BAB 19 AUDIT SIKLUS AKUISISI DAN PEMBAYARAN: PENGUJIAN PENGENDALIAN, PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI, DAN UTANG USAHA

 AKUN DAN KELAS TRANSAKSI DALAM SIKLUS AKUISISI DAN PEMBAYARAN Tujuan keseluruhan dari audit atas siklus akuisisi dan pembayaran adalah untuk mengevaluasi apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa serta pengeluaran kas bagi akuisisi tersebut disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum. Terdapat tiga kelas transaksi yang dimasukkan dalam siklus: 1. Akuisisi barang dan jasa 2. Pengeluaran kas 3. Retur dan pengurangan pembelian serta diskon pembelian Berikut merupakan sepuluh akun khusus yang terlibat dalam siklus akuisisi dan pembayaran ditunjukkan oleh akun-T :

 FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS SERTA DOKUMEN DAN CATATAN YANG TERKAIT Siklus akuisisi dan pembayaran melibatkan keputusan dan proses yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa guna mengoperasikan bisnis. Siklus tersebut umumnya dimulai dengan pembuatan permintaan pembelian oleh karyawan yang berwenang yang memerlukan barang dan jasa itu, dan berakhir dengan pembayaran utang usaha. y Memproses Pesanan Pembeli Permintaan akan barang dan jasa oleh personil klien merupakan titik awal bagi siklus ini. Bentuk pasti dari permintaan itu dan persetujuan yang diperlukan tergantung pada sifat barang dan jasa serta kebijakan perusahaan. Dokumen yang umum digunakan meliputi: 1. Permintaan Pembelian Digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh karyawan yang berwenang berupa permintaan akuisisi seperti atas bahan oleh seorang mandor ruangan penyimpanan , perbaikan oleh pihak luar oleh personil kantor atau pabrik. 2. Pesanan Pembelian Adalah dokumen yang digunakan untuk memesan barang dan jasa dari vendor. Pesanan tersebut mencakup deskripsi, kuantitas, dan informasi terkait mengenai barang dan jasa yg ingin dibeli perusahaan dan sering kali digunakan untuk menunjukkkan otorisasi akuisisi. Menerima Barang dan Jasa Penerimaan barang dan jasa dari vendor oleh perusahaan merupakan saat dimana sebagian besar perusahaan mulai mengakui akuisisi dan kewajiban terkait pada catatannya. Ketika barang telah diterima, pengendalian yang memadai akan mewajibkan dilakukannya pemeriksaan atas deskripsi, kuantitas, kedatangan yang tepat waktu, dan kondisi. Laporan penerimaan adalah kertas atau dokumen elektronik yang dibuat pada saat barang diterima. Mengakui Kewajiban Pengakuan kewajiban yang tepat atas penerimaan barang dan jasa memerlukan pencatatan yang tepat waktu dan akurat. Pencatatan awal akan mempengaruhi laporan keuangan dan pengeluaran kas aktual, karena itu, perusahaan harus berhati-hati mencantumkan semua transaksi, hanya akuisisi yg dilakukan, dan pada jumlah yang tepat. Dokumen dan catatan yang umum meliputi: 1. Faktur Vendor Adalah dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan jumlah yang terutang atas suatu akuisisi. Faktur tersebut menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang serta jasa yang diterima, harga, syarat diskon tunai, tanggal penagihan, dan total jumlahnya.

