Preis. Der Rabatt aus der Rabattmatrix wird nicht hinterlegt. Festpreis Ist ein Festpreis zum Artikel hinterlegt und der Kunde ist festpreisberechtigt, werden alle anderen Preise mit dem Festpreis bersteuert. Ausgenommen Sonderpreis und kundenspezifischer Preis. Der Rabatt aus der Rabattmatrix wird nicht gesetzt. Staffelpreise Ist ein Staffelpreis und /oder Staffelrabatt bezogen auf die Menge und dem Aktionszeitraum hinterlegt, wird der Staffelpreis genommen. Ausgenommen Festpreis, Sonderpreis und kundenspezifischer Preis. Der Rabatt aus der Rabattmatrix wird nicht gesetzt. Rabatt aus der Rabattmatrix Ist ein Rabatt in der Rabattmatrix zu der Preisbasis und der Artikelrabattgruppe hinterlegt, wird dieser gesetzt. Ausgenommen Staffelpreis, Festpreis, Sonderpreis und kundenspezifischer Preis. Der Rabatt aus der Rabattmatrix wird nicht gesetzt.

Ist keiner der oben genannten Preise vorhanden, wird der Verkaufspreis anhand der zum Kunden eingestellten Preisbasis gesetzt.

Preisfindung beim ndern von Mengen einer Artikelpositionen im Dokument


Werden im Dokument nachtrglich bei Artikelpositionen die Menge gendert, wird der Preis zu dem Artikel neu ermittelt. Ist die Artikelposition manuell kalkuliert worden, findet keine weitere Preisermittlung statt. Es bleibt der kalkulierte Preis der Position erhalten.

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TopKontor Handbuch Beachten Sie, dass bei Leistungen mit Artikeln in der Stckliste keine Preise ermittelt werden. Es werden die Preise aus dem Leistungsstamm passend zur Preisbasis des Kunden gesetzt. Das gleiche gilt auch bei der Funktion Preise aktualisieren.

Textbausteine
ber Stammdaten | Textbausteine bzw. die Tastenkombination [Strg]+[T] gelangen Sie in den Textbausteinstamm. Hier definieren Sie die von Ihnen gewnschten Textbausteine, die Sie dann in der Beleg- oder Dokumentenbearbeitung auf einfache Art hinzufgen knnen.

Register Bezeichnung
Wie bei allen bisherigen Datenstzen bettigen Sie hier die Schaltflche , um einen neuen Textbaustein anzulegen. Die Nummer wird automatisch fortlaufend vergeben, kann aber hier auch berschrieben werden. Aus dem Listenfeld Verwendung whlen Sie nun aus, fr welche Belegart dieser Textbaustein verwendet werden soll. Zur Auswahl stehen: allgemein Angebot Auftragsbesttigung Rechnung Text Lieferschein Gutschrift Stornorechnung Freier Beleg

Zustzlich fr das Bestellwesen - Modul 84 BW Preisanfrage BW Bestelldokument

Textverarbeitung BW Rckgabeformular BW Liefermahnung

Zustzlich fr das Wartung/Service Modul W&S Serviceauftrag W&S Servicerechnung W&S Servicegutschrift W&S Vertragsrechnung W&S Vertragsgutschrift W&S Vertragsdokument

Im Listenfeld Typ whlen Sie aus, ob es sich hierbei um einen allgemeinen Text, einen Vor- oder Schlusstext handelt. Anschlieend vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung (maximal 50 Zeichen).

Register Langtext
Sie geben hier nun den gewnschten Text ein, so wie er im jeweiligen Dokument erscheinen soll. Im unteren Fenster aufgelistet erscheinen dabei die zur Verfgung stehenden Texte, im oberen Fenster . Die oben angedie zugehrigen Textbausteinvorlagen. Um eine Vorlage zu ndern, bettigen Sie zeigten Menpunkte dienen dazu, den Text so zu formatieren (Schriftart und gre, zentriert etc.), wie Sie es wnschen und wie es von z.B. Microsoft Word bekannt ist. Klicken Sie im Textfeld auf die rechte Maustaste, so ffnet sich folgendes Kontextmen:

ber Bearbeiten stehen Ihnen die bekannten Bearbeitungsfunktionen wie Kopieren und Einfgen, Lschen, Ausschneiden und Alles auswhlen fr die Textverarbeitung zur Verfgung. Datenfeld einfgen: Hierber erhalten Sie eine Auswahl von Platzhaltern angezeigt, welche nach Angaben zum Empfnger, zum Dokument und zu Ihrer eigenen Firma sortiert sind und hier eingefgt werden knnen. Die Felder werden dann bei der Verwendung des Textbausteins in einem Dokument oder Beleg mit den zugehrigen Inhalten gefllt. So haben Sie z.B. die Mglichkeit, auf einfache Weise das Zahlungsziel in einer Rechnung als Textbaustein einzufgen. Das TopKontor errechnet dann nach den jeweiligen Vorgaben das entsprechende Datum und gibt dies automatisch im Dokument mit an. Haben Sie das Zusatzmodul Wartung/Service, stehen Ihnen fr die Textbausteine je nach Auswahl der Verwendung, weitere Datenfelder zur Verfgung. Text-Datei einfgen: ber diese Funktion knnen Sie einen kompletten Text im .txt-Format in einen Textbaustein einfgen und bearbeiten. Zu diesem Zweck ffnet sich der Explorer zur Auswahl einer Datei. Grafik einfgen: Whlen Sie diese Funktion, so haben Sie die Mglichkeit, dem Textbaustein eine Grafik hinzuzufgen, welche dann ebenso im jeweiligen Dokument erscheint. Voraussetzung zum Einfgen einer Grafik: die Bilddateien mssen in den Dateiformaten .bmp, .wmf, .tif, *.jpg oder .gif vorhanden sein.

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TopKontor Handbuch

Tabellen
ber Stammdaten | Tabellen bzw. die Tastenkombination [Strg]+[B] legen Sie Rabattgruppen, Hauptwarengruppen, Warengruppen, Konten, Gewerke, Einheiten, Branchen, Anreden, Arbeitsbeschreibungen, Preiseinheiten, Provisionsgruppen, Kostenstellen, Artikelgruppen und Lagerorte an. Sie gelangen in folgendes Fenster:

ber die jeweiligen Register verwalten Sie die einzelnen Tabellen. Mittels der bereits bekannten (neuer Datensatz), (Datensatz lschen) und (Datensatz bearbeiten) nehmen Schaltflchen Sie hier die Einstellungen zu den Tabellen vor. Die hier angelegten Daten stehen ihnen dann in den verschiedenen Programmmodulen als Auswahlfelder (Listbox) zur Verfgung.

Register Rabattgruppen
Neben einer Bezeichnung weisen Sie aus dem Listenfeld einen Lieferanten zu. Weiterhin legen Sie den Rabatt fest. Die Rabattgruppen stehen Ihnen dann im Artikelstamm zur Verfgung.

Register Hauptwarengruppen
Hier haben Sie die Mglichkeit, Hauptwarengruppen anzulegen. Hauptwarengruppen dienen als bergeordnete Warengruppe.

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Textverarbeitung

Register Warengruppen
Sie haben bei der Anlage von Warengruppen die Mglichkeit, Hauptwarengruppen auszuwhlen, die Sie zuvor im Register Hauptwarengruppen definiert haben. Warengruppen knnen nacheinander unterschiedlichen Hauptwarengruppen zugeordnet werden.

Register Konten
Durch Aktivieren der entsprechenden Felder bearbeiten oder lschen Sie Erls- und Kostenkonten oder legen neue an. Bei einer Neuanlage whlen Sie zuerst die Kontenart (Erls- oder Kostenkonto ) aus. Definieren Sie bei einer Neuanlage, ob das Konto ein Automatikkonto ist oder nicht. Dies ist insbesondere bei einer bergabe des Rechnungseingangsbuches oder Rechnungsausgangsbuches an ein Finanzbuchhaltungsprogramm oder an Datev wichtig.

Register Gewerke
Hier knnen Sie neue Gewerke anlegen, bestehende Gewerke bearbeiten oder lschen. Bei einer Neuanlage legen Sie fr das neue Gewerk eine Nummer und Bezeichnung fest.

Register Einheiten
Hier besteht die Mglichkeit, eigene Mengeneinheiten zu erstellen bzw. bestehende zu bearbeiten oder zu lschen.

Register Branche
Hier haben Sie die Mglichkeit, neue Branchen zu ergnzen bzw. bestehende zu verndern oder zu lschen. Neue Branchen knnen auch im Bereich Adressen einfach eingetragen werden. Sie werden dann automatisch dieser Liste hinzugefgt.

Register Anreden
Hier legen Sie neue Anrede-Formeln an bzw. verndern oder lschen bestehende. Neue Anreden knnen auch im Bereich Adressen einfach eingetragen werden. Sie werden dann automatisch dieser Liste hinzugefgt.

Register Textvorlagen
Hier legen Sie neue Vorlagen fr den Buchungstext in der Lohnerfasssung fest.

Register Arbeitsbeschreibungen
Hier definieren Sie Arbeitsbeschreibungen bestehend aus Nummer, Suchbegriff und der Langtextbeschreibung.

Register Preiseinheiten
In Verbindung mit einem Preis definiert die Preiseinheit, fr welche Menge der Preis gilt. Sie erfassen hier die Bezeichnung und die entsprechende Menge. Die Preiseinheit knnen Sie dann u.a. im Artikelstamm auswhlen. 87

TopKontor Handbuch

Register Provisionsgruppe
Die Provisionsgruppe ist eine Artikelgruppe, welche Einfluss auf die Provisionsberechnung hat. Im Mitarbeiterstamm (Vertreter) hinterlegen Sie je Provisionsgruppe den Provisionssatz fr den jeweiligen Vertreter.

Register Kostenstelle
Hier definieren Sie die Kostenstellen, bestehend aus Nummer, Bezeichnung und Beschreibung.

Register Artikelgruppe
Hier definieren Sie Artikelgruppen. Eine Artikelgruppe wird eindeutig ber ein alphanumerisches Krzel (Nummer) identifiziert. Auerdem knnen Sie eine Bezeichnung und eine Bemerkung eintragen. Bei der Anzeige der Artikel knnen Sie einen Suchbaum einblenden, der diese Artikelgruppen enthlt. Markieren Sie eine Artikelgruppe in diesem Suchbaum, werden in der Auswahl nur die Artikel dieser Artikelgruppe angezeigt.

Register Lagerorte
Definieren Sie hier die Lagerorte, die Sie in der Lagerverwaltung zum Buchen der Artikelbestnde verwenden wollen.

Globale Tabellen
ber Stammdaten | Globale Tabellen legen Sie Banken und Postleitzahlen an. In diesen Registern verwalten Sie Banken und Postleitzahlen, die Sie dann im Adressstamm Ihren Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern zuordnen knnen.

Register Banken
Geben Sie Bankleitzahl, Bezeichnung, Postleitzahl und Ort der Banken ein.

Register Postleitzahlen
Geben Sie Land, Postleitzahl, Ort und Vorwahl ein. Wird im Adressenstamm eine Postleitzahl eingegeben, die unter Postleitzahlen gepflegt wurde, so werden automatisch der Ort und die Vorwahl als Vorschlag aus dem Postleitzahlenstamm in den Adressstamm bernommen. Haben Sie mehrere Eintrge zu einer Postleitzahl, ffnet sich beim Verlassen des Feldes PLZ im Adressenstamm eine Auswahl des Postleitzahlenstammes.

Tabellenbersicht
ber Tools | Tabellenbersicht ffnet sich ein bersichtsfenster einiger Tabellen, die Sie im TopKontor angelegt haben. Das Fenster dient nur zu Ihrer Information. Einzeln aufgefhrt wird die Anzahl von 88 Adressen Artikel Leistungen

Textverarbeitung Stcklisteneintrge Textbausteinen Dokumenten Mitarbeitern Beachten Sie, dass gelschte Datenstze bis zur nchsten Reorganisation in der Datenbank verbleiben und hier mitgezhlt werden.

Textverarbeitung
TopKontor verfgt ber eine eigene Textverarbeitung zur Erstellung des gesamten Schriftverkehrs. Sie ffnen dieses Modul ber Extras | Textverarbeitung bzw. ber die Tastenkombination [Strg] + [U]. Die Textverarbeitung verfgt eine eigene Men- und Symbolleiste.

Men Datei
Neu
ber Datei| Neu legen Sie ein neues leeres Dokument an. Diesen Vorgang knnen Sie auch ber und ber die Tastenkombination [Strg] + [N] einleiten.

Vorlage auswhlen...
Treffen Sie diese Menauswahl, so erhalten Sie einen Dialog zum ffnen einer Vorlage. Vorlagen sind spezielle Dokumente, welche Elemente enthalten, die immer wieder bentigt werden, wie z.B. das Firmenlogo, Firmenanschrift, Bankverbindung und weitere Platzhalter. Vorlagen erkennen Sie an der Erweiterung .txv, beispielsweise Brief.txv.

Serienbrief erstellen...
ber diese Auswahl ffnen Sie eine Vorlage die als Serienbrief dienen soll. Beachten Sie, dass in der Auswahl nur Vorlagen mit der Anfangsbenennung SB_*.txv angezeigt werden.

Serienbrieffunktion
Um die Serienbrieffunktion im TopKontor nutzen zu knnen, mssen Sie zuerst eine Vorlage erstellen und diese dann mit z.B. SB_SERIE.TXV als Vorlage speichern.

Erstellen einer Vorlage fr den Serienbrief


ffnen Sie ein neues Dokument. Erstellen Sie in diesem Dokument Ihren Text mit den bentigten Datenfeldern (Datenfelder knnen Sie mittels Klick auf die rechte Maustaste beliebig in den Text einfgen). Nachdem Sie den Text erstellt , formatiert und die gewnschten Datenfelder eingefgt haben, speichern Sie das Dokument ber Datei | Speichern als Vorlage ab. Beachten Sie, dass der Dokumentname mit SB_ beginnen muss. Die Dateiendung .TXV fgt das Programm selbststndig an.

Arbeiten mit dem Serienbrief


ber Datei | Serienbrief erstellen... ffnet sich die Auswahl der zur Verfgung stehenden Serienbriefvorlagen. Whlen Sie die von Ihnen gewnschte Serienbriefvorlage aus. ffnen Sie die Serienbriefvorlage mittels Doppelklick auf die Datei oder markieren Sie die Datei und besttigen Sie mit [ffnen]. Es ffnet sich die Serienbriefvorlage und im Vordergrund geht der Adressen-Filter-Assistent auf. Der Assistent untersttzt Sie bei der Auswahl der Adressen. Whlen Sie den gewnschten Filter 89

TopKontor Handbuch aus und besttigen Sie mit [Weiter]. Im folgenden Dialog setzen Sie die Auswahlkriterien und klicken dann auf [Beenden]. Sie knnen sich ber die Navigationsschaltflchen im oberen Bereich die Adressen einzeln anzeigen lassen:

schalten Sie auf die Tabellenansicht der Adressen um. In der Tabellenanber die Schaltflche sicht knnen Sie zustzlich noch die Auswahl einschrnken, indem Sie vor dem Datensatz den Haken rausnehmen. Der Assistent bietet folgende Filtermglichkeiten an:

Geburtstagsanschreiben Selektionskriterium von... Geburtstag....bis... Geburtstag

Geben Sie den Zeitraum ein, fr den Geburtstagsanschreiben erstellt werden sollen. Adressenauswahl ber die Adressenauswahl knnen Sie die Auswahl der Adressen einschrnken. Es stehen die Felder Kundennummer, Suchbegriff, PLZ, Ort, Vorwahl (Telefonvorwahl), Branche und Typ aus den Adressenstammdaten zur Verfgung. Setzen Sie den Filter, indem Sie z.B. von ... Kundennummer bis... Kundennummer eingeben. Sie knnen den Filter ber alle Felder setzten. Beachten Sie, dass es sich um einen UND - Filter handelt, d.h. der Filter wird z.B. von ... Kundennummer bis... Kundennummer UND von... PLZ bis... PLZ gesetzt. Es werden Ihnen nur die Kunden angezeigt, die in dem Kundennummernbereich UND in den PLZ-Bereich fallen. Dynamische Adressenauswahl Bei der dynamischen Adressenauswahl knnen Sie einen UND/ODER Filter ber die Felder der Adressstammdaten setzen. Hierzu whlen Sie im Listenfeld Feld das gewnschte Feld aus. Im Feld Bedingung whlen Sie aus, ob der Wert =, <>,> ,< , >= oder <= sein soll. Im Feld Wert geben Sie den gewnschten Wert ein. 90

Textverarbeitung

Fgen Sie ber die Schaltflche [Hinzufgen] dem Filter die Bedingung hinzu. Sie knnen jetzt weitere Bedingungen hinzufgen, die wahlweise als UND- oder als ODER- Bedingung gelten sollen. ber die Schaltflche [Lschen] knnen Sie einzelne Bedingungen im Filter lschen. Hierzu markieren Sie die zu lschende Bedingung und klicken auf die Schaltflche [Lschen]. Mchten Sie alle Bedingungen lschen, klicken Sie auf die Schaltflche [Leeren]. Beachten Sie, dass dabei alle Bedingungen unwiederbringlich gelscht werden und Sie diese noch mal erfassen mssen. Kundenumsatz

Es werden alle Adressen der Kunden ausgewhlt, die den von Ihnen eingestellten Umsatz im gewhlten Zeitraum aufweisen. Lieferantenumsatz

Es werden alle Adressen der Lieferanten ausgewhlt, die den von Ihnen eingestellten Umsatz im gewhlten Zeitraum aufweisen. Filter ber diese Option knnen Sie alle gemachten Filter zurcksetzen zurcksetzen.

Allgemeine Funktionen im Serienbrief


Hierber knnen Sie sich die ausgewhlten Datenstze anzeigen lassen. In der Ansicht knnen Sie zustzlich noch die Auswahl einschrnken, indem Sie vor dem Datensatz den Haken rausnehmen.

ber diesen Button knnen Sie den Adressen-Filter-Assistenten aufrufen.

ffnen
Dieser Befehl ffnet eine Auswahl aller Texte, ausgenommen der Vorlagen. 91

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Schlieen
ber diesen Menpunkt schlieen Sie das aktive Dokument.

Speichern
Whlen Sie diesen Befehl, so wird Ihr aktives Dokument gespeichert. Diesen Befehl knnen Sie auch ber auslsen. Speichern Sie ein Dokument zum ersten Mal, so wird Sie das Programm auffordern, das Dokument zu benennen. Sie gelangen sogleich in das Dialogfenster Speichern unter.

Speichern unter
Whlen Sie hier den Kunden aus, dem das Dokument zugeordnet werden soll. Im Feld Betreff hinterlegen Sie eine Anmerkung zum Dokument, die spter als Suchkriterium verwendet werden kann, wenn Sie das Dokument aufrufen. Ein Klick auf die Schaltflche Bezug ndern ffnet das Dialogfenster Projekte. Hier haben Sie die Mglichkeit, das Dokument einem Projekt zuzuordnen.

Speichern als Vorlage


Um eine neue Vorlage zu erstellen, ffnen Sie ber ein neues Dokument. Sie geben nun Angaben zu einer Vorlage, z.B. Briefkopf, Logo etc. ein. Danach speichern Sie Ihr selbst erstelltes Vorlagendokument ber Datei | Speichern als Vorlage. Die Vorlage wird nun im Verzeichnis .../Handwerk/000xxx/Texte abgespeichert. ber die Schaltflche haben Sie jederzeit die Mglichkeit, Ihre Vorlagen zu ffnen.

Drucken
Drucken Sie hierber ein Dokument aus.

Beenden
Dieser Befehl beendet die Textverarbeitung.

Men Bearbeiten
Rckgngig
Falsch oder versehentlich gemachte Eingaben knnen Sie mit diesem Befehl einfach und schnell lschen. Dabei werden die zuvor gemachten Eingaben wiederhergestellt. Sie haben hierbei zu beachten, dass nur die letzte Aktion rckgngig gemacht werden kann. Die Anzeige dieses Menpunktes ndert sich dementsprechend.

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Textverarbeitung

Ausschneiden
Mit diesem Befehl schneiden Sie zuvor markierten Text aus dem aktuellen Dokument aus und legen diesen in der Zwischenablage Ihres PCs ab.

Kopieren
Hiermit legen Sie eine Kopie des markierten Textes in der Zwischenablage ab. Im Gegensatz zum Ausschneiden bleibt der Text im Dokument stehen.

Einfgen
Den Inhalt der Zwischenablage knnen Sie an beliebiger Stelle in das aktuelle (oder in ein anderes) Dokument einfgen.

Lschen
Dieser Befehl lscht zuvor markierten Text.

Alles markieren
ber diesen Menpunkt knnen Sie auf einfache Weise den gesamten Text eines Dokuments markieren. Dies ist besonders bei sehr langen Texten hilfreich.

Suchen
Sie starten hiermit die Suche nach einzelnen Wrtern oder nach Wortgruppen. Sie geben hierzu das gesuchte Wort oder die Wortgruppe ein und klicken auf Weitersuchen. Gefundene Wrter werden im Text dunkel hinterlegt dargestellt. Sie wiederholen den Suchvorgang, bis Sie das Ende des Dokuments erreicht haben und eine entsprechende Meldung erhalten.

Ersetzen
Als Ergnzung knnen Sie mit diesem Befehl nach einem bestimmten Wort suchen und es dann automatisch durch ein anderes ersetzen lassen. Schalten Sie zudem die Option Gro-/ Kleinschreibung ein, knnen Sie noch gezielter nach falsch geschriebenen Wrtern suchen. Die Befehle des Mens Bearbeiten erhalten Sie auch ber das Kontextmen (rechte Maustaste).

Men Ansicht
volle Breite
ber diese Funktion wird das Dokument in der gesamten Breite auf dem Bildschirm angezeigt. An einem vorangestellten Hkchen erkennen Sie die aktive Funktion.

volle Hhe
Entsprechend stellt diese Funktion das Dokument in seiner ganzen Hhe dar.

Vergrerung
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TopKontor Handbuch Mit Hilfe dieser Funktion legen Sie fest, in welcher prozentualen Gre das Dokument auf dem Bildschirm dargestellt wird.

Men Format
Zeichen
Markiertem Text weisen Sie ber Zeichen ein anderes Aussehen zu, indem Sie es vergrern oder die Schriftart ndern.

Absatz
Sie weisen hiermit einem Absatz ein anderes Format zu. Im Gegensatz zur Zeichenformatierung ist es jedoch nicht erforderlich, den Text zu markieren. Sie mssen lediglich den Cursor in den zu formatierenden Absatz stellen.

Absatzrahmen
Hierber weisen Sie dem aktuellen Absatz einen individuellen Rahmen zu, indem Sie die gewnschte Form aus einer Liste whlen.

Seite
Das Format eines Dokuments sowie die Gre der Seitenrnder bestimmen Sie ber Format | Seite. Es ffnet sich das Fenster "SEITE EINRICHTEN", in welchem Sie das Papierformat auswhlen und die Seitenrnder des Dokuments festlegen. Aktivieren Sie die Option als Standard fr neue Dokumente speichern, gelten die von Ihnen vorgenommenen Einstellungen dementsprechend fr alle neuen leeren Dokumente. Die Befehle des Mens Format erhalten Sie auch ber das Kontextmen (rechte Maustaste).

Men Einfgen
Grafik
Mit diesem Befehl fgen Sie eine Grafik ein. Entweder als frei positionierbare Grafik oder als Zeichen. In beiden Fllen erhalten Sie einen Dialog zur Auswahl der Grafik. Haben Sie frei positionierbar gewhlt, ndert sich nach Auswahl einer Grafik der Mauspfeil in ein schwarzes Viereck. Sie platzieren dieses schwarze Viereck an der Stelle Ihres Dokuments, an der Sie die Grafik einfgen mchten. Das kleine Viereck stellt dabei die linke obere Ecke der ausgewhlten Grafik dar. Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste, so wird die Grafik an ausgewhlter Stelle in das Dokument eingefgt. Um Grafiken zu verschieben oder in der Gre zu ndern, halten Sie die Alt-Taste gedrckt, whrend Sie mit der Maus die nderungen vornehmen. Mittels Klick auf die Grafik ffnet sich ein weiterer Dialog. Hier knnen Sie den Abstand des Textes zur Grafik festlegen, sowie die Grafik durch Eingabe von Prozentwerten vergrern oder verkleinern. Ha94

Textverarbeitung ben Sie eine Grafik als Zeichen eingefgt, entfllt das Positionieren der Grafik. In dem Absatz, in welchem der Mauszeiger sich befindet, wird die Grafik eingefgt. Durch Klick auf eine Grafik ffnet sich ein Fenster zur Festlegung von Objekteigenschaften. Hierbei knnen Sie nur eine Skalierung vornehmen.

Textbausteine
Hiermit haben Sie die Mglichkeit, Textbausteine in Ihr Dokument einzufgen. Nach Anwahl dieses Menpunktes gelangen Sie sogleich in das Fenster zur Auswahl von Textbausteinen. Hier haben Sie auch die Mglichkeit, neue Textbausteine anzulegen.

Datenfelder
Datenfelder sind besonders dann wichtig, wenn Sie eine neue Vorlage erstellen wollen. Datenfelder sind Platzhalter fr Angaben zum Empfnger, Angaben zum Dokument und zur eigenen Firma. Die eigentlichen Funktionen der Datenfelder kommen nicht bei der Vorlage zum Tragen sondern bei Dokumenten, die auf dieser Vorlage beruhen sollen. Per Kontextmen lsst sich ein Datenfeld einfgen.

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TopKontor Handbuch

Sie suchen nun das gewnschte Datenfeld aus und klicken auf [bernehmen]. Der Platzhalter wird nun in Ihr Dokument eingefgt.

Textdatei
Mit diesem Befehl fgen Sie bereits bestehende Textdateien in Ihr Dokument ein. Textdateien erkennen Sie an der Endung .txt.

Anschrift auswhlen
Haben Sie zuvor ein Datenfeld eingefgt, z.B. Strae, so knnen Sie mit Anschrift auswhlen diesen Platzhalter mit Daten fllen.

Seitenwechsel
Mit diesem Befehl fgen Sie eine neue Seite hinzu. Der Mauszeiger wird automatisch auf der neuen Seite platziert. Die Befehle des Mens Einfgen erhalten Sie auch ber das Kontextmen (rechte Maustaste).

Men Optionen
Benutzerdaten
ber dieses Men erhalten Sie einen Dialog zur Ansicht und zum ndern Ihrer eigenen Daten.

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Textverarbeitung

Men Fenster
berlappend
Mit diesem Befehl werden mehrere geffnete Fenster berlappend dargestellt.

Nebeneinander
Hiermit werden mehrere geffnete Fenster nebeneinander dargestellt.

Symbole anordnen
Haben Sie mehrere Fenster zu einem Symbol in der Taskleiste verkleinert, so ordnen Sie ber diesen Menpunkt die Symbole nebeneinander in der Taskleiste an.

Alles schlieen
Dieser Befehl schliet alle geffneten Fenster. Haben Sie ein oder mehrere Dokumente noch nicht gespeichert, so erhalten Sie eine entsprechende Sicherheitsabfrage.

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Datenservice
ber Tools | Datenservice gelangen Sie zum Anfangsfenster des Datenservices.

Der Datenservice gliedert sich in 5 Schritte: In Schritt 1 whlen Sie immer im Gruppenfeld Stamm den gewnschten Stammdatenbereich aus, sowie unter Operation die gewnschte Operation. Je nachdem, welchen Stammdatenbereich Sie ausgewhlt haben, stehen Ihnen unterschiedliche Operationen zur Verfgung. Mgliche Stammdatenbereiche sind: Adressen Artikel Leistung Hauptwarengruppen Warengruppen Rabattgruppen Lohngruppen

Mgliche Operationen sind: Preispflege Lschen Export Abgleichen

Preispflege Artikel, Leistung


Die Operation Preispflege steht Ihnen nur fr die Stammdatenbereiche Artikel und Leistung zur Verfgung. Die Preispflege fr Artikel und Leistungen wenden Sie fr bereits angelegte Stammdaten an. Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie auf [Weiter]. 98

Datenservice

Es folgt Schritt 2 von 5 des Datenservices, in welchem Sie den Lieferanten (Artikelbereich) bzw. den Artikel- oder Leistungsbereich, dessen Preise gepflegt werden sollen, nher bestimmen knnen. Sie besttigen mit [Weiter] und gelangen zu Schritt 3 von 5: Im Register Lohn/Schriftart whlen Sie nun die gewnschte Lohngruppe aus. Im Register Einkauf haben Sie die Mglichkeit, den Art-EK prozentual zu ndern. ber die Register "Preis 1" bis "Preis 10" knnen Sie nun die einzelnen Preise pflegen. Sie knnen hier jeweils den Art-VK, sowie den ArtEK prozentual ndern. Zudem besteht die Mglichkeit, jeweils einen Art-Aufschlag festzulegen. Klicken Sie auf [Weiter]. Sie gelangen zu Schritt 3 von 5 der Preispflege: Aus der Liste whlen Sie die gewnschten Artikel bzw. die gewnschte Leistung aus. ber [Weiter] startet TopKontor nach einer Sicherheitsabfrage automatisch mit der Preispflege (Schritt 5 von 5). Das Fenster zeigt die Anzahl der aktualisierten Datenstze an. Sie schlieen die Preispflege mit Beenden ab.

Lschen eines Stammbereichs


Das Lschen erfolgt analog der Preispflege fr Artikel bzw. Leistungen in den Schritten 1-5. Schritt 1 von 5: Sie whlen Ihren Stammdatenbereich und die Operation Lschen. Schritt 2 von 5: ber [Weiter] gelangen Sie zur bereits bekannten Auswahl des gewnschten Bereichs. Schritt 3 von 5: Im darauf folgenden Fenster werden Ihnen die Datenstze angezeigt, welche Sie lschen knnen. Schritt 5 von 5: Nach der Sicherheitsabfrage, die Sie mit [Ja] besttigen, werden die Datenstze gelscht und ihre Anzahl angezeigt. Sie schlieen den Lschvorgang mit [Beenden] ab.

Export eines Stammbereichs


Der Export erfolgt analog der Preispflege fr Artikel bzw. Leistungen in den Schritten 1-5. Schritt 1 von 5: Sie whlen Ihren Stammdatenbereich aus und die Operation Export. Schritt 2 von 5: ber [Weiter] gelangen Sie zur bereits bekannten Auswahl des gewnschten Bereichs. Schritt 3 von 5: Im darauf folgenden Fenster werden Ihnen die Datenstze angezeigt, welche Sie exportieren knnen. 99

TopKontor Handbuch Schritt 4 von 5: Whlen Sie das gewnschte Ausgabeformat und geben Sie gegebenenfalls einen Dateinamen an. Schritt 5 von 5: Die Dateien werden automatisch exportiert und die Anzahl der exportierten Datenstze angezeigt. Sie schlieen den Exportvorgang mit [Beenden] ab.

Abgleichen eines Stammbereichs


Abzugleichen sind im TopKontor folgende Stammdatenbereiche: Leistung Rabattgruppen Lohngruppen

Leistung abgleichen
Schritt 1 von 5: Sie whlen Leistung und die Operation Abgleichen. Schritt 2 von 5: Sie whlen das gewnschte Gewerk, sowie gegebenenfalls den Leistungsnummern-Bereich und/ oder den Lohngruppen-Bereich aus. Schritt 3 von 5: Im darauf folgenden Fenster werden Ihnen die Datenstze angezeigt, welche Sie abgleichen knnen Schritt 4 von 5: Sie knnen hier auswhlen, ob Sie Preise oder Texte abgleichen wollen, sowie, ob mit dem Artikeloder Leistungsstamm abgeglichen werden soll. Schritt 5 von 5: Die Datenstze werden nach einer Sicherheitsabfrage automatisch abgeglichen und ihre Anzahl angezeigt. Sie schlieen den Abgleichungsvorgang mit [Beenden] ab.

Rabattgruppen abgleichen
Schritt 1 von 5: Sie whlen Rabattgruppen und die Operation abgleichen. Schritt 5 von 5: Der Abgleich startet nach einer Sicherheitsabfrage automatisch. Die Anzahl der aktualisierten Datenstze wird angezeigt. Schlieen Sie den Abgleichungsvorgang mit [Beenden] ab.

Lohngruppen abgleichen
Schritt 1 von 5: Sie whlen Lohngruppen und die Operation abgleichen. 100

Datenservice Schritt 3 von 5: Sie whlen die gewnschte Lohngruppe aus, welche abgeglichen werden soll. Schritt 4 von 5: Hier knnen Sie den gewnschten Stammdatenbereich, mit welchem die Lohngruppe abgeglichen werden soll, auswhlen. Schritt 5 von 5: Der Abgleich wird automatisch nach einer Sicherheitsabfrage gestartet. Sie schlieen den Abgleichungsvorgang mit [Beenden] ab.

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Mandantensicherung
Die regelmige Datensicherung (Backup) ist eine der wichtigsten Aufgaben. Sei es durch versehentliches Lschen, durch Hardwarefehler oder durch einen Fehler des Betriebssystems, frher oder spter macht jeder Computerbenutzer die Erfahrung eines Datenverlustes. Ein Backup ist in der Regel die einzige Mglichkeit, wenigstens einen Teil der Daten zu restaurieren. Auch wenn ein regelmiges Backup einigen Arbeitsaufwand bedeutet, steht diese Mhe meist in keinem Verhltnis zu einer manuellen Rekonstruktion der Daten. Auf professionellen Systemen, bei denen mglicherweise sogar mehrere Benutzer auf einem Datenbestand arbeiten, ist wenigstens eine wchentliche, besser eine tgliche Datensicherung erforderlich. Die Datensicherung hat den Sinn, bei Verlust Ihrer Daten bzw. Ausfall des Computers Sie wieder auf den Stand der letzten Datensicherung zu bringen. Somit kann passieren was will, Ihre wertvollen Daten sind mit einer Datensicherung nochmals vorhanden und knnen gegebenenfalls auf ein anderes Computersystem eingespielt werden, so dass Sie weiter arbeiten knnen. Mit der Mandantensicherung im TopKontor knnen Sie zur Laufzeit des Programms eine Datensicherung fr den Mandanten erstellen, in dem Sie sich gerade befinden. Sie werden bei der Erstellung der Datensicherung durch einen Assistenten untersttzt. ber Tools | Mandantensicherung starten Sie den Mandantenassistenten. Vergewissern Sie sich, dass kein weiterer Benutzer im TopKontor angemeldet ist. Ist dennoch ein weiterer Benutzer im angemeldet, erhalten Sie den folgenden Hinweis.

Nachdem alle Benutzer TopKontor beendet haben, starten Sie den Mandantensicherungsassistenten erneut. Der Assistent fhrt Sie in 6 Schritten durch die Mandantensicherung. Nachdem Sie den Startdialog gelesen haben, klicken Sie auf [Weiter].

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Mandantensicherung Whlen Sie im Schritt 2/6 die Verzeichnisse aus, die Sie zustzlich zu den Mandantendaten sichern wollen. Optional knnen Sie aus dem Mandantenverzeichnis das Verzeichnis Bilder, Formulare und Texte fr die Datensicherung mit angeben. Haben Sie aufwendig eingerichtete Formulare erstellt oder durch ihren Fachhndler erstellen lassen, sollten Sie das Verzeichnis Formulare bei jeder Mandantensicherung mit sichern. Im Verzeichnis Texte stehen alle Textdokumente die Sie ber die interne Textverarbeitung, externe Dokumentbearbeitung (Excel, Word, etc.) oder ber das Mahnwesen (Mahnungen) in der OPVerwaltung erstellt haben. Im Zweifelsfall sollten Sie das Verzeichnis Texte bei jeder Mandantensicherung mit auswhlen. Haben Sie Bilder im Artikelstamm (Bildverzeichnis ber Datanorm 5 importiert oder manuell eingebunden) oder im Adressstamm eingebunden, werden diese Bilder im Verzeichnis Bilder gespeichert. Bei einem Datenverlust knnen die Bilder in den jeweiligen Stammdaten nicht mehr angezeigt werden. Daher sollten Sie das Verzeichnis Bilder bei der Erstellung der Mandantensicherung immer mit auswhlen.

Haben Sie die zu sichernden Verzeichnisse ausgewhlt klicken Sie auf [Weiter]. Im Schritt 3/6 rufen Sie ber den Button die Verzeichnisauswahl auf.

Whlen Sie im folgenden Dialog das Verzeichnis aus, in dem die Sicherung erstellt werden soll. Ist es erforderlich in dem ausgewhlten Verzeichnis ein Unterverzeichnis anzulegen, knnen Sie mit der Funktion [Neuen Ordner erstellen] einen neuen Ordner (Verzeichnis) anlegen. Nachdem Sie das 103

TopKontor Handbuch Verzeichnis ausgewhlt haben in dem die Mandantensicherung erstellt werden soll, klicken Sie auf [OK].

Wurde das gleiche Verzeichnis ausgewhlt, in dem der zu sichernde Mandant bereits vorhanden ist, erhalten Sie die folgende Warnung.

Besttigen Sie den Warnhinweis mit [OK]. Sie knnen das ausgewhlte Verzeichnis beibehalten oder ein anderes auswhlen, indem Sie erneut auf den Button richtig, klicken Sie auf [Weiter]. klicken. Ist das ausgewhlte Verzeichnis

Im Schritt 4/6 erhalten Sie die Information, welcher Mandant, mit welchen Verzeichnissen, wohin gespeichert werden soll. Der Assistent ermittelt den Speicherplatz und den Speicherbedarf. Die Datensicherung wird automatisch komprimiert zur Verfgung gestellt.

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Mandantensicherung

Fr die Komprimierung der Daten wird das ZIP Format genutzt. Das ZIP-Format ist zunchst ein Datencontainer, in den mehrere Dateien komprimiert gespeichert werden knnen. Fr die Komprimierung wird ein mit installiertes Packprogramm genutzt. Um die ZIP Dateien zu entpacken, ist unter den Betriebssystemen Windows XP und Vista kein zustzliches Programm erforderlich, diese Betriebssysteme untersttzen das Entpacken von ZIP Dateien. Entsprechen alle Angaben ihren Vorgaben, klicken Sie auf [Weiter]. Im Schritt 5/6 wird jetzt die Datensicherung des Mandanten durchgefhrt.

Im Schritt 6/6 erhalten Sie eine Zusammenfassung der Mandantensicherung. Das Sicherungsprotokoll Drucken und/oder Speichern. Beenden Sie im Anschluss knnen Sie bei Bedarf ber daran den Mandatensicherungsassistenten ber [Schlieen].

105

TopKontor Handbuch

Beachten Sie, dass die Mandantensicherung im TopKontor kein vollwertiges automatisiertes Backupsystem ist und daher auch kein vollwertiges Backupprogramm ersetzen kann. Datensicherungen beinhalten bei Unternehmen, unter anderem Firmen und personenbezogenen Daten. Aus diesem Grund mssen Datensicherungen vor unbefugtem Zugriff geschtzt werden. Beachten Sie auch die gesetzlichen Bestimmungen zur Datensicherung, dem Datenschutz und der Datenarchivierung (HGB, Bundesdatenschutz). Sollten Sie einmal auf ein Backup zugreifen mssen, ist es zwingend erforderlich vor dem Zurckspielen der Daten aus dem Sicherungsarchiv, die aktuellen Daten zu sichern.

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Mandantenassistent
ber Extras| Mandantenassistent gelangen Sie in einen Assistenten, um Einen neuen leeren Mandanten zu erstellen Daten eines bestehenden Mandanten in einen neuen Mandanten zu kopieren Einen Mandanten in Bezug auf Namen und Bezeichnung zu ndern Einen bestehenden Mandanten zu lschen.

Erstellen eines leeren Mandanten


Sie whlen diese Option, klicken auf [Weiter] und besttigen im Folgefenster ebenfalls mit [Weiter]. Sie erhalten folgenden Dialog:

Die Nummer wird vom Programm automatisch vorbelegt, kann aber gendert werden. Sie tragen nun den Namen, sowie die Bezeichnung des neuen Mandanten ein. Anschlieend klicken Sie auf [Weiter]. Der neue Mandant mit der angegebenen Bezeichnung wird sogleich erstellt und Sie knnen auf [Beenden] klicken.

Daten eines bestehenden Mandanten kopieren


Wollen Sie einen neuen Mandanten erstellen und Daten eines bestehenden in diesen kopieren, so whlen Sie im Ausgangsfenster diese Option und klicken auf [Weiter].

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TopKontor Handbuch

In diesem Fenster werden Ihnen alle verfgbaren Mandanten angezeigt. Whlen Sie hier durch Anklicken den zu kopierenden Mandanten aus und bettigen Sie [Weiter].

Im diesem Fenster knnen Sie die Auswahl treffen entweder alle Daten zu kopieren oder nur ausgewhlte Dateien. Wenn Sie nur ausgewhlte Daten kopieren mchten, mssen Sie zustzlich noch die Stammdatenbereiche auswhlen, die Sie kopieren wollen. Klicken Sie dann auf [Weiter].

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Mandantenassistent

Geben Sie dem neuen Mandanten einen Namen und eine Bezeichnung. Die Nummer wird vom Programm fortlaufend vergeben, kann aber berschrieben werden. Klicken Sie nun auf [Weiter], so wird der neue Mandant mit den kopierten Daten des bestehenden Mandanten erstellt und Sie knnen auf [Beenden] klicken.

Namen und Bezeichnung eines Mandanten ndern


Mchten Sie den Namen und die Bezeichnung eines bestehenden Mandanten ndern, so whlen Sie im Ausgangsfenster diese Option und klicken auf [Weiter]. Im Folgefenster whlen Sie den zu ndernden Mandanten aus und besttigen ebenfalls mit [Weiter]. In diesem Fenster ndern Sie nun den Namen und die Bezeichnung des Mandanten und besttigen mit [Weiter]. Sie erhalten die Meldung, dass die nderungen gespeichert wurden. Klicken Sie auf [Beenden].

Lschen eines bestehenden Mandanten


Wollen Sie einen bestehenden Mandanten lschen, so whlen Sie im Ausgangsfenster diese Option und klicken auf [Weiter]. Im Folgefenster whlen Sie den zu lschenden Mandanten aus und besttigen ebenfalls mit [Weiter]. Sie erhalten nun eine Sicherheitsabfrage:

Wenn Sie diese Abfrage mit [Ja] besttigen, erhalten Sie die Meldung, dass der entsprechende Mandant gelscht wurde. Klicken Sie auf [Beenden].

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Datenbernahme und Schnittstellen


ber das Men Tools gelangen Sie zum Menpunkt Datenimport. Hier haben Sie die Mglichkeit, die gewnschten Importdefinitionen auszuwhlen, um lieferantenspezifische Artikel- und Leistungsdaten automatisch zu bernehmen. Zur Auswahl stehen: Datanorm Eldanorm Brgerle-Zeiten Elmer ZVEH Leistungsverzeichnis GAEB in Leistungsstamm Universalschnittstelle zur bernahme von Daten aus anderen Handwerksprogrammen Fremddatenimport (bernahme HWP-WIN, HWP-WIN SQL, bernahme PRIMUS, weitere Datenbernahmen) Einlesen von GAEB-Daten (In ein Dokument) Einlesen von UGL-Daten OCI IDS Connect Es werden lediglich Datenstze in EUR eingelesen (Ausnahme: Brgerle-Zeiten).

Datanorm
Mit Datanorm haben Sie die Mglichkeit, lieferantenspezifische Artikel- und Leistungsdaten automatisch zu bernehmen.

Allgemeine Hinweise zum Einlesen von Datanorm 4.0/5.0-Daten


Lesen Sie bitte vor dem Einlesen der Daten die readme.*, liesmich.* oder anders lautende Beschreibungen Ihres Daten-Lieferanten. In diesen Beschreibungen gibt Ihnen der Lieferant an, wie die Daten einzulesen sind. Die Datanorm-Schnittstelle im TopKontor ermglicht es Ihnen, alle einzulesenden Dateien auf einmal anzugeben. Dieses kann zu Problemen fhren, wenn z.B. Ihr Lieferant eine Preisnderungsdatei als Datanorm.001 liefert und die Grundausstattungsdatei die Endungen *.002, *.003 usw. haben. Dies wrde dann zwangsweise dazu fhren, dass Sie nach dem Einlesen entweder falsche oder aber berhaupt keine Preise haben. Es ist also wichtig, dass der Lieferant die Dateien in der richtigen Reihenfolge durchnummeriert hat. Hiervon ausgenommen sind die Rabatt und Warengruppendateien. Haben Sie alle Dateien angegeben, werden diese durch das Programm in der numerischen Reihenfolge eingelesen. D.h. es wird die *.001 zuerst eingelesen, danach die *.002, *.003 u.s.w.

Zur Preisfindung
Berechnet wird immer von vorne nach hinten. D.h. Brutto Rabatt zustzlichen Rabatt = EK + Aufschlag = VK. Ausgenommen ist der Fall, dass kein Bruttopreis geliefert wird. Dann wrde wieder nach vorne auf den Bruttopreis gerechnet. Wird ein Nettopreis und eine Rabattgruppe geliefert, so wird ausgehend vom Nettopreis nach vorne auf den Bruttopreis und nach hinten auf den VK gerechnet. Bruttopreis: Liefert der Lieferant einen Bruttopreis (Listenpreis), so wird dieser bis ein neuer Bruttopreis hinzukommt, eingefroren, d.h. der Bruttopreis ndert sich solange nicht mehr bis Sie entweder 110

Datenbernahme und Schnittstellen den Bruttopreis manuell ndern oder aber durch einen Preisnderungssatz Ihres Lieferanten einen neuen Bruttopreis bekommen. Nettopreis: Liefert der Lieferant einen Nettopreis (EK), so wird dieser bis ein neuer Nettopreis oder aber ein Bruttopreis hinzukommt, eingefroren. Der Nettopreis wird abzglich eines eventuell mitgelieferten Multisatzes oder eines Rabattsatzes in das Feld EK eingetragen. Ein Beispiel: Nettopreis 100,00 EUR * Multi 0,75 (25%) = 75 EUR. Im Feld EK werden 75,00 EUR eingetragen.

Rabattgruppen, Rabattstze, Multis und Teuerungszuschlge


ber Datanorm knnen verschiedene Rabatte und auch Teuerungszuschlge bermittelt werden. Diese werden entweder vor dem Eintrag in die Tabelle berechnet oder aber in dem Feld zustzl. Rabatt angezeigt.

Datanorm-Datenimport mit TopKontor


ber Tools | Datenimport | Datanorm ffnet sich folgendes Fenster:

In der DATANORM finden sich folgende Dateitypen: Datanorm.001 bis -.999 Datpreis.001 bis -.999 Datanorm.rab Datanorm.wrg gelangen Sie auf das entsprechende Laufwerk zur Auswahl der gewnschten Daten. Im ber bersichtsfenster Einzulesende Daten werden alle Daten angezeigt, die im Folgenden eingelesen werden sollen. Zu diesen Daten finden Sie im Fenster Datei-Info nhere Informationen, wie das Erstellungsdatum, den Lieferanten, usw. Bei der Auswahl sollten alle Daten angegeben werden, die zur Verfgung stehen! Wollen Sie bestimmte Daten aus der Auswahl entfernen, so markieren Sie diese 111

TopKontor Handbuch und klicken auf . Haben Sie alle Daten eingefgt, so klicken Sie anschlieend auf [Weiter]. Im folgenden Dialog whlen Sie zunchst aus den jeweiligen Listen den gewnschten Lieferanten, gegebenenfalls das Gewerk, das Erlskonto, den Umastzsteuersatz und die Lohngruppe aus.

Im Gruppenfeld Optionen knnen Sie weitere Einstellungen vornehmen. Zeilengerecht: Ist dieses Kontrollkstchen aktiviert, so wird der Umbruch der Textzeilen entsprechend der Datanorm beibehalten. Diese Option sollte auf jeden Fall gesetzt sein, wenn der Lieferant Lang-, bzw. Dimensionstexte mitliefert. Ist die Option deaktiviert, kommt es zu Verschiebungen innerhalb des Textes. Im Normalfall wird der Lieferant den Text jedoch so liefern, dass ein Nachbearbeiten unntig ist. bernahme Kurztext: Aktivieren Sie dieses Kontrollkstchen, so wird der Kurztext bei der bernahme mit bernommen. Ist diese Option nicht gesetzt, so wird ein gegebenenfalls manuell genderter Kurztext nicht berschrieben. Bei Erstaufnahme der Daten eines Lieferanten sollte diese Option gesetzt sein, da sonst der Kurztext nicht mehr eingelesen wird. Artikelnummer dem Kurztext anfgen: Bei Neuanlage bzw. Pflege des Kurztextes (nur Artikelstamm) wird die Artikelnummer als weitere Zeile des Kurztextes angefgt. bernahme Suchbegriffe: Bei aktiviertem Kontrollkstchen werden Suchbegriffe aus der Datanorm bernommen. Ist die Option nicht gesetzt, so wird ein gegebenenfalls manuell genderter Suchbegriff nicht berschrieben. Bei Erstaufnahme von Daten sollte diese Option gesetzt sein, da sonst der Suchbegriff (Matchcode) nicht mit eingelesen wird. VK-Preise pflegen: 112

Datenbernahme und Schnittstellen Ist diese Option gesetzt, so wird der jetzt gltige Aufschlag eingefroren, d.h. der VK-Preis wird mit dem eingefrorenen Aufschlag neu berechnet (und nicht mit dem Aufschlag aus den Einstellungen). Zusatzpreise: Durch Aktivierung dieses Kontrollkstchens werden die VK-Preise 2 bis 4 mit verndert. Ist diese Option nicht gesetzt, so wird nur der VK 1 bei nderungsstzen gepflegt. Artikel>Leistungsstamm: Hierbei werden die Artikel in den Leistungsstamm eingelesen. Wenn Sie das Kontrollkstchen aktivieren, erscheint das Listenfeld Gewerk. Ist es deaktiviert, so haben Sie die Mglichkeit, ber das Gruppenfeld Selektion die Artikelnummer und die Hauptwarengruppe einzuschrnken. Leistungskopf neu kalkulieren: Voraussetzung hierfr ist eine vorher ausgewhlte DATASET-Datei. Haben Sie keine DATASET-Datei gewhlt, ist das Kontrollkstchen samt Text grau hinterlegt. Bei gesetzter Option wird der Leistungskopf anhand der Stckliste neu kalkuliert. Die Option sollte nur gesetzt werden, wenn der DatenLieferant im Kopfsatz keine Preise mitliefert. Neuanlage wie Preispflege behandeln: Werden im Rahmen einer Preispflege wieder komplette Neuanlagestze geliefert, knnen die kalkulierten Aufschlge berschrieben werden. Bei gesetzter Option wird die Neuanlage wie eine Pflege behandelt. Das heit, dass die Aufschlge beibehalten werden. Erweiterte Nettopreisbehandlung: Wird mit der Preispflege ein Nettowert = 0,00 geliefert, wird der Nettopreis anhand des Bruttopreises Rabatt berechnet. Bei Artikellschungen nicht lschen: Gelschte Artikel erhalten zustzlich im Kurztext eine Information, dass der Artikel lieferantenseitig gelscht wurde. Die Option sollte gesetzt werden, wenn Sie Leistungen mit Artikelstcklisten haben. Bei Neuanlage nur Preise bernehmen: Ist diese Option gesetzt, werden bei bestehenden Artikeln nur die Preise bernommen. Ist der Artikel im Stamm nicht enthalten, wird er angelegt. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf [Weiter]. Sollten Sie zuvor das Kontrollkstchen VK-Preise pflegen aktiviert haben, so erscheint ein weiteres Fenster. Artikelnummer in Leistungsstcklisten aktualisieren Diese Option ermglicht Ihnen, durch den Lieferanten genderte Artikelnummern, auch in den Leistungsstcklisten zu bernehmen. Artikelnummer in Lagern aktualisieren Diese Option ermglicht Ihnen, durch den Lieferanten genderte Artikelnummern, in den Lagern zu den Lagerbuchungen zu bernehmen.

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TopKontor Handbuch

Bei der Preispflege werden bei neuen Artikeln die Aufschlge aus den Voreinstellungen herangezogen. Bei Pflegestzen werden die Vernderungen beim Einkaufspreis auch beim VK-Preis durchgefhrt, so dass das Verhltnis zwischen beiden konstant bleibt. Wnschen Sie eine davon abweichende Behandlung der VK-Preise durchzufhren, so aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkstchen. Legen Sie fr die Artikel-Preise 1 bis 10 die prozentualen Aufschlge fest. Im gesonderten Fall knnen Sie ber die nebenstehenden Kontrollkstchen fr die einzelnen Preise den Listenpreis in den jeweiligen VK bernehmen. Haben Sie eine abweichende Behandlung der VK-Preise durchgefhrt, knnen Sie per Aktivierung des unten angebrachten Kontrollfeldes die soeben bestimmten Aufschlge auch bei der Preispflege des Artikels eintragen lassen. Die individuelle Kalkulation der VK-Preise wird dann berschrieben. Klicken Sie auf [Weiter] und die bernahme beginnt automatisch.

Mengeneinheiten Datanorm 5.0


Werden Dateien im Datanorm 5.0 Format vom Lieferanten zur Verfgung gestellt, sind die Mengeneinheiten nicht wie gewohnt z.b. m sondern mit MTK abgekrzt. Sie knnen die Mengeneinheiten fr die Datanorm 5.0 bearbeiten, indem Sie ber [Weiteres] | Datanorm 5.0 Mengeneinheiten bearbeiten die Mengeneinheiten aufrufen.

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Datenbernahme und Schnittstellen

Geben Sie im Feld eigene Bezeichnung ihre eigenen Bezeichnungen als Ersatz fr die Datanorm 5.0 Mengeneinheiten ein. Nachdem Sie alle notwendigen nderungen vorgenommen haben, schlieen Sie das Fenster ber [Schlieen].

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TopKontor Handbuch

Die gemachten nderungen werden automatisch gespeichert und stehen beim nchsten Import einer Datanorm 5.0 zur Verfgung. Die Datanorm 5.0 Mengeneinheiten werden beim Import durch Ihre individuellen Mengeneinheiten ersetzt.

Datanorm Online
DATANORM Online ist der zukunftsweisende Web-Service fr die bermittlung von Artikel- und Preiskatalogen vom Fachgrohndler oder Hersteller via Internet an den Handwerker. Alle Informationen zu aktuellen Datanorm Katalogen im Web stehen gebndelt in einem Internet Portal zur Verfgung. Fr Sie als Anwender entfllt das bisherige Hantieren mit DATANORM-Dateien auf CD, Diskette oder ZIP-Dateien, die Sie via e-Mail erhalten haben. Sie whlen einfach direkt aus einer Liste der Lieferanten im Internet Portal den gewnschten Lieferanten aus, geben - falls erforderlich - Ihre Zugangsdaten ein und starten im Anschluss daran den Datei Download vom Server des ausgewhlten Lieferanten. Die Dateien werden nach dem Download automatisch entpackt und in die Liste der einzulesenden Dateien der Datanorm Schnittstelle geladen. Die anschlieende weitere Verarbeitung der Dateien entspricht der ursprnglichen Verfahrensweise von Datanorm Dateien im TopKontor.

Datanormimport ber Datanorm Online


Starten Sie wie gewohnt die Datanormschnittstelle ber Tools | Datenimport | Datanorm. ber die oder ber knnen Sie Datanorm Online aufrufen. Sie erhalFunktion [Hinzufgen] ten eine Information, dass die Webverbindung hergestellt wird. Nachdem die Webverbindung zum Datanorm Online Server hergestellt wurde, klicken Sie im folgende Dialog auf rant auswhlen. | Liefe-

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Datenbernahme und Schnittstellen

Whlen Sie im Anschluss den Lieferanten aus, zu dem Sie die Datanorm Dateien importieren mchten und klicken Sie auf [bernehmen].

Sind die Dateien ausschlielich fr Sie bestimmt, hat ihr Lieferant unter Umstnden die Dateien geschtzt. In diesem Fall werden Sie aufgefordert, Ihre Logindaten einzugeben.

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TopKontor Handbuch

Nachdem Sie ihre Logindaten eingeben haben, klicken Sie auf [OK]. Sie befinden sich jetzt wieder im Startdialog der Datanorm Online. Wenn Sie die Option Einstellung speichern aktivieren, werden Sie beim nchsten Download nicht mehr aufgefordert, Ihre Logindaten einzugeben. Sie befinden sich jetzt wieder im Startdialog des Datanorm Online. Hier werden Ihnen die Informationen zum ausgewhlten Lieferanten und zum Zielverzeichnis der Download Dateien angezeigt. Mit einem Klick auf den Button [Starte Download] werden die Dateien vom Server des Fachgrohndlers heruntergeladen.

Im Anschluss daran werden die Dateien in die Liste der einzulesenden Datanorm Dateien importiert. Die anschlieende weitere Verarbeitung der Dateien entspricht der ursprnglichen Verfahrensweise von Datanorm Dateien im TopKontor.

SHK Connect Datanorm


Mit SHK-Connect Datanorm steht ein Verzeichnisdienst zur Verfgung, der zur Untersttzung bilateralen elektronischen Kommunikation notwendigen Informationen zwischen den Vertriebsstufen der SHK Branche umfasst.

Datanormimport ber SHK Connect Datanorm


Starten Sie wie gewohnt die Datanormschnittstelle ber Tools | Datenimport | Datanorm. ber die Funktion [Hinzufgen] oder ber Sie erhalten eine Auswahl der eigenen Lieferanten. knnen Sie SHK Connect Datanorm aufrufen.

Whlen Sie aus der Auswahl den Lieferanten aus, zu dem die Datanormdaten importiert werden sollen. Nachdem Sie den Lieferanten bestimmt haben, klicken Sie auf [bernehmen]. Sie kommen in die SHK Connect Datanorm Favoritenliste.

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Datenbernahme und Schnittstellen

In der Favoritenliste verwalten Sie die Lieferanten, zu denen Sie wiederkehrende Datanormdaten erhalten. Im Linken Bereich werden die eigenen Angaben zum Lieferanten angezeigt. Mittig im Dialog stehen die Zugangsdaten und im rechten Bereich werden die Informationen zum SHK Connect Liefe[Hinranten angezeigt. Um weitere Lieferanten in die Favoritenliste aufzunehmen, klicken Sie auf zufgen] . Sie gelangen in die Liste der SHK Connect Lieferanten.

In diesem Dialog haben Sie die Mglichkeit die Suche nach einem Lieferanten einzuschrnken. Hierzu steht die Auswahl der Branche (z.Z. nur SHK) und eine Entfernungssuche zur Verfgung. Fr die Anzeige der verfgbaren Lieferanten mssen Sie auf [Suche starten] klicken.

Whlen Sie im Anschluss den Lieferanten oder die Lieferanten aus, die zur Favoritenliste hinzugefgt werden sollen. Besttigen Sie die Auswahl mit [bernehmen]. Beachten Sie, dass bei einigen Lieferanten nur ein Eintrag zur Auswahl angeboten wird. Die einzelnen Huser werden nicht, wie bei Datanorm Online gewohnt, einzeln gelistet. Nach der bernahme der Auswahl stehen Sie wieder in der Favoritenliste. Hier knnen Sie, zum jeweiligen Lieferanten ihre Zugangsdaten hinterlegen. Um die bereit gestellten Datanormdateien einsehen zu knnen, markieren Sie einen Lieferanten in der Favoritenliste und klicken dann auf [Dateien anzeigen]. Im folgenden Dialog werden Ihnen die vom Lieferanten bereit gestellten Datanormdateien angezeigt. Sind die Dateien ausschlielich fr Sie bestimmt 119

TopKontor Handbuch oder haben Sie keine Zugangsdaten hinterlegt und hat Ihr Lieferant unter Umstnden die Dateien geschtzt, werden Sie aufgefordert Ihre Logindaten einzugeben.

Nachdem Sie ihre Logindaten eingeben haben, klicken Sie auf [OK]. Sie befinden sich jetzt wieder im Startdialog der Datanorm Online. Wenn Sie die Option Einstellung speichern aktivieren, werden Sie beim nchsten Download nicht mehr aufgefordert, Ihre Logindaten einzugeben.

Im Anschluss werden Ihnen jetzt die verfgbaren Datanormdaten angezeigt. Whlen Sie in der Liste aus welche Dateien bernommen werden sollen. Nach erfolgter Auswahl klicken Sie auf [Starte Download]. Die Dateien werden vom Server des Lieferanten runtergeladen.

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Datenbernahme und Schnittstellen

Im Anschluss werden die Dateien in die Liste der einzulesenden Datanorm Dateien importiert.

Die anschlieende weitere Verarbeitung der Dateien entspricht der ursprnglichen Verfahrensweise von Datanorm Dateien im TopKontor. Ausgenommen davon ist die Auswahl des Lieferanten. Dieser ist bereits vorbelegt und kann nicht gendert werden.

Eldanorm
Mit Eldanorm haben Sie die Mglichkeit, lieferantenspezifische Artikel- und Leistungsdaten des Typs Eldanorm automatisch zu bernehmen. Bedingt durch den Satzaufbau der EldanormDatei kann durch das Programm nicht geprft werden, in welcher Whrung die Daten vorliegen. Vergewissern Sie sich ggf. bei Ihrem Datenlieferant nach der Whrung der Dateien. ber Tools | Datenimport | Eldanorm starten Sie die Schnittstelle.

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TopKontor Handbuch

Legen Sie fest, zu welchem Lieferanten, mit welchem Erlskonto und mit welcher Lohngruppe die Daten eingelesen werden sollen. Auf der rechten Seite aktivieren Sie nun durch Mausklick die gewnschten Optionen. Zeilengerecht: Ist dieses Feld aktiviert, so wird der Umbruch der Zeilen entsprechend der Ursprungsdatei beibehalten. bernahme Kurztext: Aktivieren Sie dieses Feld, so wird der Kurztext bernommen. Ist die Option nicht gesetzt, so wird ein gegebenenfalls manuell genderter Kurztext nicht berschrieben. Artikelnummer dem Kurztext anfgen: Bei Neuanlage, bzw. Pflege des Kurztextes wird die Artikelnummer als weitere Zeile des Kurztextes angefgt. Grohndler-Nr.: Wenn die Nummer des Grohndlers (Lieferanten) mit eingetragen werden soll, so whlen Sie dieses Feld. Bei Nicht-Aktivierung wird die Hersteller-Nummer bernommen. VK-Preise pflegen: Ist diese Option gesetzt, so wird der jetzt gltige Aufschlag eingefroren, d.h. der VK-Preis wird mit dem eingefrorenen Aufschlag neu berechnet (und nicht mit dem Aufschlag aus den Einstellungen). Im Gruppenfeld Selektion aktivieren Sie Artikel- oder Warengruppe und geben die gewnschte Nummer bzw. Gruppe mit von...bis an. Haben Sie die Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf [Weiter]. Im folgenden Dialog knnen Sie auswhlen, unter welcher Nummer die Artikel gefhrt werden sollen. In den Eldanorm Dateien stehen Ihnen die Grohndler Artikelnummer, die Hersteller Artikelnummer und die EAN Nummer zur Verfgung. Ist die gewhlte Artikelnummer in der Datei nicht enthalten, wird immer die EAN Nummer beim Import als Artikelnummer bernommen, da die EAN Nummer in den Dateien enthalten sein muss. Im Anschluss klicken Sie auf [Weiter].

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Datenbernahme und Schnittstellen

Im folgenden Dialog fgen Sie die einzulesenden Dateien ein.

gelangen Sie auf das entsprechende Laufwerk zur Auswahl der gewnschten Daten. Klicken ber Sie abschlieend auf [OK]. Wollen Sie bestimmte Dateien in der Auswahlliste lschen, markieren Sie die zu lschende Datei und klicken dann auf . Klicken Sie auf [Weiter] und die bernahme beginnt automatisch. In der ELDANORM findet sich folgender Dateityp: Eldanorm.001 bis -.999 Sie erhalten nach dem erfolgreichen Datenimport die Information, welche Dateien verarbeitet, wie viele Artikel importiert bzw. gendert wurden. Mit einem Klick auf [Schlieen] beenden Sie die Eldanorm Schnittstelle.

