SHAREPOINT (manual de administrador)

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10/01/2008

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IKT GERENTEORDETZA VICEGERENCIA TIC

SHAREPOINT
(manual de administrador)
Herramienta de colaboracin en grupo para PAS y PDI de la UPV/EHU

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Herramienta de colaboracin en grupo para PAS y PDI de la UPV/EHU

1. 2.

INTRODUCCIN ....................................................................................................................................... 3 CREAR Y CONFIGURAR LISTAS Y LIBRERAS ................................................................................ 3

2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

3.

Crear una lista.........................................................................................................4 Configurar una lista ................................................................................................5 Crear una librera ....................................................................................................7 Configurar una librera ...........................................................................................8

EDITAR Y CREAR PGINAS................................................................................................................... 8

3.1. 3.2.
4.

Editar una pgina ....................................................................................................8 Crear una nueva pgina ..........................................................................................9

CONFIGURAR EL SITIO........................................................................................................................ 10

4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

5. 6. 7.

Usuarios y permisos: ............................................................................................11 Aspecto: ................................................................................................................11 Administracin de sitios: ......................................................................................11 Administracin de la coleccin de sitos: ..............................................................12

CONFIGURAR LOS PERMISOS DE ACCESO ................................................................................... 12 PAPELERA DE RECICLAJE .................................................................................................................. 13 CREAR FLUJOS DE TRABAJO............................................................................................................. 14

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1. Introduccin
SharePoint es una herramienta web de colaboracin en grupo. Dispone de varios mdulos para compartir informacin: comparticin ficheros, agenda, tareas, encuestas, ect Cada usuario se indentifica y dependiendo del perfil que tenga (administrador, escritor o lector) puede realizar distintas operaciones. La herramienta SharePoint est pensado especialmente para las siguientes necesidades: Se necesita un servicio de ficheros va web. Con SharePoint se puede tener como una carpeta compartida entre varios usuarios y acceder desde cualquier puesto con acceso a Internet. Se necesita tener un servicio de ficheros con funcionalidad avanzada. SharePoint permite configurar avisos cuando un fichero es modificado, puede guardar distintas versiones de documentos y puede indexar todo el contenido del documento para que las bsquedas sean ms rpidas. Se necesita una herramienta para gestionar proyectos. SharePoint permite almacenar informacin, permite tener una agenda comn entre varios miembros, tener un mdulo de tareas pendientes, un mdulo de encuestas, ect.

Este manual de administrador de SharePoint est dirigido a las personas que han solicitado el sitio, y deseen personalizar las listas y libreras de SharePoint. En concreto se va a explicar cmo: Crear y configurar listas y libreras Crear, configurar y editar pginas Configurar el sitio Configurar los permisos de acceso Usar la papelera de reciclaje Crear flujos de trabajo Se aconseja leer primero el manual de usuario, donde se detalla cmo empezar a trabajar con SharePoint.

2. Crear y configurar listas y libreras

Listas: Una lista es un repositorio donde se puede almacenar y compartir informacin. Hay varios tipos de listas (calendario, contactos, encuestas,). Una lista tiene varias columnas para almacenar la informacin (nombre, fecha inicio, asunto, descripcin,). SharePoint dispone de varias listas predefinidas, pero nosotros podemos modificar estas listas o crear unas a medida. Libreras: Una librera es como una lista pero para almacenar ficheros.

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2.1.

Crear una lista

Crear

Para crear una lista seleccionamos Acciones del sitio

y seleccionamos una lista:

Comunicaciones: Son unas listas preconfiguradas de SharePoint. Una vez creadas se pueden modificar (quitar y aadir columnas). Seguimiento: Son unas listas preconfiguradas de SharePoint. Una vez creadas se pueden modificar (quitar y aadir columnas). Listas personalizadas: Son unas listas en blanco. El usuario aade las columnas que necesita. Tambin se puede crear una lista que est basada en una hoja de clculo. Esta opcin es muy interesante en el caso de que tengamos que hacer una importacin masiva de contactos, tareas, etc. Cuando seleccionamos una lista debemos introducir un nombre para la lista, y si queremos que aparezca en el inicio rpido. El inicio rpido es el men que est ubicado en la parte izquierda de la pgina principal.

