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DE

ARQUIVOLOGIA - TRE

NOES DE ARQUIVOLOGIA - TRE-RJ (CD.: 0451)

O TRE-RJ anunciou que ir incluir Noes de Arquivo em seu prximo concurso. Como orientao bsica para os candidatos, preparamos este material como referncia para seus estudos. To logo saia o programa oficial, este material ser complementado, caso haja necessidade.
Conceito de Arquivo a) Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. (Solon Buck - Arquivista norte-americano). Depsito de documentos e papis de qualquer espcie, tendo sempre relao com direitos das instituies ou indivduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes). Arquivo a concentrao de documentos de todas as espcies e categorias que so importantes para qualquer deciso na empresa, instituio ou at mesmo no ambiente familiar. (Prof. Francisco Carlos). EXERCCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo Solon Buck, arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem oficial e governamental tm a obrigatoriedade de serem arquivados. ( ) A poltica de arquivamento baseia-se no conceito de Solon Buck, que define processo como uma ao obrigatria de qualquer empresa privada. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento representa uma ferramenta administrativa para a continuidade da organizao e sua histria administrativa. GABARITO ERRADO - O processo de arquivamento para todos os documentos produzidos (acervos), seja ela de rgos governamentais ou privados. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas para arquivamento, as empresas privadas no so obrigadas a processar o arquivamento de seus documentos. CERTO -O processo de arquivamento representa uma ferramenta, um suporte para a continuidade administrativa de qualquer empresa. RGOS DE DOCUMENTAO Paralelo entre Biblioteca e Arquivo Hoje, quando citamos rgos de guarda ou de acervo de documentao, os exemplos, geralmente, so as bibliotecas e arquivos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os campos de atuao das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos rgos de documentao. Suas caractersticas principais so: a) Bibliotecas so documentos impressos, audiovisuais, cartogrficos. Os documentos so colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doao. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significao do acervo documental no depende da relao que os documentos tenham entre si. b) Arquivos so documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos. Esses documentos so produzidos e conservados com objetivos funcionais. Os documentos no so objeto de coleo. Provm to-somente das atividades, pblicas ou privadas, servidas pelo arquivo. produzido um nico exemplar do documento, ou um limitado nmero de cpias. H uma significao orgnica entre os documentos. A documentao, no raro, existe em via nica. HISTRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO De acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prtica (Marilena Leite Paes), o processo histrico sobre arquivamento surgiu na antiga Grcia, com a denominao arch, atribuda ao palcio dos magistrados. Da evoluiu para archeion, local de guarda e depsito dos documentos. Ramiz Galvo (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros ttulos. Um dos principais pesquisadores modernos do processo de arquivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira Reunio Interamericana de Arquivos, que teve a participao de 42 arquivistas e historiadores de 18 pases e de 29 arquivos. A legislao de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em 8 de janeiro de 1991. a Lei n 8.159, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa poltica como rgo central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), ambos criados por fora de seu artigo 26 e regulamentados pelos Decretos ns 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Principais competncias do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos. b) Promover o interelacionamento de arquivos pblicos e privados, com vista ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas. c) Estimular programas de gesto e de preservao de documentos produzidos e recebidos por rgos e autoridades, nos mbitos federal, estadual e municipal, em decorrncia das funes executivas, legislativas e judicirias. d) Subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados. e) Estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judicirio, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municpios. f) Declarar como de interesse pblico social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a histria e o desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei n 8.159/91. EXERCCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg (1956), os rgos de documentao (guarda) so representados basicamente por arquivos (pblicos ou privados) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenci-los porque: ( ) Os arquivos possuem os documentos produzidos muitas das vezes em um nico exemplar. ( ) Os documentos constantes nos arquivos so produzidos com objetivos funcionais. ( ) Os documentos constantes de uma biblioteca no dependem da relao dos documentos entre si. ( ) Os documentos do arquivo existem em numerosos exemplares. ( ) No h uma distino clara entre os documentos do acervo bibliogrfico e os do arquivstico.

b)

c)

1. 2. 3.

01 1. 2. 3.

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GABARITO

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legal e/ou histrico. Normalmente so guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mdias visando o racionamento de espao. Possui documentos processados, estudados ou assuntos resolvidos. 3 - Extenso de sua atuao Quanto abrangncia de sua atuao, os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. Arquivos setoriais - so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Arquivos gerais ou centrais - so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. 4 - Natureza dos documentos Arquivos especiais - so aqueles que tm sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas, tais como: fotografias, discos, fitas, clichs, slides, microformas, disquetes, CD-ROM, e que por esta razo, merecem tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm no registro, acondicionamento, controle, conservao etc. Arquivos especializados - so aqueles que tm sob custdia os documentos resultantes da experincia humana num campo cientfico, independentemente da forma fsica apresentada, como, por exemplo, os arquivos mdicos, hospitalares, os arquivos de imprensa, engenharia, TRE e assim por diante. Esses arquivos so tambm chamados, impropriamente, de arquivos tcnicos. TIPOS DE ARQUIVAMENTO Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. Normalmente so arquivados horizontalmente os mapas, plantas e cartazes. Os arquivos verticais so mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em ao com gavetas, deslizantes, estantes etc.). Sobre os arquivos horizontais, ainda podemos citar: Arquivos Pombais - so aqueles em forma de escaninho. Encontrados ainda hoje em portarias de hotis, de prdios, restaurantes etc. Arquivos Sargento - so tubos metlicos utilizados pelo exrcito em campanha, estudantes de desenho, engenharia, arquitetura etc. Arquivos-Fole - sua forma que pode ser considerada de transposio do tipo horizontal. Os documentos so guardados em uma espcie de pasta com subdivises horizontais, depois carregado verticalmente. Arquivos Verticais - so aqueles em que os documentos so guardados rapidamente, sem a necessidade de remover outros papis. Os arquivos de ao do tipo vertical so indicados para a guarda de correspondncia e documentos, principalmente na parte denominada arquivo de movimento. EXERCCIO Marque C para CERTO e E para ERRADO: 01. 1. 2. 3. 4. 5. 01. 1. A finalidade bsica do processo de arquivamento est diretamente relacionada a: ( ) Armazenar e disseminar informaes que sejam teis ao desenvolvimento empresarial. ( ) Classificar e selecionar as informaes em um arquivo de custdia, preservando a sua inegibilidade. ( ) Coligir e selecionar todas as informaes contidas no acervo, tornando-os inacessveis a qualquer tipo de consulta. ( ) Servir administrao, para atender s necessidades de repasse de informaes. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informaes. GABARITO CERTA - A principal finalidade do processo de arquivamen-

