VII Festival Internacional de Matemtica 15 al 17 de abril, 2010, Sede San Carlos, Instituto Tecnolgico de Costa Rica

Construyendo grficos estadsticos con ayuda de Microsoft Excel

Eduardo Aguilar Fernndez Universidad Nacional Heredia, Costa Rica eaguilar2@gmail.com Andrey Zamora Araya Universidad Nacional Heredia, Costa Rica andreyzamora@gmail.com

Resumen: Mediante la realizacin de este taller se persigue desarrollar los conocimientos bsicos necesarios para la presentacin grfica de la informacin estadstica ordenada. Gracias al apoyo de los recursos tecnolgicos, especficamente el uso de software Microsoft Excel, se construirn grficos estadsticos que permiten resumir la informacin recolectada, se presente de forma cmoda y sencilla y faciliten la comprensin por parte de los lectores. Se estudiarn los tipos de series de datos en los que pueden clasificarse la informacin, con el objetivo de que a partir de su conocimiento, el investigador utilice el grfico apropiado para su presentacin a fin de lograr cumplir los objetivos orientados a la comprensin y entendimiento por parte de un pblico lector.

OBJET IVOS DEL TALLLER Al finalizar el taller se espera que los participantes sean capaces de Clasificar informacin estadstica segn los tipos de series estadsticas existentes Manipular los comandos bsicos de Microsoft Excel para la construccin adecuada de grficos estadsticos. Elaborar grficos estadsticos adecuados segn el tipo de serie de datos que se quiere presentar.

METODOLOGA Se realiza una presentacin terica sobre conceptos bsicos relacionados con series estadsticas y grficos estadsticos. Posteriormente, se ambienta a los y las participantes del taller en el manejo de los comandos bsicos del Microsoft Excel, los principales mens. Seguidamente, se presenta una situacin donde se requiera la utilizacin de grficos estadsticos, para

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ello se dispondr de una base de datos para poder realizar las representaciones respectivas. Con ayuda de los comandos del programa, se indicarn los procedimientos a seguir para la confeccin adecuada del grfico estadstico segn el tipo de variable estadstica que se tenga. (Nota: Los nombres de las empresas mencionados en este documento son ficticios).

Ordenamiento de la informacin Estadstica Uno de los procesos importantes del estudio de un determinado fenmeno consiste en la agrupacin y ordenamiento de los datos. Para tal fin, se recurre a una serie de tcnicas dentro de las que cabe destacar la construccin de cuadros y grficos estadsticos. Para construir un grfico debe conocerse antes las clasificaciones estadsticas o series estadsticas que ha sido definidas con el fin de construir clasificaciones de los datos segn el tipo de caractersticas que se estn evaluando. Existen cuatro tipos de series estadsticas. Series cuantitativas Series cualitativas Series cronolgicas Series geogrficas Series cuantitativas Son aquellas en las que las unidades estadsticas han sido clasificadas de acuerdo con una variable cuantitativa. Series cualitativas Son aquellas en las que las unidades estadsticas han sido clasificadas de acuerdo con una variable cualitativa. Series geogrficas Es un tipo de serie cualitativa en la que la informacin se clasifica de acuerdo con espacios geogrficos. Por ejemplo, la distribucin de centros educativos por cantn.

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Series de tiempo o cronolgicas En este caso, la informacin es clasificada segn perodos o momentos determinados. Por ejemplo la cantidad de diplomas otorgados en una institucin de educacin superior durante los ltimos cinco aos. Por tanto, segn sea la serie estadstica que se tenga, as deber definirse el grfico adecuado para representarla.

Segn Gmez (2003), un grfico es un instrumento que tiene por objeto presentar datos numricos por medio de magnitudes geomtricas, es decir, mediante longitudes, reas, volmenes, etc. Para construir un grfico se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos. El grfico debe tener proporciones adecuadas (base y altura de 1,5 a 1) Debe explicarse por s mismo, por eso debe contar con ttulo, leyendas, smbolos, escalas y fuentes. No se deben incluir muchas series de datos. Las escalas no deben desfigurar hechos o relaciones que se quieren mostrar. Debe ser sencillo, cmodo de interpretar y adecuado al tipo de informacin que se tiene.

