Czy PRINCE2 moe by pomocny w zamwieniach publicznych

Roman Dmowski
Centrum Usug Wsplnych

Best Practice Showcase, 10 czerwca 2011

PRINCE2jestznakiemhandlowymOfficeofGovernmentCommerce zarejestrowanym wZjednoczonymKrlestwieiinnychkrajach. MSPjestznakiemhandlowymOfficeofGovernmentCommerce zarejestrowanym wZjednoczonymKrlestwieiinnychkrajach. P3OjestzarejestrowanymznakiemhandlowymOfficeofGovernmentCommerce SwirllogojestznakiemhandlowymOfficeofGovernmentCommerce. LogoOMECjestznakiemhandlowymOMECSp.zo.o.

Centrum Usug Wsplnych

CUW powstao na pocztku 2011 r. w skutek przeksztacenia gospodarstwa pomocniczego Centrum Obsugi Kancelarii Prezesa Rady Ministrw Zadania zapewnienie technicznych warunkw pracy Kancelarii Prezesa Rady Ministrw poprzez administrowanie i opiek nad budynkami, wiadczenie usug informatycznych oraz transportowych. wydawanie dziennikw urzdowych:Dziennik Ustaw, Monitor Polski, Monitor Polski B Penienie funkcji Centralnego Zamawiajcego: przygotowywanie i przeprowadzanie postpowa o udzielenie zamwie publicznych, zawieranie umw ramowych na potrzeby jednostek administracji rzdowej.

CentrumUsugWsplnych

OMECSp.zo.o.

Zamwienia publiczne
Problemy
Kluczowe wymagania, istotne zapisy umowy musz zosta stworzone na dugo przed rozpoczciem wdroenia, nie mona ich zmienia

Rozwizanie
Stosowanie metodyki PRINCE2 uatwia realizacj projektw: pozwala na unikanie powszechnie spotykanych bdw umoliwia kompleksowe zarzdzanie jakoci: strategia, kryteria jakoci, kryteria akceptacyjne, egzekwowanie jakoci Podejcie produktowe pozwala precyzyjnie opisa zakres i stworzy realny plan wdroenia

CentrumUsugWsplnych

OMECSp.zo.o.

Nie ma projektw IT, s zmiany biznesowe Problemy

Rozwizania i procesy IT nie s zintegrowane ze wszystkimi obszarami firmy Powstaj systemy nikomu nie potrzebne, ktre utrudniaj ycie Podczas wdroenia pojawia si konflikt IT kontra uytkownicy, biznes zwalcza inicjatywy IT lub jest pasywny w ich realizacji

Rozwizanie
Projekt nie moe by postrzegany jako projekt informatyczny projekt jest dla caej firmy i wszyscy go wdraaj (jest biznesowy) IT nie powinno kierowa projektami ? Powszechna akcja popularyzujca waciwe sposoby realizacji projektw (take wrd wyszego kierownictwa)
CentrumUsugWsplnych

OMECSp.zo.o.

Wdroenie to zawsze dwa projekty: Wykonawcy i Klienta

Rne cele
Klient chce dosta duo, a mao paci, Wykonawca chce mao robi, a zarobi duo

CentrumUsugWsplnych

OMECSp.zo.o.

Wdroenie to zawsze dwa projekty: Wykonawcy i Klienta Problemy

Klient chce, aby wszystko wykonano za niego, nie angauje si projekt, nie zarzdza projektem, Klient nie ma swojego Kierownika Projektu Kierownik Projektu Wykonawcy jest bezradny w rodowisku Klienta; nie ma szans na zaktywizowanie pracownikw Klienta do wsppracy Wykonawca moe wykorzysta brak kierowania i nadzoru nad projektem po stronie Klienta

Rozwizanie
Kompetentny Kierownik Projektu ze strony Klienta Postrzeganie przedmiotu zamwienia jako tylko czci projektu Klienta (Grupy Zada wg. PRINCE2) Postrzeganie Wykonawcy jako jednego z zespow w projekcie Klienta Odrbne Komitety Sterujce Klienta i Wykonawcy
OMECSp.zo.o. 6

CentrumUsugWsplnych

Kompetentny Kierownik Projektu Problemy

Przypadkowy Kierownik Projektu (z apanki albo honorowy Kierownik Projektu np. Naczelnik Wydziau IT osoba na wanym stanowisku, ale czy bdzie mia czas na codzienne kierowanie projektem) Brak Kierownika Projektu (lub jest od zewntrznego Wykonawcy) Wielu Kierownikw Projektw

Rozwizanie
Kierownik Projektu - kompetentna osoba, neutralna dla wszystkich stron projektu (niezwizana z konkretnym dziaem), sojusznik uytkownika, informatyka, prezesa Kierownik Projektu z wasnego dziau Zarzdzania Projektami lub z zewntrz

CentrumUsugWsplnych

OMECSp.zo.o.

