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DOCUMENTOS COMERCIALES OBJETIVOS: La lectura de esta unidad le permitir lograr: Explicar la funcin de cada uno de los diferentes tipos de documentos comerciales que existen. Explicar quin confecciona cada documento comercial, y quin se queda con el original y con el duplicado. Explicar los distintos tipos de factura que existen y las diversas formas de emisin de pagars y de cheques. Saber realizar ejercicios de resumen de cuenta. MAPA CONCEPTUAL DOCUMENTOS COMERCIALES

Qu son los documentos comerciales y cules son?

Nota de compra o nota de pedido Nota de venta Factura, ticket, vale. Remito Nota de dbito Recibo, pagar, cheque Nota de crdito Resumen de cuenta Recibo, pagar, cheque. Boleta de depsito

Funcin de cada uno de estos documentos comerciales, quien lo confecciona y para quien queda el original y para quien el duplicado.

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Boleta de depsito

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1. 1.1.

DOCUMENTOS COMERCIALES

Definicin de documentos comerciales y documentacin

Los documentos comerciales son los comprobantes o justificacin de las operaciones o contratos realizados por la empresa. La documentacin es la totalidad de documentos comerciales legales que tiene una persona o empresa como constancia de las operaciones que realiz. Los documentos se presentan, generalmente en talonarios numerados, con duplicados, en textos ya impresos con determinados datos y espacios en blanco para completar de acuerdo a la circunstancia. Se pueden confeccionar por duplicado o triplicado, para que cada persona que intervenga en la operacin, tenga su ejemplar. 1.2. Importancia de la documentacin

La documentacin tiene para cualquier persona o empresa una gran importancia, tanto desde el punto de vista contable, como jurdico. Contablemente, la documentacin tiene una doble importancia: - Es la fuente de informacin y recuerdo de las operaciones realizadas, para poder llevar la contabilidad. - El respaldo de los registros que se realizan, en caso de errores, diferencias, control e inspecciones. Jurdicamente, la documentacin es prueba de las operaciones hechas y sus detalles. En caso de desacuerdo, discusin o juicio, la documentacin prueba objetivamente lo que afirma una persona por encima de su palabra. Dada la importancia, los documentos comerciales deben ser conservados durante 10 aos a partir de la fecha de la operacin. 1.3. Requisitos generales de la documentacin

Existen requisitos que son comunes a casi todos los documentos, que son los siguientes: Emisin por duplicado. Fecha de emisin. Nombre del documento. Nmero del documento (numeracin correlativa y preimpresa). Datos de las personas que intervienen en la operacin: - Comprador y vendedor (una factura). - Deudor y acreedor (un pagar). - Propietario e inquilino (un recibo).

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Adems de lo ya indicados, cada documento posee sus requisitos propios; y se da mucha importancia a los siguientes: - Clave nica de identificacin tributaria (C.U.I.T.) del comprador y vendedor, con la cual estn inscriptos en la AFIP (Administrador Nacional de Ingresos Pblicos), antes conocida como DGI (Direccin General Impositiva). - Categora de IVA, nmero de ingresos brutos. 1.4. Clasificacin de la documentacin Segn su origen: De origen interno: Son para uso interno. Los comprobantes internos estn generalmente en sus talonarios: son en general duplicados o talones con nuestro membrete o firma y estn dirigidos a diferentes personas, empresas, etc. Corresponden a las operaciones en las que nosotros debimos extender y dar el comprobante a los dems (como las ventas, los cobros, emisin de cheques, pagars), de uso interno memorandum. De origen externo: Los comprobantes externos o recibidos tienen la caracterstica de que estn sueltos o agrupados en algn broche, caja o carpeta; en general son originales de diversos formatos y tamaos. Poseen distintos membretes y firmas, pero estn todos dirigidos a la persona o empresa donde trabajamos. Corresponden a las operaciones en las que las dems personas, empresas, etc., debieron extendernos y darnos el comprobante a nosotros (compras, pagos, depsitos, etc.). Segn el tipo de negociacin que reflejan: De compras. De ventas. De cobros. De pagos. Etc. Trabajo prctico N 1 A. Responda con sus palabras las siguientes preguntas: 1. Qu son los documentos comerciales? 2. Qu importancia poseen los documentos comerciales? 3. Cmo se clasifican los documentos comerciales? 1.5 Clases de documentos comerciales

En el comercio se utilizan diferentes documentos comerciales. Lo ms importantes estn detallados en el siguiente cuadro. Recordemos, que generalmente se confeccionan por duplicado para que quede un ejemplar para el vendedor y otra para el comprador.

