Manual de Usuario de Valery Software Administrativo

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Bienvenido
De parte de todo el equipo de desarrollo de Valery Software administrativo le damos gracias por elegirnos como su software de gestin empresarial. Le informamos que Valery le ayuda a controlar los procesos administrativos de Facturacin, Control de Inventario y Cuentas por Cobrar as como los procesos de Compras y Cuentas por Pagar y le dar un resumen de las operaciones de su empresa a trves de los reportes gerenciales. Cabe destacar que Valery es un producto hecho en Venezuela, desarrollado por un equipos de profesionales Venezolanos a su servicio. Por ltimo le invitamos a leer y analizar detenidamente este manual con la finalidad de implementar correctamente el sistema. Cualquier sugerencia duda comuniquese con nosotros a traves del foro de preguntas y respuestas de http://www.valery.com a trves del correo electronico soporte@valery.com

Documentacin de Valery 2.x Estndar.

El sistema de documentacin de Valery consiste en este Manual de Usuario, en la Gua de inicio incluida en la caja de Valery y en los boletines tcnicos pblicados periodicamente en el Foro de Preguntas y Respuestas de http://www.valery.com. Por tal motivo le invitamos a visitar periodicamente nuestro sitio web. Este manual contiene informacin necesaria para instalar y configurar correctamente Valery de acuerdo a las necesidades de su empresa.

Capitulo 1 Recomendaciones para poner a funcionar a Valery

Este capitulo explica las consideraciones a tomar en cuenta para configurar Valery correctamente y de acuerdo a las necesidades de su empresa. Se recomienda leer y analizar detenidamente este capitulo antes de comenzar el proceso de carga de datos iniciales ya que existen parametros que no se pueden cambiar luego de puesto en marcha el sistema.

Carga de Datos
Para poder utilizar Valery, es necesario realizar la carga inicial de datos, este proceso consiste en ingresar informacin en las fichas del sistema, ubicadas en la opcin de Men Fichas. Debe ingresar informacin referente a: Proveedores, Clientes, Vendedores, Inventario de Productos Terminados, Los Servicios que presta la Empresa, Usuarios del Sistema, etc. Este proceso es fundamental para poder emitir facturas de ventas, procesar facturas de compras y para cualquier operacin que desee realizar con el sistema Valery. A continuacin le suministramos algunas sugerencias a tomar en cuenta para la correcta configuracin del sistema.

Con Respecto a la ficha Moneda

Valery tiene la capacidad de mantener los costos y precios de cada producto almacenado en la ficha de productos en moneda extranjera (Dolares, Pesos, Euros) y al realizar una factura, lo precios de estos productos sean convertidos en moneda nacional (Bolivares) Por ejemplo: Fijese en lo siguiente: Producto A B C Moneda Dolares Pesos Bolivares Precio 100.00 100.00 100.00

Y en la Ficha Monedas usted tiene asignado los siguientes factores de cambios por Cada Bolivar. Moneda Dlar Peso Bolivares Factor de Cambio por Bs. 1400.00 Bs/Dlar 0.55 Bolivares/Peso 1.00 Bs/Bs

Cuando usted realiza la factura con los tres productos descritos anteriormente, el sistema toma cada producto y multiplica su costo y precio por el factor de cambio de la moneda que tiene asignada. Quedando el resultado de la siguiente forma: Producto Factor de Cambio A B C 1400.00 0.55 1.00 Precio Moneda Extranjera multiplicado por el Factor 100.00 x 1400.00 100.00 x 0.55 100.00 x 1.00 Precio Resultante 140,000.00 55.00 100.00

Para poder utilizar esta caracteristica de Valery debe realizar lo siguiente: (1) Crear las tres monedas, en la ficha de Monedas y asignarle el respectivo factor de cambio. (2) La primera Moneda que cree debe ser la Local o Nacional y debe asegurarse de seleccionar la opcin Moneda Predeterminada Local (3) Luego, al registrar un producto en la ficha de productos terminados debe asignarle la respectiva moneda extranjera. Nota: El sistema incluye tres monedas por defecto. Bolvar, Dlar y Euro.

Con Respecto a la ficha Inventario

Decida que tipo de cdigo va a utilizar para identificar los Articulos o Productos Terminados
Valery utiliza un cdigo principal para identificar los productos dentro del sistema y tiene la capacidad de asignarle a ese cdigo principal varios cdigos alternativos. Valery acepta cualquier combinacin de nmeros y letras hasta 20 caracteres. Decida si va a utilizar Cdigos Alternos al Cdigo Principal en la ficha de productos. Por ejemplo: Usted puede crear una ficha de producto con el cdigo interno de su empresa y puede asignarle dos cdigos alternos con cdigos de barras. Cuando usted intenta localizar un producto en el punto de venta, puede utilizar cualesquiera de los tres cdigos. Cdigo Principal 001-002001 Cdigos Comentarios Alternos Ratn ptico 471026820320 Cdigo de Barra de Formato GENIUS 9 EAN13 NETSCROLL USB/USB&PS/2 09116320320 Cdigo de Barra de Formato UPC Descripcin

Recomendaciones: En la actualidad casi todos los productos incorporan un cdigo de barra, es recomendable aprovecharlo y asignarlo como cdigo principal de un articulo o producto, con la finalidad de evitar el proceso de etiquetar. Si por alguna casualidad al producto le cambian el PLU Cdigo de Barra puede asignarle el nuevo cdigo como un cdigo alterno. Importante En caso que desee imprimir sus propias etiquetas de un cdigo ideado por usted, debe modificar, con ayuda del editor de reportes, el formato de la etiqueta para que utilice el estndar de cdigo de barra CODE-39. Este estndar tiene la limitante de imprimir etiquetas grandes, por tal motivo no es practico utilizarlo para etiquetas muy pequeas. Para mayor informacin de cmo modificar etiquetas de cdigo de barra lase la seccin de preguntas y respuestas frecuentes.

Verifique el Impuesto a las Ventas

Por omision Valery trae configurado el 14.5%, esto lo puede verificar en la opcin de men: Utilidades Propiedades Generales
1. 2. 3. 4. 5. Haga clic en la opcin de men: Utilidades/Propiedades Generales Seleccione la pestaa Parametros Generales y Seleccione el mdulo Inventario. Ubique la Opcin: Porcentaje de Impuesto por Defecto Ingrese el Porcentaje del IVA. Presione la tecla ACEPTAR.

Decida cmo calcular los precios Valery utiliza dos metodos para incrementar por medio de un porcentaje los precios sobre el costo. El metodo en base al costo y el metodo en base al precio. Si selecciona el Metodo en base al costo: los precios sern calculados de la siguiente forma: Si el Costo es Bs. 100.00 y usted desea incrementar el precio en 10% el resultado ser 110.00 Para el Metodo en base al costo se utiliza la siguiente formula: Nuevo Precio = Precio + ( Precio * ( Utilidad / 100 ) ) Nuevo Precio = 100 + (100*(10/100)) Nuevo Precio = 110.00 Si selecciona el Metodo en base al precio los precios sern calculados de la siguiente forma: Si el Costo es Bs. 100.00 y usted desea incrementar el precio en 10% el resultado ser 111.11 Para el Metodo en base al precio se utiliza la siguiente formula: Nuevo Precio = Precio / (100-Utilidad) / 100 Nuevo Precio = 100 / (100-10)/100 Nuevo Precio = 111.11 Para seleccionar el metodo de utilidad requerido haga lo siguiente:

1. 2. 3. 4. 5.

Haga clic en la opcin de men: Utilidades/Propiedades Generales Seleccione la pestaa Parametros Generales y Seleccione el mdulo Inventario. Ubique la Opcin: Mtodo de Calculo de Utilidad Seleccione el metodo deseado. Presione la tecla ACEPTAR.

Seleccione el Mtodo de Valuacin de Inventario Por omisin Valery utiliza para la valuacin del Inventario y para el clculo de la utilidad en venta el Mtodo en base al Costo Promedio. Sin embargo tambien se puede utilizar el Mtodo en Base al Ultimo Costo, en futuras versiones se tiene planificado extender la capacidad del sistema a los metodos PEPS y UEPS. Para cambiar el metodo de valuacin del inventario haga lo siguiente: 1. Haga clic en la opcin de men: Utilidades/Propiedades Generales 2. Seleccione la pestaa Parametros Generales y Seleccione el mdulo Inventario. 3. Ubique la Opcin: Mtodo de Costeo del Inventario 4. Seleccione el metodo deseado. 5. Presione la tecla ACEPTAR. Defina la Estructura del Costo del Producto Para el calculo de la utilidad bruta en Valery se utiliza, bien sea para el metodo de Costo Promedio o para el metodo de Ultimo Costo se utiliza el Costo Calculado. El Costo Calculado esta conformado por la siguiente Formula: Costo Calculado = Costo Unitario o Proveedor + Otros Costos Otros Costo se subdivide en: Costo por Desperdicio o Merma. Costo Operativos. Costo de Manejo.

Partiendo de lo Anterior es recomendable que separe el Costo del Proveedor o el Precio de Lista del Proveedor y agregue los Costos por otros Conceptos en el campo Otros costo.

Decida si el Producto utiliza Decimales. Valery puede permitir o no utilizar decimales. Dependiendo del Producto puede decidir si utiliza esta opcin. El uso de esta caracteristica depende del tipo de producto y de cmo lo venda. Por ejemplo si el producto se vende por kilos y gramos o por kilos o metros debe utilizar decimales. Si por el contrario es un producto indivisible no debe utilizar decimales. Esto disminuye drsticamente errores en el inventario y en la elaboracin de facturas. Decida si el Producto utiliza Seriales Valery permite asignarle a cada producto en existencia un serial, por ejemplo si usted tiene 05 Televisores Marca X tiene que ingresarle al sistema 05 seriales. Posteriormente cuando emita una nota de entrega o una factura con este producto debe especificar el serial que esta entregando o facturando, al igual ocurre en compras, cuando reciba este producto debe ingresar los seriales. Para habilitar el control de Seriales en el Producto Seleccione en la Ficha la Opcin: Utiliza Seriales Decida si el Producto se Vende en 2 unidades de Medida Diferentes Valery Permite Facturar un Producto en 2 unidades Diferentes, por ejemplo: Rollos y Metros Cajas y Botellas. Tomemos como ejemplo el de Cajas y Botellas: a) Abra la Ficha de Productos e ingrese un cdigo nuevo, por ejemplo: i) Cdigo: CERVEZA FRIA ii) Nombre: CERVEZA FRIA iii) UNIDAD PRINCIPAL: CAJA b) Haga clic en la Pestaa: Costos/Precios de la Ficha Producto i) Ingrese el Costo por Caja ii) Ingrese los Precios Por Caja iii) Luego en la seccin 2.- Unidades Seleccione (1) Unidad Principal CAJA y como: (2) Unidad Secundaria BOTELLA (3) Factor de Conversin: 36 y seleccione BOTELLA/CAJA Automaticamente el sistema actualiza los precio de la caja en botellas. Esto lo puede observar en la pestaa Unidad Alterna. Observe que el sistema dividio el costo y los precios de la unidad CAJA entre el Factor de Conversin. Sin embargo usted puede cambiar los costos y los precios de la cerveza por Botellas.

Posteriormente usted puede alternar el precio del producto en el mdulo de venta o punto de venta con la tecla [CTRL+F5], es decir, al presionar esta tecla el precio del producto CERVEZA FRIA cambia entre el precio por caja y el precio por botella. Decida el Tipo de Redondeo y el Tipo de Precio de Venta. El sistema permite o no redondear los precios de venta de cada producto, incluyendo o no el Impuesto de Venta. 1. Haga clic en la opcin de men: Utilidades/Propiedades Generales 2. Seleccione la pestaa Parametros Generales y Seleccione el mdulo Inventario. 3. Ubique la Opcin: Metodo de Redondeo General del Sistema 4. Seleccione el tipo de redondeo. 5. Presione la tecla ACEPTAR. El Procedimiento anterior aplica un metodo general para todos los productos del sistema, sin embargo puede aplicar un redondeo particular por cada producto. Por ltimo seleccione por producto el tipo o nivel de precio de venta que desea aplicar cuando realice una factura. Recuerde que existen 4 niveles de precios por producto. Tome en cuenta que el tipo o nivel de precio seleccionado en esta ficha prevalece sobre el tipo de precio definido en la ficha de cliente. Decida si va a permitir el manejo de existencia negativa, cuando emita una factura una nota de entrega de venta El sistema trae preestablecida la imposibilidad de manejar existencia negativa, pero si su empresa desea permitir el manejo de existencia negativa, active los siguientes parmetros, que se encuentran disponibles en la opcin de men Utilidades -> Propiedades Generales.: 1. 2. 3. 4. Permite Presupuestar productos con existencia CERO. Permite Facturar / Despachar productos sin existencia disponible. Permite Comprometer productos sin existencia disponible. Permite Facturar existencia comprometida.

Con respecto a la ficha Cliente

Decida la Cdificacin de sus clientes y su clasificacin Es muy importante determinar que tipo de codificacin va a utilizar sus clientes. Tome en cuenta un tipo de cdigo que el cliente recuerde facilmente, por ejemplo nmero de cdula, nmero de rif, o una combinacin de nmeros y letras que sea facil de recordar para el usuario del sistema. Con respecto a la clasificacin, el sistema permite clasificar sus clientes por Grupo, Zona de Venta y por Vendedor. 1. Con respecto a los Grupos de Cliente, por ejemplo: a) Corporativos b) Detal, etc. 2. Con respecto a la Zona de Venta, por ejemplo: a) Occidente, b) Centro,c) Capital, d) Oriente. Etc. Revise la Ubicacin Geografica. Muchas empresas que tiene operacin a escala Nacional deben pagar diferentes impuestos municipales o para cualquier operacin donde sea necesario utilizar la ubicacin geografica, por tal motivo es muy importante clasificar geograficamente a sus clientes, para determinar las ventas por municipio, Decida utilizar utilizar clientes Genericos. Conocer al cliente es muy importante y lo normal es crear un cdigo a cada cliente, con la intencin de conocer sus hbitos de compra o simplemente para tener algn contacto posventa con el, pero existen situaciones donde esta metodologa es dificil de implementar por diversas razones. Para tales situaciones Valery permite crear el Cliente Generico. Esto quiere decir que usted crea un cliente generico y todas las facturas que usted realice se guardan y se imprimen a nombre del cliente generico. En caso que algn cliente solicite la factura personalizada a su nombre, simplemente presiona la tecla [F3] del mdulo de facturacin o Punto de Venta y modifica el nombre, el nmero de rif e ingresa la direccin. IMPORTANTE No utilice este tipo de cliente para Crditos y Cuentas por Cobrar. Para Clientes Crdito se recomienda crear un cdigo por cada cliente al que se le vaya a asignar crdito.

