Inventory Management Systems analysis

of 
THE FLORENCE STORE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Submitted by: 
Zulfiquar Hadi 
A3906407G50 
Semester ‐ III 
 
 
 ‐ 1 ‐ 
 

Acknowledgement

I  thank  my  project  supervisor,  Ma'am  Puja  Aggarwal,  for  providing  me  this 
research  opportunity.  I  acknowledge  the  continuous  support  provided  by  her 
throughout the study. 

I  would  like  to  express  my  deep  sincere  gratitude  to  Prof.  Alka  Munjal  who  has 
always been a source of inspiration for me. 

I also owe many thanks to my senior secondary school teacher Mr. G.S. Mongia 
who has influenced my professional career as much as my family. 

Finally, many thanks to my great family, especially to my parents. 

I would like to thank all my dear friends for their support and presence in my life.
 ‐ 2 ‐ 
 

Abstract
Inventories  constitute  the  most  significant  part  of  current  assets  of  a  large 
majority of companies in India. On an average, inventories are approximately 60% 
of current assets in public limited companies in India. Because of the large size of 
inventories maintained by firms, a considerable amount of funds is required to be 
committed  to  them.  It  is,  therefore,  absolute  imperative  to  manage  inventories 
efficiently  and  effectively  in  order  to  avoid  unnecessary  investment.  A  firm 
neglecting  the  management  of  inventories  will  be  jeopardizing  its  long‐run 
profitability  and  may  fail  ultimately.  It  is  possible  for  a  company  to  reduce  its 
levels of inventories to a considerable degree, say 10 to 20%, without any adverse 
effect  on  production  and  sales,  by  using  simple  inventory  planning  and  control 
techniques. The reduction in ‘excessive’ inventories carries a favorable impact on 
a company’s profitability. 

The  FLORENCE  store  effectively  and  efficiently  uses  computerized  inventory 

management system, which enables it to easily track large items of inventories. It 
is  an  automatic  system  of  counting  inventories,  recording  withdrawals  and 
revising the balance. There is an in‐built system of placing order as the computer 
notices that the reorder point has been reached. 

The  computerized  inventory  system  is  inevitable  for  large  retail  stores,  which 
carry  thousands  of  items.  The  computer  information  systems  of  the  buyers  and 
suppliers are linked to each other. As soon as the supplier’s computer receives an 
order from the buyer’s system, the supply process is activated. 
 
 ‐ 3 ‐ 
 

Need to hold inventories: 

The  question  of  managing  inventories  arises  only  when  the  company  holds 
inventories.  Managing  inventories  involves  tying  up  of  the  company’s  funds  of 
storage  and  handling  costs.  There  are  three  general  motives  for  holding 
inventories: 

• Time  ‐  The time lags present  in  the  supply  chain,  from  supplier  to  user at 
every stage, requires that you maintain certain amount of inventory to use 
in this "lead time" 
 
• Uncertainty  ‐  Inventories  are  maintained  as  buffers  to  meet  uncertainties 
in demand, supply and movements of goods. 
 
• Economies of scale ‐ Ideal condition of ‘one unit at a time at a place where 
user  needs  it,  when  he  needs  it’  principle  tends  to  incur  lots  of  costs  in 
terms  of  logistics.  So  bulk  buying,  movement  and  storing  brings  in 
economies of scale, thus inventory. 
 
A company should maintain adequate stock of materials for a continuous supply 
to the factory for an uninterrupted production. It is not possible for a company to 
procure raw materials whenever it is needed. A time lag exists between demand 
for  materials  and  its  supply.  Also,  there  exists  uncertainty  in  procuring  raw 
materials  on  time  on  many  occasions.  The  procurement  of  materials  may  be 
delayed  because  of  other  such  factors  as  strike,  transport  disruption  or  short 
supply. Therefore the firm should maintain sufficient stock of raw materials at a 
given  time  to  streamline  production.  Other  factors  which  may  necessitate 
purchasing  and  holding  of  raw  materials  inventories  are  quantity  discounts  and 
anticipated  price  rise.  The  firm  may  purchase  large  quantities  of  raw  materials 
than  needed  for  the  desired  production  and  sales  levels  to  obtain  quantity 
discounts  of  bulk  purchasing.  At  times,  the  firm  would  like  to  accumulate  raw 
materials in anticipation of price rise. 
 
