SISTEM MENGAMBIL SEPANJANG MASA

Pada Januari 1997, SPA telah mengadaptasi pengurusan elektronik dalam perkhidmatannya apabila sistem pengambilanberkomputer iaitu Sistem Mengambil Sepanjang Masa (SMSM) diperkenalkan. Sistem ini direkabentuk dan di bangunkanoleh Urusetia Suruhanjaya Perkhidmatan Awam dalam tahun 1995/96, dan dilancarkan oleh Ketua Setiausaha Negara pada21 Disember 1996. Dengan adanya SMSM, ia akan memastikan urusan pengambilan dapat dilaksanakan secara berterusan.

PAKEJ BORANG SPA 8

Selaras dengan pembaharuan sistem pengambilan di bawah SMSM, SPA kini mengeluarkan satu Pakej Permohonan yangmengandungi:-a) Borang SPA 8 (borang permohonan jawatan)b) Buku Panduan Memohon Jawatanc) Panduan Mengisi Borang SPA 8

PENDAFTARAN PERMOHONAN

Pemohon boleh memohon sehingga lima jenis jawatan dengan menggunakan Borang SPA 8 atau Borang SPA8 i melaluiLaman SPA dalam Internet. Maklumat jawatan-jawatan yang ditawarkan telah disenaraikan dalam Buku Panduan MemohonJawatan atau boleh dirujuk dalam Jawatan-jawatan dalam perkhidmatan Malaysia. Pendaftaran permohonan boleh dibuatpada bila-bila masa dan akan sahlaku untuk tempoh satu tahun. Pemohon tidak perlu menunggu iklan disiarkan oleh SPA.Iklan yang disiarkan melalui media hanya sebagai makluman tentang jawatan-jawatan yang ditawarkan.Melalui SMSM, semua permohonan yang lengkap akan didaftarkan di dalam Bank Data berkomputer SPA. Pemohon-pemohon diingatkan supaya mengisi borang dengan teliti dan memohon jawatan yang bertepatan dengan kelayakan yangdiperolehi. Kesilapan mengisi borang menyebabkan calon-calon tidak akan didaftarkan.

JAWATAN YANG BOLEH DIPOHON

Urusan pengambilan bagi tujuan pelantikan yang dilaksanakan oleh SPA adalah bagi jawatan-jawatan yang mensyaratkankelayakan masuk ijazah, diploma dan Sijil Tinggi Persekolahan (STPM).Urusan pengambilan bagi jawatan-jawatan kelayakan Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) telah diwakilkan kuasa oleh SPAkepada semua Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Pengarah Jabatan berkenaan. Kementerian/Jabatan tersebut akanmengiklankan jawatan tersebut di dalam akhbar tempatan dari semasa ke semasa. Pemohon hendaklah berhubung terusdengan Kementerian/Jabatan berkenaan apabila iklan dikeluarkan.Pengambilan untuk mengikuti Latihan Separa Perubatan di Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) juga diuruskan olehSPA. Walaubagaimana pun penempatan ke pusat-pusat latihan setelah calon berjaya menduduki temuduga akan diuruskanoleh KKM sendiri.Tempoh urusan pengambilan dilaksanakanPada umumnya tempoh proses urusan pengambilan adalah tidak lebih daripada lapan minggu daripada tarikh SPAmenerima permohonan pengisian jawatan daripada Jabatan atau Kementerian berkenaan.Cara lain yang boleh digunakan untuk mengemukakan permohonan jawatan dalam SMSMSistem ini juga membolehkan pemohon memohon jawatan melalui Laman Web Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysiadan permohonan akan diproses sebagaimana permohonan yang dikemukakan melalui Borang SPA 8

