Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak PROPOSAL PROYEK SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Administrasi Pengarsipan Surat

Oleh :

Galberto Tuwondila Lista L Nagara

682006017 682006041

Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, 2010

1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Tujuan pembuatan dokumen spesifikasi kebutuhan Perangkat lunak (SKPL) ini adalah untuk memberi penjelasan dan pemahaman mengenai Sistem Administrasi Pengarsipan Surat (SAPS). Dokumen ini berisi tujuan pembuatan sistem, fitur-fitur sistem yang akan dibangun, interface sistem, kegunaan dan kehandalan sistem serta batasan-batasan dari operasional sistem. Dokumen ini juga bertujuan untuk menyelesaikan tugas pembuatan project sistem informasi dan juga ditujukan untuk Sekretariat Daerah Kabupaten Halmahera Utara demi mendapatkan Persetujuan. 1.2. Lingkup Masalah Perangkat lunak yang dirancang adalah perangkat lunak berbasis desktop aplikasi untuk memudahkan dan mendukung efisiensi kerja serta membantu meningkatkan produktivitas pegawai yang menangani pengarsipan surat. Sistem ini diberi nama dengan Sistem Administrasi Pengarsipan Surat (SAPS). 1.3. Definisi, akronim dan singkatan Istilah SKPL Penjelasan Merupakan dokumen yang menjelaskan secara spesifik dari kebutuhan sistem, fungsi sistem dan batasan-batasan yang akan diusulkan. Merupakan nama dari Sistem Administrasi Pengarsipan Surat. Merupakan salah satu instansi pemerintahan. Merupakan salah satu antarmuka pengguna sistem yang berbasis dektop. Merupakan salah satu teknologi java yang mengandalkan object dalam pengkodean sehingga saling berelasi dan mempermudah dalam pengembangan sistem. Sekumpulan data yang disimpan dalam sebuah sistem Salah satu bahasa pemograman yang berorientasi object yang digunakan untuk pengembangan system.

SAPS Sekretariat Daerah Desktop Application

ORM Database JAVA

1.4. Referensi.

Kristoko Dwi Hartomo,S.Kom,M.Kom, Materi Kuliah Proyek Sistem Informasi Manejemen, Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana.

Institut Teknologi Bandung Panduan GL01, Panduan Penggunaan dan Pengisian Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak, Jurusan Teknik Informatika

Restyandito, Rekayasa Perangkat Lunak TI1153, Universitas Kristen Duta Wacana. Sri Dharwiyanti, Pengantar Unified Modeling Language (UML). Ilmu computer.com

2. Kebutuhan Perangkat Lunak.

2.1. Deskripsi Umum Perangkat Lunak. Dalam rangka mempermudah dan mempercepat pengarsipan surat maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi. Keberadaan Sistem Administrasi Pengarsipan Surat (SAPS) ini diharapkan mampu meningkatkan kerja dan kontribusi kemudahan bagi instansi pemerintah terkhususnya Sekretariat Daerah kabupaten Halmahera Utara. Sistem ini menyediakan berbagai tools untuk pencatatan ataupun pengarsipan surat yang semula dilakukan secara manual. sistem ini juga mudah dimengerti dan mudah digunakan karena dirancang untuk memudahkan pegawai pengarsipan dalam mengatur arsip surat serta membuat laporan. Selain itu mampu melakukan pencatatan kepala surat, termasuk isi suratnya. Perangkat lunak SAPS ini akan mengotomasi proses pencacatan dan pengelolaan surat yang terdiri dari dua bagian yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah semua surat yang berasal dari instansi di luar sekretariat daerah dan ditujukan untuk personal atau bagian yang berwenang yang ada dalam sekretariat daerah. Surat keluar adalah semua surat yang berasal dari sekretariat daerah dan ditujukan untuk personal atau bagian yang berada di luar sekretariat daerah. Fungsi utama sistem ini adalah melakukan pengarsipan terhadap surat yang masuk maupun surat keluar secara detail. Perangkat lunak ini dapat dijalankan oleh server pada lingkungan sistem operasi Microsoft Windows XP yang dilengkapi dengan Java Development Kit (JDK)
3

