Professional Documents
Culture Documents
LANGKAH AWAL PENGWUJUDAN FAIL 1 KULIT FAIL PUTIH (Am 435-Pin. 1/80) 2 KERTAS MINIT (Am 6) 3 TALI FAIL HIJAU
KOD DAN TAJUK BESAR BAHAGIAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 PERKARA BESAR PENTADBIRAN BANGUNAN DAN HARTA KELENGKAPAN DAN BEKALAN KEWANGAN PERSONAL PENGURUSAN KURIKULUM PENGURUSAN HEM PENGURUSAN KOKURIKULUM PENGURUSAN MAKLUMAT DAN ICT PENGURUSAN ADUAN KOD 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1000 NOMBOR DAN PERKARA UTAMA 100-1 hingga 100-25 200-1 hingga 200-3 300-1 hingga 300-4 400-1 hingga 400-10 500-1 hingga 500-2 600-1 hingga 600-8 700-1 hingga 700-6 800-1 hingga 800-7 900-1 1000-1 hingga 1000-2
1.
1.2
KLASIFIKASI PERKARASatu proses menghimpunan dokumen mengenai sesuatu perkara di bawah satu tajuk khusus (tajuk utama) dan tajuk-tajuk utama kecil mengikut peringkat-peringkat yang ditetapkan / hierarki tertentu.
CONTOH: Kumpulan Utama Perkara Utama (Level 1) Sub Perkara Utama Aktiviti (Level 2) Sub-sub Perkara Utama - Sub Aktiviti (Level 3) 1.3 KLASIFIKASI PERKARA MENGUKIT FUNGSI DAN AKTIVITI
Klasifikasi ini dibuat berdasarkan kepada perkara fungsi dan kativiti Jabatan Rekod disusun berdasarkan perkara fungsi dan aktiviti utama. Fungsi utama ini kemudiannya dipecahkan kepada fungsi dan aktiviti yang lebih khusus berdasarkan kepada tajuk utama. Klasifikasi rekod-rekod URUSAN AM (Housekeeping) di Bahagian Pentadbiran, Kewangan dan Sumber Manusia.
PENTADBIRAN BANGUNAN DAN HARTA KELENGKAPAN DAN BEKALAN KEWANGAN PERSONAL(SUMBER MANUSIA)
Klasifikasi rekod-rekod Urusan Fungsian(Function) Fungsi asas sesuatu organisasi di bahagian /Unit.
KUMPULAN UTAMA REKOD:PENGURUSAN KURIKULUM PENGURUSAN KOKURIKULUM PENGURUSAN HEM PENGURUSAN MAKLUMAT DAN ICT PENGURUSAN ADUAN
2.
MEMBINA KLASIFIKASI PERKARA DENGAN MENGGUNAKAN BLOK NOMBOR 2.1 LANGKAH MENGENALISA FUNGSI
Analisa fungsi dan aktiviti Bahagian dan Unit Jabatan. Senaraikan kesemua fungsi dan aktiviti mengikut hierarkinya daripada perkara umum kepada yang paling khusus.
MEMBINA TAJUK
Huraikan secara terperingci setiap perkara yang jatuh di bawah sesuatu kategori fungsi. Daripada kategori (siri) umum kembangkan perkara kepada yang khusus, peringkat perkara utama. Daripada level khusus kembangkan kepada perkara yang lebih khusus.
MENYEDIKAN INDEKS
Menyediakan indeks secara manual atau automatic Perkara daripada senarai kata kunci dijadikan perkara pokok. Indeks disediakan untuk tujuan mengesan fail dan dokumen.
2.2
TERAURUS HOUSEKEEPING
{ KLASIFIKASI } 1. 2. 3. 4. 5. PENTADBIRAN BANGUNAN DAN HARTA KELENGKAPAN DAN BEKALAN KEWANGAN PERSONEL (SUMBER MANUSIA) 500 KOD KOD SEK 100 200 300 SK?@SMK?(PENT) SK?@SMK?(PEMB) SK?@SMK?(KDB) 400 SK?@SMK?(KEW)
SK?@SMK?(PERS)
TERAURUS FUNCTIONAL
{ KLASIFIKASI } 6. 7. 8. 9. 10. PENGURUSAN KURIKULUM PENGURUSAN HEM PENGURUSAN KOKURIKULUM PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT PENGURUSAN ADUAN KOD KOD UNIT 600 700 800 900 SK?@SMK?(KURI) SK?@SMK?( HEM) SK?@SMK?( KOKO) SK?@SMK?(PMI)
1000 SK?@SMK?(ADU)
CONTOH :
500 -1 -1 /1 -1 / 1 /1 : : : : Kumpulan Utama PERSONAL (SUMBER MANUSIA) Perkara Utama (Level 1) PEPERIKSAAN Sub Perkara Utama Aktiviti (Level 2) PEPERIKSAAN SUBJEK JABATAN Sub-Sub Perkara Utama Sub Aktiviti (Level 3) PERMOHONAN PEPERIKSAANM SUBJEK JABATAN GRED N17.
