Expert Excel Tips.

เทคนิคการใชงาน Excel อยางมืออาชีพ.

[Excel มีสูตรการใชงานมากมายจริงๆ มากจนใชไมหมด

แตสูตรทีใ่ ชบอยๆ ก็มีไมเทาไร แลวคุณใชเปนจริงหรือไม?
เอกสารนี้มีแคสูตรธรรมดาๆ แตจงนําไปใชใหมีคามากที่สุด.]

Mr.Pongthap Reawruad
[pongthap976@yahoo.com]
November 2008
 Expert Excel Tips : เทคนิคการใชงาน Excel อยางมืออาชีพ.
By Mr. Pongthap Reawruad (pongthap976@yahoo.com)
Mobile : 081‐636‐7625

5 สูตรพื้นฐานที่ขาดไมได

ถาเอยถึง Excel แลวมีนอยคนนักที่จะไมรูจัก ยิ่งถาเปนพนักงานที่ตองทํางานประจําออฟฟศดวย

แลว ยิ่งตองคุนเคยและไดสัมผัสกันแทบทุกวันก็วาได และแนนอนวายิ่งใชงานบอยยอมตองเจอ
ปญหาบอยตามมาดวยเชนกัน เชน ทําไมคํานวณไมตรง? สูตรผิดตรงไหนหรือเปลานะ? ทําไม
ทศนิยมไมตรงกับที่คิดไวเลย? และอีกหลากหลายปญหาที่บางคนก็เจอ บางคนก็ไมเจอ (เพราะใชงาน
เปนอยูแคนน
ั้ เอง บวก ลบ คูณ หาร)

¾ กอนอื่นมารูจักวิธีคิดคํานวณของ Excel กันกอน

สิ่งซึ่งผูใช Excel หลงผิดไปใชกันโดยหารูไมวา สิ่งที่ตนเองทําลงไปนั้นเปนการทํารายตนเองก็คือ

การเลือกใช Format เปลี่ยนแปลงรูปแบบการแสดงผล ไมวาจะเปนรูปแบบที่จัดใหคาในเซลลชิดซาย
ชิดขวา หรือแสดงตรงกลางเซลล หรือจัดใหตัวเลขแสดงหลักทศนิยมตามที่ตนตองการก็ตาม การใช
คําสั่ง Format ไมไดสงผลใหคาในเซลลเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม มีแตรูปแบบที่แสดงออกมาเทานั้นที่
เปลี่ยนไป

ยกตัวอยางเชน เมื่อนําเซลล 2 เซลลซึ่งมีตัวเลข 0.33 เหมือนกันมาบวกกันใหแสดงผลลัพธใน

เซลลอีกเซลลหนึ่งไดผลลัพธเปน 0.66 แลวเราเปลี่ยน Format ใหแสดงทศนิยมเพียงหลักเดียว

เลข 0.33 จะแสดงเปน 0.3

เลข 0.66 จะแสดงเปน 0.7

เมื่อเปน 0.7 แลวจะทําใหผูใช Excel สงสัยกันทีเดียววา ไฉน 0.3 บวกกัน 2 ครั้งจึงไดผลลัพธ

ออกมาเปน 0.7 ไปได ... นี่แหละตัวอยางงายๆ ซึ่งชวยใหเห็นความนากลัวของการใชคาํ สั่ง Format
โดยไมรูตัววา เมือ
่ ใดควรจะใช Format จึงจะทําใหเห็นวา 0.3 บวกกัน 2 ครั้ง ยอมไดผลเปน 0.6
ถูกตองตามที่เห็น

ดังนั้น

ขอใหใชสูตรปรับคาที่ไดจากการคํานวณกอน
เพื่อใหไดคามีผลลัพธเทากับที่ตองการอยางแทจริง
จากนั้นจึงคอยใชคําสั่ง Format ตามทีหลัง

เพราะ

Excel ใชวิธีคํานวณตัวเลข โดยคิดแบบเลขฐาน 2 จากนั้นพอไดผลลัพธแลวจะแปลงกลับมาเปนเลข

ฐาน 10 ซึ่งมีความละเอียดของตัวเลขสูงสุด (Excel Precision) 15 หลักเทานั้น เชน เมือ
่ พิมพเลข
12345678901234567890 ลงไปในเซลล จะพบวา Excel ปรับตัวเลขใหมเหลือเพียง
12345678901234500000 เทานั้น.