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TopKontor Handbuch

Brgerle Zeiten
ber Tools | Datenimport | Brgerle Zeiten ffnen Sie die Brgerle Schnittstelle. Whlen Sie ber das Listenfeld den gewnschten Lieferanten aus. Geben Sie dann einen Arbeitzeitkorrekturfaktor an, der mit den einzulesenden Minutenwerten multipliziert wird. Die genauen Werte und weitere Informationen entnehmen Sie den Brgerle-Tabellen. Im Gruppenfeld Auswahl aktivieren Sie Artikelund/oder Warengruppe und geben die gewnschte Nummer bzw. Gruppe mit von...bis an. Klicken Sie auf [Weiter]. gelangen Sie auf das entsprechende Laufwerk zur Auswahl der gewnschten Daten. Klicken ber Sie abschlieend auf [Weiter]. Die Daten werden nun eingelesen. In den Brgerle-Zeiten findet sich folgende Dateityp: Minuten

Elmer
Wollen Sie die Daten der Firma Elmer bernehmen, so whlen Sie Tools | Datenimport | Elmer. gelangen Sie auf das entsprechende Laufwerk zur Auswahl der gewnschten Daten. Klicken ber Sie abschlieend auf [Weiter]. Die Daten werden nun eingelesen. Legen Sie fest zu welchem Lieferanten, mit welchem Erlskonto und welche Lohngruppe die Daten eingelesen werden sollen. Auf der rechten Seite aktivieren Sie nun durch Mausklick die gewnschten Optionen. Zeilengerecht: ist dieses Feld aktiviert, so wird der Umbruch der Textzeilen entsprechend der Originaldateien beibehalten. bernahme Suchbegriffe: aktivieren Sie dieses Feld, so werden Suchbegriffe (Matchcodes) mit bernommen. Ist die Option nicht gesetzt, so wird ein gegebenenfalls manuell genderter Suchbegriff nicht berschrieben. bernahme Kurztext: wenn Sie Kurztext mit bernehmen wollen, aktivieren Sie dieses Feld. Ist diese Option nicht gesetzt, so werden gegebenenfalls manuell genderte Kurztexte nicht berschrieben. Artikelnummer dem Kurztext anfgen: Bei Neuanlage, bzw. Pflege des Kurztexte wird die Artikelnummer als weitere Zeile des Kurztextes angefgt. Zusatzpreise: Durch Aktivierung dieses Kontrollkstchens werden die VK-Preise 2 bis 4 mit verndert. Ist diese Option nicht gesetzt, so wird nur der VK 1 bei nderungsstzen gepflegt. VK-Preise pflegen: Ist diese Option gesetzt, so wird der jetzt gltige Aufschlag eingefroren, d.h. der VK-Preis wird mit dem eingefrorenen Aufschlag neu berechnet (und nicht mit dem Aufschlag aus den Einstellungen). Im Gruppenfeld Selektion aktivieren Sie Artikel- oder Warengruppe und geben die gewnschte Nummer bzw. Gruppe mit von...bis an. Klicken Sie auf [Weiter]. In der ELMERNORM finden sich folgende Dateitypen: Datanorm.001 bis -.999 Datpreis.001 bis -.999 Datanorm.rab Datanorm.wrg Grundstzliches Schema zur bernahme von Elmer-Daten:

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Datenbernahme und Schnittstellen

Hinweis: Beachten Sie, dass Dateien der Firma Elmer, die ber den Online - Dienst heruntergeladen werden ber die Datanorm - Importschnittstelle importiert werden mssen. Liegen die Daten auf einer Daten CD vor, mssen die Daten wie gewohnt ber die Elmer Schnittstelle importiert werden.

ZVEH
Bei diesen Daten handelt es sich um Daten zur Kalkulationshilfe fr das Elektroinstallationshandwerk vom Zentralverband der deutschen Elektrohandwerke. Starten Sie die Schnittstelle ber Tools | Datenimport | ZVEH ber das Listenfeld Gewerk wird das entsprechende Gewerk zugewiesen. Erlskonto: Hier stehen Ihnen zuvor angelegte Erlskonten zur Auswahl. Lohngruppe: Zuvor festgelegte Lohngruppen knnen Sie hier ber das Listenfeld auswhlen. Whlen Sie ber das Listenfeld den gewnschten Lieferanten aus. Auf der rechten Seite aktivieren Sie nun durch Mausklick die gewnschten Optionen. Zeilengerecht: ist dieses Feld aktiviert, so wird der Umbruch der Textzeilen entsprechend der Originaldateien beibehalten. bernahme Suchbegriffe: aktivieren Sie dieses Feld, so werden Suchbegriffe ("Matchcodes") mit bernommen. VK-Preise pflegen: Aktivieren Sie dieses Feld, so werden bei einer Preisnderung die Verkaufspreise automatisch mit verndert. Mengeneinheit beibehalten: Haben Sie bereits ZVEH Daten importiert und bei diesen Daten die Mengeneinheiten hinterlegt bzw. gendert, wird der bei Aktivierung der Option die Mengeneinheit nicht berschrieben. Im Gruppenfeld Selektion aktivieren Sie die Artikelgruppe und geben die gewnschte Nummer mit von...bis an. Klicken Sie auf [Weiter]. In der ZVEH-NORM findet sich folgender Dateityp: ZVEHNORM.001 bis -.999 gelangen Sie auf das entsprechende Laufwerk zur Auswahl der gewnschten Daten. Klicken ber Sie abschlieend auf [Weiter]. Die Daten werden nun eingelesen.

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TopKontor Handbuch

GAEB in Leistungsstamm
ber diese Schnittstelle knnen Sie GAEB Dateien 81, 82, 83 und 85 im 90- Format in den Leistungsstamm einlesen. Dort kalkulieren und spter die kalkulierten Preise den Dokumentpositionen zuweisen. Starten Sie die Schnittstelle ber Tools | Datenimport | GAEB in Leistungsstamm.... Es ffnet sich folgendes Fenster:

gelangen Sie auf das entsprechende Laufwerk zur Auswahl der gewnschten Datei. Im ber bersichtsfenster Einzulesende Daten wird die Datei angezeigt, die im Folgenden eingelesen werden . Haben soll. Wollen Sie die ausgewhlte Datei lschen, so markieren Sie diese und klicken auf Sie die gewnschte Datei eingefgt, so klicken Sie anschlieend auf [Weiter]. ber das Listenfeld Gewerk wird das entsprechende Gewerk zugewiesen. Erlskonto: Hier stehen Ihnen zuvor angelegte Erlskonten zur Auswahl. Lohngruppe: Zuvor festgelegte Lohngruppen knnen Sie hier ber das Listenfeld auswhlen. bernahme Suchbegriffe: aktivieren Sie dieses Feld, so werden Suchbegriffe aus den ersten 30 Zeichen des Kurztextes der GAEB bebildet. Klicken Sie auf [Weiter]. Die Datei wird jetzt eingelesen.

Schnittstellen allgemein
Fr alle voran genannten Schnittstellen, ausgenommen der GAEB in Leistung Schnittstelle gilt: Es knnen mehrere Dateien unabhngig des Verzeichnisses angegeben werden. Sie werden automatisch in der richtigen Reihenfolge eingelesen. Sie haben bereits die Diskette oder CD mit den entsprechenden Daten Ihres Grohndlers in das gewnschte Disketten- oder CD-Laufwerk eingelegt, bzw. auf der Festplatte gespeichert. 126

Datenbernahme und Schnittstellen

Leistungstexte
Leistungstexte knnen Sie ber Ihren Fachhndler oder aber direkt ber blue:solution GmbH bestellen.

Universalschnittstelle
Diese Schnittstelle ermglicht es Ihnen, Daten, die in einem fremden Format vorliegen, (als Textdatei *.txt, *.csv oder der dB-F3) vorliegen, in das TopKontor zu bernehmen. Nach Auswahl ber Tools | Datenimport | Universalschnittstelle erhalten Sie folgendes Fenster:

Sie legen nun ber das Listenfeld fest, welche Daten (Adressen, Artikel, Textbaustein, Leistung, etc.) importiert werden sollen. Klicken Sie auf [Weiter]. Whlen Sie im Folgenden die Quelldatei aus und bettigen Sie abermals [Weiter]. Unter Umstnden mssen Sie nun eine Auswahl treffen, welche Felder in eine dBase-Datenbank konvertiert werden sollen. Dazu markieren Sie einfach die Felder in der links stehenden Box. Sollten in der Box keine Feldnamen, sondern der Inhalt des ersten Datensatzes aufgelistet sein, brechen Sie hier ab und fgen eine Zeile mit den Feldnamen als erste Zeile in die Datei ein. Klicken Sie auf [Weiter]. Folgendes Fenster ffnet sich vor der endgltigen bernahme:

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TopKontor Handbuch

In das Feld aktuelle Konfiguration knnen Sie einen Titel eintragen, welchen Sie ber [Speichern] fr die nchste Datenbernahme sichern knnen. Das Kontrollfeld Ziel-Datenbank vorher lschen lscht die jeweilige Zieldatenbank. Das Lschen der Ziel-Datenbank ist unwiderruflich! Wenn Daten ber die Universalschnittstelle importiert werden sollen, so machen Sie sich mit der Struktur der Quell- und der Zieldatei vertraut. Im Register Feldzuordnung sehen Sie tabellarisch dargestellt die Zielfelder, Struktur, sowie die Zuordnung. Klicken Sie in der Tabelle mit der Maustaste doppelt, um eine erweiterte Zuordnung zu treffen:

Das Feld der Quelldatei entspricht der drag & drop-Zuordnung (Ziehen & Fallenlassen) des Hauptfensters. Konstanter Wert ist eine Vorbelegung wie KUNDE oder hnliches. xBase-Ausdruck: Bei xBase handelt es sich um eine Datenbanksprache, die umfangreiche Operationen ermglicht. Bestimmen Sie bei fortlaufend nummerieren den Startwert selbst. Mittels keine Zuordnung knnen Sie bereits erfolgte Zuordnungen rckgngig machen. Das Register Quell-Datenbank erlaubt es Ihnen, einzelne Daten-Zeilen per Doppelklick anzuwhlen und mittels der rechten Maustaste zu bearbeiten. Ebenso verfahren Sie im Register Ziel-Datenbank mit den Kundendaten. Sollen in der Ziel-Datenbank zwei oder mehr Felder der Quelldatenbank zusammengefhrt werden, so gibt es auch die Mglichkeit einen zustzlichen Zeilenumbruch mit einzu128

Datenbernahme und Schnittstellen fgen. Das macht zum Beispiel im Feld Kurztext des Artikelstammes Sinn. Das Feld ist 254 Zeichen lang und gestattet mehrzeiligen Text. Der dazugehrige xBase-Ausdruck lautet: FELDNAME1 + CHR(13) + CHR(10) + FELDNAME2 Jeder eingefgte Zeilenumbruch zhlt jeweils 2 Zeichen und vermindert somit den verfgbaren Platz. Haben Sie alle Feldzuordnungen getroffen, starten Sie den eigentlichen Datenimport mit der Schaltflche [bernahme].

Fremddatenimport
ber Tools | Datenimport | Fremddatenimport... haben Sie die Mglichkeit, Daten aus anderen Handwerkerprogrammen zu bernehmen. Zur weiteren Menauswahl stehen: bernahme HWP-WIN... bernahme HWP-WIN SQL bernahme Handicraft bernahme Primus Rubin Weitere Details zur Bedienung der Fremddatenimport-Schnittstellen, erhalten Sie von Ihrem Fachhndler.

Einlesen von GAEB-Daten


GAEB ist ein standardisiertes Format um z.B. Ausschreibungen eines Architekten oder einer Behrde (ffentliche Ausschreibung) in Warenwirtschaftssysteme einzulesen. Dabei werden alle Positionen automatisch in einem Dokument eingefgt. Sie knnen dann anschlieend diese Positionen kalkulieren und das so erstellte Dokument als reine Positionsdatei wieder als GAEB-Datei an den Absender verschicken. Das Einlesen solcher GAEB-Dateien in das TopKontor ist denkbar einfach. Klicken Sie dazu auf Tools | Datenimport | Einlesen von GAEB-Dateien... .Sie haben hier die Auswahl zwischen dem Format GAEB-81 (Leistungsverzeichnis), GAEB-82 (Kostenanschlagsbergabe), GAEB-83 (Angebotsaufforderung) und GAEB-85 (Nebenangebot). Whlen Sie dann die Datei aus und klicken Sie dann auf [ffnen]. Es ffnet sich folgender Dialog:

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TopKontor Handbuch

Whlen Sie aus, ob der Lang- oder Kurztext eingelesen werden soll. Bei der Option Verknpfung zum Leistungsstamm whlen Sie aus ob die Datei normal importiert werden soll oder mit einer Verknpfung zum Leistungsstamm. Haben Sie normaler Import gewhlt und auf [Weiter] geklickt, wird die GAEB, nachdem Sie einen Kunden ausgewhlt haben, eingelesen. Die eingelesenen Leistungen werden als manuelle Leistungen im Dokument angelegt. Um nun die jeweilige Position zu kalkulieren bzw. mit einem Leistungspreis zu verknpfen, klicken Sie zunchst doppelt auf Bezeichnungstext der entsprechenden Position. Es ffnet sich automatisch der Leistungsstamm. Haben Sie Import mit Verknpfung zu den Leistungen ausgewhlt, klicken Sie auf [Weiter]. Im folgenden Fenster whlen Sie das Gewerk aus zu dem die Verknpfung erstellt werden soll. Klicken Sie nach der Auswahl des Gewerkes auf [Weiter], es ffnet sich der Adressenstamm. Whlen Sie den Kunden aus zu dem das Dokument erstellt werden soll. Ist die Datei bzw. sind die Positionen nun eingelesen, knnen Sie mit Hilfe der Positions- und Gesamtsummenkalkulation das Dokument kalkulieren. Haben Sie die GAEB in den Leistungsstamm eingelesen (siehe GAEB in Leistungsstamm...) und hier bereits kalkuliert, so wird beim Einlesen der GAEB Datei ber Import mit Verknpfung zu den Leistungen in das Dokument, der kalkulierte Preis aus dem Leistungsstamm in das Dokument fr die jeweilige Position bernommen. Whlen Sie dann die Leistung aus, die mit der ausgewhlten Position im Dokument ausgetauscht werden soll. Der Austausch der Position bezieht sich dabei ausschlielich auf den Preis der jeweiligen Leistung, da an dem GAEB-Aufbau in Punkto Positionsnummern und Bezeichnungstext nichts verndert werden darf. Nachdem Sie nun aus dem Stammdatenbereich den Preis fr die zu kalkulierende Position verwendet haben, knnen Sie nun mit einem Klick auf den Gesamtpreis die Positionskalkulation aufrufen und die Kalkulation entsprechend verndern. Haben Sie einer Position eine falsche Leistung zugewiesen, knnen Sie der Position eine andere Leistung zuweisen. Hierzu markieren Sie die Position und klicken dann auf Stammdaten | Stammsatz der Position ndern oder drcken Sie die Tastenkombination UMSCH+ALT+ENTER. Es ffnet sich der Leistungsstamm. Whlen Sie hier eine neue Leistung aus. Ist die Bearbeitung des Dokumentes abgeschlossen, kann anschlieend das Dokument dann wieder als GAEB-Datei exportiert werden. Klicken Sie dazu auf Extras | Datenexport | Ausgabe von GAEB-Daten (GAEB-84 Angebotsabgabe).

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Datenbernahme und Schnittstellen

Outlook Schnittstelle
Durch die Outlook Schnittstelle knnen Daten zwischen Outlook und TopKontor ausgetauscht werden. Es werden die Daten aus dem aktuellen Mandanten innerhalb von Topkontor und dem OutlookBenutzerkonto des angemeldeten Benutzers ausgetauscht. Die Schnittstelle kann Daten - Exportieren - Importieren - Abgleichen Bei den betroffen Daten handelt es sich um Daten aus den Bereichen - Adressen - Termine - Aufgaben Die Schnittstelle hat fr jeden Bereich getrennte Einstellungsmglichkeiten. Diese werden gespeichert und stehen beim nchsten Aufruf wieder so zur Verfgung. In TopKontor muss zwischen dem Angemeldeten Benutzer und den Mitarbeitern eine Verknpfung erstellt werden. Falls dies noch nicht geschehen ist, muss das vor einem Start der Schnittstelle durchgefhrt werden. Dies stellen Sie ber Datei | Benutzerverwaltung ein. Beachten Sie, dass nur folgende Outlook Versionen untersttzt werden: Outlook 2002, 2003, 2007 fr Windows XP Outlook 2002, 2003, 2007 fr Windows Vista ber das Men Tools gelangen Sie zum Menpunkt Synchronisation mit Outlook. Hier haben Sie die Mglichkeit, Adressen, Termine und Aufgaben mit Outlook abzugleichen. Es erscheint folgender Dialog:

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TopKontor Handbuch

Datenbestand
Whlen Sie zuerst unter Datenbestand den TopKontor-Datenbestand aus,den Sie mit Outlook synchronisieren mchten. Wenn z.B. Kunden-Daten synchronisiert werden sollen, whlen Sie unter Datenbestand den Eintrag "Kunden" aus. Zur Auswahl stehen: Kunden Lieferanten Personal freie Adressen geschftliche Termine private Termine geschftliche Aufgaben private Aufgaben

Kategorien
In Outlook werden Termine und Kontakte in Kategorien eingeordnet. ber die Schaltflche knnen Sie die Outlook Kategorien auswhlen, die Sie beim Im-/ Export verwenden wollen. Es erscheint folgender Dialog:

Aktivieren Sie nun alle Kategorien, die Sie verwenden wollen und klicken dann auf die Schaltflche "OK".

Export
Aktivieren Sie unter Export den Punkt "Export zu Kategorie ..." und whlen eine Kategorie aus Outlook als Ziel aus. Klicken Sie dann auf die Schaltflche "Start".

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Datenbernahme und Schnittstellen

Import
Wenn Kundendaten aus Outlook bernommen werden sollen, gehen Sie in gleicher Weise vor. Aktivieren Sie unter Import den Punkt "Import aus Kategorie ..." und whlen eine Kategorie als Quelle aus. Alle Daten aus der gewhlten Kategorie aus Outlook werden beim Abgleich bernommen.

Synchronisation
Ein Datenabgleich findet grundstzlich immer statt, wenn Sie auf die Schaltflche "Start" klicken. Hierbei werden alle Datenstze abgeglichen die importiert oder exportiert wurden. Mageblich fr die Richtung des Datenabgleichs ist das nderungsdatum. Wurde ein Kontakt als letztes in Outlook gendert, so findet ein Abgleich in Richtung TopKontor statt. D.h. die Informationen in TopKontor werden mit den aktuelleren Angaben aus Outlook gepflegt. Umgekehrt findet ein Abgleich statt, wenn eine letzte nderung in Topkontor vorgenommen wurde.

Beispiel: Termine nach Outlook exportieren


Als Beispiel sollen nun Termine die im Kalender von TopKontor erfasst wurden in den OutlookKalender bernommen werden. Hierzu wird in der Schnittstelle der Datenbereich geschftliche Termine ausgewhlt. Die Auswahlbox Export wird markiert und als Zielkategorie wird die Gruppe Geschftlich gewhlt. Der Datentransfer wird auch hier ber die Start-Schaltflche begonnen. Auch hier muss der Zugriff auf Outlook gewhrt werden.

Im Anschluss an den Transfer finden Sie die Termine dann in der Kalenderansicht von Outlook. Private Termine knnen nur dann mit Outlook ausgetauscht werden, wenn der Benutzer in Topkontor auch Zugriff darauf hat. Hierzu ist die Eingangs erwhnte Zuordnung zwischen angemeldeten TopKontorBenutzer und Verknpfung zum Mitarbeiterstamm Ausschlag gebend.

Mareon 2.x
Mit der Version 5.5 wurde die Mareon - Webservice - Schnittstelle in der Version 2.x integriert. ber die Schnittstelle knnen von der Auftragserteilung bis hin zur Rechnungserstellung alle anfallenden Broarbeiten in der eigenen Handwerkersoftware erledigt werden. Um den steigenden Anforderungen technischer und inhaltlicher Art an die Schnittstelle zu Handwerkersystemen gerecht zu werden, wurde mit der Mareon - Webservice - Schnittstelle Version 2.x (Zertifiziert 2.2) die Basis geschaffen, den Datenaustausch noch effizienter zu machen. Auf der Kommunikationsebene schafft die neue Schnittstelle die Mglichkeit erweiterter Funktionalitten. So knnen jetzt Dateianhnge vom Wohnungsunternehmen mit dem Auftrag bermittelt, von den Handwerksbetrieben Dateianhnge (Stundennachweise) an Rechnungen angehngt und Rechnungen direkt weitergeleitet werden.

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TopKontor Handbuch

Voraussetzungen
Um das Modul Mareon 2.x nutzen zu knnen, mssen Sie ber Zugangsdaten zum Mareon - Webportal verfgen und die Schnittstelle in den Grundeinstellungen | Schnittstellen freischalten.

Einstellungen
ber das Men Extras | Mareon 2.x starten Sie die Mareon 2.x Schnittstelle. Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und besttigen Sie diese. Hinweis: Die Zugangsdaten zu Mareon werden zu dem angemeldeten Benutzer gespeichert. Bitte beachten Sie, dass die Mareon - Schnittstelle in den Grundeinstellungen unter der Schnittstellen | Mareon - Schnittstelle fr die Benutzer freigeschaltet werden muss.

Der erste Start


Beim ersten Start der Schnittstelle mssen Sie, nach dem erfolgreichen Login, die Einstellungen zur Schnittstelle vornehmen. Hierbei hilft Ihnen der Assistent.

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Datenbernahme und Schnittstellen

Register Allgemein
Die Einstellungen die im Register "Allgemein" eingestellt werden gelten bergreifend fr alle Wohnungsunternehmen.

Internet - Adresse Die Internet - Adresse ist bereits vorbelegt und kann, sofern das erforderlich ist, manuell gendert werden. Zustzlich kann die Internetadresse bei Bedarf manuell angepasst werden. Auftragsreport Der voreingestellte Report enthlt in der Ansicht alle Details zu einem Auftrag. Bercksichtigt werden dabei auch Auftragsdetails zu Projektauftrgen und Wrmemessdiensten. Faxdeckblatt 'Auftrag' und Faxdeckblatt 'Rechnungen' Mit den Faxdeckblttern haben Sie die Mglichkeit Dokumente, die nicht in digitaler Form vorliegen, per Fax an den Webservice von Mareon schicken. Mareon bernimmt fr Sie die Digitalisierung der Dokumente und stellt diese als Dateianhnge zur Rechnung bereit. Sobald die Dateianhnge einer Rechnung zuordnet wurden, stehen diese zustzlich In der Auftragsbearbeitung von Mareon im TopKontor zur Verfgung. Die voreingestellten Reporte entsprechen im Detail den Faxdeckblttern, die Sie bereits aus Mareon kennen.

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TopKontor Handbuch Sollten die Standardreporte nicht Ihren Vorstellungen entsprechen, knnen diese von Ihrem Fachhndler angepasst werden. ber die Einstellung knnen die aufzurufenden Reporte ausgetauscht werden. Bitte beachten Sie, dass eigene Reporte immer umbenannt werden mssen, da bei einem Update ggf. die mitgelieferten Reporte ersetzt werden. Textbaustein 'Leistungsnachweis' Werden Rechnungen zu einem Wohnungsunternehmen erstellt, das keine digitale Signatur untersttzt, handelt es sich bei der Rechnung um einen Leistungsnachweis. Innerhalb der erstellten Rechnung muss daher darauf hingewiesen werden. Zu diesem Zweck knnen Sie einen Textbaustein anlegen und in den Einstellungen hinterlegen. Wird kein Textbaustein eingestellt, wird der folgende Text automatisch bei der Rechnungserstellung im Dokument angezeigt. "Die Leistungsnachweise beinhalten eine Zusammenstellung der bereits ausgefhrten Ttigkeiten sowie die hierauf entfallenden Zahlungsbetrge. Dieser Leistungsnachweis berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Die Rechnungsstellung im Sinne des 14 UStG erfolgt zum Monatsende." Textbaustein Hinweis Rechnungskopie Mit Einfhrung der digitalen Signatur bei Rechnungen, mssen Kopien der Rechnung die nicht aus der digital signierten Rechnung erstellt wurden, gekennzeichnet werden. Hierzu knnen Sie einen Textbaustein anlegen und in den Einstellungen zuordnen. Wird kein Textbaustein eingestellt, wird der folgende Text automatisch bei der Rechnungserstellung im Dokument angezeigt. "Hinweis: Bei diesem Dokument handelt es sich um eine Rechnung mit digitaler Signatur. Als Originalrechnung gilt nur das elektronische Dokument mit dem Signaturkennzeichen. Alle Ausdrucke sind lediglich Kopien der Rechnung." Rechnungsformular Fremdverwaltung Wird ein Auftrag erteilt, in dem das Wohnungsunternehmen als Verwalter fr den Eigentmer auftritt, spricht man hier in der Regel von einer Fremdverwaltung. Wird ein Auftrag erteilt, in dem das Wohnungsunternehmen als Fremdverwaltung auftritt, wird die Anschrift des Eigentmers in dem Auftrag mit aufgefhrt und wird bei der Erstellung der Rechnung an die in das Formularfeld "zweite Adresse", bergeben. Um die zweite Adresse angezeigt zu bekommen, mssen Sie sich ein Formular anlegen, in dem die zweite Adresse fr den Eigentmer angezeigt wird, und dieses Formular in den Einstellungen hinterlegen. Das hinterlegte Formular wird ausschlielich fr Rechnungen genommen, die zu einer fremdverwalteten Wohneinheit erstellt werden. Wird kein Formular eingestellt, wird das Formular fr Rechnungen aus den Grundlageneinstellungen genommen. Fr Rechnungen, die nicht einer Fremdverwaltung unterliegen, wird das eingestellte Formular aus den Grundeinstellungen genommen. Im Formular muss die Adresse des Eigentmers als Erstanschrift gefolgt von "vertreten durch" und als Zweitanschrift dann das Wohnungsunternehmen folgen.

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Datenbernahme und Schnittstellen

Register 'Unternehmen'
Im Register Unternehmen werden zu jedem Wohnungsunternehmen die Details angezeigt. Zu jedem Hauptunternehmen kann es ein oder mehrere so genannter Subunternehmen geben. Bei der Auftragsvergabe und einer spteren Rechnungslegung spielt die Auftragsnummer eine Rolle. Sie knnen theoretisch von einem Wohnungsunternehmen zwei Auftrge mit der gleichen Auftragsnummer erhalten, die Zuordnung und Eindeutigkeit erfolgt dann ber das Subunternehmen.

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TopKontor Handbuch

Kunde Um eine Rechnung ber die Mareon - Auftragsbearbeitung erstellen zu knnen, muss zu jedem Wohnungsunternehmen ein Kunde hinterlegt werden. Dies gilt fr die Subunternehmen auch dann, wenn es immer der gleiche Kunde ist. Im Feld 'Adresse' hinterlegen Sie die Kundenadresse des Unternehmens. Projekt Sie knnen zu jedem Wohnungsunternehmen ein Projekt einstellen, in dem die erstellten Rechnungen zugeordnet werden sollen. Vor-/Nachtext ber die Schaltflchen in den Spalten Vortext und Nachtext haben Sie die Mglichkeit, zu jedem Wohnungsunternehmen Vor-/Nachtexte zuzuweisen, die dann automatisch bei der Rechnungserstellung eingefgt werden. Haben Sie hier auf eine der Schaltflchen geklickt, so ffnet sich automatisch das Fenster zur Festlegung der Textbausteine. Hier legen Sie neue Textbausteine an oder passen vorhandene an. Textbausteine knnen Sie auch unter Stammdaten | Textbausteine definieren. Nachdem Sie alle Eingaben gespeichert haben kommen Sie in die Mareon 2.x Auftragsverwaltung. Es werden zuerst die Auftragsdaten und beim erstmaligen Aufruf die EPA's (Einheitspreisabkommen) zu dem Unternehmen aktualisiert. Nach der Aktualisierung der Auftragsdaten, stehen Sie in der Auftragsbearbeitung von Mareon.

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Datenbernahme und Schnittstellen

Einheitspreiskataloge
Beim ersten Aufruf eines Wohnungsunternehmens werden die Einheitspreiskataloge geladen. Hat das Wohnungsunternehmen neuere Einheitspreiskataloge bereitgestellt, knnen Sie die bestehenden Einheitspreiskataloge ber [Weiteres] | [EPA aktualisieren] aktualisieren. Beim ersten Start der Mareon 2.x - Auftragsverwaltung werden nach erfolgter Auswahl eines Unternehmens, wenn vorhanden, die EPA - Kataloge aktualisiert. Sptere Aktualisierungen mssen manuell ber [Weiteres] | [EPA aktualisieren] gestartet werden.

Einheitspreiskataloge bearbeiten
ber [Weiteres] | [EPA anzeigen] knnen Sie die Kataloge einsehen und bedingt diese ndern. Sie haben die Mglichkeit, zu den Einheitspreiskatalogpositionen, Positionen aus Ihren Stammdaten zu zuweisen. Aus der Einheitspreiskatalogposition wird eine Leistung. Die Leistungsstcklisteneintrge werden nicht an Mareon bermittelt und dienen zum Vergleich und zur Kalkulation zwischen den Einheitspreiskatalog- und Stcklistenpositionspreisen. Die Stcklisteneintrge werden auch bei einer evtl. Lagerfhrung bentigt. Beim Druck einer Rechnung werden nicht die Einheitspreiskatalogpositionen vom Lager gebucht, sondern die Stcklisteneintrge der Einheitspreiskatalogpositionen.

Register Bezeichnung
Feld Schlssel Kurztext Einheit Typ Funktion/Anzeige Hier wird der von Mareon vergebene Schlssel (= Artikel-. Lohn oder Leistungsnummer) angezeigt. ber den Schlssel kann auch gesucht werden. Das ist der Kurztext der Einheitspreiskatalogposition. Dieser kann nicht gendert werden. Mengeneinheit des Einheitspreiskataloges. Dieser kann nicht gendert werden. Positionstyp des Einheitspreiskataloges. Dieser kann nicht gendert werden. M = Material D = Lohn oder sonstige Dienstleistung F = freier Positionstyp (der freie Positionstyp wird benutzt, wenn eine Material- oder Lohngruppe verwendet wird, die im Einheitspreiskatalog nicht vorhanden ist. Es wird das Datum angezeigt, ab dem der Preis gltig ist.

Stichtag

Register Langtext
Im Register Langtext, wird der Langtext des Einheitspreiskataloges angezeigt. Dieser kann nicht gendert werden.

Register Preise
Hier werden der Preis und das Gltigkeitsdatum der Einheitspreiskatalogposition angezeigt. Der neue Preis gilt immer ab dem Gltigkeitsdatum. Sollte ein Auftrag in der Vergangenheit liegen, wird der Preis genommen, dessen Gltigkeitsdatum zu dem Auftragsdatum passt.

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TopKontor Handbuch

Register zugeordnete Positionen


Hier knnen Sie der Einheitspreiskatalogposition Stcklisten hinzufgen (vgl. Leistungsstamm). Markieren Sie die Einheitspreiskatalogposition, zu der Sie Stcklisten anlegen mchten und klicken auf den Button [Bearbeiten]. ber [Hinzufgen] knnen jetzt aus den anderen Stammdaten Positionen hinzugefgt werden. Haben Sie alle Stcklisteneintrge erfasst, speichern Sie die nderungen. Rechts oben werden Ihnen die Kalkulationsdaten zur ausgewhlten Stcklistenposition angezeigt. Links mittig im Fenster wird Ihnen im Feld EK Ihr tatschlicher EK der Stcklistenpositionen und im Feld VK wird Ihnen der Einheitspreiskatalogpositionspreis angezeigt. Bercksichtigen Sie, dass der EK erst nach dem Speichern der Position neu berechnet wird. Beachten Sie, dass fr die Lagerbuchung und fr die Historie es unbedingt erforderlich ist, zu den Einheitspreiskatalogpositionen Materialbzw. Lohnpositionen aus ihren Stammdaten zu zuweisen.

Mareon 2.x - Auftragsverwaltung


In der Auftragsverwaltung fr Mareon sehen Sie, je nach Einstellung der Auswahl, die Auftrge und Rechnungen mit dem jeweiligen Status. In der Auftragsbearbeitung wird Ihnen zu jedem Auftrag neben dem Status des Auftrages, die Auftragsnummer, der Ausfhrungsort, der Ansprechpartner zu dem Auftrag, das Auftragsdatum und die UNR des Unternehmens angezeigt. Sind Sie fr mehr als ein Wohnungsunternehmen ttig, knnen ber das Feld "Mandant" zwischen den Wohnungsunternehmen wechseln. Bitte beachten Sie, dass nur Wohnungsunternehmen zur Auswahl stehen, die mit den Zugangsdaten verfgbar sind. ber das Feld 'Auswahl' knnen Sie festlegen, welche Auftrge Sie sehen wollen. Hierzu stehen Ihnen analog zu Mareon folgende Auswahlmglichkeiten zur Verfgung: alle Auftrge Auftrge ohne Rechnung nur neue Auftrge nur besttigte Auftrge nur Leistung erbracht nur abzurechnende Auftrge nur erledigte Auftrge nur stornierte Auftrge nur telefonisch erteilte Auftrge nur Versicherungsauftrge nur Projektauftrge nur Gewhrleistungsauftrge

ber die Datumsfelder "von" - "bis" knnen Sie zur Auswahl die Anzeige der Auftrge zustzlich ber einen Zeitraum einschrnken. Klicken Sie auf eine Tabellen-berschrift, um die Anzeige nach diesem Datenfeld zu sortieren. Eine Sortierung ber die Datenfelder der Rechnungen ist nicht mglich.

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Datenbernahme und Schnittstellen

Auftragsarten
Standard-Auftrge Telefonisch erteilte Auftrge: Telefonisch erteilte Auftrge werden bereits mit dem Status "besttigt" in der bersicht angezeigt. Auftrge mit Einheitspreisabkommen: Hier sind Ihre Mglichkeiten bei der Rechnungserstellung eingeschrnkt. Unterschieden wird bei der Auftragserteilung zwischen EP-Auftrge mit vorgegebenen Positionen, die abgerechnet werden drfen, EP-Auftrgen, die einem bestimmten EPA unterliegen und EP - Auftrgen zu denen ausschlielich nur Positionen aus den zur Verfgung gestellten EPA's genommen werden drfen. Gewhrleistungsauftrge: Bei Gewhrleistungsauftrgen kann keine Rechnung erstellt werden. Projektauftrge: Bei Projektauftrgen handelt es sich um Auftrge mit einem groen Auftragsvolumen. Zu dieser Auftragsart ist es dann mglich, Abschlags- und Schlussrechnungen zu erstellen. Versicherungsauftrag: Bei einem Versicherungsauftrag erhalten Sie den Auftrag vom Wohnungsunternehmen, die Leistungen knnen jedoch von der Versicherung bezahlt werden.

Auftragsstatus
Auftrge knnen folgende Status haben: erteilt: Neu erteilter Auftrag. gesehen: Die Auftragsdetails wurden eingesehen. besttigt: Der Auftrag wurde angenommen. Leistung erbracht: Die Leistungen zu diesem Auftrag wurden ausgefhrt. abgelehnt: Der Auftrag wurde durch Sie abgelehnt. storniert: Der Auftrag wurde durch das Wohnungsunternehmen storniert.

In der Regel haben neue Auftrge den Status "erteilt". Ausnahme, der Auftrag wurde telefonisch erteilt. In diesem Fall hat der Auftrag den Status "besttigt". Der Status des Auftrages gibt dem Auftraggeber Rckschluss ber den Stand des Auftrages.

Und so funktioniert es mit den Auftrgen


Wird ein Auftrag mit dem Status "erteilt" an den Handwerker erteilt, kann dieser den Auftrag annehmen, nach der Leistungserbringung besttigen und sofort abrechnen. Mchte oder kann der Handwerker den Auftrag nicht durchfhren, kann der Auftrag abgelehnt werden. Bitte beachten Sie, dass Gewhrleistungsauftrge nicht abgerechnet werden knnen. Um dem Auftraggeber mitzuteilen, dass der Gewhrleistungsauftrag ausgefhrt wurde, setzen Sie diesen auf "erledigt".

Auftragsdetails einsehen
Die Auftragsdetails eines Auftrages knnen Sie sich ansehen, indem Sie auf die Auftragsnummer klicken. Im folgenden Dialog erhalten Sie alle wichtigen Details zu einem Auftrag. Mit dem Aufruf der Auftragsdetails ndert sich der Status des Auftrages von "erteilt" in "gesehen".

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TopKontor Handbuch

ber [Weiteres] | [Auftrag drucken] knnen Sie sich die Auftragsdetails in einem Bericht anzeigen lassen und bei Bedarf ausdrucken.

Auftrag annehmen
Soll der Auftrag angenommen werden, rufen Sie den Auftrag mit Klick auf die Auftragsnummer auf und klicken dann auf [Annehmen]. Nach der Annahme des Auftrages ndert sich der Status des Auftrages in "besttigt".

Auftrag ablehnen
Knnen oder wollen Sie einen Auftrag nicht ausfhren, mssen Sie den Auftrag auf "abgelehnt" setzen. Rufen Sie den Auftrag mit einem Klick auf die Auftragsnummer auf und klicken dann auf [Ablehnen]. Beachten Sie, dass einige Unternehmen einen Ablehnungsgrund von Ihnen verlangen. Nachdem Sie den Auftrag mit [Abgelehnt] besttigt haben, ffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Ablehnungsgrund zu dem Auftrag erfassen knnen, oder das Wohnungsunternehmen stellt Ihnen eine Auswahl der Ablehnungsgrnde zur Verfgung.

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Datenbernahme und Schnittstellen

Haben Sie den Ablehnungsgrund angegeben, klicken Sie auf [bernehmen]. Der Ablehnungsgrund wird dem Auftraggeber mitgeteilt und der Status des Auftrages wird auf "abgelehnt" gesetzt.

Auftrag stornieren
Haben Sie den Auftrag bereits angenommen, knnen Sie selber einen Auftrag nicht mehr stornieren. Dies kann nur das auftragsgebende Wohnungsunternehmen. Wenden Sie sich deshalb bitte an diesen. Sofern das Wohnungsunternehmen den Auftrag storniert, erhlt der Auftrag den Status "storniert".

Auftrag ausgefhrt
Mchten Sie einen Auftrag mit dem Status "Leistung erbracht" kennzeichnen, klicken Sie auf die Auftragsnummer und im Anschluss in den Auftragsdetails auf [Ausgefhrt]. Der Auftrag erhlt den Status "Leistung erbracht". Mit der Funktion "Ausgefhrt", wird fr die Rechnung das Leistungserbringungsdatum gesetzt. Wird im Anschluss ein Rechnungsentwurf erstellt, wird das Leistungserbringungsdatum vorbelegt. Dieses kann im Rechnungsentwurf nachtrglich gendert werden.

Auftragsanhnge
Nutzt das Wohnungsunternehmen den elektronischen Aktenordner bei Mareon, kann das Wohnungsunternehmen beliebig viele Dokumentanhnge zum Auftrag mitliefern. Zustzlich wird der Auftrag im PDF-Format mitgeliefert. Ist ein Dokumentanhang fr den Auftrag nicht mehr relevant, kann dieses vom Wohnungsunternehmen als "nicht mehr relevant" gekennzeichnet werden. Der Dokumentanhang wird durchgestrichen dargestellt, bleibt jedoch wegen der Nachvollziehbarkeit erhalten. Um die Dokumentanhnge einsehen zu knnen, klicken Sie wie gewohnt auf die Auftragsnummer und in der Ansicht der Auftragsdetails auf den Reiter "Dokumente". Whlen Sie den Dateianhang aus, den Sie einsehen wollen und klicken Sie dann auf "ffnen". Hat ein Auftrag Dokumentanhnge, wird in der bersicht der Auftrge zum dem Auftrag eine Broklammer angezeigt.

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TopKontor Handbuch Bitte beachten Sie, dass nur das Wohnungsunternehmen zu Auftrgen Dokumentanhnge ablegen kann.

Auftrge lschen
Auftrge knnen durch Sie nicht gelscht werden, diese mssen vom Wohnungsunternehmen storniert werden.

Auftrge archivieren
Auftrge, die als abgerechnet und bezahlt gelten oder storniert wurden, werden je nach Einstellung in Mareon automatisch nach einiger Zeit in ein Archiv verschoben. Zustzlich knnen diese manuell im Mareon - Webportal ins Archiv verschoben werden. Auftrge, die bei Mareon im Archiv stehen, werden in der bersicht der Auftrge im Programm dann nicht mehr angezeigt. Mchten Sie die Auftrge trotzdem sehen, klicken Sie auf [Weiteres] | [archivierte Auftrge anzeigen]. In der bersicht der Auftrge werden Ihnen jetzt zustzlich die archivierten Auftrge in kursiv und rot markiert angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass die Auftrge die vor der Erstbenutzung der Mareon 2.x im Webportal bereits im Archiv waren nicht angezeigt werden knnen.

Rechnungen und Leistungsnachweise


An einer elektronisch bermittelten Rechnung stellt der Gesetzgeber sehr hohe Anforderungen, unter anderem ist eine digitale Signatur zwingend erforderlich. Mareon bietet diese Funktion nur an, wenn diese als Zusatzleistung durch das Wohnungsunternehmen bei Mareon bestellt wurde. Sind Sie fr mehr als ein Wohnungsunternehmen ttig, kann es sein, dass Sie fr ein Wohnungsunternehmen Leistungsnachweise und fr die anderen Rechnungen erstellen knnen. Hat das Wohnungsunternehmen die digitale Signatur im Einsatz, wird beim "Weiterleiten" an den Auftraggeber eine Rechnung erstellt. Mareon bernimmt automatisch die digitale Signatur und stellt die digital signierte Rechnung im PDF - Format zur Verfgung. Untersttzt das Wohnungsunternehmen keine digitale Signatur, werden die Rechnungen als Leistungsnachweise an den Auftraggeber beim "Weiterleiten" bermittelt. Bitte beachten Sie, dass Sie am Monatsende ber das Mareon - Webportal eine Monatsabrechnung erstellen, unterschreiben und auf dem Postweg Ihrem Wohnungsunternehmen zukommen lassen mssen. Fr die Ausweisung der Vorsteuer beim Finanzamt hat nur die Monatsabrechnung in Verbindung mit den einzelnen Leistungsnachweisen "Gltigkeit". Klren Sie vor der Erstellung der ersten Rechnung ber die Mareon-Schnittstelle mit Ihrem Steuerberater die steuerrechtliche Seite dieses Verfahrens ab. Die Firma blue:solution software GmbH ist nicht berechtigt und auch nicht in der Lage, steuerrechtliche Ratschlge 144

Datenbernahme und Schnittstellen oder Ausknfte zu erteilen. Hierzu sind ausschlielich Steuerberater berechtigt.

Und so funktioniert es mit den Rechnungen


Rechnungsstatus
nicht erfasst: Der Auftrag hat den Status "besttigt oder Leistung erbracht", aber es wurde noch keine Rechnung erstellt. Entwurf: Es wurde ein Rechnungsentwurf erstellt, aber noch nicht an Mareon bermittelt. bermittelt: Es wurde ein Rechnungsentwurf erstellt und an Mareon bermittelt. storniert: Die Rechnung wurde vom Wohnungsunternehmen storniert. weitergeleitet: Es wurde ein Rechnungsentwurf an das Wohnungsunternehmen weitergeleitet. zur Prfung anstehend: Die Rechnung wird durch das Wohnungsunternehmen geprft. geprft: Die Prfung der Rechnung ist abgeschlossen. Zahlung angewiesen: Die Zahlung der Rechnung wurde angewiesen. bezahlt: Die Zahlung der Rechnung ist erfolgt. Beachten Sie bitte, dass der Zahlungseingang auf Ihrer Bank einige Zeit dauern kann. Digital Signiert: Das Wohnungsunternehmen untersttzt die digitale Signatur. Mareonvorgang: Der Vorgang wurde auf Mareon erstellt und kann daher nur ber Mareon bearbeitet werden. Sofern es sich um einen Rechnungsentwurf handelt, knnen Sie diesen im Webportal lschen und im Programm neu erstellen. Hat eine Rechnung Dokumentanhnge, wird in der bersicht zu der Rechnung der Dateianhang mit einer Broklammer angezeigt. Bitte beachten Sie, dass die aufgefhrten Status einen Auszug der meist gebrauchten Status darstellt. Liegt ein Versicherungsfall vor, kommen weitere Status wie z.B. Zahlung durch Versicherung, Teilzahlung durch Versicherung und andere hinzu. Um eine Rechnung erstellen zu knnen, muss der Auftrag den Status "besttigt" oder "Leistung erbracht" haben. In der Auftragsbersicht knnen Sie dann auf der Rechnungsseite ber "Rechnung erffnen" einen Rechnungsentwurf erstellen.

Es ffnet sich ein neues Fenster.

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TopKontor Handbuch

Sie mchten mehr als eine Rechnung erstellen? Klicken Sie auf der Seite der Rechnungen in der Ansicht auf die bereits erstellte Rechnung mit der rechten Maustaste, es ffnet sich das Kontextmen, klicken Sie dann auf "neue Rechnung erffnen".

Im Bereich "Allgemeine Rechnungsdaten" haben Sie die Mglichkeit, den Rechnungstyp (Abschlagoder Schlussrechnung), das Rechnungsdatum, das Zahlungsziel, das Datum der Leistungserbringung und den Aufwandsanteil nach 35a festzulegen. Das Feld Rechnungsnummer wird bei der bermittlung und Erstellung der internen Rechnung mit der Rechnungsnummer des Dokumentes gefllt. Eigenheiten der Felder Rechnungstyp: Beim Erstellen eines Rechnungsentwurfes wird die Auswahl immer mit Schlussrechnung vorbelegt. Sie knnen jedoch die Auswahl auf Abschlags- oder Schlussrechnung ndern. Ist die Auswahl inaktiv, lsst der Auftraggeber die Erstellung einer Abschlagsrechnung nicht zu. Sollten Sie diese Option bentigen, wenden Sie sich bitte an das auftraggebende Wohnungsunternehmen. Rechnungsnummer des Handwerkers: Feld wird nach dem Erstellen der internen eigenen Rechnung automatisch gefllt.

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Datenbernahme und Schnittstellen Zahlungsziel: Das Zahlungsziel wird mit dem Wert aus der Kundenadresse (Flligkeit) gesetzt. Akzeptiert das Wohnungsunternehmen kein Zahlungsziel, ist das Feld inaktiv. Kategorie 35a: Whlen Sie hier die Art der Dienstleistung aus. In der Regel wird die Art der Dienstleistung bereits mit Erteilung des Auftrages durch das Wohnungsunternehmen festgelegt. Weicht diese ab oder fehlen Angaben zum Lohn, erhalten Sie einen Hinweis beim bermitteln der Rechnung Leistungserbringungsdatum: Hier knnen Sie fr die Rechnung ein Leistungserbringungsdatum hinterlegen. Das Datum wird an Mareon bermittelt und steht Ihnen auch im internen Rechnungsdokument zur Verfgung.

Beachten Sie, dass nur 350 Zeichen zur Verfgung stehen, wenn das Wohnungsunternehmen die digitale Signatur nicht untersttzt. Sie erhalten sptestens bei der bermittlung an Mareon einen Hinweis. Im Feld 'Bemerkung' knnen Sie zur Rechnung eine Bemerkung eingeben. Untersttzt das Wohnungsunternehmen die digitale Signatur, wird der zustzliche Text der Bemerkung im Webportal in dem Feld 'zustzliche Bemerkung' angezeigt. Beachten Sie, dass nur 350 Zeichen zur Verfgung stehen, wenn das Wohnungsunternehmen die digitale Signatur nicht untersttzt. Sie erhalten sptestens bei der bermittlung an Mareon einen Hinweis. Die folgenden Felder erfllen folgende Zwecke: UStG 13b: Wenn die Option gesetzt wird, wird dem Wohnungsunternehmen mitgeteilt, dass die Rechnung den Bedingungen des neuen Umsatzsteuergesetzes 13b unterliegt, als NETTO - Rechnung erstellt wird und das Wohnungsunternehmen die Umsatzsteuer an das zustndige Finanzamt abzufhren hat. Die Option kann bereits mit Auftragserteilung vorbelegt sein, eine nderung ist jedoch mglich. Mietverschulden: Stellen Sie bei der Reparatur fest, dass der Schaden durch den Mieter entstanden ist, knnen Sie das dem Wohnungsunternehmen mitteilen, in dem Sie die Option setzen. Versicherungsfall: Stellen Sie bei der Reparatur fest, dass es sich bei dem Schaden um einen Versicherungsfall handelt, knnen Sie das dem Wohnungsunternehmen mitteilen, in dem Sie die Option setzen.

Bitte beachten Sie, dass die Verfgbarkeit der Felder von den Einstellungen des Wohnungsunternehmens bei Mareon abhngt! Im unteren Bereich der Darstellung werden Ihnen die bereits erfassten oder die ber den Auftrag zugewiesen Position angezeigt.

Rechnungspositionen erfassen/bearbeiten
Um Positionen zu erfassen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf [Bearbeiten] und dann auf [Positionserfassung].

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TopKontor Handbuch

Beschreibung der Positionserfassung


Feld Bezeichnung/Beschreibung aut. Positionsnr. Die Positionsnummerierung erfolgt automatisch durch das Programm, diese kann nicht abgeschaltet werden. nur Einheits- Die Option wird automatisch gesetzt. preise Ist die Option gesetzt, unterliegt der Auftrag einem Einheitspreisabkommen. Es drfen nur Positionen aus den EP-Katalogen genommen werden. Buchungsdatum Das Buchungsdatum ist das Datum, an dem der Auftrag erteilt wurde. EP-Katalog Unterliegt der Auftrag einem Einheitspreisabkommen und wird zustzlich ein EP-Katalog vorgegeben, knnen nur Positionen aus diesem Katalog in die Positionserfassung bernommen werden. Beim Einfgen von Positionen werden nur Positionen aus diesem Katalog zur Auswahl angeboten. Ist kein EPKatalog angegeben, werden beim Einfgen von Positionen alle Einheitspreiskatalogpositionen angeboten. 148

Datenbernahme und Schnittstellen

Register Position Feld Datum Bezeichnung/Beschreibung Im Feld 'Datum' wird das Erfassungsdatum der Position gesetzt. Vorgeschlagen wird das aktuelle Tagesdatum. Das vorgeschlagene Datum kann berschrieben werden. Menge Setzen Sie hier die abzurechnende Menge ein. Mengeneinheit Hier wird die Mengeneinheit der Position aus dem EP-Katalog angezeigt. Diese sollte nicht gendert werden. Kalkulationsdaten Fr Einheitspreiskatalogpositionen gilt: Der EP-Preis kann nicht gendert werden. Es wird nur das Feld Rabatt zur nderung freigegeben. Ausgenommen es wird aus dem EP-Katalog eine freie Position eingefgt. Bei Stammdatenpositionen die als Stckliste an die Einheitspreiskatalogposition angehngt wurden, knnen die Kalkulationsdaten gendert werden. Register Kurztext Anzeige des Kurztextes der gewhlten Position. Register Langtext Anzeige des Langtextes der gewhlten Position. Register Bemerkung Zu jeder Position kann eine Bemerkung bergeben werden. ber die Optionen Kurztext, Langtext oder Kurz- und Langtext knnen Sie bereits bei der Positionserfassung festlegen, mit welcher Textvariante die Positionstexte im eigenen Dokument angezeigt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass der Langtext nicht an Mareon bermittelt werden kann. Stattdessen kann eine Bemerkung zur Position an Mareon bermittelt werden. In der Positionserfassung stehen Ihnen die folgenden Funktionen ber [Hinzufgen] zur Verfgung. Die Verfgbarkeit der Funktionen unterliegt gegebenenfalls den Einschrnkungen des Auftrages. Im Einzelnen sind es folgende Funktionen: Artikel-Position einfgen Leistung-Position einfgen Lohn-Position einfgen Gerte-Position einfgen Fremdleistungs-Position einfgen Sonstiges-Position einfgen man. Position einfgen (Auswahl welcher Typ) Dokument importieren Einheitspreisabkommen

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TopKontor Handbuch Wurde eine Rechnung seitens des Wohnungsunternehmens storniert, knnen Sie die Positionen ber "Dokument importieren" aus der internen eigenen Rechnung importieren, diese berarbeiten und den neuen Rechnungsentwurf an das Wohnungsunternehmen bermitteln. ber [Weiteres] stehen die Funktionen Stcklistenpositionen zuweisen: Sie knnen ber diese Funktion zu Einheitspreispositionen, Stcklistenpositionen aus den eigenen Stammdaten zuweisen. Preisauswahl: Hier knnen Sie bei Positionen aus Ihren Stammdaten den VK-Preis auswhlen. Preisbersicht: In der Ansicht werden Ihnen die Gesamtkosten des Auftrages (unterteilt in Kostenarten) und der vorgegebene Auftragswert angezeigt. Haben Sie alle Positionen zu dem Rechnungsentwurf erfasst, klicken Sie auf [bernehmen]. Mchten Sie die nderungen nicht bernehmen, klicken Sie auf [Abbrechen]. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob die nderungen tatschlich verworfen werden sollen. Sie kehren in die Rechnungsansicht zurck. In der Rechnungsentwurfsansicht sehen Sie jetzt alle erfassten Positionen und gegebenenfalls einen gewhrten Rabatt.

Rechnungsvarianten
Abschlagsrechnung Hat der Auftrag ein greres Auftragsvolumen, so wird vom auftragsgebenden Unternehmen ein nicht kumuliertes Abrechnungsverfahren angeboten. Hier lsst das auftragsgebende Unternehmen Abschlags- und Schlussrechnung zu. Ist das oben beschriebene Abrechnungsverfahren vom auftragsgebenden Unternehmen fr den abzurechnenden Auftrag zugelassen, whlen Sie im Feld 'Rechnungstyp' den Eintrag Abschlagsrechnung aus. Schlussrechnung Ist der Auftrag soweit erledigt, dass eine Schlussrechnung erfolgen kann, whlen Sie im Feld 'Rechnungstyp' den Eintrag Schlussrechnung aus. Rechnung Soll aus dem Auftrag eine einfache Rechnung erstellt werden, whlen Sie im Feld 'Rechnungstyp' den Eintrag Schlussrechnung aus.

Rechnungsentwurf bermitteln/weiterleiten
Um einen Rechnungsentwurf zu bermitteln oder an das Wohnungsunternehmen weiterzuleiten, mssen Sie alle nderungen speichern, klicken Sie hierzu auf [Speichern]. Nach dem Speichern kann der Rechnungsentwurf ber [bermitteln] an Mareon bermittelt werden oder mit [Weiterleiten] direkt an das Wohnungsunternehmen weitergeleitet werden. Beachten Sie, dass "Weitergeleitete" Rechnungen nicht mehr korrigiert werden knnen. Diese knnen nur durch das Wohnungsunternehmen storniert werden. Nachdem Sie eine der beiden Funktionen gettigt haben, wird die eigene Rechnung erstellt. Sie erhalten wie gewohnt, den Dialog zum Speichern der eigenen Rechnung. Hier knnen Sie, sofern Sie kein Projekt voreingestellt haben, ein Projekt auswhlen. Besttigen Sie im Anschluss den Dialog mit [OK]. Das Rechnungsdokument wird geffnet. Sie mssen jetzt nur noch die Rechnung ausdrucken, damit die Rechnungsdaten an eine Finanzbuchhaltung oder in der OP-Verwaltung zur Verfgung stehen.

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Datenbernahme und Schnittstellen Beachten Sie, dass nderungen in dem Rechnungsdokument nicht an Mareon bermittelt werden knnen. Mchten Sie eine Rechnung korrigieren, gehen Sie wie 'unter Rechnung korrigieren' beschrieben vor.

Rechnungsentwurf korrigieren
Haben Sie einen Fehler in der Rechnung entdeckt, ffnen Sie ber [Extras] | [Mareon 2.x] die Mareon - Auftragsverwaltung. Klicken Sie wie gewohnt auf den Rechnungsentwurf. Sie kommen in die Rechnungsentwurfsansicht. Klicken Sie dann auf [Bearbeiten], jetzt kann der Rechnungsentwurf bearbeitet werden. Korrigieren Sie hier die Fehler. Haben Sie alle Korrekturen vorgenommen, besttigen Sie mit [Speichern]. Damit die nderungen auch wirksam werden, mssen Sie den Rechnungsentwurf erneut bermitteln. Im Anschluss wird das interne Rechnungsdokument mit den korrigierten Inhalten geffnet. Die Rechnung muss dann erneut gedruckt werden. Bitte beachten Sie, dass eine Rechnung, die entweder einen Zahlungseingang aufweist oder bereits im Rechnungsausgangsbuch gedruckt wurde, nicht mehr gendert werden kann. Die Rechnung muss storniert werden. Liegt dem Wohnungsunternehmen die Rechnung noch nicht vor (es wurde nur ein Entwurf erstellt), wird der Rechnungsentwurf gelscht. Sie knnen im Anschluss einen neuen Rechnungsentwurf erstellen.

Rechnungsentwurf lschen
Sie knnen zu jeder Zeit einen Rechnungsentwurf lschen. ffnen Sie hierzu mittels Klick auf den Rechnungsentwurf die Rechnungserfassung. Klicken Sie im Anschluss auf [Lschen], es folgt eine Sicherheitsabfrage, wird diese [JA] besttigt, wird der Rechnungsentwurf und das interne Rechnungsdokument gelscht. Bitte beachten Sie, den Hinweis unter Rechnung korrigieren.

Rechnung an den Auftraggeber weiterleiten


Um einen Rechnungsentwurf an das auftraggebende Unternehmen, dass die digitale Signatur nicht untersttzt weiterzuleiten mssen Sie sich direkt bei Mareon auf dem Portal anmelden. Hier sehen Sie zum Auftrag den Rechnungsentwurf. Diesen knnen Sie ffnen und dann mit einem Klick auf den Button [weiterleiten] an das auftraggebende Unternehmen weiterleiten.

Auftrge und Rechnungsentwrfe bearbeiten


Beachten Sie, dass alle Auftrge und Rechnungen immer nur ber ein System bearbeitet werden sollten. Wenn Sie einen Auftrag ber Mareon und TopKontor bearbeiten, stehen Ihnen nicht mehr alle Informationen des Auftrages im TopKontor zur Verfgung.

Rechnungsanhnge
Wenn das Wohnungsunternehmen, mit dem Sie auf Mareon zusammenarbeiten, Ihnen die elektronische Signatur und den Aktenordner anbietet, haben Sie die Mglichkeit, zu Ihren im Programm erstellten Rechnungen beliebige Dokumentanhnge beizufgen. Sie knnen so z.B. Stundenzettel, Datenbltter oder sonstige rechnungsrelevante Unterlagen zur Verfgung stellen.

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TopKontor Handbuch Dokumentanhnge knnen Sie auf zwei Wegen erzeugen: 1. Liegen Ihnen die Dokumente nur in Papierform vor, knnen Sie diese ganz einfach per Fax an Mareon senden. Die Faxe werden automatisch an die Rechnungen angehngt. Voraussetzung, dass Faxdeckblatt mit Barcode. Das Faxdeckblatt knnen Sie im Rechnungsentwurf ber [Weiteres] Faxdeckblatt sich anzeigen lassen und drucken. 2. Liegen Ihnen die Dokumente in digitaler Form vor, knnen diese im Rechnungsentwurf unter dem Reiter [Dokumente] | [Hinzufgen] angefgt werden. Damit Mareon die Zuordnung der Faxe zu den richtigen Rechnungen vornehmen kann, ist es erforderlich, zu jeder Rechnung ein FaxDeckblatt zu erstellen. Die Zuordnung erfolgt ber den Barcode, der fr jede Rechnung anders ist. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Handbuch von Mareon.

Rechnungsanhnge als Datei hochladen/lschen


Um eine Datei zu einer Rechnung anzuhngen, klicken Sie wie gewohnt auf den Rechnungsentwurf, klicken Sie im Anschluss auf den Reiter "Dokumente". Klicken Sie auf [Hinzufgen], es ffnet sich ein Auswahldialog. Whlen Sie das Dokument aus, das als Dateianhang zu einer Rechnung auf das Webportal hochgeladen werden soll. Haben Sie das Dokument ausgewhlt und besttigt, wird eine Kopie der Datei erzeugt und auf das Mareon-Webportal hochgeladen. Die Dateien werden als Kopie unter dem Mandanten | Daten | Texte | Mareon | UNRSUBUNR | PN des Handwerkers | Auftragsnummer | Download oder Upload | Dateiname abgelegt.

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Datenbernahme und Schnittstellen

Bitte beachten Sie, dass die Dateien nicht grer als 10 MB sein drfen. Haben Sie eine falsche Datei hochgestellt oder es wurde in der Datei eine nderung vorgenommen, knnen Sie den Dateianhang ber [Lschen]. Wurde der Dateianhang bereits an das Wohnungsunternehmen weitergeleitet, kann der Dateianhang nicht mehr gelscht werden. Mit dem Lschen wird der Dateianhang als "nicht vorgangsrelevant" (durchgestrichen und rot in der Ansicht) gekennzeichnet. Haben Sie Ihre Rechnung bereits weitergeleitet, knnen Sie im Nachgang weitere Dateien an die Rechnung anhngen.

Bitte beachten Sie: werden nderungen in einer bereits hochgeladenen Datei vorgenommen, muss die Datei erneut hochgeladen werden. Lschen Sie hierzu die hochgeladene Datei ber den Rechnungsentwurf | Reiter "Dokumente". Und stellen Sie die Datei zum erneuten Hochladen ber [Hinzufgen] wieder bereit.

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TopKontor Handbuch

Register PDF Text


Hier knnen Sie einen erweiterten Rechnungstext erfassen. Dieser Text steht ausschlielich im Rechnungsdokument zur Verfgung und wird nicht an die ERP des Wohnungsunternehmens bernommen.

Das Register PDF Text steht nur bei Wohungsunternehmen zur Verfgung, die die digitale Rechnungssignatur untersttzen. .

Auszug der Fehlermeldungen in Mareon


FehlerNr. 1 2 3 4 5 Fehlerbeschreibung Mareon - Anmeldung fehlgeschlagen! Benutzername fehlt! Passwort fehlt! Es wurde keine Zuordnung zu einem Wohnungsunternehmen gefunden! Es wurden mehrere Zuordnungen zu einem Wohnungsunternehmen gefunden. Bitte schrnken Sie ber die UNR (Unternehmensnummer) das Wohnungsunternehmen ein! Die angegebene Unternehmensnummer (UNR) wurde nicht in der Unternehmenszuordnung gefunden! Sie haben sich 3-mal falsch angemeldet. Aus Sicherheitsgrnden wird Ihr Account fr eine halbe Stunde gesperrt. Versuchen Sie es anschlieend erneut! Falsches Mareon - Zertifikat! (SSL ist in Ordnung) Verwendung ungltiger Zeichen oder Zeichenfolgen Diese Aktion wird noch nicht untersttzt! Aktion fehlt! unbekannte Aktion! Auftragsnummer fehlt! Die Unternehmensnummer (UNR) konnte nicht bestimmt werden! Auftrag nicht gefunden! unbekannter Auftragsstatus! Es sind folgende Werte erlaubt: E = erteilt G = gesehen F = besttigt C = abgelehnt X = storniert N = Leistung erbracht V = erledigt oder leer fr alle

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8 9 99 100 101 200 201 202 203

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Datenbernahme und Schnittstellen 204 falscher Auftragsstatus! Der Auftrag kann nicht besttigt oder abgelehnt werden, da er sich nicht mehr im Status 'erteilt'(E) oder 'gesehen'(G) befindet Besttigung oder Ablehnung des Auftrags fehlgeschlagen! Diese Aktion wird noch nicht untersttzt! Rechnungsnummer fehlt! unbekannter Rechnungsstatus! Auftragsnummer zur Rechnung fehlt! Rechnung nicht gefunden! Fehler in der Rechnung! (eine detaillierte Fehlerinfo wir im Tag Info mitgeliefert) Der Auftrag zur Rechnung ist noch nicht besttigt! Es wurde bereits eine Schlussrechnung weitergeleitet, deswegen kann diese Rechnung nicht mehr akzeptiert werden! Es existiert bereits ein Rechnungsentwurf zu diesem Auftrag. Wenn Sie diesen berschreiben wollen, dann mssen Sie die korrespondierende invoiceMareon (interne Mareon-Rechnungsnummer) angeben! Die angegebene interne MareonRechnungsnummer stimmt nicht mit der im bereits existierenden Rechnungsentwurf enthaltenen Mareon-Rechnungsnummer berein! Es wurde bereits eine Abschlagsrechnung weitergeleitet. Solange diese nicht vom ERP-System besttigt wurde, kann keine neue Rechnung akzeptiert werden! Die interne Mareon - Rechnungsnummer darf nicht mit der internen Mareon - Rechnungsnummer einer bereits weitergeleiteten Rechnung bereinstimmen! Der Einheitspreisabkommenschlssel fehlt! Es werden keine freien Leistungspositionen zugelassen. Es sind keine Abschlagsrechnungen erlaubt. Es sind keine Rechnungsbemerkungen erlaubt. Hier handelt es sich um einen Projektauftrag. Ihre Software untersttzt aber noch keine Projektauftrge. Bitte wenden Sie sich an Ihren Hersteller oder schauen Sie sich diesen Auftrag in der Browserversion von Mareon online an. Hier handelt es sich um einen Eigentmerauftrag. Ihre Software untersttzt aber noch keine Eigentmerauftrge. Bitte wenden Sie sich an Ihren Hersteller oder schauen Sie sich diesen Auftrag in der Browserversion von Mareon online an. Es wurde versucht, fr einen Garantieauftrag eine Rechnung zu schicken. Dies ist aber nicht mglich.