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DOCUMENTO NOTA DE COMPRA O DE PEDIDO NOTA DE VENTA

FUNCIN SE EMPLEA PARA TOMAR PEDIDOS DE LOS CLIENTES. ACEPTAR EL PEDIDO REALIZADO POR EL CLIENTE CONFIRMA LA ENTREGA DE MERCADERAS AL COMPRADOR. COMPRUEBA LAS COMPRAS O VENTAS REALIZADAS, DONDE SE DETALLA LA CANTIDAD, EL PRECIO UNITARIO, EL PRECIO TOTAL Y LAS CONDICIONES DE PAGO. COMPRUEBA LAS COMPRAS O VENTAS AL CONTADO PARA OPERACIONES DE BAJO MONTO. COMPRUEBA AQUELLAS SALIDAS DE CAJA IINTERNAS QUE NO TIENEN CONSTANCIA EXTERNA. COMUNICA EL AUMENTO DE LA DEUDA EN CUENTA CORRIENTE COMERCIAL. COMUNICA LA DISMINUCIN DE LA DEUDA EN UNA CUENTA CORRIENTE COMERCIAL. COMUNICA PERIDICAMENTE AL COMPRADOR SOBRE LAS OPERACIONES REALIZADAS EN LA CUENTA CORRIENTE COMERCIAL. COMPRUEBA UN PAGO REALIZADO. MANIFIESTA UNA PROMESA DE PAGO. ORDENA AL BANCO QUE LE PAGUE A LA PERSONA QUE POSEE EL CHEQUE. DEJA CONSTANCIA DE LOS DEPSITOS DE DINERO Y/ O CHEQUES EN UNA CUENTA BANCARIA.

QUIEN LO CONFECCIO NA COMPRADO R VENDEDOR

EL ORIGINAL O CUERPO ES PARA.......... VENDEDOR COMPRADOR VENDEDOR ( FIRMADO POR EL COMPRADOR)

EL DUPLICADO O TALN ES PARA......... COMPRADOR VENDEDOR COMPRADOR (PUEDE HABER UN TRIPLICADO QUE ES PAR EL TRANSPORTISTA).

REMITO

VENDEDOR

FACTURA

VENDEDOR

COMPRADOR

VENDEDOR

TICKET

VENDEDOR

COMPRADOR

QUEDA REGISTRADO EN LA MEMORIA DE LA MQUINA.

VALE

NOTA DE DBITO NOTA DE CRDITO

VENDEDOR

COMPRADOR

VENDEDOR

VENDEDOR

COMPRADOR

VENDEDOR

RESUMEN DE CUENTA RECIBO PAGAR

VENDEDOR EL QUE COBRA EL QUE DEBE PAGAR ( DEUDOR) EL QUE PAGA EL DEPOSITANT E EN EL FORMULARI O QUE LE DA EL BANCO.

COMPRADOR

VENDEDOR

EL QUE PAGA ACREEDOR ( EL QUE VA A COBRAR) EL BENEFICIARIO QUE LO ENTREGA O DEPOSITA PARA SU COBRO.

EL QUE COBRA DEUDOR (EL QUE VA A PAGAR). EL FIRMANTE (EL QUE PAGA).

CHEQUE BOLETA DE DEPSITO O NOTA DE CRDITO BANCARIA

BANCO.

DEPOSITANTE

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1.5.1.