2
 Expert Excel Tips : เทคนิคการใชงาน Excel อยางมืออาชีพ.
By Mr. Pongthap Reawruad (pongthap976@yahoo.com)
Mobile : 081‐636‐7625

¾ Repeating Binary Numbers

ตัวเลขซึ่งมักใชเปนตัวอยางใหเห็นปญหาของ Repeating Binary Numbers เชน เลข 0.1 ซึ่งเปน

ผลจากการคํานวณจากสูตรใดๆ ก็ได

เมื่อสรางสูตร =22.3-22.2 หรือ =2.3-2.2 จะพบวาในเซลลไดผลลัพธเปน 0.1 แตถาปรับ

Format ใหแสดงทศนิยมใหเห็นหลายๆตําแหนง จะพบวา 0.1 ที่ไดนั้น ไมใช 0.1 จริงๆ

สูตร =22.3-22.2 จะไดผลลัพธ 0.100000000000001

สูตร =2.3-2.2 จะไดผลลัพธ 0.0999999999999996

สาเหตุที่ครั้งแรกตัวเลขในเซลลแสดงผลลัพธ 0.1 เทานั้น เนื่องจาก Excel จะใช Format ตัวเลข

ตามแบบตัวเลขที่เราพิมพลงไป ในเมื่อ 22.3 หรือ 22.2 หรือ 2.3 หรือ 2.2 ใชทศนิยมหลักเดียว จึง
ทําใหผลลัพธแสดงดวยทศนิยมหนึง่ หลักตาม

คา 0.1 ซึ่ง Excel คํานวณไดในเลขฐานสอง จะเปนเลข 000110011001100110011 ซ้ําไมรูจบ

แตเมือ
่ แปลงกลับมาเปนเลขฐานสิบ ภายใต Precision ของตัวเลข 15 หลัก จึงตองถูกปดหรือตัดทิ้ง
ใหเหลือเทาที่จะนําไปใชตอได

สูตรคํานวณ 0.1 นี้เปนเพียงตัวอยางงายๆ ทีช ่ วยใหเห็นความนากลัวของ Excel ไดดี ซึ่งยังมี

โอกาสอีกมากมายที่สูตรคํานวณอื่นๆ ทั้งที่เปนสูตรบวกลบคูณหารและสูตรที่เปน Function สําเร็จรูป
สามารถคํานวณแลวใหผลลัพธถูกตองตามแบบของ Excel แตผิดเพี้ยนไมถูกตองตามความตองการ
ของมนุษย ซึ่ง Format ไมไดชวยใหตัวเลขเกิดความแมนยําตางไปจากเดิมแตอยางใด เราตองใชสูตร
อื่นๆมาชวยปรับคาตัวเลขใหถูกตองตรงตามที่ตองการกอน จากนั้นจึงคอยใช Format ตามทีหลัง

-------------------------------------------------------

™ สูตร Round

สูตร Round นี้เชื่อวาผูใช Excel ทั่วไปรูจักกันดี แตไมเคยนํามาใชกันกับการคํานวณทุกเซลล

เนื่องจากไมทราบเรื่อง Repeating Binary Numbers กันมากอน

สูตร Round ทําหนาที่ปดตัวเลขทั้งเลขหลักทศนิยมหรือเลขหลักอื่น ใหเหลือคาเทาจํานวนหลักที่

ตองการ

=Round( ตัวเลข, จํานวนหลัก)

มาดูคําอธิบายพรอมตัวอยางกันครับ

จํานวนหลักในสูตร ถาเปนเลขบวก เชน =Round(1234.567,2) จะปดหลักทศนิยมใหเปนแค 2

หลัก จึงไดคาเปน 1234.57 (เนื่องจากทศนิยมหลักที่ 3 เปนเลข 7 ซึ่งมากกวาหรือเทากับเลข 5 จึง
ปดขึ้น)

3
 Expert Excel Tips : เทคนิคการใชงาน Excel อยางมืออาชีพ.
By Mr. Pongthap Reawruad (pongthap976@yahoo.com)
Mobile : 081‐636‐7625

จํานวนหลักในสูตร ถาเปนเลข 0 เชน =Round(1234.567,0) จะปดหลักทศนิยมใหเปนแค 0 หลัก

จึงไดคาเปน 1235.00 (เนื่องจากทศนิยมหลักที่ 1 เปนเลข 5 ซึ่งมากกวาหรือเทากับเลข 5 จึงปดขึ้น)