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TopKontor Handbuch

UGL Schnittstelle
Der Name UGL ist angelehnt an die Schnittstellenbeschreibung der DIGIS CD UGS (UeberGabeSchnittstelle) und bedeutet UeberGabeschnittstelleLang. Die UGL-Schnittstelle in TopKontor untersttzt das Format 2.0. Die UGL-Schnittstelle dient zum Datenaustausch zwischen Grohndler und dem Handwerker. Untersttzt werden folgende Anfragearten: TB Abrufauftrag des HW beim GH AN Anfrage des HW beim GH BE Lieferauftrag des HW beim GH PA Preisangebot des GH zum HW

Die Erzeugung der UGL-Datei erfolgt direkt aus der Dokumentenbearbeitung. Die Datei wird dann z.B. per E-Mail oder ber die Webseite des Grohndlers bertragen.

Einstellungen
ber den Menpunkt Datei - Einstellungen... knnen Sie die UGL-Schnittstelle konfigurieren. Im Bereich Schnittstellen whlen Sie dazu die gewnschte Schnittstelle aus:

ber die Option Status der Schnittstelle legen Sie fest, welcher Typ von Benutzer die Funktion im Programm benutzen darf. Weitere Einschrnkungen der Benutzer erfolgt ber die Benutzerverwal156

Datenbernahme und Schnittstellen tung. Whlen Sie im nchsten Schritt den Lieferanten aus, fr den Sie die UGL-Schnittstelle einrichten mchten. Im Feld Import / Exportverzeichnis geben Sie ein Verzeichnis an in dem die Daten gespeichert bzw. ber die Schnittstelle aufgerufen werden soll. Hinweis: Beachten Sie, dass zu jedem Lieferanten gesondert ein Verzeichnis erforderlich ist. Die Optionen sind mit Vorschlagswerten bereits vorbelegt. Diese knnen Sie ihren individuellen betrieblichen Bedrfnissen anpassen.

Optionen
Daten in Stammdaten bernehmen? (Diese Option sollte mit NEIN belegt werden. Ist die Option gesetzt, wird der im Artikelstamm enthaltene EK berschrieben.) Wenn Daten auch im Stamm vorhanden... (Die Option aus Datei bernehmen sollte vorbelegt werden. Ist die Option gesetzt, wird der Einkaufspreis mit dem Aufschlag aus den Einstellungen beaufschlagt und als Verkaufspreis in das Angebot bernommen. Wird die Option aus Stamm bernehmen gewhlt, wird der Verkaufspreis aus dem Stamm bernommen.) Wenn Daten aus dem Stamm geholt werden... (Knnen Sie whlen, wie der Artikeltext im Angebot abgebildet werden soll.) Wenn Daten bernommen wurden, Datei... (Bei dieser Option sollten Sie die Option fragen auswhlen. Nach dem Import der Datei, erhalten Sie eine Abfrage, ob die Datei gelscht werden soll oder nicht.) Beim Export 80 Zeichen der Bezeichnung bergeben? (Wird die Option mit [JA] gesetzt, werden die ersten 80 Zeichen der Artikelbeschreibung (Kurztext) mit in die Exportdatei ausgeben.

Daten- Export in der Dokumentenverwaltung


In der Dokumentbearbeitung haben Sie mehrere Mglichkeiten des Ex- und Imports einer UGL Datei. Beachten Sie hierzu die folgenden Beschreibungen.

Erstellen einer Preisanfrage an den Grohndler


Um eine Preisanfrage (AN) an den Grohndler erstellen zu knnen, bentigen Sie hierfr ein Basisdokument. Im Regelfall wird ein Angebot als Basisdokument genommen. Erstellen Sie ein neues Angebot oder ffnen Sie ein bestehendes. ber Extras | Datenexport | UGL Export rufen Sie die UGL Export Schnittstelle auf.

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TopKontor Handbuch Haben Sie im Angebot Artikel zu mehr als einem Lieferanten erfasst, bestimmen Sie im folgendem Dialog zu welchem Lieferanten eine Preisanfrage (AN) erstellt werden soll.

Besttigen Sie nach der erfolgten Auswahl den Dialog mit [OK]. Im nchsten Dialog mssen Sie entscheiden, welcher UGL Typ erstellt werden soll. Bei einer Auswahl Abrufauftrag (TB) oder Lieferauftrag (BE) geben Sie einen Liefertermin an. Klicken Sie dann auf [Weiter ].

Ist ein zustzlicher Hinweistext an den Grohndler erforderlich, knnen Sie diesen in dem folgenden Dialog erfassen. Beachten Sie, dass nur max. 4 Zeilen 40 Zeichen zur Verfgung stehen.

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Datenbernahme und Schnittstellen Falsch gewnscht erfassen Sie noch einen Zusatztext. Durch Klicken auf "Beenden" wird die Datei erstellt. Sie erhalten eine Information, mit welcher Nummer die UGL Exportdatei erstellt wurde. Diese knnen Sie dann an Ihren Lieferanten bertragen.

Hinweis Ist es erforderlich zu einzelnen Artikel einen Hinweistext fr den Lieferanten mitzugeben, fgen Sie unterhalb der Artikelpositionen einen freien Text ein. Erfassen Sie den Hinweistext fr den Lieferanten. Beachten Sie dabei, dass nur max. 80 Zeichen bergeben werden.

Daten- Import in der Dokumentenverwaltung


In der Dokumentbearbeitung knnen Sie mittels UGL Import Importdateien ihres Lieferanten importieren. Im Regelfall bekommen Sie eine Preisauskunft (PA) anhand ihrer Anfrage (AN) von ihrem Lieferanten zurck. Die Preisauskunfts-Datei knnen Sie entweder in das Ausgangsdokument (Anfrage (AN) wurde aus diesem Dokument erzeugt) importieren oder in ein neues Dokument importieren.

Importieren der Preisauskunft in das Ausgangsdokument


Um die Preisauskunft in das Ausgangsdokument importieren zu knnen, gehen Sie wie folgt vor. Speichern Sie die Datei von ihren Lieferanten in das Verzeichnis, das Sie in den Einstellungen zu UGL hinterlegt haben. ffnen Sie im nchsten Schritt das Ausgangsdokument. ber das Kontextmen (rechte Maustaste) | Datenimport | UGL starten Sie den UGL Import.

Nachdem Sie den Datenimport UGL aktiviert haben, ffnet sich die Auswahl der Lieferanten. Die Auswahl der Lieferanten wird immer dann angezeigt, wenn Sie im Dokument Artikel von mehr als einem Lieferanten haben. Whlen Sie in diesem Dialog den Lieferanten aus und besttigen Sie mit [OK].

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TopKontor Handbuch

Im nchsten Dialog werden Ihnen alle Preisauskunftsdateien zu dem vorher ausgewhlten Lieferanten angezeigt. Whlen Sie in der Auswahl die zu importierende Datei aus. Besttigen Sie die Auswahl mit [OK].

Nach der Besttigung werden die Daten aus der Datei importiert. Nachdem Importvorgang erhalten Sie ein Besttigungsfenster. Beachten Sie, dass der Import der Datei in Abhngigkeit mit den von Ihnen gemachten Einstellungen zur Schnittstelle erfolgt.

Importieren einer Preisauskunft ohne Ausgangsdokument


Sie knnen eine Preisauskunft (PA) auch ohne eine Anfrage (AN) von ihrem Grohndler erhalten. Um diese Datei importieren zu knnen, gehen Sie wie folgt vor. Klicken Sie im Men auf Tools | Datenimport | Einlesen von UGLDaten oder - wenn Sie sich gerade in der Dokumentbearbeitung befinden - auf Extras | Datenimport | Einlesen von UGLDaten in ein neues Dokument. In beiden Fllen erhalten Sie nach dem Aufruf ein Auswahlfenster mit den Lieferanten. Beachten Sie, dass nur die Lieferanten zur Auswahl stehen, zu denen in der UGL Schnittstellen Einstellung ein Verzeichnis hinterlegt wurde. Whlen Sie in der Auswahl den Lieferanten und besttigen Sie mit [OK].

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Datenbernahme und Schnittstellen

Nach der Besttigung erhalten Sie eine Auswahl aller Preisauskunftsdateien des Lieferanten.

Whlen Sie in der Auswahl die Preisauskunftsdatei welche importiert werden soll. Besttigen Sie mit [OK]. Nach der Besttigung ffnet sich der Kundenstamm. Whlen Sie hier den Kunden aus zu dem ein Angebot mittels der Preisauskunftsdatei erstellt werden soll. Nach der Auswahl der Kundenadresse wird das Angebot erstellt.

UGS Schnittstelle
Diese Datenschnittstelle wird bentigt zur bergabe projektbezogener Daten verschiedener Anwendungen, z.B. Bildkatalog-Verarbeitung, technischer Auslegungsprogramme, CAD-Programme oder kaufmnnischer Programme. In TopKontor wird nur der Import einer UGS Datei untersttzt. Hierbei wird im speziellen die Verarbeitung einer UGS Datei untersttzt, die mit dem Bildkatalog Programm erstellt wurde. Die Artikeldaten des Lieferanten mssen in den Artikelstammdaten enthalten sein. Nur dann ist eine einwandfreie Nutzung der Schnittstelle mglich. Es wird in der bergabedatei nur die Artikelnummer und die Menge bergeben.

Einstellungen
ber den Menpunkt Datei - Einstellungen... knnen Sie die UGS - Schnittstelle konfigurieren. Im Bereich Schnittstellen whlen Sie dazu die gewnschte Schnittstelle aus: 161

TopKontor Handbuch

ber die Option Status der Schnittstelle legen Sie fest, welcher Typ von Benutzer die Funktion im Programm benutzen darf. Weitere Einschrnkungen der Benutzer erfolgt ber die Benutzerverwaltung. Whlen Sie im nchsten Schritt den Lieferanten aus fr den Sie die UGS Schnittstelle einrichten mchten. Im Feld Import / Exportverzeichnis geben Sie ein Verzeichnis an in dem die Daten gespeichert bzw. ber die Schnittstelle aufgerufen werden soll. Hinweis: Beachten Sie, dass zu jedem Lieferanten gesondert ein Verzeichnis erforderlich ist. Die Optionen sind mit Vorschlagswerten bereits vorbelegt. Diese knnen Sie ihren individuellen betrieblichen Bedrfnissen anpassen. Optionen Daten in Stammdaten bernehmen? (Diese Option hat momentan keine Auswirkung.) Wenn Daten auch im Stamm vorhanden... (Die Option aus Stamm bernehmen sollte vorbelegt werden. Ist die Option gesetzt, werden die Beschreibungstexte zu denn Artikel in das Dokument bernommen. Wird die Option aus Daten bernehmen gewhlt, werden nur die Preise aus dem Stamm bernommen.) Wenn Daten aus dem Stamm geholt werden... (Knnen Sie whlen, wie der Artikeltext im Angebot abgebildet werden soll.) Wenn Daten bernommen wurden, Datei... (Bei dieser Option sollten Sie die Option fragen auswhlen. Nach dem Import der Datei erhalten Sie eine Abfrage, ob die Datei gelscht werden soll oder nicht.)

162

Datenbernahme und Schnittstellen

Importieren einer UGS Datei in ein Dokument


Um eine UGS Datei in ein Dokument importieren zu knnen, gehen Sie wie folgt vor. Speichern Sie die Datei des Lieferanten ihres Bildkatalogs in das Verzeichnis, das Sie in den Einstellungen zur UGS Schnittstelle zum Lieferanten hinterlegt haben. Im nchsten Schritt erstellen Sie ein neues Dokument. Im Regelfall ein Angebot. ber das Kontextmen (rechte Maustaste) | Datenimport | UGL starten Sie den UGL Import.

Nachdem Sie den Datenimport UGL aktiviert haben, ffnet sich die Auswahl der Lieferanten. Beachten Sie, dass nur die Lieferanten zur Auswahl stehen zu denen in der UGL Schnittstellen Einstellung ein Verzeichnis hinterlegt wurde. Whlen Sie in der Auswahl den Lieferanten und besttigen Sie mit [OK].

Im nchsten Dialog werden Ihnen alle UGS Dateien zu dem vorher ausgewhlten Lieferanten angezeigt. Whlen Sie in der Auswahl die zu importierende Datei aus. Besttigen Sie die Auswahl mit [OK].

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TopKontor Handbuch

Nach der Besttigung werden die Daten aus der Datei importiert. Nach dem Importvorgang erhalten Sie ein Besttigungsfenster. Beachten Sie, dass der Import der Datei in Abhngigkeit mit den von Ihnen gemachten Einstellungen zur Schnittstelle erfolgt. Das Dokument kann jetzt weiter bearbeitet werden. Hinweis: Wird eine bereits importierte UGS Datei erneut in das gleiche Dokument eingelesen, werden die Artikel erneut im Dokument angelegt.

Onlineshops IDS & OCI


IDS Connect Was ist IDS Connect?
Die IDS Connect ist eine Schnittstelle, die die Anbindung der Grohandelssysteme an die Handwerkersoftware definiert. Damit wird fr die Zukunft ein Standard etabliert, der einen Zugang aus der Handwerkersoftware zu den Shop - Systemen der Grohndler ermglicht. Gegenwrtig werden folgende Prozesse untersttzt: - Warenkorb empfangen - Warenkorb senden - Artikeldeeplink Hinweis: Beachten Sie bitte, das die technischen Mglichkeiten nicht durch alle Lieferanten bzw. des Programms untersttzt werden. Es kann daher dazu kommen, dass die Daten zwar bergeben, aber im Onlineshop bzw. im Programm nicht angezeigt werden.

Grundlagen
In den Grundeinstellungen | Schnittstellen muss die Onlineshop Anbindung aktiviert werden. Nachdem Sie die Onlineshop - Anbindung aktiviert haben, ffnen Sie ber Stammdaten | Adressen | Lieferanten den Lieferantenstamm. Klicken Sie auf das Register [Weiteres] und whlen Sie in der Tabellenansicht den Lieferanten aus, zu dem Sie die Onlineshop - Anbindung aktivieren mchten. Nach der Auswahl des Lieferanten in der Tabellenansicht, klicken Sie auf [Bearbeiten].

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Datenbernahme und Schnittstellen

ber [Zuordnung bearbeiten] kommen Sie in die Favoritenliste der Onlineshops. ber [Hinzufgen] | [IDS Connect Lieferant hinzufgen] whlen Sie das vom Lieferanten verwendete Datentransferformat aus. Hinweis: Voraussetzung dazu ist, dass zu der Lieferantenadresse eine Lieferantenzuordnung existiert. Haben Sie auf [Hinzufgen] | [IDS Connect Lieferant hinzufgen] geklickt, erhalten Sie eine Lieferantenauswahl der zur Zeit mglichen Onlineshop Anbindungen fr das IDS Connect - Format.

Whlen Sie in der IDS Connect - Lieferantenauswahl den Lieferanten aus, zu dem eine Anbindung an den Online-Shop hergestellt werden soll. Nach erfolgter Auswahl klicken Sie auf [bernehmen]. Der ausgewhlte Lieferant wird in die Favoritenliste bernommen. ber [Bearbeiten] knnen Sie Ihre Zugangsdaten hinterlegen und festlegen, mit welchen Aufschlgen die Artikel in das Dokument importiert werden sollen. Sollten Sie die Zugangsdaten nicht hinterlegen, werden Sie beim Aufruf der Anbindung in der Dokumentbearbeitung danach gefragt. Hinweis: Beachten Sie bitte, das die Zugangsdaten benutzerabhngig gespeichert werden. Das heit, die Zugangsdaten werden intern zu dem Benutzer gespeichert der im TopKontor angemeldet 165

TopKontor Handbuch ist. Daher mssen bei jedem Benutzer sofern dieser die Onlineshop Anbindung nutzen soll, die Zugangsdaten hinterlegt werden. Bei der Definition zu den Aufschlgen, knnen Sie whlen ob der Aufschlag aus den Grundeinstellungen, aus dem Artikelstamm (sollte der Artikel nicht vorhanden sein, dann den Aufschlag aus den Grundeinstellungen nehmen) oder kein Aufschlag genommen werden soll. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf [Speichern] und im Anschluss auf [bernehmen]. Hinweis: Die Einstellungen fr die Aufschlge werden zentral gespeichert. Daher gilt, dass die zuletzt gemachte nderung fr alle Benutzer gilt. Mit der bernahme wurde die Onlineshop Lieferantenzuordnung getroffen.

Speichern Sie im Anschluss die nderungen im Lieferantenstamm. Hinweis: Die Auswahl der verfgbaren Lieferanten wird automatisch vom SHK Connect Server aktualisiert.

Dokumentbearbeitung
Onlineshop Artikelimport
ffnen Sie ein bestehendes oder legen Sie ein neues Dokument an. Im Dokument ber Extras | Datenimport | Onlineshop - Artikelimport erhalten Sie die Auswahl der Lieferanten zu denen eine Onlineshop - Zuordnung getroffen wurde.

Whlen Sie in der Auswahl den gewnschten Lieferanten aus.

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Datenbernahme und Schnittstellen

Sie knnen den Import auch ber das Kontextmen | Datenimport | Onlineshop Artikelimport nutzen. Nachdem Sie Ihre Wahl getroffen haben, klicken Sie auf [bernehmen]. Der Online-Shop des Lieferanten wird geffnet. Haben Sie Ihre Zugangsdaten hinterlegt, gelangen Sie direkt in den Online-Shop des Lieferanten. Hier stellen Sie wie gewohnt die bentigten Artikel in Ihren Warenkorb zusammen. Haben Sie die Artikel die Sie bentigen, in den Warenkorb bergeben, knnen Sie diesen in das Dokument bernehmen. Je nach Lieferant kann der Warenkorb bernommen, eine Bestellung ausgelst oder der Warenkorb bernommen und eine Bestellung ausgelst werden. Bei einigen Lieferanten knnen Warenkrbe als Favoriten gespeichert werden und stehen Ihnen somit als wiederkehrende Bestellvorlagen zur Verfgung. Die Favoriten lassen sich selbstverstndlich ohne Einschrnkung in das TopKontor bernehmen. Haben Sie in der Onlineshop - Lieferantenzuordnung die Option "Beim Import fragen" fr die Artikelaufschlge gesetzt, knnen Sie vor dem Import der Artikel aus dem Online - Shop festlegen, welche Aufschlagsart genommen werden soll.

Nachdem Sie die Auswahl besttigt haben, werden die Artikel mit dem gltigen Aufschlag in das Dokument importiert. Sollten Sie sich bei den Aufschlgen geirrt haben, knnen Sie diese in der gewohnten Weise im Dokument ber die Positionskalkulation ndern.

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TopKontor Handbuch

Sie knnen nach erfolgreicher bernahme der Artikel aus dem Online- Shop des einen Lieferanten, weitere Artikel zu anderen Lieferanten oder zum gleichen Lieferanten bernehmen. Bitte beachten Sie, dass die Artikel beim Import in das Dokument unter die zuletzt markierte Position eingefgt werden. Hinweis: Haben Sie fragen zu der Bedienung eines Online - Shops, wenden Sie sich bitte an den betreffenden Lieferanten. Der Lieferant hilft Ihnen bei Fragen zum Online - Shop gerne weiter.

Onlineshop Artikelexport
Sie haben die Mglichkeit Artikel aus dem Dokument in den Warenkorb des Online Shops zu bernehmen. Klicken Sie hierzu auf Extras | Datenexport | Onlineshop Artikelexport.

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Datenbernahme und Schnittstellen

Whlen Sie in der Auswahl den gewnschten Lieferanten aus.

Nachdem Sie Ihre Wahl getroffen haben, klicken Sie auf [bernehmen]. Der Online-Shop des Lieferanten wird geffnet. Haben Sie Ihre Zugangsdaten hinterlegt, gelangen Sie direkt in den Online-Shop des Lieferanten. Im Online Shop des Lieferanten knnen Sie, wie gewohnt, den Inhalt des Warenkorbes bearbeiten und die Bestellung auslsen. Hinweis: Ein Abgleich zwischen dem Dokument und dem Warenkorb des Online Shops ist nicht mglich.

IDS Mengeneinheit
Fr den Export von Artikel in den Warenkorb des Lieferanten ist es erforderlich die Artikel mit den Mengeneinheiten gem EDIFACT (international festgeschrieben Mengeneinheiten) zu bergeben. Wird ein Artikel mit einer Mengeneinheit mit z.B. STCK in den Warenkorb exportiert, erfolgt eine Abfrage mit welcher EDIFACT Mengeneinheit der Artikel exportiert werden soll.

Da es sich um STCK handelt, weisen Sie aus der Auswahlliste PCE zu. Die Zuweisungen der EDIFACT - Mengeneinheit zu der verwendeten Mengeneinheit wird intern gespeichert. So erhalten Sie je verwendeter Mengeneinheit nur einmal eine Abfrage. 169

TopKontor Handbuch

nderung der Zuweisung zur Mengeneinheit


Ist es erforderlich eine Zuweisung zu einer Mengeneinheit zu ndern, knnen Sie die nderung unter Stammdaten | Tabellen | Register "Einheiten" vornehmen.

Mengeneinheiten gem EDIFACT

Bestellcenter
Im Bestellcenter haben Sie die Mglichkeit direkt aus dem Online - Shop ihres Lieferanten den Warenkorb im TopKontor zu fllen und daraus im Anschluss eine Bestellung zu erzeugen. Zustzlich knnen Sie eine Bestellung ohne fllen des Warenkorbs im Bestellcenter zu erzeugen und Sie knnen den Warenkorb in den Online Shop exportieren. 170

Datenbernahme und Schnittstellen Onlineshop Artikelimport ber [Weiteres] | Onlineshop - Artikelimport gelangen Sie in die Auswahl der Lieferanten zu denen eine Onlineshop - Zuordnung getroffen wurde.

Hinweis: Die Menpunkte Onlineshop Bestellung und Onlineshop Warenkorbexport stehen ausschlielich fr Lieferanten zur Verfgung die das IDS Format fr den Datentransfer nutzen. Nachdem Sie den Lieferanten ausgewhlt haben klicken Sie auf [bernehmen]. Sie gelangen in den Online - Shop des Lieferanten. Stellen Sie, wie gewohnt den Warenkorb zusammen. Haben Sie die Artikel zusammengestellt und in den Online - Warenkorb bergeben, knnen Sie den Online - Warenkorb in den Warenkorb des TopKontor bernehmen. Je nach Lieferant kann der Warenkorb bernommen, eine Bestellung ausgelst oder der Warenkorb bernommen und eine Bestellung ausgelst werden. Nach der bernahme der Artikel aus dem Online - Shop, knnen Sie wie gewohnt im Bestellcenter weiter arbeiten.

Haben Sie bereits ein Bestelldokument generiert, knnen Sie weitere Artikel aus einem Online - Shop direkt in das Bestelldokument importieren. Die Bearbeitung erfolgt wie unter der Dokumentbearbeitung beschrieben.

171

TopKontor Handbuch Onlineshop Bestellung Sie knnen im Bestellwesen mit der Funktion Onlineshop Bestellung direkt eine Bestellung erzeugen, ohne Artikel im Warenkorb hinzugefgt zu haben. ber [Weiteres] | Onlineshop Bestellung wird direkt der Online Shop des Lieferanten geffnet. Fllen Sie im Online Shop wie gewohnt den Warenkorb und erstellen Sie dann die Bestellung. Nachdem die Bestellung im Online Shop abgeschickt wurde, wird ein Bestelldokument mit den Artikeln aus dem Warenkorb des Online Shops im Bestellwesen erzeugt. Sie mssen lediglich das Bestelldokument noch drucken. Onlineshop Warenkorbexport Im Bestellwesen knnen Sie Warenkrbe aus dem Bestellcenter zu einem Lieferanten in den Onlineshop bergeben. Erstellen Sie einen Warenkorb mit den Artikeln die Sie bestellen mchten. ber [Weiteres] | Onlineshop Warenkorbexport starten Sie die bergabe an den Online Shop des Lieferanten.

Sie haben im Online - Shop die Mglichkeit im Warenkorb weitere Artikel hinzufgen. Nach erfolgreicher Zusammenstellung der zu bestellenden Artikel, kann die Bestellung abgeschlossen werden. Wird die Bestellung abgeschlossen, werden die bestellten in ein Bestelldokument bernommen. Es werden alle Artikel aus dem Online Shop Warenkorb mit den aktuellen Tagespreisen bernommen. Sie mssen lediglich das Bestelldokument noch drucken. Soweit der Lieferant eine abweichende Lieferanschrift und die Kommisionsnummer mit bermittelt, werden diese in das Bestelldokument bernommen. Wird der kleine Warenkorb genutzt (Bestellung anhand eines Angebotes, Auftrages, etc.) wird die Dokumentnummer als Kommisionsnummer in den Shop bergeben.

Artikeldeeplink
Mit dem Artikeldeeplink haben Sie die Mglichkeit weitergehende Informationen und Bilder zu dem Artikel im Online Shop des Lieferanten einzusehen. Hierzu stehen Ihnen im Programm zwei Mglichkeiten zur Verfgung. Im Artikelstamm Im Artikelstamm knnen markieren Sie den Artikel zu dem Sie weitere Informationen einsehen wollen. ber [Weiteres] | Artikelaufruf Onlineshop starten Sie den Online Shop des Lieferanten. Die Artikelnummer wird beim Aufruf bergeben, so dass Sie direkt die Information zu dem gewhlten Artikel einsehen knnen.

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Datenbernahme und Schnittstellen

In der Dokumentbearbeitung In der Dokumentbearbeitung mssen Sie die Artikelposition markieren und den Kalkulationsdialog aufrufen. ber [Weiteres] | Artikelaufruf Onlineshop werden die Informationen zu dem Artikel direkt angezeigt.

Hinweis: Eine bernahme von Preisen, Texten oder Bildern zu dem Artikel ist nicht mglich.

OCI Was ist OCI ?


OCI (Open Catalog Interface Version 3.0) ist eine von SAP definierte Schnittstelle fr den Aufruf von externen Katalogen (Grohndler Online - Shops) und die Rckgabe des Warenkorbinhaltes an ein 173

TopKontor Handbuch Warenwirtschaftssystem. Mit der Integration der OCI - Schnittstelle in TopKontor knnen Sie den Online - Shop Ihres Grohndlers aufrufen, im Shop die Artikel suchen, Artikel in den Warenkorb bernehmen und auf Knopfdruck die Artikel in ein Dokument oder in den Warenkorb des Bestellwesens bernehmen. Den Warenkorb knnen Sie in TopKontor bernehmen. Hierbei hngt es vom Grohndler ab, ob gleichzeitig eine Bestellung im Onlineshop ausgelst wird.

Grundlagen
In den Grundeinstellungen | Schnittstellen muss die Onlineshop Anbindung aktiviert werden. Nachdem Sie die Onlineshop - Anbindung aktiviert haben, ffnen Sie ber Stammdaten | Adressen | Lieferanten den Lieferantenstamm. Klicken Sie auf das Register [Weiteres] und whlen Sie in der Tabellenansicht den Lieferanten aus, zu dem Sie die Onlineshop - Anbindung aktivieren mchten. Nach der Auswahl des Lieferanten in der Tabellenansicht, klicken Sie auf [Bearbeiten].

ber [Zuordnung bearbeiten] gelangen Sie in die Favoritenliste der Onlineshops. ber [Hinzufgen] | [OCI Lieferant hinzufgen] whlen Sie das vom Lieferanten verwendete Datentransferformat aus. Voraussetzung hierzu ist, dass zu der Lieferantenadresse eine Lieferantenzuordnung existiert. Haben Sie auf [Hinzufgen] | [OCI Lieferant hinzufgen] geklickt, erhalten Sie eine Lieferantenauswahl der zur Zeit mglichen Onlineshop Anbindungen fr das OCI - Format.

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Datenbernahme und Schnittstellen Whlen Sie in der OCI - Lieferantenauswahl den Lieferanten aus, zu dem eine Anbindung an den Online-Shop hergestellt werden soll. Nach erfolgter Auswahl klicken Sie auf [bernehmen]. Der ausgewhlte Lieferant wird in die Favoritenliste bernommen. ber [Bearbeiten] knnen Sie Ihre Zugangsdaten hinterlegen und festlegen, mit welchen Aufschlgen die Artikel in das Dokument importiert werden sollen. Sollten Sie die Zugangsdaten nicht hinterlegen, werden Sie beim Aufruf der Anbindung in der Dokumentbearbeitung danach gefragt. Hinweis: Beachten Sie bitte, das die Zugangsdaten benutzerabhngig gespeichert werden. Das heit, die Zugangsdaten werden intern zu dem Benutzer gespeichert der im TopKontor angemeldet ist. Daher mssen bei jedem Benutzer, sofern dieser, die Onlineshop Anbindung nutzen soll die Zugangsdaten hinterlegt werden. Bei der Definition zu den Aufschlgen, knnen Sie whlen ob der Aufschlag aus den Grundeinstellungen, aus dem Artikelstamm (sollte der Artikel nicht vorhanden sein, dann den Aufschlag aus den Grundeinstellungen nehmen) oder kein Aufschlag genommen werden soll. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf [Speichern] und im Anschluss auf [bernehmen]. Hinweis: Die Einstellungen fr die Aufschlge wird zentral gespeichert. Daher gilt, dass die zuletzt gemachte nderung fr alle Benutzer gilt. Mit der bernahme wurde die Onlineshop - Lieferantenzuordnung getroffen.

Speichern Sie im Anschluss die nderungen im Lieferantenstamm. Hinweis: Die Auswahl der verfgbaren Lieferanten wird von TopKontor stetig erweitert und per Servicepack stndig aktualisiert. Sollte Ihr Lieferant in der Auswahl nicht enthalten sein, sprechen Sie Ihren Ansprechpartner beim Lieferanten auf die OCI - Mglichkeit an. Sollte Ihr Lieferant diese Mglichkeit bieten, werden wir auf Ihre Meldung hin gerne Kontakt mit dem Lieferanten aufnehmen und den Zugang bereitstellen.

Dokumentbearbeitung
ffnen Sie ein bestehendes oder legen Sie ein neues Dokument an. Im Dokument ber Extras | Datenimport | Onlineshop - Artikelimport erhalten Sie die Auswahl der Lieferanten zu denen eine Onlineshop - Zuordnung getroffen wurde.

Whlen Sie in der Auswahl den gewnschten Lieferanten aus. 175

TopKontor Handbuch

Nachdem Sie Ihre Wahl getroffen haben, klicken Sie auf [bernehmen]. Der Online-Shop des Lieferanten wird geffnet. Haben Sie Ihre Zugangsdaten hinterlegt, gelangen Sie direkt in den Online-Shop des Lieferanten.

Hier stellen Sie wie gewohnt die bentigten Artikel in Ihren Warenkorb zusammen.

Haben Sie die Artikel die Sie bentigen, in den Warenkorb bergeben, knnen Sie diesen in das Dokument bernehmen. Je nach Lieferant kann der Warenkorb bernommen, eine Bestellung ausgelst oder der Warenkorb bernommen und eine Bestellung ausgelst werden.

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Datenbernahme und Schnittstellen

Bei einigen Lieferanten knnen Warenkrbe als Favoriten gespeichert werden und stehen Ihnen somit als wiederkehrende Bestellvorlagen zur Verfgung. Die Favoriten lassen sich selbstverstndlich ohne Einschrnkung in das TopKontor bernehmen. Haben Sie in der Onlineshop - Lieferantenzuordnung die Option "Beim Import fragen" fr die Artikelaufschlge gesetzt, knnen Sie vor dem Import der Artikel aus dem Online - Shop festlegen, welche Aufschlagsart genommen werden soll.

Nachdem Sie die Auswahl besttigt haben, werden die Artikel mit dem gltigen Aufschlag in das Dokument importiert. Sollten Sie sich bei den Aufschlgen geirrt haben, knnen Sie diese in der gewohnten Weise im Dokument ber die Positionskalkulation ndern.

Sie knnen nach erfolgreicher bernahme der Artikel aus dem Online- Shop des einen Lieferanten, weitere Artikel zu anderen Lieferanten oder zum gleichen Lieferanten bernehmen. Bitte beachten Sie, dass die Artikel beim Import in das Dokument unter die zuletzt markierte Position eingefgt werden.

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TopKontor Handbuch Hinweis: Haben Sie fragen zu der Bedienung eines Online - Shops, wenden Sie sich bitte an den betreffenden Lieferanten. Der Lieferant hilft Ihnen bei Fragen zum Online - Shop gerne weiter.

Bestellcenter
Im Bestellcenter haben Sie die Mglichkeit direkt aus dem Online - Shop Ihres Lieferanten den Warenkorb im TopKontor zu fllen und daraus im Anschluss eine Bestellung zu erzeugen. Starten Sie das Bestellcenter. ber [Weiteres] | Onlineshop - Artikelimport gelangen Sie in die Auswahl der Lieferanten zu denen eine Onlineshop - Zuordnung getroffen wurde.

Hinweis: Die Menpunkte Onlineshop- Bestellung und Onlineshop Warenkorbexport stehen ausschlielich fr Lieferanten zur Verfgung die das IDS Format fr den Datentransfer nutzen. Nachdem Sie den Lieferanten ausgewhlt haben klicken Sie auf [bernehmen]. Sie gelangen in den Online - Shop des Lieferanten. Stellen Sie hier, wie gewohnt den Warenkorb zusammen.

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Datenbernahme und Schnittstellen

Haben Sie die Artikel zusammengestellt und in den Online - Warenkorb bergeben, knnen Sie den Online - Warenkorb in den Warenkorb des TopKontor bernehmen.

Je nach Lieferant kann der Warenkorb bernommen, eine Bestellung ausgelst oder der Warenkorb bernommen und eine Bestellung ausgelst werden. Nach der bernahme der Artikel aus dem Online - Shop, knnen Sie wie gewohnt im Bestellcenter weiter arbeiten.

Haben Sie bereits ein Bestelldokument generiert, knnen Sie weitere Artikel aus einem Online - Shop direkt in das Bestelldokument importieren. Die Bearbeitung erfolgt wie unter der Dokumentbearbeitung beschrieben.

179

TopKontor Handbuch

Zeiterfassung (Zusatzmodul)
Allgemeines
Damit die Zeiterfassung berhaupt durchgefhrt werden kann, sind Erfassungsgerte notwendig. Bei diesen Gerten handelt es sich in der Regel um Handys, stationre Terminals, mobile Barcodescanner, etc.. Fast jeder Hersteller von solchen Gerten bietet ein Programm zum Austausch der Daten per Dateischnittstelle an. Die Schnittstelle Zeiterfassung kann diese Dateien importieren. Damit hat der Anwender den enormen Vorteil, dass er nahezu alle Gerte unabhngig vom Hersteller mit der Schnittstelle nutzen kann. Die Konfiguration der Schnittstelle erfolgt per Assistent. Dieser kann ber Schnittstelle Zeiterfassung aufgerufen werden.

Der Startbildschirm
Hier erscheint das Begrungsfenster. Nach Klick auf Weiter gelangen Sie zur Auswahl des nchsten Schrittes. In diesem Fenster haben Sie drei Mglichkeiten. Sie knnen ein Profil erstellen, ein Profil bearbeiten oder die Synchronisation eines Profils durchfhren.

Neues Profil erstellen/Profil bearbeiten


Dieses Fenster zeigt Ihnen inkl. Datenvorschau die Konfiguration des Profils an. Sie knnen Daten imund exportieren. Zur Bearbeitung eines Profils mssen Sie zuerst eine Profildatei auswhlen bzw. erstellen. Danach knnen Sie die Konfiguration vornehmen. 180

Datenbernahme und Schnittstellen

ber die Auswahl Art knnen Sie festlegen, ob Sie Daten importieren oder exportieren mchten. Geben Sie je nach Art die Quell- bzw. Zieldatei an. Bei einem Export knnen Sie unter Datenquelle bestimmen, aus welcher Tabelle die Daten exportiert werden sollen. Alternativ knnen Sie auch einen SQL-Befehl hinterlegen. Bei einem Import steht diese Auswahlmglichkeit nicht zur Verfgung. ber das Feld Definition legen Sie fest, wie das Format fr den Datenaustausch aussehen soll. Per Doppelklick auf eines der Datenfelder wird dieses der Definition hinzugefgt. Der Assistent geht bei dieser Vorgehensweise automatisch von einer CSV-Datei aus. Wenn als Trennzeichen ein bzw. mehrere Zeichen verwendet werden sollen, knnen Sie die Definition per Tastatur an der gewnschten Stelle berschreiben. In der Datenvorschau wird Ihnen angezeigt wie ein Export bzw. Import anhand der Ziel- bzw. Quelldatei aussieht. Mit Klick auf Speichern werden die nderungen bernommen. Bei einer Neuanlage werden Sie zustzlich gefragt, ob zu dem Profil eine Desktopverknpfung angelegt werden soll. Das hat den Vorteil, dass bei Doppelklick auf dieser Verknpfung die Synchronisation ohne vorherigen Start des TopKontor Handwerks durchgefhrt wird. Bei dieser Vorgehensweise wird automatisch eine Log-Datei erstellt.

Besonderheiten bei einem Import


Es werden grundstzlich nur Zeiterfassungsbuchungen importiert. Diese stehen in der Lohnerfassung und in der Rapporterfassung zur weiteren Bearbeitung zur Verfgung. Aufgrund der unterschiedlichen Behandlung von Datum, Uhrzeit, etc. werden bei den Feldern Tag, Von, Bis, Zeit und Kennzeichen 181

TopKontor Handbuch zustzliche Funktionen ausgefhrt. Bei mehreren Datenfeldern mssen Sie eine so genannte Importmaske hinterlegen.

Datenfelder mit Eingabemaske


Tag Diese Maske beschreibt das Format des Datums. Beispiel: Wenn in der CSV-Datei ein Datum 31.10.2010 steht, muss die entsprechende Datendefinition wie folgt aussehen: Tag (dd.mm.yyyy). dd = Tag mm = Monat yy = Jahr Von, Bis, Zeit Diese Maske beschreibt das zu importierende Format der Zeit. Wenn in der CSV-Datei eine Zeit 08:00 steht, muss die entsprechende Datendefinition wie folgt aussehen: Zeit (hh:mm). hh = Stunde mm = Minute ss = Sekunde Wenn Sie eine Buchung importieren mchten, die Von- bzw. Bis- Zeiten enthlt, fllen Sie nur die Felder Von und Bis. Wenn die Buchung nur einen Zeitstempel enthlt, nutzen Sie dafr das Feld Zeit. Kennzeichen Grundstzlich kann eine Gehen-Buchung nur anhand eines Merkmales erkannt werden. Das kann mit dem Feld Kennzeichen erfolgen. Das Merkmal kann eine beliebige Zeichenfolge sein. Wenn in der CSV-Datei ein Feld GEHEN steht, muss die entsprechende Datendefinition wie folgt aussehen: Kennzeichen (GEHEN). Ergebnis: Wenn der zu importierende Datensatz/Feld den Inhalt GEHEN hat, wird automatisch eine Gehen-Buchung erzeugt bzw. die vorhergehende Buchung des Mitarbeiters beendet. Ansonsten wird die vorhergehende Buchung beendet und eine offene Buchung erzeugt.

Datenfelder ohne Eingabemaske


Pnr Dieses Feld ist fr die Personal-Nr. bzw. die Mitarbeiter-Nr. Kostenstelle In diesem Feld knnen Sie eine Kostenstelle hinterlegen. Beachten Sie, dass Sie zuvor die Kostenstellen unter Stammdaten Tabellen Kostenstelle angelegt haben. Projekt In diesem Feld wird das Projekt hinterlegt. Als Information wird die interne Projekt-Nr. verwendet. Dokument In diesem Feld wird das Dokument hinterlegt. Als Information wird die interne Dokument-Nr. verwendet. PosNr, LineID Wenn eine Buchung auf eine Dokumentenposition erfolgen soll, mssen diese beiden Felder gefllt werden. Die PosNr ist die Positions-Nr. im Dokument, die LineID ist die interne Positionsnummer.

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Datenbernahme und Schnittstellen NettoStunden Wenn die zu importierende Buchung eine Angabe der Gesamt-Zeit in Dezimal enthlt, nutzen Sie dafr dieses Datenfeld. NettoMinuten Wenn die zu importierende Buchung eine Angabe der Gesamt-Zeit in Minuten enthlt, nutzen Sie dafr dieses Datenfeld. Pause Dieses Feld kann fr die Angabe einer Pause in Minuten genutzt werden. Lohnart In diesem Feld knnen Sie eine Lohnart hinterlegen. Beachten Sie, dass Sie zuvor die Lohnarten unter Stammdaten Tabellen Lohnarten angelegt haben. Buchtext In diesem Feld knnen Sie einen freien Text zur Buchung hinterlegen. Lohn-EK In diesem Feld knnen Sie zur Buchung den Stundensatz des Mitarbeiters hinterlegen. In der Regel werden Sie fr jeden Mitarbeiter pro Buchung einen Datensatz in der CSV-Datei erhalten. Der Inhalt wird z. B. Mitarbeiter, Tag, Zeit und Projekt sein. Die Schnittstelle erzeugt bei der ersten Buchung eines Tages automatische eine Anstempelung. In der Lohnerfassung wird diese Buchung mit Bis = Offen angezeigt. Bei jeder weiteren Buchung wird eine vorhergehende offene Buchung abgeschlossen und eine neue offene Buchung erzeugt. Erst wenn ein Datensatz mit einem besonderen Kennzeichen kommt, wird eine offene Buchung abgeschlossen.

Synchronisation
Whlen Sie zur Synchronisation ein Profil aus. Mit Klick auf Weiter wird die Synchronisation durchgefhrt. Abschlieend wird Ihnen ein Protokoll mit Informationen zum Im- bzw. Export angezeigt.

Leistungskatalog Dach
Allgemeines
Der digitale Leistungskatalog von der Fa. Icking fr Einsteiger & Profis umfasst mehr als 7000 Leistungen aus den Bereichen Dachdecker-, Klempner- und Fassadenarbeiten sowie Dachfenster. Stellen Sie sich z. B. bei der Angebotserstellung Ihre Leistungen im Leistungskatalog Icking zusammen und bergeben Sie diese Daten inkl. Kurz & Langtext per Knopfdruck an TopKontor Handwerk. Die Schnittstelle bertrgt diese per COM-Server in dem gerade geffneten Dokument.

Einstellungen
Per Schnittstelle werden Lohnzeiten wie Werkstattzeit und Baustellenzeit bergeben. Legen Sie fest, welcher Lohnverrechnungssatz fr die beiden Zeiten zugrunde gelegt werden soll. Ebenso muss die Berechnung des Artikelaufschlages festgelegt werden. Entweder wird der Aufschlag grundstzlich aus den Einstellungen bernommen, kein Aufschlag genommen oder bei jeder bergabe fragt das System Sie nach der gewnschten Ermittlung des Aufschlages.

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TopKontor Handbuch

Anwendung
Stellen Sie sich im Leistungskatalog Dach Ihre gewnschten Leistungen zusammen. Diesen knnen Sie ber Schnittstellen TopKontor direkt in das aktuell geffnete Dokument bergeben.

www.ausschreiben.de
Die Plattform www.ausschreiben.de bietet in 275 Katalogen 388.000 Ausschreibungstexte von Produktherstellern aus allen Branchen. Mit der integrierten Schnittstelle knnen Sie die Texte bequem in beliebiges Dokument bernehmen. Ein weiterer Vorteil, die Texte werden von den Herstellern selbst gepflegt und sind daher aktuell.

Grundlagen
ber den Menpunkt Datei - Einstellungen... knnen Sie die Schnittstelle zu www.ausschreiben.de konfigurieren. Im Bereich Schnittstellen whlen Sie dazu die gewnschte Schnittstelle aus:

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Datenbernahme und Schnittstellen

ber die Option "Status der Schnittstelle" legen Sie fest, wer die Schnittstelle benutzen darf. Die Internetadresse enthlt den URL - Aufruf von www.ausschreiben.de und wird mit der Auslieferung bereits vorbelegt. Unter der Option "bergebene Positionen ins Dokument importieren als" legen Sie fest, mit welchem Positionstyp der Text eingefgt werden soll. Es stehen zur Auswahl man. Artikel (kann bei einer spteren Bearbeitung im Dokument einem Lieferanten zugewiesen werden) man. Leistung (hier besteht die Mglichkeit bei einer spteren Bearbeitung Artikel oder andere Kostenarten aus den Stammdaten in einer Stckliste hinzuzufgen) fragen (bei gesetzter Option, werden Sie beim Einfgen in das Dokument gefragt, mit welchem Positionstyp der Text in das Dokument eingefgt werden soll)

Zustzlich knnen Sie unter der Option Bilder "bernehmen" oder "nicht bernehmen" bestimmen, ob die Texte mit oder ohne Bilder bernommen werden sollen. Die Option ist dynamisch und kann bei der bernahme der Texte von der Webseite gendert werden.

Dokumentbearbeitung
ffnen Sie ein bestehendes oder legen Sie ein neues Dokument an. Im Dokument ber Extras | Datenimport | www.ausschreiben.de starten Sie die Webseite von www.ausschreiben.de. 185

TopKontor Handbuch

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Datenbernahme und Schnittstellen Whlen Sie einen Lieferanten und den gewnschten Artikel aus. Markieren Sie den Eintrag und klicken Sie im Anschluss auf [bernehmen]. Der ausgewhlte Text wird in das Dokument bernommen. Sollten Sie die Option "fragen " eingestellt haben, erhalten Sie eine Abfrage mit welchem Positionstyp der Text in das Dokument bernommen werden soll.

Nachdem Sie die Abfrage besttigt haben, knnen Sie weitere Texte hinzufgen oder die bernahme beenden.

Sie knnen die Texte wahlweise einfgen. Beachten Sie dabei, das die Texte bei der bernahme unter die zuletzt markierte Position im Dokument eingefgt wird.

187

Dokumentbearbeitung
Mit Hilfe der Dokumentenbearbeitung haben Sie die Mglichkeit, Belege zu erfassen und zu bearbeiten. Sie gelangen in die Dokument-bearbeitung ber die Werkzeugleiste am oberen Rand des Hauptformulars:

ber "Neues Dokument" gelangen Sie nach Auswahl der Dokumentenart in ein leeres Dokument zum Erfassen von neuen Belegen, wie Angeboten, Auftragsbesttigungen, Lieferscheinen und Rechnungen usw. ber "Dokument ffnen" ffnen Sie nach Auswahl der gewnschten Belegart einen bereits bestehenden Beleg.

Erstellung eines neuen Dokuments


Bettigen Sie zur Erstellung von Dokumenten die Schaltflche "Neues Dokument". Es erscheint ein Men zur Auswahl des Dokumenttyps.

Sie whlen nun Angebot, um fr einen Ihrer Kunden ein neues Angebot zu erstellen. Dann erscheint ein Fenster zur Auswahl des Kunden. Klicken auf [bernehmen]. Die komplette Kundenanschrift wird nun automatisch in den Beleg eingefgt.

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Auswertungen

Sie erhalten hier eine weitere Symbolleiste angezeigt. Diese dient Ihnen spter zur Formatierung des Textes. Im Dokumentenkopf knnen Sie auch Variablen zuweisen, wie z.B. "Ihre Zeichen/Unsere Zeichen" etc. Diese Variablen haben Sie zuvor im Formulareditor definiert und unter Datei | Einstellungen | freie Felder fr Formulareditor vorbelegt.

Dokument Einstellungen
ber Datei | Einstellungen | aktuelles Dokument haben Sie die Mglichkeit, Einstellungen zum Dokument festzulegen. Hinweis: Ihre Auswahl gilt hier nur fr das zu erstellende Dokument und wirkt sich nicht auf die bereits getroffenen Einstellungen aus.

Register Allgemein
Hier knnen Sie ein Formular auswhlen, auf dessen Grundlage das aktuelle Dokument knftig dargestellt wird. Ist die Eigenschaft grundstzlich Kurztexte als Positionstext bernehmen aktiviert,

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TopKontor Handbuch werden nur Kurztexte als Positionstext in das Dokument bernommen. Diese Einstellung bersteuert die Einstellungen der Positionserfassung. Die TopKontor Stammdaten bieten Ihnen zudem die Mglichkeit, die Langtexte zu formatieren und ggf. sogar mit Bildern zu ergnzen. Schalten Sie diese Einstellung aus, um nur den reinen unformatierten Text aus dem Langtext zu bernehmen. Ferner haben Sie die Mglichkeit, die Stcklisten von Leistungspositionen auszublenden. Weiterhin knnen Sie die Preisgruppe (1 bis 10) bzw. das Preiskennzeichen, das bei der bernahme der Stammdaten verwendet werden soll, festlegen. Bestimmen Sie, ob fr dieses Dokument die Preise inklusive Umsatzsteuer verwendet werden. Wird die Option Steuerschuldumkehr gesetzt, wird der Steuersatz gem den Einstellungen gezogen. Zudem wird beim Einfgen des Abschlusses der von Ihnen hinterlegte Textbaustein fr die Steuerumkehrschuld in das Dokument bernommen. Weitere Felder dienen der Whrungsanzeige. So knnen Sie entscheiden, ob das Whrungszeichen hinter allen Preisen der Positionen und ein Vergleichswert in der Zweitwhrung unter der Umsatzsteuer und der Gesamtsumme mit angezeigt werden soll. Soll Skonto im Summenblock mit angezeigt werden, so aktivieren Sie hier dieses Kontrollfeld. Sie knnen den bertrag anzeigen lassen, indem das zugehrige Kontrollfeld mit einem Hkchen versehen. Wenn die Eigenschaft Bruttoausweisung beim Druck in Titelsummen aktiviert ist, wird beim Druck von Dokumenten in den Titelsummen Netto, Mehrwertsteuer und Brutto separat ausgewiesen. Wenn der aktuelle Benutzer als Bearbeiter des Dokuments bernommen werden soll, aktivieren Sie das Kontrollfeld.

Register Zustzlich
Schalten Sie die automatische Positionsnummerierung aus, um die Nummerierung von Titeln und Positionen manuell vorzunehmen. Desweiteren knnen Sie hier die Schritt- und Stellenweite fr die Titel und Positionen dieses Dokuments festlegen. Unter Anzeige der Lohnpositionen fr Lohnpositionen und Lohnstcklisteneintrge bestimmen Sie, ob die Menge der Lohnzeit in Minuten oder Industriestunden angezeigt werden soll. Unter Dokumentenstatus knnen Sie ber eine Listbox den Status des Dokuments verndern. Auerdem knnen Sie hier einen Vertreter fr die Provisionsabrechnung auswhlen, sofern zuvor einer angegeben wurde. Whlen Sie, ob bei einem kumulativen Vorgang die vorangegangenen Teil/Abschlagsrechnungen Netto oder Brutto abgezogen werden sollen.

Register Adresse
In diesem Register werden Ihnen Nummer, Firmenname, Adresse, sowie Telefonnummer, Branche und Adresstyp zum ausgewhlten Adressaten angezeigt und Sie knnen hier die Eintrge nachtrglich verndern. Darberhinaus ordnen Sie dem Dokument ber die Schaltflche

eine neue Adresse zu. Zur Auswahl ffnet sich beim Anklicken der Schaltflche sofort das Kundencenter.

Register 2. Adresse
Weisen Sie hier dem Dokument eine zweite Adresse zu. Dies knnte z.B. eine abweichende Lieferanschrift sein.

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Auswertungen

Register Drucker
In diesem Register richten Sie den Drucker ein bzw. nehmen Einstellungen zu Ihrem Drucker vor. ber die Schaltflche

richten Sie Ihren Drucker ein. Ist der Drucker eingerichtet, knnen Sie berdies jedem Dokumenttypen, sowie jeder Seite (erste/ letzte/ sonstige/ Kopie) die gewnschte Ausgabeform zuweisen, d.h. Sie entscheiden, auf welches Papier-Einzugs-Fach Ihr Drucker jeweils zugreifen soll. Sie knnen den Zugriff auch automatisch auswhlen lassen. Ferner bestimmen Sie im unteren Teil des Fensters die Anzahl der zu druckenden Exemplare und geben gegebenenfalls einen Text als Platzhalter der Exemplare an, beispielsweise "Original", "Mitarbeiter 1", "Mitarbeiter 2" oder hnliches.

Register Bemerkung
Dieses Register steht Ihnen fr interne Bemerkungen zum aktuellen Dokument zur freien Verfgung.

Register Darstellung
Hier knnen Sie fr alle Positionen deklarieren, welche Felder angezeigt werden sollen. Diese Festlegung kann getrennt fr normale Positionen und Stcklistenpositionen erfolgen.

Dokument Zahlungsbedingungen
ber Datei | Einstellungen | Zahlungsbedingungen haben Sie die Mglichkeit, die Zahlungsbedingungen des Dokumentes anzupassen:

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TopKontor Handbuch Sie knnen zunchst die Flligkeit festlegen, indem Sie entweder die Flligkeitstage oder das Datum der Flligkeit eingeben. Dann legen Sie die Skontobedingung fest. Es kann eingestellt werden, auf welchen Betrag Skonto gewhrt wird. Es stehen folgende Optionen zur Auswahl: nur auf Artikel nur auf Artikel - anteiligen Einbehalt auf die Gesamtsumme auf die Gesamtsumme Einbehalt Alternativ kann nun der Skonto-Prozentsatz oder der Skonto betrag erfasst werden. Schlielich knnen Sie noch einstellen, wie lange Skonto gewhrt werden soll. In diesem Dialog knnen Sie auerdem noch den Einbehalt fr dieses Dokument festlegen und nher bestimmen.

Vor- und Nachtexte


Nach der Betreffzeile haben Sie in Dokumenten die Mglichkeit, noch vor der Positionserfassung einen Vortext (Textbaustein) bzw. nach der Positionserfassung einen Nachtext einzufgen. Vor- und Nachtexte haben Sie zuvor unter Datei | Einstellungen | Formulare / Vor- und End texte zugeordnet. Der vorher definierte Vortext erscheint automatisch direkt unter der Anrede im Dokument. Nachdem Sie die Positionen eingefgt haben und den Abschluss des Dokumentes anfgen, erscheint der vorher definierte Schlusstext automatisch darunter.

Positionsbearbeitung (Grundstzliches)
Sie wollen nun die fr Ihr Angebot relevanten Positionen in den Beleg einfgen. Hierzu bieten sich Ihnen mehrere Mglichkeiten: 1. Sie ffnen ber die rechte Maustaste ein Kontextmen. 2. Sie klicken in der Werkzeugleiste auf oder bettigen die Tastenkombination [Strg] + [N].

3. Sie fgen mittels der Tastenkombinationen [Strg] + [1] (Artikel), [Strg] + [2] (Leistung) oder [Strg] + [6] (Lohn) die gewnschten Positionen ein. 4. Sie klicken auf die entsprechenden Schaltflchen im Dokument Assistenten. Im Folgenden wird Ihnen das Einfgen von Positionen in ein Angebot per rechter Maustaste beschrieben. Es erscheint folgendes Kontextmen:

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Auswertungen

Positionen einfgen
Sie haben nun die Mglichkeit, Artikel-, Leistungs- und Lohnpositionen einzufgen. Sie gelangen jeweils in den entsprechenden Stamm zur Auswahl der Artikel, der Leistung oder der Lhne. Die im Dokument eingefgte Position ist umrandet und farbig hinterlegt. Es erscheint die Bezeichnung, sowie die Stckzahl und der Preis. Auch hier haben Sie die Mglichkeit, den Text fr die jeweilige Position nach Ihren Wnschen zu berschreiben bzw. den Preis zu ndern. Die vorgenommenen nderungen gelten nur fr das jeweilige Dokument und haben daher keinen Einfluss auf die Eintrge in den Stammdaten.

Kontextmen vor Einfgen einer Position


Bevor Sie eine Position einfgen, haben Sie die Mglichkeit, ber Eigenschaften | Tabellenkopf vor den Text im Kontextmen (rechte Maustaste) einen Tabellenkopf mit "Position", "Menge", "Mengeneinheit", "Bezeichnung", "Einzelpreis" und "Gesamtpreis" vor den ersten Dokumenttext zu verlegen. Diese Einstellung lsst sich jederzeit ber den gleichen Weg rckgngig machen. Der Tabellenkopf wird sonst jedoch automatisch hinter den Text platziert.

Artikel einfgen
Wenn Sie zuerst eine Artikel-Position einfgen mchten, whlen Sie diesen Menpunkt aus. Sie gelangen sogleich in den Artikelstamm zur Auswahl des gewnschten Artikels. Durch Doppelklick auf die gewnschte Artikelposition oder durch Markieren der Position und Klicken auf [bernehmen] oder durch Drcken der [Enter]-Taste erscheint folgendes Fenster zur Besttigung.

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TopKontor Handbuch

Sie tragen hier die entsprechende Stckzahl ein, whlen die Preisgruppe aus und klicken auf [OK] oder drcken einfach die [Enter]-Taste. Im aktuellen Dokument ist nun der ausgewhlte Artikel mit Angabe der Stckzahl und des Preises eingefgt. Haben Sie alle gewnschten Positionen ausgewhlt, gelangen Sie in die Dokumentenbearbeitung zurck, indem Sie die Schaltflche [Schlieen] bettigen.

Leistungen / Lohn / Gerte / Fremdleistungen / Sonstiges einfgen


Auch hier erhalten Sie einen Dialog, um die jeweiligen Stammdaten auszuwhlen und in die Positionserfassung zu bernehmen. Die Positionserfassung erfolgt analog der Erfassung von Artikeln.

Leistung erstellen
Die Funktion "Leistung erstellen" bietet Ihnen die Mglichkeit, bereits erfasste Positionen im Dokument zu einer Leistung zusammenzufassen. Beachten Sie bitte, das die Funktion ausschlielich bei den Positionstypen Artikel, Lohn, Fremdleistung, Gert und Sonstige zur Verfgung steht. Sobald eine Leistung in der Auswahl der markierten Positionen enthalten ist, steht die Funktion "Leistung erstellen nicht zur Verfgung. Um eine Leistung zu erstellen markieren Sie hierzu die gewnschten Positionen und ffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmen. Klicken Sie im Anschluss auf "Leistung erstellen". Die markierten Positionen werden dann zu einer Leistung zusammen gefasst. Dabei wird die zuerst markierte Position als Leistungskopfsatz angelegt und ist als Stcklistenposition in der Stckliste enthalten. Die weiteren Positionen werden in der Abfolge der Markierung in der Stckliste eingefgt. Beachten Sie bitte, das die Funktion innerhalb eines kumulativen Vorgangs nicht zur Verfgung steht. Die Einschrnkung gilt fr alle Dokumente innerhalb eines kumulativen Vorgangs, einschlielich der Basisdokumente aus denen eine Abschlags-, Teil- oder Schlussrechnung oder ein Teil- und/oder Schlussaufma erstellt wurde. Hinweis: Sie haben bei der Erstellung der Leistung eine Position bersehen? Mit der Funktion "An Leistung anfgen" oder "In Leistung einfgen" | "aus Zwischenablage einfgen" knnen Sie die ausgeschnittene oder kopierte Position nachtrglich in die Leistung einfgen.

Manuelle Position (frei)


Sie haben auch die Mglichkeit, ber die Untermenpunkte Artikel, Leistungen und Lhne in die Positionen einzufgen, die Sie nicht in den Stammdaten festgelegt haben. So haben Sie z.B. in Ihrem Angebot einen nur fr diesen Kunden speziell angefertigten Artikel aufzufhren, den Sie nicht in Ihrem Artikelstamm fhren. Sie whlen hierzu aus dem Kontextmen Manuelle Position | Artikel. Eine freie Position wird nun automatisch in das Dokument eingefgt. Nach Anklicken der einzelnen Spalten innerhalb dieser Position werden diese farbig hinterlegt und stehen fr die Bearbeitung bereit. Jetzt knnen Sie Stckzahl, Bezeichnung, Preis bzw. Arbeitszeit fr Ihre auerordentliche Position manuell einzutragen. Genauso gehen Sie vor, wenn Sie fr Leistungen, Lhne, Gerte, Fremdleistungen oder Sonstiges manuelle (freie) Positionen ins Dokument einfgen mchten.

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Auswertungen

Blockberschrift (Titel)
Sie whlen den Kontext-Meneintrag Blockberschrift aus, um einen neuen Titel in das Dokument einzufgen, um wiederum Ihr Dokument bersichtlicher zu gestalten.

Blocksumme
Da Sie sich nun fr eine bersichtliche Untergliederung der aufgefhrten Positionen entschieden haben, fgen Sie auch nach jedem Positionsblock die Blocksumme ein. Das Programm errechnet die Blocksumme und schliet dadurch den jeweiligen Blocktitel ab.

Untertitel
Hierber knnen Sie weitere Untertitel einfgen.

Abschluss (Netto,Ust,Brutto)
Haben Sie die Positionen in Ihrem Angebot erfasst, so klicken Sie diesen Befehl an, um den Beleg abzuschlieen. Das Programm fgt automatisch die Nettosumme der gesamten Positionen, die Summe der entsprechenden Mehrwertsteuer, sowie die abschlieende Gesamtsumme ein. Haben Sie zuvor einen Nachtext definiert, so wird Ihnen dieser nun mit angezeigt.

Textbaustein einfgen
Hier fgen Sie nach Belieben einen Textbaustein in Ihr Angebot ein. Nach Anwahl dieses Mens gelangen Sie direkt in die Textbaustein-Auswahl zum Auswhlen und bernehmen eines gewnschten Textes oder zur Anlage eines neuen Bausteines.

Freier Text
Diese Funktion ermglicht es Ihnen, einen beliebigen freien Text in Ihr Dokument einzufgen. Dies ist fr Sie sehr vorteilhaft, da Sie beim Einfgen einer Leistungsposition Ihren Kunden z.B. zustzliche Informationen zu der ausgewhlten Position hinterlegen knnen.

