EXCEL Cursul IV

Obiective
Importarea i exportarea datelor Gsirea i fixarea erorilor Urmrirea modificrilor Lucrul cu scenarii Descriere
Acest curs i ofer posibilitatea cunoaterii i aprofundrii elementelor speciale din aplicaia Excel, cum ar fi denumirea domeniilor de lucru i utilizarea numelor de domenii ntr-o formul, importarea datelor din alte aplicaii i exportarea datelor din aplicaia Excel n alte aplicaii, crearea formatelor personale de numere i aplicarea formatelor condiionale, crearea, editarea i rularea unei macrocomenzi, lucrul cu bara Auditing, utilizarea opiunilor Form, Solver, Goal Seek i Group&Outline, crearea tabelelor pivot, lucrul cu scenariile i partajarea regitrilor de calcul.

Cerine finale
La sfritul acestui curs va trebui s tii urmtoarele: S impori i s expori date n/i din Excel; S creezi formate personale de numere; S creezi i s editezi macrocomenzi; S creezi i s lucrezi cu tabele pivot; S lucrezi cu scenarii S partajezi regitri de calcul

Lecia 1
Obiective
Vizualizarea i tiprirea mai multor foi de calcul Importarea datelor din fiiere tip text Importarea datelor din alte aplicaii Exportarea datelor spre alte aplicaii Urmrirea modificrilor TIPRIREA I PREVIZUALIZAREA REGITRILOR DE CALCUL
MODURI DE VIZUALIZARE PERSONALIZAT
Deoarece listele cresc i doar o parte a informaiei trebuie vizualizat la un moment dat, EXCEL i permite s-i construieti moduri de vizualizare personalizate care s prezinte doar datele relevante la un moment dat. Poi chiar denumi aceste moduri de vizualizare n funcie de situaie. n tabelul urmtor se prezint o situaie a vnzrilor dintr-o lun, pe departamente. Pentru a ascunde informaia de susinere i a vizualiza numai subtotalurile, poi crea o vizualizare personalizat, parcurgnd paii:

1. Stabilete vizualizarea pe care doreti s o salvezi ca personalizat. (S rmn vizibile doar totalurile pe departamente) 2. Execut secvena View\Custom View pentru a deschide caseta de dialog Custom View.

3. Alege Add pentru a deschide caseta de dialog Add View. 4. Introdu un nume pentru noua vizualizare personalizat. 5. Execut click pe OK. Rezultatul aplicrii modului de vizualizare nou creat este urmtorul:

Vizualizrile personalizate sunt salvate cu registrul de calcul . Pentru a vedea o vizualizare personalizat, deschide registrul de calcul i selecteaz View\Custom View Selecteaz vizualizarea dorit din caseta de dialog care se deschide i execut click pe Show. Pentru a terge o vizualizare personalizat, selecteaz numele vizualizrii i execut click pe Delete.

Vizualizrile personalizate stocheaz urmtoarele informaii: Dimensiunea/poziia ferestrei, inclusiv mpririle n mai multe panouri i panourile blocate. Coloanele, liniile i foile ascunse din registrul de calcul. Limile coloanelor. Opiunile de afiare. Celulele selectate, dac exist. Criteriile de filtrare a listei.

Caseta de dialog Add View i ofer i posibilitatea de salvare a parametrilor de tiprire, a liniilor ascunse i a parametrilor de filtrare.

CREAREA DE RAPOARTE PERSONALIZATE (REPORT MANAGER)

Crearea rapoartelor de personalizare cu ajutorul aplicaiei Report Manager (Manager de rapoarte) este similar realizrii unei vizualizri personalizate. Deoarece aplicaia Report Manager centralizeaz ntr-un singur loc toate rapoartele tale denumite, ea este util atunci cnd realizezi rapoarte folosind zone diferite ale unei foi de calcul sau chiar mai multe foi de calcul din acelai registru. n cazul n care, cu ajutorul unei vizualizri personalizate ascunzi zone dintr-o foaie de calcul n scopul realizrii unui raport, Excel reine modul n care a fost structurat raportul respectiv. Report Manager este un program de completare ce nsoete programul Excel. n cazul n care opiunea Report Manager nu apare n meniul View, execut secvena Tools\Add-Ins (Componente incluse la cerere), selecteaz Report Manager n caseta de dialog Add-Ins i execut click pe OK. Pentru a aduga un raport trebuie s parcurgi paii: 1. Execut secvena View\Report Manager. n caseta de dialog Report Manager execut click pe Add. 2. n caseta de dialog Add Report introdu un nume pentru raportul tu personal.

3. Creaz un raport completnd informaiile din caseta de dialog. Lista de mai jos descrie opiunile: Report Name. Creaz un nume pentru raportul personal. Section to Add. i permite s selectezi o seciune1 din registrul de calcul pentru a o aduga la raportul ce se va crea. Sheet. i permite s selectezi foaia care conine datele pe care doreti s le incluzi n seciune. View2. Selecteaz o vizualizare personalizat din foaia selectat pentru seciunea pe care doreti s o adaugi. Not: Scenario. Adaug la un raport un scenariu denumit. Pentru detalii despre scenarii urmrete lecia 3 a acestui curs.

Add. Dup ce ai selectat criteriul execut click pe Add pentru a-l aduga la seciunea din lista acestui raport. Sections in this Report. Prezint seciunile din raport n ordinea n care vor fi tiprite.

Move Up. Modific ordinea seciunilor deplasnd n sus seciunea selectat. Move Down. Modific ordinea seciunilor deplasnd n jos seciunea selectat. Delete. terge seciunea selectat. Use Continous Page Number. Dac validezi aceast opiune, pe rapoartele tiprite vor fi folosite numere de pagin consecutive, n funcie de ordinea seciunilor.
Orice combinaie de foaie de calcul, vedere i scenariu pe care ai ales-o cnd ai creat raportul . Un raport poate conine mai multe seciuni. 2 Un set de setri de afiare i tiprire pe care le poi denumi i aplica unui registru de calcul. Poi crea mai mult de o vedere a unui registru de calcul fr a crea mai multe copii separate pentru acel registru.
1

PREVIZUALIZAREA I TIPRIREA FOILOR DE CALCUL MULTIPLE

Pentru a putea tipri, la un moment dat, coninutul a mai multor foi de calcul atunci toate acele foi de calcul trebuie grupate. Pentru a grupa mai multe foi de calcul trebuie s execui secvena: 1. Execut click pe prima pagin pe care doreti s o tipreti. 2. ine tasta CTRL apsat dac vrei s selectezi foi care nu se succed i execut click pe fiecare din foile pe care doreti s le selectezi. 3. ine tasta SHIFT apsat i execut click pe ultima foaie de calcul pe care o doreti selectat, dac toate foile de calcul pe care doreti s le selectezi sunt succesive. Pentru a vizualiza coninutul foilor de calcul selectate, nainte de a le tipri, execut click pe butonul Print Preview din bara standard sau execut secvena File\Print Preview. Dup ce ai intrat n modul de previzualizare naintea tipririi, apas succesiv butonul Next pentru a putea vizualiza coninutul tuturor paginilor.

Pentru a tipri foi de calcul multiple trebuie s le selectezi, dup cum ai vzut anterior i apoi execui secvena File\Print. n caseta de dialog care apare activeaz comanda Active Sheet(s) din seciunea Print What, dup care execut click pe butonul OK. Pentru a tipri ntregul registru de calcul, nu este necesar s selectezi toate foile de calcul pentru a le grupa, ci este suficient s execui secvena File\Print i din seciunea Print What alege opiunea Entire Workbook.

IMPORTAREA DATELOR N REGITRI DE CALCUL

Pe lng accesul la bazele de date, Excel poate obine acces i la date stocate undeva ntro pagin Web sau ntr-un fiier de text simplu.

IMPORTUL DATELOR DIN FIIERE DE TIP TEXT

n cazul n care primeti de la cineva un fiier de tip text, Excel are instrumente speciale care s te ajute s-l impori cu succes.. Dac fiierul este n format text standard (formatul cu delimitare prin virgule), l poi deschide cu secvena File\Open. n caz contrar, Excel va observa acest lucru i va lansa aplicaia Text Import Wizard.

Pasul 1: te ntreab dac fiierul text este delimitat3 sau are lime fix. Aplicaia expert i prezint un eantion din fiier pentru a te ajuta i ofer o opiune prestabilit pe care o consider adecvat. Obs.: n cazul n care cmpurile din fiecare linie a fiierului sunt puse unul lng cellalt, fr spaii ntre ele, fiierul este probabil delimitat. n cazul n care cmpurile din fiier sunt aliniate n fereastra de previzualizare, este vorba de un fiier cu lime fix. Alege una din opiunile Delimited sau Fixed Width i apoi execut click pe Next Pasul 2: Dac la pasul 1 ai ales Delimited aplicaia expert te va ntreba ce caracter acioneaz ca delimitator de cmpuri. Poi spune aceasta privind caseta Data Preview. n aceast caset, caracterele tab arat ca nite mici ptrate. Selecteaz caracterul delimitator (sau tasteaz-l n caseta Other dac Excel nu are opiunea respectiv prezentat printr-o caset de validare).Vei vedea caseta Data Preview cum se actualizeaz singur imediat dup ce ai ales opiunea. Dac fiierul este acum corect separat n coloane, alege Next pentru a trece mai departe. Dac la pasul 1 ai ales Fixed Width aplicaia expert i va cere s-i confirmi aproximarea referitoare la locul unde ncepe fiecare coloan.
Delimitat nseamn c elementele de date din fiier sunt separate printr-un anumit caracter special, de obicei virgul sau un tab. Fiierele cu lime fix nu utilizeaz separator, ci folosesc spaii pentru a garanta c fiecare cmp ncepe ntotdeauna la acelai numr de coloan.
3

Verific fiierul n caseta Data Preview. Este posibil ca Text Import Wizard s fi pus greit o limit de coloan sau s fi scpat cteva. Limitele de coloan le poi aduga, terge i muta prin click i tragere n caseta Data Preview. Cnd acestea arat corect alege Next pentru a trece mai departe. Pasul 3: Text Import Wizard i cere s confirmi tipul de date pentru fiecare coloan, adic s precizezi care sunt numerele, care sunt datele i aa mai departe. Aplicaia expert este foarte bun la descoperirea acestui lucru, deci poi, de obicei, s alegi Finish pentru a finaliza importul. Utilizarea aplicaiei Convert Text to Columns Wizard Aplicaia Convert Text to Columns Wizard (Expert conversie text n coloane) i permite s foloseti ntreaga for a aplicaiei Text Import Wizard asupra datelor care se gsesc deja n foaia de calcul. De exemplu, dac lipeti manual date dintr-un fiier text sau preiei cmpuri lungi de text dintr-o baz de date, pe care trebuie s le mpari n coloane separate, poi folosi aplicaia Convert Text to Columns Wizard. Selecteaz celulele pe care vrei s le separi i execut secvena Data\Text to Columns (Text n coloane) pentru a lansa aplicaia expert. Cel mai important lucru ce trebuie inut minte la lansarea aplicaiei expert este c trebuie s fie selectate toate celulele cu text pe care vrei s le mpari n coloane separate.

Procesul este identic: identific dac datele sunt delimitate sau cu lime fix i apoi continu cu paii 2 i 3. Dup ce execui click pe Finish datele tale vor fi corect separate n coloane.

