Judul: Reff.

No :

Penawaran Software Aplikasi Ekspedisi 04-ref/SOFT/I/2012 Author :

Amik

Diskripsi Proposal Penawaran

Pengembangan software ekspedisi dan logisitik adalah sebuah alat bantu dalam meningkatkan kinerja sistem operasional pelaksaan kegiatan penerimaan dan pengiriman barang (ekspedisi/logistic/kargo). Prinsip yang akan ditekankan dalam pengembangan software yang dilaksanakan adalah :
Efisiensi dan optimalisasi

Penggunaan software ekspedisi dan logistik di perusahaan ekpedisi dapat membantu peningkatan efektifitas dan efesiensi pengolahan data operasioanl sehingga bisa mempercepat dan mendata transaski yang terjadi.
Sebagai Executive Information System

Dengan adanya software yang merupakan implementasi dari sistem informasi manajemen ekspedisi dan logisitik, pihak manajemen dapat melihat dan mengetahui secara global data-data statistik dalam bentuk tabular dan grafik mengenai perkembangan kegiatan operasional yang terjadi di perusahaan. Berikut ini akan kami jelaskan sekilas dalam aplikasi ekspedisi standar dari Pilar Media mulai dari sistem aplikasi sampai dengan tahapan untuk pengembangan aplikasi (modifikasi).

Daftar Menu 1. Data Master a. Grup Pegawai b. Pegawai c. Gudang / Depo d. Kendaraan e. Negara f. Propinsi g. Kota h. Daftar Harga i. Aktivitas Sales j. Jalur Pengiriman (NA, Darat, Laut, Udara, etc) k. Jenis Tujuan Pengiriman (NA, Port to Port, Port to Door, Door to Port, Door to Door, etc) 2. Penjualan a. Kegiatan Salesman b. Pelanggan c. Registrasi Kontrak Pelanggan

3.

4.

5.

6.

7.

d. Laporan Penjualan Pengiriman Barang a. Pickup Order b. POD Inbound c. POD Outbond d. Pembuatan Manifest Pengiriman Barang Via Vendor a. Pickup Order b. Pembuatan Manifest Penerimaan Barang a. Laporan Penerimaan b. Retur Pengiriman Pembayaran a. Pembayaran Tagihan Piutang b. Pembayaran Tagihan Hutang c. Daftar Piutang Pelanggan d. Daftar Hutang Agen Laporan a. HPP Pengiriman b. Penerimaan Barang c. Pengiriman Barang d. Pengiriman Barang Langsung e. Pengiriman Barang Via Vendor

Work Flow Level 0

Another Agen

Sales

Customer

PT. Pilar Cargo

Own Vehicle

Agen

Receiver

Object Entity
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Another Agen (Sender Customer) Reguler Customer (Sender Customer) Sales Another Agen (Sub Contractor) Receiver Pick Up Transporter Sender Transporter Management (contoh misal : PT. Pilar Cargo)

Business Proses Standar Operasional Pekerjaan (SOP)

a. SALES - SA - Sales melakukan penawaran kepada calon customer / customer lama dengan standar harga (open bid) - Sales melakukan Closing Bid dengan 2 (dua) nilai yaitu Deal Project dan Canceled Project berupa kontrak dengan customer. - Salesman melakukan kontak dengan calon customer atau customer dan mencatat dalam journal sales activity berdasar jenis activity nya. - Sales memonitoring laporan transaksi pengiriman oleh customer, dengan tujuan melihat statistik pengiriman sehingga bisa memacu untuk meningkatkan target omset bulanan. b. ANOTHER AGEN (SENDER CUSTOMER) - AA - Melakukan Closing Bid dengan 2 (dua) nilai yaitu Deal Project dan Canceled Project. - Melakukan pemesan pengiriman barang / Pick Up Order (PUO) - Memberikan barang dan memberikan daftar barang yang dikirim (manifest) - Menerima tanda terima penyerahan barang (copy Manifest) - Merima Invoice - Menerima Bukti Penerimaan Barang oleh Receiver - Melakukan pembayaran terhadap Invoice c. REGULER CUSTOMER (SENDER CUSTOMER) - RC - Melakukan Closing Bid dengan 2 (dua) nilai yaitu Deal Project dan Canceled Project. - Melakukan pemesan pengiriman barang / Pick Up Order (PUO) - Memberikan barang dan memberikan daftar barang yang dikirim (manifest) - Menerima tanda terima penyerahan barang (copy POD) - Merima POD dan Invoice - Menerima Bukti Penerimaan Barang oleh Receiver - Melakukan pembayaran terhadap Invoice d. ANOTHER AGEN (SUB CONTRACTOR - SC) - Menerima pemesanan pengambilan barang di PT. Pilar Cargo - Melakukan pengambilan barang di PT. Pilar Cargo