Weitere Zeilen
ber den Befehl Weitere Zeilen im Kontextmen erhalten Sie ein Untermen mit weiteren Eintrgen angezeigt:

Inhalt der Zwischenablage Dieser Befehl fgt den Inhalt der TopKontor- Zwischenablage ein. TopKontor verfgt ber eine eigene Zwischenablage fr das Ausschneiden oder Kopieren von Positionen oder Positionsbereichen (auch ganzen Titeln). Innerhalb von Texten, Textbausteinen und Langtexten der Positionen wird die Windows-Zwischenablage genutzt. Nettosumme einfgen ber Nettosumme einfgen errechnet das Programm automatisch die Summe aller Positionen und fgt diese an ausgesuchter Stelle in das Dokument ein. 195

TopKontor Handbuch Zwischensumme einfgen Wollen Sie eine Zwischensumme in Ihr Angebot einfgen, die alle Positionen bis zur Position Zwischensumme enthlt, so whlen Sie diese Option. Umsatzsteuer einfgen Hierber knnen Sie den Umsatzsteuerbetrag einfgen. Die Umsatzsteuer wird auch automatisch vom Programm eingetragen, sobald Sie am Belegende im Kontextmen auf Abschluss klicken. Bruttosumme eintragen Bei Bedarf knnen Sie ber Bruttosumme eintragen die Gesamtsumme inklusive Mehrwertsteuer in Ihr Angebot einfgen. Trennlinie einfach / doppelt Um dem Dokument auf Wunsch noch mehr bersicht zu verleihen, bettigen Sie diese Auswahl, um die einzelnen Positionen, bzw. Titel durch Linien voneinander zu trennen.

Abschluss (Netto, Ust, Brutto) mit Skonto gewhren


Haben Sie die Positionen in Ihrem Angebot erfasst und mchten den Beleg mit Skonto abschlieen, so klicken Sie diesen Befehl an. Das Programm fgt automatisch die Nettosumme der gesamten Positionen, die Summe der entsprechenden Mehrwertsteuer, sowie die abschlieende Gesamtsumme (inklusive Skonto) ein.

Lschen
Machen Sie eine falsche Eingabe, z.B. eine falsche Position einzufgen, so haben Sie ber diesen Befehl die Mglichkeit, die Position wieder zu entfernen.

Abschluss lschen
Sie haben nun bemerkt, dass die Abschlusszeile an dieser Stelle noch nicht erscheinen soll, d.h., dass Sie die Belegbearbeitung noch nicht abgeschlossen haben. Der gesamte Block soll nun gelscht werden. Hierzu klicken Sie im Kontextmen auf Abschluss lschen, um den gesamten Block "Abschluss" zu lschen. Es gibt weitere Kontextmen-Auswahlmglichkeiten. Das Aussehen des Mens ist abhngig davon, wo Sie mit der rechten Maustaste hinklicken und welche Bearbeitungsschritte Sie bereits vorgenommen haben.

Aufma einfgen
Haben Sie eine Position eingefgt, so knnen Sie die Menge auch mittels Aufma Zeilen berechnen lassen. Sie befinden sich noch in der eben eingefgten Position im Text und ffnen ber das Men Bearbeiten | Aufma einfgen die Aufmaberechnung. Im Dokument wird in der entsprechenden Position der Begriff Aufma eingefgt. Dahinter geben Sie jetzt die gewnschte Formel, z.B. 5*8, ein. Die Menge wird dementsprechend verndert und der Gesamtpreis entsprechend seinen Angaben anhand des Einzelpreises ermittelt. Soll die Aufmakette mehrzeilig sein, muss die vorausgehende Aufmakette mit einer Rechenoperation enden oder die nchste mit einer Rechenoperation beginnen. Zu den Aufmaen knnen Texte erfasst werden, wenn diese in Hochkommata stehen (Beispiel: 'Flche 1' 5*8). Sie knnen auch anstatt eine manuelle Formel anzugeben, auf einen Formelstand zurckgreifen. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Mengenfeld. Nheres im Kapitel Externes Aufma.

Kontextmen des Mengenfeldes nach eingefgter Position


Haben Sie bereits eine Position in ein Dokument eingefgt, so haben Sie im Kontextmen des Mengenfeldes folgende ergnzende Bearbeitungsmglichkeiten: Taschenrechner 196

Auswertungen Formelassistent Taschenrechner

Geben Sie hier entweder manuell oder per Maus ber die Zifferntasten die gewnschte Rechenoperation ein, zum Beispiel: 22*7,5. Besttigen Sie entweder ber [Return] oder ber die Schaltflche . Die errechnete Mengenangabe wird ins Dokument mit einbezogen. Der Taschenrechner bietet zudem die Mglichkeit, prozentuale Berechnungen am Ausgangswert vorzunehmen. Wechseln Sie dazu in die Lasche prozentual am unteren Rand des Taschenrechners. Sie knnen dort: einen Teil des Ausgangswertes einen Zuschlag auf den Ausgangswert einen Abschlag vom Ausgangswert eine Rckrechnung eines Aufschlages, z.B. Nettosumme aus Bruttosumme berechnen. Die Schaltflche Formelassistent: bernimmt jeweils den Wert aus der Anzeige im Dokument.

ber die Schaltflche [Hinzufgen] knnen Sie eine Formel auswhlen, um Flchen und geometrische Krper zu berechnen. Den damit errechneten Wert knnen Sie dann mit der Schaltflche [bernehmen] als Menge in die Position bertragen. 197

TopKontor Handbuch

Rabatt oder Zuschlag anfgen


Erstellen Sie z.B. ein Angebot und fgen eine Zwischensumme ein, so haben Sie im Kontextmen ber Zu- oder Abschlag die Mglichkeit, einen Rabatt oder Zuschlag anzufgen. Im Dokument erscheint die jeweilige Zeile, in der Sie den prozentualen Wert eintragen knnen. Haben Sie der jeweiligen Position bereits einen Rabatt oder Zuschlag zugewiesen, so heit dieser Befehl im Kontextmen entsprechend Rabatt oder Zuschlag entfernen. Zudem steht Ihnen die Option auf mehrere Positionen zur Verfgung, welche folgendes Auswahlfenster ffnet:

Hier werden Ihnen alle bereits eingefgten Positionen angezeigt. Whlen Sie durch Aktivieren des Kontrollkstchens die gewnschten Positionen aus, die Sie mit einem Zu- oder Abschlag versehen mchten. Im unteren Bereich des Fensters entscheiden Sie, ob ein Zu- oder Abschlag angefgt werden soll und zu welchen Konditionen er zu verrechnen ist. Im mittleren Teil dieses Fensters ist der Text zu sehen, welcher mit in das Dokument eingefgt wird und den Zu- oder Abschlag ausweist. Sie knnen den Text hier ndern bzw. ihn nach Ihren Wnschen formatieren.

Als Alternativposition setzen


ber Eigenschaften | als Alternativposition setzen im Kontextmen setzen Sie die ausgewhlte Position auf alternativ, d.h. sie fliet nicht in die Preisberechnung ein. Der Text der Position wird nun kursiv dargestellt und ist mit dem Zusatz Alternativ zu vorstehender Position versehen. Um eine alternative Position wieder wirksam werden zu lassen, d.h. in die Preisberechnung mit einzubeziehen, klicken Sie im Kontextmen auf Eigenschaften | Als Normalposition setzen.

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Auswertungen

Setze Bedarfsposition
ber Eigenschaften | als Bedarfsposition setzen im Kontextmen fgen Sie eine Bedarfsposition ein. Der Text der Position wird kursiv dargestellt und fliet nicht in die Preisberechnung mit ein. Gekennzeichnet wird eine Bedarfsposition durch den Zusatz Falls erforderlich oberhalb des Positionstextes.

Kalkulation whrend der Dokumentenbearbeitung


Haben Sie in Ihrem Dokument schon eine Position eingefgt, so wird der in den jeweiligen Stammdaten ermittelte und hinterlegte Preis hier eingefgt. Klicken Sie im Dokument auf die Summe des Gesamtpreises der entsprechenden Position, so gelangen Sie automatisch in ein Fenster zur Kalkulation.

Ihre Eingaben werden nur in dem jeweilig zu bearbeitenden Beleg bercksichtigt und wirken sich nicht auf die festgelegten Preise in den Stammdaten aus. Hier knnen Sie sowohl die entsprechenden Kosten als auch die Verkaufspreise fr Lhne, Artikel, Gerte, Fremdleistungen und Sonstiges ndern, sowie gegebenenfalls die Lohnstze festlegen. Die Preise stammen aus den Stammdaten. Bestimmen Sie den Zeitbedarf und Ihnen wird automatisch der Deckungsbetrag (ermittelt aus Aufschlag / Zeitbedarf in Minuten * 60) in EUR/Std. angezeigt. Fr jede Position gibt es zustzlich zur normalen Kalkulation im Hintergrund zehn Preise, die ebenfalls hier bearbeitet werden knnen. Diese knnen Sie im linken Teil des Fensters mit der Maus auswhlen:

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TopKontor Handbuch

Nach Auswahl eines anderen Preises knnen Sie ber die Schaltflche "gltig setzen" den jeweiligen Alternativ-Preis in die gltige Kalkulation bernehmen. Wird bei ihrer Kalkulation der Einkaufspreis des Artikels unterschritten, so wird dies in der Kalkulation mit einem rot dargestellten Wert sichtbar. Bei den nderungen von Summen in der Kalkulation gibt es drei Mglichkeiten zur Rckrechnung und Verteilung: Durch Aktivierung des Kontrollkstchens "gewichtete Einzelpreiskalkulation" werden bei direkter nderung des Einzelpreises die bisherigen Anteile von Lohn, Artikel und Gerten prozentual beibehalten. Bei Nicht-Aktivierung werden die Anteile mit dem sich ergebenden durchschnittlichen, prozentualen Aufschlag versehen. Ist %-Satz Aufschlag beibehalten aktiviert, bewirkt die nderung eines Einkaufspreises eine entsprechende nderung des Verkaufspreises unter Beibehaltung des bisherigen prozentualen Aufschlages. Nur Artikelposition ndern bedeutet, dass sich die Kalkulation, sowie alle Vernderungen in dem Bereich Gesamt nur auf Artikel beziehen, sofern ein Lohnanteil vorhanden ist. Die Bereiche Lohn und Gerte sind also nicht nderbar. Durch Aktivierung des Kontrollkstchens Positionsart Fixpreisposition wird der hinterlegte Preis der Position "eingefroren". Die Fixpreisposition wird bei einer Summenkalkulation nicht gendert. Sie mssen, falls eine Kalkulation der Fixpreisposition erforderlich ist, die Positionskalkulation zum ndern der Positionssumme aufrufen. Preisnderungen rckgngig machen: Mchten Sie entweder alle nderungen an Ihrem Dokument rckgngig machen oder nur diejenigen aus der aktuellen Zeile, so whlen Sie im Hauptmen Bearbeiten | Preise aktualisieren den entsprechenden Befehl aus. Bei Anwahl von Bearbeiten | Preise aktualisieren | im gesamten Dokument ffnet sich ein Auswahl-Dialog, in dem Sie auswhlen, wie die Preise fr Leistungen aus dem Dokument aktualisiert werden sollen. Weitere Optionen des Kalkulations-Dialoges: Klicken Sie auf die Schaltflchen im linken Teil des Kalkulationsfensters:

Hier knnen Sie die Menge und die Mengeneinheit der Position verndern. Auerdem knnen Sie folgende Einstellungen, die aus dem Artikelstamm bernommen wurden, anpassen: Steuerschlssel Erlskonto Kennzeichen provisionsfhig Kennzeichen umsatzfhig Kennzeichen skontofhig Kennzeichen lagerfhig Kennzeichen endsummenrabattfhig An dieser Stelle knnen Sie auch die Positionsart verndern. Ihnen stehen hier die Optionen Normal, alternativ, Bedarf zur Auswahl. Im unteren Teil des Dialoges knnen Sie die Positionstexte bearbeiten und formatieren. Dies gilt fr den Kurztext, den Langtext und den Aufma Text.

Hier whlen Sie aus, welche Felder in der Position angezeigt werden sollen.

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Auswertungen

Hier kann zur Position eine Bemerkung hinterlegt werden.

ffnet Ihnen eine Kalkulations-Statistik als Grafik zu dieser Position, der Sie die Verteilung des Preises auf Lhne, Artikel, Gerte, Fremdleistungen und Sonstiges entnehmen knnen.

Wenn der Artikel im Lager mit Seriennummern verwaltet wird, haben Sie hier die Mglichkeit, zu bestimmen, welche Seriennummern mit dieser Position ausgeliefert werden. Dazu wird Ihnen auf der linken Seite eine Liste der verfgbaren Seriennummern und auf der rechten Seite eine Liste der zugeordneten Seriennummern angezeigt. Sie knnen eine verfgbare Seriennummer mit der Maus markieren und mit der Schaltflche der Liste der auszuliefernden Seriennummern hinzufgen.

Hier haben Sie die Mglichkeit, den Provisionssatz einzugeben oder zu ndern. ber die Schaltflche [Weiteres...] am oberen Rand des Fensters knnen Sie folgende Funktionen aufrufen:

Artikeldaten anzeigen

Hier knnen Sie zu Ihrer Information den Listenpreis und entsprechenden Rabattsatz des Lieferanten/ Kunden einsehen. Sie knnen hier nichts ndern, dieses Fenster dient nur zu Ihrer Information.

Entnehmen Sie diesem Informationsfenster, wann Sie diesem Kunden diesen Artikel zu welchem Preis verkauft haben.

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TopKontor Handbuch Es werden Ihnen die Preisgruppen VK1 bis VK10 und - falls vorhanden - der kundenspezifischer Preis und/ oder der letzte Kundenpreis angezeigt. Sie haben die Mglichkeit, den gewnschten Preis direkt in die Kalkulation zu bernehmen. nderungen automatisch bernehmen Ist vor dieser Auswahl ein schwarzer Haken gesetzt, wird jede nderung im Kalkulationsdialog beim Schlieen oder beim Wechsel zur nchsten Position gespeichert. Die Schaltflche [bernehmen] ist dann deaktiviert. Durch Auswahl dieses Menpunktes wird die Option ein- oder ausgeschaltet. Wenn die Option nicht aktiviert ist, mssen Sie die nderungen mit der Schaltflche [bernehmen] besttigen.

Kupferzuschlag berechnen
Haben Sie im Artikelstamm Artikel mit einem Kupferanteil angelegt oder per Datanorm/ Eldanorm eingelesen, knnen Sie nun fr diesen Artikel im Dokument den Kupferpreis neu berechnen. Klicken Sie dazu wiederum auf den Gesamtpreis, um das Kalkulationsfenster zu ffnen. Haben Sie nun in einem Dokument einen Artikel eingefgt, dessen Kupferzuschlag neu berechnet werden soll, da sich die Kupfernotierung laut DEL-Notiz gendert hat, so klicken Sie ebenfalls auf den Gesamtpreis, um wieder in das Fenster zu Artikelkalkulation zu gelangen. Um die Felder Kupfer-Notierung und Kupfer-Gewicht angezeigt zu bekommen, haben Sie zuvor unter Datei | Einstellungen | Kalkulation | Einstellung | Tagesnotierung das Feld Kupfer-Gewicht anzeigen aktiviert. Ihre Eingaben gelten nur fr den jeweils zu bearbeitenden Beleg und haben keine Auswirkung auf die Eintrge in den Stammdaten. Sie tragen nun die neue Kupfer-Notierung laut DEL-Notiz ein. Die Differenz zwischen dem im Stamm eingetragenen Kupferpreis und dem neu angegebenen Preis wird auf den Einkaufspreis zu-/ oder abgeschlagen und der Verkaufspreis neu errechnet. Klicken Sie anschlieend auf [bernehmen], so wird der neu berechnete Preis in das Dokument bernommen. Diesen knnen Sie dann fr das gesamte Dokument automatisch verwenden, wenn im Dokument ber Bearbeiten | Aktualisiere Kupfernotierung | fr alle Positionen angewhlt wird.

Bearbeitungsreihenfolge (bersicht)
Erstellen eines Angebots
Sie erstellen jetzt ein neues Angebot. Nachfolgend werden noch einmal die wichtigsten Bearbeitungsmglichkeiten aufgezhlt: ber len. rufen Sie die Dokumentenbearbeitung auf, um neue Dokumente zu erstel-

Sie gelangen in ein Men zur Auswahl der Dokumentenart. Sie whlen hier Angebot aus. Sie gelangen automatisch zur Auswahl eines Kunden fr das neue Dokument. Durch Doppelklick auf den gewnschten Kunden gelangen Sie in die eigentliche Dokumentbearbeitung. Die Kundenanschrift ist bereits eingefgt. Je nach Zuweisung eines Textbausteins (Vortextes) ber Datei | Einstellungen | Programm | Formulare / Vor- und Endtexte ist der entsprechende Text automatisch als Vortext in das Dokument bereits eingefgt. 202

Auswertungen Sie bettigen die rechte Maustaste und erhalten ein Kontextmen. Sie whlen Blockberschrift aus und tragen in der betreffenden Zeile den Titel "berholung/ Wartung Heizungsanlage" ein. Als nchstes rufen Sie wieder ber die rechte Maustaste das Kontextmen auf und whlen Artikelposition einfgen aus. Sie gelangen sogleich in den Artikelstamm zur Auswahl des Artikels. Nach Doppelklick oder [Enter]-Taste auf den gewnschten Artikel geben Sie in dem darauf folgenden Dialog die Stckzahl an und klicken auf [OK]. Sie fgen bei Bedarf weitere Positionen ein. Haben Sie eine Position eingefgt, deren Menge Sie mittels Aufma-Zeilen berechnen lassen wollen, so whlen Sie Bearbeiten | Aufma einfgen aus. Danach geben Sie in der markierten Position die entsprechende Formel ein, z.B. das Aufma: 10+10. Um den Text, die Menge oder die Summe einer Zeile zu verndern, klicken Sie diese mit der linken Maustaste an und machen Ihre nderungen direkt im Dokument. Die so vorgenommenen nderungen gelten nur fr das jeweilige Angebot und haben daher keinen Einfluss auf die Eintrge in den Stammdaten. Zur Kontrolle bzw. nderung einer Preiskalkulation klicken Sie auf den Gesamtpreis der zu kalkulierenden Positionszeile. Sie erhalten einen Dialog, in dem Sie in den Preisfeldern kalkulative nderungen vornehmen knnen. Die Auswirkungen dieser Preisnderung werden im Dialog sofort sichtbar. Wollen Sie einer Position einen Rabatt oder einen Zuschlag zuordnen, so whlen Sie ber das Kontextmen Zu- oder Abschlag und dann Rabatt anfgen bzw. Abschlag anfgen. Arbeiten Sie mit einer Kupferwertkalkulation, so werden Ihnen in diesem Fenster auch das Kupfergewicht und die Notierung angezeigt. Sie geben hier die aktuelle Kupfer-Notierung laut DEL-Notiz ein, wobei diese dann preiswirksam wird. Falls Sie zur besseren Unterteilung und bersicht mit Blockberschriften (Titel) arbeiten mchten, haben Sie nach jedem "Block" eine Blocksumme ber das Kontextmen einzufgen. ber Abschluss (Netto. Ust, Brutto) aus dem Kontextmen schlieen Sie nun Ihr Dokument ab. Nach Anwahl dieses Mens wird am Ende des Dokuments ein Block, bestehend aus Nettosumme, Mehrwertsteuer und Gesamtsumme eingefgt. Haben Sie unter Datei | Einstellungen | Formulare / Vor- und Endtexte einen Endtext ausgewhlt und zugewiesen, so wird nach Aufruf des Befehls Abschluss automatisch der ausgewhlte Textbaustein eingefgt. Sie speichern nun Ihr Dokument ber die Schaltflche ab und erhalten folgende Abfrage:

Wollen Sie nun das Angebot einem Projekt zuordnen, so klicken Sie auf [Projektzuordnung ndern]. Sie gelangen sogleich in die Projektverwaltung von TopKontor, um ein neues Projekt anzulegen oder ein bestehendes auszuwhlen und zuzuordnen. 203

TopKontor Handbuch

Klicken Sie direkt auf [OK], um keine Projektzuordnung vorzunehmen. Das Dokument wird gespeichert und kann zu einem spteren Zeitpunkt bei Auftragserteilung ber Extras| Dokument umwandeln in in eine nchst hhere Dokumentenart gewandelt werden.

Bereits erstellte Dokumente bearbeiten


Um bereits erstellte Dokumente bearbeiten (z.B. wandeln) zu knnen, bettigen Sie hier die Schaltflche und whlen jeweils die gewnschte Dokumentenart aus. Sie gelangen in ein Fenster zur Auswahl der bereits bestehenden Dokumente.

Markieren Sie in der untenstehenden bersicht das gewnschte Dokument und es werden Ihnen im oberen Teil des Fensters alle wichtigen Daten hierzu angezeigt. ber die Wortsuche, die Nummer oder die Kunden-Nr. knnen Sie nach bestimmten Dokumenten suchen. ber [Bemerkung] knnen Sie einen beliebigen Text zum jeweiligen Beleg hinterlegen. Mit der Schaltflche [bernehmen] ffnen Sie das ausgesuchte Dokument. Die weitere Vorgehensweise ist identisch mit der Neuanlage eines Dokuments. Da Sie nun den Auftrag zu dem zuvor erstellten Angebot erhalten haben, mchten Sie dieses nun in eine Auftragsbesttigung wandeln.

Dokumente umwandeln
Das soeben geffnete Angebot wird nun von Ihnen ber Extras | Dokument umwandeln in| Auftragsbesttigung umgewandelt. Sie erhalten sofort die erzeugte Auftragsbesttigung angezeigt. Die Angebotsvor- und -nachtexte werden automatisch gegen die Auftragsvor- und nachtexte ausgetauscht. Weiterhin wird das aktuelle Datum vom Programm automatisch eingetragen. Gleichzeitig ffnet sich jedoch ein Kalender zur Auswahl und Festlegung eines anderen Datums. Speichern Sie nun diese Auftragsbesttigung, so erhalten Sie wieder folgende Abfrage: 204

Auswertungen

Sie wollen nun auch dieses Dokument einem Projekt zuordnen und klicken auf die Schaltflche [Projektzuordnung ndern]. Sie gelangen sogleich in die Projektverwaltung. Klicken Sie in dieser Abfrage nun auf [OK], so wird die Auftragsbesttigung gespeichert und Sie verbleiben in der Dokumentenbearbeitung.

Dokumente kopieren
Wandeln Sie gleichartige Dokumente um, z.B. ein Angebot in ein Angebot, so wird die Adressdatenbank zur Auswahl eines neuen Kunden geffnet. Sie knnen diese Funktion verwenden, um Dokumente zu kopieren. Die Umwandlung anderer Dokumentenarten erfolgt identisch.

Sonderlisten (Men Ansicht)


Bei Sonderlisten handelt es sich um spezielle Listen, die aus den Dokument-Typen abgeleitet werden. Diese Listen sind beschrnkt editierbar. Haben Sie z.B. ein Angebot geffnet, so knnen Sie im Men Ansicht der Dokumentenbearbeitung zugehrige Sonderlisten zu dem jeweiligen Dokument erzeugen. Folgende Listen stehen zur Verfgung: Kurzliste Whlen Sie diese Liste, so werden nur Kurztexte der Positionen angezeigt bzw. gedruckt. Arbeitszeitliste Hierbei werden nur die Leistungspositionen mit den kalkulierten Arbeitszeiten angezeigt bzw. ausgedruckt. Summenliste Netto/Brutto ber dieses Men knnen Sie eine Liste mit Titelstruktur und den jeweiligen Summen erzeugen Artikelliste Hierbei werden Listen erzeugt, die nur Artikel (wahlweise nach Lieferanten sortiert und aufaddiert oder entsprechend der Titelstruktur des Dokuments) enthalten. Leistungsverzeichnis Hierbei werden die Leistungspositionen angezeigt. Die Felder in der Spaltensumme werden als _ _ dargestellt. Mit Artikel- / Lohnnachweis Es werden die Positionen angezeigt; der Artikel- und Lohnanteil wird gesondert ausgewiesen. Ohne Positionspreise Sie erzeugen hier eine Liste, die keine Positionspreise enthlt. Ohne Aufmae ber dieses Men werden die Positionen ohne Aufmae angezeigt. Aufmaliste In dieser Liste werden die Aufmae, jedoch keine Preise angezeigt. Bestellvorschlag Fr diese Sonderliste whlen Sie zunchst einen Lieferanten aus, fr den ein Bestellvorschlag erstellt werden soll. Es wird als Adresse der Lieferant eingetragen. Es werden so205

TopKontor Handbuch dann alle Positionen des Lieferanten mit Netto-Einkaufspreis und Gesamtsumme angezeigt. Die Umsatzsteuer wird ebenfalls bercksichtigt. Einzelne Positionen sind lschbar oder neue hinzufgbar und Mengen nderbar. Die nderungen haben keine Auswirkungen auf das Originaldokument. Preisanfrage Fr diese Sonderliste whlen Sie zunchst einen Lieferanten aus, fr den eine Preisanfrage erstellt werden soll. Es werden sodann alle Positionen des Lieferanten angezeigt. Die Einzelpreise und Gesamtpreise knnen nun manuell eingegeben werden. Hinweis Die Darstellungsform kann durch spezielle Formulare oder ber Datei| Einstellungen | Programm | Einstellungen fr Dokumentlisten beeinflusst werden. ber den Menpunkt Ansicht | Original wiederherstellen werden die ursprnglichen Dokumente (Angebote, Rechnungen...) wiederhergestellt.

Teil- und Abschlagsrechnungen


TopKontor bietet Ihnen die Mglichkeit, Teil- und Abschlagsrechnungen einfach zu erstellen. Teilrechnungen sind positionsbezogene Abrechnungen mit und ohne internem Aufma. Diese sind in der Regel kumulativ. Abschlagsrechnungen sind pauschale Abschlge, die entweder absolut oder prozentual zur Auftragssumme erfolgen knnen. ber Teil-/ und Abschlagsrechnungen knnen Sie whlen, ob Sie: eine Neue Teilrechnung erstellen, eine Neue Abschlagsrechnung erstellen oder eine Bearbeitung der letzten Teilrechnung vornehmen wollen. Der Menpunkt Schlussrechnung erstellen bietet Ihnen die Mglichkeit, noch nicht erfasste Summen abzurechnen. Teil- und Abschlagsrechnungen knnen von Ihnen ber Teil-/ und Abschlagsrechnungen| Liste der Teil/Abschlagsrechnungen eingesehen werden. In den Teil- und Schlussrechnungen knnen Sie Zuund Abschlge auf die Netto- und Bruttosummen erfassen. Diese werden bedingt durch den kumulierten Vorgang in allen folgenden Teil- bzw. Schlussrechnungen bernommen.

Neue Teilrechnung erstellen


Sie ffnen das Angebot bzw. die Auftragsbesttigung, aus der Sie eine Teilrechnung erstellen mchten. Sie whlen im Men Teil- und Abschlagsrechnungen| Neue Teilrechnung erstellen. Sie erhalten bei ungesicherten Dokumenten eine Programm-Meldung mit dem Hinweis, das Angebot bzw. die Auftragsbesttigung zu speichern. Im Anschluss ffnet sich ein Fenster mit smtlichen im Ausgangsdokument enthaltenen Positionen.

206

Auswertungen

Aus den in einer Baumstruktur dargestellten Positionen whlen Sie die zu berechnende Position aus, indem Sie diese markieren. Jetzt erscheinen auf der rechten Seite detaillierte Angaben zur gewhlten Position. Im Feld jetzt in Rechnung stellen tragen Sie die zu berechnende Stckzahl ein, wobei Sie auch Teilmengen angeben knnen. Ferner knnen Sie abhngig von der gewhlten Position ein Aufma erfassen. ber die Schaltflche stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfgung:

Rest bernehmen: Zwecks bernahme der in der ausgewhlten Position verbleibenden Restmenge (links dargestellt) in die Abschlagsrechnung bettigen Sie diese Schaltflche. Reste in diesem Titel: Um die in den Positionen eines ausgewhlten Titels verbleibende Restmenge in die Abschlagsrechnung zu bernehmen, bettigen Sie diese Schaltflche. Alle Reste bernehmen: Diese Schaltflche bewirkt die bernahme der verbleibenden Restmengen aller Positionen in die Abschlagsrechnung. Um die Menge als Summe aller damit insgesamt abgerechneten Massen darzustellen, schalten Sie ber die Schaltflche "Weiteres" im Ausgangsfenster die Option kumulative Teilrechnung ein: Hierbei bernimmt jede Teil- oder Schlussrechnung die bisher abgerechneten Massen und zieht nach der Gesamtsumme die bereits geschriebenen Teilrechnungen wieder ab. Dies ist auch Bedingung zum Erstellen einer Schlussrechnung. Sollen in der Rechnung auch Positionen angezeigt werden, deren Summe gleich Null ist, aktivieren Sie zudem die Option Nullmengen anzeigen. Whlen Sie die Einstellung Schlussrechnung, um die Schlussrechnung mit Abrechnung aller bisher gestellten Abschlge darzustellen. Sie erstellen die Teilrechnung, indem Sie alle Angaben mit [bernehmen] besttigen. Dabei wird der Rechnung automatisch eine Rechnungsnummer zugewiesen. Das Dokument wird anschlieend am Bildschirm angezeigt und Sie knnen es weiter bearbeiten oder auch ausdrucken.

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TopKontor Handbuch

Neue Abschlagsrechnung erstellen


Auch in diesem Fall ffnen Sie zuerst das Angebot bzw. die Auftragsbesttigung aus der Sie eine Abschlagsrechnung erstellen mchten. Im Men whlen Sie Teil- und Abschlagsrechnungen| Neue Abschlagsrechnung erstellen. Wurde das geffnete Dokument noch nicht gespeichert, erscheint auch hier die Meldung mit dem Hinweis, dies jetzt nachzuholen. Sie gelangen in das Fenster "Pauschale Abschlagsrechnung", in dem Sie den gewnschten pauschalen Abschlagsbetrag (Brutto, Netto oder prozentual) eintragen knnen. Die Auftragssumme wird Ihnen automatisch angezeigt. Mit einem Klick auf [OK] erstellen Sie die eigentliche Abschlagsrechnung. Dem Dokument wird dabei automatisch eine Rechnungsnummer zugewiesen. Zum Bearbeiten oder auch zum Ausdrucken werden Ihnen die Abschlagsrechnungen noch einmal am Bildschirm angezeigt.

Schlussrechnung erstellen
Sind alle Positionen eines Angebots oder einer Auftragsbesttigung bearbeitet, erstellen Sie zum Kunden eine Schlussrechnung, wobei zuvor ausgestellte Teilrechnungen bzw. Abschlagsrechnungen bercksichtigt werden. Im Men whlen Sie den jetzt standardmig aktivierten Befehl Teil- und Abschlagsrechnungen| Schlussrechnung erstellen. Die Bearbeitung des Fensters Schlussrechnung erfolgt analog zur Vorgehensweise im Abschnitt Neue Teilrechnung erstellen. Mit einem Klick auf [bernehmen] erstellen Sie die Schlussrechnung, wobei auch dieser Rechnung automatisch eine Nummer zugewiesen wird. Das anschlieend am Bildschirm angezeigte Dokument kann von Ihnen bearbeitet und ausgedruckt werden. Zum Erleichtern der tglichen Arbeit in der Auftragsbearbeitung verfgt das Men Teil- und Abschlagsrechnungen ber zwei weitere ntzliche Befehle: Bearbeiten der letzten Teilrechnung: berarbeiten Sie die zuletzt erstellten Teil- bzw. Abschlagsrechnungen. Liste der Teil- /Abschlagsrechnungen: Anzeige smtlicher zu einem Angebot bzw. einer Auftragsbesttigung erstellten Teil- bzw. Abschlagsrechnungen.

Dokumente drucken
Um Dokumente auszudrucken, whlen Sie unter Datei den Menpunkt Dokument drucken, klicken auf oder verwenden die Tastenkombination [Strg] + [P]. Die Druckeinstellungen nehmen Sie zuvor ber Datei| Einstellungen| Programm| Druckereinstellungen vor. Die Dokumente werden so ausgedruckt, wie sie auf dem Bildschirm angezeigt werden. Versenden per eMail: ber Datei| Dokument senden an knnen Sie das entsprechende Dokument direkt an Ihren Kunden oder Lieferanten senden. Voraussetzung hierfr ist ein MAPI-fhiger EmailClient. Um die Funktion nutzen zu knnen, installieren Sie bitte das auf unserer CD kostenlos mitgelieferte Programm PDF-Mailer.

E-Mail Versand
Alle in TopKontor erstellten Dokumente (Angebote, Auftrge, Rechnungen, Briefe usw.) knnen als so genanntes PDF-Dokument einfach auf Knopfdruck per E-Mail versandt werden. Unter dem Menpunkt Datei - Dokument senden an erstellt das Programm Ihnen automatisch ein E-Mail mit dem entsprechenden Anhang.

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Auswertungen

Die E-Mail - Adresse aus den Stammdaten des Kunden werden automatisch mit eingefgt (soweit vorhanden). ACHTUNG: Das Programm ffnet automatisch den so genannten e-Mail-Client, der unter Windows eingerichtet ist (Outlook, Outlook Express, David etc.). Ist kein e-Mail Client unter Windows eingerichtet, knnen Sie das Dokument auch als *.PDF drucken und anschlieend ber einen Web-Client versenden. Hier mssen dann aber der Anhang und die e-Mail-Adresse manuell eingegeben werden. TIPP: Windows liefert standardmig Outlook Express kostenlos mit. Lassen Sie sich Outlook Express von Ihrem Fachhndler einrichten, um die e-Mail Funktion aus TopKontor optimal zu nutzen.

Titelzusammenstellung
Titelzusammenstellung im Dokument
Zu der temporren Titelzusammenstellung ber den Menpunkt Ansicht | Summenliste Netto bzw. Brutto in der Dokumentbearbeitung, haben Sie die Mglichkeit eine Titelzusammenstellung wahlweise mit Netto- oder Bruttosumme direkt im Dokument unterhalb des Abschlussblockes oder vor dem Abschlussblock einzufgen. Die Titelzusammenstellung erfolgt Optional ber die Dokumenteinstellungen und wird Dokumentbezogen gespeichert.

Dokumenteinstellungen
Die Einstellungen fr die Titelzusammenstellung finden Sie unter den Dokumenteinstellungen | Zustzlich | Titelzusammenstellung.

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TopKontor Handbuch

Die Anzeige der Titelzusammenstellung kann im Dokument vor oder nach dem Abschlussblock erfolgen. Wird die Titelzusammenstellung vor dem Abschlussblock gesetzt, knnen Sie die anzuzeigende Gliederungstiefe und die Benennung der Titelzusammenstellung festlegen.

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Auswertungen

Wird die Titelzusammenstellung nach dem Abschlussblock gesetzt, kann die Ansicht in Netto oder Brutto erfolgen. Zustzlich kann festgelegt werden, ob die Titelzusammenstellung direkt nach dem Abschlussblock erfolgen oder die Titelzusammenstellung auf einer neuen Seite beginnen soll.

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TopKontor Handbuch

Besonderheiten der Titelzusammenstellung


Wird eine Titelzusammenstellung innerhalb des Dokumentes gemacht, gibt es ein paar Besonderheiten in der Darstellung bzw. in den Mglichkeiten der Darstellung. Beachten Sie daher unbedingt die nachfolgende Beschreibung.

Titelzusammenstellung vor dem Abschluss


Haben Sie im Dokument die Option "Titelzusammenstellung vor dem Abschluss" gewhlt, werden Positionen die nicht einem Titel untergeordnet sind, nicht angezeigt. Das heit fr Sie, alle Positionen mssen innerhalb eines Titels oder eines Untertitels liegen. Die Darstellung der Titelzusammenstel212

Auswertungen lung richtet sich in diesem Fall nach der Darstellung die fr das Dokument gelten. Das heit, werden im Dokument die Preise der Positionen inklusive Umsatzsteuer ausgewiesen, sind die Preise in der Titelzusammenstellung auch inklusive der Umsatzsteuer. Wird das Dokument fr einen Rechnungsempfnger erstellt der der Steuerschuldumkehr (13 b) unterliegt, werden die Preise Netto ausgewiesen. Hinweis: In der Titelzusammenstellung vor dem Abschluss werden Zu- oder Abschlge auf mehrere Positionen nicht abgebildet. Da innerhalb der Titelzusammenstellung kein zustzlicher Abschluss dargestellt wird.

Titelzusammenstellung nach dem Abschluss


Bei Dokumenten die einem kumulativen Vorgang unterliegen, kann die Titelsummenzusammenstellung nur Netto erstellt werden. Gleiches gilt fr Dokumente die einem Rechnungsempfnger zugeordnet sind, der der Steuerschuldumkehr (13 b) unterliegt.

Zu- Abschlge auf mehrere Positionen


Werden im Dokument fr die Titel Zu - Abschlge auf mehrere Positionen verwendet, werden die Zu oder Abschlge in der Titelzusammenstellung nach dem Abschlussblock (Netto oder Brutto mit angezeigt. Das ist erforderlich, da sonst die Ansicht der Betragsbersicht mathematisch nicht korrekt wre. Beachten Sie daher unbedingt den nachfolgenden Hinweis. Hinweis: Beachten Sie, das bei der Verwendung von der Zu- bzw. Abschlagsart "auf mehrere Positionen", die Zu- oder Abschlge unter der Titelsumme eingefgt werden sollte, da eine Verteilung der Zuoder Abschlge nicht auf die Titelsummen bei einer Titelzusammenstellung mit einer tieferen anzuzeigenden Gliederungstiefe erfolgen kann.

Titelzusammenstellung Brutto
Wird eine Titelsummenliste Brutto erstellt, werden die Titelpreise inklusive Umsatzsteuer ausgewiesen. Unterhalb der jeweiligen Titel, wird der Titelpreis in Netto, Umsatzsteuer und Brutto ausgewiesen.

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TopKontor Handbuch

Die Schriftart und -gre der berschrift der Titelzusammenstellung richtet sich nach der Einstellung im Formular fr das Feld "Titel des Dokumentes". Wird das Feld im Formular nicht genutzt, richtet sich die Schriftart und -gre nach den Einstellungen fr die Standardschriftart im Formular. Die Einstellung der Standardschriftart fr das Formular finden Sie im Arbeitsbereich. Ist es erforderlich die Preise in der Titelzusammenstellung mit ..... anzuzeigen, mssen Sie die Option "Preise anzeigen" in den Einstellungen zu der Dokumentliste Netto deaktivieren. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung im Dokument nicht gespeichert wird.

Freier Beleg
Mit den freien Belegen, stehen Dokumentarten zur Verfgung die nicht in die normalen Geschftsprozesse eingebunden sind. Die freien Belege sind zu jederzeit erstellbar und knnen beliebig in Ablei-

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Auswertungen tung zu anderen Dokumenten erstellt werden. Der freie Beleg verfgt ber alle Funktionen die auch im Dokument Angebot enthalten sind.

Benennung der freien Belege


Vergeben Sie fr die einzelnen freien Belege einen Namen (z.B. Kostenvoranschlag, Schmierzettel, etc.). Bitte beachten Sie, dass die nicht benannten freien Belege im Programm spter nicht auswhlbar sind. Es werden in den Aufrufmens nur die freien Belege anzeigt, die tatschlich eine Benennung haben.

Nummernkreis
Diese Option ermglicht Ihnen, die Formatierung des Nummernkreises fr die freien Belege festzulegen, d. h. Sie bestimmen hier die Form der Belegnummern. Sie knnen die Formatierung beliebig gestalten, z. B. mit einer fortlaufenden Nummer und der zugehrigen Monats- und Jahreszahl oder ausschlielich mit einer selbst gewhlten Belegnummer (mindestens 4-stellig, hchstens 6-stellig). Des Weiteren tragen Sie in den Feldern nchste freie Nummer die gewnschte Belegnummer ein, mit der die Nummerierung des nchsten Beleges beginnen soll. Hinweis: Der Nummernkreis sollte nicht zu hoch gewhlt werden. Empfohlen wird, die vorgegebene Einstellung beizubehalten.

Formulare / Vor- und Nachtexte


ber die Listenfelder bestimmen Sie, welches Formular bei dem jeweiligen Beleg als Vorlage dienen soll. Die Formulare haben Sie zuvor ber [Tools | Formulareditor] definiert und erstellt. ber die Schaltflchen in den Spalten Vortext und Nachtext haben Sie die Mglichkeit, den Belegarten Vorund Nachtexte zuzuweisen, die dann automatisch bei der Belegerstellung eingefgt werden. Eine Zuweisung der Formulare und der Vor- und Nachtexte ist nur dann mglich, wenn zuvor die Benennung der Belege erfolgt ist. Ist fr den einen oder anderen freien Beleg keine Benennung erfolgt, werden die Felder Formular und Vor- und Nachtext ausgegraut dargestellt.

Dokumentexplorer
Der Dokumentexplorer erleichtert die Navigation innerhalb groer Dokumente. Neben der Navigation bietet der Explorer Funktionen wie Kopieren, Einfgen, Ausschneiden und Lschen von Positionen. Der Explorer kann ber den Dokumentassistenten im Dokumentbereich aufgerufen werden. Klicken Sie dazu auf Extras | Dokumentassistent anzeigen. Neben den klassischen Funktionen kann zustzlich der Explorer angezeigt werden.

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TopKontor Handbuch

Sollte Ihnen die Breite zur Anzeige nicht ausreichen, knnen Sie diese durch Klicken und Ziehen an der rechten Seite verndern. Diese Einstellung sowie die letzte ausgewhlte Ansicht (Explorer oder Funktionen) werden benutzerbezogen gespeichert. Wenn Sie im Explorer eine Position auswhlen, wird diese Position sofort im Dokument angesprungen. Wenn Sie eine Position kopieren mchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese. Daraufhin ffnet sich das Kontextmen. Hier knnen Sie die Funktion kopieren auswhlen. Alle Funktionen des Kontextmens knnen auch per Shortcut aufgerufen werden. Sie knnen jetzt diese Position an beliebiger Stelle im Explorer oder sogar direkt im Dokument einfgen. Der Explorer aktualisiert sich bei nderungen im Dokument automatisch. D.h. wenn Sie z. B. einen Titel im Dokument hinzufgen, wird diese nderung ebenfalls direkt im Explorer angezeigt. Sie haben ebenfalls ber den Dokumentexplorer die Mglichkeit, die Kalkulation der Position aufzurufen. Klicken Sie dazu einfach die gewnschte Position doppelt an.

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Auswertungen

Hier knnen Sie direkt die Kalkulation der ausgewhlten Position einsehen und verndern.

Dokumentassistent
Um dem Benutzer die Funktionen der Dokumentbearbeitung leichter zugnglich zu machen, wurde der Dokumentassistent entwickelt. In dem Programmeinstellungen (Men: "Datei | Einstellungen| Programm") im Bereich Oberflche knnen Sie einstellen, ob der Assistent bei der Dokumentenbearbeitung angezeigt wird. Dieser Assistent stellt zentral alle Funktionen zur Verfgung, die Sie sonst ber das Hauptmen, die Werkzeugleiste oder das Kontextmen aufrufen. Der Assistent erscheint links neben dem Dokument:

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TopKontor Handbuch

Dokumente ein- / auslagern


Dokumente auslagern
Um im System erstellte Dokumente einem anderem System, welches ebenfalls das TopKontor verwendet, zugnglich zu machen, wurde die Funktion Dokumente auslagern implementiert. Beim Auslagern wird die gesamte Dokumentstruktur sowie alle Positionen des Dokuments ausgelagert. Somit haben Sie die Mglichkeit, z.B. auf einem Laptop das Dokument direkt vor Ort weiter zu bearbeiten. Sollten Sie im Originaldokument Vernderungen vornehmen, so gehen diese beim Wiedereinlagern verloren! Um ein Dokument auszulagern, schlieen Sie zuvor das auszulagernde Dokument. Sie haben nun zwei Mglichkeiten ein Dokument auszulagern: 1. Klicken Sie auf den Menpunkt Auftragsbearbeitung| Projektverwaltung und ffnen Sie das Projekt, in welchem sich das auszulagernde Dokument befindet. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf das Dokument. In der Folge ffnet sich ein Kontextmen mit der Option ... auslagern. Gem Ihrer Vorgabe unter Datei | Einstellungen | Programm| Schnittstellen Dokument Im/ Export ffnet sich ein Fenster mit entsprechender Pfad-Angabe fr den Export des Dokuments. Besttigen Sie mit [OK]. 218

Auswertungen

2. Klicken Sie auf Stammdaten | Kundencenter . Whlen Sie den Kunden aus, dem das auszulagernde Dokument zugeordnet ist. Klicken Sie dann auf das Register Historie und nun mit der rechten Maustaste auf das Dokument. In der Folge ffnet sich ein Kontextmen mit der Option auslagern. Gem Ihrer Vorgabe unter Datei| Einstellungen| Programm| Schnittstellen Dokument Im-/ Export ffnet sich ein Fenster mit entsprechender Pfad-Angabe fr den Export des Dokuments. Besttigen Sie mit [OK]. Nachdem Sie nun das Dokument ausgelagert und an einem anderen System bearbeitet und gespeichert haben, knnen Sie das Dokument wieder einlagern.

Dokumente einlagern
Sie knnen nach der Bearbeitung auf einem anderen System das Dokument wieder einlagern. Klicken Sie dazu auf Tools | Dokumente einlagern. Das Programm ffnet nun ein Fenster, in dem Sie zunchst dem System mitteilen, um welche Art von Dokument es sich bei dem einzulagernden Dokument handelt. Whlen Sie dann das Laufwerk bzw. den Ordner aus, in dem sich das einzulagernde Dokument befindet. Klicken Sie auf [OK]. Das Programm prft nun automatisch, ob die Dokumentnummer bereits im System vorhanden ist. Ist dies der Fall, knnen Sie entweder den Einlagerungsvorgang abbrechen oder aber eine neue Dokumentnummer verwenden. Sie haben zudem die Mglichkeit, die bereits bestehende Dokumentnummer zu berschreiben. Bedenken Sie jedoch, dass dann alle gemachten nderungen im bereits bestehenden Dokument mit den nderungen des einzulagernden Dokuments berschrieben werden.

Brutto- Nettoabzge
Mit TopKontor Handwerk haben Sie die Mglichkeit Zu- oder Abschlge sowohl vom Netto- als auch vom Bruttobetrag von einer zentralen Stelle aus durchzufhren. Hierzu steht Ihnen nach Rechtsklick ins geffnete Dokument im Kontextmenu folgende Auswahlmglichkeit zur Verfgung:

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TopKontor Handbuch

In dem sich nun ffnenden Fenster haben Sie die Mglichkeit auszuwhlen ob der zu- oder Abschlag von der Brutto- oder der Nettosumme abgezogen werden soll.

Es knnen gleichzeitig bis zu acht Positionen sowohl auf die Netto- als auch auf die Bruttosumme durchgefhrt werden. Whlen Sie einen Zu- oder Abschlag vom Brutto, erscheint dieser unterhalb der Bruttosumme; eine steuerliche Bercksichtigung erfolgt im Gegensatz zu Zu- oder Abschlgen vom Netto nun nicht mehr:

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Auswertungen

Positionsabhngige Zu- oder Abschlge knnen Sie weiterhin auf dem Ihnen bekannten Weg ber das Kontextmen durchfhren:

Der Rechnungsabschluss in kumulativen Vorgngen


(Teil-/Abschlagsrechnungen)
TopKontor bietet neben den bereits vorhandenen Netto- und Bruttoverfahren auch ein Anzahlungsverfahren an. Mit diesen Verfahren wird bestimmt, wie bei kumulativen Vorgngen die vorangegangen Teil-/Abschlagsrechnungen abgezogen werden sollen. Hier sei nun die Verfahrensweise der einzelnen Methoden erklrt:

1. Nettoverfahren
Im Nettoverfahren werden zunchst wie auch in den beiden anderen Verfahren die Mengen der bisherigen Rechnungen aufkumuliert und es wird eine Nettosumme ermittelt. Von dieser Nettosumme wird nun der Nettobetrag der vorausgegangenen Teilrechnungen abgezogen und es ergibt sich eine Summe 2. Teilrechnung. Erst aus dieser Summe wird nun die Umsatzsteuer ermittelt.

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TopKontor Handbuch

2. Bruttoverfahren
Im Bruttoverfahren werden zunchst ebenfalls die Mengen der bisherigen Teil-/Abschlagsrechnungen aufkumuliert. Im Gegensatz zum Nettoverfahren werden nun von der so ermittelten Nettosumme nicht erst die vorhergehenden Rechnungsbetrge abgezogen, sondern es wird die Umsatzsteuer der gesamten kumulieren Rechnungspositionen ermittelt.

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Auswertungen

Solange sich der gesetzliche Mehrwertsteuersatz nicht ndert, besteht der Unterschied dieser beiden Varianten lediglich in der Art der Ansicht, mit der man den unterschiedlichen Auffassungen verschiedener Steuerbehrden gerecht werden kann. Mit einer nderung des allgemeinen Steuersatzes zum Stichtag erlauben diese beiden Varianten nun eine Abarbeitung unterschiedlicher steuerlicher Vorgnge. So stellt sich mit Erhhung des Steuersatzes die Frage, ob eine Leistung vor dem Stichtag der MWSt-nderung endgltig erbracht wurde und wie dieser Tatsache in einem kumulativen Vorgang Rechnung zu tragen ist. TopKontor verwendet das Nettoverfahren, bei denen ein Teil der Leistung bereits vor dem Stichtag erbracht wurde und somit noch dem alten Steuersatz unterliegt.

Wie Sie sehen, wird im Abschluss nun lediglich die im aktuellen Dokument abgerechnete Menge zur Berechnung der Umsatzsteuer herangezogen. Die bereits in der vorherigen Teilrechnungen abgerechneten Mengen und die darauf entfallende Umsatzsteuer werden lediglich im Infoblock Gesamtsumme Rechnungen aufgefhrt. Im Bruttoverfahren hingegen werden Vorgnge abgerechnet, bei denen die gesamte Leistung ber den Stichtag der MWSt.-nderung hinausgetragen wird und somit der Gesamtbetrag mit dem neuen Steuersatz besteuert werden muss.

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TopKontor Handbuch

In diesem Beispiel knnen Sie erkennen, dass die Gesamtmenge aller bisherigen Teilrechnungen dem 19% Steuersatz unterworfen wird.

3. Das Anzahlungsverfahren
Mit diesem Verfahren ermglicht TopKontor seinen Anwendern nun Anzahlungen zu bercksichtigen, die vor Erbringung der Leistung eingenommen werden. Im Gegensatz zu den beiden vorher beschriebenen Verfahren muss der Abschlussblock also nicht die bisher gestellten Rechnungen, sondern eingegangene Zahlungen bercksichtigen, daher ist in diesem Fall die Auswahl des Anzahlungsverfahrens unumkehrbar, sobald die erste Teilrechnung in diesem Verfahren erstellt wurde. Die Anwendung dieses Verfahrens setzt zwangsweise die OP-Verwaltung voraus.

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Auswertungen Sie erkennen, dass die eingegangen Zahlungen nun aufgeteilt nach Entgelten und die darauf entfallene Umsatzsteuer dargestellt werden. Damit werden nun die gesetzlichen Anforderungen an die Erstellung von Anzahlungsrechnungen erfllt.

Kalkulationsabgleich
Mit dem Kalkulationsabgleich ist es mglich, sich in einem Dokument alle Positionen anzeigen zu lassen, die vergleichbar mit der gerade kalkulierten Position sind. Der Kalkulationsabgleich erfolgt ber Artikel-, Lohn-, Fremdleistungs-, Gerte-, sonstige Leistungs-, Leistungs- und Unterleistungspositionen.

Einstellungen
Damit der Kalkulationsabgleich grundstzlich in der Dokumentbearbeitung erfolgt, mssen Sie diesen in den Grundeinstellungen zum Programm aktivieren. Hierzu gehen Sie auf Datei | Einstellungen | Kalkulation | Einstellungen/Tagesnotierung | Kalkulationseinstellungen und aktivieren die Option Kalkulationsabgleich durchfhren. Nach der Aktivierung der Option Kalkulationsabgleich durchfhren startet der Kalkulationsabgleich immer nach der bernahme einer genderten Kalkulation zu einer Position. Die Einstellung hat keine Auswirkung auf Bestandsdokumente. Um in einem Bestandsdokument den Kalkulationsabgleich zu aktivieren, mssen Sie die Option Kalkulationsabgleich durchfhren im Kalkulationsdialog setzen. Die Einstellung des Kalkulationsabgleichs ist fr jedes Dokument separat einstellbar. Eine Aktivierung oder Deaktivierung knnen Sie im Kalkulationsdialog oder ber die Dokumenteinstellungen | Register Allgemein vornehmen.

Das Arbeiten mit dem Kalkulationsabgleich


Ist die Option Kalkulationsabgleich durchfhren aktiviert, wird bei jeder Kalkulationsnderung ber das Kalkulationsfenster mit der bernahme der Kalkulation im Dokument nach gleichen Position gesucht. Die Eindeutigkeit zur Ermittlung von gleichen Positionen ergibt sich bei Artikeln aus Lieferantennummer und Artikelnummer, bei Gerten aus der Gertenummer, bei Fremdleistungen aus der Fremdleistungsnummer, bei Sonstige aus der Sonstigennummer, bei Lohn aus der Lohngruppennummer und bei Leistungen aus Gewerkenummer und Leistungsnummer. Bei den Leistungen wird, sofern vorhanden, zustzlich die bereinstimmung der Stckliste geprft. Ist die Stckliste nicht identisch, ist ein Kalkulationsabgleich nicht mglich. Bitte beachten Sie, wenn innerhalb einer Leistung die Stckliste abweicht, werden diese Leistungen im Kalkulationsabgleich nicht mit angezeigt. Existieren gleiche Positionen, ffnet sich der Kalkulationsabgleichdialog. In dem Kalkulationsabgleichdialog werden die Kalkulationsgrundlagen (das beinhaltet die Menge, den EK, Aufschlag, VK, die Preisgruppe, Lohn EK, Lohn Aufschlag, Lohn VK und den Kupferanteil) der kalkulierten Position und aller gleichen Positionen in einer Baumstruktur angezeigt. ber die Optionsfelder knnen Sie bestimmen, fr welche Positionen die Kalkulationsdaten bernommen werden sollen.

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TopKontor Handbuch

In der Ansicht wird die kalkulierte Position an erster Stelle grau hinterlegt angezeigt. Zustzlich wird die Position mit einem weien Pfeil auf grnem Grund kenntlich gemacht. Darunter folgen die gleichen Positionen in der Reihenfolge wie sie im Dokument vorhanden sind. Hier wird Ihnen die kalkulierte Position erneut angezeigt. Erkennbar ist die kalkulierte Position anhand des weien Pfeils auf grnem Grund. Ist eine dieser Positionen in einer Leistungsstckliste enthalten, wird der Leistungskopfsatz zur Information mit angezeigt.

Funktionen im Kalkulationsabgleichdialog
Im Kalkulationsdialog sind alle Positionen bereits markiert. Sie knnen ber die Optionsfelder Positionen von der Kalkulation ausschlieen. ber Weiteres und das Kontextmen (Klick rechte Maustaste) knnen Sie auswhlen, ob die Auswahl umgekehrt, die Auswahl zurckgesetzt oder alles markiert werden soll. Die Optionsfelder Kupferanteil, Lohnzeiten und Lohnkosten bernehmen stehen ausschlielich bei Artikelpositionen zur Verfgung. ber diese Optionen knnen Sie bestimmen, ob zu der Artikelkalkulation die Lohnzeit, die Lohnkosten und/oder der Kupferanteil zu den ausgewhlten gleichen Positionen bernommen werden sollen. Zustzlich werden Positionen, die einem kundenspezifischen Preis, einem Fest- oder Sonderpreis unterliegen, farblich, wie im Dokument gewohnt, dargestellt. ber die Legende im Fu des Dialoges knnen Sie anhand der Farbe erkennen, um welche Art des Preises es sich handelt. Sie knnen im Anschluss die Kalkulationsdaten entweder bernehmen oder den Vorgang abbrechen.

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Auswertungen

Zustzliche Aufruffunktion
Haben Sie einen Kalkulationsabgleichvorgang abgebrochen oder aber vergessen, eine gleiche Position zu kalkulieren, knnen Sie im Dokument, ohne vorher das Kalkulationsfenster zu ffnen, ber das Kontextmen | Kalkulationsabgleich durchfhren oder ber den Shortcut UMSCHALT + STRG + K den Kalkulationsabgleichsdialog erneut aufrufen.

Wie wirkt sich der Kalkulationsabgleich aus?


Die Kalkulation wirkt sich bei den Kostenarten wie folgt aus: Artikel - Artikeleinkaufspreis - Handelsspanne bzw. Aufschlag - Artikelverkaufspreis - Ist die Option Kupferanteil bernehmen gesetzt, werden die Kupferkennzahl, das Kupfergewicht, der Kupfereinkaufspreis und der Kupferverkaufspreis bernommen - Ist die Option Lohnkosten bernehmen gesetzt, werden der Lohneinkaufspreis und der Lohnverkaufspreis bernommen - Ist die Option Lohnzeit bernehmen gesetzt, wird die Lohnzeit bernommen Gert - Gerteeinkaufspreis - Handelsspanne bzw. Aufschlag - Gerteverkaufspreis Fremdleistung - Fremdleistungseinkaufspreis - Handelsspanne bzw. Aufschlag - Fremdleistungsverkaufspreis Sonstige 227

TopKontor Handbuch

- Sonstige-Einkaufspreis - Handelsspanne bzw. Aufschlag - Sonstige-Verkaufspreis Leistungen - Hier werden die Werte wie vorher beschrieben bernommen. Die Leistungskopfstze werden im Anschluss neu kalkuliert. Beachten Sie hierbei den Hinweis bei abweichenden Stcklisten.

Kalkulationsschnellerfassung
Mit der Kalkulationsschnellerfassung knnen Sie sich die Kalkulationsdaten zu allen Positionen in einem Dokument in einer tabellarischen Darstellung ansehen und nderungen bei Preisen, Mengen, Rohstoffkennzahlen, Lohnzeiten, Lohnkosten, Positionsrabatte und -zuschlgen zu allen Kostenarten auch innerhalb einer Leistungsstckliste vornehmen. Zustzliche Funktionen stehen bei der Bearbeitung von GAEB - Dokumenten zur Verfgung. Hier knnen an den ausgeschriebenen Leistungen, Leistungen aus den eigenen Leistungsstammdaten angehngt oder durch bereits angehngte Leistungen ersetzt werden. Sind in der Ausschreibung in einem Hinweis- oder Leistungstext Bietertextergnzungen enthalten, wird das in der Indikatorleiste als rote Markierung vor der Position angezeigt. Bietertextergnzungen knnen komfortabel ber Textfelder erfasst werden. Ein Suchen der Bietertextergnzungen in den Textvarianten entfllt. Sind zu einer Leistungsposition die Bietertextergnzungen ein-getragen, ndert sich die Farbe in der Indikatorleiste zu der Position auf "Grn".

Das Arbeiten mit der Kalkulationsschnellerfassung


Die Kalkulationsschnellerfassung kann in der Dokumentbearbeitung ber den Button oder ber das Men [Extras] | [Kalkulationsschnellerfassung anzeigen] aufgerufen werden. Damit ist ein schneller Wechsel zwischen der Dokumentbearbeitung und der Kalkulationsschnellerfassung mglich.

Einstellung der Ansicht


Da nicht immer alle Kostenarten in einem Dokument verwendet werden, kann es durchaus sinnvoll sein, die Kalkulationsdaten zu den nicht verwendeten Kostenarten auszublenden. Um die Ansicht zu 228

Auswertungen ndern, klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf. Im folgenden Dialog knnen Sie die gewnschten Einstellungen zur Ansicht festlegen.

Sie knnen mit der Option "als Standardeinstellung fr neue Dokumente bernehmen" die Einstellungen fr neue Dokumente bernehmen. Im rechten Bereich werden Ihnen die Textvarianten in einem Textpanel angezeigt. Im Textpanel knnen die Breite und Hhe der Textvarianten eingestellt und gespeichert werden. Bei Bedarf kann das Textpanel ein- bzw. ausgeblendet werden. Die Einstellungen der Spaltenansicht und den Textpanel werden fr jeden Benutzer und fr jedes Dokument separat gespeichert. Daher kann es zu unterschiedlichen Darstellungen eines Dokumentes in der Kalkulationserfassung kommen.

Spalteneinstellung ber die Schnellanpassung


Zustzlich knnen die Spalteneinstellungen ber die Schnellanpassung (Klick auf den * in der Indikatorleiste) ein- bzw. ausgeblendet oder die Spaltenreihenfolge gendert werden.

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TopKontor Handbuch

Navigation in der Kalkulationsschnellerfassung


In der Kalkulationsschnellbersicht knnen Sie sich mit den PFEIL - Tasten (rechts, links, rauf oder runter) bewegen. Wird ein Feld mittel PFEIL- Taste betreten, wird der Inhalt des Feldes zur nderung auf aktiv gesetzt (Wert ist markiert). Somit knnen Sie direkt nderungen vornehmen. Nachdem Sie die nderungen vorgenommen haben, kann das Feld mittels Doppelklick auf eine PFEIL - Taste, der TAB - Taste oder der ENTER - Taste + PFEIL - Taste verlassen werden. Mit der Maus ist die Navigation selbstverstndlich auch mglich. Wenn Sie mit dem Dokumentexplorer arbeiten, knnen Sie sich ber diesen von Position zu Position bewegen. Ist fr das Dokument der Kalkulationsabgleich aktiviert, erhalten Sie erst beim Verlassen der Positionszeile den Dialog des Kalkulationsabgleich wenn es gleiche Positionen im Dokument gibt

Felder, die gesperrt sind, werden "GRN" angezeigt. Bitte beachten Sie, dass Zwischen-, Titel-, und Gesamtsummen in der Kalkulationsschnellerfassung nicht gendert werden knnen. Um 230

Auswertungen eine der Gesamtsummen zu ndern, mssen Sie den Kalkulationsdialog aufrufen.

GAEB - Funktionen
Ist das Dokument anhand einer GAEB (Ausschreibung) erstellt worden, stehen zur Bearbeitung weitere Funktionen zur Verfgung.

Leistung aus den Stammdaten zuweisen


Mit Doppelklick, Strg + Alt + Eingabe oder ber [Stammdaten] | [Stammsatz der aktuellen Position zuweisen...] knnen Sie einer GAEB Leistung eine Leistung aus den eigenen Leistungsstammdaten zuweisen. Da es sich um GAEB handelt, darf die Leistung selber nicht gendert werden. Daher werden die Gewerk- und Leistungsnummern, die Stckliste und der VK bernommen. Die Menge und der Leistungstext sowie die Positionsnummer bleiben unberhrt.

Leistung ersetzen
Haben Sie bereits eine Leistung einer GAEB - Leistung zugeweisen, knnen Sie die Leistung ersetzen. Die Leistung kann mit Umsch + Doppelklick, Umsch + Alt + Eingabe oder ber [Stammdaten] | [Stammsatz der aktuellen Position ndern] ersetzt werden..

Information zur zugewiesenen Leistung aufrufen


Mit einem Doppelklick, Strg + Alt + Eingabe oder [Stammdaten] | [Stammsatz der aktuellen Position] knnen Sie sich die zugewiesenen Leistungen nochmal im Leistungsstamm ansehen.

Bietertextergnzungen
In der Ansicht werden die erforderlichen Bietertextergnzungen ber eine rote Markierung in der Indikatorleiste zur Position angezeigt. Sind alle Bietertextergnzungen eingetragen, wird die Markierung auf "GRN" umgestellt.

Sind in einem Hinweistext oder einer Leistungsbeschreibung Bietertextergnzungen enthalten, knnen Sie diese im unteren Bereich des Textpanels bequem erfassen.

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TopKontor Handbuch

Werden Bietertextergnzungen im Dokument bearbeitet, stehen dazu Datenfelder zur Verfgung. Diese knnen mittels Doppelklick aufgerufen, um den Text ergnzt und bernommen werden. 232

Auswertungen

Auswertungen
Im TopKontor haben Sie die Mglichkeit, detaillierte Auswertungen und Soll-Ist-Vergleiche auf einfache Art zu erstellen und auszudrucken. Es stehen Auswertungen und Reporte fr alle Module zur Verfgung. aus dem Zum Erstellen der Auswertungen ffnen Sie den Report-Generator ber die Schaltflche jeweiligen Modul heraus oder ber Extras | Reportgenerator im Hauptmen. Es erscheint folgendes Bildschirmfenster:

Je nach Modul ist der entsprechende Ordner bereits geffnet. Whlen Sie nun aus den Vorgaben die gewnschte Auswertung aus. Nach Auswahl werden Ihnen je nach Auswertung im unteren Fensterteil Felder angezeigt, um Ihre Selektion weiter einzuschrnken.