Para crear un cliente Generico haga lo siguiente: 1. Ingrese el cdigo que le quiera asignar al cliente generico, por ejemplo: 01 2. En Nombre escriba: Cliente Generico 3. Seleccione la opcin: Permitir Modificar Datos Fiscales al Facturar para que el sistema sepa que es un cliente Generico. 4. Presione el botn ACEPTAR TIPS Tambien puede crear un cliente generico anteponiendole al nombre el carcter ?. Ingrese las Condiciones de Venta En las condiciones de venta puede especificar el Limite de Crdito del Cliente y los das de crdito otorgados al cliente. Los das de crdito de cliente determina el plazo mximo de crdito. Si el cliente posee el lmite de crdito en cero, el sistema asumir el crdito como ilimitado. Tambien debe especificarse el Tipo o Nivel de Precio asignado al Cliente as como cualquier descuento fijo otorgado. En este aparte destaca el porcentaje que le retiene el cliente a su empresa cada vez que le emite un pago. Este porcentaje se especifica en esta ficha y se aplica en el mdulo de Cuentas por Cobrar cada vez que registra un pago. El total de retenciones lo puede observar en el Reporte Retenciones del ISLR de Clientes. Especifique Datos Fiscales Se entiende por datos fiscales, el RIF, el NIT y la direccin fiscal. Tambin es importante especificar si el cliente CONTRIBUYENTE, EXENTO, EXTRANJERO O NO CONTRIBUYENTE, ETC. IMPORTANTE Dependiendo a lo que especifique en el campo Denominacin Fiscal de la Ficha Clientes el sistema har lo siguiente:

Denominacin Fiscal Tipo de Cliente

CONTRIBUYENTE EXENTO

Desglosa el IVA en la Factura

Si

Columna del Libro Ventas del IVA.

-TOTAL VENTAS CON IVA -CONTRIBUYENTE -TOTAL VENTAS SIN IVA

Coloca el IVA cero EXTRANJERO Coloca el IVA -TOTAL VENTAS SIN IVA cero NO CONTRIBUYENTE Engloba el IVA en -TOTAL VENTAS CON IVA y los precios -NO CONTRIBUYENTE

Opciones En este aparte puede especificar si desea INABILITAR un cliente, No Aceptarle Cheques simplemente restringir utilizar un cdigo mediante la solicitud de una clave gerencial.

Con respecto a la ficha Proveedores La ficha de proveedores es muy parecida a la ficha de cliente, destacan el porcentaje de retencin del ISLR que se retiene al efectuar un pago en Cuentas por Pagar a un Proveedor.

Con respecto a la ficha Vendedores En la ficha Vendedores lo ms resaltante es la configuracin para el pago de comisiones. Valery ofrece las siguientes opciones: Comisin de Venta por Niveles de Precio: permite establecer un porcentaje de venta sobre los precios establecidos, como los son el Precio Mximo, el Precio Oferta, Precio Mayor y Precio Mnimo. Comisin de Cobranzas por Niveles de Precio: al igual que la definicin anterior, permite establecer un porcentaje de cobranza sobre los precios ya establecidos, como los son el Precio Mximo, el Precio Oferta, Precio Mayor y Precio Mnimo. Comisiones porcentuales por Rango de Ventas: Esta opcin se utiliza para pagar un porcentaje de comisin de acuerdo a un rango acumulado de ventas en el mes, es decir, el sistema acumula las ventas de un perodo determinado y ubica el porcentaje que corresponde al monto acumulado de ventas. Por ejemplo: Si un Vendedor vendi en el mes 5.000.000,00 se le paga el 7% sobre 5.000.000,00
Rango 1 2 3 4 5 Comisiones Porcentuales por Rango de Ventas Montos de Ventas Porcentaje de Comisin De 1.000.000,00 Hasta 3.000.000,00 Paga el 5% de Comisin De 3.000.001,00 Hasta 6.000.000,00 Paga el 7% de Comisin De 6.000.001,00 Hasta 10.000.001,00 Paga el 10% de Comisin De 10.000.001,00 Hasta 15.000.001,00 Paga el 12% de Comisin De 15.000.000,00 Hasta 20.000.000,00 Paga el 15% de Comisin

Comisiones porcentuales por Utilidad de Venta: Esta opcin se utiliza para pagar un porcentaje sobre la diferencia entre el precio de venta y el costo. Este tipo de comisin aplica a productos muy costosos donde la utilidad en la venta es muy reducida. Por ejemplo: El Vendedor vendi 12.000.000,00 y el costo de la venta fue de 8.000.000,00. El Porcentaje de comisin se aplica sobre la diferencia es decir 4.000.000,00. Por ejemplo, segn la tabla siguiente se aplica el 9% Comisiones Porcentuales por Utilidad de Venta
Rango 1 2 3 4 5 Utilidad en Ventas De 1.000.000,00 Hasta 3.000.000,00 De 3.000.001,00 Hasta 5.000.000,00 De 5.000.001,00 Hasta 8.000.000,00 De 8.000.001,00 Hasta 12.000.000,00 De 12.000.001,00 Hasta 20.000.000,00 Porcentaje de Comisin Paga el 6% de Comisin Paga el 9% de Comisin Paga el 12% de Comisin Paga el 15% de Comisin Paga el 18% de Comisin

Comisiones porcentuales por Rango de Cobranzas: Esta opcin se utiliza para pagar comisiones por cobros acumulados efectuados, es decir, el sistema acumula los cobros efectuados por un vendedor en un perodo determinado y dentro de un rango especificado ubica el porcentaje de comisin a pagar. Por ejemplo: El Vendedor cobr 8.000.000,00 de los 12.000.000,00 que tena en facturas vencidas. El resto de las facturas vencidas se calculan tomando en cuenta la siguiente tabla, pero le rebaja lo indicado en la tabla de tolerancia. El Porcentaje de comisin que se aplica es el 9%, segn la siguiente tabla: Comisiones Porcentuales por Cobranzas
Rango 1 2 3 4 5 Utilidad en Ventas De 1.000.000,00 Hasta 3.000.000,00 De 3.000.001,00 Hasta 5.000.000,00 De 5.000.001,00 Hasta 8.000.000,00 De 8.000.001,00 Hasta 12.000.000,00 De 12.000.001,00 Hasta 20.000.000,00 Porcentaje de Comisin Paga el 6% de Comisin Paga el 9% de Comisin Paga el 12% de Comisin Paga el 15% de Comisin Paga el 18% de Comisin

Das de Tolerancia en Comisiones de Cobranza: Esta opcin se utiliza para disminuir las comisiones de cobranzas cuando un vendedor no realiza los cobros en el lapso establecido. Los das establecidos para cobrar se pueden definir como la Fecha de Vencimiento de la Factura o de la obligacin ms los das de tolerancia. IMPORTANTE: Los das de Tolerancia se aplican si hay comisiones de cobranzas de lo contrario no se aplica. Por Ejemplo: Un vendedor cobro un total de 2.500.000,00 a la fecha de vencimiento 28/02/2002 y deba cobrar 3.500.000,00. Luego logro cobrar 15 das despus el 1.000.000 restante. El sistema calcula las comisiones del vendedor de acuerdo a la siguiente tabla: Comisiones de Cobranzas por 1.000.000,00
5% segn tabla de cobranzas.

50.000,00 5.000,00 45.000,00

Rebaja por Aplicacin de la Tabla de Tolerancia

10% segn tabla sobre el 1.000.000,00

Total Comisiones

La comisin aplicada en el ejemplo anterior es la del rango 3 de la tabla siguiente, porque el vendedor realiza el cobro 15 das despus de la fecha de vencimiento. Das de Tolerancia en Comisiones de Cobranza
Rango 1 2 3 4 5 De 1 De 4 De 11 De 21 De 31 Das de Tolerancia Hasta 3 Hasta 10 Hasta 20 Hasta 30 Hasta 45 Porcentaje a Rebajar de Comisin S rebaja 0% de la comisin S rebaja 5% de la comisin S rebaja 10% de la comisin S rebaja el 15% de Comisin S Rebaja el 100% de Comisin la

Por ltimo es importante destacar que los esquemas antes mencionados no son excluyentes, por lo que su empresa puede usar varios de ellos a la vez, en caso de ser necesario.

Configuracin de Parmetros
Valery pone a su disposicin una serie de parmetros que gobiernan su comportamiento, es decir pueden restringir o no alguna funcin o pueden activar o desactivar alguna caractersticas o simplemente cambiar algn mtodo contable o algn porcentaje. Estos Parmetros se clasifican en Parmetros del mdulo de Ventas, del mdulo de inventario, del mdulo de punto de venta, forma de pago en el punto de venta, compras, bancos, reportes e impresin y opciones generales. Usted puede modificar estos parmetros a su conveniencia. Existen algunos que no se pueden modificar una vez puesto en marcha el sistema. Estos parmetros estn disponibles de forma general, es decir afectan a todos los usuarios del sistema, pero usted puede a cada usuario cambiarle algn parmetro en particular con la finalidad de restringirle alguna funcin o cambiarle el comportamiento en algn proceso. Por ejemplo: Puede restringir el Precio Mnimo de los productos terminados a todos los usuarios, pero no al Gerente de la Empresa. En este caso usted limita a todos los usuarios por medio de los parmetros generales y cuando crea el usuario Gerente le activa el parmetro, para que este pueda facturar el precio mnimo. Para modificar los Parmetros Generales haga clic en la opcin de men: Utilidades A continuacin le mostramos la lista de los parmetros que gobiernan el mdulo de ventas.
Parmetros Generales de Venta
Permite disminuir la cantidad a procesar (de mayor a menor) Permite modificar precios de productos terminados y compuestos Permite modificar precios de servicios Permite establecer precios por debajo del precio mnimo Permite establecer precios por debajo del costo Permite utilizar Precio Mximo Permite utilizar Precio Oferta Permite utilizar Precio Mayor Permite utilizar Precio Mnimo Autoriza / Permite establecer Precios en cero Permite Presupuestar productos con existencia CERO Permite Comprometer productos sin existencia disponible Permite Facturar / Despachar productos sin existencia disponible Permite Facturar existencia comprometida Permite eliminar renglones en Presupuestos Permite eliminar renglones en Pedidos Permite eliminar renglones en Notas de Entrega Permite eliminar renglones en Facturas de Venta Permite eliminar renglones en Facturas por Punto de Venta Permite eliminar renglones en Devoluciones de Venta Acepta pagos a Crditos Autoriza pagos restringidos Permite reimprimir Permite / Autoriza procesar clientes restringidos Procesa cancelacin de contado automticamente al completar monto cancelado

Cdigo de Cliente por defecto Cdigo de Depsito por defecto Cdigo de Vendedor por defecto Base de clculo para los cdigos compuestos de productos Precio por Defecto Mostrar precios con impuesto incluido en facturacin Permite Salir de un documento en proceso Permite aplicar descuento en renglones de facturas Permitir aplicar Descuento Global en Ventas Permitir aplicar Flete en Ventas Proponer devoluciones de facturas siempre a crdito u originalmente como fue facturada Modo de acceso restringido en desglose de pago Tipo de pantalla de "Totales" Repetir el ltimo cdigo de producto ingresado Verificar existencia disponible al facturar Permite cargar presupuestos pendientes Permite cargar pedidos pendientes Permite cargar notas de entrega pendientes Permite cargar facturas en espera Permite cargar facturas en espera de conformacin de clave de cheques / tarjetas Permite reimprimir facturas de punto de venta Cambio de Precio Manualmente Opciones para la Forma de pago de Punto de Venta

Aqu le mostramos los parmetros que gobiernan el comportamiento del de la forma de pago del mdulo de punto de ventas:
Parmetros Generales para Forma de Pago en el Punto de Ventas
Modo de acceso restringido en desglose de pago Tipo de pantalla de "Totales" Repetir el ltimo cdigo de producto ingresado Permite cargar presupuestos pendientes Permite cargar pedidos pendientes Permite cargar notas de entrega pendientes Permite cargar facturas en espera Permite cargar facturas en espera de conformacin de clave de cheques / tarjetas Permite reimprimir facturas de punto de venta Cambio de Precio Manualmente

Aqu le mostramos los parmetros que gobiernan el comportamiento del mdulo de inventarios:
Parmetros Generales de Inventarios
Porcentaje de Impuesto por defecto Mtodo de Clculo de utilidad Mtodo de Redondeo General del Sistema Mtodo de Costeo de Inventario Permite efectuar traslados entre depsitos sin existencia Redondear precios de venta automticamente Efectuar Redondeo de precios de venta con impuesto incluido Redondear Costo Calculado Automticamente Efectuar Redondeo en el Costo Calculado con Impuesto Incluido

Permitir modificar costos de Productos y Servicios Permitir modificar Precios de Venta Permitir ver Precios de Venta Permite colocar precios de venta de los productos inferior a su Costo Calculado Mantener la utilidad de venta por cambios de costos de productos y servicios Permitir procesar Productos Restringidos

Aqu le mostramos los parmetros que gobiernan el comportamiento del mdulo de Compras:
Parmetros Generales de Compras
Permite / Autoriza procesar Proveedores restringidos Calcular siempre el costo calculado del producto Cantidad por defecto al momento de Ordenar Costo por defecto al momento de Ordenar Aplicar el descuento por defecto al Ordenar Incluir impuesto en compras a proveedores extranjeros

Aqu le mostramos los parmetros que gobiernan el comportamiento del de la forma de pago del mdulo bancos:
Parmetros Generales para el mdulo de Bancos
Monto Mnimo Aceptado por Cheque Porcentaje Impuesto al Dbito Bancario Monto Mximo Impuesto al Dbito Bancario Confirmar registro de Nota IDB

Configurar Dispositivos
Configurar la Gaveta de Dinero
a. Haga clic en la opcin de men Utilidades y luego en Propiedades Generales. b. Seleccione la Carpeta Configuracin Local y seleccione la opcin Utilizar Gaveta de Dinero c. Indique el Puerto de Conexin de la Gaveta. d. Si la conexin de la gaveta es a travs del puerto serial, indique la configuracin de Velocidad, Paridad y Bits de Datos y Parada que trae por defecto la Gaveta. e. Indique el Comando para Abrir la Gaveta. Para gavetas seriales, generalmente es el carcter 7 Para gavetas paralelas, que se conectan a travs de una impresora que tiene un conector RJ-45 utilice el comando: 27 112 0 25 20. f. Utilice el botn Probar para verificar la configuracin g. Recuerde Aceptar, para que se graben los datos modificados.

Activar el Visor de Precios

1. Utilice el mismo procedimiento de la configurar la gaveta de dinero, utilizando la opcin Utilizar Visor de Dinero

Capitulo 2 Descripcin de los Mdulos

Clientes
En teora, un cliente es cualquier persona, fsica o jurdica, que est dispuesta a pagar una cantidad de dinero para resolver una necesidad o satisfacer un deseo. Con Valery usted puede hacer ms fcil este trabajo, ya que al momento de registrar o ingresar un cliente usted puede especificar varios reglones del mismo.

