1)

Aprob SECRETAR GENERAL

Anexa 1 Legea 16/1996 Se confirm DIRECTORUL GENERAL AL ARHIVELOR NAIONALE

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. din Direcia Denumirea dosarului Termenul Obs (coninutul pe scurt al de pstrare al problemelor la care se refer _____________________________________________________________ I. Direcia A. Serviciul 1. _______________ Permanent Secretariat 2. _______________ 50 ani 3. _______________ 5 ani B. Serviciul 1. _______________ Permanent Administrativ 2. _______________ 10 ani 3. ________________ 5 ani NOMENCLATOR AL DOSARELOR (arhivistic) este un Instrument de lucru n arhiva unei instituii, constnd dintr-o list sistematic a tuturor categoriilor de documente, create n decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit schemei de organizare a instituiei respective (organigrama), iar n cadrul acestora pe probleme i pe termene de pstrare. Nomenclatorul servete : 1) registraturii pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conine i are scopul de a pune ordine n constituirea arhivei curente la nivelul fiecrei instane i a fiecrui compartiment de munc. Se completeaz indicativul dosarului dup nomenclator : a) n registrul de general de dosare ( general electronic) n ultima rubric b) Pe coperta dosarului (n partea de jos) 2) la selecionarea dosarelor Serviciile

Nomenclatorul este ntocmit de fiecare instituie i se modific ori de cte ori este nevoie. n cazul Min. Jus. Se ntocmete Nomenclatorul cadru pe minister

2)
Aprob SECRETAR GENERAL Petru Bala Se confirm DIRECTORUL GENERAL AL ARHIVELOR NAIONALE Prof. dr. Costin Fenean

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. din Direcia Denumirea dosarului Termenul Obs (coninutul pe scurt al de pstrare al problemelor la care se refer _____________________________________________________________ I. A. Dosare 1. Regulament, ordine Permanent Departam. administrative 2. Bilanuri contabile an 50 ani Ec-finaciar 3. Corespondena adm. 5 ani B. Materiale 1. Registru de eviden preconstituite a dosarelor personale Permanent 2. Registru de cas 10 ani II. Dosare A. Dosare de specifice judecat instanelor 1. Dosare n care s-au pronunat pedepse mai mari de 15 ani Permanent 2. Dosare privind reabilitarea 10 ani CS Serviciile

B. Materiale Preconstituite 1. Registrul general dosare Permanent 2. Registru de eviden A corpurilor 2elicate 10 ani CS Indicativul dosarului: Cifra roman = II. Dosare specifice instanelor Litera majuscula = A dosare de judecat B materiale preconstituite

Cifra arab = 1. (coninutul pe scurt al problemei ) II/A/39 = Mapele cu sentine civile i penale II/B/67 = Registrul general de dosare

3)
DENUMIREA INSTANEI ...................................... Secia (Compartimentul) ...................................... Nr. din ............ Dos. CTRE _____________________________ (Secia, Compartimentul de munc) Aprob Preedinte,

n conformitate cu prevederile art. 8 i 29 din Legea nr. 16/1996 (Legea Arhivelor Naionale) i art.10-15 din Instruciunile privin activitatea de arhiv v rugm ca pn la data de ............................ s facei propuneri pentru ntocmirea noului Nomenclator arhivistic. Pentru ntocmirea corespunztoare a nomenclatorului, i pentru efectuarea de propuneri de termene de pstrare corespunztoare, anexat v trimitem modelul Anex nr. 1 din Legea Arhivelor Naionale i vechiul Nomenclator arhivistic, lista orientativ cu principalele categorii de documente permanente, i extrase din Monitorul Oficial cuprinznd legislaia din ultimii ani (Legea contabilitii, Legea contenciosului administrativ, Legea Arhivelor Naionale, Codul penal, Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti etc.) cu ajutorul

crora s stabilii documentelor.

noile

termene

de

pstrare

eful seciei (compartimentului)

4) REGISTRUL DE INTRARE
_______________________________________________________
Nr. Data nregistrrii Nr. i data Emitentul Coninutul Compartimentul nreg. anul luna ziua doc. intrat doc. ____________________________________________________________________________ 1 2 3 4 5 6 ____________________________________________________________________________

-IEIRE
_______________________________________________________
Data exp. Modul de rezolvare an luna zi Indicativul dos. dup DestiDoc.la care se conex. natar Nomenclator

_______________________________________________________ 7 8 9 10

Regulament ord. int. instane art. 83/1

5)
REGISTRUL GENERAL DE DOSARE
Nr. Dos Data nregistr rii Nr. Act de sesizare i organul care l-a trims Numele i pren. Prilor Natura cauzei Obie ctul Cauz ei Actele primate dupa formare a Dosarul ui Ind. Dos.

penala
Prima instanta Ci de atac

civila
Prima instanta Cai de atac

1 1

2 12.11.