untuk mendukung salah satu bahasa pemograman JAVA dan juga dibangun dengan menggunakan metode pendekatan Object Relational Mapping (ORM) pada JAVA. Gambaran Umum Sistem Administrasi Pengarsipan Surat adalah sebagai berikut :

gambar 1. Sistem Adminitrasi Pengarsipan Surat Sistem Administrasi Pengarsipan memiliki 2 aktor, yaitu Operator dan pegawai pengarsipan. Pegawai pengarsipan hanya bisa melihat data surat masuk dan data surat keluar. Sedangkan Operator Pengarsipan bertujuan untuk mengakses dan mengelola pengarsipan surat masuk serta surat keluar dan juga mangatur hak akses dari para pegawai. 2.2. Batasan batasan Perangkat Lunak
-

Sistem yang dibangun hanya diperuntukan bagi instansi pemerintahan khususnya Sekretariat Daerah Aplikasi yang di bangun hanya berbasis desktop application tidak untuk web based. Backup data dilakukan secara manual Informasi laporan yang dicetak hanya laporan surat masuk, laporan surat keluar, Disposisi surat serta format surat keluar. Hanya memuat informasi data penerima surat bukan sebagai data kepegawaian secara detail.

2.3.

Lingkup operasi.

2.3.1. Analisa Kebutuhan Hardware

4

Perangkat

keras

(Hardware)

untuk

menunjang

berjalannya

Sistem

Administrasi Pengarsipan Surat di Sekretariat Daerah sebaiknya memenuhi kriteria minimum sebagai berikut : 1. Perangkat Komputer dengan spesifikasi minimum : a. Processor (R) dual core CPU 2.10 GHz b. RAM 512 MB c. Free Space Hardisk 80 GB d. USB Support e. Monitor 15 inci f. Keyboard g. Mouse 2. Printer. Minimal Printer yang digunakan adalah printer warna. 3. Kabel LAN. 2.3.2. Analisa Kebutuhan Software. 1. Sistem Operasi Dapat menggunakan berbagai macam sistem operasi, tetapi karena aplikasi ini didasarkan dengan basis OpenSource maka disarankan untuk menggunakan urutan pemilihan sebagai berikut : a. LINUX b. Mac OS c. Windows XP 2. Database a. MySQL Server 5.0 b. MySQL Client 5.0
c. JDBC Connector

3. Aplikasi
a. Netbeans IDE 6.7

b. Ireport dan Jesper Report c. PDF Reader d. JDK (Java Development Kit) dan JRE (Java Runtime Edition).

3. Deskripsi Global Perangkat Lunak.

5

Input o Input data Surat Masuk o Input data Surat Keluar o Input data user o Input Inventaris o Input Posisi Surat o Input Disposisi Proses o Pencatatan Surat Masuk o Pencatatan Surat Keluar o Pencatatan Inventaris o Pembuatan Disposisi o Pencatatn User

Output o o o o o Gambar 2. Deskripsi Global Perangkat Lunak. Laporan surat masuk Laporan surat keluar Laporan user Cetak Surat Keluar Cetal Disposisi

4. Spesifikasi Kebutuhan.
6

4.1.

