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Projeto Reestruturação Do Setor de Compras

Projeto Reestruturação Do Setor de Compras

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Trabalho de conclusão de curso de MBA em Gestão de Projetos da Universidade Gama Filho / Instituto Dados da Amazônia. Apresentado por Cleneide Rosa, Leandro Bolzan de Rezende (lb_rezende@yahoo.com.br), Leonilza Possebon e Neudes Carvalho. Projeto sobre reestruturação dos processos de compra de uma unidade do exército. Pode ser aplicada a qualquer instituição, dado sua característica genéria. Foi adotado por três instituições no estado de Roraima.
Trabalho de conclusão de curso de MBA em Gestão de Projetos da Universidade Gama Filho / Instituto Dados da Amazônia. Apresentado por Cleneide Rosa, Leandro Bolzan de Rezende (lb_rezende@yahoo.com.br), Leonilza Possebon e Neudes Carvalho. Projeto sobre reestruturação dos processos de compra de uma unidade do exército. Pode ser aplicada a qualquer instituição, dado sua característica genéria. Foi adotado por três instituições no estado de Roraima.

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G
ERENCIAMENTODA
I
NTEGRAÇÃO
 
A
PRESENTAÇÃO DO
P
ROJETO
P
ROJETOREESTRUTURAÇÃODOSPROCESSOSDECOMPRAS
1-1
PROJETO REESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS DE COMPRAS
APRESENTAÇÃO DO PROJETOPreparado por:
1°Ten Leandro Bolzan de Rezende–Gerente Projeto Versão 1
Aprovado por:
Cel Luis Alberto Gonçalves Ignácio–PatrocinadorO Batalhão de Suprimento, unidade do exército com aproximadamente
 
300militares e provedora de outras quarenta e duas organizações militares, fica sediada emCampo Grande, Mato Grosso do Sul, percebeu a necessidade de uma reengenharia dosprocessos de compras, visando tornar a administração de suprimentos mais eficaz,segura e permitir a continuidade dos serviços.Obstáculos culturais precisam ser superados. O comitê identificou que algunsobstáculos devem ser considerados para evitar erros no processo:
1.
O alto comando da unidade o conhecia as possibilidades e limitações daAdministrão, acarretando a impossibilidade de elaborão de seusplanejamentos de atuação dentro das possibilidades da legislação sobre logísticade suprimentos na administração pública.
2.
O processo de mudança encontra resistências, uma vez que diminui, inicialmente,a flexibilidade e rapidez da execução das tarefas diárias.Uma auditoria organizacional foi realizada pelo comi, fins de identificar osproblemas que existem atualmente na macro-estrutura administrativa. Os resultadosestão listados a seguir:
1.
Interferência externa ao projeto (reuniões, formaturas, atrasos, missões extras,etc.)
2.
Falta de planejamento das necessidades de material e serviço.
3.
Problemas com a contratação de empresas não confiáveis.
4.
Mudança de foco do comando mais rapidamente que a possibilidade deacompanhamento da administração.
5.
Mudanças freqüentes de última hora.
6.
Precariedade do sistema de controle interno.
7.
A administração assume riscos constantemente.
8.
Aumento constante das necessidades de materiais e serviços.
9.
Falta de investimento em capacitação.
10.
Mudança constante na legislação.
11.
Falta de planejamento eficaz dos recursos financeiros (baseado em fatos eresultados projetados).
12.
Impunidade dos fornecedores que não cumprem as atribuições das contratações.Diante da conjuntura apresentada, o patrocinador decidiu desenvolver um processode reestruturação dos processos de compras, preparando a Administração para oconstante aumento das demandas de materiais e servos e a necessidade deproporcionar condições eficazes de continuidade dos serviços e acompanhamento dadinâmica das operações desenvolvidas.
 
T
ERMO DE
A
BERTURA
P
ROJETOREESTRUTURAÇÃODOSETORDECOMPRAS
1-2
PROJETO REESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS DE COMPRAS
TERMO DE ABERTURA
PROJECTCHARTE
Preparado por:
1°Ten Leandro Bolzan de Rezende–Gerente Projeto Versão 1
Aprovado por:
Cel Luis Alberto Gonçalves Ignácio–Patrocinador
IR
ESUMO DAS CONDIÇÕES DO PROJETO
O Comando da 1ª Brigada de Infantaria de Selva resolveu reestruturar o setor decompras de sua divisão administrativa.A necessidade de mudança é proveniente da grande necessidade de preparar aAdministração para o constante aumento das demandas de materiais e serviços e anecessidade de proporcionar condões eficazes de continuidade dos servos eacompanhamento da dinâmica das operações desenvolvidas.O órgão já havia tentado reestruturar o setor, tendo na ocasião pouco sucesso.Obstáculos culturais precisam ser superados no processo.
II–N
OME DO GERENTE DE PROJETO
,
SUAS RESPONSABILIDADES E SUA AUTORIDADE
João Luiz Mosqueira Medeiros, coronel, é o gerente do projeto. Sua autoridade étotal na esfera da divisão, podendo contratar, realizar compras e gerenciar o pessoal deacordo com seus próprios critérios.No aspecto financeiro, a autoridade do gerente eslimitada a determinadasautonomias e a vinculação da aplicação de alguns recursos recebidos.No caso de necessidade de relacionamento externo à divisão, sua autoridade é aautoridade funcional inerente ao seu posto dentro da organização.
III–N
ECESSIDADES BÁSICAS DO TRABALHO A SER REALIZADO
Serão realizadas as compras de mobiliários, a criação de processos, treinamentode pessoal e ampla divulgação dos processos e ações a desenvolver.
IV–D
ESCRIÇÃO DO PROJETO
1.P
RODUTO DO PROJETO
Processos de compra e contratação implantados com aprovação do patrocinador,bem como acompanhamento do projeto para avaliação da efetividade da metodologia,tendo como meta a economia de R$ 1.500.000,00 reais.Para ser considerado bem sucedido o projeto deve promover alterações em algunsindicadores de desempenho, quais sejam:
 
I
NDICADOR
A
TUAL
D
EPOIS
Tempo médio de reparo de equipamentos 60 dias 15 diasTempo médio de disponibilidade de suprimentos 60 dias 15 diasTempo médio de execução financeira 80 dias 15 diasPercentual de aprovação do blico interno para com aadministração50% 80%Percentual de aquisição de produtos de baixa qualidade 20% 1%Percentual de itens para pronta aquisição/contratação 70% 95%

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