Modos de Acceso:
Seleccione el men Fichas. Haga clic en la opcin de men Clientes

Para ingresar o modificar un Cliente debe hacer lo siguiente:

1. Seleccione en el men Fichas > Clientes 2. Coloque en el campo Cdigo el numero del cdigo a utilizar para el cliente de va a crear. 3. Luego en la carpeta 1. Datos Generales debe ingresar los siguientes datos: a. Nombre: en este campo debe colocar en nombre del cliente ya sea personal o de Empresa. b. Grupo: aqu puede especificar a que grupo de cliente pertenece. Esto se utiliza en aquellas empresas que tienen una clasificacin de sus clientes. Para crear un Grupo de Clientes debe hacerlo en la opcin de men Grupo de Clientes. c. Contacto: es la persona con la cual se tiene mayor comunicacin en la empresa. d. Referencia: algn comentario corto referente al cliente. e. R.I.F.: (Registro de Informacin Fiscal), en este campo debe colocar l numero de R.I.F. del cliente. f. N.I.T.: (Numero de Identificacin Tributaria), en este campo debe colocar el numero del N.I.T. del cliente. g. Zona: este campo le permite establecer la zona en donde se encuentra ubicado el cliente. Esto se utiliza para una mejor ubicacin del cliente. h. Vendedor: este campo permite especificar el vendedor que atiende al cliente a crear. i. Telfonos: permite colocar el telfono del cliente. j. Fax: permite colocar el fax del cliente.

k. Correo Electrnico: permite especificar el correo electrnico del cliente. Tambin funciona al momento de registrar una factura, nota de entrega, etc., automticamente se envi por correo. l. Direccin: permite colocar la direccin del cliente a registrar. m. Municipio: Permite especificar el municipio donde se encuentra la empresa. Esto se utiliza en aquellas empresas que necesita cancelar impuestos municipales. n. Ciudad: permite especificar la ciudad donde se encuentra ubicado el cliente. o. Estado: permite especificar el estado donde se encuentra el cliente. p. Pas: permite especificar el pas donde se encuentra ubicado el cliente. q. Zona postal: permite especificar l numero postal de correo. En la parte inferior izquierda aparece un cuadro informativo con las siguientes especificaciones: Total Dbitos Total Crditos Total Anticipos Total Saldo Crdito Disponible Posteriormente en la carpeta 2. Opciones Avanzadas, debe configurar las siguientes opciones: 1. Si desea que el cliente mantenga un Crdito Disponible, habilite la opcin Crdito Disponible, la cual consta de dos campos que son: a. Das de Crdito: permite especificar l numero de das de crdito que tendr el cliente. b. Limite de crdito: este campo permite colocar la cantidad limite al momento de hacer una factura a crdito. Luego en la parte derecha aparece la informacin: Total Saldo Actual: le especifica el saldo pendiente por cancelar. Crdito Disponible: especifica el monto disponible para el prximo crdito. Luego aparece en la opcin de Impuesto, cuatro campos que se definen de la siguiente manera: % Retencin I.S.L.R.: permite colocar el porcentaje que se le retiene al cliente por concepto de Impuesto Sobre La Renta. Tipo de Cliente: en este campo se especifica si el cliente es Contribuyente o No Contribuyente.

Tipo de Precio: en este campo se especifica si el precio a emplear al momento de facturar es; Precio Mximo, Precio Oferta, Precio Mayor y Precio Mnimo. % Descuento Especial: esta opcin le permite colocar un porcentaje de descuento para el cliente. Finalmente en el recuadro de Opciones generales, aparecen las siguientes opciones: Permitir modificar datos fiscales al facturar. (RIF, NIT, etc.): esta opcin permite al usuario modificar los datos fiscales del cliente al momento de facturar. Solicitar clave de supervisor al facturar o gestionar cuentas por cobrar: esta opcin permite restingue al usuario al momento de facturar o de gestionar una cuenta por cobrar al cliente. Estatus del Cliente: permite especificar si el cliente est Activo, Inactivo o Suspendido. Nota: este campo permite colocar un comentario con respecto al cliente. Posteriormente presione el botn F9 Registrar.

Vendedores
Para crear un vendedor debe hacer lo siguiente:

Modos de Acceso
Seleccione Fichas Haga clic en Vendedores Al momento de abrir la pantalla Vendedores, debe rellenar los siguientes campos: Cdigo Nombre Direccin Telfonos Correo Electrnico Estatus, este puede ser activo, inactivo o suspendido. Antes de continuar la carga de datos debe definir cuales esquemas de comisin a vendedores va a manejar su empresa. Valery ofrece las siguientes opciones: Comisin de Venta por Niveles de Precio: permite establecer un porcentaje de venta sobre los precios establecidos, como los son el Precio Mximo, el Precio Oferta, Precio Mayor y Precio Mnimo. Comisin de Cobranzas por Niveles de Precio: al igual que la definicin anterior, permite establecer un porcentaje de cobranza sobre los precios ya establecidos, como los son el Precio Mximo, el Precio Oferta, Precio Mayor y Precio Mnimo. Comisiones porcentuales por Rango de Ventas: Esta opcin se utiliza para pagar un porcentaje de comisin de acuerdo a un rango acumulado de ventas en el mes, es decir, el sistema acumula las ventas de un perodo determinado y ubica el porcentaje que corresponde al monto acumulado de ventas. Por ejemplo: Si un Vendedor vendi en el mes 5.000.000,00 se le paga el 7% sobre 5.000.000,00
Rango 1 2 3 4 5 Comisiones Porcentuales por Rango de Ventas Montos de Ventas Porcentaje de Comisin De 1.000.000,00 Hasta 3.000.000,00 Paga el 5% de Comisin De 3.000.001,00 Hasta 6.000.000,00 Paga el 7% de Comisin De 6.000.001,00 Hasta 10.000.001,00 Paga el 10% de Comisin De 10.000.001,00 Hasta 15.000.001,00 Paga el 12% de Comisin De 15.000.000,00 Hasta 20.000.000,00 Paga el 15% de Comisin

Comisiones porcentuales por Utilidad de Venta: Esta opcin se utiliza para pagar un porcentaje sobre la diferencia entre el precio de venta y el

costo. Este tipo de comisin aplica a productos muy costosos donde la utilidad en la venta es muy reducida. Por ejemplo: El Vendedor vendi 12.000.000,00 y el costo de la venta fue de 8.000.000,00. El Porcentaje de comisin se aplica sobre la diferencia es decir 4.000.000,00. Por ejemplo, segn la tabla siguiente se aplica el 9% Comisiones Porcentuales por Utilidad de Venta
Rango 1 2 3 4 5 Utilidad en Ventas De 1.000.000,00 Hasta 3.000.000,00 De 3.000.001,00 Hasta 5.000.000,00 De 5.000.001,00 Hasta 8.000.000,00 De 8.000.001,00 Hasta 12.000.000,00 De 12.000.001,00 Hasta 20.000.000,00 Porcentaje de Comisin Paga el 6% de Comisin Paga el 9% de Comisin Paga el 12% de Comisin Paga el 15% de Comisin Paga el 18% de Comisin

Comisiones porcentuales por Rango de Cobranzas: Esta opcin se utiliza para pagar comisiones por cobros acumulados efectuados, es decir, el sistema acumula los cobros efectuados por un vendedor en un perodo determinado y dentro de un rango especificado ubica el porcentaje de comisin a pagar. Por ejemplo: El Vendedor cobr 8.000.000,00 de los 12.000.000,00 que tena en facturas vencidas. El resto de las facturas vencidas se calculan tomando en cuenta la siguiente tabla, pero le rebaja lo indicado en la tabla de tolerancia. El Porcentaje de comisin que se aplica es el 9%, segn la siguiente tabla: Comisiones Porcentuales por Cobranzas
Rango 1 2 3 4 5 Utilidad en Ventas De 1.000.000,00 Hasta 3.000.000,00 De 3.000.001,00 Hasta 5.000.000,00 De 5.000.001,00 Hasta 8.000.000,00 De 8.000.001,00 Hasta 12.000.000,00 De 12.000.001,00 Hasta 20.000.000,00 Porcentaje de Comisin Paga el 6% de Comisin Paga el 9% de Comisin Paga el 12% de Comisin Paga el 15% de Comisin Paga el 18% de Comisin

Das de Tolerancia en Comisiones de Cobranza: Esta opcin se utiliza para disminuir las comisiones de cobranzas cuando un vendedor no realiza los cobros en el lapso establecido. Los das establecidos para cobrar se pueden definir como la Fecha de Vencimiento de la Factura o de la obligacin ms los das de tolerancia. IMPORTANTE: Los das de Tolerancia se aplican si hay comisiones de cobranzas de lo contrario no se aplica. Por Ejemplo: Un vendedor cobro un total de 2.500.000,00 a la fecha de vencimiento 28/02/2002 y deba cobrar 3.500.000,00. Luego logro cobrar 15 das despus el 1.000.000 restante. El sistema calcula las comisiones del vendedor de acuerdo a la siguiente tabla:

Comisiones de Cobranzas por 1.000.000,00

5% segn tabla de cobranzas.

50.000,00 5.000,00 45.000,00

Rebaja por Aplicacin de la Tabla de Tolerancia

10% segn tabla sobre el 1.000.000,00

Total Comisiones

La comisin aplicada en el ejemplo anterior es la del rango 3 de la tabla siguiente, porque el vendedor realiza el cobro 15 das despus de la fecha de vencimiento. Das de Tolerancia en Comisiones de Cobranza
Rango 1 2 3 4 5 De 1 De 4 De 11 De 21 De 31 Das de Tolerancia Hasta 3 Hasta 10 Hasta 20 Hasta 30 Hasta 45 Porcentaje a Rebajar de Comisin S rebaja 0% de la comisin S rebaja 5% de la comisin S rebaja 10% de la comisin S rebaja el 15% de Comisin S Rebaja el 100% de Comisin la

Por ltimo es importante destacar que los esquemas antes mencionados no son excluyentes, por lo que su empresa puede usar varios de ellos a la vez, en caso de ser necesario.

Reportes Relacionados
Listado de Vendedores Comisiones de Venta y Cobranza Ventas de Productos por Vendedor Informe de ventas: Aqu se muestra la relacin de ventas por vendedor de un da en especifico.

Inventario de Productos Terminados

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo permitir a la empresa mantener un control oportuno, as como tambin conocer al final un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye la principal partida del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas.

Modos de Acceso
Haga clic en el men Inventario. Seleccione Inventario de Productos Terminados.

Esta opcin est constituidas por seis carpetas: Datos Generales. Costos / Precios. Unidad Alterna. Existencias / Depsitos. Proveedores. Cdigos Alternos.

1.- Datos Generales: Permite establecer la identificacin general de un producto o artculo ya que se compone de los siguientes campos: Nombre: Permite colocar el nombre al articulo o producto. Nombre Corto: Permite colocar abreviaturas a los nombres de los productos para su bsqueda fcil. Tambin sirve para colocar el nombre en los tickets de 40 columnas. Departamento: Permite clasificar el tipo de Departamento para cada producto. Para crear un departamento ubquese en el men Fichas > Departamentos. Referencia: Permite colocar una referencia sobre el producto o articulo en caso de que su bsqueda se por la referencia del mismo. Marca: Permite colocar la marca o el nombre del fabricante de un producto o artculo. Modelo: Permite especificar en modelo de un producto o articulo. Origen del Producto: esta opcin permite especificar la procedencia de un producto o articulo, ya sea Nacional o Importado (Extranjero). Utiliza Seriales?: Esta opcin permite serializar los productos de manera que al momento de hacer una nota de entrega o una factura, el sistema automticamente le pedir un serial. Para poder asignarle al producto el numero de serial, primero debe realizar una

carga de inventario a travs del mdulo de Operaciones de Inventario que se encuentra ubicada en la opcin de men: Inventario > Operaciones de Inventario. Permitir decimales en cantidades: Esta opcin permite colocar decimales al momento de ingresar las cantidades en las existencias de los productos, en las ventas y en las compras. Permitir Cambiar Nombre al Facturar: esta opcin le permite cambiar el nombre del producto al momento de ser facturado. Esta opcin es muy utilizada en los artculos que se utilizan como genricos y no representan un producto fijo en el inventario. Requiere Clave para Facturar: Esto se utiliza en algunos productos que necesiten autorizacin de un supervisor o usuario autorizado para ser cotizados o facturados. Ctrl + F Incluir Foto: esta opcin permite anexar una fotografa referente al producto o articulo para su mejor identificacin. Ctrl + Q Quitar Foto: Permite eliminar la fotografa del producto. 2.- Costos / Precios: esta carpeta permite especificar los costos y los precios de cada uno de los productos que se estn registrando, y se compone de los siguientes campos: 1.- Monedas e Impuesto: esta opcin est clasificada en dos campos: o Moneda: permite especificar el tipo de moneda a utilizar. Para crear una moneda nueva debe de hacerlo ubicando Fichas > Monedas. o % Impuesto: permite especificar el porcentaje del IVA del producto. o Exento de Impuesto: permite especificar si el producto es exento de impuesto o no. 2.- Unidades: se utilizan para vender y / o comprar entre diferentes unidades de medida. Tambin permite especificar que tipo de Unidad Principal y la Unidad Alterna junto a su Factor de Conversin. La unidad principal define como se representa el producto en el inventario. La unidad alterna es otra manera de representar dicho producto. Puede ser utilizado en las ventas y en las compras. Para definir una unidad alterna, debe especificar el factor de conversin entre estas dos unidades. EJ: Caja y Botella. La caja puede ser la unidad principal y la botella representa la unidad detallada (alterna). El favor de conversin sera la cantidad de botellas contenidas en la caja. 3.- Costos: permite colocar el costo de un producto ya sea el Costo del Proveedor ms Otros Costos. En el botn F4 Ver Detalles, le permite manejar costos adicionales como por ejemplo: 1. % Costos por Desperdicios.

2. % Costos de Manejo. 3. % Costos Operativos. 4. Costos Adicionales (*).

(*) Los costos adicionales son el incremento de costo a causa de facturas adicionales a las compras realizadas de este producto.

Costo calculado: Este costo es la suma de costo del proveedor ms Otros Costos. Se utiliza al calcular la utilidad de venta. Costo anterior: Indica el costo pagado por el producto la penltima vez. El sistema automticamente lo actualiza. Costo Promedio: este costo se obtiene a travs de la siguiente formula contable: COSTO PROMEDIO = (ExAnt X CostAnt) + (CantComp X Costo Act)
(ExAnt + CantComp)

ExAnt: Existencia Anterior CostAnt: Costo Promedio Anterior CantComp: Cantidad Comprada CostoAct: Costo Actual 4.- Precios de Venta: estas opciones permiten establecer el tipo de redondeo a emplear en el producto junto a los precios de venta del mismo. Los precios utilizados en Valery son los siguientes: Precio Mximo: Es el precio mas alto a cancelar por el cliente. Precio Oferta: Es el precio empleado con un descuento adicional. Precio Mayor: es el precio utilizado para aquellos clientes que se les presupuesta o factura al mayor. Precio Mnimo: Es el precio limite para las ventas, ya que es el que tiene menos ganancia en la utilidad. Precio de Venta: este campo le permite establecer el precio de venta a utilizar ya sea Precio Mximo, Oferta, Mayor, Mnimo y Variable. El precio establecido aqu es respetado al momento de facturar. Si usted coloca el precio mximo como precio del producto, siempre se ser facturar a precio mximo. Si establece el precio por defecto, al momento de facturar se toma el precio establecido por la factura. Si establece "precio variable", al momento de facturar el sistema le pedir el precio del producto.