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NOTA: La creacin de una lista no implica que sta se muestre en la pgina principal (en el apartado 3 se explica cmo realizar esto). Para acceder a la lista pinchamos en Inicio Ver todo el contenido del sitio y posteriormente seleccionamos la lista que queremos ver.

2.2.

Configurar una lista

Todas las listas tienen un men con 3 opciones: nuevo, acciones y configuracin. Las opciones nuevo y acciones se describen en el manual de usuario.

En la opcin configuracin seleccionamos configuracin de lista

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y accedemos a la pgina de la configuracin de la lista. Las opciones que disponemos son las siguientes: Configuracin general: Titulo, descripcin y exploracin: El nombre de la lista y si es visible o no del inicio rpido. Configuracin de versiones: Por una parte tenemos la aprobacin de contenidos. Si una lista tiene aprobacin de contenidos, cualquier usuario que tiene derechos de edicin puede aadir una entrada a la lista, pero no ser publicada hasta que el administrador de la lista lo apruebe. Por otra parte tenemos el versionado de elementos. Si se activa el versionado, cada vez que un elemento de la lista cambie se crea una nueva versin. Las versiones antiguas pueden ser vistas y recuperadas. Configuracin avanzada: Por una parte tenemos los permisos a nivel de elementos. Estos permisos determinan si un usuario puede leer/escribir los elementos propios o los de todos los integrantes de la lista (no confundir con los permisos de acceso a la lista, eso se configura en permisos y administracin permisos para esta lista). Por otra parte podemos habilitar/deshabilitar los adjuntos en esta lista, y permitir/denegar que el motor de bsqueda de SharePoint indexe los contenidos de esta lista. Permisos y administracin: Eliminar esta lista: Elimina la lista y todo el contenido de la lista. Una vez que se elimine la lista, sta va a la papelera de reciclaje (ms informacin de la papelera de reciclaje en el punto 6 de este manual). Guardar lista como plantilla: Se puede guardar la lista (con o sin contenido) como una plantilla para poder crear nuevas listas que se basan en esta lista. Si guardamos una lista como plantilla, si vamos a acciones del sitio crear, podremos ver la nueva lista que hemos creado. Permisos para esta lista: Establece los permisos de acceso para esta lista. Por defecto los permisos son: Administradores: Administrador de la lista Escritores: Colaborador de la lista (editar, borrar, aadir) Lectores: Lector de la lista (slo leer).

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Los permisos de todas las listas vienen heredados de los permisos del sitio. As, cada vez que se cambia un permiso en el sitio, tambin se cambia en la lista. Si se quieren tener unos permisos diferentes en una lista en concreto, iremos al men acciones editar permisos

y se nos mostrar un aviso que dice que se va a romper la herencia, por lo que un cambio de permisos en el sitio, no afectar a esta lista.

Si aceptamos el mensaje, podemos personalizar los permisos de la lista. Podemos aadir nuevos usuarios para que puedan acceder a esta lista, quitar usuarios que ya pueden acceder a esta lista, o podemos volver a la situacin inicial, con la opcin acciones heredar permisos (que restablece los permisos del sitio a la lista). Configuracin del flujo de trabajo: Se puede establecer un flujo de trabajo para una lista. Para saber cmo crear un flujo de trabajo ver el punto 6 de este manual. Comunicaciones: Configuracin RSS: Habilita/deshabilita fuentes RSS para esta lista. Columnas: Se pueden agregar/modificar/eliminar las columnas. Se puede seleccionar qu columnas van a tener campos indizados para que la bsqueda sea ms rpida. Vistas: Cada lista tiene una o varias vistas por defecto. Se pueden crear nuevas y/o modificar las ya existentes.

