DEFINICIONES SOBRE LA CALIDAD

Adaptado del procedimiento GCB-001-N1-000 de ECOPETROL

Licitar

1.1. Proceso
Es un conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman entradas en salidas 1. Se
consideran dos tipos de procesos:
1.1.1. Proceso de Industria
Es aquel que tiene contacto directo con el producto que se entrega al cliente externo o a un cliente
interno, en otro proceso. Ejemplos: Comercialización, transporte, logística, etc.

1.1.2. Proceso de Apoyo

Es aquel proceso de servicio y de respaldo a los procesos de industria. Ejemplos: Pedidos,
nómina, compras, personal, servicios administrativos, etc.

1.2. Documento
Es el testimonio evidenciado por cualquier medio, con el que se prueba, se establece o se hace constar
algo. Un documento puede ser o incluir diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnéticas,
fotografías, formatos, entre otros.

Un documento puede pertenecer a cualquiera de las siguientes categorías:

1.2.1. Documentos Propios del Sistema de Calidad

Son aquellos que se generan para describir el sistema de calidad. Por ejemplo, políticas,
procedimientos y guias.

1.2.2. Documentos de Referencia

Son aquellos generados por otros sistemas de calidad u otras dependencias internas o entidades
externas y que pueden ser utilizados como referencias en el sitio de trabajo. Ejemplos: Manual de
Normas Administrativas, Normas Técnicas Colombianas NTC, Estándares ASTM, Norma
Antisimica Colombiana NSR-98 etc.

1.3. Política
Es el marco referencial o lineamiento general emitido por la alta dirección, que orienta para las actuaciones,
conductas o funciones de empleados y dependencias. Por ejemplo: Política de Calidad, Política de
Contratación, Políticas de Seguridad, etc.

1.4. Estándar
Es un documento de origen internacional, nacional o de empresa, que se utiliza como referencia,
comparación o consulta, para reglamentar aspectos técnicos o administrativos de los procesos, productos o
servicios y que puede ser impuesto (de facto) o resultado de un estudio y/o consenso.

En general los Estándares pueden ser de cuatro tipos:

 Norma,
 Especificación,
 Guía y
 Método de Ensayo.

1.4.1. Norma
Es un estándar que regula aspectos administrativos y/o relacionados con las funcionalidad de
dependencias o cargos. Las Normas son de cumplimiento obligatorio. Ejemplos: Normas de
Seguridad, Normas del Sistema de Calidad, Funciones del Departamento de Soporte y Servicios,
Normas de Contratación, Reglamento Interno de Trabajo, Normas de Selección y Contratación de
Personal.

1.4.2. Especificación
Es un estándar en el cual se fijan requisitos tecnológicos o técnicos de procesos, productos o
servicios. Ejemplos: Especificaciones de Materias Primas, Especificaciones de calidad del
ICONTEC, Estándares de Ingeniería, Especificaciones del INVIAS, Planos, Especificaciones para
Transporte de Productos, etc.
1
Definición según NTC-ISO 8402
 1.4.3. Guía
Es una serie de opciones o instrucciones basadas en el consenso de diferentes puntos de vista,
que tiene por finalidad orientar el curso de una actividad sin establecer procedimientos fijos ni
cursos específicos de acción. Ejemplo: Guía para la postulación ante el INURBE, Guía para la
Inscripción en el RUP
1.4.4. Método de Ensayo
ES el documento que contiene procedimientos establecidos para la identificación, medición y
evaluación de una o más cualidades, características o propiedades de un producto, sistema o
servicio y que produce un resultado de ensayo. Ejemplo: Método de Ensayo para la Determinación
de la Resistencia del concreto.
1.5. Procedimiento
Es un documento que describe la secuencia de pasos necesarios para asegurar la correcta ejecución de
actividades de tipo administrativo o técnico. En general, un procedimiento define “qué se debe hacer”,
"quién lo debe hacer", “cuándo” y “en dónde” se debe realizar.

1.6. Instructivo
Es un documento que describe detalladamente la forma “cómo” debe ejecutarse una actividad o tarea, para
asegurar su realización.

Tanto los procedimientos como los instructivos deben especificar las actividades en términos de materiales, equipos,
documentos a utilizar, control de las actividades, formatos a utilizar y registros que deben originar.

1.7. Memorando
Es un documento que comunica, tanto interna como externamente, aspectos de interés relacionados con el
funcionamiento y la administración del negocio de la Empresa y/o de una Dependencia en particular.

1.8. Manual
Es una recopilación organizada y coherente de políticas, estándares o procedimientos que rigen una
determinada actividad para que pueda ser desarrollada en forma metódica y eficiente. Los manuales
pueden ser:

1.8.1. Manual de Normas

Es la recopilación organizada y coherente de Normas que regulan actividades administrativas específicas
de los procesos de apoyo. Ejemplo : Manual de Control Administrativo, Manual de Compras, Manual de
Normas Administrativas, Manual de Contratación, etc.

