ARELLANO CASTILLO EDUARDO

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La funcionalizacin: Reglas y tcnicas

Reglas sobre la divisin de funciones La divisin en el primer nivel jerrquico, es casi funcional. Para hacer esta divisin del modo ms adecuado, se debe partir de la consideracin de los objetivos y planes aprobados. La divisin de la actividad general para fijar funciones primarias, y la subdivisin de stas en otras de menor amplitud, debe realizarse del modo ms lgico, y en forma que ms favorezca la eficiencia. Existen innumerables reglas para realizar esta divisin de funciones; puede decirse que cada autor adopta sus reglas particulares. Estas reglas quiz son las ms prcticas para conseguir la divisin de las funciones y de la departa mentalizacin. 1. Regla. Teniendo en cuenta los objetivos y planes que se pretenden realizar, debe hacerse, ante todo, una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se consideren, deben establecerse en el primer nivel jerrquico. 2. Reglas. Deben definirse en forma sencilla, o precisarse al menos, cada una de las funciones listadas. De ello podr resultar: a. Que se encuentren dos o ms idnticas; en este caso, se eliminarn algunas de ellas, dejando slo el ttulo que se considere ms oportuno; b. Que se encuentren algunas superposiciones parciales: en ese caso, o bien se combinan dos funciones en una (investigacin de mercados y ventas), o bien se hacen tres funciones distintas de dos de las listadas (relaciones humanas y relaciones pblicas, podran separarse en relaciones laborales, relaciones industriales y relaciones publicas). Al terminar este paso, deben quedar aquellas funciones que deban existir y que, hasta donde sea posible, sean completamente distintas o irreductibles, sin tomar en cuenta a las personas concretas que podran ocuparlas. 3. Regla. Para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idntica manera, hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerrquico dentro de cada departamento. 4. Regla. Se repite en forma idntica esta operacin, hasta alcanzar los ltimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desean analizar. 5. Regla. Cuando se tiene una divisin funcional terica, se renen las funciones obtenidas en unidades concretas de organizacin, atendiendo al nmero, calidad, preparacin, experiencia, etc., de las personas de que podemos disponer. 6. Regla. La forma de consignar esta departa mentalizacin concreta suele ser doble: (a) Unos autores aconsejan que se haga una carta de organizacin sealando a cada persona los diversos ttulos que le correspondan por las distintas funciones que asume. Jefe de venta, compra y publicidad, Contador y Jefe de Personal. (b) Otros autores aconsejan que se conserve la carta de organizacin estructurada con las funciones que deben existir, separndolas en los cuadros y niveles que les correspondan, cuidando tan slo en cada cuadro, debajo del nombre de la funcin, el de la persona que se encargue de ella, aunque dicho nombre aparezca repetido en dos o tres cuadros, e inclusive en dos o ms niveles. Puede decirse que en toda empresa las funciones bsicas son tres: Produccin, Ventas y finanzas: de hecho en unas empresas industriales, las unidades de produccin se ven ms claramente, mientras que en una empresa comercial las ventas tendrs mayor

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amplitud o importancia, y en una institucin bancaria las financieras o de control podrn ser las ms claramente especificadas. A estas tres funciones, en la mayora de las empresas modernas, se aade la funcin personal.