Pertemuan ke 5

Penggunaan Istilah Administrasi & Manajemen

Istilah administrasi lebih banyak digunakan di kalangan bangsa-bangsa Eropa Barat/Eropa atau Kontinental/Eropa Daratan (Italia, Perancis, Belgia, Jerman, Belanda) dan daerah jajahannya seperti Indonesia bekas jajahan Belanda. Sedangkan istilah manajemen lebih banyak digunakan di kalangan bangsa Anglo-Saxon (Amerika dan Inggris) dan daerah/negara bekas jajahannya (Australia, Filipina, Singapura, Malaysia).

Istilah Administrasi & Istilah Manajemen

Apabila ditinjau dari sudut etimologinya, maka istilah administrasi dan istilah manajemen tidak memiliki perbedaan. Berikut menurut pendapat Dann Sugandha: y Istilah Administrasi Dalam kamus Webster dijelaskan bahwa administrasi berasal dari kata Perancis Kuno administer dan kata Latin administrare, dari ad + ministrare, yang dalam bahasa Inggris berarti to serve.

lanjutan
Istilah to administer itu berarti: 1. to manage atau to direct, yaitu mengendalikan atau memimpin, seperti dalam kalimat to administer a government, yang berarti mengendalikan pemerintahan. 2. to serve out or to dispense, yaitu melayani, melaksanakan, atau membagikan, seperti pada kalimat to administer the sacrament.

lanjutan
Dari to administer sebagai kata kerja kemudian timbul kata benda administration yang berarti: The activities of all branches of government in managing the affairs of state; commonly, the activities of a sovereign, president, or the like, in directing the government of a state and applying the laws , yaitu kegiatan-kegiatan dari semua cabang pemerintahan dalam menangani peristiwa-peristiwa atau urusan-urusan suatu negara. Biasanya (umumnya) diartikan sebagai kegiatan-kegiatan dari suatu penguasa, presiden, atau sebangsanya, dalam mengendalikan pemerintahan suatu negara serta penerapan hukum-hukum atau peraturan-peraturan. Istilah administrasi di dalam perusahaan biasanya diganti dengan istilah manajemen.

lanjutan
y Istilah Manajemen
Dalam kamus Webster dijelaskan pula bahwa istilah to manage berasal dari kata maneggiare (bahasa Itali) yang berasal pula dari istilah mano yang berarti tangan. Istilah mano ini dalam bahasa Itali Latin disebut manus. To manage dapat berarti: 1. to control and direct, yaitu mengawasi dan mengendalikan; jadi sama juga dengan to administer. 2. to treat with care, to use to the best advantage, yang berarti memperlakukan dengan cermat, hatii-hati, atau memanfaatkan dengan memberikan keuntungan terbaik.

lanjutan
Menurut Encyclopedia America tahun 1970, administration berarti the management of axecutive affairs. The term also denotes the group of managers and period of their management . Jadi jelaslah menurut bahasanya sendiri, antara manajemen dengan administrasi hampir tidak dapat dibedakan. Kalaupun ada, hanya dalam penggunaannya, yaitu manajemen untuk perusahaan, sedangkan administrasi untuk pemerintahan. Namun perkembangan penggunaan istilah administrasi sekarang sudah umum pula diterapkan di kalangan perusahaan, ternyata dengan adanya academic programs in business administration, public administration, health administration, educational administration, and so on, it appears logical and consistent to use administration rather than management .

lanjutan
yRobbins lebih senang menggunakan istilah administrasi baik untuk kalangan perniagaan atau organisasi-organisasi yang mengejar keuntungan maupun untukkalangan pemerintahan dan organisasi-organisasi sosial, yang tidak sematamata atau sama sekali tidak mengejar keuntungan. y Berdasarkan pernyataan tersebut, penggunaan istilah administrasi sekarang ini tidak lagi terbatas pada lingkungan publik atau pemerintahan saja, sebaliknya juga demikian dengan istilah manajemen.

Keterkaitan Administrasi & Manajemen

Beberapa definisi administrasi dan manajemen berikut ini memperlihatkan keterkaitan istilah administrasi dengan istilah manajemen. Definisi Administrasi a. Definisi yang melihat administrasi sebagai keseluruhan kegiatan organisasi 1. John A. Vieg Terdorong oleh hasrat dan kepentingan apapun yang mereka miliki, orang-orang selalu menentukan sasaran-sasaran; dalam hal ini administrasi berisi segala kegiatan yang dilakukan oleh mereka guna mencapai sasaran tersebut.

