JABATAN PENDAFTARAN NEGARA, MALAYSIA KEMENTERIAN DALAM NEGERI

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

SIRI PANDUAN UMUM JABATAN

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA, MALAYSIA KEMENTERIAN DALAM NEGERI

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

SIRI PANDUAN UMUM JABATAN

KANDUNGAN Prakata Pengertian Mesyuarat Jenis-Jenis Mesyuarat Di JPN Ciri-Ciri Mesyuarat Berkualiti Di JPN Kepentingan Mesyuarat Peranan Pengerusi Peranan Urus Setia & Setiausaha Peranan Ahli Lampiran 3 4 4 8 9 9 10 12 14

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

PRAKATA

emuduga adalah satu proses pemilihan calon yang layak dan terbaik untuk mengisi kekosongan jawatan kenaikan pangkat di JPN. Persiapan menghadiri temuduga adalah penting bagi membantu calon-calon supaya lebih berkeyakinan dan bersedia semasa menghadiri temuduga. Calon-calon dipilih berdasarkan kepada keterampilan diri, kematangan, pengetahuan, kemahiran berkomunikasi serta pengalaman kerja yang bersesuaian dengan jawatan yang dipohon. Buku ini menggariskan panduan sebagai persediaan dari segi keterampilan diri, persediaan minda, persiapan dokumen serta tindakan yang perlu diambil sebelum dan semasa menghadiri temuduga. Adalah diharapkan anggota JPN akan dapat memanfaatkan buku panduan ini untuk membolehkan anggota lebih bersedia menghadiri temuduga dengan lebih yakin.

DATo MohD ABDUL hALiM BiN MUhAMMAD KeTUA PeNGARAh JABATAN PeNDAfTARAN NeGARA

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

PANDUAN PeNGURUSAN MeSYUARAT

PeNGeRTiAN MeSYUARAT JeNiS-JeNiS MeSYUARAT Di JPN
Nama Mesyuarat 1 Mesyuarat Perancangan Strategik Jabatan

Mesyuarat adalah satu perbincangan formal/rasmi untuk mencapai persetujuan bersama. Mesyuarat utama Jabatan Pendaftaran Negara adalah seperti berikut:
Terma Rujukan Menentukan hala tuju Jabatan Menilai pencapaian tahun semasa Menggubal strategi dan pelan tindakan Jabatan Merancang program/ aktiviti tahun berikut Pengerusi/Ahli Ketua Pengarah (pengerusi) Timbalan Ketua Pengarah Ketua ICT Semua Pengarah Bahagian Pengarah Negeri PRO Pegawai Khas Ketua Audit Dalam PUU Kekerapan Setahun Sekali

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

Nama Mesyuarat 2 Mesyuarat Jawatan Kuasa Pengurusan Terma Rujukan Dasar dan hala tuju Jabatan Isu-isu berkaitan operasi Pentadbiran, perkhidmatan, perjawatan dan kewangan Pemantauan aduanaduan Aktiviti Jabatan Pengerusi/Ahli Kekerapan

Setiap Ketua Pengarah minggu (pengerusi) Timbalan Ketua Pengarah Ketua ICT Semua Pengarah Bahagian PRO Pegawai Khas Ketua Audit Dalam PUU

Nama Mesyuarat 3 Mesyuarat PengarahPengarah

Terma Rujukan Dasar dan hala tuju Jabatan dan Negeri Isu-isu berkaitan operasi di negeri Pentadbiran, perkhidmatan dan perjawatan di negeri Pemantauan aduan yang melibatkan negeri Aktiviti Jabatan dan negeri

Pengerusi/Ahli

Kekerapan

Empat kali Ketua Pengarah setahun (pengerusi) Timbalan Ketua Pengarah Ketua ICT Semua Pengarah Bahagian Pengarah Negeri PRO Pegawai Khas Ketua Audit Dalam PUU Pengerusi/Ahli Kekerapan

Nama Mesyuarat 4 Mesyuarat Jawatankuasa Perancangan Dan Pembangunan

Terma Rujukan Merancang projek pembangunan untuk tahun berikut Memantau pelaksanaan projek Jabatan

Setiap Ketua Pengarah bulan (pengerusi) Timbalan Ketua Pengarah Ketua ICT Semua Pengarah Bahagian Pengarah Negeri PRO Pegawai Khas Ketua Audit Dalam PUU