3.
PENGKODAN
3.1 Satu proses memberi simbol kepada perkara-perkara yang ditentukan. 3.2 Membina kod klassifikasi fail : Terdapat dua tahap. Peringkat I : - Kod bagi pewujud biasanya singkatan nama - Kod agensi pewujud adalah perkara utama yang perlu didahulukan dalam kerja-kerja mengklasifikasi bagi menunjukkan Unit / Jabatan pewujud. Peringkat II : - Kod bagi perkara fail terdiri dari nombor. 3.3 Penggunaan Simbol :
Tanda sengkang (memisahkan, kumpulan utama dengan perkara utama) Tanda serong (memisahkan tajuk perkara utama dengan tajuk sub perkara utama dan tajuk sub-sub perkara utama) Tanda Perpuluhan (memisahkan unit)
1. KOD 100 1 1/1 1/2 1/3 1/4 1/5 1/6 1/7 1/8 100 2 2/1 2/2 2/3 2/4 2/5 2/6 2/7
PENTADBIRAN PERKARA PENTADBIRAN AM Pemberitahuan Pertukaran Alamat & Telefon (Sekolah) Kebenaran Menjalankan Aktiviti Memo Dalaman Penurunan Kuasa Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (Sek) Permohonan Kenderaan Jabatan / Sekolah Perkhidmatan Kebersihan Bangunan & Kawasan (Sek) Permohonan Penggunaan / Sewa Bangunan SURAT DAN PEKELILING Surat dan Pekeliling Surat dan Pekeliling Surat dan Pekeliling Surat dan Pekeliling Siaran JPN Siaran PPD Siaran Sekolah
KOD 100
MESYUARAT / PERJUMPAAN / TAKLIMAT Mesyuarat Mesyuarat Mesyuarat Mesyuarat Mesyuarat Pengurusan Sekolah (dalaman) Pengetua/Guru Besar Penolong Kanan dan Guru-Guru Kakitangan Sokongan (AKS) Kelompok
KERJASAMA DAN HUBUNGAN LUAR Pertubuhan / Persatuan Persatuan Ibu Bapa & Guru (PIBG) Badan-Badan Bukan Kerajaan (NGO) MGB / MPSM Pilihanraya (SPR) PSPN / BTPN KEPTAN / /
4/2 4/2/1 4/2/2 4/2/3 4/2/4 4/2/5 4/2/6 4/2/7 100 5 5/1 5/2 5/3 5/4 5/5 5/6 5/7 5/8 100 6 6/1 6/2 6/2/1 6/2/2 6/3 6/3/1 6/3/2 6/3/3 6/3/4 6/3/5 6/3/6 100 7 7/1 100 8 8/1 8/2
Lain-Lain Jabatan Biro Angkasa Majlis Agama Islam MPPP / JKR IWK PBA TNB Pejabat Kesihatan PENGURUSAN KUALITI (ISO) Pengurusan Rekod Sistem Fail Audit Dalaman MS ISO Pegawai Bertugas Harian Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan Kawalan Dokumen Audit SIRIM Surat Mesyuarat ISO PERKHIDMATAN DAN PENTADIBRAN HRMIS Pertukaran Guru Staf Sokongan Maklumat Cuti Cuti Peristiwa Cuti Tanpa Rerkod Cuti Belajar / Separuh Gaji / Tanpa Gaji Cuti Bersalin / Perubatan Cuti Haji Lain Lain Cuti KURSUS DAN BENGKEL Ceramah/Kursus/Seminar Kakitangan LAWATAN Lawatan Guru Dan Kakitangan Sokongan Permohonan Lawatan Persendirian.
