Tugas Kelompok 2

Pertemuan 5 Bacalah case study di bawah ini:

28 Januari 2009 16:31:00 WIB

Budaya Knowledge Sharing ala PT Pembangkit Jawa Barat

Reporter : MENGELOLA SDM, terlebih dengan jumah ribuan tentu bukan hal mudah. Terlebih sebagai perusahaan yang tersebar di beberapa lokasi dan selalu menuntut penyegaran terus-menerus lewat mutasi dan promosi. Padahal, mutasi, promosi atau habisnya masa tugas pada tenaga ahli bisa memunculkan fenomena knowledge drain. Bagaimana knowledge drain bisa dihindari? Bagaimana menciptakan karyawan sebagai knowledge worker? Terkait dengan hal itu, pengasuh rubrik Lentera Bisnis www.beritajatim.com, I Novianingtyastuti Partner dari Drs J Tanzil & Associates melakukan wawancara khusus dengan Ir.Achmad Zainuri, MT Direktur SDM & Administrasi PT PJB -- didampingi Wisnoe Satrijono, Manager Knowledge Management PT PJB. Berikut hasil wawancaranya: Bagaimana PJB mengelola SDM hingga, mutasi, promosi atau saat ditinggal tenaga ahli pensiun, tidak kehilangan pengetahuan-pengetahuan teknis itu? Mungkin tidak banyak yang tahu bahwa PJB adalah anak perusahaan PT PLN (Persero) yang memproduksi pasokan listrik yang peranannya dalam kehidupan sehari-hari sangat vital. Sebagai perusahaan pembangkit listrik yang besar dan punya unit pembangkit yang terpisah-pisah karyawan PJB memang dituntut teliti dalam melakukan kegiatan produksi. Tidak boleh melakukan kesalahan sekecil apapapun.

Kemampuan mengatasi kesalahan yang pernah terjadi harus jadi pengetahuan berharga. Tujuannya jelas, agar kesalahan tidak terulang lagi. Kita tahu bagaimana mencegahnya. Kesadaran itulah yang mendorong PJB menerapkan Knowledge Management (KM). Kami tidak ingin pengetahuan dan kompetensi yang sangat berharga lepas dari perusahaan seiring dengan mutasi (perpindahan) atau habisnya masa tugas para tenaga ahli (expert) di perusahaan. Management tidak ingin fenomena knowledge drain itu terus berlangsung. Kami harus melindungi pengetahuan itu. Pengetahuan dianggap jadi aset? Betul. Pengetahuan karyawan merupakan aset berharga bagi perusahaan. Pengelolaan asset pengetahuan tersebut dikelola dan didokumentasikan dalam dokumen perusahaan yang dihimpun dalam portal Knowledge Management PT PJB. Pengetahuan itu yang menunjang keunggulan organisasi. Bagaimana KM bisa mencegah knowledge drain itu? Pada masa awal dimulai penerapannya adalah dengan membangun budaya sharing knowledge melalui "Media Klub Pustaka". Selanjutnya mulai dikembangkan di seluruh unit. Tujuannya mengubah paradigma knowledge is a power yang lebih menekankan pada individualistik, menjadi knowledge sharing is a power yang berorientasi pada kolaborasi.

Kegiatan lain, setiap karyawan yang dikirim perusahaan untuk mengikuti pelatihan, sekembalinya di kantor harus men-share ilmu yang telah di dapat kepada rekannya di kantor atau seorang karyawan yang telah membaca buku (ilmu) baru dapat men-share ilmunya kepada rekannya yang lain. Lantas apa nilai hakiki dari KM? Sharing knowledge atau tersebarnya pengetahuan di seluruh organisasi yang dikelola secara optimal adalah nilai hakiki dari KM. Management PJB yakin, untuk bisa menjawab semua

tantangan organisasi harus mampu mengelola intangible asset. Apa itu? Itu adalah competency dan knowledge organisasi menjadi sebuah corporate value.

Peran dari Subdit Knowledge Management adalah sebagai promotor dan fasilitator pembelajaran bagi seluruh karyawan di Kantor Pusat dan Unit-Unit PT PJB. Pada tahap sekarang implementasi knowledge management seperti apa? Kegiatan berbagi pengetahuan tetap kami jalankan. Tapi bentuknya kini lebih fokus, misalnya, membangun CoP (Community of Practices) untuk men-generate problem solving di unit. Jadi pengetahuan yang dibagi bukan hanya teori tetapi juga praktik mengatasi masalah. Untuk melengkapi, kami juga membangun portal KM untuk menampung hasil CoP dan sarana diskusi on-line, menampung database expert dan standar (SOP, manual kerja) di unit. Portal itu telah disusun lebih user friendly sebagai data base knowledge organisasi dan juga sebagai sarana knowledge sharing. Kami juga meng-capture competency expert melalui buku expert. Selanjutnya best practices dari masing-masing unit ini kita sharing ke dalam kegiatan PGD (Peer Group Discussion) yang dikelola KM korporat dan diikuti oleh seluruh unit PJB yang diadakan secara berkala setiap 3 bulan sekali. Dari segi teori penerapan knowledge management sangat mudah. Praktiknya pasti tidak sederhana? Itu pasti, menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan jelas tidak mudah. Tetapi PJB ini termasuk sangat beruntung karena penemuan baru dalam bidang teknologi pembangkitan relatif tidak terlalu cepat dibanding perkembangan teknologi di bidang IT. Sehingga fokus KM PJB adalah "belajar dari kegagalan masa lalu" dan menemukan "best practices" di internal proses bisnis PJB.