Nota de compra o nota de pedido

Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderas al vendedor, indicando condiciones de pago y forma de entrega. 1.5.1.1. Requisitos Lugar y fecha de emisin. Nombre y nmero de orden de comprobante. Nombre y domicilio del comprador y del vendedor. Nmero de C.U.I.T.; Ingresos Brutos; Fecha de inicio de actividades y condicin frente al I.V.A. del emisor. Nmero de C.U.I.T. y condicin frente al I.V.A. del destinatario. Detalle de las mercaderas solicitadas. Condicin de pago y entrega. Firma del comprador o encargado de compras. Datos de la empresa que imprime el documento, habilitacin municipal, fecha de impresin y numeracin de los documentos impresos. Debe aclararse que es documento No vlido como factura y colocar la letra X. Modelo de nota de compra A travs de un ejercicio explicaremos cmo se utilizan los documentos comerciales y sus requisitos. La librera EL SOL de Gabriela Rivero, con domicilio en Thompson 1560, I.V.A Responsable Inscripto, CUIT N 27- 15288574- 8, Ingresos Brutos N 555100 07, enva una nota de compra al mayorista ALEP de Romn Prez, con domicilio en Coln 254, I.V.A Responsable Inscripto, CUIT N: 30- 24578584 9, los siguientes artculos: 60 cajas de lpices a $ 1.20 c/ u, 50 cuadernos a $ 0.50 c/u. Forma de pago: Cta. Cte.
LIBRERA " EL SOL" X De Gabriela Rivero Thompson 1560 Baha Blanca Resp. Insc. Seor (es): ALEP Domicilio: Colon 254. Localidad: Baha Blanca. CUIT N: 30- 24578584 -9 Remitimos a Ud (es) el siguiente detalle: Cantidad Detalle 60 Cajas de lpices 50 Cuadernos N 00000011 Documento no vlido como factura BAHA BLANCA. 1 de mayo de 2000 CUIT: 27- 15288574- 8 ING. BRUTOS: 555100 -07 Inicio de actividades: 7-9-97 NOTA DE COMPRA

Precio Unitario 1.2 0.5

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Imprenta: PARASOL CUIT N 30 -42585522-4 Fecha de impresin: 1-9-97 Habilitacin municipal N 30.459 desde 0000001 al 0000004000 Uso didctico Original Duplicado

1.5.2 Remito Es el documento que confecciona el vendedor y acompaa la entrega de las mercaderas vendidas. 1.5.2.1 Requisitos Lugar y fecha de emisin. Nombre y nmero de orden de comprobante. Nombre y domicilio del Vendedor y del Comprador. Nmero de C.U.I.T.; Ingresos Brutos; Fecha de inicio de actividades y condicin frente al I.V.A. del emisor Nmero de C.U.I.T. y condicin frente al I.V.A. del destinatario. Detalle de las mercaderas solicitadas. Lugar de entrega. Medio por el cual se envan las mercaderas. Firma de la persona que recibe las mercaderas. Fecha de emisin del formulario, Nombre y Nmero de C.U.I.T de la Imprenta que confecciona el modelo de formulario, Habilitacin Municipal y numeracin de los documentos impresos. Debe aclararse que es un documento No vlido como Factura y colocar la letra X. Modelo de remito Se emite con la letra X, con la aclaracin Documento no vlido como factura. Siguiendo con el ejemplo anterior: La librera mayorista ALEP de Ramn Prez, RI, N CUIT: 30- 24578584 - 9, INGRESOS BRUTOS: 444500-7, confecciona el remito a la librera EL SOL, envindole los artculos solicitados. Cuando la librera EL SOL recibe la mercadera debe firmar y aclarar la firma en el remito para confirmar que recibi lo que pidi.
1.5.2.1.1
LIBRERIA ALEP" X REMITO N 00000031 Documento no vlido como factura BAHA BLANCA. 1 de mayo de 2000 CUIT N: 30- 24578584 -9 ING. BRUTOS: 444500-7 Inicio de actividades: 7-9-97

