KP.1573/17/Jld.

14 ( 4 ) 16 Oktober 2002 Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan (Jabatan Sekolah) Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan (Jabatan Pendidikan Teknikal) Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan (Jabatan Pendidikan Khas) Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan (Jabatan Pendidikan Islam & Moral) Semua Pengarah Pendidikan Negeri

SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 5 TAHUN 2002 PEMBERIAN BANTUAN PER KAPITA UNTUK SEKOLAH 1. TUJUAN Surat Pekeliling ini bertujuan untuk menggariskan peraturan dan tatacara pemberian Bantuan Per Kapita mata pelajaran dan bukan mata pelajaran kepada sekolah. 2. LATAR BELAKANG 2.1 Bantuan Per Kapita (Per Capita Grant-PCG) merupakan satu bantuan kewangan yang diperuntukkan kepada setiap murid sekolah sama ada sekolah yang bertaraf Sekolah Kerajaan atau Sekolah Bantuan Kerajaan. Ia meliputi PCG mata pelajaran dan PCG bukan mata pelajaran. Selaras dengan perkembangan dan keperluan semasa dalam sektor pendidikan masa kini, beberapa perubahan ke atas PCG perlu dilakukan bagi memastikan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran di sekolah berjalan lancar. Di antara perubahan yang dicadangkan adalah menaikkan kadar PCG, menyusun semula kumpulan PCG mata pelajaran dan bukan mata pelajaran serta memudahkan tatacara tuntutan oleh pihak sekolah. Penyusunan semula kumpulan PCG juga akan memberi lebih fleksibiliti dan akauntabiliti kepada Pengetua/Gurubesar dalam menguruskan kewangan sekolah. Berdasarkan cadangan baru, kumpulan PCG mata pelajaran telah dikurangkan kepada empat (4) iaitu Teras, Wajib, Tambahan/Bahasa Asing dan Elektif. Manakala PCG Bukan Mata Pelajaran dikurangkan menjadi tiga (3) iaitu Pusat Sumber Sekolah, Bimbingan dan Kaunseling, serta LainLain Perbelanjaan Berulang Tahun/Lain-Lain Perbelanjaan Khas (LPBT/LPK)

2.2

Sekolah. Di samping itu, surat pekeliling ini juga mengambilkira LPBT/LPK Asrama dan PCG bagi Aktiviti Pra Sekolah. 3. KUMPULAN PCG DAN MAKSUD PERBELANJAAN 3.1 Kumpulan baru PCG mata pelajaran dan bukan mata pelajaran bagi semua jenis sekolah ( sekolah rendah, sekolah menengah, sekolah berasrama penuh, sekolah sukan, sekolah teknik/vokasional, sekolah pendidikan khas dan program pendidikan khas integrasi ) di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia adalah seperti di Lampiran A. Lampiran B pula menggariskan maksud perbelanjaan bagi setiap kumpulan PCG mata pelajaran dan bukan mata pelajaran. Bagi setiap mata pelajaran baru yang akan diperkenalkan oleh Kementerian Pendidikan, ia perlu diletakkan di bawah kumpulan-kumpulan PCG yang bersesuaian. Bagi tingkatan enam, untuk memudahkan tuntutan dan perekodan oleh pihak sekolah maka mata pelajaran yang ditawarkan dikategorikan secara pentadbiran sebagaimana kumpulan mata pelajaran tingkatan empat dan lima.

3.2

4.

KADAR PCG MATA PELAJARAN DAN BUKAN MATA PELAJARAN Bagi memudahkan tuntutan dibuat oleh sekolah, kategori enrolmen murid dikurangkan daripada lima (5) kepada empat (4) kategori sahaja iaitu kategori enrolmen murid 100 dan ke bawah, 101 hingga 500 murid, 501 hingga 1,000 murid dan enrolmen murid 1,001 dan ke atas. Kadar PCG seterusnya ditetapkan pada satu kadar mengikut kategori enrolmen murid dan disenaraikan seperti di Lampiran C mengikut jadual-jadual berikut:(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) Pra Sekolah Jadual 1 Jadual 2