Zakres projektu obejmujcy wszystkie obszary

Problemy
Fragmentacja projektu po dziaach Pewne obszary niczyje lub powielaj si

CentrumUsugWsplnych

OMECSp.zo.o.

Ostrzeenie przed fragmentacj projektu !!!

DZIA 3 DZIA 1 DZIA 2

DZIA 5

DZIA 4

A kto dostarczy pust cz? Dlaczego niektre obszary si przecinaj?

CentrumUsugWsplnych OMECSp.zo.o. 9

Zakres projektu obejmujcy wszystkie obszary

Problemy
Fragmentacja projektu po dziaach Pewne obszary niczyje lub powielaj si

Rozwizanie
Caociowy obraz firmy po zakoczeniu projektu - POTI (P procesy, O organizacja, T technologia i narzdzia, I Informacja)

CentrumUsugWsplnych

OMECSp.zo.o.

10

Tak !!!

Produkt 3

Produkt 2 Produkt 1

Produkt 5 Produkt 4
PRODUKT KOCOWY PROJEKTU
CentrumUsugWsplnych OMECSp.zo.o. 11

Zakres projektu obejmujcy wszystkie obszary

Problemy
Fragmentacja projektu po dziaach Pewne obszary niczyje lub powielaj si

Rozwizanie
Caociowy obraz firmy po zakoczeniu projektu - POTI (P procesy, O organizacja, T technologia i narzdzia, I Informacja) Planowanie oparte na produktach: produktem projektu jest zmieniona firma: nie tylko system IT, ale nowe sposoby funkcjonowania, nowe/zmienione stanowiska pracy, dziaanie marketingowe)

CentrumUsugWsplnych

OMECSp.zo.o.

12

Planowanie oparte na produktach

NOWA USUGA

Pracownicy przeszkoleni

Kampania marketingowa przeprowadzona

System informatyczny zmodyfikowany

Analiza przeprowadzona

Zmiany w systemie wprowadzone

CentrumUsugWsplnych

OMECSp.zo.o.

13

Jako nie jest za darmo (1)

Problemy
Uzyskujemy produkt, ktry nie spenia faktycznych potrzeb, zwaszcza tych subiektywnych (np. system ma by intuicyjny) Spory pomidzy wykonawc a klientem, czy przedmiot zamwienia zosta w peni zrealizowany

Rozwizanie
Pena lista kryteriw jakoci (np. wikszo przeszkolonej kadry radzi sobie z systemem) Konkretne kryteria akceptacyjne mierzalne, pozwalajce jednoznacznie oceni, czy dane kryterium zostao spenione ( np. z poziomu menu gwnego dotarcie do dowolnej funkcji w systemie nie wymaga wicej ni 3 klikni)

CentrumUsugWsplnych

OMECSp.zo.o.

14

Jako nie jest za darmo (2)

Problem
Zapis w umowie
np. Dostarczony system objty jest gwarancj producenta, kady bd zostanie naprawiony

nie oznacza, e system bdzie niezawodny, stabilny, dostpny do uycia

Rozwizanie
Pena lista kryteriw jakoci Konkretne kryteria akceptacyjne (poziom zgosze o pomoc na helpdesku wynosi co najwyej 10 zgosze w miesicu) Egzekwowanie jakoci (np. kade kolejne zgoszenie powyej 10-tego powoduje naliczenie kary; przekroczenie progu 20-stu zgosze rodzi dodatkowo konieczno powtrzenia szkolenia przez Wykonawc na jego koszt)
CentrumUsugWsplnych OMECSp.zo.o. 15

Jako nie jest za darmo testy produktu (1)

Problemy
Klient nie ma dziau kontroli jakoci wszystkie testy przeprowadzaj uytkownicy. Jeeli testy trzeba wielokrotnie powtarza pojawia si niech do projektu Wsplne testy przeprowadzane s na bazie planw testw opracowanych przez Wykonawc. Plan testw moe pomija niedopracowane obszary. Nieuznawanie bdw wywoywanych czynnociami, ktre nie byy zaplanowane do testw

Rozwizanie
Klient musi mie wasny (lub zewntrzny) zesp jakoci lub naley wprowadzi system kar dla Wykonawcy ( np. 50 z za kady wykryty bd w produkcie przekazanym do odbioru) Wykonawca najpierw musi przetestowa u siebie produkt, zanim przekae go do odbioru Klientowi

CentrumUsugWsplnych

OMECSp.zo.o.

