TUGAS PSIKOLOGI INDUSTRI & ORGANISASI Analisis Jabatan

Oleh: Hayatisa Putriana

13510185

Fakultas Psikologi Universitas Gunadarma

ANALISIS JABATAN
Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan standarstandar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan. Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis). Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan. Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis pekerjaan sebahai berikut; A Systematic may to gather and analyze information about the content and the human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed. (analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan). Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan (jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang. Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu

dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu.

A.

MANFAAT ANALISIS JABATAN Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat

bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut: 1. Untuk keperluan penarikan dan seleksi. Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa personel yang tepat untuk memangku jaabatan tertentu tersebut. 2. Untuk keperluan kompensasi. Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan pendidikan yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang lebih besar disbanding dengan karyawan yang hanya memiliki keterampilan dan pendidikan terbatas. 3. Untuk keperluan penilaian kinerja. Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar kinerja. Untuk mengetahui apakah kaaryawan berprestasi atau tidak, manajer cukup membanding antara kinerja actual dengan kinerja standar yang ditetapkan. 4. Untuk keperluan pelatihan. Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya untuk melaksakan tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera memberikan pelatihan tambahan.

Ditambahkan oleh Tohardi (2002), analisis jabatan yang menghasilkan Deskripsi Jabatan daan Spesifikasi Jabatan dapat memberikan manfaaat berikut:

1.

Promosi dan transfer. Informasi dalam analisis jabatan sangat tepat untuk merencanakan posisi karyawan di masa depan berdasarkan penilaian atas keterampilan, pengetahuan serta bakatnya.

2.

Penambahan organisasi. Jika terdapat kekurangan dalam organisasi, maka informasi dari analisa jabatan dapat digunakan untuk melakukan pembenahan.

3.

Orientasi. Khusus untuk karyawan baru, pengenalan dan penguasaan terhadap pekerjaan sangat penting agar tidak terjadi kesalahan dalam menjalankan pekerjaannya.

4.

Memperbaiki aliran kerja.

Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar. Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat diperlukan dalam sebuah organisasi : 1. Organisasi baru dibentuk. Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya dengan alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru muncul atau dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan organisasi lain yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka penting sekali untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukannya 2. Pembentukan suatu pekerjaan baru. Alasan ini mengadu pada munculnya jenis pekerjaan yang baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan sebelumnya. Bila organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis pekerjaan yang baru, maka uraian jabatan tidak perlu dilakukan. 3. Karyawan tidak paham terhadap pekerjaannya. Ada sebagian karyawan, terutama yang baru diterima tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti. Walaupun dalam iklan lowongan pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis pekerjaan apa yang dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk menyamakan pandangan terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan. 4. Tumpang tindih dan konflik. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya seringkali melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam bidang berbeda. Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik terutama dalam hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan oleh belum jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan. 5. Arus kerja tidak lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana

pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya proses pada pekerjaan yang lain. 6. Sistem penggajian tidak konsisten. Uraian jabatan akan memberikan batasan-batasan terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis pekerjaan yang dilakukan tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang diperoleh. Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan menyebabkan tidak adanya konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.

B.

PROSES ANALISA JABATAN Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam proses analisa jabatan

yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima tahapan itu nampak dalam gambar 1.1 Gambar 1.1 Tahapan Dalam Proses Analisa Jabatan
PLANNING THE JOB ANALYSIS A. Identify objective of job analysis B. Obtain top management support

PREPARING AND COMMUNICATION THE JOB ANALYSIS A. Identify job and methdology B. Review existing job documentation C. Communicate process to manager and employees

CONDUCTING THE JOB ANALYSIS A. Gather job analysis data B. Review and compile data

DEVELOPING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION A. B. C. D. Draft job descriptions and specification Review draft with manager and employees Identify recommendations Finalize job/description and recomendations

MAINTANNING AND UPDATING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION A. Update job description and specifications as organization changes B. Periodically review all jobs