100 10 10/1
100 11 11/1 100 12 12/1 100 13 13/1 13/2 100 14 14/1 14/2 100 15 15/1 15/2 100 16 16/1 16/2 16/3 100 17 17/1 17/2 100 18
ARAHAN PENTADBIRAN Kebenaran Membuat Kerja Lebih Masa PAKAIAN SERAGAM Pakaian Seragam Kakitangan Sokongan ANUGERAH Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) Anugerah Pingat / Bintang Kebesaran (SULIT) KEBAJIKAN / PERKEMBANGAN STAF Badan Kebajikan Guru Dan Kakitangan Sokongan Sumbangan / Derma KENAIKAN PANGKAT Kenaikan Pangkat Guru Kenaikan Pangkat Kakitangan Sokongan LAPORAN PRESTASI LPNT Pergerakan Gaji Anjakan Gaji LATIHAN / KURSUS Latihan / Kursus Untuk Guru Latihan / Kursus Untuk Kakitangan Sokongan PEPERIKSAAN
18/1 18/2 100 19 19/1 19/2 100 20 20/1 20/2 100 21 21/1 100 22 22/1 22/2 100 23 23/1 23/2 23/3 100 24 24/1 100 25 25/1 25/2 25/3 25/4
Peperiksaan Guru Peperiksaan Kakitangan Sokongan TATATERTIB Guru-Guru Kakitangan Sokongan PENGESAHAN JAWATAN /SKIM PENCEN Guru-Guru Kakitangan Sokongan PERSARAAN Persaraan Wajib/ Pilihan SENARAI TUGAS Guru Guru Kakitangan Sokongan PERJAWATAN Waran / Norma Perjawatan Permohonan Guru Ganti Permohonan Kakitangan Sokongan ISYTIHAR HARTA Perisytiharan/ Perlupusan Harta Kakitangan Sekolah PELBAGAI Jemputan Latihan Praktikum Surat / Sijil Penghargaan & Terima Kasih Jadual Waktu Bekerja
2.
KOD 200
KOD 200 1 1/1 1/2 1/2/1 200 2 2/1 2/1/1 2/1/2 2/1/3 2/1/4 2/2 200 3 3/1 3/1/1 3/1/2
PERKARA BANGUNAN DAN TAPAK Mesyuarat Bangunan Dan Tapak Tanah Maklumat Tanah PENYELENGGARAAN Penyelenggaraan Bangunan Penyelenggaraan Penyelenggaraan Penyelenggaraan Penyelenggaraan Bangunan Sekolah Makmal Komputer Bangunan Asrama Bangunan Pra Sekolah
3.
KOD 300
300 2 2/1 2/2 300 3 3/1 3/2 3/3 3/4 300 4 4/1 4/2 4/3 4/4 4/5
HARTA MODAL ICT Bukan ICT ASET Aset Alih Kerajaan dan Pelaporan Kehilangan Aset Pelupusan Aset Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) PENYELENGGARAAN Mesin Fotostat / Risograf / Faksimili / Mesin Pencetak Komputer Alat Penghawa Dingin Alat Pencegah Kebakaran Kenderaan
4.
KOD 400
1/1/1 1/2 1/2/1 1/3 1/4 1/4/1 1/5 400 2 2/1 2/1/1 2/2 2/3 2/4 2/4/1 2/4/2 2/4/3 2/4/4 2/4/5 400 3 3/1 3/2 400 4 4/1 4/2 4/2/1 4/2/2 400 5 400 6 6/1 6/2 6/3
Mesyuarat JKPKA Anggaran Belanja Mengurus (ABM) Kewangan Laporan Prestasi Perbelanjaan Bantuan Per Kapita (PCG) Waran Waran Peruntukan Pusat Tanggungjawab (PTJ) PERBELANJAAN Nota Minta (RF) Salinan RF Pesanan Tempatan (LO) dan Invois Ganti Bayaran Bayaran Bil-bil Utiliti Kawalan Keselamatan Perkhidmatan Kebersihan Kawasan Pelbagai Tuntutan (Perjalanan, pindah rumah dll) GSTT/KGSK/ Guru Ganti LAPORAN Laporan Prestasi Perbelanjaan Penyata Penyesuaian Bank -ESPKB Laporan Bil Lewat Penyata Penyesuaian Bank Penyata Penyesuaian VOT Penyata Penyesuaian Hasil -Perolehan GAJI GFMAS Imbuhan Tetap KWSP
6/4 6/5 6/6 400 7 7/1 7/2 7/2/1 7/3 7/3/1 7/4 400 8 8/1 8/1/1 8/2
CUKAI PENDAPATAN Bayaran Insentif (BISP/BIPK/BITK dan dll) Imbuhan Tahunan FUND SUWA DAN KERAJAAN Fund Kerajaan 7/1/1 Baucer Bayaran Fund Suwa Baucer Bayaran Fund Asrama Baucer Bayaran Panjar Wang Runcit SURAT KUASA Pernurunan Kuasa (AP69) Kuasa Menerima Wang SUWA / Kerajaan / Asrama Tukar Tandatangan Cek
