Informe de Auditoría M-05-35, COAMO

INFORME DE AUDITORA M-05-35 24 de enero de 2005 MUNICIPIO DE COAMO (Unidad 4022)
Perodo auditado: 1 de julio de 2001 al 31 de diciembre de 2003
Informe de Auditora M-05-35 24 de enero de 2005 Unidad 4022
CONTENIDO Pgina INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA................................................................. 5 RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA.................................................................................. 6 ALCANCE Y METODOLOGA .................................................................................................... 7 OPININ............................................................................................................................................ 8 INFORMES DE AUDITORA ANTERIOR................................................................................. 8 RECOMENDACIONES................................................................................................................... 9 AL SECRETARIO DE JUSTICIA ................................................................................... 9 AL COMISIONADO DE ASUNTOS MUNICIPALES .................................................. 10 AL ALCALDE.................................................................................................................. 10 AL ALCALDE Y AL PRESIDENTE DE LA JUNTA DE SUBASTAS......................... 13 AL PRESIDENTE DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL ............................................ 14 CARTAS A LA GERENCIA ...........................................................................................................14 COMENTARIOS DE LA GERENCIA..........................................................................................14 AGRADECIMIENTO ......................................................................................................................15 RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS ...........................................................................16 CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO ............................................ 16 HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE COAMO .......................................................... 17 1 Contratacin de obras sin obtener previamente los permisos de construccin correspondientes de la Administracin de Reglamentos y Permisos.................. 17
2 Compras de bienes y servicios sin obtener cotizaciones, deficiencias relacionadas con el registro de solicitudes de cotizaciones por telfono, y cotizaciones originales no encontradas para examen.......................................... 19 3 Pago de deudas incurridas ilegalmente ............................................................... 23 4 Acciones ilegales contra empleados municipales resueltas por estipulaciones entre las partes y expedientes incompletos de las demandas judiciales.............. 25 5 Posible apropiacin de fondos por un empleado municipal ............................... 28 6 Pago indebido a un suplidor por servicios no prestados ..................................... 30 7 Compras efectuadas en mercado abierto sin obtener el consentimiento de la Legislatura Municipal, compras de bienes y servicios sin la emisin de rdenes de compra previas, y pagos efectuados cuyas facturas fueron emitidas por los proveedores despus de emitirse los mismos ........................... 31 8 Deficiencias relacionadas con los donativos de materiales de construccin del Programa de Rehabilitacin de Viviendas y de la Oficina de Vivienda Municipal, y falta de documentos en los expedientes de los beneficiarios......... 35 9 Falta de clusulas y de informacin importantes en los contratos de servicios profesionales y consultivos y en los de construccin de obras, crditos presupuestarios no obligados al momento de otorgarse los contratos, contratos no enviados a la Oficina del Contralor de Puerto Rico y otros enviados con tardanzas y construccin de obra y prestacin de servicio sin la otorgacin de contrato escrito .................... 38 10 Deficiencias relacionadas con la preparacin de las conciliaciones bancarias y con la falta de controles en las recaudaciones.................................................. 46 11 Deficiencias relacionadas con las subastas y con los expedientes de stas ........ 49 12 Fondos especiales inactivos por perodos prolongados ...................................... 51 ANEJO 1 GRFICA COMPARATIVA DE LAS SITUACIONES INCLUIDAS EN LOS HALLAZGOS DE ESTA AUDITORA, INFORMES DE AUDITORA M-05-08 Y M-05-35, CON LAS DE LA AUDITORA ANTERIOR, INFORMES DE AUDITORA M-03-03 Y M-03-12................................................53 ANEJO 2 INDICADORES SOCIOECONMICOS ................................................................54
ANEJO 3 OTRAS RECOMENDACIONES NO ATENDIDAS DE LOS INFORMES DE AUDITORA ANTERIOR M-03-03 DEL 20 DE AGOSTO DE 2002 Y M-03-12 DEL 13 DE NOVIEMBRE DE 2002 ..........................................................55 ANEJO 4 FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL NIVEL EJECUTIVO QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO..........................................56 ANEJO 5 FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO................................57
Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico
24 de enero de 2005
Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cmara de Representantes Realizamos una auditora de las operaciones fiscales del Municipio de Coamo para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables. Efectuamos la misma a base de la facultad que se nos confiere en la Seccin 22 del Artculo III de la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Nm. 9 del 24 de julio de 1952, segn enmendada. Determinamos emitir dos informes de dicha auditora. Este es el segundo y ltimo informe y contiene los resultados del examen que realizamos de las operaciones relacionadas con la contratacin y el pago de obras, las compras, algunos desembolsos, las demandas, los donativos de materiales de construccin, los contratos de servicios profesionales y consultivos, las conciliaciones bancarias, las recaudaciones y las subastas. El primer informe se emiti el 11 de agosto de 2004 y cubri los resultados del examen que realizamos de las operaciones relacionadas con el Programa de Renta Subsidiada, el personal, el presupuesto y la contabilidad, la Unidad de Auditora Interna, la propiedad y los controles y procedimientos. (Informe de Auditora M-05-08).
INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico con personalidad jurdica. Sus operaciones se rigen por la Ley Nm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autnomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991, segn enmendada, y por el Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas para los Municipios de Puerto Rico. ste fue aprobado por el Comisionado de Asuntos Municipales el 30 de junio de 1995 y comenz a regir el 31 de julio de 1995. Las operaciones objeto de este informe estuvieron cubiertas por la Ley Nm. 81 y por dicho Reglamento. El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdiccin. Es una entidad jurdica con carcter permanente. Adems, tiene existencia y personalidad legal independiente de la del Gobierno Estatal. El sistema gubernamental del Municipio est compuesto por dos poderes: el Ejecutivo y el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce las funciones administrativas. Es electo cada cuatro aos en las elecciones generales de Puerto Rico. El ANEJO 4 contiene una relacin de los funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el perodo auditado. La Legislatura Municipal ejerce las funciones legislativas y est compuesta por 14 miembros, quienes tambin son electos en dichas elecciones. El ANEJO 5 contiene una relacin de los funcionarios principales de la Legislatura Municipal que actuaron durante el perodo auditado. El Municipio provee servicios a sus habitantes, tales como: saneamiento y ornato, desarrollo de obras pblicas y viviendas, programas de recreacin y deportes y seguridad. Para ofrecer dichos servicios cuenta con las correspondientes dependencias, entre otras: Oficina de Programas Federales. Obras Pblicas, Recreacin y Deportes, Oficina para el Manejo de Emergencias, Polica Municipal y la
El presupuesto del Municipio ascendi a $8,956,502 en el 2001-02, $10,331,819 en el 2002-03 y $9,986,346 en el 2003-04. Las operaciones de los aos fiscales 2001-02 y 2002-03 reflejaron un supervit de $1,675,563 y $1,711,139, respectivamente. [Vase el Anejo 2, Seccin de Finanzas] El Municipio tena preparados los estados financieros auditados correspondientes a los aos fiscales 2001-02 y 2002-03. Al 31 de diciembre de 2003 estaban pendientes de resolucin por los tribunales nueve demandas civiles presentadas contra el Municipio por $4,911,534 por daos y perjuicios ($874,534); reclamacin de salarios ($27,000) y expropiacin forzosa ($4,010,000). En el ANEJO 2 se especifican los indicadores socioeconmicos del Municipio de Coamo, tales como cantidad de habitantes, caractersticas de la poblacin, estadsticas de empleo y desempleo, as como detalles acerca del gobierno municipal. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA Con el propsito de lograr una administracin eficaz, regida por principios de calidad, la gerencia de todo organismo gubernamental, entre otras cosas, es responsable de: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos de administracin y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos Mantener una oficina de auditora interna competente Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras Adoptar un plan estratgico para las operaciones Mantener el control presupuestario Mantenerse al da con los avances tecnolgicos Mantener sistemas adecuados de archivo y de control de documentos
8. 9.
Cumplir con el Plan de Accin Correctiva de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos Mantener un sistema adecuado de administracin de personal que incluya la evaluacin del desempeo, y un programa de educacin continua para todo el personal
10. Cumplir con la Ley de tica Gubernamental, lo cual incluye divulgar sus disposiciones a todo el personal ALCANCE Y METODOLOGA La auditora cubri del 1 de julio de 2001 al 31 de diciembre de 2003. En algunos aspectos examinamos operaciones de fechas anteriores y posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias. Para efectuar la auditora utilizamos la siguiente metodologa: Entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares Inspecciones fsicas Examen y anlisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada Anlisis de informacin suministrada por fuentes externas Pruebas y anlisis de informacin financiera, de procedimientos de control interno y de otros procesos Confirmaciones de cuentas y de otra informacin pertinente
OPININ Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones objeto de este Informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables, excepto por los hallazgos del 1 al 4, clasificados como principales, y los hallazgos del 5 al 12, clasificados como secundarios. En la segunda parte de este Informe titulada RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS, bajo la seccin HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE COAMO, comentamos dichos hallazgos. En este Informe de Auditora M-05-35 y en el primer informe que emitimos el 11 de agosto de 2004 (Informe de Auditora M-05-08) se comentan 52 situaciones que constituyen hallazgos, de las cuales 12 se clasifican como hallazgos principales y 40 como secundarios. En los informes de auditora anterior, M-03-03 y M-03-12 del 20 de agosto y 13 de noviembre de 2002, respectivamente, se comentaron 78 situaciones, de las cuales 11 se clasificaron como hallazgos principales y 67 como secundarios. Las situaciones que constituyen hallazgos incluidas en el M-05-08 y en el M-05-35 comparadas con las incluidas en el M-03-03 y M-03-12 disminuyeron por 26, lo cual equivale a un 33 por ciento de disminucin. La distribucin por hallazgos es como sigue: la cantidad de situaciones que constituyen hallazgos principales aumentaron por 1, lo que representa un 9 por ciento de aumento y los secundarios disminuyeron por 27, lo que representa un 40 por ciento de disminucin. En el ANEJO 1 se presenta una grfica con esta informacin. INFORMES DE AUDITORA ANTERIOR En los informes de auditora M-03-03 y M-03-12 fueron objeto de recomendaciones diez situaciones similares a las comentadas en los hallazgos 1-a., 9-a. a la e., 10-a. y b., 11-b. y 12-a. lo que representa un 37 por ciento de las 27 situaciones comentadas en este Informe.
