La Naturaleza y Amplitud Del Control de Las Estructuras de Costos

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La Naturaleza y Amplitud del Control de las Estructuras de Costos
Boletn Digital No. 2 - 2012
Espieira, Sheldon y Asociados
Boletn de Consultora Gerencial - No. 2 - 2012

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4La naturaleza de los costos y su control 4Clasificacin de los costos
- La naturaleza de las operaciones de fabricacin - La funcin del negocio de que se trata - Las clases de negocios a que se refieren - Los aspectos econmicos involucrados - La fecha o mtodo de clculo de los costos
4Mtodos de Costeo
- Costos Histricos - Costos Estndar - Activity Based Costing (ABC) - TDABC
4Sistema de costos 4Influencia gubernamental en la contabilidad de costos 4Crditos / Suscribirse
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La naturaleza de los costos y su control
Las estructuras de costos y los respectivos sistemas de costos de las organizaciones, se ocupan de la clasificacin, registro e interpretacin de las transacciones econmicas de manera que puedan prepararse peridicamente informes gerenciales que indiquen los resultados histricos de estas transacciones o el estado actual de la organizacin. Por tanto, estas estructuras y sistemas de contabilidad permiten a la gerencia obtener, entre otras cosas, el costo total de producir o fabricar un producto o suministrar un determinado servicio. En este sentido, los sistemas contables han tendido a evolucionar para que sea posible determinar el costo de producir y vender cada artculo o de prestar un servicio, no al final del perodo de las operaciones, sino al mismo tiempo que se produce el producto o se suministra el servicio en cuestin.
Es de resaltar que la gerencia slo puede ejercer un control efectivo mediante el acceso a la informacin, de modo inmediato, de las cifras detalladas de cada producto en lo que respecta al costo de los materiales, la mano de obra y carga fabril, as como con la distribucin oportuna de los gastos de venta y de administracin, entre otros. Bajo esta perspectiva, las estructuras de costos y los sistemas de costos son mecanismos que amplifican la contabilidad general o financiera de una organizacin, proporcionando a la direccin o gerencia, los datos o informacin relativa a los costos de producir o vender cada uno de los artculos o de suministrar un servicio en especfico.
Con base a lo planteado, hasta el momento, podemos decir que la naturaleza o complejidad de una estructura de costos o del sistema de costos de una organizacin, est directamente relacionado con algunos factores, entre los cuales se encuentran los siguientes: 1. El tamao de la organizacin. 2. La cantidad de productos que se producen o la amplitud de los servicios que se presten. 3. La complejidad del proceso de fabricacin y de otras operaciones conexas. 4. La poltica de la empresa y de la gerencia hacia el control de los costos. 5. Los procesos que se requieran para recoger detalladamente los costos y la relacin costos/beneficios.
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Clasificacin de los costos
La palabra costo ha venido siendo aplicada a una variedad de situaciones y circunstancias de los negocios relacionadas con diferentes clasificaciones. En tal sentido, los costos han sido clasificados de acuerdo con: 1. La naturaleza de las operaciones de fabricacin. Los costos de esta naturaleza son aquellos que se identifican segn su origen, a saber: (a) Los costos por orden de fabricacin o produccin (o por rdenes especficas), los cuales se refieren a los materiales, la mano de obra y la carga fabril necesarios para completar una orden o lote especfico de productos terminados. Estos productos son fabricados para un cliente en particular o para ser llevados al almacn. Todos los costos de materiales, mano de obra y carga fabril, se acumulan y registran teniendo en cuenta la cantidad
utilizada en esta orden de produccin o de trabajo en particular. Cada orden de produccin tiene un nmero en especial con el objeto de diferenciarla con respecto a cualquier otra. (b) Los costos por procesos o departamentos, son utilizados en organizaciones que elaboran sus productos sobre la base ms o menos continua o regular e incluyen la produccin de gas, electricidad, productos qumicos, productos de petrleo, carbn, etc. En estas organizaciones los costos se acumulan, no con base a las rdenes de produccin sino en funcin de los departamentos o procesos, durante un periodo definido. (c) Los costos de montaje, representan una variante de los costos por rdenes de produccin (o especficas), utilizadas por empresas que fabrican o compran piezas terminadas para ser usadas en montar o
armar un artculo con destino a la venta. Los costos de montaje requieren primordialmente mano de obra y carga fabril, ya que los costos de los materiales fueron determinados cuando se fabricaron o compraron las piezas. 2. La funcin del negocio de que se trata. Los costos pueden ser clasificados de acuerdo con la funcin o grupo de actividades vinculadas. En consecuencia, los costos pueden ser clasificados funcionalmente como costos de produccin o fabricacin, costos de distribucin (es decir, el costo de poner los productos terminados en el mercado), costos generales o costos de administrativos, costos financieros, entre otros.