Kebutuhan Antarmuka Eksternal. Kebutuhan antarmuka eksternal pada perangkat lunak Sistem Administrasi

Pengarsipan Surat (SAPS) mencakup kebutuhan antarmuka pemakai, antarmuka perangkat keras, antarmuka perangkat lunak dan antarmuka komunikasi. 4.1.1. Antarmuka Pemakai. Antarmuka pemakai yang dirancang menggunakan Desktop Aplikasi. SAPS mejalankan operasi dan masukan berdasarkan perintah dari pemakai melalui Mouse atau yang diketik melalui keyboard dan hasil yang dikeluarkan oleh sistem dapat dilihat langsung oleh pemakai melalui layar monitor. 4.1.2. Antarmuka Perangkat Keras. Kebutuhan minimum perangkat keras yang digunakan oleh SAPS adalah a. Monitor b. PC Compatibel c. Keyboard d. Mouse 4.1.3. Antarmuka Perangkat Lunak. Pengembangan aplikasi ini menggunakan bahasa pemograman JAVA dengan tools yang dipakai adalah Netbeans IDE 6.7 dan MySQL server 5.0 serta MySQL Client 5.0 sebagai salah satu database sistem. Untuk mengkoneksikan Netbeans ke Database dibutuhkan library yang harus di import ke Netbeans. Library yang dibutuhkan antara lain MySQL connector dan juga Hibernate dalam pemakaian Object Relational Mapping.
Setting User Arsip Surat Surat Keluar Delete Data Data Penerima Update Data Input Data

4.1.4. Antarmuka Komunikasi. <<include>>

operator

<<include>>

<<include>> Yang dibutuhkan hanya sebuah komputer server dan satu atau beberapa

Login Operator komputer client yang terhubung secara client-server dalam lingkup jaringan Internet Insert Surat Masuk

Pencatatan Posisi Dokumentasi

atau intranet berbasis protokol Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP).

Update
<<include>> <<include>>

Delete

view data

<<include>>

Login Pegawai 4.2. Pegawai Analisis Kebutuhan Fungsional.

view

4.2.1. Use case Diagram.

Cetak Dokumen

Laporan Surat Masuk

7
Login Laporan Surat Keluar Disposisi

Surat Keluar

Gambar 3. Usecase Diagram Sistem Administrasi Pengarsipan Surat. a. Definisi Actor.

Di dalam Sistem Administrasi Pengarsipan Surat terdapat 2 buah aktor, yaitu operator dan pegawai. NO 1 Aktor Operator Operator adalah Deskripsi orang yang memaintance

terhadap Sistem Administrasi Pengarsipan Surat. Tugas yang dilakukannya adalah memanipulasi data surat masuk dan surat keluar, Melakukan pencatatan posisi document, mencatat data penerima surat, mencetak document surat, serta dapat melakukan pengaturan pegawai untuk akses 2 Pegawai terhadap sistem. Pegawai adalah orang yang hanya bisa diberikan hak akses untuk melihat Data surat masuk atau surat keluar. Pemberian hak akses dilakukan oleh operator. 4.2.2. Kemampuan Fungsional : 1. Melakukan pengolahan data untuk surat masuk
8

a. Tambah data b. Edit data c. Hapus data 2. Melakukan pengolahan data surat keluar a. Tambah data b. Hapus data c. Edit data 3. Melakukan pencatatan penempatan surat a. Tambah data b. Edit data c. Hapus data 4. Melakukan pencatan arsip surat 5. Melakukan pengelolaan instansi penerima surat a. Tambah data b. Edit data c. Hapus data 6. Melakukan pengelolaan data user a. Tambah data b. Edit data c. Hapus data 7. Melakukan pencetakan dokumen a. Surat keluar b. Disposisi c. Laporan surat masuk d. Laporan surat keluar e. Laporan user 8. Melakukan pengelolaan data nomor surat a. Tambah data b. Edit data c. Hapus data

4.2.3. Activity Diagram 1. Activity Diagram untuk Login

9

Pengguna

Sistem

start Akses Form Login

do/ klik sistem pengarsipan surat

Tampil Form Login

event Tampil/ sistem menampilkan Form Login

Salah Input Username Dan Password

do/ Operator/Pegawai Memasukan Username & Password

Cek apakah Inputan Benar? benar Login Sukses

event informasi/ Pesan sukses ditampilkan

Tampil Form Utama

event tampilUtama/ Mengakses Form Utama

end

Gambar 4. Aktifity Diagram Login.