Tipos de grficos Algunos de los que tienen mayor uso y se consideran ms importantes estn: Grficos de barras Grficos circulares y barras 100% Grficos lineales Los grficos de barras Grfico de barras horizontales Utilizado si las series estadsticas son cualitativas o geogrficas. Ejemplo Distribucin de un grupo de personas segn el estado civil (serie cualitativa). Distribucin de centros educativos por provincia (serie geogrfica).

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Grfico de barras verticales Utilizado si las series son cronolgicas o cuantitativa discreta. Ejemplo Distribucin de estudiantes segn cantidad de materias matriculadas (serie cuantitativa discreta) Distribucin de ventas anuales perodo 1999 2003 (serie cronolgica)

Esta divisin se debe fundamentalmente a razones de comodidad. Para construir el grfico se debe tomar en cuenta el espacio entre las barras, se recomienda dejar igual espacio entre ellas. Finalmente, los grficos de barras pueden ser de barras simples, barras compuestas o barras comparativas. Grficos circulares y barras 100% Grficos utilizados para representar informacin correspondiente a una serie de datos de manera relativa o porcentual.

El grfico circular, como su nombre lo indica, es un crculo, el cual se divide en tantos sectores como categoras presente la serie estadstica. El rea de cada uno de los sectores refleja la importancia de la categora que representa.

La barra 100% es una barra cuya altura se considera 100 y se divide en partes, cada una de las cuales corresponde a una categora de la distribucin. Ambos grficos estn sujetos a la regla de que las categoras deben ordenarse de mayor o menor. Adems, si existiera una categora que rene o agrupa diferentes series que se identifican dentro de una clasificacin con menor grado de importancia se denomina otros la cual, no importa su magnitud, se debe colocar siempre al final del grfico.

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Grficos Lineales Grficos de dos dimensiones usados especialmente para representar series de tiempo o cronolgicas, esto debido a que su forma permite identificar si existe alguna tendencia en el tiempo de la variable que se est estudiando. Ejemplo Distribucin de las exportaciones de un pas en un perodo dado (serie cronolgica) Construccin de grficos con ayuda de Microsoft Excel

Grfico de barras verticales Como se dijo anteriormente este tipo de grfico es adecuado para presentar series cronolgicas o cuantitativas discretas. Adems podemos construir tres tipos, barras simples, barras compuestas y barras comparativas.

Supongamos que del Departamento de Recursos Humanos de la empresa Vista de Sol S.A. se obtuvo la siguiente informacin con respecto al total de hijos de cada empleado. Cuadro No. 1 Vista del Sol S.A. Distribucin de empleados segn cantidad de hijos. Ao 2010 Cantidad de hijos 0 1 2 3 4 5 6 7 Total Total 5 4 7 6 3 2 1 1 29 Porcentaje 17,2 13,8 24,2 20,7 10,4 6,9 3,4 3,4 100,0

Fuente: Oficina de Recursos Humanos

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Se pide construir un grfico adecuado para la distribucin de datos anterior.

El procedimiento para construir el grfico es el siguiente: Primero identificamos el tipo de serie de datos que queremos representar, en este caso corresponde a una serie cuantitativa en particular, una variable discreta. Un grfico adecuado sera: barras verticales. El procedimiento se describe a continuacin: Seleccione la columna donde se encuentra los valores absolutos o relativos que desea representar grficamente.

Del men INSERTAR (insert): Seleccione Tipo de grfico (chart) que desea construir (barras, columnas, lineal). En este caso corresponde la opcin columnas (column).

