BAB IV ANALISA PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PENERIMAAN PT.

DUNIA KIMIA JAYA

IV. 1 Gambaran Umum Sistem Penerimaan PT Dunia Kimia Jaya Sistem Penerimaan (Revenue Cycle) PT. Dunia Kimia Jaya merupakan

serangkaian aktivitas operasi rutin bisnis perusahaan yang berubungan dengan penjualan barang yang diproduksi (bahan-bahan kimia) oleh perusahaan untuk mendapatkan pendapatan kas sehigga mampu membiayai aktivitas operasi perusahaan lainnya. Pergantian sistem sangat mempengaruhi keseluruhan aktivitas bisnis perusahaan yang membuat Siklus Penerimaan PT. Dunia Kimia Jaya berubah menjadi lebih sistematis dan berhubungan erat dengan sistem-sistem lainnya. Dalam tulisan ini,

penulis akan mencoba menggambarkan bagaimana proses Siklus Penerimaan yang terjadi sebelum sistem diganti (menggunakan softare bantu akuntansi General Ledger dan sesudah sistem didalam PT. Dunia Kimia Jaya berganti dengan sistem TRADY.

IV. 2 Siklus Penerimaan Lama PT. Dunia Kimia Jaya Siklus Penerimaan PT. Dunia Kimia Jaya sebelum menggunakan TRADY dilakukan dengan sistem manual menggunakan software pembantu yaitu software

General Ledger. Siklus Penerimaan lama dapat digambarkan pada gambar 4.1 berikut 23

menggunakan DFD (Data Flow Diagram) dan lebih jelasnya pada gambar 4.2 dengan menggunakan diagram alur (flowchart).

Siklus Penerimaan Lama PT. Dunia Kimia Jaya

Customer
n ud a g

Persediaan

nG ata Cat

Fa kt u r

Gambar 4.1 DFD level 1 Sistem Penerimaan Lama PT. Dunia Kimia Jaya

PO

Membuat Delivery Order (DO)

DO

Customer

r kt u Fa

KPP

Membuat Faktur Penjualan (Invoice)

DO

GL

ur Fakt

Fa ktu r
ipt ce r Re uche Vo

GL

Cek

Customer

Membuat Receipt Voucher

Page 1

24

Revenue Cycle (General Ledger) PT. Dunia Kimia Jaya

Customer Sales Representatives
Customer Membuat Delivery Order (DO)

Gudang
Penyampaian informasi dari bagian Marketing kepada bagian Gudang dilakukan secara internal dengan menggunakan telepon/email

Billing

Customer

Purchase Order (PO) Customer Catatan Persediaan Gudang 2 3 4 5

DO 2

Kasir /Kurir

Mengecek PO masuk

Delivery Order (DO)

DO 2 Membuat Sales Invoice / Faktur Penjualan

Purchase Order (PO) Customer Customer Faktur Penjualan

Menginput Jurnal Peneluaran Barang dan Penjualan 5 2 3 6 DO 2

Customer

Bukti Pajak Keluaran

GL

KPP

Page 1

25

Revenue Cycle (General Ledger ) PT. Dunia Kimia Jaya

Kasir
Customer

Billing

Cek/Giro, Giro Mudur

Faktur 6

DO 2

Membuat Receipt Voucher

Cek/Giro, Giro Mudur

Receipt Voucher

Faktur 6 Mencatat Jurnal Penerimaan Kas

Receipt Voucher GL

Page 1

Gambar 4.2

Flowchart Sistem Penerimaan Lama PT. Dunia Kimia Jaya

Sistem Penerimaan lama PT. Dunia Kimia Jaya dimulai dari datangnya Purchase Order (PO) dari pelanggan ke perusahaan yang diterima oleh Customer Sales Representative (CSR) perusahaan dalam bentuk dokumen asli, fax, ataupun email. PO yang datang kemudian dilihat dan diperiksa kelengkapannya seperti tanda tangan pemesan dan cap pelanggan serta Credit Limit, Gross Margin, dan Nilai Ordernya apakah masuk akal atau tidak. Credit limit dibutuhkan untuk melihat apakah seorang customer memiliki piutang (kredit) melebihi batas piutangnya atau tidak. Apabila pelanggan tersebut memiliki piutang lebih daripada yang dibataskan, maka staf CSR akan meminta otorisasi dari Sales Manager. Kemudian Gross Margin adalah selisih antara harga pokok barang

26

dengan floor price dalam persentase. Gross margin tersebut berbeda-beda bagi setiap barang karena sebagian besar transaksi perusahaan adalah transaksi yang jumlahnya tergolong besar sehingga perusahaan harus dapat fleksibel untuk setiap pelanggannya. Jika persentase Gross margin lebih rendah dari yang sudah ditentukan (harga jual kepada pelanggan dibawah floor price) , maka staf CSR akan meminta otorisasi dari Sales Manager. Atau lebih ekstrem lagi apabila terjadi Negative Gross margin (harga jual lebih rendah daripada harga pokok barang), maka staf CSR akan meminta otorisasi kepada Direktur Marketing. Sedangkan Nilai Sales Order akan berhubungan dengan proses selanjutnya yakni dalam proses pembuatan dokumen Sales Order. Nilai Sales Order ditentukan minimum sebesar dua juta rupiah Apabila Nilai Sales Order ternyata kurang daripada dua juta rupiah maka staf CSR juga akan meminta otorisasi kepada Sales Manager. PO dari pelanggan tidak dicatat oleh CSR kedalam catatan atau dokumen yang resmi. PO yang telah selesai diperiksa oleh bagian CSR akan diarsip rapi menurut nama pelanggan. Bagian CSR yang menerima PO dari pelanggan kemudian akan menghubungi bagian Gudang dengan telepon dan bagian CSR akan mengirimkan email yang berisi pesanan apa yang datang, pelanggannya siapa dan berapa jumlah pesanannya. Staf Gudang yang menerima pesanan dari CSR segera mempersiapkan barang yang dimaksud. Pertama kali staf Gudang akan mengecek ke dalam Catatan Gudang apakah barang yang dimaksud tersedia didalam Gudang atau tidak. Setelah barang yang dipesan tersedia kemudian staf Gudang akan membuat Delivery Order (DO) lima rangkap. DO