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Clasificacin de los costos (cont.)
3. Las clases de negocios a que se refieren. Los costos pueden ser clasificados, tambin, de acuerdo con el tipo de negocio no dedicado especficamente a la fabricacin. Con base a la naturaleza del negocio, a continuacin se menciona la clasificacin inherente:
(c) Los costos para tiendas al detal o tiendas por departamento, los cuales se constituyen como una forma de anlisis del costo de distribucin por departamentos. (d) Los costos para grandes organizaciones de servicios, estos son fundamentalmente dirigidos a las compaas de seguros, empresas pblicas, entre otras. Esta clase consiste en el anlisis de los costos de las distintas categoras de trabajo de oficina.
5. La fecha o mtodo de clculo de los costos. Los costos clasificados con base a la fecha o mtodo de clculo, incluirn lo siguiente: (a) Los costos histricos, los cuales pueden ser calculados mediante las rdenes de produccin o por procesos o, determinados durante las operaciones y que no son accesibles hasta un determinado tiempo despus de completarse las operaciones de fabricacin o generacin del servicio. (b) Los costos estimados, estndares o predeterminados, que tambin pueden referirse a los costos por rdenes de produccin o por procesos, estimados o calculados antes que comience las operaciones de fabricacin.
(a) Los costos para la industria bancaria, mediante la cual es posible determinar, por ejemplo, el costo de operar una cuenta corriente o de ahorro, presentar un servicio 4. Los aspectos econmicos involucrados. de custodia de valores u otorgar un crdito. En ciertas ocasiones nos podemos encontrar (b) Los costos para las municipalidades, por que los costos se clasifican con base a los medio de los cuales es posible calcular el aspectos econmicos relacionados con las costo de la vigilancia policaca, la educacin decisiones gerenciales. Es as que en dicha en general, los servicios de vialidad y clasificacin se encuentran los costos de salubridad, entre otros. oportunidad, los costos a desembolsar, entre otros.
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Clasificacin de los costos (cont.) Mtodos de Costeo
Es decir, se realiza una labor de clculo y determinacin de estimados de los costos en los cuales se incurrir en la produccin de un producto, tomando en cuenta los componentes de estos costos, como son: los materiales, mano de obra y carga fabril. Estas estimaciones servirn para comparar los costos incurridos en la fabricacin, con lo cual se medir la efectividad de los procesos y el costo histrico de producir las rdenes de fabricacin. Los costos diarios, semanales o mensuales, son aquellos que se refieren a los trabajos de procesos continuos y que indican solamente el periodo o lapso de tiempo.
Esta ltima clasificacin est relacionada a una serie de mtodos de costeo que se han generado en el mundo empresarial y que son utilizados por las organizaciones como base para sus sistemas de costos. Dentro de este marco, se presenta a continuacin algunos de los mtodos de costeo ms importantes utilizados por las organizaciones hoy da. Costos Histricos Los costos histricos son utilizados para determinar el importe real de los recursos necesarios para la adquisicin de materiales, mano de obra y algunos elementos de los gastos indirectos. El precio de adquisicin se basa en el supuesto de la unidad de medida estable. En algunas circunstancias, los activos y pasivos se pueden presentar a su costo histrico, como si no hubiera habido ningn cambio en el valor desde la fecha de adquisicin.