Stock  of  finished  goods  has  to  be  held  because  production  and  sales  are  not 
instantaneous.  A  firm  cannot  produce  immediately  when  customers  demand 
 ‐ 4 ‐ 
 

goods. Therefore, to supply finished goods on a regular basis, their stock has to be 
maintained.  Stock  of  finished  goods  has  also  to  be  maintained  for  sudden 
demands  from  customers.  In  case  the  firm’s  sales  are  seasonal  in  nature, 
substantial finished goods inventories should be kept to meet the peak demand. 
Failure to supply products to customers, when demanded, would mean loss of the 
firm’s  sales  to  competitors,  the  level  of  finished  goods  inventory  would  depend 
upon  the  coordination  between  sales  and  production  as  well  as  on  production 
time. 
 
Objective of the inventory management system: 
An effective inventory management should: 
• Ensure  a  continuous  supply  of  raw  materials  to  facilitate  uninterrupted 
production. 
• Maintain  sufficient  stocks  of  raw  materials  in  periods  of  short  supply  and 
anticipate price changes. 
• Maintain  sufficient  finished  goods  inventory  for  smooth  sale  s  operation, 
and efficient customer service. 
• Minimize the carrying cost and time. 
• Control investment in inventories and keep it at an optimum level. 
 
In  the  context  of  inventory  management,  the  firm  is  faced  with  the  problem  of 
meeting two conflicting needs: 
• To  maintain  a  large  size  of  inventory  for  efficient  and  smooth  production 
and sales operations. 
• To maintain a minimum investment in inventories to maximize profitability. 
 
Both  excessive  and  inadequate  inventories  are  not  desirable.  These  are  two 
danger  points  within  which  the  firm  should  operate.  The  objective  of  inventory 
management  should  be  to  determine  and  maintain  optimum  level  of  inventory 
investment.  The  optimum  level  of  inventory  will  lie  between  the  two  danger 
points of excessive and inadequate inventories. 
 ‐ 5 ‐ 
 

Maintaining  an  inadequate  level  of  inventories  is  also  dangerous.  The 
consequences of underinvestment in inventories are: 
• Production hold‐ups 
• Failure to meet delivery commitments. 
 
Inadequate raw materials and work in progress inventories will result in frequent 
production interruptions. Similarly, if finished goods inventories are not sufficient 
to meet the demand of customers regularly, they may shift to competitors, which 
will amount to permanent loss to the firm. 
 
The  aim  of  inventory  management,  thus,  should  be  to  avoid  excessive  and 
inadequate  levels  of  inventories  and  to  maintain  sufficient  inventory  for  the 
smooth production and sales operation. Efforts should be made to place an order 
at  the  right  time  with  the  right  source  to  acquire  the  right  quantity  at  the  right 
price and quality. 
 
Inventory management techniques: 
In  managing  inventories,  the  firm’s  objective  should  be  in  consonance  with  the 
shareholders,  wealth  maximization  principle.  To  achieve  this,  the  firm  should 
determine the optimum level of inventory. Efficiently controlled inventories make 
the firm flexible. Inefficient inventory control results in unbalanced inventory and 
inflexibility. The firm may sometimes run out of stock and sometimes may pile up 
unnecessary  stocks.  This  increases  the  level  of  investment  and  makes  the  firm 
unprofitable. To manage inventories efficiently, answers should be sought to the 
following two questions: 
• How much should be ordered? 
• When should it be ordered? 
 
The  first  question,  ‘how  much  to  order’  relates  to  the  problem  of  determining 
economic  order  quantity  (EOQ)  and  answered  with  an  analysis  of  costs  of 
maintaining  certain  level  of  inventories.  The  second  question,  when  to  order, 
arises because of uncertainty and is a problem of determining the re‐order point. 
 ‐ 6 ‐ 
 

Economic Order Quantity (EOQ): 
It is that inventory level that minimizes the total of ordering and carrying costs. 
 
Ordering Costs: 
The term ordering costs is used in case of raw materials (or supplies) and includes 
the entire costs incurred in the following activities: 
• Requisition 
• Purchase 
• Ordering 
• Transporting 
• Receiving 
• Inspecting 
• Storing (store placement) 
 
Ordering costs increase in proportion to the number of orders placed. The clerical 
and  staff  costs,  however,  do  not  have  to  vary  in  proportion  to  the  number  of 
orders  placed,  and  one  view  is  that  so  long  as  they  are  committed  costs,  they 
need not be reckoned in computing ordering cost. Alternatively, it may be argued 
that as the number of order increases, the clerical and staff costs tend to increase. 
If the number of orders are drastically reduced, the clerical and staff force release 
now can be used in other departments. Thus, these costs may be included in the 
ordering costs. It is more appropriate to include clerical and staff costs on a pro‐
rata  basis.  Ordering  costs  increase  with  the  number  of  orders,  thus  the  more 
frequently  inventory  is  acquired,  the  higher  the  firm’s  ordering  costs.  On  the 
other hand, if the firm maintains a large inventory levels, there will be few orders 
placed  and  ordering  costs  will  be  relatively  small.  Thus,  ordering  costs  decrease 
with the increasing size of inventory. 
 