Sekolah Rendah Harian/Sekolah Rendah Sukan -

Sekolah Menengah Harian/Sekolah Berasrama Penuh/ Sekolah Menengah Sukan Jadual 3 Sekolah Menengah Teknik Dan Vokasional Jadual 4

Sekolah Pendidikan Khas / Program Pendidikan Khas Integrasi (Rendah) - Masalah Penglihatan Jadual 5(i) Sekolah Pendidikan Khas / Program Pendidikan Khas Integrasi (Rendah) - Masalah Pendengaran Jadual 5(ii) Program Pendidikan Khas Integrasi Rendah (Masalah Pembelajaran) Jadual 5 (iii)

Sekolah Pendidikan Khas / Program Pendidikan Khas Integrasi (Menengah) - Masalah Pendengaran Jadual 6(i)

(i) (j)

Sekolah Pendidikan Khas / Program Pendidikan Khas Integrasi (Menengah) -Masalah Penglihatan Jadual 6(ii) Program Pendidikan Khas Integrasi Menengah (Masalah Pembelajaran) Jadual 6 (iii)

5.

PROSEDUR TUNTUTAN 5.1 Prosedur tuntutan PCG oleh sekolah terbahagi kepada dua (2) iaitu:(i) Sekolah Yang Menyelenggara Akaun Kumpulan Wang Kerajaan (Semua jenis sekolah di Semenanjung Malaysia dan Sekolah Teknik/Vokasional, Sekolah Berasrama Penuh serta Sekolah Pendidikan Khas di Sabah, Sarawak dan Wilayah Persekutuan Labuan) Sekolah ini perlu mengemukakan tuntutan PCG kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) masing-masing yang akan seterusnya mengemukakan kepada Pejabat Pembayar bagi urusan pembayaran dan mengkreditkan terus ke dalam Akaun Sekolah berkenaan. Sekolah akan mencatitkan jumlah yang diterima dalam Akaun Kumpulan Wang Kerajaan mengikut kumpulan PCG yang ditetapkan iaitu Teras, Wajib, Tambahan/Bahasa Asing dan Elektif (dipecahkan mengikut jenis elektif). Urusan perolehan dibuat mengikut peraturan yang ditetapkan dalam Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah yang dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan Malaysia. (ii) Sekolah Yang Tidak Menyelenggara Akaun Kumpulan Wang Kerajaan (Bagi sekolah rendah dan menengah di Sabah, Sarawak dan Wilayah Persekutuan Labuan) Bagi sekolah yang bertaraf PTJ, tuntutan PCG akan disalurkan ke sekolah melalui waran peruntukan kecil mengikut kadar berdasarkan bilangan enrolmen murid yang ditetapkan. Sekolah akan mencatitkan jumlah yang diterima dalam buku vot mengikut kumpulan PCG yang ditetapkan iaitu Teras, Wajib, Tambahan/Bahasa Asing dan Elektif (dipecahkan mengikut jenis elektif). Bagi sekolah rendah yang tidak bertaraf PTJ, peruntukan PCG akan disalurkan melalui waran peruntukan kecil ke PPB/PPD mengikut kadar berdasarkan bilangan enrolmen murid yang telah ditetapkan. Semua urusan perolehan dibuat oleh sekolah/PPB/PPD hendaklah mengikut peraturan kewangan dan perolehan yang sedang berkuatkuasa. 5.2 Peruntukan PCG yang diterima oleh sekolah hendaklah dibelanjakan pada tahun semasa dan tidak melebihi 10% daripada jumlah asal PCG yang diterima dalam tahun berkenaan yang dibenarkan dibawa ke tahun hadapan.

5.3

Asas Tuntutan 5.3.1 5.3.2 5.3.3 Tuntutan PCG ditetapkan sekali setahun. Tuntutan PCG tahun berkenaan adalah berdasarkan bilangan enrolmen murid pada 1 Oktober tahun sebelumnya. Borang tuntutan PCG tahun berkenaan hendaklah dikemukakan oleh sekolah kepada PTJ masing-masing selewat-lewatnya pada 30 November tahun sebelumnya. Bagi mata pelajaran elektif di sekolah menengah, tuntutan adalah berdasarkan bilangan murid yang mengambil setiap mata pelajaran dalam setiap kumpulan elektif. Contoh perkiraan kadar PCG yang layak dituntut bagi mata pelajaran elektif Sastera Ikhtisas adalah seperti berikut:Mata Pelajaran Ekonomi Asas Perdagangan Prinsip Akaun Ekonomi Rumahtangga Jumlah Bilangan Murid 100 50 150 100 400 Kadar (RM) 5.00 5.00 5.00 30.00 Jumlah (RM) 500.00 250.00 750.00 3,000.00 4,500.00