Rezultatul este urmtorul:

IMPORTAREA DATELOR DIN ALTE APLICAII

Datele preluate din Word i PowerPoint pot fi folosite dup cum este prezentat n exemplele de mai jos: Dac datele apar pentru prima oar ntr-o foaie de date PowerPoint copiaz-le ntr-o foaie de calcul Excel pentru a putea fi folosite instrumentele Excel superioare de formatare i calcul. Dac n Word exist deja un tabel ce conine o list important adu-l n Excel pentru a-l sorta i filtra rapid. Reutilizeaz elementele de clip-art sau obiectele desenate din PowerPoint sau Word ntr-o foaie de calcul Excel. Dac elementele grafice de care ai nevoie exist deja ntr-un alt fiier, nu le reinsera sau redesena lipete-le. Copiaz un diapozitiv PowerPoint individual ntr-un document Word. Dac ai creat un diapozitiv cu un aspect plcut i care transmite ceva important pentru document, nu pierde timp reconstituindu-l. Adugarea unui text Word ntr-o foaie de calcul Excel Textul Word apare n dou formate pe care le poi utiliza n Excel text paragraf i text de tabel. Tabele Word sunt alegerea natural pentru plasarea ntr-o foaie de calcul Excel datele sunt deja aranjate n celule. Textul paragraf este cel mai bine utilizat cnd apare sub form de fraze scurte sau titluri. Exceptnd cazurile n care celulele Excel sunt formatate pentru aranjare automat a textului pe rnduri, o fraz lung sau un paragraf poate provoca probleme la introducerea ntr-o foaie de calcul Excel existent. Dac inserezi textul paragraf ca obiect n foaia de calcul, acesta va aprea sub form de caset de text care ascunde celulele din foaia de calcul. Coninutul Word, indiferent de form poate fi adugat ntr-o foaie de calcul Excel pe una din urmtoarele dou ci:

10

 Folosirea memoriei Clipboard. Copiaz textul Word i lipete-l n foaia de calcul Excel. Aceast metod poate fi utilizat pentru texte din tabele sau paragrafe. La lipire nu uita s execui click n celula care trebuie s conin textul sau care este prima celul din domeniul lipit. Inserarea unui obiect Word. n acest caz textul este introdus n obiect dup ce acesta a fost inserat folosind Paste Special i alegnd Microsoft Word Document Object. Textul va fi plasat ntr-o fereastr de obiect flotant care, la activare, provoac apariia instrumentelor Word n locul celor Excel.

Sortarea i filtrarea datelor sub form de tabele. Unul din principalele motive pentru aducerea datelor din tabele Word ntr-o foaie de calcul Excel este posibilitatea de folosire a instrumentelor de sortare i filtrare din Excel. Obs. Dac tabelul de date trebuie totui utilizat n mediul Word lipete-l napoi n documentul Word dup ce l-ai sortat n Excel. Pentru mai multe date despre sortarea i filtrarea listelor vezi cursul II lecia 2 Sortarea i filtrarea listelor. Separarea datelelor . n cazul n care ai creat n Word un tabel care conine numele i prenumele ntr-o singur celul, adresa ntreag ntr-o alt celul .a.m.d., n momentul n care preiei acest tabel n Excel trebuie s separi tabelul prin inserarea de coloane. Separarea preia elementele mari i le mparte n mai multe elemente mai mici, permind o analiz mai detaliat. Obs. Separarea nu este limitat la listele Word. Poi separa orice list pe care o impori n Excel inclusiv informaii din baza de date Access, liste cu text din alte programe .a.m.d.

11

Pentru a mpri datele dintr-un tabel, trebuie s parcurgi paii: 1. n cazul n care coloana din dreapta celei pe care vrei s o mpari conine date, insereaz o coloan pentru a crea un spaiu necesar informaiei mprite. De exemplu, dac mpari o singur coloan n trei noi coloane, insereaz dou coloane n dreapta celei pe care o mpari. Pentru a insera o coloan, selecteaz coloana naintea creia doreti s apar noua coloan i alege Insert\Columns. 2. Dup lipirea tabelului din Word n Excel, selecteaz cea mai din stnga coloan care necesit mprirea.

3. Execut secvena Data\Text to Columns. 4. Se va deschide aplicaia Convert Text to Columns Wizard, prezentat n figura urmtoare.

5. n caseta Original Data Type alege Delimited. Delimitatorii sunt caractere (cum ar fi virgule, spaii sau punct i virgul) sau coduri (cum ar fi Tab i Enter) ce se folosesc la separarea textului n elemente componente. 6. Alege Next. 7. Alege delimitatorul pe care doreti s-l utilizeze Excel la determinarea locului n care se va trece de la o coloan la alta.

12

8. Alege Next. 9. Dup ce verifici seciunea Data Preview n caseta de dialog final a aplicaiei expert, alege Finish pentru a finaliza aplicaia expert i a aplica respectivele comenzi asupra coloanei selectate. Rezultatul este urmtorul:

n ultimul pas al aplicaiei expert poi s alegi s aplici formatele General, Text, sau Date n noile coloane. n plus, poi specifica o anumit destinaie (Destination) pentru celulele rezultate. Utilizarea coninutului foilor de date PowerPoint n Excel O foaie care conine date n PowerPoint poate deveni nceputul unei foi de calcul n Excel sau poate fi adugat unei foi de calcul. Pentru a copia coninutul unei foi de date PowerPoint ntr-o foaie de calcul Excel trebuie s parcurgi paii: 1. n diapozitivul PowerPoint afieaz foaia de date i coninutul pe care l-ai introdus. 2. Trage indicatorul peste celulele foii de date sau execut click pe butonul Select All din foaia de date.

13

3. Alege Edit\Copy sau apas combinaia Ctrl+C. 4. Comut n sau deschide o foaie de calcul Excel i execut click n celula de unde vrei s nceap coninutul lipit. 5. Alege Edit\Paste sau apas combinaia Ctrl+V. Dup lipirea coninutului de date va trebui s-l prelucrezi sau s adaugi etichete de coloan i/sau linie pentru a obine macheta dorit

IMPORTAREA DATELOR DIN PAGINI TIP HTML

Dac vizitezi curent anumite pagini Web pentru a prelua informaii cum ar fi rate de schimb curente sau valori de aciuni la burs, calea pentru a realiza acest lucru este caracteristica Web Querry. O interogare Web preia date din pagini Web i le returneaz n Excel pentru analiz i prelucrare.

14

Pentru a prelua date din pagini Web trebuie s ai instalat un browser de Internet (Internet Explorer) i s execui paii: Pasul 1: Pentru a crea o nou interogare trebuie s execui secvena Data\Get External Data\New Web Query.

Pasul 2: Trebuie s introduci adresa Web a paginii pe care doreti s o cercetezi. Adresa poate fi introdus manual sau poate fi cutat cu ajutorul butonului Browse Web. n acest exemplu vom folosi Web Query pentru a prelua valoarea curent a diferitelor monezi naionale la cursul zilei. Pasul 3: Pentru a specifica ce date vrei s preiei poi folosi una din urmtoarele trei opiuni: The entire page i permite preluarea ntregului coninut al paginii Web, inclusiv text, tabele i alte tipuri de date. Only the tables i permite s preiei numai tabelele dintr-o pagin Web care mai are n componen i alte date care nu te intereseaz. One or more specific tables on the page i permite s preiei unul sau anumite tabele specificate dintr-o pagin Web care conine mai multe tabele. Poi specifica tabelele sau seciunile pe care vrei s le preiei prin specificarea numelui lor, dac pagina Web conine aceste nume. Pentru a include un nume de tabel, care este numeric, trebuie s-l introduci ntre ghilimele (5). Tabelele i seciunile sunt preluate n ordinea n care apar pe pagina Web, nu n ordinea pe care o specifici tu n cmpul Enter Table name(s) or number(s) separated by commas:. Identificarea tabelelor i a seciunilor este posibil doar dac browser-ul tu i permite s vizualizezi codurile HTML pentru o pagin Web. Pentru aceasta trebuie s tii c tabele ncep cu <Table> i se termin cu </Table>. Seciunile ncep cu <Pre> i se termin cu </Pre>. Pentru a vizualiza codurile cu ajutorul browser-ului Internet Explorer trebuie s faci click dreapta pe pagina de pe care vrei s preiei tabele sau seciuni i apoi s selectezi View Source din meniul rapid care apare pentru a afia codurile HTML n Notepad. n Notepad execut click pe Search\Find pentru a gsi codurile menionate anterior. Pasul 4: Trebuie s stabileti cum vrei s fie formatate datele. Cnd preiei date care sunt cuprinse n tabele, datele din coloane sunt separate n coloane automat. Poi s hotrti dac pstrezi sau nu i formatul paginii Web care poate consta n formatri de font, de culoare, cnd preiei datele n Excel. Datele pot fi preluate n ntregime inclusiv cu formatul lor de pe

15

pagina Web (Full HTML formatting), fr formatare (None) sau numai cu formatare de text (Rich text formatting only). Datele pot fi actualizate prin executarea unui click dreapta oriunde n interiorul lor i selectarea comenzii Refresh Data (Remprosptare date) sau prin utilizarea butonului Refresh Data din bara de instrumente External Data .

Poi utiliza aceiai parametri de actualizare automat disponibili pentru datele din baze de date prin executarea unui click dreapta pe datele Web i alegerea comenzii Data Range Properties (Proprietile zonei de date) sau prin executarea unui click pe butonul Data Range Properties din bara de instrumente External Data. Vei putea configura interogarea Web pentru a se actualiza automat la un numr de minute sau atunci cnd deschizi foaia de calcul. n acest fel vei fi sigur c informaia este de ultim or.

EXPORTAREA DATELOR SPRE ALTE APLICAII

Prin intermediul mamoriei Clipboard i al meniului rapid Insert poi insera rapid i uor orict de mult din coninutul unei aplicaii ntr-un fiier al altei aplicaii, pstrnd n acelai timp oricte elemente de formatare ale aplicaiei surs.

COPIEREA DATELOR EXCEL NTR-UN DOCUMENT WORD

Utilizarea programului Excel pentru tabele ce conin date numerice i asigur si accesul la instrumentele Excel de calcul i formatare de care Word nu dispune n aceeai msur. Este bine s ncerci s creezi, s formatezi i s adaugi formule la tabel n Excel nainte de a copia tabelul n Word. Cnd datele Excel sunt copiate ntr-un document Word ele vor aprea n format de tabel celulele foii de calcul vor deveni celule de tabel cu dimensiuni corespunztoare domeniului de celule selectat din Excel. Toate instrumentele de formatare pentru tabele Word i stau la dispoziie ca i cum tabelul ar fi fost creat de la nceput n Word. Obs. Dac nu poi vedea liniile de gril ale tabelului , n Word alegi Table\Show Gridlines. ntr-un document Word poi aduga date Excel prin una din urmtoarele dou metode: Copierea coninutului surs Excel (cum ar fi un domeniu de celule sau o diagram) n Clipboard i lipirea lui n documentul Word. Inserarea unui registru de calcul Excel n ntregime sau selectarea unei foi de calcul individuale pentru a fi inserate. Lipirea datelor Excel sub form de tabel Word Pentru a lipi date ntr-un document Word trebuie s parcurgi paii: 1. ntr-o foaie de calcul Excel selecteaz celula sau domeniul pe care doretiu sl copiezi. 2. Alege Edit\Copy, execut click pe butonul Copy din bara standard sau apas combinaia de taste Ctrl+C.

16

3. Treci n Word i execut click n document pentru a poziiona cursorul acolo unde doreti s apar datele Excel. 4. n Word alege Edit\Paste sau execut click pe butonul Paste din bara standard sau apas combinaia Ctrl+V. Obs. Dac doreti s copiezi toat foaia de calcul, n Excel apas combinaia Ctrl+A pentru a selecta ntraga foaie de calcul. n Word va fi lipit doar domeniul de celule ce conine date. Inserarea unui registru de calcul Excel nainte de a insera un registru de calcul ntr-un document Word asigur-te c ai salvat deja registrul. Pentru de a insera un registru de calcul ntr-un document Word trebuie s parcurgi paii: 1. n document plaseaz cursorul n locul n care vrei s inserezi registrul. 2. Alege Insert\File. 3. n caseta de dialog Insert File care apare, alege All Files (*.*) din caseta Files of Type. 4. Folosind caseta list Look In i lista de fiere i dosare afiate, localizeaz registrul de calcul pe care vrei s-l foloseti.

5. Execut dublu click pe fiierul dorit sau execut un singur clic i alege butonul Insert. 6. n caseta de dialog Open Worksheet pstreaz opiunea Entire Workbook selectat n caseta Open document in Workbook i alege OK.