Carrying Costs: 
Costs incurred for maintaining a given level of inventory are called carrying costs. 
They  include  storage,  insurance,  taxes,  deterioration  and  adolescence.  The 
storage costs comprise cost of storage space (warehousing cost), stores handling 
 ‐ 7 ‐ 
 

costs  and  clerical  and  staff  service  costs  (administrative  costs)  incurred  in 
recording and providing special facilities such as fencing, lines, racks etc. Carrying 
costs vary with inventory size. This behavior is contrary to that of ordering costs 
which  decline  with  increase  in  inventory  size.  The  economic  size  of  inventory 
would thus depend on trade‐off between carrying costs and ordering costs. 
 
Re‐order point: 
The re‐order point is that inventory level at which an order  should be placed to 
replenish  the  inventory.  To  determine  the  re‐order  point  under  certainty,  we 
should know: 
• Lead time 
• Average usage 
• Economic order quantity 
 
Lead time: 
Lead time is the time normally taken in replenishing the inventory after the order 
has been placed. 
 
Safety stock: 
The  demand  for  material  may  fluctuate  may  fluctuate  from  day‐to‐day  or  from 
week‐to‐week.  Similarly,  the  actual  delivery  time  may  be  different  from  the 
normal  lead  time.  If  the  actual  usage  increases  or  the  delivery  of  inventory  is 
delayed, the firms can a problem of stock‐out which can prove to be costly for a 
firm. Therefore, in order to guard against the stock out, the firm may maintain a 
safety  stock.  It  is  the  minimum  or  buffer  inventory  as  cushion  against  expected 
increased usage and/or delay in delivery time.  
 
 
 
 
 
 
 ‐ 8 ‐ 
 

The inventory management process by THE FLORENCE STORE. 
When  asked,  the  cashier/owner  of  the  store  told  that  they  maintain  stocks  of 
FMCG  as  well  as  pharmaceuticals  as  per  the  requirement  of  the  locality.  The 
consumption of FMCG is informed to be very high. 
• The store has installation of computerized inventory management system.  
• A database of inventories is automatically maintained by the system. 
• It keeps track of what comes in and what goes out. 
• As  soon  as  the  inventory  reaches  the  re‐order  point,  the  system 
automatically reminds them to order that particular commodity. 
• They, then place the required order using telephonic communication. 
 
Three most  selling FMCG goods  have  been  identified  and  have  been  studied for 
the inventory management: 
              Min.    Average    Max. 
• Shampoo                     
¾ Sunsilk        5    20      25 
¾ Garnier        5    35      40 
¾ Head and shoulder    5    25      30 
¾ Dove         5    30      35 
 
• Soap 
¾ Lux bodywash      10    90      100 
¾ Lux          10    90      100   
¾ Lifeboy        10    80      90   
¾ Dettol        10    110      120 
¾ Dove         10    90      100 
 
• Toothpaste 
¾ Closeup        5    50      55 
¾ Colgate        5    60      65 
¾ Pepsodent        5    40      45 
 
 ‐ 9 ‐ 
 

EOQ of FLORENCE: 
There  is  no  exact  or  rigid  EOQ,  instead  the  quantities  short  of  max.  units  are 
placed as an order quantity.  
 
Ordering Costs: 
It is nil for this store as the supplier charges no delivery costs to them. 
 
Carrying costs: 
Was not disclosed. The store owner looked more haphazard, when asked about it. 
 
Re‐order point: 
The Computerized inventory management system automatically reminds to place 
an order when the inventory reaches the min. point. 
 
Lead time: 
It was informed to be 48 hrs.  
 
Safety stock: 
The store does not have any such concept, instead it does have a minimum and a 
maximum limit. It just tries to maintain the max. limit of the stock. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 ‐ 10 ‐ 
 

References: 
• Financial Management, 9th edition by I.M. Pandey. ISBN – 81‐259‐1658‐X 
• Financial Management, 8th edition by I.M. Pandey. ISBN – 81‐259‐0638‐X 
• http://en.wikipedia.org/wiki/Inventory_control_system 
• http://en.wikipedia.org/wiki/Inventory