GARIS PANDUAN BERKAITAN PEMBAYARAN : WANG PANJAR RUNCIT Proses-Proses yang terlibat di dalam pembayaran panjar wang runcit

adalah seperti berikut: 1) Pusat TanggungJawab(PTJ) Terima Peruntukan Wang Panjar Proses ini berlaku di peringkat Pusat Pengajian / Jabatan (Tindakan oleh Pusat Pengajian / Jabatan) Semua PTJ akan menerima peruntukan permulaan atau rekupan wang panjar daripada Jabatan Bendahari pada setiap awal bulan. Semasa menerima wang tersebut daripada Jabatan Bendahari, pastikan jumlah wang panjar yang diterima adalah pada amaun yang betul. Wang Panjar perlulah disimpan di dalam peti yang berkunci dan disimpan oleh Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional.

2)

Penggunaan / Perbelanjaan Wang Panjar di PTJ Proses ini juga berlaku di Pusat Pengajian / Jabatan. (Tindakan oleh Pusat Pengajian / Jabatan) Wang Panjar yang telah diterima bolehlah digunakan untuk pembelian/pembayaran secara kecil-kecilan untuk kegunaan Pusat Pengajian / Jabatan yang tidak melebihi RM300.00 di dalam satu resit. Walaubagai manapun, wang panjar runcit tidak dibenarkan untuk pembelian /pembayaran seperti berikut : o Sebarang jenis pembayaran emolumen (termasuk gaji, elaun lebih masa dan elaun sara hidup). o Belanja Keraian perlu mendapat kelulusan Naib Canselor terlebih dahulu. o Perbelanjaan yang melebihi RM300.00 di dalm satu resit.

Sebelum menggunakan wang panjar, pastikan peruntukan unutk sesuatu vot yang berkenaan adalah mencukupi. Sekiranya peruntukan sesuatu vot adalah tidak mencukupi unutk menampung penggunaan wang panjar, pihak Pusat Pengajian / Jabatan perlu menghantar permohonan viremen terlebih dahulu. Pastikan staf yang memohon wang panjar mengisi borang permohonan menggunakan wang panjar terlebih dahulu dan diluluskan oleh Dekan / Ketua Jabatan. (Contoh borang telah diberikan rujuk portal UniMAP) Setelah wang panjar tersebut dibelanjakan, staf yang menggunakan wang panjar perlulah mengemukakan resit atau bil sebagai bukti pembelian / perbelanjaan. Semua perbelanjaan wang panjar runcit perlu direkodkan di dalam Buku Wang Panjar serta dimasukkan ke dalam sistem kewangan sebagai Baucer Pembayaran Tunai. Baucer tersebut perlu dikepilkan bersama resit atau bil yang berkaitan. Setiap perbelanjaan, mestilah direkodkan dan dimasukkan ke dalam sistem kewangan pada hari yang sama wang panjar tersebut digunakan. (Untuk memudahkan semakan baki peruntukan dilakukan)

3)

PTJ Mengemukakan Buku Wang Panjar, Baucer dan Resit/Bil Proses ini berlaku di Pusat Pengajian/Jabatan. (Tindakan oleh Pusat Pengajian / Jabatan) Semua Baucer Pembayaran Tunai berserta resit/bil perlulah dikumpulkan dan dihantar bersama-sama dengan Buku Wang Panjar ke Jabatan Bendahari sebelum atau pada 21hb untuk proses rekupan. Pihak Pusat Pengajian / Jabatan tidak perlu menunggu sehingga wang panjar di tangan Pusat Pengajian / Jabatan hampir habis sebelum menghantar untuk proses rekupan.

4)

Semakan di Jabatan Bendahari Proses ini berlaku di Jabatan Bendahari (Tindakan oleh Jabatan Bendahari) Semua Buku Wang Panjar dan baucer-Baucer Pembayaran Tunai yang diterima daripada semua Pusat Pengajian / Jabatan, akan disemak di Jabatan Bendahari dan akan diproses pembayaran rekupan pada setiap akhir bulan.

PENUTUP Kebiasaannya proses pembayaran rekupan wang panjar runcit dilakukan pada setiap akhir bulan dan proses pengagihan wang rekupan pula pada setiap awal bulan. Oleh itu, kerjasama Pusat Pengajian / Jabatan atau staf yang terlibat dalam mematuhi garis panduan ini adalah sangat diperlukan untuk memastikan proses rekupan wang panjar runcit berjalan dengan lancar tanpa sebarang masalah.

CARTA ALIRAN PEMPROSESAN WANG PANJAR (Aliran Proses Di Peringkat Pusat Pengajian / Jabatan sahaja) Mula

Pemberian Peruntukan Wang Panjar Kepada Semua PTJ

Pemberian Peruntukan Wang Panjar Kepada Semua PTJ

Penggunaan / Perbelanjaan Wang Panjar Oleh PTJ

PTJ mengemukakan Permohonan Wang Panjar Bersama Resit/Bil Yang Telah Ditandatangani Oleh Dekan / Ketua Jabatan

Semakan Oleh Jabatan Bendahari

Baucer pembayaran disediakan

Serahan wang tunai kepada PTJ

Tamat