27

ini diberikan nomor secara urut (tetapi tidak prenumbered) dimana PO yang datang lebih dahulu akan mendapatkan nomor DO terlebih dahulu pula. Apabila ternyata DO yang telah dicetak ternyata salah, maka akan dicetak ulang dengan nomor DO yang sama dengan sebelumnya dan DO yang lama akan disobek-sobek. DO yang telah dicetak akan diotorisasi oleh manajer Gudang kemudian diperiksa dengan barang yang akan dikirimkan kepada pelanggan. Dari lima lembar DO yang dicetak dan diotorisasi, hanya empat lembar yang akan dikirimkan kepada pelanggan bersama barang oleh transportir /kurir. Lembar pertama (Bukti tanda terima langganan), lembar kedua (Bukti Pengeluaran Barang), lembar ketiga (Surat Penagihan Angkutan), dan lembar keempat (Surat Pengantar) yang akan dikirimkan kepada pelanggan. Sedangkan lembar kelima DO (Salinan Bukti Pengeluaran Barang) akan disimpan oleh bagian Gudang sebagai arsip. Transportir/kurir yang mengantarkan barang akan meminta tanda tangan dari pelanggan dan membawa kembali lembar kedua, ketiga, dan keempat saja ke perusahaan. DO yang kembali ke perusahaan akan diterima oleh bagian Billing perusahaan. Bagian Billing akan memeriksa kembali apakah DO yang kembali telah dibubuhi tanda tangan pelanggan atau belum. Juga apabila ternyata DO yang kembali rusak atau tidak dapat terbaca isinya, maka bagian Billing akan meminta tanda penerimaan barang kepada pelanggan. Bagian Billing kemudian memberikan lembar ketiga yakni Surat Penagihan Angkutan kepada Kasir untuk dilakukan pembayaran atas pengangkutan barang ke pelanggan. Kedua dokumen DO lainnya akan digunakan bagian Billing untuk membuat Faktur Penjualan (Sales Invoice) dan setelah itu akan digunakan 28

untuk menginput jurnal penjualan dan jurnal pengeluaran barang didalam General Ledger. Faktur dibuat berdasarkan DO yang kembali sebanyak enam lembar dimana faktur akan diberikan nomor faktur secara urut saja (bukan prenumbered) sehingga apabila faktur yang dicetak ternyata salah, staf Billing dapat dengan mudah mencetak lagi dengan nomor yang sama. Faktur Penjualan terdiri dari lembar pertama (Untuk pembeli BKP/penerima JKP sebagai bukti pajak masukan), lembar kedua (Untuk PKP yang menerbitkan faktur pajak standar sebagai bukti pajak keluaran), lembar ketiga (Untuk KPP dalam hal penyerahan BKP/JKP dilakukan kepada pemungut), lembar keempat (Pelanggan), lembar kelima (Arsip), dan lembar keenam (Arsip). Lembar pertama, keempat dan kelima akan diantarkan kepada pelanggan oleh bagian Billing. Sedangkan lembar kedua akan disimpan perusahaan sebagai bukti pajak keluaran, lembar ketiga akan dikumpulkan dan akan diserahkan kepada KPP setempat, dan lembar keenam akan diarsip bersama dengan dua lembar DO yang kembali menurut urutan nama pelanggan. Terdapat empat cara yang dapat dilakukan oleh pelanggan untuk membayar piutangnya kepada perusahaan. Keempat cara pembayaran tersebut adalah melalui cek, giro mundur, transfer ke rekening perusahaan dan pembayaran tunai. Dari keempat cara pembayaran tersebut, yang paling sering dipakai adalah pembayaran dengan menggunakan cek. Sebelum tanggal jatuh tempo, pelanggan akan mengantarkan cek kepada perusahaan yang akan diterima oleh bagian Kasir. Bagian kasir kemudian akan

29

memeriksa keaslian dan membandingkan jumlah cek dengan jumlah yang tertera pada faktur penjualan. Apabila jumlah yang tertera sama atau kurang sedikit (biasanya pelanggan tidak mau membayar biaya materai) maka kekurangannya akan dihapus saja dan bagian Kasir akan langsung membuat receipt voucher. Apabila pembayaran dilakukan oleh giro mundur, maka staf kasir akan menunggu pembuatan receipt voucher sampai dengan giro mundur tersebut cair. Kemudian kalau pembayaran menggunakan transfer ke dalam rekening perusahaan maka pembuatan receipt voucher dilakukan setelah bagian kasir melakukan pemeriksaan terhadap Rekening Koran (R/K) harian atau Rekening Koran (R/K) bulanan perusahaan. Receipt voucher dicetak satu lembar dimana setelah receipt voucher tersebut dicetak akan ditandatangani oleh Manajer Keuangan yang menyatakan bahwa Faktur Penjualan itu telah dilunasi oleh pelanggan. Receipt voucher juga akan menjadi dokumen bagi bagian Billing untuk memasukkan Jurnal Penerimaan Kas. Setelah jurnal dimasukkan maka receipt voucher akan dikembalikan lagi kepada bagian Kasir untuk diarsip menurut pelanggan.

IV.3 Analisa Pengendalian Aplikasi Terhadap Siklus Penerimaan Lama PT. Dunia Kimia Jaya Sebelum menggunakan sistem terintegrasi TRADY, PT. Dunia Kimia Jaya melakukan proses-proses didalam Sistem Penerimaannya dengan menggunakan cara manual (menggunakan software office biasa dalam mencetak dokumen-dokumen yang terkait) serta memakai software bantu akuntansi General Ledger. Dengan bagan 30

flowchart Sistem Penerimaan lama PT. Dunia Kimia Jaya dapat digambarkan seperti diatas dengan enam proses penting (dua proses merupakan proses penjurnalan) yaitu :
1. Pengecekan Purchase Order pelanggan 2. Pembuatan Delivery Order (DO) 3. Pembuatan Sales Invoice / Faktur Penjualan

4. Penginputan Jurnal Penjualan dan Pengeluaran Barang

5. Pembuatan Receipt voucher

6. Pencatatan Jurnal Pengeluaran Kas Dari keenam proses Sistem Penerimaan lama PT Dunia Kimia Jaya, penulis akan menganalisa satu persatu pengendalian aplikasi yang terjadi di sistem yang lama :
1. Pengecekan Purchase Order pelanggan

Pengendalia n Masukan

Risiko yang Dihadapi - PO yang masuk merupakan PO palsu. - PO rusak tidak bisa terbaca.

Pengendalian yang Dilakukan - Pemeriksaan tanda tangan pejabat di perusahaan pelanggan beserta cap perusahaan.
- Konfirmasi langsung ke pelanggan

mengenai Pengendalia n Proses

- Kesalahan pengecekan oleh

pesanannya

melalui

telepon. - Pengecekan ulang walaupun oleh petugas yang sama. 31

petugas CSR.

- Tidak adanya otorisasi baik

- Otorisasi dilakukan oleh petugas

secara umum maupun untuk PO yang bermasalah dalam hal jumlah pesanannya.
- Database pelanggan tidak

pengecekan untuk PO-PO yang nilainya wajar. Otorisasi oleh Sales Manager apabila PO pelanggan melewati credit limit-nya, gross margin dibawah yang ditetapkan dan nilai order kurang dari dua juta. Sedangkan Otorisasi Direktur

update.

Keuangan apabila ada PO dengan gross margin negatif.

