DOCUMENTOS EN LA NUBE

En esta entrega de servicios Google para educacin se aborda uno de los temas estrella, la suite ofimtica on-line Google Docs. Google Docs es un conjunto de aplicaciones de oficina que se pueden usar desde la red. La puesta en marcha del servicio se realiza entre 2005 y 2007. En 2005, Google adquiri el servicio on-line de edicin de textos Writely; en 2006, desarroll la hoja de clculo; y en 2007, complet la suite con el software para crear presentaciones. Desde entonces, sigue aadiendo funciones y mejoras a todas las herramientas. Adems de la facilidad de uso del servicio, es de destacar la posibilidad de usarlo como espacio de almacenamiento y edicin de documentos y el tremendo potencial que supone la capacidad para editar documentos de forma colaborativa. La URL para el servicio de calendario es http://docs.google.com.

Registro
Como en las restantes aplicaciones que se han visto hasta el momento, lo nico que hace falta para trabajar con esta herramienta es una cuenta de Google, o bien una cuenta de un dominio en el que se utilice Google Apps For Your Domain, tema que se tratar ms adelante.

Aplicaciones
La idea que subyace tras Google Docs es la creacin de una suite ofimtica completa on-line. En las herramientas que se comentan, se hace una breve aproximacin a los conceptos bsicos de las distintas aplicaciones para luego pasar a especificar lo esencial de cada una de las piezas que componen Docs.

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Juan Manuel Garca Molina

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El escritorio de Google Docs Lo primero que aparece cuando se accede a Google Docs es el escritorio, que es el punto de partida para las operaciones bsicas con esta aplicacin.

En este apartado se pueden crear documentos (usando el botn Crear nuevo que hay en la zona superior izquierda de la pantalla), carpetas (hay que usar el mismo botn que en la opcin anterior, Crear nuevo), as como subir elementos, que pueden provenir del disco duro local o de documentos ofimticos que se hayan abierto desde el correo electrnico. El orden de aparicin de los documentos es similar al de las entradas en los blogs, es decir, que aparecen ms arriba los documentos que se han modificado ms recientemente. En cuanto a la organizacin de los documentos, existe una doble va de organizacin. En primer lugar, cada documento se puede almacenar en una carpeta en concreto, algo muy habitual de las aplicaciones de escritorio. Se permiten carpetas anidadas y, para identificarlas mejor, se puede tambin asignar un color a cada carpeta. En un estilo muy propio de las aplicaciones web 2.0, se permite utilizar esta clasificacin de carpetas como si fueran etiquetas, de modo que se puede clasificar un mismo documento con todas las etiquetas que se considere necesario. Para lograr este objetivo, se debe marcar el documento o documentos (para eso se usa la casilla que hay en la zona izquierda de cada elemento en la vista de lista) y en el botn Carpeta adjudicarle tantas etiquetas como se considere conveniente. Una capacidad importante que tiene Google Docs es la de subir archivos y organizarlos en carpetas. Se pueden subir adems lotes de archivos y clasificarlos automticamente en carpetas. A la hora de importar los archivos (botn Subir), se puede optar entre convertirlos al formato propio de Google Docs (lo que permitir editarlos on-line) o guardarlos en su formato nativo. Esta opcin permite guardar el documento original y emplear esta herramienta como un depsito de archivos, permitiendo compartir el documento con otros usuarios y poder descargarlo en cualquier lugar.

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Operaciones comunes Hay algunas operaciones que se pueden hacer en todas las aplicaciones de esta suite ofimtica on-line y que son muy tiles.

(((CAPTURA DE PANTALLA MEN ARCHIVO))) A las operaciones tpicas de cualquier programa ofimtico (Guardar, Crear una copia..., Guardar y cerrar, Vista previa de impresin, Imprimir..., etc.), se le unen otras dos que dan mucho juego: Ver historial de revisin y Descargar como.

La opcin Ver historial de revisin permite acceder a todas las versiones disponibles del documento (por definicin, se guarda una versin cada vez que un usuario termina de editar). Se pueden tambin comparar versiones para saber qu ha cambiado exactamente de una edicin a otra y, quizs el punto ms destacado de esta opcin, recuperar en cualquier momento cualquier versin disponible en el sistema. Esta forma de trabajar, heredada directamente de las Wikis,

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proporciona una enorme flexibilidad y tolerancia a fallos, puesto que los documentos estn a salvo de cambios accidentales. El men Descargar como tambin supone una herramienta muy a tener en cuenta, pues permite pasar el documento a un formato que acepten las aplicaciones de escritorio ms habituales. Aunque las ventajas de la edicin colaborativa on-line son evidentes, a veces es necesario utilizar una herramienta informtica especfica para maquetar un texto y prepararlo para su impresin o dar una terminacin ms especfica y profesional a una presentacin.