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TopKontor Handbuch

Tragen Sie Ihre gewnschten Angaben ein und klicken Sie auf

, um die Auswertung zu

erstellen und auf der rechten Fensterseite in einer Vorschau anzusehen. Die Schaltflche ffnet das Fenster zur Druckereinrichtung. Nehmen Sie, falls notwendig, letzte Einstellungen bezglich des Ausdruckes vor und klicken Sie [OK]. ber die Schaltflche stellungen zum Report Generator vornehmen. Fr weitere Informationen zum Reportgenerator befindet sich eine Anleitung auf Ihrer CD. In der Werkzeugleiste oberhalb des Vorschaufensters stehen Ihnen weitere Schaltflchen zur Verfgung, um die Seitenansicht und Gre zu verndern, zwischen Seiten zu blttern und die Auswertungen auszudrucken. knnen Sie weitere Ein-

Wollen Sie den angezeigten Report schlieen, um beispielsweise einen neuen zu ffnen, so klicken Sie auf .

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Archivierung
Allgemeines
Durch die jahrelange Verwendung vom Programm sammeln sich z. T. enorm viele Daten an. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um Vorgnge (Angebote, Rechnungen, usw.) Um eine bessere bersicht zu erhalten ist es, knnen nicht mehr verwendete Dokumente archiviert werden. Die Archivierung wird per Assistent durchgefhrt. Diesen knnen Sie ber Extras Archivierung starten. Diese Dokumente werden mit einem speziellen Kennzeichen versehen und werden in der Projektverwaltung, Dokument ffnen und in der Kundenhistorie nicht mehr angezeigt. ber eine Filtereinstellung kann aber jederzeit wieder Einblick in die archivierten Dokumente genommen werden.

Der Startbildschirm
Hier erscheint das Begrungsfenster. Nach Klick auf Weiter gelangen Sie zur Auswahl des nchsten Schrittes. In diesem Fenster knnen Sie festlegen, welche Dokumente archiviert bzw. wiederhergestellt werden sollen. Zum einem knnen Sie die Auswahl auf Dokumenttypen und zum anderen nach deren Status einschrnken.

Nachdem Sie auf Weiter geklickt haben, werden Ihnen die Dauer der Archivierung/Wiederherstellung und die Anzahl der betroffenen Dokumente angezeigt.

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TopKontor Handbuch

Um nun die Archivierung/Wiederherstellung vollstndig durchzufhren, klicken Sie wieder auf Weiter. Abschlieend wird Ihnen ein kurzes Protokoll angezeigt. Alle archivierten Dokumente werden in der Projektverwaltung, Dokument ffnen und in der Kundenhistorie nicht mehr angezeigt. Wenn Sie dennoch einen Zugriff auf diese Dokumente mchten, knnen Sie die Anzeige der archivierten Dokumente ber den Filter Archivierte Dokumente anzeigen aktivieren. Diese Dokumente werden kursiv und in rot dargestellt.

ber das Kontextmen haben Sie zustzlich die Mglichkeit archivierte Dokumente wiederherzustellen bzw. zu archivieren. Diese Mglichkeiten haben Sie in den drei oben genannten Bereichen.

Besonderheiten
Handelt es sich bei zu archivierenden/wiederherzustellenden Dokumenten um einen kumulativen Vorgang, wird sofern eine Schlussrechnung geschrieben wurde, der gesamte Vorgang gekennzeichnet. Das Gleiche passiert auch bei abgeleiteten Dokumenten.

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Aufmasscenter
ber den Menpunkt Extras | Aufmasscenter ffnen Sie die Aufmassverwaltung.

Register Informationen
Hier werden Ihnen alle bereits erfassten Aufmasse in einer Tabelle aufgelistet. Markieren Sie ein Aufmass, so werden Ihnen die jeweils zugehrigen Daten wie Kunden- und Projektnummer und das Datum angezeigt. ber die Listenfelder Typ und Variante haben Sie die Mglichkeit, nach Aufmasstyp bzw. Aufmassvariante zu selektieren.

Register Positionen
In diesem Register erhalten Sie die jeweils fr das Aufmass zu berechnenden Positionen angezeigt. Markieren Sie eine Position, so teilt sich das Fenster und auf der rechten Seite erscheint das Aufmass. Weiterhin sehen Sie das Erstellungsdatum, die prozentuale Verschnitt-Angabe sowie die errechnete Menge inklusive des Verschnitts. Wurde zuvor eine Bezeichnung oder eine Bemerkung fr die Position vergeben, so knnen Sie diese in den jeweiligen Registern einsehen.

Neues Aufmass anlegen


Mchten Sie ein neues Aufmass erfassen, klicken Sie auf bzw. bettigen die Funktionstaste [F10]. Wenn schon ein Aufmass vorhanden ist, erscheint die Frage "Soll das gegenwrtig ausgewhlte Aufmass als Vorlage fr das neue dienen?". Wenn Sie mit [Ja] besttigen, wird das vorhandene Aufmass als Vorlage verwendet. Wenn Sie auf [Nein] klicken, wird ein leeres Aufmass erstellt. Sie gelangen in folgendes Fenster:

Sie haben nun den Aufmasstyp und die Aufmassvariante ausgewhlt. Als Aufmasstyp steht Ihnen folgende Auswahl zur Verfgung: Freies Aufmass Spaltenaufmass Raumaufmass

237

TopKontor Handbuch Als Aufmassvariante haben Sie die Mglichkeit, "Einzelaufmass" zu whlen. Sie klicken anschlieend auf [Weiter] und gelangen in einen Dialog zur Auswahl des Kunden und - falls erforderlich eines Projekts.

Die Nummer (des Aufmasses) wird vom Programm automatisch fortlaufend vergeben. Das Datum wird ebenfalls automatisch gem des aktuellen Tagesdatums vorbelegt. Beide Felder knnen jedoch hier berschrieben werden. Sie klicken auf [Fertig] und gelangen in das Fenster zur Aufmass-Erfassung zurck. Das Aufmass ist nun angelegt. Sie sehen die entsprechenden Kundendaten im Register Information. Um nun die einzelnen Positionen zu erfassen und das jeweilige Aufmass zu berechnen, wechseln Sie in das Register Positionen.

Aufmass Positionsbearbeitung
Im externen Aufmass" gibt es Funktionen, die Ihnen ber die Schalftflche gung stehen. Im Einzelnen sind es: Menpunkt "Vorschau": ffnet den Reportgenerator mit einem Aufmass-Bericht Menpunkt "Aufmass": Dokument in ein Aufmass bergeben Aufmass in ein Dokument bergeben (ist das Aufmass bereits in ein Dokument bergeben worden, knnen Sie die genderten Massen bzw. das komplette Aufmass erneut an das bereits erstellte Dokument bergeben) Die Aufmass-Mengen in das Basisdokument zurckschreiben Schlussaufmass erstellen Aufmass auslagern zur Verf-

Menpunkt "Import": Laser-Entfernungsmessgert konfigurieren Distanzmessgert Einzelmessung durchfhren Aufmass importieren Hinzufgen... folgende Mglichkeiten:

Im Register "Positionen" haben Sie ber die Schaltflche

238

Aufmasscenter

Die Schaltflche "Weiteres..." im Positionsregister liefert folgende Funktionen:

Haben Sie Positionen an der falschen Stelle im Aufmass eingefgt, knnen Sie diese per DRAG & DROP an die richtige Stelle verschieben [linke Maustaste gedrckt halten].

Kopierfunktionen
Im externem Aufmass haben Sie die Mglichkeit, Teilbereiche oder ganze Aufmasse zu kopieren. Um die Kopierauswahl aufzurufen, haben Sie mehrere Mglichkeiten: Kontextmen [Klick mit der rechten Maustaste] Menpunkt "Kopieren" Tastenkrzel Kopieren [STRG+ALT+C]-Einfgen [STRG+ALT+V] ber die Schaltflche "Weiteres..." die Funktion "Kopierassistent" bzw. "Einfgeassistent" aufrufen Um Feldinhalte zu kopieren bzw. einzufgen, knnen Sie die Windowsstandardfunktionen nutzen. Kopieren [STRG+C] Einfgen [STRG+V] Es ffnet sich folgender Dialog:

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TopKontor Handbuch

Sie erhalten jetzt die Auswahl, was kopiert werden soll. Aufmasspositionen ber diese Kopierfunktion haben Sie die Auswahl, entweder die markierte Position oder mehrere Positionen zu kopieren Aufmasszeilen mit dieser Kopierfunktion knnen Sie zu der entsprechenden Position auswhlen, welche der Aufmassketten Sie kopieren mchten
Mit [Weiter] besttigen Sie die Auswahl.

Markieren Sie jetzt die Position, in die die kopierten Daten eingefgt werden soll. Klicken Sie auf [Weiter] und die kopierten Daten werden eingefgt. Die kopierten Daten knnen auch in ein anderes Aufmass eingefgt werden. Wenn Sie ein komplettes Aufmass kopieren wollen, stellen Sie sich auf das entsprechende Aufmass, , anschlieend erscheint die folgende Abfrage. das Sie duplizieren wollen. Klicken Sie danach auf Besttigen Sie diese mit [JA], werden Sie in der nchsten Auswahl gefragt, zu welchem Kunden das Aufmass angelegt werden soll. Beachten Sie jedoch, dass Sie den Typ des Aufmasses nicht ndern knnen.

Neue Aufmasspositionen erfassen (Register Positionen)


Whlen Sie aus den Artikel-, Leistungs-, Lohn-, Gerte-, Fremdleistungs- oder Sonstigesstammdaten Hinzufgen... oder ber die gewnschten Positionen aus. Diese knnen Sie ber die Schalftflche das Kontextmen (rechte Maustaste) der freien Flche im linken Teil des Fensters erreichen. Kontextmen:

240

Aufmasscenter

ber manuellen Artikel, manuelle Leistung oder manuellen Lohn einfgen knnen Sie auch freie Positionen einfgen, welche nicht in den Stammdaten angelegt sind. Um nun das Aufmass zu berechnen, markieren Sie eine gewnschte Position und wechseln in das Feld Aufmassformel. Hier haben Sie zwei Mglichkeiten der Erfassung:

Erfassung der Aufmassformeln

eine Flchenbezeichnung aus Ihren Im Feld Flchenbezeichnung knnen Sie entweder ber Vorschlagswerten / Raumbuchbezeichnung auswhlen oder Sie erfassen manuell in dem Feld Flchenbezeichnung einen Bezeichnungstext.

241

TopKontor Handbuch

Nachdem Sie im Feld Flchenbezeichnung der Aufmassformel eine Bezeichnung hinterlegt haben, knnen Sie im Feld Aufmassformel Ihre Aufmasskette eingeben. Sie knnen hier auch zustzlichen Text in Hochkommata erfassen. Die Aufmassformeln knnen auch mehrzeilig erfasst werden. ber die Option Anzahl der Formelzeilen knnen Sie die Darstellung im externen Aufmass einstellen. Es knnen maximal neun Zeilen je Aufmassformel angezeigt werden.

Erfassung eines Aufmasses ber fertige Formeln:


Sie klicken auf und erhalten folgenden Dialog:

242

Aufmasscenter Haben Sie bereits in dem Feld Aufmassformel ein Aufmass eingegeben, wird Ihnen dieses zur weiteren Bearbeitung im Dialog angezeigt. Klicken Sie auf und Sie erhalten folgenden Dialog:

Whlen Sie hier die gewnschte Formel aus und klicken Sie auf [Weiter]. Sie erhalten nun ein Fenster zur Werteeingabe:

Geben Sie nun fr jede Formelvariable einen Wert ein. Die Werte werden automatisch hinter der Formel im Feld Ausdruck angezeigt. ber die Schaltflche [Formel bearbeiten] haben Sie die Mglichkeit, die vom Programm vorgegebenen Formeln fr Ihre Bedrfnisse zu ndern bzw. zu lschen oder weitere Formeln einzufgen .

243

TopKontor Handbuch

Hinterlegen Sie im Feld Illustration ein Formelbild, so wird dies bei Auswahl der entsprechenden Formel im Fenster zur Werteeingabe angezeigt. Abschlieend klicken Sie auf [bernehmen]. Sie sind jetzt wieder in der Werteeingabe. Hier haben Sie nochmals die Mglichkeit, eine Formel hinzuzufgen, zu lschen, zu korrigieren oder neue Variablen einzugeben. und haben Sie die Mglichkeit, eine Aufmasskette zu ffnen bzw. die ber die Schaltflchen berechnete Formel als Aufmasskette zu speichern. Klicken Sie auf [bernehmen]. Die Formel und die angegebenen Werte werden automatisch bernommen. Das Programm berechnet die Menge nun automatisch und trgt diese in das entsprechende Feld im Hauptfenster der Aufmassberechnung ein.

Optionen der Aufmassformel


Soll die eingefgte Aufmassformel als Abzug gelten, aktivieren Sie die Option "Abzug". Die eingegebene Aufmassformel wird jetzt von der zuvor erfassten Aufmassformel abgezogen. Beachten Sie, dass der Abzug erst ab der zweiten erfassten Aufmassformel aktiviert werden kann. Soll die eingefgte Formel nicht berechnet werden, aktivieren Sie die Option "nicht berechnen?". Diese Option dient zur Erfassung von Aufmassformeln, die laut VOB bermessen werden drfen. Sie haben die Mglichkeit, die Aufmassformel zu erfassen und zu prfen, ob diese Aufmassformel laut VOB unter die Flchenbermessungsgrenzen fllt. Zur Prfung durch den Architekten knnen die erfassten Flchen im Aufmassblatt mitgedruckt werden. Wollen Sie zustzlich einen Verschnitt berechnen, so geben Sie diesen in Prozent an. Haben Sie das Kontrollfeld Verschnitt in Menge bernehmen aktiviert, so wird nach der Eingabe die Menge inkl. Verschnitt automatisch berechnet. Im Feld ME whlen Sie nun noch die entsprechende Mengeneinheit aus. Sie speichern nun Ihre Angaben wie gewohnt ber in die entsprechende Position eingefgt. ab. Die ermittelte Menge wird nun automatisch

Spaltenaufmass anlegen
ber legen Sie das neue Aufmass an. Besttigen Sie die folgende Abfrage, ob eine Kopie des bestehenden Aufmasses angelegt werden soll, mit [NEIN]. Whlen Sie im darauf folgenden Fenster den Aufmasstyp Spaltenaufmass und als Variante Einzelaufmass. Nachdem Sie den zugehrigen Kunden ausgewhlt haben, tragen Sie wie zuvor die gewnschten Titel sowie die zugehrigen Artikelund Leistungspositionen ein. Sie markieren eine Position und geben im rechten Teil des Fensters die knnen Sie der Position weitere Stckzahl, sowie die Mae fr Lnge, Breite und Hhe ein. ber Spaltenaufmasszeilen zuweisen. Die weitere Vorgehensweise erfolgt analog zu dem zuvor beschriebenen Aufmass.

244

Aufmasscenter

Raumaufmass anlegen
Beim nchsten Aufmass, das Sie anlegen, handelt es sich um ein Raumaufmass. ber legen Sie das neue Aufmass an. Besttigen Sie die Abfrage, ob eine Kopie des Aufmasses angelegt werden soll, mit [NEIN]. Whlen Sie im darauf folgenden Fenster den Aufmasstyp Raumaufmass und als Variante Einzelaufmass. Nachdem Sie den zugehrigen Kunden ausgewhlt haben, stehen Sie in dem Register Raumbuch. zunchst den Gebudetyp. In diesem Register erfassen Sie ber Dem Gebudetyp knnen Sie je nach Art Stockwerke Wohnungen Rume

zuweisen. Einstellungen | Raumbuchvorlagen Vorlagen erstellt haben, knnen Wenn Sie unter Sie jetzt aus Ihren erstellten Vorlagen auswhlen.

Besttigen Sie die Auswahl mit [ENTER] oder [Doppelklick]. Besttigen Sie die folgende Abfrage mit [JA].

Die von Ihnen getroffene Auswahl wird jetzt eingefgt. Erfassen Sie jetzt zu den Rumen Ihre Aufmasse. Hierzu markieren Sie auf der linken Seite den Raum, zu dem Sie ein Aufmass erfassen mchten. Klicken Sie auf das Feld Flchenbezeichnung, knnen Sie entweder manuell die Flchenbeund es ffnet sich die Auswahl Ihrer Vorzeichnung erfassen oder Sie klicken auf den Button schlagswerte Flchenbezeichnung. Whlen Sie hier die gewnschte Bezeichnung aus und besttigen Sie mit [Doppelklick] oder [OK]. Die von Ihnen getroffene Auswahl wird eingefgt.

245

TopKontor Handbuch

Sie knnen zu jedem Raum beliebig viele Aufmasszeilen erfassen.

Haben Sie alle Aufmasse zu Ihren Rumen erfasst, wechseln Sie auf das Register Positionen. Fgen Sie hier die bentigten Positionen (Artikel, Leistung, Lohn, Gerte, Fremdleistung oder Sonstiges) fr Ihr Raumaufmass ein. Markieren Sie jetzt die erste Position, zu der Sie die Aufmasse aus dem Raumbuch zuweisen wollen. Klicken sie auf die Schaltflche sen]. Es ffnet sich folgender Dialog: [Rume/Flchen zuwei-

Markieren Sie in dem Dialog die Aufmasse, die der Position zugewiesen werden sollen (durch Klick in die Kstchen). Besttigen Sie mit [OK]. Sollten Sie ein Aufmass vergessen haben, rufen Sie den Dialog wieder auf. Die der Position bereits zugewiesenen Aufmasse werden Ihnen angezeigt. ndern Sie jetzt nach Bedarf die ausgewhlten Aufmasse und besttigen Sie mit [OK]. Wollen Sie zustzlich einen Verschnitt berechnen, so geben Sie diesen in Prozent an. Haben Sie das Kontrollfeld Verschnitt in Menge bernehmen aktiviert, so wird nach Ihrer Eingabe die Menge inkl. Verschnitt automatisch berechnet. Im Feld ME whlen Sie nun die entsprechende Mengeneinheit aus. Sie speiab. Die ermittelte Menge wird nun automatisch in die chern nun Ihre Angaben wie gewohnt ber entsprechende Position eingefgt.

246

Aufmasscenter

Raumaufmasse mit den Positionen abgleichen


Haben Sie ein Aufmass nicht vollstndig oder aber falsch erfasst, begeben Sie sich zurck in das Register Raumbuch. Hier selektieren Sie den Raum und das zur nderung anstehende Aufmass und ndern die Aufmassformel. Position abgleiNachdem Sie die Aufmassformel gendert haben, knnen Sie ber chen alle Aufmassformeln, mit denen der Position bereits zugewiesenen Aufmassformeln abgleichen. Beachten Sie jedoch, dass individuell genderte Aufmassformeln berschrieben werden.

Aufmass in ein Dokument bergeben


Haben Sie nun die gewnschten Aufmasse angelegt und gespeichert, so haben Sie ber Weiteres weitere Bearbeitungsmglichkeiten:

Wollen Sie nun ein erfasstes Aufmass in ein neues Dokument bergeben, so whlen Sie in der Tabelle das gewnschte Aufmass aus und klicken auf "Aufmass in Dokument bergeben". Es erscheint ein Fenster zur Auswahl der Dokumentart:

Sie whlen "Angebot" aus und besttigen mit [bernehmen]. Sie erhalten folgendes Fenster:

247

TopKontor Handbuch

Wollen Sie nun das Angebot einem Projekt zuordnen, so klicken Sie auf Projektzuordnung ndern. Sie gelangen sogleich in die Projektverwaltung von TopKontor. Klicken Sie auf [OK] und Sie gelangen direkt in die Belegbearbeitung. Die Kundenadresse sowie die Positionen mit dem zuvor berechneten Aufmass sind nun automatisch in das Angebot eingefgt. Sie knnen weitere Positionen hinzufgen bzw. ndern. Abschlieend speichern Sie das Dokument ab. Bei Auftragserteilung kann das Dokument ber Extras| Dokument umwandeln in in einen nchst hheren Dokumenttyp gewandelt werden.

Ein bestehendes Dokument in ein Aufmass bernehmen


Im Programm zur Aufmassberechnung haben Sie die Mglichkeit, ein bereits bestehendes Dokument (Angebot, Auftragsbesttigung, etc.) in das externe Aufmass zu bernehmen. Hierbei wird automatisch ein neues Aufmass angelegt, in das die aufgefhrten Positionen des Dokuments bernommen werden. Mit dieser Methode ist es auch mglich, Teil- und Schlussaufmasse zu erstellen. und whlen "Aufmass | Aufmass aus Dokument erzeugen". Sie Sie klicken dazu auf erhalten ein Fenster zur Auswahl des Dokumenttyps. Sie whlen Angebot (oder Auftragsbesttigung etc.) und besttigen mit [OK]. Danach gelangen Sie in den Dialog zur Auswahl der bestehenden Dokumente und whlen nun durch Doppelklick das gewnschte Dokument aus. Der Assistent zur Festlegung des Aufmasstyps sowie der Aufmassvariante wird aufgerufen.

Die Aufmassmengen ins Basisdokument zurckschreiben


Wenn Sie ein Dokument in das externe Aufmass importiert haben, knnen Sie die Aufmassmengen an dieses Dokument zurckgeben. Es ist durch diese Funktion nicht notwendig, das aus dem Dokument erstellte Aufmass in ein neues Dokument zu bergeben. und "Aufmass | Aufmassmenge in BasisdokuDurch Klicken auf die Schaltflche ment bergeben" werden die Mengen zurckgeschrieben. Die Verarbeitung wird mit dem Hinweis "Der Abgleich der Mengen mit dem Dokument ist beendet" quittiert. Besttigen Sie durch Klicken auf [OK].

Teilaufmass
Nach Auswahl der Variante "Teilaufmass" bettigen Sie die Schaltflche [Weiter] und gelangen in folgendes Fenster:

248

Aufmasscenter

Sie sehen hier die fortlaufende Nummer des eben angelegten Aufmasses sowie das vorbelegte aktuelle Datum. Beide Felder sind berschreibbar. In den Feldern Projekt-Nr und Kunden-Nr sehen Sie die jeweiligen Zuordnungen des zuvor ausgewhlten Dokuments. Diese Zuordnungen sind fest und knnen nicht gendert werden. Im darunterliegenden Feld wird Ihnen die Belegart und Belegnummer des ausgewhlten Dokuments (im Beispiel ein Angebot) angezeigt. Sie klicken auf [Fertig] und erhalten folgende Abfrage:

Klicken Sie hier auf [Ja], so werden die im Dokument angegebenen Mengenwerte im Fenster zum Aufmass auf Null gesetzt. Das neue Aufmass ist nun angelegt. Im Register Positionen sehen Sie nun 249

TopKontor Handbuch die vom Dokument bernommenen Positionen mit der angegebenen Stckzahl "0". Im unteren rechten Bereich erhalten Sie die Informationen der bereits abgerechneten Mengen. ber das Feld Aufmassformel beim Freien- und Raumaufmass berechnen Sie nun wie zuvor die Aufmasse pro Position oder geben sie manuell ein. Sie knnen nun wieder ber "Weiteres | In Dokument bergeben" die eben erstellten Aufmasse in eine Teilrechnung bergeben. Mssen Sie die Mengen des Teilaufmasses ndern, knnen Sie nach der nderung die Massen erneut an die bereits erstellte Teilrechnung bergeben. Klicken Sie hierzu erneut auf "Weiteres | In Dokument bergeben. Sie erhalten folgenden Dialog:

Sie knnen jetzt entweder die Mengen abgleichen, das ganze Dokument neu erzeugen oder die Mengen in neue Positionen bernehmen. Beachten Sie, dass bei Dokument neu erzeugen alle gemachten nderungen im Dokument verlorengehen. Beachten Sie auch, dass diese Funktion nur bei dem zuletzt erstellten Teil- bzw. Schlussaufmass mglich.

Schlussaufmass
Sie markieren das eben erstellte Teilaufmass und klicken auf "Weiteres | Schlussaufmass erstellen". Sie erhalten folgende Abfrage:

250

Aufmasscenter Sie besttigen mit [Ja]. Das Schlussaufmass wird nun automatisch erstellt. Sie erhalten anschlieend eine weitere Abfrage, welche Sie ebenfalls mit [Ja] besttigen. Sie gelangen in die Belegbearbeitung, wo die Kundenadresse und das erstellte Teilaufmass in eine Teilrechnung bernommen werden.

Auswertung
Im Fenster zur Aufmasserfassung gelangen Sie ber die Schaltflche "Weiteres | Vorschau | Einzelaufmass bzw. kumuliertes Aufmass" in den Reportgenerator. Hier haben Sie die Mglichkeit, sich ein detailliertes Aufmass-Blatt zu dem jeweiligen Aufmasstyp anzeigen zu lassen.

Anbindung Distanzmessgert
Anleitung zur Anbindung des HILTI Distanzmessgert PD28 ans TopKontor: Machen Sie sich mit der Bedienung des PD28 vertraut und beachten Sie die Sicherheitshinweise des Herstellers.

Schritt 1 Konfiguration: ber die Schaltflche Fenster: Import | Hilti | Einstellungen gelangen Sie in das nachfolgende

ber

ffnet sich ein Fenster zu Konfiguration der Schnittstellenparameter:

251

TopKontor Handbuch berprfen Sie, ob die Parameter mit den Einstellungen des Distanzmessgertes bereinstimmen. Abweichend von den hier gezeigten Werten kann bei Ihnen z.B. COM2 als Port gltig sein. Die brigen Angaben entsprechen den Werkseinstellungen des PD28 und sollten nicht gendert werden. Die genderten Einstellungen werden automatisch gesichert, so dass diese Einstellungen nur ein Mal vorgenommen werden mssen. Schritt 2 Verbinden: Schlieen Sie das Distanzmessgert an die gewhlte Schnittstelle an. ber die Schaltflche wird die Kommunikation mit dem PD28 aufgebaut. Dieser Schritt ist vor jedem erneuten Datenaustausch vorzunehmen. Die serielle Schnittstelle kann nur von einem Programm verwendet werden. Schlieen Sie zuvor andere Programme, die Daten mit dem Distanzmessgert austauschen. Falls das PD28 zum Zeitpunkt der Verbindungsaufnahme ausgeschaltet ist, wird dieses automatisch beim Verbindungsaufbau eingeschaltet. Beachten Sie jedoch, dass sich das Gert bei lngerer Nicht-Benutzung automatisch ausschaltet. Aktivieren Sie dann das PD28 am Gert selber oder durch Trennen und anschlieendes Verbinden in TopKontor. Schritt 3 Messen/ Messwerte bernehmen: TopKontor untersttzt beide mglichen Betriebsmodi des PD28. Sie knnen online, d.h. mit angeschlossenem Gert, Messungen durchfhren (z.B. mit dem Notebook auf der Baustelle). Aktivieren Sie den Protokollmodus am PD28 (siehe Handbuch Hilti). In dieser Betriebsart werden die aktuellen Messergebnisse ber die serielle Schnittstelle zur Verfgung gestellt. Import | Einzelmessung durchfhren Hierzu knnen Sie eine Einzelmessung mit bzw. [STRG] + [F11] auslsen. Der Messwert wird an der aktiven Stelle (freies Aufmass/ Spaltenaufmass) eingefgt. ber [Shift] + [F11] lsst sich der Laser an-/ ausschalten, um den Zielpunkt anzuvisieren. Selbstverstndlich lsst sich die Messung auch am Gert selbst aktivieren. Der zweite Modus ist der offline-Modus. Hierbei werden die Messwerte auf der Baustelle erfasst und anschlieend (in der Firma) auf den PC bertragen. Die Vorgehensweise des Speicherns von Messwerten entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung des PD28. Beim Aufmessen knnen Sie weitere 3-stellige Kennziffern zur Zuordnung der Messwerte angeben. Diese Angaben stehen Ihnen in der Spalte Ident und Code zur Verfgung. Der aktuell angewhlte Messwert des bernahmefensters kann mit [F11] ins Aufmass bernommen werden. Mit [Strg] + [Cursor hoch] bzw. [Strg] + [Cursor runter] kann in der bernahmeliste geblttert werden. Somit knnen Sie ohne Maus die Ergebnisse des PD28 in Ihr Aufmass bernehmen. Beachten Sie, dass die bernahmeliste beim Verlassen des Aufmasses nicht gespeichert wird. Lschen Sie die Messwerte des PD28 erst nach vollstndiger bernahme der Ergebnisse.

Einstellungen
ber die Schaltflche anzupassen. haben Sie die Mglichkeit, Einstellungen zum externen Aufmass

Beachten Sie auch die Mglichkeiten der Mobilen Lsungen fr TopKontor insbesondere im Zusammenspiel mit Laserdistanzmessgerten.

252

Aufmasscenter

Register Allgemein
Unter dem Register Allgemein bestimmen Sie den Vorgabetext bei Titeln und Untertiteln, den Vorgabewert fr den Verschnitt, unterteilt nach Leistungen und Artikeln bei neu eingefgten Positionen in einem Aufmass. Zudem knnen Sie hier bestimmen, ob bei den neu eingefgten Positionen eine automatische Positionsnummerierung erfolgen soll.

Register Reporte
Unter dem Register Reporte hinterlegen Sie zu jedem Aufmasstyp den aufzurufenden Report. Geben Sie Ihren individuell angepassten Reporten eine neue Bezeichnung. Diese werden dann bei einem Update nicht berschrieben.

Register Raumbuchvorlagen
Unter dem Register Raumbuchvorlagen knnen Sie Vorlagen fr Ihre Raumaufmasse erstellen. Um eine neue Raumbuchvorlage erstellen zu knnen, mssen Sie einen neuen Gebudetyp einfgen. und es ffnet sich ein Auswahlfenster. Fgen Sie den Gebudetyp ein. Geben Sie Klicken Sie auf die Bezeichnung fr den neu zu erstellenden Gebudetyp ein.

Gebudetyp einfgen Markieren Sie den neuen Eintrag Gebudetyp. ber "Hinzufgen" knnen Sie weitere Ebenen einfgen. Whlen Sie im Auswahlfenster aus, ob Sie ein weiteren Gebudetyp, ein Stockwerk, eine Wohnung oder einen Raum einfgen wollen. Haben Sie z.B. Stockwerk ausgewhlt, wird Ihnen jetzt eine Auswahl der in den Raumbuchbezeichnungen zu dem Typ passenden Werte angeboten. Ist die von Ihnen gewnschte Bezeichnung bei den zur Auswahl stehenden Bezeichnungen nicht vorhanden, knnen Sie diese jetzt direkt in das Feld eintragen. Beachten Sie jedoch, dass die neu erfasste Bezeichnung nicht in die Vorschlagswerte der Raumbuchbezeichnungen bernommen wird. Bentigen Sie diese Bezeichnung fter, sollten Sie diese gleich in das Register Raumbuchbezeichnungen fr den jeweiligen Typ eintragen.

Register Raumbuchbezeichnung
Unter dem Register Raumbezeichnungen knnen Sie Vorschlagswerte fr wiederkehrende Flchen, Raum-, Wohnungs- und Stockwerks-bezeichnungen hinterlegen. Whlen Sie aus, zu welchem Typ der Vorschlagstext erfasst werden soll.

253

TopKontor Handbuch

Klicken Sie auf

und erfassen die gewnschte Bezeichnung in dem Feld Name. Nachdem Sie die .

Bezeichnung erfasst haben, besttigen Sie mit

Register Schnittstellen
Unter dem Register Schnittstellen knnen Sie die Konfiguration zum Hilti Distanzmessgert hinterlegen. Machen Sie sich mit der Bedienung des PD28 vertraut und beachten Sie die Sicherheitshinweise des Herstellers.

ffnet sich ein Fenster zur Konfiguration der Schnittstellenparameter. berprfen ber Sie, ob die Parameter mit den Einstellungen des Distanzmessgertes bereinstimmen. Abweichend von den hier gezeigten Werten kann bei Ihnen z.B. COM2 als Port gltig sein. Die brigen Angaben entsprechen den Werkseinstellungen des PD28 und sollten nicht gendert werden. Die genderten Einstellungen werden automatisch gesichert, so dass diese Einstellungen nur ein Mal vorgenommen werden mssen.

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Projektverwaltung
Das TopKontor verfgt ber eine integrierte Projektverwaltung. Hierber erhalten Sie smtliche Dokumente angezeigt, die Sie fr ein Projekt erstellt haben. Sie ffnen die Projektverwaltung ber Auftragsbearbeitung | Projektverwaltung oder ber die Tastenkombination [Strg] + [J]. Sie erhalten folgendes Fenster:

Im Feld Projekte unten links sehen Sie stets die Auswahl Ihrer Projekte auf einen Blick. Als Filter knnen Sie einen Status auswhlen, so dass nur Projekte dieses Status angezeigt werden. Dokumente des Projektes Whlen Sie nun ein Projekt durch Anklicken aus, so werden Ihnen alle diesem Projekt zugehrigen Belege im rechten unteren Fensterbereich angezeigt. Hier knnen Sie auch eigene Verzeichnisstrukturen anlegen, wie Sie Ihnen vom Windows Explorer bekannt sind. So kann zum Beispiel in einem Projekt ein Unterordner angelegt werden (z.B. fr Bilder der Baustelle oder den Schriftverkehr). Per Drag and Drop knnen Sie diesen Ordner mit den Bildern (z.B. von Ihrer Digitalkamera) fllen. Es wird im Mandanten automatisch eine Dateistruktur angelegt. Bei einer Datensicherung des Mandanten werden diese Daten also ebenfalls gespeichert. Das funktioniert mit allen Dateien (Word, Excel, PDF etc.). Wenn diese Dateien mit einer Applikation in Windows verknpft sind, knnen Sie so die Datei durch Doppelklick im Projektstamm in der verknpften Anwendung starten.

Funktionen zur Projektverwaltung


Smtliche Funktionen zum Projekt und den dazugehrigen Dokumenten rufen Sie ber die Schaltflche [Weiteres...] auf:

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TopKontor Handbuch

Durch Klick auf den Menpunkt Start mit Hauptmen erscheint die Projektverwaltung als Wiedervorlage automatisch bei jedem Start von TopKontor.

Projektinformationen
Whlen Sie den Menpunkt "Projektinformationen anzeigen...", so ffnet sich ein weiteres Fenster zur Hinterlegung und zum Aufruf wichtiger Projektinformationen.

Register Zahlungskonditionen
Legen Sie hier die Zahlungskonditionen wie Flligkeit, Skonto, Einbehalt und Nachlass auf die VKPreise fr das jeweilige Projekt fest. Die Felder werden gem den Angaben im Adressstamm zum jeweiligen Kunden vom Programm automatisch vorbelegt, knnen jedoch fr das Projekt berschrieben werden.

256

Projektverwaltung Die projektbezogenen Angaben haben keinen Einfluss auf die Daten im Adressstamm.

Register Adressen
Sie haben hier die Mglichkeit, eine abweichende Rechnungs- und Lieferanschrift zu hinterlegen. Diese Adressen werden dann bei der Erstellung der Lieferscheine und Rechnungen herangezogen.

Register Mitarbeiter
Tragen Sie hier die fr das Projekt zustndigen Mitarbeiter, Vorarbeiter etc. ein. Sie whlen diese ber aus der Adressliste aus. Im unteren Teil des Fensters knnen Sie weitere am Projekt beteiligte Firmen oder Personen, wie z.B. den Bauleiter oder Architekten, frei hinterlegen.

Register Projektinformation
Tragen Sie hier weitere fr Sie wichtige Informationen zum jeweiligen Projekt in beliebiger Form ein. Sobald Sie hier einen Eintrag hinterlegen, erscheint am Registerkopf das Symbol .

Neues Projekt anlegen


Ein neues Projekt legen Sie stets zu Anfang eines Auftrages an, um beim Speichern von erstellten Angeboten und Auftragsbesttigungen gleich eine Zuordnung treffen zu knnen. Wollen Sie einem Dokument kein Projekt zuordnen, so wird dieses automatisch unter "Dokumente ohne Projektzuordnung" gefhrt und kann dort aufgerufen, bearbeitet oder einem anderen Projekt zugeordnet werden. , um ein neues Projekt anzulegen. Sie gelangen sogleich in das Sie bettigen nun die Schaltflche Fenster zur Auswahl eines Kunden. Haben Sie den gewnschten Kunden mit Doppelklick ausgewhlt, so gelangen Sie automatisch in das Fenster zur Projektverwaltung zurck. Eine Projektnummer wird automatisch vom Programm fortlaufend vergeben, kann hier aber berschrieben werden. Kunden-Nr.: Nach Auswahl des Kunden wird die entsprechende Kundennummer automatisch vom Programm in dieses Feld eingetragen. Die komplette Kundenanschrift wird im nebenstehenden Fenster angezeigt. Betreff: Sie tragen hier einen kurzen Beschreibungstext bezglich des Projektes ein. Projektbeginn / -ende: Hier knnen Sie die Projektdauer manuell festlegen oder ber Kalender zur Auswahl und bernahme des gewnschten Datums gelangen. direkt in den

Bemerkung: Sie hinterlegen hier fr Sie wichtige Informationen bezglich des Projektes von beliebigem Umfang. Haben Sie Ihre Angaben gettigt, so klicken Sie auf , um den Datensatz zu speichern.

Dokumente hinzufgen
ber die Schaltflche [Weiteres...] ffnet sich ein Men. Whlen Sie hier den Eintrag "Neues Dokument zum Projekt erstellen" erscheint folgende Auswahl:

257

TopKontor Handbuch Angebot... Auftragsbesttigung... Lieferschein... Lieferscheinnachweis Rechnung... Gutschrift... Freier Beleg... Sammelauftrag... Sammelrechnung aus Auftragsbesttigung (aus Lieferschein)... externes Dokument.. Textdokument...

Sie klicken z.B. auf "Angebot..." und gelangen sogleich in das Fenster zur Dokumentbearbeitung. Hier erfassen Sie das neue Angebot. Nachdem Sie das Dokument abgespeichert und geschlossen haben, gelangen Sie zurck zur Projektverwaltung. Das eben erstellte Angebot wurde dem gewnschten Projekt bereits zugeordnet. Wollen Sie das Angebot ndern, so gelangen Sie mittels Doppelklick auf das Dokument automatisch in die Dokumentbearbeitung.

Dokumente verwalten
Um Dokumente eines Projektes zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaen vor: ber die Schaltflche [Weiteres...] ffnet sich ein Men. Whlen Sie hier den Eintrag "Markiertes Dokument umwandeln in" erscheint folgende Auswahl: Angebot... Auftrag... Lieferschein... Rechnung... Gutschrift... Freier Beleg Das umzuwandelnde Dokument ist zuvor mit der Maus zu markieren.

Klicken Sie auf die einem Projekt zugeordneten Dokumente, so erhalten Sie im oberen Teil des Fensters nhere Angaben zur Erstellung, zur Gesamtsumme, sowie zur Ableitung angezeigt. Durch Doppelklick auf die zugeordneten Dokumente gelangen Sie direkt in den entsprechenden Beleg. Haben Sie ein Dokument markiert und klicken auf [Weiteres...] und whlen "Angezeigtes Dokument bearbeiten...", so gelangen Sie ebenfalls in den entsprechenden Beleg.

Auswertung
ber [Weiteres...] "Auswertung anzeigen..." gelangen Sie in den Reportgenerator. Hier haben Sie die Mglichkeit, detaillierte Auswertungen zu erstellen und auszudrucken.

258

Reparaturauftrge
Das Modul Reparaturauftrge dient Ihnen zur Erstellung, Verwaltung und Abrechnung von Arbeitsund/ oder Reparaturauftrgen. Sie ffnen dieses Bearbeitungsfenster ber Auftragsbearbeitung| Reparaturauftrge.

Es werden Ihnen die bestehenden Reparaturauftrge angezeigt. ber den linken Bereich knnen Sie festlegen, ob Sie alle, nur offene, nur erledigte oder nur erteilte Auftrge sehen wollen. Zustzlich zur Auswahl knnen Sie ber das Listenfeld Sortierung eine Sortierung nach Auftrags-Nr., Kunden-Nr., Termin, Betreff oder Arbeitsort der Tabelle vornehmen. Weitere Einschrnkungen knnen Sie ber des Fensters machen. | Auswahl festlegen im rechten Bereich

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TopKontor Handbuch

Sie knnen die Auswahl ber das Datum, die Kundennummer, den Monteur oder den 2. Monteur vornehmen. Nach dem Klick auf [bernehmen] werden Ihnen zur Auswahl nur noch die Datenstze angezeigt, die in die Auswahl fallen. | Auswahl zurcksetzen. Ist eine Auswahl Um die Auswahl aufzuheben, klicken Sie auf gesetzt, erkennen Sie das an dem Trichtersymbol auf der rechten Seite in der Reparaturauftragserfassung.

Einstellungen Reparaturauftrag
Fr die Reparaturauftrge knnen Sie Einstellungen vornehmen. Die Einstellungen rufen Sie ber das linke auf.

Sie knnen abweichend zu den herkmmlichen Rechnungen ein Formular bzw. einen Vor- und Nachtext einstellen. Haben Sie einen Ihren Bedrfnissen angepassten Report fr den Reparaturauftrag, knnen Sie diesen ebenfalls in den Einstellungen hinterlegen. Mit den Optionen Auftragsnummer in Rechnungsbetreff bernehmen und Arbeitsort in die Rechnung bernehmen knnen Sie zustzliche Informationen automatisiert bei der Erstellung einer Rechnung vorgeben. Haben Sie alle notwendigen Einstellungen vorgenommen, speichern Sie die Eingaben ab.

Reparaturauftrag neu anlegen


Um einen neuen Auftrag anzulegen, klicken Sie auf und gelangen in den Kundenstamm zur Auswahl des Kunden fr den neuen Auftrag. Nach Auswahl des Kunden fr den neuen Auftrag und Besttigung werden die jeweiligen Daten des Kunden automatisch in das Fenster der Reparaturauftrge bernommen. Eingang: Dieses Feld wird automatisch mit dem jeweiligen Tagesdatum vorbelegt, kann aber berschrieben werden. 260

Rechnungseingang / Rechnungsausgang

Termin: Hier tragen Sie den mit dem Kunden vereinbarten Termin ein bzw. whlen das Datum ber die Kalenderfunktion aus. Gegebenenfalls tragen Sie den gewnschten Uhrzeit-Termin in die nebenstehenden Felder von...bis ein. Erteilt durch: Dieses Feld wird mit dem Ansprechpartner des Kunden vorbelegt, kann aber auch gendert werden. Tragen Sie hier den Namen der Person ein, die Ihnen den Auftrag erteilt hat. Telefon: Dieses Feld wird mit der Telefonnummer des Ansprechpartners aus dem Kundenstamm vorbelegt. ndern Sie diese Nummer falls notwendig. Unter dieser Nummer knnen Sie den Auftraggeber bei evtl. Rckfragen erreichen. Monteur / 2.Monteur: Whlen Sie hier die Monteure aus, die den Auftrag ausfhren sollen. Um einen Monteur auswhlen zu knnen, ist es notwendig, dass der betreffende Mitarbeiter im Mitarbeiterstamm ber das Kontrollfeld Monteur als ein solcher ausgewiesen ist. Im Feld Betreff hinterlegen Sie einen eindeutigen Zuordnungsbegriff. Garantie: Handelt es sich bei einem Reparaturauftrag um einen Garantiefall, so aktivieren Sie dieses Kontrollfeld. In der Tabelle, in der die Auftrge aufgefhrt sind, wird dies vom Programm sofort vermerkt. Im linken Teil des Fensters wird eine Anschrift angezeigt, welche aus dem Kundenstamm bernommen wird. ndern Sie gegebenenfalls die Anschrift, falls die Reparatur an einem anderen Arbeitsort ausgefhrt werden soll. knnen Sie Objektadressen anlegen oder ber die Schaltflche auswhlen. Sie knnen zu einem Kunden beliebig viele Objektadressen erfassen. Handelt es sich bei Ihrem Kunden z.B. um eine Hausverwaltung, knnen Sie die Anschriften der Wohnungen erfassen, die von der Hausverwaltung betreut werden. Sie knnen die Adresse zum Ausfhrungsort auch ohne die Anlage einer Objektadresse ndern. Das empfiehlt sich immer dann, wenn davon auszugehen ist, dass die Adresse einmalig als Ausfhrungsort bentigt wird. ber die Felder Entfernung und Anfahrtsdauer knnen Sie Angaben zur Anfahrt machen. Register Arbeitsbeschreibung: Geben Sie hier eine Arbeitsbeschreibung zu dem Reparaturauftrag ein. Diese Arbeitsbeschreibung wird auf dem Reparaturauftrag mit ausgedruckt. Register Bemerkung: Erfassen Sie hier eine interne Bemerkung zum Reparaturauftrag.

Positionen erfassen
Whlen Sie den Menpunkt "Positionserfassung..." ber die Schaltflche . Dadurch ffnen Sie das Fenster zur Erfassung der jeweiligen Positionen. Diese Funktion ist immer nur dann aktiv, wenn Sie entweder ein neues Projekt anlegen oder ein bestehendes Projekt bearbeiten. Es erscheint folgender Dialog:

261

TopKontor Handbuch

Im linken Teil des Fensters erhalten Sie eine bersicht der vorhandenen Positionen. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie detaillierte Informationen zur Position. Neben Datum, Menge, Mengeneinheit und Zeitaufwand werden Ihnen im unteren Teil des Fensters der Einkaufs- und Verkaufspreis samt prozentualem Aufschlag der jeweiligen Position angezeigt. ber die Register Kurztext und Langtext knnen Sie die entsprechenden Texte einsehen und bearbeiten. (Hinweis: Das Register Langtext erscheint, sobald mindestens eine Position hinzugefgt wurde.) . Wenn Sie mit der Um neue Positionen hinzuzufgen, klicken Sie auf die Schaltflche rechten Maustaste auf die Positionsbersicht klicken, knnen Sie auch ber das Kontextmen neue Positionen einfgen. Sie knnen folgende Positionsarten auswhlen:

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Rechnungseingang / Rechnungsausgang Bei Artikel, Leistung und Lohn ffnet sich ein entsprechendes Auswahlfenster. Das aktuelle Tagesdatum wird automatisch eingetragen. Falls Sie es ndern mchten, klicken Sie mit der linken Maustaste in dieses Feld. Sie knnen das Datum manuell eintragen oder ber den Kalender auswhlen. Sie knnen unabhngig vom zugewiesenen Monteur die Lohnposition erfassen. Alle Positionen, die in den Reparaturauftrag eingefgt werden, knnen direkt in der Positionserfassung kalkuliert werden. Des weiteren kann positionsweise bestimmt werden, ob die Position mit Kurz-, Lang- oder Kurz- & Langtext in die Reparaturrechnung bernommen werden soll. Weiteres | Preisauswahl anzeigen:

Es werden Ihnen die Preisgruppen VK1 VK10 angezeigt. Sie haben die Mglichkeit, den gewnschten Preis fr diese Position zu bernehmen.

Reparaturauftrag abrechnen
Ist ein Reparaturauftrag abgeschlossen, so bettigen Sie und whlen "Beleg erzeugen/ bearbeiten", um eine Rechnung fr den ausgewhlten Reparaturauftrag zu erstellen bzw. um eine bestehende Rechnung aufzurufen. Sie erhalten folgende Abfrage:

Hier knnen Sie bestimmen, ob es sich um eine einzelne Rechnung oder um eine Sammelrechnung handelt. Im Falle einer Sammelrechnung knnen Sie weitere Reparaturauftrge fr diesen Kunden auswhlen. Auerdem setzen Sie hier die Option, ob der Auftrag auf erledigt gesetzt werden soll.

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TopKontor Handbuch

Der Reparaturauftrag ist somit erledigt. Es knnen keine Positionen mehr hinzugefgt oder bestehende gendert werden. Sie erhalten weiterhin folgende Abfrage:

Sie haben hier nun die Mglichkeit, ber Projektzuordnung ndern den jeweiligen Beleg in die Projektverwaltung zu bernehmen. Klicken Sie nur auf [OK], so wird die Rechnung lediglich gespeichert. Die zugehrige Rechnung wird erstellt. Sie gelangen direkt in das entsprechende Dokument in der Belegbearbeitung.

Weitere Funktionen
ber die Schaltflche knnen Sie folgende zustzlichen Funktionen aufrufen:

Hier ffnet sich der Explorer fr Berichte mit dem Reparaturauftrag in der Druckvorschau.

Reparaturauftrge mit mobileObjects / TomTom Works


TomTom Works und mobileFleetManager sind moderne Produkte fr serviceorientierte Unternehmen. Bei beiden Produkten kann ber mobile Endgerte mit einem PC im Unternehmen kommuniziert werden. Termine, Kommentare und Adressen werden zum Servicetechniker auf das Endgert bertragen, stehen dort zur Information und als Navigationsgrundlage zur Verfgung. Durch die Zusammenarbeit mit TopKontor Handwerk kann die zentrale Disposition direkt aus der Reparaturauftragsverwaltung 264

Rechnungseingang / Rechnungsausgang vorgenommen werden. Nachdem die Schnittstelle zu einem dieser Produkte unter Einstellungen aktiviert wurde, knnen Sie im Bereich Reparaturauftrge Ihre Zugangsdaten zu dem jeweiligen Anbieter hinterlegen.

Einstellungen zu TomTom Works und mobileObjects


Nachdem Sie die Schnittstelle zu TomTom Works oder mobileObjects aktiviert haben, rufen Sie in der | Einstellung zu TomTom Works oder Reparaturauftragsverwaltung unter mobileObjects die Einstellung auf. Geben Sie im folgenden Dialog ihre Zugangsdaten ein. Zustzlich knnen Sie bestimmen, ob die Auftrge automatisch beim Speichern des Auftrages erfolgen soll oder nicht. Weiter knnen Sie angeben, ob Nachrichten automatisch vom Web-Server abgerufen werden sollen.

Im Register Gerte/Fahrzeug Zuordnung knnen Sie die aktuellen Einstellungen der Gerte vom Portalanbieter runterladen. Nachdem die Gerte zur Auswahl stehen, knnen Sie diese einem Monteur zuordnen oder Sie lassen das Feld Monteur leer. In diesem Fall wird der Monteur, den Sie bei der Anlage des Reparaturauftrages ausgewhlt haben, bernommen. Achtung: Die Gerte/Fahrzeugdaten mssen immer ber das Portal des Webanbieters hinterlegt bzw. eingestellt sein.

Haben Sie, alle Einstellungen vorgenommen, verlassen Sie den Dialog, indem Sie auf [Speichern] klicken. Achtung: Fr die TomTom Works Schnittstelle ist es erforderlich, die Webfleet Connect Funktion durch den Anbieter freischalten zu lassen. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Anbieter bzw. den Web-Portalbetreiber.

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TopKontor Handbuch

Zustzliche Funktionen im Reparaturauftrag


Mit der Aktivierung von mobileObjects oder TomTom Works stehen Ihnen zustzliche Funktionen zur Verfgung. Im Reparaturauftrag stehen Ihnen weitere Status zur Auswahl. Die Status werden automatisiert vergeben. Im Schaubild soll Ihnen veranschaulicht werden wie sie vergeben werden.

Fr jeden Auftrag wird mit dem Versenden des Auftrages eine ausgehende Nachricht angelegt. Zustzliche Status Auftrag abgelehnt: Der Monteur teilt Ihnen mit, dass der Auftrag durch ihn nicht ausgefhrt werden kann. Arbeit unterbrochen: Die Arbeit wurde wegen z.B. eines fehlenden Teils unterbrochen Arbeit begonnen: Die Arbeit wurde aufgenommen Arbeit beendet: Der Auftrag wurde ausgefhrt und beendet. Ist dieser Status erteilt, kann eine Rechnung erstellt werden. In der Ansicht der Reparaturauftrge finden Sie zudem das Register Nachrichten. Hier knnen Sie alle zum markierten Auftrag aus- und eingehenden Nachrichten einsehen.

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Rechnungseingang / Rechnungsausgang

Wollen Sie alle Nachrichten zu den Auftrgen sehen, knnen Sie das auch ber die Funktion Nachrichten in der Statusleiste tun. Hier stehen Ihnen alle Nachrichten zu den Auftrgen zur Verfgung. Sie knnen mit den Filtern in der Statusleiste die Ansicht einschrnken.

ber das

knnen Sie neue Nachrichten an den Monteur bzw. das vom Monteur benutzte Gert

| auf versenden. Wollen Sie auf eine eingehende Nachricht antworten, klicken Sie auf Nachricht antworten. Sie mssen im Anschluss nur noch die Nachricht erfassen, alle anderen Angaben werden automatisch gesetzt. 267

TopKontor Handbuch

Wollen Sie Nachrichten lschen, klicken Sie auf . Beachten Sie bitte, dass eingehende Nachrichten nicht gelscht werden knnen. Sind Nachrichten noch nicht versendet, knnen Sie das ber | Versenden an tun. Achtung: Wenn Sie die mobileObjects oder TomTom Works Schnittstelle nutzen, mssen alle Auftrge und Nachrichten ber TopKontor Handwerk erfolgen. Auftrge, die ber das jeweilige Portal erfasst wurden, werden nicht in TopKontor importiert.Rechnungseingang / Rechnungsausgang

Rechnungsbernahme Rechnungsausgangsbuch
Die bernahme einer Rechnung in das Rechnungsausgangsbuch erfolgt automatisch nach dem Druck des entsprechenden Dokuments. Sie wollen nun die erstellten Rechnungen ausdrucken. Zuerst erhalten Sie einen Dialog, ob Sie die Rechnung vor dem Druck sichern wollen. Besttigen Sie dies mit [Ja], so gelangen Sie in einen weiteren Dialog, um eine Projektzuordnung vorzunehmen.

Wollen Sie dieses Dokument einem Projekt zuordnen, so klicken Sie auf die Schaltflche [Projektzuordnung ndern]. Sie gelangen sogleich in die Projektverwaltung von TopKontor. Klicken Sie in dieser Abfrage nur auf [OK], so wird die Rechnung gespeichert und Sie verbleiben in der Dokumentenbearbeitung. Sie erhalten sogleich ein weiteres Fenster zur Auswahl des gewnschten Druckers. Nach Auswahl des Druckers klicken Sie auf [OK] und Sie erhalten folgenden Dialog:

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Rechnungseingang / Rechnungsausgang

Es werden Ihnen hier die entsprechenden Summen der Rechnung angezeigt, sowie das zuvor ausgewhlte Erlskonto. Sie haben hier die Mglichkeit, fr den ausgewhlten Beleg das Erlskonto neu zu belegen. Haben Sie Ihrem Kunden fr diese Rechnung Skonto gewhrt, so wird dies hier ebenfalls mit Angabe des Datums angezeigt. Dieses Feld kann hier nicht mehr von Ihnen bearbeitet werden. Haben Sie zuvor kein Skonto zugewiesen, so ist dieses Feld aktiv und Sie haben die Mglichkeit, einen Skontobetrag, sowie das Skontoziel einzutragen. Ebenso finden Sie hier die Anzeige zum Einbehalt. Definieren Sie das Einbehaltziel, sowie die Flligkeitsfrist.

Abbuchung vom Lager


Haben Sie dieses Kontrollfeld aktiviert, so wird automatisch das Artikel vom Lager abgebucht. Sie gelangen dann in ein weiteres Fenster zur eigentlichen Lagerabbuchung. Dieses Feld kann nur aktiviert werden, wenn Sie zuvor unter Datei | Einstellungen | Voreinstellungen die entsprechende Lageraktualisierung beim Druck aktiviert haben. Positionsstatistik pflegen: Je nachdem, welche Einstellungen Sie unter Datei| Einstellungen| Programm | Dokumente | Aktualisierungseinstellungen vorgenommen haben, ist dieses passive Kontrollkstchen de- oder aktiviert. Sind Sie mit den Angaben zu der eben erstellten Rechnung zufrieden, bzw. haben Sie nderungen vorgenommen, so klicken Sie abschlieend auf [Ja]. Die Rechnung wird nun gedruckt und automatisch in das Rechnungsausgangsbuch bernommen.

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TopKontor Handbuch

Rechnungsausgangsbuch
ber Auftragsbearbeitung| Rechnungsausgangsbuch bzw. ber die Tastenkombination [Strg] + [G] gelangen Sie in ein Fenster zur Erstellung von entsprechenden Listen. Dies dient Ihnen insbesondere zur Kontrolle und Auswertung Ihrer erstellten Ausgangsrechnungen.

Im unteren Teil dieses Dialogs werden Ihnen listenartig alle Rechnungen eines von Ihnen bestimmten Zeitraums aufgefhrt. Die Sortierung der angezeigten Rechnungen nehmen Sie wie gewohnt vor. ber die Felder Rechnungen vom/ bis legen Sie den Zeitraum der anzuzeigenden Rechnungen fest. Sie tragen hier das jeweilige Datum ein bzw. suchen dieses ber die Kalenderfunktion aus. ber das Listenfeld Auswahl legen Sie fest, welche Rechnungen aufgefhrt werden sollen. Zur Auswahl stehen: Alle Rechnungen bezahlte Rechnungen Offene Posten (nur bei Zusatzmodul OP-Verwaltung)

ber Erlskonto nehmen Sie eine Auswahl nach zugeordneten Erlskonten vor. Klicken Sie auf die gleichnamige Schaltflche, so gelangen Sie in das Fenster zur Anlage und Bearbeitung von Konten. Zur Auswahl eines Kunden geben Sie entweder im entsprechenden Feld die Kunden-Nr. ein oder Sie und gelangen automatisch in den Kundenstamm zur Auswahl des gewnschten Kunden. bettigen Es werden Ihnen dann nur Rechnungen des ausgewhlten Kunden angezeigt.

Druckvorschau Mit dieser Auswahl startet der Reportgenerator. Aus der Vorschau des Rechnungsausgangsbuchs heraus haben Sie dann auch die Mglichkeit, die Liste der Rechnungen auszudrucken. Wenn Sie den Reportgenerator geschlossen haben, knnen Sie folgende Auswahl treffen:

Wenn Sie hier mit [Ja] besttigen, werden die Rechnungen gekennzeichnet und erscheinen nicht mehr im Rechnungsausgangsbuch. 270

Rechnungseingang / Rechnungsausgang

Rechnungseingangsbuch
Das Rechnungseingangsbuch dient zur Kontrolle, Auswertung und Verarbeitung eingegangener Rechnungen. Sie ffnen ber Auftragsbearbeitung | Rechnungseingangsbuch den entsprechenden Menpunkt.

Im unteren Teil dieses Dialogs werden Ihnen listenartig alle Eingangsrechnungen eines bestimmten Zeitraums aufgefhrt. ber die Felder Rechnungen vom / bis legen Sie den Zeitraum der anzuzeigenden Rechnungen fest. Sie tragen hier das jeweilige Datum ein, bzw. suchen dieses ber die Kalenderfunktion aus. ber das Listenfeld Auswahl legen Sie fest, welche Rechnungen aufgefhrt werden sollen. Zur Auswahl stehen: Alle Rechnungen Bezahlte Rechnungen Offene Rechnungen

ber Kostenkonto nehmen Sie eine Auswahl nach zugeordneten Kostenkonten vor. Klicken Sie auf die gleichnamige Schaltflche, so gelangen Sie in das Fenster zur Anlage und Bearbeitung von Konten. Geben Sie im Feld Lieferanten-Nr. eine Nummer an, so erhalten Sie nur Rechnungen dieses einen gelangen Sie automatisch in den Adressstamm zur Auswahl des geLieferanten angezeigt. ber . Aus der wnschten Lieferanten. Um die Liste am Bildschirm ansehen zu knnen, bettigen Sie Vorschau (Report Generator) heraus haben Sie dann auch die Mglichkeit, die Liste der Rechnungen auszudrucken.

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Lagerverwaltung
Lager-Center
ber Extras | Lagercenter | bersicht gelangen Sie in ein bersichtsfenster zur Verwaltung Ihrer Lagerartikel. Hier sehen Sie auf einen Blick die sich in Ihrem Lager befindenden Artikel mit Angabe von Bestand, Zu- und Abgngen etc. Die Lagerartikel werden hier vom Artikelstamm abgeleitet. Weiterhin haben Sie hier die Mglichkeit, Standard-, Lager-, Inventur-, Bestandswert- und Bestelllisten zu erstellen und auszudrucken.

Im unteren Teil des Fensters werden Ihnen die entsprechenden Lagerartikel in Tabellenform angezeigt. Um die Anzeige einzuschrnken, haben Sie die Mglichkeit, im Gruppenfeld Auswahlkriterien entsprechende Kontrollfelder zu de- und aktivieren. Um sich Artikel anzeigen zu lassen, die tatschlich auf Lager sind, aktivieren Sie Bestand grer als Null. Wollen Sie sich Artikel anzeigen lassen, die eine negative Lagerbewegung haben, so klicken Sie die Option Abgang grer als Null an. Aktivieren Sie Mindestbestand unterschritten, so werden Artikel angezeigt, deren Mindestbestand unterschritten ist. Suchen Sie Artikel, deren Wert grer als die Summe ... ist, so aktivieren Sie die Option Bestandswert grer als und tragen Sie den gewnschten Wert in das nebenstehende Eingabefeld ein. Lieferant: Sie nutzen dieses Listenfeld, um sich Artikel eines bestimmten Lieferanten anzeigen zu lassen. Lager: Sie whlen hier das Lager aus, dessen Bestand angezeigt werden soll. Neue Lager legen Sie ber die nebenstehende Schaltflche an.

Liste: Dieses Listenfeld dient zur Auswahl der gewnschten Listenform beim Ausdruck. Sie knnen hier zwischen mehreren Listen-Typen (Standardliste, Bestellliste....) auswhlen. Es werden alle vorgegebenen, sowie von Ihnen definierten Listen zur Auswahl angeboten. ber das Feld Sortierung haben Sie auf einfache Art die Mglichkeit, sich Artikel nach den vorgegebenen Kriterien anzeigen zu lassen. ber Summen dieser Auswahl bekommen Sie auf einen Blick den Lagereinkaufs- und den Lager272

Lagerverwaltung verkaufswert des von Ihnen ausgewhlten Artikels angezeigt. Dies dient nur zu Ihrer Information. Sie knnen hier nichts ndern. ber die Schaltflche knnen Sie folgende Funktionen auswhlen:

Lagerbewegung einsehen... Hier ffnet sich ein Informationsfenster zu den Lagerbewegungen. Sie knnen hier nichts ndern. Druckvorschau... Hier haben Sie die Mglichkeit, die Liste auf dem Bildschirm im Explorer fr Berichte anzusehen. Die Liste kann dann auch aus der Vorschau heraus gedruckt werden. Dokumentbuchung Hier haben Sie die Mglichkeit, Artikelbuchungen direkt aus einem Dokument (Angebot, Auftragsbesttigung, Lieferschein, Rechnung) heraus vorzunehmen Servicefunktionen Hier erhalten Sie verschiedene nderungs- und Lschfunktionen fr einzelne oder auch eine Auswahl von Artikeln. Zu- und Abgnge buchen Hier erfassen Sie manuell die Zu- und Abgnge in Ihrem Lager. Hierbei sind Buchungen und Umbuchungen innerhalb der einzelnen Lagerorte mglich.

Lager
Haben Sie ber Extras| Lagercenter | bersicht die Lagerverwaltung geffnet, so haben Sie neben dem Listenfeld Lager ber die Schaltflche die Mglichkeit, Lager festzulegen, um sie dann im Listenfeld zur Auswahl zu haben. Um Lager neu anlegen bzw. bearbeiten zu knnen, benutzen Sie die sich am unteren Fensterrand befindenden Schaltflchen. Lagerort neu anlegen Lagerort lschen Lagerort ndern Bei Neuanlage eines Lagers wird eine eindeutige Lagernummer (3-stellig, numerisch) automatisch vergeben. Geben Sie eine passende Bezeichnung fr das neue Lager ein.