Dichas recomendaciones no fueron atendidas. Adems no se atendieron cuatro situaciones similares a las comentadas en el Informe de Auditora M-05-08 que emitimos el 11 de agosto de 2004 sobre esta auditora. Esto represent un 16 por ciento de las 25 situaciones comentadas en dicho Informe. Tampoco fueron atendidas las recomendaciones 3 y 7 de dichos informes para el recobro de $210,125. [ANEJO 3] Vanse las recomendaciones 2 y 8.a. El no atender, sin justa causa, las recomendaciones de los informes de auditora de la Oficina del Contralor puede constituir una violacin al Artculo 3.2(b) de la Ley Nm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de tica Gubernamental, segn enmendada. A estos efectos, el 30 de enero de 1987 el Director Ejecutivo de la Oficina de tica Gubernamental emiti la Carta Circular Nm. 86-4, mediante la cual exhort a los alcaldes y funcionarios de la Rama Ejecutiva del Gobierno a cumplir con las mismas. RECOMENDACIONES AL SECRETARIO DE JUSTICIA 1. Considerar la situacin que se comenta en el Hallazgo 5 y tomar las medidas que correspondan. Adems, tomar cualquier otra medida que considere de lugar con respecto a los dems hallazgos de este Informe. 2. Ver que el Alcalde recobre las cantidades que se indican en la seccin Informe de Auditora Anterior en la pgina 8 de este Informe y en los hallazgos 3, 6-a., y 8-a.2), y ofrecerle cualquier asesoramiento para ello, en caso de ser necesario. Adems, tomar cualquier otra medida que estime pertinente.
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AL COMISIONADO DE ASUNTOS MUNICIPALES 3. Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Accin Correctiva establecido por esta Oficina y con las disposiciones del Boletn Administrativo Nm. 1998-16 aprobado por el Gobernador el 13 de junio de 1998. [Hallazgos 1 al 12] AL ALCALDE 4. Ver que se obtengan los permisos de las agencias gubernamentales correspondientes antes de ordenar la construccin de obras. [Hallazgo 1] 5. Ver que se obtengan cotizaciones de precio de, por lo menos, tres proveedores representativos en el mercado para las compras y servicios que no excedan de $10,000 anuales. [Hallazgo 2-a.] 6. Asegurarse de que se complete, en los casos en que se requiera, el formulario de solicitud de cotizaciones por telfono segn lo establecido en la Ordenanza Nm. 17 del 7 de noviembre de 2001. [Hallazgo 2-b.] 7. Asegurarse de que en los documentos justificantes de los pagos por las compras y los servicios adjudicados por cotizaciones, stas se incluyan en original y que contengan la fecha y la firma de los licitadores que sometieron las mismas. [Hallazgo 2-c.] 8. Recobrar de los contratistas, los proveedores y otros, o de las fianzas de los funcionarios responsables, las cantidades que se indican a continuacin: a. Las cantidades que se indican en la seccin Informes de Auditora Anterior en la pgina 8 de este Informe.
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b.
Los $16,083 por deudas contradas irregularmente con proveedores en los aos fiscales 2000-01 y 2001-02 con cargos a partidas presupuestarias del ao fiscal 2002-03. [Hallazgo 3]
c.
Los $3,103 por servicios no prestados por un proveedor por el tapizado de los interiores de cinco guaguas escolares. [Hallazgo 6-a.]
d.
Los $1,977 concedidos indebidamente a dos beneficiarios de los programas de Rehabilitacin de Viviendas y Vivienda Municipal quienes no cualificaban para recibir los mismos. [Hallazgo 8-a.2)]
9.
Observar las normas establecidas por la ley y por la reglamentacin para las cesantas, los descensos, los traslados del personal. [Hallazgo 4-a. y b.]
10. Asegurarse de que se corrijan y no se repitan las deficiencias relacionadas con: a. Los expedientes de las demandas judiciales radicadas contra el Municipio o promovidas por ste [Hallazgo 4-c.] b. Los programas de Rehabilitacin de Viviendas y Vivienda Municipal. [Hallazgo 8-a. y b.] 11. Establecer los controles internos necesarios en las operaciones relacionadas con las recaudaciones. Ello debe incluir, entre otras medidas, auditoras peridicas de dichas operaciones y adiestramiento y supervisin del personal que interviene en las mismas, de manera que no se repita una situacin como la comentada en el Hallazgo 5.
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12. Ejercer una supervisin eficaz sobre las funciones del Director de Finanzas para asegurarse de que: a. Se emitan las rdenes de compra firmadas por los funcionarios autorizados antes de que se ordenen las compras y los servicios. [Hallazgo 7-b.] b. Procese los comprobantes de desembolso cuando stos contengan las facturas de los proveedores que prestaron los servicios o suministraron los materiales. [Hallazgo 7-c.] c. Obligue los crditos presupuestarios necesarios para el pago de la construccin de obras y de los servicios profesionales y consultivos por contrato al momento del otorgamiento de los mismos. [Hallazgo 9-c.] d. Corrija las situaciones relacionadas con: 1) 2) 3) las conciliaciones bancarias [Hallazgo 10-a.] las recaudaciones [Hallazgo 10-b.] los fondos especiales inactivos [Hallazgo 12]
13. Ver que se sometan a esta Oficina, dentro del tiempo establecido para ello, copia de los contratos y de las enmiendas a stos que se otorguen segn se requiere por la Ley Nm. 18 del 30 de octubre de 1975, segn enmendada, y por el Reglamento Nm. 33 promulgado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico en virtud de dicha Ley. [Hallazgo 9-d. y e.] 14. Ver que se corrijan las deficiencias relacionadas con los expedientes de los beneficiarios de los donativos de materiales de construccin. [Hallazgo 8-b.]
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15. Ver que los contratos de servicios profesionales y consultivos contengan todas las clusulas e informacin similares a las que se establecen en la Carta Circular Nm. 95-05 del 31 de julio de 1995 emitida por la Oficina de tica Gubernamental. Tambin debe considerar incluir clusulas e informacin similares a las que se establecen en el Memorando Circular Nm. 07-93 del 8 de marzo de 1993 emitido por el Secretario de la Gobernacin. [Hallazgo 9-a.] 16. Ver que en los contratos de construccin de obras se incluya una clusula sobre el procedimiento a seguir para tramitar y aprobar las rdenes de cambio. [Hallazgo 9-b.] 17. Otorgar contratos por escrito para la construccin de obras y la prestacin de servicios. [Hallazgo 9-f.] 18. Emitir las rdenes de compra a los proveedores a quienes se les adjudiquen las subastas despus de que transcurran los 20 das establecidos por la reglamentacin, a partir de la fecha de la notificacin del otorgamiento de las subastas. [Hallazgo 11-a.] AL ALCALDE Y AL PRESIDENTE DE LA JUNTA DE SUBASTAS 19. Obtener previamente la autorizacin de la Legislatura Municipal para efectuar compras de bienes y servicios en mercado abierto cuando la Junta de Subastas determine no adjudicar la subasta, y sta recomiende atender el asunto administrativamente. [Hallazgo 7-a.] 20. Ver que se corrijan las deficiencias relacionadas con los expedientes de subastas. [Hallazgo 11-b.]
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AL PRESIDENTE DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL 21. Informar a la Legislatura Municipal sobre las situaciones que se comentan en los hallazgos 3, 4-a. y b. y 7-a. de modo que se adopten las medidas correctivas que procedan, y establecer un plan de seguimiento para que esas situaciones se atiendan prontamente. CARTAS A LA GERENCIA Los hallazgos de este Informe se sometieron al Alcalde, Hon. Juan Carlos Garca Padilla, para comentarios por carta del 24 de septiembre de 2004. Para los mismos propsitos le sometimos el Hallazgo 3 al Presidente de la Legislatura Municipal, Hon. Vctor Flores Coln, y el Hallazgo 4-a. a la ex Alcaldesa, Hon. Margarita Nolasco Santiago, por cartas del 1 de diciembre de 2004. COMENTARIOS DE LA GERENCIA El Alcalde someti sus comentarios sobre nuestros hallazgos en carta del 27 de octubre de 2004. Sus observaciones se incluyen en la segunda parte de este Informe titulada RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS, bajo la seccin HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE COAMO. La ex Alcaldesa y el Presidente de la Legislatura Municipal no contestaron.
Informe de Auditoria M-05-35 24 de enero de 2005 Unidad 4022
AGRADECIMIENTO
A los funcionarios y empleados del Municipio de Coamo les agradecemos la cooperacin que nos prestaron durante nuestra auditora.
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RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO En nuestros informes de auditora se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. stos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. Los hallazgos del informe se presentan segn los atributos establecidos conforme a las normas de redaccin de informes de nuestra Oficina. El propsito es facilitar al lector una mejor comprensin de la informacin ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes: Situacin - Los hechos encontrados en la auditora indicativos de que no se cumpli con uno o ms criterios. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situacin. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administracin, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinin de un experto o juicio del auditor. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. Causa - La razn fundamental por la cual ocurri la situacin. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales sealados.
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En la seccin sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal de la unidad auditada efectu comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que le enva nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la seccin de HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE COAMO, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, ste prevalece y se aade al final del mismo la siguiente aseveracin: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece. HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE COAMO Los hallazgos del 1 al 4 se clasifican como principales, y los dems como secundarios. Hallazgo 1 Contratacin de obras sin obtener previamente los permisos de construccin correspondientes de la Administracin de Reglamentos y Permisos a. En mayo de 2002 el Alcalde contrat por $316,529 la construccin de cuatro proyectos, sin obtener previamente de la Administracin de Reglamentos y Permisos (ARPE) los permisos de construccin correspondientes. stos se obtuvieron de 59 a 106 das despus de otorgarse los contratos. A continuacin presentamos el detalle:
PROYECTO Techado de cancha y mejoras en el Barrio Santa Ana Techado de cancha y mejoras en el Barrio Cuyn Construccin de plaza en el Residencial Manuel J. Rivera TOTAL FECHA CONTRATO 14 mayo 02 24 mayo 02 24 mayo 02 COSTO $107,960 94,980 113,589 $316,529 FECHA DEL PERMISO 28 ago. 02 22 jul. 02 22 jul. 02 TARDANZA 106 59 59
Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior M-03-03.