CERTO - Por serem documentos de origem empresarial, a maioria dos documentos nos arquivos so constitudos de cpias nicas. CERTO - Por serem produzidos em empresas, esses documentos so de origem funcional. CERTO - O princpio de arquivamento da biblioteca manter um acervo mais elstico possvel para os pesquisadores. ERRADO - Os documentos de arquivo, originrios de empresas so em sua maioria de via nica, e/ou exemplar nico. ERRADO - Vide as respostas e comentrios anteriores. PRINCPIOS DO ARQUIVAMENTO

a) Finalidade Servir administrao que o possui atendendo s necessidades de informaes atuais e passadas. A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. b) Funo Guarda e conservao para obteno e recuperao das informaes. A funo bsica do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. c) Classificao 1 - Entidades mantenedoras Pblicas Federal Estadual Municipal Institucionais Instituies educacionais Igrejas Associaes Corporaes no-lucrativas - ONGS Cooperativas Comerciais Firmas Corporaes Companhias Filiais ou Pessoais 2 - Estgios de Evoluo Para que a recuperao da informao seja rpida e eficaz, necessrio que se adote, em relao aos documentos, uma metodologia de organizao e guarda. Para isso, foram definidas as trs idades dos arquivos. Essas fases so estabelecidas por Jean-Jacques Valentte (1973) com as trs idades dos arquivos: corrente, intermediria e permanente. a) Arquivo corrente, vivo ou de primeira idade - constitudo de documentos de uso freqente, normalmente nas prprias unidade que os receberam ou produziram. Nesta fase os documentos so analisados, organizados, classificados e arquivados at que cumpram seu tempo de vida til especificado na tabela de temporalidade. Possui documentos que se encontram em estudo. b) Arquivo intermedirio ou de segunda idade - constitudo de documentos que deixaram de ser consultados freqentemente mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como tambm de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede microfilmagem ou reproduo em CDROM. c) Arquivo permanente, custdia, morto ou de terceira idade - constitudo de documentos que perderam seu valor administrativo e que so conservados por seu valor

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to disseminar as informaes armazenadas para que elas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empresarial. ERRADO - Os documentos no devero ser classificados e selecionados no arquivo de custdia, esse processo dever ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. Outra expresso errada na questo a palavra inegibilidade, que d sentido de um documento desvalorizado. ERRADO - Os documentos estando tanto no arquivo corrente quanto no arquivo permanente, os mesmos tero que ser acessveis para consulta. CERTO - A resposta bvia no seu contedo. ERRADO - A finalidade do arquivamento no se resume somente em selecionar e armazenar as informaes, as mesmas tero que estar prontas para servir a quem os consulta. MTODOS DE ARQUIVAMENTO Escolha de mtodos de arquivamento A importncia das etapas de levantamento e anlise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentao corrente. Na verdade, dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou nmero. Entretanto, com base na anlise cuidadosa das atividades da instituio aliada observao de como os documentos so solicitados ao arquivo, possvel definir-se qual o mtodo principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. a) Exemplificando: Patrimnio Braslia Minas Gerais Rio de Janeiro Pessoal Admisso Antunes, Joo Bernardo, Walter Diamantes, Pedro Demisso Folhas de pagamento Maro - julho de 1990 Agosto - dezembro de 1990 Janeiro - maro de 1991 Promoo OBS.: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as consideraes assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal por assunto. No assunto Patrimnio encontra-se um arranjo secundrio, por localidade (geogrfico). J no assunto Admisso tem-se um arranjo secundrio, em ordem alfabtica, pelo nome dos funcionrios. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjo secundrio, em ordem cronolgica. Como se v, o mtodo principal foi o do assunto, coadjuvado pelos mtodos geogrfico, alfabtico e numrico-cronolgico. Estrutura das Pastas de Arquivo Toda pasta de arquivo possui uma guia, esta poder estar em posio diferentes para indicar a notao. Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informaes necessrias. A notao pode ser: A

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2.

Notao alfabtica

3. 4. 5.

010 Notao numrica

A-50

Notao alfanumrica

Notao aberta ou simples Inicia os nomes somente com a letra A: A Abelardo Ademir Acio Notao fechada Indica um princpio e fim para uma classificao alfabtica de nomes. A-E Antnio Bernardo Cludio Daniel Eduardo As guias ainda podem ser posicionadas quanto sua funo. a) Guia primria - indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo. A Exemplo:

b)

GUIA PRIMRIA

b)

Guia secundria - indica uma subdiviso da primria. AE Exemplo: GUIA SECUNDRIA

c)

Guia subsidiria - indica uma subdiviso secundria. AEC Exemplo: GUIA SUBSIDIRIA

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d)

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um mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente, no sendo necessrio se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento. Regras de Alfabetao O arquivamento dos nomes obedece a 15 regras, chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. importante utilizar a vrgula para separar o sobrenome do prenome.

Guia especial - indica a localizao de um nome ou assunto de grande freqncia.

Exemplo:

GUIA ESPECIAL

Guia-fora - o que tem como notao a palavra fora e indica a ausncia de uma pasta do arquivo. Projeo - a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio carto, ou nele ser aplicada, sendo ento de celulide ou de metal. A abertura na projeo que recebe a tira e insero chama-se janela. P - a salincia, na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilh. Por esse orifcio passa uma vareta que prende as guias gaveta. PROJEO OU GUIA

Exemplos: - Carlos Jos Jos, Carlos. - Lus Carlos Marques Marques, Lus Carlos. Guimares, Pedro Oliveira. - Pedro Oliveira Guimares - Eliana Pena Pena, Eliana. OBS.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica de prenome. Exemplos: - Joo Marques - Eliana Marques - Maria Marques - Ana Marques - Fernando Marques 2. Marques, Ana. Marques, Eliana. Marques, Fernando. Marques, Joo. Marques, Maria.

ILH

P Pasta de Arquivo uma folha de papelo resistente, ou cartolina, dobrada ao meio que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto . lisa, ou ter projeo. Elas se dividem: a) Pasta individual ou pessoal - onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronolgica. b) Pasta miscelnea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica. Classificao dos Mtodos de Arquivamento O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em duas classes: Bsico: a) b) Alfabtico Geogrfico Simples c) Numrico Cronolgico Dgito-terminal - enciclopdico alfabtico d) Ideogrfico Numrico Padronizado: - Variadex - Automtico - Soundex - Mnemnico - Rneo - Duplex - Decimal - Unitermo ou - Indexao Coordenada - dicionrio

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam.

OBS.: Em alguns casos os sobrenomes compostos tambm so entendidos como sobrenome de domnio pblico. Exemplos: - Camila ndio do Brasil ndio do Brasil, Camila. - Juliana Castelo Branco Castelo Branco, Juliana. - Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor. - Fernando Campo Limpo Campo Limpo, Fernando. 3. Os sobrenomes formados por palavras como Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Exemplos: - Elba Santa Ifignia Santa Ifignia, Elba. - Paulo Santo Cristo Santo Cristo, Paulo. - Pedro Paulo Santos Anjos Santos Anjos, Pedro Paulo. 4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.

Exemplos: - J. Vasconcelos Vasconcelos, J. Vasconcelos, Joo. - Joo Vasconcelos - Jos Vasconcelos Vasconcelos, Jos. 5. Os artigos e preposio, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados.

Exemplos: - Paulo de Alcntara Alcntara, Paulo de. Almeida, Lcia d. - Lcia dAlmeida - Elvis do Socorro Socorro, Elvis do. Guia, Maria da. - Maria da Guia 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto e Sobrinho so considerados partes integrantes do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica.

A) Mtodo alfabtico o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome e no a letra.

Exemplos: - Jorge Carlos Filho Carlos Filho, Jorge. - Maria do Socorro Neta Socorro Neta, Maria do. - Severino Sobrinho Sobrinho, Severino.

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OBS.: Os graus do parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino. Exemplos: - Jorge de Abreu Sobrinho - Jorge de Abreu Neto - Jorge de Abreu Filho 7. Abreu Filho, Jorge de. Abreu Neto, Jorge de. Abreu Sobrinho, Jorge de

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Congresso de Odontologia

- 1 Congresso de Odontologia (1).