จํานวนหลักในสูตร ถาเปนเลขลบ เชน =Round(1234.567,-2) จะปดตัวเลขหลักหนวยและสิบให

เปนหลักรอย จึงไดคาเปน 1200.00 (เนื่องจากเลขหลักที่ 2 เปนเลข 3 ซึ่งไมมากกวาหรือเทากับเลข
5 จึงตัดทิ้ง)

-------------------------------------------------------

™ สูตร Trunc

สูตร Trunc ทําหนาที่ตัดตัวเลขทั้งเลขหลักทศนิยมหรือเลขหลักอื่น ใหเหลือคาเทาจํานวนหลักที่

ตองการ โดยไมตองดูวาหลักถัดไปเปนเลขใด

สูตร Trunc ยอมาจากคําวา Truncate แปลวา ตัดทิ้ง

=Trunc( ตัวเลข, จํานวนหลัก)

ไปดูคําอธิบายพรอมตัวอยางกันเลยครับ

จํานวนหลักในสูตร ถาเปนเลขบวก เชน =Trunc(1234.567,2) จะตัดหลักทศนิยมใหเปนแค 2

หลัก จึงไดคาเปน 1234.56

จํานวนหลักในสูตร ถาเปนเลข 0 เชน =Trunc(1234.567,0) หรือ =Trunc(1234.567) จะตัดด

หลักทศนิยมใหเปนแค 0 หลัก จึงไดคาเปน 1234.00

จํานวนหลักในสูตร ถาเปนเลขลบ เชน =Round(1234.567,-2) จะตัดตัวเลขหลักหนวยและสิบให

เปนหลักรอย จึงไดคาเปน 1200.00

-------------------------------------------------------

4
 Expert Excel Tips : เทคนิคการใชงาน Excel อยางมืออาชีพ.
By Mr. Pongthap Reawruad (pongthap976@yahoo.com)
Mobile : 081‐636‐7625

™ สูตร Int

สูตร Int ทําหนาที่ตัดตัวเลขหลักทศนิยม ใหเหลือเปนเลขจํานวนเต็มที่นอยกวาเลขเดิม

Int มาจากคําวา Integer แปลวา จํานวนเต็ม

=Int( ตัวเลข)

ตัวอยางพรอมคําอธิบายครับ

=Int(1234.567) จะไดผลลัพธ 1234

แตถาใชสูตรหาจํานวนเต็มของคาลบ =Int(-1234.567) จะไดผลลัพธ -1235

-------------------------------------------------------

™ สูตร Mod

สูตร Mod ยอมาจากคําวา Modulus แปลวา เศษที่เหลือจากการหาร ดังนั้นสูตร Mod จึงทําหนาที่

หาเศษที่เหลือจากการหารกัน

=Mod( เลขตัวตั้ง, เลขตัวหาร)

ไปดูตัวอยางกันเลยดีกวา

=Mod(7,3) ไดผลลัพธ 1
=Mod(7,4) ไดผลลัพธ 3
=Mod(7,5) ไดผลลัพธ 2
=Mod(1234.567,1) นาจะไดผลลัพธเฉพาะเศษ 0.567 แตกลับได 0.567000000000007 มี
สวนทายเกินมา ซึ่งตองอาศัยสูตร Round หรือ Trunc ชวยแกไขอีกชั้นหนึ่ง

-------------------------------------------------------

5
 Expert Excel Tips : เทคนิคการใชงาน Excel อยางมืออาชีพ.
By Mr. Pongthap Reawruad (pongthap976@yahoo.com)
Mobile : 081‐636‐7625

¾ เมื่อใดที่ควรใชสูตรกอน Format

เมื่อเห็นสูตรขางตน หลายคนอาจบอกวา ตนรูจักสูตรเหลานี้มานาน หรือใชเปนกันอยูแลว และเห็น

วาเปนสูตรงายๆ แตที่นาคิดนาถามตัวเองก็คือ แลวตนเคยนําสูตร Round Trunc Int และ Mod มาใช
กันบอยมากนอยแคไหน

ในงานสําคัญซึ่งตองใชตัวเลขในการวางแผนตัดสินใจ เชน งานบัญชี งานการเงิน งานภาษีอากร