3 3/09

4 Pop

10
II/A/69

6)
COPERT DOSAR
ROMNIA

Regulament art. 102

CURTEA DE APEL CLUJ SECIA CIVIL, DE MUNCA I ASIGURRI SOCIALE, PENTRU MINORI I FAMILIE COMPLET .. OBIECT . PRI DATA NREGISTRRII .. NR. I DATA HOTRRII .. REDACTOR . INDICE STATISTIC . TERMENE .. .. .

DOSAR NR. ARHIV : Ind. dos nomenclator: II/A/7

(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte operaiuni) Termen de pstrare: P (se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic) Nr. Inventar: (dup inventariere)

7)
_________________ Denumirea instanei Denumirea seciei ARHIVA IND. DOS TERMEN DE PSTRARE REGISTRUL GENERAL DE DOSARE ANUL ___________________ (SAU ANII LA CARE SE REFER DOCUMENTELE) De la nr.____ la nr. _____________

(Numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru)

Filele registrului general de dosare se numeroteaz. La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui volum al registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de file folosite, cu urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv) .. la fila . cu nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura celui care face certificarea i parafarea. Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la sfritul fiecrui an, dup ultima operaie, n fiecare registru se va ntocmi un proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele instanei i primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i grefierul ef de secie aplicndu-se tampila instanei.

8)
COPERT DOSAR
DENUMIREA UNITII .................................... Compartimentul (Birou, Serviciul) ......................................

DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11) referitor la..........................................(din Nomenclator)

nceput la............ ncheiat la............ Nr. file................. Vol...................... Termenul de pstrare: (din Nomenclator) Nr. inventar: (numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)

9)
INVENTARIERE
Anexa nr. 2 la Legea 16/1996
(denumirea creatorului) ____________________ (denumirea compartimentului) INVENTAR PE ANUL............ pentru documentele care se pstreaz.......... ________________________________________________________________ Nr. Ind. dos Coninutul pe scurt al dosarului Datele Nr. Obs crt. extreme filelor _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _________________ Prezentul inventar format din..... file conine .. dosare, registre, condici Dosarele de la nr. crt. .. au fost lsate la nefiind ncheiate La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. . Astzi, .............., Am predat, s-au preluat ............ Am primit, dosare.

10)
Anexa nr. 3 la Legea 16/1996 Instituia ........................ (Judecatoria Cluj) PROCES VERBAL De predare-preluare a documentelor Azi, .. subsemnaii Delegai ai compartimentului (seciei) . Si .. arhivarul instituiei ... Am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada . De ctre serviciul (secia) menionat, n cantitate de dosare. Predarea-preluarea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd pagini dactilografiate, spre cele legale. Am predate, Am primit,

11)
ORDONARE FR NOMENCLATOR Denumirea fondului INVENTAR Pentru documentele create n anii (se vor trece anii extremi)
Nr. Nr. vechi al crt dosarului Cuprinsul pe scurt al dosarului Anul sau anii extremi Nr. filelor Observaii

Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice. Data ntocmit .

La Rubrica Observaii pentru documentele supuse selecionrii se va trece poziia din nomenclator i termenul de pstrare. ( n cuprinsul documentelor dosarelor judectoreti vor fi menionate n mod obligatoriu numele sau denumirea, domiciliul sau sediul prilor n (cauza respectiv) cauz i obiectul aciunii

12) COPERTA DOSARULUI

evidene) DENUMIREA INSTANEI _______________ DENUMIREA SECIEI _________________ NUMRUL DOSARULUI : ______(potrivit pozieie din inventar) (pentru Ordonarea doc. Fr

REZUMATUL DIN INVENTAR _____________________________________________________________

(n cuprinsul documentelor dosarelor vor fi menionate n mod obligatoriu numele sau denumirea, domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul aciunii) DATELE EXTREME ALE DOCUMENTELOR :______________ NUMRUL FILELOR :

13)
Denumirea fondului INVENTAR Pentru documentele permanente create n anii .
Nr. Nr. vechi al crt dosarului Cuprinsul pe scurt al dosarului Anul sau anii extremi Nr. filelor Observaii

Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice. La preluare au lipsit u. a. de la nr.