Lagerbuchung
Aus dem bersichtsfenster der Lagerverwaltung ffnen Sie ber "Zu/Abgnge buchen" ein Fenster zur manuellen Erfassung der Zu- und Abgnge in Ihrem Lager. Hierbei sind Buchungen und Umbuchungen innerhalb der einzelnen Lagerorte mglich. Haben Sie diese Funktion ausgewhlt, so erscheint zuerst ein Auswahlfenster des Artikelstamms, aus dem Sie den zu buchenden Artikel auswhlen knnen. Danach gelangen Sie nach Besttigung mit [bernehmen] oder Doppelklick in das eigentliche Fenster zur Lagerbuchung.

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TopKontor Handbuch

Im oberen Teil des Fensters werden Ihnen Informationen zu Lieferant, Artikel-Nr., Bestand aller Lager, letzter EK sowie die offene Bestellmenge angezeigt.

Lagerzugang/ -abgang erfassen


Whlen Sie zunchst das zu buchende Lager aus, indem Sie es in der Liste im unteren Teil des Fensters mit der Maus markieren. Jetzt tragen Sie im Feld Zugang bzw. Abgang des ausgewhlten Artikels die entsprechende Menge ein. ber das Feld Mindestbestand legen Sie den gewnschten Mindestlagerbestand fest. Wird der Mindestbestand unterschritten, so werden die entsprechenden Stckzahlen in den darunterliegenden Spalten Bestand alt und Bestand neu rot dargestellt. Die Angabe des aktuellen Einkaufspreises hat keinen Einfluss auf die Kalkulationswerte des Artikels. Sie dient lediglich zur Ermittlung des mittleren Bestandswertes fr die Lagerverwaltung. Erst wenn Sie die Option "EK in Stamm bernehmen" aktivieren, wird der hier eingegebene Preis im Artikelstamm gespeichert. Besttigen Sie die Eingaben mit [Speichern]. ber die Schaltflche [Weiteres...] am oberen Fensterrand steht Ihnen folgende Auswahl zur Verfgung:

Lager bearbeiten...

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Lagerverwaltung ber diese Funktion legen Sie neue Lagerorte an bzw. nehmen nderungen an bestehenden Lagerorten vor. Artikel umbuchen... Sie tragen nun im Feld Menge die umzubuchende Menge des Artikels ein. ber die Listenfelder von und nach legen Sie nun fest, von welchem Lager der Bestand des Artikels in ein anderes Lager umgebucht werden soll. Gem Ihrem Eintrag werden Ihnen dann zu dem jeweiligen Lager die Bestnde vorher und nachher (nach der Umbuchung) im unteren Teil des Fensters angezeigt. Sie klicken nun auf [OK]. Im Fenster zur Lagerbuchung erscheint nun in der Tabelle die neue Position des umgebuchten Artikels. Artikel auswhlen... Wollen Sie einen weiteren Artikel buchen, so whlen Sie diese Funktion. Sie gelangen in den Artikelstamm zur Auswahl der zu buchenden Lagerartikel. Lagerbewegung einsehen... Hierber gelangen Sie in ein Informationsfenster zu den Lagerbewegungen. Sie knnen hier nichts ndern.

Artikel bestellen... ber diese Funktion haben Sie die Mglichkeit, den Artikel in den Warenkorb des Bestellcenters zu bernehmen. Es erscheint ein Fenster zu Eingabe der Bestellmenge.

Dokument-Buchung
Aus dem bersichtsfenster der Lagerverwaltung ffnen Sie ber "Dokumentbuchung" ein Fenster um Artikelbuchungen direkt aus einem Dokument (Angebot, Auftragsbesttigung, Lieferschein, Rechnung, Freier Beleg) heraus vorzunehmen. Es erscheint ein Fenster zur Auswahl des Dokumenttyps. Markieren sie mit der Maus den gewnschten Dokumenttyp und besttigen mit der Schaltflche [bernehmen].

Beleg fr Lager-Buchung auswhlen


Nach Auswahl der gewnschten Belegart gelangen Sie in ein weiteres Fenster zur Auswahl der gewnschten Belege. Mit Doppelklick auf den gewnschten Beleg bzw. die Schaltflche [bernehmen] 275

TopKontor Handbuch legen Sie den gewnschten Beleg fest. Sie gelangen sogleich in ein weiteres Fenster, um einzelne Artikelpositionen des entsprechenden Belegs zu erfassen.

Lager-Abbuchung aus Beleg


In diesem Fenster werden Ihnen nun die im Dokument enthaltenen Artikelpositionen mit Angabe der Menge, des Lagerortes und des Bestandes angezeigt. Um nun einzelne Artikelpositionen zu erfassen, tragen Sie in das Feld zu buchen die entsprechende Menge ein. ber das Listenfeld diesen Artikel vom Lager abbuchen legen Sie das gewnschte Lager fest, von welchem der Artikel abgebucht werden soll. Wollen Sie alle Positionen aus einem bestimmten Lager abbuchen, so whlen Sie aus dem Listenfeld alle Artikel buchen vom Lager das gewnschte Lager aus. Abschlieend klicken Sie auf die Schaltflche Weiteres: Alle angezeigten Artikel verbuchen. Die Abbuchung wird nun vorgenommen und ist beendet. ber die Schaltflche Weiteres: Alle angezeigten Artikel bestellen haben Sie die Mglichkeit, den Artikel in den Warenkorb des Bestellcenters zu bernehmen. Es erscheint ein Fenster zur Eingabe der Bestellmenge.

Lagerverwaltung / Servicefunktionen
Aus dem bersichtsfenster der Lagerverwaltung ffnen Sie ber "Servicefunktionen..." ein Fenster um verschiedene nderungs- und Lschfunktionen fr einzelne oder auch eine Auswahl von Artikeln vorzunehmen. Sie knnen hier einen einzelnen Artikel gegen ein anderen austauschen, wenn sich z.B. die Nummer gendert hat oder Sie den Artikel jetzt von einem anderen Lieferanten beziehen. Weiterhin haben Sie die Mglichkeit, anzugeben, ob sich die Funktion nur auf den ausgewhlten Lagerort oder das gesamte Lager beziehen soll. Das Fenster teilt sich in drei Register: Der untere Teil des Fensters ist in allen Fllen gleich und enthlt alle erfassten Artikel in Tabellenform. Hierbei werden sich wiederholende Eintrge (gleiches Lager mit verschiedenen Artikeln bzw. gleicher Artikel in unterschiedlichen Lagerorten) wegen der bersichtlichkeit grau dargestellt. ber das Listenfeld Sortierung ndern Sie die Anordnung der Artikel in der Tabelle. Wollen Sie nun nderungen bei einzelnen Artikeln vornehmen, so whlen Sie das Register Einzelner Artikel. Sollen die Servicefunktionen bei einer ganzen Auswahl von Artikeln vorgenommen werden, so klicken Sie auf das Register Artikel-Auswahl. Sollen Artikel gelscht werden, klicken Sie auf Lagerbewegung lschen.

Lagerverwaltung - Servicefunktionen fr einzelnen Artikel


Sie whlen das Register Einzelner Artikel aus. Markieren Sie nun den gewnschten Artikel. Im oberen Teil des Fensters werden Ihnen die Artikel-Nr. sowie der Kurztext angezeigt. Artikel austauschen Wollen Sie den ausgewhlten Artikel gegen einen anderen austauschen, so bestimmen Sie zunchst, ob der Artikel nur im angegebenen Lager oder in allen Lagern ausgetauscht werden soll. Klicken Sie dann auf die Schaltflche Artikel austauschen. Sie gelangen sogleich in den Artikelstamm, whlen den gewnschten Artikel aus und klicken auf [bernehmen]. Der Austausch wird nun automatisch vorgenommen und kann im Fenster Servicefunktionen angesehen werden. Artikel aus Lager lschen Wenn Sie einen bestimmten Artikel aus einem Lager lschen mchten, bestimmen Sie zunchst, ob Sie den Artikel aus dem angegebenen Lager oder aus allen Lagern lschen mchten. Markieren Sie dann den gewnschten Artikel und klicken auf die Schaltflche Artikel aus Lager lschen. Nach Besttigen einer Sicherheitsabfrage wird der Artikel nun automatisch aus dem Lager entfernt.

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Lagerverwaltung

Lagerverwaltung/Servicefunktionen fr Artikel-Auswahl
Mchten Sie nun die Servicefunktionen fr eine Artikel-Auswahl verwenden, so klicken Sie auf das Register Artikel-Auswahl. ber die Listenfelder Lager und Lieferant im Gruppenfeld Auswahlkriterien legen Sie fest, welche Artikel angezeigt werden sollen. Wollen Sie den Abgang eines Artikels auf Null setzen, so klicken Sie auf diese Schaltflche. Wenn Sie den Bestand auf Null setzen mchten, so whlen Sie diese Schaltflche. Sie knnen auch den ausgewhlten Artikel aus Lager lschen. Bei allen Vorgngen erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage, die Sie zu besttigen haben.

Seriennummerverwaltung
Die Seriennummerverwaltung ermglicht es Ihnen, Lagerbestnde bestimmter Artikel mit Seriennummern zu fhren. Setzen Sie dazu im Artikelstamm im Register "Eigenschaften" das Kennzeichen "Seriennummer verwalten".

Lagerzugang
Wenn Sie fr Artikel mit Seriennummerverwaltung einen Lagerzugang buchen, erscheint zustzlich folgender Dialog:

Zu den Seriennummern knnen Sie hier folgende Informationen hinterlegen: Lieferscheindatum Lieferscheinnummer Eingangsdatum Garantiedauer (3 Monate, 6 Monate, 1 - 5 Jahre) Bemerkung Die Seriennummer geben Sie in das Feld "Seriennummer" ein. Wenn Sie mehr als eine Seriennummer erfassen, geben Sie nacheinander die Seriennummern in das Feld ein und bettigen die Schalt. Die erfassten Nummern werden in einer Liste rechts daneben angezeigt. Sobald die Anflche zahl der Seriennummern mit der Menge der Lagerbuchung bereinstimmt, wird die Schaltflche [bernehmen] aktiv. Mit dieser Schaltflche schlieen Sie die Lagerbuchung ab.

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TopKontor Handbuch

Lagerabgang
Wenn Sie fr Artikel mit Seriennummerverwaltung einen Lagerabgang buchen, erscheint zustzlich folgender Dialog:

In der Liste auf der linken Seite werden alle Seriennummern Ihres Lagerbestandes angezeigt. Markie. Die ren Sie die abzubuchenden Seriennummern mit der Maus und bettigen Sie die Schaltflche Seriennummer wird dann in die Liste der auszubuchenden Seriennummern bernommen. Unten rechts erhalten Sie einen Hinweis darber, wieviele Seriennummern noch auszuwhlen sind. Haben Sie die Anzahl erreicht, wird die Schaltflche [bernehmen] aktiv. Mit dieser Schaltflche schlieen Sie die Lagerbuchung ab.

Seriennummern verwalten
Den Dialog zur Verwaltung der Seriennummern ffnen Sie entweder direkt ber das Hauptmen ("Extras | Seriennummerverwaltung") oder ber die Schaltflche scheint dann folgendes Fenster: im Artikelstamm. Es er-

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Lagerverwaltung

Im unteren Teil des Fensters werden alle im Lagerbestand gefhrten Seriennummern angezeigt. ber die Listbox "Sortierung" knnen Sie whlen, ob die Liste nach Seriennummer, Artikel oder Kunde sortiert ist. ber "Wortsuche" knnen Sie die Liste nach Artikeln eingrenzen, bei denen der Suchbegriff im Artikeltext vorhanden ist. Wenn Sie die Seriennummerverwaltung aus dem Artikelstamm heraus aufrufen, werden nur die Seriennummern des ausgewhlten Artikels angezeigt. Im oberen Teil des Fensters werden zu der ausgewhlten Seriennummer weitere Details angezeigt: Register Seriennummer Zur Information wird hier der Lieferant, die Artikelnummer und der Artikelkurztext angezeigt. Auerdem sehen Sie hier, wann und mit welchem Lieferschein die Seriennummer eingebucht wurde. Auch Garantiezeit und Einkaufspreis werden angezeigt. Register Langtext Hier knnen Sie einen formatierten Langtext zu der Seriennummer einsehen/ erfassen. Register Bemerkung Hier sehen Sie die Bemerkung, die Sie bei der Einbuchung der Seriennummer hinterlegt haben. Sie knnen hier die Bemerkung ndern. Register Zusatzfelder Hier haben Sie die Mglichkeit, zu jeder Seriennummer 10 Zusatzfelder zu pflegen. In den Programmeinstellungen knnen Sie die Zusatzfelder sinnvoll benennen und auch Auswahllisten fr die jeweiligen Zusatzfelder definieren. 279

TopKontor Handbuch

Allgemeine Bedienhinweise
Wollen Sie die Daten einer Seriennummer ndern, klicken Sie auf die Schaltflche . Speichern Sie Artikel Ihre nderungen mit . Wollen Sie eine weitere Seriennummer hinzufgen, klicken Sie auf hinzufgen... Sie knnen dann einen Artikel auswhlen und die neue Serienummer erfassen. Mit der knnen Sie einzelne Seriennummern aus dem Lagerbestand lschen. Schaltflche

Seriennummern im Dokument
Wenn Sie in Dokumenten, die eine Lagerbuchung bewirken, Artikel mit Seriennummern erfassen, mssen Sie die zu buchenden Seriennummern zuordnen. Diese Mglichkeit wird Ihnen in dem Kalkulationsfenster der Dokumentposition zur Verfgung gestellt. Markieren Sie zunchst die Dokumentposition und klicken [F2] oder whlen Sie ber das Men "Ansicht | Kalkulation anzeigen". Klicken Sie dann im Navigationsbereich auf die Schaltflche log: . Es erscheint folgender Dia-

Hier haben Sie die Mglichkeit, die Seriennummern der Dokumenten-Position zuzuordnen. Markieren . Sie die abzubuchenden Seriennummern mit der Maus und bettigen Sie jeweils die Schaltflche Die Seriennummer wird dann in die Liste der zugeordneten Seriennummern bernommen. Unten rechts erhalten Sie einen Hinweis, wieviele Seriennummern noch auszuwhlen sind.

Inventurassistent
Allgemeines
Mit Hilfe des Inventurassistenten knnen Sie einfach und schnell ihre Inventurdaten erfassen. Die erfassten Daten werden beim Abschluss der Inventur mit dem Lager abgeglichen.

Starten des Inventurassistenten


Den Inventurassistenten ffnen Sie im Hauptprogramm ber Tools-> Inventurassistent.

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Lagerverwaltung

Eine Inventur starten


Der Startbildschirm
Es erscheint das Startfenster. Hier haben Sie zwei Mglichkeiten. Entweder bearbeiten Sie eine bestehende Inventur weiter oder Sie erffnen eine neue Inventur.

Inventureinstellungen
Whlen Sie nun Neue Inventur beginnen und klicken Sie anschlieend auf Weiter. Es ffnet sich nun das Fenster, in welchem Sie festlegen, welche Artikel zur Inventur herangezogen werden sollen. Auerdem kann fr die Inventur bestimmt werden, ob der Einkaufspreis des Artikelstammes oder der durchschnittliche Einkaufspreis des Lagers als Vorschlagswert bernommen werden soll. Hier knnen Sie auch die vorgeschlagene Zhlmenge entweder mit 0 oder mit dem aktuell im Lager erfassten Bestand belegen.

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TopKontor Handbuch

Einstellungen zur Umschlagshufigkeit


Klicken Sie auf "Weiter" erscheint folgender Dialog:

Es kann hier jeweils ein Bereich Umschlagshufigkeit von/bis angegeben und die gewnschte EKAbwertung eingestellt werden. Die Option bewirkt, dass alle Lagerbewegungen eines Artikels addiert werden und dann geprft wird, ob diese Summe in einem der hier angegebenen Bereiche liegt. Ist dies der Fall, wird der EK des Artikels fr die Inventur um den angegebenen Prozentsatz verringert. Klicken Sie nun auf Weiter. Die Inventurdaten werden jetzt aufbereitet. Dieser Vorgang wird automatisch durchgefhrt und kann je nach Rechnerleistung und ausgewhlten Artikeln mehrere Minuten dauern.

Die Inventurdatenerfassung
Mit einem weiteren Klick auf Weiter gelangen Sie in die Erfassungsmaske. Sie knnen hier die tatschlichen Ist-Mengen sowie den mittleren Einkaufspreis fr die ausgewhlten Artikel erfassen. Sie haben auch die Mglichkeit, zustzliche Artikel zur Inventur hinzuzufgen. Wird die Schaltflche Artikel hinzufgen zum Hinzufgen von Artikeln angewhlt, so erscheint ein Fenster zur Auswahl der Artikel. Anschlieend mssen Sie bestimmen, in welches Lager die Artikel bernommen werden sollen. ber die Schaltflche "Weiteres..." haben Sie auch die Mglichkeit, eine Inventurdifferenzliste zu drucken. Hinweis: Wenn sie als Sortierung die Auswahl "Differenzmengen" whlen, werden nur die Lagerstze angezeigt, bei denen die Zhlmenge vom Bestand abweicht.

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Lagerverwaltung

Haben Sie die Erfassung abgeschlossen, klicken Sie auf Weiter.

Optionen zum Ladenhter

Als Ladenhter gekennzeichnete Artikel knnen sich je nach Auswahl auf das Lager auswirken: Das Kennzeichen Ladenhter hat keine Auswirkung. Es werden ausschlielich die Inventurdaten zurckgeschrieben. Das Kennzeichen hat keine Auswirkung. Als Ladenhter gekennzeichnete Artikel auf Lager X verschieben. Die als Ladenhter ermittelten Artikel werden auf das ausgewhlte Lager verschoben. Als Ladenhter gekennzeichnete Artikel aus dem Lager lschen. Bei dieser Option werden die Lagerbewegungen und Lagerbestnde der als Ladenhter gekennzeichneten Artikel gelscht. Die Artikel selbst bleiben im Artikelstamm bestehen.

Abschluss der Inventur und Abgleich mit dem Lager


Haben Sie die Erfassung der Inventurdaten abgeschlossen, so gelangen Sie mit einem Klick auf Weiter in den Bereich "Inventurabgleich". Nach Besttigung der Abfrage werden die erfassten Inventurdaten mit dem Lager abgeglichen. Dies kann je nach Rechnerleistung mehrere Minuten in Anspruch nehmen.

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Kalender
Aufruf
Der Kalender wird ber den Menpunkt Extras Kalender bzw. ber die Tastenkombination STRG + K aufgerufen. Der Kalender gibt Ihnen einen berblick ber Ihre Termine und Aufgaben.

Sie knnen die grafische bersicht Ihren Bedrfnissen ber Toolbar im oberen Bereich anpassen. Sie knnen zwischen nachfolgenden Ansichten wechseln: Tag (Anzeige der Termine fr einen Tag) Arbeitswoche (Anzeige der Termine von Montag bis Freitag) Mo-Sa (Anzeige der Termine von Montag bis Samstag) Woche (Anzeige der Termine von Montag bis Sonntag) Monat (Anzeige der Termine fr einen Monat)

Im rechten Bereich knnen Sie per Datumsauswahl den Zeitraum fr die grafische bersicht auswhlen. Klicken Sie einfach dazu auf das gewnschte Datum. Neben den grafischen Anpassungsmglichkeiten knnen Sie zustzlich die Termine und Aufgaben filtern. Nachfolgend aufgefhrte Filter stehen Ihnen zur Verfgung: Keiner (Anzeige der gesamten Termine und Aufgaben) Auf Adresse (Anzeige der Termine und Aufgaben fr eine bestimmte Adresse) Auswahldialog fr die Adresse wird bei der Auswahl des Filters eingeblendet Auf Mitarbeiter (Anzeige der Termine und Aufgaben fr einen bestimmte Mitarbeiter) Auswahldialog fr die Mitarbeiter wird bei der Auswahl des Filters eingeblendet Alle Monteure (Anzeige der Termine und Aufgaben fr alle Monteure) Alle Mitarbeiter (Anzeige der Termine und Aufgaben fr alle Mitarbeiter) Personalgruppen (Anzeige der Termine und Aufgaben fr Mitarbeiter in der gewhlten Personalgruppe) Benutzerdefiniert (Letzte Einstellung aus der Mitarbeiteransicht)

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Kalender

Termin anlegen
Ein neuen Termin knnen Sie per Doppelklick in der bersicht oder ber das Kontextmen anlegen.

Unter Betreff tragen Sie die Bezeichnung des Termins ein und darunter den Ort. Soll ein Mitarbeiter mit dem Termin beauftragt werden, whlen Sie ber die entsprechende Schaltflche einen Mitarbeiter aus. Zur Auswahl einer Adresse klicken Sie auf die entsprechende Schaltflche hinter dem Listenfeld Adresse. Es erscheint ein Men zur Auswahl der Stammdaten. Zur Auswahl stehen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und freie Adressen zur Verfgung. In den Feldern Beginnt um und Endet am besteht die Mglichkeit, eine andere Anfangs- und Endzeit des Termins anzugeben. Tragen Sie dazu die Daten manuell ein oder ffnen Sie einen Kalender zur Auswahl der Zeiten. Ist das Kontrollkstchen ganztgig aktiviert, so wird der aktuelle Tag fr diesen Termin reserviert. Die Uhrzeit-Eingabe-Felder werden ausgeblendet. Ist das Kontrollkstchen nicht aktiviert, so werden zwei Auswahlfelder eingeblendet, in die Sie die Anfangs- und Endzeit eintragen knnen. Tragen Sie abschlieend in das Feld Notiz einen beliebig langen Beschreibungstext ein. Sie knnen angelegte Termine verschieben, indem Sie den jeweiligen Termin mit der linken Maustaste anklicken, die Maustaste gedrckt halten und an einer beliebigen Stelle im Kalender wieder ablegen (Maustaste loslassen). Dieses funktioniert auch ber mehrere Tage/Wochen. Einzige Ausnahme sind Geburtstage.

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TopKontor Handbuch Sie haben zustzlich die Mglichkeit den Termin individuell zu beschriften. Whlen Sie dazu einfach einen Eintrag aus dem Feld Beschriftung aus. Sollten die Beschriftungen nicht Ihren Anforderungen entsprechen, knnen Sie ber der weiterfhrenden Schaltflche die Beschriftungen editieren.

Klicken Sie dazu einfach auf den entsprechenden Eintrag und ndern Sie den Text und die Farbe nach Ihren Bedrfnissen. Mit Speichern werden diese nderungen bernommen und stehen im Auswahlfeld Beschriftungen zur Auswahl zur Verfgung.

Wiederholung
Sie knnen aus einem Termin auch einen wiederkehrenden Termin bzw. Serientermin machen. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltflche Wiederholung.

In diesem Fenster knnen Sie nun festlegen, nach welchem Muster der Termin wiederholt werden soll. Mit OK werden Ihre nderungen bernommen. 286

Kalender

Termin ffnen
Wenn Sie einen Termin mchten, klicken Sie in der grafischen bersicht einfach per Doppelklick aus oder ber die ffnen-Funktion im Kontextmen. Nach Auswahl wird Ihnen der Termin zur weiteren Bearbeitung angezeigt.

Termin lschen
Sie knnen einen Termin lschen, indem Sie das Kontextmen fr den Termin ffnen und die Funktion Lschen auswhlen. Zum endgltigen Lschen besttigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.

Aufgaben anlegen
Zur Anlage einer Aufgabe whlen Sie ber das Kontextmen des Aufgabenbereiches die Funktion Neue Aufgabe aus. Die Anlage einer Aufgabe unterscheidet sich im Wesentlichem nicht von der eines Termins. Fr eine Aufgabe knnen Sie ebenfalls eine Flligkeit hinterlegen. Wenn eine Aufgabe keine Flligkeit hat, lschen Sie entweder die Datumseingabe oder klicken im Datumsdialog auf "Lschen".

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TopKontor Handbuch Wenn Sie eine Aufgabe ber die Projektverwaltung anlegen, knnen Sie der Aufgabe ein Dokument zuordnen. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie z. B. ein Angebot nach 14 Tagen nachhalten mchten.

Neuen Reparaturauftrag erstellen


Markieren Sie im Kalender einen entsprechenden Zeitraum und whlen ber das Kontextmen die Funktion Neuer Reparaturauftrag aus. Sie gelangen nun in die Auswahl des Kunden fr den neuen Reparaturauftrag. Nach der Auswahl des Kunden wird die Reparaturauftragsverwaltung geffnet und mit den bereits vorliegenden Informationen ausgefllt. Sie mssen lediglich die restlichen Informationen hinzufgen. Weitere Informationen zum Reparaturauftrag finden Sie im Kapitel Reparaturauftrag.

Mitarbeiteransicht
Bei allen Ansichten, die ber mehrere Mitarbeiter oder Monteure erstellt werden, steht Ihnen die Funktion Mitarbeiteransicht im Kontextmen zur Verfgung. Wenn Sie diese Funktion aufrufen, gelangen Sie in das Auswahlmen der aktuellen Ansicht.

Sie knnen nun ganz einfach Ihre bestehende Ansicht nach Ihren Wnschen gestalten. Whlen Sie dazu einfach die Ressourcen (Mitarbeiter, Monteure) aus, die Sie in der Ansicht sehen mchten. Mit Schlieen wird die aktuelle Auswahl auf die aktuelle Ansicht bertragen.

Druckvorschau
Alle Ansichten knnen auch ausgedruckt werden. Um in den Druckdialog zu gelangen, klicken Sie auf die Schaltflche Ansicht drucken. Beachten Sie, dass die aktuelle bersicht als Grundlage fr den Druckdialog verwendet wird.

288

Kalender

ber die Menpunkte Ansicht und Format haben Sie zustzlich die Mglichkeit Ihren Ausdruck nach Ihren Wnschen anzupassen.

Geburtstage
Wenn Sie zu einem Mitarbeiter den Geburtstag hinterlegen, wird daraus automatisch ein Termin mit jhrlicher Wiederholung angelegt. Dieser wird im Kalender angezeigt.

Erinnerungsfunktion
Alle Termine knnen mit einer Erinnerung angelegt werden. Aktivieren Sie dazu die Schaltflche Erinnerung und whlen Sie zustzlich aus, ab wann Sie an das Ereignis erinnert werden mchten. Wenn ein Termin die Erinnerungszeit erreicht, erscheint der entsprechende Termin im Erinnerungsfenster.

289

TopKontor Handbuch

In diesem Dialog knnen Sie festlegen, ob Sie erneut an das Ereignis erinnert werden mchten, oder ob das Ereignis fr Sie erledigt ist.

290

Infocenter
Das Infocenter bietet Ihnen per Knopfdruck eine bersicht ber die wichtigsten Unternehmenskennzahlen. Dabei knnen Sie selber bestimmen, welche Zahlen und Fakten die Ansicht zeigen soll. Das Programm speichert beim Schlieen des Fensters, welche Reiter zuletzt aktiv waren. So knnen Sie sich Ihre bersicht nach Belieben zusammenstellen.

Folgende Ansichten stehen Ihnen zur Verfgung: Offene Forderungen: Aufstellungen der flligen Forderungen nach Mahnstufe und Altersstruktur. Offene Verbindlichkeiten: Aufstellungen der flligen Verbindlichkeiten nach Flligkeit mit Anzeige des Skontovorteils bei sofortigem Ausgleich. Angebotsbersicht: Aufstellungen der Angebote nach Status mit Angabe des Gesamtwertes. Auftragsbersicht: Aufstellungen der Auftragsbesttigungen nach Status mit Angabe des Gesamtwertes. Bestellbersicht: bersicht ber Bestellungen nach den Kriterien nicht gedruckt, anstehende Liefermahnungen und ausstehende Lieferungen. Termine: Anzeige der Termine nach Flligkeit heute, morgen und in 7 Tagen. Aufgaben: Anzeige der Aufgaben nach Flligkeit heute, morgen und in 7 Tagen. W&S Aufgaben: Aufstellung der Wartungsaufgaben nach fllige Servicetermine, fllige Serviceauftrge, fllige Servicerechnungen und fllige Vertragsrechnungen. 291

TopKontor Handbuch

Reparaturauftrge: Aufstellung der Reparaturauftrge nach Status offen und erteilt. TopKontor Handwerk Facebook-Pinnwand: Anzeige des RSS-Feed der TopKontor Handwerk Facebook-Pinnwand. Aktuell auf einen Blick werden Sie die Weiterentwicklungen von TopKontor informiert. Aktuelle Geschftsentwicklung: Anzeige des Gesamtumsatzes nach lfd. Jahr, lfd. Monat mit Vorjahresvergleich. Zustzlich werden Ihnen im Balkendiagramm die Umstze pro Monat mir Vorjahresvergleich angezeigt. Top 10 Kunden: Aufstellungen der Kunden mit dem meisten Umsatz im laufenden Jahr. Top 10 Lieferanten: Aufstellungen der Lieferanten mit dem meisten Umsatz im laufenden Jahr.

Sollte die Anzeige einmal nicht aktuell sein, knnen Sie diese ber Weiteres Ansicht aktualisieren oder mit der Funktionstaste F5 aktualisieren. Zustzlich knnen Sie ber die Funktion Weiteres beim Programmstart automatisch ffnen das Infocenter mit jedem Neustart des Programmes automatisch aufrufen. Mit der Programmversion 5.6 wurde der Dialog "Aktuelle Aufgaben" durch das Infocenter ersetzt. Bitte beachten Sie die Rechte- vergabe in den Einstellungen.

292

Offene Posten-Verwaltung (Zusatzmodul)


Sie starten die OP Verwaltung unter Extras | OP-Verwaltung | OP-Center. Es ffnet sich das Hauptfenster der OP-Verwaltung. Im linken Teil des Fensters befindet sich der Navigationsbereich, ber den Sie alle Funktionen der OP-Verwaltung erreichen knnen:

Die OP-Verwaltung des TopKontor beinhaltet folgende Bereiche: Buchungserfassung Rechnungseingang Kassenbuch Clearing Mahnwesen

Einstellungen
Bevor Sie mit der OP-Verwaltung arbeiten, nehmen Sie grundlegende Einstellungen vor. ber die Schaltflche "Weiteres..." ffnet sich ein Fenster zur Pflege von Mahngebhren, Mahntexten, Hausbanken, berweisungsdruck, Konten, Kasse und der Kontenklassen.

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TopKontor Handbuch

Im linken Teil des Fensters befindet sich ein Navigationsbereich. Die auswhlbaren Bereiche sind:

Bereich Mahngebhren

Sie tragen hier je nach Mahnstufe die Mahngebhren fr die Zahlungserinnerung sowie die 1. bis 3. Mahnung in EURO ein. Weiterhin geben Sie hier den Prozentsatz fr anstehende Verzugszinsen an und definieren, ab welcher Mahnstufe diese berechnet werden sollen.

Bereich Mahntexte

Sie weisen hier die bereits bestehenden Textvorlagen den Mahnungen zu. ber ffnen Sie das Programmverzeichnis, in dem die Vorlagen abgespeichert sind und weisen eine ausgesuchte Vorlage zu (Datei-Endung von Mahnvorlagen: *.TXV) ber die Schaltflche Textverarbeitung des Programms. gelangen Sie direkt in die

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Offene Posten-Verwaltung (Zusatzmodul)

Bereich Hausbanken

Sie hinterlegen hier die Bankverbindung Ihrer Hausbanken. Ihre Angaben werden dann in einem Listenfeld bei der Erstellung von berweisungen sowie in der Buchungserfassung zur Auswahl angeboten. Speichern Sie die erfassten Bankdaten mit der Schaltflche . Beachten Sie, dass das Buchen von Zahlungsein- und ausgngen im Bereich Buchungserfassung nur mit hinterlegter Hausbank mglich ist. Beachten Sie, dass Sie den Bereich Clearing nur mit hinterlegter Hausbank nutzen knnen.

Bereich berweisungsdruck
Hier bestimmen Sie, welche Felder aus dem Adressstamm in das Feld "Empfnger" einer berweisung eingetragen werden. Zur Auswahl stehen: Firma/Titel, Name1, Namenszusatz.

Bereich Konten
Tragen Sie hier die Sammelkonten fr Verbindlichkeiten und Forderungen ein. Diese sind entsprechend des angewandten Kontenrahmens vorbelegt. Auerdem erfassen Sie die Konten , die fr Mahngebhren und Verzugszinsen verwendet werden. ber die Schaltflche Konto aus Ihrem Kontenplan auswhlen. knnen Sie ein

Bei den in diesem Bereich zu sehenden Konten handelt es sich um Vorschlagswerte, die evtl. nachtrglich angepasst werden mssen! nderungen dieser Einstellungen sollten nur nach Rcksprache mit Ihrem Steuerberater erfolgen!

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TopKontor Handbuch

Bereich Kasse

Definieren Sie hier das Konto, auf dem die Buchungen des Kassenbuches gefhrt werden. Darber hinaus knnen Sie hier bestimmen, welche Konten beim Verbuchen von Einnahmen oder Ausgaben vorgeschlagen werden sollen.

Bereich weitere Angaben

Hier aktivieren Sie die Datev-Schnittstelle. Hinterlegen Sie einen Exportpfad fr Ihre Clearingdatei und bestimmen auf welchem Formular berweisungen ausgedruckt werden. Auerdem whlen Sie die Vorlagen fr Reporte, die aus dem OP-Center aufgerufen werden.

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Offene Posten-Verwaltung (Zusatzmodul)

Bereich Kontenklassen

Tragen Sie hier die Bezeichnungen der Kontenklassen ein. Die Konten werden durch die erste Stelle der Kontonummer der Kontenklasse zugeordnet. Die Kontenklassen sind fr den gewhlten Kontenrahmen spezifisch und entsprechend vorbelegt.

Buchungserfassung
Klicken Sie im Hauptfenster der OP-Verwaltung links unten auf die Schaltflche "Buchungserfassung".

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TopKontor Handbuch

Hier stehen Ihnen nun die Bereiche Debitor (Kundenzahlungen), Kreditor (Lieferantenzahlungen) sowie der Bereich bergreifend (Buchungen stornieren) zur Verfgung.

Debitor (Kundenzahlungen)
Whlen Sie "Kundenzahlungen", erscheint auf der rechten Seite ein Dialog zum Eintrag und zur Buchung bezahlter Kunden-Rechnungen.

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Offene Posten-Verwaltung (Zusatzmodul)

Im unteren Bereich des Fensters werden Ihnen alle offenen Rechnungen in einer Tabelle angezeigt. Klicken Sie auf eine Tabellen-berschrift, um die Anzeige nach diesem Datenfeld zu sortieren. knnen Sie sich Belege zu einer bestimmten Adresse anzeiber den Button gen zu lassen. Im Bereich Filter haben Sie darber hinaus die Mglichkeit nach folgenden Kriterien zu suchen: Belegnummer Belegbetreff Kundennummer Kundensuchbegriff Bruttobetrag Projekt

Bemerkungen zu den Rechnungen Am unteren Rand der Tabelle knnen Sie zwei Register whlen. Wenn Sie eine Bemerkung zu einer Rechnung erfassen wollen, markieren Sie die entsprechende Tabellenzeile und wechseln durch Anklicken in das Register Bemerkungen. Tragen Sie hier den Text ein.

Das Buchen von Zahlungseingngen


Mchten Sie einen Zahlungseingang buchen, so markieren Sie zunchst die entsprechende Rechnung in der Tabelle. Erfassen Sie nun das Datum der Zahlung (standardmig wird Ihnen hier das Systemdatum vorgeschlagen) und whlen im Feld Konto die Hausbank aus, auf welche der Betrag Buchen im oberen Bereich der Maske. gebucht werden soll. Klicken Sie nun auf die Schaltflche

Zahlungseingang in Hhe des Rechnungsbetrages


Durch Doppelklick auf die auszugleichende Rechnung wird der offene Betrag im Eingabebereich zum Buchen im Zahlungsbetrag als Vorschlagswert eingetragen. Durch Bettigen der Schaltflche oberen Bereich der Maske wird die Zahlungseingangsbuchung abgeschlossen.

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TopKontor Handbuch

Zahlungseingang unter Abzug von Skonto


Wurde dem Kunden im Bereich Stammdaten -> Konditionen Skonto hinterlegt und erfolgt der Zahlungseingang innerhalb der dort hinterlegten Skontofrist, so wird durch einen Doppelklick auf die entsprechende Rechnung der Zahlbetrag abzgl. Skonto vorgeschlagen. Durch Bettigen der Schaltflche Buchen im oberen Bereich der Maske werden nun automatisiert sowohl die Zahlung als auch der Abzug von Skonto gebucht. Soll bei einem Zahlungseingang zu einem Kunden, bei dem entweder kein Skonto hinterlegt ist oder aber die Skontofrist abgelaufen ist, trotzdem Skonto gewhrt werden, so ist der Rechnungsdatensatz zu markieren und der verringerte Zahlbetrag manuell einzutragen. Nach Bettigen der Schaltflche Buchen ffnet sich der Dialog "Buchung des Zahlungseingangs".

Im Bereich Vorgemerkte Zahlung erscheint nun der im Zahlungsbetrag eingetragene Wert. Bei Skontobetrag haben Sie nun die Mglichkeit, dem Kunden Skonto zu gewhren. Durch Bettigen des Buttons schlieen Sie die Buchung ab.

Zahlungseingang mindern
Hat ein Kunde seine Zahlung gemindert, so geben Sie den gezahlten Betrag im Feld ZahlungsbeBuchen. Im unteren Bereich des sich nun ffnenden trag ein und klicken auf die Schaltflche Fensters Angaben zur Buchung knnen Sie nun die Minderung verbuchen. Hier untersttzt Sie TopKontor Handwerk, da es erkennt ob im Dokument unterschiedliche Steuerstze angewandt wurden, bietet TopKontor zur Minderung folgende Mglichkeit an: Anteilig aufteilen hier wird die Minderung entsprechend des Steueranteils im Dokument verteilt Verbuchen auf eine bestimmte Steuerposition diese Option nutzen Sie, wenn nur eine bestimmte Rechnungsposition gemindert werden soll.

Die Minderungskonten wurden bereits im Bereich Einstellungen -> Umsatzsteuer in den entsprechenden Steuerschlsseln hinterlegt 300

Offene Posten-Verwaltung (Zusatzmodul) und werden Ihnen bei der Erfassung von Minderungen vorgeschlagen.

berzahlung
Zahlt der Kunde mehr als den offenen Rechnungsbetrag, erscheint der Hinweis: "Die Rechung ist berzahlt." Nachdem Sie diese Meldung besttigt haben, steht Ihnen diese Rechnung zur weiteren Bearbeitung in der Buchungserfassung zur Verfgung. Sie knnen die berzahlung nun wie eine Gutschrift mit anderen Rechnungen des Kunden verrechnen oder dem Kunden den berzahlten Betrag zurck berweisen. Mchten Sie einen Zahlungseingang fr mehrere offene Posten eines Kunden verbuchen, so berzahlen Sie eine der betroffenen Rechnungen und verteilen danach die berzahlung auf die brigen Rechnungen.

Gutschriften
Wenn Sie Ihrem Kunden Gutschriften erstellen, erscheinen diese rot gekennzeichnet in der OPVerwaltung.

Sie haben nun zwei Mglichkeiten, diese Gutschriften zu verarbeiten: Sie zahlen die Gutschrift an Ihren Kunden aus Hierzu whlen sie die Gutschrift per Doppelklick an; der Gutschriftsbetrag wird nun in der ErfasBuchen Taste verbucht. sungsmaske eingestellt und mit Bettigen der Sie mchten eine Gutschrift mit noch offenen Rechnungen des Kunden verrechnen Buchen Taste. Nun ffnet sich ein Hierzu markieren Sie die Gutschrift und bettigen die Fenster mit offenen Rechnungen des Kunden:

Sie knnen nun die zu verrechnenden Belege durch Anklicken auswhlen. Ein in der Tabelle integriertes Ampelsystem zeigt Ihnen an, ob Rechnungen a) in voller Hhe (grn markiert) b) teilweise ( gelb markiert) ausgeglichen werden knnen oder ob c) keine Verrechnung mehr mglich ist (rot markiert) Per Klick auf die Taste buchen Sie die Verrechnung.

Kreditor (Lieferantenzahlungen)
Whlen Sie "Lieferantenzahlungen", erscheint auf der rechten Seite ein Dialog zum Eintrag und zur Buchung von Lieferanten-Rechnungen.

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TopKontor Handbuch

Das Buchen von Zahlungsausgngen


In diesem Bereich stehen Ihnen alle aus der Buchungserfassung zur Kundenzahlung angebotenen Buchungsmglichkeiten zur Verfgung.

Zahlungsausgang in Hhe des Rechnungsbetrages


Siehe Bereich Debitoren

Zahlungsausgang unter Abzug von Skonto


Siehe Bereich Debitoren

Zahlungsausgang mindern
Siehe Bereich Debitoren Beachten Sie: Eine berzahlung von Lieferantenrechnungen wird durch die OPVerwaltung nicht untersttzt. Whlen Sie "Gutschrift umbuchen", erscheint auf der rechten Seite eine Tabelle, in der die Guthaben und Gutschriften nach Kunden sortiert enthalten sind. Haben Sie den Filter "Nur buchbare Guthaben/Gutschriften zeigen" gesetzt, werden nur Guthaben von Kunden angezeigt, bei denen Rechnungen offen sind. Markieren Sie mit der Maus den Betrag, den Sie umbuchen wollen und klicken auf die Schaltflche Bearbeiten. Es erscheint ein Fenster, in dem die offen Rechungen des Kunden aufgefhrt sind. Whlen Sie nun die Rechnung aus, die Sie mit dem Guthaben ausgleichen wollen und besttigen mit der Schaltflche [bernehmen]. Das Guthaben wird damit aufgelst und der entsprechende Betrag als Zahlung fr die ausgewhlte Rechnung gebucht.

302

Offene Posten-Verwaltung (Zusatzmodul)

Buchung stornieren
Whlen Sie "Buchung stornieren", erscheint auf der rechten Seite eine Tabelle, in der die bereits gettigten Zahlungsbuchungen aufgelistet werden. Whlen Sie die zu stornierende Buchung aus und kliBuchung stornieren. Die Buchung wird nun nach einer Sicherheitsabfrage, die Sie mit cken auf [Ja] besttigen, storniert. Beachten Sie: Besteht eine Zahlung aus mehreren Buchungen, z.B. weil Skonti oder Minderungen zur Zahlung gebucht wurden, so werden auch diese Buchungen zurckgenommen, wenn die Zahlungsbuchung storniert wird. ber einen Filter haben Sie die Mglichkeit, die anzuzeigenden Buchungen zeitlich einzugrenzen:

Der betroffene Beleg steht nun wieder in der Buchungserfassung zur weiteren Bearbeitung zur Verfgung.

Rechnungseingang
Um die Rechnungseingnge Ihrer Lieferanten zu erfassen, klicken Sie im Hauptfenster der OPVerwaltung links auf die Schaltflche "Rechnungseingang". Der nachfolgende Dialog ermglicht Ihnen die Eingabe neuer aber auch die Bearbeitung bereits vorhandener Eingangsrechnungen.

Im unteren Teil des Dialogs werden Ihnen in einer Tabelle alle bereits vorhandenen Eingangsrechnungen angezeigt. Die Felder im oberen Teil des Fensters zeigen Ihnen die zu den jeweiligen Rechnungen gehrigen Daten an. Durch Klick auf die Spaltenberschrift knnen Sie die Daten auf bzw. absteigend sortieren. Die Felder im oberen Teil des Fensters zeigen Ihnen die zu den jeweiligen Rechnungen gehrigen Daten an. 303

TopKontor Handbuch

Eingangsrechnung neu erfassen


Bei Eingangsrechnungen, die nach 13b UStG gestellt worden ist, ist darauf zu achten, dass der Steuerschlssel "Erlse aus $13b UStG" gesetzt wird. Dabei ist sichergestellt, dass bei einer bergabe per DATEV das korrekte Erlskonto angesprochen wird und die entsprechende Steuer ermittelt wird. Neu bzw. bettigen Sie die Mchten Sie eine Eingangsrechnung neu erfassen, so klicken Sie auf Funktionstaste [F10]. In dem nun erscheinenden Fenster zur Lieferantenauswahl whlen Sie die entsprechende Adresse. Die Lieferantennummer erscheint nun im Feld Lieferant, kann aber auch von Ihnen manuell gendert werden. Nun whlen Sie in der Listbox die entsprechende Belegart aus:

Das Programm vergibt nun eine lfd. Nr. Vergeben Sie nun eine beliebige Rechnungsnummer im Feld Beleg-Nr. Beachten Sie: Das Programm lsst keine doppelte Belegnummerneingabe zu einer Adresse zu. Das Buchungsdatum wird programmseitig mit dem aktuellen Tagesdatum gefllt, kann aber berschrieben werden. ber den Auswahlbutton zum Projekt knnen Sie diesen Beleg einem bestimmten Projekt zuweisen.

Beachten Sie: Die Projektzuordnung erscheint ausschlielich im Zusatzmodul Nachkalkulation. Geben Sie nun noch einen Buchungstext ein, um die Angaben zum Beleg zu vervollstndigen. Auf der Rechten Seite der Erfassungsmaske knnen Sie im Bereich Angaben zu Buchung sowohl das zu buchende Aufwandskonto als auch den entsprechenden Steuerschlssel eintragen.

304

Offene Posten-Verwaltung (Zusatzmodul)

haben Sie die Mglichkeit, eine Eingangsrechnung auf verschiedene ber den Button Aufwandskonten zu buchen. Hierzu ffnet sich ein separates Erfassungsfenster.

Hinzufgen buchen Sie die einzelne Splittbuchung. Mchten Sie eine Teilbuber den Button Lschen. Danach knnen chung zurcknehmen, so klicken Sie diese an und bettigen den Button Sie mit der Erfassung der Splittbuchung fortfahren. Haben Sie alle Teilbuchungen vorgenommen und den Rechnungsbetrag in voller Hhe aufgeteilt, schlieen Sie die Splittbuchung durch bettigen des Button ab.

Splitten auf Projekte


Neben dem Splitt auf verschiedene Buchungskonten haben Sie die Mglichkeit, Eingangsrechnungen auf unterschiedliche Projekte bzw. Kostenarten zu splitten. Bei der Auswahl eines Projektes innerhalb der Erfassungsmaske ber den Button Splitting einer Sollbuchung ffnet sich das Fenster

knnen Sie nun die Aufteilung auf die gewnschten Projekte Durch Bettigen des Buttons vornehmen. Tragen Sie hierzu den gewnschten Betrag in das Feld Betrag ein und whlen ber den Auswahlbutton hinter dem Projektfeld das zu bebuchende Projekt aus.

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TopKontor Handbuch

In diesem Fenster haben Sie zustzlich die Mglichkeit, den gebuchten Betrag auf die Kostenarten Materialkosten, Gertekosten, Fremdleistungen sowie Sonstiges zu verteilen. Besttigen Sie nun die Eingabe mit dem Button . Sie knnen nun mit der Eingabe der nchsten Buchung fortfahren. Haben sie den Gesamtbetrag endgltig verteilt, besttigen Sie die Splittbuchung mit dem Button bernehmen. Im Bereich Angaben zu Zahlungsbedingungen geben Sie das Belegdatum ein, welches zur weiteren Berechnung der Flligkeiten herangezogen wird Das Flligkeitsdatum wird entsprechend Ihrer Angaben in den Adressstammdaten vorgeschlagen, kann aber auch manuell berschrieben werden. Gleiches gilt fr das Feld Skonto gltig bis: Um Skonto festzulegen, tragen Sie entweder im Feld Skonto in % den Prozentsatz ein oder tragen den entsprechenden Skontowert direkt in das Feld Skonto in ein. In beiden Fllen wird das jeweils andere Feld automatisch ermittelt. Haben Sie nun alle Angaben vorgenommen, so klicken Sie auf bzw. bettigen die Funktionstaste [F5]. Die Rechnung ist nun gesichert und erscheint automatisch in der untenstehenden Tabelle.

Eingangsrechnung korrigieren
Mssen Sie vorhandene Eingangsrechnungen korrigieren, so whlen Sie aus der Tabelle die entspreBearbeiten bzw. bettigen die Funktionstaste [F4]. Die chende Rechnung aus und klicken auf Felder sind nun zur weiteren Bearbeitung bzw. nderung freigegeben.

Kassenbuch
Um das Kassenbuch zu ffnen, klicken Sie im Hauptfenster der OP-Verwaltung links unten auf die Schaltflche "Kassenbuch". Im rechten Teil des Fensters erscheint folgender Dialog:

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Offene Posten-Verwaltung (Zusatzmodul)

Im unteren Teil des Fensters werden Ihnen in einer Tabelle alle bereits erfassten Buchungen angezeigt.

Kassenbuch bearbeiten
Um neue Kassenbuchungen einzugeben, bettigen Sie die Schaltflche Neu bzw. die Funktionstaste [F10]. Whlen Sie zunchst im oberen Teil des Fensters, ob es sich bei der Buchung um eine Einnahme oder Ausgabe handelt. Die Nr. wird vom Programm automatisch vergeben, wobei die Automatik immer die nchst hhere freie Nummer vergibt. Weiterhin tragen Sie eine beliebige BelegNummer ein. Das Programm belegt das Feld Datum automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum. Sie knnen das vorgegebene Datum aber auch berschreiben oder ber die nebenstehende Schaltflche auswhlen. Das Belegdatum erfassen Sie in gleicher Weise. Unter Betreff tragen Sie eine kurze Beschreibung ein. Im Fall einer Einnahme erscheint neben diesem Feld die Schaltflche Rechnung. Klicken Sie auf diese Schaltflche, erscheint ein Fenster zur Auswahl einer Rechnung. Haben Sie eine Rechnung ausgewhlt, werden alle Felder mit den Rechnungsdaten vorbelegt. Sie knnen diese Funktion nutzen, falls eine Kunde eine Rechnung bar bezahlt. Analog hierzu wird Ihnen bei einer Ausgabe hier der Button Gutschrift angeboten. In den Feldern Soll und Haben erfassen Sie die zu bebuchenden Konten. Im Fall einer Einnahme wird das Soll-Konto andernfalls das Haben-Konto mit dem Kassenkonto (in den Einstellungen einzustellen) vorbelegt. ber die nebenstehenden Schaltflchen gelangen Sie in das Fenster zur Auswahl der Konten. Betrag: In diesem Feld tragen Sie den Bruttobetrag der Kassenbuchung ein. Die jeweils enthaltene Mehrwertsteuer wird gem des im Feld Steuerschlssel eingetragenen Steuersatzes automatisch ermittelt. Der aktuelle Gesamt-Kassenstand wird Ihnen durchgehend am unteren Fensterrand angezeigt. Wird durch die Buchung einer Ausgabe ein negativer Kassenstand erreicht, erfolgt folgender Hinweis:

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TopKontor Handbuch Nachdem Sie eine Buchung vorgenommen haben, sichern Sie diese ber die Schaltflche Funktionstaste [F5]. Beim Kassenbuchdruck werden anschlieend alle Buchungen im Kassenbucherfassungsfenster gelscht. bzw. die

Buchung ndern
Sie haben bemerkt, dass Sie bei der letzten Buchung einen falschen Betrag eingetragen haben und Bemchten diesen nun ndern. Dazu whlen Sie in der Tabelle die Buchung aus und klicken auf arbeiten bzw. bettigen die Funktionstaste [F4]. Die Felder werden wieder zur Bearbeitung freigege, um die nderung zu speichern. ben. Sie tragen nun die korrekte Summe ein und klicken auf

Kassenbuch drucken
Whlen Sie ber die Schaltflche "Kassenbuch drucken" haben Sie die Mglichkeit, das Kassenbuch gem Ihren Angaben unter Buchungen bis....bercksichtigen in einer Vorschau am Bildschirm anzusehen oder auszudrucken.

Nach dem Druck erscheint folgende Abfrage:

Wenn Sie mit [Ja] besttigen, werden die Kassenbucheintrge gebucht und erscheinen nicht mehr in der tabellarischen bersicht.

Kassennachweis drucken
Sie erzeugen und drucken einen Kassennachweis ber die Funktion "Kassennachweis drucken". Schrnken Sie das Datum der zu bercksichtigenden Buchungen mittels Buchungen von....bis ein. Sie haben auch hier die Mglichkeit, den Kassennachweis in einer Vorschau auf dem Bildschirm anzusehen oder gleich auszudrucken.

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Offene Posten-Verwaltung (Zusatzmodul)

Clearing
Im Clearing Modul haben Sie die Mglichkeit, Ihren Zahlungsverkehr abzuwickeln. TopKontor Handwerk bietet Ihnen hierzu verschiedene Vorgehensweisen an. Zum einen knnen Sie Lastschrift- bzw. berweisungstrger erstellen, zum anderen bietet TopKontor Ihnen die Mglichkeit, Eingangsrechnungen per DTA-Lauf zu berweisen oder aber Ausgangsrechnungen auf diesem Weg einzuziehen.

Hierzu ist das Clearing in die Bereiche Eingang fr Lieferantenrechnungen und Ausgang fr Ausgangsrechnungen unterteilt.

Eingang
Im Bereich Eingangsrechnung erscheinen ausschlielich Datenstze der Lieferanten, bei denen in den Adressstammdaten eine Kontoverbindung hinterlegt und die Zahlart auf berweisung gesetzt ist.

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TopKontor Handbuch

haben Sie die Mglichkeit, sich nur Datenstze zu einem ber den Button bestimmten Lieferanten anzeigen zu lassen. Darber hinaus knnen Sie filtern, ob Sie alle oder nur fllige Rechnungen anzeigen lassen.

berweisungstrger erstellen
ber das Listenfeld Kontoverbindung im oberen Teil des Fensters whlen Sie die gewnschte Hausbank aus. Hausbanken haben Sie zuvor in den Einstellungen des OP-Centers hinterlegt. Um einen berweisungstrger zu erstellen, markieren Sie den entsprechenden Datensatz in der Tabelle. Alle im Formular automatisch eingetragenen Daten knnen manuell verndert werden. Sie knBearbeiten Eintrge bernen direkt in den Vordruck klicken und nach Bettigen des Buttons . schreiben. Die genderten Daten sichern Sie dann ber den Button "Vorschau berweisung" ffnet sich ein Fenster, in Nach Bettigen der Schaltflche dem Sie die Mglichkeit haben, das Ausfhrungsdatum einzustellen. Besttigen Sie dieses, gelangen Sie in den Report-Generator, in dem Ihnen eine Vorschau des berweisungstrgers angezeigt wird. Im TopKontor ist folgendes Formular hinterlegt: Zweckform 2816 Beachten Sie: berweisungstrger knnen immer nur einzeln erstellt werden.

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Offene Posten-Verwaltung (Zusatzmodul)

Datentrger erstellen
Sie whlen in der unten stehenden Tabelle die gewnschten Eingangsrechnungen durch Aktivieren des Auswahlkstchens vor den entsprechenden Datenstzen aus. "Datentrger erstellen" knnen Sie nun nach Eingabe bzw. Besttigung des ber Ausfhrungsdatums die DTA-Datei abspeichern. Hierzu ffnet sich ein Fenster, in dem Sie festlegen, wo die Datei gespeichert werden soll. Werden die Daten per Diskette an die Bank weitergegeben, empfiehlt sich hier, das entsprechende Diskettenlaufwerk auszuwhlen. Die DTA-Datei kann aber auch fr jedes beliebige Bankingprogramm, das DTA-Dateien einlesen kann, zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt werden. In diesem Fall whlen Sie bitte einen entsprechenden Speicherort an Ihrem Rechner aus. Nach erfolgreichem Speichern erfolgt die Meldung: "Die berweisungen wurden ausgegeben. Soll jetzt der Disketten-Begleitzettel gedruckt werden?" Besttigen Sie diese mit Ja, wird der Begleitzettel geffnet und kann gedruckt werden. Nach erfolgtem Druck erscheint die Abfrage, ob die berweisungen automatisch ausgebucht werden sollen. Besttigen Sie diese Abfrage mit Ja, so werden die Zahlungsausgnge gebucht und die Datenstze aus dem Clearing und der Buchungserfassung entfernt. Sie haben jedoch die Mglichkeit, diese Datenstze ber Buchung stornieren zur erneuten Bearbeitung bereitzustellen.

Ausgang
Im Bereich Ausgangsrechnung erscheinen ausschlielich Datenstze der Kunden, bei denen in den Adressstammdaten eine Kontoverbindung hinterlegt und die Zahlart auf Lastschrift oder Bankeinzug gesetzt ist.

haben Sie die Mglichkeit, sich nur Datenstze zu einem ber den Button bestimmten Kunden anzeigen zu lassen. Darber hinaus knnen Sie filtern, ob Sie alle oder nur fllige Rechnungen anzeigen lassen.

berweisungstrger erstellen
ber das Listenfeld Kontoverbindung im oberen Teil des Fensters whlen Sie die gewnschte Hausbank aus. Um eine Lastschrift zu erstellen, markieren Sie den entsprechenden Datensatz in der Tabelle. Alle im Formular automatisch eingetragenen Daten knnen manuell verndert werden. Sie 311

TopKontor Handbuch knnen direkt in den Vordruck klicken und nach Bettigen des Buttons . schreiben. Die genderten Daten sichern Sie dann ber den Button Bearbeiten Eintrge ber-

"Vorschau Lastschrift" ffnet sich ein Fenster, in Nach Bettigen der Schaltflche dem Sie die Mglichkeit haben, das Ausfhrungsdatum einzustellen. Besttigen Sie dieses, gelangen Sie in den Report-Generator, in dem Ihnen eine Vorschau des berweisungstrgers angezeigt wird. Im TopKontor ist folgendes Formular hinterlegt: Zweckform 2816 Beachten Sie: Lastschriften knnen immer nur einzeln erstellt werden.

Datentrger erstellen
Sie whlen in der unten stehenden Tabelle die gewnschten Eingangsrechnungen durch Aktivieren des Auswahlkstchens vor den entsprechenden Datenstzen aus. "Datentrger erstellen" knnen Sie nun nach Eingabe bzw. Besttigung des ber Ausfhrungsdatums die DTA-Datei abspeichern. Hierzu ffnet sich ein Fenster, in dem Sie festlegen, wo die Datei gespeichert werden soll. Werden die Daten per Diskette an die Bank weitergegeben, empfiehlt sich hier, das entsprechende Diskettenlaufwerk auszuwhlen. Die DTA-Datei kann aber auch fr jedes beliebige Bankingprogramm, das DTA-Dateien einlesen kann, zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt werden. In diesem Fall whlen Sie bitte einen entsprechenden Speicherort an Ihrem Rechner aus. Nach erfolgreichem Speichern erfolgt folgende Meldung: "Die berweisungen wurden ausgegeben. Soll jetzt der Disketten-Begleitzettel gedruckt werden?" Besttigen Sie diese mit Ja, wird der Begleitzettel geffnet und kann gedruckt werden. Nach erfolgtem Druck erscheint die Abfrage, ob die berweisungen automatisch ausgebucht werden sollen. Besttigen Sie diese Abfrage mit Ja, so werden die Zahlungsausgnge gebucht und die Datenstze aus dem Clearing und der Buchungserfassung entfernt. Sie haben jedoch die Mglichkeit, diese Datenstze ber Buchung stornieren zur erneuten Bearbeitung bereitzustellen.

Mahnwesen
Klicken Sie im Hauptfenster der OP-Verwaltung links unten auf die Schaltflche "Mahnwesen". Im rechten Teil des Hauptfensters erscheint ein Dialog, um sich die offenen Posten Ihrer Kunden anzusehen und gegebenenfalls hierfr Mahnungen zu erstellen.

312

Offene Posten-Verwaltung (Zusatzmodul)

Im unteren Teil des Fensters werden Ihnen in einer Tabelle alle zur Zahlungserinnerung bzw. Mahnung anstehenden Rechnungen gem dem aktuellen Tagesdatum angezeigt. Klicken Sie auf eine Tabellen-berschrift, so wird die Anzeige nach diesem Datenfeld sortiert. Bemerkungen zu den Rechnungen Ist bei Rechnungen eine Bemerkung hinterlegt, wird am unteren Teil des Fensters eine gelbe Broklammer angezeigt.

Wenn Sie eine Bemerkung zu einer Rechnung einsehen mchten, markieren Sie die entsprechende Tabellenzeile und wechseln durch Anklicken in das Register Bemerkungen. Buchungen bercksichtigt bis zum: Hierber legen Sie fest, bis zu welchem Datum Buchungen bercksichtigt bzw. angezeigt werden sollen. Das Programm belegt dieses Feld automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum vor. Wollen Sie ein anderes Datum whlen, so geben Sie dies direkt in das Feld ein oder whlen Sie das gewnschte Datum ber die Kalenderfunktion aus. Anzeigefilter: ber das Listenfeld whlen Sie aus, nach welchen Mahnstufen die Rechnungen angezeigt werden sollen. Zur Auswahl stehen: Keine Mahnstufe Zahlungserinnerungen 313

TopKontor Handbuch 1. Mahnung 2. Mahnung 3. Mahnung Inkasso Alle anzeigen

Schaltflche: Kundenfilter setzen knnen Sie einen Kunden auswhlen. Es werden dann ber die Schaltflche nur die Rechnungen des ausgewhlten Kunden angezeigt. Ist eine Kundenauswahl aktiv, sehen Sie folgende Schaltflche: nungen aller Kunden angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, werden wieder die Rech-

Whlen Sie durch Anklicken in der unteren Tabelle einen flligen Posten aus, so wird Ihnen im oberen Teil unter Angaben zum Kunden die Kundenadresse mit Telefon- und Faxnummer angezeigt. Zudem werden Sie darber informiert, ob fr den ausgewhlten Kunden eine Mahnsperre verhngt wurde. Eine Mahnsperre verhngen Sie unter Stammdaten| Adressen| Kunden Register Konditionen im Gruppenfeld Konditionen mittels Aktivierung des Kontrollkstchens Kunde nie mahnen. Unter Angaben zur aktuellen Mahnung erscheinen dann nhere Informationen wie Rechnungsflligkeit, Mahnstufe und offener Rechnungs-Betrag zum eben ausgewhlten offenen Posten. Weiterhin werden Angaben zu Mahngebhren und vom Programm berechneten Verzugszinsen angezeigt. Mahngebhren sowie die Festlegung des Verzugszinssatzes haben Sie zuvor in den Einstellungen der OP-Verwaltung vorgenommen. ber das Listenfeld Mahnstufe ndern in knnen Sie im Bearbeitungsmodus fr die ausgewhlte Rechnung die Mahnstufe manuell ndern. Soll eine offene und fllige Rechnung noch nicht gemahnt werden, so aktivieren Sie das Kontrollfeld nicht mahnen. Diese Rechnung wird dann so lange nicht angemahnt, bis Sie das Kontrollfeld erneut anklicken.

Mahnungen erstellen

Wollen Sie eine einzelne Mahnung erstellen, so markieren Sie in der Tabelle den offenen Posten und klicken im Navigationsbereich auf den Eintrag "Einzelmahnung". Sie gelangen sogleich in die Textverarbeitung, um die Mahnung weiter zu bearbeiten und auszudrucken. Mahntexte fr die einzelnen Mahnstufen haben Sie bereits in den Einstellungen der OPVerwaltung zugewiesen.

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Offene Posten-Verwaltung (Zusatzmodul) ber die Funktion "alle Mahnungen" knnen Sie mehrere Dokumente zum Seriendruck auswhlen. Treffen Sie hier die Auswahl ber die Kontrollfelder in dem Fenster, in welchem Ihnen alle zur Verfgung stehenden offenen Rechnungen angezeigt werden. Nach Ausdruck werden die Mahnstufen der ausgewhlten Dokumente automatisch erhht. Beachten Sie, dass diese Funktion nur bei nichtgesetztem Kundenfilter angewandt werden soll.

Sammelmahnungen Liegen mehrere offene Posten eines Kunden vor, so fasst das TopKontor mittels dieser Option die Posten zu einer Sammelmahnung zusammen. Werden mehrere zusammengefasste, offene Posten von verschiedenen Kunden aufgelistet, whlen Sie die zu druckenden Sammelmahnungen durch Markieren der Kontrollfelder aus. Nach Besttigung ber [OK] gelangen Sie in den Reportgenerator, wo Ihnen eine Vorschau der Sammelmahnung angezeigt wird.