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

Nama Mesyuarat 5 Terma Rujukan Pengerusi/Ahli Ketua Pengarah (pengerusi) Timbalan Ketua Pengarah Ketua ICT Semua Pengarah Bahagian Pengarah Negeri PRO Pegawai Khas Ketua Audit Dalam PUU Pengerusi/Ahli Ketua Pengarah (pengerusi) Timbalan Ketua Pengarah Ketua ICT Semua Pengarah Bahagian Pengarah Negeri PRO Pegawai Khas Ketua Audit Dalam PUU Pengerusi/Ahli Ketua Pengarah (pengerusi) Timbalan Ketua Pengarah Ketua ICT Semua Pengarah Bahagian Pengarah Negeri PRO Pegawai Khas Ketua Audit Dalam PUU Kekerapan Empat Kali Setahun

Mesyuarat Rujuk Pekeliling Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun

Nama Mesyuarat 6 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

Terma Rujukan Rujuk Pekeliling

Kekerapan Empat Kali Setahun

Nama Mesyuarat 7 Mesyuarat Keutuhan Pengurusan

Terma Rujukan Rujuk Pekeliling

Kekerapan Empat Kali Setahun

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

Nama Mesyuarat 8 Mesyuarat Jawatankuasa Tadbir Urus Terma Rujukan Rujuk Pekeliling Pengerusi/Ahli Ketua Pengarah (pengerusi) Timbalan Ketua Pengarah Ketua ICT Semua Pengarah Bahagian Pengarah Negeri PRO Pegawai Khas Ketua Audit Dalam PUU Pengerusi/Ahli Ketua Pengarah (pengerusi) Timbalan Ketua Pengarah Ketua ICT Pengarah Bahagian yang dilantik Wakil pekerja mengikut kategori gred jawatan Pengerusi/Ahli Kekerapan Empat Kali Setahun

Nama Mesyuarat 9 Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan

Terma Rujukan Rujuk Pekeliling

Kekerapan Empat Kali Setahun

Nama Mesyuarat 10 Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti

Terma Rujukan Merancang dan memantau pelaksanaan aktiviti kualiti Bahagian dan Negeri

Kekerapan

Ketua Pengarah Enam Kali (Pengerusi) Setahun Timbalan Ketua Pengarah Ketua ICT Pengarah Bahagian/ Negeri yang dilantik Pengerusi/Ahli Kekerapan

Nama Mesyuarat 11 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Terma Rujukan Memantau pelaksanaan sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001:2000 Membincangkan laporan audit MS ISO 9001:2000 Membincangkan tindakan pencegahan dan cadangan penambahbaikan

Setiap Ketua Pengarah Enam Bulan (Pengerusi) Timbalan Ketua Pengarah Ketua ICT Pengarah Bahagian/ Negeri Ketua Juru Audit Kualiti Dalaman Pegawai Dokumen

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT CiRi-CiRi MeSYUARAT BeRKUALiTi Di JPN i. ii. Mesyuarat dirancang pada awal tahun dan didokumenkan dalam bentuk takwim tahunan. Mesyuarat dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan di dalam takwim.

iii. Mesyuarat yang telah ditakwimkan tidak digalakkan untuk ditangguhkan tanpa sebarang sebab. iv. Penangguhan dan pembatalan mesyuarat dimaklumkan awal, sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat. v. Minit mesyuarat disiapkan dalam masa tiga (3) hari dan diedarkan dalam masa tujuh (7) hari selepas mesyuarat.

vi. Kertas-kertas untuk pembentangan diedarkan kepada ahli mesyuarat bersama dengan notis mesyuarat. vii. Menggunakan softcopy sebagai menggantikan minit mesyuarat kertas. viii. Semua ahli mesyuarat digalakkan memberi pandangan. ix. Ada keputusan dan ada tindakan susulan (followup and follow-through)

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

KePeNTiNGAN MeSYUARAT Mesyuarat penting dalam Pendaftaran Negara kerana: i. ii. pengurusan Jabatan

Menggubal dasar dan strategi Jabatan. Membuat keputusan berkaitan perkara-perkara dasar Jabatan.

iii. Menyampaikan arahan, maklumat, keputusan dasar kerajaan dan kementerian kepada pelaksana di peringkat Bahagian, Negeri dan Daerah. iv. Membincang dan menyelesaikan masalah semasa Jabatan. v. Memantau pelaksanaan operasi urus niaga dan pentadbiran pejabat di peringkat Bahagian, Negeri dan Daerah. Mengawal perjalanan mesyuarat a. b. c. 2. 3. 4. Fokus kepada agenda mesyuarat Tempoh mesyuarat Ahli mesyuarat menggalakkan

PeRANAN PeNGeRUSi

1.

