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Combinar Correspondencia

Combinar Correspondencia

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WORD
Combinar correspondencia.
28/11/2011
Silvia & Araceli
 
 
1
 
Unidad 14. Combinar correspondencia (I)
INDICE.
Combinar correspondencia
Word 2010 nos permite
incluir
en un documento,
datosalmacenados en otro sitio
.De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que serepite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada cartasegún la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personasexistan en el lugar donde están almacenados los datos.Otros ejemplos de la utilidad de
combinar correspondencia
son la generación de etiquetas o recibos, laimpresión de sobres, etc.
 
 
2
 14.1. Conceptos previosCuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documentoprincipal y el origen de datos.
Documento principal.
 Es el documento Word que contiene el
texto fijo
y los
campos variables
que toman su valor del origen dedatos.
Origen de datos
.Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser dedistinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones deOutlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una
lista de registros
compuestos por
campos
. Unregistro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tablade clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, elnombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar estapotente utilidad de Word.14.2. Crear el documento principalAbrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el textofijo.Seleccionar de la pestaña
Correspondencia
el menú
Iniciar combinación de correspondencia
. Allí hacer clicen la opción
Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
.

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Feliciano Salcedo added this note
como puedo combinar de una lista de excel que tiene mas de 255 columnas con datos muy importantes
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