Hacer Inventario
El proceso de “hacer inventario”, o “tomar inventario” o “Inventariar” es uno delos más importantes en el sistema, ya que permite comparar las existencias reales(físicas) de los artículos contra las existencias que tiene el sistema y poder indicarsi hay faltantes o sobrantes de artículos.El proceso de toma de inventario se puede resumir en los siguientes pasos:
Contar físicamente los artículos
Capturar manualmente las cantidades contadas o transferirlas desde lalectora portátil
Comparar las existencias reales (físicas) contra las existencias que tiene elsistema
Investigar diferencias, para corregir errores de conteo o capturar compras ofacturas olvidadas.
Guardar en un archivo las diferencias
Hacer el ajuste, para que tenga el sistema tenga las existencias reales
Descontar a precio de venta el valor de los artículos extraviadosEn el presente capítulo veremos:
1.
Algunas recomendaciones relacionadas con el proceso de inventario
2.
Proceso de toma de inventario
3.
Otros procesos relacionados
4.
Uso de la lectora portátil Unitech P630
Recomendaciones
Hardware recomendado
El uso de lectores de código de barras tanto en el registro de compras como almomento de vender facilitan la identificación correcta de los artículos y minimizarlos errores. También es muy recomendable usar una terminal portátil con lector de códigos debarra integrado para facilitar la toma del inventario.SAIT recomienda los productos Unitech, debido a su durabilidad tanto enambientes normales como en ambientes industriales en donde se les da un usorudo, como por su facilidad de manejo e interfase con la computadora, aunquepueden usarse lectoras de otras marcas.
Frecuencia y forma de hacer inventario
Se recomienda hacer inventario tan frecuentemente como la empresa pueda, yasea una vez a la semana, una vez al mes, una vez cada trimestre o al menos unavez al año.
El proceso de toma de inventario se puede hacer:Para todos los artículos de la tiendaPara cierto grupo de artículos.Si la tienda es muy grande se recomienda hacer toma de inventario para ciertogrupo de artículos, por ejemplo:
Los artículos de una línea
Los artículos de una familia
Los artículos de un proveedorAquí es importante asegurarse de contar con una muy buena clasificación deartículos, ya que si existen artículos no clasificados, estos no serán consideradosen el inventario.
Descontar el valor de las mercancías perdidas
Es muy importante descontar al personal el valor de la mercancía perdida, ya quede otra forma, no le dará la importancia necesaria a la mercancía, ni a los procesosrelacionados con su movimiento (registro de compras, ventas, etc.) y siempre seestarán cometiendo errores involuntarios por falta de cuidado.Se recomienda descontar en partes iguales a todo el personal con acceso alalmacén o que haya laborado en la tienda a partir del ultimo inventario.
¿Por qué puede haber diferencias entre lo real y el sistema?
Algunas de las causas por las cuales puede haber diferencias entre el sistema y lasexistencias reales son:Error en la captura de compras o en las facturas de venta, se uso otra clave dearticulo.No se contó toda la mercancía.La mercancía se encuentra en otro lugar no consideradoFalta meter documentos (compras o ventas)Merma que no se alimento al sistemaHurto o Robo
Formas de contar:
El conteo se puede hacer de muchas formas, algunas de ellas son:Con lectora inalámbrica conectada al sistemaCon lectora portátil descargando en la PCCon reportes impresos, llenando la cantidad (buscando el producto en el listado)En hojas blancas, llenando la clave, descripción, cantidad de cada productoLa más recomendada es la primera ya que el uso de lectoras inalámbricas ya quees llevar la información de tu sistema en la palma de tu mano y estar alimentandoel conteo directamente en el sistema.La segunda opción tiene el inconveniente de tener que ir a descargar la lectoraportátil en la computadora personal.Las 2 últimas opciones son manuales y no se recomienda mucho.
Proceso de toma de inventario
El proceso de toma de inventario se puede resumir en los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
Investigar las diferencias (error de conteo, faltan compras o ventas, etc.)
6.
Guardar el archivo de diferencias
7.
8.
Entregar archivos de diferencias a contabilidad
¿Qué es un Documento de Toma de Inventario?
Para facilitar la captura de las existencias físicas, hemos creado el concepto deDocumento de Toma de Inventario, lo cual solo es una relación de los artículosexistentes en un área del almacen.
Ubicación
Cada estante de nuestro almacén lo identificaremos con una clave de ubicación.Por ejemplo: A1, A2, A3 .. A999 a todos los estantes de la primera fila de nuestroalmacén. B1, B2, B3... a todos los estantes de la segunda fila y así sucesivamente.
Documento de toma de inventario
Llamaremos documento de toma de inventario, a la relación de artículosexistentes en un estante o ubicación. De esta forma el documento de toma deinventario del estante A1 contendrá todos los artículos existentes físicamente en elestante A1. Los datos que incluiremos en el documento de toma de inventarioson:: clave, descripción y cantidad de cada artículoSi un artículo se encuentra en 2 estantes distintos, entonces el artículo apareceráen ambos documentos de toma de inventario.Para facilitar el conteo se recomienda:
Dividir el álmacen en áreas o secciones
A cada sección asignarle un número o letra
Hacer el conteo por áreas
Crear un “Documento de Toma de Inventario” por cada área o estante delalmacenEl sistema permite:
Crear documentos de toma de inventario
Eliminar los documentos de toma de inventario
Modificar los documentos de toma de inventario
Transferir de una lectora portatil la información a un documento de toma deinventario
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Hacer Inventarío
Como realizar el proceso de toma de inventario en SAIT Software Administrativo
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