400 9 9/1 9/2 9/3 9/4 9/5 9/6 400 10 10/1 10/2
AUDIT & LAPORAN Audit Sekolah Audit Nazir Audit Akauntan Negara Malaysia Audit Kementerian / Negara Penyata Kewangan Pemantauan Ke Sekolah (Oleh PPD / JPN) AM Surat-menyurat Kewangan Borang Kewangan
5. KOD
KOD 500
500 1 1/1
1/1/2 1/2 1/2/1 1/2/2 1/2/3 1/2/4 1/3 1/3/1 1/3/2 1/3/3 1/3/4 1/3/5 1/3/6 1/3/7 1/3/8 1/3/9 1/3/10 1/3/11 1/3/12 1/3/13 1/3/14 1/3/15 1/3/16 1/3/17 1/3/18 1/3/19 1/3/20 1/3/21 1/4 1/4/1 1/4/2 1/5 1/5/1 1/5/2 1/5/3 1/6 1/6/1 1/6/2 1/6/3 1/7 Penolong Kanan Penolong Kanan SMK@SK/500-1(No.RS) SMK@SK/500-2(No.RS) SMK@SK/500-3(No.RS) SMK@SK/500-4(No.RS) Guru-Guru SMK@SK/500-1 (No.RS) SMK@SK/500-2 (No.RS) SMK@SK/500-3 (No.RS) SMK@SK/500-4 (No.RS) SMK@SK/500-5 (No.RS) SMK@SK/500-6 (No.RS) SMK@SK/500-7 (No.RS) SMK@SK/500-8 (No.RS) SMK@SK/500-9 (No.RS) SMK@SK/500-10 (No.RS) SMK@SK/500-11 (No.RS) SMK@SK/500-12 (No.RS) SMK@SK/500-13 (No.RS) SMK@SK/500-14 (No.RS) SMK@SK/500-15 (No.RS) SMK@SK/500-16 (No.RS) SMK@SK/500-17 (No.RS) SMK@SK/500-18 (No.RS) SMK@SK/500-19 (No.RS) SMK@SK/500-20 (No.RS) SMK@SK/500-21 (No.RS) -
Ketua Pembantu Tadbir / Ketua Pembantu Makmal SMK@SK/500-1 (No.RS) SMK@SK/500-2 (No.RS) Pembantu Tadbir / Pembantu Makmal / Penyelia Asrama SMK@SK/500-1 (No.RS) SMK@SK/500-2 (No.RS) SMK@SK/500-3 (No.RS) Pembantu Am Pejabat SMK@SK/500-1 (No.RS) SMK@SK/500-2 (No.RS) SMK@SK/500-3 (No.RS) Juru Teknik Komputer/Awam / Elektrik
500 2 2/1
MAKLUMAT CUTI Kenyataan Cuti 2/1/1 Kenyataan Cuti Guru 2/1/2 Kenyataan Cuti Kakitangan
6.
PENGURUSAN KURIKULUM KOD PERKARA MESYUARAT / LAPORAN LAWATAN 1/1 1/2 1/3 1/4 1/5 600 2 Mesyuarat Kurikulum Laporan Kurikulum Laporan Jemaah Nazir Sekolah Pusat Sumber Program Khas PEPERIKSAAN & PENILAIAN
KOD 600
600 1
2/1 2/2 2/3 2/4 2/5 2/6 2/7 2/8 2/9 2/10 2/11 2/12
Peperiksaan UPSR Peperiksaan PMR Peperiksaan SPM /SPMV Peperiksaan STPM Peperiksaan MUET Peperiksaan SPMU Peperiksaan-peperiksaan lain Analisa Keputusan Peperiksaan Pentaksiran Berasaskan Sekolah (PBS) Pengawas / Petugas Peperiksaan Ujian Pengesanan Tahap Pencapaian (UPTP) Sistem Pentaksiran Pendidikan Kebangsaan (SPPK)
600 3 3/1 3/1/1 3/1/2 3/2 3/3 3/4 3/5 3/6 3/7 3/8 3/9 3/10 3/11 3/12 3/13 3/14
PANITIA Panitia Bahasa Melayu Surat Panitia Panitia Panitia Panitia Panitia Panitia Panitia Panitia Panitia Panitia Panitia Panitia Panitia
600 4 4/1 4/2 600 5 5/1 5/2 5/3 5/4 5/5 5/6
KELAS KHAS Pendidikan Khas Pendidikan Pra Sekolah PROGRAM KHAS Pemulihan Linus (Literasi & Numerasi) Nilam Protim ICTL Prosa
5/7 5/8 5/9 5/10 5/11 5/12 5/13 5/14 600 6 6/1 6/2
Permata Pintar KIA 2M (Celik Huruf) Bitara PPSMI j-QAf Kelas Tambahan
JADUAL WAKTU Jadual Jadual Jadual Jadual Waktu Waktu Waktu Waktu Induk Individu Kelas Ganti
SUMBER PENDIDIKAN Pusat Sumber Sekolah Makmal Komputer Pusat Akses Radio / Astro / Schoolnet Teknologi Maklumat & Informasi (ICT)
7.