Astzi .. s-a preluat .. u. a. Am predat .. (reprezentantul instanei) Am preluat (reprezentantul Arhivelor naionale)

14)
DENUMIREA UNITATII ...................................... aprob, Se (Semntura conduc. unitii i tampila) Compartimentul ............................. (sediul) Proces-verbal Nr.......... Comisia de selecionare, numit prin ordinul nr.... din.................... selecionnd n edinele din..... documentele din anii...... ..avizeaz ca dosarele de mai jos s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii ______________________________________________________________ Nr. Categoria de documente Anii Cantitatea Poziia Termen crt. extremi kg/ml din Nomenclator ______________________________________________________________

1. Boniere, chitaniere 5 ani

1975-1994

200

B/5

Preedinte,

Membrii,

Secretar raportor,

15)
ORODNARE CU REGISTRUL GENERAL DE DOSARE
Denumirea fondului INVENTAR Pentru documentele create n anii (se vor trece anii extremi)
Nr. Nr. vechi al crt u. a. dosarului Cuprinsul pe scurt al dosarului Anul sau anii extremi Nr. filelor Observaii

Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice. Data ntocmit .

La Rubrica Observaii pentru documentele supuse selecionrii se va trece poziia din nomenclator i termenul de pstrare. ( n cuprinsul documentelor dosarelor vor fi menionate n mod obligatoriu numele sau denumirea, domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul aciunii (cauza respectiv)

16)
Denumirea instanei Secia Sediul PROCES-VERBAL Nr. .1 Comisia de selecionare, numit prin Ordinul (Decizia) nr. . din .2 , selecionnd n edinele din .3 documentele din anii ..4 avizeaz ca documentele (dosarele) menionate mai jos pentru care n inventare (registre generale de dosare sau registre de intrare-ieire) s-a fcut meniunea M (maculatur) sau S (selecionare)5, s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul instanei. Preedinte, Membri Secretar Numele i prenumele

Numele i prenumele Numele i prenumele

Funcia Semntura

Funcia Semntura

Funcia Semntura

1) Procesele verbale se numeroteaz, peste ani, n continuare, n funcie de numrul selecionrilor din fond, ncepnd cu nr. 1 2) Data cnd a fost emis ordinul (decizia) 3) Perioada n care a fost fcut selecionarea (data nceperii i ncheierii) 4) Anii extremi (primul i ultimul an al perioadei selecionate) 5) Se vor trece nr. dosarelor sau documentelor propuse pentru selecionare (n ordinea din inventar sau din registrele de intrareieire)

17)
Denumirea fondului INVENTAR Pentru documentele permanent create n anii .
Nr. Nr. vechi al crt dosarului Cuprinsul pe scurt al dosarului Anul sau anii extremi Nr. filelor Observaii

Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.

La preluare au lipsit u. a. de la nr. Astzi .. s-a preluat .. u. a. Am predat .. (reprezentantul instanei) Am preluat (reprezentantul Arhivelor naionale)

( n cuprinsul documentelor dosarelor vor fi menionate n mod obligatoriu numele sau denumirea, domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul aciunii (cauza respectiv)

18)
Anexa nr. 5 Legea nr. 16/1996 __________________ Denumirea instituiei Sediul . PROCES-VERBAL NR. . Comisia de selecionare numit prin Ordinul nr. .. din . Selecionnd n edinele din __________ documentele din anii avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii. Preedinte, (numele i prenumele Semntura Membri, Semntura Secretar, (numele i prenumele) Semntura

19)
DENUMIREA UNITATII ...................................... aprob, Se (Semntura conduc. unitii i tampila) Compartimentul ............................. (sediul) Proces-verbal Nr.......... Comisia de selecionare, numit prin ordinul nr.... din.................... selecionnd n edinele din..... documentele din anii...... ..avizeaz ca dosarele de mai jos s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii ______________________________________________________________ Nr. Categoria de documente Anii Cantitatea Poziia Termen crt. extremi kg/ml din

Nomenclator ______________________________________________________________ 1. Boniere, chitaniere 1975-1994 200 5 ani

B/5

Preedinte,

Membrii,

Secretar raportor,