14. As correspondncias recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituio (setor, seo, gerncia, departamento, superintendncia) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e no da unidade. Exemplos: - Gerncia de Atendimento da TELERJ - Superintendncia Financeira da TELERJ - Gerncia de Finanas da TELERJ Arquiva-se: - TELERJ - Gerncia de Atendimento - TELERJ - Gerncia de Finanas - TELERJ - Superintendncia Financeira 15. Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Exemplos: - 3 M do Brasil - Fbrica Estrela de 4 pontas - Madeiras Cachoeira dos 4 Arquiva-se: - Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. - Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro). - 3 (Trs) M do Brasil. B) Mtodo Geogrfico O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a chave de recuperao a procedncia ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 1) nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia). Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrs do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, obviamente, no seguir a ordem alfabtica. Exemplos: - Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - Joo Alfredo - So Paulo - Campinas - Pedro Luiz - Maranho - So Luiz - Maria do Carmo. - Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques - So Paulo - So Paulo - Lvia de Ftima Arquiva-se: - Maranho - So Luiz - Maria do Carmo. - Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - Joo Alfredo - Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques - So Paulo - So Paulo - Lvia de Ftima - So Paulo - Campinas - Pedro Luiz 2) nome da cidade, estado e correspondente. Como a principal chave a cidade, deve-se orden-las alfabeticamente, no havendo destaque para as capitais. Exemplos: - Araatuba - SP - Luiz Carlos - So Mateus - ES - Maria Augusta - Belm - PA - Adalberto Oliveira - Crates - PE - Francisco Balbino - Diadema - SP - Dilma da Silva Arquiva-se: - Araatuba - SP - Luiz Carlos - Belm - PA - Adalberto Oliveira - Crates - PE - Francisco Balbino - Diadema - SP - Dilma da Silva - So Mateus - ES - Maria Augusta

Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses.

Exemplos: - Presidente Fernando Henrique Henrique, Fernando (Presidente). - Ministro Mrio Simonsen Simonsen, Mrio (Ministro). Carlos, Francisco (Professor) - Professor Francisco Carlos - Doutor Olvo Pinheiro Pinheiro, Olvo (Doutor). 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos espanhis e orientais.

Exemplos: - Georges Aubert Aubert, Georges. - Paul McCartney McCartney, Paul. - Thomas Jefferson Jefferson, Thomas. - George Bush Bush, George. 9. As partculas dos nomes estrangeiros podem no ser consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiscula.

Exemplos: - Guilio di Capri Capri, Guilio di. - Esteban De Penedo De Penedo, Esteban. - Charles Du Pont Du Pont, Charles. - Gordon OBrien OBrien, Gordon. 10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da famlia do pai. Exemplos: - Jos de Oviedo Y Baos Oviedo Y Baos, Jos de. - Francisco de Pina de Mello Pina de Mello, Francisco de. - Angel del Arco Y Molinero Arco y Molinero, Angel del. - Antonio de los Rios Rios, Antonio de los. 11. Os nomes orientais, japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam: Exemplos: - Chian Chin - Li Yutang Chian Chin. Li Yutang.

12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admitese, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome: Exemplos: - Embratel Embratel. Colegial (A). - A Colegial - Fundao Getlio Vargas - The Library of Congress

Fundao Getlio Vargas. Library of Congress (The).

13. Nos ttulos de eventos como congressos, conferncias, reunies, assemblias e semelhantes, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: - III Conferncia de Cirurgia Cardaca Conferncia de Cirurgia Cardaca (III). - Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitava).

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chas) alfabticos-onomsticos, de procedncia e de assunto para facilitar a recuperao de informao. Comparando-se a numerao dos mtodos numrico simples e dgito-terminal: Numrico Simples 45.027 98.437 126.142 128.252 342.687 Dgito-Terminal 04 - 50 - 27 09 - 84 - 37 12 - 61 - 42 12 - 82 - 52 34 - 26 - 87

Nesse caso no necessrio utilizar as divisrias de estados, j que as pastas so arquivadas alfabeticamente por cidades. necessrio, porm, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Exemplos: Braslia (Distrito Federal) - Magalhes, Carolina Braslia (Minas Gerais) - Arago, Srgio Itacoatiara (Bahia) - Penteado, Carlos Itacoatiara (Pernambuco) - Santos, Pedro

Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabetase em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades sero dispostas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. Exemplos: - Brasil - Braslia (Capital) - Antnio, Lus. - Brasil - Altamira - Campos, Roseli. - Chile - Santiago - Alvares, Juan. - Chile - Santa Cruz de La Sierra - Manjo, Pablo. OBS.: um mtodo direto e de fcil manuseio. No esquea de classificao do local e do correspondente. C) Mtodo Numrico Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos: simples, cronolgico ou digital-terminal. Tais mtodos so indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou pasta, h que se recorrer a um ndice alfabtico (em ficha), que fornecer o nmero sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. A numerao obedece somente ordenao seqencial, embora a disposio fsica das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades prprias a cada mtodo. Mtodo Numrico Simples Atribui-se a cada cliente (pessoa fsica ou jurdica) um nmero. Este nmero dado quando h o recebimento, pela primeira vez, do documento de um cliente. Faz-se o registro deste cliente ligando-o a um nmero retirado de uma tabela numrica seqencial. Com isso, evita-se a utilizao de um mesmo nmero para duas ou mais pastas. Com relao aos clientes eventuais, pode-se arquiv-los em pastas miscelneas, que seguem dois critrios de arquivamento. No primeiro, abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelnea 1), onde os documentos sero arquivados alfabeticamente. No segundo, atribui-se a cada cliente eventual um nmero, arquivando-se na pasta sem considerar a ordenao alfabtica. Neste mtodo pode-se arquivar o nmero de uma pasta que venha a vagar. Por exemplo: h um cliente 22 que por qualquer razo deixou de ter relaes com a entidade. Para que o nmero no fique vago, na chegada de um novo cliente o nmero 22 reaproveitado. Os documentos referentes ao antigo cliente 22 so transferidos para o arquivo intermedirio e/ou permanente, anotando em sua ficha alfabtica a nova localizao. Este mtodo utilizado em arquivos especiais (discos, fitas, fotografias etc.) e especializados (mdicos, de engenharia, de funcionrios etc.). Mtodo Numrico Cronolgico Neste mtodo, alm da ordem alfabtica, tem-se de observar a data de entrada do documento no arquivo ou de sua emisso. Normalmente utilizada em reparties pblicas. Quando um documento novo chega repartio, ele registrado, numerado e arquivado em uma pasta de cartolina aberta especificamente para ele, onde alm do nmero de registro so colocadas informaes. Esta pasta montada ser denominada processo. Alm da ficha registro (tambm chamada de ficha protocolo ou ficha numrica) onde ser anotada toda movimentao do documento/processo, so preparados ndices auxiliares (em fi-

D) Mtodo por Assunto Quase toda organizao dispe de certo nmero de documentos que devem, com vantagem, ser arquivados por assunto - os referentes administrao interna e suas atividades-fim. O mtodo de arquivamento por assunto no , porm, de fcil aplicao, pois depende de interpretao dos documentos sob anlise, alm de amplo conhecimento das atividades institucionais. No entanto, o mais aconselhvel nos casos de grandes massas documentais e variedade de assunto. Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assunto com tipo fsico/espcie dos documentos e adotam, como classificao de assuntos: atas, correspondncia recebida e expedida, contratos, acordos, pareceres, telex etc. Como exemplo prtico para esse mtodo podemos citar um arquivo elaborado para peas de vesturio: Roupas: do Homem - cala - meia - cueca - camisa da Mulher - saia - blusa - vestido - meias de Crianas - recm-nascidos - 1 a 3 anos - 4 a 6 anos - 6 a 10 anos de Calados - Homem - Mulher - Crianas