3.- Unidad Alterna: Costos en unidad alterna: est compuesta por dos campos: o Costo Proveedor: Permite colocar el costo del proveedor en la unidad alterna. Este se puede manejar Sin impuesto o con impuesto. o Otros Costos: en este se encuentra el botn [F4] Ver detalles. Al presionarlo aparece la pantalla Otros Costos..., la cual esta compuesta por los campos: %Costos por Desperdicios %Costos de Manejo %Costos Operativos Costos Adicionales (*)
(*) Los costos adicionales son el incremento de costos a causa de facturas adicionales a las compras realizadas de este producto.

Luego presione [F9] para continuar. Posteriormente en el campo Costo Calculado, este costo es la suma del costo proveedor + ms otros costos. Se utiliza al calcular la utilidad de venta. Precios de Ventas en unidades alternas: o Redondear: este campo se compone por las siguientes opciones: Utilizar redondeo por defecto (Sin redondeo) Quitar decimales Redondear a unidades Redondear a unidades de 5 en 5 Redondear a unidades de 10 en 10 No Redondear Precio Mximo: Es el precio mas alto a cancelar por el cliente. Precio Oferta: Es el precio empleado con un descuento adicional. Precio Mayor: es el precio utilizado para aquellos clientes que se les presupuesta o factura al mayor. Precio Mnimo: Es el precio limite para las ventas, ya que es el que tiene menos ganancia en la utilidad.

4.- Existencias / Depsitos: Cabe destacar que solo se permite ingresar existencias al momento de crear el producto. Para modificar o ingresar existencias debe hacerlo a travs de modulo de Operaciones de Inventario. En el Resumen de existencias (Solo informativo) , aparecen los siguientes campos: Total existencia actual Total existencia comprometida Total existencia ordenada En la Existencia mnima y mxima, aparecen los siguientes campos: Existencia mnima general Existencia mxima general Total existencia disponible Posteriormente aparece la tabla de Lista de depsitos del producto; esta permite al usuario especificar en que deposito se ubicar o esta ubicado el producto en cuestin. En la parte inferior aparece el botn [F4] Seriales..., este botn permite ingresarles los seriales a las existencias disponibles. 5.- Proveedores: Esta nos permite ver y modificar la lista de proveedores del producto. Para colocar un proveedor en especifico a un producto, lo puede hacer escribiendo su cdigo, tambin lo puede ubicar presionando la tecla [F12] o haciendo clic en los tres puntos que aparecen en la celda. 6.- Cdigos Alternos: Permite agregar cdigos alternos al articulo o producto seleccionado. Para insertar un cdigo debe presionar el botn Insertar Nuevo, luego escriba el numero del cdigo. Si desea eliminar un cdigo existente deber presionar la tecla Borrar Cdigo. Nota: Los cdigos alternos no se pueden repetir con los cdigos registrados en el sistema.

Parmetros Relacionados:
En Valery, usted puede configurar una serie de parmetro que harn el manejo de una manera ms fcil y rpida. Para configurar los parmetros debe hacer lo siguiente: 1. 2. 3. 4. Haga clic en Utilidades > Propiedades Generales. Luego seleccione la carpeta Parmetros Generales. Seleccione en Mdulo, el parmetro de Inventario. Posteriormente puede modificar los siguientes parmetros: Porcentaje de Impuesto por defecto: Valor por defecto: 14.5 Mtodo de Clculo de Utilidad: Valor por defecto: En base al precio. Mtodo de Redondeo General del Sistema: Valor por defecto: No Redondear. Mtodo de Costeo de Inventario: Valor por defecto: Promedio. Permite efectuar traslados entre depsitos sin existencia: Valor por defecto: No. Redondear precios en venta automticamente: Valor por defecto: S. Efectuar redondeo de precios de venta con impuesto incluido: Valor por defecto: Si. Redondear Costo Calculado Automticamente: Valor por defecto: No. Efectuar Redondeo en el Costo Calculado con Impuesto Incluido: Valor por defecto: No. Permitir modificar costos de Productos y Servicios: Valor por defecto: Si. Permitir modificar Precios de Venta: Valor por defecto: Si. Permitir ver Precios de Venta: Valor por defecto: Si. Permite colocar precios de venta de los productos inferior a su Costo Calculado: Valor por defecto: No. Mantener la utilidad de venta por cambios de costos de productos y servicios: Valor por defecto: Si. Permitir procesar Productos Restringidos: Valor por defecto: Si.

Cabe destacar que para que el sistema tome los cambios efectuados debe salir del programa y entrar nuevamente.

Operaciones de Inventarios
Mediante esta opcin usted podr realizar las siguientes operaciones con el Inventario: Cargos, Descargos, Traslados y Ajustes.

Modos de Acceso
Haga clic en el men Inventario. Seleccione Operaciones de Inventario.

Al momento de seleccionarlo aparece la pantalla principal de Operaciones de Inventario, la cual se compone de los siguientes mdulos: Tipo de Operacin: se compone de cuatro opciones: 1. Carga: es el que permite al usuario cargar una cantidad especificas de artculos al inventario. 2. Descarga: permite descargar o quitar artculos del inventario. 3. Traslados: permites hacer movimientos de inventarios de un deposito a otro. 4. Ajustes: Esta opcin se utiliza para sustituir la existencia de cada producto por la cantidad ingresada. Esta opcin no suma ni resta, solo sustituye el ultimo valor ingresado. o Descripcin: Permite hacer una breve informacin de la operacin que se est haciendo. o Autorizado: Permite anexar el nombre de la persona autorizada para hacer la operacin. o Fecha: establece la fecha en la cual se est realizando la Operacin. Posteriormente aparecen unos botones con funciones especificas para cada operacin: Info Producto: Permite ver la informacin detallada de producto a registrar. F1 Consultor: permite observar por medio de un Consultor, el precio de cada articulo. F6 Eliminar: permite eliminar productos ya ingresados en la operacin. F4 Seriales: permite colocar seriales a los productos que se vayan a ingresar. F7 Depsito: permite seleccionar el que deposito se va a ingresar la mercanca.

Posteriormente aparecen los renglones a especificar en el documento. En las tablas siguientes se encuentran; a) Cdigo; en esta celda debe colocar el cdigo del producto a ingresar, tambin lo puede ubicar haciendo clic en los tres puntos que aparecen en la celda o presionando la tecla [F12]. b) Nombre; en esta celda aparece el nombre del producto seleccionado. c) Cantidad; permite especificar la cantidad de productos a registrar. d) Depsito; en esta celda se especifica a que deposito va a ser registrada la operacin. e) Total Costo; indica el total del costo de cada producto. En la parte inferior aparecen los botones: F11 Cargar: permite cargar un documento anteriormente efectuado o en espera. Ctrl + F10 Reimprimir: al momento de hacer clic en el botn o presionando simultneamente las teclas Ctrl + F10, aparecer la pantalla Reimprimir documento. En la pantalla podemos escoger que tipo de documentos deseamos reimprimir ya sean: Documentos disponibles: F1 Cargos de Inventario F2 Descargos de Inventario F3 Traslados de Inventario F4 Ajustes de Inventario Ingrese el numero de Documento: lo puede seleccionar haciendo clic en los tres puntos que aparecen en el campo o presionado la tecla F12. F5 Imprimir: puede seleccionar el nmero de copias que desea imprimir. F6 Ver en pantalla: permite visualizar directamente en la pantalla la reimpresin del documento. Luego presione F9 para continuar. Ctrl. + F9 En espera: esta opcin permite colocar el documento a registrar en espera para su posterior carga.

F9 Registrar: al hacer clic en este botn aparece la pantalla Desglose de transaccin... En el campo Fecha de Emisin, puede modificar la fecha de elaboracin del documento. En Comentarios le permite realizar una breve descripcin de la operacin que se est realizando. F5 Imprimir copias: permite establecer el No. de copias a imprimir del documento. F6 Ver documento en Pantalla: permite visualizar directamente en la pantalla la impresin del documento.

Reportes relacionados
En Reportes seleccione la opcin de men Productos se encuentran ubicados los siguientes reportes: o Listado de Costos de Inventario. o Listado de Existencias de Productos. o Reposicin de Inventario. o Movimientos de Inventario. o Listado de Productos Seriales. o Movimiento de Seriales de Producto (Histrico).

Ajustes de Precios e Impuesto

Con el Ajuste de Precios e Impuesto usted se ahorra un trabajo engorroso ya que el sistema le permite al usuario aumentar o disminuir los precios por porcentaje o por valor absoluto, tambin puede ajustar los precios para obtener un % de utilidad del precio o del costo, este se aplica segn el mtodo de calculo de utilidad por omisin, y colocar exento aquellos productos cuya alcuota de impuesto sea cero. Posteriormente en Ajuste del Porcentaje de Impuesto, el usuario puede ajustar el porcentaje del impuesto, afectar los productos que ya han sido exentos y colocar los productos exentos en cero.

Modos de Acceso
Haga clic en el men Inventario. Seleccione Ajustes de Precio e Impuesto.

Procesos para elaborar un Ajuste de Precios e Impuestos

Si el usuario necesita realizar un Ajuste de Precios en Forma Lineal debe hacer lo siguiente: 1. Seleccione la opcin Ajuste de Precios en Forma Lineal 2. Indique el tipo de ajuste que desea aplicar. Si aplica el porcentaje porcentual, el sistema aplica el mismo porcentaje de incremento a todos los productos. En caso de aplicar un tipo de ajuste Absoluto, el sistema incrementar o disminuir el mismo monto a cada uno de los productos, este caso utilizaremos el Ajuste Porcentual. (*)
(*) En caso de que sea Absoluto (Monto fijo) debe colocar el monto completo en moneda. Ejemplo: (120000).

3. Haga clic en el botn Siguiente. 4. En la pantalla No. 2 debe indicar el porcentaje o valor que desee incrementar o ajustar en los precios de la unidad principal y la alterna, ya sean: a. Precio Mximo b. Precio Oferta c. Precio Mayor d. Precio Mnimo 5. Luego indique el tipo de redondeo, este puede ser: a. Utilizar el redondeo b. Quitar decimales c. Redondear a unidades

d. Redondear a unidades de 5 en 5 e. Redondear a unidades de 10 en 10 f. No Redondear 6. Existe tambin la posibilidad de redondear los precios con el impuesto incluido, habilitado la opcin Redondear Precios con el Impuesto Incluido. 7. Tambin puede colocar el precio menor al costo calculado habilitando la opcin Permitir Precio menor al Costo Calculado. 8. Presione Siguiente para continuar. 9. En la pantalla No. 3 Indique los Parmetros de Bsqueda y Actualizacin de los Productos y Servicios. 10. En la opcin Tipo de Producto, puede seleccionar; Productos Terminados, Productos Compuestos y Servicios. 11. Posteriormente en Productos, puede indicar el rango de los filtros. 12. Igualmente los puede hacer en filtro de Proveedor. 13. Presione siguiente para continuar. 14. En la pantalla No. 4 ya est listo para comenzar el ajuste. En esta pantalla aparece resumido todo el proceso de ajuste. 15. Presione el botn F9 para Comenzar el Ajuste. Si desea Ajustar los precios para obtener un % de utilidad del Precio o del Costo, debe hacer lo siguiente: 1. Seleccione la opcin Ajustar los Precios para obtener un % de Utilidad del Precio o del Costo 2. Indique el Tipo de Costo, este puede ser; Costo Calculado, Costo Proveedor y Costo Promedio. 3. Haga clic en el botn Siguiente. 4. En la pantalla No. 2 debe indicar el porcentaje o valor que desee incrementar o ajustar en los precios de la unidad principal y la alterna, ya sean: a. Precio Mximo b. Precio Oferta c. Precio Mayor d. Precio Mnimo 5. Luego indique el tipo de redondeo, este puede ser:

a. b. c. d. e. f.

Utilizar el redondeo Quitar decimales Redondear a unidades Redondear a unidades de 5 en 5 Redondear a unidades de 10 en 10 No Redondear

6. Existe tambin la posibilidad de redondear los precios con el impuesto incluido, habilitado la opcin Redondear Precios con el Impuesto Incluido. 7. Tambin puede colocar el precio menor al costo calculado habilitando la opcin Permitir Precio menor al Costo Calculado. 8. Presione Siguiente para continuar. 9. En la pantalla No. 3 Indique los Parmetros de Bsqueda y Actualizacin de los Productos y Servicios. 10. En la opcin Tipo de Producto, puede seleccionar; Productos Terminados, Productos Compuestos y Servicios. 11. Posteriormente en Productos, puede indicar el rango de los filtros. 12. Igualmente los puede hacer en filtro de Proveedor. 13. Presione siguiente para continuar. 16. En la pantalla No. 4 ya est listo para comenzar el ajuste. En esta pantalla aparece resumido todo el proceso de ajuste. 17. Presione el botn F9 para Comenzar el Ajuste. Tambin si desea realizar el Ajuste de Precios e Impuesto debe hacer lo siguiente: 1. Seleccione la opcin Ajuste del Porcentaje de Impuesto (I.V.A.) 2. Presione en botn Siguiente. 3. En la pantalla numero 2, coloque el porcentaje del Impuesto con el cual se ajustarn los productos. 4. Si desea que los productos o artculos que estn Exentos de IVA se ajusten tambin haga clic en la opcin Afectar Productos Exentos.

5. Utilice Colocar exentos los productos con Impuesto cero, esta opcin para colocar Exento de Impuesto aquellos productos que contenga la alcuota de impuesto en cero (0.00). 6. En la pantalla No. 3 Indique los Parmetros de Bsqueda y Actualizacin de los Productos y Servicios. 7. En la opcin Tipo de Producto, puede seleccionar; Productos Terminados, Productos Compuestos y Servicios. 8. Posteriormente en Productos, puede indicar el rango de los filtros. 9. Igualmente los puede hacer en filtro de Proveedor. 10. Presione siguiente para continuar. 11. En la pantalla No. 4 ya est listo para comenzar el ajuste. En esta pantalla aparece resumido todo el proceso de ajuste. 12. Presione el botn F9 para Comenzar el Ajuste.

Presupuesto de Venta
Se utilizan para cotizar una obra, producto o servicio y pueden ser cargados(1) desde un pedido (solo en la versin profesional), nota de entrega o factura, con la finalidad de evitar volverlo a transcribir.