17

Dac doreti s pstrezi o conexiune ntre registrul de calcul i document poi insera fiierul ca i legtur. Pentru acest lucru n caseta de dialog Insert File execut click pe sgeata cu vrful n jos din dreapat butonului Insert i alege Insert as Link. Atta timp ct fiierele surs i destinaie rmn n aceleai locaii i i pstreaz aceleai nume, legtura va rmne intact. De fiecare dat cnd fiierul este deschis poi opta pentru actualizarea legturii i orice modificare din registrul de calcul surs va aprea n document. Inserarea unei foi de calcul individuale Pentru a insera o foaie individual de calcul dintr-un registru de calcul trebuie s parcurgi paii: 1. n documentul Word plaseaz cursorul n locul n care vrei s inserezi foaia de calcul. 2. Alege Insert\File. 3. n caseta de dialog Insert File care apare alege All Files (*.*) din caseta Files of Type. 4. Folosind caseta list Look In i lista de fiere i dosare afiate, localizeaz registrul de calcul pe care vrei s-l foloseti i execut dublu click pe el. 5. n caseta de dialog Open Worksheet execut click n caseta list Open document in Workbook i selecteaz numele foii de calcul pe care doreti s o inserezi. 6. n caseta list Name or Cell Range selecteaz Entire Worksheet pentru a insera ntreaga foaie de calcul sau introdu adresele unui domeniu de celulele sau un domeniu denumit din foaia de calcul selectat pentru a insera doar respectivul domeniu. 7. Alege OK pentru a nchide caseta de dialog Open Worksheet i a insera datele. O dat inserate, datele apar i funcioneaz ca i date Word.. Inserarea unui domeniu dintr-o foaie de calcul Pentru a insera numai un domeniu de celule dintr-o foaie de calcul trebuie s parcurgi paii: 1. n documentul Word plaseaz cursorul n locul n care vrei s inserezi foaia de calcul. 2. Alege Insert\File. 3. n caseta de dialog Insert File care apare alege All Files (*.*) din caseta Files of Type.

18

4. Folosind caseta list Look In i lista de fiiere i dosare afiate, localizeaz registrul de calcul pe care vrei s-l foloseti i execut un click pe el. 5. n caseta de dialog Insert File alege butonul Range. 6. Introdu adresele de domeniu (cum ar fi B1:C20) n caseta de dialog Set Range, dup care apas butonul OK. 7. n caseta de dialog Insert File alege Insert pentru a aduga domeniul precizat n documentul Word. Formatarea datelor Excel ntr-un document Word Poi utiliza instrumentele de formatare Word pentru a formata datele Excel inserate n documentul Word: Modificarea limii coloanelor i a nlimii liniilor. Execut click oriunde n tabel i alege Table, Table Properties. Folosind fiele Row i/sau Column ajusteaz dimensiunile seciunilor selectate din tabel. Aplicarea formatrii de paragraf. Se poate spaia paragraful din interiorul unei celule relativ la linia de sus sau de jos a celulei prin folosirea opiunilor Before i After din seciunea Paragraph. Formatarea textului. Selecteaz celule individuale, linii sau coloane i modific alinierea, fonturile, dimensiunile de font i stilurile de font.

COPIEREA DATELOR EXCEL NTR-O PREZENTARE POWERPOINT

n momentul n care datele pe care vrei s le foloseti ntr-o prezentare se afl deja create n Excel ele pot fi preluate i lipite n prezentarea respectiv. Lipirea domeniilor Excel ntr-un diapozitiv PowerPoint Pentru a lipi un domeniu de celule dintr-o foaie Excel ntr-un diapozitiv PowerPoint trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz domeniul de celule din foaia de calcul Excel. 2. Alege Edit\Copy sau apas combinaia Ctrl+C. 3. Treci n sau deschide aplicaia PowerPoint i acceseaz diapozitivul n care doreti s adaugi datele. Asigur-te c foloseti modul de vizualizare Slide sau normal. 4. n fereastra PowerPoint alege Edit\Paste sau apas combinaia Ctrl+V. Domeniul Excel apare sub form de tabel n diapozitivul PowerPoint i poate fi formatat ca atare prin mutare, redimensionarea obiectului ca ntreg sau ajustarea dimensiunilor coloanelor i rndurilor folosind instrumentele PowerPoint. Legarea datelor Excel la un diapozitiv PowerPoint Pentru a crea o relaie ntre domeniul surs i copia sa dintr-un diapozitiv PowerPoint trebuie s legi cele dou fiiere. 1. Selecteaz domeniul de celule din foaia de calcul Excel. 2. Alege Edit\Copy sau apas combinaia Ctrl+C.

19

3. Treci n sau deschide aplicaia PowerPoint i utilizeaz modul de vizualizare Slide pentru a afia diapozitivul n care doreti s lipeti datele din Excel. 4. n fereastra PowerPoint alegi Edit\Paste Special. 5. n caseta de dialog Paste Special alegi opiunea Paste Link. 6. n caseta As alege Microsoft Excel Worksheet Object i alege apoi OK. Coninutul Excel legat apare sub form de tabel i poate fi mutat i redimensionat. Pentru a-l edita execut dublu click pe ele. Se va deschide foaia de calcul Excel din care provine i orice modificri efectuate aici vor fi reflectate n diapozitiv. Pentru a reveni n PowerPoint apas combinaia Alt+Tab.

Lipirea datelor ntr-o foaie de date PowerPoint Pe lng utilizarea datelor existente direct ntr-un diapozitiv PowerPoint le mai poi utiliza i pentru completarea foilor de date PowerPoint atunci cnd construieti o diagram PowerPoint. Pentru aceasta trebuie s parcurgi paii: 1. Avnd deschise att foaia de calcul Excel ct i prezentarea PowerPoint selecteaz coninutul pe care doreti s-l utilizezi. 2. Alege Edit\Copy sau apas combinaia Ctrl+C. 3. Treci n sau deschide aplicaia PowerPoint i deplaseaz-te la diapozitivul n care vei utiliza datele. 4. Execut dublu click pe nlocuitorul de diagram pentru a afia foaia de date.. Va aprea foaia de date cu date eantion n interiorul ei.

20

5. n foaia de date PowerPoint execut click pe celula gri din stnga-sus pentru a selecta toate celulele din foaie. 6. Apas tasta Delete pentru a terge toate datele eantion din foaie.

7. Execut click n prima celul din foaia de date (deasupra liniei 1, n coloana goal din stnga coloanei A).

21

8. Alege Edit\Paste. Coninutul Excel apare n foaia de date i in spatele acesteia vei vedea o form de diagram. Continu procesul de creare a diagramei n PowerPoint.

Obs. Ai utilizat prima coloan goal n loc de coloana A deoarece aceasta este coloana care conine datele pentru legend. Linia de deasupra liniei 1 conine informaiile pentru axa categoriilor. Instrumentele PowerPoint de realizare a diagramelor i permit s comui aceste dou grupuri de date dup necesiti.. Utilizarea diagramelor Excel ntr-o prezentare PowerPoint Pentru a lipi o diagram din Excel ntr-un diapozitiv PowerPoint trebuie s parcurgi paii: 1. 2. 3. 4. 5. Avnd deschise att prezentarea PowerPoint ct i foaia de calcul Excel care conine diagrama, selecteaz diagrama pe care doreti s o utilizezi. Alege Edit\Copy sau apas combinaia Ctrl+C. Treci n sau deschide aplicaia PowerPoint i deplaseaz-te la diapozitivul n care vei lipi diagrama. Dac pe diapozitiv apare un nlocuitor de diagram, terge-l. n PowerPoint alege Edit\Paste.

Obs. Diagrama apare n PowerPoint exact ca n Excel. Poi muta i redimensiona diagrama dup necesiti sau poi executa dublu click pe ea pentru a obine acces la instrumentele Excel de realizare a diagramelor.

22

URMRIREA MODIFICRILOR
Dac lucrezi mpreun cu o echip la realizarea, editarea i ntreinerea unui registru de calcul sau dac registrul tu de calcul trece prin mai multe mini n drumul su spre finalizare, i este util s tii cine ce modificri a fcut n coninutul registrului. Utiliznd caracteristica Track Changes (Urmrire modificri) din Excel, poi vedea ce persoane au adugat anumite informaii, la ce dat i la ce or. De asemenea, poi revedea modificrile fcute de alte persoane i poi pstra doar modificrile pe care le doreti.

ACTIVAREA I DEZACTIVAREA EVIDENEI REVIZIILOR

Funcia Track Changes trebuie activat nainte de a ncepe s ii evidena evoluiei foii de calcul. Dac aceast funcie nu este apelat, modificrile fcute de alii se vor integra n coninutul foii tale i nu o s mai poi identifica cine i ce modificri a efectuat. Pentru a activa i a utiliza caracteristica Track Changes trebuie s parcurgi paii: 1. n foaia de calcul pentru care doreti s ii evidena modificrilor mai multor utilizatori, alege Tools\Track Changes\Highlight Changes (Evideniere modificri). 2. Se va deschide caseta de dialog Highlight Changes. Execut click pe caseta de validare Track Changes While Editing (Urmrire modificri n timpul editrii).

3. Selecteaz cantitatea i tipul de eviden pe care doreti s o pstrezi, executnd click n casetele de validare When (Cnd), Where (Unde), Who (Cine). 4. Pstreaz activ opiunea Highlight Changes on Screen astfel nct celulele ce cuprind coninut nou sau editat s fie marcate corespunztor pe ecran. 5. Execut click pe OK pentru a nchide caseta de dialog i a ncepe inerea evidenei modificrilor. Obs. Utilizeaz opiunea Where pentru a preciza un domeniu de celule n care s se in evidena modificrilor. Dac faci acest lucru, Excel va ine evidena doar a modificrilor din acel domeniu.

23

Figura anterioar prezint o foaie de calcul care a fost editat de mai muli utilizatori. Celulele subliniate cuprind coninut nou, iar sugestia de ecran indic persoana care a efectuat modificrile. Obs 1. Celulele cu modificri au o bordur subire, albastr, cu un mic indicator de modificare de form triunghiular, n colul din stnga-sus. Atunci cnd o celul modificat este activ bordura ei devine galben. Obs. 2 Opiunea List Changes on a New Sheet (Listare modificri pe o nou foaie de calcul) i permite s stochezi pe o foaie separat ce a fost adugat sau modificat n registrul de calcul, astfel nct toate modificrile s poat fi vzute ntr-un singur loc. Poi dezactiva caracteristica Track Changes deschiznd caseta de dialog Highlights Changes i eliminnd semnul de validare din dreptul opiunii Track Changes While Editing. Va aprea un mesaj care te va informa c registrul tu nu se mai gsete n modul partajat, lucru pe care trebuie s-l confirmi executnd click pe Yes.

ACCEPTAREA I REFUZAREA MODIFICRILOR

Dup ce alte persoane au fcut modificri n registrul tu de calcul, poi revedea aceste modificri pstrndu-le pe cele dorite i renunnd la celelalte. 1. Alege Tools\Track Changes\Accept or Reject Changes (Acceptare sau respingere modificri). Va aprea caseta de dialog Select Changes to Accept or Reject. Este posibil ca Excel s i cear mai nti s salvezi registrul de calcul. n acest caz apas butonul OK.

24

2. Stabilete ce doreti s revezi: n zona When alege s revezi fie modificrile necercetate nc, fie cele efectuate dup o anumit or. n zona Who alege s revezi modificrile efectuate de toi corectorii, n afara ta sau de un anume corector. n zona Where alege domeniul de celule pe care s-l cerectezi. Dac nu introduci nimic n acest cmp vei revedea ntreaga foaie de calcul. 3. Execut click pe OK pentru a ncepe s revezi modificrile. Atunci cnd programul Excel descoper prima modificare, o va descrie n caseta de dialog Accept or Reject Changes. 4. Dac n respectiva celul au fost efectuate mai multe modificri, programul Excel le prezint pe toate. 5. Execut click pe butonul Accept pentru a pstra modificrile sau pe Reject pentru a pstra valoarea original a celulei.

6. Programul Excel caut urmtoarea modificare. Vei continua s accepi sau s refuzi fiecare modificare pe rnd. De asemenea, poi executa click pe butonul Accept All ca s accepi toate modificrile rmase n registrul de calcul sau pe butonul Reject All pentru a pstra valorile originale ale restului celulelor modificate.