2. Activity Catat posisi surat
Operator Sistem

start akses Form

do/ Mengakses Form Catat posisi Document

Form Catat Posisi Document

event Tampil/ menampilkan Form

ya input posisi document

do/ menginput posisi document

cek Posisi apakah penuh? tidak

input lagi
O e to p ra r :sisinputan simpan tem

s r tat A s sM n S ttin U e ke eu e g s r
d / M m M n s ttin U e P d T m ila U m o e ilih e u e g s r a a a p n ta a

event simpan/ input posisi document sukses exit/ mau diinput lagi?
F rmS ttin U e o e g sr

tidak

e e t ta p M n m ilk nF r S ttin U e v n m il/ e a p a om e g s r

I p tU e B r n u s r au
d / M m s k nU e B ru o e aua sr a

end apakahIn u nS dah Ck e p ta u

te s d s b lu n a r e ia e e m y ? T a id k S p nU e B r im a s r a u
e e t s p n M n im a U e y n b r v n im a / e y p n s r a g au

y a

Ue s m sr a a Gambar 5. Activity Diagram Catat Posisi.

e e t ino U e y n d p t s d htes d s b lu n a v n f / s r a g iin u u a r e ia e e m y

U a Ue bh sr
d / M r b hu e y n s d ha a/ s m . o eu a s r a g u a d a a

y a

T m ilk nk n a i a p a o firm s
e e t k n m M ud k k np ru a a U e v n o fir / a ila u a e b h n s r?

3. Pengaturan User

S p np r b h nU e im a e u a a s r
e e t s p n M n im a U e y n s d hd b h v n im a / e y p n s r a g u a iru a

10
Sk e us s
e e t in S k e / p ru a a in u ns k e v n fo u s s e b h n p ta u s s

ed n

Gambar 6. Activity Diagram Pengaturan user. 4. Activity Cetak Dokumen

O perato r sistem

start Akses FormCetak D m t ocu en

do/ M engakse Form C s etak D ocum ent

T pil form am
ev nt tam m e pil/ enam pilkan F orm C tak D e ocum ent

pilihJen C is etak
do/ M ilih Jenis C em etak D ocum ent

M dicetak au apa? laporanSu Kelu rat ar cetak laporansu Kelu rat ar

ev nt lap e oran SuratKeluar/ m encetak laporan surat keluar exit/ m dilanjutka au n? ...

laporansu m k rat asu

laporansu kelu rat ar

cetak Laporansu M k rat asu y a

ev nt LaporanS e uratM asuk/ M enceta laporan su m k rat asuk exit/ m dilanju au tkan?

disposisi

cetak disposisi
ev nt ceta isposisi/ m nceta disposisi surat e kD e k exit/ m dilanjutkan? au

su kelu rat ar

cetak su kelu rat ar

ev SuratK ent elua m r/ encetak form surat keluar. at exit/ m dilanjutkan? au

tidak en d

Gambar 7. Activity Diagram Cetak Document.. 5. Activity hapus surat keluar

11

O perator

sistem

start akses S rat K lu u e ar

d /a o kses fo su t K lu r rm ra e a

T p FormSu K ar am il rat elu

ev n ta pil/ M n m ilka F rm S ra K lu r et m ea p n o u t e a

h u S rat K lu ap s u e ar
d / M n a u S ra Ke ar o e gh p s u t lu

Jen H s is apu h s sem a apu u H s S u su K ar apu em a rat elu

e e t h p s S m a m n a u se u d ta su t K lu r v n a u e u / e gh p s m a a ra e a

