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anlisis de datos, ya sea que est contando el recuento de los directores de un departamento de la organizacin o la cantidad de unidades vendidas por trimestre. Excel proporciona varias tcnicas que puede usar para contar celdas, filas o columnas de datos. Para ayudarle a realizar la mejor eleccin, en este artculo se proporciona un amplio resumen de mtodos, una informacin que le ayudar a decidir rpidamente qu tcnica usar, as como vnculos a artculos en profundidad. No debe confundirse el recuento con la suma. Para obtener ms informacin sobre la suma de valores en celdas, columnas o filas, consulte Formas de sumar valores en una hoja de clculo.
En este artculo:
Recuento simple Vdeo: contar celdas mediante la barra de estado de Excel Contar celdas en una columna o fila mediante un comando integrado Contar celdas en un rango mediante la funcin CONTAR Contar celdas en una columna mediante el comando Subtotal en un esquema Contar celdas en una columna o fila mediante una Tabla dinmica Contar celdas en una lista o columna de tabla de Excel mediante la funcin SUBTOTAL Recuento basado en una o varias condiciones Vdeo: usar las funciones CONTAR, CONTAR.SI y CONTARA Contar celdas en un rango basado en una sola condicin mediante la funcin CONTAR.SI Contar celdas en una columna basada en una sola o varias condiciones mediante la funcin BDCONTAR Contar celdas en un rango basado en varias condiciones mediante la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO o una combinacin de las funciones CONTAR y SI Contar cundo los datos contienen valores vacos Contar celdas no vacas en un rango mediante la funcin CONTARA Contar celdas no vacas en una lista mediante la funcin DBCONTARA Contar celdas vacas en un rango contiguo mediante la funcin CONTAR.BLANCO Contar celdas vacas en un rango no contiguo mediante una combinacin de las funciones SUMA y SI Contar repeticiones nicas de valores Contar valores nicos en un rango mediante un informe de tabla dinmica Contar valores nicos en un rango basado en una sola condicin mediante la funcin CONTAR.SI Contar valores nicos en un rango basado en varias condiciones mediante una combinacin de las funciones SUMA y SI en una frmula de matriz Contar la cantidad de valores nicos en una columna de lista mediante el Filtro avanzado Contar la cantidad de valores nicos en un rango que cumplen una o ms
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Recuento simple
Puede contar la cantidad de valores en un rango o en una tabla por medio de una frmula simple, hacer clic en un botn, o usar una funcin de hoja de clculo. En Excel tambin se puede visualizar el recuento de la cantidad de celdas seleccionadas en la barra de estado de Excel. Consulte la demostracin en vdeo que sigue para obtener una descripcin rpido del uso de la barra de estado. Tambin, consulte la seccin Visualizar clculos y recuentos en la barra de estado para obtener ms informacin. Puede hacer referencia a los valores que se muestran en la barra de estado cuando desea obtener una vista rpida de los datos y no tiene tiempo para especificar frmulas.
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Para obtener ms informacin, consulte la seccin Contar las celdas que incluyen nmeros que no estn en una fila o columna contiguas en el artculo Funcin CONTAR.
Como se muestra en esta figura, los totales de ventas se agrupan por regin, y es fcil ver que hay cuatro valores trimestrales cada uno para Este y Oeste. Como bono, los valores se totalizan para cada regin, y tambin se calcula un total general. Para obtener ms informacin, consulte los siguientes artculos: Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de clculo Insertar subtotales en una lista de datos de una hoja de clculo
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Un informe de tabla dinmica basado en los mismos datos muestra subtotales, totales generales y un resumen conciso de un solo vistazo.
La creaci n de tablas dinmicas y el trabajo con estas puede requerir una preparaci n inicial de los datos y que se familiarice con algunos conceptos. Para obtener ms informaci n a modo de introducci n, consulte los siguientes artculos: Calcular valores en un informe de tabla dinmica Campos de subtotales y de totales en un informe de tabla dinmica
CONTAR CELDAS EN UNA LISTA O COLUMNA DE TABLA DE EXCEL MEDIANTE LA FUNCI N SUBTOTAL
Puede usar la funci n SUBTOTAL en una f rmula para contar la cantidad de valores en una tabla o en un rango de celdas de Excel. Puede usar la funci n SUBTOTAL para controlar si las filas ocultas se incluyen o no en los resultados. La funci n ignora siempre las filas filtradas. Por ejemplo, el uso de la funci n en los siete valores de la siguiente tabla (celdas A2 a A8) devuelve un recuento de 7.