De Ramn Prez Colon 254 Baha Blanca R. I. Seor Librera "EL SOL" (es): Domicilio: Thompson 1560. Localidad: Baha Blanca. CUIT N 27- 15288574- 8 Remitimos a Ud (es) el siguiente detalle: Cantidad Detalle 60 Cajas de lpices

Precio Unitario 1.2

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50 Cuadernos 0.5

Forma de envo: Por flete EXPRESS Lugar y fecha de entrega: Thompson 1560, 15/9/01 Recib (mos) conforme: Gabriela Rivero Aclaracin de la firma: Gabriela Rivero Imprenta: PARASOL CUIT N 30 42585522-4 Fecha de impresin: 1-9-97 Habilitacin municipal N 30.459 desde 0000001 al 0000004000 Uso didctico Original Duplicado

1.5.4.

Factura y sus requisitos.

Es el documento que entrega el vendedor al comprador comunicndole el importe de las mercaderas vendidas o prestacin de servicios a crdito a al contado. Todas las facturas, as como los remitos, deben tener determinado diseo y cumplir con los requisitos establecidos por la ex - Direccin General Impositiva (AFIP), que entr en vigencia a partir del 1 de enero de 1992, a travs de la resolucin general n 3.419. El tamao mnimo que deben tener es de 15 cm de ancho por 20 cm de largo. La principal diferencia entre el remito y la factura radica en: a) la letra que encabeza el comprobante en el centro; en los remitos es la letra X, y en las facturas pueden ser: A, B O C. La letra depende de la categora del emisor respecto del Impuesto al Valor Agregado I.V.A.-; b) La inscripcin en tipografa pequea en el remito, que dice: Documento no vlido como factura. La resolucin mencionada efecta una clasificacin de los comprobantes a emitir partiendo de la categora de los sujetos que intervienen en la operacin:
EMISOR RESPONSABLE INSCRIPTO RECEPTOR RESPONSABLE INSCRIPTO. RESPONSABLE NO INSCRIPTOS. CONSUMIDOR FINAL. EXENTO. RESPONSABLE MONOTRIBUTISTA NO RESPONSABLE. TIPO DE COMPROBANTES FACTURAS A (DISCRIMINA IVA).

RESPONSABLE INSCRIPTO EXENTO RESPONSABLE MONOTRIBUTISTA NO RESPONSABLE RESPONSABLE NO INSCRIPTO

FACTURAS B (NO DISCRIMINA IVA).

CUALQUIER RECEPTOR

FACTURAS C ( NO DISCRIMINA IVA)

Datos que debe contener el comprobante

EMISOR RECEPTOR

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Contabilidad- Camino al Sur Preimpresos Nombre y Apellido. Razn social. Domicilio comercial. N DE CUIT. N DE Ing. Brutos. Leyenda: IVA RI. IVA RNI. IVA NO RESP. IVA EXENTO. A Completar Fecha de emisin N de Remito ( vinculado con la operacin)

R. Inscripto R. No Inscripto Exento Domicilio comercial. N de CUIT. N de Ing. Brutos. Leyenda: IVA RI. IVA RNI. IVA NO RESP. IVA EXENTO (Segn corresponda).

Consumidor final Leyenda Consumidor final. Si la operacin es igual o mayor a $ 1.000 se indican los datos del receptor.

Recordemos que el CUIT, es la Clave nica de Identificacin Tributaria otorgada por la DGI. Cada comprobante debe tener numeracin: Preimpresa. Consecutiva. Progresiva. Debe constar de 12 dgitos, de los cuales: Los 4 primeros identifican el lugar de emisin del comprobante. Los 8 restantes se asignan al nmero del comprobante. Trabajo prctico N 2 A. Responda con sus palabras las siguientes preguntas: 1. Qu funcin cumple la factura? 2. Qu funcin cumple el remito? Quien se queda con el original y quien con el duplicado? 3. Qu datos debe contener el comprobante de la factura? 4. Qu tipos de factura existen? 1.5.5. Vale

Los vales son los comprobantes de aquellas salidas de caja de ndole interna que no tienen constancia externa. Se utilizan: Cuando se ha extraviado el comprobante externo de la salida de caja. Cuando no nos fue entregado ningn comprobante por omisin u olvido o por no corresponder (viajes en taxi, franqueo, etc.). Cuando se entregan fondos para gastos (con cargo a rendir cuenta) a una persona del ente o empresa, y Cuando se hacen adelantos de sueldo.