VALIDAREA I AUDITUL DATELOR INTRODUSE

Pentru a preveni introducerea eronat a datelor i a formulelor n registrele de calcul Excel, acesta i ofer cteva caracteristici speciale care s te ajute la rezolvarea greelilor: Pentru prevenirea erorilor la introducerea direct n registrul de calcul, caracteristica de v a l i d a r e a d a t e l o r i permite s ndrumi persoana care

25

introduce datele. Poi spune programului Excel s accepte doar anumite tipuri de intrri ntr-o celul de exemplu, numere sau date calendaristice dintr-un anumit interval, - i s afieze un mesaj pentru utilizator cu instruciuni de completare a informaiilor. Tot cu ajutorul acestei caracteristici vei stabili modul n care va rspunde Excel la nerespectarea indicaiilor: va afia un mesaj de eroare i va refuza intrarea sau va accepta intrarea greit dar va avertiza utilizatorul n privina problemelor ce pot aprea. Dac n registrul de calcul exist deja date eronate, Excel poate localiza i ncercui aceste intrri folosind aceeai logic de validare a datelor. Pentru urmrirea relaiilor dintre celule i formule poi folosi caracteristica de audit din Excel care va afia conexiunea dintre formule i celulele lor surs (precedeni) sau dintre celule i formulele dependente de acestea. Poi gsi i sursele rezultatelor eronate din formule. Pentru aceste funcii Excel i pune la dispoziie bara de instrumente Auditing. Poi activa aceast bara executnd secvena View\Toolbars\Customize i, din fia Toolbars, execut click n faa opiunii Auditing. Tabelul urmtor descrie butoanele din bara de instrumente Auditing:

Buton Nume Trace Precedents (Trasare precedente) Remove Precedent Arrows (Eliminare sgei anterioare) Trace Dependents (Trasare dependene) Remove Dependent Arrows (Eliminarea sgeilor spre dependene) Remove All Arrows (Eliminarea tuturor sgeilor) Trace Error (Trasare erori) New Comment (Comentariu nou) Circle Invalid Data (ncercuire date incorecte) Clear Validation Circle (Eliminarea cercuri de validare)

Descriere Afieaz formulele sau referinele de celul precedente care contribuie la coninutul celulei. Elimin sgeile de audit pentru precedeni. Prezint referinele de celul ctre care indic celula curent. Elimin sgeile de audit pentru dependeni. Elimin toate sgeile de audit. Depisteaz celulele cu valori de eroare. Aplic un comentariu unei celule. ncercuiete datele care nu corespund parametrilor stabilii pentru validare. Elimin ncercuirile datelor invalide.

NCERCUIREA DATELOR INVALIDE

Programul Excel include o caracteristic special de validare care gsete i marcheaz datele invalide care au fost introduse anterior. Exist numeroase motive de a utiliza aceast caracteristic, printre care:

26

 Datele au fost introduse nainte de instituirea unor criterii de validare i doreti s revii asupra lor i s rezolvi erorile existente. Criteriile de validare active permit utilizatorului s introduc date invalide dup afiarea unui avertisment. (Cteodat vei dori s introduci date invalide care vor fi ns verificate, corectate sau aprobate ulterior). Vrei s modifici condiiile de validare. Pentru a realiza auditul unei foi de calcul i a afia rapid un cerc n jurul informaiei care nu respect condiiile de validare a datelor (pn la maximum 255 erori), execut click pe butonul Circle Invalid Data (ncercuire date incorecte) de pe bara de instrumente Auditing. Excel va ncercui datele invalide. Dac Excel gsete 255 de erori, va trebui s corectezi unele dintre ele i s execui din nou click pe butonul Circle Invalid Data. Pentru a elimina toate cercurile afiate execut click pe butonul Clear Validation Circles (Eliminare cercuri de validare) de pe bara de instrumente Auditing.

DEPISTAREA ERORILOR N FORMULE

Pentru a depista sursa unei erori ntr-o formul ncepe prin a verifica formula cutnd eventualele greeli de introducere i scriere. Eroarea poate fi n formul sau n celula surs referit de formul. Pentru a localiza sursa unei erori trebuie s parcurgi paii: 1. Execut secvena Tools\Auditing\Show Auditing Toolbar. 2. Execut click pe celula ce conine eroarea. 3. n bara de instrumente Auditing, execut click pe butonul Trace Error.

27

Dac eroarea provine dintr-o celul surs i nu din celula activ, vor aprea sgei indicatoare care ghideaz vizual spre posibilele surse de eroare. Liniile albastre indic celulele referite iar liniile roii te conduc la celula ce a provocat eroarea. Dac nu apar sgei de indicare a erorii, sursa acesteia se gsete n formul. Chiar dac nu exist erori poi trasa celulele dependente i precedente dintr-o formul executnd click pe butoanele Trace Precedents i Trace Dependents. De fiecare dat cnd execui click pe un buton Trace vor aprea sgei indicatoare pentru urmtorul nivel de preceden sau dependen. Butoanele Remove Precedent Arrows i Remove Dependents Arrows elimin sgeile indicatoare, cte un nivel o dat.

Precedentul pentru I16

I16 indic spre dependenii si (din componena cror formule face parte)

AUDITUL PRECEDENILOR, AL DEPENDENILOR I AL ERORILOR

Atunci cnd primeti o list cu informaii sau un registru de calcul creat de ali utilizatori, primul lucru pe care l vei face este verificarea conexiunilor din registru modul n care sunt conectate toate formulele i datele. Caracteristica de audit a Excel poate depista aceast informaie i te poate ajuta s localizezi sursele de eroare returnate de formule. Pentru fiecare celul, auditul poate trasa i depista urmtoarele informaii: Dac celula conine o formul, auditul i depisteaz celulele surs, denumite precedeni. Dac celula conine date sau formule, auditul poate depista orice formule care utilizeaz informaia din aceast celul, denumite dependeni. Dac celula conine o eroare, auditul poate depista sursa erorii. De exemplu, dac o formul cu o operaie de mprire ntoarce valoarea de eroare

28

#DIV/0, auditul poate depista celula surs care, fie nu are intrare, fie conine valoarea zero. n fiecare caz, relaiile sunt indicate cu sgei de urmrire colorate. Obs. Nu poi face auditul unei foi de calcul protejate. Pentru a elimina protecia alege Tools\Protection\Unprotect Sheet. Exemplu: Dac o celul conine o formul care nsumeaz o coloan de numere, precedenii formulei vor fi numerele individuale care sunt adunate. Fiecare dintre aceste celule precedente vor avea ca dependent celula formulei. Dac celula formulei este i ea inclus ntr-un total general n alt loc, totalul generat va fi un dependent al acestei celule cu formul.

n figura anterioar este prezentat un tabel n care se calculeaz produsul ntre preul pe bucat i numrul total de bucti vndute. Formula nmulete valoarea din coloana E cu valoarea din coloana F pentru fiecare linie iar rezultatul se afl n coloana G. n acest caz foaia de calcul prezint mai multe audituri (n figur, celulele verificate sunt colorate): La depistarea precedenilor pentru formula din celula G2 Excel afieaz o sgeat albastr cu origini n E2 i F2.

29

 La trasarea dependenilor pentru celula F11 Excel afieaz o sgeat albastr cu vrful n singura celul dependent cu formul G11. i celula E12 are tot un dependent formula din G12. Eroarea din celula G4 este semnalizat prin sgeile care plec din celulele ce alctuiesc formula. Celula G13 are un dependent n formula din G15. Dac informaia i are originile sau indic spre un alt registru de calcul sau o alt foaie de calcul, sgeata de urmrire are culoarea negr i pictograma seamn cu o mic foaie de calcul. Pentru a rula sau a elimina elementele de audit poi folosi comenzi de meniu sau butoane din bara de instrumente Auditing descrise n lista de mai jos: Depistarea precedenilor unei formule. Selecteaz celula ce conine formula i alege Tools\Auditing\Trace Precedents sau execut click pe butonul Trace Precedents . Depistarea dependenilor unei celule. Selecteaz celula ce conine formula i alege Tools\Auditing\Trace Dependents sau execut click pe butonul Trace Dependents . Afiarea mai multor niveluri de precedeni/dependeni. Execut click n mod repetat pe butonul Trace Precedents sau Trace Dependents. Dac Excel emite un semnal sonor cnd execui click pe unul din butoane nseamn c ai depistat toate nivelele formulei sau ncerci s depistezi ceva imposibil (cum ar fi un element grafic). Depistarea celulei vinovate de un rezultat eronat. Selecteaz celula care coine formula ce returneaz rezultat eronat i execut click pe butonul Trace

Formule eronate

Prima apsare a butonului Trace Error arat precedenii pentru celula E20 i dependena acestei (marcat cu rou) fa de celula F20

A doua apsare a butonului Trace Error arat i precedenii pentru celula D20

30

Error sau alege Tools\Auditing\Trace Error. Va fi nevoie, probabil, s efectuezi depistri repetate pentru a gsi toate erorile implicate. Saltul ntre precedeni i dependeni. Execut dublu click pe sgeata de urmrire. Dac formula este conectat cu ali regitri de calcul, acestea trebuie s fie deschise pentru a le putea accesa. Dac vrei s treci la o alt foaie de calcul sau un alt registru de calcul Excel afieaz lista Go To. Execut dublu click pe referina dorit. Eliminarea sgeilor de urmrire. Pentru a elimina o sgeat de urmrire de la o celul la dependenii sau precedenii si selecteaz celula i execut click pe butonul Remove Dependent Arrows sau Remove Precedent Arrows . Pentru a elimina toate sgeile de urmrire execut click pe butonul Remove All Arrows . Sgeile de urmrire dispar atunci cnd salvezi sau nchizi registrul de calcul. Nu poi salva un audit de la o sesiune de lucru la alta. Sgeile dispar, de asemenea, atunci cnd inserezi sau tergi linii sau coloane, tergi sau mui celulele implicate n formul sau modifici nsi formula. Not: Dac foaia de calcul nu este protejat iar caracteristicile de audit nu sunt disponibile este posibil ca opiunile Excel s fie configurate pentru ascunderea obiectelor grafice (care includ i sgeile de urmrire). Pentru a afia sgeile de urmrire execut secvena Tools\Options pentru a deschide caseta Options. Execut click pe fia View i, n seciunea Object, selecteaz oricare din opiunile Show All sau Show Placeholders (Afiare substituente).

GRUPAREA I STRUCTURAREA DATELOR (GROUP&OUTLINE)

Gruparea i structurarea sunt dou caracteristici Excel de gestiune a datelor. Ele sunt foarte asemntoare. Poi folosi gruparea pentru a gestiona eficient coloanele i liniile cu mai multe nivele de grupuri ce afieaz i ascund informaia. Gruparea difer de structurare prin faptul c grupurile pot fi definite pe orice adncime, nivel sau locatie doreti. O structur ns are la baz o list sau un tabel ce conine deja totaluri sau subtotaluri. La conceperea unui registru sau a unei baze de date nu treci mai departe cu intenia de a ncepe crearea, lsnd ncorporarea funciilor pentru mai trziu, atunci cnd este nevoie de ele. Structura i grupurile sunt create pe baza unei schie de organizare. Dac lista ta nu are o asemenea schi, structurarea nu o s aib neles pentru utilizator. nainte de a utiliza caracteristicile de grupare i structurare este bine s-i creezi o bar de instrumente personalizat pentru aceste caracteristici. Excel i pune la dispoziie mai multe butoane de structurare i grupare, foarte utile, care pot fi adugate la orice bar sau pot fi utilizate pe o bar separat, personalizat. Bara de instrumente personalizat prezentat n continuare cuprinde butoane pentru crearea, afiarea i selectarea celulelor vizibile dintr-o structur sau un grup. Toate aceste butoane provin din categoria Date din fia Commands a casetei de dialog Customize. Un alt obiect util pe care l poi include este meniul Group&Outline din categoria Built-In Menius din aceeai fi.

31

Buton

Nume Show Outline Symbols (Afiare simboluri din schi) Group (Grupare) Ungroup (Anulare grupare) Show Detail (Afiare detaliu) Hide Detail (Ascundere detaliu) Select Visible Cells (Selectare celule vizibile)

Descriere Prezint simbolurile de structur pe linii i coloane. Grupeaz liniile sau coloanele selectate. Anuleaz gruparea liniilor i a coloanelor selectate. Prezint detaliile prin afiarea grupurilor ascunse pentru linia sau coloana selecat. Ascunde detaliile pentru linia sau coloana selectat. Selecteaz sau evideniaz doar celulele vizibile.

GRUPAREA DATELOR
Dac datele Excel au atribute comune le poi grupa pentru a le face mai lizibile. De exemplu, n tabelul urmtor grupurile comune sunt lunile i apoi trimestrele. Acest tip de grupare ierarhic poate fi fcut cu zile, sptmni, luni, trimestre i ani. Poi cobor chiar la nivel de ore, minute i secunde.

32

Prin crearea unui grup, poi combina mai multe linii sau coloane de informaie, ceea ce i va permite s ascunzi sau s afiezi informaia cu un click. Pentru a crea un grup, selecteaz liniile sau coloanele pe care vrei s le incluzi i apoi execut secvena Data\Group and Outline\Group. n caseta de dialog Group precizeaz dac doreti s grupezi linii (Rows) sau coloane (Columns). Obs. Dac selectezi ntreaga linie sau coloan nu mai obii caseta Group operaia de grupare executndu-se automat. n partea stng a foii de calcul apar simbolurile de structur, aa cum poi vedea n imaginea urmtoare.