Procesador de textos
Conceptos bsicos Se puede decir que el procesador de textos es el sustituto natural de las mquinas de escribir que haba en las oficinas. El procesador de textos sirve para elaborar escritos. Sus tomos son, por este orden, las letras, palabras, frases, prrafos y pginas. El trabajo con esta herramienta se basa en componer textos usando los elementos descritos antes y darle formato a letras, palabras y frases con tipografas, colores, negrita, cursiva, etc. A los prrafos se les puede especificar la sangra, el espaciado, etc. Una opcin muy interesante para el formateo de los prrafos es el uso de estilos; un estilo es una definicin del formato que debe tener un prrafo (una combinacin de atributos de caracteres y de prrafo), que se aplica a todos los prrafos necesarios. Por ejemplo, este documento tiene tres niveles de ttulos: el ttulo principal (el que tiene por texto Documentos en la nube), el de segundo nivel (por ejemplo, el que pone Procesador de textos) y el de tercer nivel (el de Conceptos bsicos y Aproximacin de Google Docs). Los estilos son la mejor opcin para homogeneizar la apariencia de un escrito. En lo referente a las pginas, lo que se pueden elegir son los mrgenes y la aparicin o no de encabezados y pies. Adems de estos conceptos bsicos, hay otras herramientas avanzadas que facilitan el trabajo, como el uso de vietas, enumeraciones, tablas, columnas, marcos de texto, imgenes, correctores ortogrficos, ndices, etc. Aproximacin de Google Docs El programa de procesamiento de textos de Docs implementa todas las funciones que se han comentado anteriormente, aunque con un abanico menos amplio que los programas especficos de escritorio como OpenOffice.org Writer. Una de las novedades que aporta Google Docs es la posibilidad de traducir el documento a cualquier idioma usando los servicios de Google Translator (Herramientas Traducir documento) o buscar en Internet definiciones, sinnimos o traducciones del trmino buscado (Herramientas Buscar palabra).

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Hoja de clculo
Conceptos bsicos La hoja de clculo no ha surgido de la necesidad de informatizar alguno de los aparatos que formaban parte de las oficinas hace unos aos, sino como complemento de los procesadores de texto. Los partculas elementales de las hojas de clculo son las celdas, que se ubican en filas y columnas, y que residen en una hoja. Un documento de este tipo est compuesto, por tanto, por hojas que contienen celdas denominadas por una coordenada fila y una coordenada columna. Una celda alberga un dato o una frmula. Un dato es un elemento de tipo numrico, monetario, textual, temporal, etc. Una frmula es una funcin que recibe como entrada unos datos y produce como salida el resultado del tratamiento de los mismos. La potencia de las frmulas reside en dos factores:

La capacidad de usar como parmetros de entrada datos suministrados por el usuario o bien datos contenidos en cualquiera de las celdas de la hoja de clculo. La puesta a disposicin del usuario de un gran abanico de funciones ya preparadas y que sirven para hacer tratamiento de datos desde el punto de vista matemtico, estadstico, contable, etc.

Adems de estos componentes bsicos, se dispone de una serie de herramientas adicionales, como la creacin de grficas a partir de los datos, la creacin de funciones adicionales mediante macros o el uso de este tipo de documentos como origen para nutrir una base de datos.

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Aproximacin de Google Docs Toda la funcionalidad bsica descrita en el apartado anterior y que se presupone en cualquier hoja de clculo est efectivamente implementada en esta aproximacin creada por Google. Hay alguna opcin que es especialmente interesante: por ejemplo, Insertar Comentario permite aadir informacin extra a cualquier celda. Del mismo modo, Insertar Gadget hace que se pueda insertar un gadget (pequea aplicacin) para, por ejemplo, hacer que en la hoja de clculo aparezca un reloj o cualquier otro elemento. Es una opcin muy recomendable dedicarle algn tiempo a curiosear entre la coleccin de miniaplicaciones. Otro ltimo apunte reseable es el men Formulario, que permite crear encuestas on-line y que tienen un apartado exclusivo ms adelante en este artculo.