El procedimiento analtico de clculo del costo, bajo este mtodo, comprende lo siguiente: Determinar la proporcin y clculo de la materia prima principal. Determinar una aproximacin del consumo terico de la materia prima y un anlisis de sus salidas del almacn, una vez revisados, estos valores son descargados en el costo de cada una de las rdenes de produccin. Totalizar las operaciones de todas las maquinas de la planta, determinando el acumulado de tiempo utilizado, piezas fabricadas, metros cuadrados, kilogramos y algunas otros valores necesarios para realizar la descarga analtica de los costos incurridos en cada una de las reas.
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Mtodos de Costeo (cont.)
Obtener la informacin del costo variable de cada una de las reas, procediendo el clculo de la siguiente forma: El clculo de costo de la materia prima se obtiene en funcin al consumo terico y los valores reajustados. El Clculo de complemento de la materia prima se determina si existe diferencia entre el total de costo de la materia prima descargada analticamente y el costo total reportado, de existir diferencias estas se aplicarn en funcin a la cantidad de materia prima consumida en cada una de las rdenes de produccin fabricadas en el mes. El clculo del costo indirecto de produccin se aplicar en funcin al costo de conversin ejecutado para cada una de las rdenes de produccin a las que se les realiz trabajo en el mes.
Una vez obtenido el costo total de produccin y Desventaja de este mtodo reagrupando el costo variable de produccin se proceder a realizar el clculo del costo de envo Las cuentas de costos histricos no dan determinado el clculo del total de movimientos ninguna indicacin de los valores actuales de de almacenes mediante el anlisis y carga de los activos de una organizacin. entradas de almacn de producto terminado y Las cuentas de costos histricos no registran ejecucin de traspasos de productos terminados los costos de oportunidad del uso de los entre rdenes de produccin. mayores activos, en particular los bienes que pueden ser grabados en un valor basado en los costos, hace muchos aos. Ventajas de este mtodo El costo histrico no mide la prdida de valor Los costos son fciles de obtener o de activos no monetarios, como resultado de la inflacin. determinar. Los relatos histricos de costos no registran las ganancias hasta que se realizan. Las cuentas de costos histricos se siguen utilizando en la mayora de los sistemas de contabilidad.
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Costos Estndar El mtodo de costos estndar representa un conjunto de procedimientos que permite establecer el costo de produccin de los bienes producidos o de los servicios prestados, bajo un enfoque de estandarizacin de los consumos de los componentes que integran la estructura de costos (Ver Figura N 1). Adicionalmente, este sistema permite mantener un control sobre las desviaciones que pudiesen existir entre el estndar establecido y los consumos reales, lo cual permitir tomar decisiones posteriores en cuanto a la eficiencia de la produccin, el control de los desperdicios, variaciones de los costos primos, entre otros.
Figura N 1: Funcionamiento de un sistema de costos estndar
Consumo Real
Materia Prima Definicin del Estndar (Receta) Mano de Obra Directa Costos Fabriles
Contabilizacin Total Costos de Produccin
Proceso Productivo
Variacin
Anlisis Real vs. Estndar
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La base para este sistema de costos, es la definicin de los estndares a utilizar, y para ello se debe hacer las siguientes consideraciones: - La sencillez con la cual se puede llegar a ese estndar, en cuanto a la disponibilidad de informacin, la fijacin de unidades de medida y la factibilidad en la estandarizacin de los procesos y de los consumos de los costos indirectos. - La frecuencia estimada en la que se deber revisar los costos estndares, as como los responsables de cumplir con esta actividad. Ventajas de este mtodo - Permite hacer un anlisis efectivo de la desviacin existente entre los costos estimados y los reales, as como la capacidad productiva no utilizada y los consumos realizados para cada orden de produccin.
- Permite estandarizar los procesos de produccin de bienes o de prestacin de servicios, por lo que es muy ventajosa en empresas bien organizadas. - Permite a los responsables de produccin estar informados oportunamente sobre posibles faltantes o sobrantes en la utilizacin de mano de obra o materia prima para cada orden de produccin. - Facilita la determinacin del precio basado en los mrgenes de utilidad esperados sobre el costo de produccin. - Permite resaltar la importancia del control presupuestal, debido a la estrecha relacin que existe entre presupuesto y estndar. - Permite la integracin de las reas productivas con las reas de contabilidad de costos, especialmente durante la definicin y la revisin de los estndares.