- Pengecekan

database

pelanggan

sewaktu-waktu oleh bagian AR Pengendalia n Keluaran - PO tidak terproses oleh bagian CSR.
- PO hilang karena tidak ada

Control. - PO diberi tanda bahwa PO tersebut telah diproses dan kemudian

diarsip menurut nama pelanggan.

dokumentasi.

2. Pembuatan Delivery Order (DO)

Risiko yang Dihadapi Pengendalia n Masukan

- Misinformasi antara bagian

- Pengiriman

Pengendalian yang Dilakukan pesanan pelanggan email dan juga akan

CSR dengan bagian Gudang.

- Staf Gudang lupa akan DO

dengan

diberitahu dengan telepon. 32

yang akan dibuat.

- Catatan Persediaan Gudang

- Staf Gudang dapat menghubungi

bagian pesanan.

CSR

untuk

konfirmasi

hilang atau diubah-ubah.

- Catatan Persediaan Gudang hanya

Pengendalia n Proses

- Salah

isi

dokumen

DO

dapat diakses oleh staf Gudang. - Pengisian dengan nomor urut DO (walau belum prenumbered) yang hanya diketahui oleh staf Gudang.
- Pengecekan kembali oleh staf yang

diakibatkan staf Gudang.

ketidak-telitian

- Nomor DO dibuat tidak urut. - Nomor pada DO digunakan

mengisi verification).

DO

(on-screen

dua kali untuk pesanan yang berbeda.

- Penyalahgunaan

- Eliminasi DO yang salah cetak DO yang (sobek-sobek) sehingga tidak bisa digunakan lagi.
- Otorisasi oleh Manajer Gudang

salah cetak.
- Tidak

ada otorisasi baik DO maupun dari

kepada pengeluaran Gudang.

- Persediaan

untuk semua DO yang dibuat karena berhubungan dengan

barang

barang yang keluar juga. Gudang tidak

- Pembuatan DO dilakukan sampai

cukup dengan pesanan yang datang. Pengendalia n Keluaran

- Pemeriksaan (stock opname)

dengan barang yang ada tersedia.

- Bagian Gudang mencatat barang

gudang baik oleh Auditor

keluar

ke

Catatan

Persediaan 33

internal

maupun

oleh

Gudang yang hanya dapat diakses oleh bagian gudang.

- Salah satu lembar DO diarsip

Auditor eksternal. - DO dengan barang yang akan dikirim tidak sama secara kuantitasnya.
- DO

menurut nama pelanggan di bagian Gudang.

dan

barang

yang

- Pengecekan kembali antara jumlah pada DO dengan jumlah barang yang dikirim.
- Perjanjian

dikirimkan tidak sampai ke pelanggan. - DO dan barang mengalami kerusakan saat pengiriman.

tertulis

dengan

transportir bahwa transportir akan mengantarkan barang (juga DO secara tidak langsung) ke

pelanggan dengan baik.

3. Pembuatan Sales Invoice / Faktur Penjualan

Pengendalia n Masukan

Risiko yang Dihadapi Pengendalian yang Dilakukan - DO yang kembali rusak dan - Perlindungan oleh transportir/kurir. tidak dapat terbaca.
- DO yang kembali tidak ada

- Apabila masih dapat terbaca, DO yang kembali masih diakui dan dipakai untuk membuat Faktur Penjualan. - Meminta tanda terima ulang 34

tanda

tangan

pelanggan

(barang tidak sampai). - Bukti untuk membuat Faktur

Penjualan hanya berasal dari DO dari pelanggan Pengendalia n Proses

- Kesalahan

kepada pelanggan. - Bagian Billing dapat meminta arsip DO kepada bagian Gudang.

pengisian form

atau yang

- Pengecekan ulang sebelum dicetak

pengisian

(on-screen verification) oleh staf yang sama dengan yang mengisi faktur.
- Nomor faktur ditulis dengan urut

terlewatkan oleh staf billing

- Nomor

faktur tidak urut

dimasukkan.
- Nomor

faktur

digunakan

dan

hanya

staf

billing

yang

oleh beberapa transaksi yang berbeda. - Penyalahgunaan Faktur yang salah cetak.
- Tidak ada otorisasi.

mengetahui nomor tersebut.

- Eliminasi

(sobek-sobek)

faktur

yang salah cetak sehingga tidak bisa dipakai kembali.

- Otorisasi oleh pejabat setingkat

Pengendalia n Keluaran

- Tidak

ada

bukti

faktur

manajer. - Salinan keenam faktur disimpan sebagai arsip bersama DO kembali.

penjualan. - Pemeriksaan pajak.

- Faktur tidak sampai kepada

dari

kantor

- Perusahaan

mencetak

lembar

kedua dan ketiga faktur untuk keperluan pajak perusahaan.

- Staf billing mengantarkan langsung

pelanggan.
- DO

dari

pelanggan

ke pelanggan.
- Pengarsipan

hilang/dibuang.

DO

yang

telah 35

kembali

dari

pelanggan

dan

pemberian tanda bahwa DO telah digunakan membuat faktur.

4. Penginputan Jurnal Penjualan dan Pengeluaran Barang Risiko yang Dihadapi Pengendalian yang Dilakukan - DO yang diberikan - Meminta keterangan penerimaan pelanggan ternyata tidak barang kepada pelanggan. - Verifikasi ulang sebelum jurnal dimasukkan. - Jurnal Koreksi apabila jurnal yang dimasukkan ternyata salah karena jurnal yang dimasukkan tidak dapat dihapus.
- Summary dari jurnal

Pengendalia n Masukan Pengendalia n Proses

dapat dibaca.
- Kesalahan staf billing dalam

menginput jurnal.

penjualan

yang diposting setiap harinya. Pengendalia n Keluaran

- Data jurnal hilang/berubah- Data jurnal penjualan hanya bisa

ubah.
- DO yang telah digunakan

diakses oleh bagian billing. - DO diberi tanda bahwa DO

menginput jurnal hilang.

tersebut telah dimasukkan kedalam jurnal. - DO dikelompokkan dengan lembar 36

faktur untuk diarsip.

5. Pembuatan Receipt Voucher

Pengendalia n Masukan

Risiko yang Dihadapi - Cek yang diterima ternyata cek palsu.

- Cek yang diterima akan cair

Pengendalian yang Dilakukan - Pemeriksaan detail seperti tanda tangan pejabat perusahaan

pelanggan pada cek, keaslian cek, serta tanggal jatuh tempo cek. - Konfirmasi kepada pelanggan yang
- Pengecekan

diluar

tanggal

yang

seharusnya. Pengendalia n Proses

- Jumlah pada cek berbeda

bersangkutan apabila diperlukan. terhadap perbedaan jumlah pada cek dengan pada invoice.

dengan jumlah pada faktur.

- Kesalahan staf kasir dalam

menginput receipt voucher. - Penomoran yang tidak urut.