ตลอดจนงานอื่นๆซึ่งมีขอจํากัดของตัวเลข ซึ่งเกิดจากขอกําหนดจากภายนอกที่เราควบคุมไมได เชน
กฎเกณฑบัญชี กฎภาษีอากร หรือกฎทางการเงินที่ประกาศใหลูกคาและบุคคลภายนอกทราบ ในงาน
เหลานี้จําเปนตองใชสูตรดังกลาวในทุกขั้นตอนของการคํานวณ หามละไวใชสูตรครั้งเดียวกับผลลัพธ
สุดทาย เพราะจะทําใหตัวเลขที่อยูระหวางการคํานวณถูกตัดสินผิดพลาดจากกฎที่มีอยู

สวนงานซึ่งใชตัวเลขเปนการภายใน สามารถคลาดเคลื่อนไดบาง และไมเกี่ยวของกับการตัดสินใจ

เราไมตองใชสูตรเหลานี้เลยก็ได แตตองเปนที่ทราบกันทั่วไปวา ผลลัพธที่เห็นอาจไมตรงกับคาที่
แทจริงเสมอไป

-------------------------------------------------------

™ สูตร If

สูตร If เปนสูตรซึ่งจะชวยในการตัดสินใจไดดีในระดับหนึ่ง และมีความสลับซับซอนอยูบาง

พอสมควร จริงๆ แลวก็ไมไดยากเย็นอะไร เพียงแตการเขียนสูตรคอนขางที่จะยาว (ยิ่งหลายเงื่อนไขก็
ยิ่งยาว) เพราะตองมีการตัดสินใจเขามาเกี่ยวของดวย ทําใหเกิดความสับสนและทําใหผด ิ พลาดได
งาย แตถาไดศึกษาทําความเขาใจและรูจักใชแลว สูตร If จะเปนตัวชวยที่ดีสําหรับการตัดสินใจเลย
ทีเดียว

โดยทั่วไปงานแทบทุกประเภท ยอมมีความเกีย ่ วของกับ การวางแผนและตัดสินใจบางไมมากก็

นอย ทําใหสูตร If เปนสูตรซึ่งถูกเรียกใชงานอยูเสมอ อีกทั้งยังชวยใหใชเซลลสูตรเพียงเซลลเดียว
หาผลลัพธไดตามตองการ โดยไมจําเปนตองใชเซลลหลายเซลลสรางสูตรซ้ํา หรือใชชีทหนาตา
เหมือนกันซ้ําหลายๆ ชีท หรือใชไฟลที่เหมือนกันอยางกับแกะ ซ้ําๆๆๆๆ กัน

พฤติกรรมของหัวหนากับลูกนองเมื่อใชสูตร If

ในการมอบหมายงาน หัวหนาตองกําหนดขอบเขตของงานใหชด
ั เจน ระบุใหชัดวามีเรื่องใดบางซึ่ง
อาจมีการเปลี่ยนแปลงแกไขตางไปจากวันนี้ เชน

• ขอบเขตระยะเวลาของการคํานวณควรแยกเปนรายเดือน รายวัน หรือรายป ชวงเวลาที่ใชอาจ

เปลี่ยนจากเดิม 6 เดือน เปน 12 เดือน หรืออาจไมแนนอน
• ตัวแปรใดบางซึ่งอาจเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม และตัวแปรเรื่องใด ที่ตองการใหแยกออกมาให
หัวหนาหรือบุคคลอื่นรวมกันใชงานได ตัวแปรเรือ
่ งใดตองการปกปดไมใหผูอื่นเห็น
• วิธีคํานวณมีเงื่อนไขอะไรบาง จะมีการเปลี่ยนแปลงสูตรคํานวณในอนาคตหรือไม อยางไร

6
 Expert Excel Tips : เทคนิคการใชงาน Excel อยางมืออาชีพ.
By Mr. Pongthap Reawruad (pongthap976@yahoo.com)
Mobile : 081‐636‐7625

รายละเอียดขางตนเปนขอมูลอยางนอยที่สุด สําหรับหัวหนาซึ่งใช Excel ไมคอยเปน ควรระบุให

ชัดเจนในการมอบหมายงาน สวนหัวหนาซึ่งใช Excel เกงมากๆ อาจสรางงานใหดูเปนตัวอยาง และ
มอบหมายใหลูกนองปรับปรุงแกไขไฟลนั้นตอไป

