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Como Medir y Gestionar El Clima Laboral

Como Medir y Gestionar El Clima Laboral

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07/19/2012

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Cómo medir y gestionar el clima laboral
 
Xavier Juanico
La importancia del clima laboral
 
Existen muchas y muy variadas definiciones sobre lo que es el clima laboral de unaempresa. Quizás la más sencilla y clarificadora es la que nos proporciona uno de losmayores especialistas en este campo, cuando define el clima laboral (o climaorganizacional) como “La colección y el patrón de funcionamiento de los factoresdel entorno organizacional que generan motivación” (
--“Leadership and organizational climate”, Robert Stringer, 2002
). De acuerdo con esta definición, elobjetivo final que se busca con el clima laboral es explicar los motivos por los quelas personas que trabajan en una organización se sienten más o menos motivadasal ejercer sus obligaciones profesionales. Conocer las causas subyacentes de lamotivación es muy importante, porque nos permitirá actuar sobre ellas paraaumentar la motivación de las personas. Y el motivo por el cuál a cualquierempresa debería interesarle que las personas estén motivadas es muy simple:todos los estudios certifican la fuerte relación existente entre la motivación de losempleados y los resultados de la empresa.
 
Las empresas -y esto es igualmente válido para las PyMEs que para las grandesempresas- deben medir y gestionar el clima laboral para conseguir mejoresresultados económicos. En el caso de las pequeñas empresas, el factor humanosuele ser aún más importante, puesto que en la mayoría de los casos no se disponedel potencial económico, la inercia del mercado ni la marca asociados a las grandescorporaciones.
 
Tal y como explicábamos antes, además de medir el clima laboral, está claro quepodemos y debemos intervenir en él para gestionarlo, con la intención demodificarlo de la forma que más nos convenga. Así pues, una vez tenemos losresultados que nos explican la situación actual, podremos planear el “climaobjetivo” que deseamos para el próximo año, para luego incidir en los factoresdeterminantes a lo largo del ejercicio de manera que nos lleven al objetivo previsto.En años sucesivos adaptaremos los objetivos y corregiremos el rumbo a seguir deacuerdo con la evolución de la empresa. La metodología de gestión del clima laborales parecida a la que usaríamos para realizar el presupuesto económico del próximoaño, con la salvedad que, en el caso del clima laboral, estaremos tratando conelementos intangibles que no pueden medirse, interpretarse ni manejarse de igualmodo al usado en la vertiente “tangible” de la empresa.
 
La evaluación y gestión del clima laboral es, pues, un componente esencial para lacorrecta gestión de las empresas y, como tal, es una parte indispensable de lasmetodologías de gestión empresarial más reputadas de la actualidad (BalancedScorecard, EFQM, etc.,).
 
Las encuestas de clima laboral
 
El método más habitual para evaluar el clima laboral implica el uso de encuestas alos empleados (a veces también pueden complementarse con entrevistaspersonales). Diseñar y llevar a cabo las encuestas de clima laboral puede llegar aser un tema complejo (requiere poseer conocimientos sobre clima laboral,psicología, estadística y metodología de encuestas), por lo que en muchos casos lasempresas deciden subcontratar su realización a empresas especializadas en estetema que ya cuentan con el know-how, herramientas y software necesarios paraacometer este tipo de proyectos.
 
Un aspecto muy importante a tener en cuenta cuando se realiza una encuesta declima laboral es el anonimato. La metodología debe permitir preservar el anonimatode las personas encuestadas, un factor indispensable si queremos asegurar lamáxima sinceridad en las respuestas. La subcontratación de empresas externaspara la realización de las encuestas es en este caso una garantía de anonimatoadicional para los empleados.
 
 
En general, los cuestionarios de clima laboral suelen estar formados por los tressiguientes tipos de preguntas
 
1.
Preguntas demográficas y de segmentación: Nos permitenadquirir información acerca del encuestado que usaremosposteriormente para enriquecer el análisis grupal de losresultados.
 2.
Preguntas de clima laboral: Nos permiten valorar los factoresdeterminantes de la motivación. Esta es la parte más críticade las encuestas de clima, puesto que debe contener laspreguntas precisas que evalúan los factores adecuados queforman parte del clima laboral de la empresa. La mayoría delas empresas que se dedican a realizar encuestas de clima yacuentan con patrones de encuestas que adaptan a lasingularidad de las empresas clientes.
 3.
Preguntas abiertas: Nos permiten adquirir un conocimientomás cualitativo del clima laboral, que nos ayudará a modularlos resultados obtenidos mediante los otros cuestionarios.
 
En muchas ocasiones las empresas aprovechan la realización de una encuesta declima laboral para introducir en la encuesta algunas preguntas que, aunque noestán estrictamente relacionadas con el clima laboral, también servirán a laempresa para mejorar su gestión organizativa. Las encuestas de clima puedencontener con frecuencia preguntas y factores para evaluar la satisfacción de losempleados sobre varios departamentos (por ejemplo, informática o recursoshumanos), u otros temas de interés para la compañía.
 