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En la frmula, la porcin 2 especifica que la funcin debe usar la funcin SUMA para devolver el recuento de los valores en el rango A2:A8 y que se deben incluir las filas ocultas. El recuento (el resultado de la celda A9) es 7. Si ocult las filas 4, 5 y 6 y no quera que se cuenten esas filas, debe usar la funcin SUBTOTAL en una forma algo diferente. En vez de especificar 2 en la frmula, debe especificar 102 , que indica que Excel debe ignorar las filas ocultas. La hoja de clculo podra tener el siguiente aspecto (con las filas 4, 5 y 6 ocultas):
A 1 2 3 7 8 9 Unidades endidas 25 8 40 16 =SUBTOTAL(102,A2:A8)
En este caso, la funcin devuelve 4, la cantidad de celdas en la columna que no estn ocultas y que contienen valores. Para obtener ms informacin, consulte los artculos Funcin SUBTOTAL.
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CONTAR CELDAS EN UN RANGO BASADO EN UNA SOLA CONDICI N MEDIANTE LA FUNCI N CONTAR.SI
Use la funci n CONTAR.SI para contar la cantidad de celdas que cumplen una condici n (tambin conocida como criterio). En el siguiente ejemplo, la funci n encuentra el recuento de valores en el rango A2:A8 que superan 20, que es 3. Recuerde que la condici n ">20," debe escribirse entre comillas.
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Unidades endidas 25 8 12 32 11 40 16 =CONTAR.SI(A2:A8,">20")
CONTAR CELDAS EN UNA COLUMNA BASADA EN UNA SOLA O VARIAS CONDICIONES MEDIANTE LA FUNCI N BDCONTAR
Para coincidir con las condiciones especificadas, use la funci n de base de datos BDCONTAR. Use la funci n BDCONTAR si tiene una lista de columna y le resulta ms sencillo definir las condiciones en un rango separado de celdas en lugar de usar una funci n anidada. En el siguiente ejemplo, imagine que desea encontrar el recuento de los meses posteriores a marzo de 2008, inclusive, los que presentaban ms de 400 unidades vendidas. Al ver esta tabla, puede ver que dos meses satisfacen este requisitos: abril (442) y junio (405).
NOTA
seguir las instrucciones con precisi n y organizar los datos en la hoja de clculo tal como se muestra aqu. Puede copiar los datos de la tabla y pegarlos en una hoja de clculo en la celda A1. El resultado debe aparecer en la celda B13.
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La funcin BDCONTAR inspecciona los datos en el rango A2 a A7, aplica las condiciones que encuentra en A11 y B11, y devuelve 2, la cantidad de filas que satisfacen ambas condiciones (filas 5 y 7). Para obtener ms informacin, consulte el artculo Funcin BDCONTAR.
CONTAR CELDAS EN UN RANGO BASADO EN VARIAS CONDICIONES MEDIANTE LA FUNCI N CONTAR.SI.CONJUNTO O UNA COMBINACI N DE LAS FUNCIONES CONTAR Y SI
Use la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO o una combinacin de las funciones CONTAR y SI.
En esta figura se muestra la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO para encontrar automviles que producen ms de 250 caballos de potencia pero que tienen un consumo medio de ms de 11 kilmetros por litro en ruta. La funcin devuelve 2, la cantidad de filas que cumplen ambas condiciones (filas 3 y 4).
NOTA
entre comillas (""), por ejemplo "<250", ">11", o incluso "240". Puede contar la cantidad de veces que un solo valor aparece en un rango mediante la funcin CONTAR.SI. Por ejemplo, para ver cuntas veces el valor 70
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Como las celdas B3, B4 y B6 estn vacas, la funci n CONTARA ignora dichas celdas. Solo se cuentan las que contienen los valores 24000, 31000 y 8000. El recuento (el resultado de la celda B8) es 3. Para obtener ms informaci n, consulte los artculos Contar celdas que no estn vacas y Funci n CONTARA.
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Al contar celdas, puede haber ocasiones en las que desee incluir celdas
vacas porque son importantes para usted. Por ejemplo, necesita contar todos los vendedores de una regin, hayan hecho una venta o no. Para obtener ms informacin, consulte el artculo Funcin CONTAR.BLANCO.
CONTAR CELDAS VACAS EN UN RANGO NO CONTIGUO MEDIANTE UNA COMBINACIN DE LAS FUNCIONES SUMA Y SI
Use una combinacin de la funcin SUMA y de la funcin SI. En general, se hace mediante la funcin SI en una frmula de matriz para determinar si cada celda a la que se hace referencia contiene un valor y luego mediante la suma de la cantidad de valores FALSOS que la frmula devuelve. Consulte el artculo de Knowledge Base XL: cundo usar SUMA(SI()) en vez de CONTAR.BLANCO() para obtener informacin adicional.
CONTAR VALORES NICOS EN UN RANGO BASADO EN UNA SOLA CONDICIN MEDIANTE LA FUNCIN CONTAR.SI
Use la funcin CONTAR.SI para contar la cantidad de veces que aparece un valor en un rango. En el siguiente ejemplo, la funcin CONTAR.SI devuelve 2, la cantidad de veces que se encontr el valor 250 en el rango A2:A7.