หัวหนาควรใหเวลาสําหรับลูกนอง ในการใชคิดวางแผนการสรางงาน ใหสามารถใชเวลาได

มากกวาปกติ แตเมื่อสรางงานเสร็จแลว พอมีการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขตัวแปร หรือแมแตแกไขสูตร
จะตองใชเวลานอยมาก ไมจําเปนตองทํางาน OT อาจเรียกไดวา เมื่อหัวหนาสั่งแกไข ลูกนองก็
สามารถสงงานไดทันทีเกือบจะในพริบตา

ถาลูกนองเกงมากๆ สามารถสรางงานไดดี มีความยืดหยุน  สามารถใช Excel สรางงานซึง่

สนองตอบตอความตองการที่ตางไปจากเดิมไดสารพัด จะทําใหหัวหนาที่ใช Excel ไมคอยเปน แทบ
ไมตองกวนลูกนองใหปรับตัวเลข หรือสั่งใหแกไขอะไรใหมใหอกี เลย หัวหนานัน
่ แหละ จะใชไฟล
ตอไปไดเอง หัวหนาจะรูสึกสนุกกับการที่ตนสามารถใช Excel เปลี่ยนแปลงตัวแปรและเงื่อนไขที่
เกี่ยวของ แลวพิจารณาทางเลือกทางธุรกิจจากผลการคํานวณไดดวยตนเอง

โครงสรางสูตร If

=If(เงื่อนไข, ผลกรณีถูกเงื่อนไข, ผลกรณีผิดเงื่อนไข)

สูตร If เปนสูตรแรกที่ควรคิดถึง ถาเงื่อนไขที่เกี่ยวของมีความสลับซับซอนไมมาก เพราะสูตรทุก

สูตรมีขอจํากัดวา ภายในวงเล็บหนึ่ง จะมีสูตรอยูภายในวงเล็บไดไมเกิน 7 สูตร ดังนั้นสูตร If จึง
สามารถสรางสูตร If ซอนกันไดไมเกิน 7 ชั้น รวมสูตร If นอกวงเล็บดวยจึงนับ If ได 8 If

=If(A1=1,"A",If(A1=2,"B",If(A1=3,"C",If(A1=4,"D", If(A1=5,"E",
If(A1=6,"F",If(A1=7,"G",If(A1=8,"H","I" ))))))))

ใหคลิกในชอง Formula Bar หนาตําแหนงที่ตองการใหปรับขึ้นบรรทัดใหม เชน หนา If แลวกด

Alt+Enter จะไดสูตรที่อานไดงายกวาเดิม

=If(A1=1,"A",
If(A1=2,"B",
If(A1=3,"C",
If(A1=4,"D",
If(A1=5,"E",
If(A1=6,"F",
If(A1=7,"G",
If(A1=8,"H","I"))))))))

หากพยายามนําสูตรซอนเขาไปอีก จะพบคําเตือนวา The formula you typed contains error

โดย Excel จะไมบอกหรอกวา สาเหตุเปนเพราะซอนสูตรหลายชั้นเกินกวาที่จะรับได ผูที่สรางสูตรตอง
เขาใจเองวาเปนเพราะมีสูตรเกินกวา 7 สูตรในวงเล็บ

7
 Expert Excel Tips : เทคนิคการใชงาน Excel อยางมืออาชีพ.
By Mr. Pongthap Reawruad (pongthap976@yahoo.com)
Mobile : 081‐636‐7625

ประเด็นที่ตองคํานึงเวลาซอนสูตร If ก็คือ ตองกําหนดเงือ

่ นไขในสูตร If ที่เปดโอกาสให
เงื่อนไขทั้งหมดมีโอกาสไดใชงาน เชน ถาเงื่อนไขของ If ตัวแรก ใชตรวจสอบตัวเลขที่มากกวา
หรือเทากับ 5 เงื่อนไขของ If ตัวถัดไป ใชตรวจสอบตัวเลขที่มากกวาหรือเทากับ 4, 3, 2, 1 ได
ตามลําดับ

