Professional Documents
Culture Documents
MODUL 4
ISI MODUL 4
A. Perencanaan Pesan Bisnis B. Pengorganisasian Pesan Bisnis C. Revisi Pesan Bisnis
TUJUAN MODUL
Setelah mempelajari modul 4 mahasiswa diharapkan mampu Mendiskusikan perencanaan pesanpesan bisnis
MATA KULIAH: KOMUNIKASI BISNIS PROGRAM KULIAH SABTU-MINGGU (pksm) FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2004
Tampilan 1 Contoh Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis TUJUAN UMUM
Memberi Informasi Membujuk Kolaborasi
TUJUAN KHUSUS
Menyajikan penjualan bulan lalu kepada manajer pemasaran Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan Membantu unit personalia (sdm) mengembangkan program pelatihan bagi beberapa karyawan baru
Dalam menentukan tujuan komunikasi bisnis perlu diperhatikan apakah tujuan tersebut realistis?, apakah waktunya tepat?, apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?, dan apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi bisnis?. Tahap berikutnya dalam perencanaan pesan adalah analisis audiens (pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi. Hal pertama dalam tahap ini adalah mengembangkan profil audiens yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi audiens, pengenalan siapa audiens, antisipasi reaksi audiens, antisipasi tingkat pemahaman audiens, pemahaman tingkat hubungan komunikator dengan audiens. Hal kedua dalam tahap analisis audiens ini adalah mengupayakan untuk memuaskan kebutuhan informasi bagi audiens. Ini meliputi upaya
oleh
audiens,
antisipasi terhadap
pertanyaan yang tak diungkapkan, fokus pada hal yang dianggap penting Setelah menganalisis tujuan dan audiens, tahap selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut (yang disebut tahap penentuan tema pokok). Setiap pesan bisnis memiliki tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Dan akhirnya, tahap Pemilihan (seleksi) Saluran Komunikasi dan Alat Komunikasi yang akan digunakan adalah tahap berikutnya setelah penentuan tema pokok tersebut di atas. Dalam bisnis, biasanya komunikasi verbal (komunikasi dengan kata) menjadi pilihan utama yang dibantu oleh komunikasi nonverbal. Sementara itu, dalam komunikasi dengan kata (komunikasi verbal) biasanya ada pilihan yang mungkin dipilih yaitu komunikasi kata dengan lisan (berbicara) dan komunikasi kata dengan tulisan (menulis). Bilamanakah komunikasi berbicara lebih tepat dipilih & digunakan dibandingkan dengan komunikasi menulis?, dan sebaliknya? Pilihan mendasar antara berbicara dan menulis tergantung pada tujuan komunikasi (bisnis), analisis audiens, dan pada karakteristik dari komunikasi berbicara dan komunikasi menulis tersebut.
KOMUNIKASI MENULIS
Kita tidak ingin respons segera Pesan Kita sangat rinci dan rumit Kita perlu catatan permanen Kita ingin jangkauan audiens luas
1.
Mendefinisikan dan Mengelompokkan Pokok Pikiran Keberadaan sebuah outline akan sangat berarti bagi kita terutama jika
pesan yang akan kita susun itu berjumlah banyak atau panjang dan rumit. Hal itu disebabkan outline akan membantu kita memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline juga akan menuntun kita untuk mengkomunikasikan pokok pikiran pokok pikiran dengan cara yang lebih sistematis, efektif, dan efisien. Sebuah contoh outline dapat dilihat pada Tampilan 4 berikut. Sebuah outline biasanya terdiri dari: (a) Tema Pokok; (b) Butir-butir Pendukung (c) Ilustrasi dan/atau bukti-bukti.
BUKTI
ILUSTRASI
ILUSTRASI
BUKTI
BUKTI
ILUSTRASI
2.
Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah kita mendefinisikan dan mengelompokkan tema pokok dan
butir pendukung serta ilustrasi maupun bukti, selanjutnya kita dapat memutuskan bagaimana urut-urutannya. Dalam penentuan urutan, kita dapat menggunakan salah satu dari dua cara berikut ini, yaitu: a. Cara Langsung atau Cara Deduksi. Pada cara ini, kita mulai dengan tema pokok, kemudian diikuti dengan butir pendukung, dan akhirnya dikemukakan ilustrasi dan/atau bukti-bukti yang berhubungan dengan tema pokok dan butir pendukung tersebut. Cara langsung biasanya digunakan jika diperkirakan reaksi audiens cenderung positif dan menyenangkan. b. Cara Tidak Langsung atau Cara Induksi. Berbeda dengan cara sebelumnya, pada cara tak langsung ini kita justru mulai dengan ilustrasi dan/atau bukti-bukti, baru kemudian disusul dengan butir-butir pendukung, dan diakhiri dengan mengemukakan tema pokok. Biasanya cara tak langsung ini digunakan jika diantisipasi respons audiens cenderung negatif dan kurang/tidak menyenangkan.
Kedua cara tersebut di atas dapat digunakan baik untuk komunikasi berbicara seperti presentasi dan pidato, maupun untuk komunikasi menulis misalnya surat dan laporan bisnis.
Apakah transisi yang digunakan di antara kalimat dinyatakan secara jelas? Apakah kita sudah memudahkan audiens dalam memahami pesan bisnis Kita antara lain dengan memanfaatkan indentasi, huruf tebal, huruf miring, huruf berwarna, tabel, gambar, dan sebagainya? Hal terakhir yang tak kurang pentingnya untuk dievaluasi dan direvisi bila diperlukan yakni format dari pesan bisnis kita (terutama pada komunikasi menulis). Format atau format penulisan di sini meliputi antara lain format penulisan yang ditata rapi, menarik, bersih, tidak penuh coretan, menggunakan kertas yang berkualitas baik, dan sebagainya. b. Pemilihan Kata yang Tepat Dalam menyampaikan pesan bisnis, peranan kata menjadi sangat penting artinya. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens, bukan saja pemborosan atau membuang waktu, tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. Ada beberapa yang perlu dicermati sehubungan dengan pemilihan kata dalam sebuah pesan bisnis. Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens. Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien). Hindari kata-kata yang bermakna gkita c. Penggunaan Kalimat yang Efektif Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut: (1) Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulis secara tepat. (2) Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara atau penulis. Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham antara mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan. Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB TAFIPRIOS KOMUNIKASI BISNIS
harus
diperhatikan, yaitu:
kesatuan
gagasan,
kepaduan
yang
baik,
penekanan, variasi, paralelisme, dan penalaran. Kesatuan gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok pikiran. Secara praktis sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek, predikat dan plus/minus objek. Kesatuan yang diwakili oleh subjek, predikat dan plus/minus objek itu dapat berbentuk kesatuan tunggal, kesatuan gabungan, kesatuan pilihan, dan kesatuan yang mengandung pertentangan. Contoh: Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang sistem penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal) Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu, tetapi ia merasa kurang cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan) Kita boleh menyusul saya ke tempat itu, atau tinggal saja di sini (Kesatuan Pilihan) Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. Ada bagian kalimat yang memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan, ada yang lebih renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja, asal jangan disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang rapat hubungannya. Contoh: Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi, dengan sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik) Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya kemarin pagi di kebun anjing (Kepaduan tidak baik) Hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan kalimat yang efektif adalah penekanan. Bahwasanya gagasan utama kalimat tetap didukung oleh subjek, dan predikat, sedangkan unsur yang dipentingkan dapat bergeser dari satu kata ke kata yang lain. Dalam komunikasi Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB TAFIPRIOS KOMUNIKASI BISNIS