5.3.4

*Jumlah tuntutan bagi 400 murid adalah = RM4,500.00 5.3.5 Bagi sekolah/asrama baru yang dibuka selepas tarikh 1 Oktober, tuntutan hendaklah dibuat berdasarkan bilangan enrolmen murid pada tarikh sekolah tersebut beroperasi dan peratus tuntutan yang dibenarkan adalah seperti berikut :Sekolah Beroperasi Januari - Mac April - Jun Julai - September Selepas September Peratus Tuntutan 100% 70% 50% 25%

5.3.6

Ketua PTJ yang telah ditetapkan mengikut sekolah adalah seperti berikut:i) ii) iii) Pengarah Bahagian Sekolah, Jabatan Sekolah bagi Sekolah Berasrama Penuh ; Pengarah Bahagian Sukan, Jabatan Sekolah bagi Sekolah Sukan ; Pengarah Bahagian Pengurusan Pendidikan Teknik dan Vokasional, Jabatan Pendidikan Teknikal bagi Sekolah Menengah Teknik dan Sekolah Menengah Vokasional; Pengarah Bahagian Pendidikan Khas, Jabatan Pendidikan Khas bagi Sekolah Pendidikan Khas ; dan Pengarah Pendidikan Negeri bagi Pra Sekolah, Sekolah Rendah, Sekolah Menengah, Asrama dan Program Pendidikan Khas Intergrasi di sekolah Rendah dan Menengah Harian.

iv) v)

5.3.7

Tuntutan oleh sekolah hendaklah menggunakan borang tuntutan PCG seperti di Lampiran D.

6.

TUNTUTAN PENYELARASAN 6.1 6.2 Tuntutan penyelarasan bagi Aktiviti Pra Sekolah adalah tidak dibenarkan. Tuntutan penyelarasan boleh dibuat sekali oleh sekolah yang mengalami pertambahan murid sekurang-kurangnya 5% atau 100 orang murid berbanding bilangan murid pada tarikh asas tuntutan. Tuntutan penyelarasan ini perlu dikemukakan selewat-lewatnya pada 31 Julai tahun semasa. Tuntutan hendaklah menggunakan borang yang ditetapkan seperti di Lampiran E.

6.3

7.

PINDAHAN BANTUAN PCG 7.1 Sekolah yang menyelenggara Akaun Kumpulan Wang Kerajaan dibenarkan membuat pindahan di antara kumpulan bantuan PCG mata pelajaran sahaja. Lain-lain pindahan adalah tidak dibenarkan kecuali dengan kelulusan daripada Ketua PTJ dengan mengisi borang pindahan seperti di Lampiran F.

7.2

Sekolah yang tidak menyelenggara Kumpulan Wang Kerajaan hanya dibenarkan membuat pindahan di antara kumpulan bantuan PCG mata pelajaran dan bukan mata pelajaran dengan kelulusan daripada Ketua PTJ dengan mengisi borang yang sama (seperti di para 7.1). Sebelum pemindahan bantuan PCG dibuat, Pengetua/Gurubesar hendaklah memastikan baki bantuan PCG selepas pemindahan mencukupi untuk menampung keperluan sehingga akhir tahun. Bantuan PCG yang telah dipindah keluar tidak dibenarkan pindah masuk semula atau sebaliknya bagi satu tahun kewangan. Pengetua/Gurubesar dikehendaki menyelenggara dan mengemaskinikan rekod buku tunai Akaun Kumpulan Wang Kerajaan setiap masa. Pengetua/Gurubesar adalah bertanggungjawab sepenuhnya untuk memastikan supaya baki di setiap ruangan mengikut bantuan di dalam Akaun Kumpulan Wang kerajaan tidak defisit.

7.3

8.