Presentaciones
Conceptos bsicos Los programas para realizar presentaciones suponen la evolucin lgica de las transparencias y de los retroproyectores que tan buenos resultados han dado en el pasado en el mbito educativo. El elemento fundamental de una presentacin es la diapositiva, y en esencia, una presentacin es un conjunto de diapositivas. Cada diapositiva contiene una serie de elementos multimedia, que pueden ser de texto (siempre suele haber un ttulo en cada diapositiva, adems de algn contenido presentado en forma de vietas o similar), grficos (imgenes, esquemas, diseos geomtricos bsicos), sonoros (es comn que haya msica de fondo en las presentaciones, as como efectos de sonido) y de vdeo (cada da es ms frecuente incluir proyecciones de vdeo o animaciones).

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Una sea de identidad de las presentaciones son las interacciones. De la estaticidad de las transparencias se pasa a la libertad creativa que permite que los elementos de una diapositiva aparezcan en el orden indicado, con la temporizacin adecuada y un efecto visual y/o sonoro que refuerce su aparicin. Adems de estas interacciones propias de los elementos, se suelen realizar transiciones al pasar de una diapositiva a otra, que suelen contener bastante riqueza visual y, a veces, algn apoyo sonoro. Hay mucha literatura acerca de cmo realizar una buena presentacin, y no slo es importante el aspecto tcnico, sino tambin incidir en la capacidad expositiva de la misma. Sirvan a modo de ejemplo algunos apuntes de lo que sera deseable encontrar en una buena presentacin:

Diapositivas, las justas. Hay que intentar no aburrir ni agobiar a la audiencia con una cantidad de diapositivas que se eternice. Texto grande y claro. Se debe utilizar una tipografa legible y de un tamao adecuado. Es preferible no llenar la presentacin de prrafos y prrafos con ingentes cantidades de texto. Una presentacin es ms limpia cuando se presentan ideas de forma clara y concisa, intentando que quien asista se pueda hacer de forma rpida una composicin de qu temas se van a tratar, y desarrollar detenidamente de forma oral los contenidos apuntados. Riqueza visual, pero sin estridencias. Es muy vlido el dicho de una imagen vale ms que mil palabras, pues las imgenes, esquemas o grficas tienen mucha fuerza y transmiten a quienes estn viendo la presentacin la idea de forma rpida y directa. Pero abusar de imgenes, efectos, sonidos, etc. puede desviar la atencin hacia el continente ms que hacia el contenido, que es lo que realmente se permite. Ensayar, ensayar y ensayar. Cuando la presentacin est lista, hay que ensayarla a tiempo real, si es posible con pblico, para obtener una realimentacin muy valiosa para saber qu diapositivas funcionan y cules necesitan un pequeo ajuste para que todo funcione perfectamente el da del estreno.

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Aproximacin de Google Docs La verdadera revolucin que supone el programa de presentaciones de Docs es la posibilidad de trabajar en equipo, como se ver posteriormente. Una propuesta didctica interesante sera llegar al aula con una presentacin preparada con las diapositivas con los ttulos con que se pretenda trabajar en esa sesin. Se reparte el trabajo entre los alumnos y repartir las diapositivas. Cada grupo de alumnos se debe documentar y rellenar la diapositiva que se le ha asignado. Como colofn, y previa revisin y correccin por parte del profesor, se puede exponer la presentacin creada durante la clase.

Trabajo en equipo
El verdadero salto de calidad de Docs es la posibilidad de trabajar realmente en equipo, de un modo sencillo y poderoso. Para compartir se puede hacer clic en el botn Compartir que est tanto en el escritorio como en la vista de edicin de cualquier documento.

El proceso para compartir comienza invitando a los usuarios a los que se quiera dar acceso. Para ello, se elige Invitar a usuarios... y se rellena un formulario como el que aparece a continuacin:

Lo que tiene que hacer el usuario es visitar el enlace que acompaa a este mensaje y desde ese momento ya tiene acceso al documento.

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Aunque la gestin de permisos puede llegar a ser complejas (incluso hay una pestaa especfica para eso, Permisos avanzados), en esencia hay dos niveles para compartir el documento: Para ver slo permite acceder al documento en modo lectura; Para editar permite consultar y modificar el documento. A partir de ese momento, si hay ms de una persona editando simultneamente aparecer en la zona superior de la pantalla.