- Nomor yang

- Konfirmasi

langsung

dengan

pelanggan apabila jumlah pada cek dengan pada faktur berbeda cukup signifikan.
- Pengecekan ulang oleh pembuat

sama dipakai receipt

untuk

beberapa

voucher yang berbeda.

- Penyalahgunaan

Receipt

receipt voucher sendiri (On-Screen Verification).

- Nomor receipt voucher hanya staf

voucher yang salah cetak.

- Tidak

ada

otorisasi

dokumen.

kasir

yang

mengetahui

urutan

nomor tersebut. 37

- Eliminasi

(sobek-sobek) receipt

voucher yang salah cetak sampai tidak bisa digunakan kembali. - Pengotorisasian Direktur langsung oleh karena

Keuangan

berhubungan dengan penerimaan Pengendalia n Keluaran

- Bukti

penerimaan bukti

dari catatan

uang. - Pengarsipan bukti penerimaan kas dari pelanggan.

pelanggan,

perusahaan (receipt voucher) hilang /rusak.

6. Pencatatan Jurnal Pengeluaran Kas Risiko yang Dihadapi N/A

- Kesalahan staf billing yang

Pengendalia n Masukan Pengendalia n Proses

Pengendalian yang Dilakukan N/A

- Pengecekan oleh staf yang sama

memasukkan jurnal kurang atau lebih dari yang ada di receipt voucher yang

sebelum jurnal diinput kedalam General Ledger.

jumlahnya bisa signifikan Pengendalia n Keluaran

- Report

maupun tidak. dari Penerimaan Kas

Jurnal atas

- Dokumentasi Receipt voucher yang

telah digunakan menginput Jurnal 38

penerimaan kas tidak sama dengan jumlah tertera pada report Jurnal Penjualan dan Penerimaan Barang.

Penerimaan Kas.

Dari risiko-risiko yang telah dipaparkan pada tabel-tabel sebelumnya, PT. Dunia Kimia Jaya telah melakukan pengendalian aplikasi dari keenam proses Sistem Penerimaan yang ada. Menurut pengamatan penulis, PT. Dunia Kimia Jaya mendapatkan risk exposure yang besar dari kegiatan proses (processing) transaksi dibandingkan dengan kegiatan masukan (input) dan keluaran (output) Siklus Penerimaan. Risiko pada keenam proses tersebut berhubungan dengan aktivitas yang dilakukan staf perusahaan (internal). Sebagai contoh pada proses pertama staf yang memeriksa Credit Limit, Gross margin, dan Nilai Order dapat saja melewatkan PO yang ternyata Credit Limit-nya melebihi yang ditentukan database Credit Limit dikarenakan database belum ter-update maupun memang karena kesalahan staf. Hal tersebut dapat mengakibatkan pelanggan yang terkait akan memiliki saldo piutang yang besar dan akan membuat perusahaan harus mengalokasikan cadangan Piutang tak Tertagih yang lebih besar pada Laporan Laba Rugi dan Net Income yang lebih rendah. Kemudian apabila ternyata Gross margin dari PO tidak diketahui oleh staf CSR, bisa saja PO yang memiliki margin negatif akan dilewatkan tanpa ada konfirmasi dan otorisasi dari

39

Direktur Marketing. Hal ini dapat berakibat kepada turunnya Laba Kotor perusahaan dan Laporan Laba Rugi yang tidak baik. Proses selanjutnya yakni pembuatan DO akan memiliki risiko yang besar apabila jumlah pesanan yang datang lebih besar daripada jumlah persediaan yang dimiliki gudang. PT. Dunia Kimia Jaya akan menghadapi risiko keterlambatan pengantaran pemesanan barang kepada pelanggan sehingga mempengaruhi kepercayaan pelanggan kepada perusahaan. Selain itu walaupun tidak signifikan, pemborosan kertas dapat terjadi apabila staf Gudang menginput dan mencetak DO yang salah kedalam form DO. Pemborosan kertas juga dapat terjadi pada pembuatan Faktur Penjualan dan receipt voucher. Kemudian pemberiaan nomor DO secara manual yang sama kepada beberapa pesanan akan membuat bagian Gudang mendapatkan risiko dimana barang yang keluar akan lebih banyak beberapa kali sesuai dengan banyaknya DO untuk satu pelanggan. Bagian Gudang yang mengeluarkan persediaan yang berlebihan akan mengalami kekurangan stok barang atau apabila stock limit barang melebihi batas maka bagian Gudang akan memproduksi barang lagi. Produksi barang tersebut akan berakibat kepada peningkatan biaya produksi dan akan dapat mengurangi pendapatan pada Laporan Laba Rugi Perusahaan. Hal ini juga dapat terjadi pada pemberian nomor Faktur Penjualan dan receipt voucher oleh staf billing dan kasir. Pemberian nomor secara manual yang sama pada beberapa Faktur Penjualan menyebabkan faktur-faktur tersebut hanya merujuk kepada satu DO. Kalau banyak faktur dikaitkan hanya dengan satu DO, maka perusahaan akan

40

kesulitan untuk dapat melakukan audit trail. Kemudian pada saat pencatatan jurnal Penjualan dan Pengeluaran Barang, maka jurnal akan mencatat pengeluaran barang dan penjualan beberapa kali untuk DO yang sama. Akibatnya pelaporan penjualan pada Laporan Laba Rugi akan meningkat secara fiktif dan persediaan berkurang pada Neraca. Risiko perusahaan akan lebih besar lagi apabila penomoran yang sama pada dokumen terjadi pada dokumen receipt voucher yang berakibat pencatatan pada jurnal Penerimaan Kas yang tidak dapat terlacak darimana sumber dana yang masuk ke perusahaan. Selain risiko dari aktivitas proses, risiko dari aktivitas masukan juga bisa menjadi ancaman bagi perusahaan. Sebagai contohnya adalah bagaimana Purchase Order dari pelanggan yang masuk dapat berupa PO yang tidak resmi yang kemudian diproses. Walau akan melewati pemeriksaan yang cukup, tetap ada peluang PO tersebut untuk terus diproses sehingga akan merugikan perusahaan. Kemudian risiko masukan lainnya datang dari dasar pembuatan faktur penjualan yang hanya berdasarkan oleh DO yang telah ditandatangani oleh pelanggan. Pembuatan Faktur berdasarkan dari DO yang ditandatangani pelanggan saja akan menimbulkan risiko keterlambatan pengiriman Faktur sehingga pembayarannya menjadi mundur dan mengurangi pemasukan kas yang seharusnya. Dari keenam proses Siklus Penerimaan PT. Dunia Kimia Jaya yang telah dijelaskan risk exposure dan pengendalian aplikasinya, penulis berpendapat bahwa pengendalian yang telah dilakukan oleh PT. Dunia Kimia Jaya tidak cukup untuk sebuah 41

perusahaan yang sedang berkembang dan memiliki frekuensi transaksi yang banyak dengan jumlah yang besar. Sistem Penerimaan dengan menggunakan sistem manual (manual processing) hanya akan efektif apabila diaplikasikan untuk perusahaan kecil dengan transaksi yang tidak cukup banyak baik secara frekuensi maupun jumlah dalam satu transaksinya.