Del men DISEO En Datos escoja Seleccionar datos. Aparecer un cuadro de dilogo en que se muestran dos recuadros, utilice el de la izquierda Etiquetas del eje horizontal y seleccione Editar, marque la columna que enumera las clases o grupos en que se divide la variable (en este caso nmero de hijos). Luego d Aceptar. Del men PRESENTACIN: En Etiquetas seleccione Ttulo del grfico, esta instruccin le despliega una serie de opciones que le permiten escoger la forma en que desea escribir el ttulo. Escoja Encima del grfico y digite el ttulo correspondiente, luego ajuste el tamao de la letra. Seguidamente aparece la opcin Rtulos del eje, la cual le permitir rotular o nombrar los ejes. En este caso se presentan dos opciones: Ttulo del eje horizontal primario y Ttulo del eje vertical primario. Para el eje horizontal escoja Ttulo bajo el eje y proceda a nombrar dicho eje (este eje lo que muestra es el nombre de la variable en estudio: cantidad de accidentes, nmero de hijos, cantidad de materias matriculadas, etc. En este caso digite nmero de hijos)

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Para el eje vertical puede escoger Ttulo girado o Ttulo horizontal (este eje indica la cantidad o porcentaje de unidades estadsticas que presenta cada categora o grupo de la variable en estudio, digite cantidad de empleados). A continuacin aparece la opcin Leyenda, la cual es muy til cuando se quiere graficar la relacin de dos variables, en este caso procedemos a eliminarla seleccionando Ninguna. Posteriormente tenemos la opcin Etiquetas de datos en la que es posible escribir el nmero de elementos de cada clase de la variable en estudio en distintas partes de las barras del grfico. En nuestro caso la omitiremos. La siguiente opcin corresponde a Tablas de datos y ella es til para mostrar en la parte inferior del grfico la cantidad de elementos que contiene cada clase de la variable, en nuestro caso la omitimos. Otra opcin presente en este tipo de construcciones es la de Lneas de cuadrcula la cual permite mostrar una serie de lneas horizontales o verticales dentro del rea del grfico. Excel por defecto nos brinda las lneas horizontales primarias pero para nuestro objetivo de estudio las eliminaremos seleccionando en Lneas horizontales de cuadrcula primarias la opcin Ninguno. Finalmente, los ejes se pueden modificar segn sea nuestro inters en el desarrollo del grfico. Para realizar cualquier tipo de modificacin en los ejes seleccionamos la opcin Ejes y ya sea en Eje vertical primario o en Eje horizontal primario se escoge la instruccin Ms opciones del eje vertical u horizontal segn corresponda y procedemos a realizar los cambios que se consideren necesarios. Al final de todo este proceso debe tener un grfico como este:

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Vista del Sol S.A. Distribucin de empleados segn cantidad de hijos. Ao 2009 8 7 6 5 Cantidad de 4 empleados 3 2 1 0 0 1 2 3 4 5 6 7 Nmero de hijos

Fuente: Departamento de Recursos Humanos

Grfico de barras horizontales A continuacin se presenta la distribucin de empleados de La Maravilla S.A. Construya un grfico que muestre dicha distribucin de datos. Cuadro No. 2 La Maravilla S.A. Distribucin de empleados segn estado civil. Ao 2010 Estado civil Casado Soltero Divorciado Separado Viudo Total Total 12 10 8 2 1 33 Porcentaje 36,4 30,3 24,2 6,1 3,0 100,0

Fuente: Oficina de Recursos Humanos

Los datos anteriores hacen alusin a una serie cualitativa, por consiguiente un grfico adecuado corresponde al de barras horizontales. El procedimiento se describe a continuacin:

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Seleccione la columna donde se encuentra los valores absolutos o relativos que desea representar grficamente. Del men INSERTAR (insert): Seleccione Grfico (chart) y escoja en tipo que desea construir. En este caso corresponde la opcin barra. Recuerde que para una adecuada construccin los datos deben estar ordenados ascendente o descendentemente. Del men DISEO En Datos (data) escoja Seleccionar datos. En el espacio Etiquetas del eje horizontal seleccione Editar y marque la columna que enumera las clases o grupos en que se divide la variable (en este caso estado civil). Luego d Aceptar. Tambin obtener el grfico completo si selecciona ambas columnas de datos y as obtener las etiquetas del eje automticamente. Del men PRESENTACIN: En Etiquetas iniciemos seleccionando Ttulo del grfico, escoja Encima del grfico y digite el ttulo correspondiente y luego ajuste el tamao de la letra. Seguidamente en la opcin Rtulos del eje, podr rotular o nombrar los ejes. Para el eje horizontal escoja Ttulo bajo el eje y proceda a nombrar dicho eje (en este tipo de grfico este eje lo que muestra es la cantidad de unidades estadsticas presentes en cada clase o categora de la variable, digite cantidad de empleados). Para el eje vertical puede escoger Ttulo girado o Ttulo horizontal (este eje muestra las distintas categoras o clases en que se divide la variable en estudio, en este caso digite Estado civil). A continuacin aparece la opcin Leyenda, la cual es muy til cuando se quiere graficar la relacin de dos variables, en este caso procedemos a eliminarla seleccionando Ninguna. Posteriormente tenemos la opcin Etiquetas de datos en la que es posible escribir el nmero de elementos de cada clase de la variable en estudio en distintas partes de las barras del grfico. En nuestro caso la omitiremos.

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La siguiente opcin corresponde a Tablas de datos y ella es til para mostrar en la parte inferior del grfico la cantidad de elementos que contiene cada clase de la variable, en nuestro caso la omitimos. Otra opcin presente en este tipo de construcciones es la de Lneas de cuadrcula la cual permite mostrar una serie de lneas horizontales o verticales dentro del rea del grfico. Excel por defecto nos brinda las lneas verticales primarias pero para nuestro objetivo de estudio las eliminaremos seleccionando en Lneas verticales de cuadrcula primarias la opcin Ninguno. Finalmente, los ejes se pueden modificar segn sea nuestro inters en el desarrollo del grfico. Para realizar cualquier tipo de modificacin en los ejes seleccionamos la opcin Ejes y ya sea en Eje vertical primario o en Eje horizontal primario se escoge la instruccin Ms opciones del eje vertical u horizontal segn corresponda y procedemos a realizar los cambios que se consideren necesarios. Al final de todo este proceso debe tener un grfico como este:
La Maravilla S.A. Distribucin de empleados segn estado civil. Ao 2009

Casado Soltero
Estado civil

Divorciado Separado Viudo 0 2 4 6 8 10 12 14

Cantidad de empleados

Fuente: Oficina de Recursos Humanos

Si quiere mostrar la informacin clasificada segn las categoras de dos variables, recordemos la siguiente situacin de La Maravilla S.A. en la que se clasific el grupo de empleados segn estado civil y sexo. Los datos se muestran en el siguiente cuadro.

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Cuadro No. 3 La Maravilla S.A. Distribucin de empleados segn estado civil por sexo. Ao 2009 Estado civil Casado Soltero Viudo Divorciado Separado Total Masculino Total Porcentaje 8 44,4 4 22,2 1 5,6 4 22,2 1 5,6 18 100 Femenino Total Porcentaje 4 26,7 6 40,0 0 0,0 4 26,7 1 6,7 15 100