แตถากําหนดเงื่อนไขแรกใหตรวจสอบตัวเลขที่มากกวาหรือเทากับ 1 เสียแลว จะปดโอกาสกัน

ไมใหเงื่อนไขใน If ที่ซอนตัวถัดไปไดใชงาน

วิธีซอน If ใหเกินกวา 7 ชั้น

ใหนําสูตร If ที่ซอนกันจนเต็มแลวแตละชุด นํามาตอกัน โดยใชเครือ

่ งหมาย & หรือนํามาบวกกัน

หากผลลัพธของสูตรเปนตัวอักษร ใหนํา If ที่ซอน If กันจนเต็มแลวแตละชุด มาตอกันโดยใช

เครื่องหมาย & เปนตัวเชื่อม โดยตองกําหนดใหเงื่อนไขตัวสุดทาย ในกรณีที่ผิดเงื่อนไขนั้น กลายเปน
ชองวาง โดยใชเครื่องหมาย "" (Null Text) เชน ตามตัวอยาง If ซอนกันขางตนนัน ้ หากตองการ
ตรวจสอบวา ถา A1 มีคาเปนเลข 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, หรือ 13 แลวใหสูตร If คืน
คาเปนตัวอักษร A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, หรือ M ตามลําดับ ตองใชสูตร If ตอกัน ดังนี้

=IF(A1=1,"A",IF(A1=2,"B",IF(A1=3,"C",IF(A1=4,"D", IF(A1=5,"E",
IF(A1=6,"F",IF(A1=7,"G",IF(A1=8,"H","" ))))))))
& IF(A1=9,"I",IF(A1=10,"J",IF(A1=11,"K",IF(A1=12, L", IF(A1=13,"M","")))))

หากผลลัพธของสูตรเปนตัวเลข ใหนํา If ที่ซอน If กันจนเต็มแลวแตละชุด มาบวกกัน โดย

ตองกําหนดใหเงื่อนไขตัวสุดทาย ในกรณีที่ผิดเงื่อนไขนั้น กลายเปนเลข 0 เชน หากตองการ
ตรวจสอบวา ถา A1 มีคาเปนตัวอักษร A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, หรือ M แลวใหสูตร If คืน
คาเปนตัวเลข 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, หรือ 13 ตามลําดับ ตองใชสูตร If ตอกัน ดังนี้

=IF(A1="A",1,IF(A1="B",2,IF(A1="C",3,IF(A1="D",4,
IF(A1="E",5,IF(A1="F",6,IF(A1="G",7,IF(A1="H",8,0))))))))
+ IF(A1="I",9,IF(A1="J",10,IF(A1="K",11,IF(A1="L",12, IF(A1="M",13,0)))))

If ที่ไมตองใชสูตร If

เงื่อนไขหนึ่งซึ่งใชกันบอยครั้ง ไดแก การควบคุมคาที่คํานวณไดไมใหต่ํากวาคาที่กําหนด หรือ

หามเกินกวาคาสูงสุดที่กําหนดไว อาจกําหนดเปนชวงในเงื่อนไขของอัตราภาษี หรือใชในการคํานวณ
ตนทุนขาย หรือใชกันแบบงายๆ เชน หามต่ํากวา 0 หรือ หามเกินกวา 0 เปนตน ถาคิดจะใชสูตร If
ตองเขียนสูตรดังนี้

8
 Expert Excel Tips : เทคนิคการใชงาน Excel อยางมืออาชีพ.
By Mr. Pongthap Reawruad (pongthap976@yahoo.com)
Mobile : 081‐636‐7625

กรณีหามนําคาที่ต่ํากวา 0 ในเซลล A1 ไปใช

=If( A1<=0, 0, A1)

กรณีหามนําคาที่เกินกวา 100 ในเซลล A1 ไปใช

=If( A1>=100, 100, A1)

แทนที่จะใชสูตร If ซึ่งตองเสียเวลากําหนดทั้งเงื่อนไขและผลลัพธที่ตองการซ้ําลงไปในสูตร If
ใหเปลี่ยนมาใชสูตร Max หรือ Min แทน โดยใหยึดหลักวา

ถาตองการควบคุมคา ไมใหตา่ํ กวา ใหใชสูตร Max

ถาตองการควบคุมคา ไมใหสูงกวา ใหใชสูตร Min

จํางายๆวา ใหใชสูตรที่ตรงกันขามกับทิศทางของการควบคุม ทิศต่ํากลับใช Max สวนทิศสูงกลับ

ใชสูตร Min

กรณีหามนําคาที่ต่ํากวา 0 ในเซลล A1 ไปใช

=Max(0, A1)

กรณีหามนําคาที่เกินกวา 100 ในเซลล A1 ไปใช

=Min(100, A1)