IV.4 Siklus Penerimaan Baru (TRADY) PT. Dunia Kimia Jaya Sejak awal tahun 2007 sistem manual lama yang digunakan oleh PT. Dunia Kimia Jaya berganti menjadi sistem yang terintegrasi bernama TRADY. TRADY memiliki beberapa modul transaksi yang salah satunya mendukung proses penerimaan perusahaan. Sistem baru menggunakan TRADY dapat digambarkan sebagai berikut :

42

Siklus Penerimaan Baru (TRADY) PT. Dunia Kimia Jaya

Customer Customer Credit Limit
L CC

Sales Order

SO

DO

RD O

RD O

Membuat Sales Invoice (Faktur)

Faktur

Fa kt ur

Bank
R/K

Membuat Receipt Voucher (RV)

k Ce

Customer RV

RV

SI

Gambar 4.3 DFD Sistem Penerimaan TRADY PT. Dunia Kimia Jaya

PO er tom C us
SO

Membuat Sales Order (SO)

Membuat Delivery Order (DO)

DO

Customer

Delivery Order

DO

Menginput Return Delivery Order (RDO)

RDO

Return Delivery Order

Customer

DO

O RD

SI

Sales Invoice (SI)

KPP

SI

Vat-Out

Receipt Voucher

Customer Credit Limit

Page 1

43

Revenue Cycle (Trady) PT Dunia Kimia Jaya

Customer Sales Representatives
Customer

Gudang
A

Accounting

Customer

Customer Credit Limit Master File

Purchase Order (PO) Customer

Sales Order

Delivery Order DO 2 4 3

Tampilan Credit Limit

Memeriksa Credit Limit, Gross Margin, dan Nilai Order

Inventory Master File

Membuat Delivery Order (DO)

Delivery Order

Menginput RDO

Kasir/Kurir Purchase Order (PO) Customer Delivery Order (DO) Enter Order 2

3 4 5 RDO 4 Inventory Master File

DO 2

Membuat Sales Order

Purchase Order (PO) Customer

Customer Sales Order

Page 1

44

Gambar 4.4 Flowchart Sistem Penerimaan TRADY PT. Dunia Kimia Jaya Siklus Pendapatan baru (TRADY) PT. Dunia Kimia Jaya dimulai ketika pelanggan mereka memesan barang dengan mengirimkan Purchase Order (PO) yang diterima oleh staf Customer Sales Representative (CSR) perusahaan. PO yang

dikirimkan oleh pelanggan dapat berupa fax, email, maupun PO dalam bentuk dokumen asli. Untuk menjamin keaslian daripada PO tersebut, bagian CSR akan melihat validasi dari PO dimana PO yang diterima harus ditandatangani bagian pembelian/pejabat lain serta cap perusahaan pelanggan. PO yang sudah dicek validasinya kemudian akan dilihat Credit Limit, Gross margin, dan Nilai Order dari PO tersebut. Credit limit dibutuhkan untuk melihat apakah seorang pelanggan memiliki piutang (kredit) melebihi batas piutangnya atau tidak. Apabila pelanggan tersebut memiliki piutang lebih daripada yang dibataskan, sistem akan meminta otorisasi kepada Sales Manager untuk melakukan otorisasi di TRADY. Kemudian gross margin adalah selisih antara harga pokok barang dengan floor price dalam persentase. Gross margin tersebut berbeda-beda bagi setiap barang karena sebagian besar transaksi perusahaan adalah transaksi yang jumlahnya tergolong besar sehingga perusahaan harus dapat fleksibel untuk setiap pelanggannya. Jika persentase gross margin lebih rendah dari yang sudah ditentukan (harga jual kepada pelanggan dibawah floor price, maka sistem akan meminta otorisasi kepada sales manager). Lebih ekstrem lagi, jika gross margin negatif (harga jual lebih rendah dari harga pokok barang), maka sistem akan minta otorisasi kepada Direktur Marketing. 45

Sedangkan Nilai Sales Order (SO) akan berhubungan dengan proses selanjutnya yakni dalam proses membuat sales order. Nilai SO ditentukan minimum sebesar dua juta rupiah. Pada saat membuat SO, sistem akan melakukan pengecekan terhadap nilai SO tersebut. Apabila lebih rendah dari yang sudah ditentukan, sistem akan meminta otorisasi kepada sales manager. Apabila telah selesai dilihat ketiga variabel tersebut, maka PO tersebut akan digunakan untuk menginput SO kedalam sistem. Penginputan SO dilakukan oleh bagian CSR dimana orang yang menginput SO kedalam sistem merupakan orang yang berbeda dengan orang memeriksa ketiga variabel sebelumnya (Credit Limit, Gross margin, dan Nilai Sales Order). Sistem dalam TRADY mengatur secara sistematis bagaimana SO dibuat. Sistem akan menuliskan nomor SO menggunakan Computer Generated Running Number dimana sistem akan mengisikan nomor secara urut sehingga nomor yang sama tidak dimungkinkan untuk dipakai dua kali untuk SO yang berbeda. Penomoran secara otomatis ini tidak hanya berlaku untuk SO saja, tetapi juga berlaku kepada seluruh dokumen yang dibuat didalam sistem. Penginput SO akan melalukan verifikasi layar sendiri sebelum menyetujui SO yang diinput. Setelah diinput, SO akan masuk kedalam database sistem yang dapat digunakan setiap saat oleh bagian yang lainnya, sedangkan PO yang telah dibuatkan SO-nya akan diberi tanda bahwa PO tersebut telah diinput serta PO akan dikumpulkan dan didokumentasikan (filing) berdasarkan nama pelanggan. Kadang, bagian CSR juga akan mengkonfirmasi balik akan PO yang diterima kepada pelanggan setelah PO tersebut dibuatkan SO-nya.

46

Bagian Gudang setiap hari akan melihat SO

yang masuk kedalam sistem.

