Siklus Hidup Arsip (Life Cycle of Records)

Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hipup sebelum disusutkan/ dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi. Sebagai contoh, sebuah siklus hidup dapat sesingkat nol (0) hari, atau siklus hidup tidak boleh memiliki akhir yang ditetapkan. Masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama jangka waktu tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan pengelolaan catatan khusus bahwa administrator arsip kinerja di awal atau di akhir fase. Bersama-sama, meliputi tahapan durasi siklus hidup.

Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan, skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan keptusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer, diarsipkan atau dihancurkan.

Memahami konsep "Record" Arsip (atau Records) terdiri dari informasi yang dibuat, diterima dan dipelihara sebagai bukti kegiatan. The International Council on Archives (ICA) mendefinisikan records sebagai recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity. While the definition of a record is often identified strongly with a document, a record can be either a tangible object or digital information which has value to an organization

Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip seperti yang dijabarkan dalam pasal 1 ayat 2 undang-undang tersebut adalah Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip sering kali terdiri dari dokumen, tetapi mereka juga dapat berisi bentuk konten lainnya, seperti foto, cetak biru, peta, file audio atau bahkan halaman Web. Akte kelahiran, foto medis sinar-x, dokumen office, database, data aplikasi dan e-mail yang merupakan contoh arsip.

Gagasan arsip disertai dengan lebih banyak makna daripada sebuah dokumen: dokumen hanyalah rekaman sebuah sarana informasi, sedangkan pengertian tentang records (arsip) meliputi peran memainkan dokumen yang mendasari dalam suatu organisasi dari waktu ke waktu, hubungan peserta dalam masyarakat harus terekam, dan hubungan antara records dengan records lain.

Siklus atau daur hidup arsip didasarkan pada gagasan bahwa arsip menjadi kurang penting seiring berjalannya waktu. 90% dari penggunaan arsip berlangsung selama 90 hari pertama setelah diciptakan. Secara teori siklus hidup arsip ada beberapa tahap dan saya akan mengambil konsep daur hidup arsip dari beberapa ahli dalam bidang masalah kearsipan, yang memiliki konsep daur hidup arsip. Daur hidup arsip dengan kata lain juga punya kehidupan yang sama dengan organisme biologis, beberapa ahli kearsipan tersebut saya utarakan diantaranya adalah:

Phase Siklus Hidup Arsip

Menurut Suzan Z. Diamond, arsip itu memiliki empat tahap kehidupan, yaitu : (1). first is creation, when pen is put on the paper data are generated by a computer or information is captured on film tape or any other medium, (2). Active Use, which can range from a few days for several yeasrs. During this period, user frequently reference the records, so they need quick access, (3). The third period on the cycle is inactive, when the records in storage, (4). The final stage in the cycle is destruction.

Milburn D. Smith III, menurutnya daur hidup arsip juga ada empat dengan penjelasan sebagai berikut: (1). The first phases of records life cycle is generation or creation. In the phase, document are produced in the form of letters, report forms, or statistics. They are stored on a variety of media, either electronic, papers, voice/ video, or microfilm, (2). Second phase active use, then it is received or produced by the department that will use it, it has to be classified and filed to ensure easy access, (3). The third phase is semi active or archival use, (4). The final phase is destruction.

Berbeda dengan dua ahli diatas, Minna M. Johnson dan Norman F. Kallaus, membagi kedalam tujuh phase yaitu: (1). Creatin, (2). Classification, (3). Storage, (4). Retrieval, (5). Purging or Retention, (6). Transfer, (7). Archival Storage or Disposition.

Michael Roper justru membaginya hanya kedalam tiga phase yaitu: (1). Creation, (2). Use and maintenance, (3). Disposal.

Mengapa Siklus Hidup Arsip Penting Untuk Manajamen Kearsipan?

Records manajemen adalah sebuah cabang khusus dari pengelolaan dokumen yang berhubungan dengan informasi yang melayani sebagai bukti dari sebuah organisasi kegiatan bisnis. Records manajemen mencakup seperangkat praktek-praktek yang diakui berkaitan dengan siklus hidup informasi, seperti mengidentifikasi, mengklasifikasi, pengarsipan, melestarikan dan

menghancurkan catatan. ISO 15489: 2001 standard mendefinisikan sebagai "bidang manajemen yang bertanggung jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan, penerimaan,

pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi catatan, termasuk proses untuk menangkap dan mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan usaha dan transaksi dalam bentuk recods. "

Dictionary of Archival Terminology, Records Management diartikan sebagai berikut that area of general administrative management concerned with achieving economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposal of record(s).

Aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah untuk penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyimpanan, pencarian, disposisi, dan pelestarian direkam segala bentuk informasi yang dihasilkan oleh sebuah organisasi dalam menjalankan operasinya.

Sistem merupakan totalitas komponen yang terdiri dari sub komponen sub komponen yang saling berkaitan dan saling menentukan sehingga membentuk kebulatan yang terpadu (FX. Soedjadi, O & M Penunjang Berhasilnya Proses Manajemen, 1988, hal 84). Jadi, sebagai system, kearsipan itu merupakan suatu totalitas didalamnya terdapat tata kerja dan prosedur kerja yang sifatnya tertentu dalam totalitas pola. System kearsipan dalam totalitas pola itu disebut sebagai Records Management atau Manajemen Kearsipan.

Siklus hidup merupakan titik awal untuk pembuatan sebuah program pengelolaan arsip. Tanpa hal itu, program pengelolaan arsip (records) tidak akan dikelola atau tidak akan berjalan dengan baik. Tools, sistim, dan prosedur yang dikembangkan untuk mengelola setiap fase siklus kehidupan. Sebagai contoh, file rencana dan sistem pelacakan membantu mengelola arsip aktif dan semi-aktif. Sebuah jadwal retensi adalah alat yang mengatur pergerakan catatan dari satu fase ke yang berikutnya.

Pengertian dan Jenis Dokumen Arsip Vital

PENGERTIAN arsip vital sebagaimana yang tercantum dalam Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengatakan bahwa Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Bagi Perusahaan

Bagi perusahaan, kesadaran akan timbulnya resiko yang berupa kerugian atau hilangnya kesempatan memperoleh profit oleh suatu perusahaan gara-gara arsip perusahaan akan dapat dihindarkan jika pihak perusahaan menyadarinya.

Kesadaran akan pentingnya arsip vital akan memudahkan penyusunan program arsip vital perusahaan. Karena mengetahui pentingnya, arsip ini disebut sebagai arsip dinamis kelas I. Salah satu aspek yang penting dalam penyusunan program arsip vital perusahaan adalah mengenal jenis-jenis arsip vital. Pandangan para ahli dibawah ini adalah sangat penting untuk mengenal jenis dokumen perusahaan.

Ira A. Penn, memberi contoh Beberapa arsip yang dianggap vital yaitu : accounting records (nominal ledger, accounts receiveable, evidence of asset and liabilities), payroll dan personal records, contract dan agreement, deeds dan mortgages, patent dan trademarks, corporate dan shareholders records, engineering drawings, research dan develovment records.

Kennedy, menyebutkan Beberapa arsip yang berpotensial menjadi arsip vital perusahaan adalah : kebijakan dan jadwal asuransi, dokumen kebijakan internal, gambar dan catatan produk, laporan tahunan, sertifikat perusahaan, arsip personal, segel perusahaan, kontrak, perjanjian bantuan pinjaman, sekuritas, laporan teknik, konsumen dan daftar debitor, notulen rapat, catatan laboratorium, skala pembayaran, laporan saldo bank, hak copy rights, surat akte notaries, program system computer, dokumen hukum, pajak, leases, inventarisasi control arsip.

Betty R. Ricks, sendiri memberi contoh arsip vital yaitu : piutang dagang, saham, hak cipta, paten, obligasi, dokumen pajak, daftar pemegang saham, kontak, laporan rapat direksi (minutes of boarding meeting), perjanjian sewa menyewa (leases).

Sedangkan Derek Charman, mencontohkan jenis-jenis arip vital sebagai berikut, yaitu : piutang dagang, pinjaman dan transaksi keuangan lainnya (loans and others financial transactions), major contracts and agrrements, buku besar (general ledgers), catatan dan bukti pembayaran lainnya (register and other records proving payments), payroll and pensions. Arsip Produksi Pabrik yaitu : spesifikasi produksi, gambar teknik, inventaris bangunan, riset, stocks, shares, loans cheque, polis asuransi dll.

Pengertian Kearsipan
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu: 1) 2) 3) 4) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis Dapat dijadikan bahan dokumentasi

5) 6) 7) 8) 9)

Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya Sebagai alat pengingat Sebagai alat penyimpanan warkat Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan

organisasi 10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
y

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya: ? Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. ? Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya. Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
y

Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

 Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima. Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain. Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.