Mdulos o procesos Afectados

Cabe destacar que al momento de hacer un presupuesto, No afectan las existencias de Inventario, ni los ingresos de Ventas y Caja.

Modos de Acceso
Haga clic en el men Venta. Seleccione Presupuesto de Ventas.

Procesos para elaborar un Presupuesto de Ventas

6. Debe seleccionar el cliente al cual desea emitir el Presupuesto. Para seleccionarlo debe ubicarlo haciendo clic en el botn que tiene tres puntos que se encuentra en Cliente o presionar la tecla [F12]. Luego aparecer la lista de los clientes ya registrados. (De no estar registrado el cliente, debe registrarlo a travs de la ficha Clientes, haciendo clic en el men Fichas > Cliente). 7. Seleccione el vendedor el cual est emitiendo el Presupuesto. (Esto se utiliza en las empresas que llevan una estadstica de los presupuestos emitidos por sus vendedores. Si desea crear un vendedor debe hacerlo en men Fichas > Vendedores). 8. Indique el Depsito donde se encuentra ubicada la mercanca a presupuestar. (Si desea crear un Depsito debe hacerlo en el men Fichas > Deposito). 9. Seleccione el Precio a utilizar en Tipo de Precio, este puede ser Precio Mximo, Precio Oferta, Precio Mayor, Precio Mnimo o Precio Variable. (Cabe destacar que el tipo de precio se puede predeterminar al momento de crear el cliente).

(1) Este proceso consiste en importar un documento previamente elaborado en otro documento. Por ejemplo: Usted puede cargar un presupuesto en una factura con la finalidad de evitar volverlo a transcribir. Esto evita errores de transcripcin y agiliza el proceso.

Renglones del Presupuesto

10. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar varias actividades: [F3] Cliente: Se utiliza para cambiar los datos del cliente o para establecer uno nuevo. [F2] Vendedor: Permite ver el nombre del vendedor. (Si no tiene un vendedor registrado y desea crearlo puede hacerlo en el men Fichas en la opcin Vendedores). Ctrl + [F2] Servidor: Permite seleccionar el servidor a utilizar al momento de realizar el presupuesto. (Esto se utiliza en las empresas que prestan un servicio personalizado, por ejemplo una empresa de computacin, la misma vende equipos y a la vez presta soporte tcnico al momento de la venta. Esto lo puede personalizar en el men Fichas > Servidores).

11. Luego indique el cdigo del producto el cual desea ingresar en el presupuesto; tambin puede modificar la cantidad de artculos que desea ingresar en la columna de cantidad. Ctrl. + [F1] Info Producto: Este botn permite verificar la informacin acerca del producto que se va a facturar. [F1] Consultor: Este botn permite hacer una consulta de precios de cualquier producto o articulo que est registrado. [F6] Eliminar: Este botn le permite eliminar productos en el presupuesto que se va a efectuar. [F4] Cantidad: Este permite especificar la cantidad de productos a facturar. [F8] Detalles: Permite establecer algn detalle u observacin al producto que se est procesando en ese momento. [F5] Precio: Este botn permite modificar el precio de los productos que se van a presupuestar, ya sean el Precio Mximo, Oferta, Mnimo o un Precio Especfico. Ctrl + [F5] Und. Alterna: Permite cambiar el precio principal por el de la unidad alterna. (Esto se puede establecer en el modulo de Inventario de Productos Terminados en la carpeta de Costos / Precios).

[F7] Descuento: Permite aplicar un descuento unitario para cada producto. Ctrl + [F7] Deposito: Permite cambiar el deposito de donde se esta sustrayendo la mercanca. Este cambio solo se aplica al rengln que se est procesando.

12. Posteriormente presione [F9] o haga clic en el botn Registrar.

Cierre o Totalizacin del Presupuesto

13. Al aparecer la pantalla Desglose de cuenta, usted puede modificar el Descuento 1, ya sea en monto o en porcentaje, igualmente lo puede hacer con el Descuento 2. Tambin puede colocar el monto o el porcentaje del Flete. Recuerde que 2do. Descuento de aplica incluyendo al primer descuento. 14. Puede cambiar la fecha de emisin del presupuesto a una fecha posterior o siguiente a la actual; igualmente lo puede hacer con la fecha de vencimiento. 15. Con la opcin [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias que desea imprimir. Con la opcin [F6] Ver documento en Pantalla, puede tener una vista previa del documento. Sin enviarlo a la impresora. 16. Con el botn Enviar por Correo Electrnico, puede enviar su presupuesto por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la direccin de correo de su empresa, de no tener correo asignado el sistema le preguntar a que direccin se va a enviar el presupuesto al momento de registrar el mismo. Para configurar la opcin de correo electrnico, debe ir a Utilidades > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta Correo Electrnico, luego introduzca toda la informacin concerniente a su cuenta de correo electrnico. 17. Si desea colocar como pendiente haga clic en el botn Ctrl + F9 Pendiente, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y despus seleccionar el documento. 18. Terminado todo el proceso presione [F9] para Registrar.

Otras funciones importantes:

1. Si desea colocar como Pendiente un Presupuesto haga clic en el botn Ctrl + F9 Pendiente, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y despus seleccionar el documento. Importante: Es posible colocar como pendiente el presupuesto sin necesidad entrar en la pantalla Desglose de Cuenta, haciendo clic en la pantalla principal en el botn Ctrl + [F9] En espera. 2. Para Cargar un Presupuesto de Venta EN ESPERA! ( PENDIENTE) a un Presupuesto debe hacer lo siguiente: En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botn [F11] Cargar. Al aparecer la pantalla Cargar documento de... , seleccione [F1] Presupuesto de Venta EN ESPERA!. Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de presupuestos en espera realizados. Seleccione el presupuesto que necesite y presione [F9] para continuar.

3. Para Copiar un Presupuesto de Venta Previamente Elaborado a un Nuevo Presupuesto debe hacer lo siguiente: En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botn [F11] Cargar. Al aparecer la pantalla Cargar documento de... , seleccione [F2] Presupuesto de Venta (Copiar). Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Presupuestos de Venta realizados. Seleccione el Presupuesto de Venta que necesite y presione [F9] para continuar.

4. Para Reimprimir un Presupuesto ya elaborado, debe hacer lo siguiente: 1. Seleccione en el men de herramientas las opcin Reportes , luego seleccione Reimprimir, al abrirse el sub. men ubique la opcin Reimprimir Presupuesto de Venta. 2. Al aparecer la pantalla de Presupuesto de Venta, usted tiene diferentes maneras de ubicar el documento, ya sea por Periodo, o entre los das, lo puede hacer tambin desde un numero de documento especifico hasta otro nmero de documento, lo puede filtrar por Cliente, Vendedor o Usuario. 3. Tambin se presupuesto. puede reimprimir desde el propio mdulo de

Reportes Relacionados
Los presupuestos de Ventas se ven reflejados en los siguiente reportes: Listado de Transacciones de Ventas. Transacciones Pendientes de Clientes. Ventas de Producto por Vendedor. (Este se puede utilizar si su empresa maneja una estadstica de presupuesto por cada vendedor).

Tambin puede exportar el documento a distintos formatos preestablecidos como lo son el HTML, Excel, PDF, RTF, etc., para ser editados en otras aplicaciones existentes.

Mdulos Relacionados
Se pueden eliminar los Presupuestos de Venta en el Administrador de Documentos de Venta. Para hacer esto debe hacer lo siguiente: 1. Haga clic en el men Ventas > Administrador de Documentos de Venta. 2. All puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean: Presupuestos Notas de Entrega Facturas Devoluciones Documentos en espera. 3. Al escoger el tipo de documento. Por ejemplo Presupuestos, seleccione el documento que desea eliminar. 4. Al seleccionarlo presione el botn [F2] Eliminar. 5. Si los desea eliminar todos presione Ctrl + [F2] Eliminar todos. 6. Si desea reimprimir uno en especifico presione [F3] Reimprimir.

Nota de Entrega de Venta Definicin:

Las notas de entrega de venta, son documentos que se utilizan para dejar constancia de los productos entregados, cabe destacar que estos documentos quedan pendientes por facturar y pueden ser cargados posteriormente desde una factura con la finalidad de evitar errores de transcripcin y tiempo de transcripcin. Una vez cargada una Nota de Entrega en la factura, el sistema egresa nuevamente la mercanca ya que fue despachada previamente por la Nota de Entrega.

Mdulos o procesos Afectados:

Las Notas de Entregas afectan el inventario (ya que registra salida del inventario), pero no afecta caja (puesto que no se recibe dinero).

Modos de Acceso:
Haga clic en el men Venta. Seleccione Nota de Entrega de Ventas.

Procesos para elaborar una Nota de Entrega:

19. Debe seleccionar el cliente al cual desea emitir la Nota de Entrega. Para seleccionarlo debe ubicarlo haciendo clic en el botn que tiene tres puntos que se encuentra en Cliente o presionar la tecla [F12]. Luego aparecer la lista de los clientes ya registrados. (De no estar registrado el cliente, debe registrarlo a travs de la ficha Clientes, haciendo clic en el men Fichas > Cliente). 20. Seleccione el vendedor el cual est emitiendo la Nota de Entrega. (Esto se utiliza en las empresas que llevan una estadstica de las Notas de Entrega emitidas por sus vendedores. Si desea crear un vendedor debe hacerlo en men Fichas > Vendedores). 21. Indique el Depsito donde se encuentra ubicada la mercanca a entregar. (Si desea crear un Depsito debe hacerlo en el men Fichas > Deposito). 22. Seleccione el Precio a utilizar en Tipo de Precio, este puede ser Precio Mximo, Precio Oferta, Precio Mayor, Precio Mnimo o Precio Variable. (Cabe destacar que este mdulo es predeterminable al momento de crear el cliente).

23. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar varias actividades: [F3] Cliente: Se utiliza para cambiar los datos del cliente o para establecer uno nuevo. [F2] Vendedor: Permite ver los datos del vendedor. (Si no tiene un vendedor registrado y desea crearlo puede hacerlo en el men Fichas en la opcin Vendedores). Ctrl + [F2] Servidor: Permite seleccionar el servidor a utilizar al momento de realizar la nota de entrega. (Esto se utiliza en las empresas que prestan un servicio personalizado, por ejemplo una empresa de computacin, la misma vende equipos y a la vez presta soporte tcnico al momento de la venta. Esto lo puede personalizar en el men Fichas > Servidores).

Renglones la Nota de Entrega

24. Luego indique el cdigo del producto el cual desea ingresar en la Nota de Entrega; tambin puede modificar la cantidad de artculos que desea ingresar en la columna de cantidad. Ctrl. + [F1] Info Producto: Este botn permite verificar la informacin acerca del producto que se est registrando. [F1] Consultor: Este botn permite hacer una consulta de precios de cualquier producto o articulo que est registrado. [F6] Eliminar: Este botn le permite eliminar productos en la Nota de Entrega que se va a efectuar. [F4] Cantidad: Este permite especificar la cantidad de productos a registrar en la nota de entrega. [F8] Detalles: Permite establecer algn detalle u observacin en el producto que se esta procesando en ese momento. [F5] Precio: Este botn permite modificar el precio de los productos que se van a registrar, ya sean el Precio Mximo, Oferta, Mnimo o un Precio Especfico. Ctrl + [F5] Und. Alterna: Permite cambiar el precio principal por el de la unidad alterna. (Esto se puede establecer en el modulo de

Inventario de Productos Terminados en la carpeta de Costos / Precios). [F7] Descuento: Permite aplicar un descuento unitario para cada producto. Ctrl + [F7] Depsito: Permite cambiar el depsito de donde se esta sustrayendo la mercanca. Este cambio solo se aplica al regln que se est procesando.

25. Posteriormente presione [F9] o haga clic en el botn Registrar.

Cierre o Totalizacin de la Nota de Entrega

26. Al aparecer la pantalla Desglose de cuenta, usted puede modificar el Descuento 1, ya sea en monto o en porcentaje, igualmente lo puede hacer con el Descuento 2. Tambin puede colocar el monto o el porcentaje del Flete. 27. Puede cambiar la fecha de emisin de la Nota de Entrega a una fecha posterior o siguiente a la actual; igualmente lo puede hacer con la fecha de vencimiento. 28. Con la opcin [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias que desea imprimir. Con la opcin [F6] Ver documento en Pantalla, puede tener una vista previa del documento al momento de registrarlo. 29. Con el botn Enviar por Correo Electrnico, puede enviar su Nota de Entrega por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la direccin de correo de su empresa, de no tener correo asignado, el sistema le preguntar a que direccin se va a enviar la nota de entrega al momento de registrar la misma. Para configurar la opcin de correo electrnico, debe ir a Utilidades > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta Correo Electrnico, luego introduzca toda la informacin concerniente a su cuenta de correo electrnico. 30. Si desea colocar como pendiente haga clic en el botn Ctrl + F9 Pendiente, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y despus seleccionar el documento. 31. Terminado todo el proceso presione [F9] para Registrar.

Otras funciones importantes:

5. Si desea colocar como Pendiente una Nota de Entrega, haga clic en el botn Ctrl + F9 Pendiente, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y despus seleccionar el documento. Importante: Es posible colocar como pendiente la nota de entrega sin necesidad entrar en la pantalla Desglose de Cuenta, haciendo clic en la pantalla principal en el botn Ctrl + [F9] En espera. 6. Para Cargar un Nota de Entrega EN ESPERA! ( PENDIENTE) a una Nota de Entrega debe hacer lo siguiente: En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botn [F11] Cargar. Al aparecer la pantalla Cargar documento de... , seleccione [F1] Nota de Entrega EN ESPERA!. Ingrese el numero de Nota de Entrega Pendiente o presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Notas de Entrega en espera realizadas. Seleccione la Nota de Entrega que necesite y presione [F9] para continuar.

7. Para Copiar una Nota de Entrega Previamente Elaborada a una Nueva Nota de Entrega debe hacer lo siguiente: En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botn [F11] Cargar. Al aparecer la pantalla Cargar documento de... , seleccione [F2] Nota de Entrega (Copiar). Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Notas de Entrega realizadas. Seleccione la Nota de Entrega que necesite y presione [F9] para continuar.

8. Para Reimprimir una Nota de Entrega ya elaborada, debe hacer lo siguiente:

4. Seleccione en el men de herramientas las opcin Reportes , luego seleccione Reimprimir, al abrirse el sub. men ubique la opcin Reimprimir Nota de Entrega de Venta. 5. Al aparecer la pantalla de Nota de Entrega de Venta, usted tiene diferentes maneras de ubicar el documento, ya sea por Periodo, o entre los das, lo puede hacer tambin desde un numero de documento especifico hasta otro nmero de documento, lo puede filtrar por Cliente, Vendedor o Usuario. 6. Tambin se puede reimprimir desde el propio mdulo de Notas de Entrega. Nota: Es posible colocar como pendiente la Nota de Entrega sin necesidad entrar en la pantalla Desglose de Cuenta, haciendo clic en la pantalla principal en el botn Ctrl + [F9] En espera.