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En la Ley Nm. 76 del 24 de junio de 1975, Ley Orgnica de la Administracin de Reglamentos y Permisos, se dispone que para llevar a cabo trabajos de construccin y reconstruccin se obtendr de dicha agencia un permiso de construccin. En el Captulo VIII, Parte III, Seccin 3(8) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece que las subastas de obras de construccin no se anunciarn hasta que las agencias estatales pertinentes hayan aprobado los planos y las especificaciones correspondientes. El no obtener los permisos de ARPE previo al inicio de la construccin de los proyectos no ofreci al Municipio seguridad de que los planos estaban diseados de acuerdo con las leyes y los reglamentos aplicables. Asimismo, no permiti que dicha agencia ejerciera su funcin fiscalizadora. Esto puede tener consecuencias adversas al Municipio y a los usuarios de los proyectos. El Alcalde se apart de las disposiciones citadas y no protegi adecuadamente los intereses del Municipio en lo que respecta a la situacin sealada. El Alcalde, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: El Municipio recibi la notificacin de la Administracin de Reglamentos y Permisos (ARPE) que el proyecto haba sido aprobado y haba otorgado el permiso de construccin del proyecto antes de comenzar los trabajos en cada uno de los proyectos. El Contratista tiene la responsabilidad de levantar los permisos de construccin una vez tenga la pliza del Fondo del Seguro del Estado y haya pagado los arbitrios y patente de construccin. La conclusin a la que se llega en este Hallazgo es incorrecta ya que ARPE s pudo cumplir con sus funciones reguladoras antes de comenzar la construccin ya que haba notificado al Municipio que los planos fueron aprobados, segn documentos que se le proveyeron al Contralor. En ninguno de estos proyectos el Municipio tuvo consecuencias adversas.
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Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Vanse las recomendaciones 3 y 4. Hallazgo 2 Compras de bienes y servicios sin obtener cotizaciones, deficiencias relacionadas con el registro de solicitudes de cotizaciones por telfono, y cotizaciones originales no encontradas para examen a. De julio de 2001 a marzo de 2003 se ordenaron y se pagaron compras de bienes y servicios por $10,845 cuyos importes individuales y anuales no excedieron de $10,000, sin que se obtuvieran cotizaciones de precio de, por lo menos, tres proveedores representativos del mercado. En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente: Para la compra de materiales, equipo, comestibles, medicinas y otros suministros de igual o similar naturaleza que no excedan de $10,000 anuales, los municipios debern obtener, por lo menos, tres cotizaciones de precio de proveedores acreditados y registrados como negocios bonafide bajo las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. [Artculo 10.002(b)] En el Captulo VIII, Parte IV, Seccin 4(1) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar. Se prohbe el desembolso de fondos municipales para la compra de bienes, de suministros y de servicios u obras sin las debidas cotizaciones requeridas por ley o por reglamento. [Artculo 10.007(a)]
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Esta situacin impidi que el Municipio tuviera a su disposicin varias alternativas para seleccionar las mejores ofertas. Adems, los pagos efectuados respecto a dichas adjudicaciones pueden resultar ilegales. El Alcalde y las directoras de Finanzas se apartaron de las disposiciones citadas. b. De junio de 2002 a abril de 2003 el Municipio orden compras de bienes y servicios por $30,076 sin que se obtuvieran cotizaciones de precio por escrito firmadas por los licitadores. Dichas compras se adjudicaron mediante la solicitud de cotizaciones por telfono. En el formulario utilizado para anotar dichas cotizaciones no se indicaron las razones por cuales se utiliz este procedimiento. Adems, en la mayora de los casos, el formulario no inclua informacin sobre el nombre y puesto de la persona a quien se le solicitaba la cotizacin. Dichas compras se pagaron en su totalidad de julio de 2002 a junio de 2003. En la Seccin 4 de la Ordenanza Nm. 17 del 7 de noviembre de 2001 que reglamenta el proceso de solicitud de cotizaciones se establece que las cotizaciones debern efectuarse por escrito y debern estar debidamente firmadas por los licitadores. En caso de que sea imposible la obtencin por escrito de la cotizacin, la misma podr ser efectuada por telfono y corroborada va facsmil. En caso de que la cotizacin sea efectuada por telfono, el Oficial Comprador vendr obligado a evidenciar por escrito las razones que justifiquen la consideracin de la misma. Esta situacin nos impidi verificar en todos sus detalles la autenticidad de dichas cotizaciones. c. El examen de 30 cotizaciones obtenidas por el Municipio de marzo de 2001 a enero de 2003 para la construccin de seis obras por $80,130, revel lo siguiente:
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1)
En el Municipio no se encontraron ni se nos pudo suministrar, los originales de 15 cotizaciones (50 por ciento) que fueron sometidas por siete contratistas para la construccin de las obras realizadas de junio de 2001 a abril de 2003. documentos de pago se incluyeron fotocopias de las mismas. En los
2)
Tres cotizaciones (10 por ciento) no contenan la firma del licitador que someti las mismas.
3)
En una cotizacin (3 por ciento) no se indic la fecha de su emisin.
En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente: El Alcalde supervisar, administrar y autorizar todos los desembolsos de fondos que reciba el municipio. [Artculo 3.009(s)] Los directores de unidades administrativas tendrn, entre otros, el deber de poner a la disposicin de los auditores internos y externos y de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, los libros, expedientes, registros, documentos, informes y cualesquiera otra informacin que stos soliciten y sea pertinente para el desempeo de sus funciones. [Artculo 6.003(f)] El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto. [Artculo 8.005] En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos.
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Todo expediente donde se hayan autorizado o desembolsado fondos municipales, debern contener los documentos requeridos por esta Ley y cualesquiera otra ley o reglamento que rija los procedimientos fiscales y administrativos municipales. [Artculo 10.007(a)]
Esta situacin nos impidi verificar en todos sus detalles la correccin y propiedad de los desembolsos efectuados mediante el uso de dichas cotizaciones. Adems, propicia la comisin de irregularidades. El Alcalde y las directoras de Finanzas no supervisaron adecuadamente los procesos para la solicitud y la adjudicacin de las cotizaciones que se comentan en los apartados b. y c. El Alcalde, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: Seis compras corresponden al alquiler de gras para remover vehculos municipales que se quedaron varados en las vas pblicas, dos compras fueron reparaciones de cristales delanteros de vehculos municipales que fueron vandalizados y dos se refieren al alquiler de guaguas para la transportacin escolar en un perodo de emergencia debido a la no disponibilidad de las guaguas del Municipio. Estas compras se efectuaron en situaciones de emergencias que requieren la contratacin inmediata para proteger vidas y propiedad municipal. Una compra se refiere a la contratacin de servicios profesionales donde solamente se pudo identificar a un solo proveedor en Puerto Rico debido a la naturaleza del producto final. Una compra se refiere a la contratacin de servicio de sonido el cual puede ser contratado sin que medie competencia. [Apartado a.] En ninguna de estas compras hubo violacin a las Leyes y Reglamentos vigentes. El Reglamento Revisado de Normas Bsicas indica, que Las cotizaciones podrn efectuarse por escrito o por telfono. Deber hacerse una relacin de los suplidores a los cuales se les ha pedido cotizaciones. Las razones para obtener cotizaciones va telfono son obvias y mltiples. Algunas de stas pueden ser: el suplidor est distante, el suplidor no tiene fax, la compra de los artculos se necesita de emergencia como son las piezas para vehculos. [Apartado b.]
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Entendemos que estos errores administrativos no debieron de ocurrir. Se proceder a realizar una investigacin administrativa para identificar los funcionarios que incurrieron en estos errores para readiestrarlos no sin antes aplicar las amonestaciones correspondientes segn especifique el Reglamento de Personal. Sin embargo, es importante sealar que estos errores no condujeron a irregularidades y las obras se realizaron exitosamente. [Apartado c.] Consideramos las alegaciones de la gerencia respecto a los apartados a. y b. del Hallazgo, pero determinamos que los mismos prevalecen. Vanse las recomendaciones 3 y 5 a la 7. Hallazgo 3 Pago de deudas incurridas ilegalmente a. De agosto a diciembre de 2002 se autorizaron para pago cuatro deudas por $16,083 contradas irregularmente con proveedores en los aos fiscales 2000-01 y 2001-02 con cargo a partidas presupuestarias del ao fiscal 2002-03. Al momento de incurrirse en dichas obligaciones stas no se registraron en los libros del Municipio, por lo que no se obligaron los crditos presupuestarios correspondientes. La Legislatura Municipal autoriz al Alcalde a pagar tres de dichas deudas por $15,873 mediante las resoluciones 10, 22 y 30 aprobadas en septiembre, noviembre y diciembre de 2002, respectivamente. En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente: Los crditos autorizados para las atenciones de un ao fiscal especfico sern aplicados exclusivamente al pago de gastos legtimamente originados e incurridos durante el respectivo ao fiscal, o al pago de obligaciones legalmente contradas y debidamente registradas en los libros del municipio durante dicho ao fiscal. [Artculo 8.004(a)]
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El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto. [Artculo 8.005] En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos.
No se podr autorizar el pago de deudas u obligaciones contradas irregularmente en un ao anterior, con cargo a partidas presupuestarias de un ao posterior, a menos que dichas deudas u obligaciones fueren autorizadas en la forma dispuesta en esta Ley. [Artculo 11.011(b)(13)]
Podr ser motivo de suspensin de empleo y sueldo y destitucin, entre otras situaciones similares, la violacin de las disposiciones del Artculo 11.011 de esta Ley por los funcionarios y empleados municipales. [Artculo 11.012(d)]
En Opinin del 25 de noviembre de 1987 en el caso de Venancio Morales et. al., v. Municipio de Toa Baja, 119 D.P.R. 682 (1987), el Tribunal Supremo de Puerto Rico dictamin que son nulos los contratos y las rdenes de compra que se otorguen sin existir asignaciones en el presupuesto del municipio para su pago. La utilizacin de fondos del presupuesto de un ao fiscal para cubrir gastos no registrados e incurridos en aos fiscales anteriores desvirta el propsito legislativo de operar las entidades gubernamentales a base de un presupuesto aprobado. Esto tuvo el efecto de reducir los recursos disponibles para atender los asuntos fiscales de los aos a los cuales se cargaron dichos pagos. Adems, ocasion que dichos pagos resultaran ilegales.
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El Alcalde, la Legislatura Municipal y la Directora de Finanzas no cumplieron las disposiciones citadas. El Alcalde, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: Es importante sealar que la naturaleza de la referida ilegalidad incurrida se refiere exclusivamente a que el empleado encargado de registrar las obligaciones contradas no las efectu en el ao fiscal al que les correspondan. Dicho error clerical se subsan registrando las obligaciones en la cuenta nmero A01-03-04-94-71, Reclamaciones de Aos Anteriores. Esta cuenta, incluida en el Esquema de Cuentas que provee OCAM, se utiliza precisamente para incluir en el presupuesto corriente cualquier obligacin o deuda de aos anteriores. Todos los servicios referidos en este Hallazgo fueron debidamente recibidos y certificados por los encargados de las dependencias correspondientes. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Vanse las recomendaciones 2, 3, 8.b. y 21. Hallazgo 4 Acciones ilegales contra empleados municipales resueltas por estipulaciones entre las partes y expedientes incompletos de las demandas judiciales a. En febrero de 1998 la Alcaldesa Margarita Nolasco Santiago removi de sus puestos de carrera a dos empleados relevndolos de sus funciones como operadores de equipo pesado. Los mismos fueron reubicados para que realizaran otras funciones en el Municipio. Los empleados no estuvieron de acuerdo con las acciones de la Alcaldesa Nolasco Santiago y presentaron un recurso de apelacin ante la Junta de Apelaciones del Sistema de Administracin de Personal (JASAP) por alegado traslado ilegal. En febrero de 1999 dichos empleados radicaron una demanda contra el Municipio en el Tribunal Superior de Aibonito por alegado discrimen poltico, daos y perjuicios y violacin a los derechos civiles. En abril de 2002 las partes llegaron a un acuerdo mediante el cual el Municipio se