2. Memo Debet Merupakan dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan pengurangan jumlah yang terutang kepada vendor akibat retur barang atau pengurangan yang diberikan. 3. Voucher Sigunakan organisasi dalam menetapkan cara yang formal untuk mencatat dan mengendalikan akuisisi, terutama dengan memungkinkan setiap transaksi akuisisi diberi nomor urut. 4. File Transaksi Akuisisi Adalah file yang dibuat komputer yang meliputi semua transaksi akuisisi yang diproses oleh sistem akuntansi selama suatu periode. File ini berisi semua informasi yang dicantumkan ke dalam sistem dan meliputi informasi tentang setiap transaksi. 5. Jurnal Akuisisi atau Listing Jurnal tersebut mengindentifikasi apakah akuisisi dilakukan secara tunai atau dengan piutang usaha. Jurnal atau listing dapat mencakup periode selama sebulan. Transaksi dicatat ke buku besar, ke file induk utang usaha. 6. File Induk Utang Usaha File induk utang usaha mencatat transaksi akuisisi, pengeluaran kas, serta retur dan pengurangan akuisisi untuk setiap vendor. File induk ini diperbaharui dari file transaksi akuisisi, retur dan pengurangan, serta pengeluaran kas yang terkomputerisasi. 7. Neraca Saldo Utang Usaha mencantumkan jumlah yang terutang kepada setiap vendor atau dari setiap faktur atau voucher pada suatu titik waktu. Neraca tersebut dibuat secara langsung dari file induk utang usaha. 8. Laporan Vendor Adalah dokumen yang disiapkan setiap bulan oleh vendor dam menunjukkan saldo awal, akuisisi, retur dan pengurangan, pembayaran kepada vendor, dan saldo akhir. Memroses dan Mencatat Pengeluaran Kas Pembayaran atas pembelian barang dan jasa merupakan aktifitas yang signifikan bagi semua entitas. Aktifitas tersebut secara langsung akan mengurangi saldo akun kewajiban, terutama utang usaha. Dokumen yang terkait termasuk: 1. Cek Umumnya digunakan untuk membayar akuisisi ketika pembayaran sudah jatuh tempo. Sebagian besar perusahaan menggunakan cek yang dibuat melalui komputer berdasarkan informasi yang tercantum dalam file transaksi akuisisi pada saat barang dan jasa diterima. 2. File Transaksi Pengeluaran Kas Adalah file yang dibuat dengankomputer yang mencamtumkan semua transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh sistem akuntansi selama masa periode. File ini berisi jenis informasi yang sama seperti yang dibahas untuk file transaksi akuisisi.

3. Jurnal atau Listing Pengeluaran Kas Adalah laporan yang dibuat dari file transaksi pengeluaran kas yang mencamtumkan semua transaksi selama aetiap periode waktu. Transaksi yang sama, termasuk semua informasi yang relevan, akan dicantumkan dalam file induk utang usaha dan buku besar umum.  BAGAIMANA E-COMMERCE MEMPENGARUHI SIKLUS AKUISISI DAN PEMBAYARAN Tujuan perusahaan menggunakan internet dan e-commerce untuk merampingkan proses akuisisi barang dan jasa serta proses lainnya seputar manajemen mata rantai suplai. Informasi mengenai deskripsi produk, penetapan harga, skedul pengiriman, dan syarat lainnya telah tersedia di internet melalui website vendor dan database yang dapat diakses dengan mudah lainnya. Beberapa perusahaan menggunakan ekstranet, yang merupakan jaringan kerja pribadi yang dibangun atas dasar teknologi internet, yang memungkinkan pemasok dan pelanggan bisnis mengkomunikasikan serta melakukan bisnis secara langsung dalam setting yang aman. Pengguna ekstranet dapat meningkatkan kemampuan untuk melakukan bisnis dengan rekan bisnis yang jauh lokasinya, yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan. Perusahaan lainnya menggunakan lelang business-to-business yang diselenggarakan internet untuk menegosiasikan pembelian perlengkapan dan jasa yang diperlukan dalam lelang terbuka. Banyak yang berpendapat bahwa penggunaan internet untuk memperoleh barang dan jasa menimbulkan efisiensi pasar dan harga yang lebih murah karena pasar online akan memungkinkan jumlah pemasok dan pelanggan yang lebih besar untuk menegosiasikan pembelian serta penjualan produk dan jasa.  METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBTANTIF ATAS TRANSAKSI Pengujian pengendalian dan pengujian subtantif atas transaksi untuk siklus akuisisi dan pembayaran dibagi ke dalam dua bidang, yaitu: 1. Pengujian akuisisi, meliputi proses bisnis: memroses pesanan pembelian, menerima barang dan jasa, serta mengakui kewajiban 2. Pengujian pembayaran, meliputi proses bisnis: memroses dan mencatat pengeluaran kas. Metodologi yang digunakan untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian subtantif atas transaksi siklus akuisisi dan pembayaran merupakan metodologi yang sama dengan yang digunakan pada siklus-siklus sebelumnya. Metodologi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Memahami pengendalian internal. Untuk memahami pengendalian internal sikus akuisisi dan pembiayaan, auditor mempelajari bagan arus klien, mereview kuosioner

pengendalian internal, serta melaksanakan pengujian walkthrough untuk transaksi akuisisi dan pengeluaran kas. 2. Menilai risiko pengendalian yang direncanakan Informasi yang diperoleh dari pemahaman pengendalian internal selanjutnya digunakan untuk menilai risiko pengendalian dengan mengkaji pengendalian kunci untuk setiap fungsi bisnis siklus ini. Pengendalian kunci tersebut adalah:

a. Otorisasi pembelian Memastikan bahwa barang dan jasa yang diperoleh adalah demi memenuhi tujuan perusahaan yang diotorisasi, dan menghindari akuisisi item yang berlebihan atau tidak diperlukan. b. Pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dengan fungsi lainnya Untuk mencegah pencurian dan penyalahgunaan, barang harus dikendalikan secara fisik dari saat penerimaannya hingga penggunaan atau pelepasannya. Personel di departemen harus independen dari personalruang penyimpanan dan departemen akuntansi. c. Pencatatan yang tepat waktu dan review independen atas transaksi Akuisisi harus dicatat tepat waktu tergantung kebijakan perusahaan, bisa pada saat penerimaan barang atau ditangguhkan sampau faktur vendor diterima. Pencatat akuisisi tidak boleh memiliki akses ke kas, sekuritas, dan aktiva lainnya. Dokumen dan catatan yang memadai, prosedur yang tepat untuk menyimpan catatan, dan pengecekan independen atas kinerja juga merupakan pengendalian yang penting d. Otorasi pembayaran Pengendalian yang paling penting dalam pengeluaran kas termasuk: i. Penandatanganan cek oleh individu yang memiliki wewenang yang tepat. ii. Pemisahan tanggung jawab untuk menandatangani cek dan melaksanakan fungsi utang usaha iii. Pemeriksaan yang cermart atas dokumen pendukung oleh si penandatangan cek pada saat cek ditandatangani Cek harus dipranomori, selain itu perusahaan harus berhati-hati dalam melakukan pengendalian fisik terhadap cek kosong, tidak digunakan lagi, dan telah ditandatangani. 3. Menentukan luas pengujian pengendalian Setelah menkaji pengendalian kunci, auditor menilai risiko pengendalian. Luas pengujian pengendalian tergantung keefektifan dan keandalan pengendalian tersebut untuk mengurangi risiko pengendalian. Setelah efektifitas ditingkatkan, auditor akan mampu mengurangi pengujian subtantif, banyak waktu bersih yang dapat dihemat.

4.

Merancang pengujian pengendalian dan pengujian subtantif atas transaksi akuisisi dan pengeluaran kas guna memenuhi tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi

IKHTISAR TUJUAN AUDIT YANG BERKAITAN DENGAN TRANSAKSI, PENGENDALIAN KUNCI, PENGUJIAN PENGENDALIAN, DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI UNTUK AKUISISI Tujuan Audit Pengendalian Internal Kunci Permintaan Pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur vendor dilampirkan pada voucher Akuisisi disetujui pada tingkat persetujuan Komputer menerima ayat jurnal pembelian hanya dari vendor yang diotorisasi dalam file induk vendor Dokumen dibatalkan untuk mencegah digunakan lagi Faktur vendor, laporan penerimaan, pesanan pembelian, dan permintaan pembelian diverifikasi secara internal Pesanan pembelian telah dipranomori dan diperhitungkan Laporan penerimaan telah dipranomori dan diperhitungkan Voucher telah dipranomori dan diperhitungkan Pengujian Pengendalian Pengujian Substantif yang Umum atas transaksi yang umum Memeriksa dokumen Mereview jurnal akuisisi, dalam paket voucher buku besar umum, dan untuk eksistensi file induk utang usaha untuk melihat jumlah yang besar atau tidak biasa Memeriksa indikasi Memeriksa dokumen persetujuan yang mendasari untuk Berusaha untuk melihat kelayakan dan menginput transaksi otentisitasnya dengan vendor yang Memeriksa file induk valid dan tidak valid vendor menyangkut yang tidak biasa Menelusuri akuisisi Memeriksa indikasi persediaan ke file induk pembatalan persediaan Memeriksa indikasi Memeriksa aktiva tetap verifikasi internal yang diakuisisi

Keterjadian

Kelengkapan

Memeriksa urutan pesanan pembelian Memeriksa urutan laporan penerimaan Memeriksa urutan voucher

Menelusuri dari file laporan penerimaan ke jurnal akuisisi Menelusuri dari file faktur vendor ke jurnal akuisisi

Keakuratan

Perhitungan dan Memeriksa indikasi jumlahnya sudah verifikasi internal diverifikasi secara internal Memeriksa file total Total batch dibandingkan batch untuk melihat dengan laporan ikhtisar tanda tangan klerk