Reportes relacionados
Las Notas de Entrega de Ventas se ven reflejados en los siguiente reportes: Movimiento de Inventario. Listados de Existencia de Productos. Movimientos de Seriales (Histrico; este reporte aplica si los artculos o productos manejas seriales).

Tambin puede exportar el documento a distintos formatos preestablecidos como lo son el HTML, Excel, PDF, RTF, etc., para ser editados en otras aplicaciones existentes.

Mdulos Relacionados
Se pueden eliminar las Notas de Entrega de Venta en el Administrador de Documentos de Venta. Para hacer esto debe hacer lo siguiente: 7. Haga clic en el men Ventas > Administrador de Documentos de Venta. 8. All puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean: Presupuestos. Notas de Entrega. Facturas. Devoluciones. Documentos en espera. 9. Al escoger el tipo de documento. Por ejemplo Notas de Entrega, seleccione el documento que desea eliminar. 10. Al seleccionarlo presione el botn [F2] Eliminar. 11. Si los desea eliminar todos presione Ctrl + [F2] Eliminar todos. 12. Si desea reimprimir uno en especifico presione [F3] Reimprimir.

Facturas de Venta
Una vez que las fichas han sido cargadas al sistema, ya estamos listos para facturar. Existen dos maneras de facturarles a nuestros clientes: a travs de la opcin Factura de Venta o a travs de la opcin Punto de Venta. En Factura de Venta el proceso de facturacin es mas elaborado, hay ms pasos a seguir que en el Punto de Venta, el cual es mas dinmico. El Punto de Venta est orientado a la facturacin masiva, tipo supermercado, por colocar un ejemplo.

Mdulos o procesos Afectados al elaborar una Factura de Venta:

1. La factura se muestra en la relacin de ventas diarias y mensuales. 2. Si la factura es al contado o parcialmente de contado, Se actualiza la relacin de ingresos y egresos de Caja. 3. Si la factura es a crdito esta se registra en las Cuentas por Cobrar, as como tambin actualiza los saldos de los clientes. 4. Actualiza el Inventario de Productos Terminados y Servicios. 5. Actualiza las estadsticas de Clientes y Productos. 6. Actualiza los Resmenes de Ventas, Caja y Ventas por Departamentos. 7. La relacin de comisiones no se genera en lnea, para actualizarlo debe ejecutarse el reporte de Comisiones de Ventas. 8. El Libro de Impuesto a las ventas no se actualiza en lnea, para actualizarlo debe ejecutarse el reporte de impuestos de ventas.

Modos de Acceso
Haga clic en el men Venta. Seleccione Factura de Venta.

Procesos para elaborar una Factura de Venta

32. Debe seleccionar el cliente al cual desea emitir la Factura. Para seleccionarlo debe ubicarlo haciendo clic en el botn que tiene tres puntos que se encuentra en Cliente o presionar la tecla [F12]. Luego aparecer la lista de los clientes ya registrados. (De no estar registrado el cliente, debe registrarlo a travs de la ficha Clientes, haciendo clic en el men Fichas > Cliente). 33. Seleccione el vendedor el cual est emitiendo la Factura. (Esto se utiliza en las empresas que llevan una estadstica de las facturas emitidas por sus vendedores, para as hacer el clculo de sus Comisiones. Si desea crear un vendedor debe hacerlo en men Fichas > Vendedores). 34. Indique el Depsito donde se encuentra ubicada la mercanca a facturar. (Si desea crear un Depsito debe hacerlo en el men Fichas > Depsito). 35. Seleccione el Precio a utilizar en Tipo de Precio, este puede ser Precio Mximo, Precio Oferta, Precio Mayor, Precio Mnimo o Precio Variable. (Cabe destacar que este mdulo es predeterminable al momento de crear el cliente). 36. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar varias actividades: [F3] Cliente: Se utiliza para cambiar los datos del cliente o para establecer uno nuevo. [F2] Vendedor: Permite ver los datos del vendedor. (Si no tiene un vendedor registrado y desea crearlo puede hacerlo en el men Fichas en la opcin Vendedores).

Renglones de la Factura
37. Luego indique el cdigo del producto el cual desea ingresar en la Factura; tambin puede modificar la cantidad de artculos que desea ingresar en la columna de cantidad. Ctrl. + [F1] Info Producto: Este botn permite verificar la informacin acerca del producto que se va a facturar. [F1] Consultor: Este botn permite hacer una consulta de precios de cualquier producto o articulo que est registrado. [F6] Eliminar: Este botn le permite eliminar productos en la factura que se va a registrar. [F4] Cantidad: Este permite especificar la cantidad de productos a facturar. [F8] Detalles: Permite establecer algn detalle u observacin en la factura a realizar. [F5] Precio: Este botn permite modificar el precio de los productos que se van a facturar, ya sean el Precio Mximo, Oferta, Mnimo o un Precio Especfico. Ctrl + [F5] Und. Alterna: Permite cambiar el precio principal por el de la unidad alterna. (Esto se puede establecer en el modulo de Inventario de Productos Terminados en la carpeta de Costos / Precios). [F7] Descuento: Permite aplicar un descuento unitario para cada producto. Ctrl + [F7] Depsito: Permite cambiar el deposito de donde se est sustrayendo la mercanca. Ctrl + [F2] Servidor: Permite seleccionar el servidor a utilizar al momento de realizar la factura. (Esto se utiliza en las empresas que prestan un servicio personalizado, por ejemplo una empresa de computacin, la misma vende equipos y a la vez presta soporte tcnico al momento de la venta. Esto lo puede personalizar en el men Fichas > Servidores).

38. Posteriormente presione [F9] o haga clic en el botn Registrar.

Cierre o Totalizacin de la Factura

39. Al aparecer la pantalla Desglose de cuenta, usted puede modificar el Descuento 1, ya sea en monto o en porcentaje, igualmente lo puede hacer con el Descuento 2. Tambin puede colocar el monto o el porcentaje del Flete. Recuerde que 2do. Descuento de aplica incluyendo al primer descuento. 40. Si desea realizar la factura a crdito, usted debe colocarle un numero cero (0) en el campo de Total Contado y el sistema automticamente lo tomar como Saldo a Crdito. (Esto ocurre solamente cuando el cliente al cual se le est facturando tiene activada la opcin de Crdito Disponible en el men Fichas > Clientes). Tambin puede personalizar los das de crdito en la casilla Das de Crdito ubicada al lado derecho de Fecha de Vencimiento. 41. Puede cambiar la fecha de emisin de la factura a una fecha posterior o siguiente a la actual; igualmente lo puede hacer con la fecha de vencimiento. 42. Con la opcin [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias que desea imprimir. Con la opcin [F6] Ver documento en Pantalla, puede tener una vista previa del documento. 43. Con el botn Enviar por Correo Electrnico, puede enviar su factura por email, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la direccin de correo de su empresa o personal, de no tener correo asignado el sistema le preguntar a que direccin se va a enviar la factura al momento de registrar la misma. Para configurar la opcin de correo electrnico, debe ir a Utilidades > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta Correo Electrnico, luego introduzca toda la informacin concerniente a su cuenta de correo electrnico. 44. Si desea colocar la Factura en espera, haga clic en el botn Ctrl + F9 Pendiente, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y despus seleccionar el documento. 45. Tambin puede emitir una Nota de Entrega o una Orden de Despacho, activando las casillas Emitir Nota de Entrega y Emitir Orden de Despacho. 46. Terminado todo el proceso presione [F9] para Registrar.

Otras funciones importantes:

9. Si desea colocar como Pendiente una Factura de Venta haga clic en el botn Ctrl + F9 Pendiente, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y despus seleccionar el documento. Importante: Es posible colocar como pendiente la factura sin necesidad entrar en la pantalla Desglose de Cuenta, haciendo clic en la pantalla principal en el botn Ctrl + [F9] En espera. 10. Para Cargar un Presupuesto de Venta en una Factura de Venta debe hacer lo siguiente: En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botn [F11] Cargar. Al aparecer la pantalla Cargar documento de... , seleccione [F1] Presupuesto de Venta. Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de presupuestos en espera realizados. Seleccione el presupuesto que necesite y presione [F9] para continuar.

11. Para Cargar una Nota de Entrega Pendiente en una Factura de Venta debe hacer lo siguiente: En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botn [F11] Cargar. Al aparecer la pantalla Cargar documento de... , seleccione [F2] Notas de Entrega Pendientes. Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Notas de Entrega realizadas.

12. Seleccione la Nota de Entrega que necesite y presione [F9] para continuar. 13. Para Cargar una Factura de Venta EN ESPERA! a una Factura de Venta debe hacer lo siguiente: En la pantalla principal, vaya a la parte inferior izquierda, haga clic en el botn [F11] Cargar.

Al aparecer la pantalla Cargar documento de... , seleccione [F3] Factura de Venta EN ESPERA!. Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de las Facturas de Venta en espera realizadas.

14. Seleccione la factura que necesite y presione [F9] para continuar. 15. Para Copiar una Factura de Venta Previamente Elaborada a una Nueva Factura debe hacer lo siguiente: En la pantalla principal, vaya a la parte inferior izquierda, haga clic en el botn [F11] Cargar. Al aparecer la pantalla Cargar documento de... , seleccione [F5] Factura de Venta (Copiar). Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Facturas de Venta realizadas. Seleccione la Factura de Venta que necesite y presione [F9] para continuar. 16. Para Reimprimir una Factura de Venta ya elaborada, debe hacer lo siguiente: 7. Seleccione en el men de herramientas las opcin Reportes , luego seleccione Reimprimir, al abrirse el sub. men ubique la opcin Reimprimir Factura de Venta. 8. Al aparecer la pantalla de Factura de Venta, usted tiene diferentes maneras de ubicar el documento, ya sea por Periodo, o entre los das, lo puede hacer tambin desde un numero de documento especifico hasta otro nmero de documento, lo puede filtrar por Cliente, Vendedor o Usuario.

Reportes Relacionados
Las Facturas de Ventas se ven reflejados en los siguientes reportes: (*) (*) Esta clasificacin de hace en orden descendente, y se explica en que mdulo se encuentra cada uno de los reportes. 1. Relacin de Ventas: 2. Ventas por Departamento: 3. Informe de Ventas Diarias: Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Ventas > Informe de Ventas Diarias. Este reporte sirve para llevar un control total de sus ventas diariamente, lo puede hacer de manera detallada como resumida. 4. Cierre de Caja Diario: Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Ventas > Cierre de Caja Diario. Este reporte refleja todo el movimiento diario efectuado en caja, ya sea por facturacin, devoluciones, anticipos, pagos en cuentas por cobrar, etc. 5. Estado de Cuenta de Clientes: Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Clientes > Estado de Cuenta de Clientes. Este reporte refleja las transacciones a crdito emitidas a un cliente o clientes especficos. 6. Cuentas por Cobrar de Clientes: Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Clientes > Cuentas por Cobrar de Clientes. Este se utiliza para verificar los saldos y los abonos de los clientes registrados a crdito. 7. Libro de Ventas (I.V.A.): Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Ventas > Libro de Ventas (I.V.A.). Este reporte refleja todas las operaciones referentes Libro de I.V.A. 8. Comisiones de Venta y Cobranzas: Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Vendedores > Comisiones de Venta y Cobranzas. Este reporte refleja el calculo de comisiones por vendedores. 9. Movimientos de Inventario: Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Productos > Movimientos de Inventario. Este reporte refleja la relacin de venta de todos los productos registrados, para as llevar un control de las existencias en el inventario. 10. Movimientos de Seriales (Histrico): Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Productos > Movimientos de Seriales. Este reporte refleja los movimientos de los productos que manejan seriales especficos para su posterior venta. 11. Listado de Transacciones: 12. Transacciones Pendientes de venta:

Tambin puede exportar el documento a distintos formatos preestablecidos como lo son el HTML, Excel, PDF, RTF, etc., para ser editados en otras aplicaciones existentes.

Mdulos Relacionados
Se pueden eliminar las Facturas de Venta en el Administrador de Documentos de Venta. Para hacer esto debe hacer lo siguiente: 13. Haga clic en el men Ventas > Administrador de Documentos de Venta. 14. All puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean: Presupuestos Notas de Entrega Facturas Devoluciones Documentos en espera.

15. Al escoger el tipo de documento. Por ejemplo Facturas, seleccione el documento que desea eliminar. 16. Al seleccionarlo presione el botn [F2] Eliminar. 17. Si los desea eliminar todos presione Ctrl + [F2] Eliminar todos. 18. Si desea reimprimir uno en especifico presione [F3] Reimprimir.

Devoluciones de Venta
Las Devoluciones son el reverso de una transaccin. En el caso de ventas usted podr realizar devoluciones tanto de Facturas de Venta, como de Notas de Entrega.

Mdulos o procesos Afectados al elaborar una Devolucin de Venta:

9. La devolucin de Factura, se agrega a la relacin de ventas del sistema. 10. Si la devolucin es al contado o parcialmente de contado, Se actualiza la relacin de ingresos y egresos de Caja. 11. Si la devolucin es a crdito se actualiza la relacin de Cuentas por Cobrar. Registrando una Nota de Crdito a documentos pendientes o dejando abonado a la cuenta del cliente. 12. Actualiza el Inventario de Productos Terminados y Servicios. 13. Actualiza las estadsticas de Clientes y Productos. 14. Actualiza los Resmenes de Ventas, Caja y Ventas por Departamentos. (solo en las Devoluciones de Facturas). 15. La relacin de comisiones no se genera en lnea, para actualizarlo debe ejecutarse el reporte de Comisiones de Ventas. 16. El Libro de Impuesto a las ventas no se actualiza en lnea, para actualizarlo debe ejecutarse el reporte de impuestos de ventas.

Modos de Acceso
Haga clic en el men Venta. Seleccione Devoluciones de Venta.

Procesos para elaborar una Devolucin de Venta

Existen dos maneras de realizar una devolucin, puede ser una Devolucin Normal de Factura de Venta o de Nota de Entrega, o una Devolucin manual. Para realizar una devolucin de una Factura de Venta debe hacer lo siguiente: 1. Ubique en el men Ventas > Devoluciones de Venta. 2. Al momento de abrir la pantalla principal aparece la pantalla Cargar Documentos... 3. Seleccione la opcin [F1] Factura de Venta. 4. Ingrese el numero de la factura o presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Facturas realizadas. 5. Seleccione la factura que necesite devolver. 6. Presione [F9] para continuar.

Para realizar una devolucin de una Nota de Entrega debe hacer lo siguiente:
1. Ubique en el men Ventas > Devoluciones de Venta. 2. Al momento de abrir la pantalla principal aparece la pantalla Cargar Documentos... 3. Seleccione la opcin [F2] Nota de Entrega. 4. Ingrese el numero de la factura o presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Notas de Entrega realizadas. 5. Seleccione la Nota de Entrega que necesite devolver y presione [F9] para continuar.