Existem outros mtodos pouco utilizados, tais como: E) Mtodo Ideogrfico Mtodo Duplex Nesse mtodo a documentao dividida em classes conforme os assuntos, partindo-se do gnero para as espcies e desta para a minoria. Este mtodo remove a dificuldade apresentada pelo mtodo decimal relativamente a previso antecipada de todas as atividades, sendo abertas novas classes medida que outras necessidades forem surgindo. Embora a quantidade de classes seja ilimitada, exige-se, porm, muito cuidado para no serem abertas pastas com a classificao de assuntos primrios para assuntos j includos em subclasses. Exemplo: uma instituio criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos, e editar publicaes tcnicas. Conseqentemente, seu arquivo ter inicialmente as seguintes classes principais: 1 - Pesquisas 2 - Cursos 3 - Publicaes

Mtodo Decimal O mtodo decimal empregado nos arquivos baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, ex-Presidente da Associao dos Bibliotecrios Americanos. Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliogrfico de Bruxelas, que o ampliou. Hoje, universalmente conhecido. A classificao Decimal de Dewey foi publicada em 1876, e consiste em uma tbua ou tabela de mil assuntos e de um ndice que permite a sua rpida localizao. Mtodo Unitermo ou Indexao Coordenada O mtodo unitermo ou indexao coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube, nos Estados Unidos, em princpios de 1950.

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Embora no se recomenda sua aplicao nos arquivos convencionais a indexao coordenada vem sendo utilizada, com grande xito, principalmente nos arquivos especiais e especializados. O mtodo consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de documentos um nmero em ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo. Esse nmero, denominado nmero de registro, controlado atravs de livro prprio, deve ser assinalado no documento, em lugar visvel e previamente determinado. EXERCCIO 01. 1. 2. 3. 4. 5. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia com duas letras maisculas, podemos afirmar que: ( ) utilizado um arquivamento alfa-numrico. ( ) utilizado um arquivamento primrio. ( ) utilizado um arquivamento alfabtico simples ou aberto. ( ) utilizado um arquivamento alfabtico fechado ou composto. ( ) utilizado um arquivamento alfabtico fechado, onde se indica o princpio e o fim de nomes classificados, iniciados pelos indicados na guia. GABARITO ERRADO - Quando s h citao de letras, o sistema alfabtico. ERRADO - No existe essa classificao. ERRADO - Na classificao alfabtica simples ou aberto, s apresentada uma letra na guia. CERTO - Na classificao de um sistema fechado ou composto so utilizadas duas letras, inserindo-se as demais letras naquele intervalo. CERTO - Idem explicao do item anterior. TCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Antigamente havia a idia de que somente os documentos encontrados no suporte papel deveriam ser tratados no mbito da arquivstica. Os demais documentos, como fotografias, discos, fitas magnticas, relatrios tcnicos etc., deveriam ser encaminhados s bibliotecas ou centros de documentao especializados. Esse conceito tornou-se obsoleto, j que na viso arquivista atual o que importa a informao e no o suporte em que ela se apresenta. Como exemplo, podemos citar um arquivo e um jornal. Seu acervo composto tanto de documentos administrativos, em suporte papel, como de documentos operacionais em outros suportes: fotos, filmes, releases de jornais etc. Todo esse acervo deve ser tratado como um conjunto documental, independente de sua forma de acondicionamento. A diferena entre um arquivo em papel e um especial est no armazenamento e conservao de seus documentos. Um arquivo de fotografias ou de fitas magnticas, por exemplo, necessitar de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo de suporte. Os arquivos especiais mais comuns so os de fotografia, fitas magnticas, filmes, discos e recortes de jornais. Arquivo fotogrfico As atividades de um arquivo fotogrfico podem ser divididas em recepo e identificao, preparo, registro, arquivamento e pesquisa. Recepo e identificao - as unidades responsveis pela emisso das fotografias devem encaminh-las ao arquivo, juntamente com os negativos e as informaes necessrias ao seu registro (data, local, evento, identificao das pessoas etc.) As informaes necessrias identificao das fotos j foram acordadas anteriormente com o(s) remetente(s). Entretanto, necessrio que se mantenha sempre um canal aberto entre as unidades para facilitar a soluo de qualquer dvida que venha a surgir. Preparo - o mtodo numrico o mais adequado no arquivamento de fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera-

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o. A fotografia recebe um nmero de registro, no seu verso, em ordem crescente. Esse mesmo nmero ser atribudo ao negativo, envelope e/ou pasta em que ser acondicionada. Nem sempre h necessidade de se numerar cada foto. Quando vrias fotos tratam do mesmo evento, deve-se atribuir um nico nmero de registro para todas e acondicion-las, reunidas, no mesmo envelope e/ou pasta. O mesmo procedimento dever ser aplicado aos negativos. Registro - depois de numeradas, retiram-se das fotografias todos os elementos que iro servir de identificao na sua recuperao: nomes, assuntos, eventos, datas, lugares, objetos etc. Essas informaes devero ser transcritas em um banco de dados (se no houver, em fichas). Com relao aos assuntos, deve-se elaborar uma lista de termos especficos para evitar o emprego de sinnimos. Deve-se incluir, tambm, no banco de dados, informaes complementares sobre as fotos: apresentao fsica preto e branco ou em cores), a quantidade (fotos e negativos), dimenses etc. No caso de registro em fichas, arquivar as principais em ordem numrica e as demais em ordem alfabtica de nomes, assuntos, locais etc. Negativo - Devido ao suporte filme os negativos devem ser arquivados, individualmente, em envelopes prprios para esse fim. O nmero correspondente ao negativo deve ser transcrito em uma tira adesiva, colada na margem mais larga do filme. No caso de negativos referentes a um mesmo evento, acondicion-los, individualmente, em envelopes prprios e depois arquiv-los em envelope kraft com o mesmo nmero de registro dado ao grupo. Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os negativos, no lugar destes ser feita uma anotao da ocorrncia para que, futuramente, no se pense que houve falha de registro ou extravio. O mesmo procedimento deve ser aplicado se o inverso ocorrer. lbum - Como os lbuns no possuem formatos e dimenses padronizadas, devem ser arquivados em separado, anotando no banco de dados ou fichas, sua localizao. Pesquisa - A pesquisa ser efetuada atravs do banco de dados ou das fichas. Arquivos de Fita Magntica, Filme e Disco Os procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitas magnticas, filmes e discos so semelhantes aos aplicados no arquivo de fotos. Tambm utilizado o mtodo numrico. Cada elemento recebido no arquivo ser identificado por um nmero de registro seqencial. Para a recuperao de sua localizao, tambm ser utilizado um banco de dados ou fichas, contendo informaes que iro auxiliar a pesquisa, tais como: assuntos (de conferencistas, autores, compositores etc.), datas, ttulos (congressos, msicas, filmes etc.), lugar, acontecimentos, gneros musicais etc. Alm dessas informaes que so comuns aos trs elementos, podemos destacar as especficas de cada arquivo: 1. fitas magnticas - o lado da fita, o tempo de durao, a data da gravao; 2. filmes - o comprimento e a bitola do filme, se sonoro ou mudo, em cores ou preto e branco, o tempo de durao; 3. discos durao da execuo, o nmero de faixas de cada lado, a rotao etc. Tecnologias Aplicadas aos Arquivos O mundo tem passado nos dois ltimos sculos por vrias transformaes. O sculo anterior foi o das grandes descobertas e, o nosso, de grandes desenvolvimentos tecnolgicos. Os negcios que geralmente ficavam no mbito familiar se transformaram em grandes companhias que no mais almejavam o mercado interno e sim o mundo. Estamos na era da globalizao. Cada vez mais h a interao entre os pases e o computador o agente fundamental para esse intercmbio.