Membandingkan transaksi yang tercatat dalam jurnal akuisisi dengan faktur vendor, laporan penerimaan, dan dokumen

komputer

Akuisisi disetujui untuk harga dan diskon Posting dan pengikhtisaran Isi file induk utang usaha telah diverifikasi secara internal File induk utang usaha dan total neraca saldo telah dibandingkan dengan saldo buku besar umum Bagan akun yang memadai telah digunakan Klasifikasi akun telah diverifikasi secara internal Prosedur memerlukan pencatatan transaksi sesegera mungkin setelah barang dan jasa diterima Tanggal telah diverifikasi secara internal

pengendali data; membandingkan totalnya dengan laporan ikhtisar Memeriksa indikasi persetujuan Memeriksa indikasi verifikasi internal Memeriksa tanda tangan pada akun buku besar umum yang menunjukkan perbandingan Memeriksa prosedur manual dan bagan akun Memeriksa indikasi verifikasi internal

pendukung lainnya Menghitung ulang keakuratan klerikal pada faktur vendor, termasuk diskon dan ongkos angkut Menguji ketepatan klerikal dengan memfooting jurnal dan menelusuri posting ke buku besar umum serta file induk utang usaha dan persediaan

Klasifikasi

Membandingkan klasifikasi dengan bagan akun dengan menunjuk ke faktur vendor Membandingkan tanggal laporan penerimaan dan faktur vendor dengan tanggal pada jurnal akuisisi

Penetapan Waktu

Memeriksa prosedur manual dan mengamati apakah ada faktur vendor yang belum dicatat Memeriksa indikasi verifikasi internal

IKHTISAR TUJUAN AUDIT YANG BERKAITAN DENGAN TRANSAKSI, PENGENDALIAN KUNCI, PENGUJIAN PENGENDALIAN, DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI UNTUK PENGELUARAN KAS Tujuan Audit Pengendalian Internal Kunci Terdapat pemisahan tugas yang memadai antara utang usaha dan penyimpanan cek yang ditandatangani Dokumentasi pendukung diperiksa sebelum cek ditandatangani oleh orang yang berwenang Persetujuan pembayaran pada dokumen Pengujian Pengendalian Pengujian Substantif yang Umum atas transaksi yang umum Membahas dengan Mereview jurnal akuisisi, personil dan mengamati buku besar umum, dan aktivitas file induk utang usaha untuk melihat jumlah yang besar atau tidak biasa Membahas dengan Menelusuri cek yang personil dan mengamati dibatalkan ke ayat aktivitas jurnal akuisisi terkait dan memeriksa nama payee dan jumlahnya

Keterjadian

pendukung diberikan pada saat cek ditandatangani

Memeriksa indikasi persetujuan

Kelengkapan

Keakuratan

Cek telah dipranomori dan diperhitungkan Rekonsilisasi bank disiapkan setiap bulan oleh karyawan yang independen yang mencatat pengeluaran kas atau penyimpanan aktiva Perhitungan dan jumlahnya sudah diverifikasi secara internal Rekonsiliasi Bank disiapkan setiap bulan oleh orang yang independen

Memperhitungkan urutan cek Memeriksa rekonsiliasi bank dan mengamati penyusunannya

Memeriksa cek yang dibatalkan untuk melihat tandatangan yang terotorisasi, endorsement yang tepat, dan pembatalan oleh bank Memeriksa dokumen pendukung sebagai bagian dari pengujian akuisisi Merekonsiliasi pengeluaran kas yang tercatat dengan pengeluaran kas pada laporan bank (bukti pengeluaran kas)

Memeriksa indikasi verifikasi internal Memeriksa rekonsiliasi bank dan mengamati penyusunannya

Posting dan pengikhtisaran

Isi file induk utang usaha Memeriksa indikasi telah diverifikasi secara verifikasi internal internal File induk utang usaha Memeriksa tanda tangan dan total neraca saldo pada akun buku besar telah dibandingkan umum yang dengan saldo buku menunjukkan besar umum perbandingan Bagan akun yang memadai telah digunakan Klasifikasi akun telah diverifikasi secara internal Prosedur memerlukan pencatatan transaksi sesegera mungkin setelah barang dan jasa diterima Memeriksa prosedur manual dan bagan akun Memeriksa indikasi verifikasi internal