Datev-bergabe
Die Datev-Schnittstelle steht Ihnen zur Verfgung, wenn Sie in den OP-Einstellungen die DATEV-Schnittstelle im Bereich Weitere Angaben aktiviert haben. Datev-Schnittstelle starten Sie die DATEV-Schnittstelle. Whlen Sie auf der ber ersten Seite des Assistenten die Option "Buchungsdatenstze", knnen Sie Ihre Buchungen komfortabel per Diskette an Ihren Steuerberater bergeben. Als zweite Seite des Assistenten erscheint folgender Dialog:

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TopKontor Handbuch

Sie legen in den Feldern bergabe vom...bis die Buchungsperiode fest. Die entsprechenden Buchungen werden Ihnen nun angezeigt. Bestimmen Sie unter Selektierte Bereiche die Art der zu bergebenden Daten. Sie knnen folgende Bereiche auswhlen: Rechnungsausgang Rechnungseingang Zahlungseingang Zahlungsausgang Kasse Der ausgewhlte Datumsbereich muss in einem Monat liegen. Klicken Sie auf [Weiter], erhalten Sie anschlieend einen weiteren Dialog zur Eingabe der datevrelevanten Angaben wie Mandanten- und Beraternummer etc. Whlen Sie dann ber die Schaltflche einen Ausgabepfad und klicken auf [Starten]. Der Dateiname wird automatisch vorgegeben. Sie klicken nun auf [Speichern]. Zu Einzelheiten bezglich der datev-relevanten Angaben wenden Sie sich an Ihren Steuerberater. Dieser teilt Ihnen die zu Hinterlegenden Werte mit.

Buchungsjournal drucken
ber Buchungsjournal drucken... haben Sie die Mglichkeit, ein Buchungsjournal am Bildschirm in einer Vorschau anzusehen und/ oder auszudrucken.

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Offene Posten-Verwaltung (Zusatzmodul) Tragen Sie hierzu das Datum der zu bercksichtigenden Buchungen ein bzw. whlen Sie es ber die Schaltflche aus. ber erhalten Sie das Buchungsjournal als Vorschau angezeigt.

ffnet das Fenster zur Druckereinrichtung. Nehmen Sie, falls notwendig, letzte Die Schaltflche Einstellungen bezglich des Ausdruckes vor und klicken Sie [OK]. Der Druck wird nun gestartet und das Fenster "Buchungsjournal drucken" kann geschlossen werden.

Auswertung
ber Auswertungen... gelangen Sie in den Reportgenerator. Hier haben Sie die Mglichkeit, detaillierte Auswertungen der OP-Verwaltung auf einfache Art zu erstellen (sofern der Reportgenerator als Kaufversion vorliegt) und auszudrucken.

Banking
Der Bereich Banking bietet Ihnen die Mglichkeit, Kontoumstze Ihrer Bank per Schnittstelle einzulesen. Der Groteil der Banken bietet einen Export der Kontoumstze im MT940 (SWIFT) Format. Sollte Ihre Bank dieses Format nicht zur Verfgung stellen, wenden Sie sich bitte an Ihren Fachhndler. Damit ein Konto im Bereich Banking zur Verfgung steht, mssen Sie das Konto unter [WeiteresEinstellungen-Hausbanken] anlegen. Sobald das Konto angelegt ist, knnen Sie dieses unter Banking auswhlen.

Schnittstelle MT940
Damit Sie die Schnittstelle verwenden knnen, mssen Sie sicherstellen, dass das Bankkonto mit Konto-Nr. und BLZ unter den Einstellungen zum OP-Center angelegt ist. Sollte die einzulesende MT940-Datei eine andere Bank beinhalten, wird der Import mit entsprechender Fehlermeldung beendet. Damit Sie die Datei einlesen knnen, klicken Sie auf [Weiteres-Umstze importieren]. In dem nachfolgenden Dialog knnen Sie die Datei auswhlen. Die Standard Auswahl steht auf *.txt, sollte Ihre Bank fr die Datei eine andere Endung verwenden, stellen Sie den Filter auf *.*. Nach Auswahl der Datei wird der Import automatisch durchgefhrt und Ihnen mit einer entsprechenden Meldung besttigt.

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TopKontor Handbuch

Kontoumstze
In der bersicht zum Konto werden Ihnen alle importierten Kontoumstze angezeigt. Die Anzeige knnen Sie per Filter beeinflussen. Zur Verfgung stehen Ihnen Tagesauszug, Monatsauszug, Jahresauszug und variabler Auszug (Angabe eines Datumsbereiches). Zustzlich knnen Sie die verbuchten Umstze mit dem Optionsschalter erledigte ausblenden ausblenden.

Buchungsassistent
Der Buchungsassistent untersttzt Sie mittels intelligenter Buchungserkennung bei der Verbuchung von Kontoumstzen. Damit Sie den Buchungsassistent aufrufen knnen, klicken Sie entweder einen entsprechenden Kontoumsatz per Doppelklick an oder whlen Sie die Schaltflche Buchungsassistent starten aus.

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Offene Posten-Verwaltung (Zusatzmodul)

Der Assistent versucht aufgrund der Angaben des Kontoumsatzes (Betrag, berweisungstext, KontoNr., BLZ), einen offenen Posten zu finden. Ist die Suche erfolgreich, wird der entsprechenden Posten gleich vorgeschlagen. ber die Schaltflche Buchen knnen Sie den Posten direkt verbuchen. Der Assistent fhrt Sie nach erfolgreicher Verbuchung automatisch zum nchsten Datensatz. Sollten die Betrge des Kontoumsatzes abweichend sein aber der Buchungsvorschlag korrekt sein, ffnet sich nach Klick auf Buchen automatisch das Verrechnungsfenster der OP-Verwaltung. In diesem Fenster knnen Sie in gewohnter Weise den Posten ausbuchen. Sollte die automatisch mehrere mgliche Buchungen finden, ffnet sich eine Auswahl mit den entsprechenden Buchungen. Wenn die Buchungsautomatik keinen entsprechenden Vorgang aufgrund der Angaben finden kann, mssen Sie die Verbuchung manuell vornehmen. Whlen Sie dazu die entsprechende Kategorie auf und klicken dann auf die Schaltflche Dokument. In der folgenden Auswahl whlen Sie das entsprechende Dokument aus und klicken einfach auf Buchen. Wenn in Ihrem Kontoumsatz Buchungen enthalten sind, die Sie nicht zuordnen knnen, whlen Sie einfach die Kategorie nicht betriebsrelevant aus und klicken auf Buchen. Damit wird diese Buchung beim nchsten Mal nicht mehr vorgeschlagen.

Buchungen stornieren
Wenn Ihnen bei der Verbuchung eines Umsatzes ein Fehler unterlaufen sein sollte, knnen Sie die Verbuchung jederzeit wieder rckgngig machen. ffnen Sie dazu per Doppelklick den entsprechenden Umsatz und whlen dann die entsprechende Zahlung unter Buchungshistorie aus. Per Kontextmen und Auswahl von Buchung stornieren wird die ausgewhlte Buchung storniert.

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Nachkalkulation (Zusatzmodul)
Nachkalkulationskonten
Die Anlage und Verwaltung von Nachkalkulationskonten dient zu Kostenkontrolle Ihrer laufenden Projekte. Dabei stellen die Dokumente eines Projektes in TopKontor Handwerk die geplanten Kosten (Soll) und die erfassten Daten des Nachkalkulationskontos die wirklich angefallenden Kosten (Ist) dar. Sie starten die Nachkalkulation ber "Extras - Nachkalkulation - Nachkalkulationskonten". Es erscheint folgender Dialog:

Bereits angelegte Naka-Konten werden in der Tabelle im unteren Teil des Fensters angezeigt. Sie haben auch die Mglichkeit ber das Eingabefeld "Nummer" ber die Projektnummer das entspreBearchende Naka-Konto zu finden. Zur Bearbeitung des Kontos klicken Sie auf die Schaltflche . beiten. Zur Lschung eines Naka-Kontos nutzen Sie die Schaltflche

Register Informationen
Hier finden Sie einige grundlegende Informationen zum Naka-Konto, wie das Datum der Anlage, allgemeine Bemerkungen und den Status des Kontos.

Neuanlage
Zur Anlage eines neuen Kontos klicken Sie auf die Schaltflche Neu. Es erscheint nun ein Dialog zur Auswahl eines Projektes. Markieren Sie das gewnschte Projekt in der Tabelle und klicken auf "bernehmen". In dem nun folgendem Fenster knnen sie die Dokumente des Projektes auswhlen, die in das Naka-Konto bernommen werden sollen:

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Wartung & Service (Zusatzmodul)

Es werden Ihnen hier alle Angebote und Auftragsbesttigungen eines Projektes angezeigt. Markieren Sie die gewnschten Dokumente und klicken auf "bernehmen". Besttigen Sie die Abfrage "Mchten Sie die Nachkalkulationsdokumente neu einlesen?" mit JA. Sie wechseln nun automatisch in das Register "Nachkalkulation", wo sie die entsprechenden Kosten zu den Dokumenten erfassen knnen.

Register Nachkalkulation

In diesem Dialog finden Sie links eine Baumstruktur, in der die Dokumente des Projektes dargestellt werden. Rechts daneben sehen Sie eine Tabelle mit den erfassten Ist-Buchungen. Im unteren Teil des Fensters finden Sie einen graphischen und tabellarischen Soll-/Ist- Vergleich der Kosten. Dieser bezieht sich jeweils auf die Position, die Sie in der Projekt-Baumstruktur markiert haben. Dadurch ist es mglich sowohl einen Soll/Ist-Vergleich des gesamten Projektes oder aber einer einzelnen Dokumentposition zu betrachten. Die Graphik bezieht sich dabei auf die markierte Spalte des tabellarischen Soll/Ist-Vergleichs. Zum Markieren der Spalten klicken Sie mit der Maus auf die berschrift der entsprechenden Spalte. Die markierte Spalte wird durch eine kleines Symbol gekennzeichnet:

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TopKontor Handbuch

Erfassung der Ist-Kosten


Um direkt zu einem Dokument des Projektes die Kosten zu erfassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag in der Projekt-Baumstruktur:

Whlen Sie nun die Funktion "Megeneingabe aufrufen...". Es erscheint nun ein Fenster mit den Positionen des selektierten Dokumentes bzw. Untertitels:

Erfassen Sie nun in der Tabelle die Ist-Werte. Sollten weitere Kosten angefallen sein, die nicht in den Dokumenten des Projektes bercksichtigt wurden, knnen Sie auch diese dem Naka-Konto hinzufgen. Beachten Sie, dass Sie zuvor den gewnschten Bereich in der Projekt-Baumstruktur markiert haben. Klicken Sie nun in der rechten Tabelle mit den Ist-Buchungen mit der rechten Maustaste. In dem Kontextmen knnen Sie folgende Eintrge whlen: Artikelbuchung einfgen (fr zustzlich bentigte Artikel) Kosten einfgen (Gert, Fremdleistung, Sonstige) Freie Buchung einfgen Rechnunseingang buchen

Sie knnen Rechnungseingnge auf Projekte, Kostenstellen und auf die Kostenarten gesplittet werden. Eine Unterverteilung auf Unterkonten zu einem Projekt kann zustzlich erfolgen. Wenn Sie "Artikelbuchung" oder "Kosten einfgen" whlen, erscheint ein Fenster zur Auswahl des entsprechenden Stammdatensatzes. Bei Auswahl von "Freie Buchung einfgen" haben Sie folgenden Eingabemglichkeiten:

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Wartung & Service (Zusatzmodul)

Erfassen Sie hier zunchst das Datum und eine Bemerkung zu den angefallenen Kosten. ber die weiteren Felder haben Sie die Mglichkeit sowohl angefallene Arbeitszeiten als auch verbrauchtes Material (Artikel, Gerte, Sonstige) zu erfassen. Sie haben auch die Mglichkeit, zur Erfassung der Kosten direkt eine Eingangsrechnung zu buchen. Whlen Sie dazu "Rechnungseingang buchen". Es erscheint dann ein Fenster zur Auswahl des Lieferanten. Wenn Sie einen Lieferanten ausgewhlt haben, knnen Sie in einem Dialog die Rechnungsdaten erfassen. Buchung lschen Mit der Funktion Buchung lschen knnen Sie Buchungen lschen, die entweder falsch erfasst wurden oder nicht mehr bentigt werden. Die Lschfunktion steht jedoch nicht fr Lohnbuchungen oder Buchungen einer Eingangsrechnung zur Verfgung. In diesen Fllen mssen die Buchungen ber das jeweilige Modul gelscht werden. Gleiches gilt fr die Bearbeitung der Buchungsstze. Haben Sie keine OP-Verwaltung, ist das Lschen und Bearbeiten einer Eingangsrechnung ber das Naka Konto mglich.

Zuordnung der Ist-Kosten


Wenn Sie Kosten erfassen, werden diese der Dokumentenposition zugeordnet, die Sie in der ProjektBaumstruktur makiert haben. Sie haben aber auch die Mglichkeit die Kosten pauschal dem Projekt oder einem Dokument zuzuordnen. Damit Sie die Zuordnung der Kostenbuchungen erkennen zu knnen, sind diese farblich markiert. Nutzen Sie das Auswahlfeld "Zuorndung" um die Anzeige der Kostenbuchungen entsprechend einzustellen:

ohne Zuordnung Kostenbuchungen ohne Zuordnung finden Sie immer direkt auf der Ebene des Projektes, d.h. Sie markieren in der Projekt-Baumstruktur direkt das Projekt (die Wurzel). Sie knnen diese Buchungen per Drag&Drop mit der Maus zuordnen. Ziehen Sie dazu den Tabelleneintrag mit der Maus auf die entsprechende Position in der Projekt-Baumstruktur auf der linken Seite des Fensters. 323

TopKontor Handbuch

dieser Position zugeordnet Erscheint eine grne Markierung vor der Kostenbuchung, wird dadurch angezeigt, dass diese Buchung genau dem Bereich des Projektes zugeteilt ist, den Sie gerade in der Projekt-Baumstruktur markiert haben. Sie haben die Mglichkeit die Zuordnung per Drag&Drop zu ndern. Unterpositionen zugeordnet Gelb markierte Kostenbuchungen sind Unterpositionen zugeordnet. Klicken Sie diese Positionen mit der rechten Maustaste an, knnen Sie ber das Kontextmen den Punkt "Zur Position springen..." whlen. Dann springen Sie in der Projekt-Baumstruktur direkt an die Stelle, wo die Buchung zugeordnet wurde. ausgeschlossene Buchungen Sie knnen eine Kostenbuchung vom Soll/Ist-Vergleich ausschlieen, indem Sie diese auf den Status "ausgeschlossene Buchung" setzen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Buchung und whlen den entsprechenden Punkt im Kontextmen. Buchungen mit diesem Status werden rot markiert.

Kostenbuchungen aus externen Quellen


Rapporterfassung Wenn Sie Kosten ber die Rapporterfassung einem Projekt zuordnen, werden diese Buchungen bei der Anlage und nderung eines Nachkalkulationskontos bercksichtigt. ffnen Sie ein Naka-Konto zur nderung werden die Buchungen aus der Rapporterfassung importiert und entsprechend zugeordnet. Wurden die Buchungen bereits zu einem frheren Zeitpunkt importiert, werden nur genderte und neue Positionen der Rapporterfassung bercksichtigt. Eingangsrechnungen Wenn Sie ber das OP-Center eine Eingangsrechnung erfassen und diese einem Projekt zuordnen, wird diese Rechnung beim ffnen des Naka-Kontos als Kostenbuchung ohne Zuordnung automatisch eingetragen. Lohnerfassung Wenn Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter in der Lohnerfassung (Schnellerfassung) einem Projekt zugeordnet haben, werden auch diese automatisch in das Naka-Konto bernommen. Sie finden Sie als Kostenbuchungen ohne Zuordnung.

Nachkalkulation (Lohnerfassung)
Die Lohnerfassung der Nachkalkulation dient zur Schnellerfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Dadurch wird es mglich, die Lohnkosten eines Projektes zu bestimmen. Sie starten die Lohnerfassung ber "Extras - Nachkalkulation - Lohnerfassung...". Es erscheint folgender Dialog:

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Wartung & Service (Zusatzmodul)

Die erfassten Lohndatenstze werden in der Tabelle im unteren Bereich des Fensters angezeigt. Beim Aufruf des Programms ist der Zeitraum fr die Anzeige der Stze auf den aktuellen Monat eingestellt. Wenn Sie einen anderen Zeitraum betrachten wollen, knnen Sie diesen beliebig ber die Datumsfelder (Zeitraum von/bis) einstellen. Im oberen Teil des Fensters werden zustzliche Informationen zu dem in der Tabelle markierten Lohndatensatz angezeigt. Sie sehen hier den Namen und die SollArbeitszeit des Mitarbeiters. Auerdem sehen Sie den Stundenlohn des Mitarbeiters.

ndern und Lschen


Wenn Sie einen Lohndatensatz ndern wollen, markieren Sie diesen in der Tabelle und klicken auf Bearbeiten. Geben Sie dann die nderungen direkt in der Tabelle ein und klicken anschlieend auf , um die nderungen zu speichern. Um einen Datensatz zu lschen, markieren Sie diesen in der Tabelle und klicken auf Lschen.

Neue Lohnbuchungen erfassen


Klicken Sie auf Hinzufgen, um neue Buchungen zu erfassen. In der letzten Zeile der Tabelle wird ein leerer Eintrag erzeugt. Tragen Sie hier die Daten direkt ein. Wechseln Sie zur nchsten Spalte jeweils mit [TAB]. Der Buchungstag wird mit dem jeweiligen Tagesdatum vorbelegt. Whlen Sie als nchstes den Mitarbeiter ber die Auswahlliste in der Spalte Mitarbeiter aus. Tragen Sie dann die Arbeitszeit des Mitarbeiters ein. Als zustzliche Information knnen Sie auch die Anfahrt in km eintragen. In der Spalte Projekt nehmen Sie nun die Projektzuordnung vor. Whlen Sie die Projektnummer ber die Auswahlliste aus. Durch diese Zuordnung werden Ihre Buchungen dann automatisch in das Nachkalkulationskonto zu diesem Projekt bernommen. In der nchsten Spalte whlen Sie die Lohnart aus. Die Lohnarten definieren Sie ber "Stammdaten - Tabellen". In der Lohnart ist ein Faktor und ein Zuschlag hinterlegt. Faktor und Zuschlag werden auf den Stundenlohn angewendet, um die effektiven Kosten zu berechnen. ber eine Lohnart knnen Sie beispielsweise einen Sonn-/oder Feiertagszuschlag abwickeln. Desweiteren haben Sie die Mglichkeit, eine Kostenstelle zu hinterlegen und einen Buchungstext zu erfassen. Wenn Sie nun die Tabulator-Taste drcken, wird die nchste neue Tabellenzeile angelegt. werden die Sie knnen nun die nchste Buchung erfassen. Beachten Sie: Erst durch Klicken auf Buchungen gespeichert. Wenn Sie groe Mengen an Lohnbuchungen erfassen, vergessen Sie nicht zwischendurch zu speichern, damit bei einem Systemausfall die Buchungen nicht verlorengehen. 325

TopKontor Handbuch

Nachkalkulation (Rapporterfassung)
Nutzen Sie PDAs (mobile Computer), um Daten fr die Nachkalkulation auf der Baustelle zu erfassen und anschlieend automatisiert in TopKontor zu bernehmen. Mit diesem Modul knnen Sie auf einfache Art Nachkalkulationen von bestehenden Projekten durchfhren. Fr die Soll-Ist-Vergleiche ist es jedoch erforderlich, dass dem entsprechenden Projekt bereits ein Angebot oder eine Auftragsbesttigung zugeordnet ist. Sie haben in der Rapport-Erfassung die Mglichkeit, die Ist-Leistung fr ein Projekt zu erfassen. Diese Erfassung kann Projekten zugeordnet werden. Hieraus erhalten Sie diverse Auswertungen wie Soll-Ist-Vergleiche, Projekt-Auswertungen, Nachkalkulationsbltter usw. Zur Nachkalkulation gelangen Sie ber [Extras | Nachkalkulation | Rapporterfassung]. Es ffnet sich folgendes Fenster.

Im oberen Teil des Fensters sehen Sie eine bersicht der bereits angelegten Belege. Angezeigt werden Ihnen Belegnummer, Belegname, Datum sowie eventuelle Bemerkungen. bzw. (links oben im Dialog) legen Sie neue Belege an (Nachkalkulatiober die Schaltflchen nen) oder lschen bereits vorhandene. %-Satz "Aufschlag" beibehalten: entscheiden Sie hier durch Anklicken des Kontrollfeldes, ob eine Nachkalkulation unter Beibehaltung des bisherigen prozentualen Aufschlags erfolgen soll ber die Schaltflchen der Positionsbersicht (in der Mitte des Dialogs) haben Sie weitere Bearbeitungsmglichkeiten: Neue Position hinzufgen [F10] Position lschen [F3] Position ndern [F4]

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Wartung & Service (Zusatzmodul) Belegpositionen aus Projekt bernehmen Belegpositionen in Rechnung bergeben

Auswertungen
ber die Schaltflche am oberen Rand des Hauptfensters gelangen Sie ber die Auswahl "Auswertungen" in den Reportgenerator. Hier haben Sie die Mglichkeit, detaillierte Auswertungen und Soll-Ist-Vergleiche auf einfache Art zu erstellen und auszudrucken.

Einstellungen
ber die Schaltflche am oberen Rand des Hauptfensters gelangen Sie ber die Auswahl "Einstellungen" in die Einstellungen der Rapporterfassung.

Vergeben Sie hier einen Belegnamen, der dann automatisch bei der Erzeugung eines neuen Nachkalkulations-Dokuments im Hauptfenster zur Nachkalkulation eingetragen wird. Die fortlaufende Nummerierung wird dann vom Programm in der Nachkalkulation automatisch hinter den von Ihnen festgelegten Belegnamen gesetzt, d.h. die Bildungsvorschrift lautet: Vortext + Belegnummer. Nachkalkulationsinfo in Dokument bernehmen: haben Sie dieses Kontrollfeld aktiviert, so werden im entsprechenden Dokument die Nachkalkulations-Informationen unter jede Position gesetzt.

Neuen Nachkalkulationsbeleg erstellen


Klicken Sie im oberen Fensterteil der Nachkalkulation auf . Der neue Beleg zur Nachkalkulation wird im aktuellen Jahres- und Monatsordner angelegt. TopKontor vergibt automatisch eine laufende Nummer beginnend mit 00000001. Der Belegname wird gem Ihren Vorgaben unter Extras | Nachkalkulation | Einstellungen automatisch vorbelegt, kann jedoch fr den einzelnen Vorgang hier berschrieben werden. 327

TopKontor Handbuch

Einzelne Positionen hinzufgen


Zur Erfassung der Positionen klicken Sie im Bereich "Positionsbersicht" auf oder bettigen die Funktionstaste [F10]. Sie erfassen die Daten direkt in der tabellarischen Ansicht der Positionen. Das aktuelle Tagesdatum wird automatisch in das Positionsfenster eingefgt, kann aber ber die Kalenderoder drcken funktion verndert werden. Klicken Sie in die Spalte Projekt Nr. und bettigen Sie Sie [F4]. Es ffnet sich ein Fenster zur Auswahl eines bestehenden Projektes. Whlen Sie das gewnschte aus. Klicken Sie nun in das Feld Typ um festzulegen, welche Positionsart hinzugefgt werden soll. Zur Auswahl stehen: Artikel Manueller Artikel Lohn Manueller Lohn Gert Manuelles Gert Fremdleistung Manuelle Fremdleistung Sonstiges Manuelles Sonstiges Fremdrechnung (nur bei nicht-aktivierter OP-Verwaltung)

Die Felder wie Suchbegriff, Nummer, Lieferant, Mengeneinheit und Anzahl werden automatisch gem Ihrer Auswahl vorbelegt. Wollen Sie nun eine weitere Position hinzufgen, so klicken Sie wieoder gehen mittels der Tab-Taste in die nchste Zeile und fahren wie bereits beschriederum auf ben fort.

bergabe in eine Rechnung


Sie bergeben nun Ihre erfassten Nachkalkulations-Positionen in eine Rechnung. Bettigen Sie hierzu die Schaltflche gendes Fenster: und whlen "Positionen in Rechnung bergeben". Es ffnet sich fol-

Tragen Sie hier in die Felder die von Ihnen gewnschten Daten ein. Geben Sie an, was fr eine Dokumentenart (Rechnung oder Abschlagsrechnung) erstellt werden soll und klicken Sie auf [OK]. Die Rechnung bzw. Abschlagsrechnung wird gespeichert und am Bildschirm in der Belegbearbeitung angezeigt.

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Wartung & Service (Zusatzmodul)

Positionen aus Projekt bernehmen


In der Nachkalkulation (Rapport-Erfassung) haben Sie die Mglichkeit, den Auftrag aus einem Projekt in die Belegerfassung zu bernehmen. Nach bernahme knnen Sie die Mengen und Preise ndern. und whlen "Positionen aus Projekt bernehmen", um die ProjektKlicken Sie nun auf verwaltung zu ffnen. Whlen Sie zunchst das gewnschte Projekt aus. Die darin enthaltenen Positionen des Auftrags erscheinen automatisch in der Positions-bersicht. ndern Sie nun z.B. die Stck. Weiterhin zahlen oder Einkaufspreise der einzelnen Positionen. Klicken Sie hierzu zunchst auf haben Sie hier die Mglichkeit, weitere Positionen hinzuzufgen oder zu lschen.

Wartung & Service (Zusatzmodul)


ber den Menpunkt Extras | Wartung & Service starten Sie das Wartung & Service Modul.

Einstellungen
ber die Schaltflche Menpunkt [Einstellungen anzeigen] haben Sie die Mglichkeit, Einstellungen zum Wartung & Service Modul vorzunehmen.

Register Dokumenttitel
In diesen Textfeldern bestimmen Sie, wie die sechs vorhandenen Dokumentarten im Einzelnen benannt werden sollen. Whlen Sie hier standardmig die Bezeichnung, die dem jeweiligen Typ entspricht, z.B. Wartungsvertrag fr Wartungsvertrag. Der Titel des jeweiligen Dokumentes ergibt sich aus der gewhlten Bezeichnung und der Dokumentnummer (z.B. Servicevertrag 12345/04).

Register Vor-/Nachtexte
ber die Listenfelder bestimmen Sie, welches Formular bei dem jeweiligen Dokumenttyp als Vorlage dienen soll. Die Formulare haben Sie zuvor ber [ Tools | Formulareditor ] definiert und erstellt. ber die Schaltflchen in den Spalten Vortext und Nachtext haben Sie die Mglichkeit, den Dokumenttypen Vor-/Nachtexte zuzuweisen, die dann automatisch bei der Dokumenterstellung eingefgt werden. Haben Sie hier auf eine der Schaltflchen geklickt, so ffnet sich automatisch das Fenster zur Festlegung der Textbausteine. Hier legen Sie neue Textbausteine an oder passen vorhandene an. Textbausteine knnen Sie auch unter [Stammdaten | Textbausteine] definieren. Weiterhin knnen Sie festlegen, ob bei Erstellung eines Wartungsvertrages der Vertragstext vor die Anlagenbeschreibung im Dokument gestellt werden soll. Fr die Serviceauftrge knnen Sie bestimmen, ob die Arbeitsbeschreibung beim Erstellen des Dokuments eingefgt werden soll.

Register Nummernkreis
Diese Option ermglicht es Ihnen, die Formatierung der Nummernkreise fr Wartungsprojekte und Serviceauftrge zu vergeben. D.h. Sie bestimmen hier die Form der Wartungsprojekt- bzw. Serviceauftragsnummern. Sie knnen die Formatierung beliebig gestalten, z.B. mit einer fortlaufenden Dokumentennummer und der zugehrigen Monats- und Jahreszahl oder ausschlielich einer selbstgewhlten Dokumentennummer (mindestens 4-stellig, hchstens 6-stellig). Des weiteren tragen Sie in den Feldern nchste freie Nummer die gewnschte Dokumentennummer ein. TopKontor aktualisiert diese Nummern automatisch gem dem jeweiligen Programmstand.

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TopKontor Handbuch

Nummernkreis nicht zu hoch whlen. Empfohlen wird, die vorgegebenen Einstellungen beizubehalten. Fr die Wartungsvertragsdokumente wird die Vertragsnummer genommen. Fr die Dokumenttypen Vertragsrechnung, Vertragsgutschrift, Servicerechnung und Servicegutschrift werden die Nummern aus dem Nummernkreis der Grundeinstellungen des Programms genommen.

Register Anschreiben
Hier haben Sie die Mglichkeit, Textvorlagen fr die Anschreiben der entsprechenden Benachrichtigungsfunktionen bei der Terminvergabe fr anstehende Wartungstermine zu erstellen und zu definiegelangen Sie die direkt in die Textverarbeitung des Programms, um ren. ber die Schaltflche den ausgesuchten Vorlagentext zu bearbeiten. Folgende Benachrichtigungsfunktionen stehen Ihnen im Register Anschreiben zur Verfgung Brief Fax Mail Wenn Sie neue Textvorlagen fr die Benachrichtigungsfunktion im W&S erstellen wollen, beachten Sie, dass Sie die neu erstellten Vorlagen zuerst mit dem Dokumentnamen WS_*.txv speichern mssen, damit Ihnen die Datenfelder der W&S - Anlagen in der Auswahl zur Verfgung stehen.

Register Weiteres
Fr das Wartung & Service Modul steht Ihnen die Funktion Kilometerpauschale zur Verfgung. Die Kilometerpauschale knnen Sie ber das Kontextmen in den Dokumenttypen Vertragsrechnung, gutschrift, Serviceauftrag, -rechnung und -gutschrift einfgen. Beim Einfgen in ein Dokument wird der von Ihnen eingestellte Wert Preis je Kilometer* Kilometeranzahl, den Sie zur jeweiligen Anlage hinterlegt haben, multipliziert. Weiterhin knnen Sie bestimmen, ob die Kilometerpauschale den Typ manueller Artikel oder manuelle Leistung ist. Unter Reporte whlen Sie den gewnschten Report aus, den Sie als Vorlage fr Ihre Messblattprotokolle haben mchten. Bei Erinnerung an fllige Wartungstermine stellen Sie die Vorlaufzeit der Termine ein, an die Sie sich erinnern lassen mchten. D.h. Sie mchten heute an einen Termin erinnert werden, der erst in 30 Tagen ansteht.

Register Vertragsgruppen
Hier knnen Sie Vertragsgruppen definieren. Anhand der Zuordnung der einzelnen Vertrge zu den Vertragsgruppen knnen Sie spter bei Erstellung der Vertragsrechnung in den Wartungsaufgaben nur Vertrge, die einer Vertragsgruppe zugehren, abrechnen. Die Vertragsgruppe dient als Filter fr die Vertrge.

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Wartung & Service (Zusatzmodul)

Anlagentypen
Unter der Schaltflche Anlagen. ber Menpunkt Anlagetypen . . . erstellen Sie Vorlagen fr die

legen Sie einen neuen Datensatz fr einen neuen Anlagentypen an. Whlen Sie zunchst die

Anlagenbeschreibung des technischen Gertes ber aus dem Artikelstamm aus. Bestimmen Sie ber die Listbox im Fenster der Artikelauswahl, ob Kurz-, Lang- oder Kurz- und Langtext fr die Anlagenbeschreibung bernommen werden sollen. Erst dann whlen Sie den Artikel durch Bettigen der bernehmen-Taste aus. Die Bezeichnung des Anlagentyps knnen Sie berschreiben.

Register Mess-/Sollwerte
In dem Feld Messgre geben Sie die Bezeichnung der Messgre ein. Tragen Sie im Feld Sollwert den Vorgabewert (Hersteller- bzw. Richtwert) ein. Bei dem Feld Einheit knnen Sie entweder durch eine Vorgabe auswhlen oder, sollte die Einheit nicht vorhanden sein, diese manuBettigen von ell erfassen. Sie knnen maximal 18 Mess- und Sollwerte fr jede Anlage hinterlegen.

Register tech. Daten 1 und tech. Daten 2


Sie knnen jeweils in den Registern tech. Daten 1 und tech. Daten 2 zehn technische Daten zur jeweiligen Anlage erfassen. Unter Beschriftung in den Feldern Zusatz 1 bis Zusatz 20 knnen Sie die Feldnamen fr die Anlagenverwaltung definieren. In den Feldern Zusatz 1 bis Zusatz 20 unter Vorgabewert erfassen Sie die Werte, passend zu den Beschriftungen und zur Anlage. D.h. Haben Sie im Zusatzfeld 1 unter Beschriftung Hersteller und im Feld Vorgabewert Buderus eingetragen, wird Ihnen in der Anlagenverwaltung als Feldname Hersteller (Beschriftung) und als Wert Buderus angezeigt.

Register Anlagenbeschreibung
Im Register Anlagenbeschreibung finden Sie die Beschreibung des Artikels. In der Anlagenbeschreibung erfassen Sie zudem die Anlagendaten die Sie spter im Wartungsvertrag bentigen. Hierunter fallen z.B. der Anlagenstandort, Ansprechpartner / Vorort, etc.. Hierzu stehen Ihnen Datenfelder zur Verfgung. Diese knnen Sie ber das Kontextmen einfgen (Klick mit der rechten Maustaste in das Textfeld). ber die Schaltflche vorlage Positionen erfassen. der Anlagentypen-Verwaltung knnen Sie zu der Anlagentypen-

Register Arbeitsbeschreibung
Im Register Arbeitsbeschreibung werden solche Servicearbeiten erfasst, die bei jeder Wartung anfallen. Die erfasste Arbeitsbeschreibung kann entweder manuell in einem Serviceauftrag eingefgt werden oder Sie haben in den Einstellungen die Option Arbeitsbeschreibung einfgen aktiviert. In diesem Fall wird die Arbeitsbeschreibung beim Erstellen des Serviceauftrages eingefgt.

Vertragstypen
In der Vertragstypenverwaltung erstellen Sie Vorlagen fr Ihre Wartungsvertrge. ber die Schaltflche Vertragstypen . . . gelangen Sie in die Vertragstypen (Vorlagen fr Ihre War-

331

TopKontor Handbuch tungsvertrge). Hier definieren Sie die von Ihnen gewnschte Vorlage. Wie bei allen bisherigen Datenstzen bettigen Sie hier , um einen neuen Vertragstext anzulegen.

Register Bezeichnung
Die Nummer wird automatisch fortlaufend vergeben, kann aber hier auch berschrieben werden. Im Feld Bezeichnung geben Sie der Vorlage eine Bezeichnung.

Register Langtext
Hier erfassen Sie den gewnschten Vertragstext. ber die oben angezeigten Menpunkte knnen Sie den Text formatieren (Schriftart und gre, zentriert etc.), wie Sie es wnschen und wie es von z.B. Microsoft Word bekannt ist. Klicken Sie im Textfeld auf die rechte Maustaste, so ffnet sich folgendes Kontextmen:

ber Bearbeiten stehen Ihnen dann die bekannten Bearbeitungsfunktionen wie Kopieren und Einfgen, Lschen, Ausschneiden und Alles auswhlen fr die Textverarbeitung zur Verfgung. Datenfeld einfgen: Hierber erhalten Sie eine Auswahl von Platzhaltern angezeigt, welche nach Angaben zum Empfnger, zum Dokument, zur Vertragsverwaltung und zu Ihrer eigenen Firma sortiert sind und hier eingefgt werden knnen. Die Felder werden dann bei der Verwendung der Vertragstextvorlage im Wartungsvertrag mit den zugehrigen Inhalten gefllt.

Anlagenverwaltung
In der Anlagenverwaltung erhalten Sie eine bersicht aller angelegten Anlagen. ber die Anlagenverwaltung pflegen Sie die Anlagen. Sie nehmen hier nderungen und Ergnzungen vor. Wollen Sie eine Anlage lschen, ffnen Sie das W&S Projekt, in dem die Anlage erstellt wurde. Markieren Sie hier die Anlage, die gelscht werden soll, und rufen Sie das Kontextmen auf [Klick rechte Maustaste]. Im Kontextmen whlen Sie den Menpunkt Lschen. Beachten Sie, dass nur Anlagen ohne Folgedokumente gelscht werden knnen. Haben Sie bereits Dokumente zu der Anlage erstellt, mssen Sie zuerst diese lschen. Bei Servicerechnungen und rechnungsgutschriften, die bereits im Rechnungsausgangsbuch gedruckt oder zu denen Zahlungseingnge gebucht wurden, ist das Lschen nicht mehr mglich.

Register Anlagendaten
Anlagentyp knnen Sie den Anlagentyp ndern bzw. in den Anlagentypenber die Schaltflche stamm wechseln und hier die Anlagenvorlage anpassen. Messblatt

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Wartung & Service (Zusatzmodul) Sie knnen abweichend von den Einstellungen ein anderes Messplattprotokoll hinterlegen. Vertragsnummer Es wird Ihnen die Vertragsnummer angezeigt, die der Anlage zugeordnet ist. Ist das Feld leer, ist die Anlage keinem Vertrag zugeordnet. Projektnummer In diesem Feld wird die Wartungsprojektnummer angezeigt, zu der die Anlage zugeordnet ist. abw. Rechnungsempfnger Sie knnen zu der Anlage einen abweichenden Rechnungsempfnger hinterlegen. Beachten Sie jedoch, dass dies nur bei Anlagen ohne Vertrag geht. Bei Anlagen mit Vertrag hinterlegen Sie zu dem Vertrag den abweichenden Rechnungsempfnger. abw. Lieferadresse Sie knnen der Anlage eine abweichende Lieferanschrift hinterlegen. Die Lieferanschrift wird Ihnen im Register Standort angezeigt. Die Lieferadresse muss im Adressstamm angelegt sein. Haben Sie diese dort nicht angelegt und mchten dies auch nicht, knnen Sie im Register Standort eine Lieferadresse manuell eintragen. Seriennummer Tragen Sie hier die Seriennummer des Gertes ein.

Register Standort
In den Feldern Name, Strae, PLZ und Ort wird Ihnen, sofern Sie keine abw. Lieferadresse hinterlegt haben die Adresse des Kunden angezeigt zu dem die Anlage angelegt wurde. Sollte die Adresse nicht richtig sein, knnen Sie hier unabhngig des Adressstamms, manuell die Standortadresse anpassen bzw. berschreiben. knnen Sie sich die Adressen des Kunden, dem die Anlage zugeordnet ist, ber die Schaltflche zurckholen. Beachten Sie, dass wenn Sie eine abw. Lieferadresse ausgewhlt haben, die Standortadresse nicht berschrieben werden kann. In den Feldern Standort 1 und Standort 2 knnen Sie die Standortadresse um wesentliche Merkmale, wie z.B. Keller links, ergnzen. Whlen Sie in den Feldern Monteur 1 und Monteur 2 den Monteur bzw. die Monteure aus, die bei der Wartung der Anlage vorgeschlagen werden sollen. Bei der Terminvergabe in den Wartungsaufgaben knnen Sie, sollte der Monteur bzw. die Monteure durch z.B. Urlaub, Fortbildungslehrgang, etc. nicht zur Verfgung stehen, dem Servicetermin einen anderen Monteur zuweisen. Bei den Feldern Anfahrt in Km, Anfahrtszeit und Wartungsdauer geben Sie die entsprechenden Werte zu dieser Anlage ein. Die Kilometerangabe bentigen Sie fr die Km - Pauschale. Die Anfahrtszeit und die Wartungsdauer werden fr die Terminanlage und bei den Datenfelder in den Textbausteinen bentigt. Bei der Terminanlage im Kalender wird die Dauer des Termins anhand der Anfahrtszeit + Wartungsdauer + Anfahrtszeit berechnet. Fr die Benachrichtigungsschreiben an den Kunden wird nur die reine Wartungszeit genommen.

Register Termine
Im Feld Wartungszyklus stellen Sie ein, in welchen Intervallen die Anlage gewartet werden soll. Zur Auswahl stehen die Zyklen kein Zyklus monatlich alle 3 Monate alle 6 Monate jhrlich alle 2 Jahre alle 3 Jahre

In den weiteren Feldern legen Sie fest Beginn der Wartung Legen Sie das Datum des Vertragsbeginns fest. Ende der Wartung 333

TopKontor Handbuch Tragen Sie hier das Ende der Wartung ein. Beachten Sie, dass anders zum Vertrag das Ende der Wartung gleichzusetzen ist mit dem Kndigungstermin. letzte Wartung Das Programm setzt hier das Datum der letzten Wartung automatisch ein, sobald Sie einen Serviceauftrag bzw. eine Servicerechnung gedruckt haben. nchste Wartung Das Datum fr die nchste Wartung wird anhand des Wartungsbeginndatums und des Wartungsintervalls errechnet und gesetzt. gekndigt am Tragen Sie hier ein, wann die Wartung der Anlage gekndigt wurde. Dieses Datumsfeld dient zur Kontrolle und zur Information, ob der Kunde fristgerecht gekndigt hat.

Benachrichtigung Whlen Sie aus, wie Sie den Kunden ber die anstehende Wartung informieren wollen. Zur Auswahl stehen telefonisch schriftlich Fax Email

ber die Wartungsaufgaben wird der Kunde bei der Terminfestsetzung auf diesem Wege benachrichtigt. Inbetriebnahme Tragen Sie das Datum der Inbetriebnahme der Anlage ein. Garantie von und Garantie bis Hier geben Sie das Anfangs- und Enddatum der Garantie ein.

Register tech. Daten 1 und tech. Daten 2


Hier geben Sie die technischen Daten zur Anlage an. Haben Sie diese bereits in den Anlagentypen erfasst, stehen Ihnen diese zur Verfgung. Sie knnen diese hier, falls erforderlich, fr diese Anlage ndern. Beachten Sie, dass das Register tech. Daten 2 nur angezeigt wird, wenn Sie in den Anlagentypen Feldnamen benannt haben.

Register Anlagenbeschreibung
In diesem Register steht die Beschreibung der Anlage, so wie Sie diese in den Anlagentypen erfasst haben. Sie knnen die Anlagenbeschreibung individuell fr diese Anlage anpassen.

Register Arbeitsbeschreibung
Hier wird Ihnen die Arbeitsbeschreibung angezeigt, die Sie in den Anlagentypen zu diesem Anlagentyp erfasst haben. Diese knnen Sie individuell fr diese Anlage anpassen.

Register Bemerkung
Sie tragen hier bei Bedarf einen Text beliebiger Lnge ein. Dies knnen weitere wichtige Hinweise zu einer Anlage sein. Sobald Sie eine Bemerkung hinterlegt haben, erscheint das Symbol Registerbezeichnung. neben der

Zustzliche Schaltflchen
Informationen zum Kunden, dem die Anlage zugeordnet ist. ber die Schaltflche "Weiteres" haben Sie folgende Auswahl: 334

Wartung & Service (Zusatzmodul)

Position zufgen ber die Schaltflche knnen Sie zu der Anlage Positionen erfassen. Messwerte anzeigen Hier erfassen Sie die Messwerte zu der gewhlten Anlage. Ihnen werden die Sollwerte, die Sie zu dieser Anlage in den Anlagentypen erfasst haben, angezeigt. ber knnen Sie neue Messungen hinzufgen. Es erscheint zuerst ein Dialog mit einer Auswahl. Geben Sie in der Auswahl zuerst das Messdatum ein. Whlen Sie, ob die neue Messung mit den Sollwerten vorbelegt werden soll oder ob Sie ein leeres Messblatt haben wollen. Zu jeder Messung knnen Sie eine Bemerkung hinterlegen. Serviceauftrag erstellen (Strserviceauftrag) Sie knnen hiermit Serviceauftrge auch auerhalb des Wartungsintervalls fr die Anlage erstellen. Beachten Sie, dass der Wartungsintervall in diesem Fall nicht hochgesetzt wird. Anzeige der Historie Sie erhalten einen Dialog, in dem Sie auswhlen knnen, ob Sie in der Historie die Serviceauftrge, Servicerechnung oder beides sehen wollen.

Vertragsverwaltung
In der Vertragsverwaltung knnen Sie Ihre bestehenden Vertrge ndern und ergnzen. Die Vertragsder Wartung und Service Projektverwalverwaltung ffnen Sie ber die Schaltflche tung oder ber das W&S Projekt mittels Doppelklick auf den Eintrag Vertrag. Beachten Sie, dass das Lschen oder die Neuanlage von Vertrgen nur ber die W&S Projektverwaltung mglich ist. Beachten Sie, dass nur Vertrge ohne Folgedokumente gelscht werden knnen. Haben Sie bereits Dokumente zu dem Vertrag erstellt, mssen Sie diese zuerst lschen. Bei Vertragsrechnungen und rechnungsgutschriften, die bereits im Rechnungsausgangsbuch gedruckt oder zu denen Zahlungseingnge gebucht wurden, ist das Lschen nicht mehr mglich. Sie knnen hier den Vertrag einer Vertragsgruppe zuordnen. Anhand der Zuordnung der einzelnen Vertrge zu den Vertragsgruppen knnen Sie spter bei Erstellung der Vertragsrechnung in den Wartungsaufgaben nur Vertrge, die einer Vertragsgruppe zugehren, abrechnen. Die Funktion "Vertragsgruppe" dient als Filter fr die Vertrge.

Register Adresse
Im Register Adresse sehen Sie die Kundendaten. Sie knnen hier, sollte dies erforderlich sein, eine abweichende Rechnungsadresse hinterlegen. Haben Sie Vertragspositionen erfasst, wird Ihnen im Feld Betrag Vertragspos. die Vertragspauschale angezeigt.

335

TopKontor Handbuch

Register Vertragsangaben
Im Feld Vertragstyp whlen Sie aus der Vertragstypenverwaltung die gewnschte Vertragstextvorlage aus. Im Feld Vertragszyklus stellen Sie ein, in welchen Intervallen zu diesem Vertrag eine Vertragsrechnung gestellt werden soll. Zur Auswahl stehen die Zyklen kein Zyklus monatlich alle 3 Monate alle 6 Monate jhrlich alle 2 Jahre alle 3 Jahre ... (und weitere)

Abweichend von den Einstellungen knnen Sie fr den Vertrag einen anderen Vor- bzw. Endtext hinterlegen. Die Texte knnen sowohl fr den Vertragsschein als auch fr die Rechnungen hinterlegt werden.

Vertragstermine
Vertragsbeginn Legen Sie das Datum vom Vertragsbeginn fest. Vertragsende Geben Sie hier das Datum ein, an dem der Vertrag endet. Luft der Vertrag aus, werden Sie, solange kein Kndigungstermin gesetzt wird, daran erinnert das eine Rechnung gestellt werden muss. letzte Rechnung Anzeige des Datums, wann die letzte Rechnung gestellt wurde nchste Rechnung Dieses Datum wird vom Programm aus dem Vertragsbeginndatum und dem Zyklus errechnet. Unabhngig davon, wann die letzte Rechnung gestellt wurde. Kndigung zum Haben Sie ein Kndigungsdatum eingegeben, werden Sie gefragt, ob die zu dem Vertrag erfassten Anlagen auch gekndigt werden. Besttigen Sie die Abfrage mit [JA], wird bei den zugehrigen Anlagen das Kndigungsdatum analog zum Kndigungsdatum des Vertrages gesetzt. gekndigt am Tragen Sie hier ein, wann der Vertrag gekndigt wurde. Dieses Datumsfeld dient zur Kontrolle und zur Information, ob der Kunde fristgerecht gekndigt hat.

Register Bemerkung
Sie tragen hier bei Bedarf einen Text beliebiger Lnge ein. Dies knnen weitere wichtige Hinweise zu einem Vertrag sein. Sobald Sie eine Bemerkung hinterlegt haben, erscheint das Symbol bezeichnung. neben der Register-

Zustzliche Funktionen
ber die Schaltflche 336 haben Sie folgende Mglichkeiten:

"Neue Positionen...": Vertragspositionen erfassen "Vertragsdokument anzeigen...": Wartungsvertragsdokument erstellen bzw. aufrufen

Wartung & Service (Zusatzmodul) Neue Vertragsrechnung erstellen

Positionen erfassen
ber die Schaltflche "Neue Positionen..." ffnen Sie das Fenster zur Erfassung der jeweiligen Positionen. Diese Funktion ist immer nur dann aufrufbar, wenn Sie entweder einen neuen Vertrag anlegen oder ein bestehenden Vertrag bearbeiten. Im linken Teil des Fensters erhalten Sie eine bersicht der vorhandenen Positionen. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie detaillierte Informationen zur Position. Neben Datum, Menge, Mengeneinheit und Zeiteinsatz werden Ihnen im unteren Teil des Fensters der Einkaufs- und Verkaufspreis samt prozentualem Aufschlag der jeweiligen Position angezeigt. ber die Register Kurztext und Langtext knnen Sie die entsprechenden Texte einsehen und bearbeiten. Um neue Positionen hinzuzufgen, klicken Sie auf die Schaltflche "Hinzufgen":

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Positionsbersicht klicken, knnen Sie auch ber das Kontextmen neue Positionen erstellen. Sie knnen folgende Positionsarten auswhlen: (Manuelle) Artikel (Manuelle) Leistung (Manuelles) Leistung (Manuelles) Sonstiges (Manuellen) Lohn (Manuelle) Gerte

Fr manuelle Artikel-, Leistung- und Lohnpositionen gilt, die Daten manuell einzutragen.Das aktuelle Tagesdatum wird automatisch eingetragen. Falls Sie es ndern mchten, klicken Sie mit der linken Maustaste in dieses Feld. Sie knnen das Datum manuell eintragen oder ber den Kalender auswhlen. Des weiteren kann positionsweise bestimmt werden, ob die Position mit Kurz-, Lang- oder Kurz& Langtext in den Vertrag bernommen werden soll.

Wartung & Service Projektverwaltung


TopKontor verfgt als Basis fr Wartung & Service ber eine Projektverwaltung. ber diese zentrale Stelle erledigen Sie alle anstehenden Arbeiten. Sie legen neue Vertrge und Anlagen an und ndern Vertrags- bzw. Anlagedaten. ber die Wartungsaufgaben, der zweiten zentrale Stelle, werden Termine und offene Vorgnge wie fllige Vertrge, fllige Serviceauftrge, fllige Servicerechnungen, etc. erledigt (siehe Kapitel Wartungsaufgaben). In einem W&S Projekt haben Sie die Mglichkeit, entweder nur Vertrge, Anlagen mit Vertrag oder Anlagen ohne Vertrag zu erstellen. ber die W&S Projektverwaltung erhalten Sie zudem smtliche Dokumente angezeigt, die Sie fr ein W&S Projekt erstellt haben. Sie ffnen die W&S Projektver337

TopKontor Handbuch waltung ber [ Extras | Wartung & Service | Wartungsprojektverwaltung ] . Sie erhalten folgendes Fenster:

In der Tabelle Wartungsprojekte (unten links) sehen Sie stets die Auswahl der Projekte auf einen Blick. Den Status Ihrer Projekte regulieren Sie ber die Auswahl-Liste "Filter". ber das Auswahl-Liste Sortierung knnen Sie die Anordnung der Projekte ndern. Whlen Sie nun ein W&S Projekt durch Anklicken aus, so werden Ihnen alle zu diesem Projekt gehrenden Vertrge, Anlagen und Dokumente im rechten unteren Fenster angezeigt. ber die Schaltflche haben Sie folgende Bearbeitungsmglichkeiten:

Beachten Sie, dass einige Funktionen immer nur passend zu dem markierten Bereich aktiv sind. Beispiel: Sie haben Anlage 00002 markiert, es wird jetzt der Menpunkt "Neu | Serviceauftrag" aufrufbar.

W&S Projektinformationen
Klicken Sie "Information zum Projekt" an, so ffnet sich ein weiteres Fenster zur Hinterlegung und zum Aufruf wichtiger W&S Projektinformationen.

338

Wartung & Service (Zusatzmodul)

Register Zahlungskonditionen
Legen Sie hier die Zahlungskonditionen wie Flligkeit, Skonto, VK-Preisgruppe, Nachlass und Erlskonto fr das jeweilige W&S Projekt fest. Die Felder werden gem den Angaben im Adressstamm zum jeweiligen Kunden vom Programm automatisch vorbelegt, knnen jedoch fr das Projekt berschrieben werden.

Register Adressen
Sie haben hier die Mglichkeit, eine abweichende Rechnungs- und Lieferanschrift zu hinterlegen. Diese Adressen werden dann bei der Erstellung der jeweiligen Dokumente herangezogen.

Wartungs & Serviceprojekte


erstellen Sie ein neues W&S Projekt. Nachdem Sie ber die Auswahl den Kunden fr das ber neue W&S Projekt ausgewhlt haben, geben Sie einen Betreff, den Projektstatus und das Projektenddatum ein. Speichern Sie das neu angelegte W&S Projekt. Haben Sie mit dem Kunden fr die Wartungsprojekte abweichende Zahlungskonditionen vereinbart, hinterlegen Sie diese in den Projektinformationen.

Vertrag bzw. Anlage im W&S Projekt erstellen


Innerhalb eines W&S Projektes knnen Sie Vertrag ohne Anlagen Vertrag mit einer oder mehreren Anlagen Anlagen ohne Vertrag Anlagen zu Vertrag z.B. 00000001 erstellen.

Beachten Sie, dass wenn Sie eine Anlage zu einem bestehenden Vertrag hinzufgen wollen, Sie vor dem Aufruf des Objektassistenten den Vertrag markieren mssen. Bei der Anlage eines neuen Vertrags, Anlage, Anlage zu einem Vertrag, etc. hilft Ihnen der Objektassistent. Den Objektassistenten starten Sie ber "Neu | Objekt". Sie erhalten folgenden Dialog:

Whlen Sie jetzt den Punkt Anlage mit neuem Vertrag aus und besttigen die Auswahl mit [Weiter]. Es ffnet sich die Vertragsverwaltung. In den Registern Adresse, Vertragsangaben und Bemerkung erfassen Sie die Vertragsdaten (siehe Kapitel Vertragsverwaltung). Haben Sie alle Angaben gemacht, klicken Sie auf [OK]. Whlen Sie im Fenster Anlagentypen die Anlage aus, die Sie fr diesen Vertrag bentigen. Besttigen Sie mit [bernehmen]. Sollte die Anlage noch nicht im Anlagentypenstamm hinterlegt sein, knnen Sie diese jetzt erfassen (siehe Kapitel Anlagentypen). Sie haben jetzt einen Vertrag, dem eine Anlage zugeordnet ist, erstellt. 339

TopKontor Handbuch Um das Wartungsvertragsdokument zu erstellen, mssen Sie jetzt in die Vertragsverwaltung (siehe Kapitel Wartungsvertragsdokument erstellen). Die Vertragsdaten und Anlagendaten knnen Sie jederzeit ber die Vertragsverwaltung bzw. Anlagenverwaltung ndern und ergnzen.

Wartungsvertragsdokument erstellen
Um ein Wartungsvertragsdokument zu erstellen, mssen Sie in die Vertragsverwaltung. Die Vertragsverwaltung ffnen Sie entweder mittels Doppelklick auf den Vertrag in der W&S Projektverwaltung oder ber die Schaltflche [Vertragsverwaltung anzeigen ...].

In diesem Fenster (Vertragsverwaltung) knnen Sie wiederum ber die Schaltflche [Weiteres...] zu den Vertragsdaten das Wartungsvertragsdokument erstellen. Whlen Sie dazu die Funktion "Vertragsrechnung erstellen...". Nun ffnet sich die Dokumentbearbeitung mit dem von Ihnen zu diesem Vertrag ausgewhlten Vertragstext. Sie knnen im Wartungsvertragsdokument den Vertragstext individuell anpassen. ber das Kontextmen knnen Sie zudem weitere Textbausteine, den Vertragstext, freie Texte und Linien einfgen.

Wartungsaufgaben
ber die Wartungsaufgaben legen Sie Termine fest, erstellen Serviceauftrge, bearbeiten offene Serviceauftrge bzw. Servicerechnungen und Vertragsrechnungen. Die Wartungsaufgaben ffnen Sie ber die Schaltflche tung. [ Wartungsaufgaben anzeigen...] in der W&S Projektverwal-

Im Feld Aufgaben bercksichtig bis zum sehen Sie, bis zu welchem Datum die flligen Aufgaben bercksichtigt werden. Haben Sie die Vorlaufzeit der Aufgaben zu kurz eingestellt, knnen Sie die Vorlaufzeit in den Einstellungen von W&S berichtigen.

340

Wartung & Service (Zusatzmodul)

Register fllige Servicetermine


Im Register fllige Servicetermine finden Sie alle Anlagen, die unter Bercksichtigung der Vorlaufzeit zur Wartung anstehen. Sie erhalten zu Ihrer Information alle relevanten Daten zur Anlage angezeigt. Auf der rechten Seite knnen Sie unter Info bestimmen, wie der Kunde ber den anstehenden Wartungstermin informiert werden soll. Haben Sie zum Beispiel schriftlich ausgewhlt, wird beim Anlegen des Termins die Textverarbeitung mit dem Anschreiben geffnet, das Sie fr die schriftliche Benachrichtigung in den Einstellungen zu W&S eingestellt haben. Sie knnen das Benachrichtigungsschreiben drucken und zu der Anlage speichern. Legen Sie fest, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit der Termin stattfinden soll. Bei der Terminzeit reicht es aus, wenn Sie die Beginnuhrzeit eintragen. Das Programm errechnet dann die Termindauer anhand der Anfahrtszeit + Wartungsdauer. Whlen Sie im Anschluss den Monteur bzw. die Monteure aus, die fr die Wartung vorgesehen sind. Haben Sie alle Angaben gemacht, erzeugen Sie jetzt den Termin, indem Sie auf die Schaltflche [Neuer Servicetermin] klicken. Fr die Anlage und den Monteur bzw. die Monteure wird jetzt ein Termin im Kalender erzeugt. Die Anlage wird in das Register fllige Serviceauftrge verschoben. ber die Schaltflche "Servicetermine anzeigen" knnen Sie sich eine Liste aller anstehenden Termine ausdrucken. Einen bereits angelegten Servicetermin knnen Sie ber den Kalender verschieben oder lschen. Um einen Servicetermin im Kalender zu verschieben, gibt es zum einen die Mglichkeit, den Servicetermin ber Doppelklick zu ffnen und hier den Termin ber die Datumsfelder zu ndern oder Sie benutzen die DRAG&DROP Funktion.

Register fllige Serviceauftrge


In diesem Register stehen alle bereits erzeugten Serviceauftrge, die noch nicht gedruckt wurden bzw. die Anlagen, fr die noch keine Serviceauftrge erzeugt wurden. Um einen Serviceauftrag zu erzeugen, markieren Sie im unteren Teil des Fensters die Anlage aus, zu der Sie einen Serviceauftrag erzeugen wollen. "Neuer Servicevertrag". Es ffnet sich die Dokumentbearbeitung Klicken Sie auf die Schaltflche mit dem Serviceauftrag. Fr die Bearbeitung der W&S Dokumente stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfgung, die Sie aus der normalen Dokumentbearbeitung im TopKontor kennen. ber das Kontextmen werden Ihnen weitere, fr W&S spezifische Funktionen angeboten. Sie knnen eine KMPauschale, die Arbeitsbeschreibung und die Anlagenbeschreibung einfgen. Haben Sie den Serviceauftrag mit allen Daten erstellt, drucken Sie den Serviceauftrag aus. Sie erhalten beim Druck des Serviceauftrages zwei Abfragen. In der ersten Abfrage werden Sie gefragt, ob Sie das Messprotokoll ausdrucken mchten. Besttigen Sie die Abfrage, wird das in den W&S - Einstellungen hinterlegte Messblatt mit den Anlagenmessdaten im Anschluss an den Druck des Serviceauftrages ausgedruckt. Haben Sie die Abfrage verneint, knnen Sie das Messprotokoll zu einem spteren Zeitpunkt ber den Reportgenerator aufrufen und drucken. In der zweiten Abfrage werden Sie gefragt, ob das Datum fr den nchsten Wartungstermin erzeugt werden soll. Besttigen Sie die Abfrage mit [JA], wird fr die Anlage der neue Wartungstermin er341

TopKontor Handbuch zeugt. Haben Sie die Abfrage verneint, wird sptestens beim Erzeugen der Servicerechnung der nchste Wartungstermin erzeugt. Beachten Sie, dass die Abfrage nach dem Wartungstermin nur bei einem ber die Wartungsaufgaben erzeugtem Serviceauftrag kommt. knnen Sie ausstehende Serviceauftrge bzw. bereits erzeugte Serviceaufber die Schaltflche trge lschen. Der gelschte Serviceauftrag wird nach dem Lschen wieder in fllige Servicetermine" verschoben. Weitere Funktionen zu dem Register fllige Serviceauftrge : "Serviceauftrag anzeigen..." Report aller offenen Serviceauftrge bzw. aller noch anzulegenden Serviceauftrge. "Kalender anzeigen..." Hierber knnen Sie den Kalender aufrufen.

Register fllige Servicerechnungen


ber das Register fllige Servicerechnungen werden Ihnen alle bereits gedruckten Serviceauftrge "Neue Servicerechung" ffund alle noch nicht gedruckten Servicerechnungen angezeigt. ber nen Sie entweder eine bereits erzeugte Servicerechnung oder Sie erstellen aus einem Serviceauftrag eine Servicerechnung. Die Bearbeitung erfolgt wie in allen anderen Dokumenttypen. Fr die W&S Dokumente stehen jedoch im Kontextmen (rechte Maustaste) weitere Funktionen zur Verfgung. Beachten Sie hierzu auch das Kapitel Register fllige Serviceauftrge. Weitere Funktionen zu dem Register fllige Servicerechnungen "Servicerechnung anzeigen" Report aller offenen Servicerechnungen bzw. aller noch aus einem Serviceauftrag anzulegenden Servicerechnungen. Beachten Sie, dass nur gedruckte Serviceauftrge angezeigt werden bzw. zur Auswahl stehen. Sie knnen ohne Serviceauftrag keine Servicerechnung erstellen.

Register fllige Vertragsrechnungen


Im Register fllige Vertragsrechnungen stehen unter Bercksichtigung der eingestellten Vorlaufzeit alle Vertrge, zu denen eine Vertragsrechnung fllig wird. Um aus einem Vertrag die Vertragsrechnung zu erzeugen, markieren Sie den gewnschten Vertrag in der Tabelle im unteren Teil des Fensters. "Neue Vertragsrechnung". Es ffnet sich die Dokumentbearbeitung mit der Klicken Sie dann auf Vertragsrechnung. Die Bearbeitung erfolgt wie in allen anderen Dokumenttypen. Haben Sie alle Angaben erfasst, die Sie bentigen, drucken Sie die Vertragsrechnung aus. Beim Druck der Vertragsrechnung werden Sie gefragt, ob das Datum fr die nchste Vertragsrechnung erzeugt werden soll. Besttigen Sie die Abfrage mit [JA]. Haben Sie die Abfrage Soll das Datum fr die nchste Vertragsrechnung erzeugt werden mit [NEIN] besttigt, mssen Sie die Vertragsrechnung erneut drucken, um das Datum fr die Vertragsrechnung hochzusetzen. Sie knnen auch das Datum fr die nchste Vertragsrechnung in der Vertragsverwaltung manuell hochsetzten. 342

Wartung & Service (Zusatzmodul)

Stapelverarbeitung
Mit dem Stapelverarbeitungsassistenten knnen Sie eine Massenverarbeitung von flligen und/oder offenen Serviceauftrgen, Servicerechnungen und Vertragsrechnungen starten. Der Stapelverarbeitungsassistent kann im Wartung & Service - Modul ber "Stapelve-

"Stapelverarbeitungsassisrarbeitungsassistent" oder in den Wartungsaufgaben unter tent" aufgerufen werden (nur ber die Register fllige Serviceauftrge und "fllige Vertragsrechnungen). Der Stapelverarbeitungsassistent fhrt Sie in fnf Schritten zum gewnschten Ergebnis.

Nachdem Sie den Stapelverarbeitungsassistenten gestartet haben, whlen Sie im ersten Schritt aus, was Sie tun mchten.

