PK07 Pengurusan Mesyuarat

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI KE ARAH MS ISO 9001:2008 PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN SEKOLAH RENDAH NEGERI JOHOR

SEKTOR JAMINAN KUALITI JABATAN PELAJARAN JOHOR

PK 07 PENGURUSAN MESYUARAT

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 - Keluaran 02 | Pindaan 00

Muka Surat | 1

PK07 Pengurusan Mesyuarat

1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam.

2.

SKOP Prosedur ini digunapakai oleh semua sekolah menengah di negeri Johor dalam mengendalikan mesyuarat di mana kehadiran ahli mesyuarat tidak kurang 2/3 dan ketidakhadiran adalah atas sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan.

3.

RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti 3.2 Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil 2 Tahun 1991.

4.

DEFINISI Sila rujuk Definisi Singkatan Perkataan (Manual SPSK) Pengerusi Mesyuarat : Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi mengendalikan mesyuarat. Setiausaha Pencatat Minit : Guru yang mengurus hal ehwal mesyuarat dan mencatat minit mesyuarat. : Guru yang mencatat minit mesyuarat.

5.

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TINDAKAN 1. Menentu dan mengeluarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat dalam tempoh sekurang-kurangnya 7 hari bekerja, yang mengandungi maklumat berikut: a) Tajuk Mesyuarat b) Tarikh dan Masa Mesyuarat c) Tempat Mesyuarat d) Nama Pengerusi Mesyuarat e) Agenda Mesyuarat RUJUKAN PK 07/1 : Surat Panggilan Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB Pengerusi / Setiausaha mesyuarat

Pengerusi

2. Mempengerusikan mesyuarat berdasarkan agenda yang ditetapkan . 3. Mencatat minit mesyuarat seperti maklumat berikut: a) Senarai Kehadiran b) Perkara-perkara yang dibincangkan c) Keputusan yang dibuat

Agenda Mesyuarat PK 07/2 : Senarai Kehadiran

Setiausaha / Pencatat

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 - Keluaran 02 | Pindaan 00

Muka Surat | 2

PK07 Pengurusan Mesyuarat

4. Menyediakan minit mesyuarat menggunakan format Minit Mesyuarat 5. Mengedarkan Minit Mesyuarat dalam tempoh tidak lewat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan kepada semua ahli mesyuarat . Mengedarkan borang maklum balas kepada ahli mesyuarat yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat. Mengambil tindakan hasil minit mesyuarat yang telah dipersetujui. Mengumpul borang maklum balas dalam tempoh 2 minggu dan membuat laporan maklum balas mesyuarat untuk edaran mesyuarat akan datang. Memfailkan minit mesyuarat.

PK 07/3 : Minit Mesyuarat PK 07/4 : Rekod Edaran PK07/5 : Borang Maklum Balas Laporan Tindakan

6.

7. Ahli Mesyuarat 8.

Setiausaha

9.

Fail Mesyuarat

10. Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada PK 15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur.

6.

REKOD KUALITI

BIL. 1. 2. 3. 4.

JENIS REKOD Surat mesyuarat kepada ahli-ahli Minit mesyuarat yang diluluskan Maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat Kertas kerja yang dibentangkan (sekiranya ada)

TEMPOH 3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun

LOKASI Bilik Fail Bilik Fail Bilik Fail Bilik Fail

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 - Keluaran 02 | Pindaan 00

Muka Surat | 3