1. Planning the Job Analysis Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan, adalah penting untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. Permasalahan utama dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah menjawab dan mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu. Selanjutnya perencana meminta persetujuan dan dukungan dari manajemen puncak untuk menghindari munculnya keresahan dan resisensi manajerial dan karyawan. 2. Preparing and Communication the Job Analysis Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis pekerjaan dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. Apakah mereka yang dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian, untuk salah satu divisi, atau seluruh pegawai yang ada dalam organisasi. Kegiatan lain dalam tahap ini adalah mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada, baik menyangkut struktur organisasi maupun sumber daya yang tersedia. Terakhir adalah mengkomunikasikan proses kepada para manajer dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi. 3. Conducting the Job Analysis Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan. 4. Developing Job Descriptions and Job Specifications Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya menyiapkan draft uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft tersebut rampung diisi, selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau oleh manajer, uraian pekerjaan kemudian didistribusikan oelh bagian SDM ke para manajer, supervisor, dsn pegawai. 5. Maintaining and Updating Job Description and Job Specification Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau ulang oleh semua individu yang sesuai, sebuah system harus dikembangkan untuk menjaga keakuratannya. Satu cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan ulang yang akurat adalah menggunakan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam aktivitas SDM

lainnya. Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan spesifikasi pekerjaan harus ditinjau ulang dan direvisi secara tepat sebelum kegiatan perekrutan dan seleksi dimulai.

C.

METODE ANALISIS JABATAN Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara.

Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket. 1. Metode Observasi Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log. 2. Metode Wawancara Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. 3. Metode Angket Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative

singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

D.

DISKRIPSI DAN SPESIFIKASI JABATAN Berdasarkan keterangan yang diperoleh dari hasil analisa jabatan dapat disusun

deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan (job description and job specification). Sebuah deskripsi jabatan merupakan satu pertanyaan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu dijalankan. Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan sebagainya. Dengan demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku jabatan tersebut akan memahami batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya. Agar deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan tugas secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah sedemikian rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping. Oleh karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi. Walaupun tidak terdapat format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi, namun secara umum deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut : a. Identifikasi jabatan. Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa. b. Ringkasan jabatan. Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya. c. Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.

Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan. d. Wewenang dari pemegang jabatan. Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya. e. Standar kinerja. Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan. f. Kondisi kerja. Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.

Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oelh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan, status, jenis kelamin, umur, pengalaman, da karakter.

E.

CONTOH ANALISIS JABATAN

ANALISIS JABATAN
IDENTITASJABATAN
Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Asdep Politik, Hukum, Keamanan, Dan Kesejahteraan Rakyat : --: --: --: Tata Laksana : Kementerian Negara PAN

IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat : Drs. Endang Herman, M.SI. Masa Kerja di Jabatan ini : 1 Tahun 9 Bulan Masa Kerja di Departemen : 26 Tahun 3 Bulan Nama Atasan langsung : Dr. Asmawi Rewansyah, M.Sc Jabatan Atasan : Deputi Bidang Tata Laksana IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Hafsah Hasiani S Tanggal Pengumpulan Data : 20 JULI 2007

KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Deputi Bidang Tata Laksana Asdep Polhukkam & Kesra Bidang Polhukkam Bidang Kesra I Bidang Kesra II

FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN

Membantu deputi bidang tata laksana menyiapkan perumusan penyusunan kebijakan di bidang tata laksana politik, hukum, keamanan, dan kesejahteraan rakyat (Polhukam dan Kesra) agar tercipta suatu kebijakan tata laksana di bidang politik, hukum, keamanan dan kesejahteraan rakyat (Polhukam dan Kesra).

RINCIAN TUGAS
TUGAS POKOK 1. Menyiapkan konsep perumusan kebijakan tata laksana di bidang politik, hukum, keamanan, dan kesejahteraan rakyat. 1.1 Mengumpulan bahan (data, informasi, peraturan perundang-undangan dan referensi) penyusunan perumusan kebijakan tata laksana di bidang politik, hukum, keamanan, dan kesejahteraan rakyat. 1.2 Mengolah bahan (data, informasi, peraturan perundang-undangan, dan referensi) perumusan kebijakan tata laksana di bidang politik, hukum, keamanan, dan kesejahteraan rakyat. 1.3 Merumuskan bahan (data, informasi, peraturan perundang-undangan dan referensi) kebijakan tata laksana di bidang politik, hukum, keamanan, dan kesejahteraan rakyat. 1.4 Menyiapkan bahan koordinasi dengan instansi terkait pusat dan daerah dalam rangka penyempurnaan konsep pedoman tata laksana politik, hukum, keamanan, dan kesejahteraan rakyat. 1.5 Menyusun pedoman tata laksana politik, hukum, keamanan dan kesejahteraan rakyat. Kewenangan: Membuat konsep perumusan kebijakan tata laksana dibidang politik, hukum, keamanan dan kesejahteraan rakyat. Indikator Prestasi : Tersusunnya kebijakan tata laksana di bidang politik, hukum, keamanan dan kesejahteraan rakyat secepatnya. 2. Menyiapkan konsep perumusan rencana dan program kerja di bidang politik,hukum, keamanan, dan kesejahteraan rakyat. 2.1. Menyusun rencana kegiatan sebagai pedoman pelaksanaan tugas di keasdepan. 2.2. Menerima, mempelajari, dan memberikan pendapat pada konsep pedoman tata laksana di bidang politik, hukum, keamanan, dan kesejahteraan rakyat. 2.3. Mengusulkannya kepada atasan. 2.4. Menyampaikannya kepada bawahan tentang rencana dan program kerja yang akan dilakukan.