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versatilidade na duplicao - cpias instantneas do original em filme ou papel. racionalizao da informao - as microformas possibilitam o acesso informao em vrios lugares, simultaneamente, a partir de filmes cpias. Como exemplo, podemos citar uma empresa que possua, em seus arquivos, documentos de suas filiais que esto instaladas em outras cidades ou estados. As microformas podem apresentar-se em trs modos: Filme, Jaqueta e Microficha Filme (Rolo) a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos. gerado 1 filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurana e 1 cpia (diazo) para consulta, sendo aconselhvel a utilizao de caixas para a guarda dos carretis com cores diferentes, objetivando a imediata identificao do original e cpias. Caso seja necessrio, podem ser geradas outras cpias para distribuio. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos so chamados de fotogramas. Esse suporte utilizado para qualquer tipo de documento: dossis financeiros, operacionais, administrativos, cheques, livros, jornais etc. No preparo da documentao para a microfilmagem, separam-se grupos de aproximadamente 2.400 documentos que sero numerados, seqencialmente, para sua identificao. Depois so inseridas sinalticas que iro completar o grupo a ser microfilmado, de acordo com uma padronizao pr-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocao dos documentos no filme remetendo-os aos fotogramas, a assinatura da pessoa autorizada que ir dar valor legal ao filme, o nmero do filme e a data de incio e encerramento da microfilmagem), Folha Zebrada e sinalticas para separar as diversas informaes (datas, nmeros, assuntos etc.) Jaqueta A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm so gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arquivo de segurana e o outro para consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados exigindo, assim, a proximidade das informaes. Podemos citar os dossis de empregados, de empresas, de contratos etc. Como esse processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte. Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e so arquivadas em ordem alfabtica ou numrica. Como exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados documentos de aproximadamente 150 empregados. Os fotogramas so recortados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregados que encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numericamente - por matrcula). A vida funcional do empregado est acondicionada em um s local, independente do perodo de emisso dos documentos a ele relacionados. A recuperao da informao ser rpida e no haver o menor problema em atualizaes futuras. Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM - Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a microficha, atravs da fita spooll, sem passar pelo papel. No mais necessria a impresso de quilmetros de formulrios contnuos. As listagens, que outrora atrapalhavam a vida do empregado tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio, se apresentam, atualmente, em um suporte que permite fcil consulta e que necessita de um pequeno espao para guarda. Sua capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu manuseio. So geradas microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento, razo etc. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser

A conseqncia desse desenvolvimento se percebe atravs do enorme volume de papis que tramitam nas empresas. A verticalizao e o encarecimento do metro quadrado, ocorridos nos ltimos anos nos grandes centros, levaram definio de diretrizes para um melhor gerenciamento de documentos. Com o surgimento das novas tecnologias, os documentos convencionais comearam a migrar para novos suportes. So elas: Automao da Informao, Microfilmagem e a Digitalizao de Documentos. a) Automao da Informao A automao da informao pode ser aplicada nos arquivos de duas maneiras: o arquivo como usurio - quando o computador utilizado como instrumento de trabalho na identificao de sries documentais, no registro de documentos, no controle do acervo etc. o arquivo como rgo responsvel pela guarda e tratamento tcnico das informaes - quando o suporte da informao o prprio computador. So os bancos de dados onde so armazenados registros sobre determinado assunto como: Folha de Pagamento, Razo etc. Em ambas as situaes a recuperao se d de forma rpida e eficaz. O ndice de erros muito pequeno, j que s podem ocorrer por falhas na digitao, o que no acontece nos controles manuais, que necessitam de um grau elevado de ateno para evitar a ocorrncia de erros. Outra vantagem da utilizao da automao a descentralizao da informao. Vrias pessoas podem acessar as mesmas informaes em qualquer ponto da empresa, por meio de terminais ou microcomputadores. b) Microfilmagem O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo de diminutas imagens fotogrficas. Entretanto a sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua utilizao em pesquisas. Com o advento das duas grandes guerras mundiais o avano da tecnologia do microfilme foi enorme j que, por questes de segurana, milhares de documentos necessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. Paralelamente, os bancos e as reparties pblicas nos Estados Unidos utilizavam essa tecnologia como soluo para a avalanche de papis que cobriam seus arquivos. No Brasil sua utilizao se d um pouco antes da metade do sculo no acervo da Biblioteca Nacional. Hoje em dia h uma larga utilizao dessa tcnica em todo o mundo e sua aplicao extremamente ampla: Bancos, Comrcio, Indstria, Cartrios, Colgios, Hospitais, Jornais, Hotis, rgos Governamentais etc. Como vantagens podemos citar: economia de espao - quando no havia problemas no mercado imobilirio, as empresas guardavam seu acervo de valor permanente em galpes ou em suas prprias instalaes. Atualmente isso completamente invivel. O microfilme uma tcnica eficaz j que reduz em 98% o espao necessrio para a guarda desses documentos. preservao e conservao de originais - os documentos que necessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histrico, legal ou devido ao seu suporte fsico (fichas) podem ser preservados e a utilizao da informao ser feita atravs do microfilme. segurana - a microfilmagem traz segurana a documentao j que o arquivamento do rolo feito em dois lugares: junto ao usurio e em local afastado da Empresa. Caso haja algum sinistro (roubo, incndio, falsificao etc.) o microfilme de segurana resgata a memria do acervo. aquisio de colees de jornais, revistas etc. - por meio de catlogos informativos possvel adquirir colees completas de jornais, revistas, documentao rara, sries esgotadas etc. no Brasil e no exterior. Esse tipo de aquisio muito comum em decorrncia de sua dimenso e facilidade de transporte. integridade de reproduo - o microfilme reproduz integralmente o contedo de um documento, no podendo sofrer alteraes