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comprometa a pagarles $8,000 a cada empleado por los daos causados. En mayo de ese ao la Legislatura Municipal aprob la estipulacin y en noviembre de 2002 el Tribunal ratific el acuerdo. Ese mismo mes el Municipio pag a los empleados el importe indicado. b. En enero de 2001 el Alcalde no le renov los contratos a 42 empleados transitorios y tres empleados que trabajaron bajo la Ley Nm. 52 del 9 de agosto de 1991 y en la Oficina de Programas Federales del Municipio, respectivamente. En noviembre de 2001 los referidos empleados junto con otros dos empleados de carrera radicaron una demanda ante el Tribunal de los Estados Unidos para el Distrito de Puerto Rico por la alegada violacin de derecho civiles y discrimen poltico. En agosto de 2003 un abogado del Departamento de Justicia, y quien represent al Alcalde y a la Directora de Recursos Humanos en su capacidad personal, solicit a la Secretaria de dicho Departamento una autorizacin para resolver el caso mediante una transaccin. Esto, porque el Municipio no tena margen prestatario para obtener los recursos para el pago de sentencias. Dicha solicitud fue sometida al Comit de Transacciones del Departamento de Justicia. En septiembre de 2003 la Secretaria de Justicia aprob la recomendacin del Comit de transigir el caso por $880,000 ($20,000 para cada demandante) que seran pagados por el Departamento de Justicia de acuerdo a las disposiciones de la Ley Nm. 9 del 26 de noviembre de 1975. Posteriormente, surgi una complicacin en la transaccin y el Municipio aprob $30,000 adicionales los cuales le corresponda pagar de su presupuesto. En octubre de 2003 el Tribunal aprob el acuerdo, sujeto a la aprobacin de la Legislatura Municipal. El 6 de noviembre de 2003 la Legislatura Municipal aprob la estipulacin y el 12 de ese mes el Tribunal ratific la misma. El 20 de enero de 2004 el Municipio pag los $30,000. En los artculos 11.012 y 11.013 de la Ley Nm. 81 se establecen los procedimientos para las cesantas, los traslados, las separaciones y las acciones disciplinarias contra empleados.
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Las situaciones comentadas en los apartados a. y b. ocasionaron que el Municipio incurriera en desembolsos por $46,000 sin recibir servicio alguno a cambio. Esto, adems de los $880,000 que fueron pagados por el Departamento de Justicia. [Apartado b.] La Alcaldesa Nolasco Santiago y el Alcalde Garca Padilla no cumplieron con las disposiciones citadas. c. La Secretaria Municipal no mantena expedientes completos y actualizados de las demandas civiles radicadas contra el Municipio o promovidas por ste. Es normas de sana administracin y de control interno mantener expedientes completos y actualizados de las acciones judiciales radicadas por o en contra del Municipio, en los cuales se incluyan documentos de todos los procedimientos relacionados con las mismas, inclusive de la determinacin final de stas. Esta situacin no le permite al Municipio mantener registros confiables y permanentes de las acciones judiciales en las cuales sea parte. Adems, le dificulta a ste tener un control adecuado de las acciones legales a tomar en cada caso, lo que podra ir en perjuicio del propio Municipio. La Secretaria Municipal no cumpli con su deber al respecto. El Alcalde, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: Esto es un ejemplo ms del discrimen poltico que exista bajo la pasada administracin. Bajo nuestra administracin tuvimos que enfrentar las consecuencias econmicas de las decisiones inapropiadas y discriminatorias de la pasada Alcaldesa. [Apartado a.] En el Acuerdo estipulado, el cual fue aprobado por el Tribunal, no hubo ninguna violacin de los artculos citados en este Hallazgo. Estos empleados transitorios
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fueron contratados por la pasada administracin a travs de propuestas que vencan el 31 de diciembre de 2000. La pasada administracin no provey los recursos necesarios para mantener dichos empleados. Tanto en la Ley Nm. 81 como en el Reglamento Revisado de Normas Bsicas establecen que no se pueden comprometer fondos municipales si estos no han sido previamente identificados, presupuestados y aprobados por la Legislatura Municipal. La razn de la accin tomada por el Municipio para llegar a este acuerdo fue la de ahorrarnos miles de dlares en gastos legales que tendramos que incurrir para continuar defendindonos en los Tribunales. [Apartado b.] En nuestro Municipio se encuentran las copias de las demandas y la correspondencia asignndole los casos a cada abogado. El estatus de los casos se ve reflejado en los informes mensuales de stos y cartas dirigidas al Alcalde. Consideramos que esta documentacin es suficiente. Impartir instrucciones a nuestros abogados para que en forma trimestral sometan un informe adicional sobre el estatus de cada caso el cual ser archivado en los expedientes de las demandas. [Apartado c.] Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Vanse las recomendaciones 3, 9, 10.a. y 21. Hallazgo 5 Posible apropiacin de fondos por un empleado municipal a. En una investigacin realizada por la Unidad de Auditora Interna en el 2002 se determin que un recaudador auxiliar no deposit recaudaciones por $3,654 que efectu el 2 de julio de 2001 en sustitucin del Recaudador Oficial. De este importe, $866 fueron en efectivo y $2,788 en cheques. En febrero de 2002 el Recaudador Oficial asumi la responsabilidad y restituy el efectivo a las arcas municipales. En cuanto a los cheques, se les dio un stop payment y se les solicit a las personas que emitieron los mismos a que expidieran nuevos cheques, y stos fueron recibidos por el Municipio. En febrero de 2002 el Alcalde inform dicha situacin a los secretarios de Justicia y de Hacienda y a las oficinas del Comisionado de Asuntos Municipales, de tica Gubernamental y del Contralor de Puerto Rico. Al 31 de
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diciembre de 2003 el caso estaba an bajo investigacin por el Departamento de Justicia y la Oficina de tica Gubernamental. En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente: El Director de Finanzas tendr la responsabilidad de supervisar las tareas de recaudacin. [Artculo 6.005(c)] Los procedimientos para recibir y depositar fondos pblicos municipales tendrn los controles adecuados que impidan o dificulten la comisin de irregularidades y que permitan, que de stas cometerse, se puedan descubrir y fijar responsabilidades. [Artculo 8.010(d)] Los funcionarios o empleados municipales, independientemente del servicio a que pertenezcan o del estado legal que ostenten, cumplirn con las disposiciones de la Ley Nm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de tica Gubernamental, segn enmendada, y no podrn, entre otras cosas, observar conducta incorrecta o lesiva al buen nombre del municipio o del Gobierno Estatal y faltar a los deberes y las obligaciones establecidos por ley y reglamento. [Artculo 12.011(b)(1) y (6)] En el Captulo III del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establecen disposiciones relativas al cobro, la entrega, el depsito, el control y la custodia de los fondos municipales y a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los mismos. Como consecuencia de esta situacin el empleado municipal utiliz fondos pblicos por $866 para su beneficio personal. Adems, se aprovech de las funciones de su puesto. El Alcalde y la Directora de Finanzas no supervisaron adecuadamente las tareas de recaudaciones.
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El Alcalde, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: Esta situacin fue detectada y corregida a travs de nuestro Departamento de Auditora y como consecuencia de los controles existentes. Se implementaron controles adicionales para evitar que esta situacin no vuelva a surgir en el futuro. Vanse las recomendaciones 1, 3 y 11. Hallazgo 6 Pago indebido a un suplidor por servicios no prestados a. En abril de 2003 el Municipio efectu un pag por $7,650 a un proveedor por el tapizado de los interiores de ocho guaguas escolares. De esa cantidad, el Municipio le retuvo $1,022 para el pago de una deuda de patentes municipales. En una inspeccin realizada por nuestros auditores en mayo de 2004 a dichos vehculos se determin que a cinco de ellos no se les haban hecho los trabajos de tapicera. En los justificantes del comprobante de desembolso slo se incluy una factura por $3,525 por el tapizado de tres de las guaguas, por lo que se pagaron indebidamente $3,103 por servicios que no se recibieron. En el Artculo 8.005 de la Ley Nm. 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto. En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. En el Captulo IV, Seccin 9(1) y (2) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece que el Director de Finanzas: No emitir pago alguno hasta que el servicio que origina el desembolso haya sido prestado o los materiales suministrados.
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Efectuar el pago de compromisos municipales cuando dicho gasto est debidamente comprobado o justificado por la parte interesada.
Esta situacin ocasion que se pagaran indebidamente $3,103 por servicios no prestados. El Alcalde y la Directora de Finanzas no supervisaron adecuadamente la emisin de dicho desembolso. El Alcalde, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: Este error involuntario es uno de carcter aislado e infrecuente que no tuvo efecto significativo en las finanzas del Municipio. Se procedi con el proceso de recobro por los trabajos no realizados. Sin embargo, el Pre-interventor ser amonestado de acuerdo con el Reglamento de Personal ya que es el funcionario responsable de forma directa de la correccin de los documentos en todas sus partes y que la transaccin proceda a tono con la ley, ordenanza, resoluciones, contratos y reglamentacin vigente, segn lo estipula el Reglamento Revisado de Normas Bsicas en su Captulo IV. Vanse las recomendaciones 2, 3 y 8.c. Hallazgo 7 Compras efectuadas en mercado abierto sin obtener el consentimiento de la Legislatura Municipal, compras de bienes y servicios sin la emisin de rdenes de compra previas, y pagos efectuados cuyas facturas fueron emitidas por los proveedores despus de emitirse los mismos a. En mayo de 2002 la Junta de Subastas celebr una subasta para la adquisicin de suministros en el ao fiscal 2002-03. La Junta acord no adjudicar los renglones de uniformes y los servicios de impresin de anuarios de las Fiestas Patronales y recomend realizar las compras en mercado abierto. En agosto de 2002 y enero de 2003 se ordenaron compras en mercado abierto por $10,950. De este importe, $9,900 corresponden a la impresin de los anuarios de las Fiestas Patronales del ao fiscal 2002-03, y $1,050 al
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suministro de camisas polo para los empleados encargados de la transportacin escolar. Dichas compras se pagaron en su totalidad en septiembre de 2002 y enero de 2003, respectivamente. Esta determinacin no se someti a la consideracin de la Legislatura Municipal para aprobacin. En el Artculo 10.006(d) de la Ley Nm. 81 se establece que la Junta de Subastas podr declarar desierta una subasta y convocar a otra o recomendar a la Legislatura Municipal que autorice atender el asunto administrativamente, cuando esto resulte ms econmico y ventajoso a los intereses del Municipio. Esta situacin impidi que la Legislatura Municipal considerara la determinacin de la Junta de Subastas y adoptara las medidas que fueran necesarias para proteger los intereses del Municipio. La Junta de Subastas no protegi los intereses del Municipio con respecto a la situacin comentada. b. De julio de 2001 a marzo de 2003 se ordenaron compras de bienes y servicios por $17,683 sin que se emitieran previamente las rdenes de compra correspondientes. stas se prepararon y se registraron de 1 a 120 das despus de haberse recibido los bienes o prestados los servicios. En el Captulo VIII, Parte IV, Seccin 2(2) y (3) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece que los municipios debern obligar las asignaciones antes de efectuar las compras, para que haya balance disponible para cubrir los desembolsos, cuando los materiales o equipo comprados se reciban o los servicios se rindan. Se dispone, adems, que no se debern obtener materiales, equipo o servicios sin la orden de compra correspondiente.