Desventajas de este mtodo - En un pas inflacionario, debe ser evaluado con alta frecuencia, de manera de actualizar los costos involucrados. - No es prctico cuando se trata de establecer los costos en productos con baja produccin al ao, en cantidades o en nmero de rdenes de produccin. - En empresas poco organizadas, exige la estandarizacin de los procesos y de los consumos. - Pudiera ser un modelo muy rgido y que conlleve a una alta presin de trabajo para los responsables de produccin.
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Activity Based Costing ABC (Costeo Basado en Actividades) ABC por sus siglas en ingls significa Activity Based Costing que en espaol se traduce como Costeo Basado en Actividades y representa una metodologa para asignar los costos y gastos de una organizacin. En otras palabras, tiene como objetivo identificar y asignar los costos a los productos en una forma ms tcnica y sistmica, identificando las actividades que originan los costos mediante la relacin causaefecto asociada a toda la cadena de valor. La metodologa ABC se fundamenta en el hecho de que una organizacin para producir productos o servicios requiere realizar actividades las cuales consumen recursos, por lo que primero se costean las actividades y luego el costo de las actividades es asignado a los diferentes objetos de costo (productos, servicios, grupos de clientes y regiones, entre otros) que demandan dichas actividades; con esto se logra una mucho mayor precisin en
la determinacin de los costos y la rentabilidad mediante la utilizacin de impulsores de costos o cost drivers (Ver figura N 2).
Figura N 2: Determinacin de los impulsores de costos
Recursos
Qu proporcin de los recursos se consumen en las actividades?
Actividades
Qu actividades se incluyen en la produccin de productos servicios las actividades?
Productos/ Servicios
Recursos
Actividades
Recursos
Actividades
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El alcance completo de la metodologa ABC incluye las actividades de todos los procesos principales del negocio; sin embargo, puede iniciarse con las actividades de manufactura obteniendo informacin para efectos financieros y contables y luego continuar con las actividades del resto de los dems procesos para obtener informacin para toma de decisiones gerenciales. Ventajas de este mtodo - Permite conocer en la cadena de valor de los productos, que actividades agregan valor y cules no. - Identifica las relaciones de causa-efecto entre productos, objetos de costos, actividades y recursos. - Presenta la informacin gerencial como un conjunto de actividades y de procesos y no como una jerarqua funcional departamental.
- Vincula las estrategias corporativas a la toma de decisiones operativas. - Permite gestionar los costos de los productos y/o servicios hacia el futuro con base en los planes estratgicos corporativos. - Fomenta la mejora continua y el control de calidad total. - Permite conocer el costo de las diferentes actividades y procesos, y por lo tanto mejorar las decisiones relativas a fabricar, comprar, o contratar. Desventajas de este mtodo - A diferencia de los sistemas de costeo tradicional se requiere de un alto compromiso por parte de todo el personal de la empresa, ya que cada uno desde su propio trabajo tiene que participar en el proceso de input de la informacin y por lo tanto de su calidad y oportunidad.
- Algunos costos probablemente generarn dificultad para su localizacin. - Algunos costos identificados con productos especficos son omitidos del anlisis. - Costos basados en clculos subjetivos de cada empleado sobre el tiempo dedicado a diversas actividades. - Es caro de desarrollar e implementar, y consume mucho tiempo de trabajo.
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Costos Basados en el Tiempo Invertido por Actividad (TDABC) Como mencionamos anteriormente, el enfoque del Costeo Basado en Actividades (ABC) es un sistema costoso de aplicar, complejo de mantener y poco flexible a las modificaciones. Basado en estas circunstancias, se fue desarrollando un enfoque que mantiene las bondades del ABC y minimiza la todos los problemas del modelo convencional de ABC. Dicho enfoque es el Costeo Basado en el tiempo Invertido por Actividad (TDABC), el cual simplifica el proceso de asignacin de costos al eliminar la necesidad de realizar entrevistas y encuestas a los empleados para costear las actividades antes de distribuirlos entre los objetos de costos (pedidos, productos y clientes). Este modelo asigna los costos de los recursos directamente a los objetos, utilizando un marco de trabajo cuidadoso que precisa slo dos grupos de clculo.