Executnd click pe butoanele de structur poi ascunde sau afia informatia selectat. Aceste tehnici se numesc restrngerea i extinderea grupului. Un buton de structur care are un semn (+) indic faptul c grupul este restrns astfel nct sunt afiate doar totalurile. Un semn (-) indic faptul c grupul este complet extins.

33

Dac grupezi lunile adiionale poi prezenta trimestrele sau lunile executnd click pe butoanele de structur. n plus, poi folosi butoanele 1 i 2 din partea de sus a zonei structurii (la stnga etichetelor de coloan) pentru a controla nivelurile de grupare afiate n ntreaga list. Execut click pe butonul 1 i vei restrnge ntregul grup astfel nct s rmn doar totalurile. Execut click pe butonul 2 pentru a extinde lista afind toate liniile. Este posibil ca lista ta s conin i alte nivele, caz n care butoanele vor fi numerotate cu 3, 4 i aa mai departe. Nu doar liniile pot fi grupate ci i coloanele. Prin gruparea coloanelor poi restrnge la maxim lista, afind doar totalurile dup cum se prezint n imaginea urmtoare.

34

Programul Excel i permite s adaugi i straturi de grupuri. Acest lucru mbuntete i mai mult capacitatea de a crea grupuri ierarhice. Observ butoanele suplimentare de structur adugate la liniile din figura urmtoare. Ca s adaugi un strat suplimentar la un grup, selecteaz liniile pe care vrei s le ascunzi i alege Data\Group and Outline\Group. Excel adaug simboluri i butoane de grup pentru stratul suplimentar.

Dup ce ai construit listele i grupurile vei dori s recuperezi spaiul de ecran ocupat cu simbolurile de structur, pstrnd n acelai timp grupurile. Utilizeaz butonul Show Outline Symbols pentru a ascunde i a afia simbolurile de structur. Mai poi activa sau dezactiva afiarea simbolurilor de structur executnd secvena Tools\Options pentru a deschide caseta Options, execut click pe fia View i selecteaz sau deselecteaz opiunea Outline Symbols. Gruparea tabelelor rezumat Dac ai un registru de calcul cu mai multe liste vei dori, probabil, s creezi o singur foaie de calcul care s conin toat informaia rezumat. Cu ajutorul acestei tehnici poi crea uor i eficient afiri personalizate i rapoarte. Secretul obinerii unor tabele rezumat pe o singur foaie cu ajutorul gruprii combinate este stabilirea unor configuraii similare n toate listele pe care intenionezi s le grupezi. n exemplul urmtor tabelele sunt configurate identic iar butoanele de structur se aplic asupra tuturor tabelelor.

35

Grupurile rezum informaia ntr-o manier eficient i pot fi gestionate pe un singur ecran la cel mai nalt nivel.

36

STRUCTURAREA DATELOR
Structurarea foilor de calcul utilizeaz aceleai simboluri ca i grupurile, dar diferi prin faptul c ele deriv dintr-o list structurat, fr coloane sau linii suplimentare. De exemplu, informaia trebuie structurat consecvent n list fr rnduri sau coloane libere n interiorul listei.

37

Paii pentru structurare sunt identici cu cei prezentai n capitolul anterior. Pentru crearea unei structuri automate ntr-o list se utilizeaz opiunea Auto Outline. Aceasta este o metod rapid de creare a unei structuri, dar mai nti Excel trebuie s neleag ierarhia din lista de baz. Poi aplica toate gruprile ntr-un singur pas dac lista este organizat ntr-o manier pe care Excel o nelege. Pentru a crea o structur automat pe mai multe nivele, selecteaz Data\Group and Outline\Auto Outline. Celula activ nici mcar nu trebuie s fie n tabel sau n setul de date. Va trebui s selectezi datele doar n cazul n care foaia de calcul conine mai multe seturi de date. Caracteristica Auto Outline depinde de capacitatea Excel de a detecta automat organizarea datelor tale. Dac obii un mesaj de eroare de tipul Cannot create an outline (imposibil de creat o schi), nseamn c Excel nu a reuit s vad o organizare logic n datele pe care vrei s le structurezi. Ai ns posibilitatea de a plasa manual simbolurile de structur pentru a accelera acest proces, creaz primul nivel, selecteaz urmtorul domeniu de date i apas tasta F4 pentru a repeta ultima aciune. Eliminarea unei structuri Pentru a elimina o structur, selecteaz domeniul unui singur grup sau nivel i folosete oricare din urmtoarele tehnici: Alege Data\Group and Outline\Ungroup. Execut click pe butonul Ungroup .

Apas combinaia de taste Shift+Alt+sgeat spre stnga.

Pentru a elimina simultan toate nivelele de structur alege Data\Group and Outline\Clear Outline.

38

Modificarea parametrilor unei structuri Poi schimba poziia liniilor de rezumat dintr-un grup sau structur i poi aplica stilurile de structur ncorporate n Excel. Alege Data\Group and Outline\Settings pentru a deschide caseta de dialog Settings. Aici stabileti dac doreti ca liniile de rezumat s fie plasate sub detalii (Summary rows below detail) i coloanele de rezumat n dreapta detaliilor (Summary columns ti right of detail) (acetia sunt parametrii prestabilii).

Pentru a aplica stilurile de celul de structur ncorporate n Excel (RowLevel_1, ColLevel_1 i aa mai departe), selecteaz opiunea Automatic Styles (Stiluri automate) din caseta de dialog Settings. Executarea unui click pe butonul Create creaz o nou structur pe baza datelor selectate, cu parametrii stabilii n caseta de dialog Settings. Executarea unui click pe butonul Apply Styles (Se aplic pentru stiluri) aplic parametrii asupra structurii existente.

39

Lecia 2
Obiective
Opiunea Form Query Database Cum s creezi i s editezi macrocomenzi Utilizarea scenariilor Utilizarea instrumentelor de analiz din Excel Partajarea i unirea regitrilor de calcul

ADUGAREA CONTROALELOR DE FORMULAR

C o n t r o a l e l e d e f o r m u l a r din Excel includ casete de selectare, casete list, butoane de incrementare/decrementare i aa mai departe, pe care le poi aduga n diagrame, liste i alte zone ale foilor de calcul n scopul obinerii de formulare personalizate ce vor fi utilizate la introducerea i gestiunea datelor. Controalele de formular se leag la o celul i apoi poi aplica o formul care refer legtura pentru a cuta informaii sau a face calcule pe baza informaiilor. Controalele de formular pot fi utilizate n tabele, liste, diagrame i chiar tabele pivot. Aceste controale sunt simplu de creat i utilizat. Dup ce ai configurat foaia de calcul vei aplica, n funcie de situaie, controalele din bara de instrumente Forms (Machet).

n tabelul urmtor gseti descrierea controalelor de formular disponibile n bara de instrumente Form.

Buton

Nume
Label (Etichet) Edit Box (Caset text) Group Box (Caset de grupare) Button

Descriere
Introduce o etichet n foaia de calcul ce va fi utilizat la denumirea altor controale. Creaz o caset de introducere date pentru formulare (acest control nu funcioneaz n foile de calcul normale) Grupeaz butoanele de opiune selectate. Utilizarea a dou grupuri permite legturi suplimentare la celule. Ruleaz o macrocomand.

40

(Buton) Check Box (Caset de selectare) Option Button (Buton opiune) List Box (Cast list) Combo Box (Caset combo) Combination List-Edit (Editare list combinat) Combination Drop-Down Edit (Editare liste verticale combinate) Scroll Bar (Bara de defilare) Spinner (Buton Incrementare/Decrementare) Control Properties (Control proprieti) Edit Code (Editare cod) Toggle Grid (Comutare gril) Run Dialog (Executare dialog)

Cnd este selectat sau deselectat produce un rspuns True sau False. Creaz numrul butonului de opiune dintr-un singur grup. Poi aduga grupuri suplimentare pentru a genera o legtur la celul. Returneaz numrul obiectului selectat. Combin o caset list cu o caset de editare. O combinaie ntre o caset list i o caset de text. Aceast caracteristic nu este disponibil ntr-o foaie de calcul. O list derulant cu o caset de editare. Aceast caracteristic nu este disponibil ntr-o foaie de calcul. O bar de derulare extensibil, care permite att limite maxime i minime, ct i modificri incrementale. Un contor care permite att limite maxime i minime, ct i modificri incrementale. Afieaz o caset de dialog cu opiuni pentru control. i permite s editezi un cod asociat cu controlul selectat. Activeaz sau dezactiveaz liniile de gril de pe foaia de calcul. Afieaz caseta de dialog pe foaia activ. Se folosete ca test sau previzualizare a proiectului de caset de dialog. Aceast caracteristic nu este disponibil ntr-o foaie de calcul.

Pentru a insera controale de formular ntr-o list sau un formular, afieaz bara de instrumente Forms executnd secvena View\Toolbars\Forms, execut click pe instrumentul dorit i deseneaz controlul pe foaia de calcul. Dup ce ai creat controlul, l poi formata i i poi stabili proprietile dup necesiti.

41

Paii urmtori descriu procesul realizrii listei derulante Cod produs: 1. n bara de instrumente Forms execut click pe instrumentul Combo Box. 2. Deseneaz controlul pe foaia de calcul innd apsat butonul stng ala mouseului i trgnd de indicatorul n form de cruce pn la obinerea dimensiunii dorite.

3. Execut click dreapta pe controlul de formular i selecteaz Format Control din meniul rapid. Va aprea caseta de dialog Format Object (Formatare obiect). 4. n caseta de dialog Format Object care apare selecteaz fia Control. n caseta Input Range (Zon de intrare) precizeaz domeniul de date pe care-l doreti afiat n lista derulant din caseta combo. n figura care urmeaz domeniul este coloana Cod produs.

42

5. Introdu celula de legtur ce va fi referit de formule. n exemplu, celula de legtur este A1. Celula de legtur afieaz numrul produsului corespunztor valorii alese din list. Valoarea de legtur 2 se refer la al doilea obiect din list. 6. Stabilete numrul de linii care vor fi afiate n caseta combo. Dac numrul de obiecte depete numrul de linii afiate Excel introduce o bara de derulare pe care utilizatorul poate executa click pentru a parcurge lista i a afia restul intrrilor. Vei utiliza aceast opiune doar dac doreti s restrngi numrul de linii prezentate n lista derulant. Prin definiie, Excel afieaz cte linii este nevoie. 7. Dac doreti, valideaz opiunea 3D Shading pentru a-i conferi controlului un aspect tridimensional. 8. Stabilete, dup dorin, opiunile adiionale din celelelate fie ale casetei de dialog. Lista de mai jos descrie cteva dintre aceste opiuni: Colors and Lines (Culori i linii). Doar pentru casetele de opiune i selectare determin culoarea, linia i stilurile de sgeat folosite de control. Size (Dimensiune). Stabilete dimensiunea controlului, scara i aa mai departe. Protection (Protecie). Stabilete reacia controlului la dimensionarea celulelor i la tiprirea obiectului mpreun cu foia de calcul. Web. Specific textul alternativ pe care l doreti afiat n browser-erele de Internet pe timpul ncrcri obiectului mpreun cu foaia de calcul.

43

9. Cnd ai terminat de configurat parametrii, execut click pe OK. 10. Pentru a testa controlul execut click pe sgeata n jos i nregistrare astfel nct s fie activat celula de legtur.

selecteaz o

Dup ce ai creat controlul, construiete o formul care face referire la celula de legtur pentru a activa acest model. n acest scop utilizeaz o formul index. n acest exemplu formula din celula G4 este INDEX(C7:G24,A1,5) unde C7:G24 este adresa listei din care preia datele, celula de legtur A1 este celula contor de nregistrri a controlului de form i 5 este numrul coloanei din domeniu, din care returneaz datele.

UTILIZAREA CONTROALELOR N TABELE DE CALCUL

n continuare o s fie prezentat o foaie de calcul care utilizeaz casete de selectare, butoane de incrementare/decrementare i casete de text pentru a crea un tabel de calcul care determin dac este ndeplinit sau nu un anumit criteriu. n acest caz, utilizatorul valideaz o caset de selectare pentru a specifica ce echipament se va folosi; clientul va fi taxat dup numrul de sptmni de utilizare a respectivului echipament. Se folosesc controale cu butoane de incrementare i decrementare pentru stabilirea numrului de sptmni ce corespund diferitelor categorii. n acest exemplu, casetele de selectare sunt validate, n mod prestabilit.Prin urmare acest control produce o valoare True n celula de legtur, dac este validat. Utilizarea opiunii Unchecked (Neverificat) produce un rezultat False, iar opiunea Mixed (Amestecare) are ca rezultat #N/A.