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Esta situacin impide mantener un control efectivo de las compras y del presupuesto del Municipio. Adems, contribuye a que se incurra en sobregiros en las partidas presupuestarias correspondientes. El Alcalde y la Directora de Finanzas no supervisaron adecuadamente dichos desembolsos. c. En diciembre de 2002 y febrero de 2003 se autorizaron para pago siete comprobantes de desembolso para la compra de neumticos por $4,104 cuyas facturas se prepararon de 1 a 12 das luego de efectuarse los pagos al proveedor. En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente: El Director de Finanzas ser responsable de supervisar las tareas de preintervencin y procesamiento de desembolsos. [Artculo 6.005(c)] El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto. [Artculo 8.005] En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. En el Captulo IV, Seccin 13 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se dispone que el Director de Finanzas no aprobar el pago de aquellas cuentas que no estn acompaadas de una factura debidamente firmada por el acreedor que hubiese prestado los servicios o servido los suministros. Esta situacin puede propiciar la comisin de irregularidades en los desembolsos.
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El Alcalde y la Directora de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Municipio con respecto a la situacin comentada. El Alcalde, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: Este tipo de compra siempre se realizaba fuera de subasta pblica. En el ao 2002 se decidi incluirlas en la Subasta General para ahorrar tiempo en la bsqueda de precios para los artculos referidos en este Hallazgo. Al no existir licitadores para estos renglones, la Junta de Subastas opt por seguir el mtodo que siempre se haba realizado en el Municipio durante los pasados aos. Por un error clerical e involuntario el Secretario Municipal no complet el proceso de notificarlo a la Legislatura Municipal. [Apartado a.] La mayora de estos desembolsos se realizaron en circunstancias de emergencias, segn explicamos en el Hallazgo 1. Sin embargo, las pocas que no se realizaron en perodos de emergencias sern investigadas por nuestro Departamento de Auditora Interna para determinar las razones de estos errores clericales y de procedimientos. [Apartado b.] Estos desembolsos se realizaron a un suplidor, mejor postor, en donde ste no concede crdito a sus clientes. Por lo tanto, el Municipio tiene que preparar el cheque antes de que se prepare la factura. Este tipo de proceso se realiza de acuerdo con lo establecido en el Seccin 15 del Captulo IV del Reglamento Revisado de Normas Bsicas. [Apartado c.] Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Vanse las recomendaciones 3, 12.a. y b., 19 y 21.
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Hallazgo 8 Deficiencias relacionadas con los donativos de materiales de construccin del Programa de Rehabilitacin de Viviendas y de la Oficina de Vivienda Municipal, y falta de documentos en los expedientes de los beneficiarios a. De noviembre de 2001 a febrero de 2004 el Municipio concedi donativos de materiales de construccin por $17,334 a 13 familias a travs del Programa de Rehabilitacin de Viviendas (11 familias) y del Programa de Donativos de la Oficina de Vivienda Municipal (2 familias). El examen realizado sobre dichos donativos revel lo siguiente: 1) De enero a marzo de 2004 el Municipio le pag $3,539 a cuatro proveedores por materiales de construccin suministrados a dos familias para la rehabilitacin de sus viviendas. A mayo de 2004, es decir, de 2 a 4 meses despus, tres de los proveedores no haban entregado materiales por $2,855 a los beneficiarios. En los documentos que justificaban los pagos se indicaba que los materiales se entregaron y que los beneficiarios haban recibido los mismos. stos le declararon a nuestros auditores que le solicitaron a los proveedores que le guardaran los materiales en sus instalaciones, ya que no contaban con los recursos econmicos ni el Municipio le haban brindado otras ayudas, para realizar las mejoras a sus viviendas. 2) Se concedieron indebidamente donativos de fondos por $1,977 a dos beneficiarios quienes no cualificaban para recibir los mismos debido a que sus ingresos excedan los lmites establecidos por la reglamentacin vigente. En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente: Los directores de las unidades administrativas establecern sistemas de control que permitan verificar el cumplimiento cuantitativo y cualitativo de los programas, proyectos y actividades de la unidad administrativa. [Artculo 6.003(d)]
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El municipio podr ceder o donar fondos pblicos a personas que demuestren tener necesidades autnticas y especficas de salud, educacin, vivienda, deportes, asistencia en emergencias y desastres naturales. Solamente podr hacerse la cesin de fondos o bienes previa comprobacin de que la persona es indigente y cuando no se interrumpa ni afecte adversamente las funciones, actividades y operaciones municipales. [Artculo 9.015(a)]
En la Gua Operacional para Donativos de Materiales de Construccin para la Rehabilitacin de Viviendas de marzo de 1999 emitida por la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales se establecen los criterios para la concesin de beneficios por materiales de construccin y el uso que se le dar a los mismos. Se establece, adems, que los beneficiarios realizarn las mejoras a las residencias en un tiempo razonable con los materiales que se les concedan. En el Reglamento de las Ayudas Econmicas a Personas Indigentes del 20 de agosto de 2001 aprobado por la Legislatura Municipal se establecen los criterios para la concesin de beneficios por materiales de construccin. Estas situaciones ocasionaron que se efectuaron pagos indebidos por $2,855 y la concesin indebida de fondos por $1,977 a personas que no cualificaban para recibir los beneficios. Esto, en perjuicio de otros ciudadanos que pudieron beneficiarse de dichos servicios. El Alcalde, la Directora de Finanzas y el Director de Programas Federales no cumplieron con las disposiciones citadas ni velaron por el uso correcto de los fondos asignados a dichos programas. b. El examen de 13 expedientes de los beneficiarios de los programas indicados en el Apartado a. revel que stos carecan de documentos importantes, tales como: el
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formulario de inspeccin inicial (2), el formulario de visita de seguimiento (2), el formulario de visita final (3), la evidencia del recibo de agua (3), la evidencia del recibo de energa elctrica (2), y las fotografas de las viviendas despus de efectuadas las reparaciones (8). En la Gua Operacional para Donativos de Materiales de Construccin para la Rehabilitacin de Viviendas de marzo de 1999 emitida por la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales, y en la reglamentacin del Programa de Donativos de la Oficina de Vivienda Municipal se requiere que los documentos mencionados se incluyan en los expedientes de los beneficiarios de los donativos. Es norma de sana administracin que los expedientes de los beneficiarios de los donativos contengan todos los documentos necesarios que evidencien la elegibilidad de stos para recibir dichos beneficios. La ausencia de dichos documentos no permite al Municipio mantener un control adecuado de las operaciones de los programas mencionados y puede propiciar el uso indebido de los fondos asignados a los mismos. Adems, nos impidi verificar en todos sus detalles la correccin y propiedad de los beneficios concedidos. El Alcalde, la Directora de Finanzas y el Director de Programas Federales no cumplieron con sus deberes al respecto y se apartaron de normas de sana administracin. El Alcalde, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: Entendemos que los funcionarios que procesaron los referidos pagos actuaron correctamente ya que la evidencia que sustentaban los comprobantes de pago estaban completos. Estos funcionarios no saban, ni podan saber, que los beneficiarios, aunque haban firmado los conduces, tambin haban llegado a un acuerdo con los proveedores que les guardaran los materiales en lo que ellos podan conseguir los
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recursos econmicos necesarios para realizar las mejoras a sus hogares. Impart instrucciones a los funcionarios correspondientes para que determinen si los beneficiaros de los referidos donativos van a realizar con prontitud las reparaciones a sus hogares, ya que de no hacerlo se proceder a recoger los materiales en poder del proveedor y entregrselos a otras familias que cualifiquen para este tipo de donativo. [Apartado a.1)] Estas situaciones son de carcter aisladas e infrecuente, las cuales surgieron porque los funcionarios a cargo de realizar la evaluacin y sus supervisores erraron en computar el salario anual basado en los talonarios entregados por los beneficiarios. Nuestro Auditor Interno logr obtener evidencia de la W-2 de los beneficiarios para confirmar el salario anual durante el ao 2003 de estas personas. Se inici el proceso de recobrar el donativo otorgado. Sin embargo, si nuestras gestiones resultasen infructuosas, se proceder a realizar las gestiones pertinentes para recobrar la cantidad total otorgada a los funcionarios y supervisores que aprobaron dichos donativos. Se tomaron medidas para que esta situacin no vuelva a ocurrir y se incremento el nmero de empleados en este Departamento. [Apartado a.2)] Esta Unidad fue reforzada con empleados adicionales para incrementar nuestros esfuerzos en las inspecciones de los trabajos realizados por los beneficiarios de estos donativos, as como la documentacin de los correspondientes expedientes. [Apartado b.] Vanse las recomendaciones 2, 3, 8.d., 10.b. y 14. Hallazgo 9 Falta de clusulas y de informacin importantes en los contratos de servicios profesionales y consultivos y en los de construccin de obras, crditos presupuestarios no obligados al momento de otorgarse los contratos, contratos no enviados a la Oficina del Contralor de Puerto Rico y otros enviados con tardanzas y construccin de obra y prestacin de servicio sin la otorgacin de contrato escrito a. El examen de seis contratos de servicios profesionales y consultivos por $650,820 otorgados de julio de 2001 a julio de 2002 revel que stos carecan de clusulas y de informacin importantes para proteger los intereses del Municipio, segn se indica: 1) En los seis contratos no se incluy lo siguiente:
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a)
Una clusula en la que se indicara que el Municipio poda resolver el contrato mediante notificacin previa con 30 das de anticipacin, o en un trmino menor, dependiendo de los servicios a contratarse.
b)
Una clusula en la que los contratistas certificaran si mantenan contratos con otros municipios o dependencias del Gobierno y que, de tenerlos, stos no eran incompatibles con el contrato otorgado por el Municipio.
c)
Una clusula en la que se certificara el cumplimiento de los contratistas con todos los requisitos establecidos por la Ley de tica Gubernamental, y que de existir alguna dispensa, se inclua copia de la misma con el contrato.
d)
Una clusula en la que los contratistas certificaran que no tena litigios en proceso contra ninguna agencia del Gobierno.
2)