1.8.2. Manual de Procedimientos

Es la Recopilación organizada y coherente de Procedimientos y/o Instructivos de trabajo afines a un
proceso de industria o de apoyo. Por ejemplo: Manual de Procedimientos de Compras, Manual de
Procedimientos de Contratación, Manual de Procedimientos de Laboratorio, etc.

1.8.3. Manual de Operación

Es la recopilación organizada y coherente de documentos asociados a la operación de una planta, de un
equipo o al desempeño de un proceso de industria. Ejemplo : Manual de Operación de la Planta de asfalto,
Manual de Operación del Cargador Case , etc. Por lo general, un Manual de Operación debe contener las
siguientes secciones, organizadas en volúmenes:

• Volumen I. Información Operacional: Responsabilidades, descripción de procesos, seguridad, limites

de operación, control de calidad y listado de equipos.
• Volumen II. Procedimientos e Instructivos de Operación: Cómo operar en arrancadas, apagadas,
operaciones normales o especiales y procedimientos generales.
• Volumen III. Procedimientos e Instructivos para Atender Emergencias.
• Volumen IV. Procedimientos e Instructivos para Solución de Problemas.
• Volumen V. Manual del Vendedor (opcional).

1.8.4. Manual de Aseguramiento de la Calidad (Caso Especial)

El Manual de Aseguramiento de Calidad2, es el documento que contiene la Política de Calidad y que
describe el Sistema de Calidad en términos de la estructura organizacional, los procedimientos, los

2
En lo sucesivo, este manual se puede referenciar con sus iniciales: MAC
 procesos y los recursos necesarios para implementar la administración de la calidad, de acuerdo con los
requerimientos de la ISO-9000.

Para efectos de Aseguramiento Interno de la Calidad3, los documentos que contengan la Política de Calidad
y/o los que describan los procedimientos del Sistema de Calidad de una Dependencia, pueden considerarse
como derivaciones del Manual de Calidad, en cuyo caso constituyen el Manual de Administración de la
Calidad de dicha Dependencia4.

1.9. Desarrollo de un Documento

Es un proceso mediante el cual se crea, se aplica y se mantiene un documento. Consta de las siguientes etapas:

1.9.1. Borrador
Etapa que comprende la identificación de la necesidad de un documento, la recolección y análisis de la
información pertinente y la elaboración y validación del contenido por parte del personal responsable y/o
autorizado.

1.9.2. Edición
Impresión de un documento de acuerdo con la estructura establecida en la esta Norma.

1.9.3. Revisión
Etapa que comprende la verificación de que lo que está escrito corresponde con lo establecido.

1.9.4. Aprobación
Etapa que consiste en la ratificación o aceptación de que lo documentado corresponde con Políticas,
Objetivos u otros documentos de la organización.

1.9.5. Divulgación o socialización

Etapa que comprende la publicación del documento y la puesta en conocimiento de los usuarios, por
cualquier medio.

1.9.6. Aplicación y Evaluación

Etapa que comprende el empleo de un documento y la comprobación permanente de su vigencia.

1.10. Estado de un documento

Condición referente a la existencia del documento una vez ha sido publicado y divulgado. Los posibles estados son :

1.10.1.Vigencia
Condición de un documento que indica la eficacia y la obligatoriedad de su aplicación.

1.10.2.Suspensión
Condición de un documento que indica la pérdida temporal de su vigencia.

1.10.3.Anulación
Condición de un documento que indica la pérdida de vigencia en forma definitiva.

1.11. Actualización
Proceso mediante el cual un documento se adecua a las condiciones o prácticas actuales, bien sea por la ocurrencia
de un cambio y/o por la necesidad de verificar su validez en intervalos de tiempos definidos.

1.12. Contenido de un Documento

Comprende las secciones de un documento que en esencia son las que describen la razón de ser del mismo. Tal
como se define esta Norma estos secciones son las de “Generalidades” y “Tema”.

1.13. Copia Controlada

Son copias de todos aquellos documentos sujetos al control de su tenencia una vez aprobados.

3
Ver NTC-ISO 8402, defición de Aseguramiento de la Calidad, numeral 1, literales a y b, aseguramiento interno y
externo.
4
Ver NTC-ISO 10013, DIRECTRICES PARA ELABORAR MANUALES DE CALIDAD.
1.14. Copia no Controlada
Son copias de aquellos documentos que se emiten ante solicitud de una dependencia o usuario ocasional de la
misma y que eximen al emisor de la responsabilidad del control de actualización.