H sT apu erpilih

y a h s data terpilih apu

e e t h p s te ilih M n h p s su t K lu ya g d ilih v n a u rp / e g a u ra e ar n ip

su s d ap s kse ih u
e e t in rm si/ h p s d ta su s v n fo a au a kse e m u d n tka ? xit/ a ila ju n

tida k

en d

Gambar 8. Activity Diagram Hapus Surat Keluar. 6. Hapus surat masuk

Operator sistem

start akses Surat Masuk

do/ akses form surat Masuk

Tampil Form Surat Masuk

event tampil/ Menampilkan Form Surat Masuk

hapus Surat Masuk

do/ Menghapus Surat Masuk
:Pengguna

Jenis Hapus hapus semua :Sistem Hapus Semua surat Masuk

event hapus Semua/ menghapus semua data surat Masuk

start

Hapus Terpilih

Akses Form Pencarian

do/ Mengakses Form Pencarian

Form Pencarian
ev tampil/ Menampilkan Form Pencarian ent

ya

hapus data terpilih

cek Apakah Ada Data?

input Kata Kunci

do/ Memasukan kata kunci Pencarian

event hapus terpilih/ Menghapus surat Masuk yang dipilih

ada

sukses dihapus

Tampil Data Pencarian

event informasi/ hapus data sukses exit/ mau dilanjutkan?

tidak
ya

event Tampil/ Menampilkan data yang dicari exit/ Mau dilanjutkan?

end

tidak ada

Gambar 9. Activity Diagram Hapus Surat Masuk. 7. Pencarian Surat

tidak kosong
ev info/ tampilkan informasi data kosong ent exit/ Mau Dilanjutkan?

12
end

Gambar 10. Activity Diagram Pencarian Surat. 8. Surat Keluar

O e ao pr t r

S tm ise

sat tr a s sF r S r t Ms k k e om ua a u
d / Mn a s sF r S r t Ms k o e g k e om ua a u

T mil F r a p om
ee t ta p Mn milk nF r S r t Ms k v n mil/ e a p a om ua a u

Mm J n I p t n e ilih e is n u a
d / Mm je isin u nu a /s p nb r o e ilih n p ta b h ima au

je isin u n n p ta aa p? in u b r p t au T mil F r I p tB r a p omn u au

ee t in u Mn milk nF r I p t d tab r v n p t/ e a p a omn u a au

tid k a in u d t b r p t aa au
d / mms k nd tas r t Ms k y n b r o e a u a a ua a u a g au

a a a d t na p k h aa y le g a ? nk p y a s p ns r tMs k ima ua a u
ee t s p n s p nd tas r t Ms ks k e v n ima / ima a ua a u u s s e it/ mud n tk n x a ila ju a ?

ua d t b h aa

y a T mil u a d t s r t Ms k a p b h aa ua a u
ee t u a / mn milk nf r u a d ta v n b h e a p a om b h a

Gambar 11. Activity Diagram Surat Keluar. t a id k 9.

d / mn b hd tas r t Ms ky n la a o e u a a ua a u a g m

Surat Masuk
13
t a id k

in u d t u a p t aa b h

a aa pk h d t naO? aa y k y a u a s r tMs k b h ua a u
ee t u a / mr b hd tas r t Ms k v n b h eu a a ua a u e it/ Mud n tk n x a ila ju a ?

ed n

Gambar 12. Activity Diagram Surat Masuk. 4.2.4. Sequence Diagram 1. Catat Posisi Dokumen

: operator

: FormUtama

: FormCatatPosisi

: TBPosisi

1: Buka Form Utama 2: Buka Form Catat Posisi 3: Tampil Form Catat Posisi 4: Input Data Posisi Document

5: Simpan posisi Document 6: true 7: Sukses Manipulasi

Gambar 13. Sequence Diagram Catat Posis Documeni. 2. Cetak Dokumen

14

: operator

: FormUtama

: FormC etakD ocument

: FormSet...