En cinco contratos (83 por ciento) por $218,820 no se incluy una clusula en la que se indicara que los contratistas aceptaban que conocan las normas de tica de sus profesiones y asuman la responsabilidad por sus acciones.
3)
En cinco contratos por $218,820 no se incluy una clusula en la que los contratistas certificaran que ningn funcionario o empleado del Municipio o algn miembro de su unidad familiar tena inters pecuniario directo o indirecto en el contrato, o ningn otro inters que afectara adversamente al mismo.
4)
En dos contratos (33 por ciento) por $83,820 no se incluy una clusula en la que los contratistas certificaran que no entraran en relaciones contractuales o llevaran a cabo actos que configuraran conflicto de intereses en contra del Municipio.
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5)
En un contrato (17 por ciento) por $15,000 no se incluy una clusula en la que el contratista certificara que no reciba paga o compensacin por servicios regulares prestados bajo nombramiento en cualquier otro municipio o entidad gubernamental, a menos que estuviera autorizado por ley.
Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior M-03-03. En la Carta Circular Nm. 95-05 del 31 de julio de 1995 emitida por la Oficina de tica Gubernamental se recomienda incluir una clusula para certificar que el contratista no entrar en relaciones contractuales o llevar a cabo actos que configuren un conflicto de intereses con la entidad contratante. En el Memorando Circular Nm. 07-93 del 8 de marzo de 1993 emitido por el Secretario de la Gobernacin se requiere que los contratos de servicios profesionales y consultivos contengan dichas clusulas e informacin. Los municipios deben adoptar lo establecido en este Memorando como norma de sana administracin. Es norma de sana administracin incluir dichas clusulas e informacin en los contratos que se otorguen por las entidades gubernamentales. b. El examen de tres contratos de construccin de obras por $316,529 otorgados en mayo de 2002 revel que stos carecan de una clusula sobre el procedimiento a seguir para tramitar y aprobar las rdenes de cambio. Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior M-03-03. Es norma de sana administracin incluir dicha clusula en los contratos otorgados para la construccin de obras.
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La exclusin de las clusulas e informacin sobre los asuntos mencionados en los apartados a. y b. pueden resultar perjudicial para el Municipio y para el erario. Las mismas son indispensables para llevar a cabo una administracin pblica sana y eficiente. El Alcalde no protegi adecuadamente los intereses del Municipio con respecto al otorgamiento de los contratos que se mencionan en los apartados a. y b. c. Las directoras de Finanzas no obligaron los crditos presupuestarios necesarios para el pago de 21 contratos y 6 enmiendas a contratos otorgados de junio de 2001 a julio de 2003 por $1,136,126, al momento de stos otorgarse. De este importe, $449,301 son por la Dichas construccin de obras, $254,825 por la prestacin de servicios profesionales y consultivos y $432,000 por la prestacin de servicios de depsito de desperdicios slidos. Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior M-03-03. En el Artculo 6.005(c) de la Ley Nm. 81 se dispone que el Director de Finanzas es responsable de supervisar las tareas, entre otras, de contabilidad, obligaciones y contratos. En el Captulo VIII, Parte IV, Seccin 2(2) y (3) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece que los municipios debern obligar las asignaciones antes de efectuar las compras, con el propsito de que haya balance disponible para cubrir los desembolsos, cuando los materiales o equipo comprados se reciban o los servicios se rindan. Se dispone, adems, que no se debern obtener materiales, equipo o servicios sin la orden de compra correspondiente. Esta omisin impide mantener un control efectivo de las asignaciones presupuestarias destinadas al pago de los referidos contratos y propicia sobregiros en las mismas. funcionarias registraron las obligaciones de 3 a 165 das luego de otorgarse los contratos.
42
Las directoras de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas ni con sus deberes al respecto. d. El Municipio no envi a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia de 15 contratos y 5 enmiendas a estos contratos por $603,603 otorgados de junio de 2001 a julio de 2003. De este importe, $435,821 son por la construccin de obras y $167,782 por la prestacin de servicios profesionales y consultivos. e. De julio de 2001 a julio de 2002 el Municipio remiti a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia de seis contratos y una enmienda a un contrato por $650,820 con tardanzas que fluctuaron de 63 a 547 das de la fecha establecida para ello. De este importe, $218,820 son por la prestacin de servicios profesionales y consultivos y $432,000 por la prestacin de servicios de depsito de desperdicios slidos. Situaciones similares a las sealadas en los apartados d. y e. se comentaron en el informe de auditora anterior M-03-03. En la Ley Nm. 18 del 30 de octubre de 1975, segn enmendada, y en el Reglamento Nm. 33 promulgado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico en virtud de dicha Ley se dispone que los municipios debern remitir a esta Oficina copia de los contratos otorgados, inclusive las enmiendas a stos, dentro de los 15 das siguientes a la fecha de sus otorgamientos. En dicha Ley se dispone, adems, que ninguna prestacin o contraprestacin de servicios objeto de un contrato podr exigirse hasta tanto el mismo se haya presentado para registro en la Oficina del Contralor de Puerto Rico.
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En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente: No se autorizar desembolso alguno relacionado con contratos sin la constancia de haberse enviado el contrato a la Oficina del Contralor de Puerto Rico. [Artculo 8.004(d)] Los municipios mantendrn un registro de todos los contratos que otorguen, inclusive las enmiendas a los mismos, y enviarn copia de stos y de las escrituras de adquisicin y disposicin de bienes a la Oficina del Contralor de Puerto Rico conforme a la Ley Nm. 18 del 30 de octubre de 1975 y su Reglamento. [Artculo 8.016] En el Captulo XI, Seccin 2 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece que ser responsabilidad del Secretario Municipal enviar a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia de los contratos que se otorguen en el Municipio.
En la Carta Circular Nm. OC-2000-08 del 29 de febrero de 2000 emitida por el Contralor de Puerto Rico se inform a los alcaldes, secretarios del Gobierno, directores de dependencias y de corporaciones pblicas sobre las guas y los formularios necesarios para el registro y trmite de contratos, escrituras y documentos relacionados, as como para requerir copia de stos mediante disquete u otros medios electrnicos. Las situaciones comentadas en los apartados d. y e. impidieron que esta Oficina incluyera prontamente dichos contratos en su sistema computadorizado que mantiene para el registro de los contratos y escrituras otorgados por las entidades gubernamentales, y que los mismos estuvieran accesibles a la ciudadana en su calidad de documentos pblicos.
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El Alcalde y los secretarios municipales no cumplieron con las disposiciones citadas ni con sus deberes al respecto. f. En julio de 2002 y mayo de 2003 dos contratistas facturaron $11,360 al Municipio por la construccin de un muro de contencin ($6,800) y por el recogido, transportacin y disposicin de desperdicios slidos ($4,560). El Alcalde no otorg contratos por escrito a los contratistas para realizar dichos trabajos. stos se pagaron en su totalidad en septiembre de 2002 y julio de 2003, respectivamente. En Opinin del 19 de marzo de 1999 en el caso Fernndez & Gutirrez, Inc. v. Municipio de San Juan, 147 D.P.R. 824 (1999), el Tribunal Supremo de Puerto Rico estableci que para la validez de un contrato ste debe ser por escrito. La ausencia de contratos por escrito puede ser perjudicial para el Municipio, ya que no hay documentos legales que obliguen a las personas contratadas. El Alcalde no protegi adecuadamente los intereses del Municipio al respecto. El Alcalde, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: El Memorando Circular Nm. 07-93 emitido por el Secretario de la Gobernacin aplica expresamente a la Rama Ejecutiva del Gobierno Central y no a los Municipios. Si la Oficina del Contralor ahora entiende que sera bueno que los Municipios adoptaran estas directrices, no puede conllevar un sealamiento a los Municipios de una violacin al Memorando. Por otro lado, la Carta Circular Nm. 95-05 del 31 de julio de 1995, la Oficina de tica Gubernamental recomienda, no obliga, a la adopcin de lo estipulado en la misma. Entendemos que las clusulas sugeridas se refieren a varios de los parmetros o directrices, de los cientos que estipulan las Leyes y Reglamentos, que debe utilizar cualquier entidad gubernamental para contratar cualquier servicio. [Apartados a. y b.]
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La tardanza principal en obligar los crditos necesarios para los referidos contratos se debi principalmente a que los mismos se enviaban con atrasos a la Oficina de Finanzas desde Secretara Municipal ya que se esperaba por recopilar todos los anejos o certificaciones del contratista. Este procedimiento fue corregido luego de ser detectado por nuestros auditores. Es importante sealar que existen procedimientos mitigantes que impidieron sobregiros en esta cuenta y mantuvieron un control estricto y efectivo en esta partida. Cuando se establece el Presupuesto Operacional cada ao, ste va acompaado con un listado de los asesores que sern contratados durante dicho ao fiscal. Este listado incluye la cantidad mxima que devengarn dichos asesores cuyo total concuerda con la cantidad presupuestada. Por otro lado, el Presupuesto Operacional es revisado y ajustado continuamente durante el ao fiscal para asegurarnos que cada partida cuente con los recursos necesarios para cumplir con las obligaciones y compromisos hasta finalizar dicho ao fiscal. [Apartado c.] Esta situacin surgi principalmente durante las funciones del Secretario Municipal anterior. Prcticamente estos errores fueron corregidos y actualmente se estn enviando todos los contratos a la Oficina del Contralor en el tiempo estipulado por Ley. Adems, durante el 2004 estaremos reforzando este Departamento con nuevos sistemas computadorizados, personal adicional y nuevos adiestramientos. Sin embargo, estos documentos estuvieron accesibles a la ciudadana en su calidad de documentos pblicos en las facilidades del Municipio. [Apartados d. y e.] Estos errores involuntarios son de carcter aislados e infrecuentes que no tuvo efecto alguno en las finanzas del Municipio. En cuanto a la construccin del muro, se obtuvieron varias cotizaciones y se seleccion la ms favorable para el Municipio. Sin embargo, el procedimiento normal del Municipio es formalizar un contrato para este tipo de obras, as como para todo tipo de cambio de rdenes. El funcionario municipal que obvi los procesos y procedimientos del Municipio ces sus funciones en el mismo. En el segundo caso, por un error en la redaccin del contrato, no se incluy una clusula que estableciera de forma especfica que dentro de los servicios se inclua el recogido y transportacin de desperdicios slidos, como fue acordado con el suplidor. [Apartado f.] Consideramos las alegaciones de la gerencia con respecto a los apartados a. b. y f. del Hallazgo, pero determinamos que los mismos prevalecen. Vanse las recomendaciones 3, 12.c., 13 y 15 a la 17.