PROSES TAPISAN

Berdasarkan peraturan sekarang, Kementerian/Jabatan dan Pentadbiran Negeri akan melaporkan kekosongan jawatankepada SPA untuk membuat pengisian. Kementerian/Jabatan akan mengemukakan maklumat-maklumat mengenaikekososongan jawatan tersebut dan kriteria pemohon yang diperlukan kepada SPA. SPA akan memulakan urusanpengambilan dengan menyemak calon-calon yang telah berdaftar dengan SPA. Sekiranya SPA menerima permohonandaripada Kementerian/Jabatan pada 1 Jun 2002, hanya calon-calon yang telah berdaftar dengan SPA sehingga tarikhtersebut sahaja akan dipertimbangkan.Satu proses tapisan akan dijalankan oleh Suruhanjaya untuk memanggil calon temuduga berdasarkan keperluanKementerian/Jabatan. Peringkat tapisan untuk memanggil calon temuduga adalah peringkat yang kritikal dan rumit.Apabila jumlah kekosongan adalah sedikit berbanding permohonan biasanya asas tapisan yang digunakan adalah CGPAatau bidang pengajian/pengkhususan seseorang calon berdasarkan keperluan Kementerian/Jabatan.

Bagi beberapa jawatan di mana jumlah permintaan adalah sentiasa tinggi biasanya tiada dikenakan tapisan ke atas calon.Bagi calon-calon yang mempunyai kelayakan dalam bidang berkaitan, peluang mereka adalah cerah untuk dipanggiltemuduga.

UJIAN

Beberapa jawatan di mana syarat kelayakan adalah terbuka dan sesetengahnya memerlukan bakat tertentu , skimperkhidmatan mensyaratkan calon lulus ujian khas yang ditadbir oleh SPA. terdapat beberapa skop ujian yang ditadbir iaitukognitif, aptitud, bakat, sahsiah dan fizikal.Calon-calon yang lulus ujian khas akan dipanggil temuduga. Bagi memasuki Perkhidmatan pegawai Tadbir dan Diplomatik,calon-calon yang lulus ujian disyaratkan lulus tapisan di 'Assesment Centre' sebelum dipanggil temuduga.

KEISTIMEWAAN CALON KENAIKAN PANGKAT SECARA LANTIKAN

Terdapat Pegawai sedang berkhidmat dan Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) yang layak dipertimbangkan untukmenjawat jawatan yang lebih tinggi mengikut skim perkhidmatan masing-masing apabila memperolehi kelayakan akademikyang tinggi atau lulus Peperiksaan Khas. Keistimewaan bagi calon-calon KPSL ialah sekiranya mereka layak mengikut skimperkhidmatan, mereka akan terus dipanggil temuduga tanpa dikenakan apa-apa tapisan. Walaubagaimanapun mereka perlubersaing dengan calon lantikan terus iaitu perlantikan mereka akan mengikut prosedur dan peraturan yang sama dengancalon-calon lain kerana lantikan mereka bukanlah secara automatik.

TEMUDUGA

Calon-calon yang berjaya melepasi asas tapisan akan dipanggil temuduga oleh SPA. Pusat temuduga yang ditetapkan olehSuruhanjaya selain dari Kuala Lumpur ialah semua ibu negeri di Semenanjung dan juga beberapa pusat temuduga kecilserta ibu negeri di Sabah dan Sarawak. Calon-calon akan dipanggil temuduga seberapa boleh di pusat temuduga yangdipilih atau yang berhampiran. Bagi membantu Lembaga Temuduga, Suruhanjaya biasanya akan menjemput wakil dariKementerian/Jabatan bersama Suruhanjaya mengendalikan temuduga. Ahli Suruhanjaya yang menjadi penemuduga terdiridari kalangan yang mempunyai pelbagai bidang kepakaran seperti Pentadbiran, Pakar Perubatan, Pergigian, Pendidikan,Ahli Sains, Kewangan dan sebagainya. Kesemua penemuduga adalah mahir dalam mengendalikan temuduga berdasarkanpengalaman mereka di sektor awam.