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1.5.5.1.

Cmo se usan? Y Modelo de vale

Los vales son comprobantes internos que no se reciben ni se dan sino que se hacen para contabilidad y se emiten por original solamente. Deben tener estos datos: Fecha y nmero del comprobante. Importe en nmeros y letras. Concepto o motivo de la salida, y Firmas: de la persona que hizo el gasto o recibi el dinero, del encargado de caja y de quien autoriza la emisin del vale.

Da

Mes

Ao

VALE DE CAJA N 001 (Pesos):

Retiro de la caja $ En concepto de FIRMA PERSONA QUE RETIRO FIRMA PERSONA QUE AUTORIZO

FIRMA ENCARGADO DE CAJA

1.5.6.

Tickets

Cumple la misma funcin que la factura y se usa en operaciones de pequeos importes. Lo entrega el vendedor por medio de mquinas registradoras (autorizadas por la AFIP) y se lo entrega al comprador, quedando en la memora de la mquina la operacin realizada. Hoy est el ticket factura donde se puede facturar hasta $ 999. El destinatario es un consumidor final. Las mquinas registradoras emisoras de tickets, deben ser autorizadas por la AFIP, como controlador fiscal. El controlador fiscal es obligatorio en prcticamente todas las actividades, por lo que slo se utiliza la factura impresa cuando el controlador se descompone, o para nota de crdito. Slo los monotributistas y exentos no estn obligados a usar controlador fiscal. Emiten tickets los almacenes, pizzeras, supermercados, hipermercados, hoteles, restaurantes, etc. 1.5.6.1. Requisitos y Modelo de Tickets

Los tickets segn la AFIP, deben contener los siguientes requisitos como mnimo: Fecha de emisin. Numeracin consecutiva y progresiva.

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Nombre y Apellido y razn social del emisor, domicilio comercial y C.U.I.T. del emisor. Apellido y nombre o razn social, domicilio comercial y C.U.I.T del emisor. La leyenda A consumidor final. Importe parciales y monto total de cada operacin. Nmero de Ingresos Brutos.
PRETO DONADO 49 M. Lpez Imp. Gan. N 133.333.333 C.U.I.T. N: 20-04587925-6 Ticket: 000820 IVA Responsable Inscripto A Consumidor Final Fecha: 19/12/01 Hora: 16:24 Vend: 10 Remera algodn CAME 8,00 Total 8,00 Contado efectivo 8,00 Suma de sus pagos 8,00 Su vuelto 0,00 Registro N: Pec009315

Adems deben ser PERFECTAMENTE LEGIBLES en cuanto a la identificacin de los conceptos de importes que deban tener, y ENTREGARSE OBLIGATORIAMENTE A LOS CONSUMIDORES, no pudindose negar la entrega por necesidades operativas o sistemas administrativos de control interno. Cuando el importe de la operacin sea de $ 1.000.- o ms, o cuando la mquina registradora no cumpla los requisitos detallados no podrn extenderse Tickets y se emitir la factura que corresponda.

Trabajo Prctico N 3 A. Responda las siguientes preguntas: 1. Qu es un vale? 2. Cundo se utilizan los vales? 3. Qu requisitos deben tener como mnimo los tickets? 1.5.7. Nota de dbito

La nota de dbito es el documento que el vendedor enva al comprador para indicarle que le ha agregado en su cuenta un importe ms, por un determinado concepto. Los motivos que originan una nota de dbito pueden ser: Diferencia en una factura anterior, por haber anotado precios inferiores a los que corresponda, o por algn error. Fletes de la mercadera enviada. Intereses por demora en el pago.

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1.5.8.