A 1 Unidades vendidas
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Para obtener ms informacin, consulte la seccin Contar la frecuencia de un valor en un rango en el artculo Contar la frecuencia de un valor.
CONTAR VALORES NICOS EN UN RANGO BASADO EN VARIAS CONDICIONES MEDIANTE UNA COMBINACIN DE LAS FUNCIONES SUMA Y SI EN UNA FRMULA DE MATRIZ
Use la funcin SUMA con la funcin SI. En general, se hace mediante la funcin SI en una frmula de matriz para determinar si se cumple un criterio compuesto de varias condiciones y luego mediante la suma de la cantidad de valores VERDADEROS que la frmula devuelve. En el siguiente ejemplo, se usa la funcin SI para examinar cada celda en el rango A2:A10 y determinar si contiene Andrews o Chai. La cantidad de veces que se devuelve el valor VERDADERO se totaliza mediante la funcin SUMA, y da el resultado 7. Puede copiar y pegar este ejemplo en una hoja de clculo en la celda A1. Despus de pegar el ejemplo, ver que la celda A11 contiene un error #VALOR!. Para que la frmula funcione, debe convertirla a una frmula de matriz al presionar F2 y luego presionar CTRL+MAY S+ENTRAR. El nmero 7 luego aparece en la celda A11.
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 F rm ula =SUMA(SI((A2:A10="Andrew s")+ (A2:A10="Chai"),1,0)) Vendedor Andrew s Chai Andrew s Chai Hansen Chai Hansen Andrew s B Factura 15000 11000 11000 4000 8000 6000 14000 7000 12000 Descripci n (resultado) Cantidad de facturas para Andrew s o Chai (7)
Para obtener ms informacin, consulte la seccin Contar con qu frecuencia aparecen varios valores numricos o de texto empleando funciones en el artculo Contar la frecuencia de un valor. Consulte los siguientes artculos de la Knowledge Base para obtener sugerencias adicionales: XL: usar SUMA(SI()) como funcin de matriz en vez de CONTAR.SI() con Y XL: cmo contar las repeticiones de un nmero o texto en un rango
CONTAR LA CANTIDAD DE VALORES NICOS EN UNA COLUMNA DE LISTA MEDIANTE EL FILTRO AVANZADO
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Si filtra los datos en el lugar, los valores no se eliminan de la hoja de clculo: pueden quedar una o ms filas ocultas. Haga clic en Borrar en el grupo Ordenar nuevamente. Si solo desea ver la cantidad de valores nicos de un vistazo, seleccione los datos despus de usar el Filtro avanzado (ya sean los datos filtrados o copiados) y luego observe la barra de estado. El valor Recuento de la barra de estado debe ser igual a la cantidad de valores nicos. Puede encontrar los valores nicos mediante el comando Avan adas (ficha Datos, grupo Ordenar filtrar). filtrar de la ficha Datos para visualizar esos valores
En la siguiente figura se muestra cmo usar el Filtro avanzado para copiar solo los registros nicos en una nueva ubicacin de la hoja de clculo.
En la siguiente figura, la columna C contiene los cinco valores nicos que se copiaron del rango en la columna A.
Para obtener ms informacin, consulte la seccin Contar el nmero de valores nicos mediante un filtro en el artculo Contar valores nicos entre duplicados.
CONTAR LA CANTIDAD DE VALORES NICOS EN UN RANGO QUE CUMPLEN UNA O MS CONDICIONES MEDIANTE UNA FRMULA COMPUESTA
Use varias combinaciones de las funciones SI, SUMA, FRECUENCIA, COINCIDIR y LARGO. Para obtener ms informacin, consulte la seccin Contar el nmero de valores nicos mediante funciones en el artculo Contar valores nicos entre duplicados. Tambin, consulte el artculo XL: cmo determinar el nmero de elementos nicos en una lista.
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palabras)
Puede contar la cantidad de celdas o la cantidad de palabras en un rango mediante varias combinaciones de funciones de hoja de clculo.
CONTAR LA CANTIDAD TOTAL DE CELDAS EN UN RANGO MEDIANTE LAS FUNCIONES FILAS Y COLUMNAS
Suponga que desea determinar el tamao de una extensa hoja de clculo para decidir si emplear el clculo manual o automtico en el libro. Para contar todas las celdas de un rango, utilice una frmula que multiplique los valores devueltos por las funciones FILAS y COLUMNAS. El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia a una hoja de clculo en blanco. Cmo copiar un ejemplo
A 1 2 3 4 5 6 Regi n Este Este Este F rm ula =FILAS(A2:C4) * COLUMNAS(A2:C4) B Mes Ene Feb Mar Descripci n (resultado) Cantidad total de celdas del rango (9) C Ventas $18.000 $23.000 $19.000
Despus de pegar el texto en la hoja de clculo en la ubicacin de celda A1, seleccione la celda A11, presione F2 y, a continuacin, presione MAY S+CTRL+ENTRAR para especificar la frmula como frmula de matriz. El
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