Kewenangan : Megusulkan konsep perumusan rencana dan program kerja di bidang tata laksana di bidang politik, hukum, keamanan dan kesejahteraan rakyat.

Indikator Prestasi : Tersusunnya pedoman tata laksana di bidang Polhukam dan Kesra dan dapat diterapkan.

3. Melakukan pemantauan dan analisis tata laksana di bidang Polhukam dan Kesra. 3.1. Menugaskan dan mengarahkan Kepala Bidang Polhukam, Kesra I, dan Kesra II untuk neyiapkan bahan pemantauan dan analisis. 3.2. Menerima, mempelajari, dan memberikan pendapat atas bahan pemantauan dan analisis tata laksana di bidang Polhukam dan Kesra. 3.3. Menyiapkan bahan koordinasi dengan instansi terkait dalam rangka pemantauan dan analisis tata laksana di bidang Polhukam dan Kesra. 3.4. Menerima, mempelajari dan memberikan pendapat hasil koordinasi dan pemantauan tata laksana di bidang Polhukam dan Kesra. Kewenangan: Melakukan pemantauan dan analisis tata laksana dibidang Polhukam dan kesra. Indikator Prestasi : Hasil pemantauan dan analisis dapat dipergunakan dalam membuat kebijakan baru dibidang tatalaksana polhukan dan kesra. 4. Melaporkan pelaksanaan tugas dan hasilnya kepada atasan. 4.1. Menugaskan dan mengarahkan Kepala Bidang Polhukam, Kepala Bidang Kesra I, dan Kepala Bidang Kesra II untuk menyiapkan laporan pelaksanaan tugas. 4.2. Menerima, mempelajari, dan memberikan pendapat atas laporan yang dibuat. 4.3. Menyampaikan hasil penyusunan laporan kepada deputi Bidang Tata Laksana. Kewenangan: Mengevaluasi laporan yang diterima dari Kabid Polhukam, Kabid Kesra I, dan Kabid Kesra II. Indikator Prestasi : Tersusunnya laporan hasil pelaksanaan kegiatan tepat waktu. 5. Membagi dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas Kepala Bidang. 5.1. Mengarahkan Kepala Bidang Polhukam, Kepala Bidang kesra I dan Kepala Bidang Kesra I. 5.2. Mendelegasikan sebagian tugas kepada bawahan. 5.3. Megawasi pelasanaan tugas Kepala Bidang Polhukam, Kepaa Bidang Kesra I dan Kepala Bidang Kesra I. Kewenangan: Memberikan pengarahan kepada Kepala Bidang Polhukam, Kepala Bidang Kesra I dan Kepala Bidang Kesra II. Mengontrol hasil kerja bawahan agar sesuai dengan rencana Indikator Prestasi : Semua tugas-tugas yang didelegasikan dapat dikerjakan sesuai arahan.

6. Melakukan hubungan kerja dan konsultasi dengan instansi terkait. 6.1. Mempersiapkan rumusan masalah. 6.2. Mengkonsultasikannya kepada instansi terkait. 6.3. Merangkum hasil konsultasi tersebut. Kewenangan: Melakukan konsultasi dengan instansi terkait. Indikator Prestasi : Tercapainya hubungan kerja yang harmonis dan permasalahan dapat diselesaikan. 7. Menilai dan menyempurnakan konsep surat/memo Deputi dan hasil telaahan kabid Polhukam, kabid Kesra I dan kabid kesra II. 7.1. Menerima konsep surat/memo Deput dan hasil telaahan bawahan. 7.2. Memperbaiki dan penyempurnakan konsep atau hasil telaahan. 7.3. Menyerahkan hasil perbaikan dan penyempurnaan. Kewenangan: Memperbaiki dan menyempurnakan konsep surat/memo Deputi dan hasil telaahan bawahan. Indikator Prestasi : Konsep surat/memo Deputi dan hasil telaahan bawahan yang telah disempurnakan dapat disetujui. 8. Memberikan ceramah dan bimbingan teknis kepada pemerintah pusat dan daerah. 8.1. Menerima undangan ceramah. 8.2. Melaporkan kepada atasan. 8.3. Menyiapkan bahan ceramah. 8.4. Melakukan ceramah/ bimbingan teknis. Kewenangan: Memberikan ceramah dan bimbingan teknis. Indikator Prestasi : Ceramah yang diberikan dapat bermanfaat dan memuaskan peserta Bimbingan teknis yang diberikan dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh pengundang TUGAS TAMBAHAN 1. Menjadi penanggung jawab dalam tim pengkajian efektivitas jam kerja PNS. 1.1. Menerima surat tugas dari atasan. 1.2. Melakukan rapat dengananggota tim. 1.3. Melaporkan hasil kajian kepada atasan. Kewenangan : Memimpin tim pengkajian efektivitas jam kerja PNS.

