Apuntes sobre sistemas de informacin

Definicin: Un sistema de informacin es un conjunto de elementos interrelacionados con el propsito de prestar atencin a las demandas de informacin de una organizacin, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones. (Pea, 2006). Otros autores como Peralta (2008), de una manera ms acertada define sistema de informacin como: conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Teniendo muy en cuenta el equipo computacional necesario para que el sistema de informacin pueda operar y el recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema. Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin. (Peralta, 2008) Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automticas. Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de diskette, los cdigos de barras, los escners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras. Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM). Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base. Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los

plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interfase automtica de salida. Otro autor define que Un sistema de informacin es el sistema de personas, registros de datos y actividades que procesa los datos y la informacin en cierta organizacin, incluyendo manuales de procesos o procesos automatizados. (s/a, 2008). Los sistemas de informacin, de manera general se pueden clasificar de tres formas segn sus propsitos generales, en este sentido Peralta (2008) clasifica los sistemas de informacin en tres tipos fundamentales: (1) Sistemas transaccionales; (2) Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos y (3) Sistemas estratgicos. Sistemas transaccionales: Son Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, entradas, salidas, etc. Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos: Son Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones. Sistemas Estratgicos: Son sistemas de informacin desarrollado en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin. En dependencia del enfoque (tres en total), segn reporta Pea (2006), los sistemas de informacin se pueden agrupar en una cierta clasificacin, que brinda una idea esencial de su estructura y funcionamiento. De acuerdo al elemento principal de proceso de la informacin, los sistemas de informacin pueden ser de tres tipos (Manual, Mecanizadas y Bath): Manuales: cuando el hombre auxiliado por cierto equipo (mquinas de escribir, sumadoras, archivos, etc.) realiza las principales funciones de recopilacin, registro, almacenamiento, clculo y generacin de informacin. Mecanizadas: cuando cierta maquinaria realiza las principales funciones de procesamiento. Para los sistemas mecanizados que hacen uso de un computador, de acuerdo al tipo de interaccin Hombre-Mquina, los sistemas de informacin pueden ser de dos tipos (Batch y en Lnea]: Batch: el usuario proporciona los datos necesarios para la ejecucin de un proceso y espera a que el computador termine la tarea para recibir los resultados; En Lnea: existe un dilogo directo entre el usuario y el computador durante la ejecucin de un proceso.

En cuanto a la organizacin fsica de los principales recursos de procesamiento de datos, los sistemas de informacin pueden ser de tipo: Procesos centralizados: los recursos se encuentran ubicados en un rea fsica determinada, por lo que su acceso se realiza en las misma instalacin o desde lugares retirados, mediante lneas de comunicacin de datos (telefnicas, microondas, satlite, etc.). Proceso distribuido: los recursos se encuentran diseminados en diversos lugares de una zona territorial (ciudad, pas, continente, etc.), por lo que el procesamiento se realiza en el propio lugar donde se originan los datos, existiendo la posibilidad de compartir informacin entre las diversas instalaciones, mediante la informacin de una Red de Comunicacin.
Los sistemas de informacin se encarga de transformar los datos en informacin y se define como un "conjunto formal de procesos operando sobre una coleccin de datos, estructurados de acuerdo con las necesidades de una organizacin, que recopilan, elaboran y distribuyen la informacin necesaria para las actividades de dicha organizacin y para las actividades de direccin y control correspondientes" (Martnez, 2001).

En la bibliografa consultada, nacional e internacional, se muestran diversos ejemplos de sistemas de informacin, en la rama de la cultura en nuestro pas se notifica: GESTCULT versin 1.0: Sistema de gestin de informacin de actividades culturales, diseado bajo demanda del Ministerio de Cultura, el mismo fue diseado haciendo uso, al unsono, de varias herramientas informticas como: MySql versin 4.0, para el diseo de la base de datos y el lenguaje PHP, HTML, CSS y JavaScript, para el diseo de la interfaz de usuario. Este sistema ha sido concebido para su consulta a travs de Internet. (Garca, 2008). En la esfera de la Educacin se reporta en la bibliografa consultada otro ejemplo de sistema de informacin: Sistema de informacin para apoyar la gestin normativa en instituciones de Educacin Superior, desarrollado por un colectivo de investigadores pertenecientes a la Universidad Industrial de Santander, Colombia. (Gmez et all., 2008). El sistema ofrece diferentes facilidades que van a permitir a las instituciones que lo adopten, plasmar su autonoma universitaria y adems les permitir manejar de forma ms eficiente la informacin normativa. El sistema ha sido concebido para su consulta a travs de una intranet. Otro ejemplo lo constituye el sistema de informacin sectorial y a dos niveles (nacional y territorial) creado por el Ministerio de Educacin de Colombia con el objetivo de ser el proveedor oficial de la informacin nacional sobre educacin, a travs de los sistemas SINEB y SNIES, de educacin bsica y superior, respectivamente. (Ministerio de Educacin de Colombia, 2009). En la esfera de la Salud en Cuba, se reporta el sistema de informacin: GESIMED: Sistema de informacin para la red de bibliotecas mdicas en Villa Clara, el sistema fue diseado haciendo uso de herramientas de programacin como MySql, servidor Web