TIPS UNTUK CALON

1) Mengetahui profil jawatan yang ditemuduga2) Pengetahuan berkaitan isu semasa3) Membawa maklumat asas seperti ijazah dan sijil asal serta kenyataan perkhidmatan bagi calon yang sedang berkhidmatdan KPSL4) Datang awalSemua calon yang hadir temuduga dengan SPA akan diberitahu keputusannya sama ada berjaya, simpanan atau pun gagal.Surat Tawaran Perlantikan calon yang berjaya dalam temuduga akan dikeluarkan oleh SPA.

WAWASAN

Untuk Menjadi Sebuah Agensi Awam Yang Terunggul

MISIMenerap Kecemerlangan Untuk Keunggulan

MOTO

Mudah, Cepat & Tepat

Fungsi

Memastikan urusan pengendalian Ujian Khas Memasuki Perkhidmatan Awam dan Peperiksaan Perkhidmatan AwamMalaysia berjalan mengikut ketetapan yang dibuat oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia dan JabatanPerkhidmatan Awam Malaysia

Memastikan Khidmat Sokongan yang berkesan, berkualiti dan cekap disediakan bagi membolehkan setiap aktiviti Urusetiaberjalan dengan lancar selaras dengan dasar dan ketetapan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia

Aktiviti-aktiviti dan Program Unit

UNIT PENGAMBILAN

Menjalankan urusan penyediaan proses temuduga untuk mengikuti latihanSepara Perubatan.Menjalankan urusan temuduga untuk mengikuti latihan Separa Perubatan.Menyediakan Kertas Pertimbangan Suruhanjaya untuk memilih calon latihan SeparaPerubatan dan Kertas Pelantikan Pelatih yang telah tamat latihan ke jawatan tetapuntuk pertimbangan Suruhanjaya.Menawarkan latihan Separa Perubatan kepada calon yang berjaya dan mengeluarkansurat perlantikan kepada pelatih yang telah tamat latihan Separa Perubatan.Melaksanakan pengkomputeran fail menerusi ‘MIS’.Menyedia dan mengirim surat panggilan temuduga Kumpulan Pengurusandan Profesional dan Kumpulan Sokongan 1.Menjalankan kerja-kerja naziran ke Kementerian/Jabatan dan menyediakan laporan.

UNIT PERKHIDMATAN

Menguruskan pengwartaan pelantikan.Menguruskan pengesahan lantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, perlanjutan tempohpercubaan, pemberian taraf berpencen, penamatan perkhidmatan, kembali ke jawatan asaldan penyelarasan dan penetapan gaji.Melaksanakan urusan pengesahan dan berpencen secara bersekali (SAHPEN).Menguruskan pelantikan secara pinjaman, pertukaran perkhidmatan dan pertukaran tetap.Menguruskan pelantikan secara tetap daripada pelantikan bertaraf sementara dan kontrak.Melaksanakan kerja-kerja naziran ke pelbagai Kementerian/Jabatan Persekutuandi Negeri Sabah berdasarkan Perwakilan Kuasa P.U. (B) 392 dan Perwakilan Kuasayang baru mulai 1.9.1996.Melaksanakan pengkomputeran fail menerusi ‘MIS’.Memberikan taklimat mengenai urusan perkhidmatan kepada pelbagai Kementerian/JabatanPersekutuan di Negeri Sabah mengikut permintaan.

UNIT PEPERIKSAAN

Mengurus dan melaksanakan program peperiksaan Lembaga Peperiksaan Perkhidmatan Awam Malaysia mengikut jadual.Mengurus dan melaksanakan program peperiksaan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia mengikut arahan darisemasa ke semasa.Menguruskan taklimat Peperiksaan Perkhidmatan Awam Malaysia.Mengurus dan melaksanakan Peperiksaan Lembaga Peperiksaan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia mengikutSistem Peperiksaan berjadual yang dilaksanakan mengikut pelaksanaan SMSM