Apabila ada SO/pesanan baru datang, maka petugas dibagian Gudang akan melihat barang yang akan dipesan dan melihat database persediaan barang tersedia didalam Gudang untuk membuat Delivery Order (DO). Pembuatan DO ini dilakukan/ditarik berdasarkan SO yang telah dibuat sebelumnya yakni satu DO hanya bisa dibuat dari satu SO atau DO dari satu SO dapat dibagi menjadi beberapa DO asalkan jumlah kuantitas dalam beberapa DO tersebut tidak melebihi kuantitas yang tercantum didalam SO. Pembuatan DO yang ditarik dari SO ini meminimalkan risiko kesalahan input yang terjadi ketika petugas memasukkan data kedalam sistem. DO yang dimasukkan kedalam database kemudian juga akan dicetak pada form DO sebanyak lima rangkap. Kelima Delivery Order tersebut adalah lembar pertama (Bukti tanda terima langganan), lembar kedua (Bukti Pengeluaran Barang), lembar ketiga (Surat Penagihan Angkutan), lembar keempat (Surat Pengantar), dan lembar kelima (Salinan Bukti Pengeluaran Barang). DO yang telah dicetak kemudian akan diverifikasi dan diotorisasi dengan stempel dan tanda tangan oleh pejabat level manajer di bagian gudang. Lembar terakhir (kelima) dari DO akan diarsip didalam perusahaan berdasarkan nomor urut DO. Sedangkan keempat lainnya akan dikirimkan kepada customer oleh transportir (kurir) bersama dengan barang pesanan. Perusahaan memegang kendali terhadap transportir yang membawa dokumen DO melalui perjanjian karena setelah dokumen tersebut keluar dari perusahaan, maka timbul risiko dari pengiriman seperti kerusakan dokumen akibat kehujanan dan hilangnya dokumen.

47

Empat lembar DO yang dikirimkan kepada pelanggan akan dibubuhkan tanda tangan oleh pelanggan dan dikembalikan tiga rangkap (rangkap 2, 3, dan 4) sedangkan satu rangkap akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pengiriman barang. Satu dokumen DO lembar ketiga akan diberikan bagian Account Payable ke bagian kasir untuk dilakukan pembayaran terhadap transportir. Staf bagian Account Payable yang menerima dokumen DO yang telah ditandatangani pelanggan akan segera memasukkan kedalam sistem. Sistem TRADY akan membuat Return Delivery Order (RDO) berdasarkan dari DO yang dikirimkan. Pemasukan oleh staf Account Payable juga diperlukan apabila barang yang diterima pelanggan ternyata berbeda dengan barang pada DO (pembuatan RDO dilakukan berdasarkan DO didalam sistem). Dokumen DO yang kembali kemudian akan disimpan sebagai arsip. Proses selanjutnya adalah pembuatan Faktur Penjualan (invoicing) yang dilakukan oleh bagian billing. Pembuatan Faktur ini juga tidak perlu melakukan input data kedalam form faktur didalam sistem karena pembuatan faktur ini dilakukan dengan menarik data dari DO dan RDO yang telah dimasukkan sebelumnya. Kalaupun ada field yang kosong itupun hanya untuk remark. Faktur kemudian akan dicetak sebanyak 6 (enam) rangkap yakni lembar pertama (Untuk pembeli BKP/penerima JKP sebagai bukti pajak masukan), lembar kedua (Untuk PKP yang menerbitkan faktur pajak standar sebagai bukti pajak keluaran), lembar ketiga (Untuk KPP dalam hal penyerahan BKP/JKP dilakukan kepada pemungut), lembar keempat (Pelanggan), lembar kelima (Arsip), dan lembar keenam (Arsip). Keenam faktur tersebut lalu diberi tanda tangan oleh pejabat yang berwenang serta cap perusahaan. Lembar satu, empat, dan lima dari 48

faktur penjualan akan dikirimkan kepada pelanggan oleh pegawai perusahaan. Sedangkan lembar kedua akan disimpan oleh perusahaan sebagai bukti PKP yang menerbitkan faktur pajak standar sebagai bukti pajak keluaran, lembar ketiga akan diberikan kepada KPP dalam hal penyerahan BKP/JKP dilakukan kepada pemungut PPN, dan lembar keenam sebagai arsip perusahaan. Terdapat empat cara pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan kepada perusahaan. Keempat cara tersebut adalah pembayaran dengan cek, giro mundur, transfer ke rekening perusahaan, dan pembayaran tunai. Dari keempat cara pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan, cara yang paling umum dilakukan adalah pembayaran dengan menggunakan cek. Pembayaran yang dilakukan dengan cek akan melibatkan bagian kasir sebagai penerima cek tersebut. Cek yang datang ke perusahaan akan dimasukkan oleh bagian kasir tanggal jatuh tempo dari cek tersebut kedalam sistem. Apabila tanggal jatuh tempo cek yang dimaksud sama dengan tanggal jatuh tempo faktur didalam sistem maka pada tanggal jatuh tempo tersebut sistem akan mengkredit saldo AR dan menambah saldo bank. Tetapi apabila berbeda, maka sistem akan masuk kepada cara pembayaran dengan giro mundur. Kalau menggunakan giro mundur, receipt voucher yang dibuat tidak akan memotong saldo kredit AR dan menambah saldo debit bank. Baik pembayaran dengan cek dan giro mundur, pelanggan akan membawakan cek sendiri atau perusahaan akan menagih ke pelanggan menggunakan Bill Collector. Pembayaran ketiga menggunakan transfer rekening bank akan membuat perusahaan harus mengecek rekening koran harian atau rekening koran bulanan dahulu sebelum mengisi receipt voucher pada TRADY. Sedangkan pembayaran tunai juga sama dimana 49

sebelum dibuatkan receipt voucher, bagian Kasir harus menerima dahulu uang tunai dari pelanggan. Cara yang ketiga dan keempat ini biasanya jarang dilakukan oleh perusahaan. Pembuatan receipt voucher ini juga ditarik dari faktur penjualan didalam sistem. Pelunasan yang dilakukan pelanggan juga dapat seluruhnya dibayarkan ataupun sebagian-sebagian apabila jumlah transaksinya besar. Untuk itu receipt voucher dapat dibuat beberapa kali sampai dengan jumlah tagihan pada faktur penjualan terbayar. Kadang pula, antara jumlah tagihan dengan yang dibayarkan berbeda karena pelanggan tidak mau membayar materai, dalam kasus ini perusahaan cenderung menghapuskan saja beban materai tersebut. Receipt voucher yang dibuat kemudian akan dicetak, ditandatangani oleh manajer keuangan dan kemudian akan diarsip berdasarkan bank dan tanggal dibuatnya receipt voucher tersebut. Dalam gambaran flowchart, penulis hanya menggambarkan alur proses pembayaran dengan menggunakan metode yang paling umum digunakan yakni pembayaran yang dilakukan dengan menggunakan cek.

IV. 5 Analisa Pengendalian Aplikasi Siklus Penerimaan Baru (TRADY) Terhadap Siklus Penerimaan Lama PT. Dunia Kimia Jaya Setelah pergantian sistem dari sistem manual (menggunakan aplikasi office biasa) menjadi sistem TRADY, siklus penerimaan baru PT. Dunia Kimia Jaya sedikit banyak mengalami perubahan dan penambahan proses. Dengan DFD, siklus penerimaan baru (TRADY) PT. Dunia Kimia Jaya terdiri dari lima proses besar yakni : Pembuatan Sales Order (SO), Pembuatan Delivery Order (DO), Pencatatan Return Delivery Order 50

(RDO), Pembuatan Faktur Penjualan (Sales Invoice), dan Pembuatan Receipt voucher. Lebih jelas lagi dengan menggunakan diagram alur (flowchart), siklus penerimaan baru PT. Dunia Kimia Jaya terdiri dari enam proses tanpa adanya proses penjurnalan karena proses penjurnalan secara langsung dilakukan oleh TRADY. Aktivitas proses siklus penerimaan menggunakan TRADY adalah :
1. Pemeriksaan Credit Limit, Gross margin, dan Nilai Order 2. Pengisian Sales Order (SO) 3. Pembuatan Delivery Order (DO) 4. Pengisian Return Delivery Order (RDO) 5. Pembuatan Faktur Penjualan (Sales Invoice) 6. Pembuatan Receipt voucher.