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simples - unicamente para a leitura - ou conjugados (leitoras/ copiadoras) - para a leitura e cpia em papel. Digitalizao de Documentos Com o avano da tecnologia, outras mdias vo sendo criadas. Como o computador uma pea fundamental nesse desenvolvimento, sua capacidade ampliada dia-a-dia, modificando, consideravelmente, a execuo dos servios em qualquer ramo do conhecimento humano. Atualmente o computador um elemento fundamental no gerenciamento das informaes. Nesta dcada, os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sistemas j existentes de texto, grfico e nmeros. O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira ele est relacionado com a administrao de documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos ajudaro a responder esta questo. A microfilmagem uma mdia que facilita muito as empresas no que se refere a reduo de espao, rapidez na recuperao da informao e segurana. Entretanto, ela no abrange normalmente todos os arquivos da empresa, j que sua utilizao se d no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de contabilidade. Com isso, a maioria dos documentos est no suporte papel nos arquivos correntes e intermedirios. Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilho de documentos so produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que, um documento copiado, no mnimo, vinte vezes. As transmisses em fax geram mais de 85 milhes de pginas por ano. A AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) em conjunto com uma empresa de consultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as mdias em que as informaes estavam armazenadas: 95% em papel; 4% em microfilmes; 1 % meios magnticos. Isso mostra que as empresas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenciamento dos documentos. a) Apresentao dos discos pticos Os discos pticos evoluram a partir dos vdeos discos que foram lanados primeiro para filmes e outras formas de animao utilizadas para lazer ou treinamento. Depois surgiram os CDs usados para msicas, e, finalmente, os discos para o armazenamento dos documentos. Todos os sistemas de discos pticos usam codificao binria para armazenar a informao e um facho de laser de alta potncia para grav-Ia. A leitura feita com um laser de baixa potncia. Os discos usados para o armazenamento dos documentos se apresentam de trs formas: CD-ROM - Compact Disc - Read Only (memria s para leitura) Possui 12 cm de dimetro e utilizado, normalmente, em publicaes (catlogos, enciclopdias) que so vendidas ao pblico de uma maneira geral. Tambm so utilizados para publicar material especfico de uma empresa como catlogos de peas para oficinas de manuteno, material contbil de empresas de consultoria/auditoria. Essas publicaes so proprietrias e somente esto disponveis no mbito da organizao. Esses discos podem ser lidos milhares de vezes, sem risco de danific-los, usando software e hardware adequados. Um CDRom no pode ser alterado. O CD-Rom j utilizado por vrias empresas no Brasil atravs do servio de assinaturas (medicina, enciclopdia, sade, agricultura etc.) WORM - Write - Once - Read - Many (uma s gravao, muitas leituras) Esto disponveis em diversos tamanhos: 5 1/4, 12 e 14 polegadas de dimetro. Ele est em branco quando adquirido e preenchido pelo usurio usando software e hardware adequados. Sua aplicao se d em todos os tipos de documentos empresariais, ou seja, correspondncias, faturas, formulrios, desenhos de engenharia etc. Este disco tambm pode ser lido milhares de vezes sem degradao e a informao tambm no pode ser alterada. A diferena entre os discos WORM e CD-ROM que o primeiro criado pelo usurio e o segundo por um editor.

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Discos regravveis ou apagveis Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos. utilizado para armazenar documentos que necessitam de atualizaes constantes como os legais, os desenhos de engenharia etc. Eles so gravados e alterados pelos prprios usurios. EXERCCIO 01. 1. 2. 3.. 4. 5. 01. 1. 2. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Hoje, os arquivos das grandes e mdias empresas so microfilmados, constituindo um procedimento vinculado: ( ) a uma determinao do CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos. ( ) a uma poltica de tecnologia da informao das instituies. ( ) a uma poltica de melhor conservar os documentos das empresas, tanto do arquivo corrente quanto do arquivo de custdia. ( ) a uma regulamentao da Lei n 1.461 de 25/04/1991. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) GABARITO ERRADO - No existe ainda nenhuma legislao determinando a microfilmagem de documentos. CERTO - Na realidade a microfilmagem de documentos representa um avano na poltica de tecnologia da informao, garantindo assim a preservao dos documentos e seus contedos. CERTO - Preservao do documento e sua informao. ERRADO - A Lei n 1.461 apenas regulamenta a criao do CONARQ e SINAR. ERRADO - A microfilmagem ainda um procedimento pessoal ou institucional, e no existe nenhuma fora de lei para tal exerccio.

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CLASSIFICAO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Definio e sua finalidade Estipular a temporalidade dos documentos de uma empresa tarefa que cabe aos dirigentes dessa prpria empresa. A elaborao da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), definir o tempo de vida til dos documentos em suas trs fases: corrente, intermediria e permanente e possibilitar um controle eficaz sobre a produo documental. Caso uma empresa no defina sua tabela, sofrer constantemente vrias reorganizaes, j que a limpeza de seu acervo se dar sem nenhum critrio, sendo necessrio que se analise pasta por pasta. Os sinais que iro desencadear o processo de criao de um TTD em uma empresa so: excesso de papis; escassez de espao fsico; demora ou no na localizao do documento; extravio de documentos; falta de definio de responsabilidade. Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda da unidade responsvel pela documentao da empresa. necessrio, ento, que se elabore um Plano de Ao com as etapas a serem cumpridas na elaborao da sua TTD. aconselhvel que se elabore uma tabela para cada unidade objetivando, futuramente, uma nica tabela que ir abranger todos os documentos da empresa. No ato da definio das prioridades de atuao, deve-se iniciar pelo local que mais apresenta problemas. Principais etapas para a elaborao de uma TTD a) Levantamento das atividades da empresa; b) indicao das pessoas responsveis; c) levantamento do acervo; d) definio do cronograma de reunies; e) verificao da legislao em vigor; f) aprovao da TTD; g) aplicao da TTD; h) divulgao da TTD; i) reviso da TTD

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nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero os objetos de arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a instituio. Princpios da Gesto de Documentos para as funes arquivsticas: a) Garantia de que as polticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente. b) Garantia de que o menor nmero de documentos inteis e transitrios fossem reunidos a documentos de valor permanente. c) Garantia de melhor organizao desses documentos, caso chegassem a fase de arquivamento permanente. d) Dificultar a eliminao de documentos de valor permanente. e) Garantir a preservao dos documentos que constituram o patrimnio arquivstico de um pas. OBS.: O princpio bsico da gesto de documentos o documento e/ou informao, que deve estar disponvel no local certo, na hora exata, para as pessoas certas e com um custo possvel. Para a tradio arquivista americana, as atividades de administrao de arquivos intermedirios e a destinao de documentos possuem uma influncia direta sobre as instituies arquivistas, por isso, geralmente so administradas por essas mesmas instituies. J as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se eficincia da administrao pblica administrao de correspondncia, formulrio, diretrizes etc. muitas das vezes administradas por outro rgo. OBS.: H duas tradies arquivsticas: Americana/canadense - preocupada com a eficincia no gerenciamento de informaes via documentos. Europia - arquivos como fonte de pesquisa histrica. At h pouco tempo, o Brasil utilizava a metodologia europia para o arquivamento, somente com a implantao dos princpios da gesto da qualidade na administrao, que se passou a utilizar o sistema americano/canadense como mtodo de arquivamento, ou seja, ter um documento arquivado com fonte de informao (imediata) para implementar programa, projetos, planejamentos etc. Estrutura administrativa na gesto de documentos a serem arquivados Fatores que podem comprometer a adoo das funes de gesto de documentos pelos arquivos: a) Limitao da ordem legal. b) Complexidade dos governos impedindo a centralizao das aes deste campo em um nico rgo. c) Tradies administrativas que no permitem uma reorganizao radical dos sistemas vigentes. d) Papel histrico dos arquivos nacionais, cuja criao marcada por uma atuao passiva de custdia de documentos de valor permanente para a pesquisa histrica. e) Grande quantidade de massa documental em vrios suportes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias. Principais aes na esfera da gesto de documentos: a) O Arquivo Nacional deve ser o rgo central para elaborao de normas e diretrizes referentes criao e manuteno dos documentos dentro das agncias governamentais, que so responsveis pela criao de seus documentos. Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suporte documental e a administrao do acesso pblico aos documentos e/ou informaes governamentais. b) preciso que medidas sejam tornadas para a guarda de documentos de valor intermedirio, acarreta vantagens econmicas, no uso das instalaes fsicas e recursos humanos. Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacional ou pelas agncias governamentais. c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas

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c)

d)

Levantamento das atividades da empresa necessrio que se faa um levantamento das unidades que a empresa possui e de suas atividades para melhor entendimento do seu negcio. Isso pode ser feito atravs da leitura do organograma, manuais, normas internas. Indicao das pessoas responsveis Na reunio com o executivo da unidade solicite que sejam indicadas pessoas que possuam grande conhecimento do acervo para que auxiliem a equipe de documentao na definio da temporalidade dos documentos. Definio do cronograma de reunies necessrio que se defina um cronograma de reunies para que sejam apresentadas as minutas da TTD para a anlise da temporalidade dos documentos. importante que se cumpra o cronograma e que no haja atrasos nos horrios pr-estabelecidos. Levantamento do acervo documental Esse levantamento deve ser executado por pessoas lotadas na unidade de documentao como o auxlio de funcionrios da prpria unidade, se necessrio. Essa etapa a mais morosa visto que h a necessidade de se levantar toda a documentao arquivada. Devido ao grande avano da tecnologia, hoje em dia encontramos nos arquivos um grande volume de materiais bibliogrficos (teses, revistas, artigos etc.) que tambm devero ser analisados. Deve-se ter cuidado, tambm com documentos que contam a histria da empresa. GESTO DE DOCUMENTOS

Assim como a humanidade vem evoluindo tcnica, cientfica e culturalmente atravs dos sculos, tambm o conceito de arquivos sofre modificaes para atender aos desafios de um mundo em mudanas. Em meados do sculo XX, principalmente a partir da II Guerra Mundial, em decorrncia do progresso cientfico e tecnolgico alcanado pela humanidade, a produo de documentos cresceu a nveis to elevados que superou a capacidade de controle e organizao das instituies, as quais se viram forados a buscar novas solues para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. Dentro deste contexto, s surgiu a teoria das trs idades dos arquivos, como novo conceito de gesto de documentos. Diante desta afirmativa, consideramos gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referente sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente, com base na Lei n 8.159, de 08/01/1991. Desta conceituao podemos destacar as trs fases bsicas da gesto de documentos: a) Produo b) Utilizao c) Destinao Produo - Refere-se elaborao dos documentos em decorrncia das atividades de um rgo ou setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas a duplicao e a emisso de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqncia, visando perfeita compreenso e interpretao dos textos. Deve tambm sugerir a criao ou extino de modelos e formulrios, apresentar estudos sobre adequao e o melhor aproveitamento de recursos reprogrficos e informticos. Utilizao - Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio e tramitao); de expedio, de organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria. Incluem tambm a elaborao de normas de acesso documentao (emprstimo, consulta) e recuperao de informaes indispensveis ao desenvolvimento de funes administrativas, tcnicas ou cientficas das instituies. Avaliao - Ou destinao de documentos. talvez a mais complexa das trs fases da gesto de documentos, desenvolvida mediante anlise e avaliao dos documentos acumulados

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profissionais ofeream assistncia tcnica s agncias governamentais e as outras instituies pblicas na implementao dos sistemas de gesto de documentos. O papel que o Arquivo Nacional assume na administrao dos documentos contemporneos est relacionado com as circunstncias histricas, constitucionais, legais e administrativas de cada pas. A seleo de documentos para a preservao permanente deve contar com a deciso final dos arquivistas do Arquivo Nacional.

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e)

Nveis de aplicao de um programa de gesto de documentos a) nvel mnimo - abrange programas de reteno e eliminao de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente. b) nvel mnimo ampliado - existncia de um ou mais centros de arquivamento intermedirio. c) nvel intermedirio - compreende os dois primeiros e agrega programas bsicos em elaborao e gesto de formulrios, elaborao de sistemas de arquivos correntes, gesto de correspondncias e documentos vitais etc. d) nvel mximo - inclui todas as atividades descritas e completa com a gesto de diretrizes administrativas, de correspondncia e telecomunicaes, de mquinas copiadoras, uso de recursos de automao (informtica) etc. EXERCCIO 01. 1. 2. 3. 4. 5. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Dentro dos princpios de gesto de documentos, considere os seguintes aspectos: ( ) Compreende trs fases importantes: produo, utilizao e destinao. ( ) A produo refere-se elaborao dos documentos em decorrncia das atividades de um rgo ou setor. ( ) A utilizao dos documentos no tem referncia com as atividades do protocolo. ( ) A fase de utilizao dos documentos elabora normas de acesso a documentao. ( ) A fase de avaliao decorre tambm dos princpios de descarte de documentos. GABARITO 01. 1. 2. 3. 4. 5. CERTO - A base do princpio da gesto de documentos so a produo, a utilizao e a destinao. CERTO - O princpio da produo elabora tratamento a serem dados aos documentos produzidos em determinados setores. ERRADO - Esta fase inclui procedimentos de protocolo, como: recebimento, classificao, registro, distribuio e tramitao de documentos. CERTO - Esta fase elabora normas de acesso, principalmente para consulta e emprstimo de documentos. CERTO - Esta fase analisa a acumulao de documentos no arquivo permanente e quais sero objetos de eliminao (por terem perdido seu valor de prova e de informao para a instituio). PROTOCOLO Conhecimentos bsicos Nas reparties, que vm se organizando de acordo com os princpios de organizao racional do trabalho, h sempre integrado, ao grupo que atende s atividades de administrao geral ou de atividades meio um ncleo onde se centraliza o movimento da correspondncia e da documentao. Este ncleo pode ser chamado de servio, seo ou turma de comunicaes, variando o nome em funo do movimento dos papis. Seja ele mesmo servio, seo ou turma a finalidade dessa dependncia controlar toda a correspondncia recebida ou expedida da organizao de que faz parte. O protocolo a unidade responsvel pelo controle do recebimento e expedio de correspondncia de uma empresa.