lanjutan
2. Herbert A. Simon Dalam pengertian yang paling umum, administrasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan-kegiatan kelompok-kelompok yang bekerjasama mencapai tujuan-tujuan bersama. 3. Sondang P. Siagian Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

lanjutan
b. Administrasi sebgai tugas administrator/manajer 1. J.E. Walters Administrasi adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengendalian (manajemen), penilaian, dan pengawasan suatu usaha. 2. Stephen P. Robbins Administrasi adalah proses yang bersifat universal untuk menyelesaikan segala sesuatu secara efisien bersama-sama dan melalui orang lain. Prosesnya adalah perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengawasan. 3. Prajudi Atmosudirdjo Administrasi merupakan suatu fungsi yang tertentu untuk pengemdalian, menggerakkan, mengembangkan, dan mengarahkan suatu organisasi, yang dijalankan oleh Administrator dibantu oleh team bawahannya, terutama para manager dan staffer.

lanjutan
Definisi Manajemen 1. George R. Terry Manajemen adalah pencapaian tujuan yng diterapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan-kegiatan orang lain. 2. Harold Koonntz Manajemen berarti menyelesaikan sesuatu melalui dan bersama orang lain. 3. James A.F. Stoner Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya-sumberdaya organisasi lainnya agar tercapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. 4. Prajudi Atmosudirdjo Manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan daripada semua faktor dan sumberdaya, yang menurut suatu perencaaan diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu prapta atau tujuan terterntu.

Administrasi lebih luas daripada Manajemen

Beberapa rumusan yang memberikan pengertian administrasi lebih luas daripada manajemen: 1. Dalton E. Mc. Farland Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya, sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan. 2. Ordway Tead Administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, di mana organisasi dan manajemen digariskan Manajemen adalah proses dan badan yang secara langsung memberikan petunjuk, bimbingan kegiatan dari suatu organisasi dalam merealisasikan (melaksanakan) tujuan yang telah ditetapkan .

lanjutan
3. Sondang P. Siagian Segi fungsional administrasi mempunyai tugas utama yakni menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai (organizational goal); dan menentukan kebijakan umum yang mengikat seluruh organisasi (general and overall policies). Manajemen berfungsi untuk melakukan kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batasbatas kebijaksanaan umum yang telah ditentukan dalam tingkat administrasi. Sedangkan dalam tingkat manajemen hanya dapat dilakukan tindakan atau kegiatan yang bersifat departemental atau sektoral; serta menentukan kebijaksanaan yang bersifat khusus atau operasional.

lanjutan
organizational
departmentation goals

administrasi
Operational policies

manajemen

general policies

merumuskan

melaksanakan

lanjutan
y Administrasi

berada pada puncak struktur organisasi. berada pada tingkat berikutnya yang lebih rendah atau tingkat ke dua.

y Manajemen

lanjutan
***** ********* ************* ++++++++++++++ ++++++++++++++++++ +++++++++++++++++++++ ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ non manajemen ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ (pekerja)

administrasi

manajemen

lanjutan
Manajer Tingkat Atas (Top Level Manager) adalah orang yang menduduki posisi puncak dalam suatu struktur . Administrator merumuskan tujuan dan kebijakan yang berlaku umum dan menjadi dasar atau pedoman bagi pelaksanaan kegiatan-kegiatan operasional. Dalam praktek, kedudukan administrator dalam administrasi niaga disebut presiden eksekutif, general manager, dll , sedangkan dalam administrasi negara adalah presiden, gubernur, bupati, walikota, sesuai dengan hirarkhi dalam pemerintahan. y Manajer Manajer Tingkat Menengah (Middle Level Manager) adalah orang atau orang-orang yang melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan oleh administrator dan dalam pelaksanaan kegiatannya. Manajer memperoleh otoritas dari dan bertanggung jawab kepada administrator.
y Adminiatrator

lanjutan
Manajer Tingkat Bawah (Lower Level Manager) adalah orang atau orang-orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan operasional dari setiap kegiatan hingga tercapainya tujuan yang diinginkan. Secara langsung ia bertanggung jawab kepada manajer. y Staf (Staff) adalah orang atau orang-orang yang tugasnya membantu memberi pemikiran, saran dan pendapat kepada dan untuk dipertimbangkan oleh administrator atau manajer dalam memecahkan berbagai masalah, mengambil keputusan atau membuat kebijakan, tetapi tidak terlibat langsung dalam pelaksanaan kerja. Staf biasanya merupakan orang yang ahli (expert) dalam bidang tertentu. y Perkerja atau Karyawan (Workers) adalah orang-orang yang melakukan atau melaksanakan pekerjaan secara langsung sesuai dengan bidang keahliannya masing-masing.
y Supervisor