Nota de crdito

Es el comprobante que el vendedor enva al comprador para indicarle que ha disminuido de su cuenta un importe por un motivo determinado. Los conceptos que originan una nota de crdito pueden ser: Por devolucin de mercaderas. Por bonificaciones o descuentos concedidos con posterioridad a la venta. Por importe cobrado de ms en una factura por error. El resumen de cuenta es el informe peridico de las operaciones realizadas en cuenta corriente. 1.5.9. Resumen de cuenta

Es el documento que el vendedor enva al comprador, en forma mensual detallndole todas las operaciones realizadas durante dicho perodo. 1.5.9.1. Requisitos Lugar y fecha de emisin. Nombre y domicilio del Vendedor y Comprador. Nombre y nmero de orden del comprobante. Saldo de la operacin anterior. Fecha, Nmero de Importes de las Facturas y Notas de Dbito (Debe). Fecha, Nmero e importes de los Recibos y Notas de Crdito (Haber). Saldo a la fecha.

1.5.9.2.

Cmo es?
Baha Blanca......................................... de ............... Seor Gustavo Garca Las Tinajas 698 Mendoza RESUMEN DE CUENTA AL 31 de Marzo de 20........... Concepto Debe Haber Saldo anterior N/Fact. N 408 400 Nota de 100 crdito Su pago 300 Nota de dbito 100

Prez y Ca. Villarino 780. Baha Blanca Fecha 1-3 7-3 14-3 21-3 25-3

Saldo 600 1000 900 600 700

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Los formularios de resumen de cuenta se hacen imprimir especialmente o se compran en libreras. Tienen impreso o sellado el membrete de la empresa y un espacio para el nombre o domicilio del comprador o cliente al que van dirigidos. El rayado tiene 5 columnas: Las 2 primeras son para la fecha de cada operacin o movimiento y para la mencin de ste y su respectivo nombre y n de comprobante. La 3ra, con el ttulo de DEBE, es para los importes que aumentan el derecho de cobrar al deudor (ventas y notas de dbito). La 4ta, con el ttulo de HABER, es para los importes que disminuyen el derecho de cobrar al deudor (cobros y notas de crdito); La 5ta, con el ttulo de SALDO, es para lo pendiente de cobro tras cada movimiento. Esto se obtiene sumando los aumentos y restando las disminuciones. Todo resumen de cuenta empieza con el saldo al comienzo del perodo que abarca, detallndose luego los movimientos de la cuenta y el saldo resultante tras cada uno de ellos.

Trabajo Prctico N 4 A. Realice el resumen de cuenta de estas personas: Ral Lpez ha realizado operaciones y debe calcular el monto de la deuda, teniendo en cuenta los siguientes conceptos: Fecha 1-01-01, Factura n 01 05 $ 1.000. Fecha 10-01-01, nota de crdito n 001-0032 por error de la factura por $ 200. Fecha 20-01-01, nota de dbito n 01-041, en concepto de intereses por la venta del da 1-01-01 $ 300. Fecha 29-01-01, factura n 01-015 $ 500. Fecha 30-01-01, nota de crdito n 001-0045 $ 300. 1)

Prez y Ca. Villarino 780. Baha Blanca Fecha

Baha Blanca......................................... de............... Seor............................................. RESUMEN DE CUENTA AL 31 de Enero de 20........... Concepto Debe Haber Saldo

2) Cristian Daz ha realizado muchas operaciones y debe calcular el monto de la deuda, teniendo en cuenta los siguientes conceptos: Fecha 2-02-01, factura n 02-01 $ 1400.
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Fecha 5-02-01, factura n 02- 03 $ 500. Fecha 9-02-01, nota de crdito n 001- 025 $ 300. Fecha 19-02-01, nota de debito n 002-045 $ 200. Fecha 21-02-01, nota de crdito n 001-027 $ 100.
Prez y Ca. Villarino 780. Baha Blanca Fecha Baha Blanca......................................... de............... Seor RESUMEN DE CUENTA AL 28 de Febrero de 20........... Concepto Debe Haber Saldo

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