2.3.

Crear una librera

Crear

Para crear una librera seleccionamos Acciones del sitio

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y seleccionamos una librera:

2.4.

Configurar una librera

Las opciones de configuracin de una librera son las mismas que las opciones de configuracin de las listas. Ver el apartado 2.2.

3. Editar y crear pginas

3.1. Editar una pgina

Para editar una pgina en SharePoint seleccionamos Acciones de sitio Editar pgina

Una vez que hayamos editado la pgina, podemos agregar elementos Web:

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y aadir la lista o librera que deseemos:

Cuando hayamos terminado de editar la pgina, seleccionamos salir del modo de edicin:

3.2.

Crear una nueva pgina

En SharePoint se pueden crear 3 tipos de pginas Web: Pgina bsica: es una pgina en blanco (sin elementos Web) y tiene un editor WYSYWYG.

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Pgina de elementos Web: es una pgina con varios elementos Web (listas o libreras). Se pueden elegir varias plantillas de diseo. rea de trabajo y sitios: es un subsitio en blanco que cuelga del sitio principal. Para crear una nueva pgina seleccionamos Acciones del sitio Crear

y seleccionamos una pgina:

4. Configurar el sitio
Para configurar el sitio accedemos a Acciones del sitio Configuracin del sitio

Desde esta pgina se puede configurar todo lo relativo a la seguridad de acceso al sitio, nombre del sitio, barras de navegacin, informes de uso, espacio usado, etc.

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4.1.

Usuarios y permisos:
Personas y grupos: Muestra una lista de todas las personas que han accedido al sitio (si alguien tiene permiso de acceso, pero an no ha accedido, no aparece en esta lista). Administradores de la coleccin de sitios: Muestra el nombre del administrador del sitio. Por defecto es la persona que ha solicitado el sitio SharePoint Permisos avanzados: Este apartado muestra los permisos que tienen los grupos. Por defecto: Nombre grupo SharePoint Administradores Escritores Lectores Nombre grupo LDAP SP.ADM.Sitio SP.ESC.Sitio SP.LECT.Sitio Nivel de permiso Control Total Escritura (Colaborar) Lectura

4.2.

Aspecto:
Ttulo, descripcin e icono: Establece el ttulo del sitio y el icono (por defecto el de la UPV). Vista en rbol: Permite habilitar/deshabilitar el inicio rpido (el men que aparece en la parte izquierda del sitio). Permite asimismo habilitar/deshabilitar otro tipo de vista en rbol jerrquico. Tema del sitio: Establece el tema o aspecto (color) del sitio. Barra de vnculos superior: Permite crear solapas del tipo inicio para poner una pgina bsica o una pgina de elementos Web (ver apartado 3.2) Inicio rpido: Permite personalizar el inicio rpido (el men que aparece a la izquierda del sitio). Podemos crear/eliminar cabeceras y elementos. Guardar sitio como plantilla: Permite personalizar el sitio actual y guardarlo como una plantilla para su posterior utilizacin. Restablecer a definicin de sitio: Permite restablecer la pgina al defecto.

4.3.

Administracin de sitios:
Configuracin regional: Establece la zona horaria y el calendario. No permite cambiar de idioma. Bibliotecas y listas del sitio: Enumera las bibliotecas y listas de nuestro sitio. Informe de uso del sitio: Podemos visualizar un informe del uso que ha tenido nuestro sitio. Alertas de usuario: Podemos ver y eliminar las alertas de los usuarios. RSS: Permite habilitar/deshabilitar fuentes RSS en este sitio. Si se habilitan las fuentes RSS en el sitio, todas las listas y libreras tendrn las fuentes

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habilitadas. Se puede deshabilitar las fuentes RSS de una lista en concreto, yendo a la configuracin de la lista. Visibilidad de la bsqueda: Permite que el motor de bsqueda catalogue o no estas pginas. reas de trabajo y sitios: Enumera las reas y subsitios del sitio. Caractersticas del sitio: Permite activar/desactivar features (avanzado) Eliminar este sitio: Elimina permanentemente el sitio, y todas las listas libreras y contenido.