Para realizar una Devolucin de forma libre debe hacer los siguiente:
1. Debe seleccionar el cliente al cual desea emitir la Devolucin. Para seleccionarlo debe ubicarlo haciendo clic en el botn que tiene tres puntos que se encuentra en Cliente o presionar la tecla [F12]. Luego aparecer la lista de los clientes ya registrados. (De no estar registrado el cliente, debe registrarlo a travs de la ficha Clientes, haciendo clic en el men Fichas > Cliente). 2. Seleccione el vendedor el cual est emitiendo la Devolucin. (Esto se utiliza en las empresas que llevan una estadstica de las devoluciones emitidas por sus vendedores, para as hacer el clculo de sus Comisiones. Si desea crear un vendedor debe hacerlo en men Fichas > Vendedores).

3. Indique el Depsito donde se encuentra ubicada la mercanca a devolver. (Si desea crear un Depsito debe hacerlo en el men Fichas > Deposito). 4. Seleccione el Precio a utilizar en Tipo de Precio, este puede ser Precio Mximo, Precio Oferta, Precio Mayor, Precio Mnimo o Precio Variable. (Cabe destacar que este mdulo se puede establecer al momento de crear el cliente). 5. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar varias actividades: [F3] Cliente: Se utiliza para cambiar los datos del cliente o para establecer uno nuevo. [F2] Vendedor: Permite ver los datos del vendedor. (Si no tiene un vendedor registrado y desea crearlo puede hacerlo en el men Fichas en la opcin Vendedores).

Renglones de la Devolucin
Luego indique el cdigo del producto el cual desea ingresar en la devolucin; tambin puede modificar la cantidad de artculos que desea ingresar en la columna de cantidad. Ctrl. + [F1] Info Producto: Este botn permite verificar la informacin acerca del producto que se va a devolver. [F1] Consultor: Este botn permite hacer una consulta de precios de cualquier producto o articulo que est registrado. [F6] Eliminar: Este botn le permite eliminar productos en la devolucin que se va a registrar. [F4] Cantidad: Este permite especificar la cantidad de productos a devolver. [F8] Detalles: Permite establecer algn detalle u observacin en la devolucin a realizar. [F5] Precio: Este botn permite modificar el precio de los productos que se van a devolver, ya sean el Precio Mximo, Oferta, Mayor, Mnimo o un Precio Especfico. Ctrl + [F5] Und. Alterna: Permite cambiar el precio principal por el de la unidad alterna. (Esto se puede establecer en el mdulo de

Inventario de Productos Terminados en la carpeta de Costos / Precios). [F7] Descuento: Permite aplicar un descuento unitario para cada producto. Ctrl + [F7] Deposito: Permite cambiar el depsito de donde se est sustrayendo la mercanca. Ctrl + [F2] Servidor: Permite seleccionar el servidor a utilizar al momento de realizar la devolucin. (Esto se utiliza en las empresas que prestan un servicio personalizado, por ejemplo una empresa de computacin, la misma vende equipos y a la vez presta soporte tcnico al momento de la venta. Esto lo puede personalizar en el men Fichas > Servidores).

Posteriormente presione [F9] o haga clic en el botn Registrar.

Cierre o Totalizacin de la Devolucin

6. Al aparecer la pantalla Desglose de cuenta, usted puede modificar el Descuento 1, ya sea en monto o en porcentaje, igualmente lo puede hacer con el Descuento 2. Tambin puede colocar el monto o el porcentaje del Flete. Recuerde que 2do. Descuento de aplica incluyendo al primer descuento. 7. Si desea realizar la devolucin a crdito, usted debe colocarle un numero cero (0) a la banda de Contado + Anticipo y el sistema automticamente lo tomar como Saldo a Crdito. (Esto ocurre solo cuando el cliente posee saldo, el cual se puede disminuir utilizando la devolucin como una nota de crdito). Tambin puede personalizar los das de crdito en la casilla Das de Crdito ubicada al lado derecho de Fecha de Vencimiento. 8. Puede cambiar la fecha de emisin de la devolucin a una fecha posterior o siguiente a la actual; igualmente lo puede hacer con la fecha de vencimiento. 9. Con la opcin [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias que desea imprimir. Con la opcin [F6] Ver documento en Pantalla, puede tener una vista previa del documento. 10. Con el botn Enviar por Correo Electrnico, puede enviar su Devolucin por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la direccin de correo de su empresa o personal, de no tener correo asignado el sistema le preguntar a que direccin se va

a enviar la devolucin al momento de registrar la misma. Para configurar la opcin de correo electrnico, debe ir a Utilidades > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta Correo Electrnico, luego introduzca toda la informacin concerniente a su cuenta de correo electrnico. 11. Terminado todo el proceso presione [F9] para Registrar.

Otras funciones importantes: Reportes Relacionados

Las Devoluciones de Ventas se ven reflejados en los siguientes reportes: (*) (*) Esta clasificacin de hace en orden descendente, y se explica en que mdulo se encuentra cada uno de los reportes. 1. Relacin de Ventas: 2. Ventas por Departamento: 3. Informe de Ventas Diarias: Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Ventas > Informe de Ventas Diarias. Este reporte sirve para llevar un control total de sus ventas diariamente, lo puede hacer de manera detallada como resumida. 4. Cierre de Caja Diario: Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Ventas > Cierre de Caja Diario. Este reporte refleja todo el movimiento diario efectuado en caja, ya sea por facturacin, devoluciones, anticipos, pagos en cuentas por cobrar, etc. 5. Estado de Cuenta de Clientes: Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Clientes > Estado de Cuenta de Clientes. Este reporte refleja las transacciones a crdito emitidas a un cliente o clientes especficos. 6. Cuentas por Cobrar de Clientes: Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Clientes > Cuentas por Cobrar de Clientes. Este se utiliza para verificar los saldos y los abonos de los clientes registrados a crdito. 7. Libro de Ventas (I.V.A.): Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Ventas > Libro de Ventas (I.V.A.). Este reporte refleja todas las operaciones referentes Libro de I.V.A. 8. Comisiones de Venta y Cobranzas: Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Vendedores > Comisiones de Venta y Cobranzas. Este reporte refleja el calculo de comisiones por vendedores. 9. Movimientos de Inventario: Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Productos > Movimientos de Inventario. Este reporte refleja la relacin de venta de todos los productos

registrados, para as llevar un control de las existencias en el inventario. 10. Movimientos de Seriales (Histrico): Este reporte se encuentra ubicado en el men Reportes > Productos > Movimientos de Seriales. Este reporte refleja los movimientos de los productos que manejan seriales especficos para su posterior venta. 11. Listado de Transacciones: 12. Transacciones Pendientes de venta: Tambin puede exportar el documento a distintos formatos preestablecidos como lo son el HTML, Excel, PDF, RTF, etc., para ser editados en otras aplicaciones existentes.

Mdulos Relacionados
Se pueden eliminar las Devoluciones de Venta en el Administrador de Documentos de Venta. Para hacer esto debe hacer lo siguiente: 19. Haga clic en el men Ventas > Administrador de Documentos de Venta. 20. All puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean: Presupuestos Notas de Entrega Facturas Devoluciones Documentos en espera.

21. Al escoger el tipo de documento. Por ejemplo Devoluciones, seleccione el documento que desea eliminar. 22. Al seleccionarlo presione el botn [F2] Eliminar. 23. Si los desea eliminar todos presione Ctrl + [F2] Eliminar todos. 24. Si desea reimprimir uno en especifico presione [F3] Reimprimir.

Administrador de Documentos de Venta

El Administrador de Documentos de Ventas permite dar mantenimiento a las transacciones de ventas, permitiendo buscar, ver los detalles y eliminar algn documento registrado en el sistema ya sean: Presupuestos. Notas de Entrega. Facturas. Devoluciones. Hasta incluir los documentos en espera si as lo amerita. Por ejemplo: Si desea visualizar algn documento en especifico debe hacer lo siguiente: 25. Haga clic en el men Ventas > Administrador de Documentos de Venta. 26. All puede escoger que tipo de documentos necesita, por ejemplo un Presupuesto. 27. Luego haga clic en la casilla Presupuestos, y desactivar las casillas subsiguientes. 28. En la tabla central, aparecen los nmeros de los documentos registrados, en este caso veremos solamente los presupuestos. (En la columna TIPO, se refleja la abreviatura PRS). Podemos ver el nombre del cliente al cual se le emiti el presupuesto, junto con la Fecha de Emisin y los totales. 29. En la tabla inferior veremos los detalles del Presupuesto que incluyen la cantidad de artculos presupuestados junto a los totales de cada uno. Si desea eliminar un documento en especifico, por ejemplo una factura: 1. Seleccione el documento que desea eliminar. 2. Luego presione la tecla [F2] Eliminar, el sistema le preguntar si desea eliminar documento en cuestin. Posteriormente le indicar que la eliminacin se efectu con xito. Importante: Al momento de hacer la eliminacin de cualquier documento es irrecuperable, ya que al ser eliminado el sistema lo borra de la base de datos.

Orden de Compra
Es el compromiso adquirido por la empresa para obtener uno o varios artculos ya registrados en el sistema. Cabe destacar que al momento de emitir una orden de compra no se toma para incrementar el inventario, ya que su funcin es informativa para el proveedor al momento de requerir una mercanca.

Modos de Acceso
Haga clic en el men Compras. Seleccione Orden de Compra.

Procesos para elaborar una Orden de Compra

47. Debe seleccionar el Proveedor al cual desea emitir la Orden de Compra. Para seleccionarlo debe ubicarlo haciendo clic en el botn que tiene tres puntos que se encuentra en Proveedor o presionar la tecla [F12]. Luego aparecer la lista de los Proveedores ya registrados. (De no estar registrado el Proveedor, debe registrarlo a travs de la ficha Proveedores, haciendo clic en el men Fichas > Proveedores, o haciendo clic en el botn Proveedor ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla principal. 48. Indique el representante del Proveedor el cual recibir la Orden de Compra. 49. Indique el Deposito donde ser ubicada la mercanca a recibir luego de hacer la compra. (Si desea crear un Depsito debe hacerlo en el men Fichas > Deposito). 50. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar varias actividades:

Renglones de la Orden de Compra

51. Luego indique el cdigo del producto el cual desea ingresar en el Orden de Compra; tambin puede modificar la cantidad de artculos que desea ingresar en la columna de cantidad. Ctrl. + [F1] Info Producto: Este botn permite verificar la informacin acerca del producto que se va a comprar. [F6] Eliminar: Este botn le permite eliminar productos en la orden de compra que se va a efectuar. [F5] Precio: Este botn permite modificar el precio de los productos que se van a presupuestar, ya sean el Precio Mximo, Oferta, Mayor Mnimo o un Precio Especfico. Ctrl + [F5] Und. Alterna: Permite cambiar el precio principal por el de la unidad alterna. (Esto se puede establecer en el modulo de Inventario de Productos Terminados en la carpeta de Costos / Precios). [F7] Descuento: Permite aplicar un descuento unitario para cada producto. Ctrl + [F7] Deposito: Permite cambiar el deposito donde se va a ubicar la mercanca.

52. Posteriormente presione [F9] o haga clic en el botn Registrar.

Cierre o Totalizacin de la Orden de Compra

53. Al aparecer la pantalla Desglose de cuenta, usted puede modificar el Descuento 1, ya sea en monto o en porcentaje, igualmente lo puede hacer con el Descuento 2. Tambin puede colocar el monto o el porcentaje del Flete. 54. Puede cambiar la fecha de emisin de la Orden de Compra a una fecha posterior o siguiente a la actual; igualmente lo puede hacer con la fecha de vencimiento. 55. Con la opcin [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias que desea imprimir. Con la opcin [F6] Ver documento en Pantalla, puede tener una vista previa del documento.

56. Con el botn Enviar por Correo Electrnico, puede enviar su presupuesto por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la direccin de correo de su empresa, de no tener correo asignado el sistema le preguntar a que direccin se va a enviar el presupuesto al momento de registrar el mismo. Para configurar la opcin de correo electrnico, debe ir a Utilidades > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta Correo Electrnico, luego introduzca toda la informacin concerniente a su cuenta de correo electrnico. 57. Si desea colocar como pendiente haga clic en el botn Ctrl + F9 Pendiente, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y despus seleccionar el documento. 58. Terminado todo el proceso presione [F9] para Registrar.

Otras funciones importantes:

17. Si desea colocar como Pendiente una Orden de Compra haga clic en el botn Ctrl + F9 Pendiente, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y despus seleccionar el documento. Importante: Es posible colocar como pendiente el presupuesto sin necesidad entrar en la pantalla Desglose de Cuenta, haciendo clic en la pantalla principal en el botn Ctrl + [F9] En espera. 18. Para Cargar una Orden de Compra EN ESPERA! ( PENDIENTE) a una Orden de Compra debe hacer lo siguiente: En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botn [F11] Cargar. Al aparecer la pantalla Cargar documento de... , seleccione [F1] Orden de Compra EN ESPERA!. Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de las Ordenes de Compra en espera realizadas. Seleccione el presupuesto que necesite y presione [F9] para continuar.

19. Para Copiar una Orden de Compra Previamente Elaborada a un Orden nueva debe hacer lo siguiente: En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botn [F11] Cargar.

 Al aparecer la pantalla Cargar documento de... , seleccione [F2] Orden de Compra (Copiar). Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Ordenes de Compra realizadas. Seleccione la Orden de Compra que necesite y presione [F9] para continuar. 20. Para Reimprimir una Orden de Compra ya elaborada, debe hacer lo siguiente: 9. Seleccione en el men de herramientas las opcin Reportes , luego seleccione Reimprimir, al abrirse el sub. men ubique la opcin Reimprimir Orden de Compra. 10. Al aparecer la pantalla de Ordenes de Compra, usted tiene diferentes maneras de ubicar el documento, ya sea por Periodo, o entre los das, lo puede hacer tambin desde un numero de documento especifico hasta otro nmero de documento, lo puede filtrar por Proveedor o Usuario.

Reportes Relacionados
Las Ordenes de Compras se ven reflejadas en el reporte: Transacciones pendientes de Compra a Proveedores, que se encuentra ubicado en Reportes > Compra > Transacciones pendientes de Compra.

Tambin puede exportar el documento a distintos formatos preestablecidos como lo son el HTML, Excel, PDF, RTF, etc., para ser editados en otras aplicaciones existentes.

Mdulos Relacionados
Se pueden eliminar las Ordenes de Compra en el Administrador de Documentos de Compra. Para hacer esto debe hacer lo siguiente: 30. Haga clic en el men Compras > Administrador de Documentos de Compras. 31. All puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean: Ordenes de Compra Recepcin de Notas de Entrega Facturas Devoluciones

Incluir Documentos en Espera

32. Al escoger el tipo de documento. Por ejemplo Ordenes de Compra, seleccione el documento que desea eliminar. 33. Al seleccionarlo presione el botn [F2] Eliminar. 34. Si los desea eliminar todos presione Ctrl + [F2] Eliminar todos. 35. Si desea reimprimir uno en especifico presione [F3] Reimprimir.