44

Celula de legtur pentru caseta de selectare din linia 5 este celula B5, aa cum se arat n figura anterioar. Cnd este validat, aceast caset de selectare returneaz valoarea True, care este utilizat de instruciunea IF din celula F5. Formula arat astfel: IF (celul_legtur, rezultat_True, rezultat_False) unde: celul_legtur celula de legtur B5 returneaz valoarea True dac este validat i valoarea False n caz contrar. rezultat_True rezultatul True apare n urma validrii casetei. Returneaz valoarea formulei. rezultat_False - rezultatul Falsen formul este zero. Adic, dac nu exist coresponden ntre instruciuni i celula de legtur, va fi afiat rezultatul 0.

Obs. Pentru a ascunde valoarea din celula de legtur, formateaz culoarea textului din celul astfel nct s fie similar cu cea a fundalului..

45

Un buton de incrementare/decrementare aplic un numr ntr-o celul, care crete sau descrete n pai fici, n funcie de parametrii stabilii n fia Control din caseta de dialog Format Control.

Controlul Spinner i permite s stabileti valori maxime i minime i s defineti un anumit pas cu care controlul va mri sau micora valoarea din celula legat. n caseta de dialog Format Control stabileti valoarea minim, care este ultima valoare obinut prin executarea unor click-uri repetate pe sgeata n jos, i valoarea maxim, care este ultima valoare afiat prin executarea unor click-uri repetate pe sgeata n sus. Domeniul este de la 0 la 30.000. Stabilirea modificrii incrementale spune programului Excel care este valoarea unui singur click pe una dintre sgeile controlului. Stabilirea numrului de sptmni din exemplul anterior ca fiind egal cu valoarea din celula de legtur pentru controlul Spinner modific numrul de sptmni astfel nct s corespund cu valoarea din control. De exemplu, dac celula de legtur pentru controlul Spinner este B4 atunci aplic =$B$4 n toate celulele care doreti s se refere la celula de legtur.

CARACTETERISTICILE CONTROALELOR
Controalele pe care le poi utiliza cu ajutorul barei Forms sunt urmtoarele: 1. Caseta list permite crearea unei liste pe baza coninutului unui anumit domeniu iar valoarea din celula de legtur returneaz elementul din list care corespunde, ca poziie, acelui numr. 2. Caseta combo face acelai lucru dar utilizeaz o list derulant n locul unei liste de derulare. 3. Bara de derulare i butoanele de incrementare/decrementare sunt controale similare, ns bara de derulare permite orientare orizontal i

46

derulare pe pagin un salt incremental realizat la executarea unui click pe zona de derulare. De asemenea, poi selecta caseta de derulare i poi s-o deplasezi de-a lungul zonei de derulare. 4. Caseta de selectare (Check Box) aplic n celula de legtur unul din rezultatele True, False sau #N/A. 5. Butoanele de opiune creaz numere suprapuse, asociate cu numrul butonului de opiune. De exemplu, butonului de opiune 2 i corespunde numrul 2 n celula de legtur. Dac vei crea un nou grup de butoane de opiune, numerele din celula de legtur a acestui grup vor ncepe din nou de la 1.

QUERY DATABASE
Microsoft Query este un instrument de interogarea bazelor de date inclus n Excel, care i permite s beneficiezi de tot ce i poate oferi baza ta de date.

Cnd se utilizeaz Microsoft Query

Microsoft Query este o interfa cu o baz de date, mult mai puternic dect Query Wizard (despre care ai nvat lecia anterioar), din urmtoarele motive: Dei poi prelua coloane din diferite tabele folosind Query Wizard, procesul este mai uor nteles n Microsoft Query deoarece poi vedea grafic relaiile dintre tabele i poi previzualiza datele. Folosind Microsoft Query poi aduga mai multe criterii (i mai complexe) pentru a stabili ce linii vor fi returnate n Excel. Cu Microsoft Query, n interogare poi efectua operaii cum ar fi numrarea sau nsumarea nregistrrilor returnate sau poi prelua doar valorile cele mai mici sau cele mai mari dintr-o coloan.

47

 Microsoft Query i permite s scrii interogri de baze de date direct n SQL (Structured Query Language) limbaj specializat de programare, dezvoltat special pentru dezvoltarea interogrilor de baze de date. Lista urmtoare descrie circumstanele n care trebuie s foloseti Microsoft Query n loc de Query Wizard: Doreti s lucrezi cu mai multe tabele. Trebuie s creezi asocieri proprii (relaii ntre tabele). Trebuie s adaugi criterii complexe pentru filtrarea nregistrrilor returnate. Trebuie s vezi operaii cum ar fi contorizri sau sume. Doreti s i scrii propriile interogri de baze de date folosind SQL.

Lansarea Microsoft Query

Pentru a lansa Microsoft Query execut secvena Data\Get External Data\New Database Query (Interogare nou pe baza de date). Din caseta de dialog Choose Data Source, selecteaz o surs de date sau creaz o nou interogare. nainte de a executa click pe OK verific s fie deselectat opiunea Use the Query Wizard to Create/Edit Queries. Apoi alege OK i va fi lansat aplicaia Microsoft Query.

ALEGEREA TABELELOR DE BAZ DE DATE PE CARE DORETI S LE UTILIZEZI

Dac nu ai selectat un tabel prestabilit atunci cnd ai definit sursa de date, primul lucru despre care vei fi ntrebat cnd lansezi Microsoft Query este ce tabel doreti s foloseti n interogare. Trebuie s remarci c, n timp ce Query Wizard trece direct la selectarea coloanelor din interiorul tabelului, Microsoft Query este proiectat s lucreze nc de la nceput cu mai multe tabele. Microsoft Query pleac de la ipoteza c doreti o imagine mai mare i va cuprinde un domeniu mult mai larg din baza de date, comparabil cu posibilitile Query Wizard.

48

Pentru a selecta tabele suplimentare pe care vrei s le apelezi, execut click pe butonul Add Table(s) din mijlocul barei de instrumente. Va aprea caseta Add Tables. Selecteaz primul tabel dorit din lista Table a casetei de dialog i apoi execut click pe butonul Add sau execut pur i simplu dublu click pe tabelul dorit. Microsoft Query afieaz o mic fereastr n panoul interogrii, n care prezint numele tabelului mpreun cu titlurile coloanelor din acel tabel. Dup ce ai adugat primul tabel, caseta Add Tables rmne deschis. O poi nchide sau poi selecta i alte tabele care s fie incluse n interogare. Dac vrei s ai o viziune de ansamblu asupra unei firme, de exemplu, atunci dac doreti informaii despre personal le poi prelua din tabelul cu numele angajailor i adresele lor, dac vrei s tii fiecare din ei n ce departamente sunt angajai preiei datele din tabelul departamente iar dac vrei s tii fiecare ce salariu are preiei datele din tabelul cu angajaii. Dac vrei s tii un anumit angajat n ce departament lucreaz i ce salariu primete, atunci datele trebuie s le preiei att din tabelul cu departamente ct i din cel cu angajai. Dac te gseti ntr-o astfel de situaie selecteaz fiecare tabel pe care doreti s-l incluzi n interogare i execut click pe Add.

49

CREAREA ASOCIERILOR
Pentru a combina informaii din mai multe tabele trebuie s conectezi tabele unul cu cellalt, folosind relaii denumite asocieri. n figura care urmeaz vei vedea cum Microsoft Query a conectat tabele unul cu cellalt folosind o linie ntre ele. Aceste linii reprezint asocieri.

50

Microsoft Query creaz automat asocieri ntre dou tabele atunci cnd observ c un tabel are o coloan cu acelai nume ca i coloana index special dintr-un alt tabel, denumit c h e i e p r i m a r . (Microsoft Query evideniaz cheile primare cu aldine). Dac Microsoft Query nu reuete s gseasc asocieri ntre tabele, trebuie s le adaugi personal. Selecteaz o coloan dintr-un tabel i trage i plaseaz numele acestei coloane peste numele coloanei corespunztoare dintr-un alt tabel (n bazele de date aceast coloan se numete c h e i e e x t e r n ). Va aprea o linie de asociere. Numele de coloan nu trebuie s fie identice pentru a participa la o asociere, ele trebuie doar s conin aceleai date. O bun regul de proiectare a bazelor de date este s dai coloanelor ce conin aceeai informaie aceleai nume, deoarece numele identice reprezint o indicaie foarte bun c respectivele dou coloane pot fi asociate. Obs. Microsoft Query te va avertiza dac ncerci s asociezi dou coloane cu tipuri diferite de date. Acesta este un semn sigur c nu trebuie s asociezi cele dou tipuri de date. Nu ai nevoie de mai multe asocieri ntre tabele una este suficient. n cazul n care creezi accidental o asociere pe care nu o doreti, execut dublu click pe linia ei pentru a afia caseta de dialog Joins. Corecteaz asocierea dup necesiti sau selecteaz-o din lista Joins in Query i execut click pe butonul Remove.

ALEGEREA COLOANELOR DE TABEL PE CARE DORETI S LE UTILIZEZI

Dac ai selectat corect tabelele (i ai creat corect relaiile ntre ele, dac apelezi la mai multe tabele) trebuie s selectezi care sunt coloanele pe care doreti s le returnezi n Excel. Tot ce trebuie s faci este s tragi numele de coloane dorite n jumtatea inferioar a ferestrei Microsoft Query.

51

Dac doreti s elimini o coloan din interogare plaseaz indicatorul mouse-ului peste numele coloanei. n panoul de date indicatorul se va transforma ntr-o sgeat orientat n jos, dac te gseti n zona corect. Selecteaz cu un click coloana i apoi apas tasta Delete. Fii atent s nu ncerci eliminarea unei coloane din interogare prin evidenierea numelui n panoul de tabele i apsarea tastei Delete. Vei terge de fapt, ntregul tabel din interogare, ceea ce te va ntrzia foarte mult. n acest exemplu vom prelua o list de angajai, departamentele unde lucreaz, adresele lor i salariile fiecrei persoane n parte. Ordinea n care coloanele vor aprea n Excel este aceeai cu cea din Microsoft Query. Poi trage i plasa cmpuri, adugate pentru a rearanja ordinea coloanelor. Execut click pe numele de cmp pentru a-l selecta i apoi trage-l i plaseaz-l n ordinea dorit. Dac derulezi pn la captul listei de date i execui click pe ultima nregistrare, vei vedea cte linii vor fi returnate n Excel.

RESTRICII ASUPRA INFORMAIEI RETURNATE

Poi restrnge numrul de nregistrri returnate n Excel prin adugarea de c r i t e r i i (diferite restricii) n interogare. Execut click pe butonul Show/Hide Criteria pentru a afia fereastra de criterii.

52

Vei aduga criteriile selectnd cmpul pe care vrei s-l restricionezi din lista derulant Criteria Field i apoi introducnd n caseta Value, de sub Criteria Field o valoare la care doreti s limitezi respectivul cmp. n figura care urmeaz poi selecta numai acele nregistrri care reprezint persoanele ce sunt angajate la departamentul PAPETRIE.

53

Poi introduce direct o valoare sau poi executa dublu click pe caseta Value pentru a afia caseta de dialog Edit Criteria care i prezint o gam larg de condiii pe care le poi introduce, inclusiv cteva condiii foarte convenabile cum ar fi Begins With (ncepe cu), Contains (Conine) sau Is Between (Este ntre). Opiunea Value i permite s alegi una din valorile din cmp fr a mai trebui s o introduci direct (ceea ce poate duce la apariia erorilor de scriere). Nu lua n seam caracterele ciudate - simbolurile % i # - pe care Microsoft Query le poate plasa n caseta Value atunci cnd utilizezi caseta de dialog Edit Criteria; fac parte din sintaxa corect SQL i sunt necesare n baza de date.