Dibandingkan dengan siklus penerimaan lama, siklus penerimaan TRADY melakukan proses yang sama ditambah dengan dua proses baru yakni pengisian SO dan RDO dikurangi input jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas karena proses penjurnalan tidak dilakukan secara langsung melainkan dilakukan seiring dengan pembuatan dokumen-dokumen lain didalam TRADY. Proses pertama adalah pemeriksaan Credit Limit, Gross margin, dan Nilai Order. Untuk input, PO yang datang akan diperlakukan sama seperti siklus penerimaan yang

51

lama dimana PO akan dilihat keaslian, tanda tangan pejabat berwenang dan cap perusahaan. Untuk aktivitas proses, pemeriksaan Credit Limit agak sedikit berbeda dimana pada siklus penerimaan lama PT. Dunia Kimia Jaya, database Credit Limit pelanggan menggunakan Microsoft excel biasa, sedangkan database Credit Limit pada TRADY adalah master file yang sudah ada didalam sistem dimana tanpa adanya master file ini, sebuah transaksi tidak akan bisa dilakukan. Database Credit Limit TRADY akan terus ter-update secara otomatis seiring dengan berjalannya transaksi. Apabila Credit Limit seorang pelanggan sudah mencapai batasnya, maka TRADY akan menolak untuk dilakukan input SO (kemudian) tanpa adanya otorisasi Sales Manager. Perbedaan ini mengeliminasi risiko kesalahan staf CSR yang dapat mengizinkan sebuah PO untuk diproses lebih lanjut dan risiko dari database Credit Limit yang tidak ter-update pada siklus penerimaan lama perusahaan. Untuk Gross margin dan Nilai Order, perusahaan masih menggunakan pemeriksaan manual untuk setiap persediaan yang dijual karena setiap barang

persediaan memiliki persentase gross margin yang berbeda-beda serta nilai order ditentukan tidak boleh kurang dari dua juta rupiah. PO yang telah diperiksa Credit Limit, Gross margin dan Nilai Order akan masuk kedalam proses penginputan SO. Proses ini tidak terdapat pada siklus penerimaan lama perusahaan. Dengan menggunakan TRADY, semua data pada PO akan dimasukkan kedalam SO dan disimpan pada transaction file. Apabila staf bagian gudang akan 52

membuat DO, staf Account Payable memasukkan RDO, staf billing membuat faktur penjualan, dan staf kasir membuat receipt voucher maka data pelanggan tidak perlu dimasukkan lagi dan hanya tinggal menariknya dari transaction file. Proses ini

mengeliminasi risiko kesalahan staf bagian gudang, Account Payable, billing, dan kasir dalam memasukkan data transaksi karena data transaksi sudah dimasukkan dan disimpan didalam transaction file pada saat membuat SO. Penginputan SO juga akan mencantumkan nomor urut SO yang prenumbered (Computer Generated Running Number) sehingga tidak akan ada dua DO memiliki nomor yang sama. Nomor urut dokumen yang diberikan sistem juga berlaku untuk semua dokumen yang dibuat baik yang akan dicetak (DO, Faktur Penjualan, dan receipt voucher) maupun yang tidak dicetak (RDO). Penomoran urut yang diberikan oleh TRADY mengeliminasi risiko penomoran yang sama untuk beberapa dokumen sehingga meminimalisasi risiko pengiriman DO dan barang berkali-kali dengan pelanggan yang sama, pencatatan penjualan dan pengeluaran barang yang akurat, serta menjamin audit trail dapat dilakukan dengan baik. PO yang telah digunakan untuk memasukkan data SO akan diarsip sama seperti yang dilakukan pada sistem lama. Untuk menghindari risiko miskomunikasi antara bagian CSR dengan bagian gudang, maka pembuatan DO yang dilakukan bagian gudang hanya tinggal merujuk kepada SO yang dimasukkan oleh bagian CSR. Informasi yang komplit dimiliki oleh bagian gudang dimana staf bagian gudang dapat membandingkan langsung persediaan barang yang ada didalam gudang dengan permintaan barang langsung dari dalam

53

TRADY (penarikan data transaksi dari SO). Pada sistem yang lama, pencatatan persediaan barang keluar-masuk dibuat menggunakan excel biasa sehingga staf gudang akan membolak-balik data persediaan untuk dibandingkan dahulu dengan email jumlah barang pesanan dari bagian CSR. Risiko kesalahan membandingkan akan menjadi prioritas pertama pada proses ini. Dengan TRADY, walaupun database persediaan dimasukkan secara manual (modul Produksi belum dikembangkan pada saat penulis selesai magang ), sistem TRADY akan memberitahu staf gudang mengenai stok persediaan sebelum DO dibuat dan setelah DO dibuat, jumlah database persediaan akan otomatis berkurang sejumlah persediaan yang tertera pada DO. Proses keempat pada TRADY adalah penginputan Return Delivery Order (RDO) kedalam TRADY yang tidak dimiliki oleh sistem lama perusahaan. Dengan adanya penginputan RDO ini, perusahaan dapat secara akurat mencatat pesanan barang yang kembali kepada perusahaan dan menghindari risiko penagihan yang berlebih pada saat perusahaan membuat faktur penjualan pada siklus penerimaan lama PT. Dunia Kimia Jaya. Pencatatan RDO kedalam TRADY juga akan meng-update Inventory Master File gudang secara otomatis sehingga mengurangi risiko tidak tercatatnya persediaan yang diretur pada sistem lama. Dari data DO dan RDO didalam TRADY, bagian billing akan membuat faktur penjualan. Penarikan data pelanggan dari sistem memudahkan staf billing dalam menginput data pelanggan, menjamin keakuratan data, dan mengurangi risiko salah input. Kemudian juga sistem akan secara otomatis melakukan jurnal setelah data faktur