นอกจากนี้ยงั สามารถใชสูตรคูณมาบวกกันธรรมดา คํานวณไดคําตอบแบบเดียวกันไดอีก

กรณีหามนําคาที่ต่ํากวา 0 ในเซลล A1 ไปใช

=(A1<=0)*0 + (A1>0)*A1

กรณีหามนําคาที่เกินกวา 100 ในเซลล A1 ไปใช

=(A1>100)*0 +(A1<=100)*100

สูตรคํานวณแบบนีใ้ ชหลักวา เมือ ่ นําคามาตรวจสอบเงื่อนไขใสไวในวงเล็บ (โดยไมจําเปนตอง

อาศัยสูตร If) ถาเงื่อนไขเปนจริง เมื่อนําไปคํานวณตอ Excel จะถือวามีคาเทากับ 1 แตถาเงือ
่ นไขเปน
เท็จ เมื่อนําไปคํานวณตอ Excel จะถือวามีคาเทากับ 0

9
 Expert Excel Tips : เทคนิคการใชงาน Excel อยางมืออาชีพ.
By Mr. Pongthap Reawruad (pongthap976@yahoo.com)
Mobile : 081‐636‐7625

แบบสูตรจะดูวายาวกวาสูตร If Max หรือ Min ก็ตาม แตถามีเงื่อนไขซับซอนมากขึ้น จะกลายเปน

สูตรที่สั้นกวา เชน หากตองการตรวจสอบวา ถา A1 มีคาเปนตัวอักษร A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K,
L, หรือ M แลวใหสูตร If คืนคาเปนตัวเลข 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, หรือ 13 ตามลําดับ
ตองใชสูตร If ตอกัน ดังนี้

=IF(A1="A",1,IF(A1="B",2,IF(A1="C",3,IF(A1="D",4,
IF(A1="E",5,IF(A1="F",6,IF(A1="G",7,IF(A1="H",8,0))))))))
+ IF(A1="I",9,IF(A1="J",10,IF(A1="K",11,IF(A1="L",12, IF(A1="M",13,0)))))

เมื่อปรับใหมกลายเปนสูตรสั้นลง และมีโครงสรางซึ่งสามารถปรับแกไขไดงายขึ้น

=(A1="A")*1+(A1="B")*2+(A1="C")*3+(A1="D")*4
+(A1="E")*5+(A1="F")*6+(A1="G")*7+(A1="H")*8
+(A1="I")*9+(A1="J")*10+(A1="K")*11+(A1="L")*12 +(A1="M")*13

-------------------------------------------------------

¾ แถมทายดวยกับดัก Error

ในทันทีที่เซลลแสดง Error ซึ่งนําหนาดวยเครื่องหมาย # ขึ้นมา เชน #DIV/0! #N/A #NAME?

#NULL! #NUM! #REF! #VALUE! งานที่ใช Excel ตั้งใจสรางขึ้นอยางดี อาจกลายเปนไรคา เพราะดู
แลวเกิดสงสัยวา สูตรคํานวณถูกตองอยางที่ตองการหรือไม ทั้งๆที่ Error ที่แสดงขึ้นมาเหลานี้ ไมได
หมายความวา สูตรที่สรางขึ้นนั้นผิดพลาดเสมอไปก็ตาม แตผูใช Excel ซึ่งไมรูจักคําเตือน Error ดี
เมื่อเห็น Error แสดงขึ้น ก็มก
ั ตกอกตกใจ และพาลหาเรื่องกับผูที่สรางงานขึ้นมาทีเดียววา งานที่คุณ
สรางขึ้นมานั้นผิด

Error ไมไดแสดงขึ้นเพื่อเตือนวามีสิ่งผิดพลาดเสมอไป แตอาจแสดงขึ้นตามปกติ เมื่อสูตรที่สราง

ขึ้นไมสามารถคํานวณ หรือคํานวณแลวพบสิ่งที่นาสังเกต ตองเตือนใหผูใชทราบไวกอน

#DIV/0! เตือนเมื่อสูตรไมสามารถใชเลข 0 มาเปนตัวหาร เชน

=5/0

#N/A เตือนเมื่อสูตร Lookup คนหาคาที่ตองการไมพบ เชน

=Match(MyData, MyRange, 0) แตไมมี MyData

#NAME? เตือนเมื่อสูตรใชชอ
ื่ เซลล แตไมพบชื่อที่ตั้งไว เชน
=One+Two แตไมมี Range Name ชื่อ One กับ Two