ADUGAREA CONTORIZRILOR I A TOTALURILOR

Dac nu doreti s vezi doar datele bune ci i informaiile generale cum ar fi numrul de buci vndute dintr-un produs sau ce tip de produse a vndut, Microsoft Query poate efectua automat cinci tipuri de operaii asupra datelor: sum, medie, contorizare, valori minime i valori maxime. Pentru a aduga aceste operaii execut click n coloana de date n care vrei s efectuezi calculele i apoi execut click pe butonul Cycle Through Totals . Microsoft Query va parcurge toate operaiile disponibile; e suficient s execui click atunci cnd ajungi la cea dorit. Poi aduga un anumit cmp de mai multe ori i poi utiliza operaii diferite pentru fiecare. Poi sorta datele nainte de a le returna executnd click oriunde n coloana de date pe care vrei s o sortezi i apei apoi pe unul din butoanele de sortare ascendent descendent din bara de instrumente. sau

Cnd obii forma final dorit a interogrii execut click pe butonul Return Data pentru a nchide Microsoft Query i a trimite datele n Excel. Precizeaz unde doreti s plasezi datele i, dup ce ai executat din nou click pe OK, ai terminat.

REMPROSPTAREA DATELOR
n momentul n care ai creat o foaie de calcul n Excel cu informaii dintr-o baz de date, informaiile istorice, de sine stttoare nu se vor modifica, dar datele operaionale se vor modifica la fiecare or. Nu exist nici o cale de a ti dac datele din foaia de calcul Excel corespund cu ceea ce se gsete n mod curent n baza de date, dar este foarte uor de actualizat foaia de calcul astfel nct ea s aib cele mai recente date. Alege Data\Refresh Data; execut click oriunde n setul de date returnat i alege Refresh Data sau execut click oriunde n date i apoi apei pe butonul Refresh Data . De asemenea, poi configura Excel astfel nct s actualizeze automat o interogare n locul tu. Alege Data\Get External Data\Data Range Properties n timp ce cursorul se gsete n datele interogrii (acest lucru este important n caz contrar, opiunea nu va fi activat). Apasarea butonului Data Range Properties din bara de instrumente din bara de instrumente External Data

54

External Data execut aceeai comand. Va aprea caseta de dialog prezentat n figura urmtoare.

Poi configura parametrii din seciunea Refresh Control pentru a stabili la cte minute s remprospteze Excel interogarea, pentru a stabili ca actualizarea s aib loc de fiecare dat cnd deschizi fiierul Excel sau ambele opiuni.

EXECUTAREA DIN NOU I MODIFICAREA INTEROGRILOR

Dup ce ai lucrat pentru un anumit timp cu instrumentele de interogare din Excel vei fi construit o colecie destul de mare de interogri salvate. Oricare dintre aceste interogri poate fi uor rulat dintr-un registru de calcul dac alegi Data\\Get External Data\Run Saved Query i apoi selectezi interogarea salvat din lista de fiiere care apare. Ce se ntmpl dac parcurgi toi aceti pai i apoi descoperi c n interogare ar mai fi trebuit s introduci o coloan? Nici o problem. Trebuie doar s editezi interogarea pentru a efectua modificarea. Alege Data\Get External Data\Edit Query n timp ce cursorul se gsete n setul de date al interogrii (sau execut click pe butonul Edit Query din bara de instrumente External Data) i Excel va lansa instrumentul utilizat la crearea interogrii cu interogarea gata de a fi editat. Poi edita o interogare salvat alegnd Data\Get External Data\New Database Query i selectnd fia Queries din fereastra Choose Data Source. Vei vedea o list cu interogrile salvate. Execut click pe cea pe care doreti s o editezi i apoi alege Open iar aceasta va fi deschis pentru editare.

55

De asemenea, poi executa click dreapta pe orice celul cu date din interogare i poi alege s editezi interogarea, s afiezi caseta de dialog Extenal Data Range Properties sau s remprosptezi datele.

UTILIZAREA INSTRUMENTELOR DE ANALIZ DIN EXCEL

Un instrument puternic de analiz n Excel este reprezentat de scenarii. Un s c e n a r i u este un set de valori pe care Excel l poate salva i substitui automat ntr-o foaie de calcul. Goal Seek (Cutare rezultat) i Solver (Rezolvitor) sunt dou instrumente incluse n Excel pe care le poi utiliza pentru a analiza date i a obine rspunsuri la probleme simple sau chiar destul de complexe. Goal Seek este n special utilizat atunci cnd exist o singur variabil iar Solver cnd ai mai multe variabile i restricii.. Instrumentul Solver nu este destinat doar analizei financiare ci poate fi utilizat i pentru modele de producie, marketing i contabilitate. Acest instrument trebuie utilizat cnd caui un rezultat i ai mai multe restricii (variabile care se modific).

UTILIZAREA SCENARIILOR
Poi utiliza scenarii pentru a prevedea rezultatul unei foi de calcul tip model. Poi crea i salva diferite grupuri de valori pe o foaie de calcul i apoi poi comuta ntre aceste variante diferite de scenarii pentru a vedea rezultatele diferite. Spre exemplu, dac vrei s-i creezi un buget dar nu eti sigur de veniturile tale, atunci i poi defini diferite variante de venituri i poi s comui ntre scenarii pentru a realiza o analiz. Pentru a compara diferite scenarii poi crea un raport care s nsumeze toate scenariile pe aceeai pagin. Raportul poate lista scenariile parte cu parte sau le poate aeza ntr-un tabel pivot de raport. Crearea scenariilor Pentru a crea un scenariu trebuie s parcurgi paii: 1. Execut Tools\Scenarios.

56

2.

Execut click pe butonul Add. Apare caseta Add scenario.

3. n cmpul Scenario name editeaz un nume pentru scenariu. 4. n cmpul Changing cells introdu referinele pentru celulele pe care doreti s le modifici. 5. n seciunea Protection bifeaz Prevent changes dac vrei s mpiedici alte persoane s efectueze modificri n scenariul tu sau Hide dac vrei s ascunzi modificrile. 6. Execut click pe OK. Apare caseta Scenario Values.

7. n caseta Scenario Values editeaz valorile pe care le doreti pentru a modifica celulele. 8. Pentru a crea scenariul apas butonul OK. Not: Pentru a pstra valorile originale pentru celulele care urmeaz a fi modificate, creaz un scenariu care utilizeaz valorile originale nainte de a crea un scenariu care s modifice valorile.

57

Afiarea scenariilor Atunci cnd afiezi un scenariu schimbi valorile celulelor salvate ca parte a acestuia. Pentru a afia un scenariu trebuie s parcurgi paii: 1. Execut Tools\Scenarios.

2. 3. Selecteaz numele scenariului pe care vrei s-l vizualizezi. 4. Apas butonul Show. Crearea unui raport de scenarii Pentru a crea un raport de scenarii trebuie s parcurgi paii: 1. Execut Tools\Scenarios. 2. Execut click pe butonul Summary. 3. Alege Scenario summary sau Scenario PivotTable.

4. 5. n cmpul Result cells introdu referinele pentru celulele care refer celulele ale cror valori au fost modificate prin scenariu. Separ referinele cu virgul.

58

INSTRUMENTUL G O A L S E E K
Atunci cnd tii ce rezultat doreti s obii ca urmare a aplicrii unei formule dar nu tii valoarea operanzilor poi utiliza instrumentul Goal Seek (Cutare rezultat). Atunci cnd caui operanzii, Excel modific valorile dintr-o celul specific pn cnd formula ajunge la rezultatul dorit. Pentru a nelege cum acioneaz instrumentul Goal Seek s crem un scenariu simplu: eti agent de vnzri i trebuie s realizezi pn la sfritul anului o cot de vnzri de 500.000.000 lei pentru a primi un bonus. Se tie c pn n prezent ai fcut vnzri n valoare de 350.000.000 iar preul unui obiect vndut este de 130.000 lei. Este adevrat c ar fi mult mai uor s aplici formula (500.000.000-350.000.000)/130.000 pentru a afla rezultatul, dar avantajul instrumentulului Goal Seek este c poi crea formula o singur dat dup care poi schimba datele pentru a obine rapid ci alternative ctre obiectul propus. Pentru a utiliza Goal Seek : 1. Selecteaz celula formulei (D7 n acest exemplu) 2. Execut secvena Tools\Goal Seek pentru a afia caseta de dialog Goal Seek

59

Urmtoarea list descrie intrrile pentru fiecare obiect din caseta de dialog: Set cells (Se seteaz celula) specific locaia formulei pe care o utilizezi pentru a obine rezultatul final. n acest caz formula, se afl n celula D7 i nu face dect s nmuleasc numrul de obiecte vndute cu preul lor. n caseta To value (La valoarea) introdu valoarea int. n caseta By changing cell (Modificnd celula) specific locaia celulei variabilei pe care vrei s o modifici pentru a ai atinge obiectivul n acest caz vnzri n valoare de 500.000.000 lei. 3. Execut click pe OK sau apas tasta Enter. De ndat ce ai efectuat aceast operatie Excel ncepe cutarea obiectivului specificat Dac doreti s vinzi un numr fix de obiecte pentru a ajunge la aceeai valoare total de 500.000.000 lei va trebui s determini un pre pe obiect. Pentru aceasta trebuie s modifici parametrul By changing cell astfel nct s indice celula C7. Atunci Goal Seek va mri preul obiectelor la o valoare care s egaleze la 500.000.000 lei dar s pstreze numrul de buci vndute la 2000 (spre exemplu).

60

Rezultatul final va fi:

INSTRUMENTUL S O L V E R
Solver (Rezolvitor) este un instrument foarte puternic de analiz care folosete mai multe variabile i restricii ce se modific pentru a gsi soluia optim de rezolvare a unei probleme. Not: Solver nu este activ n mod prestabilit. Pentru a-l aduga n meniul Tools execut secvena Tools\Add-Ins, selecteaz Solver Add-In din caseta Add-Ins i execut click pe OK. Pentru a exemplifica cum funcioneaz acest instrument se va calcula costul final al unui proiect, innd cont de mai multe variabile. Se tie c suma maxim de buget anual este de 500.000 $, costul pentru fiecare proiect nu trebuie s depeasc 50.000 $ i doreti s optimizezi sau s aduni sumele pentru marketing i publicitate.

61

Pentru a configura acest scenariu trebuie s parcurgi urmtorii pai: 1. 2. 3. 4. Configureaz tabelul. Creaz restriciile (constrngerile). Selecteaz celula destinaie G16 i execut secvena Tools\Solver. n caseta de dialog Solver Parameters (Parametri rezolvitori) stabilete parametrii pe care doreti s-i utilizezi n problem. Pentru acest exemplu, vei dori ca n celula destinaie s apar totalul dolarilor cheltuii (G16), care doreti s fie egal cu valoarea maxim a bugetului, 500.000 $ - specificat n caseta Value of (Valoarea de). Solver va calcula cea mai bun dispersie pentru obinerea rezultatului optim, ajustnd cantitile din domeniul By Changing Cells (Celulele care se modific) E5:F14.

62

5. n continuare, trebuie s adaugi restricii la problem. Selecteaz Add din seciunea Subject to the Constraints pentru a specifica prima restricie. n acest exemplu, doreti s cheltuieti un total de exact 50.000 $ pentru oricare dintre proiecte. Celula cu restricia este G21.

6. Pentru a aduga mai multe restricii execut click , din nou, pe butonul Add i specific restricia. n acest exemplu vei mai aduga o restricie pentru costurile de marketing.

7. Ultima restricie este bugetul total de 500.000$ din celula G23. Dup ultima restricie nu executa click pe Add ci, dup ce ai terminat cu restriciile, execut click pe OK pentru a reveni n caseta Solver.

8. Execut click pe butonul Solver sau apas tasta Enter pentru a porni rezolvarea problemei. n timp ce lucreaz, acesta afieaz un mesaj n bara de stare.

63

9. Cnd Solver ajunge la concluzia final afieaz o caset de dialog care indic rezultatul i modific valorile specificate din foaia de calcul pentru a ndeplini obiectivul. n figura urmtoare se observ celulele modificate atunci cnd Solver a creat soluia optim pentru problem.

10. De aici poi salva rezultatele Solver i crea un raport de rspuns care s prezinte scenariul original al costurilor i rezultatul final. Selecteaz Answer (Rspuns) n lista Reports i execut click pe butonul Save Scenario pentru a afia caseta de dialog Save Scenario.

11. Dac doreti s anulezi foaia de calcul pentru a reveni la valorile iniiale, selecteaz opiunea Restore Original Values (Refacere valori iniiale) pentru a relua procesul cu valorile iniiale. 12. Execut click pe OK i Excel va reface valorile i va crea raportul de rspuns . Raportul de rspuns compar valorile originale cu cele modificate i indic celulele care au fost schimbate. n acest fel poi compara scenariile; reia de la datele originale i ai grij s fie Answer activ. Not: Raportul de rspuns este creat pe o foaie separat. Dac ai mai multe rapoarte i scenarii este bine s ascunzi foile cu rapoarte. Restriciile sunt salvate ca registrul de calcul, deci nu va trebui s le reintroduci de fiecare dat cnd deschizi registrul.

