NTC 3580, Continuacin Hoja de Transmisin por Telefax

GUA PARA LA ELABORACIN DE HOJA DE TRANSMISIN POR TELEFAX

Sistema telefnico permite reproducir a distancia escritos, grficos o impresos. Documento recibido por telefax. DATOS DE TRANSMISIN Todo documento que se enve por telefax debe estar precedido por una hoja con los datos de transmisin: - Razn social y logotipo, o uno de los dos. - Ciudad y pas del remitente. - Nmero del telfono del remitente. - Nmero del telefax del remitente. - Identificacin del documento. - Fecha. - Nmero del control del fax. (Opcional). - Datos del destinatario. Nombre, cargo y empresa. - Nmero de telefax del destinatario. - Ciudad y pas del destinatario. - Datos del remitente. Nombre, cargo y empresa. - Asunto o mensaje corto. - Nmero de hojas transmitidas, incluida sta. - Firma del funcionario que solicita la transmisin. MRGENES Los mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de la hoja con los datos de transmisin, sern de 1cm. CALIDAD DE REPRODUCIN Para lograr una buena calidad de reproduccin, los documentos que se transmiten deben ser legibles (sin borrones, ni repisados). Adems, se deben evitar las reducciones y los tipos de letra muy pequeos, porque afectan la nitidez del fax. VERIFICACIN DE LA TRANSMISIN En caso de presentarse dificultades en el envo o la recepcin del fax, se debe informar acerca de ellas por otro medio, como tlex o telfono, para verificar y corregir los problemas de transmisin del fax.

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DATOS DE IDENTIFICACIN DEL REMITENTE A partir de los mrgenes superior e izquierdo se determina un espacio de 3 cm en sentido vertical, por 11 cm en sentido horizontal, donde se ubicarn los siguientes datos: - Razn social o logotipo, si lo hay. - Ciudad y pas de origen. - Numero de telfono del remitente. - Nmero del telefax que transmite el documento. IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO En el espacio restante, a continuacin de los datos de identificacin del remitente, se ubicar el titulo HOJA DE TRANSMISIN POR TELEFAX, centrado y en mayscula sostenida. DISTRIBUCIN DE LOS DATOS DE TRANSMISIN Fecha Bajo este titulo impreso se escribir la ciudad de origen y la fecha de transmisin. Nmero de control Cuando la empresa requiera controlar los mensajes va telefax se podr utilizar una numeracin consecutiva. Despus del titulo DATOS DEL DESTINATARIO, se determinar un espacio de 3 cm en sentido vertical por 12 cm en sentido horizontal, para la impresin de las palabras NOMBRE, CARGO Y EMPRESA, alineados verticalmente, contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida. Frente a estos enunciados se escribirn tambin, en mayscula sostenida, el nombre del funcionario, el cargo que ocupa y la razn social.
El espacio restante, hasta el margen derecho, se fraccionar as:

Un espacio de 1 cm vertical para imprimir la expresin Telefax No. Con mayscula inicial, frente a la cual se escribir el nmero que corresponda al telefax del destinatario. Un espacio de 2 cm en sentido vertical para imprimir las palabras Ciudad y Pas alineadas verticalmente y con mayscula inicial, frente a las cuales se escribirn la ciudad de destino y el pas, si se trata de una transmisin internacional.

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Datos del remitente Despus del titulo DATOS DEL REMITENTE se determinar un espacio de 1,5 cm en sentido vertical por el ancho entre mrgenes, para la impresin de las palabras NOMBRE Y CARGO, alineados en sentido horizontal y en mayscula sostenida. Frente a estos enunciados se escribir en mayscula fija el nombre del funcionario que remite el fax y su cargo en la empresa. Asunto o mensaje A partir de los datos del remitente se determina un espacio de 4,5 cm sentido vertical, por el ancho entre mrgenes, en el cual se colocar la expresin Asunto o mensaje, con mayscula inicial. Este espacio se utiliza para escribir el tema, finalidad o sntesis del documento que se transmite. Tambin para escribir el mensaje cuando su extensin no es mayor de cuatro lneas. Nmero de hojas transmitidas incluida sta Frente a esta expresin se escribe en nmero arbigos, el total de pginas que se transmiten, contando la hoja de transmisin por telefax.
Firma

Sobre esta palabra aparecer la rbrica del funcionario que enva el documento o el mensaje. PRECAUCIONES

Que la lnea telefnica del telefax no tenga derivaciones, para evitar interferencias. Mantener el equipo encendido y el papel en cantidad suficiente y debidamente instalado. Fotocopiar el fax que requiera conservacin por ms de seis meses, con el fin de garantizar su calidad archivstica con nitidez, preservacin del color, entre otros. El fax se puede considerar solamente como un adelanto de informacin y en algunos casos se requiere enviar adicionalmente el documento original.