#NULL! เตือนเมื่อสูตรอางถึงตําแหนงเซลลที่ไมมีตัวตน เชน

=(F:F H:H) เมื่อ Column F ไมไดตัดกับ Column H

10
 Expert Excel Tips : เทคนิคการใชงาน Excel อยางมืออาชีพ.
By Mr. Pongthap Reawruad (pongthap976@yahoo.com)
Mobile : 081‐636‐7625

#NUM! เมื่อสูตรใชตัวเลขที่เปนไปไมไดในการคํานวณ เชน

=Sqrt(-1)

#REF! เมือ
่ ตําแหนงเซลลที่อางในสูตร เซลลที่อางถูกลบทิ้ง

#VALUE! เมื่อสูตรไมสามารถคํานวณหาคาเปนตัวเลขได เชน

=5/"Test"

หากเซลลใดเซลลหนึ่งที่ใชในสูตร เกิด Error ขึ้นมา ถาผูกสูตรตอกันไปทั้งตาราง จะสงผลให

เซลลอื่นซึ่งนําคาจากเซลล Error ไปคํานวณตอ เกิด Error ตามไปดวย ดังนัน ้ แทนที่จะปลอยใหการ
เกิด Error ของเซลลใดเซลลหนึ่ง แลวสงผลเสียตองานทั้งหมด จึงควรหาทางปองกันไมใหเกิด Error
ขึ้นตั้งแตตน ซึ่งเรียกวา วิธีสรางกับดัก Error (Error Trapping) โดยใชสูตร IF ตรวจสอบเงื่อนไขซึ่ง
อาจทําใหเกิด Error กอน เชน

เดิมสรางสูตรหาร =A1/A2 แตถา A2=0 จะทําใหสูตรหารนี้แสดง Error #DIV/0! ซึ่งตองปองกัน

ไมใหแสดง Error โดยใชสูตรตอไปนี้แทนสูตร =A1/A2

=IF(A2=0, 0, A1/A2)

ถา A2=0 จะทําใหสูตร If คืนคาเปน 0 แทนไปกอน แตถา A2 ไมเทากับ 0 จะคํานวณไดผลลัพธ

ตามสูตรเดิม =A1/A2

ไมควรใชสต
ู ร =IF(A2=0, "", A1/A2) เพราะเครื่องหมาย Null Text "" นั้นถือวาเปน Text ไม
สามารถนําคาไปคํานวณตอ

แตเนือ
่ งจากสูตรหารนัน
้ อาจเกิด Error ขึ้นอีกไดเสมอเมือ
่ ตัวหารเปนตัวอักษร จึงแนะนําใหแกไข
สูตร If โดยใชสูตร IsError ชวย ดังนี้

=If( IsError(A1/A2), 0, A1/A2)

ถาสูตร A1/A2 ทําใหเกิด Error จะทําใหสูตร If คืนคาเปน 0 แทนไปกอน แตถาสูตร A1/A2 ไม
เกิด Error จะคํานวณไดผลลัพธตามสูตรเดิม =A1/A2

(แตกอนที่จะนําสูตร A1/A2 มาใช จะตองตรวจสอบสูตรกอนวาคํานวณไดถูกตอง เพราะเมื่อนําสูตร

IsError มาชวยปองกัน จะทําใหจากนี้ไปจะไมมีทางพบ Error แสดงขึ้นมาใหเห็นอีกเลย)

11
 Expert Excel Tips : เทคนิคการใชงาน Excel อยางมืออาชีพ.
By Mr. Pongthap Reawruad (pongthap976@yahoo.com)
Mobile : 081‐636‐7625

สูตรกลุม IS ซึ่งสามารถนํามาใชกับสูตร If ในการปองกัน Error เชน

=IsError(สูตร) ตรวจสอบ Error ทุกประเภท

=IsErr(สูตร) ตรวจสอบ Error เกือบทุกประเภท เวน #N/A

=IsNA(สูตร) ตรวจสอบ Error #N/A เทานั้น

=IsText(เซลล) ตรวจสอบวาเซลลมีคาเปน Text หรือไม

=IsNumber(เซลล) ตรวจสอบวาเซลลมีคาเปน Number

=IsBlank(เซลล) ตรวจสอบวาเซลลเปนเซลลวางหรือไม

-------------------------------------------------------

12