Es importante afrontar la realización de una encuesta de clima laboral con unasexpectativas temporales claras de lo que representa un proyecto de este tipo. Laduración de un proyecto de evaluación del clima laboral raramente es inferior a unoo dos meses, puesto que es necesario pasar por diversas fases:
 
Fase de diseño de la encuesta: Deben definirse los factores,las preguntas, el tipo de escala de respuestas, la muestra (sies necesaria), las variables de segmentación y el formato dela encuesta (por ejemplo, los temas de anonimato). Entambién conveniente diseñar el cuadro de mando que laempresa deberá utilizar para gestionar el clima laboral. Estecuadro de mando describe la relación que hay entre laspreguntas y los factores que generan la motivación.
 
Fase de comunicación: Definición e implementación de laestrategia de comunicación a los empleados. Esta fase es muyimportante para hacer copartícipes a los empleados delproyecto de clima laboral. También permite maximizar laparticipación en la encuesta y eliminar las posibles reticenciassobre el anonimato,
 
Fase de realización de la encuesta: Antiguamente únicamentese usaban cuestionarios en papel. Hoy en día éstos estánsiendo progresivamente reemplazados por el formatoelectrónico, que permite una mayor rapidez, comodidad yahorro de costes. El software de encuestas actual permitecombinar los cuestionarios en papel con la captura de losdatos a través de Internet, creando sitios web para contestarlos cuestionarios. Los empleados pueden acceder a estos sitiosweb con claves de identificación privadas, tanto desde supuesto de trabajo como desde cualquier punto de acceso aInternet.
 
 
Fase de análisis y comunicación de resultados: Obtención deresultados, generación de informes y definición de laestrategia a seguir. Una vez la dirección de la empresa ya haanalizado los resultados, es conveniente comunicar losresultados globales a todos los empleados. Esto permiteimplicarles en el proyecto de clima, lo que redundará en unamotivación adicional y posibilitará una mayor participación enlas encuestas futuras.
 
Interpretación de resultados y gestión del clima
 
El software actual, además de automatizar la realización de la encuesta,permite la visualización inmediata de resultados durante la ejecución o alfinal de la encuesta. Las estadísticas relacionadas con las respuestas secomputan automáticamente, así como el cuadro de mando con indicadores(los factores, calculados a partir de las respuestas), que nos permite obteneruna visión de más valor añadido sobre los resultados. Las encuestas declima pueden llegar a tener un número elevado de preguntas (muchas vecesalrededor de 80), lo que hace difícil localizar y visualizar los posibles puntosfuertes o débiles del clima de la empresa. En estos casos es muy importantedisponer de un sistema de indicadores automatizado que permitirásimplificar la visualización de resultados y mejorar la gestión del clima.
 
La tecnología actual también permite la generación automática de reportes(p.ej. en PDF) y el análisis por segmentos de los datos, que permitecomprender las diferencias entre grupos, lo que nos permite diseccionar losproblemas u oportunidades. También nos permite visualizar evoluciones,que nos ayudarán a entender si las estrategias que se han seguido (porejemplo una inversión en un determinado factor del clima que estaba mal elpasado año) han surtido efecto y, por lo tanto, ha mejorado la motivacióndel personal.
 
El software de clima laboral debe garantizar el anonimato de las personasque han participado en la encuesta. Esto se consigue ocultando de formaautomática la información que podría poner en peligro el anonimato de laspersonas, permitiendo únicamente la visualización de datos por encima deun umbral de anonimato (por ejemplo, grupos de más de 6 personas).
 
Todo ello puede realizarse de forma cómoda y a través de Internet, sinnecesidad de instalar nada en los ordenadores de las empresas en las que serealiza el proyecto de clima laboral.
 
Además del análisis de resultados a través del software, es importanterealizar un análisis de datos cualitativo que incluya el contenido de lasrespuestas abiertas y cálculos estadísticos ad-hoc. Este análisis cualitativoes conveniente que sea realizado conjuntamente por el staff directivo de laempresa y por un experto en clima laboral, normalmente de una empresaexterna. La participación de la dirección es necesaria para situar losresultados en su contexto apropiado. El experto en clima laboral aportará suknow-how de recursos humanos, estadístico, estratégico y la posibilidad decomparar (benchmarking) los resultados con otros casos y empresas, lo quepermitirá una comprensión y análisis más profundos de los factoresmotivacionales que hay detrás de los modelos de clima laboral. Ambaspartes podrán diseñar la estrategia a seguir para conseguir los objetivos declima laboral marcados de cara al futuro.
 
Conclusión
 
El clima laboral es hoy en día un elemento indispensable en la planificaciónestratégica de las empresas, puesto que permite gestionar la motivación delos empleados con el objetivo de conseguir mejores resultados económicos.Gracias a la tecnología actual, que permite la realización de encuestas conun coste no demasiado elevado y la visualización de los resultados de forma

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