apache versin 1.3, intrprete de PHP, entre otras, el sistema se presenta en formato Web y sustentado por una base de datos. (Estvez et all., 2008). Han sido publicados muchos sistemas de informacin, si tenemos en cuenta que tambin son sistema de informacin los denominados Sistema de Informacin Geogrfica, todos tienen en comn un uso adecuado de la gestin del conocimiento, herramienta fundamental para la creacin de sistemas de informacin. Los sistemas de informacin, segn Pea (2006), tienen 5 elementos importantes, estos son:
y y y y y

Financieros Administrativos Humanos Materiales Tecnolgicos

En la bibliografa consultada, sin embargo otro autor (s/a, 2008a), que contradice lo planteado por Pea (2006), se refiere a que un sistema de informacin consiste en 3 elementos: humano, tecnologa y organizacin. En teora de sistemas, un sistema de informacin es un sistema automatizado o manual que involucra personas, mquinas y/o mtodos organizados de recoleccin, procesos, transmisin, clasificacin y divulgacin de datos. Otro autor desconocido (s/a, 2008b) plantea que un sistema de informacin est compuesto por 6 elementos claramente identificables, tal y como se muestran en la siguiente figura:

Figura 1. Elementos de un sistema de informacin. Las flechas indican el sentido del flujo de informacin.

Los elementos del sistema de informacin, representados en la figura 1, son: (1) Base de Datos: Es donde se almacena toda la informacin que se requiere para la toma de decisiones. La informacin se organiza en registros especficos e identificables; (2) Transacciones: Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro especfico de Informacin;

(3) Informes: Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o ms registros y/o informacin de tipo estadstico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de bsqueda y seleccin definidos. Los restantes elementos de un sistema de informacin son: (4) Procesos: Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lgica predefinida, obtienen informacin de la base de datos y generan nuevos registros de informacin. Los procesos slo son controlados por el usuario (de ahi que aparezca en lnea de puntos); (5) Usuario: Identifica a todas las personas que interactan con el sistema, esto incluye desde el mximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadsticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la informacin al sistema y (6) Procedimientos Administrativos: Corresponde al conjunto de reglas y polticas de la organizacin, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la Base de Datos.

1. CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN

DEFINICIN DE SISTEMA

Un Sistema es un conjunto de partes que estn integradas con el propsito de lograr un objetivo.

Un conjunto de partes. Un sistema tiene ms de un elemento. Un volante no es un sistema, pero es una parte vital de un sistema muy conocido que se llama automvil.

Partes integradas. Debe existir una relacin lgica entre las partes de un sistema. Los sistemas mecnicos y electrnicos, como son las lavadoras los juegos de video, tienen muchos componentes que trabajan juntos. Un sistema de administracin de personal cuenta con procedimientos integrados para contratar y adiestrar empleados.

El propsito de lograr algn objetivo en comn. El sistema se disea para alcanzar uno o mas objetivos. Todos los elementos del sistema deben estar ligados y controlados de manera que se logre el objetivo del sistema. Si definimos al sistema como un conjunto de elementos ntimamente interrelacionados, podemos agregar que los sistemas artificiales casi siempre han sido creados para alcanzar propsitos u objetivos y son, por tanto, sistemas orientados y, como tales, de naturaleza teleolgica por lo tanto un sistema es un plan diseo o mtodo de organizacin cuya finalidad es lograr algn propsito.