: TBSuratKeluar

: TBSuratMasuk

: TBD isposisi

1: B uka Form Utama 2: B uka Fo rm C etak D ocument

3: Tampilkan Form C etak D ocument 4: S eleksi data Laporan Surat Keluar 5: Load S urat Kelua r 6: C etak Laporan Surat Keluar 7: S eleksi D ata Laporan Surat Masuk 8: Load Surat Masuk 9: cetak Laporan S urat Masuk 10: seleksi D ata Surat Keluar 11: load Surat Keluar 12: cetak Surat Keluar 13: seleksi D ata D isposisi 14: load Disposisi S urat 15: cetak D isposisi Surat 16: tampilkan Hasil C etak

Gambar 14. Sequence Diagram Cetak Document. 1. Login

: Pengguna 1: login

: FormLogin

: DbArsipSurat

: FormUtama

2: verifikasi

3: true 4: akses Form Utama

5: Logout

Gambar 15. Sequence Diagram Login. 2. Pencarian Surat Keluar

15

: P engguna

: F orm Utam a

: F ormP e ncarianS uratK elua:r TB S uratK elua r

1: B uka F orm Utam a 2: B uka F orm C ari S ura t K elua r 3: Tam pilkan F orm C ari 4: M asukan K ate gori P encarian 5: Load D ataba se 6: Tam pilkan Hasil P encarian

Gambar 16. Sequence Diagram Pencarian Surat Keluar. 3. Pencarian Surat Masuk

: Pengguna

: FormUtama

: FormPencarianSuratMasuk : TBS uratMasuk

1: Buka Form Utama 2: Buka Form Cari Surat Masuk 3: Tampilkan Form cari

4: Masukan Kategori Pencarian 5: Load Data Table 6: Tampilkan Hasil Pencarian

Gambar 17. Sequence Diagram Pencarian Surat Masuk. 4. Pengaturan User

16

: operator 1: Bu Form tam ka U a

: Form tam U a

: Form Settin ser gU

: T ser BU

2: Bu FormSettin U ka g ser 3: T pil FormU am ser 4: In t U baru pu ser 5: Sim pan U ser 6: tru e 7: U bahData U ser 8: U bahT able D U ata ser 9: T e ru 10: H s Data U apu ser 11: H s D T apu ata able 12: tru e 13: M ipu an lasi Su kses

Gambar 18. Sequence Diagram Pengaturan User. 5. Surat Keluar

: o e to p ra r 1 b k F rm ta a : ua o U m

: F rm ta a o U m

: F rm u t K lu r o S ra e a

: T S ra e a B u tK lu r

2 B k F rm u t K lu r : u a o S ra e a 3 T m ila F rmS ra K lu r : a p n o u t e a 4 I p t S ra K lu r : nu u t e a 5 S p nS ra K lu r : im a u t e a 6 tru : e 7 U a S ra K lu r : bh u t e a 8 U a D taT b : b h a a le 9 tru : e 1 : H p sS ra K lu r 0 au u t e a 1 : H p sD taT b 1 a u a a le 1 : M n u s D taS k e 2 a ip la i a u s s

Gambar 19. Sequence Diagram Surat Keluar. 6. Surat Masuk

17

: operator

: FormUtama

: FormSurat Keluar

: TBSuratKeluar

1: buka Form Utama 2: Buka Form Surat Keluar 3: Tampilan Form Surat Keluar 4: Input Surat Keluar 5: Simpan Surat Keluar 6: true 7: Ubah Surat Keluar 8: Ubah Data Table 9: true 10: Hapus Surat Keluar 11: Hapus Data Table 12: Manipulasi Data Sukses

Gambar 20. Sequence Diagram Surat Masuk. 4.2.5. Class Diagram

M ap Ra k
K ode Nam a Ruang M ap 1 1..n 1 1..n K ode 1..n Nam a Rak 1

Inventaris
K ode tanggalB uat 1..n Jam B uat Jenis S urat M ap 1..n 1

S urat K eluar
K ode Nom orS urat Tanggal jam B uat P erihal Des k ripsi 1 0..n 0..n

P e gawai
K odeP egawai Nam a 0..n

0..n

Re lasi
K ode 1 Nam a A lam at Contac t 1 Fax

0..n

S urat M asuk
K O de Nom or Tanggal Jam B uat Is i Des k ripsi P engirim Ditujuk an 1 0..n 1

Rua ngan
K ode Nam a Rak

O pera tor
K odeOperator : S tring Nam a : S tring

Gambar 21. Class Diagram.