Administrasi sama dengan Manajemen

Beberapa rumusan yang memberikan istilah administrasi sama dengan manajemen: 1. M.E. Dimock Administrasi/atau manajemen adalah suatu pendekatan yang terencana terhadap pemecahan semua masalah yang kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok baik negara maupun swasta. 2. J.E. Walters Administrasi umumnya dirumuskan sebagai tindakan atau proses administering, yaitu pelaksanaan tugas eksekutif dari suatu lembaga, perusahaan, dan sebagainya, hal itu berarti pula manajemen atau mengendalikan pelaksanaan kegiatan. Keadaan ini menunjukkan bahwa pada umumnya istilah to manage dan to administer seringkali dianggap sama atau tidak berbeda nyata.

lanjutan
Kesimpulan dari berbagai pandangan tentang administrasi dan manajemen, yaitu: 1. Pendapat yang memandang administrasi lebih luas daripada manajemen, artinya aktivitas-aktivitas manajemen terdapat dalam dan di-tentukan oleh aktivitas-aktivitas administrasi. Dengan kata lain, aktivitas manajemen bergantung pada dan merupakan pelaksanaan dari apa yang sudah ditetapkan oleh administrasi. Manajemen hanyalah suatu fungsi dari administrasi dalam rangka pengendalian sumber-sumber.

lanjutan
2. Pandangan yang menganggap, bahwa manajemen lebih luas dari administrasi. Pandangan ini bertolak dari pemikiran atas pengertian administrasi hanya yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan ketatausahaan, yang sesungguhnya hanyalah pengertian administrasi dalam arti sempit. 3. Pandangan yang menganggap, bahwa administrasi sama dengan manajemen, sehingga keseluruhan proses kegiatan dan dinamika administrasi tidak lain juga merupakan proses kegiatan dan dinamika manajemen.

Hubungan Administrasi, Organisasi, dan Manajemen

Definisi Organisasi 1. S.P. Siagian

Organisasi adalah suatu persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama secara formal terikat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dan dalam persekutuan tersebut selalu terdapat hubungan antara pimpinan dan bawahan. 2. James D. Mooney Organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. 3. Chester I.Barnard Organisasi adalah suatu sistem kerja sama yang terkoordinasi secara sadar dan dilakukan oleh dua orang atau lebih.

lanjutan
Hubungan Administrasi, Organisasi, dan Manajemen Administrasi seluruh proses penyelenggaraan kegiatan dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi penyusunan orang-orang dan fungsi-fungsi ke dalam hubungan yang produktif (John M. Pfiffner). Perbedaan administrasi dengan organisasi titik berat pengamatan dalam organisasi adalah pada kelompok orang, bagaimanapun bentuknya, dan bukan pada proses kegiatannya. Manajemen pengendalian sumber-sumber untuk dimanfaatkan secara efektif dan efisien.

lanjutan
Definisi yang memperlihatkan hubungan administrasi, organisasi, dan manajemen: 1. Dann Sugandha Administrasi adalah rangkaian proses kegiatan organisasi dengan memanfaatkan sumber-sumbernya secara terkendali guna mencapai tujuan organisasi secara berhasilguna dan berdayaguna. 2. Albert Lepawsky Administrasi digunakan dalam arti luas meliputi organisasi dan manajemen . Administrasi adalah kemampuan yang menentukan tujuan, yang harus dicapai oleh suatu organisasi dan manajemennya .

lanjutan
y Dengan demikian, bila organisasi memperlihatkan penampang atau penampilan struktural dari administrasi, maka penampilan fungsionalnya diperlihatkan dalam manajemen. Jika telaah organisasi berbicara mengenai struktur kegiatan kerja sama, maka telaah manajemen berbicara mengenai fungsi yang harus dilakukan dalam pengerahan sumber daya manusia dan materil (human and material resources), sarana dan fasilitas.

lanjutan
y Hubungan antara administrasi, organisasi, dan manajemen erat sekali.

Organisasi tanpa administrasi akan lemah dan mati (ingat 10 aspek administrasi menurut Prayudi salah satu aspeknya menyatakan bahwa administrasi merupakan suatu hayat atau kekuatan yang memberikan hidup atau gerak suatu organisasi ). y Organisasi tanpa manajemen akan tidak dapat mencapai sasarannya dengan sempurna. Tidak akan ada administrasi tanpa organisasi, dan tidak akan ada manajemen tanpa organisasi. Administrasi tanpa manajemen akan terjadi penghamburan sunber-sumber, dan tidak akan ada manajemen tanpa administrasi. y Administrasi adalah rangkaian proses kegiatan organisasi dengan memanfaatkan sumber-sumbernya secara terkendali guna mencapai tujuan organisasi secara berhasilguna dan berdayaguna.

lanjutan Terima kasih