4.4.

Administracin de la coleccin de sitos:

Papelera de reciclaje: Accede a la papelera de reciclaje (ver apartado 6). Resumen de uso: Detalla el uso del sitio, ocupacin actual, Asignacin del espacio de almacenamiento: Muestra el tamao que ocupan las listas y libreras y el tamao total del sitio. Caractersticas de la coleccin de sitios: Permite activar/desactivar features de la coleccin de sitios (avanzado) Jerarqua de sitios: Muestra la jerarqua de nuestro sitio. Conexin del sitio del portal: Puede establecer una conexin a un portal SharePoint Portal Server (avanzado).

5. Configurar los permisos de acceso

Hay tres perfiles de acceso a un sitio de SharePoint: lectura, escritura (colaborador) y administrador. Para administrar estos perfiles debemos utilizar la herramienta de gestin de grupos de bilatu en http://www.ehu.es/bilatu . 1. Nos autenticamos con nuestras credenciales LDAP.

2. Seleccionamos aadir miembros para dar de alta nuevos usuarios en el sitio SharePoint, eliminar miembros para dar de baja usuarios de SharePoint o buscar grupos para ver los miembros que hay en cada perfil.

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Por cada sitio SharePoint del que seamos administradores, tendremos 3 perfiles de acceso: SP.ADM.MiSitio Perfil administrador de SharePoint SP.ESC.MiSitio Perfil colaborador de SharePoint SP.LECT.MiSitio Perfil lector de SharePoint

6. Papelera de reciclaje
SharePoint dispone de 2 niveles de papelera de reciclaje: 1 nivel: es la papelera de reciclaje del usuario. Cuando un usuario elimina un elemento va a su papelera de reciclaje y permanece aqu durante 30 das. Puede restaurarlo en cualquier momento. Una vez pasados 30 das, este elemento pasa a la papelera de 2 nivel. Para acceder a la papelera de reciclaje del usuario, seleccionamos papelera de reciclaje en la pgina principal de nuestro sitio SharePoint:

2 nivel: es la papelera de reciclaje del administrador. En esta papelera tenemos todos los elementos eliminados de la papelera de los usuarios. Esta papelera de reciclaje tiene un tamao del 50% del espacio libre del sitio. Para acceder a la papelera de reciclaje del administrador, vamos a Acciones del sitio Configuracin del sitio

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y seleccionamos papelera de reciclaje

En esta papelera de reciclaje tenemos 2 vistas: Elementos de la papelera de reciclaje del usuario final es la vista de la papelera de reciclaje de 1 nivel de todos los usuarios. Eliminado de la papelera de reciclaje del usuario final es la vista de la papelera de reciclaje de 2 nivel.

7. Crear flujos de trabajo

Con SharePoint se pueden realizar flujos de trabajo para automatizar una tarea. Para crear un flujo de trabajo hace falta tener instalado SharePoint Designer (para ejecutar el flujo de trabajo no). Un ejemplo de flujo de trabajo puede ser el aviso mediante correo electrnico cuando un documento suba a una biblioteca de documentos y la creacin automtica de tareas en funcin del estado del documento. Para crear un flujo de trabajo hay que seguir estos pasos: 1. Desde nuestro sitio SharePoint, seleccionar Archivo Editar con Microsoft Office SharePoint Designer

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2. Abrimos un nuevo flujo de trabajo: Archivo Nuevo Flujo de trabajo

En los flujos de trabajo podemos crear varios pasos que a su vez pueden contener varias acciones. Para ms informacin consultar la ayuda de SharePoint Designer.