Fuente: Oficina de Recursos Humanos

En este caso se debe construir un grfico de barras horizontales comparativo. El procedimiento para construir este tipo de grfico es muy similar al grfico de barras horizontales simples, slo existen algunas diferencias que se describe a continuacin: Para construir un grfico de barras comparativo seleccione la cantidad de columnas segn la cantidad de clases o categoras mostradas por la segunda variable. Del men DISEO Escoja Seleccionar datos. El recuadro mostrado en la parte izquierda indica Entradas de leyenda (series). En dicho recuadro aparecern tantas series como categoras presente la segunda variable o variable columna. Marque cada una y seleccione Editar y en el cuadro de dilogo que se muestra escriba el nombre de la primera categora que aparece y d aceptar. Repita el proceso segn la cantidad de series que aparezcan en el recuadro. Los siguientes pasos son idnticos a los descritos anteriormente para un grfico de barras horizontales tipo estndar o barras simples. Al final de todo este proceso debe tener un grfico como este:

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La Maravilla S.A. Distribucin de empleados segn estado civil por sexo. Ao 2009 Casado Soltero Estado civil Divorciado Viudo 0 2 4 6 8 10 Femenino Masculino

Cantidad de empleados

Fuente: Oficina de Recursos Humanos

Grfico circular Considere la informacin del cuadro No. 2, supongamos que se quiere mostrar la informacin anterior nicamente considerando valores porcentuales o relativos. Para ello se puede escoger algunos de los grficos que se han tratado o tambin uno de tipo de circular, el cual es muy til cuando se quiere resaltar este tipo de frecuencias. Primero marque las columnas que contienen la informacin que desea representar. Luego: Del men INSERTAR (insert): Seleccione Grfico (chart) y escoja circular. Recuerde que para una adecuada construccin los datos deben estar ordenados en forma descendentemente.

Del men PRESENTACIN: En Etiquetas iniciemos seleccionando Ttulo del grfico, escoja Encima del grfico y digite el ttulo correspondiente y luego ajuste el tamao de la letra. Posteriormente tenemos la opcin Etiquetas de datos en la que es posible escribir el nmero o porcentaje de elementos de cada clase de la variable en estudio en distintas partes del grfico. Seleccione Parte externa. Al final de todo este proceso debe tener un grfico como este:

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La Maravilla S.A. Distribucin de empleados segn estado civil. Ao 2009 6% 3%

37% 24%

Casado Soltero Divorciado Separado Viudo

30%

Fuente: Oficina de Recursos Humanos

Los datos anteriores tambin pueden visualizarse en una barra 100% la cual puede construirse utilizando el men Insertar, Grfico, Columna apilada y del Men Diseo seleccionar Cambiar entre filas y columnas, posteriormente siga los mismos pasos que ya conoce. Al final de todo este proceso debe tener un grfico como este:
La Maravilla S.A. Distribucin de empleados segn estado civil. Ao 2009 100 90 80 70 60 Porcentaje 50 40 30 20 10 0

Viudo Separado Divorciado Soltero Casado

Fuente: Oficina de Recursos Humanos

La barra 100% tambin es til cuando se quiere hacer comparaciones. Por ejemplo, se pueden construir varias barras 100% para cada categora de una variable en la que se muestre como se distribuye una segunda variable en cada una de las categoras de la

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primera variable. Por ejemplo, la distribucin de empleados por estado civil y sexo de La Maravilla S.A. que estudiamos hace un momento atrs.
La Maravilla S.A. Distribucin de empleados segn estado civil por sexo. Ao 2009 100 90 80 70 60 50 Porcentaje 40 30 20 10 0 Casado Soltero Viudo Divorciado Separado

Femenino Masculino

Fuente: Oficina de Recursos Humanos

Bibliografa
Gmez, M (2003). Elementos de estadstica descriptiva. 9na reimpresin de la 3ra edicin. San Jos, C.R.: EUNED. Hernndez,O. (2006). Estadstica Elemental para ciencias sociales. Segunda edicin. Editorial UCR . San Jos. 2006 Carrascal, U (2008). Estadstica descriptiva con Microsoft Excel 2007.Segunda reimpresin. Editorial Alfa y Omega RA - MA Mxico D.F. Trejos, J. y Moya, E. (2008). Introduccin a la estadstica descriptiva. Tercera edicin. Ediciones Guayacan. San Pedro, Costa Rica.