Membandingkan cek yang dibatalkan dengan jurnal akuisisi yang terkait, dan ayat jurnal pengeluaran kas Menghitung ulang diskon tunai Menyiapkan bukti pengeluaran kas Menguji ketepatan klerikal dengan memfooting jurnal dan menelusuri posting ke buku besar umum serta file induk utang usaha

Klasifikasi

Membandingkan klasifikasi dengan bagan akun dengan menunjuk ke faktur vendor dan jurnal akuisisi Membandingkan tanggal pada cek yang dibatalkan dengan jurnal pengeluaran kas Membandingkan tanggal

Penetapan Waktu

Memeriksa prosedur manual dan mengamati apakah terdapat cek yang belum dicatat

Tanggal telah diverifikasi secara internal

Memeriksa indikasi verifikasi internal

pada cek yang dibatalkan dengan tanggal pembatalan bank.

 METODOLOGI PERANCANGAN PENGJUIAN TERINCI ATAS SALDO Terbagi atas tiga tahap, yaitu: Tahap Pertama 1. Mengidentifikasi resiko bisnis klien yang mempengaruhi kewajiban penggajian 2. Menentukan salah saji yang dapat ditolerir dan menilai resiko bawaan untuk siklus penggajian dan kepegawaian 3. Menilai resiko pengendalian untuk siklus penggajian dan kepegawaiaan

Tahap ke Dua Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk siklus penggajian dan kepegawaian Tahap ke Tiga 1. Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk siklus penggajian dan kepegawaian 2. Merancang pengujian terinci atas saldo akun untuk memenuhi tujuan audit atas saldo terkait Dalam pengujian terinci atas saldo tahapan-tahapan diatas dapat dilaksanakan berbarengan dengan pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi penggajian dan kepegawaian. Prosedur Analitis Prosedur analitis sangat penting dilakukan untuk mengetahui bidang-bidang mana tambahan verivikasi dilakukan. Dengan membandingkan saldo akun beban penggajian dengan saldo tahun lalu dapat memprediksi salah saji atas akun beban gaji. Pembandingan ini dilakukan juga untuk bagian-bagian lainnya terkait dengan siklus penggajian dan kepegawaian. Setelah hasil dari tahapan prosedur analitis didapat maka auditor merancang dan melaksanakan pengujian saldo terinci atas akun-akun dalam siklus penggajian dan kepegawaian. Tujuan yang utama dalam pengujian saldo rinci adalah yang masih terutang dalam neraca saldo dinyatakan dengan jumlah yang benar (keakuratan) dan transaksi dalam siklus penggajian dan kepegawaian dibukukan dalam periode yang tepat(pisah batas). Reliabilitas Bukti

Ada 3 jenis bukti dalam memverifikasi utang usaha yaitu : 1. Faktur vendor 2. Laporan vendor 3. Konfirmasi Kebanyakan bukti akan memilki reliabilitas yang sangat situasional tergantung pada sepeti apa utang usaha itu sendiri . Misal laporan vendor , memuat hanya jumlah saldo total utang , unit diperoleh, harga,ongkos angkut dan data lain terkait transaksi terkadang tidak dicantumkan . Tetapi disisi lain hal ini justru akan mempermudah si auditor untuk mendeteksi jumlah tertentu yang mungkin tidak dicantumkan oleh klien atau yang hilang dalam perjalananya . Sedangkan apabila masalah substantif yang ingin diuji maka tentunya faktur pajak akan menjadi pilihan yang reliabel. Konfirmasi berbeda dari laporan vendor pada sumber informasinya , laporan vendor adalah independen, tetapi sangat rentan diubah oleh klien karena laporan tersebut berada ditangan klien. Pada konfirmasi sumber informasi langsung didapatkan dari si penjual sehingga kemungkinanya rendah untuk diutak atik mengingat si penjual juga tidak berkepentingan . Kedua-duanya relatif lebih reliabael mengingat sama-sama dari pihak ketiga . Tetapi apabila pengendalian internal sudah memadai dan laporan tersedia dari vendor sudah ada konfirmasi tidak perlu untuk dilakukan . Ukuran Sample Materialitas adalah faktor penting dalam menentukan jumlah sample selain juga faktor lain seperti jumlah utang beredar, penilaian resiko pengendalian dan hasil tahun sebelumnya . Sampling statistik kurang begitu umum dipergunakan untuk megaudit utang karena mendefinisikan populasi dan menentukan ukuran populatif akan sulit Karena penekanya diberikan pada utang usaha yang dihapus , auditor berusaha untuk memastikan bahwa populasi telah melibatkan semua utang yang potensial .