Memberi peluang dan perbincangan mesyuarat

Merumus perbincangan dan membuat keputusan Menyemak, bersetuju dan menandatangani minit mesyuarat

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT PeRANAN URUS SeTiA & SeTiAUSAhA
TiNDAKAN Sebelum Berbincang dengan Pengerusi agenda, tarikh, masa, tempat serta keahlian mesyuarat Penyediaan Surat Panggilan Mesyuarat: (Format Lampiran 1) Tarikh, masa dan tempat Agenda Pengerusi mesyuarat Diedarkan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat diadakan. Memastikan setiap maklumbalas daripada Bahagian/Negeri diterima dan menyediakan laporan maklumbalas. Menyediakan salinan kertas mesyuarat yang secukupnya untuk ahli mesyuarat Membuat tempahan penginapan untuk ahli mesyuarat (jika diadakan di luar pejabat) Memberi taklimat kepada Pengerusi sehari sebelum mesyuarat diadakan mengenai kertas yang akan dibentangkan, ahli yang hadir dan tindakan susulan yang telah diambil Menyediakan Talking Points untuk Pengerusi Mengesahkan kehadiran ahli Membuat tempahan tempat, makanan/minuman Memastikan persediaan mesyuarat dilaksanakan. Senarai semak Lampiran 2 TiNDAKAN Semasa Berada di tempat mesyuarat sekurang-kurangnya 15 minit sebelum mesyuarat diadakan Mengedarkan kertas mesyuarat/laporan maklumbalas Mengedarkan senarai kehadiran Mengambil catatan mesyuarat Membantu Pengerusi sepanjang mesyuarat berjalan

10

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

TiNDAKAN Sebelum Berbincang dengan Pengerusi agenda, tarikh, masa, tempat serta keahlian mesyuarat Penyediaan surat panggilan mesyuarat: Format Lampiran 1 Tarikh, masa dan tempat Agenda Pengerusi mesyuarat Diedarkan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat diadakan. Memastikan setiap maklumbalas daripada Bahagian/Negeri diterima dan menyediakan laporan maklumbalas. Menyediakan salinan kertas mesyuarat yang secukupnya untuk ahli mesyuarat Membuat tempahan penginapan untuk ahli mesyuarat (jika diadakan di luar pejabat) Memberi taklimat kepada Pengerusi sehari sebelum mesyuarat diadakan mengenai kertas yang akan dibentangkan, ahli yang hadir dan tindakan susulan yang telah diambil Menyediakan Talking Points untuk Pengerusi Mengesahkan kehadiran ahli Membuat tempahan tempat, makanan/minuman Memastikan persediaan mesyuarat dilaksanakan. Senarai semak Lampiran 2 TiNDAKAN Semasa Berada di tempat mesyuarat sekurang-kurangnya 15 minit sebelum mesyuarat diadakan Mengedarkan kertas mesyuarat/laporan maklumbalas Mengedarkan senarai kehadiran Mengambil catatan mesyuarat Membantu Pengerusi sepanjang mesyuarat berjalan

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

11

Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

TiNDAKAN Selepas Menyediakan deraf minit mesyuarat dalam tempoh tiga (3) hari untuk kelulusan Pengerusi. Format Lampiran 3 Mengedarkan minit mesyuarat dalam tempoh tujuh (7) hari selepas mesyuarat diadakan Mendapatkan maklumbalas daripada Bahagian/Negeri mengikut tempoh yang bersesuaian. Format Lampiran 4 Memantau pelaksanaan keputusan yang telah dibuat semasa mesyuarat

PeRANAN AhLi
TiNDAKAN Sebelum Semak minit mesyuarat untuk mengenalpasti/mengambil tindakan: Maklumbalas/kemajuan tindakan yang berkaitan Memaklum dan mengemukakan Kertas Kerja/Laporan untuk dibentangkan (jika ada) kepada urus setia Maklumat tambahan (jika ada) Semak dan sahkan butiran mesyuarat: Tarikh, masa dan tempat mesyuarat Isu-isu utama yang akan dibincangkan Pengerusi mesyuarat Bincang dengan Ketua Jabatan sebelum menghadiri mesyuarat (jika mewakili Jabatan) Memaklumkan urus setia jika mewakili Ketua Jabatan

TiNDAKAN Semasa Menyertai perbincangan secara aktif dalam mesyuarat: Mencatat keputusan penting Memberi pandangan/maklumat yang tepat

12

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

TiNDAKAN Selepas Menyediakan deraf minit mesyuarat dalam tempoh tiga (3) hari untuk kelulusan Pengerusi. Format Lampiran 3 Mengedarkan minit mesyuarat dalam tempoh tujuh (7) hari selepas mesyuarat diadakan Mendapatkan maklumbalas daripada Bahagian/Negeri mengikut tempoh yang bersesuaian. Format Lampiran 4 Memantau pelaksanaan keputusan yang telah dibuat semasa mesyuarat