Menerima dan menandatangi Manifest dan salinan POD dari PT. Pilar Cargo Memberikan laporan pengiriman barang terhadap manifest dari PT. Pilar Cargo Membuat invoice kepada PT. Pilar Cargo Menerima pembayaran invoice dari PT. Pilar Cargo

e. RECEIVER - Menerima barang - Menandatangani surat/formulir POD penerimaan barang

f. PICK UP TRANSPORTER - Mengambil barang di customer - Memberikan formulir POD atau Manifest - Menerima POD atau Manifest dan memberikan copy - Mengirim barang ke depo PT. Pilar Cargo - Membuat laporan pengambilan barang g. SENDER TRANSPORTER (ST) - Mengirim Barang - Membuat laporan pengiriman barang - Membuat laporan penerimaan barang oleh receiver. - Membuat laporan retur. h. MANAGEMENT (PT. PILAR CARGO) - Menerima dan mencatat pemesanan pengambilan barang oleh customer - Membuat dan menyalin Manifest dari Another Agent (AA) - Membuat POD bagi Reguler Customer (RC) - Membuat Invoice bagi AA dan RC - Membuat Laporan Penerimaan Barang dari Customer - Menyerahkan Laporan Penerimaan kepada RC dan AA - Memasukkan data penerimaan Tagihan - Membuat Laporan Periodic Closing Bid (Sales Activity) - Membuat Laporan PUO - Membuat Laporan POD - Membuat Laporan Rekapitulasi POD o Per Sales o Per Periodic o Per Destination o Per Customer - Membuat Rekap Laporan Retur Barang - Membuat Manifest bagi Another Agen (Sub Contractor/SC) - Melakukan pemesanan pengambilan barang bagi SC - Menerima Invoice terhadap Manifest SC Dengan adanya teknologi yang kami gunakan maka untuk penampilan semua jenis data bisa di:

Ditampilkan semua Ditampilkan per tanggal Ditampilkan per Kategori Maupun ditampilkan sesuai dengan keinginan user

Metode Pelaksanaan
ReDeveloping Adalah tahap penyesuaian terhadap business flow yang telah dimiliki dan dijalankan oleh perusahaan sekarang sehingga software aplikasi nantinya bisa digunakan secara tepat dan tidak merubah alur yang telah ada. Testing Setelah software selesai maka akan dilanjutkan dengan fase pengiriman dan pemasangan software di tempat client untuk dilakukan testing. Jika terjadi kesalahan persepsi yang telah disepakati dalam sistem maka akan dilakukan redeveloping lagi. Implementasi Setelah semua tahap testing maka akan dilanjutkan dengan serah terima software dan diteruskan dengan pelatihan kepada para operator.

Perincian Biaya
Perincian biaya dalam pengembangan software ini melingkupi : 1. Pembuatan Software 2. Pelatihan selama 1 minggu di Surabaya 3. Support secara online Adapun biaya paket Pengembangan software dan berdasarkan perincian jumlah komputer maka nilai yang kami tawarkan adalah sebesar sebesar Rp. 9.000.000,- (Sembilan Juta Rupiah) *

*) Ket : harga sewaktu-waktu bisa berubah Dengan metoda pembayaran adalah sebagai berikut : Tanda jadi sebesar Rp. 6.000.000,- dibayarkan sebagai tanda jadi. Sisa sebesar Rp. 3.000.000,- setelah instalasi selesai.

Harga tersebut belum termasuk : Perubahan atau modifikasi http://demo.pilarmedia.com sistem diluar contoh aplikasi di

Pajak apabila diminta Biaya Akomodasi, Penginapan dan Transportasi (biaya perjalanan dinas) untuk instalasi, training, implementasi, garansi maupun support and maintenance di luar Surabaya.

Demikian surat penawaran ini kami ajukan dengan harapan dapat terjalin kerja sama, atas perhatian kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami, Pilar Media

Anang Fahmi Syarif/Amik