Bagaimana membuat program KM bisa diterima semua pihak? Seperti kita tahu tidak mudah merubah budaya organisasi. Namun dengan membangun perubahan pada kelompok kecil (CoP) dan kemudian semua orang melihat manfaatnya, sehingga lebih mudah mentransfer-nya kepada kelompok yang lebih besar (seluruh organisasi). Sosialisasi program kegiatan KM melalui madding dan majalah internal INFO PJB juga turut berperan dalam membuat program KM bisa diterima semua pihak Bagaimana memacu agar semua tingkatan bisa memahami arti penting KM? Untuk memacu itu, PJB melalui pendekatan sistem, yaitu dengan ditetapkannya Key Performance Indicator (KPI) 2008 yang salah satunya adalah mewajibkan kepada seluruh unit untuk mengimplementasikan KM di unit mereka masing-masing, di antaranya mengadakan, mengembangkan memanfaatkan perpustakaan, mengadakan kegiatan sharing pengetahuan, karya inovasi dan lain-lain. Selain itu, setelah dua kali menjadi nominator dalam MAKE AWARD, tahun 2009 ini kami bertekad agar dapat masuk best 10. Yang lain, pemberian reward tertentu kepada pegawai yang menjadi juara dalam lomba karya inovasi, baik di tingkat regional/internal PJB, maupun dalam lomba tingkat nasional PLN. Manfaat apa saja yang sudah dirasakan manajemen dengan penerapan KM? Alhamdulillah banyak sekali manfaatnya. Dari KM, contohnya, perusahaan mampu mendokumentasikan pengetahuan, pengalaman yang didapatkan dari pekerjaan mereka seharihari sehingga dapat dilakukan transfer knowledge, mengingat bahwa ilmu pembangkitan masih sangat langka di Indonesia. Bayangkan jika kami tidak bisa mengambil pelajaran dari pengalaman yang sudah ada, tentu proses produksi tidak efisien. Tiap ada masalah kami harus mulai dari nol. Selain dari segi keuangan akan mahal, hal itu juga berakibat sangat fatal.

Nah dengan menerapkan KM, khususnya dari karya-karya inovasi maupun practice sharing, dihasilkan Standard Operation Procedures baru, serta memperbaiki SOP lama yang perlu dikembangkan. Tentunya hal ini memberikan nilai tambah bagi manajemen dalam pengelolaan bisnis. Demikian juga sebagai salah satu upaya dari internalisasi budaya pembelajar. Membangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman dari SDM yang ada, membantu terbentuknya learning organization. Yang jelas, belajar bukan lagi menjadi hal yang memberatkan bagi setiap insan di PJB. Kesiapan individu untuk belajar adalah modal penting bagi mereka untuk belajar secara berkesinambungan dan melakukan inovasi. Dalam kondisi bisnis yang normal, kami yakin tetap mempunyai competitive advantage. Dan dalam situasi eksternal bisnis yang sekarang pun, improvement dan inovasi cara operasi yang selalu di update diyakini akan membantu kami menghadapi tuntutan perkembangan teknologi yang diperlukan. (*) Sumber: http://www.beritajatim.com/lenterabisnis.php?newsid=445 Pertanyaan: 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan knowledge drain di atas! Jelaskan bagaimana dampak bahaya knowledge drain! 2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan knowledge worker! 3. Knowledge is a power. Jelaskan apa maksudnya! 4. Apakah knowledge itu ada batasnya? Jelaskan! 5. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Community of Practices! Berikan contohnya! 6. Bisakah sebuah perusahaan mencapai maximum best practices sharing? Jelaskan argumen Anda! 7. Portal KM sebaiknya dibuat user friendly. Jelaskan apa yang dimaksud dengan user friendly tersebut!

8. Sebutkan dan jelaskan untung-ruginya seseorang melakukan knowledge transfer di dalam aktivitas sehari-hari perusahaannya! 9. Jelaskan hubungan KM dengan inovasi! 10. Jelaskan apakah KM sama artinya dengan collective learning organization!