64

Dac Solver nu poate obine o concluzie satisfctoare plecnd de la datele furnizate, va aprea o caset de mesaj. Ajusteaz restriciile sau variabilele dup necesiti pentru a continua ncercarea de rezolvare a problemei. Not: Anumite probleme sunt prea complexe chiar i pentru Solver. n cazul problemelor cu prea multe variabile sau restricii, ncearc mprirea lor n segmente, rezolvarea separat a fiecrui segment i utilizarea acestor soluii n Solver pentru a obine o concluzie. Soluia instrumentului Solver la o problem complex poate fi corect dar nerealist. Fii sceptic: verific corectitudinea oricror valori modificate nainte de a crea un raport sau a implementa orice sugestie venit de la Solver. Poi modifica parametrii Solver nainte de a ncepe rezolvarea problemei dac bnuieti c obinerea problemei poate dura prea mult sau necesit prea mult putere de calcul. Executarea unui click pe butonul Options din caseta de dilaog Solver Parameters duce la afiarea casetei de dialog Solver Options n care poi stabili numrul de iteraii ale problemei ce va fi rulat de Solver n cutarea unui rspuns sau interval de timp pe care l va petrece cutnd nainte de a renuna. n continuare sunt prezentate caseta i opiunile disponibile:

Opiune
Max Time (Durata maxim) Iterations (Iteraii) Precision (Precizie) Tolerance (Tolerana) Covergence (Convergen)

Descriere
Determin intervalul maxim de timp n care Solver va cuta o soluie, n secunde, pn la aproximativ 9 ore. Determin de cte ori va rula Solver parametrii n cutarea unei soluii. Determin acurateea soluiei. Cu ct numrul este mai mic cu att este mai mare acurateea soluiei. Cnd se folosesc restricii ntregi, este mai dificil pentru Solver s rezolve problema. De aici, acorzi mai mult toleran, reducnd ns acurateea. Pentru toate problemele non-liniare, indic cea mai mic valoare a modificrii pe care Solver o va utiliza n fiecare iteraie. Dac celula destinaie se gsete sub parametru de convergen, Solver va oferi

65

Opiune
Assume Linear Model (Se presupune modelul liniar) Assume Non-Negativ (Se presupun valori nenegative) Use Automatic Scalling (Utilizare scalare automat) Show Iteration Results (Afiare rezultate iteraii) Load Model (ncrcare model) Save Model (Salvare model) Tangent (Tangent) Quadratic (Ptratic) Forward (La dreapta) Central (Centrate) Newton Conjugate (Conjugat)

Descriere
cea mai bun soluie i se va opri. Cnd este validat , Solver va gsi o soluie rapid, cu condiia ca modelul s fie liniar (s utilizeze doar adunri i scderi simple). Modelele non-liniare ar trebui s utilizeze factori de cretere i nivelare exponenial sau funcii non-liniare pentru foaia de calcul. Interzice instrumentului Solver s plaseze valori negative n celulele care se modific. (De asemenea, poi aplica restricii care s specifice c valoarea trebuie s fie mai mare sau egal cu zero.) Exemplul anterior trebuie s utilizeze aceast opiune pentru a interzice lui Sover s foloseasc valori negative. Se folosete cnd celulele care se modific i celula obiectiv difer foarte mult ca valoare. Oprete aplicaia i i permite s vezi rezultatele fiecrei iteraii din secvena Solver. ncarc modelul care trebuie utilizat dintr-un set stocat de parametri din foaia de calcul. Salveaz un model ntr-o celul sau un set de celule i i permite s apelezi din nou la acest model. Selecteaz aceast opiune cnd modelul este liniar. Selecteaz aceast opiune cnd modelul este non-liniar. Atunci cnd celulele controlate de restricii se modific prea puin la fiecare iteraie valideaz aceast opiune pentru a accelera intrumentul Solver. Folosete aceast opiune pentru a asigura acurateea atunci cnd celulele controlate de restricii se modific rapid i cu cantiti mari Utilizeaz mai mult memorie dar necesit mai puine iteraii pentru gsirea unei soluii. Se utilizeaz la modelel de dimensiuni mari deoarece necesit mai puin memorie; totui se vor utiliza mai multe iteraii pentru gsirea unei soluii pentru model.

66

PARTAJAREA I UNIREA REGITRILOR DE CALCUL

PARTAJAREA REGITRILOR DE CALCUL
Un registru de calcul partajat (Share Workbook) este un registru care permite mai multor utilizatori de reea s-l vizualizeze i s fac modificri n acelai timp. Fiecare utilizator care salveaz registrul vede modificrile fcute de ali utilizatori. Pentru a partaja un registru de calcul trebuie s parcurgi paii: 1. Execut secvena Tools\Share Workbook i apoi execut click pe fia Editing.

2. Selecteaz opiunea Allow changes by more than one user at the same time i execut click pe OK. 3. Salveaz registrul. 4. Execut secvena File\Save As i apoi salveaz registrul partajat la o locaie de reea unde s aib acces i ali utilizatori. Not: Aceast procedur i permite s pstrezi un istoric (Change history) despre modificrile efectuate ntr-o sesiune de editare anterioar. Informaia conine numele utilizatorului care a efectuat fiecare modificare, cnd au fost efectuate modificrile i ce date au fost modificate. Poi vedea aceste informaii direct pe foaia de calcul sau ntr-o foaie separat.

67

Cnd anulezi partajarea unui registru deconectezi toi utilizatorii de pe registrul partajat, nchizi istoricul i tergi toate istoricele salvate pe care nu le mai poi vedea. Ca s te asiguri c nu se pierde informaie in lucru asigur-te c toi utilizatorii au fost ntiinai i au salvat i nchis registrul nainte de a-i anula partajarea. Pentru a anula partajarea unui registru trebuie s execui paii: 1. Execut secvena Tools\Share Workbook i apoi execut click pe fia Editing. 2. Asigur-te c eti singura persoan din lista Who has this workbook open now. Dac mai sunt listai i ali utilizatori, acetia vor pierde informaia. 3. Anuleaz bifa din csua Allow changes by more than one user at the same time. 4. Click Yes. Limitri care apar la partajarea regitrilor Cteva dintre facilitile Excel nu sunt disponibile cnd partajezi regitri. Este bine s utilizezi unele dintre aceste faciliti nainte de a partaja registrul de calcul ntr-un registru partajat nu poi s execui urmtoarele: S uneti celule. Le poi vedea pe cele unite nainte de partajare. S inserezi sau s tergi blocuri de celule. Poi insera sau terge numai rnduri sau coloane ntregi. S tergi foi de calcul. S faci modificri n casetele de dialog sau meniuri. S defineti i s aplici formate condiionate. S setezi sau s modifici validri de date. S inserezi sau s modifici diagrame, obiecte, imagini, etc. S utilizezi bara Drawing.

S asignezi o parol pentru a proteja foaia de calcul individual sau ntregul registru. S modifici sau s anulezi parole. S salvezi, s vezi sau s modifici scenarii. S grupezi datele. S inserezi subtotaluri automate. S creezi tabele de date sau tabele pivot. S scrii, s modifici, s vezi , s nregistrezi sau s asignezi macrocomenzi.

68

UNIREA REGITRILOR DE CALCUL

Pentru a uni (Merge) mai multe copii ale unui registru partajat, Excel necesit ca fiecare copie s pstreze istoricul din ziua cnd s-au creat copii pn la data unirii lor. Dac numrul specificat de zile este depit nu mai poi uni copiile. Dac nu eti sigur ct timp va dura procesul de revizuire, introdu un numr mare de zile, spre exemplu 1.000. 1. Execut secvena Tools\Share Workbook i apoi execut click pe fia Editing. 2. Selecteaz opiunea Allow changes by more than one user at the same time i execut click pe OK. 3. Selecteaz fia Advanced.

2. n seciunea Track changes selecteaz opiunea Keep change history for:. n caseta Days editeaz un numr cel puin egal cu numrul de zile pe care l estimezi a fi necesar utilizatorilor pentru a face modificri i comentarii n registru. 3. Click OK i salveaz registrul. Dac doreti s uneti copii ale unui registru partajat trebuie s activezi istoricul (Change history) nainte s faci copii i s le distribui celor care le revizuiesc i nainte ca cineva s s fac modificri copiilor. Trebuie respectat, de asemenea, perioada de timp specificat pentru a menine istoricul. 1. Deschide o copie a registrului partajat n care vrei s faci unirea copiilor. 2. Execut secvna Tools\Merge Workbook. 3. n caseta de dialog Select Files to Merge into Current Workbook selecteaz o copie a registrului partajat care a suferit modificri care trebuie unite i apoi execut click pe OK. 4. Repet paii 2 4 pn cnd toate copiile sunt unite.

69

REZUMATUL LECIEI 2
n aceast lecie ai acumulat cunotine despre: Cum s creezi i s lucrezi cu scenarii. Cum s foloseti opiunea Goal Seek. Cum s foloseti opiunea Solver. Cum s creezi i s lucrezi cu tabele pivot . Cum s creezi i s lucrezi cu diagrame pivot

ntrebri gril
Bifeaz variantele de rspuns care consideri c sunt corecte. ntrebrile pot avea de la 1 la 3 rspunsuri corecte. Care din urmtoarele nu este o facilitate a lucrului cu regitri paratjai ?

Excel poate crea un raport sumarizat al tuturor modificrilor fcute n registru. Poi s urmreti, accepi /sau respingi orice modificri fcute asupra regitrului. Poi crea o copie a registrului, s o distribui altor utilizatori i s compari mai trziu, s uneti (merge) cu originalul pentru a vedea modificrile. mai muli utilizatori pot deschide i lucra simultan pe un registru.

Care dintre urmtoarele nu este un instrument de analiz?

Goal Seek. Auto Outline. Scenario Manager. Solver.

Cum poi s evideniezi modificrile dintr-un registru de calcul?

Execui click pe butonul Track Changes de pe bara standard. Activezi funcia Track Changes din meniul Tools. Activezi funcia Track Changes din meniul View. Nu se pot evideia modificrile.

70

Ce reprezint precedenii pentru o celul cu formul?

Celulele care furnizeaz datele pentru formul. Celulele care utilizeaz n calcul rezultatul formulei din celula respectiv. Rezultatul n sine al formulei din celul. Nu are nici o semnificaie.

Care din urmtoarele sunt controale de formular?

Caseta de selectare. Butoane de incrementare/decrementare. Bare derulante. Nici unul.

Completai
1. Cum poi ascunde i afia informaia n tabelele supuse gruprii:

2. Cum poi crea interogri pentru baze de date:

71

Exerciii
Exerciiul 1 1. S se creeze un scenariu pentru a calcula valoarea prezent a unei investiii. Pentru aceasta se va utiliza registrul prezentat n continuare:

2. S se creeze un scenariu care s pstreze datele originale. 3. S se creeze mai multe scenarii pn cnd dispare restul de plata la sfritul perioadei. 4. n final raportul de sumarizare al scenariilor trebuie s arate astfel:

72

Exerciii

73

Exerciiul 3 1. S se creeze un fiier cu urmtorul coninut:

2. S se creeze o caset combo deasupra capului de tabel, care s conin lista cu numerele facturilor. Celula de legtur s fie B10. Caseta s fie cu aspect 3-D. 3. n celula D5 s se returneze din tabel valoarea corespunztoare facturii al crui numr apare n caseta combo. 4. n celula E5 s se returneze din tabel restul de plata la data curent, corespunztor facturii al crui numr apare n caseta combo. 5. n celula F5 s se calculeze o penalizare de 15% pentru facturile care au rest de plat. 6. n celula G5 s se returneze valoarea de total de plat pentru facturile care au rest de plat. n final, tabelul trebuie s arate aa:

Formulele utilizate sunt urmtoarele: =INDEX(D11:D20,B10,1) =INDEX(E11:E20,B10,1) =IF(E5>0,E5*15%,0)

74

n aceast ultim lecie a produsului Excel vei acumula cunotine despre lucrul cu scenarii i utilizarea instrumentelor Goal Seek i Solver, despre cum se partajeaz i se unesc regitrii de calcul i foile de calcul, despre cum se creaz i se lucreaz cu tabele pivot i cu diagrame pivot.

75