A recepo e a expedio de documentos representam a primeira atividade documental na empresa. Toda continuidade, certa ou errada, depende dessa primeira atividade. Antigamente, o protocolo ainda era responsvel pela tramitao da correspondncia interna (memorando/cartas/ofcios/etc.). Atualmente, esse controle feito pelas prprias unidades, por meio de arquivos correntes e/ou secretrios. Cabe ao protocolo a administrao das correspondncias externas, no que se refere sua recepo e expedio. As suas atribuies so: receber, classificar, registrar e distribuir a correspondncia recebida, adicionando a ela, quando necessrio, os antecedentes ou procedentes; conferir, numerar e expedir a correspondncia elaborada no rgo e arquivar as cpias da correspondncia e dos outros documentos. Tambm faz parte desses servios informar e orientar o pblico quanto ao andamento dos processos. Dividem-se os rgos de comunicaes em quatro setores distintos: - Entrada - Expedio - Informao - Arquivo Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas: - receber - registrar - classificar - distribuir Receber - Consiste em verificar se o documento est dirigido autoridade competente, se est redigido em termos prprios, se selado devidamente quando necessrio e ainda conferir os anexos, quando houver. Classificar - Tarefa principal de um rgo de comunicaes. Classificar o processo de analisar a correspondncia e outros documentos de modo a arrumlos logicamente em grupos (por assunto) ou sries para um arquivamento sistemtico. Distribuir - remeter s sees competentes para o devido estudo. OBS.: O registro, quando feito em fichas poder ser tirado em quatro ou cinco vias. A 5 via acompanhar o processo seo competente e as outras quatro sero entregues turma de informao. Atividade de Informao e Orientao ao Pblico Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado pelo primeiro setor (setor de entrada e execuo de tarefas), organiza-as e procede atualizao dos fichrios. A Primeira Via do registro, isto , a ficha n 1, guardada em ordem numrica cronolgica e a que constitui propriamente o registro, pois toda a movimentao do processo a anotada. A Segunda Via guarda-se em ordem alfabtica (pelo nome). A Terceira Via, de acordo com a procedncia; a Quarta Via, por assunto, conforme o mtodo de arquivamento. Alm de zelar pelos fichrios, este setor atende as pessoas nos guichs, informando-as e orientando-as em tudo que for necessrio quanto aos processos em estudo na repartio. Tarefas (competncias) do setor de conferncia, numerao e expedio (de correspondncia ou documentos) Este setor rev tudo que tem de ser expedido, conferindo os anexos, quando houver, e fazendo a verificao do que deve ficar arquivado na repartio (principalmente no tocante a antecedentes e procedentes). Numerar, de acordo com as sries, os ofcios, as exposies, circulares e toda forma de correspondncia. Tambm ir sobrescritar os envelopes e atualizar o fichrio referente aos recibos de correspondncia. Nos servios de comunicaes modernos, no se usam mais livros-protocolo e sim recibos, que so depois arquivados por destinatrios. Outras atividades do setor de Protocolo a) Rever a classificao - certificar-se de o documento a ser arquivado conserva as mesmas caractersticas da entrada. Proceder, quando necessrio, elaborao das folhas de referncia. Se houver necessidade, deve-se

11

NOES
b)

DE

ARQUIVOLOGIA - TRE
d)

Central de Concursos / Degrau Cultural

Carta Documento em forma epistolar usada por autoridades, porm menos protocolar. e ) Circular Documento do mesmo teor enviado, simultaneamente, a vrios destinatrios para informar de posies, decises e pareceres expedidos. f) Requerimento ou Petio Documentos em que o signatrio pede a concesso de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito. g) Portaria Documento em que Ministros e Dirigentes de Reparties aprovam instrues e modelos, determinam providncias ou fazem designaes, admisses e dispensas. h) Ordem de Servio ou Instruo Documento determinando normas de trabalho e instrues a serem seguidas em relao a determinados servios. i) Despacho Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assuntos submetidos a sua apreciao. j) Memorando Forma de correspondncia em uso interno expondo resumidamente ou recapitulando qualquer assunto. l) Edital Aviso ao pblico em geral ou a grupos interessados sobre atos, divulgaes de concorrncias, concursos, provas etc. Da divulgao de atos a fatos administrativos. m ) Certido Documento em que so descritos de forma clara e precisa fatos registrados em outros documentos ou registros. n) Relatrio Documento nos quais se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos servios especiais ou a um determinado perodo. o) Ato Exposio do que ocorrem durante uma reunio ou sesso. p) Nota Correspondncia trocada entre Ministrios das Relaes Exteriores e as Representaes Diplomticas estrangeiras. q) Regimento Conjunto de princpios e de normas que estabelecem o modo de fornecimento interno de cada repartio. r) Regulamento Conjunto de principais e de normas estabelecidas para a perfeita execuo de uma lei. EXERCCIOS 01. 1. 2. 3. 01. 1. 2. 3. 4. 5. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Entre as atribuies do setor de protocolo podemos citar as alternativas abaixo, EXCETO: ( ) classificar. 4. ( ) arquivar. ( ) distribuir. 5. ( ) descartar. ( ) registrar. GABARITO CERTO - Cabe ao setor de protocolo classificar o documento quanto sua origem. CERTO - Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor ou a quem de direito o documento. CERTO - Cabe ao setor de protocolo registrar o documento de chegada ou de sada, com a identificao do local de chegada e/ou de sada, horrio, destinatrio etc. ERRADO - No competncia do setor de protocolo arquivar documentos. ERRADO - Idem ao comentrio do item anterior

c) d) e)

conferir com o documento original. Arquivar as cpias e documentos - o mesmo deve ser feito nas respectivas pastas. Assim como controlar as publicaes e despachos do Dirio Oficial e Boletim de Pessoal. Fornecer antecedentes e precedentes - elementos que identifiquem a classificao do documento, o seu registro e distribuio. Fornecer dados turma de informaes - ou seja, a todos que os solicitarem, independente do veculo. Fornecer certides de pareceres e informaes quando solicitados por escrito. Compete ainda a este setor controlar os prazos de emprstimo de documentos.

O rgo de comunicao tem ligao direta com os de documentao, pois fornece todos os meios necessrios para que este possa analisar os seus fichrios de referncia e divulgar o que for necessrio ao conhecimento do pblico. Classificao e Correspondncia Correspondncia oficial - constituda pelos documentos concernentes ao servio pblico. Toda correspondncia oficial propriedade do Estado. Nenhuma pea dessa correspondncia deve ser destruda ou desviada sem a prvia e expressa autorizao, que depende de um estudo minucioso, a fim de se julgar se de fato o documento nenhum valor apresenta, quer administrativa ou historicamente. A correspondncia de uma determinada organizao pode ser externa ou interna, conforme seja trocada entre suas prprias dependncias ou com autoridades estranhas organizao ou a particular. Quanto natureza do assunto da correspondncia, classifica-se em: a) Ostensiva ou ordinria - a que pode ser exposta ao pblico, sem comprometer a organizao, instituio ou empresa. b) Confidencial - a correspondncia sigilosa que diz respeito a informao de carter pessoal ou a assunto cujo conhecimento deve ficar mais restrito possvel. c) Reservada - aquela cujo resguardo seja restrito ou transitrio. Geralmente um documento enviado entre setores ou departamentos. d) Secreta - a que se refere exclusivamente a documentos ou informaes que exijam absoluto sigilo, e cuja divulgao possa comprometer a segurana e a integridade do Estado ou as suas relaes internacionais. e ) Ultra-Secreta - Refere-se ao item secreto, mas cujo contedo da correspondncia possa dizer respeito ao aspecto estratgico, seja a nvel de Estado ou empresarial. a) b) Ainda se pode classificar a correspondncia em: comum - no demanda de um procedimento especial. urgente - sempre conveniente assinalar de uma forma bem visvel a palavra URGENTE, ou seja, a prpria palavra escrita em tinta vermelha permitir que seja ela sempre expedida o mais rpido possvel.

Formas de correspondncia dos atos de expediente A correspondncia oficial pertence ao Estado. Principais tipos de correspondncia: a) Exposio de motivos Documentos em que os Ministros, Presidentes e Diretores de rgos diretamente subordinados ao Presidente da Repblica a ele se dirigem expondo ou encaminhando assunto de sua pasta que depende de despacho ou decreto presidencial. Aviso Forma de correspondncia trocada entre Ministros de Estado, Governadores Estaduais e Presidentes de rgos diretamente subordinados ao Presidente da Repblica. Ofcio Forma de correspondncia trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou de algum de posio inferior para uma autoridade de posio superior.

b)

c)

Cd.: 0451 Complemento Srie Concursos 04/05 12