PERINGATAN 8.1 Pengetua/Gurubesar diingatkan supaya memaklumkan kepada Ketua Bidang dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun Peringkat Sekolah mengenai jumlah peruntukan PCG yang diterima supaya perancangan perbelanjaan dapat dilakukan dan peruntukan yang diberikan itu dapat dimanfaatkan oleh murid sepenuhnya. Bantuan PCG bagi murid di bawah program pendidikan khas intergrasi hendaklah dibuat di ruang berasingan dalam Akaun Kumpulan Wang Kerajaan dari murid biasa. Satu rekod subsidiari perlu dibuat bagi mengawal peruntukan yang diberi kepada program tersebut mengikut kumpulan mata pelajaran dan bukan mata pelajaran. Bagi mata pelajaran elektif, satu lagi rekod subsidiari perlu disediakan bagi setiap kumpulan mata pelajaran tersebut (contohnya, Sains Tulen, Pengajian Islam, Sastera Ikhtisas dan Kemanusiaan). Semua tuntutan PCG yang tidak dikemukakan dan tidak dibayar dalam tahun kewangan berkenaan akan luput dan tidak boleh dituntut dalam tahun berikutnya.

8.2

8.3

8.4

9.

PEMBATALAN 9.1 Dengan ini dimaklumkan bahawa surat-surat pekeliling berikut adalah dibatalkan:(i) (ii) Surat Pekeliling Kewangan Bil. 4 Tahun 1995 (Pemberian Bantuan Kepada Pra Sekolah), dan Surat Pekeliling Kewangan Bil. 7 Tahun 2000 (Pemberian Bantuan Per Kapita Untuk Sekolah-Sekolah).

10.

TARIKH KUATKUASA 10.1 Surat Pekeliling ini berkuatkuasa serta-merta.

Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA TINGKATKAN PRODUKTIVITI KURANGKAN KOS Saya yang menurut perintah,

(MAHANUM ABDULLAH) Setiausaha Bahagian Bahagian Kewangan b.p Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia S.k. Y. Bhg. KSU Y. Bhg. KPPM Y. Bhg. TKSU (K&P) Akauntan Negara Malaysia Jabatan Akauntan Negara Akauntan Kanan Perbendaharaan Negeri : _______________________ Ketua Nazir Sekolah Pengarah Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan SUB (Audit Sekolah) SUB (Audit Dalam) Ketua Akauntan 1 Ketua Akauntan 2

LAMPIRAN F PERMOHONAN UNTUK AGIHAN SEMULA BANTUAN PERKAPITA (PCG) OLEH SEKOLAH KEPADA PUSAT TANGGUNGJAWAB Program/ Aktiviti/ Kod Sekolah Objek Sebagai/ Aktiviti Kecil/ Kod PCG Jumlah Dikurangkan (RM) Jumlah Ditambah (RM)

JUMLAH CERAKINAN PERUNTUKAN PCG YANG HENDAK DITAMBAH MENGIKUT OBJEK SEBAGAI/AKTIVITI KECIL/KOD PCG BUTIR-BUTIR ANGGARAN SEMASA: (2003) (a) Peruntukan Semasa (b) Tambahan (Agihan Semula/Pindah Peruntukan) (c) Peruntukan Dipinda (a+b) (d) Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini (e) Tanggungan yang belum selesai (f) Tanggungan yang diperlukan masa depan (g) Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (d+e+f) RM RM RM RM RM RM RM

Tarikh :.

Tandatangan Pegawai Yang Menyediakan

(UNTUK KEGUNAAN UNIT KEWANGAN PUSAT TANGGUNGJAWAB) PINDAHAN DILULUSKAN/ TIDAK DILULUSKAN

.. Pegawai Yang Meluluskan

1. Sebab-sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan jumlahnya.

2. Nyatakan keadaan yang membolehkan lebihan peruntukan dikemuka untuk diagihkan. Sila beri butir-butir seperti berikut: (a) Peruntukan Asal (b) Tambahan/Pengurangan (c) Perbelanjaan sehingga tarikh permohonan ini (d) Baki (e) Tanggungan (f) Sebab-sebab : RM RM RM RM RM

* Format ini tidak boleh dipinda.