Indikator Prestasi : Hasil kajian efektivitas jam kerja PNS dapat diterapkan. 2. Menjadi anggota tim Dewan Pertimbangan otonomi daerah untuk pemekaran daerah. 2.1. Menerima surat tugas dari atasan. 2.2. Melakukan rapat dengan instansi terkait. 2.3. Melaporkan hasil rapat kepada atasan. Kewenangan : Memberikan saran-saran/pendapat yang diperlukan untuk pemekaran daerah. Indikator Prestasi : Saran yang diberikan dapat dijadikan bahan pertimbangan. TUGAS LAIN-LAIN 1. Mewakili Deputi untuk memenuhi undangan ceramah/menghadiri acara yang berkaitan dengan tata laksana politik,hukum, kemanan dan kesejahteraan rakyat. 1.1. Menerima tugas dari atasan. 1.2. Merangkum dan menyimpulkan. 1.3. Menghadiri undangan ceramah/acara yang berkaitan dengan tata laksana politik, Hukum, keamanan dan kesejahteraan rakyat. Kewenangan : Menghadiri undangan ceramah /acara lain yang terkait dengan keasdepan. Indikator Prestasi : Informasi yang diperoleh dari undangan ceramah/acara lain bermanfaat bagi keasdepan. TUGAS BERKALA 1. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan. 1.1. Menghimpun berkas-berkas kegiatan. 1.2. Mendelegasikan kepada bawahan. 1.3. Memeriksa laporan yang dibuat oleh bawahan. 1.4. Menyerahkan laporan kepada atasan. Kewenangan : Mendelegasikan tugas kepada bawahan. Memeriksa laporan yang dibuat

Indikator Prestasi : Laporan yang dibuat sesuai dengan kegiatannya.

HUBUNGAN KERJA
JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERNAL INSTANSI 1. Deputi Bidang Tatalaksana 2. Sekretaris Kementerian Negara PAN 3. Staf Ahli Menteri Negara PAN EKSTERN INSTANSI 1. Dirjen Otonomi Daerah 2. Dirjen Peraturan Perundang-undangan 3. Deputi Koordinasi Dalam Negeri Bidang Politik 1. Kedeputian Tatalaksana 2. Sekretariat Kemeneg. PAN 3. Staf Ahli Menteri Negara PAN 1. Menerima penugasan, konsultasi dan pelaporan 2. Menerima penugasan dan konsultasi 3. Konsultasi dan koordinasi

4. Deputi Bidang Koordinasi Hukum dan HAM 5. Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara 6. Deputi Bidang Koordinasi Kesejahteraan Sosial 7. Deputi Bid. Politik Hukum dan Keamanan 8. Deputi Bid. Kemiskinan, Ketenagakerjaan dan UKM 9. Dirjen Pemberdayaan Sosial 10. Anggota DPR 11. Anggota DPD 12. Pakar Pemerintahan Ilmu

1. Ditjen Otonomi Daerah Depdagri 2. Ditjen Peraturan Perundang-undangan Dep. Hukum dan HAM 3. Deputi Bid. Koordinasi Politik Dalam Negeri Menko Polkam 4. Deputi Bid. Hukum dan HAM Menko Polkam 5. Deputi Bid. Koordinasi Pertahanan Negara Menko Polkam 6. Deputi Bid. Koordinasi Kesejahteraan Sosial Menko Kesra 7. Deputi Bid. Politik Hukum dan Keamanan Bappenas 8. Deputi Bid. Kemiskinan, Ketenagakerjaan dan UKM Beppenas 9. Ditjen Pemberdayaan Sosial Depsos 10. Komisi II DPR 11. DPD 12. FISIP UI, IPDN, Univ Satyagama

1. Koordinasi konsultasi 2. Koordinasi konsultasi 3. Koordinasi konsultasi 4. Koordinasi konsultasi 5. Koordinasi konsultasi 6. Koordinasi konsultasi 7. Koordinasi konsultasi 8. Koordinasi konsultasi

dan dan dan

dan dan

dan

dan dan

9. Koordinasi dan konsultasi 10. Koordinasi dan konsultasi 11. Koordinasi dan konsultasi 12. Koordinasi konsltan nara-sumber.