berbicara
Kita
dapat
mempergunakan
tekanan,
gerak
tubuh
dan
sebagainya untuk memberi tekanan pada sebuah kata. Ada prinsip dalam bahasa bahwa semua kata yang ditempatkan pada awal kalimat adalah kata yang dipentingkan. Berdasarkan prinsip tersebut, untuk mencapai efek yang diinginkan Contoh: Kami berharap pada kesempatan lain kita dapat membicarakan lagi masalah ini. Kalimat di atas menunjukkan bahwa kata yang dipentingkan adalah kami (berharap), bukan yang lain-lain. Jika yang dianggap penting dalam kalimat tersebut, kata-kata yang lain maka kata-kata tersebut dapat ditempatkan pada awal kalimat, dengan konsekuensi bahwa kalimat di atas bisa mengalami perubahan strukturnya, asal isinya tidak berubah. Contoh: Harapan kami adalah agar masalah ini dapat kita bicarakan lagi pada kesempatan lain. Pada kesempatan lain kami berharap kita dapat membicarakan lagi masalah ini. Kita dapat membicarakan lagi masalah ini pada kesempatan lain, demikian harapan kami. Masalah ini dapat kita bicarakan pada kesempatan lain, demikian harapan kami. Variasi, yaitu menganeka-ragamkan bentuk-bentuk bahasa agar tetap terpelihara minat dan perhatian orang, juga merupakan hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan/menyusun kalimat efektif. Variasi dalam kalimat dapat diperoleh dengan beberapa macam cara, yakni variasi sinonim kata, variasi panjang pendeknya kalimat, variasi penggunaan bentuk me- dan di-, dan variasi dengan merubah posisi dalam kalimat. Selain variasi, paralelisme juga perlu diperhatikan pada saat Kita menciptakan sebuah kalimat yang efektif. Paralelisme atau kesejajaran adalah penempatan gagasan yang sama penting dan sama fungsinya ke Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB TAFIPRIOS KOMUNIKASI BISNIS sebuah kalimat dapat dirubah-rubah strukturnya dengan menempatkan sebuah kata yang dipentingkan pada awal kalimat.
10
dalam suatu struktur gramatikal yang sama. Hal yang terakhir yang menjadi perhatian dalam penyusunan kalimat efektif adalah penalaran. Bahwasanya struktur gramatikal yang baik bukan merupakan tujuan dalam komunikasi, tetapi sekedar merupakan suatu alat untuk merangkaikan sebuah pikiran atau maksud dengan sejelas-jelasnya. Di samping itu, dalam kehidupan sehari-hari kita mengalami banyak kenyataan yang menunjukkan bahwa ada orang yang mampu mengungkapkan pendapat dan isi pikirannya dengan teratur, tanpa mempelajari secara khusus struktur gramatikal suatu bahasa. Berarti ada unsur lain yang harus diperhitungkan dalam pemakaian suatu bahasa. Unsur lain adalah segi penalaran atau logika. Jalan pikiran pembicara atau penulis turut menentukan baik tidaknya kalimat seseorang, mudah tidaknya pikirannya dapat dipahami. Yang dimaksud dengan jalan pikiran adalah suatu proses berpikir yang berusaha untuk menghubung-hubungkan berbagai hal menuju kepada suatu kesimpulan yang masuk akal. Ini berarti kalimat yang diucapkan atau ditulis harus bisa dipertanggung-jawabkan dari segi akal yang sehat atau singkatnya harus sesuai dengan penalaran. Bahasa tidak bisa lepas dari penalaran. Tulisan-tulisan yang jelas dan terarah merupakan perwujudan dari berpikir logis. Perhatikan kalimat-kalimat berikut. Tiap bagian kalimat dapat dimengerti, namun penyatuannya menimbulkan hal yang tidak bisa atau sulit diterima akal. Orang itu mengerjakan sawah-ladangnya dengan sekuat tenaga karena mahasiswa-mahasiswa Indonesia harus menggarap suatu karya ilmiah sebelum dinyatakan lulus dari suatu Perguruan Tinggi. Dia mengatakan pada saya bahwa ia telah lulus, tetapi anjing itu tidak mau mengikuti perintah pemburu itu.-
11
DAFTAR KEPUSTAKAAN
Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga. Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Bovee, Courtland L; Thill, Jhon V. 2002. Komunjkasi Bisnis, Prenhallindo, Jakarta Guffey, Mary Ellen, 2006, Bussiness Communication, edisi 4, Salemba Empat, Jakarta,