PENGURUSAN HEM KOD 700 1 1/1 1/2 1/3 1/4 1/5 1/6 PERKARA PENGURUSAN Pengurusan HEM Mesyuarat Pengurusan HEM Laporan Bulanan HEM Perancangan Strategik / Tahunan Kemasukan Murid Kemasukan Murid Warga Asing
KOD 700
1/7 1/8 1/9 1/10 1/11 700 2 2/1 2/2 2/3 2/4 2/5 2/6 2/7 2/8
Pertukaran Dalam Negeri Pertukaran Luar Negeri Berhenti Sekolah SMM Kemasukan Murid Ke Asrama BANTUAN DAN BIASISWA KWAMP Skim Bantuan Baucer Tuisyen Rancangan Makanan Tambahan Skim Pinjaman Buku Teks Bantuan Zakat BKN BKP Lain-lain Bantuan
BIMBINGAN DAN KAUNSELING Pengurusan Bimbingan dan Kaunseling Program-program LAWATAN Lawatan Luar dan Dalam Negeri Lawatan Luar Negara
DISIPLIN Peraturan sekolah Pengurusan Disiplin Sekolah Mesyuarat Jawatankuasa Lembaga Pengawas Sekolah Laporan Disiplin (SSDM) Tidak Hadir ke Sekolah Surat-menyurat
KANTIN Tender / Sebutharga Sekolah Tender Dewan Makan Asrama Mesyuarat Pengurusan Kantin Sekolah Laporan Kantin Sekolah Laporan Dewan Makan Asrama Perjanjian Kantin Sekolah
6/7
8.
PENGURUSAN KOKURIKULUM KOD 800 1 1/1 1/2 800 2 2/1 2/2 2/3 2/4 2/5 2/6 2/7 PERKARA PENGURUSAN KOKURIKULUM Pekeliling / Peraturan / Panduan Pengurusan PERSATUAN IKHTISAS Persatuan Persatuan Persatuan Persatuan Persatuan Persatuan Persatuan Bahasa Melayu Bahasa Inggeris Matematik & Sains Pusat Sumber Agama Islam Bimbingan dan Kaunseling Pencegahan Jenayah
KOD 800
2/8 2/9 2/10 2/11 800 3 3/1 3/2 3/3 3/4 3/5 800 4 4/1 4/2 4/3 800 5 5/1 5/2 5/3 5/4 5/5 5/6
Persatuan Bahasa Arab dan Jawi Persatuan Rukun Negara Kelab Komputer Kelab Teakwando PERSATUAN BADAN BERUNIFORM Persatuan Badan Beruniform -
SENI DAN KEBUDAYAAN Kesenian dan Kebudayaan Aktiviti Warisan SUKAN Pengurusan (JPN/PPD) Prasekolah Pendidikan Khas Sukan Sekolah MSSD / MSSPP / MSSM Lain-Lain Sukan
800 6 6/1 6/2 6/3 6/4 6/5 6/6 6/7 6/8 800 7 7/1 7/2 7/3 7/4 7/5
AKTIVITI Bola Sepak Sepak Takraw Olahraga Bola Baling Bola Jaring Rumah Sukan
9.
PENGURUSAN MAKLUMAT DAN ICT KOD 900 1 1/1 1/2 1/3 1/4 1/5 1/6 PERKARA MAKLUMAT DAN ICT
KOD 900
Penyelenggaraan Peralatan ICT Sistem maklumat Pengurusan Pendidikan (SMPP/EMIS) Mesyuarat / Program Hari ICT SMM / BMM Makmal Komputer Pusat Akses
10.
PENGURUSAN ADUAN
KOD 1000
PERKARA ADUAN PELANGGAN Aduan Awam MAKLUMBALAS PELANGGAN Analisa Maklumbalas Pelanggan Analisa Tahap Kepuasan Pegawai dan Staf Rumusan Dan Analisa Aduan