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04 Articulo Google Docs

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12/07/2012

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DOCUMENTOS EN LA NUBE
En esta entrega de servicios
Google
para educación se aborda uno de los temas estrella, la suite ofimáticaon-line
Google Docs
.
Google Docs
es un conjunto de aplicaciones de oficina que se pueden usar desde la red. La puesta enmarcha del servicio se realiza entre
2005
y
2007
. En
2005
,
Google
adquirió el servicio on-line de edición detextos
Writely
; en
2006
, desarrolló la hoja de cálculo; y en
2007
, completó la suite con el software paracrear presentaciones. Desde entonces, sigue añadiendo funciones y mejoras a todas las herramientas.Además de la facilidad de uso del servicio, es de destacar la posibilidad de usarlo como espacio dealmacenamiento y edición de documentos y el tremendo potencial que supone la capacidad para editardocumentos de forma colaborativa.La
URL
para el servicio de calendario es
http://docs.google.com
.
Registro
Como en las restantes aplicaciones que se han visto hasta el momento, lo único que hace faltapara trabajar con esta herramienta es una cuenta de
Google
, o bien una cuenta de un dominio enel que se utilice
Google Apps For Your Domain
, tema que se tratará más adelante.
Aplicaciones
La idea que subyace tras
Google Docs
es la creación de una suite ofimática completa on-line. En lasherramientas que se comentan, se hace una breve aproximación a los conceptos básicos de lasdistintas aplicaciones para luego pasar a especificar lo esencial de cada una de las piezas quecomponen
Docs
.
Google Docs, documentos en la nubeJuan Manuel García MolinaEnero de 2010 Página 1
 
El escritorio de Google Docs
Lo primero que aparece cuando se accede a
Google Docs
es el escritorio, que es el punto departida para las operaciones básicas con esta aplicación.En este apartado se pueden crear documentos (usando el botón
Crear nuevo
que hay en la zonasuperior izquierda de la pantalla), carpetas (hay que usar el mismo botón que en la opciónanterior,
Crear nuevo
), así como subir elementos, que pueden provenir del disco duro local o dedocumentos ofimáticos que se hayan abierto desde el correo electrónico.El orden de aparición de los documentos es similar al de las entradas en los blogs, es decir, queaparecen más arriba los documentos que se han modificado más recientemente.En cuanto a la organización de los documentos, existe una doble vía de organización. En primerlugar, cada documento se puede almacenar en una carpeta en concreto, algo muy habitual de lasaplicaciones de escritorio. Se permiten carpetas anidadas y, para identificarlas mejor, se puedetambién asignar un color a cada carpeta.En un estilo muy propio de las aplicaciones
web 2.0
, se permite utilizar esta clasificación decarpetas como si fueran etiquetas, de modo que se puede clasificar un mismo documento contodas las etiquetas que se considere necesario. Para lograr este objetivo, se debe marcar eldocumento o documentos (para eso se usa la casilla que hay en la zona izquierda de cadaelemento en la vista de lista) y en el botón
Carpeta
adjudicarle tantas etiquetas como se considereconveniente.Una capacidad importante que tiene
Google Docs
es la de subir archivos y organizarlos en carpetas.Se pueden subir además lotes de archivos y clasificarlos automáticamente en carpetas. A la horade importar los archivos (botón
Subir
), se puede optar entre convertirlos al formato propio de
Google Docs
(lo que permitirá editarlos on-line) o guardarlos en su formato nativo. Esta opciónpermite guardar el documento original y emplear esta herramienta como un depósito dearchivos, permitiendo compartir el documento con otros usuarios y poder descargarlo encualquier lugar.
Google Docs, documentos en la nubeJuan Manuel García MolinaEnero de 2010 Página 2
 
Operaciones comunes
Hay algunas operaciones que se pueden hacer en todas las aplicaciones de esta suite ofimáticaon-line y que son muy útiles.(((
 
CAPTURA DE PANTALLA – MENÚ ARCHIVO)))A las operaciones típicas de cualquier programa ofimático (
Guardar
,
Crear una copia...
,
Guardar y cerrar
,
Vista previa de impresión
,
Imprimir...
, etc.), se le unen otras dos que dan mucho juego:
Ver historial derevisión
y
Descargar como
.La opción
Ver historial de revisión
permite acceder a todas las versiones disponibles del documento(por definición, se guarda una versión cada vez que un usuario termina de editar). Se puedentambién comparar versiones para saber qué ha cambiado exactamente de una edición a otra y,quizás el punto más destacado de esta opción, recuperar en cualquier momento cualquierversión disponible en el sistema. Esta forma de trabajar, heredada directamente de las
Wikis
,
Google Docs, documentos en la nubeJuan Manuel García MolinaEnero de 2010 Página 3

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