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Hallazgo 10 Deficiencias relacionadas con la preparacin de las conciliaciones bancarias y con la falta de controles en las recaudaciones a. Las conciliaciones bancarias de marzo de 2003 de la Cuenta General y de cinco cuentas especiales reflejaban diferencias cuyo origen no se pudo determinar porque las explicaciones que se ofrecan en las mismas, carecan de detalles que permitieran verificar su correccin. Dichas diferencias fluctuaban de $16 a $304,868 y se reflejaban mensualmente en las conciliaciones bancarias sin que se efectuaran los ajustes de contabilidad necesarios para corregir las mismas. Una situacin similar se coment en los informes de auditora anterior M-03-03 y M-03-12. En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente: El Director de Finanzas tendr la responsabilidad de tomar las medidas adecuadas para proteger y salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipales. [Artculo 6.005(f)] El sistema de contabilidad que se establezca en los municipios estar diseado en tal forma que provea, en trminos generales, informacin completa y adecuada sobre el resultado de las operaciones, del control de efectivo y contabilidad de todos los fondos. [Artculo 8.010(c)] La referida situacin no permiti verificar la correccin de los fondos del Municipio e impide que los funcionarios tengan informacin precisa y actualizada, necesaria para la toma de decisiones. Adems, puede dar lugar a la comisin de irregularidades en el uso de los fondos sin que stas se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. El Alcalde y la Directora de Finanzas no cumplieron con sus deberes al respecto.
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b.
El examen de las recaudaciones revel las siguientes faltas de control: 1) De abril de 2001 a mayo de 2003 se expidieron cuatro recibos de recaudacin por $12,497 en los cuales no se indicaron si el valor recibido fue en efectivo, en cheque o en giro. 2) Los duplicados de 273 recibos de recaudacin por $659,150 expedidos de mayo de 2001 a septiembre de 2003 tenan tachaduras, borrones y escritos en original. Las directoras de Finanzas no realizaron investigaciones al respecto. 3) En enero y febrero de 2003 el Recaudador Oficial expidi dos recibos de recaudacin por $6,382 los cuales no contenan su firma. Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior M-03-03. En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente: El Director de Finanzas tendr la responsabilidad de supervisar las tareas de recaudacin y tomar las medidas adecuadas para proteger y salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipales. [Artculo 6.005(c) y (f)] Los procedimientos para recibir y depositar fondos pblicos municipales tendrn los controles adecuados que impidan o dificulten la comisin de irregularidades, y que de stas cometerse, se puedan fijar responsabilidades. [Artculo 8.010(d)] En el Captulo III, secciones 3 a la 5 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas y en la Parte III, Seccin F del Manual de Recaudaciones del Sistema de Contabilidad Mecanizado se establecen los procedimientos y controles que se deben observar sobre las recaudaciones.
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Estas situaciones pueden propiciar la comisin de irregularidades con las recaudaciones y evitan que se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. Las directoras de Finanzas y los empleados relacionados con las recaudaciones no cumplieron con sus deberes al respecto. El Alcalde, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: El cumplimiento de las disposiciones en los Artculos 6.005(f), 8.010(a) de la Ley Nm. 81, citados en este Hallazgo, no dependen del hecho que se preparen en forma correcta o incorrecta las conciliaciones bancarias del Municipio. Depende de la realizacin de miles de medidas, procesos y procedimientos, combinados que interactan entre s. Las conciliaciones bancarias fueron preparadas en forma correcta y adecuada cuyo propsito principal es poder detectar a tiempo errores, omisiones o irregularidades para que puedan ser corregidas durante el siguiente mes y/o investigar las mismas. Las explicaciones de las diferencias detectadas fueron explicadas en forma razonable y clara que permiti que el personal a cargo de registrar las mismas en los libros de contabilidad lo pudieran hacer sin ningn problema. [Apartado a.] Estos recibos son preparados por los recaudadores auxiliares cuando atienden al pblico. Luego el Recaudador Oficial recibe las recaudaciones y prepara los recibos que son utilizados para registrar las recaudaciones. En los recibos que prepara el Recaudador Oficial se procede a especificar la naturaleza del dinero recaudado. La naturaleza de la situacin indicada en este Hallazgo no viola ninguno de los artculos citado de la Ley Nm. 81 ni el Reglamento de Normas Bsicas. [Apartado b.1)] La mayora no son borrones en las cantidades, son en nombres o letras y otras reas que no son significativos. Adems, el cancelar los recibos hacen que los costos por hacer los recibos adicionales son altos. Costo vs Beneficio. Existen mltiples controles internos requeridos por leyes y reglamentos para evitar que se incurran en irregularidades en los recaudos, as como funcionarios en una jerarqua mayor que los recaudadores que pueden detectar cualquier intento de cometer errores y/o irregularidades. [Apartado b.2)] Error clerical aislado e infrecuente que no tuvo ningn efecto. [Apartado b.3)]
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Consideramos las alegaciones de la gerencia respecto a los apartados a. y b.1) del Hallazgo, pero determinamos que los mismos prevalecen. Vanse las recomendaciones 3, 12.d.1) y 2). Hallazgo 11 Deficiencias relacionadas con las subastas y con los expedientes de stas a. De agosto de 2002 a enero de 2003 la Junta de Subastas adjudic tres renglones de dos subastas por $114,987 para la adquisicin de un vehculo, un cargador de ruedas (loader) y un cargador de ruedas pequeo (skid steer loader). Las rdenes de compra se emitieron y se registraron de 4 a 14 das luego de adjudicarse las subastas a los proveedores, sin haber transcurrido los 20 das establecidos en la reglamentacin. En el Captulo VIII, Parte III, Seccin 12(2) y Parte IV, Seccin 2(1) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece que las rdenes de compra se emitirn una vez hayan transcurrido 20 das a contar desde la fecha que se hayan depositado en el correo los avisos de adjudicacin de la subasta. Esta situacin pudo resultar perjudicial al Municipio en caso de que ocurriera alguna impugnacin de parte de algn licitador. El Alcalde y las directoras de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Municipio al respecto. b. El examen de seis expedientes de subastas celebradas de febrero a octubre 2002 revel que los mismos carecan de documentos importantes, tales como: la fianza original de licitacin presentada (2), el aviso de subasta original (3), los planos del proyecto (3), el registro de asistencia de los miembros de la Junta de Subastas (3), el recibo del pago de los planos (3), la hoja del anlisis de las ofertas presentadas por los licitadores (3), y las especificaciones
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del proyecto (2). anterior M-03-03.
Una situacin similar se coment en el informe de auditora
En el Artculo 6.003(f) de la Ley Nm. 81 se establece que los directores de unidades administrativas estn en la obligacin de poner a la disposicin de los auditores internos y externos y de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, los libros, expedientes, registros, documentos, informes y cualesquiera otra informacin que stos le soliciten y sea pertinente para el desempeo de sus funciones. En el Reglamento de la Junta de Subastas del Municipio se establece que para cada subasta que se celebre deber existir en los archivos de la Junta de Subastas un expediente que contenga todos los documentos generados en la misma. Se establece, adems, que una vez adjudicada la subasta a cada licitador, se le comunicar por correo certificado la determinacin de la Junta de Subastas. La omisin sealada puede dar lugar a que se cuestione la validez de los acuerdos tomados por la Junta de Subastas y evitan mantener registros confiables sobre las subastas. El Presidente y la Secretaria de la Junta de Subastas no cumplieron con sus deberes al respecto. El Alcalde, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: La adjudicacin se debi a necesidad urgente del vehculo y los equipos y a que la diferencia entre los licitadores que asistieron era muy significativa, entendiendo que era prcticamente improbable que hubiera impugnacin de la misma. Por otro lado, esta situacin fue una de carcter excepcional o aislado y no result adversa al Municipio ya que el resto de los licitadores no impugnaron las mismas. Sin embargo, he notificado a la Junta de Subastas que bajo ninguna circunstancia estas situaciones deben ocurrir nuevamente. La poltica de la Junta de Subastas ha sido y
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ser adherirse al procedimiento indicado en el Reglamento de Normas Bsicas y al Reglamento de Subastas del Municipio. [Apartado a.] Todas estas situaciones ocurrieron en la Junta de Subastas que fue presidida por funcionarios municipales que dejaron de laborar en el Municipio. La Junta fue reestructurada. Los miembros recibieron adiestramientos. Est presidida por un funcionario capacitado y recibe asesoramiento continuo de un Asesor Legal del Municipio. Estos cambios han permitido que todos los sealamientos incluidos en este hallazgo hayan sido corregidos. Sin embargo, es importante sealar que todos los documentos indicados por el Contralor fueron provistos y examinado por los auditores durante su trabajo de campo. [Apartado b.] Consideramos las alegaciones de la gerencia respecto al Apartado a. del Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece. Vanse las recomendaciones 3, 18 y 20. Hallazgo 12 Fondos especiales inactivos por perodos prolongados a. Al 30 de junio de 2003 en los libros e informes fiscales del Municipio se reflejaban 66 fondos especiales con recursos econmicos por $1,029,924 que haban permanecido inactivos por perodos que fluctuaban de 12 a 84 meses. Una situacin similar se coment en los informes de auditora anterior M-03-03 y M-03-12. En el Memorando Circular Nm. 95-53 del 24 de octubre de 1995 emitido por el Comisionado de Asuntos Municipales se establecen los procedimientos a observarse para disponer de los fondos inactivos en poder de los municipios. En el Memorando Circular Nm. 93-34 del 17 de noviembre de 1993 tambin emitido por el Comisionado de Asuntos Municipales se establecen disposiciones similares para la disposicin de fondos de sobrantes de las resoluciones conjuntas de la Asamblea Legislativa.
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En el Captulo III, Seccin 2 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se dispone que los municipios no podrn disponer de aquellos sobrantes de fondos especiales sin previa autorizacin de la entidad que los provey. Es norma de sana administracin pblica que los municipios no mantengan recursos econmicos en fondos especiales inactivos por perodos prolongados. Esta situacin priva al Municipio de recursos econmicos que pueden utilizarse para atender otras necesidades. Adems, dificulta la contabilidad municipal al mantener en los libros fondos que han permanecido sin movimiento alguno durante aos. La Directora de Finanzas no administr adecuadamente las finanzas del Municipio en lo que concierne a la situacin comentada. El Alcalde, en la carta que nos envi, indic lo siguiente: De los 66 fondos inactivos, 37 de stos fueron recibidos durante pasadas administraciones y 29 bajo nuestra administracin. La cantidad disponible en 35 fondos representan sobrantes de resoluciones, emprstitos y otras fuentes. Por lo tanto, el propsito para el cual fueron otorgados fue cumplido. Estamos en proceso de solicitar a nuestros legisladores la re-programacin de estos fondos para nuevos proyectos. El resto de los fondos especiales sern utilizados durante el prximo ao fiscal ya que muchos de estos proyectos fueron o estn siendo adjudicados recientemente como lo es el caso del Parque de Pequeas Ligas cuyo fondo es de $500,000, el cual representa casi el 50% de los fondos inactivos. He nombrado un Comit compuesto por el Director de Finanzas, el Auditor Interno y los asesores Financiero y Legal del Municipio para que sometan un plan de accin a seguir para corregir la situacin sealada en este Hallazgo. Vanse las recomendaciones 3 y 12.d.3).
53
ANEJO 1 MUNICIPIO DE COAMO