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TopKontor Handbuch

Zur Auswahl stehen die folgenden Mglichkeiten: fllige Serviceauftrge erzeugen (Serviceauftrge anhand der flligen Wartungsaufgaben erstellen und drucken sowie das Messblattprotokoll drucken) fllige Vertragsrechnung erzeugen (Vertragsrechnungen anhand der flligen Wartungsaufgaben erstellen und drucken, sowie die bergabe ins Rechnungsausgangsbuch und die Lagerbuchung) Offene Serviceauftrge verarbeiten (noch nicht gedruckte Serviceauftrge drucken sowie das Messblattprotokoll drucken) Offene Servicerechnungen verarbeiten (noch nicht gedruckte Servicerechnungen drucken sowie die bergabe ins Rechnungsausgangsbuch und die Lagerbuchung) Offene Vertragsrechnungen verarbeiten (noch nicht gedruckte Vertragsrechnungen drucken sowie die bergabe in das Rechnungsausgangsbuch und die Lagerbuchung) Gedruckte Serviceauftrge verarbeiten (gedruckte Serviceauftrge in Servicerechnungen umwandeln und drucken sowie die bergabe ins Rechnungsausgangsbuch und die Lagerbuchung) Die Option dynamische Filterauswahl steht jeweils immer nur fr den oben ausgewhlten Bereich zur Verfgung. Mit der dynamischen Auswahl kann eine noch genauere Selektion erfolgen. Haben Sie eine Auswahl getroffen, klicken Sie auf [Weiter].

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Wartung & Service (Zusatzmodul)

Im zweiten Schritt nehmen Sie die erforderliche Selektion vor. Sie knnen die Selektion mit UND /ODER Abfragen ergnzen. Beachten Sie, dass die Selektionskriterien nicht einheitlich sind. Je nach Auswahl der zu verarbeitenden Dokumente stehen ihnen unter Umstnden Auswahlkriterien zur Verfgung. Besttigen Sie die Auswahl mit [Weiter]. Im dritten Schritt sehen Sie das Ergebnis der eingestellten Selektion. Sie knnen jetzt mittels Entfernen der Markierung (X) vor dem Datensatz die Selektion verndern. Haben Sie die Markierung (X) entfernt, wird zu diesem Datensatz keine weitere Verarbeitung vorgenommen.

Besttigen Sie die Auswahl mit [Weiter]. Sie kommen nun zum vierten Schritt. Hier knnen Sie je nach Auswahl des zu verarbeitenden Dokumenttyps zustzliche Einstellungen vornehmen. Beim Verarbeiten von Serviceauftrgen knnen Sie z.B. festlegen, ob die Messblattprotokolle gedruckt werden sollen oder nicht.

Um die Massenverarbeitung zu starten, klicken Sie auf die Schaltflche [Ausfhren]. Sie erhalten nach Beendigung der Massenverarbeitung im fnften Schritt das Ergebnisprotokoll. Unter Zuhilfenahme des Verarbeitungsprotokolls knnen Sie prfen, ob alle Aufgaben abgearbeitet wurden.

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TopKontor Handbuch Beachten Sie, dass die Massenverarbeitung nicht unterbrochen werden sollte.

Das Protokoll kann ber [Weiteres] gedruckt werden. Es wird zustzlich im Datenpfad des Mandanten im Unterverzeichnis "Vertrag" als Textdatei gespeichert.

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Barverkaufkasse (Zusatzmodul)
Das Zusatzmodul Barverkaufskasse bietet Ihnen die Mglichkeit, Barverkufe abzuwickeln. Sie knnen die Kasse mit Kassenlade und Display installieren oder die Kasse nur auf Ihrem PC installieren. Beim Erstellen eines Beleges wird direkt auf die Stammdaten von TopKontor zugegriffen. Es stehen der Adressenstamm, der Artikelstamm, der Kontenstamm (Erls- und Kostenkonten) und das Lager zur Verfgung. Bevor Sie mit der Kasse arbeiten, mssen Sie einige Einstellungen vornehmen. Hierzu klicken Sie auf die Schaltflche [Einstellungen]

Kasseneinstellungen
Unter diesem Menpunkt legen Sie die Grundeinstellungen fr die Kasse fest.

Allgemeine Einstellungen
Artikelverkauf erfolgt aus dem...
Lager: Hier knnen Sie hinterlegen, aus welchem Lager der Artikel abgebucht werden soll. Artikelstamm: Bei dieser Einstellung wird keine Lagerbuchung vorgenommen.

Suchreihenfolge bei Barcodeeingabe


Hier geben Sie die Suchreihenfolge bei der Eingabe eines Barcodes ber den Barcodescanner an: Nur nach Artikelnummer suchen: Es wird der Artikel ausgewhlt, welcher als Artikelnummer den Barcode hinterlegt hat. Erst Artikelnummer, dann EAN: Es wird zuerst nach einem Artikel gesucht, welcher in der Artikelnummer den Barcode hinterlegt hat. Wird hier keiner gefunden, wird nach einem Artikel mit dem Barcode im Feld EAN gesucht. Erst EAN, dann Artikelnummer: Es wird zuerst nach einem Artikel gesucht, welcher im Feld EAN den Barcode hinterlegt hat. Wenn hier keiner gefunden wird, dann wird nach einem Artikel mit dem Barcode in der Artikelnummer gesucht. Nur EAN: Es wird der Artikel ausgewhlt, welcher im Feld EAN den Barcode hinterlegt hat.

Rabatt
Wird das Feld bernahme aus Kundenadresse aktiviert, so wird der Rabatt nach Auswahl der Adresse neu berechnet.

Sonstiges
Abschluss ohne Sortenzhlung erlauben: Der Abschluss kann bei gesetzter Option auch durchgefhrt werden, wenn keine Sortenzhlung erfolgt ist. Mit der Sortenzhlung wird durch Eingabe der Menge der jeweiligen Sorte der Kassenbestand ermittelt. Minderbestand nach Verkauf erlauben: Diese Option ermglicht Ihnen, den Lagerbestand im Minus zu fhren.

Preis-Vorschlag
Hier knnen verschiedene Preiskategorien gewhlt werden. Die Preise EK und Verkaufspreis 1 4 beziehen sich auf die Verkaufspreise aus dem Artikelstamm des Mandanten. 347

TopKontor Handbuch

keinen Preis vorschlagen: Es wird kein Preis vorgeschlagen. Verkaufspreis 1 Verkaufspreis 2 Verkaufspreis 3 Verkaufspreis 4 EK mit % aufschlagen

Abweichend der Aufschlge aus den Stammdaten des Mandanten knnen Sie einen Aufschlag einstellen, der fr alle Artikel gilt. Der Preis errechnet sich aus dem EK plus dem hinterlegten Aufschlag.

Weitere Optionen
Preise sind immer nderbar: Bei gesetzter Option knnen auch Preise aus den Stammdaten verndert werden. Preise im Artikelstamm sind inkl. UST: Es werden die Verkaufspreise Netto fr Brutto in den Kassenbeleg eingefgt. Rabatteingabe ist immer mglich: Setzen Sie diese Option, wenn Sie den Kundenrabatt aus den Stammdaten bzw. Rabatte erfassen wollen. Ist die Option nicht gesetzt, kann kein Rabatt erfasst werden.

Brutto-Preis Runden
ber diese Einstellung knnen Sie festlegen, wie die Bruttopreise in einem Kassenbeleg gerundet werden sollen. ber die Auswahl legen Sie fest, wie der Bruttobetrag auf- bzw. abgerundet werden soll. Sie knnen sich das Ganze ber die Schaltflche [Beispiel] veranschaulichen lassen.

Steuersatz
Stellen Sie hier ein, mit welchem Steuersatz ein Bon erstellt werden soll. Diese Einstellung kann fr jeden Bon bei der Erfassung gendert werden. Beachten Sie, dass immer nur ein Steuersatz je Bon eingestellt werden kann.

Konten
Im Verzeichnis Konten hinterlegen Sie die Erls- bzw. Kostenkonten fr dir jeweilige Buchungsart. Kassenkonto (Barkasse) Finanzkonto fr Bareinlagen Finanzkonto fr Barentnahmen Erlskonto fr Rckgaben Finanzkonto fr Scheckzahlungen Finanzkonto fr Kartenzahlungen

Druck
Listenauswahl
Hier kann die entsprechende Druckvorlage fr folgende Ausdrucke ausgewhlt werden: Bondruck mit Bruttopreisen Bon (Brutto) DIN A4 Bon (Brutto) Bon-Druck Druck fr Tagesabschluss Tagesabschluss DIN A4 Druck fr Tagesjournal Tagesjournal DIN A4 348

Barverkaufkasse (Zusatzmodul)

Standardtexte
Sie knnen fr den Ausdruck des Bons einen Kopf- bzw. Futext hinterlegen.

Kopfdruck
Im Kopfdruck hinterlegen Sie Ihre Firmenanschrift. Es stehen Ihnen maximal 4 Zeilen mit je 48 Zeichen zur Verfgung.

Sonstiges
Folgende weitere Angaben, die den Bondruck beeinflussen, knnen hier vermerkt werden: Immer in Vorschau drucken Sie erhalten immer zuerst eine Bildschirmansicht des Bons. Fr die folgenden Optionen wird vor dem Druck zuerst das Windows Druckerauswahlmen geffnet. Haben Sie die Option nicht gesetzt, wird auf dem voreingestellten Standard- bzw. Bon-Drucker gedruckt. Bon-Breite um 8 Zeichen krzen Im Standard wurde der Bon-Druck auf einem Bondrucker mit einer Druckbreite von 48 Zeichen ausgelegt. Mit dieser Option haben Sie die Mglichkeit, auch andere Drucker mit einer schmaleren Breite (40 Zeichen) zu untersttzen. Druckerauswahl Bon Druckerauswahl Tagesabschluss Druckerauswahl Tagesjournal

Kassenparameter
Hier knnen Einstellungen fr die Kassensteuerung vorgenommen werden.

Display
Hier knnen Sie die Schnittstelle auswhlen, an welcher das Display angeschlossen ist bzw. den Punkt kein Display angeschlossen whlen. Zustzlich knnen Sie den Begrungstext fr die obere und untere Displayzeile einstellen. Dieser wird angezeigt, wenn die Positionserfassung gestartet ist. Sie knnen optional die Umlaute im MS-DOS Format ausgeben lassen.

Schublade
Hier haben Sie folgende Auswahlmglichkeiten: keine Schublade angeschlossen Rechner steuert Schublade Bondrucker steuert Schublade

Zustzlich knnen Sie die ffnungssequenz der Schublade eintragen und die Schnittstelle whlen, an welcher die Schublade angeschlossen ist. Drucker/Schublade angeschlossen an Hier whlen Sie aus, ob der Bondrucker an der Parallelen oder Seriellen Schnittstelle des PC's angeschlossen ist. Wenn Sie die Serielle Schnittstelle whlen, knnen Sie zustzlich den COM-Port und die Baud-Rate einstellen.

349

TopKontor Handbuch

Bareinlage
Bevor Sie mit der Kasse die Belegbuchung beginnen, sollten Sie eine Bareinlage (Wechselgeld) machen. Unter Bareinlage knnen Sie eine Bareinlage erfassen. Bei den Konten whlen Sie das Kassenkonto und das dazugehrige Gegenkonto. Erfassen Sie dann den Betrag und geben Sie im Feld Kommentar z.B. Wechselgeld ein.

Barentnahme
ber den Menpunkt Barentnahme knnen Sie zu jeder Zeit Geld wieder aus der Kasse entnehmen. Wie bei der Bareinlage hinterlegen Sie das Kassenkonto und das zugehrige Gegenkonto. Erfassen Sie dann noch den entnommenen Betrag und hinterlegen Sie im Feld Kommentar einen Entnahmezweck. Dieser dient spter rein zur Information, wozu das Geld aus der Kasse entnommen wurde.

Belegerfassung
In der Kasse haben Sie die Mglichkeit, Artikel- und manuelle Artikelpositionen in einem Beleg (Bon) zu erfassen. Des Weiteren stehen Ihnen, um einen personifizierten Bon zu erstellen, die Adressdaten aus dem Mandanten zur Verfgung, mit dem Sie gerade arbeiten. Sie knnen mit Rabatten auf die Position bezogen oder aber mit einem Bonrabatt arbeiten. Beachten Sie, dass nur Belege angezeigt werden, die in der aktuellen Kassensitzung erstellt wurden. Abgeschlossene Belege knnen nicht mehr editiert werden.

Arbeiten mit der Kasse - Belegerfassung


ffnen Sie die Kasse ber "Kasse ffnen". In dem folgenden Fenster werden alle Kassenbelege und Zahlungen erfasst.

Einen neuen Beleg hinzufgen/entfernen


Im oberen linken Teil werden die Belege der momentanen Kassensitzung angezeigt. ber fgen Sie einen neuen Beleg hinzu. ber Erfassung abbrechen (F8) kann ein noch nicht abgeschlossener Beleg wieder gelscht werden. Beachten Sie, dass das Lschen eines abgeschlossenen Beleges nicht mglich ist.

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Barverkaufkasse (Zusatzmodul)

Beleg einem Kunden zuordnen


Im oberen rechten Teil des Fensters knnen Sie einen Kunde aus dem Adressstamm des TopKontor erscheint eine Auswahlliste der angelegten Kunfr diesen Beleg hinterlegen. Mit einem Klick auf den. Wahlweise ffnet sich diese Liste auch ber den Shortcut [ALT + k]. In der Auswahl knnen Sie entweder nach der Adressennummer oder ber die Freitextsuche nach dem Kunden suchen. Haben Sie den richtigen Kunden gefunden, fgen Sie diesen mittels Doppelklick in den Beleg ein. Sie sehen zudem die Belegnummer, das Erstellungsdatum und die Erstellungsuhrzeit in diesem Bereich.

Belegpositionen erfassen
Sie knnen eine neue Position mit Hilfe Ihrer Tastatur, Maus bzw. mit Hilfe eines Barcodescanners erfassen. Fr den Einsatz eines Barcodescanners ist es erforderlich, dass die EAN Nummer im Artikelstamm hinterlegt ist. Neue Position (F2) oder nutzen Sie die + Um eine Position im Beleg hinzuzufgen, klicken Sie auf Storno Position (F3) oder drcken die (Minus) - Taste im - Taste im Nummernblock. Klicken Sie Nummernblock, um eine ausgewhlte Belegposition zu lschen.Es wird eine neue Positionszeile im unteren Teil des Fensters angezeigt. In dem Feld Pos.-Nr. wird die Belegpositionsnummer angezeigt. Diese wird vom Programm automatisch erzeugt und ist nicht nderbar. Im Feld Art whlen Sie aus, ob die zu erfassende Position ein Artikel aus dem Artikelstamm sein soll oder ein manuell angelegter Artikel. Artikel Es wird auf den Artikelstamm des Mandanten im TopKontor zugegriffen, ber den Sie die Kasse gestartet haben. Sie knnen die Artikelnummer manuell eingeben oder ber den Button im Feld Artikel-Nr. ein Suchfenster ffnen. Sollte die manuell eingegebene Nummer nicht im Artikelstamm zu finden sein, ffnet sich beim Druck auf [Enter] bzw. [Tab] eine Abfrage, ob Sie nach dem Artikel suchen mchten. Besttigen Sie diese mit Ja, so wird automatisch die Artikelsuche geffnet. Dieses Fenster knnen Sie auch jederzeit ber die * - Taste im Nummernblock aufrufen. man. Artikel Haben Sie man. Artikel gewhlt, mssen Sie die Artikelbezeichnung, die Mengeneinheit und den Einzelpreis manuell eingeben. Eine Artikelnummer kann hier nicht angegeben werden. Beachten Sie, dass gelb hinterlegte Felder nicht bearbeitbar sind. Bei einigen Feldern liegt das an den Einstellungen. Dazu gehren z.B. die Felder Rabatt, Einzelpreis, etc.

Beleg abschlieen
Um einen Beleg abzuschlieen, klicken Sie auf den Button Bon abschlieen (oder den Shortcut F6). Es ffnet sich im oberen rechten Teil des Erfassungsfensters das Bezahlfenster:

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TopKontor Handbuch

Whlen Sie die Zahlungsart (Bar, Karte, Scheck) aus. Geben Sie den gegebenen Betrag vom Kunden ein. Das Rckgeld wird automatisch errechnet. Sie knnen jetzt ggf. fr diesen Beleg den Steuersatz den Abschluss des Beleges. Der Bondruck wird ausgefhrt. Mchten ndern. Besttigen Sie mit Sie dem Beleg noch eine Position hinzufgen oder entfernen, bettigen Sie den Button . Der Belegabschluss wird verworfen. Sie knnen jetzt den Beleg verndern.

Rechnung/Lieferschein erstellen

Diese Funktionen erlauben es Ihnen, statt des Bons eine Rechnung oder einen Lieferschein zu erstellen. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie eine Kundennummer eingegeben haben. Es ffnet sich die Dokumentenbearbeitung, wo Sie den Beleg bearbeiten und drucken knnen. Beachten Sie, dass in diesem Fall die Kasse keine Buchungen vornimmt. Dies geschieht vielmehr durch die Verarbeitung des Dokumentes in TopKontor.

Kassenabschluss
ber Programm | Kassenabschluss knnen Sie die aktuelle Kasse abschlieen. Es ffnet sich das folgende Fenster:

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Barverkaufkasse (Zusatzmodul)

Geben Sie hier die Mengen der einzelnen Geldmnzen und scheine ein. Der Kassenbestand wird dann aus der Sorteneingabe errechnet. Der laut den Buchungen vorhandene Betrag wird mit BarBestand ausgewiesen. Sie haben die Mglichkeit, neben dem Kassenabschluss, welcher immer automatisch erstellt wird, wahlweise ein Kassenjournal auszudrucken.

Liste der Bons


ber diesen Meneintrag knnen Sie zur aktuellen Sitzung gehrende Bons aufrufen und gegebenenfalls noch einmal drucken.

Liste der Abschlsse


Hier knnen Sie sich frhere Abschlsse anzeigen lassen und hierzu die Ausdrucke Kassenabschluss und Kassenjournal ausgeben.

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Bestellcenter (Zusatzmodul)
Das Bestellcenter ist ein Programm-Modul, das alle wichtigen Funktionen des Bestellwesens bereitstellt. Das Programmfenster teilt sich in zwei Bereiche auf. Der linke Teil des Fensters dient zur Navigation und ist folgendermaen aufgebaut:

Im unteren Teil sehen Sie die Bereiche Bestellen, Wareneingang, Liefermahnung und Rcklieferung. Per Mausklick whlen Sie einen der Bereiche aus. Dann erscheinen im oberen Teil die entsprechenden Funktionen. Die einzelnen Bereiche werden nun im Folgenden beschrieben:

Bestellen
Lagerbedarf ermitteln
Wenn Sie auf "Lagerbedarf ermitteln" klicken, erscheint folgendes Fenster:

In diesem Fenster knnen Sie nun den Bereich, aus dem der Lagerbedarf ermittelt werden soll, eingrenzen. Whlen Sie zunchst, mit welcher Lagernummer die Analyse startet und mit welcher Lagernummer sie endet. In gleicher Weise stellen Sie eine Eingrenzung fr die Lieferanten ein. Sollten ne354

Bestellcenter (Zusatzmodul) gative Lagerbestnde vorhanden sein, haben Sie die Mglichkeit, diese mit einem Bestand von Null zu bercksichtigen. Dies erreichen Sie mittels Setzen der Option "Negatives Lager mit Null vorbelegen". Mit der Option "Nur Bestellartikel bercksichtigen" werden nur die Artikel bercksichtigt, die in den Stammdaten als Bestellartikel gekennzeichet sind. Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, klicken Sie auf den bernehmen-Button. Dann werden Ihnen im rechten Teil des Fensters die Artikel in tabellarischer Form angezeigt, bei denen der Mindestbestand unterschritten wurde. In der ersten Spalte der Tabelle befindet sich eine Check-Box, mit der Sie bestimmen, ob der jeweilige Artikel in den Warenkorb bernommen werden soll. Mit der Schaltflche "bernehmen" (unten rechts im Fenster) bernehmen Sie Ihre Auswahl in den Warenkorb.

Der Warenkorb
Der Warenkorb sammelt zunchst alle Artikel, fr die Bestellungen erstellt werden sollen. Die Artikel werden nach Lieferanten gruppiert und im linken Teil des Warenkorb-Fensters dargestellt:

ber die Auswahl-Liste "Filter" knnen Sie die Anzeige auf die Artikel eines Lieferanten einschrnken. Wenn Sie in der Liste den Lieferanten mit der Maus markieren, werden im rechten Teil des Bestellcenters Adressdaten und Zahlungskonditionen dieses Lieferanten angezeigt. Um Artikel manuell dem Warenkorb hinzuzufgen, klicken Sie auf die Schaltflche Artikel hinzufgen. Es ffnet sich der Artikelstamm, aus welchem man nun den Artikel auswhlt (doppelt anklicken), der bestellt werden soll. Nachdem im Fenster Artikelbernahme die bentigte Menge des Artikels angegeben wurde, kann nun ein weiterer Artikel ausgewhlt werden oder man kehrt per Schaltflche "Abbrechen zurck in das Bestellcenter. Wenn sie einen Artikel in der Liste markieren, werden im rechten Teil des Bestellcenters folgende Informationen angezeigt:

355

TopKontor Handbuch

Hier kann nachtrglich die bentigte Menge des Artikels verndert werden. Klicken Sie dazu einmal unterhalb der Tabellenberschrift "Menge in das Feld und ndern Sie dann die Menge. ber die Schaltflche "Neu" knnen Sie weitere Bestellmengen fr andere Lager hinzufgen.

Bestellung erzeugen
Wenn Sie die zu bestellenden Artikel im Warenkorb erfasst haben, knnen Sie nun ber einen Mausklick auf den Eintrag "Bestellung erzeugen" im Navigationsbereich des Bestellcenters Bestellungen generieren. Es wird nun eine Bestellung fr den Lieferanten erzeugt, den Sie in der bersicht der Artikel im Warenkorb markiert haben. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage Besttigung mit Ja ist notwendig. Daraufhin erscheint ein Informationsfenster bzgl. der Nummer der Bestellung, in welchem die Projektzuordnung gendert werden kann. Ein Klick auf OK und man befindet sich im Bestell-Dokument. Sie knnen nun das Dokument bearbeiten, wie im Kapitel Dokumentbearbeitung beschrieben.

Preisanfrage erzeugen
In gleicher Weise, wie Sie eine Bestellung erzeugen, knnen Sie durch Klicken auf den Eintrag "Preisanfrage erzeugen" im Navigationsbereich eine Preisanfrage erstellen. Auch hier gelangen Sie in die Dokumentbearbeitung.

bersicht Bestellungen/ Preisanfragen


Wenn Sie die Bestellungen/ Preisanfragen in der Dokumentbearbeitung speichern, werden diese in einer bersicht eingetragen, die Sie im Bestellcenter einsehen knnen. Sie sehen hier eine Tabelle mit den erstellten Dokumenten. Mit einem Doppelklick auf einen Tabelleneintrag ffnet sich das Dokument in der Dokumentbearbeitung.

Wareneingang
Nach dem Ausdruck einer Bestellung erscheint diese im Wareneingang. Wenn Sie im Bestellcenter den Bereich "Wareneingang" auswhlen, sehen Sie eine tabellarische bersicht der offenen Bestellungen. Whlen Sie hier eine Bestellung aus, indem Sie auf die entsprechende Tabellenzeile doppel356

Bestellcenter (Zusatzmodul) klicken. Im Bestellcenter erscheint eine bersicht der bestellten Positionen. Markieren Sie die gelieferte Position, knnen Sie im rechten Teil des Fensters die Liefermenge erfassen:

Hier knnen Sie den aktuellen Einkaufpreis (EK) und die gelieferte Menge (neuer Zugang) erfassen. Im unteren Teil sehen Sie die Lagerzuordnung. Wenn Sie im Warenkorb eine Warenanforderung fr mehrere Lager erfasst haben, knnen Sie hier den Wareneingang auf die verschiedenen Lager aufteilen, indem Sie Mengen direkt in der Tabelle in der Spalte "Zugang" eintragen.

Restmenge bernehmen
Wenn eine Bestellung komplett geliefert wurde, mssen Sie nicht fr jede Position den Wareneingang einzeln erfassen. Im Navigationsbereich des Bestellcenters knnen Sie die Funktion aufrufen. Diese Funktion bewirkt, dass alle offenen Bestellmengen als Warenzugang eingetragen werden.

Wareneingang buchen
Wenn Sie die Wareneingnge erfasst haben, knnen Sie im Navigationsbereich die Funktion "Wareneingang buchen" aufrufen. Es erscheint folgende Abfrage:

Wenn Sie hier mit [Ja] besttigen wird der Wareneingang im Lager bernommen.

Liefermahnung
Offene Bestellungen werden im Bereich Liefermahnung des Bestellcenters aufgelistet. Die Anzeige der Bestellungen kann nach Flligkeitsdatum eingeschrnkt werden:

357

TopKontor Handbuch Vorgehensweise: Klicken Sie eine Bestellung doppelt an. Falls eine Liefermahnung dazu erzeugt werden soll, klicken Sie auf Ja. Die Liefermahnung wird erzeugt und kann - wie im Kapitel Dokumentbearbeitung beschrieben - bearbeitet werden. Im Navigationsbereich knnen Sie die Funktion "bersicht Liefermahnungen" aufrufen. Im Bestellcenter erscheint eine tabellarische Aufstellung der bereits erstellten Liefermahnungen. Mit einem Doppelklick auf einen Tabelleneintrag ffnet sich das Dokument in der Dokumentbearbeitung.

Rcklieferung
Ist die gelieferte Ware nicht in Ordnung, haben Sie im Bereich "Rcklieferung" die Mglichkeit, Rckgabescheine zu erstellen, um die Ware an den Lieferanten zurckzusenden. Es werden Ihnen in einer Tabelle alle offenen Bestellungen angezeigt. Nach einem Doppelklick auf die gewnschte Bestellung, wird eine Tabelle mit den Artikel-Positionen angezeigt:

Whlen Sie hier die Positionen, die Sie zurckgeben wollen, aus, indem Sie in der ersten Spalte mit der Maus das Kontroll Kstchen aktivieren. Anschlieend gelangen Sie ber die Schaltflche [bernehmen] (rechts unten im Bestellcenter) und nach Besttigung der Nachfrage in die Dokumentbearbeitung, um den Rckgabeschein zu erstellen. Im Navigationsbereich knnen Sie die Funktion "bersicht Rcklieferungen" aufrufen. Im Bestellcenter erscheint dann eine tabellarische Aufstellung der bereits erstellten Rckgabescheine. Mit einem Doppelklick auf einen Tabelleneintrag ffnet sich das Dokument in der Dokumentbearbeitung.

Bestellcenter Einstellungen
ber die Schaltflche whlen Sie den Menpunkt "Einstellungen...". Es erscheint ein Fenster mit mehreren Registern. Hier knnen Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Register Dokumenttitel
Mchten Sie fr die Dokumente des Bestellcenters andere Bezeichnungen vergeben, knnen Sie diese hier eintragen. Die Standard-Bezeichnungen lauten: Preisanfrage Bestellung Liefermahnung Rcklieferung

Register Vor/Nachtexte
Legen Sie hier fest, welche Formulare Sie fr die Dokumente des Bestellcenters nutzen wollen. Formulare knnen Sie im Formulareditor ndern oder anpassen. Auerdem definieren Sie hier, welche Vor- und Nachtexte auf den Dokumenten des Bestellcenters erscheinen sollen. Dazu whlen sie ber die Schaltflchen die gewnschten Textbausteine aus.

358

Bestellcenter (Zusatzmodul)

Register Nummernkreis
Hier knnen Sie die Darstellung der Nummernkreise fr die verschiedenen Dokumenttypen des Bestellcenters anpassen und hinterlegen. Weiterhin legen Sie hier die nchste zu vergebende Dokumentnummer fest. In der Formatierung nutzen Sie die Buchstaben "JJJJ" fr die Jahreszahl, "MM" fr die Monate, "NNNN" fr die Dokumentennummer und "B" fr einen Buchstaben.

Register Reporte
Whlen Sie hier aus, welche Reporte Sie fr die Bestellwertliste und Bestellliste verwenden wollen.

Register Weiteres
Hier legen Sie fest, welches Lager als Standard fr den Wareneingang verwendet wird. Auerdem bestimmen Sie hier, nach wievielen Tagen eine Liefermahnung fr eine nicht gelieferte Bestellung erstellt werden soll.

Weitere Funktionen
ber die Schaltflche Verfgung. des Bestellcenters stehen Ihnen noch weitere Funktionen zur

Vorschau anzeigen... ber diese Funktion starten Sie den Reportgenerator, um die Reporte des Bestellcenters anzuzeigen oder zu drucken. (Siehe Kapitel Auswertungen) Bestelldokument ffnen Hierber gelangen Sie in die Dokumentbearbeitung, um die erstellten Dokumente des Bestellcenters direkt zu bearbeiten. Whlen Sie dazu zuerst den Dokumenttyp und dann das entsprechende Dokument aus.

359

Mobil (Zusatzmodul)
TopKontor Mobil ist eine Produktlinie, die Ergnzungen zum TopKontor Hauptmodul auf Basis von mobilen Computern bietet. Es stehen zur Zeit zwei Module zur Verfgung. Informieren Sie sich regelmig unter www.bluesolution.de, um aktuelle Informationen zu erhalten. Das Modul Mobil Organizer stellt Daten aus dem TopKontor Kalender auf einem Handheld zur Verfgung. Verschiedene Kriterien und Filter ermglichen die selektive bergabe der Daten an den mobilen Rechner. Das Modul TopAufmass ist die ideale Ergnzung zur externen Aufmasserfassung aus TopKontor. Hier werden die Aufmasse vor Ort mit einem mobilen Rechner erfasst und anschlieend automatisch in TopKontor eingelesen oder z.B. an Excel bergeben. Mit einem Laserdistanzmessgert und Bluetoothanbindung knnen Sie den Vorgang noch weiter automatisieren.

Organizer (Export von Terminen und Adressen)


Allgemeines
Mit diesem Modul knnen Sie Ihre Termine und Adressen aus TopKontor an ein mobiles Gert (PocketPC) exportieren. Mit Hilfe von Profilen bestimmen Sie, welche Termine und Adressen exportiert werden. Es besteht somit z.B. die Mglichkeit, einem Mitarbeiter seine Service-Termine und die entsprechenden Adressen auf einen PDA zu exportieren. Achtung: Sollten Sie Adressen oder Termine aus anderen Systemen abgleichen oder bernehmen, kann es zu Einschrnkungen bei der Geschwindigkeit kommen, da smtliche Datenstze abgeglichen werden.

Installation der PC-Software


Im Verzeichnis, in dem sich die handwerk.exe befindet, mssen folgende Dateien vorhanden sein (standardmig vorhanden): Bssprojekt.exe Bss_db.dll Kalad001.dll ModCheck.dll

Unter Tools>Mobile... wird die Software aufgerufen (Balken an der rechten Seite). Drcken Sie dann auf den zweiten Button von oben (Organizer). Hinweis! Zum Starten der Software bentigen Sie eine Lizenz fr den Organizer.

Einrichten von Profilen


Fr den Export werden zuerst Profile angelegt. Klicken Sie hierzu auf eine Bezeichnung. (Abb. 3.1) und vergeben Sie dem Profil

360

Mobil (Zusatzmodul)

Termine
Wenn Sie in dem gewhlten Profil Termine exportieren mchten, aktivieren Sie die Option Termine exportieren. Nun whlen Sie ber den Filter aus, welche Termine exportiert werden sollen. (Abb. 3.2)

361

TopKontor Handbuch

Adressen
Wenn Sie in dem gewhlten Profil Adressen exportieren mchten, aktivieren Sie die Option Adressen exportieren. Nun whlen Sie ber den Filter, welche Adressen exportiert werden sollen. (Abb. 3.3)

Export zu einem PocketPC


Whlen Sie die Profile aus, die Sie zum PocketPC exportieren mchten und drcken dann auf Export PocketPC. Sollten Sie viele Adressen und Termine exportieren, kann dieser Vorgang lnger dauern. Trennen Sie whrend dieser Zeit auf keinen Fall die Verbindung zum PocketPC! Die Termine und Adressen befinden sich nun auf dem PocketPC.

Allgemeines
Mit dem TopAufmass knnen Sie in einfachen Schritten mobil Aufmasse erfassen und erweitern. Das Programm ist so ausgelegt, dass es auch mit den Fingern bedienbar ist.

Kurzreferenz zu den Schaltflchen


Anlegen von Aufmassen, Positionen, Rumen, Flchen oder Aufmassketten Lschen von Aufmassen, Positionen, Rumen, Flchen oder Aufmassketten Einen Schritt weiter Einen Schritt zurck Eine Positionen hher 362

Mobil (Zusatzmodul)

Eine Positionen niedriger Baumstruktur bei Positionen oder Rumen/Flchen ffnen oder schlieen Programm beenden Auswahlliste fr Rume/Flchen ffnen Aufmasszeilen erfassen Bezeichnungen erfassen Formelassistent aufrufen Anzeige der Zahlen und Sonderzeichen auf der Bildschirmtastatur Anzeige des kleinen Alphabets auf der Bildschirmtastatur Anzeige des groen Alphabets auf der Bildschirmtastatur Eingabe abbrechen letztes Zeichen der Eingabe lschen Sinus in Formel einfgen Cosinus in Formel einfgen Tangens in Formel einfgen Quadrat in Formel einfgen Ein Zeichen nach rechts Ein Zeichen nach links

Hilfe zur PC-Software


Erster Aufruf der Software fr den Personalcomputer
Beim ersten Aufruf der TopAufmass Software auf dem Personalcomputer erscheint ein Registrierungsfenster.

Durch das Ausfllen des Formulares und das Abschicken wird die Software dauerhaft freigeschaltet. Es erscheint auch kein weiterer Hinweis zur Registrierung. Einschrnkungen gibt es aber auch nicht, wenn Sie die Registrierung berspringen. Sie erhalten dann nur alle vier Tage dieses Fenster angezeigt. Verfgen Sie nicht ber einen Internetzugang, knnen sie sich auch ber das Fax registrieren lassen. Sie erhalten folgenden Dialog: 363

TopKontor Handbuch

Durch Ausdruck der Registrierung wird keine weitere Erinnerung an die Registrierung erfolgen und die Software ist dauerhaft freigeschaltet.

Daten importieren
Um erfasste Aufmasse von Ihrem Pocket Pc zu importieren, erscheint folgender Dialog:

364

Mobil (Zusatzmodul) Bitte achten Sie auf eine bestehende Verbindung zwischen dem Pocket PC und ActiveSync. Sie sollten vor dem Start der TopAufmass Software sicherstellen, da die Verbindung ber ActiveSync problemlos funktioniert. Die erfassten Aufmasse werden nun automatisch auf den PC bertragen.

Im nchsten Dialog knnen Sie aus den bertragenen Daten das gewnschte Aufmass auswhlen.

Danach whlen Sie bitte den gewnschten Exportvorgang:

365

TopKontor Handbuch

Es folgt die Abfrage nach dem gewnschten Speicherort: Nun haben Sie alle notwendigen Eingaben gettigt und das Programm meldet den erfolgreichen Export der Daten:

Zur weiteren Bearbeitung knnen Sie in den Explorer wechseln und die Datei aufrufen oder Excel starten und auf die Datei zugreifen.

Raumaufmass
Anlegen eines Raumaufmasses
Im Startbildschirm legen Sie ber das ein neues Aufmass an. Danach knnen Sie whlen, ob Sie ein Raumaufmass, freies Aufmass oder Spaltenaufmass erstellen mchten.

366

Mobil (Zusatzmodul)

Whlen Sie hier nun Raumaufmass aus. Geben Sie anschlieend im folgenden Fenster die Projektbezeichnung

und darauffolgend den Kundennamen

367

TopKontor Handbuch

fr das Aufmass an. Diese Bezeichnungen geben Sie ber die Bildschirmtastatur ein und besttigen sie jeweils mit [OK]. Das Aufmass wurde nun angelegt.

Erfassen von Rumen und Flchen

Wenn Sie im Startbildschirm ein Raumaufmass auswhlen und auf /Positionsauswahl angezeigt. In diesem Fenster knnen Sie mit eine Positionen niedriger gehen. Mit das den gewhlten Raum. Wenn Sie das

klicken, wird Ihnen die Raumeine Position hher und mit lschen Sie

Knnen Sie die angezeigten Ebenen ein-/ ausblenden. ber anwhlen, ffnet sich wieder die Bildschirmtastatur zur Ein-

legen Sie einen Raum unter dem aktuell ausgewhlten Raum an, ber das

gabe der Flchenbezeichnung. Hier haben Sie diesmal zustzlich die Mglichkeit, sich ber eine sortierbare Liste der Rume und Flchenbezeichnungen anzeigen zu lassen. Mit [OK] fgen Sie die aktuelle Flchenbezeichnung ein. 368

Mobil (Zusatzmodul)

Flchenerfassung
Wenn Sie nun ber einen Schritt weiter gehen, gelangen Sie in die Flchenerfassung.

ber

legen Sie Flchen an, ber das

lschen Sie die gewhlte Flche. Sie knnen mit der

eine Flche als Abzug markieren. Whlen Sie um eine FlchenbezeichSchaltflche nung ber die Bildschirmtastatur einzugeben. Auch hier haben Sie wieder die Mglichkeit, eine Liste der hinterlegten Flchen ber einzublenden und hier eine Bezeichnung auszuwhlen. Sie knnen

den Formelassistenten aufrufen, in diesem eine Formel auswhlen und braunun entweder ber chen anschlieend nur noch die variablen Werte einzutragen

oder ber

manuell eine Formel einzugeben.

369

TopKontor Handbuch

Haben Sie die Aufmasserfassung beendet, gelangen Sie ber

wieder zurck zur Raumauswahl.

Freies Aufmass
Anlegen eines freien Aufmasses
Um ein freies Aufmass anzulegen, gehen Sie bitte wie beim Raumaufmass beschrieben vor.

Erfassen von Positionen

Wenn Sie im Startbildschirm ein freies Aufmass auswhlen und auf onsauswahl angezeigt. In diesem Fenster knnen Sie mit Positionen niedriger gehen. Mit

klicken, wird Ihnen die Positieine

eine Position hher und mit

knnen Sie die angezeigten Ebenen ein-/ ausblenden. ber das lschen Sie die drcken, wird Ihnen eine erweiterte Positionsauswahl

legen Sie eine neue Position unter der aktuell gewhlten Position an, ber das gewhlte Position. Wenn Sie nun auf das angezeigt.

370

Mobil (Zusatzmodul)

Whlen Sie die gewnschte Positionsart und geben Sie ber die Bildschirmtastatur eine Bezeichnung ein.

Flchenerfassung
Die Flchenerfassung funktioniert genauso wie beim Raumaufmass.

Spaltenaufmass
Anlegen eines Spaltenaufmasses
Um ein Spaltenaufmass anzulegen, gehen Sie bitte wie beim Raumaufmass beschrieben vor.

Erfassen von Positionen


Zur Positionserfassung gehen Sie bitte wie im freien Aufmass beschrieben vor.

Flchenerfassung

ber

legen Sie Flchen an, ber das

lschen Sie die gewhlte Flche. Sie knnen mit der , um eine Flchenbezeich371

Schaltflche

eine Flche als Abzug markieren. Whlen Sie

TopKontor Handbuch nung ber die Bildschirmtastatur einzugeben. Auch hier haben Sie wieder die Mglichkeit, eine Liste der hinterlegten Flchen ber einzublenden und eine Bezeichnung auszuwhlen. Whlen Sie , um die Werte Lnge, Breite, Hhe und Anzahl nacheinander einzugeben.

Haben Sie die Aufmasserfassung beendet, gelangen Sie ber wahl.

wieder zurck zur Positionsaus-

TopKontor mobile Service


Installationsanleitung
Allgemeines
Zur Verwendung der mobilen Applikationen bentigen Sie einen Webservice, der die Daten fr die mobilen Endgerte (iOS und Android) zur Verfgung stellt. Zustzlich mssen Ports fr den Datenzugriff freigegeben werden. Der Webservice wird in Verbindung mit einem IIS Express in das Datenverzeichnis installiert. Zustzlich wird im Startmen eine Programmverknpfung angelegt. Zur Aktivierung des Datenzugriffs mssen Sie lediglich die Programmverknpfung ausfhren. Wenn Sie den Webservice auf einen vorhandenen IIS installieren mchten, mssen Sie die Datei TKService.svc aus dem Verzeichnis {Datenverzeichnis}\TKService fr den Einsatz mit IIS konfigurieren. Weitere Informationen zur Einrichtung entnehmen Sie bitte der Herstellerbeschreibung fr den IIS.

Installation TKService
Zur Installation des Webservice fhren Sie auf der CD in dem Verzeichnis [CD-ROM]:\TKService die Setup.exe aus. Klicken Sie im Willkommen-Bildschirm auf Weiter. In dem folgenden Dialog mssen Sie die Ports fr den Datenzugriff angeben. Diese sind vorbelegt und knnen in dem Dialog entsprechend Ihrer Konfiguration angepasst werden.

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Mobil (Zusatzmodul)

Notieren Sie sich die Angabe des Ports fr https. Diesen bentigen Sie spter bei der Einrichtung der App TK Adressen. Klicken Sie nun auf Weiter. Nach Besttigung der Zusammenfassung wird die Installation ausgefhrt.

Vorbereitung TopKontor Handwerk


Jeder Benutzer muss fr den Zugriff per Webservice freigegeben werden. ffnen Sie dazu die Benutzerverwaltung in TopKontor und legen Sie zum Testen des Webservices den Benutzer SERVICE mit dem Kennwort bss an. Weisen Sie dem Benutzer das Recht mobile Apps zu. Dieser Benutzer kann nach erfolgreicher Einrichtung des Webservices wieder gelscht werden.

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TopKontor Handbuch

Prfung des Webservice


Damit Sie eine Funktionsberprfung anhand dieser Beschreibung durchfhren knnen, mssen Sie die Schritte Vorbereitung TopKontor Handwerk unbedingt vorher durchgefhrt haben! Nach erfolgreicher Installation finden Sie im Startmen den Eintrag TopKontor mobile services V1 starten.Klicken Sie nun auf den Eintrag, um den WebService zu aktivieren. Nachfolgendes Fenster sollte nun auf Ihren Bildschirm erscheinen.

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Mobil (Zusatzmodul)

Starten Sie Ihren Webbrowser und geben folgende Adresse ein: https://localhost:44300 Der Port 44300 entspricht dem https Port aus der Installation. Diesen mssen Sie gem Ihren Angaben u. U. ndern. Wenn der Service ordnungsgem funktioniert, werden in Ihrem Browser alle angelegten Mandanten angezeigt.

Einrichtung TK Adressen
Wenn die Installation erfolgreich war, knnen Sie nun die Einrichtung auf Ihrem mobilen Gert vornehmen. Beachten Sie, dass Ihr Gert in Ihrem internen Netz registriert sein muss (z. B. WLAN). Wenn Sie auch auerhalb Ihres Netzwerks auf Ihre Daten zugreifen wollen, muss Ihr Server im Internet entsprechend freigegeben werden. Wenden Sie sich dazu bitte an Ihren Systembetreuer. Klicken Sie auf Einstellungen. Deaktivieren Sie den Schalter Demozugang. Tragen Sie folgende Information ein: 375

TopKontor Handbuch URL: https://IhrPC:Port Ersetzen Sie IhrPC durch die IP-Adresse des PCs, auf den Sie die Webservice installiert haben. Zustzlich tragen Sie den https-Port aus der Installation ein. Beispiel: https://192.168.0.1:44300 Benutzer: "SERVICE" Diese Angabe knnen Sie nach erfolgreicher Einrichtung durch den richtigen Benutzer ersetzen Kennwort: "bss" Diese Angabe knnen Sie nach erfolgreicher Einrichtung durch den entsprechende BenutzerKennwort ersetzen Klicken Sie nun auf Mandanten. Wenn Ihre Konfiguration Ihre Angaben korrekt sind, ffnet sich die Mandantenauswahl. Whlen Sie den gewnschten Mandanten aus und speichern Sie die nderungen. Die App TKAdressen kann nun verwendet werden.

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Mobil (Zusatzmodul)

Bekannte Fehler
Wenn Sie den Webservice aufrufen und die Mandanten nicht aufgelistet werden, wird Ihnen ein Fehlercode gezeigt. Prfen Sie in diesem Fall nachfolgende Lsungshinweise. Fehler 400: Allgemeines Konfigurationsproblem. Prfen Sie, ob TopKontor korrekt auf dem System installiert ist und ordnungsgem funktioniert. Fehler 401: Prfen Sie den angelegten Benutzer in TopKontor. Zur Prfung wird der Benutzer SERVICE mit dem Kennwort bss bentigt. Zustzlich muss der Benutzer ber das Recht mobile Apps verfgen. Kein Seitenaufruf: Prfen Sie, ob die angegeben Ports in Ihrer Firewall freigegeben wurden. Die Installation kann lediglich die Windows-Firewall konfigurieren. Sollten Sie eine Firewall eines anderen Herstellers verwenden, mssen Sie die Ports zustzlich freigeben.

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Kontakt zu blue:solution
blue:solution software entwickelt TopKontor - Die Brosoftware fr das Handwerk blue:solution software GmbH Mnsterstr. 57 a 48431 Rheine Deutschland +49 5971-914486-0 +49 5971-914486-90 www.bluesolution.de Montag bis Freitag 09:00 Uhr bis 13:00 Uhr 14:00 Uhr bis 17:00 Uhr

Adresse: Telefon: Fax: World Wide Web: Brozeiten

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FAQ
Rechtevergabe Eine der Hauptursachen fr Probleme bei der Installation und Verwendung von TopKontor Handwerk, ist die Rechtevergabe. Damit TopKontor korrekt und problemlos installiert werden kann, muss sichergestellt werden, dass - Vollzugriff auf den Registrierungszweig "HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\blue:solution" - Vollzugriff auf den Datenordner von TopKontor Handwerk - Vollzugriff auf das Programmverzeichnis von TopKontor Handwerk gegeben ist. Zustzlich ist darauf zu achten, dass das Benutzerkonto SYSTEM ebenfalls Vollzugriff auf die oben beschriebenen Pfade und Ordner hat. Standardmig ist dies aber von Windows vorgegeben. Konvertierung Vor einer Konvertierung von Version 4.0 auf 5 empfehlen Wir, eine Datenreorganisierung in der Version 4.0 durchzufhren. Dadurch knnen bereits kleinere Fehler in den Tabellen bereinigt werden und es wird gewhrleistet, dass die Konvertierung noch ein wenig performanter ist. Wie funktioniert die Konvertierung? Nach der Installation von TopKontor Handwerk 5 werden Sie gefragt ob Sie die Konvertierung starten mchten. Im nun erscheinenden Fenster Datenbernahme werden Sie in 5 einfachen Schritten durch die Konvertierung gefhrt. In Schritt 2/5 knnen Sie die Mandanten aus der Version 4.0 auswhlen, die Sie in die Version 5 konvertieren mchten. Bei der Konvertierung wird eine Kopie der Version 4.0 Mandanten im Verzeichnis der Version 5 erzeugt. Somit ist eine Datensicherung der Version 4.0 nicht mehr notwendig! Wenn Sie nachtrglich noch Daten konvertieren mchten, knnen Sie die Konvertierung ber die Datei DBUpgrade.exe im Programmverzeichnis starten, oder aber ber das Startmen Programme TopKontor V5 Datenbernahme. Ist eine Dual-Installation von TopKontor Handwerk 4.0 sowie 5 mglich? Ja, und das ohne Aufwand. TopKontor Handwerk 5 installiert sich standardmig in das Verzeichnis Handwerk 5. Zudem wird in der Registrierung von Windows ein separater Ordner angelegt, indem der Daten- und Programmpfad der Version 5 gespeichert wird. Jedoch gilt zu beachten das die beiden Programme nicht gleichzeitig gestartet werden knnen, da beide Prozesse als handwerk.exe laufen. Beim ersten Starten von TopKontor Handwerk 5 kommt es zu dem Fehler 6420 "Unable to discover the Advantage Database Server." Fr eine funktionierende Konfiguration sind folgende Dinge notwendig: Wichtiger Hinweis: Wenn die Lizenz im Netz auf zwei verschiedenen Rechnern als normale Vollinstallation installiert wird, kann der Server nur auf dem ersten angeschalteten Rechner gestartet werden. Der ADS-Server kann mit der gleichen Lizenznummer nur einmal im Netzwerk aktiv sein. Deinstallieren Sie den Server auf einem der Rechner oder stoppen Sie den ADS-Serverdienst auf dem zweiten Rechner. Sollte dies nicht zum erhofften Erfolg gefhrt haben, beachten Sie folgende Punkte: 1. Es muss eine Freigabe auf dem Server eingerichtet sein, in der die Arbeitsstationen auf dem Datenpfad Vollzugriff haben. (Die Karteikarte Sicherheit beachten, und Vollzugriff rekursiv vergeben) 2. Die Arbeitsstation muss die Freigabe des Servers per \\Rechnername\Freigabename erreichen knnen.

379

TopKontor Handbuch 3. Die Verbindung zur Freigabe des Servers muss ber den Rechnernamen, nicht die IP- Adresse erfolgen. (Zu prfen ber die Bezeichnung des Netzlaufwerks) 4. Eine ADS.ini muss im Handwerksverzeichnis der Arbeitsstation angelegt sein. Der Inhalt muss wie folgt aufgebaut sein: [Servername] LAN_IP=127.0.0.1 LAN_PORT=6262 Dabei ist Servername durch den realen Namen des Servers zu ersetzen. Anstelle der 127.0.0.1 ist reale Server- IP einzutragen. Der Port bleibt jedoch immer 6262. Sind diese Dinge gegeben sollte die Datenanbindung funktionieren. Sollte es zu Problemen bei der Einrichtung kommen, liegt dieses zu 99% an den eingesetzten Firewalls bzw. deren Einstellung. Die Firewall des Servers sollte so konfiguriert sein, dass die "adsver.exe" (standardmig in C:\advantage) Zugriff auf das Netz bekommt. Der Port 6262 muss fr TCP und UDP ebenfalls freigeschaltet werden. Immer hufiger kommen auch Firewalls in Antivirenlsungen zum Einsatz, auch diese sollten beachtet werden. Selten gibt es Probleme mit der Namensauflsung, dieses uert sich dadurch, dass die Freigabe zwar auf IP- Ebene funktioniert, jedoch nicht mit dem Netzwerknamen. Dieses tritt in Verbindung mit VPN- Netzen auf. In diesem Fall ist es Notwendig die Datei "hosts" zu modifizieren. Diese finden unter C:\windows\system32\driversetc" (Der Name des Windowsverzeichnis kann variieren). Diese Datei ist mit einem Texteditor zu ffnen, am Ende der Datei fgen Sie eine neue Zeile mit folgendem Inhalt ein: 127.0.0.1 Servername Hierbei ersetzen Sie die "127.0.0.1" mit der realen Server- IP, "Servername" ist durch den realen Servernamen zu ersetzen. Speichern Sie die Datei, anschlieend sollte auch der Zugriff ber den Rechnernamen funktionieren. Beim starten von TopKontor Handwerk 5 in einer Terminalserverumgebung kommt es zu der Fehlermeldung 5185: AE_LOCAL_CONN_RESTRICTED Bitte erstellen Sie im Programmverzeichnis eine ads.ini Datei oder erweitern Sie die bereits erstellte Datei mit folgendem Inhalt: [SETTINGS] MTIER_LOCAL_CONNECTIONS=1 Der ADS Server wurde nicht automatisch installiert. Im Programmverzeichnis von TopKontor Handwerk 5 gibt es einen Ordner Namens adsServer. Dieser enthlt eine Setup.exe sowie Setup.msi Datei. Fhren Sie die MSI-Datei aus. Somit kann der ADS Server manuell installiert werden. Bei einer Abfrage nach einem Validationcode und Serial-Nr. wenden Sie sich bitte an unseren Support. TopKontor Handwerk 5 startet unter Windows 2000 nicht. Installieren Sie bitte die aktuellste Version des ADS Servers. Unter folgendem Link finden Sie immer die aktuellste Version: http://devzone.advantagedatabase.com/dz/content.aspx?key=20 Sollten Sie eine Abfrage nach einer Serial-Nr. und Validationcode erhalten, wenden Sie sich bitte an unseren Support. TopKontor Handwerk 5 startet auf einem Windows 2000 Server System nicht. Kopieren Sie die Datei GDIPLUS.dll in das System32 Verzeichnis von Windows. Nach dem erfolgreichen installieren von TopKontor Handwerk 5 kommt es beim Start von Word oder Excel zu Fehlermeldungen. Registrieren Sie die TopKAddin.dll mit folgendem Befehl: Regsvr 32 C:\Programme\blue solution\Handwerk 5\TopKAddin.dll. Tragen Sie hierzu bitte den Programmpfad Ihrer Installation ein. 380

FAQ Monitor Auflsung Bei Auflsungen grer 1680 * 1050 Pixeln kann es zu Darstellungsproblemen kommen.

381

Index
A Abschlsse ............................................60, 353 Allgemeine Hinweise .....................................22 Anlagentypen ...............................................331 Anlagenverwaltung ......................................332 Anzahlungsverfahren ...................................224 Archivierung .................................................235 Artikel anlegen ...............................................70 Artikelgruppen................................................63 Artikelrabattgruppe ........................................78 Auslagern (Dokumente) ...............................218 Ausschreiben ...............................................184 Auswertungen (Reportgenerator) ................233 B Banking ........................................................317 Buchung stornieren ..................................319 Buchungsassistent ...................................318 Kontoumstze ..........................................318 MT940 ......................................................317 Bareinlage....................................................350 Barentnahme ...............................................350 Barverkaufskasse ........................................347 Bedienungshinweise ......................................22 Benutzer oder Mandant wechseln .................27 Benutzerverwaltung .......................................25 Bestellcenter ................................................354 Bestellcenter Einstellungen .........................358 Bestellcenter Lagerbedarf ...........................354 Bestellcenter Liefermahnung .......................357 Bestellcenter Preisanfrage ..........................356 Bestellcenter Rcklieferung .........................358 Bestellcenter Wareneingang .......................356 Bestellcenter Warenkorb .............................355 Betriebsdaten.................................................28 Betriebssysteme ............................................10 Bons (Kasse) ...............................................353 Brutto-/Nettoabzge ....................................219 Bruttoverfahren ............................................221 Brgerle .......................................................124 C Clearing .......................................................309 D Datanorm .....................................................110 Datanorm Online .........................................116 Datenreorganisation ......................................38 Datenservice ..................................................98 Datenservice Abgleichen .............................100 Datenservice Export ......................................99 Datenservice Lschen ...................................98 Datenservice Preispflege ...............................98 Datenbernahme .........................................110 Datev ...........................................................315 Datumsauswahl .............................................24 Distanzmessgert ........................................251 Dokumentassistent ......................................217 Dokumentbearbeitung .................................188 Dokumente ..................................................218 Dokumentexplorer .......................................215 Druckeinstellungen (Kasse) ........................ 347 Druckereinstellungen .................................... 35 E Einstellungen (Nachkalkulation) ................. 326 Einstellungen OP Verwaltung ..................... 293 Eldanorm ..................................................... 121 Elmer ........................................................... 124 Externe Programme ...................................... 46 Externes Aufmass ....................................... 237 Externes Aufmass Vorlagen ....................... 253 F FAQ ............................................................. 379 Favoriten ....................................................... 21 Finanzamt ..................................................... 29 Formulareditor ............................................... 39 Freie Adressen .............................................. 48 Freier Beleg ................................................ 214 Fremddatenimport....................................... 129 G GAEB im Leistungsstamm .......................... 126 Globale Tabellen ........................................... 88 Gutschrift Umbuchen .................................. 301 H Hauptfenster ................................................. 19 Hilfe, Internet & Infomationen ......................... 8 I Icking ........................................................... 183 Infocenter Aktuelle Aufgaben ................................... 292 Aktuelle Geschftsentwicklung ............... 292 Angebotsbersicht................................... 291 Aufgaben ................................................. 291 Auftragsbersicht .................................... 291 Bestellbersicht ....................................... 291 Offene Forderungen ................................ 291 Offene Verbindlichkeiten ......................... 291 Reparaturauftrge ................................... 292 RSS Feed (Facebook Pinnwand) ............ 292 Termine ................................................... 291 Top 10 Kunden ........................................ 292 Top 10 Lieferanten .................................. 292 W&S Aufgaben ........................................ 291 Installation einzelner Arbeitsplatz ................. 11 Installation Server ......................................... 16 Inventurassistent ......................................... 280 Inventurassistent Datenerfassung .............. 282 K Kalender ...................................................... 284 Kalender Ansicht wechseln ......................... 284 Kalender Aufruf ........................................... 284 Kalender Datumsauswahl ........................... 284 Kalender Druckvorschau ............................ 288 Kalender Erinnerungsfunktion .................... 289 Kalender Geburtstage ................................. 289 Kalender Mitarbeiteransicht ........................ 288 Kalender Reparaturauftrag anlegen ........... 288 Kalender Termin anlegen ........................... 285 383

TopKontor Handbuch Kalkulationsabgleich ....................................225 Kalkulationsschnellerfassung ......................228 Arbeiten mit der Schnellerfassung ...........228 Bietertexterkennung .................................231 Einstellung der Ansicht ............................228 Gaeb Funktionen .....................................231 Leistung ersetzen .....................................231 Leistung Zuweisen ...................................231 Leistungsinformationen ............................231 Navigation ................................................230 Spalteneinstellung ....................................229 Kasse ...........................................................350 Kassenabschluss .........................................352 Kassenbuch .................................................306 Kassenparameter ........................................349 Kontaktmanagement .....................................44 Kopierfunktionen im Aufmass ......................239 Kundendaten .................................................48 Kundendaten ndern .....................................57 Kundendaten lschen ....................................57 L Lagerverwaltung ..........................................272 Lagerverwaltung Dokument-Buchung .........275 Lagerverwaltung Lagerbuchung ..................272 Lagerverwaltung Servicefunktion ................276 Leistungskatalog Dach ................................183 Liste Abschlsse / Bons ..............................353 Lohnerfassung .............................................324 Lohngruppe ndern .......................................61 Lohngruppe anlegen ......................................61 Lohngruppe lschen ......................................62 M Mahnwesen .................................................312 Mandant wechseln .........................................27 Mandantenassistent ....................................107 Mandantensicherung ...................................102 Mareon Assistent .........................................134 Mareon Auftrag ablehnen ............................142 Mareon Auftrag annehmen ..........................142 Mareon Auftrag archivieren .........................144 Mareon Auftrag lschen ..............................144 Mareon Auftrag stornieren ...........................143 Mareon Auftragdetails .................................141 Mareon Auftrge und Rechnungsentwrfe bearbeiten ................................................151 Mareon Auftragsarten ..................................141 Mareon Auftragsreport .................................135 Mareon Auftragsstatus ................................141 Mareon Auftragsverwaltung.........................140 Mareon Einheitspreiskataloge .....................139 Mareon Einstellungen ..................................134 Mareon erster Start ......................................134 Mareon Faxdeckblatt ...................................135 Mareon Fehlermeldungen ...........................154 Mareon Internet Adresse .............................135 Mareon Kalkulationsdaten ...........................149 Mareon Positionserfassung .........................148 Mareon Rechnung & Leistungsnachweis ....144 Mareon Rechnungen ...................................145 Mareon Rechnungsanhnge .......................151 Mareon Rechnungsformular ........................136 Mareon Rechnungspositionen erfassen ......147 384 Mareon Rechnungsvarianten ...................... 150 Mareon Textbaustein .................................. 136 Mareonschnittstelle ..................................... 133 Mitarbeiter ndern ......................................... 60 Mitarbeiter anlegen ....................................... 60 Mitarbeiter lschen........................................ 60 Mobil Organizer ........................................... 360 Mobil Produkte allgemein ........................... 360 Mobile Objects ............................................ 264 N Nachkalkulation ................................... 324, 326 Nachkalkulationskonten .............................. 320 Nettoverfahren ............................................ 221 Neuanlage Kunde ......................................... 56 O Oberflche .................................................... 29 Offene Posten Verwaltung .......................... 293 Onlineshop OCI .......................................... 164 Onlineshops ................................................ 164 OP Verwaltung bergabe RE ..................... 303 OP Verwaltung Zahlungsausgang .............. 301 OP Verwaltung Zahlungseingang ............... 298 OP Verwaltung ZE aufteilen ....................... 300 Outlookschnittstelle ..................................... 131 P Positionsbearbeitung .................................. 192 Preisauskunft ................................................ 56 Preiseinheit ................................................... 65 Preisfindung .................................................. 77 Programmeinstellungen ................................ 28 Programmeinstellungen Anschriftsfeld ......... 29 Programmeinstellungen Betriebsdaten......... 28 Programmeinstellungen Dokumente ............ 28 Programmeinstellungen Finanzamt .............. 29 Programmeinstellungen Firmenkalender ...... 38 Programmeinstellungen Kalkulation ........... 225 Programmeinstellungen Kupfer .................... 37 Programmeinstellungen Schnittstellen ......... 37 Programmeinstellungen Vorschlagswerte .... 29 Programmeinstellungen Whrung ................ 37 Programmeinstellungen Zusatzmodule ........ 38 Projektinformationen ................................... 255 Projektverwaltung ....................................... 255 Provision ....................................................... 59 R Rapporterfassung ....................................... 326 Rechnungsabschluss .................................. 221 Rechnungsausgangsbuch .......................... 270 Rechnungseingang ..................................... 293 Rechnungseingangsbuch ........................... 271 Rechnungsbernahme RA-Buch ................ 268 Rechtschreibprfung ..................................... 24 Reparaturauftrge ....................................... 259 S Schlussaufmass .......................................... 250 Schnittstellen ............................................... 110 Seriennummernverwaltung ......................... 277 Serientermine .............................................. 286 Serviceprojekte ........................................... 339 SHK Connect Datanorm ............................. 118 Staffelpreise .................................................. 67 Stammdaten .................................................. 48

Index Stammdaten Allgemeines ..............................54 Stammdaten Alternativartikel.........................67 Stammdaten Anschrift ...................................51 Stammdaten Ansprechpartner.......................51 Stammdaten Arbeitszeitschema ....................59 Stammdaten Bankverbindung .......................52 Stammdaten kundenspezifischer Preis .........55 Stammdaten Leistungen ................................48 Stammdaten Lohnarten .................................60 Stammdaten Materialpreise...........................65 Stammdaten Personalstamm ........................57 Stapelverarbeitung ......................................343 Systemvoraussetzungen ................................. 9 T Tabellen .........................................................86 Tabellenbersicht ..........................................88 Teilaufmass .................................................237 Textbausteine ................................................84 Textfelder (Formulareditor) ............................41 Textverarbeitung ............................................89 Titelzusammenstellung ................................209 TomTom ......................................................265 TopAufmass Allgemein ................................362 TopAufmass Frei .........................................370 TopAufmass PC ..........................................363 TopAufmass Raum ......................................366 TopAufmass Spalten ...................................371 TopKontor mobile Service ...........................372 Bekannte Fehler .......................................377 Einrichtung TK Adressen ........................ 375 Installation TKService.............................. 372 Installationsanleitung ............................... 372 Prfung Webservice ................................ 374 Vorbereitung TopKontor Handwerk ......... 373

U UGL Schnittstelle ........................................ 156 UGS Schnittstelle ........................................ 161 Umsatzsteuer ................................................ 31 Universalschnittstelle .................................. 127 Urlaubsanspruch ........................................... 59 V Verpackungseinheit ...................................... 69 Vertragstypen .............................................. 331 Vertragsverwaltung ..................................... 335 Vor- und Nachtexte ..................................... 188 Vorschlagswerte ........................................... 29 W Wartung & Service ...................................... 329 Wartung & Service Projektverwaltung ........ 337 Wartungs- und Service Projekte ................. 339 Wartungsaufgaben...................................... 340 Wartungsvertragsdokumente ...................... 340 Wortsuche ..................................................... 50 Z Zeiterfassung .............................................. 180 ZVEH........................................................... 110

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