El enfoque TDABC permite realizar actualizaciones del modelo, ya que al aadir nuevas actividades no es necesario volver a realizar entrevistas como las que se planteaba el ABC. Simplemente se deben calcular los tiempos unitarios requeridos para cada nueva actividad identificada. Si se registran cambios en los precios de los inductores de costos. Los cambios en los precios de los recursos suministrados afectan los costos de la capacidad y eso tendr incidencia en el modelo. Dentro de los recursos suministrados podemos contar el salario de los empleados, la compra de nuevas maquinarias y equipos, lo que a su vez se refleja en los gastos operativos asociados. Otro factor que afecta el precio es el cambio en la eficiencia de la actividad (la reingeniera, nueva tecnologa), reduciendo el tiempo o los recursos necesarios para llevar a cabo la misma actividad.
El analista slo debe actualizar los tiempos mejorados y recalcular el modelo. Esta circunstancia indica que el modelo se ajusta por los cambios tecnolgicos que hoy en da crecen a un ritmo increble. Ventajas de este Mtodo - Se pueden modelar las actividades de la empresa con un nmero no muy alto de ecuaciones de tiempo. - El sistema TDABC ms que en actividades se centra en procesos, con lo que el modelo resulta ms manejable. - El sistema TDABC ms que en actividades se centra en procesos, con lo que el modelo resulta ms manejable.
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Ventajas de este Mtodo (cont.) - No requiere de un proceso de entrevista y encuesta exhaustivo, ahorrndose una gran inversin de horas hombres y recursos materiales. - Utiliza sin problemas el sistema de informacin de la empresa. Desventajas de este Mtodo - El sistema TDABC trabaja con tiempos estandarizados por lo que se requiere disponer de dichas mediciones y mantenerlas al da.
- El clculo de capacidad parte de un nivel de actividad que se denomina normal. En funcin de donde se fije ste nivel, se obtendrn unos u otros resultados. - Presupone que los trabajos en la empresa son repetitivos (de otro modo el modelado no sera de gran utilidad) y con ellos los procesos no cambian. - No es sencillo medir los tiempos e inducir las ecuaciones temporales, ya que el factor humano siempre est sujeto a la subjetividad.
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Sistema de costos
Un sistema de costos tiene como propsito contribuir, directa o indirectamente, al control de los ndices de rentabilidad y utilidad de las empresas. Por tanto, este objetivo se logra suministrando informacin relacionada con los costos a la gerencia, de tal forma que sta pueda tomar decisiones que reduzcan los costos de fabricacin y aumenten los volmenes de venta. A continuacin se mencionan algunas de las razones por las cuales es recomendable que una organizacin cuente con una estructura de costos y un sistema de costos que contribuya al xito de las operaciones del negocio: - Facilita la identificacin y cuantificacin precisa de los costos de los materiales, mano de obra, la carga fabril y gastos generales en la fabricacin de productos o generacin de servicios.
- Con base a la identificacin y cuantificacin de los costos unitarios, la gerencia estar en capacidad de estudiarlos y analizarlos, con el objetivo de reducirlos, si es el caso. En tal sentido, las decisiones en cuanto a reducciones de costos pudieran estar relacionadas con emplear materiales sustitutivos, modificar el diseo del producto o servicio de tal forma que se requieran menores cantidades de recursos o menos mano de obra, instalar nueva tecnologa que permita ser ms eficiente en el proceso de fabricacin o generacin del servicio, reducir las prdidas o mermas como consecuencia del anlisis de los procesos de fabricacin y generacin del servicio y en particular en la cadena de suministros que tiene en cuenta los proveedores y los precios de compra, entre otros. Este anlisis se conoce como control de costos, y se lleva a cabo con mayor eficiencia cuando se emplean presupuestos y costos determinados con fines comparativos.