RECEPCIN DE FACTURA DE COMPRA

Las Facturas de Compra son documentos que afectan Cuentas por Pagar, Bancos e inventario, ya que al momento de ingresarlas actualizan las existencias, estadsticas de productos, proveedores, costos y precios.

Mdulos o procesos Afectados:

Actualiza el inventario. Genera una Cuenta por Pagar si la factura es a crdito. Afecta el libro del IVA. Actualiza el promedio acumulado de compra y ventas de producto. Actualiza el Movimiento de Inventario.

Modos de Acceso:
Haga clic en el men Compras. Seleccione Recepcin de Factura de Compra.

Procesos para elaborar una Factura de Compra:

59. Debe seleccionar el Proveedor del se est emitiendo la Factura de Compra. Para seleccionarlo debe ubicarlo haciendo clic en el botn que tiene tres puntos que se encuentra en Proveedor o presionar la tecla [F12]. Luego aparecer la lista de los clientes ya registrados. (De no estar registrado el Proveedor, debe registrarlo a travs de la ficha Proveedores, haciendo clic en el men Fichas > Proveedores). 60. Ingrese el numero de la Factura de Compra en el campo Documento. 61. Indique el representante del Proveedor el cual recibir la Factura de Compra. 62. Escriba el nombre de la persona que compr o recibi la mercanca. 63. Indique el Depsito donde ser ubicada la mercanca

Renglones de la Factura de Compra

64. Luego indique el cdigo del producto el cual desea ingresar en la Nota de Entrega de Compra; tambin puede modificar la cantidad de artculos que desea ingresar en la columna de cantidad.

Ctrl. + [F1] Info Producto: Este botn permite verificar la informacin acerca del producto que se est comprando. [F6] Eliminar: Este botn le permite eliminar productos de la Factura de compra que se va a efectuar. [F4] Seriales: Permite introducir seriales a los productos que se estn introduciendo en la factura de compra [F8] Costos: Este botn permite el Cambio de Precios y Costos a cada producto registrado en la factura de compra. [F5] Precios: Este botn permite cambiar los precios de la unidad principal y alterna de los productos a ingresar, como lo son el Precio Mximo, Oferta, Mayor y Mnimo. Ctrl + [F5] Und. Alterna: Permite cambiar el precio principal por el de la unidad alterna. (Esto se puede establecer en el modulo de Inventario de Productos Terminados en la carpeta de Costos / Precios). [F7] Descuento: Permite aplicar un descuento unitario para cada producto. Ctrl + [F7] Deposito: Permite cambiar el deposito donde se va a ubicar la mercanca.

65. Posteriormente presione [F9] o haga clic en el botn Registrar.

Cierre o Totalizacin de la Factura de Compra:

66. Al aparecer la pantalla Desglose de cuenta, usted puede modificar el Descuento 1, ya sea en monto o en porcentaje, igualmente lo puede hacer con el Descuento 2. Tambin puede colocar el monto o el porcentaje del Flete. 67. Puede cambiar la fecha de emisin de la Factura de Compra a una fecha posterior o siguiente a la actual; igualmente lo puede hacer con la fecha de vencimiento.

68. En el campo Monto sin derecho crdito fiscal, usted puede especificar el monto de una factura a registrar que no posea IVA. 69. Tambin puede especificar el monto a crdito o al contado en los campos Total a crdito y Total Cancelado. 70. Con la opcin [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias que desea imprimir. Con la opcin [F6] Ver documento en Pantalla, puede tener una vista previa del documento al momento de registrarlo. 71. Con el botn Enviar por Correo Electrnico, puede enviar su Factura de Compra por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la direccin de correo de su empresa, de no tener correo asignado, el sistema le preguntar a que direccin de correo electrnico donde se va a enviar la nota de entrega al momento de registrar la misma. Para configurar la opcin de correo electrnico, debe ir a Utilidades > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta Correo Electrnico, luego introduzca toda la informacin concerniente a su cuenta de correo electrnico. 72. Si desea colocar como pendiente haga clic en el botn Ctrl + F9 Pendiente, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y despus seleccionar el documento. 73. Terminado todo el proceso presione [F9] para Registrar. Importante: Es posible colocar como pendiente la Factura de Compra sin necesidad entrar en la pantalla Desglose de Cuenta, haciendo clic en la pantalla principal en el botn Ctrl + [F9] En espera.

Otras funciones importantes:

21. Para Cargar una Orden de Compra a una Factura de Compra en blanco debe hacer lo siguiente: En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botn [F11] Cargar. Al aparecer la pantalla Cargar documento de..., seleccione Orden de Compra. Ingrese el numero de la Orden de Compra o presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Ordenes de Compra realizadas. Seleccione la Orden de Compra que necesite y presione [F9] para continuar.

22. Para cargar una Recepcin de Compra a una Nueva Factura de Compra debe hacer lo siguiente: En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botn [F11] Cargar. Al aparecer la pantalla Cargar documento de... , seleccione Recepciones de Compra. Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Recepciones de Compra realizadas. Seleccione la Recepciones de Compra que necesite y presione [F9] para continuar.

23. Para copiar una Factura de Compra ya elaborada, debe hacer lo siguiente: 1. En la pantalla principal, valla a la parte inferior izquierda, haga clic en el botn [F11] Cargar. 2. Al aparecer la pantalla Cargar documento de... , seleccione [F2] Recepciones de Factura Compra. 3. Luego presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Factura de Compra realizadas. 4. Seleccione la Recepcin de Factura de Compra que necesite y presione [F9] para continuar.

Reportes relacionados
Las Recepciones de Facturas de Compras se ven reflejadas en los siguiente reportes: Compras del Mes. Compras por Departamento. Libro de Compras IVA. Estado de Cuentas de Proveedores. Cuentas por Pagar. Relacin de Pago a Proveedores. Transacciones Pendientes de Compra de Proveedores. Listados de Existencia de Productos. Movimiento de Inventario. Reposicin de Inventario.

Tambin puede exportar el documento a distintos formatos preestablecidos como lo son el HTML, Excel, PDF, RTF, etc., para ser editados en otras aplicaciones existentes.

Mdulos Relacionados
Se pueden eliminar las Facturas de Compras en el Administrador de Documentos de Compra. Para hacer esto debe hacer lo siguiente: 36. Haga clic en el men Compras > Administrador de Documentos de Compra. 37. All puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean: Ordenes de Compra Recepcin de Notas de Entrega Facturas Devoluciones. Incluir Documentos en Espera.

38. Al escoger el tipo de documento, por ejemplo Recepcin de Facturas de Compra, seleccione el documento que desea eliminar. 39. Al seleccionarlo presione el botn [F2] Eliminar. 40. Si los desea eliminar todos presione Ctrl + [F2] Eliminar todos. 41. Si desea reimprimir uno en especifico presione [F3] Reimprimir.

DEVOLUCIONES DE COMPRA
Las Devoluciones son el reverso de una transaccin. En el caso de compras, usted podr realizar devoluciones tanto de Facturas de Compra, como de Notas de Entrega de Compra.

Mdulos o procesos Afectados al elaborar una Devolucin de Compra:

17. Actualiza el Movimiento de Inventario ya que lo disminuye. 18. Actualiza el Libro de Compra IVA.

Modos de Acceso
Haga clic en el men Compra. Seleccione Devoluciones de Compra.

Procesos para elaborar una Devolucin de Compra

Existen dos maneras de realizar una devolucin, puede ser una Devolucin de Factura de Compra (Pendiente por Recibir) o una Recepcin de Compra. Para realizar una Devolucin de una Factura de Compra (Pendiente por recibir) debe hacer lo siguiente: 7. Ubique en el men Compras > Devoluciones de Compra. 8. Al momento de abrir la pantalla principal aparece la pantalla Cargar Documentos... 9. Seleccione la opcin [F1] Factura de Compra (Pendiente por recibir). 10. Ingrese el numero de la factura o presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Facturas de Compras (Pendiente por Recibir) realizadas. 11. Seleccione la factura que necesite devolver. 12. Presione [F9] para continuar. Para realizar una devolucin de una Recepcin de Compra debe hacer lo siguiente: 6. Ubique en el men Compras > Devoluciones de Compra. 7. Al momento de abrir la pantalla principal aparece la pantalla Cargar Documentos.... 8. Seleccione la opcin [F2] Recepciones de Compra.

9. Ingrese el numero de la factura o presione la tecla [F12] para abrir el buscador o listado de Recepciones de Compra realizadas. 10. Seleccione la Recepcin de Compra que necesite devolver y presione [F9] para continuar. Para realizar una Devolucin de forma libre debe hacer los siguiente: 6. Debe seleccionar el Proveedor al cual desea emitir la Devolucin. Para seleccionarlo debe ubicarlo haciendo clic en el botn que tiene tres puntos que se encuentra en Proveedor o presionar la tecla [F12]. Luego aparecer la lista de los Proveedores ya registrados. (De no estar registrado el Proveedor, debe registrarlo a travs de la ficha Proveedores, haciendo clic en el men Fichas > Proveedores). 74. Indique el vendedor al cual va emitida la Devolucin. 75. Indique el Comprador el cual adquiri la mercanca. 76. Indique el Depsito donde esta ubicada la mercanca a devolver. (Si desea crear un Depsito debe hacerlo en el men Fichas > Deposito). 77. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar varias actividades: Ctrl. + [F1] Info Producto: Este botn permite verificar la informacin acerca del producto que se est devolviendo. [F6] Eliminar: Este botn le permite eliminar productos de la devolucin que se va a efectuar. [F4] Seriales: Permite introducir seriales a los productos que se estn introduciendo en la devolucin. [F8] Costos: Este botn permite el Cambio de Precios y Costos a cada producto registrado en la devolucin de compra. [F5] Precios: Este botn permite cambiar los precios de la unidad principal y alterna de los productos a ingresar, como lo son el Precio Mximo, Oferta, Mayor y Mnimo. Ctrl + [F5] Und. Alterna: Permite cambiar el precio principal por el de la unidad alterna. (Esto se puede establecer en el modulo de Inventario de Productos Terminados en la carpeta de Costos / Precios). [F7] Descuento: Permite aplicar un descuento unitario para cada producto.

Ctrl + [F7] Deposito: Permite cambiar el deposito donde est ubicada la mercanca a devolver.

78. Posteriormente presione [F9] o haga clic en el botn Registrar.

Cierre o Totalizacin de la Devolucin de Compra

79. Al aparecer la pantalla Desglose de cuenta, usted puede modificar el Descuento 1, ya sea en monto o en porcentaje, igualmente lo puede hacer con el Descuento 2. Tambin puede colocar el monto o el porcentaje del Flete. 80. Puede cambiar la fecha de emisin de la Devolucin de Compra a una fecha posterior o siguiente a la actual; igualmente lo puede hacer con la fecha de vencimiento. 81. En el campo Monto sin derecho crdito fiscal, usted puede especificar el monto de una devolucin a registrar que no posea IVA. 82. Tambin puede especificar el monto a crdito o al contado en los campos Total a crdito y Total Cancelado. 83. Con la opcin [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias que desea imprimir. Con la opcin [F6] Ver documento en Pantalla, puede tener una vista previa del documento al momento de registrarlo. 84. Con el botn Enviar por Correo Electrnico, puede enviar su Devolucin de Compra por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la direccin de correo de su empresa, de no tener correo asignado, el sistema le preguntar a que direccin se va a enviar la devolucin al momento de registrar la misma. Para configurar la opcin de correo electrnico, debe ir a Utilidades > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta Correo Electrnico, luego introduzca toda la informacin concerniente a su cuenta de correo electrnico. 85. Si desea colocar como pendiente haga clic en el botn Ctrl + F9 Pendiente, luego la puede cargar nuevamente presionando la tecla [F11] Cargar y despus seleccionar el documento. 86. Terminado todo el proceso presione [F9] para Registrar. Importante: Es posible colocar como pendiente la Devolucin de Compra sin necesidad entrar en la pantalla Desglose de Cuenta, haciendo clic en la pantalla principal en el botn Ctrl + [F9] En espera.

Reportes Relacionados
Las Devoluciones de Compras se ven reflejados en los siguientes reportes: Movimiento de Inventario. Estado de Cuenta del Proveedor. Compras del Mes. Listados de Transacciones de Compras.

Tambin puede exportar el documento a distintos formatos preestablecidos como lo son el HTML, Excel, PDF, RTF, etc., para ser editados en otras aplicaciones existentes.

Mdulos Relacionados
Se pueden eliminar las Devoluciones de Compra en el Administrador de Documentos de Compra. Para hacer esto debe hacer lo siguiente: 42. Haga clic en el men Ventas > Administrador de Documentos de Compra. 43. All puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean: Ordenes de Compra. Recepcin de Notas de Entrega. Facturas. Devoluciones. Incluir Documentos en Espera.

44. Al escoger el tipo de documento. Por ejemplo Devoluciones, seleccione el documento que desea eliminar. 45. Al seleccionarlo presione el botn [F2] Eliminar. 46. Si los desea eliminar todos presione Ctrl + [F2] Eliminar todos. 47. Si desea reimprimir uno en especifico presione [F3] Reimprimir.

ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS DE COMPRA

El Administrador de Documentos le permite manejar una serie de opciones para facilitarle el manejo al momento de eliminar, buscar y / o ver los detalles de algn documento registrado en el sistema ya sean: Ordenes de Compra. Recepcin de Notas de Entrega. Facturas. Devoluciones. Incluir Documentos en Espera.

Por ejemplo: Si desea visualizar algn documento en especifico debe hacer lo siguiente: 1. Haga clic en el men Compras > Administrador de Documentos de Compras. 2. All puede escoger que tipo de documentos necesita, por ejemplo una Orden de Compra. 3. Luego haga clic en la casilla Notas de Entrega, y desactivar las casillas subsiguientes. 4. En la tabla central, aparecen los nmeros de los documentos registrados, en este caso veremos solamente los presupuestos. (En la columna TIPO, se refleja la abreviatura ODC). Podemos ver el Numero del documento, junto con la Fecha de Emisin y los totales. 5. En la tabla inferior veremos los detalles de la Orden de Compra que incluyen la cantidad de artculos registrados junto a los totales de cada uno. Si desea eliminar un documento en especifico, por ejemplo una factura de compra: 3. Seleccione la factura que desea eliminar. 4. Luego presione la tecla [F2] Eliminar, el sistema le preguntar si desea eliminar la factura. Posteriormente le indicar que la eliminacin se efectu con xito. Importante: Al momento de hacer la eliminacin de cualquier documento es irrecuperable, ya que al ser eliminado el sistema lo borra de la base de datos.