18

4.2.6. Deployment Diagram

Sr e ev r

LN A

Pin r r t e

K mu r o pt e

K mu r2 o pt e

Gambar 22. Deployement Diagram 4.3. Desain Arsitektur. Pengembangan document melibatkan beberapa istilah yang digunakan pada class diagram sebagai berikut : Istilah Package Merupakan Deskripsi kumpulan dari class-class dengan

4.3.1. Istilah

karakteristik sama. Objek Entitas yang memiliki jati diri, state, dan behavior, bereaksi terhadap pesan dari objek lain, dan sering disebut sebagai instance. Class Protected Sekumpulan objek yang mempunyai ciri sama Access modifier pada class dengan sifat dapat diakses oleh class itu sendiri atau class yang mewarisi. Private Access modifier yang hanya dapat diakses oleh class itu sendiri. Public Inheritance Access modifier yang dapat diakses secara umum Pewarisan sifat-sifat super class yang berupa data, fungsi, atau prosedur Encapsulation Menyembunyikan, mengamankan informasi serta

menentukan cara aksesnya. Polymorphis Ada banyak objek dari class berbeda dapat bereaksi
19

m Asosiasi Spesialisasi

pada class yang sama Hubungan antar objek Pengkhususan, objek dari class anak memiliki kekhasan tertentu yang tidak dimiliki oleh objek dari class induk

Generalisasi

Peng-umuman class anak untuk mem[peroleh class orang tuanya (induk)

4.3.2. Identifikasi Object Analisis. Mengkategorikan definisi object-object yang terdapat pada Sequence Diagram : No Nama Object Analisis 1 1. Form Utama 2. Form Catat Posisi 3. Form Cetak Document 4. Form Login 5. Form Pencarian Surat Keluar 6. Form Pencarian Surat Masuk 7. Form Setting User 8. Form Surat Masuk 2 9. Form Surat Keluar 1. DBArsip Surat 2. Form Setting Printer 3. TBPosisi 4. TBSuratMasuk 5. TBSurat Keluar 6. TBDisposisi 4.3.3. Realisasi object tahap analisis. Penjelasan dari object yang digunakan pada Sequence Diagram adalah: a. Object Boundary menggambarkan antarmuka dari sebuah system. b. Object Entity menggambarkan tempat penyimpanan data atau disebut dengan istilah database. Jenis Object Boundary Boundary Boundary Boundary Boundary Boundary Boundary Boundary Boundary Entity Interface Table Table Table Table

20

c. Object interface menggambarkan tampilan baru ketika suatu proses dijalankan. d. Object table merepresentasikan table-table yang ada pada database.
4.3.4. Attribut Kelas Diagram.

1. Nama Kelas : Rak No 1 2 3 4 Nama Atribut Kode Nama Ruang Map Type Data String String String String Keterangan Kode yang tertera pada surat Nama yang tertera pada surat Ruang yang tertera pada surat Map yang tertera pada surat

2. Nama Kelas : Ruangan No 1 2 3 Nama Atribut Kode Nama Rak 3. Nama Kelas : Map No 1 2 3 Nama Atribut Kode Nama Rak Type Data String String String Keterangan Kode yang tertera pada surat Nama yang tertera pada surat Rak yang tertera pada surat Type Data String String String Keterangan Kode yang tertera pada surat Nama yang tertera pada surat Rak yang tertera pada surat

4. Nama Kelas : inventaris No 1 2 3 4 5 Nama Atribut Kode TanggalBuat JamBuat Jenis Surat Map Type Data String Tanggal Datetime String String Keterangan Kode yang tertera pada surat Tanggal yang tertera pada surat Datetime yang tertera pada surat Jenis Surat yang tertera Map yang tertera pada surat