JABATAN YANG SETARA INTERNAL INSTANSI TANGGUNG JAWAB JABATAN 1. Para Asisten Deputi 1. Kedeputian Bidang Tata Laksana 2. Karo Perencanaan 2. Biro Perencanaan 3. Karo Umum 3. Biro Umum 1. Koordinasi & Konsultasi 2. Koordinasi & Konsultasi 3. Koordinasi & Konsultasi

EXTERNAL INSTANSI 1. Direktur, Kepala Biro, Asisten Deputi 1. Instansi Pusat & Daerah 1. Koordinasi & sinkronisasi

JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. Kepala Bagian 2. Kepala Bidang & Subbidang 1. Bagian Keuangan, Perlengkapan dan Rumah Tangga 2. Bidang & Subidang (lingkungan Deputi Tata Laksana) 1. Koordinasi keperluan 2. Koordinasi kegiatan

TANGGUNG JAWAB JABATAN

PENERIMAAN PENGAWASAN

Pekerjaan Yang Diawasi

1. Penyiapan bahan penyusunan kebijakan tata laksana di bidang Polhukam dan Kesra 2. Penyusunan kebijakan tata laksana di bidang Polhukam dan Kesra 3. Pemantauan dan analisis dan di bidang Polhukam dan Kesra 4. Evaluasi dan penyusunan laporan tata laksana di bidang Polhukam dan Kesra

Pengawasan Oleh
1. Deputi Tata Laksana 2. Sekretaris Kementerian Negara PAN

Frekuensi Pengawasan
1. Tiap Hari 2. Tiap Hari

PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang Diawasi

1. Kepala Bidang 2. Kasubbid.

Jumlah Pejabat
1. 3 Orang 2. -

Pekerjaan yang Diawasi

1. Tugas Pokok,Tambahan & Penugasan 2. -

Frekuensi Pengawasan
1. Tiap hari 2. -

ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan

1. Konsep-konsep kebijakan, sambutan/pengarahan, makalah bahan rapat, seminar/lokakarya, dll. 2. Konsep RUU dan Pedoman 3. Konsep surat dinas 4. Konsep bahan rapat 5. Draft laporan / notulen rapat

Waktu untuk menemukan kesalahan

1. 30 60 menit

Waktu untuk memperbaiki

1. 1 2 Jam

2. 3. 4. 5.

30 60 menit 5 10 menit 5 10 menit 30 45 menit

2. 3. 4. 5.

20 10 10 30

30 15 15 60

menit menit menit menit

ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan

1. 2. 3. 4.
Komputer Printer Telepon ATK

Akibat Kesalahan
1. 2. 3. 4.
Salah data Salah Cetak Tidak dapat berkomunikasi Menghambat Proses kerja

RAHASIA Jenis Kerahasiaan

Tidak ada

Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi)

Tidak ada

LINGKUNGAN KERJA
1. Akibat jika terjadi kecelakaan : Tidak ada 2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi : Mata minus ( akibat radiasi monitorkomputer) 3. Kegiatan Pejabat a. Duduk : 75% b. Berdiri : 10% c. Berjalan : 15% 4. Tempat kerja a. Di dalam gedung : 90% b. Di luar gedung : 10% 5. Kondisi Lingkungan
Kondisi a. Suhu b. Penerangan c. Ventilasi d. Ketenangan e. Kebersihan f. Keleluasaan luas ruang luas meja Kurang Cukup Baik

6. Alat keselamatan kerja Tidak ada

PERSYARATAN JABATAN
1. Pendidikan Minimal Jurusan 2. Pelatihan Minimal 3. Pengalaman Minimal 4. Persyaratan Fisik 5. Persyaratan Jenis Kelamin 6. Persyaratan Usia Minimal Maksimal 7. Persyaratan Kompetensi Behavior Technical : : : : : : : : : : : : Sarjana (S-1) Adm. Publik / Pemerintahan / Hukum / Ekonomi Diklatpim II, Diklat Analisis Kebijakan Publik, Diklat Organisasi dan MetodaAdvance 15 tahun Sehat jasmani & rohani Laki-laki/Perempuan

40 tahun 50 tahun Tidak pernah terkena / dijatuhi hukuman disiplin *Mampu berkomunikaksi dan memberdaya-kan Staf * Menguasai keilmuan bid. Adm. Publik