Otras dos caractersticas fundamentales de los sistemas son los siguientes:

a) Sinergia, o sea el sistema tomado globalmente posee propiedades que no tienen sus partes, tomadas individualmente. Esto es, el sistema tiene una capacidad de actuacin mayor o menor que la de la suma de sus partes.

b) Equifinalidad, es decir, la posibilidad de utilizar diferentes caminos o medios para llegar a un mismo fin, lo cual le permite una gran variedad de comportamientos. Un sistema de informacin recoge, procesa, almacena, analiza y difunde informacin para lograr un objetivo especfico. Adems tambin se lo puede definir como un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos, que escoge, almacena y recupera datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de informacin a todos los niveles de la organizacin: nivel inferior, nivel medio y nivel superior. Nivel inferior (operativo): la informacin que se requiere en este nivel, debe difundir con facilidad el estado y actividades actuales dentro de las funciones bsicas del negocio. Con ello se toman decisiones rutinarias, como la cantidad de materias primas requeridas, reabastecimiento de inventario, etc. Nivel medio: Las decisiones que se toman en este nivel requieren de mas tiempo y experiencia. La informacin que se necesita implica la revisin de resmenes y anlisis de datos histricos que permiten planificar y controlar operaciones e implementar polticas que han sido formuladas por la administracin superior. Nivel superior: Se toman decisiones a largo plazo que generalmente son impredecibles y se relacionan con actividades pasadas, presentes y algunas veces futuras, por lo cual se requiere de mayor experiencia y buen juicio. La informacin que se requiere en este nivel debe detallar todas las operaciones de la compaa y sus departamentos, las cuales se encaminan hacia la planificacin estratgica, la asignacin de recursos y la formulacin de polticas.

OBJETIVOS

Puede decirse que un sistema tiene dos tipos de objetivos: los intrnsecos y los asignados. Los objetivos intrnsecos son los propsitos que el sistema adquiere con su propia conformacin y que constituye parte de su naturaleza. Generalmente se trata de propsitos muy bsicos, derivados de la forma de interaccin de sus partes.

Los objetivos asignados son los que se imponen al sistema o una modificacin al mismo, para que realice las funciones necesarias a fin de lograr un objetivo. DEFINICIN DE SISTEMA DE INFORMACIN Y ACTIVIDADES BSICAS.

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Un Sistema de Informacin es el Conjunto total de procedimientos, operaciones, funciones y difusin de datos o informacin en una organizacin.

Las tres partes fundamentales de un sistema de procesamiento electrnico de datos son el sistema de computacin, el sistema de numeracin y el sistema Operativo. Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

y y y y

El equipo computacional, es decir, el hardware es necesario para que el sistema de informacin pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo perifrico que puede conectarse a ellas. El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema, alimentndolo con datos o utilizando los resultados que genere. Los datos o informacin fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que necesita l sistema de informacin para generar como resultado la informacin que se desea. Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la parte del software del sistema de informacin que har que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIN

Un Sistema de Informacin realiza cuatro actividades bsicas: almacenamiento, procesamiento y salida de informacin. A continuacin se definirn cada una de estas actividades.

Entrada de Informacin. La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automticas. As, un Sistema de Control de Clientes podr tener una interfase automtica de entrada con el Sistema de Facturacin, ya que toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturacin como entrada al Sistema de Control de Clientes. Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de disquete, los cdigos de barras, los escner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratn, entre otras. Almacenamiento de informacin. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la sesin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de almacenamiento.

Procesamiento de Informacin. Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de

decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base.

Salida de Informacin. La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interfase automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesados de los clientes.

A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Informacin de Control de Clientes:

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Informacin se pueden observar en el diseo conceptual ilustrado en la figura 1 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN Algunos de los principales objetivos de los sistemas de informacin, son: 1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomas decisiones acertadas y mejorar la relacin entre los recursos de la empresa. 2. Garantizar informacin exacta y confiable, as como su almacenamiento de tal forma que este disponible cuando se necesite. 3. Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeacin, control y toma de decisiones en sus empresas.

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN La clasificacin de los sistemas de informacin se realiza teniendo en cuenta sus caractersticas similares. Esta clasificacin permite identificar diferentes sistemas, analizarlos, plantear nuevos sistemas etc. entre las clasificaciones se encuentran: 1. Por estructura organizacional: se clasifican a lo largo de lneas estructuradas. Dentro de estos se encuentran los sistemas para divisiones, departamentos, unidades de operacin e incluso para empleados individuales. 2. Por rea funcional: para todas las tareas rutinarias o repetitivas que se desarrollan en la empresa y que son esenciales para la operacin de la organizacin. Ejemplo: sistema de informacin contable, sistema de informacin de comercializacin, sistema de informacin de recursos humanos. 3. De acuerdo con la ayuda brindada: apoyan a los gerentes en la toma de decisiones o a empleados administrativos al momento de entregar un informe. Ejemplo graficas, tablas, etc.

Cristobal Rojas