5. Nama Kelas : Surat Keluar

21

No 1 2 3 4 5 6

Nama Atribut Kode NoSurat Tanggal JamBuat Perihal Deskripsi

Type Data String integer Tanggal datetime String string

Keterangan Kode yang tertera pada surat No Surat yang tertera pada surat Tanggal yang tertera pada surat datetime yang tertera pada surat perihal yang tertera pada surat deskripsi yang tertera pada surat

6. Nama Kelas : Surat Masuk No 1 2 3 4 5 6 7 7 Nama Atribut Kode NoSurat Tanggal JamBuat Isi Deskripsi Pengirim Ditujukan 7. Nama Kelas : Relasi No 1 2 3 4 5 Nama Atribut Type Data Keterangan Kode yang tertera pada surat Nama yang tertera pada surat Alamat yang tertera pada surat Contact yang tertera pada surat Fax yang tertera pada surat Keterangan Kode yang tertera pada surat Nama yang tertera pada surat Type Data String integer Tanggal datetime String string String String Keterangan Kode yang tertera pada surat No Surat yang tertera pada surat Tanggal yang tertera pada surat datetime yang tertera pada surat isi yang tertera pada surat deskripsi yang tertera pada surat pengirim yang tertera pada surat ditujukan yang tertera pada surat

Kode String Nama String alamat String Contact String Fax String 8. Nama Kelas : Pegawai Nama Atribut KodePegawai Nama Type Data String String

No 1 2

9. Nama Kelas : Operator No 1 2 4.4. Nama Atribut KodeOperator Nama Type Data String String Keterangan Kode yang tertera pada surat Nama yang tertera pada surat

Interface Sistem.

4.4.1. Form Surat Masuk

22

a. Tambah data Kode Surat : Nomor Surat : Tanggal : Jam Buat : Perihal : Deskripsi: Isi : Pengirim : Ditujukan :
Add Data

Reset

b. Edit data Kode Surat :

Update Data

Nomor Surat :
Reset

Tanggal : Jam Buat : Perihal : Deskripsi: Isi : Pengirim : Ditujukan :

23

4.4.2. Form Surat Keluar a. Tambah data Kode Surat : Nomor Surat : Tanggal : Jam Buat : Perihal : Deskripsi: Isi : Ditujukan :
Add Data

Reset

b. Edit data Kode Surat : Nomor Surat : Tanggal :

Reset

Update Data

Jam Buat : Perihal : Deskripsi: Isi : Pengirim : Ditujukan :

24

4.4.3. Form Inventaris Cari :

Pilih Kategori Kode Surat

Kata Kunci

Search Jenis Surat

Load Data

TanggalBuat

Jam Buat

Map

Jumlah :

Add Data

Update

Delete

View Report

Close

4.4.4. Form User

Cari :

Pilih Kategori Kode User

Kata Kunci

Search Password

Load Data

User Name

Jabatan

Add Data

Update

Delete

View Report

Close

4.4.5. Form Login. User name : Password :

25 LOGIN

Jabatan :

4.5. Keamanan.

System diberikan proteksi berupa login bagi operator atapun pegawai dalam mengakses system ini.
-

Operator adalah pegawai secretariat daerah yang menangani pengarsipan surat. Hak akses opearator dalam system tidak dibatasi. Operator dapat mengakses semua menu yang tersedia dalam system baik surat masuk maupun surat keluar operator bisa juga disebut sebagai Admin.

Pegawai adalah pegawai secretariat daerah tetapi tidak bertugas atau tidak menangani pengarsipan surat. Yang dapat dilakukan pegawai dalam system adalah hanya melihat data surat masuk dan surat keluar.

5. Jadual Pembuatan Sistem

Bulan Requirment Design Implementation System Testing Maintance

Maret

April

Mei

Juni

26