Opciones avanzadas
Adems de esta posibilidad ya mencionada de trabajo colaborativo, hay otras dos opciones que permiten exprimir al mximo las capacidades de Google Docs.

Historial de versiones
Esta caracterstica viene del sistema de control de versiones que se usa en la gestin de proyectos informticos colaborativos y posteriormente dio el salto a la web con la puesta en marcha de los Wikis. Se trata de una recopilacin de todas las revisiones que se han ido haciendo de un documento, pudiendo comprobar los cambios que se han hecho en cada una de ellas y permitiendo tambin restaurar cualquiera de ellas. Esto supone una enorme tranquilidad, ya que se puede estudiar qu cambios se han introducido y corregir los intentos de vandalismo que se produzcan. A esta opcin se accede desde Archivo Ver historial de revisin, y aparecer una lista de todos los cambios que se han realizado, el identificador de la revisin, la fecha de la modificacin, el autor de la misma y un resumen de los cambios realizados.

Para acceder a una revisin cualquier, basta con hacer clic en el enlace Revisin n (siendo n el nmero de la revisin en cuestin). Se muestra el estado del documento en ese momento e incluso se puede establecer esa versin como la actual pulsando el botn Recuperar sta. Otra opcin interesante es comparar dos versiones. Para ello, se marcan las casillas de las versiones en cuestin y se pulsa el botn Comparacin seleccionada, con la que se accede a una vista del documento en la que se marcan con un cdigo de colores los cambios que han registrado los usuarios.
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Encuesta on-line
Quizs la opcin ms espectacular de Google Docs y a la que ms partido se le puede sacar desde el punto de vista docente es la creacin de encuestas on-line. Lo que se puede hacer es crear un formulario web y pasar la direccin a los alumnos para que contesten a las respuestas. La verdadera potencia de esta opcin consiste en que las respuestas que van dando los alumnos se almacenan en una hoja de clculo on-line, lo que facilita la recogida y el posterior tratamiento de los resultados. A esta opcin se accede en Crear Formulario. Aparece una pantalla en la que se debe disear el cuestionario, indicando para cada pregunta el tipo de resultado que se espera, si es obligatorio o no rellenarla, etc.

Una vez elaborado el formulario, se puede enviar por correo electrnico a los alumnos para que lo rellene y lo enve. Otra opcin es anotar la direccin del formulario (la que viene en la zona inferior de la pantalla) y transmitrsela a los usuarios para que lo rellenen. Para el creador del formulario, el documento se guarda como una hoja de clculo, en la que puede ir consultando los resultados que van llegando, bien va correo electrnico o por medio de la visita a la pgina del formulario.

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Conclusiones finales
Google Docs es una potentsima herramienta, con un tremendo potencial para su uso en educacin. Adems, como en cualquier herramienta de la web 2.0 produce un cambio de rol para el alumnado, que adopta una actitud activa y participativa. Como ejemplos, se podra usar el procesador de textos para una actividad de elaboracin colaborativa de un trabajo de investigacin; con la misma finalidad se puede utilizar la herramienta de presentaciones para crear en grupo una secuencia de diapositivas como resultado final de un proyecto de investigacin. Adems de esta vertiente educativa, hay cuatro pilares fundamentales que hacen de esta herramienta una apuesta ganadora en el corto y medio plazo: La capacidad de editar un documento desde cualquier ordenador con un navegador relativamente moderno y con conexin a Internet. El soporte para almacenar documentos en lnea y poder acceder a ellos en las condiciones anteriores. La posibilidad de trabajar en equipo y compartir documentos. El hecho de que puede importar y exportar archivos desde y hacia las principales suites ofimticas.

No obstante, y al menos en lo que al futuro inmediato respecta, no es de esperar que Google Docs desbanque a soluciones como OpenOffice.org, pero en unos aos, y como ha pasado con muchas otras herramientas, ser tan habitual usar un entorno on-line para las tareas de oficina como lo es hoy el uso de una aplicacin de escritorio. Conviene, por tanto, ir tomando contacto con Docs, y seguirle la pista, porque promete mucho.

Juan Manuel Garca Molina Coordinador TIC del I.E.S. Bembzar

jmgarcia@iesbembezar.org

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