PeRANAN AhLi
TiNDAKAN Sebelum Semak minit mesyuarat untuk mengenalpasti/mengambil tindakan: Maklumbalas/kemajuan tindakan yang berkaitan Memaklum dan mengemukakan Kertas Kerja/Laporan untuk dibentangkan (jika ada) kepada urus setia Maklumat tambahan (jika ada) Semak dan sahkan butiran mesyuarat: Tarikh, masa dan tempat mesyuarat Isu-isu utama yang akan dibincangkan Pengerusi mesyuarat Bincang dengan Ketua Jabatan sebelum menghadiri mesyuarat (jika mewakili Jabatan) Memaklumkan urus setia jika mewakili Ketua Jabatan TiNDAKAN Semasa Menyertai perbincangan secara aktif dalam mesyuarat: Mencatat keputusan penting Memberi pandangan/maklumat yang tepat TiNDAKAN Selepas Mengambil tindakan ke atas keputusan-keputusan yang berkaitan Menyediakan maklumbalas tindakan susulan pada tarikh yang telah ditetapkan oleh urusetia Menyampaikan keputusan mesyuarat ke peringkat Bahagian/Negeri/ Daerah

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

13

Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT LAMPiRAN 1 foRMAT PANGGiLAN MeSYUARAT DAN AGeNDA Fail Kami: Fail Tuan: Perkara Daripada Kepada Adalah saya dengan hormatnya diarah merujuk kepada perkara di atas dan memaklumkan bahawa mesyuarat tersebut akan diadakan seperti berikut: Tarikh Masa Tempat 2. : : : Salinan: Tarikh:

Agenda mesyuarat adalah seperti berikut: 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Perutusan Pengerusi Mengesahkan Minit Mesyuarat Perkara-perkara berbangkit Hal-hal lain Penangguhan Mesyuarat

3.

Sehubungan itu, tuan/puan dengan segala hormatnya dijemput hadir.

Sekian, terima kasih.

(NAMA) Jawatan Bahagian

14

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

LAMPiRAN 2 foRMAT SeNARAi SeMAK PeRSeDiAAN MeSYUARAT (URUS SeTiA)
BiL. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Tarikh Masa Tempahan tempat Susun atur Tempahan makanan dan minuman Surat panggilan mesyuarat Agenda Borang senarai kehadiran mesyuarat Kertas perbincangan (jika ada) Laporan maklum balas Pengesahan kehadiran ahli mesyuarat Peralatan ICT Alat tulis PeRKARA CATATAN ()

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

15

Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT LAMPiRAN 3 foRMAT MiNiT MeSYUARAT MINIT MESYUARAT..................................... (Catatkan nama mesyuarat) Bil..... Tahun.......... (Catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh : . Masa :.. Tempat :. hADiR Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan. hADiR BeRSAMA Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli, tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan. URUSeTiA Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan. i. PeRUTUSAN Y. BhG. PeNGeRUSi 1. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat.

16

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat. ii. PeNGeSAhAN MiNiT MeSYUARAT 2. Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan pindaan-pindaan berkenaan.

iii. PeRKARA-PeRKARA BeRBANGKiT 3. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan. Jika perkara-perkara berbangkit masih memerlukan tindakan, catatkan Bahagian/Negeri/Cawangan/Unit atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.

4.

5.

iV. PeRBiNCANGAN KeRTAS-KeRTAS KeRJA 6. Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, jika ada perbentangan kertas kerja , perkara-perkara yang perlu direkodkan ialah: a. b. c. Tajuk kertas kerja; Bahagian/Negeri yang menyediakan kertas kerja; Tujuan utama kertas kerja disediakan;

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

17

Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT d. e. f. Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja; Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkaitan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja; dan Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya.

V. hAL-hAL LAiN 7. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat, yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.

Vi. PeNUTUP 8. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: a. b. c. Masa mesyuarat tamat atau ditangguhkan; Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat; dan Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan.

Urus Setia Catatkan nama Bahagian/Negeri/Cawangan/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat. Tarikh Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan.

18

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

LAMPiRAN 4 foRMAT MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS MINIT ............................ (Catatkan nama mesyuarat) Bil.......Tahun BAhAGiAN/NeGeRi :
BiL. 1. PeRKARA (Nyatakan Perkara, Para, Sub-Para dan muka surat yang berkaitan) MAKLUM BALAS/TiNDAKAN

2.

3.

4.

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

19

SIRI PANDUAN UMUM JABATAN

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA, MALAYSIA KEMENTERIAN DALAM NEGERI