54

dibuat sehingga staf billing tidak perlu melakukan penjurnalan langsung. Penjurnalan secara otomatis akan mengurangi kesalahan input pada saat jurnal dimasukkan pada sistem lama menggunakan General Ledger. Dan yang terakhir adalah pembuatan receipt voucher pada TRADY. Sistem TRADY akan menarik data faktur yang telah dibuat dan dikirimkan kepada pelanggan. Staf kasir hanya tinggal memasukkan tanggal jatuh tempo cek yang datang dari pelanggan dan menyetujuinya. Sistem secara otomatis akan mencatat penerimaan kas pada tanggal jatuh tempo atau apabila tanggal jatuh tempo cek tidak sama dengan terminnya, maka jurnal akan mencatatkan pada Account Receivable. Dengan adanya otomatisasi ini, selain keakuratan pada saat melakukan jurnal perusahaan dapat memberikan data-data maupun laporan keuangan yang akurat kapan saja manajer atau direktur perusahaan ingin melihat kondisi keuangan perusahaan. Kondisi ini juga meminimalkan keterlambatan penyusunan laporan keuangan apabila menggunakan sistem lama. Secara umum, banyak sekali risiko siklus penerimaan lama yang dapat diselesaikan atau diminimalisasi dengan diterapkannya siklus penerimaan baru dengan menggunakan sistem TRADY seperti yang telah dijelaskan diatas. Untuk perusahaan yang sedang berkembang seperti PT. Dunia Kimia Jaya, pergantian sistem yang belum terintegrasi dan terkomputerisasi kepada sistem terintegrasi dan terkomputerisasi membuat pengawasan yang dilakukan menjadi lebih baik dan dapat meminimalisasi risiko yang diakibatkan dari sistem yang tidak terintegrasi. Penulis menilai bahwa apa

55

yang telah dilakukan oleh PT. Dunia Kimia Jaya dengan mengganti sistem perusahaan secara keseluruhan memberikan manfaat yang besar terutama dalam mengurangi risiko yang diakibatkan dari aplikasi sistem sebelumnya.

IV.6 Analisa Risiko Implementasi Siklus Penerimaan Baru (TRADY) PT. Dunia Kimia Jaya Beserta Pengendaliannya. Pengaplikasian sistem baru PT. Dunia Kimia Jaya dari sistem lamanya bukan hanya mengatasi risiko-risiko yang terjadi pada sistem lama melainkan juga menimbulkan risiko-risiko baru atas sistem yang diaplikasikan saat ini (TRADY). Risiko-risiko tersebut dapat penulis gambarkan sebagai berikut :
1. Risiko Penginputan

Risiko ini terjadi pada saat petugas awal pemasukan data SO (staf CSR) atas suatu pesanan. Pada siklus penerimaan lama, perusahaan tidak memiliki aktivitas memasukkan data SO dan dokumen dimasukkan secara manual. Dengan sistem TRADY, pengkonversian data dari data manual (dokumen PO pelanggan) kepada data digital sangat dimungkinkan terjadi kesalahan. Salah isi field atau salah pilih ID adalah contohnya. Kesalahan tersebut kalau tidak cepatcepat diperbaiki sebelum SO dimasukkan akan menyebabkan data input yang masuk kedalam sistem akan salah. Kesalahan pemasukan data pada saat pembuatan SO tidak akan berhenti sampai dengan disitu karena data transaksi 56

tersebut akan digunakan staf bagian lainnya untuk membuat DO, RDO, Faktur, dan receipt voucher sampai kepada penjurnalannya. Selain kesalahan pada input memasukkan data-data transaksi, risiko lainnya adalah sistem yang terkomputerisasi seperti TRADY akan memudahkan setiap orang untuk melakukan transaksi. Transaksi-transaksi yang tidak terotorisasi (unauthorized) dapat saja terjadi tanpa ada pengetahuan dari manajer atau direktur perusahaan. Sebagai contohnya adalah ketika ada kecurangan antara staf CSR dengan pelanggan untuk meloloskan PO pelanggan yang bermasalah (Gross margin tidak sesuai atau Nilai Order yang kurang). Didalam sistem yang lama, setiap petugas yang membuat dokumen akan melihat kewajaran dari pesanan yang datang. Sedangkan pada sistem baru apabila staf CSR meloloskan PO yang tidak semestinya dimasukkan kedalam sistem TRADY, maka proses selanjutnya pesanan tersebut akan susah untuk dideteksi.

2. Risiko Proses

Menggunakan sistem terkomputerisasi dan terintegrasi seperti TRADY membuat proses membuat dokumen DO, RDO, Faktur, dan receipt voucher menjadi sangat mudah karena hanya tinggal menarik data dan menyetujui dokumen. Proses yang terjadi sangat cepat sehingga apabila data yang dimasukkan ternyata salah, penyebarannya akan sangat luas. Proses dalam sebuah transaksi yang berhubungan dengan data digital akan menghadapi risiko 57

kesalahan program yang dibuat. Risiko ini terjadi dikarenakan sistem TRADY merupakan sistem yang baru diaplikasikan kedalam perusahaan sehingga untuk beberapa saat pengoperasiannya dibutuhkan penyesuaian-penyesuaian yang berhubungan dengan program pengembangan software TRADY.

3. Risiko Keluaran

Keluaran yang dihasilkan oleh sistem TRADY akan bergantung kepada masukan yang dimasukkan dan proses atau program yang dimiliki oleh software TRADY sehingga apabila masukan dan programnya salah maka keluaran seperti laporan keuangan yang dihasilkan akan menjadi bias juga dan sebaliknya apabila masukan dan program untuk memproses transaksi itu benar maka laporan keuangan yang dihasilkan akan menjadi sangat akurat dan relevan. Risiko-risiko yang datang setelah implementasi sistem baru bukanlah risiko yang tidak bisa ditangani dan dikendalikan. Untuk mengantisipasi risiko yang terjadi akibat aplikasi sistem baru, PT. Dunia Kimia Jaya sebaiknya melakukan hal-hal berikut : 1. Pegawai yang melakukan input pertama kali (input SO pada bagian CSR) harus diberikan pelatihan yang lebih banyak dengan baik sehingga dari sekian banyak SO yang dimasukkan kedalam sistem, hanya sedikit maupun tidak ada sama sekali kesalahan yang dilakukan oleh pegawai tersebut. Kemudian untuk

58

mencegah kebosanan yang dialami oleh petugas penginput, perusahaan dapat melakukan rotasi pegawai dalam periode-periode tertentu.
2. Untuk menghindari terjadinya kesalahan didalam program, perusahaan dapat

melakukan program percobaan (pilot project) yang bisa dijalankan untuk satu cabang/pabrik dahulu baru kemudian setelah program tersebut diaplikasikan, dibandingkan antara catatan komputer dan manual (rekonsiliasi akun-akun), dan tidak ditemukan lagi kesalahan program mulai saat input, proses, dan outputnya maka sistem TRADY dapat diaplikasikan kepada cabang/pabrik yang lain. Bila kondisi tersebut tidak dimungkinkan, maka perusahaan dapat melakukan rekonsiliasi akun-akun terkait secepat mungkin dimana periode yang dianalisa dapat dipersingkat sehingga kesalahan program yang ada tidak sampai berjalan terlalu jauh.

59