16

Jako nie jest za darmo testy produktu (2)

Problemy
Wykonawca przekonuje, e system naley odebra mimo bdw, bo w tak zoonym systemie zawsze musz by bdy lub Klient nie chce podpisa protokou odbioru, bo np. znalaz 1 bdny rekord w bazie danych zawierajcej 24 miliony rekordw

Rozwizanie
Precyzyjny opis poziomu jakoci dla dokonania odbioru uzgodniony na pocztku projektu, np. w momencie odbioru system ma rozwizane wszystkie znane bdy

CentrumUsugWsplnych

OMECSp.zo.o.

17

Jako nie jest za darmo testy produktu (3)

Problemy
Odbir produktu zrealizowano na podstawie testw czstkowych, przeprowadzonych na rodowisku testowym. W rodowisku produkcyjnym pojawiaj si problemy z wydajnoci, trudno si dodzwoni do serwisu. Uytkownicy mimo, e byli na szkoleniach nie potrafi korzysta z systemu.

Rozwizanie
Wprowadzenie produktu Po Przejciu (potwierdzenie stabilnoci pracy w nowym stanie biznesowym np. 3 miesice nowej, ustabilizowanej sytuacji). Dopiero odbir tego produktu jest podstaw do wypaty wynagrodzenia dla wykonawcy

CentrumUsugWsplnych

OMECSp.zo.o.

18

Planowanie Produktowe jest najwaniejsze (1)

Pozwala ustali zakres projektu obejmujcy wszystkie obszary

Produkt kocowy

Analiza Sprzt Prototyp systemu System Dokumentacja Szkolenia Marketing Przejcie Po Przejciu Serwis

CentrumUsugWsplnych

OMECSp.zo.o.

19

Planowanie Produktowe jest najwaniejsze (2)

Produkt kocowy i kady jego produkt s dokadnie opisywane, m.in.:
zawarto (np. wszystkie funkcje) kryterium jakoci, akceptacyjne kompetencje osb zaangaowanych i osb dokonujcych odbioru metoda odbioru

Precyzyjny opis produktw pozwala uoy precyzyjny plan wdroenia

Czas (harmonogram) Koszty Zasoby (wszystkie niezbdne osoby) Dziaania jakoci

Odbieramy produkt kocowy dopiero wtedy, gdy wszystkie jego produkty skadowe s prawidowe i produkt kocowy spenia oczekiwania jakociowe i kryteria akceptacyjne
OMECSp.zo.o. 20

CentrumUsugWsplnych

Sia produktu kocowego

Nie mog odebra przedmiotu zamwienia. System dziaa, pracownicy zaliczyli szkolenie, ale nie potrafi systemu obsuy. Ergo to nie jest ten produkt kocowy

CentrumUsugWsplnych

OMECSp.zo.o.

21

Podsumowanie (1)
Zamwienia publiczne to trudny obszar dla realizacji projektw (ograniczenia ustawowe) dlatego trzeba stosowa strukturalne podejcie Wykonawca zewntrzny nie rozwie wszystkich naszych problemw Podejcie PRINCE2 uatwia realizacj projektw, pozwala na unikanie powszechnie spotykanych bdw
CentrumUsugWsplnych OMECSp.zo.o. 22

Podsumowanie (2)
Traktujemy projekt jako zmian biznesow Klient musi mie Kierownika Projektu Planujemy produktowo U zewntrznego dostawcy przedmiotem zamwienia s Grupy Zada z produktami, a nie cay projekt Troska o jako: strategia, kryteria jakoci, kryteria akceptacyjne, egzekwowanie jakoci
CentrumUsugWsplnych OMECSp.zo.o. 23

Czy PRINCE2 moe by pomocny w zamwieniach publicznych

Roman Dmowski
Centrum Usug Wsplnych

Best Practice Showcase, 10 czerwca 2011

PRINCE2jestznakiemhandlowymOfficeofGovernmentCommerce zarejestrowanym wZjednoczonymKrlestwieiinnychkrajach. MSPjestznakiemhandlowymOfficeofGovernmentCommerce zarejestrowanym wZjednoczonymKrlestwieiinnychkrajach. P3OjestzarejestrowanymznakiemhandlowymOfficeofGovernmentCommerce SwirllogojestznakiemhandlowymOfficeofGovernmentCommerce. LogoOMECjestznakiemhandlowymOMECSp.zo.o.