- Los costos de produccin por unidad proveen a las empresas una herramienta efectiva para verificar si los precios se encuentran en el margen esperado o son los adecuados. Es importante resaltar que los precios estn influidos por una serie de factores, tales como: la competencia y sus productos y precios, las disposiciones gubernamentales y los costos de produccin. Es as que en la medida que la empresa cuente con un sistema de costos, se podrn determinar, rpida y eficientemente, los costos, pudindose realizar cambios o modificaciones necesarias a los precios de venta, siempre que la competencia y otros factores lo permitan. Adicionalmente, el estudio o examen comparativo de los costos unitarios de un producto o servicio en particular, durante un mismo perodo, permitira a la organizacin tomar decisiones.
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Sistema de costos (cont.)
Un sistema de costos efectivo facilita la elaboracin de reportes e informes mediante los cuales la gerencia puede tomar decisiones con certeza y exactitud. Entre los objetivos especficos de estos reportes e informes, se encuentran los siguientes: - Las comparaciones peridicas de los componentes de costos, tales como materiales, mano de obra y los costos indirectos por productos/servicios o departamentos, facilitarn a la gerencia o administracin llevar un control ms efectivo y eficiente sobre la reduccin de los costos con el fin de eliminar ineficiencias. - La informacin contenida en informes o reportes sobre los productos daados, los desperdicios, la insatisfaccin de clientes por servicios prestados, los trabajos defectuosos, ineficiencia en los procesos, el tiempo perdido, la eficiencia o ineficiencia de los
operarios de los equipos, as como la eficiencia o ineficiencia de los equipos, los equipos inactivos o daados, ayudan a determinar o localizar zonas especficas para reducir costos e identificar responsabilidades en cuanto a las ineficiencias. - La informacin contenida en los reportes o informes relacionados con las operaciones de la fbrica y la maquinaria, pueden ayudar a decidir si se debe aumentar la capacidad de la fbrica o utilizar varios turnos de trabajadores o en su defecto disminuir estos turnos, o si existe una sobre capacidad instalada o equipos inactivos, entonces podra decidirse venderlos o usarlos para producir nuevos artculos. - Los informes o reportes sobre los costos de distribucin pueden ser utilizados con el objeto de determinar cules de los productos deben ser mercadeados por la organizacin de ventas debido a su mayor margen de
utilidad y rentabilidad, qu productos deben ser eliminados, cules territorios o regiones no estn logrando las metas o volmenes de ventas y cules deben ser desarrollados an mas, as como cuales mtodos de distribucin que deben ser aplicados con base a las ganancias. - Los informes de rentabilidad, ya sea por productos/servicios, departamentos o zonas geogrficas permite la toma de decisiones estratgicas para la promocin, eliminacin, creacin o modificacin de productos o servicios.
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Influencia gubernamental en la contabilidad de costos
El 14 de julio de septiembre de 2011, se public en la Gaceta Oficial, el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Costos y Precios Justos. Este Decreto Ley expone, entre la exposicin de motivos, criterios que apuntan a los monopolios de la economa como el factor determinante que origina la acumulacin de capitales y como consecuencia el alza constante de los precios, sin razones ms que la explotacin directa e indirecta del pueblo. Adems, indica que las prcticas especulativas producen niveles de inflacin exagerados, los cuales terminan erosionando no solo el poder adquisitivo de la poblacin, sino el potencial de las pequeas y medianas empresas, impidiendo el desarrollo econmico de alternativas productivas y de un nmero mayor de iniciativas empresariales.
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Crditos
El presente boletn es publicado por la Lnea de Servicios de Consultora Gerencial (Advisory) de Espieira, Sheldon y Asociados, Firma miembro de PwC. Este boletn es de carcter informativo y no expresa opinin de la Firma. Si bien se han tomado todas las precauciones del caso en la preparacin de este material, Espieira, Sheldon y Asociados no asume ninguna responsabilidad por errores u omisiones; tampoco asume ninguna responsabilidad por daos y perjuicios resultantes del uso de la informacin contenida en el presente documento. Las marcas mencionadas son propiedad de sus respectivos dueos. PwC niega cualquier derecho sobre estas marcas.
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