GRFICA COMPARATIVA DE LAS SITUACIONES INCLUIDAS EN LOS HALLAZGOS DE ESTA AUDITORA, INFORMES DE AUDITORA M-05-08 Y M-05-35, CON LAS DE LA AUDITORA ANTERIOR, INFORMES DE AUDITORA M-03-03 Y M-03-12
90 80 70
78 67
SITUACIONES
60 50 40 30 20 10 0 Total Principales Secundarias

11 12 52 40
Informes de Auditora M-03-03 y M-03-12 del 20 de agosto y 13 de noviembre de 2002, respectivamente, que cubren el perodo del 1 de julio de 1999 al 30 de junio de 2001 Informes de Auditora M-05-08 y M-05-35 del 11 de agosto de 2004 y 24 de enero de 2005, respectivamente, que cubren el perodo del 1 de julio de 2001 al 31 de diciembre de 2003
Catorce (27 por ciento) de las 52 situaciones comentadas en los informes de auditora M-05-08 y M-05-35 son similares a las sealadas en los informes de auditoras M-03-03 y M-03-12
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ANEJO 2 MUNICIPIO DE COAMO INDICADORES SOCIOECONMICOS

Extensin Territorial del Municipio: Direccin en Internet de OCPR: http://www.ocpr.gov.pr Informacin General Poblacin Densidad poblacional Poblacin menor de 18 aos Poblacin entre 18 y 65 aos Poblacin mayor de 65 aos Caractersticas de la Poblacin Ingreso per cpita Poblacin debajo del nivel de pobreza (Individuos 18 aos o ms) Poblacin 25 aos o ms graduada de Escuela Superior o ms Poblacin urbana Poblacin rural Encuesta Grupo Trabajador (Nmero de personas empleadas) Grupo trabajador Empleo total Desempleo Tasa de desempleo Gobierno Municipal Finanzas: Ingreso total Patentes municipales Contribucin sobre la propiedad Otros ingresos Gastos corrientes Gastos en mejoras permanentes Supervit o (dficit) Deuda pblica municipal Recursos Humanos: Empleo total del Municipio De confianza Regulares Transitorios Irregulares Nmina Nmero de terminales y computadoras Gobierno Municipal Puntuacin por cumplimiento con los criterios * de la OCPR para mejorar la administracin Personas Personas Personas Personas Personas Dlares Nmero Unidad Puntos Ao fiscal 2000-01 94 $ 2,992,636 33 Ao fiscal 2001-02 100 $ 279 19 209 51 371 25 200 146 2,960,676 44 Ao fiscal 2002-03 100 $ 558 27 218 313 3,567,406 49 Dlares Dlares Dlares Dlares Dlares Dlares Dlares Dlares $ $ $ $ $ $ $ $ 8,530,568 828,336 1,606,392 6,095,840 5,226,450 311,482 1,077,950 12,345,000 $ $ $ $ $ $ $ $ 8,956,502 955,769 1,746,930 6,253,803 5,754,426 241,400 1,675,563 14,740,000 $ $ $ $ $ $ $ $ 10,331,819 1,159,301 2,024,379 7,148,139 6,600,913 163,500 1,711,139 14,250,000 Unidad Habitantes Habitantes/m Por ciento Por ciento Por ciento Unidad Dlares Por ciento Por ciento Por ciento Por ciento Unidad En miles En miles En miles Por ciento Unidad
2
77.44 Millas
Posicin en extensin #4 Puerto Rico Censo 2000 3,808,610 1,114 28.7 60.1 11.2 Puerto Rico Censo 2000 $ 8,185 48.2 60.0 94.4 5.6 Cambio Porcentual 4.2 5.0 5.8 1.2 Ao fiscal 2002-03
Censo 1990 33,837 437 35.8 54.6 9.6 Censo 1990 3,095 66.5 47.1 39.2 60.8 Ao natural 2001 9,600 8,000 1,540 16.1 Ao fiscal 2000-01
Censo 2000 37,597 485 32.1 57.5 10.4 Censo 2000 6,102 56.1 56.5 79.3 20.7 Ao natural 2002 10,000 8,400 1,630 16.3 Ao fiscal 2001-02
* El resultado de las evaluaciones y los correspondientes reconocimientos a los municipios acreedores de ellos son independientes de los hallazgos que se puedan determinar en las auditoras realizadas de sus operaciones fiscales.
55
ANEJO 3 MUNICIPIO DE COAMO OTRAS RECOMENDACIONES NO ATENDIDAS DE LOS INFORMES DE AUDITORA ANTERIOR M-03-03 DEL 20 DE AGOSTO DE 2002 Y M-03-12 DEL 13 DE NOVIEMBRE DE 2002 a. A diciembre de 2003 no se haban recobrado $210,125 correspondientes a lo siguiente: 1) Relativas al Informe de Auditora M-03-03 del 20 de agosto de 2002 ($187,525) (Recomendacin 3): a) $159,082 por pagos indebidos y otros conceptos sealados en los informes de auditora anterior M-98-19 del 5 de marzo de 1998 y M-01-15 del 13 de septiembre de 2000. b) $17,240 por la publicacin de una revista para la Fiestas Patronales del 2000 con contenido poltico partidista. [Hallazgo 4] c) $7,323 recibido de menos por la venta de un solar en usufructo vendido a un precio menor al tasado. [Hallazgo 11] d) $3,880 por primas de plizas del Fondo del Seguro del Estado no pagadas por los contratistas que prestaron servicios por contrato al Municipio. [Hallazgo 14] 2) Relativa al Informe de Auditora M-03-12 del 13 de noviembre de 2002 (Recomendacin 7): a) $22,600 por penalidad no impuesta a un contratista por la tardanza en la entrega de una obra. [Hallazgo 3]
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ANEJO 4 MUNICIPIO DE COAMO FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL NIVEL EJECUTIVO QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO1 NOMBRE Hon. Juan Carlos Garca Padilla Sr. Edgardo Vzquez Soto Sra. Mara de los ngeles Fernndez Sra. Mara Viera Rodrguez Sra. Rosa Reyes Daz Sr. Jess Ortiz Rosado Sra. Rosa Reyes Daz Sr. Juan C. Torres Gonzlez Sr. Luis Passalacqua Matos Sra. Lillian Carattini Santiago Sr. Renecito Pabn Rojas Sra. Rita Rodrguez Rivera Sr. Cristbal Bonilla Passalacqua Srta. Noaln Rodrguez Serrano Sr. Eliberto Coln Burgos CARGO Alcalde Ayudante Ejecutivo Directora de Finanzas Secretaria Municipal Secretario Municipal Secretaria Municipal Interina Auditor Interno2 Auditor Interno Directora de Recursos Humanos Director de Obras Pblicas Municipal Directora de Programas Federales Director de Programas Federales Directora de Programas Federales Director de la Oficina para el Manejo de Emergencias PERODO DESDE HASTA 1 jul. 01 1 jul. 01 18 nov. 02 1 jul. 01 16 jun. 03 1 jul. 01 16 feb. 03 27 mayo 03 1 jul. 01 1 jul. 01 1 jul. 01 1 ago. 03 16 nov. 01 1 jul. 01 1 jul. 01 31 dic. 03 31 dic. 03 31 dic. 03 17 nov. 02 31 dic. 03 15 feb. 03 15 jun. 03 31 dic. 03 31 mar. 03 31 dic. 03 31 dic. 03 31 dic. 03 31 jul. 03 15 nov. 01 31 dic. 03
1 2
No se incluyen interinatos menores de 30 das. El puesto estuvo vacante del 1 de abril al 26 de mayo de 2003.
57
ANEJO 5 MUNICIPIO DE COAMO FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO3 NOMBRE Hon. Vctor Flores Coln Sra. Eileen Gonzlez Torres CARGO Presidente de la Legislatura Municipal Secretaria de la Legislatura Municipal PERODO DESDE HASTA 1 jul. 01 1 jul. 01 31 dic. 03 31 dic. 03
No se incluyen interinatos menores de 30 das.

Informe de Auditoría M-05-35, COAMO

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INFORME DE AUDITORA M-05-35 24 de enero de 2005 MUNICIPIO DE COAMO (Unidad 4022)

Perodo auditado: 1 de julio de 2001 al 31 de diciembre de 2003

Informe de Auditora M-05-35 24 de enero de 2005 Unidad 4022

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Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior M-03-03.

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En una cotizacin (3 por ciento) no se indic la fecha de su emisin.

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del proyecto (2). anterior M-03-03.

Una situacin similar se coment en el informe de auditora

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ANEJO 1 MUNICIPIO DE COAMO

60 50 40 30 20 10 0 Total Principales Secundarias

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ANEJO 2 MUNICIPIO DE COAMO INDICADORES SOCIOECONMICOS